BESKRIVNING AV SVENSKA HANDELSHÖGSKOLANS (HANKENS) ANVÄNDARADMINISTRATION

Transkript

1 Haka-infrastruktur BESKRIVNING AV SVENSKA HANDELSHÖGSKOLANS (HANKENS) ANVÄNDARADMINISTRATION Versio Tekijä Päiväys 0.5 Kicka Lindroos februari Kicka Lindroos 16 mars Kicka Lindroos 21mars Johan Isaksson, Kicka Lindroos 22 mars Kopplingen mellan basregistren och användardatabasen Uppgifterna till användardatabasen MasterDB tas från personalregistret Personec, studieregistret Oodi och Microsoft Active Directory som används för autentisering Studieregistret Oodi MasterDB uppdateras automatiskt med aktuella uppgifter från studieregistret Oodi en gång per dygn. Från registret överförs bl.a. namn, personnummer, matrikelnummer, status (inskriven/utskriven, närvaroanmäld/frånvaroanmäld, avbrutit), studiernas syfte och huvudämne (om det finns angivet)/magisterprogram Nya studerande Uppgifter om alla typer av nya studerande (förutom studerande inom fortbildningen, t.ex. MBA) tas alltid från Oodi. Id:n skapas på basen av dessa uppgifter. Studerande för examen: Användar-id skapas för alla som tagit emot sin plats, även för dem som frånvaroanmält sig. Användar-id delas ut på introduktionsdagarna. De som inte är närvarande på dessa dagar får sin id från datacentralens servicedisk. Studerande för fristående studier: Studerande vid öppna universitetet får sitt id på terminens introduktionsdag och senare från datacentralens servicedisk. JOO-studerande och övriga studerande får sin id från datacentralens servicedisk. Utbytesstuderande: Utbytesstuderande från samarbetsuniversitet får sina id:n hemskickade efter att de returnerat ett underskrivet användaravtal Förändringar i studerandes uppgifter Förändringar i studerandes status och övriga uppgifter om studerande noteras en gång per dygn i användardatabasen MasterDB på basen av uppgifter från studieregistret Oodi När upphör rollen som studerande a) Användarrättigheter för studerande som avlägger examen avslutas sju dagar efter examen. b) Användarrättigheter för studerande som inte terminsanmält sig avslutas 30.9 för examensstuderande som inte anmält sig för höstterminen och 31.1 för studerande som inte anmält sig för vårterminen. Kontona stängs 1.10 respektive 1.2. Användarrättigheter för studerande som avlägger fristående studier avslutas då visstidsstudierätten avslutas eller senast 30.9 efter att studierätten avslutats. c) Om en studerande avbryter sina studier under pågående termin avslutas användarrättigheterna omedelbart. Värdet på attributet edupersonaffiliation uppdateras direkt följande dag om status ändras i Oodi Personalregistret Personec F/V

2 Användardatabasen MasterDB får automatiskt aktuella uppgifter från personalregistret en gång per dygn. Bland uppgifterna som överförs finns namn, personnummer, internt personnummer, anställningsenhet, slutdatum för anställning, ev. tjänstledighet. Detta gäller de personer som får månadslön kortare eller längre tid Nyanställda Personer som nyanställs får ett användar-id efter att enhetschefen anhållit om användar-id för den nyanställda. Detta gäller alla typer av anställda Förändringar i anställningsförhållandet Förändringar i anställningsförhållandet noteras senast följande dag på basen av uppgifterna från Personec Anställningsförhållandet avslutas Då anställningsförhållandet avslutas, inaktiveras kontot sju dagar senare. Statusuppdateringen kommer från Personec för de månadsanställda. Värdet på attributet edupersonaffiliation uppdateras dock direkt följande dag vid ändringar i Personec F/V Övriga användare och uppdatering av deras personuppgifter Personer som inte lyfter månadslön från Hanken kan vara gästforskare, anställda på timlön, nyblivna doktorander, stipendiater, FA-forskare, anställda via externa projekt etc. Enhetens chef godkänner en ansökan om ny användar-id eller förlängning för dessa personer, och meddelar datacentralen. Alla dylika avtal är tidsbegränsade (högst ett år). Attributet eduperson(primary)affiliation kan dock vara employee endast för dem som har arbetsavtal med månadslön införda i Personec F/V och student endast för närvaroanmälda studerande. Övriga användare kan få rätt till Hankens interna datorresurser med enhetens godkännande. Ytterligare finns temporära endagsanvändare som ej överförs till MasterDB och därmed inte heller till IdP:n. Det finns också vissa tekniska användarkonton och organisations id:n som överförs till MasterDB men inte till IdP:n. 2. Bekräftelse av personens identitet 2.1. I samband med givande av användar-id Alla användare måste skriva på ett avtal innan de får sitt användar-id. Användar-id och lösenord ges endast mot uppvisande av officiellt identitetsbevis: - Nya studerande löser ut sin id och sitt lösenord i samband med respektive studerandegrupps introduktionsdagarna. - Utbytesstuderande får sina id:n skickade till sig via systemet för antagning (Mobility On-line), efter att de undertecknat ett avtal som de personligen fått sig tillsänt. Identiteten kontrolleras av det utländska samarbetsuniversitetets koordinator i samband med registreringen i systemet Mobility On-Line. - Studerande som inte deltar i någon introduktionsdag och alla övriga besöker personligen datacentralens sevicedisk och får mot uppvisande av identitetsbevis sitt användar-id och sitt lösenord Då användaren loggar in med sitt användar-id Lösenordet bör vara 8-12 tecken långt och innehålla tre av följande fyra teckenkategorier: stora bokstäver, små bokstäver, siffror och specialtecken. Lösenordet är giltigt i 400 dagar. De 25 senaste lösenorden kan inte återanvändas.

3 3. Tillgänglig information från Hankens Master Databas FleraHanken-interna attribut än de som listas nedan finns tillgängliga och kan tas med om behov finns, men dokumenteras inte här. 3.1 Attributtabell Följande attribut är antingen allmänt läsbara (X) eller för Shibboleth/användaren själv efter autentikering (x). Attribut Tillgängligt Hur aktualiteten garanteras Kommentar cn X Oodi/Personec/MD Tilltals(för)namn Efternamn sn X Oodi/Personec/MD Efternamn givenname X Oodi/Personec/MD Förnamn (alla kända förnamn) displayname X Oodi/Personec/MD Tilltals(för)namn uid x MD Användarnamn, ändras inte mail X MD E-postadress i formen fornamn.efternamn pelle.mattson@hanken.fi (personal, forskarstud) pelle.mattson@student.hanken.fi (övriga stud) title X Personec Personalens arbetstitel Avdelningssekreterare o X - Hanken School of Economics ou X Oodi/Personec/MD För studerande: enhetstillhörighet om känd För personal: enhet ou: FLO ou: FLO l X Personec, Oodi,MD Helsingfors/Vasa. preferredlanguage X - Det som står i Oodi employeenumber x Personec Personens interna personnummer i Personec 625 edupersonaffiliation X Oodi/Personec/MD Se skild tabell Uppdateras varje

4 natt edupersonprimaryaffiliation X Oodi/Personec/MD Se skild tabell Uppdateras varje natt edupersonscopedaffiliation X Genereras från ovanstående student@hanken.fi edupersonprincipalname x Genereras från uid Ändras inte S103456@hanken.fi funetedupersontargetdegree x Oodi Examen som studierna syftar till, koder enligt urn:mace:funet.fi:attribute-def:funetedupersontargetdegree:university: 231 funetedupersonspecialisation x Oodi Huvudämne, koder enligt statistikcentralens tabell urn:mace:funet.fi:attribute-def:funetedupersonspecialisation:university: 0428 funetedupersonstudentcategory x Oodi Genereras från värdet på funetedupersontargetdegree. master funetedupersonstudentstatus x Oodi present, absent funetedupersoneppntimestamp X schachomeorganization X - hanken.fi schacpersonaluniqueid x Oodi/Personec/MD Finskt personsignum. urn:mace:terena.org:schac:personaluniqueid:fi:fic: schacdateofbirth x Oodi/Personec/MD Födelsedatum schacpersonaluniquecode x Oodi Hanken-matrikelnummer (studentnummer). urn:mace:terena.org:schac:personaluniquecode:int:studentid:hanken.fi:052345

5 schachomeorganizationtype X - urn:mace:terena.org:schac:homeorganizationtype:fi:university schacgender X Genereras fr. personnummer 1 = man, 2 = kvinna 3.2 edupersonprimaryaffiliation Värdet på attributen edupersonprimaryaffiliation och edupersonaffiliation bestäms enligt följande: Student + Member Employee + Member Member alla för terminen närvaroanmälda studerande (studerande för examen: kandidat-, magister, licentiat- eller doktorsexamen och utbytesstuderande) samt JOO-studerande Person som är i arbetsavtalsförhållande till Hanken och lyfter månadslön. (uppgifterna hittas i Personec) Person som inte lyfter lön från Hanken, men som räknas som personal internt t.ex.: civiltjänstgörare, anställda av andra högskolor via olika projekt, stipendiater, Finlands Akademiforskare, post doc forskare utan anställning Gästforskare Timanställda Docenter Affiliate Studerande som är frånvaroanmäld Studerande vid Öppna universitetet Övriga inskrivna för fristående studier MBA Övriga fortbildningsprogram 4. Övrigt 4.1. Kardinaliteetit Det finns ett huvudsakligt användarnamn för varje person. Hankenstuderande som är anställda har en användar-id för studeranderollen och en annan användar-id för rollen som anställd. En studerande för doktorsexamen har dock endast en id, även om personen är anställd. En person kan ha extra konton i olika system (tex adminkonton, testkonton) men dessa kan inte användas för autentisering i HAKA (Shibboleth). Detsamma gäller icke-personliga användarnamn för specialföreningar, organisationsadresser etc EduPersonPrincipalNamen ändring och återanvändning. Ett personligt användarnamn (och motsvarande edupersonpricipalname) återanvänds aldrig för studerande.

6 För anställda och övriga kan det i undantagsfall återanvändas efter en karantäntid på 2 år. Användarnamnet ändras för personal om efternamnet officiellt ändras och användaren så önskar.