Erfarenheter från Engelnet projektet

Transkript

1 1(7) Ängelsberg i mars 2014 Erfarenheter från Engelnet projektet Bakgrund och Syfte Engelnet är namnet på en ekonomisk förening och ett projekt som skulle bygga fiberbaserat bredbandsnät i Ängelsbergsområdet inom Fagersta kommun. Detta dokument syftar till att informera berörda myndigheter om våra erfarenheter av de betingelser som ställs upp för vår typ av projekt. Dokumentet är också tänkt att skapa en genväg för kommande projekt av liknande art. Dessa skall helst inte behöva möta samma svårigheter som vi har gjort. Kanske kan dokumentet också beskriva projektets öde för våra besvikna medlemmar. Dokumentet riktar kritik mot de förutsättningar som myndigheter skapar, och mot medlemmar som inte vill engagera sig. Myndigheters bidrag Seminarierna som Länsstyrelsen anordnade under 2012 gav ett intryck av att det var ganska enkelt att bygga fibernät. Jag har inget minne av att det som senare framstod som svårigheter nämndes. Vår erfarenhet är nu att det är väsentligt mer komplicerat att driva lokala fibernätsprojekt än vad som framkom på dessa seminarier (en av oss i styrelsen deltog i två av dem). Indi Persson, som blev vår kontakt på Länsstyrelsen från och med sommaren 2013 har varit till synnerligen stor hjälp för projektet genom sin kunskap om regelverket och villighet att hjälpa oss tolka och tillämpa det. Vi upplever att Fagersta kommun har stöttat oss bra genom att anställa Kjell Karlsson som bredbandssamordnare. Han har mycket kunskap och erfarenhet från kanalisationsarbete inom Vattenfall och Mälarenenergi, kompetens som tidigare saknades i projektgruppen. Det förefaller som om Länsstyrelsen hade slut på pengar under våren 2013, men fick nya medel under sommaren. Vi fick inte bra information om detta, och trodde under en tid att vi inte skulle få några pengar alls. Vi är mycket kritiska mot det spöke som finns dolt i den stora byråkratin. Detta med tidshanteringen är ett exempel. Vår tro är att när man beslutar om denna typ av stöd (kanske i EU?) och bestämmer en färdigtidpunkt, så har man säkert en ganska lång framförhållning, vi kan kalla den 100. Men sedan skall detta beslut fortplantas genom en massa nivåer, så att det inte når fram till oss förrän vid 60 eller 70. Inte förrän då vet vi om vi har en grund för att starta projekt. Vår upphandling kanske kommer igång vid 80 och sedan finns det inte mycket tid kvar. Mer om detta senare! Beskedet om bidrag fick vi i två steg. Det första kom och hade innebörden att Länsstyrelsen utlovade ett belopp under den uttalade förutsättningen att Post- och Telestyrelsen utlovade en ytterligare del. Trots Indi Perssons försäkringar, så vågade vi inte lita på att PTS också skulle vara positiva. Myndigheterna har tyvärr ett lågt förtroendekapital. Besked från PTS kom , vilket betydde att projektgruppen levde i ovisshet under 1,5 månad. Myndigheterna bidrar också till svårigheter i denna typ av projekt genom kraven på formell upphandling. Den processen är en byråkrati som inte ryms inom projekt hanterade av amatörer under stark tidspress!

2 Projektgruppen, tillika föreningens styrelse Projektgruppen har bestått av Beth Söderkvist, Gerd Dieter Seidel, Jan-Gunnar Berggren och Hans Philip. Under första skedet medverkade också Mats Hansson och under det andra Kurt Ericsson. Under senaste delen medverkade även Kjell Karlsson från kommunen, såsom nämnts ovan. Den kompetens som finns i projektgruppen omfattar bland annat: Kvalificerad militär utbildning i kombination med erfarenhet av stora upphandlingar Erfarenhet av företagsledning inom olika branscher En rad olika yrkesroller inom IT- och telekomindustri, samt försvarselektronik, bland annat som utbildare av projektledare Stor lokalkännedom, både med avseende på geografi och befolkning Erfarenhet av kanalisationsarbete När vi startade projektet, hade vi trots detta på tok för lite kunskap om vad det handlar om. Denna brist på kunskap gjorde att vår första ansökan om bidrag var ofullständig. Vi fick också dålig eller ingen feedback på detta förhållande från Länsstyrelsen, inledningsvis. Det har varit svårt att hitta människor som verkligen ville/kunde hjälpa till i projektet. Vi hade behövt vara fler! Dock måste det sägas att flera personer vid upprepade tillfällen har uttalat stor uppskattning av projektgruppens arbete! Ingen lokal person har varit villig att ta på sig rollen som kassör, vilket ledde till beslut om att använda en extern redovisningsbyrå för bokföringen samt att föreningens sekreterare fick ta på sig reskontrahantering och in-och utbetalningar. Hjälpmedel Vi har haft tillgång till ett antal olika mallar för väsentliga dokument, såsom anslutningsavtal och upphandlingsunderlag. Dessa mallar har dels kommit från Länsstyrelsen, dels från Companion i Kronoberg som har givit ut en Handbok för fiberföreningar. Den senare handboken negligerar faktiskt många av de problem som vi har stött på. Vår uppfattning är att dessa dokumentmallar borde förbättras och gärna kunde samordnas. När Kjell Karlsson kom in i projektet, så introducerade han ett suveränt hjälpmedel, Fiberkartan, baserat på Google Earth och med tillägg av en ritfunktion. Detta gav oss möjlighet att rita ledningsdragningar på ett smidigt sätt. Den är baserad på en molntjänst och är därmed bekvämt åtkomlig från olika datorer, dock med behörighetskontroll. Den har också en inbyggd, automatisk funktion för versionshantering. Mycket bra! En i projektgruppen har lång erfarenhet av att bygga anpassade databaser, vilket har underlättat hantering av medlemslistor, utskick, uppföljning etc. Riskbedömning Ett projekt av denna art har två synnerligen väsentliga intressenter. Den ena är de fastighetsägare som vill satsa privata pengar på att ansluta sig till nätet. Den andra är bidragsgivande myndigheter som vill att offentliga bidragsmedel skall användas på rätt sätt. Inför kraven från dessa båda grupper, måste projektgruppen genomföra en systematisk riskbedömning som en del av projektplaneringen. Men för att göra detta, krävs kunskap och inte minst erfarenhet från alla de specialområden som projektet berör. Den som vet lite, tror ofta att det är allt! Systematisk riskbedömning innebär att analysera alla tänkbara risker, både med avseende på sannolikheten att risken utfaller och konsekvenserna som uppstår om den gör det, samt att dra slutsatser av detta och göra prioriteringar. 2(7)

3 Det måste erkännas att vår projektgrupp inte orkade göra detta på ett systematiskt sätt. Visst hade vi en intuitiv känsla för en del risker som utan tvekan påverkade vår planering, men vi förmådde inte göra detta tillräckligt väl. Lars Hansson är en av medlemmarna i föreningen, med omfattande erfarenhet av styrelsearbete i olika företag. I slutet av projektet kom han in i vårt arbete och öppnade våra ögon med avseende på riskbilden. Man bör observera att arbetet med riskbedömning ibland avslöjar möjligheter som kan bedömas på i princip samma sätt, men som har en annorlunda inverkan på projektet! Exempel på risker En risk som vi inte hade tagit hänsyn till, är att en person i Ängelsberg visade sig aktivt motarbeta projektet. Vi anser oss veta att denna person har påverkat fastighetsägare både i Ängelsberg och i Åvestbo till att inte ansluta sig till fibernät. En mera självklar och betydelsefull risk, är att den föreslagna ledningsdragningen inte accepteras av markägare eller natur-, miljö- och fornminnesvårdande myndighet. I sådana fall kan man behöva göra större förändringar av ledningskartan vilket medför att markägare och myndigheter måste upprepa delar av prövningen. Sådant tar tid! Länsstyrelsens granskning av vår hantering av upphandlingen skall, om vi förstått saken rätt, ske i samband med vår första ansökan om utbetalning av bidrag. Detta innebär en stor risk att vi har dragit på oss kostnader och gjort ett misstag i upphandlingen så att vi inte kan få ut vårt bidrag. Här hotar en dolkstöt i ryggen! Upphandlingsförfarandet har en inneboende risk att någon anbudsgivare överklagar utvärderingsbeslutet. En fiberförening med den aktuella typen av krav på färdigtidpunkt, kan omöjligen klara en sådan situation. Ytterligare en möjlig dolkstöt! Det tycks ha förekommit på andra håll att den lokala Länsstyrelsen har fått slut på pengar och därmed försatt fiberprojekt i en synnerligen besvärlig situation. Detta kan inte jämföras med en dolkstöt, möjligen med en kollision med ett snälltåg! Kravet från bidragsgivande myndigheter på datum för slutredovisning innebär för vår del en orimligt kort projekttid. Det borde ligga i myndigheternas intresse att projekten kan genomföras i rimlig takt, med någon marginal för oförutsedda omständigheter. Hanteringen kring utbetalning av bidragsmedel måste planeras väl i projektet, annars finns risk för svåra likviditetsproblem. När en faktura är betald, kan man sända in en ansökan om utbetalning av motsvarande bidrag. Länsstyrelsen gör då en beredning av ärendet och sänder den sedan vidare till Jordbruksverket. Detta sker en gång per månad, omkring den 10:e. Hur lång tid som Jordbruksverket kan tänkas ta på sig för att genomföra utbetalningen är fortfarande inte bekant, men förefaller handla om minst en månad. Om det då kommer ytterligare en faktura till föreningen med betalningsdatum som infaller under tiden som föregående utbetalningsärende är under bearbetning, så riskerar projektet allvarliga likviditetsproblem. Marknadsundersökning Befolkningen i vårt område är till knappt hälften permanentboende, resten fritidsboende. Särskilt bland de permanentboende är andelen pensionärer hög. Vi ser ingen tydlig trend för hur dessa båda grupper förhåller sig till möjligheten att få fiberanslutning. Vi har flera fastboende pensionärer som använder dator flitigt och det finns andra som ser det som en självklar investering i fastighetens framtid. Det finns flera yrkesarbetande, särskilt bland de fritidsboende, som ser en intressant möjlighet i att sitta här och arbeta på distans. Trots vad som sägs ovan, så har vi fått arbeta mycket med att argumentera för varför man behöver en så stor kommunikationskapacitet i morgon, när det duger med mycket mindre idag. Många tror också att mobilnäten kommer att bli så mycket bättre att de kan jämföras med fiber. 3(7)

4 Tidigt under 2013 informerade vi befolkningen i bygden om planerna på ett fibernät. Ganska snabbt fick vi ca 130 personer som uttalade intresse för att ansluta sig. På den grunden tog vi inledande kontakter med leverantörer och fick en del indikationer på kostnader. Så här i efterhand kan man nog säga att vi gjorde ett misstag i kommunikationen med medlemmarna, dvs vår marknad. Vi talade främst om ett paket av tjänster bestående av TV, telefon och Internet. Även om detta paket var fördelaktigt, så svarade det inte helt mot marknadens krav. Troligen skulle det varit bättre om vi även hade betonat den alternativa möjligheten att bara köpa tjänsten Internet. Särskilt fritidsboende, men även vissa permanentboende hade nog haft lättare att uppskatta det alternativet. Visserligen talade vi om att man kunde köpa vilka tjänster man ville, men vad det innebär är nog inte uppenbart för alla. Processen Projektet måste gå igenom följande steg, i huvudsak i nämnd ordning och med starka beroenden stegen emellan: 1. Bedöma graden av intresse hos fastighetsägare för anslutning (=marknadsundersökning) 2. Göra en preliminär uppskattning av tid och kostnad 3. Söka bidrag och erhålla löfte 4. Skriva avtal med fastighetsägare om anslutning 5. Rita ledningskartor 6. Söka samråd med Länsstyrelsen för natur-, miljö- och fornminnesskydd 7. Träffa avtal med berörda markägare om kabeldragningar 8. Upphandla tjänster 9. Besluta om en affärsmodell som underlag för beslut om eventuell momsregistrering 10. Genomföra arbetet Vi fick ett förhållandevis stort antal intressenter tidigt på våren 2013, men sedan var det förfärligt svårt att få avtal med dessa om anslutning. Trots massor av påminnelser såg det fortfarande i december inte ut att bli tillräckligt många avtal. Medlemmarna har haft svårt att fatta beslut och också slarvat mycket med att tala om när de inte längre var intresserade. Styrelsen har känt stor vånda på grund av denna osäkerhet. Av ursprungliga ca 130 intressenter, tappade vi ungefär 50 st. Sedan visade det sig att några medlemmar ville ha flera anslutningar och slutligen tillkom några helt nya medlemmar runt årsskiftet så att vi kom upp i 97 avtal om anslutning i början av februari. Denna situation borde vi ha haft i juni om tidplanen skulle kunna hållas! Således ett drygt halvår tidigare. Vi hade tagit alltför lätt på kravet på samråd beträffande naturskydd etc. Sent i projektet blev det därför klart att det fanns extra kostnader och tidsfördröjning i detta. Det är mycket lätt hänt att man måste gå igenom stegen 5, 6 och 7 flera gånger innan alla berörda parter kan enas om en acceptabel ledningsdragning. Eftersom vi avbröt projektet just i detta skede, så vet vi inte hur det skulle gått, men vi konstaterar ändå att det vore önskvärt med en snabb dialog med Länsstyrelsens organ i detta sammanhang, särskilt om man måste upprepa delar av samrådet! I vårt fall blev det tyvärr så att steg 8 kom före stegen 6 och 7. Orsaken till detta kan skyllas på bristande erfarenhet och panik inför den korta projekttiden. Tidplan I vårt fall fick vi det definitiva beskedet om bidrag (svaret från PTS) i mitten av oktober. Då gällde kravet på färdigtidpunkt Vi fick alltså drygt 14 månader på oss att genomföra ett komplicerat 4(7)

5 projekt. Ganska snart fick vi dock 3 månader ytterligare, vilket naturligtvis innebar en stor förbättring, men inte tillräckligt. I avsnittet Processen ovan indikeras den ordningsföljd som saker måste genomföras i. Besked om bidrag måste finnas innan man seriöst kan skriva avtal med fastighetsägare och så vidare. Våra erfarenheter tyder på att tiden från det att beskedet om bidrag lämnas, fram till färdigtidpunkt behöver vara 24 månader, allra minst. Den får inte heller vara huggen i sten! Om man har gjort en rimligt bra kalkyl av tidsåtgången, så borde det finnas utrymme för en 50%-ig förlängning av kalendertiden! Ett oväntat krav från naturvårdande myndigheter, en osynlig bergknalle på ett oväntat ställe eller en avig markägare förlänger oundvikligen projekttiden! Det finns en speciell aspekt på tidplanen. Vi förutsätts upphandla vissa tjänster i konkurrens. Det innebär att ingen anbudsgivare i förväg skall känna till sina möjligheter. Det innebär i sin tur att ingen anbudsgivare kan avsätta resurser i sin egen planering. Det är därför nödvändigt att den segrande anbudsgivaren får en tillräcklig tidsfrist för att kunna göra nödvändiga omdispositioner eller resursförstärkningar. Om detta inte uppfylls, så kommer vårt projekt tveklöst att drabbas av problem, likaväl som anbudsgivarens övriga kunder. Kravet på formell upphandling låter sig därför inte kombineras med den snäva tidplanen! Legala och skattemässiga förhållanden Vi har inte kunnat hitta något krav i Lagen om Ekonomiska föreningar som säger att man måste ha en medlemsavgift i föreningen. Däremot var det en medlem som antydde detta under stämman i november. Senare har vi hittat ett sådant krav på Bolagsverkets hemsida, men vet inte vilket lagstöd detta krav har. Vi ändrade därför stadgarna så att det stod att vi skall ha en medlemsavgift, vars belopp stämman skall besluta om. Det visar sig att Bolagsverket inte godkänner detta heller. Antingen skall beloppet stå i stadgarna, eller dess minsta och högsta värde. Motsvarande gäller även för medlemmens insats i föreningen. Vi hade stora svårigheter att förstå hur moms skall hanteras i en verksamhet som vår. Ett första samtal med Skatteverket var inte till någon hjälp eftersom vi inte var på speaking terms. Den konsult som skulle sköta bokföringen för oss, hade rådfrågat en skatteexpert, men resultatet av det var inte heller begripligt för oss. Skatteverket har givit ut ett ställningstagande som avser att förklara hur moms skall hanteras av fiberföreningar, där ett antal olika fall diskuteras. Detta dokument är på intet sätt lättbegripligt. Dock framgår det att en avgörande faktor är föreningens affärsmodell. Föreningens revisor Rune Widén har erfarenhet som ekonomichef i ett större företag. Med hans hjälp blev vi till sist kapabla att formulera så raka frågor till Skatteverket, att momsfrågan blev utredd. Men det avslöjades också då, att vi hade en väsentlig fråga kring inkomstbeskattning av medlemmarnas investeringsbidrag. En ny kontakt med en annan person på Skatteverket ledde till att även frågan om inkomstbeskattning reddes ut. Affärsmodellen Mycket tidigt fick vi klart för oss att ett villkor för bidrag är att föreningen skall äga nätet i minst 5 år. Troligen hänger det samman med någon avskrivningsregel med avseende på bidraget. Vi fick också lära oss att det var normalt att föreningen efter den perioden överlåter nätet till en kommersiell operatör, då för en symbolisk summa, tex 1 krona. 5(7)

6 Emellertid kände vi oss tveksamma om vilket värde nätet kunde tänkas ha efter 5-årsperioden. Vi fann det därför till en början bättre att skjuta på det beslutet. Kanske skulle det gå att få betalt för nätet då? Eller kanske det skulle vara fördelaktigt att själv äga nätet även efter den första perioden? Men efter någon tid framstod hela denna fråga i ett nytt ljus. För det första hade vi insett hur svårt det är att få bygdens folk att medverka i vare sig uppbyggnad eller administration av nätet. För det andra hade vi fått ett erbjudande av en leverantör att gratis ta hand om driften under de första 5 åren, mot att han sedan fick överta nätet gratis. Således inget arbete för föreningen, bingo! Vi fortsatte då att planera efter den linjen. På tal om investeringskostnaderna var det någon som uttalade att det är bara att lyfta momsen, så blir det 20% billigare. Det är ju en intressant möjlighet! Det finns två alternativ: antingen är vi inte momsregisterade och får då kanalisationsbidrag på ca 3,2 MSek, eller också är vi momsregistrerade och får du ett bidrag som är reducerat med 20%, dvs ca 2,6 MSek. Bidraget är beräknat som 2/3 av kanalisationskostnaden. Den delen av vår investering är således momsneutral. Men den totala investeringen består ju av ytterligare 1/3 kanalisationskostnad samt alla övriga kostnader för själva fibernätet. Den kostnadsmassan blir naturligtvis 20% billigare om man kan dra av momsen. När kan man då göra det? Skatteverket säger att när man har en omsättning, så skall man hantera in- och utgående moms. Skulle den ingående momsen vara större, så får man tillbaka det överskottet. Med omsättning menas att man köper och säljer varor eller tjänster. I vårt fall kunde det vara att vi köper nättjänster såsom TV, telefon och Internet från olika leverantörer såsom Telia, Viasat etc och sedan säljer dessa tjänster vidare till medlemmarna. Då måste vi således sköta fakturering och betalningsbevakning mot våra medlemmar, kontinuerligt. Vi måste ha människor som sköter detta. Om vi istället överlåter nätet till andra och låter tjänsteleverantörerna sälja sina tjänster direkt till våra medlemmar, så får vi ingen omsättning och därmed ingen grund för att lyfta moms. Projektgruppen har bytt uppfattning i detta avseende flera gånger, det är inte en enkel fråga. Hade vi haft god tillgång till frivilliga krafter i vår ekonomiska förening så hade frågan varit enklare. Krav på upphandling Från början var det sagt att vi skulle upphandla kanalisationstjänsterna, men inte nödvändigtvis system tjänsten. Detta förändrades plötsligt under hösten så att allt skulle upphandlas. Å andra sidan mildrades de formella kraven på upphandlingsprocessen något. Lagen om Offentlig Upphandling (LOU) är ett byråkratiskt dokument, ägnat att hanteras av professionella med gott om tid. För amatörer som vi, är den en källa till förvirring och vånda. Om man i en upphandling fokuserar allt för mycket på pris, så borde det vara uppenbart att det finns en risk för lägre kvalitet. För att undvika den risken behövs en kraftfull kontrollresurs. Det finns välkända exempel på att detta villkor inte alltid uppfylls: upphandlingen av underhåll på järnvägen, rostproblem på spårvagnar i den saltstänkta staden Göteborg. Ett projekt som vårt, kan inte ta sådana smällar och måste därför fokusera på att köpa rätt tjänst från början. I en dokumentmall för upphandling som vi fick från Länsstyrelsen, rekommenderas att man skall köpa kanalisationsarbete på löpande räkning eftersom det blir billigast. Det gör det säkert om man har gjort rätt kalkyl och inte stöter på oförutsedda hinder. Men sådan är ju inte verkligheten! Man stöter på något som inte var väntat. Då behövs det en beredskap för att hantera extrakostnader och tidsfördröj- 6(7)

7 7(7) ningar. Vi föredrog istället att begära totalansvar av våra leverantörer, vilket kan vara ett skäl till att offerterna vi fick var dyra. En modell där kanalisationsbidraget beräknades baserat på löpande räkning och där det fanns en tydlig reserv för störningar, kanske kunde göra de flesta projekten billigare men ändå klara de projekt som stöter på svårigheter? Upphandlingsförfarandet innebär också en allvarlig risk genom att andra anbudsgivare kan överklaga, såsom nämnts förut. Framtid Vi tror på möjligheten att myndigheter fortsätter tycka att fibernätsutbyggnad är samhällsviktig och att det därför kommer nya chanser till bidrag. Vi ser det därför inte som att vi lägger ner denna verksamhet, snarare lägger vi den på is tills bättre förutsättningar visar sig! Någon sade det finns inga misstag, bara erfarenheter! Vi har lärt oss mycket om fibernätsbyggande och om det kommer till stånd ett nytt projekt i vår bygd, så skall det kunna starta på en helt annan grund! Engelnet ekonomisk förening Styrelsen genom Hans Philip Ordförande skede 1 Sekreterare skede 2 Hans.philip@telia.com