Dokumenthanteringsplan Kommunstyrelseförvaltningen Åstorps kommun. Antagen av Kommunstyrelsen , dnr

Transkript

1 Dokumenthanteringsplan Kommunstyrelseförvaltningen Åstorps kommun Antagen av Kommunstyrelsen , dnr

2 Innehåll/verksamhet Sida nr Innehållsförteckning 1 Arbetsmarknadsenheten Activa 2 Budget och skuldrådgivning 6 Central administration 8 Digitala medier 16 Ekonomienheten 17 Företagshälsovården 23 Integrationsenheten 24 IT-avdelningen 26 Kris - och säkerhet 27 Medborgarkontoret 29 Näringsliv och turism 38 Personalenheten 39 Räddningstjänst 48 Samhällsbyggnadsenheten 51 Upphandling 56 Överförmyndare 59 Dokumenthanteringsplan Kommunstyrelseförvaltningen Åstorps kommun 1(60)

3 Dokumenthanteringsplan Åstorps kommun Kommunstyrelsen Arbetsmarknadsenheten -Activa Allmänna handlingar Handlingar Sortering Förvaring Till närarkiv Till Gallring Anmärkning Faktura underlag (Trädgårdsservice, seniorservice, intern-/externräkning, maträkningar) Kronologisk Handläggare 1 år 2 år Körjournaler Kronologisk Handläggare 1 år 2 år Registreringsbevis bilar Alfabetisk Handläggare Sparas Habiliteringsersättning Underlag till utbetalning Habiliteringsersättning Utbetalningsorder Rekvisitioner lönebidrag Utbetalningsavi från AF Kronologisk Handläggare 1 år 2 år Kronologisk Arkiv 1 år 10 år Tillsammans med lev.fakturor Kronologisk Handläggare 1 år 2 år Tillsammans med kopia bokföringsorder lönebidrag Bokföringsorder lönebidrag Kopia Kronologisk Handläggare 2 år Original skickas till ekonomi Kommunstyrelseförvaltningen Alfabetisk Handläggare 1 år 2 år Månadsrapport (timanställda, BEAanställda) Närvarolista Kronologisk Handläggare 1 år 3 år Ledighetsansökan Alfabetisk Handläggare 1 år 2 år Månadsanställda Kvitto personligt utlägg Personnr Arkiv 10 år Handlingar Sortering Förvaring Till närarkiv Till Gallring Anmärkning Dokumenthanteringsplan Kommunstyrelseförvaltningen Åstorps kommun 2(60)

4 Leverantörsfakturor Kronologisk Arkiv 1 år Centralarkiv kommunhuset Kassaredovisning Kopia Kronologisk Arkiv 2 år Original skickas varje vecka till ekonomi kommunstyrelseförvaltningen Inventarieförteckning Kronologisk Arkiv 2 år Läkarintyg Personakt 2 år efter avslut Kopia Anställningsbeslut Personakt 2 år efter avslut Beslut/anvisning om Personakt 2 år efter arbetsprövning, praktik från avslut socialförvaltning Kopior av dokument som i original förvaras på annat håll inom kommunen. (arbetsskador, avtal, skyddsrondsprotokoll) Dokumentation om uppföljningar och introduktion Omdöme/utlåtande kring arbetsprövning Handläggare Vid Personakt 2 år efter avslut Personakt 2 år efter avslut Arbetsskada/Tillbud för deltagare Personakt 2 år efter avslut Beslut om praktik/arbetsprövning Handläggare 1 år 2 år efter och anställningsstöd från AF avslut Kopia Kopia Kopia Kopia Kopia Kopia Original skickas till FK. Kopia Dokumenthanteringsplan Kommunstyrelseförvaltningen Åstorps kommun 3(60)

5 Handlingar Sortering Förvaring Till närarkiv Till Gallring Statistik underlag Jobbgaranti Ungdomar Dator Avd baserad 2 år Kopia Kopior av dokument som i original förvaras på annat håll inom kommunen. (LSS-beslut, dok från socialförv) Introduktionsmaterial, uppföljningsmaterial FAS 3 Försäkringslista Ansvarsförsäkring externa företag Lista extern praktik Företag och kontaktpersoner Placeringslista kommunens förvaltningar (FAS 3, nystarts jobb) Statistik placeringar FAS3/daglig verksamhet Överenskommelse om enskilt utflyttade platser inom daglig verksamhet Personakt Personakt Dator Dator Dator Dator Handläggare Vid Vid Vid Vid Vid Vid Vid Dokumenthanteringsplan Kommunstyrelseförvaltningen Åstorps kommun 4(60)

6 Handlingar Sortering Förvaring Till närarkiv Till Gallring Anmärkning Kopior av dokument som förvaras i Handläggare Vid Kopia original hos annan myndighet Personalmötesanteckningar Månadsvis Arbetsledare Vid Kopia i datorn hos anställda i verksamheten Överenskommelser om övergripande insatser med andra myndigheter Ksf Diarier Kopia i verksamheten hos arbetsledare och samordnare Överenskommelser om enskilda insatser med annan myndighet eller företag Arbetsledare Vid Postöppning Personalakt 2 år efter avslut Tystnadsplikt Personalakt 2 år efter avslut Dokumenthanteringsplan Kommunstyrelseförvaltningen Åstorps kommun 5(60)

7 Dokumenthanteringsplan Åstorps kommun Kommunstyrelsen Budget och skuldrådgivning Budget- och skuldrådgivning Handlingar/ärenden Sortering Förvaring Till närarkiv Till Gallring Anmärkning Budgetrådgivningsakter; Förekommande handlingar: ärendeblad, aktanteckningar, ansökan om skuldsanering, skuldöversikter, betalplaner, kalkyler, förslag till hushållsbudget, beslut från Kronofogdemyndigheten, ev. överklaganden / kompletteringar Aktnummer Akterna förvaras i aktskåp, på tjänstemannar um, skilda från socialnämndens arkiv 5 år Sekretessärendet registreras av handläggare i ärendehanterings systemet Boss. Programmet ägs av Konsumentverket. Se nedan och Skuldsaneringsakter Skuldsaneringsakter; Förekommande handlingar: ärendeblad, aktanteckningar, ansökan om skuldsanering, skuldöversikter, betalplaner, kalkyler, förslag till hushållsbudget, beslut från Kronofogdemyndigheten, ev. överklaganden / kompletteringar Aktnummer Akterna förvaras i aktskåp, på tjänstemannar um, skilda från socialnämnde ns arkiv 5 år, se anm. Under pågående skuldsanering Denna kan dock förlängas från fem år och uppåt, beroende på antal betalningsfria månader. Årsstatistik / statistik Verksamhetsberättelser Diarier Enligt ordning av specifik statistik Digitalt 2 år Statistikhämtning sker digitalt av Konsumentverket. Utdrag kan göras av enklare statistik av Dokumenthanteringsplan Kommunstyrelseförvaltningen Åstorps kommun 6(60)

8 handläggare om önskemål / begäran finns Dokumenthanteringsplan Kommunstyrelseförvaltningen Åstorps kommun 7(60)

9 Dokumenthanteringsplan Åstorps kommun Kommunstyrelsen Central administration Fullmäktige, styrelse, utskott, presidier, beredningar, delegationer Handlingar/ärenden Sortering Förvaring Till närarkiv Till Gallring Arvodesbestämmelser Dnr Diariet 2 år Arvodesunderlag, förtroendevalda Nämnd/org Lönekonsult 5 år Ljud- och bildupptagningar från fullmäktigesammanträden Anmärkning Dnr Omgående 2 år Måste förvaras i lämpligt utrymme Föredragningslistor (dagordningar och Kronologisk Server Omgående 2 år kallelser) Förtroendemannaregister Kronologisk Omgående 2 år Inkomna och utgående skrivelser Dnr Diariet Omgående 2 år Justeringsanslag Kronologisk Omgående 2 år Ingår i Kungörelser, annonser fullmäktigesammanträden Kronologisk Server 2 år protokollet Närvarolistor Kronologisk Omgående 2 år 10 år Om underlag för arvode Protokoll från kommunfullmäktige, Kronologisk Omgående 2 år Bindes styrelse och utskott Protokoll från presidier Kronologisk Omgående 2 år Bindes Protokoll från beredningar och Kronologisk Omgående 2 år Bindes politiska arbetsgrupper, referensgrupper Protokoll från pensionärsråd och Kronologisk Omgående 2 år Bindes handikappråd Voteringslistor Kronologisk Omgående 2 år Ingår i protokollet Dokumenthanteringsplan Kommunstyrelseförvaltningen Åstorps kommun 8(60)

10 ordning närarkiv Dnr Diariet 2 år Ingår i protokoll Delegationsförteckningar/originallistor över anmälda delegationsbeslut Anmärkning Handlingar/ärenden Sortering Förvaring Till närarkiv Till Gallring Sekretessbevis, Bokstavsordnin Omgående 2 år tystnadspliktsförsäkringar för g förtroendevalda Medgivande postöppning Bokstavs- Pärm/ Vid Representation, fullmäktiges presidium Handlingar/ärenden Sortering Förvaring Till närarkiv Till Gallring Anmärkning Gåvor till kommunen Skåp kommunledningskontoret Tackbrev o d Dnr Diariet 2 år ordförandekorrespondens Handlingar rörande vänorter Dnr Diariet 2 år Dokumenthanteringsplan Kommunstyrelseförvaltningen Åstorps kommun 9(60)

11 Ärendehantering och skrivelser Allmänna handlingar Sortering Förvaring Till närarkiv Till Diariehandlingar Diariet Server Pappershandli ngar i aktskåp Gallring Anmärkning 2 år Pappershandling ar till et Motioner, sammanställning av Server Vid inaktulitet Adresslistor Server Vid Postlistor Server Vid Icke diarieförda handlingar Kronologisk Tjänsterum 2 år Korrespondens, rutinmässig Tjänsterum Vid Informationsmaterial, reklam och Tjänsterum Vid dylikt Cirkulär och liknande Server Vid SOU- statens offentliga Diariet 2 år utredningar som tillhör ett ärende Domar Dnr Diariet 2 år Fullmakt Dnr Diariet 2 år Föreläggande Tjänsterum Vid inaktualtet Kallelser till förhandlingar Tjänsterum Vid inaktualtet Stämningsansökan Dnr Diariet 2 år Underlag för ställande av krav Dnr Diariet 2 år Yttrande Dnr Diariet 2 år Yttrande till motpart Dnr Diariet 2 år Budget med flerårsplan Dnr Diariet 2 år Se ekonomiplan Intern kontroll, arbetsformer samt Dnr Diariet 2 år rapporter och åtgärdsplaner Dokumentation av visions- och målarbete samt utvärderingar Dnr Diariet 2 år Dokumenthanteringsplan Kommunstyrelseförvaltningen Åstorps kommun 10(60)

12 Allmänna handlingar Sortering Förvaring Till närarkiv Till Gallring Verksamhetsberättelser och Dnr Diariet 2 år årsberättelser Delårsrapporter Dnr Diariet 2 år Arbetsordningar Dnr Diariet 2 år Delegationsordningar Dnr Diariet 2 år Reglementen Dnr Diariet 2 år Riktlinjer för utövande av Dnr Diariet 2 år delegerad beslutanderätt Handböcker för den egna Dnr Diariet 2 år verksamheten Informations- och Dnr Diariet 2 år kommunikationspolicy Manualer och lathundar Server Vid Organisationsplan Dnr Diariet 2 år Rutinbeskrivningar Server Vid Avtal Dnr Diariet 2 år Avtal, rutinmässiga Dnr Diariet 2 år efter Kvalitetsdokument och system Dnr Diariet 2 år Kvalitetsarbete Dnr Diariet 2 år Enkäter, Dnr Diariet 2 år sammanställningar/rapporter Enkäter, kundundersökningar av Dnr Diariet Vid ringa betydelse Arkivförteckningar Dnr Diariet 2 år Arkivbeskrivningar Dnr Diariet 2 år Dokumenthanteringsplaner Dnr Diariet 2 år Anmärkning Ex leasing av kopiator, städ Dokumenthanteringsplan Kommunstyrelseförvaltningen Åstorps kommun 11(60)

13 Allmänna handlingar Sortering Förvaring Till närarkiv Till Gallring Gallringsråd, ingår i Dnr Diariet 2 år dokumenthanteringsplaner Fotografier, filmer, video, Dnr Diariet 2 år ljudband, CD-skivor o d som dokumenterar den egna verksamheten Fotografier, filmer, video, Server Vid ljudband, CD-skivor o d framtagna för intern information och utbildning Klagomål, synpunkter och förslag Dnr Diariet 2 år av rutinartad, allmän karaktär Protokoll eller mötesanteckningar Dnr Diariet 2 år från förvaltningsledning Protokoll från avdelningsmöten, personalmöten, arbetsplatsmöten Kronologisk Server 2 år Valnämnden Handlingar/ärenden Sortering Förvaring Till närarkiv Till Anvisningar och utbildningsmaterial från Valmyndigheten som enbart gäller ett val Brevröster, för sent inkomna Kan Informationsmaterial, kommunspecifikt Valnämndens lokal Server Gallring Kan förstöras efter valet förstöras när valet vunnit laga kraft Vid Anmärkning Anmärkning Dokumenthanteringsplan Kommunstyrelseförvaltningen Åstorps kommun 12(60)

14 Handlingar/ärenden Sortering Förvaring Till närarkiv Till Gallring Anmärkning Kvitton avseende från Posten mottagna röster Valnämndens lokal Sparas under valperioden Omslag med ytterkuvert från godkända budröster Valnämndens lokal Sparas under valperioden Omslag med budröster som underkänts och tagits om hand Valnämndens lokal Sparas under valperioden Röstkort som samlats upp i vallokalen och röstningslokalen Valnämndens lokal Kan förstöras efter valet Röstlängder som används vid val Efter val Skickas först till Länsstyrelsen som sedan sänder längderna tillbaka till kommunen Uppföljning av till exempel lokaler, transporter, kommunala bud, intern och extern information Kommunspecifikt utbildningsmaterial och lokal instruktioner (Särskilt för röstmottagare och kommunala bud) Uppföljning av röstmottagning Valnämndens lokal Valnämndens lokal Valnämndens lokal Valdistrikt, kartor och Dnr Diariet 2 år kodförteckningar (motsv) Valnämndens diariehandlingar Dnr Diariet 2 år Valnämndens protokoll Kronologisk Diariet Väljarförteckning Sparas under valperioden Kommunens planeringsunderla g till nästa val Kommunens planeringsunderla g till nästa val Kommunens placeringsunderla g till nästa val Dokumenthanteringsplan Kommunstyrelseförvaltningen Åstorps kommun 13(60)

15 Revision Handlingar/ärenden Sortering Förvaring Till närarkiv Till Gallring God sed (handling som uttrycker) Dnr Diariet Granskningsmaterial, fördjupad granskning Anmärkning Dnr Diariet 10 år Granskningsmaterial som skall bevaras diarieförs, aktläggs på nämnd Konsultrapporter Dnr Diariet Lägesrapporter Dnr Diariet Minnesanteckningar om överenskommelser av betydelse för revisionsverksamheten Dnr Diariet Protokoll med bilagor Dnr Diariet Reglemente för den kommunala Dnr Diariet revisionen Revisionsberättelser Dnr Diariet Revisionsredogörelse till fullmäktige Dnr Diariet Revisionsplaner Dnr Diariet Revisionsrapporter (all rapportering Dnr Diariet till fullmäktige, styrelse och nämnder) Revisionsverksamhet budget Dnr Diariet Slutrapporter, slutdokument från Dnr Diariet projekt Upphandling av revision Dnr Diariet Övriga granskningar/revisionsskivelser Dnr Diariet Dokumenthanteringsplan Kommunstyrelseförvaltningen Åstorps kommun 14(60)

16 Personuppgiftslagen administration Anmälan av behandling av person Dnr Diariet 2 år uppgifter till Datainspektionen Anmälan av behandling av personuppgifter till Tjänsterum Vid personuppgiftsombudet Anmälan av personuppgiftsombud till datainspektionen Tjänsterum Vid Entledigande av tidigare anmält personuppgiftsombud Tjänsterum Vid Förordnande av Dnr Diariet 2 år personuppgiftsombud Informationsmaterial till Vid personuppgiftsombud Styrelsens instruktion för förvaltningen angående behandling av personuppgifter Personuppgiftsbiträde, avtal med Dnr Diariet 2 år Personuppgiftsbiträde, instruktion Dnr Diariet 2 år för Personuppgiftsuppbiträde, checklista Tjänsterum Vid för kontroll av avtalsuppgifter till exempel säkerhet Ingår i Anmälan till personuppgiftsombud Dnr Diariet 2 år Ingår i protokoll och eller diarieförda handlingar Registerförteckningar Dnr Diariet 2 år Registerutdrag, begäran om samt Tjänsterum 1 år svar Dokumenthanteringsplan Kommunstyrelseförvaltningen Åstorps kommun 15(60)

17 Dokumenthanteringsplan Åstorps kommun Kommunstyrelsen Digitala medierförvaltningsövergripande Handlingar/medier Sortering Förvaring Till närarkiv Till centralarki v Gallring Anmärkning Cookiefiler Användarkatalog Vid E-post - av ringa betydelse Server Vid E-post - som blir eller tillförs ett ärende, diarieförs Server 2 år I ärendeakt, skrivs ut på papper E-post - som vidarebefordras till annan förvaltning Server Vid inaktualiltet Gallras efter vidarebefordran E-post övrigt Kommunsekreterare n 5 år Gäller inte diarieförda handlingar Historyfiler/Globalfiler Användarkatalog Vid Röstbrevlådemeddelande - av ringa betydelse Telefon/växel Gallras efter avlyssning Röstbrevlådemeddelande av vikt Telefon/växel Gallras efter utskrift SMS/MMS meddelande av Telefon/växel Vid ringa betydelse SMS/MMS meddelande av vikt Telefon/växel Gallras efter utskrift Dokumenthanteringsplan Kommunstyrelseförvaltningen Åstorps kommun 16(60)

18 Dokumenthanteringsplan Åstorps kommun Kommunstyrelsen Ekonomiavdelningen Ekonomi Handlingar Sortering Förvaring Till närarkiv Till Gallring Anmärkning Bokslut / Budget Kontoavstämningar (Saldobesked) Årsvis Närarkiv Omgående 2 år Finns inbundna i årsbokslutet Bokslut och budgetredovisning Årsvis Närarkiv 2 år Inbunden, inkl huvudbok Delårsbokslut, dokumentation Årsvis Närarkiv Omgående 2 år Från och med 2007 Årsjournal, kontojournal Årsvis Centralarkiv Aktuellt fram tom 1999 Årsbokslut Årsvis Närarkiv 2 år Inbunden, inkl bilagor Åstorps Arbetsliv AB Bokslut Centralarkiv Aktuellt fram tom Stiftelsen Åstorps Bostäder Bokslut Årsvis Centralarkiv Aktuellt fram tom 2007 Renea Perssons minnesfond Årsvis Centralarkiv Donationsfond, aktuellt fram till 2000 Social Samfond Årsvis Centralarkiv 2 år Donationsfond Grundskolans Samfond Årsvis Centralarkiv 2 år Donationsfond Björnekulla Energi Försäljnings AB Årsvis Centralarkiv Aktuell fram tom 1997 Stiftelser, årsredovisningar original Centralarkiv Dokumenthanteringsplan Kommunstyrelseförvaltningen Åstorps kommun 17(60)

19 Handlingar Sortering Förvaring Till närarkiv Till Gallring Anmärkning Tryckt årsredovisning, delårsbokslut och budget Deklarationer / Skatteverket Mervärdesskatt, momskompensation, statsbidragsansökan Kronologisk ordning Centralarkiv Ex. till efter tryck. Handläggare 1 år 2 år 10 år Från och med 2010 ingår statsbidragsansö kan Skatteärenden, inkomstdeklarationer Närarkiv 10 år Redovisningsräkning Närarkiv 10 år Statsbidragsansökning Närarkiv 10 år Till och med 2009 Räkenskapssammandrag, SCB Närarkiv 10 år Kundfakturor Vatten och avlopp Fakturalistor Datumordning Handläggare/ 1 år 10 år Närarkiv Bokföringslistor Datumordning Handläggare/ 1 år 10 år Närarkiv Betalningsverifikationer Datumordning Handläggare/ 1 år 10 år Plus- och bankgiroinbetalningar Närarkiv Årsavläsningskort Inkommande Närarkiv Omgående 3 år ordning Flyttorder, fastighetsägarbyte Adressordning Handläggare 1 år 3 år Winvas ändras till Vatten och avlopp fr 2011 Autogirodokument Anläggningsadre ss Handläggare Efter uppdragets upphörande Dokumenthanteringsplan Kommunstyrelseförvaltningen Åstorps kommun 18(60)

20 Handlingar Sortering Förvaring Till närarkiv Till Gallring Anmärkning Kundfakturor, allmän debitering Winsam ändras till Allmän Debitering from 2011 Betalningsverifikationer Datumordning Handläggare/ 1 år 10 år Plus- och bankgiroinbetalningar Närarkiv Räkningsspecifikationer Datumordning Handläggare/ Närarkiv 1 år 10 år Enstaka fakturering Faktureringslistor fast debitering Datumordning Handläggare/ 1 år 10 år Närarkiv Bokföringsverifikationer Datumordning Handläggare/ 1 år 10 år Närarkiv Autogirodokument Kundnummerord ning Handläggare Efter upphörande Leverantörsfakturor Leverantörsfakturor Ver.nr.ordning Närarkiv Omgående 2 år 10 år Stiftelsen Åstorps Bostäder leverantörsfakturor remitteringslistor Ver.nr.ordning Centralarkiv 10 år Aktuell fram tom 2007 Bokföring Dagrapporter Datumordning Närarkiv Omgående Efter bokslut 10 år Sekretess. OBS! Måste förstöras Stiftelsen Åstorps Bostäder dagrapporter Datumordning Centralarkiv 10 år Aktuell fram tom 2007 Memorialverifikationer Ver.nr.årsvis Närarkiv Omgående 2 år 10 år Budgetverifikationer Ver.nr.årsvis Centralarkiv 10 år Ej aktuellt Budgetfiler Nummerordning/ förvaltningsvis Elektroniskt 10 år R:\Ksf- Ekonomi\ Budget Dokumenthanteringsplan Kommunstyrelseförvaltningen Åstorps kommun 19(60)

21 Handlingar Sortering Förvaring Till närarkiv Till Gallring Anmärkning Periodiseringsverifikationer Ver.nr.årsvis Närarkiv Omgående 10 år Kapitaltjänst Kronologisk ordning Närarkiv Omgående 1 år 10 år Kontoutdrag, f.v.rapporter Koncernkonto Datumordning Centralarkiv 10 år Kontoutdrag, aktuellt tom 2004 Kapitalförvaltning, verifikationer Ver.nr årsvis Centralarkiv 10 år Carnegie och Öhman, aktuellt tom 2007 Avstämning balanskonto Månadsvis Handläggare Efter bokslut Kontoutdrag Kontoutdrag bank Kronologisk Handläggare / Efter bokslut 10 år ordning närarkiv Kontoutdrag plusgiro Datum ordning Närarkiv Efter bokslut 10 år Kontoutdrag skattekonto Kravverksamhet Listor krav Avskrivning kundfordran Kronologisk ordning Kronologisk ordning Kronologisk ordning Handläggare 6 år 10 år Handläggare 1 år 3 år Handläggare / närarkiv Pågående betalningsföreläggande Bokstavsordning Handläggare 10 år Finns i bokföringslistor / verifikationer Avslutade betalningsföreläggande kronofogdemyndighet Långtidsbevakning kundfordran Bokstavsordning Handläggare / närarkiv Alfabetisk Handläggare ordning Efter att ärendet avslutats 3 år Dokumenthanteringsplan Kommunstyrelseförvaltningen Åstorps kommun 20(60)

22 Handlingar Sortering Förvaring Till närarkiv Till Gallring Anmärkning Avstängningsmeddelande vatten Kundnummer Handläggare ordning Efter fullgjord betalning Attestlistor Attestlistor på papper Förvaltningsvis Närarkiv Omgående i bokslutet från och med 2008 Attestlistor innan 2008 Centralarkiv Lån / avtal / åtaganden Anläggningslån Närarkiv 10 år Avtal/ lånehandlingar Derivatavtal Närarkiv 10 år Avtal/ lånehandlingar Internbank Närarkiv 10 år Avtal/ reverser Borgensåtagande Årsvis Närarkiv Omgående 2 år Finns inbundna i årsbokslutet Köpeavtal, Brf Åstorpshus 5 och Centralarkiv Lönnborgen Överlåtelseavtal / Köpebrev Centralarkiv Diverse handlingar, SÅB, Kvidinge Centralarkiv hantverksgård, Egnahems lån, borgensförbindelser Kommuninvest Närarkiv 10 år Övriga dokument Likviditetsrapporter Månadsvis Handläggare / diariet First Card Inköpskort Närarkiv Omgående 10 år efter avslut i politiska beslut Förbindelser och ansökningar Dokumenthanteringsplan Kommunstyrelseförvaltningen Åstorps kommun 21(60)

23 Handlingar Sortering Förvaring Till närarkiv Till Gallring Anmärkning Hem-PC Närarkiv 10 år Handkassor, utredning 2002 Närarkiv 10 år Inventarielistor, Kommunstyrelseförvaltningen Närarkiv 10 år Uppdateras varje år Donationsbok Centralarkiv Beslut, stadgar, föreskrifter, förteckningar m.m. avs donationsfonder. Stiftelser, information Centralarkiv Information, politiska beslut, underlag m.m. avs grundskolans samfond, social samfond och Renea Perssons donationsfond. Bolagsbildning BEFAB och BFAB Centralarkiv Bankfack, inventering Närarkiv, inlåst Försäkringsbrev Trygghansa Närarkiv 5 år Dokumenthanteringsplan Kommunstyrelseförvaltningen Åstorps kommun 22(60)

24 Dokumenthanteringsplan Åstorps kommun Kommunstyrelsen Företagshälsovården Handlingar/ärenden Sortering Förvaring Till närarkiv Till Gallring Anmärkning Journalanteckningar och handlingar i ärenden rörande anställda Alfabetisk Akt Omgående 5 år efter ärendets avslut Rehabutredning, uppstart Alfabetisk Akt Omgående 5 år efter Kopia återgång till arbete Uppdrag från verksamheterna Alfabetisk Akt Omgående 5 år efter ärendets avslut Remiss till uppdragstagare Alfabetisk Akt Omgående 5 år efter ärendets avslut Hälsoprofilbedömning protokoll Alfabetisk Akt Omgående 5 år efter ärendets avslut Hälsokontroll räddningstjänstens personal Alfabetisk Akt Omgående 5 år efter ärendets avslut Statistik angående företagshälsovården Kronologisk Tjänsterum 3 år Original till diariet Verksamhetsberättelser Kronologisk Tjänsterum 3 år Original till diariet Samtliga handlingar rörande personaladministrativ verksamhet omfattas av sekretess, 39 kap 1-2 Offentlighets och sekretesslagen. Handlingar som berör enskilda inom företagshälsovården jämställs med hanteringen av dokumentation inom socialtjänsten. Dokumenthanteringsplan Kommunstyrelseförvaltningen Åstorps kommun 23(60)

25 Dokumenthanteringsplan Åstorps kommun Kommunstyrelsen Integrationsenheten Allmänna handlingar Handlingar/medier Sortering Förvaring Till Till Gallring Anmärkning närarkiv Ersättning om statlig ersättning Kronologisk Dokumentskåp Omgående 10 år för flyktingar (med utbetalningar) Diarieförda handlingar och Pers.nr. Diarie Lämnas omgående dokument, enskilda ärenden till KSF-förv Ansökan av nyanlända om Papper Personakt Omgående 5 år Sekretess introduktionsersättning och underlag från Migrationsverket Introduktionsplan på nyanlända Papper Personakt Omgående 5 år Sekretess flyktingar Projektredovisning Integration Kronologisk Dokumentskåp Omgående 10 år efter genom arbete D065 utöver projektets slut projekttid. Gallras diarieförda handlingar 2023 Projektredovisning Catching the Kronologisk Dokumentskåp Omgående 10 år efter future D067 utöver diarieförda projektets slut projekttid. Gallras handlingar 2023 Förprojektering, underlag Kronologisk Dokumentskåp Omgående 5 år Beslut från myndigheter utöver Kronologisk Dokumentskåp Omgående 3 år diarieförda handlingar Minnesanteckningar möten med Kronologisk Tjänsterum 3 år myndigheter Leverantörsfakturor Kronologisk Dokumentskåp Omgående 1 år 10 år Leverantörsfakturor (projektmärkta) Kronologisk Dokumentskåp 1 år 10 år efter projektets slut Utlägg personal Kronologisk Dokumentskåp 10 år Anställningsbevis Original till personalenheten Sekretess Kopia i pärm Dokumenthanteringsplan Kommunstyrelseförvaltningen Åstorps kommun 24(60)

26 Handlingar/medier Sortering Förvaring Till närarkiv Ansökningshandlingar Original till personalenheten Ombokning lönekostnader Original till personalenheten Till Gallring Anmärkning Kopia i pärm Kopia i pärm Dokumenthanteringsplan Kommunstyrelseförvaltningen Åstorps kommun 25(60)

27 Dokumenthanteringsplan Åstorps kommun Kommunstyrelsen IT-avdelningen Interna handlingar Handlingar/ärenden Sortering Förvaring Till närarkiv Till Gallring Anmärkning Riktlinjer för IT-användare = Kronolog. Pärm/ 2 år efter kontobeställning anställningens Sekretessförbindelser för extern personal, konsulter, praktikanter Kronolog. Pärm/ upphörande 5 år efter uppdragets upphörande Lånekvitto avseende utrustning som används utanför arbetsplatsen Kronolog. Pärm/ 2 år efter upprättandet Telefonutdelningslista Kronolog. Pärm/ Tjänsterum 2 år efter upprättandet Körjournal Tjänstebilen Till ekonomikontoret Div. sekretessbelagd information kopplad till enhetens säkerhet Server Gallras i samband med Sekretesskyddat Information för back-up (hel back-up) Information för årsback-up (hel back-up) Information för back-up (halv back-up) Server Separat dator Sker på magnetband och är därför undantagna för gallring revidering Ersätts kontinuerligt 10 år i samband med årsback-up Systeminformation Server Gallras av systemägarna Förvaras i gallringsarkiv Ej offentlig handling (tsunamilagen) Dokumenthanteringsplan Kommunstyrelseförvaltningen Åstorps kommun 26(60)

28 Kris- och säkerhetsarbete Handlingar Sortering Förvaring Till närarkiv Till Gallring Utbildning Kronologisk Säk.samordn Vid Anmärkning Dokumentation från kurser, utbildningar m.m. Regler och riktlinjer, teknikkrav Kronologisk Säk.samordn Vid Regler och riktlinjer, för internt skydd Kronologisk Säk.samordn Vid Projektdokumentation Dnr Säk.samord 2 år Handlingar Diarieförda handlingar från samtliga Dnr Diariet 2 år aktiviteter Krisledningsnämnd, akutgrupp, krishanteringsråd Säk.samord 2 år Vid Mall inlarmning, larmlista Säk.samord 2 år Vid Krishantering krisledningsplan Säk.samord 2 år Krisledningsnämnds protokoll Diariet 2 år Krishantering Frivillig Resursgrupp Säk.samord 2 år (FRG) Krishantering Länsstyrelsen (LST) Säk.samord 2 år Krisledning elavbrott Säk.samord 2 år Krisledning Psykiskt och socialt Säk.samord 2 år omhändertagande (POSOM) Krisledning oljeberedskap Säk.samord 2 år Krisledning pandemi Säk.samord 2 år Krisledning övrigt Säk.samord 2 år Tjänsteman i beredskap underlag (TIB) Säk.samord 2 år rörande projekt Dokumenthanteringsplan Kommunstyrelseförvaltningen Åstorps kommun 27(60)

29 Handlingar/medier Sortering Förvaring Till närarkiv Till Gallring Loggbok, lägesrapporter Säk.samord 2 år Press- och myndighetsmeddelande Säk.samord 2 år Checklistor, kontantansvar Säk.samord 2 år Adresslistor Kronologisk Säk.samord Vid Anmärkning Dokumenthanteringsplan Kommunstyrelseförvaltningen Åstorps kommun 28(60)

30 Dokumenthanteringsplan Åstorps kommun Kommunstyrelsen Medborgarkontor Handlingar/medier Sortering Förvaring Till närarkiv Till Gallring Anmärkning Tillståndsgivning parkeringstillstånd för rörelsehindrade Ansökan, läkarutlåtande/intyg Beslut, bifall Alfabetiskt, efternamn Alfabetiskt, efternamn Arkivlåda, handläggare Server (PR-kort-systemet) Efter att beslut är fattat Ansvaret för parkeringstillstånd ligger på samhällsbyggadskom 2 år Ärendet kan innefatta sekretessbelagda handlingar Ärendet kan innefatta sekretessbelagda handlingar Beslut, avslag Kortuppgifter/kvittens Alfabetiskt, efternamn Alfabetiskt, efternamn Aktskåp, Socialförvaltningen Aktskåp, Socialförvaltningen Efter att beslut fattats Efter att tillståndet kvitterats ut 2 år 2 år Ärendet kan innefatta sekretessbelagda handlingar Tillståndsgivning och tillsyn enligt lotterilagen Beslut om tillstånd att anordna lotterier Beslut eller sammanställning över registrering av lotterier Innehållsförteckning Innehållsförteckning Pärm Medborgarkontoret Pärm Medborgarkontoret Dokumenthanteringsplan Kommunstyrelseförvaltningen Åstorps kommun 29(60)

31 Handlingar/medier Sortering Förvaring Till närarkiv Ansökan om registreringslotteri Innehållsförteckning Pärm inkl. bilagor Medborgarkontoret Ansökan om tillståndslotteri Innehållsförteckning Pärm inkl. bilagor Medborgarkontoret Lotteriredovisningar inkl. bilagor Innehållsförteckning Pärm Medborgarkontoret Redovisningar till Innehållsförteckning Pärm Lotteriinspektionen Medborgarkontoret Kassahantering/ekonomi Kassa, dagsavslut, försäljning/dag Kronologisk Original skickas dagligen till ekonomi KSF Kvittokopior Original skickas Kassa, underlag insättningar Kronologisk Pärm Medborgarkontoret Kassa, avstämning kassa Kronologisk Kassaskåp kommunhus Rekvisitioner inköp Numerisk Låst personlig väska Socialförvaltningens arkiv Folkhälsa Attestlista arvode Till Gallring Anmärkning 5 år Efter sista giltighetsdatum 5 år Efter sista giltighetsdatum 5 år Vid 1 år Kopia placeras i pärm, Medborgarkonoret dagligen till ekonomi KSF 1 år Kopia skickas till ekonomi KSF Gallras månadsvis efter insättning 1 år Kopior skickas till ekonomi KSF vid kontering av faktura Original skickas omgående till personalkontoret Dokumenthanteringsplan Kommunstyrelseförvaltningen Åstorps kommun 30(60)

32 Handlingar/medier Sortering Förvaring Till närarkiv Protokoll folkhälsorådet Kronologisk Pärm socialförvaltningens närarkiv Kallelse Kronologisk Server Alkohol- och drogpolitiska programmet En kommun för alla Policy Diariet Diariet Till Gallring Anmärkning 2 år Bindes 2 år Handlingsprogram Åstorp, en allergianpassad kommun W3D3 Kallelser skickas via e-post till ledamöterna. Arkivering Ksf Arkivering Ksf Arkivering Ksf Samtjänstavtal med polisområde nordvästra Skåne Inlämnade blanketter Inkommet hittegods Numerisk Medborgarkontoret (kontorstid), vån 1, Socialförvaltningens arkiv (utöver kontorstid) Skåp, förråd i källare Hämtas 1 ggr i veckan av polisen i Åstorp Hämtas 1 ggr i veckan av polisen i Åstorp Kopia av blankett för hittegods Numerisk Pärm, Medborgarkontor, vån 1 1 år Original hämtas 1 ggr i veckan av polisen i Åstorp Dokumenthanteringsplan Kommunstyrelseförvaltningen Åstorps kommun 31(60)