Arbetsordning för klubbstyrelse

Transkript

1 Arbetsordning för klubbstyrelse 1. Styrelsemöten 2. Klubbmöten 3. Suppleanter 4. Kallelse 5. Protokoll 6. Styrelsens befogenheter 7. Firmatecknare 8. Attesträtt 9. Utåtriktad information och klubbens korrespondens 10. Ekonomi och bokföring 11. Arbetsutskott 12. Arbetsgrupper/kommittéer 13.Verksamhetsplan och budget 14.Verksamhetsberättelse Stadgarna för klubben anger vad som ska gälla i klubben beträffande flertalet av punkterna ovan. Det är viktigt att läsa sin klubbs stadgar och att stadgarna alltid finns till hands vid styrelsens och klubbens möten!

2 Arkivering inom SKK Varför arkivera? Rationalitet Arkivet är föreningens minne! Lagstiftningen Den historiska aspekten Och till sist: Vill Du att framtidens bild av Din klubb ska grundas uteslutande på dokumentation som skapats av andra parter?

3 Arkivering inom SKK Vad ska arkiveras? Protokoll, t ex årsmötes-, styrelse- och kommittéprotokoll Verksamhets- och revisionsberättelser Kopior av viktigare utgående skrivelser, rapporter och cirkulär Medlemsmatriklar, medlemsförteckningar Inkomna skrivelser och korrespondens Handlingar som rör olika ämnen, t ex stadgar, kurser, konferenser, jubileumshandlingar, historik m m Räkenskaper, huvudböcker, kassaböcker och bokslutshandlingar Statistik Eget tryck i ett exemplar: medlemstidningar, jubileumsböcker, affischer, flygblad, inbjudningskort och program m m Fotografier och videofilmer Ljudupptagningar Pressklipp Föremål som fanor, klubbtröjor och klubbnålar Bevara även digital information på ett säkert sätt

4 Arkivering inom SKK Vad arkiverar SKK? SKK arkiverar allt material för all framtid: Protokoll och underlag från Kennelfullmäktige och CS SKKs tidskrifter SKKs utgivna böcker Registreringsunderlag för hund Kennelnamnsunderlag På datamedia alla registreringar avseende enskild hund sedan 1976 Bokföringsmaterial, taxeringsuppgifter och liknande material i 10 år

5 Att tänka på inför första styrelsemötet Gå igenom klubbens stadgar 1 tom 15 (typstadgar för klubbar inom SKK) Läs Att verka som förtroendevald inom SKK-organisationen Arbetsordning för styrelsen (se exempel Arbetsordning för klubbstyrelse) Konstituering, rollfördelning, vem ska göra vad Sammanträdesplan för det kommande året Protokoll från årsmötet Verksamhetsplan för året, godkänd av årsmötet Rambudget för året

6 Att verka som förtroendevald inom SKK-organisationen Rollen som förtroendevald Styrelsens ansvar och uppgifter Mål och utvärdering Styrelsens arbete Ordförandens roll Att företräda föreningen Lojalitet med fattade beslut Årsmötet Valberedningen Ekonomi Styrelsens ansvar för ekonomin Revision

7 Hur skriver man ett protokoll? Protokollshuvud Paragrafnumrering Paragrafernas innehåll Justering Nästa sammanträde

8 Att arbeta i valberedningen Börja arbetet direkt efter årsmötet Samsyn inom valberednngen om uppdraget Läs på om ni är osäkra på vad valberedningen ska göra Hur arbetar dagens styrelse? Vilken kompetens finns i styrelsens i dag? Vilka frågor diskuteras inom klubben? Vad tycker medlemmarna? Ingen föreslagen ska vara jävig Se till att alla föreslagna är medlemmar Lämna ifrån er förslaget inom stipulerad tid Föredra valberedningens arbete på årsmötet

9 Att göra klubbtidning Vem gör vad? - redaktören - ansvarig utgivare Vad innebär tryckfrihet? Upphovsrätt Kan man vägra ta in annonser? Momsfrihet för periodiska tidskrifter Tänk på att alla ska hitta något att läsa!

10 Upphovsrätt på Internet Vad omfattas av upphovsrättslagen, URL? Texter, bilder och fotografier Egenart, resultat av skapande insats Fotografier är alltid skyddade Inget krav på registrering eller Upphovsrättsinnehavarens ensamrätt Vad utgör ett upphovsrättsintrång? Inskränkningar i upphovsrätten Upphovsrätten i uppdragsförhållanden Klubbens logotyp Medlemsmatriklar Lagen om namn och bild i reklam Marknadsföringslagen

11 Tystnadsplikt Vad innebär tystnadsplikt? Uppgifter som berör enskild person är extra känsliga Skriv tydliga protokoll Diskutera inte beslut innan protokollet har justerats Tystnadsplikten omfattar utöver styrelsen även till styrelsen adjungerade personer samt revisorer och valberedning

12 Enkätundersökningar Ingen lagreglering för ideella föreningar på området Skriv tydliga avtalsvillkor på enkäten För uppfödare som bedriver näringsverksamhet är troligen Lagen om skydd för företagshemligheter tillämplig

13 Behandling av personuppgifter Ideella föreningar är undantagna från skyldigheten att anmäla personuppgiftsbehandling till datainspektionen Behandling av personuppgifter regleras av PuL Gäller endast personer som är i livet Personuppgifter får inte användas för marknadsförings ändamål om den registrerade skriftligen motsatt sig detta Information om behandling av personuppgifter ska lämnas till den det berör Den registrerade har rätt att en gång per år gratis erhålla information om huruvida uppgifterna har behandlats Uppgifterna ska skyddas genom lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder Reglerna i PuL ska inte tillämpas om de strider mot TF eller YGL

14 Rätt till texter, fotografier, logotyper och fysiska föremål Texter, fotografier och bilder kan ha upphovsrättsligt skydd enligt Upphovsrättslagen (URL) Verket ska ha en viss självständighet och originalitet för att vara skyddade men kraven är låga I princip alla fotografier har fotobildskydd som gäller i 50 år efter att bilden tagits. Upphovsrätten gäller med automatik utan krav på registrering eller liknande Skriftliga avtal är säkrast för klubben Logotyper kan även vara skyddade som varumärken enligt Varumärkeslagen (VML) Behåll kvitton på inköpta fysiska föremål för att kunna bevisa att det är klubben som köpt in föremålen Skriv enkla avtal med enskilda medlemmar som disponerar klubbens tillgångar (t ex en dator i hemmet)

15 Litteraturförteckning Bokföring för ideella föreningar Björn Lunden, Björn Lundén Info Bolag, Föreningar, Stiftelser Föreningsboken förlag Föreningsteknik Ideella Föreningar Ideela föreningar regler, redovisning och skatter Revision Sammanträdesteknik Carl Hemström, Norstedts Juridik Svante Pedersen och Lasse Pedersen, Bilda Jan Wigdell, SKK Jan Lindblad och Björn Lundén, Björn Lundén Info Öhrlings PriceWaterhouseCoopers Björn Lundén, Anette Broberg, Gunnar Ohlsson, Björn Lundén Info Jan Frankenberg och Eric Nytell, Norstedts Juridik Styrelseboken Björn Lundén Björn Lundén Info Valberedning i arbete Jan Wigdell Kikkuli förlag

16

17

18 1 ÅRSREDOVISNING Klubb Org. Nr 8xxxx-xxxx Resultaträkning Belopp i kr Not 200x x Klubbens intäkter: Medlemsavgifter Utställning Övriga Klubbarrangemang Övriga intäkter Summa intäkter Klubbens kostnader: Utställning Övriga klubbarrangemang Medlemstidning Övriga kostnader Avskrivningar Summa kostnader Rörelseresultat Resultat från finansiella poster: Ränteintäkter Räntekostnader Resultat efter finansiella poster Årets resultat

19 Verksamhetsberättelse Datum Inledning: Styrelsen för NNN avger härmed sin berättelse för verksamheten under perioden xxxx xx xx Styrelsens sammansättning Ansvarsområden Sammanträden Representation Medlemsutveckling Styrelsens rapport om erhållna uppdrag från årsmötet (föregående år) blev Utställningar Prov Tävlingar Klubbmästerskap Årets bästa-listor Utmärkelser & vandringspriser Slutord Underskrifter