REJÄL FÖRVALTNING. Att äga fastigheter har aldrig varit enklare

Transkript

1 Sida 1 av 8 REJÄL FÖRVALTNING Att äga fastigheter har aldrig varit enklare Att som företag äga sin egen fastighet har många fördelar. Det innebär dock också ett mycket stort ansvar för att fastigheten förvaltas på ett korrekt sätt vilket kräver kompetens inom byggteknik och förvaltning samt tillgänglig tid och stort personligt engagemang. Om detta inte kan säkerställas och en fungerande långsiktig struktur för förvaltningen saknas löper företaget risk för följande negativa följder: Högre kostnader och lägre fastighetsvärde o Akut underhåll är i snitt cirka 3 gånger dyrare än planerat och förebyggande underhåll o Bristande samordning av större åtgärder innebär stora extra kostnader o Outnyttjad värdepotential på grund av brist på långsiktig fastighetsutveckling och investeringstänkande Mer tidsåtgång för förvaltningen än nödvändigt o Otydlig ansvarsfördelning och organisationsstruktur o Flera involverade parter och många olika kommunikationsvägar o Bristande standardisering och kvalitetssäkring Högre energiförbrukning och miljöpåverkan o Stora besparingspotentialer och miljöfarliga material upptäcks ej Fastighetens goda bestånd äventyras o Följdproblem istället för mer allvarliga grundorsaker åtgärdas o Personal med bristande teknisk kompetens tillåts arbeta på fastigheten

2 Sida 2 av 8 Det finns därför tydliga motiv för företaget att säkerställa att fastigheten förvaltas på ett strukturerat sätt av personal med stark kompetens inom byggteknik och fastighetsförvaltning. Här kommer Rejäl Byggkonsult in i bilden. VAD ÄR REJÄL FÖRVALTNING? Rejäl erbjuder ett komplett förvaltningspaket och tar ett helhetsansvar för hela förvaltningen. Tjänstepaketet har fem huvudmål: 1. Sänka företagets fastighetsrelaterade kostnader 2. Höja företagets värde 3. Säkerställa fastighetens goda bestånd 4. Minska företagets energiförbrukning och miljöpåverkan 5. Skapa en trivsam och hälsosam arbetsmiljö Företaget får en egen förvaltare från Rejäl Byggkonsult som rapporterar direkt till styrelsen. Vi liknar denna organisation vid den mellan en styrelse och VD i ett aktiebolag, där styrelsen ansvarar för långsiktig planering och övergripande beslut medan förvaltaren axlar VD:s verkställande och rapporterande roll. På så vis kan företaget fokusera på långsiktiga och stora frågor medan förvaltaren ser till att företagets fastighet sköts som den ska. Att förvalta en fastighet innebär en mängd uppgifter av olika omfattning. För att företaget ska kunna fokusera på sin kärnverksamhet krävs det någon som tar hand om alla ärenden relaterade till fastigheten. På så vis slipper företaget att lägga tid på att släcka bränder och kan istället ta hand om sin dagliga verksamhet samt de stora och långsiktiga frågorna. För att åstadkomma en rejäl förvaltning av en fastighet anser vi att två grundförutsättningar måste vara uppfyllda: Förvaltare med omfattande teknisk kompetens som känner fastigheten väl och har god relation med företaget. Tydlig ansvarsfördelning, struktur och organisation för förvaltningen som alla förstår och är överens om.

3 Sida 3 av 8 Till skillnad från våra konkurrenter tillser vi att båda dessa förutsättningar uppfylls innan vi åtar oss ett förvaltningsuppdrag. Det är naturligt för oss att kunden enbart har en kontaktperson för alla fastighetsrelaterade frågor. Denna person ska ha senior förvaltningskompetens och är den naturliga knutpunkten för alla ärenden relaterade till förvaltningen av fastigheten. Ungefär som en chef för hela fastighetsdriften. Vi har en enkel och tydlig struktur för vår förvaltning. Med hjälp av en standardiserad modell som alla följer blir förvaltningen effektiv och kvalitetssäkrad. Strukturen utgörs av en organisationsmodell samt fyra grundläggande planer som noggrant specificerar hur fastighetens olika delar ska skötas. För att komplettera dessa använder vi enkla system för kommunikation och rapportering, så att fokus alltid är på fastigheten. FÖRETAG FÖRVALTARE Ekonomi Underhållsplan Entreprenörer Arkitekter Specialister Skötselplan Städplan Driftplan Fastighetsskötsel Städning Drift och teknik Vi använder oss oftast av underentreprenörer för de praktiska funktionerna inom driften av fastigheten. Detta gör vi eftersom vi kan välja den mest passande partnern för varje specifik fastighet. Vår kompetens ligger i att bedriva och samordna förvaltningen, inte det praktiska utförandet i sig. Genom att upphandla varje enskild del kan vi dessutom ofta säkerställa ett lägre pris än om vi hade skött det praktiska utförandet själva. Vi har inga prispåslag på våra underentreprenörers priser. Med underhålls, drift-, skötsel- och städplanerna som grund utformas avtal där underentreprenörerna kan se i detalj vilka åtgärder de ska utföra och med vilka intervall. På så vis kan kunden tydligt se exakt vad som förväntas av underentreprenörerna och förvaltaren kan säkerställa att fastigheten sköts på ett korrekt och systematiskt sätt. I avtalen med underentreprenörerna ingår även en kvalitetssäkring där de förbinder sig att all personal som arbetar på fastigheten ska vara väl utbildad om fastighetens unika förutsättningar, något som förvaltaren ansvarar för.

4 Sida 4 av 8 KUNDVÄRDEN Rejäl Förvaltning liknas bäst vid en försäkring för företaget som säkerställer att fastigheten förvaltas på bästa sätt. På så vis kan företaget spara pengar, undvika risker och aktivt utveckla sin fastighet. Med Rejäl Förvaltning får företaget följande kundvärden: Direkt tillgång till senior kompetens inom bygg och förvaltning Enbart en kontaktperson med personligt engagemang i fastigheten Enkla och tydliga processer, strukturer och system som alla kan arbeta i Hållbarhetsaspekter såsom energiförbrukning och boendemiljö integreras i förvaltningen Minskade fastighetsrelaterade kostnader genom planerat underhåll och kvalitetssäkring Höjt fastighetsvärde genom aktiv fastighetsutveckling Frihet för företaget att själva välja omfattning och enbart debitering för det jobb som faktiskt utförs Kvalitetsstämpel för företaget och fastigheten PROCESSEN Rejäl Underhållsplan Presentation/ diskussion Offert Rejäl Förvaltning Uppstartsmöte och boendeinfo Kvalitetssäkring underkonsulter Rejäl Förvaltning inleds Våra förvaltningsuppdrag inleds alltid med en upprättandet av en Rejäl Underhållsplan. Utan en riktig underhållsplan kan inte en hållbar förvaltning av fastigheten bedrivas, därför är detta en förutsättning för att vi ska åta oss uppdraget. Med en Rejäl Underhållsplan som grund får kunden en enkel och tydlig sammanställning av hur det planerade underhållet för fastigheten ska skötas 30 år framöver. När underhållsplanen levererats hålls ett möte där planen presenteras och fortsatt arbetsgång diskuteras. I samband med detta kan kunden välja att ta in offert på Rejäl Förvaltning. Om denna tjänst önskas görs en grundlig genomgång tillsammans med

5 Sida 5 av 8 företaget för att lägga grunden för hur förvaltningsavtalet ska utformas. Därefter lämnas en graderad offert i tre olika nivåer så att kunden själv kan avgöra vilken omfattning som passar bäst. TRE GRADER AV OMFATTNING Som med de flesta av våra tjänster erbjuds Rejäl Förvaltning till fastpris i tre olika grader, så att kunden själv kan välja fritt den typ av förvaltning som passar dem bäst. Allt från enskilda mindre förvaltningsinsatser till en heltäckande förvaltning där företaget kan luta sig tillbaka och helt överlämna hela ansvaret till förvaltaren. Varje förvaltningsuppdrag skräddarsys i detalj efter varje kunds unika önskemål, men i stora drag omfattar de olika graderna följande: REJÄL FÖRVALTNING MINI Ett gratispaket för föreningen som vill göra mycket själva Fastighetsarkivet -- En enkel webbtjänst för lagring av föreningens filer Egen kontaktperson -- Kundansvarig på Rejäl som sköter all kontakt med er som kund. 3 % rabatt på alla tim- och fastpriser från Rejäl Byggkonsult Svar via telefon och mail på frågor som ej kräver specifik utredning En gång per år: Rejäl förvaltare närvarar på möte samt sköter protokollskrivning, justering och utskick Pris: Gratis Valfria tillägg: Rabattavtal årlig uppdatering av underhållsplan inkl. årlig besiktning o Mini o Bas o Total Rejäl förvaltare närvarar på möte samt sköter protokollskrivning, justering och utskick. Valfria delar av de högre graderna Bas eller Total. Pris: Debitering per tillägg, löpande eller fastpris

6 Sida 6 av 8 REJÄL FÖRVALTNING BAS Ett heltäckande förvaltningspaket med egen förvaltare Förvaltare från Rejäl tar över fastighetsförvaltningen och rapporterar direkt till företaget. Kontakt med personal, hyresgäster och andra externa parter i fastighetsfrågor Städning enligt fastslagen städplan, utförs av kvalitetssäkrad underkonsult Fastighetsskötsel enligt fastslagen skötselplan, utförs av kvalitetssäkrad underkonsult Framtagande av drift- och teknikplan för specialiståtgärder med längre intervall, exempelvis besiktning hissar och OVK. Upphandling av kvalitetssäkrade avtal för dessa åtgärder. Rejäl förvaltare närvarar på samtliga förvaltningsrelaterade möten samt sköter protokollskrivning, justering och utskick Förvaltarbesök i fastighetens samtliga utrymmen 6 ggr/år med påföljande fastighetsrapport till företaget. Upprättande av årlig budget för drift av fastigheten Felanmälan via telefon och webbformulär Jouranmälan direkt till underentreprenörer 5 % rabatt på alla tim- och fastpriser från Rejäl Byggkonsult Årlig uppdatering av underhållsplan, samma nivå som ursprunglig plan Fastighetsarkivet -- En enkel webbtjänst för lagring av föreningens filer Svar via telefon och mail på frågor som ej kräver specifik utredning Pris: Årligt fastpris beroende på fastighetens omfattning och hur uppdraget anpassas

7 Sida 7 av 8 REJÄL FÖRVALTNING TOTAL Företaget kan luta sig tillbaka medan Rejäl sköter allt fastighets- och ekonomirelaterat arbete Förvaltare från Rejäl tar över fastighetsförvaltningen och rapporterar direkt till företaget. Kontakt med hyresgäster och andra externa parter i fastighetsfrågor Heltäckande ekonomisk förvaltning: o Avihantering hyror och avgifter o Fakturahantering o Löpande bokföring o Bokslut o Revision Städning enligt fastslagen städplan, utförs av kvalitetssäkrad underkonsult Fastighetsskötsel enligt fastslagen skötselplan, utförs av kvalitetssäkrad underkonsult Framtagande av drift- och teknikplan för specialiståtgärder med längre intervall, exempelvis besiktning hissar och OVK. Upphandling av kvalitetssäkrade avtal för dessa åtgärder. Rejäl förvaltare närvarar på samtliga förvaltningsrelaterade möten samt sköter protokollskrivning, justering och utskick Förvaltarbesök i fastighetens samtliga utrymmen 6 ggr/år med påföljande fastighetsrapport till styrelsen. Upprättande av budget för drift av fastigheten Felanmälan via telefon och webbformulär Jouranmälan direkt till underentreprenörer 10 % rabatt på alla tim- och fastpriser från Rejäl Byggkonsult Årlig uppdatering av underhållsplan, samma nivå som ursprunglig plan Fastighetsarkivet -- En enkel webbtjänst för lagring av föreningens filer Svar via telefon och mail på frågor som ej kräver specifik utredning Pris: Årligt fastpris beroende på fastighetens omfattning och hur uppdraget anpassas

8 Sida 8 av 8 KVALITET OCH KUNDNÖJDHET Vår främsta kvalitetsgaranti utgörs av det faktum att det är enbart en person som har allt ansvar för hela förvaltningen. Förvaltarens första och främsta uppgift är att leverera en högkvalitativ tjänst och göra kunden nöjd. Alla underentreprenörer som arbetar med fastigheten går alltid via förvaltaren och kvalitetssäkras enligt vårt system innan de godkänns för att arbeta i kundens fastighet. Vi eftersträvar att säkerställa att det alltid är samma personer hos underkonsulterna som arbetar i fastigheten så att de kan bygga upp en bra erfarenhetsbas samt en trevlig relation med kunden. Är kunden missnöjd med förvaltarens eller någon av underentreprenörernas arbete finns en direkt kontaktväg till Rejäl Byggkonsults ledning som lyfter frågan och korrigerar felet omgående. REFERENSER Våra förvaltare har en mycket bred erfarenhetsbas både inom byggteknik och fastighetsförvaltning, något vi tycker är mycket viktigt för att kunna bidra med ett helhetsperspektiv på uppdraget. Rejäl Byggkonsult har underhållsplanerat och bidragit med förvaltningstjänster åt många av Göteborgs mest kända fastigheter såsom Stora Teatern, Sjömagasinet och Röhsska Muséet, samt ett stort antal industrifastigheter för stora industrikoncerner som VOLVO och B&B Tools. Utöver dessa fastigheter har vi arbetat med över 200 bostadsrättsföreningar runtom i landet och hjälpt föreningarna till en mer ekonomisk och bekymmersfri förvaltning. INTRESSERAD? Kontakta oss! Vi kommer gärna ut för en kostnadsfri presentation och diskussion om hur ni kan effektivisera er fastighetsförvaltning. Magnus Klintenberg Byggkonsult Magnus.klintenberg@rejalbyggkonsult.se