Föreningshandbok - Naturskyddsföreningen i Göteborg

Transkript

1 Föreningshandbok Det här dokumentet är till för att ge de aktiva i Naturskyddsföreningen i Göteborg stöd och handledning i föreningsarbetet. Här samlar vi praktisk information om hur föreningen fungerar och hur man går till väga med olika delar av föreningsarbetet. Detta är ett levande dokument vilket betyder att det skall uppdateras kontinuerligt. För att vara säker på att du har den senaste versionen, följ länken till detta dokument från vår hemsida. Om du har synpunkter på innehållet eller vill bidra med information, kontakta styrelsen. 1

2 Ekonomi (Bo)... 3 Medel från kretsen (Bo)... 3 Medel från riksföreningen (Mats)... 4 Externa medel (Mats)... 5 Vår lokal (Lena)... 7 Bokning av mötes/konferensrum (Lena)... 7 Nycklar (Lena)... 7 Användning av dator, kopiatorer och skrivare (Lena)... 7 Post och postfack (Lena)... 7 Kök & mat (Lena)... 8 Vår webbplats (Astrid)... 9 Inloggning (Astrid)... 9 Hur man redigerar hemsidan (Astrid)... 9 Intressegruppernas sidor (Astrid)... 9 Aktivitetskalendern (Astrid) Naturkontakt (Astrid) Kommunikation (Ragnar) Aktiviteter och evenemang (Ragnar) Debattartiklar (Ragnar) Rapporter, yttranden m.m. (Helena) Intern kommunikation (Ragnar + Göran) Kontakt mellan aktiva medlemmar Kontakt mellan medlemmar och styrelsen Kommunikationskanaler (Ragnar) Medlemsblad E- postlistor (Göran + Ragnar) Föreningens webbsida (Ragnar) Nyheter Pressmeddelanden/yttranden Aktivitetskalender Gruppernas egna sidor Sociala medier (Ragnar) Öppna månadsmöten och andra medlemsaktiviteter (Ragnar) Affischering, flyers, annonsering i tidningar (Ragnar) Pressmeddelanden (Ragnar) Årsplan (Helena)

3 Ekonomi (Bo) I huvudsak finns det tre sätt för en intressegrupp att finansiera sin verksamhet och sina aktiviteter: Medel från kretsens budget Söka projektmedel från riksföreningen Söka extern finansiering från andra aktörer Dessa sätt beskrivs nedan. Medel från kretsen (Bo) Alla aktiva grupper kan ta del i kretsens ansöka hos styrelsen om medel från kretsen. Det gäller i första hand pengar till fika och mindre kostsamma aktiviteter. Om en grupp behöver medel till stora, kostsamma projekt ansöker man istället om bidrag från riksföreningen eller externa aktörer (se rubriker längre ned). Verksamhetsplan (Mats +?) För att få medel från kretsen måste varje grupp inkomma till styrelsen med verksamhetsplan senast i december. Om en grupp under året behöver pengar till aktiviteter som inte finns med i verksamhetsplanen finns det möjlighet att ansöka om kretsmedel löpande under året. Verksamhetsplanen bör innehålla: Programförklaring, dvs. gruppens vision och syfte varför ska föreningen satsa pengar på just denna grupp? Planerade/önskade aktiviteter under året, rangordnade i prioritetsordning för att styrelsen lättare ska kunna prioritera mellan och inom grupperna om det inte finns pengar till alla gruppernas aktiviteter. Uppskattad kostnad per aktivitet. Eventuella projekt (som finansieras helt eller delvis av externa pengar). Gruppen bör ha följande i åtanke när verksamhetsplanen utformas: Riksföreningens prioriterade områden, på grund av att detta styr riksföreningens projektmedelstilldelning (gäller framförallt om gruppen också tänker söka projektmedel från riks). Att gärna ha med aktiviteter som kan ge en punkt i programbladet och marknadsföra föreningen utåt. Att gärna ha med aktiviteter som främjar medlemsvärvning. Att utnyttja Studiefrämjandet till finansiering, utbildning, hjälp med praktiska saker etc. Verksamhetsberättelse (Göran) Senast i december ska varje grupp ha skickat in en verksamhetsberättelse över det gångna året till styrelsen. Den ska innehålla: En redogörelse för gruppens aktiviteter/projekt/samarbeten (t.ex. nätverk) under året. Detta utgör underlag till kretsens verksamhetsberättelse som presenteras på årsmötet. Grupperna bör tänka på att under året föra 3

4 anteckningar om hur många personer som deltagit i externa aktiviteter så att detta kan redovisas här. Ekonomisk uppföljning (Bo) Om en grupp eller ett projekt vill veta hur de ligger till ekonomiskt frågar de kassören, som gör en sammanställning. Handkassa (Bo) Styrelsen kan fatta beslut om att en person ska få disponera en handkassa. En handkassa kan underlätta för grupper när det gäller inköp av t.ex. fika och andra småsaker. För handkassan gäller: Den är personlig och kvitteras ut hos kassören. Pengar ur handkassan ska endast ges i utbyte mot kvitto. Påfyllning av handkassa görs efter redovisning av kvitton. Handkassan är vanligen aldrig större än 1000 kr. Attestregler (Bo) Externa fakturor som ska betalas av föreningen ska vara adresserade till föreningen Naturskyddsföreningen i Göteborg Pölgatan Göteborg och gärna ha en referens i form av namn på gruppen/projektet eller grupp- /projektledaren. Om fakturan har kort förfallodatum kan kassörens adress anges (obs! ange inte kassören som referens): Naturskyddsföreningen i Göteborg C/o Bo Jönson Eklandagatan Göteborg Kassören bör alltid förvarnas om kommande fakturor, genom mail (bo.jonson@naturskyddsforeningen.se) eller styrelsebeslut. Kontantutlägg anges på sammanställningsblad som finns tillgängligt på fjället. På sammanställningsbladet ska utläggets syfte specificeras samt vilken aktivitet det är kopplat till inte vad det är man har köpt eftersom det står på kvittot. Har gruppen många små kontantutlägg (fika som köps av olika personer), ansök om handkassa! Medel från riksföreningen (Mats) En grupp som vill driva större och mer kostsamma projekt kan via styrelsen ansöka om projektmedel från riksföreningen. Projektmedelsansökningar (Mats) Styrelsen skickar in godkända projektmedelsansökningar till riksföreningen två gånger per år, 15 april och 15 oktober. Varje grupp bör inkomma med sina ansökningar senast till styrelsemötet månaden innan. Anvisningar för projektmedelsansökningar finns på riksföreningens hemsida. 4

5 Tänk på att det är större chans att få projektbidrag om projektet knyter an till något av riksföreningens prioriterade områden! Projektredovisning (Mats) Efter projekttidens utgång skall projektredovisning göras. Anvisningar om hur detta ska ske skickas till de berörda i samband med att beslut om projektbidrag meddelas. Vanligen innehåller redovisningen en textdel som beskriver vad som har gjorts och hur projektets mål har uppnåtts, samt en ekonomidel som redovisar projektets kostnader. Den ekonomiska delen görs i samarbete med kassören. Hela projektredovisningen ska godkännas av styrelsen som sedan skickar den till riksföreningen. Det är viktigt att projektredovisningen görs inom utsatt tid. Bidrag som inte har gått åt till det de en gång beviljats för, ska återbetalas. I de fall tidigare projekt är oredovisade kan utbetalningar till nya projekt komma att stoppas. Externa medel (Mats) En intressegrupp får gärna söka externa medel från andra organisationer, offentliga såväl som privata. Exempel på aktörer att söka medel hos är: Studiefrämjandet Studiefrämjandet ger bidrag för exempelvis studiecirklar, kurser, utåtriktade arrangemang och andra föreningsaktiviteter. En grupp kan även få hjälp med lokal, marknadsföring av arrangemang, material till studiecirklar m.m. Kontakta Elinor Askmar Kristina Eberth för mer information: kristina.eberth@studieframjandet.se. Naturvårdsverket Naturvårdsverket delar varje år ut medel till ideella miljöorganisationers arbete. Ansökan görs vanligen på våren och ska först godkännas av styrelsen. Västra Götalandsregionens miljönämnd Västra Götalandsregionens miljönämnd delar ut pengar till regionala miljöprojekt fler gånger om året: Gotalandsregionen/startsida/Miljo/Bidrag- till- miljoprojekt/ För stöd till seminarium, konferenser eller liknande så delas ett bidrag om högst kronor. En särskild ansökningsblankett finns för detta. Din Els miljöfond Så här beskrivs fondens inriktning på DinEls hemsida: DinEl Miljöfond syftar till att stödja projekt som ger ny kunskap om, eller sprider kunskap kring, utveckling mot uthålliga energisystem. Fokus ligger på elproduktion från förnybara energikällor och effektiv energianvändning. Kontaktperson i styrelsen 5

6 Kassör Bo Jönson Telefon hem/arb: Kontaktas vid specifika frågor gällande hur mycket medel en grupp har gjort av med, externa fakturor, kvitton, handkassa m.m. Kontaktas vid generella frågor rörande ekonomiska rutiner, verksamhetsplanering, redovisning m.m. 6

7 Vår lokal (Lena) Naturskyddsföreningen i Göteborg hyr in sig i arbets- och möteslokaler i Gathenhielmska reservatet, Pölgatan 5, hållplats Stigbergstorget. Vi hyr en arbetsplats samt har möjlighet att boka in möten i de två mötesrum som finns i byggnaden. I lokalerna finns även ett antal andra aktörer, några med egna arbetsplatser och andra som bara utnyttjar de gemensamma mötesrummen. I styrelsen finns en lokalansvarig som svarar på frågor om lokalen: Lena Nilsson, lena.ellen.nilsson@gmail.com, Lokalansvarig är ansvarig för aktuellt hyresavtal mellan Naturskyddsföreningen och Föreningen Pölgatan 5 samt förteckningen över nycklar till lokalen. Lokalansvarig är också Naturskyddsföreningens representant i styrelsen för Föreningen Pölgatan 5 som förvaltar hyresavtalet mellan fastighetsägaren Higab och hyresgästerna i lokalerna. Bokning av mötes/konferensrum (Lena) Göteborgskretsen hyr en arbetsplats i ett kontorsrum som delas med organisationen Nej till EU, Det finns tillgång till ett större mötesrum på nedervåningen samt ett lite mindre mötesrum på ovanvåningen. Både kontorsrummet och möteslokalerna är tillgängliga för medlemmarna under både dag- och kvällstid. Bokning av mötesrummen sker i en papperskalender som finns i det stora rummet. Önskar man boka på distans bistår personal på Socialistiska partiet med detta på kontorstid. Kontakta: Johannes, vardagar kl på tel Nycklar (Lena) För att komma in i lokalen krävs en nyckel. Vi disponerar över ett begränsat antal nycklar. Dessa går först och främst till de gruppansvariga i de aktiva intressegrupperna och de som har uppdrag i styrelsen som kräver åtkomst till lokalen. Kontakta lokalansvarig ovan om du vill veta vem som har nycklar till lokalen. De som disponerar en nyckel betalar privat en depositionsavgift. Denna erhålls åter till fullo när nyckeln lämnas tillbaka. Användning av dator, kopiatorer och skrivare (Lena) På vårt kontor finns en bärbar dator. För lösenord kontakta sekreteraren I dagsläget finns ingen tillgång till kopiator och skrivare i lokalen.. Om behov uppkommer kontakta lokalansvarig. Post och postfack (Lena) Vår post skall läggas i vårt fack på hatthyllan, till vänster innanför ytterdörren, av dem som tömmer fastighetens postlåda. Facket töms en gång per vecka av ansvariga: Siv och Ragnar. Ankomstdatum skrivs på posten som sedan vidarebefordras till aktuell mottagare. Posten får öppnas om detta krävs för att identifiera lämplig mottagare. 7

8 Kök & mat (Lena) Vi kan använda köksmaterial och servis i köket om vi diskar och städar upp efter oss. Föreningen har en plastlåda i sitt rum där vi förvarar té, kaffe och andra torra livsmedel och förbrukningsvaror. Dessa är fria för intressegrupperna att använda. Lämna gärna det som blir över från era gruppfikor där. Se till att tömma kylskåpet från livsmedel som blivit dåliga Tipsa gärna nästa grupp som kommer att använda lokalen om ni har lämnat något. 8

9 Vår webbplats (Astrid) Kretsens webbplats har adressen Webbplatsen är ett effektivt verktyg att sprida budskap, bilder, dokument, kontaktuppgifter och annan viktig information. Ju mer tydlig och användbar information som finns på webbplatsen, desto fler personer använder den. Ju fler användare av webbplatsen desto fler personer använder den. Det blir då lättare att nå våra medlemmar och andra personer. Inloggning (Astrid) Kretsens webbplats är gjord med WordPress. För att kunna redigera innehållet på webbplatsen så behöver man ett login till hemsidan. Föreningens ordförande, sekreterare och webbplatsansvarig bör ha ett login med rättigheter att redigera samtliga sidor. Intressegrupperna bör genom sina kontaktpersoner ha ett login med lösenord som ger dem rätt att redigera en sida specifik för den gruppen. Behöver man ett login så kontaktar man i första hand den i styrelsen ( som är ansvarig för hemsidan (eller ordföranden). Om INGEN i styrelsen eller föreningen kan detta eller om det av någon annan anledning inte är möjligt så kontaktar man riksföreningens ansvarige via kretshemsidor@naturskyddsforeningen.se. När man har fått inloggningsuppgifter loggar man in på login.php. Hur man redigerar hemsidan (Astrid) Redaktörsmanual för webbplatsen finns på material/materialskafferiet/for- krets- och- lan/#hemsidor). I manualen finns även länkar till andra sidor om WordPress för de som är intresserade. Intressegruppernas sidor (Astrid) Alla intressegrupper har tillgång till en sida på webbplatsen under fliken Intressegrupper ( Saknar er grupp en sådan sida eller saknar ni inloggning, hör av er till föreningens webbplatsansvarig. På intressegruppens sida ska det finnas: En lättläst och trevlig introduktion till gruppens verksamhet för ej insatta men intresserade hemsidebesökare Kontaktuppgifter till intressegruppens kontaktpersoner Övrig information som kan läggas upp är exempelvis: Mötesdatum Information om aktiviteter Informationsmaterial som gruppen tagit fram (broschyrer, utställningar m.m.) Länkar till viktiga webbplatser och resurser för gruppen 9

10 Intressegrupperna har även rättighet att redigera undersidorna till sidan Våra ståndpunkter. Där kan intressegrupperna ladda upp sina debattartiklar och yttranden i diverse ärenden. Aktivitetskalendern (Astrid) Naturskyddsföreningens digitala kalender ger möjligheten att sprida information om kommande aktiviteter. Det är viktigt att aktiviteter läggs in i kalendern så att medlemmar och andra personer hittar informationen och kan delta. För att lägga till en aktivitet i kalendern loggar man in på Kretsen har ett gemensamt login som man kan få av den webbansvarige. Naturkontakt (Astrid) Naturkontakt är Naturskyddsföreningens medlemsforum. Göteborgskretsen har en sida där ( som kan användas för kommunikation och information som ska nå medlemmar. 10

11 Kommunikation (Ragnar) I Naturskyddsföreningen i Göteborg så använder vi våra egna kanaler, media och annonsering för att kommunicera aktiviteter. Nedan följer beskrivningar och förslag på hur vi i kretsen gör för att nå ut med våra budskap och informera om våra aktiviteter. Se även kapitlet Kommunikationskanaler. Aktiviteter och evenemang (Ragnar) Om evenemanget rör ett kontroversiellt ämne ska kretsens deltagande stämmas av med styrelsen, så att det verkligen är åsikter som föreningen står för. Frågan anmäls och tas upp på kommande styrelsemöte, vid tidsbrist är minimum en avstämning med ordförande. Kontakta ordförande eller den som är sammankallande till nästa styrelsemöte (uppgifter om vem som är sammankallande till nästa möte finns på styrelsens webbsida). Tips om evenemang finns på föreningens hemsida. Det är viktigt att någon person står som kontaktperson och finns tillgänglig på telefon när evenemanget äger rum. Detta då både media, deltagare och andra aktiva kan vara i behov att komma i kontakt med personer för frågor. Se därför till att telefonnummer och e- postadress till kontaktpersonen finns med i all information om evenemanget. Det är bra om man så tidigt som möjligt kan sammanställa följande information/text så att man kan använda den i alla delar av sin marknadsförening: en kort och bra rubrik en kort ingresstext och en beskrivning av aktiviteten där datum, tid, plats och om det krävs anmälan tydligt anges en längre inbjudande text kontaktuppgifter till den som är ansvarig Det brukar inte krävas att vara medlem för att delta på aktiviteter och då är det bra om det anges (undantag är givetvis årsmöte eller andra föreningsinterna möten). Det är även väldigt bra om det finns en bild som visar vad evenemanget handlar om som man kan använda. På evenemanget är det viktigt att värvarlappar finns tillgängliga. Dessa finns att få på vårt kansli. Det är kretsen sekreterare som har ansvar för material, så kontakta gärna sekreterare om du har frågor. Det går också bra att beställa information direkt från rikskansliet t.ex. roll- ups. Det kan vara effektfullt att ha med på arrangemanget. Tänk på att det vid seminarier kan vara intressant att dokumentera arrangemanget genom t.ex. bilder, ljudupptagning och film. De marknadsföringskanaler vi har för aktiviteter och evenemang är framför allt vår webbsida, vår facebooksida, vårt e- nyhetsbrev och annonser i andra medier. Vid marknadsföring av aktiviteter använder sig föreningen av vår facebook- sida och skapar aktiviteter där. Om inte någon i intressegruppen har administratörsrättigheter 11

12 till föreningens facebook så kontakta någon av administratörerna (står listade på facebooksidan). Då kommer eventet ut till alla som är fans till föreningens facebooksida. Det går också bra att skicka ut meddelanden till alla fans via förenings facebooksida. På föreningens web- sida kan det skapas sidor för evenemang. Det gör det lättare för webbansvarig att länka till informationen om aktiveten från startsidan och från aktivitetssidan Om evenemanget är kopplat till en intressegrupps aktiviteter läggs förslagsvis information om evenemanget under intressegruppens sida. Om det är frikopplat från intressegrupperna så kan det läggas direkt under aktiviteter på web- sidan. Viktigt att tänka på när en sådan sida görs är att texten ska ha: En kort och bra rubrik En kort ingresstext En längre inbjudande text. Tid, plats och datum tydligt utskrivet i texten Om det krävs anmälan ska det tydligt anges. Kontaktinformation till en person som har information om aktiviteten och som kommer vara närvarande vid aktiviteten. Gärna med mobilnummer utifall att folk behöver nå personen under själva aktiviteten. Länkar till relevant information om aktiviteten i högerfältet. När en sida är skapad, kontakta då kretsens web- ansvarige eller evenemangsgruppen som har möjlighet att länka till aktiviteten på kretsens första sida. Aktivitetskalendern är en gemensam kalender för hela Naturskyddsföreningen i Sverige. Där kan alla kretsar och riks lägga upp aktiviteter. Om en aktivitet läggs in där så kan intresserade från hela Sverige se vad som händer och andra kretsar kan även lägga in dessa aktiviteter på sina sidor (t.ex. kretsar i närområdet som kan vara intresserade). Kalendern hittas på För att lägga in aktiviteter i aktivitetskalendern gör ni följande: Gå in på adressen Skriv in användarnamn (= namnet på det länsförbund där aktiviteten sker, Bohuslän i vårt fall) och lösenord (=ordet aktivitet). Du kommer då till en sida som har rubriken Fyll i din aktivitet här. Fyll i de fält som finns där och klicka på förhandsgranska, titta igenom uppgifterna och publicera sedan. Klart. Vi kan skicka ut ett e- nyhetsbrev till våra medlemmar via medlemsregistret. Nyhetsbrevet är en mycket bra kanal för kommunikation med medlemmarna och bör användas ofta. Kontakta vår sekreterare i styrelsen om du göra ett utskick till den. Ett bra tips för att göra reklam för sin aktivitet är att få med den i Guiden i GP, de nås på guiden@gp.se TT (Tidningarnas telegrambyrå) har också en aktivitetskalender. Sidan där tips till TT:s kalender läggs in finns på 12

13 Även Göteborgs Fria har en kalender, tips till denna kan skickas till: Det finns också budgeterade pengar i föreningen för att annonsera inför evenemang. Kontakta styrelsen för att får reda på mer om det. Ett billigt sätt att annonsera utanför sociala medier är att skriva ut A4- sidor och sätta upp på skolor och bibliotek. Stadsbiblioteket har vid tillfällen även hjälpt till att distribuera ut lappar till stadens alla bibliotek. Prata med personalen i receptionen på stadsbiblioteket om ni vill ha hjälp med detta. Debattartiklar (Ragnar) Innan man skickar in debattartiklar till media så ska artikeln stämmas av med styrelsen, så att det verkligen är åsikter som föreningen står för. Frågan anmäls och tas upp på kommande styrelsemöte, vid tidsbrist är minimum en avstämning med ordförande. Kontakta ordförande eller den som är sammankallande till nästa styrelsemöte (uppgifter om vem som är sammankallande till nästa möte finns på styrelsens webbsida). datum- for- styrelsen/ Det kan vara bra att skriva artikeln tillsammans med andra intresseorganisationer. Undvik dock att skriva debattartiklar med enskilda politiska partier då föreningen är partipolitiskt obunden. Om det skrivs i samverkan med något religiöst samfund är det bra om flera religioner är representerade då föreningen också är religiöst oberoende. Tips för att få in artikeln: Att tänka på är om debattartikeln ska ha nyhetsvärde Bra om artikeln endast behandlar ett ämne. Välskriven - gärna med bild. Många fler bra tips finns i Westander PR- guide som finns på Det är bra att förbereda så att artikeln kan publiceras på föreningens webbsida. Vi samlar våra debattartiklar under delen Våra ståndpunkter på vår webbsida. Samtliga intressegrupper har möjlighet att publicera inlägg där. Om man behöver hjälp med inloggningsuppgifter, kontaktar man styrelsens webbsideansvarig. Rapporter, yttranden m.m. (Helena) Rapporter och yttranden ska stämmas av med styrelsen, så att det verkligen är åsikter som föreningen står för. Frågan anmäls och tas upp på kommande styrelsemöte, vid tidsbrist är minimum en avstämning med ordförande. Kontakta ordförande eller den som är sammankallande till nästa styrelsemöte (uppgifter om vem som är sammankallande till nästa möte finns på styrelsens webbsida). Yttranden ska skrivas under av ordförande eller vice ordföranden innan inlämnande. 13

14 Om en rapport ska presenteras så är det bra att i kombination med detta skriva en debattartikel eller en aktivitet t.ex. en presentation eller debatt. Detta för att skapa fokus på rapporten. Vi samlar våra rapporter och yttranden under delen Våra ståndpunkter på vår webbsida. Samtliga intressegrupper har möjlighet att publicera inlägg där, om er grupp saknar inloggningsuppgifter eller behöver hjälp med detta, kontakta styrelsens webbsideansvarig. Intern kommunikation (Ragnar + Göran) Styrelsen har fått i uppdrag av stämman att uppdatera denna del med ett stycke kring internkommunikation. Syftet är att beskriva hur man generellt inom föreningen sköter kontakten mellan aktiva och mellan medlemmar och styrelsen. Exempelvis hur medlemmar kan ge feedback till styrelsen och hur styrelsen informerar om förändringar i föreningen. En del specifika internkommunikationsfrågor tas redan upp i föreningshandbokens andra stycken, exempelvis ekonomikapitlet som beskriver hur man kontaktar styrelsen angående ekonomiska frågor. Kontakt mellan aktiva medlemmar Mycket av kretsens arbete sker i grupperna. Därför sker mycket av kommunikationen mellan kretsens aktiva medlemmar i grupperna, vid gruppernas möten och aktiviteter. En grupp kan ha en e- postlista där kommunikation inom gruppen kan ske. Dessutom kan varje grupp, som så önskar, ha en egen facebook- grupp, och/eller facebook- sida. En grupp kan dessutom givetvis ha en egen telefonlista. Kontakt mellan medlemmar och styrelsen Styrelsen och grupperna håller normalt kontakt via gruppernas kontaktpersoner och via styrelsens gruppansvariga. Medlemmar som inte är med i någon grupp kan kontakta styrelsen direkt, förslagsvis via mejl eller telefon. Se kretsens websida för dessa uppgifter. Styrelsen informerar medlemmarna via nyhetsbrev, websidan och facebook- sidan. Styrelsen informerar även vid medlemsmöten, aktiviteter, samt via blogginlägg, m.m. 14

15 Kommunikationskanaler (Ragnar) Medlemsblad Bohus natur distribueras i pappersform till samtliga fullbetalande medlemmar i januari och augusti innehåller information som är väsentlig för alla medlemmar, t.ex. årsmöteskallelse kontaktperson: Sekreteraren E- postlistor (Göran + Ragnar) Samtliga medlemmar Går till alla medlemmar som har angett e- post i medlemsregistret, antal i dagsläget ca Frekvens: en gång i månaden, samt vid behov Detta är den huvudsakliga kanalen för fortlöpande information om kommande aktiviteter och händelser, samt annan information om föreningen. E- nyhetsbrevet har stor utvecklingspotential att bli en ryggrad i föreningens fortlöpande internkommunikation, men det kräver aktivt redaktörskap. Förvaltning: sekreterare och ordförande. Volontärlista Används för att bjuda in medlemmar att medverka och göra punktinsatser vid olika aktiviteter. Förvaltning: Kommunikationsansvarig enligt avsnittsrubriken Gruppansvariglista Används för kommunikation av information av vikt för intressegrupperna Alla gruppansvariga och hela styrelsen har tillgång Används sparsamt för att inte överbelasta gruppansvariga. När information skickas för kännedom bör detta skrivas explicit. Listan förvaltas av: ordförande Styrelsens och gruppernas egna listor För att få reda på mer om dessa, kontakta ordförande. Föreningens webbsida (Ragnar) Mer information om föreningens hemsida finns under kapitlet "Vår hemsida" Nyheter I dagsläget har vi inte någon specifik plats för generella nyheter på webbsidan. Det är dock möjligt att använda den funktionen på webbsidan. Dock så är de flesta av våra nyheter i form av nya arrangemang och gruppaktiviteter. Vi har då helt enkelt valt att länka till respektive sidor för dessa från länksamlingslänksidan på webbplatsens första sida. 15

16 Pressmeddelanden/yttranden Pressmeddelanden och yttranden samlas under "Våra ståndpunkter" på vår webbsida. Aktivitetskalender finns på Det är en gemensam nationell kalender för Naturskyddsföreningen, där alla kretsar såväl som riksföreningen kan lägga upp aktiviteter som då blir synliga för intresserade från hela Sverige, t.ex. andra kretsar. För att lägga in aktiviteter i aktivitetskalendern: Gå in på adressen Skriv in användarnamn (= namnet på det länsförbund där aktiviteten sker, Bohuslän i vårt fall) och lösenord (=ordet aktivitet). Du kommer då till en sida som har rubriken Fyll i din aktivitet här. Fyll i de fält som finns där och klicka på förhandsgranska, titta igenom uppgifterna och publicera sedan. Klart. Gruppernas egna sidor Finns under Intressegrupper Är fria att utformas som grupperna önskas, men det är rekommenderat att titta på hur de andra grupperna har gjort och göra en liknande struktur. Sociala medier (Ragnar) Föreningens Facebooksida Sidan finns på pages/naturskyddsforeningen- i- Goteborg/ Sidan bör användas flitigt för allt som kan vara av bredare medlemsintresse. Intressegrupper kan få administratörsrättigheter till sidan. Om rättigheterna inte finns kan man kontakta någon av administratörerna (som står listade på facebooksidan). Meddelanden och event kommer till feeden hos alla som är fans till föreningens Facebooksida. Det går också bra att skicka ut meddelanden till alla fans via föreningens facebooksida. Medlemmar kan vända sig till administratör för att få saker postade. För sidan ansvarar IT- ansvarig, tillsammans med övriga administratörer. Gruppernas Facebooksidor Enskilda grupper är välkomna att starta egna Facebooksidor och/eller Facebook- grupper. Som exempel har klimatgruppen en aktiv Facebook- grupp. Övriga sociala medier Föreningen är i nuläget inte representerat på t.ex. Twitter eller MySpace. 16

17 Öppna månadsmöten och andra medlemsaktiviteter (Ragnar) I samband med medlemsmöten kan intressegrupper och medlemmar ges utrymme för att informera om aktiviteter, projekt m.m. Affischering, flyers, annonsering i tidningar (Ragnar) Affischering och flyers är ett utmärkt sätt att marknadsföra event. Detsamma gäller tidningsannonsering, som dock är ganska dyrt. I dagsläget har föreningen ingen samordning av dessa verksamheter. Pressmeddelanden (Ragnar) I framtiden kommer det förhoppningsvis att finnas mallar och andra tips i Föreningshandboken. 17

18 Årsplan (Helena) Januari Februari Mars April Maj Juni Juli Augusti September Verksamhetsplan och budget färdiga Fastställa verksamhetsberättelse Fastställa bokslut Behandla motioner och propositioner Utse ombud till länsförbundets stämma Behandla projektmedelsansökningar Utse ombud till riksföreningens stämma eller konferens Förbereda punkter inför riksstämma Ekonomisk avstämning Behandla projektmedelsansökningar Skriv motioner Börja formulera ansökan om projektmedel från riksföreningen Ansökan om projektmedel 15/4 Börja formulera ansökan om projektmedel från riksföreningen Händelser och aktiviteter Föreningsstämman Länsförbundets stämma Cykeldagen Fagning i Skändla Naturnatta på Världsmiljödagen 5/6 Riksstämma el. konferens Way out west Göteborgskalaset Mobilitetsveckan v. 39 Bok- och bibliotek Månad Styrelsearbete Intressegruppsarbete Informationsspridning Eventuellt utskick inför stämman Material till kretsens programblad Material till Bohusnatur 18

19 Oktober Ansökan om projektmedel 15/10 November Påbörja budgetoch verksamhetsplanering Preliminärt bokslut och verksamhetsberättelse Miljövänliga veckan v. 40 Riks höstkonferens December Påbörja planering av stämman Verksamhetsberättelse Verksamhetsplan inkl. budget för nästa år Material till Bohusnatur 19