Protokoll NES-styrelsemöte 29/3-30/3 2008

Transkript

1 Protokoll NES-styrelsemöte 29/3-30/ Sted: Erik Eriksensgade 4, 5. sal, Köbenhavn Tid: 29. mars, kl mars, kl Deltagare: Berglind Helgadóttir, Christina Jonsson, Edvin Grindeslev, Fredrik Rassner, Haraldur Haraldsson, Kai Olsen, Knut Inge Fostervold (ersätter Theresa), Kristiina Juvas, Len Grundell, Oili Kettunen, Þórunn Sveinsdóttir (ÞS). Frånvarande: Jakob Uglevig Christiansen SAM, ingen suppleant. Dag 1 lördag 29. mars Sak Nr. 1 Välkomst och godkännande av mötesprotokoll från sista styrelsemöte - godkänt dagordning godkänd 2 Akivitetsrapporter/nytt från respektiva sällskap och Network skickades till deltagare före mötet med ESS + Nätverk om Synergonomi/Ergonomitillsyn Christina Jonsson - Se rapport från ESS - Se rapport från Synergonomi-nätverk - Se rapport från Arbetstillsynens- nätverk Förfrågan från ordförande ÞS om nätverket om Arbetstillsynet kommer att drivas om man inte kan få ekonomiskt stöd från NMR (Nordiska Ministerrådet), enligt rapport från den om Nätverk för Nordisk ergonomitillsyn inom NES. Enligt CJ behöver gruppen stöd av något slag men litar inte enbart på stöd från NMR. ESS påminner landsföreningarna att informera om CREE, för ex. på hemsidan. Vinnís har information om CREE på sin hemsida. ESS har fått två nya redaktörer för ESS-nytt och de önskar att hålla möte på NES2008 med redaktörer i de andra föreningarna. ESS nytt skickas nu ut elektroniskt. NEF Kai Olsen - Se rapport från NEF Berättar om föreläsning-serie om Vad är Ergonomi? som de vill gärna repetera på NES Temadag Ergonomidagen, ett samarbete med andra grupper blev vällyckat efter som deltagare från andra (nya) grupper deltog i dagen. Utvecklingsprojekt der man kommer att föreslå samarbete av tvärvetenskapliga grupper som samlar data om skolbyggnader och tar med ergonomi i planeringen och design av skolor. Byggherren för skolorna i Oslo var så imponerad av programmet

2 så han stannade hela temadagen. Network om Universell utformning - Ledare Frode Volden Diskussion om anknytning till NES och finansiering. Fortsatt diskussion om detta under teman Strategisk planering på dagordningen. Enligt arbetsordningen skall man skicka rapport till NES-styrelsen. SAM Edvin Grinderslev Se rapport från SAM SAM har publiserat en bok: Fra Engagement till styrning- arbejdsmiljöarbetets historie fortalt af dem som var med. Edvin gav varje landsförening en bok. Delar ut AM 2008 program och Forårsprogram för SAM VINNÍS Berglind Helgadóttir Se rapport från Vinnís ERY Kristiina Juvas Se rapport från ERY FEES Ergonomimånad var en viktig aktivitet i ERYs veksamhet under hösten Förberedelserna gjordes i nära samarbete med Social- och hälsovårdsministeriets arbetarskyddsavdelning. Planering av seminarium i slutet av mai pågår tilsammans með myndigheterna. Temat är: Vilken betydelse har Ergonomin vid riskbedömning? Vad betyder Ergonomi? 3 Ekonomi Se rapport frå kassör (utskick före mötet) 1. Budget och utfall för 2007; godkännande av räkenskaperna 2. Budget för innevarande år Kassör genomgick sin rapport och förslag till budget Följande konstaterades resp godkändes: Budget och utfall för 2007 godkändes. Ordförande påpekar ang budget för 2008 att planerat summa på SEK till projekt i Nordens närområde fattas i prognosen. Man är överens om att den summan, SEK, kan ingå i IEA avgift eftersom avgiften budgeteras till SEK i prognosen medan den reella avgiften till IEA inte blir högre än ca 3000 SEK enligt de nya reglerna. På denna punkt finns ändå fortfarande en god marginal eller ca SEK. Under punktet IEA Council berättar ÞS att man icke än har lyckats få bidrag till IEA Council mötet Reykjavík. Eftersom det kommer inta att vara speciella resekostnader för NES-styrelsemedlemar till IEA Council Möte i år då föreslår kassör och ordföranden att man betalar motsvarande summa, SEK, för att täcka kostnader i samband med IEA Council mötet. Det godkänns. Enligt nya regler för NES-priser som godkändes under vårmötet kommer NES att betala reskostnader upp till 2500 SEK för mottagare av NES-konferens-priset samt i framtiden konferensavgift för NES-Studentpristagare på kommande års konferens. (Pristagaren står själv för resan till konferensen). Landssällskapen kommer själva att stå för resa och hotell för sina kandidater medan konferensen 2

3 kommer att stå för konferensavgiften för dessa sex personer (5 studenter och 1 konferens-pristagare). I budget-prognos för 2008 beräknas NES-studentpris uppgå till SEK så på denna kostnadsandel i budgeten är marginalen också mycket god. Eftersom det finns en osäkerhet runt kostnad som kan komma att hamna på NES i samband med IEA Council mötet godkände styrelsen denna budget-prognos för 2008 som i nuläget har en marginal för att möta extra kostnader. 3. Åtgärder för att förbättra ekonomien Fredrik Rassner/Arb.gr. från Lysekil 2007 Utgick under denna punkt men diskuterades under grupparbetet. 4 NES-konferenser Lysekil 2007 Lena Grundell Lena gjorde en sammanfattning av resultat och erfarenheter från konferensen och efter det blev det en diskussion. Skriftlig slutrapport kommer att att vara klar inom kort tid. Några punkter: - Redovisning av konferensbokslutet; ligger inte färdigt men det antas att bli i ett överskott runt SEK - Det tvärdisciplinära utfallet diskussion; Enighet om att konferensen var mycket vällyckad faglig, den bästa NESkonferensen hittils enligt kommentar frå några styrelsemedlemmar. - Erfarenheter att föra vidare vad kan vi lära? För mycket jobb på egen fritid för några i organisationskomittén, vissa besvärligheter med inbetalningar av konferensavgiften, otillräcklig daglig samordning i organisationskomittén under konferensen, transport till/från konferensstället besvärlig i vissa fall eftersom den låg udda till, nackdel att inte alla kunde bo på konferenshotellet, vissa sociala aktiviteter föll bort pga otillräcklig planering. Allt detta må man dra lärdom av för att försöka hindra att liknande gentar sig i samband med kommande konferenser. Reykjavík 2008 Berglind Helgadóttir Förberedelsen går enligt planerna. Inkomna abstrakter är totalt135, kommittéen håller på att läsa och godkänna abstrakter. Prognosen för ekonomin är oförändrat från förra möte. ÞS frågar om övernattning för NES styrelsen - hur många nätter är innräknade i prognosen. Eftersom styrelsen behöver vara extra natt/nätter p.g.a. IEA Council mötet. Berglind kommer att undersöka det och även om hon tar hand om bokningen eller om styrelsemedlemmarna skall göra det själva. BH ger besked sen till alla. 9 NES-hemsida Möjligheter och kostnader vid att modernisera NES hemsida. BESLUT om att tillsätta arbetsgrupp för att undersöka behov och möjligheter av förändring av hemsidan, information på sidan och kostnader. Þórunn och Haraldur från Vinnís kommer att var i arbetsgruppen och man 3

4 föreslår Willy Bakkeli och Jakob. NEF och SAM meddelar till ÞS inom 2 veckor om de aksepterar deltagande i arbetsgruppen. Arbetsgruppen skall komma med förslag till höstmötet 5 NES-studentpris 2008 förslag till kriterier i bilaga till mötet Svava Jónsdóttir deltar på telefon. Kommentarer: NEF; Lite svårt att genomföra landstävlingen. Fråga om vad själva NES-priset skall innehålla om landsföreningarna har redan delat ut pris som innebär resa och konferensavgift, vilket de anser mycket generöst. Vinnís(BH); Föreslår att NES priset kommer att vara deltagande på konferensen året efter; detta skall föras in som ändring i Arbetsordningen - GODKÄNT ESS: föreslår att deadline för abstrakt skall vara senast 30 dagar före konferensen men inte 60 dagar. GODKÄNT SAM och ESS: föreslår att varje landsförening betalar resa och logi (icke koferens dinner) för sin deltagare. - GODKÄNT ERY : talar om att problem kan uppstå pga språksvårigheter och viss kostnad. NEF (Kai): Föreslår att varje land sätter sina regler och att NES sätter inte åldersgräns för pristagare. Diskussion om detta men blir - GODKÄNT 6 IEA Council möte på Island augusti - man har icke lyckas få sponsorer till att möta kostnader vid mötet men möteslokalerna kommer att vara gratis på hotellet. - NES representanter på mötet? De blir från Island (Þórunn), Norge (?) och Sverige (Christina). Liberty Mutual pris och IEA Fellows; nordiska kanditater? Man diskuterar att det är dags att Norden föreslår kanditater till dessa pris. Edvin nämner Peter Hasle och Tage Söndergård Christiansen och kommer att skicka uppgifter om de till oss. IEA Website discussion groups ÞS påminner om att dessa grupper finns på IEA hemsidan. Än så länge har ingen personlig erfarenhet av deltagande i de. Nordic newsletters to IEA website? - Detta önskemål från IEA diskuteras, även diskuterar man den svenska redaktörens önskan om att träffas i Reykjavík mtp eventuellt samarbete mellan de nordiska sällskapen, VESEN. (V=Vinnís, E=ERY, S=SAM, E=ESS, N=NEF!!!!). Det kunde evt resultera i gemensam info från länderna/nes till IEA. 4

5 7 FEES Nytt från FEES Kristiina Juvas (KJ) berättar att man har haft 2 möten och bestämt att fortsätta med temat Ergonomi-månaden varje år i oktober. Två nya föreningar; SELF og Russland. Kroatia är inte med länger. Dag 2 söndag 30. mars Sak SAK Nr. 4 NES-konferenser Danmark 2009 Edvin Grinderslev/Tilde Rye Andersen Datum för konferensen är juni. Sted LO-skolen i Helsingör, ett underbart ställe på midsommar. Webside och logo är klara, websidan kommer att kunna användas vid framtida konferenser. En van resbyrå som hjälper till med konferensen. Diskussion om break-even, viktigt att det argumenteras för det antallet man tar utgångspunkt i. Deltagarpris 450 Euros conference fee, mat inkludert. Hotelpris ca. 600 DKK pr rom De räknar med att totalt kommer kostnad att bli DKK eller 1000 Euros, dvs konferensavgift, kost och logi. De gör en ny budget med break-even 125 om inte de argumentera för att 150 kommer säkert. Ang konferensens innehåll ber organisatörerna NES-styrelsemedlemmar att komma med idéer om potentiella KeyNotes runt temat Globalisering. Förslag skall skickas till Edvin. Det diskuteras att landssällskapen samarbetar också runt denna konferens i likhet med NES2008, utforming av samarbetet måste diskuteras vidare. 8 NES arbetsordning och NES stadgar Svava Jónsdóttir deltar på telefonmöte Genomgång av utskickad version mars Stadgar: Förslag på förändring som tas upp på årsmötet: Förslag att det framkommer datum på sista revision. Paragraf 7.10 och 8.3 ändras litet så det passar med arbetsordningen. Paragraf 9.2 man tar ut perioden 1 augusti till 31 oktober Paragraf 9.4 uppdaterat och anpassad text till nutiden. ÞS tar hand om dessa ändringar som skall godkännas på NES-årsmöte i augusti. Förslag till ändringar måste introduceras i god tid så att alla kan bekannta sig med de, både landssällskapen och de enstaka medlemmarna. ÞS kollar tidsfristen. Arbetsordningen: Svava kommer att göra texta förändring enligt kommentarer på mötet och skicka till gruppen. Fredrik skriver om paragraf på sida 16 om reservkapitalfonden och skickar till Svava före1. juni Edvin har förslag till ändring på text på sidan om Fördelning av årskonferensens överskott före1. juni. 5

6 Lena, Christina och Kai kommer med förslag om text till kapitel 13 på sida 25 om Kommittéer och skicka till Svava före 1. juni Angående papirskopior av olika ärenden eller rapporter då föreslår Christina Jonsson (CJ) att man har de bara elektroniskt på hemsidan GODKÄNNT Fredrik Rassned (FR) bevarar vissa protokoll och brev angående budget och annat som skall vara på papir. Angående ersättning för extra kostnad i samband med resor till NES-mötena (f.ex. mat, fika, frukt och liknande) då står NES för kostnad mot kvitto för ordförande, sekreterare och kassör. Landsföreningarna avgör själva hur de ersätter ev. extra kostnad för sina representanter Arbetsgrupper enligt verksamhetsplan för 2008: Rapportering från grupper Grupp 1: Nordisk programkomittée för NES 2008 Deltagare: Berglind, Haraldur, Christina, Oili, Knut Inge. Workshop Nordic program committee for NES 2008 Poster Session We informed that we wanted to give the posters good attention. We know we need to ask some of them who want to have oral presentation to present with posters. Advise from the group; To place it near the exit were all pass trough a where the coffee will be located. To have quiz; questions from all the presentations Sam as was don I Lysekil regarding exhibitors. Special time for authors to give speech. If they are many it could be good to divide it up in 2-3 mini sessions Speakers corner could be one alternative, a corner where they could give short speech. Workshops The Conference committee is expecting to have 4-5 workshops. We discussed the proper length for a workshop. The group recommended 2 hours. Its supposed to give a framework for discussion, to start further discussions among ergonomics. What is Ergonomics?. Discussion about the possibility of Norway to host workshop What is Ergonomics?. All agreed it would be interesting. Kai and Knut Inge will take care of it. We discussed what form they would possibly have on it, how they wanted to address it. Chairs for the sessions: All agreed to chair sessions. 6

7 Grupp 2: Samarbete med IEA/Lativa (Lettland, Riga) - hur skall vi gå vidare? Deltagare: Kai, Lena och Þórunn Kai talar om hur kontakten och processsen har gått för att åstadkomma kontakt. Ingen respons från Estonia medan Latvia har visat interesse. Kontaktperson där Zenija Roja, dr. Med., ordförande i det lettiska ergonomisällskapet. Svar på Latvias fyra frågor som hade ställts till oss skriftligt innan styrelsemötet: 1-2) De kunde göra besök till Norden och lära sig. Be de komma med en analys av behov. Vilken typ av risker är mest vanliga, olyckor, belastningsskador har de statistik om detta är det industrier, kontorer eller vilka brancher Finns det Arbetsmiljöverk? Andra instanser som jobbar med arbetsmiljö Vilken bakgrund har de människorna som gör arbetsplatsanalyser? Vilken kultur är det på arbetsplatserna? Finns det medbestämmelsesrätt? Göra det som ett projekt som har startpoint och slut Vi vill ha svaren på förhånd och titta på det för att sen diskutera i Reykjavík på en timmes möte med Latvia/Zenija Roja. Kristiina Juvas vill vara med. 3) Det finns en hel del, tex NIOSH sida och Arbetsmiljöverket hemsida på engelska, evt också annat material på nordiska språk 4) Vi har inga speciella tips om sponsorer Man tjänar pengar på aktiviteter, högre avgift hos medlemsföretag. Fond inom EU som man kan söka pengar Varje grupp skall skicka rapport till ordföranden. Grupp 3: Fördelning av årskonferensens överskott - revision av nuvarande regler/deltagare: Fredrik, Kristiina, Edvin Gruppens förslag : Reservkapitalfond Årsmötet 1994 godkände styrelsens förslag, att upprätta en reservkapitalfond för att i händelse av underskott i årskonferensens bokslut eller andra finansiella kriser, kunna garantera NES:s fortlevnad. Under år då årskonferensens bokslut ger ett överskott större än SEK, fonderas den del av överskottet som överstiger SEK, dock högst SEK. Så länge som reservkapitalfondens saldo understiger SEK, ska fonderingen fortsätta. Reservkapitalfondens storlek reviderad Reservkapitalfonden får endast tas i anspråk efter gemensamt beslut av kassör och ordförande eller endera och samtliga medlemsorganisationers ordföranden. GODKÄNT av styrelsen 7

8 12 Strategisk planering ÞS delade ut på mötet förslag om hur man kan arbeta strategiskt med planering för NES. Man skall diskutera detta i landsföreningarna och komma med idéer och inslag till höstmötet. På höstmötet avser man minst 2 timmar förra dagen och 1 timme senare dagen för diskussion av strategisk planering. 13 Övriga saker Alla skall meddela före 7. april till ÞS om restider till Island till höstmöte så hon kan planera höstmötet den augusti 2008 Diskussion om NES 2009 planeras fredagen den 8/8. På höstmötet kommer vi att tala om NES 2010; NEF kommer att förbereda den diskussionen enligt Arbetsordningen. Kostnad för CREE-aktiviteter. Enligt Fredrik då skall avgifter till CREE räcka för resor och möten. Skall inte behöva subventioneras på annat sätt. Förslag från NES att CREE sätter i sin budgetplan all kostnad för förväntad arbete och resor. Diskussion uppstod om utvecklingen i landsföreningarna, kommer medlemsantalet att minska? Finns möjligheter att samarbeta med andra föreningar? Knut Inge saknar att NES uttalar sig offentligt eller har politisk syn eller uttalelse om ergonomi. Han vill att styrelsen funderar på detta. Ett stort tack till Edvin som tog mycket gott hand om oss under mötet. 16 Tidspunkt för nästa möte: Telefonmöte 12/6 kl Svensk tid Höstmötet i Reykjavík kommer att hållas på Grand Hotel som är konferenshotellet för NES2008. Det planeras att bli dagarna augusti men kommer att utlysas senare när man vet styrelsesmedlemmarnas ankomst-tid till Island. 8