SPONSORMANUAL Välkommen till ÅF Offshore Race 2015! ver 1.1

Transkript

1 ver 1.1 SPONSORMANUAL 2015 Välkommen till ÅF Offshore Race 2015! Från torsdag 25 juni tar segelbåtarna över centrala Stockholm. Vid de tillfälliga bryggorna som Stockholms Stad lagt ut, runt af Chapman på Skeppsholmen, samlas 300 segelbåtar. Anledningen är Kungliga Svenska Segelsällskapet (KSSS) klassiska kappsegling runt Gotland - ÅF Offshore Race. Evenemanget har de senaste åren utvecklats från en havskappsegling för de inbitna, till ett publikt event där startdagarna lockar hundratalstals åskådare. Från torsdag 25 juni till söndag 28 juni sjuder eventområdet av liv. Här finns matställen med allt från enklare rätter till ställen med bordsservering. Det bjuds musikunderhållning och uppvisningar från scenen på Skeppsholmen. I sponsorbyn finns ett stort antal utställare med många generösa erbjudanden. Framförallt kan ni besöka bryggorna och titta på segelbåtarna som utgör hjärtat i ÅF Offshore Race. Program och utförligare information presenteras senare under våren på Givetvis är det fri entré. Huvudtävlingen startar på Strömmen på förmiddagen söndag 28 juni. Båtarna seglar ut genom skärgården, rundar Gotland och går i mål i Sandhamn 2-3 dygn senare.

2 INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1. ÖVERGRIPANDE INFORMATION Sida Kontaktpersoner/organisation Sida Öppettider Sida Plats Sida 2 2. BYGG/LOGISTIK Sida Kontaktperson Sida Etablering/Avetablering Sida Transport/Drop Off Zone Sida Avfall Sida Bevakning under etablering Sida Parkering Sida 4 3. UTSTÄLLNINGSYTOR/TÄLT Sida Kontaktpersoner Sida Race Village Karta Sida Inkluderat i sponsor/tält paket Sida Utformning/Aktivering sponsortält Sida Tilläggsbeställningar Sida Vatten och avlopp Sida Externa varumärken Sida Mat och dryck i tälten Sida Sophantering Sida Godshantering Sida Försäkring Sida Bevakning Sida 7 4. HOSPITALITY/CATERING Sida Kontaktperson, information och bokning 5. SÄKERHET Sida Kontaktperson Sida Bevakning Sida Säkerhetsinformation Sida Utrymning/vid olycka Sida 12 1

3 1. ÖVERGRIPANDE INFORMATION 1.1 KONTAKTPERSONER/ORGANISATION FÖR ÅF OFFSHORE RACE 2015 KSSS Kommersiellt- & budgetansvarig Henrik Jansson Produktionsledare Neith Åstradsson DOHRNS Projektledare Stefan Dohrn Produktionsledare Therese Karlsson Ass. produktionsledare Sebastian Lian ÖPPETTIDER Race Village kommer vara öppet för allmänheten enligt nedan: Torsdag 25 juni 10: Fredag 26 juni 09: Lördag 27 juni 09: Söndag 28 juni 09:00-17:00 Sponsortälten ska vara öppna och bemannade enligt nedan: Torsdag 25 juni 10: Fredag 26 juni 10: Lördag 27 juni 09: Söndag 28 juni 09:00-17: PLATS Södra Blasieholmshamnen och Skeppsholmen i Stockholm. Målgång sker i Sandhamn. SPECTATOR AREA START RESTAURANT / BAR PAVILIONS PUBLIC / KIDS AREA PAVILIONS CAFÉ FLOATING BOAT SHOW STAGE RESTAURANT / BAR VIP VILLAGE RACE OFFICE PUBLIC AREA SAIL GALLERIA SPECTATOR AREA BOATS BIG BOATS CLASSIC BOATS BOATS BOATS 2

4 BYGG/LOGISTIK 2.1 KONTAKTPERSON Operativt ansvarig för Race Village, bygg och logistik Produktionsledare Race Village Assisterande Produktionsledare Race Village Therese Karlsson Sebastian Lian ETABLERING/AVETABLERING All etablering, byggnation och transporter ska koordineras med produktionsledare Ett etableringsschema kommer att upprättas. Information och tider kommer uppdateras senare. 2.3 TRANSPORT/DROP OFF ZONE Samtliga transporter skall koordineras med produktionsledare. Transportören ska kontakta produktionsledaren i förväg för att erhålla en leveranstid. Vid leverans är det viktigt att mottagaren har personal på plats för mottagande. Alla leveranser måste ske vid drop off zone om inget annat avtalats. På röd markerad väg råder stopförbud Västra Bro änken Drop off Zone

5 2. BYGG/LOGISTIK 2.4 AVFALL Det kommer att finnas ett flertal sopkärl och containers utplacerade på området. Karta TBA 2.5 BEVAKNING UNDER ETABLERING TBA 2.6 PARKERING Det finns endast ett fåtal parkeringsplatser på Skeppsholmen. Ingen särskild parkering är avsedd för sponsorer eller etableringspersonal. Förslag på parkering finner ni nedan. Avgift alla dagar. 1. Hovslagargatan (innan bron till Skeppsholmen) 2. Nybrokajen (innan bron till Skeppsholmen) 3. Eric Ericsson hallen, kyrkslingan 2 4. Audiorama, Slupskjulsvägen Moderna Museet, utanför entren från Sjösidan 6. Skeppsholmsgården Vi kan inte garantera att det finns parkering ledigt. Rådande parkeringsbestämmelser gäller. Läs skyltningen noga. 4

6 3. UTSTÄLLNINGSYTOR/TÄLT 3.1 KONTAKTPERSONER Bokning eventytor/sponsortält Produktionsledare KSSS Henrik Jansson Neith Åstradsson Produktionsledare Race Village Assisterande Produktionsledare Race Village Therese Karlsson Sebastian Lian Projektledare Race Village Stefan Dohrn Beställningar/Orderformulär RACE VILLAGE KARTA Placeringen av sponsortält är inte bekräftade och kan ändras. UTKAST TÄLTFÖRDELNING ÅF-Infotält KSSS Backoffice Volvo Cartering Cartering 18 Cartering 19 Cartering 20 Toalettvagn KSSS Backoffice KSSS Backoffice KSSS Backoffice Cartering Cartering Scen Skärgårdsradion Returpack South east ÅF Handelsbanken Sail gallery SG1. Helly Hansen Back stage A. KSSS Besöksinfo B. Nautiska Magasinet C. Screenbolaget Skärgårdsstiftelsen KSSS Lager Dusch/WC Västra Bro SG2. SG3. Svenska Sjö SG4. Sjöassistans Matkomfort Taxi 020 Taxi Dusch/WC Dusch/WC Dusch/WC änken SG5. Benns/Liros SG6. Seapilot Valdermarsvik Taxi 020 Matkmfort Addnature KSSS Hospitality KSSS Hospitality KSSS Hospitality Sharp Kids arena Sharp Kids arena SUP/Seglarförbundet 11 Valdermarsvik 32 Addnature 56 Toalett 68 ÅF 12 Bliz 33 Sharp 57 Race office Race office KSSS Backoffice 59 KSSS Press offfice

7 3. UTSTÄLLNINGSYTOR/TÄLT 3. SPONSORPAKET/TÄLT 3.3 INKLUDERAT I TÄLTPAKETET - Golv, matta i valfri färg - Framdragen standardel ett 220V-uttag (10A) 3.4 UTFORMNING/AKTIVERING SPONSORTÄLT Kontakta Stefan Dohrn om ni behöver hjälp med utformning av ert tält och aktivering på plats. Stefan Dohrn stefan@dohrns.se TILLÄGGSSTJÄNSTER Kontakta Dohrns om ni vill göra extrabeställningar till ert tält i form av: Belysning Möbler Taklining Väggar Design/print Beställningar/Orderformulär Lösenord: åfor2015 Produktionsledare Assisterande Produktionsledare Therese Karlsson Sebastian Lian therese@dohrns.se sebastian@dohrns.se 3.6 VATTEN OCH AVLOPP Om ni har behov av vatten och avlopp, kontakta Therese Karlsson för mer information och order. 6

8 3. UTSTÄLLNINGSYTOR/TÄLT 3.7 EXTERNA VARUMÄRKEN Endast det varumärke som avtalat med KSSS och respektive sponsor får exponeras i tältet. Vid oklarheter eller förfrågningar kontakta Henrik Jansson, se sida 2 för kontaktuppgifter. 3.8 MAT OCH DRYCK I TÄLTEN TBA 3.9 SOPHANTERING Under evenemanget måste varje sponsor ta hand om sitt skräp (emballage etc.). Detta gäller även under inflyttning och utflyttning. Sopstationer med sopkomprimator, container och återvinningskärl kommer att finnas på evenemangsområdet GODSHANTERING Om ni har behov av att förvara gods eller tomemballage är det möjligt att hyra plats i en låsbar container som kommer finnas på evenemangsområdet. Kontakta Therese Karlsson eller Sebastian Lian för mer information, pris och bokning. Se sida 2 för kontaktuppgifter FÖRSÄKRING Kontrollera att allt material i ert tält är försäkrat och tänk på att aldrig lämna tältet obemannat BEVAKNING Viss nattbevakning ingår. Denna nattbevakning av evenemangsområdet är dock ingen fast bevakning utan en rondering, en skalbevakning. KSSS tar inget ansvar för det som finns i sponsortälten. Därför är det viktigt att varje sponsor låser in sitt material under natten. En bra regel är att utgå från att allt av värde som man kan ta under armen och gå iväg med bör låsas in. Om ni gör bedömningen att ni är i behov av en dedikerad nattvakt för att inte riskera skadegörelse eller inbrott kan detta givetvis beställas. All extra bevakning måste gå genom vår säkerhets organisation och kontrakterade vaktbolag. Kontakta Therese Karlsson eller Sebastian Lian för mer information, pris och bokning. Se sida 2 för kontaktuppgifter. 7

9 4. HOSPITALITY/CATERING 4.1 HOSPITALITY ÅF Offshore Race 2015 KSSS CLUB Stockholm, Sweden KSSS är stolta att presentera KSSS Club och hospitality för ÅF Offshore Race ÅF Offshore Race Village är centralt placerad i hjärtat av Stockholm och erbjuder unika kontakt och VIP upplevelse för partners, sponsorer, tävlande och vänner. KSSS Club är placerad mitt i Racing området med ett förstklassig, vattennära utsiktspunkt där gästerna får uppleva insidan av detta unika event. Detta VIP område är designat att möta alla önskemål, från den formella middagen till innovativa seminarier. Företag kan erbjuda ett avslappnat mingelevent i händelsernas centrum på denna fantastiska tävling. Västra Bro änken client KSSS 8 VIP Villag

10 4. HOSPITALITY/CATERING KSSS Club KSSS Club kan reserveras för specialsydda event och arrangeras utifrån era behov. Ni kan abonnera hela ytan för större sällskap. Det finns möjlighet att exponera ert företagsnamn i samband med abonnering i baren, med flaggor, på servicedisk med mera. KSSS Club har en konferensyta och en lounge för att underlätta vid en komplett aktiviering inkluderat VIP servicedisk. VIP Village - Exteriör client KSSS Mat och Dryck event Åfor 2015 place Stockholm hall/standno. KSSS scale date of drawing Konferens område design Dennis Enbom project manger Stefan Dohrn C 2015 Dohrns Exhibitions & Events All rights reserved KSSS Club Konferens området är möjligt att abonnera för frukost, lunch och middagsbjudningar. En färdig buffé kan ordnas efter önskemål Kapacitet: Upp till 150 personer för konferens och 200 personer för mingel och fest. Inkluderat vid abonnering: Storbilds TV LED skärm, 2 st extra 70 LED skärmar på stativ, talarpodie, scen, 2 mikrofoner, ljud och ljus system samt stolar, bord, ståbord och lounge möbler utomhus. KSSS Lounge I loungen kommer det att serveras lättare måltider och snacks samt att det finns tillgång till en bar. Mat och dryck kan köpas under direkt i baren alternativt köps biljetter i servicedisken. Loungen finns tillgängligt för enklare frukostmöten, after sail, happy hour och cocktail partyn. Loungen är öppen för ackrediterade gäster utan reservation, om den inte är bokad för ett kundevent. 9

11 4. HOSPITALITY/CATERING KSSS Club Paket Alla dagar Frukost möten Lunch möten After-sail Kvälls event KSSS Club paket KSSS Club VIP lunch buffe På vatten aktiviteter Paket beskrivningar: Frukost möte Du kan skräddarsy din bokning till ett enkelt frukostmöte, seminarium, produktlansering eller andra event. Pris: Lokalhyra kr, kostnad för buffé tillkommer. Lunch möte Vårt catering team serverar lunchbuffé. Konferens området kan bokas för att skapa ditt kundoch mingelevent. Pris: Lokalhyra kr, kostnad för buffé tillkommer. After Sail/Seminarium Lounge området och konferens området kan bokas till after-sail eller cocktailfest. När lounge eller konferensområdet inte är bokat, är alla ackrediterade gäster välkomna att hänga och njuta av atmosfären. Pris: Lokalhyra kr, kostnad för buffé tillkommer. Kvällsevent Konferens området kan bokas för att skapa ditt eget kund- eller nätverksevent. Utomhusloungen kan användas till fester och produktlanseringar. Pris: Lokalhyra kr, kostnad för buffé tillkommer. KSSS Club paket: VIP Dagspass, inklusive tillträde till KSSS Club after-sail Lunch buffé & 2 dryckeskuponger KSSS Clubgåva Guidad tur av Race Området inklusive information om ÅF Offshore Race, yachter och besättningar som deltar i ÅF Offshore Race. Pris: 995kr/person 10

12 4. HOSPITALITY/CATERING KSSS Club VIP Lunchbuffé: KSSS Club Courtesy desk VIP Dagspass, inklusive access till KSSS Club after-sail Lunchbuffé Pris: 350kr/person Dryckeskuponger: Kuponger kan köpas för 75kr/st På Vatten Paket: VIP Dagspass, inklusive tillträde till KSSS Club after-sail Lunch buffé & 2 dryckes kuponger KSSS Clubgåva RIB båttur för att följa ÅF Inshore Race och starten på ÅF Offshore Race. Pris: 1,700kr/person Dags VIP-Pass: Loungen är öppen för alla med VIP-pass när ytan inte är bokad för skräddarsydda event. Alla tävlingsdeltagare, tävlingspartners, sponsore och leverantörer kommer få ett antal gratis VIP-pass till området. Mat och dryck kan köpas vid Extra tjänster: Underhållning av DJ, after-sail band, extra teknik och kundanpassad inredning är möjligt i lokalen. Transport från city till ÅF Offshore race med RIB båt kan ordnas vid förfrågan. Alla priser är exklusive moms. För mer information, pris och bokning kontakta: KSSS Neith Åstradsson neith@ksss.se

13 5. SJUKVÅRD/OLYCKOR 5.1 KONTAKTPERSON Säkerhetsansvarig TBA 5.2 SÄKERHETSINFORMATION Under ÅF Offshore Race kommer det finnas en säkerhetsorganisation att vända sig till för säkerhetsfrågor. Under hela evenemanget kommer området vara bevakat dygnet runt. En sambandscentral kommer att upprättas för att snabbt och effektivt kunna agera vid störningar eller olyckor. Sambandscentralen är länken mellan ÅF Offshore Race, polis, räddningstjänst och ambulans/sjukhus. På området kommer det även finnas sjukvårdspersonal och livräddare. 5.3 UTRYMNING/VID OLYCKA TBA 12