Ny version av Exder

Transkript

1 Ny version av Exder Nästa uppdatering är planerad till den sista onsdagen i mars, Trevlig läsning önskar vi från Expert Systems. Innehållsförteckning NY VERSION AV EXDER EXDER EDI...2 Axfood faktura för handelsflödet (ESAP 20.1 version 1.4) nu klar för driftssättning...2 En enda partner för Axfood, används av leverantörer med direktleveranser till butik (överfaktura/direktorder)...2 Hantering av externa etiketter i Exders leveransaviseringar...2 Exder föreslår rätt antal etiketter och kollin per orderrad...3 Elektronisk leveransavisering med pantavgifter nu även i ICAs butikspack speditionsflöde...5 EXDER MARKET...9 Alla leverantörers logotyper visas nu på ICA Torget...9 Information om nya/ändrade artiklar som exporteras till ICA Torget skickas nu till ICA för överföring till butikernas interna system StoreOffice 1 gång/vecka...9 EXDER ADMIN...11 Kopiering av partner...11 Nu finns möjlighet att på ett enkelt sätt granska utgående kundfakturor innan de skickas Nya rubriker vid utskrift av fakturor som pdf-dokument för PRELIMINÄRA och MAKULERADE fakturor.16 I listan Försäljning per partner (TB/kund och artikel) kan urval nu göras på partners egenskaper...19 Fältet Bokföringsår är obligatoriskt fält i Uppdatera bokföringsår...21 Samlingsfakturering av ränte- och dröjsmålsavgifter...21 EXDER SUBSCRIBE...25 Helt ny modul för abonnemangshantering...25 EXDER ALLMÄNT...35 Automatiskt förvalt datum from/tom i listor...35 Inställningar Internet Explorer för att tillåta hämtning av pdf i popup-fönster...38 Handledningar...40 VAD SAKNAR NI I ERT EXDER?...41 Sida 1 av 41

2 Exder EDI Exder EDI är modulen för dig som handlar elektroniskt med olika parter, t.ex. med ICA eller ABB. Axfood faktura för handelsflödet (ESAP 20.1 version 1.4) nu klar för driftssättning GS1 och Axfood har haft en genomgång av tillämpningen av handelsflödet (ESAP 20) och vi från Expert Systems var inbjudna till detta möte. Då detta flöde bygger på att priser kommuniceras i elektronisk prislista (PRICAT) så gicks denna igenom grundligt. I Exder har vi därför gjort mindre justeringar efter detta möte samt också släppt formatet för att skicka fakturor. För detaljerad information om ESAP 20 se GS1:s hemsida En enda partner för Axfood, används av leverantörer med direktleveranser till butik (överfaktura/direktorder) Tidigare har varje Axfood-butik haft en egen partner i Exder, med partner-id på formen AX + butiksnummer. Denna partner har sedan använts för Axfoods över(förings)faktura-/direktorder-flöde. Då Axfood framöver vill ha en gemensam elektronisk prislista för alla butiker, så har Exder ändrats så att alla butiker samlas under en enda Axfood-partner och särskiljs enbart genom olika adresser. När Ni förut skapade en manuell order för butiks-partnern, så skall Ni nu skapa ordern med den gemensamma Axfood-partnern och sedan välja butiken som Köparadress. Tänk på att när ni tidigare fick en varning ifall butiken var leverans-/kreditstoppad, så ser ni nu istället texten LEVERANSSTOPPAD först i Köparadressens fält Namn. Exempel: Befintliga direktorder har ändrats så att de istället tillhör Axfood-partnern. De butikspartners som därefter saknar historiska affärsdokument, dvs de butiker ni aldrig har använt, har raderats. Några av Er kan dock ha kvar partners för enskilda butiker, ifall de använts på andra affärsdokument än just direktorder. Ni är välkomna att kontakta vår kundtjänst om ni önskar hjälp att peka om dessa dokument så att partnern kan raderas. Hantering av externa etiketter i Exders leveransaviseringar Det är nu möjligt att använda kollietiketter skapade i andra system i leveransaviseringar skickade ifrån Exder. Ni gör då på samma sätt som om det redan fanns en palletikett i Exder skapar en utleverans och väljer att lägga till kolliinformation på en rad. Istället för att söka fram pallen i Exder matar ni helt enkelt in kollidentiteten för er pall förslagsvis genom att rikta er streckkodsläsare mot SSCC-koden på det fysiska kollit. Sida 2 av 41

3 Eftersom information om kollit inte finns lagrat i Exder måste ni manuellt ange exempelvis Lastbärare och Antal i förpackning. Exder föreslår rätt antal etiketter och kollin per orderrad Det är nu möjligt för Exder att föreslå antal kollin och antal varor per kolli när ni skapar palletiketter. Det ni först måste göra är att gå till Uppdatera artiklar och sätta Ordermultipel på aktuell vara. Ordermultipeln sätts till det antal som är de normala antalsteg som varan säljs i, om exempelvis gurklådor alltid säljs 4, 8, 12, stycken osv är ordermultipeln 4. Ordermultipel måste vara större än 1, för annars anses artikeln motsvara ett kolli. Ordermultipel används för att validera att jämn multipel alltid beställs av aktuell artikel. Observera att om det skall vara tillåtet att beställa ett antal som inte är jämnt delbart med ordermultipeln, så måste ni även kryssa i Acceptera order trots varningar i sidan för Företagsinställningar. När ni nu använder rutinen Skapa palletiketter för enstaka order så kommer Exder efter att ni angivit ordernummer att föreslå ett antal etiketter för varje orderrad, genom att dela den bekräftade orderkvantiteten med ovan nämnda ordermultipel, avrundat uppåt. Antal i förpackning (fält Ant i frp) för vardera kolli föreslås vara ordermultipeln, avrundat uppåt. Om det inte blir ett jämnt antal ordermultiplar får sista kollit på raden det resterande bekräftade antalet. Exempel: Normalt får det plats 4 lådor gurka på en pall. Sätt då gurklådornas ordermultipel till 4. När det kommit en order på gurkor, där det bekräftats 7 lådor, så är det dags att skapa palletiketter. Exder kommer nu att föreslå 7/4 2 kollin. Första kollit föreslås innehålla 4 lådor och andra (och sista) kollit 7 4 = 3 lådor. Sida 3 av 41

4 I Uppdatera artiklar har vi satt Ordermultipel till 4. Vi har en order på 7 st beställda gurklådor. När nu etiketter skapas för aktuell order visas automatiskt två kollietikettsrader fram. Dvs en rad för varje kolli, med föreslaget antal i förpackning satt till 4 i första kollit och tre i andra. Vi trycker på OK-knappen för att skriva ut etiketter. Sida 4 av 41

5 När vi sedan utlevererar order ser vi att etiketterna finns med i utleveransen så att kollidentiteter kan skickas i det elektroniska meddelandet för leveransavisering. I vårt exempel kunde vi bekräfta ordern trots att 7 st inte är en jämn multipel av 4. I Uppdatera företagsinställningar fliken Diverse ges möjlighet till detta genom att kryssa i fältet Acceptera order trots varningar. Elektronisk leveransavisering med pantavgifter nu även i ICAs butikspack speditionsflöde ICA vill få bättre kontroll på returförpackningar (SRS) och kan därför nu ta emot elektronisk leveransavisering även i flödet för butikspack spedition (affärsflöde ICA BPS i Exder). För att leveransavisering skall skickas krävs att: Sida 5 av 41

6 a) ni manuellt har skapat kollietiketter för ordern eller b) ordern innehåller rader med Pantavgift dvs artiklar med artikeltyp Pantavgift. Pantavgifterna kan ha lagts till manuellt i Uppdatera utleverans, eller automatiskt genom beställda artiklars pantkoder. I leveransaviseringen skickas sedan bara information om pantavgifterna. Om leveransaviseringen innehåller pantavgifter skapas SSCC-koder automatiskt och lagras därefter på pantavgiftsraden på utleveransen. Exempel: I nedanstående exempel visas hur en pantartikel läggs till manuellt vid utleverans av en BPS-order från ICA. För etiketthantering samt hur ni automatisk får med pantartiklar på utleveranser hänvisas till Användarhandledning EDI Grossistflöde. Vi börjar med att lägga till en artikel för pantavgift i sidan för Uppdatera artiklar. I fliken Allmänt väljer vi Artikeltyp Pantavgift. Sida 6 av 41

7 I fliken Varucertifkat väljer vi Pantkod (returhelpall SRS). Vi är nu klara för att ta emot order så att vi på utleveransen manuellt kan lägga på antal helpallar. Order 44 är en order med Affärsflöde ICA BPS som är klar att utleverera. Vi klickar på Skapa! för att skapa en utleverans för aktuell order. Vi ser då att en utleverans 148 skapas. I fliken Radinformation lägger vi sedan till en ny rad genom att klicka på och ange artikelnumret på vår pantartikel samt 8 st som levererat antal pallar. När vi sedan slutför utleveransen genom att klicka på SLUTFÖR-knappen så skickas den elektroniska leveransaviseringen till ICA med uppgift om hur många SRS helpallar som skickats. Sida 7 av 41

8 I sidan Lista EDI-logg under menyn Diverse visas alla in-/utgående EDI-meddelanden. Där ser vi att Leveransavisering för utleverans 148 har skickats. Sida 8 av 41

9 Exder Market Exder Market är modulen för dig som vill sälja på någon av Exders Marknadsplatser genom att publicera information om ditt företag och dina artiklar från Exder. Nytt logistikflöde i Exder för lokala leverantörer i pilotdrift med ICA och LRF Expert Systems har tillsammans med ICA vidareutvecklat Exder så att mindre leverantörer på ett kostnadsoch klimateffektivt sätt ska kunna använda ett nytt logistikflöde. Med Exder och ICA:s handelplats Torget ska mindre leverantörer dels kunna samarbeta kring leveranser och dessutom kunna dra nytta av ICA:s högeffektiva logistik för att få ut produkter till butiker. Alla leverantörers logotyper visas nu på ICA Torget Ni vet väl att alla leverantörer som har Exder Market kan exportera sina logotyper så de visas för butikerna på ICA Torget oavsett sortiment. Information om nya/ändrade artiklar som exporteras till ICA Torget skickas nu till ICA för överföring till butikernas interna system StoreOffice 1 gång/vecka De artiklar ni leverantörer exporterar till ICA Torget skickas ju som ni säkert vet även till ICA centralt för överföring till butikernas interna system StoreOffice. Tidigare skickade vi ett e-brev till ICA med en Excel-fil på Sida 9 av 41

10 ändrade artiklar på ICA Torget, varje gång som ni exporterade informationen i Uppdatera information för marknadsplats. Enligt ICAs önskemål har vi nu ändrat så att ett e-brev skickas per leverantör och vecka, dvs varje måndag 07:30. E-brevet ser ut som följer med aktuell Excel-fil som bilaga. Sida 10 av 41

11 Exder Admin Exder Admin är modulen för er som vill hantera elektroniska affärer, redovisning och bokföring i ett integrerat system. Allt ni behöver är en PC och MS Internet Explorer version 5 eller nyare. Expert Systems tar hand om drift, back-up och uppgraderingar. Kopiering av partner Möjlighet finns nu att lägga upp en ny partner genom att kopiera en gammal. I Partner Uppdatera partner har vi nu lagt till länken Kopiera partner >> för detta ändamål. Ta först fram den partner du vill kopiera och tryck på länken Kopiera partner >>. Skriv in den nya partners namn vid Ny Partner och tryck OK. Sida 11 av 41

12 All information från OLDPARTNER, utom Kontakter, har nu kopierats till NEWPARTNER. Nu finns möjlighet att på ett enkelt sätt granska utgående kundfakturor innan de skickas. Om något ska ändras gör ni det via Försäljning/Fakturering/Uppdatera fakturor. När fakturorna är korrekta kan ni enkelt klicka för Markera alla och Nästa så att alla markerade fakturor Slutförs och skickas elektroniskt eller skrivs ut för de kunder som önskar pappersfaktura. För er som har modulen för Exder, autofaktura genom vilken ni får tillgång till att enkelt skapa fakturor för alla era order på en gång, är denna rutin ett bra komplement för er som vill få en möjlighet att kontrollera alla skapade fakturor innan de skickas. Obs! En ny kryssruta har lagts till i sidorna för Skapa samlingsfakturor och Automatisk fakturering. Denna skall nu kryssas i för att skapade fakturor även i fortsättningen skall Slutföras direkt. Förutom möjlighet att slutföra fakturor går det också att samtidigt skriva ut fakturorna som en pdf-fil så att deras verkliga utseende efter utskrift kan granskas. Detta är särskilt bra för de som har mer komplexa fakturor, som exempelvis vi på Expert Systems. Våra fakturor består dels av licensavgifter, supportärenden, utvecklingsprojekt och EDI-trafik. Tusentals uppgifter som sammanförs och bildar hundratals fakturor, varje månad. När fakturorna markerats för att slutföras kommer de som skall som skall skickas elektroniskt genast skickas medan de som skall skickas med Posten på nytt skrivas ut i en pdf-fil (nu som Slutförda). Rutinen är en egen listtyp Slutför fakturor i sidan för Lista fakturor och påminner en hel del om metoden för att slutföra många utleveranser samtidigt, för er som känner till den funktionen. Sida 12 av 41

13 Välj Listtyp Slutföra fakturor och kryssa i fältet Skriv ut skapade fakturor i pdf-format för granskning. Dels visas då alla ej slutförda fakturor längst ner i sidan med Exder men också en pdf-fil i Acrobat Reader med alla fakturor. Fakturorna kommer i samma ordning i båda fallen så det är enkelt att gå igenom fakturorna uppifrån och ner. Sida 13 av 41

14 När fakturorna granskats finns möjlighet att Markera alla eller Avmarkera alla genom att klicka på någon av dessa. I vårt exempel såg alla fakturorna bra ut så vi klickar på Markera alla så att alla fakturor får en bock i fältet Slutför. Därefter klickar vi på Nästa >> så att alla markerade fakturor slutförs. Sida 14 av 41

15 En sida med de slutförda fakturorna visas då och möjlighet finns att skriva ut dom i pdf-format genom att öppna pdf-filen på vanligt sätt. Om PDF-filer inte visas pga blockerade popup-fönster Se nedan under rubrik Inställningar Internet Explorer för att tillåta hämtning av pdf i popup-fönster Slutför fakturorna direkt För er som använder rutinen Skapa samlingsfakturor eller rutinen Automatisk fakturering har vi lagt till en ny kryssruta Slutför fakturorna direkt. Denna måste i fortsättningen kryssas i för att fakturorna skall slutföras direkt på samma sätt som det gjordes tidigare. Anledningen till det nya fältet är givetvis att ni skall kunna skapa fakturor med dessa rutiner utan att det slutförs direkt så att ni kan granska dem innan de slutförs i rutinen ovan. Sida 15 av 41

16 Vill ni att skapade fakturor slutförs direkt utan möjlighet att granska dem kryssa då i fältet Slutför fakturorna direkt. Fältet är för säkerhets skull inte förvalt ikryssat utan måste kryssas i manuellt. Nya rubriker vid utskrift av fakturor som pdf-dokument för PRELIMINÄRA och MAKULERADE fakturor Vid utskrift av fakturor som pdf-dokument har vi nu tydliggjort vilken status som fakturan har genom att ange prefixen i dokumentets rubrik. För fakturor med status tidigare än Faktura slutförd ( Faktura skapad, Faktura granskad ) visas detta med rubriken PRELIMINÄRFAKTURA om fakturan har förfallodagar och PRELIMINÄR KONTANTNOTA om förfallodagar är 0. För krediteringar blir motsvarande rubriker PRELIMINÄR KREDITFAKTURA och PRELIMINÄR KREDITNOTA. För makulerade fakturor visas nu rubriken MAKULERAD FAKTURA om fakturan har förfallodagar och MAKULERAD KONTANTNOTA om förfallodagar är 0. För krediteringar blir motsvarande rubriker MAKULERAD KREDITFAKTURA och MAKULERAD KREDITNOTA. I nedanstående exempel visas en utskrift av ett intervall av ej slutförda fakturor. Sida 16 av 41

17 I sidan för Lista fakturor har vi tagit ut fakturor för intervallet Fakturanr Fr.o.m T.o.m för hela intervallet av fakturastatus. Vid utskrift av dessa fakturor som pdf-dokument (Listtyp PDF) ser vi nedan hur de olika fakturornas rubriker blir. Sida 17 av 41

18 Faktura med status Faktura skapad får rubriken PRELIMINÄRFAKTURA. Kreditfaktura med status Faktura granskad får rubriken PRELIMINÄR KREDITFAKTURA. Sida 18 av 41

19 Faktura med status Makulerad får rubriken MAKULERAD FAKTURA. Kreditfaktura med status Makulerad får rubriken MAKULERAD KREDITFAKTURA. I listan Försäljning per partner (TB/kund och artikel) kan urval nu göras på partners egenskaper Egenskaper per kund (partner) är en funktion som gör det möjligt att kategorisera och följa upp era kunder på valfritt sätt, tex för viss region eller visst affärsområde. Valda egenskaper kan sedan användas för att göra urval av partners på i olika listor. Senaste tillskottet är listan Försäljning per partner (TB/kund och artikel) i sidan Lista faktureringsstatistik. Sida 19 av 41

20 I exemplet ovan har vi valt att söka fram försäljning per kund och artikel för alla partners med egenskapen Exder EDI. Statistik för partnern Nisse Hult Dices visas då vilket beror på att partnern tilldelats denna egenskap i sidan för Uppdatera partners flik Partneregenskaper. Partner 5555 har egenskapen Exder EDI mfl. Partneregenskaper definieras i sidan för Partneregenskaper. Sida 20 av 41

21 Alla de egenskaper ni vill kunna tilldela era partners kan läggas upp här med beskrivning på alla era språk. Fältet Bokföringsår är obligatoriskt fält i Uppdatera bokföringsår Rutinen används i Exder Admin för att kopiera gammalt bokföringsår till nytt så att kontoplan, ut-/ingående balanser mm förs över. Tidigare gick det att skapa ett blankt bokföringsår genom att fältet Bokföringsår inte var obligatoriskt, detta går ej längre. Samlingsfakturering av ränte- och dröjsmålsavgifter Under menyvalet Företagsinställningar finns nu möjlighet att välja att upplupen dröjsmålsränta och eventuella dröjsmålsavgifter skall samlas på en ränte-utleverans istället för skapa en separat räntefaktura. På så sätt kommer ränta, ränteavgifter och påminnelseavgifter med på kundens nästa faktura istället. Detta är något vi på Expert Systems själva kommer att införa från och med nu för att spara administration, papper, porto och miljön. Sida 21 av 41

22 På det viset kan man samla både ränte-/dröjsmålsavgifter och vanliga fakturarader i en och samma samlingsfaktura, förutsatt att aktuellt affärsflöde har stöd för samlingsfakturor. Efter att ha gjort inställningen ovan används menyvalet Försäljning, Fakturering menyval Skapa räntefakturor som vanligt. Skillnaden är att när ni trycker Spara så får ni inte längre en PDF-utskrift på era nya räntefakturor, utan istället skickas ni vidare till rutinen Lista utleveranser där de nya ränte-utleveranserna visas. Sedan är det bara att slutföra och fakturera dessa utleveranser som vanligt, nu eller senare, I vårt exempel nedan har vi två partners som skall debiteras dröjsmåls- och ränteavgifter. Vi trycker på SPARA-knappen och räntefakturor skapas ej längre utan enbart utleveranser som visas i sidan för Lista utleveranser. Sida 22 av 41

23 På vanligt sätt kan dessa sedan slutföras och om deras Affärsflöde är satt till ett flöde som innebär samlingsfakturering så kommer de att debiteras i en och samma faktura som annat som skall faktureras. Följande affärsflöden innebär idag samlingsfakturering: Samlingsfaktura Coop DFS Ange rätt affärsflöde på dina kunder För att rätt affärsflöde skall sättas på utleveranserna behöver detta ställas in på varje partner. Sida 23 av 41

24 I sidan ovan väljer vi Förvalt affärsflöde Samlingsfaktura för att samlingsfakturering av aktuell partners utleveranser med ränte-/dröjsmålsavgifter skall göras vid fakturering. Sida 24 av 41

25 Exder Subscribe Exder Subscribe är modulen för att hålla reda på och debitera abonnemang av tjänster i Exder. Helt ny modul för abonnemangshantering Vi har skapat en ny modul för abonnemangshantering Modulen ger tillgång till rutiner för att skapa abonnemangsavtal för tjänster som löper för en viss avtalstid och som kan debiteras löpande med olika faktureringsperioder år, kvartal, månad. På vanligt sätt skapas artiklar för dessa tjänster med enhet år, kvartal eller månad. Avtalen registreras sedan som order av ny typ Abonnemang. Avtalstiden anges sedan som ett beställt antal av varje tjänst där leveransdatum utgör avtalstidens startdatum. Abonnemangsordern har egna fält för uppsägningstid samt uppsägningsdatum samt om avtalets priser skall uppdateras manuellt eller automatiskt. I den nya rutinen Utleverera abonnemang skapas automatisk utleveranser av abonnemangsorder beroende på deras avtalstid och faktureringsperiod, som sedan utgör underlag för fakturering via någon av dom vanliga faktureringsrutinerna. Förlängningar av avtal med ev prisjusteringar sköts automatiskt. Möjlighet finns också att komplettera en och samma abonnemangsorder med nya tjänster med egna avtalstider och faktureringsperiod. När avtal på tjänster sägs upp sköter Exder automatiskt så att de inte blir debiterade längre än enligt avtal, beroende tex på uppsägningsvillkor. Exempel: I nedanstående exempel visas hur detta kan se ut för en abonnent Kalle Dussin som beställer tjänsten Surf n Turf med avtalstid 1 år och månadsvis fakturering samt en användarlicens med avtalstid 1 år och årsvis fakturering. Två artiklar skapas för dessa tjänster i Exders sida för Uppdatera artiklar. En artikel skapas för tjänsten Surf n Turf, med enhet mån då vi vill ha priset/månad. Sida 25 av 41

26 En artikel skapas för användarlicensen, med enhet år då vi vill ha priset/år. Därefter läggs själva avtalet upp som en abonnemangsorder i sidan för Uppdatera order. Efter att ha valt Partner väljer vi ny Ordertyp Abonnemang. Sida 26 av 41

27 I fliken Radinformation lägger vi upp artiklarna för tjänsterna. Båda löper i praktiken i ett år from , även om vi i ordern angivit första artikeln med 12 månader istället för 1 år beroende på att vi valt debitera den per månad. På fakturan kommer för denna artikel att visas hela enheter dvs 1 månad istället för ett decimaltal 0,083 år (1/12) om vi valt att ha enhet år även på denna artikel. Alla artiklar har 3 månaders uppsägningstid och eftersom ordern är ny så har ingen tjänst sagts upp ännu och därför är Uppsägningsdatum blankt. När/om tjänsten säg upp så anges uppsägningsdatum här och systemet håller sedan automatisk reda på om avtalet sagts upp i tid före förnyelse. Obs fältet Man. Prisändr som står för manuell prisändring. Om fältet kryssas i så kommer inte artikeln att automatiskt prisjusteras vid förlängning av avtalet utan detta måste göras manuellt. I vårt exempel så har ingen artikel denna ifylld vilket innebär att alla tjänsterna automatiskt kommer att få de ev nya priser som gäller vid avtalets förlängning dvs Som vanligt klickar vi på SLUTFÖR-knappen för att slutföra ordern. Ovanstående sida visas om vi på partnern angivit att orderbekräftelse skall skickas som bilaga i via e-post. Där kan vi dels skriva ut orderbekräftelsen som pdf-dokument genom att klicka på Skriv ut. Sida 27 av 41

28 I orderbekräftelsen skrivs förutom artikelns fritext och Avtalstid samt Faktureringsperiod ut. Iom att vi på partner 1234 angivit en e-postadress i fältet Skicka orderbekräftelse i e-brev till (se nedan) får vi också en fråga om vi önskar skicka orderbekräftelse som pdf-bilaga i e-post till michael.pellsater@expertsystems.se. Genom att klicka på Ja så skickas e-brevet med ovanstående Abonnemangsavtal som bilaga. Sida 28 av 41

29 På partner kommer både fakturor och orderbekräftelser att skickas i e-brev genom att fälten Skicka faktura i e-brev till och Skicka orderbekräftelse i e-brev till är ifyllda. I den nya sidan Utleverera abonnemang under Försäljning skapas faktureringsunderlag i form av utleveranser för alla abonnemangsorders. På vanligt sätt kan urval göras på Ordernr och Partner men möjlighet finns också att ange Datum. Det datum som används för urval mot datumintervallet är det debiteringsdatum som gäller för varje tjänst utifrån angivet leveransdatum. Ex. I vårt fall är faktureringsdatumen för Surf n Turf den 25 i varje månad eftersom den debiteras månadsvis from leveransdatumet 25/1, dvs 25/2, 25/3, 25/4 osv. För användarlicensen som ju debiteras årsvis from 25/1 så är nästa faktureringsdatum 25/1 2010, och då endast om aktuell tjänst inte sagts upp i rätt tid utan förlängs med ett nytt år. Vi anger inga urval utan alla abonnemangsorders som har ej debiterade faktureringsperioder med bekräftat leveransdatum fram till idag, kommer det att skapas utleveranser för. Utleveransdatum är det datum som kommer att sättas på alla nya utleveranser. Sätts förvalt till dagens datum. Vi trycker på OK-knappen för att starta utleverans av abonnemangsorder. Sida 29 av 41

30 Som väntat visar sig endast vår abonnemangsorder 223 samt att den levererats i utleverans 199. Om Nästa >> visas längst ner i sidan skall ni klicka på denna för att avslutas rutinen. Det är i detta steg som eventuella avtalsförlängningar visar sig med automatisk uppdatering av ändrade priser osv. Nya abonnemangsavtal kan då behöva skrivas ut på nytt och ev skickas till kund. I vårt exempel har vi inga förlängningar med ändrade priser i någon abonnemangsorder så någon Nästa >> visas inte. Fälten Skriv ut och Skicka orderbekräftelse i e-brev till används till att skriva ut och/eller markera om just detta förlängda och ändrade avtal, skall skickas som e-post. Utleveranserna sätts till status Utleverans skapad dvs de slutförs inte direkt. Anledningen till detta är att man skall kunna kontrollera dom innan de slutförs. Slutföra utleveranser kan som vanligt göras i sidan för Uppdatera utleverans, men smidigast är det att slutföra alla på en gång i sidan för Lista utleveranser Listtyp Slutföra utleveranser. Sida 30 av 41

31 Vi väljer att slutföra alla utleveranser för partner 1234 där bla vår senast skapade utleverans 199 finns med genom att kryssa i Slutför på raden med partneruppgifterna. Vi klickar på Nästa >> för att slutföra utleveranserna 165 och 199. Sida 31 av 41

32 En kvittenssida med slutförda utleveranser visas. Vi har nu kommit fram till själva faktureringen. Som vanligt kan det göras i sidan Uppdatera fakturor men vi väljer att visa hur det ser ut om man har modulen för automatfakturering. Ni får då tillgång till sidan för Automatisk fakturering vilket är ett smidigt sätt att fakturera/samlingsfakturera alla sina order på en gång. Vi väljer att enbart skapa fakturor för partner 1234, samt anger Fakturadatum till Vi väljer också att slutföra fakturorna direkt genom att kryssa i fältet Slutför fakturorna direkt. Sida 32 av 41

33 Som kvittens visas en sida med skapade fakturor, i vårt fall en per utleverans. Möjlighet finns att samlingsfakturera alla partners utleveranser så de hamnar i en och samma faktura, genom att på partner ange ett affärsflöde som innebär samlingsfakturering. Fn. Coop DFS och Samlingsfaktura. Vi klickar på sista fakturan som gäller debitering av vår abonnemangsorder. Vi ser då att 1 månad fakturerats för Abonnemang av tjänsten Surf n Turf 1 år fakturerats för Abonnemang användarlicens I vårt fall har fakturan redan skickats via e-post till kunden iom att fakturan slutfördes, med bilaga enligt nedan. Sida 33 av 41

34 Sida 34 av 41

35 Exder allmänt Här nedan presenteras generella nyheter i ert Exder. Automatiskt förvalt datum from/tom i listor Vi har märkt att det är många av er som gör stora urval som dels tar väldigt lång tid innan ni får fram listan men som också tar väldigt mycket resurser på vår webserver. För att minimera att detta görs av misstag har vi i denna release ändrat en inställning för alla användare som göra att datum from/tom får förvalda värden automatisk ifyllda i de flesta listor ni kan ta ut. Förvalt datumintervall kommer nu sättas till de senaste 30 dagarna (inom aktuellt bokföringsår), om dagens datum är inom aktuellt bokföringsår. Annars blir datumintervallet hela det aktuella bokföringsåret. I varje lista kan ni givetvis alltid ändra datumintervallet på vanligt sätt, ni kan också välja att ta bort den här inställningen eller välja ett fast datumintervall om det passar er bättre. Denna inställning görs per användare i sidan för Användarinställningar under menyn Diverse, Användarinställningar. Fältet Automatisk förvalt datum är som ni ser ikryssat vilket gör att ni får förvalda värden automatiskt ifyllda i listorna som har datum som urvalsfält. Sida 35 av 41

36 I vårt exempel ovan visar vi Lista fakturor som nu har datum förvalt ifyllda. Att from-datumet inte är 30 dagar före tom-datumet beror i vårt fall på att bokföringsåret har som startdatum. Vi har avsiktiligt valt i denna lista att inte förvalt visa samma datum i Förfallodatum pga att det inte används lika ofta som Fakturadatum och riskerar att komma i konflikt med dessa urvalsfält. Vill ni alltid ha upp ett bestämt datum intervall, för en månad, kvartal eller liknande. Kan ni istället ange detta i samma sida för Användarinställningar. Sida 36 av 41

37 Ovan har Förvalt datum fr.o.m. satts till och Förvalt datum t.o.m. satts till Obs! Samma datum kommer alltid att visas i listorna så här kommer man behöva underhålla fälten mer löpande. Sida 37 av 41

38 När vi åter tar fram Lista fakturor visas angivna datum förvalt. Inställningar Internet Explorer för att tillåta hämtning av pdf i popup-fönster För en del PDF-utskrifter i Exder används fördröjd nedladdning. Du får vänta några sekunder medan dokumentet förbereds. När dokumentet är klart kan du på grund av Internet Explorers säkerhetsfunktioner få ett varningsmeddelande istället för din pdf-fil. I en del fall räcker det med att klicka på varningen och välja Hämta filen men på grund av kombinationen av Exders menysystem och behovet av ständigt uppdaterad data så leder en sådan manöver tyvärr till man kommer tillbaka till startsidan. Lösning Här kommer beskrivning på hur man anger Exders server som en tillförlitlig plats som skall undantas från säkerhetsinställningarna. I Internet Explorer, gå in på menyn Verktyg, Internet-alternativ Gå till fliken Säkerhet och markera Tillförlitliga platser. Klicka på knappen Platser. Sida 38 av 41

39 Här ska nu adressen till Exders server läggas till. Den server där Exder körs är normalt oden.exder.net men om du har beställt specialanpassningar av Exder och vill provköra dessa före de finns tillgängliga på produktionsservern, så behöver du även lägga till andra servernamn vilka du får av Expert Systems. Om du använder Exder med kryptering (rekommenderas!): - Under Lägg till den här webbplatsen i zonen, ange adressen till Exder med och tryck Lägg till Klicka på Stäng och därefter OK. Om du använder Exder utan kryptering (rekommenderas inte!): - Kryssa ur Begär serververifiering ( för alla platser i den här zonen - Under Lägg till den här webbplatsen i zonen, ange adressen till Exder och tryck Lägg till Sida 39 av 41

40 Nu ska det normalt fungera att få pdf som popup-fönster. Om det trots detta fortfarande kommer upp en varning: : - Välj Verktyg - Internetalternativ i webbläsaren - Välj fliken Säkerhet - Markera "Tillförlitliga platser" - Klicka på knappen Standardnivå, kontrollera att den antingen är låg eller mellan. - Klicka på knappen anpassad nivå o kontrollera i listan som du får upp under Hämtning / Fråga automatiskt om hämtning av filer. Sätt till aktivera. Handledningar Exder har den sista tiden utvecklats väldigt mycket och våra handledningar behöver därmed arbetas om. Vi håller därför löpande på att arbeta om vårt hjälpmaterial. Vi har valt att dela upp vårt hjälpmaterial i tre olika bitar. Animerade demoslingor. Visuellt kan ni se hur ni gör i Exder. Snabbguide. En kort beskrivning om hur man gör i Exder, t.ex. för att skicka en reporder. Användarhandledning. Den kompletta manualen för Exder. Ni kommer lätt att hitta detta hjälpmaterial vartefter att dessa byggs upp och läggs ut på vår hemsida. Ni kommer också att komma åt materialet inne ifrån Exder. Sida 40 av 41

41 Vad saknar ni i ert Exder? Det är viktigt för oss att få veta vad ni vill ha i ert Exder. Vi har fem releaser av Exder om året (i slutet av januari, mars, maj, augusti och oktober). Vid varje release investerar vi mycket energi och pengar som vi vill ska ge er så stor nytta som möjligt. Kontakta oss och berätta vad ni vill ha! Är det många som vill ha samma sak kommer vi att utveckla den funktionen i Exder. Är ni ensamma om ett önskemål kan denna funktion vara så pass viktig för er att vi skall göra en anpassning just för er. Kontakta oss gärna för en diskussion! Sida 41 av 41