Granskning av verksamhets- och ekonomistyrning, strategiskt personalarbete, information/kommunikation samt koncernstyrning

Transkript

1 Granskning av verksamhets- och ekonomistyrning, strategiskt personalarbete, information/kommunikation samt koncernstyrning Revisionsrapport december 2009 Mats Carlström Sofie Arvidsson Komrev

2 Sammanfattning Komrev inom PricewaterhouseCoopers har på de förtroendevalda revisorernas i Solna stad uppdrag granskat stadens arbete med ekonomioch verksamhetsstyrning, information och kommunikation, strategiskt personalarbete och koncernstyrning i enlighet med den riskanalys som revisorerna lagt som grund för 2009 års granskningar. Vid granskningens början startade staden upp ett omfattande förändringsarbete, Förnyelseprojektet, som i huvudsak inriktats mot de förbättringsområden revisorerna identifierat. Revisorernas bedömning är att de revisionsfrågor som granskningen baserats på i huvudsak besvarats positivt med undantag för koncernstyrning. Revisorerna rekommenderar vissa justeringar av i Förnyelseprojektets organisation i syfte att tillgodose insyn och delaktighet för de förtroendevalda och verksamheten. 2

3 Innehåll Sid 4 Bakgrund och uppdrag 5 Granskningsområden 8 Revisionsfrågor 9 Syfte och metod 10 Förnyelseprojektet 11 Förnyelseprojektets mål och målområden 12 Delprojektens innehåll och preliminär tidplan 13 Förnyelseprojektets effektmål 14 Förnyelseprojektets organisation 15 Roller och ansvar 16 Iakttagelser och rekommendationer - förnyelseprojektet 17 Iakttagelser och bedömningar -innehåll 3

4 Bakgrund och uppdrag Solna stads förtroendevalda revisorer har uppdragit till PricewaterhouseCoopers/Komrev att under verksamhetsåret 2009 granska kommunens verksamhets- och ekonomistyrning, det strategiska personalarbetet, kommunens information/kommunikation samt koncernstyrning. Bakgrunden till granskningen är den riskanalys som revisorerna företog inför verksamhetsåret Det seminarium som utgjorde grunden för riskanalysen fokuserade på återkommande resultat i tidigare granskningar. 4

5 Granskningsområden Verksamhets- och ekonomistyrning Beträffande verksamhets- och ekonomistyrning har revisorerna vid ett flertal tillfällen lyft fram brister i målstyrningen och bristande koppling mellan mål och ekonomi. Strategiska personalfrågor Granskningar inom personalområdet har understrukit vikten av en strategisk inriktning som harmonierar med och stödjer den utveckling som sker inom kommunen. I en decentraliserad organisation krävs ett tydligt och starkt centrum. Tidigare granskning gav vid handen att den centrala personalfunktionen i Solna stad främst utgör en personaladministrativ stödfunktion. Den nu föreslagna granskningen avser att utvärdera och bedöma de förutsättningar som finns för att personalarbetet, såväl centralt som lokalt, inom Solna stad ska fungera effektivt och utgöra en strategisk resurs.. 5

6 Granskningsområden Information och kommunikation Revisorerna har i samband med granskningar konstaterat att staden saknat en gemensam informations- och kommunikationsplan. Nämnderna har tex vid flera tillfällen via enkäter, ofta adresserade till samma mottagare, utvärderat kvaliteten i verksamheten. Detta har skatt utan samordning inom staden, återkoppling till respondenterna eller redogörelse för hur resultatet skall användas. Betydande oklarheter har också förekommit om skillnaden mellan brukare och medborgare och därmed vidden av de slutsatser man ansetts sig kunna dra av enkätresultaten. Granskningen fokuseras på gemensamma utgångspunkter och strategier för att kommunicera med medborgare resp brukare Koncernstyrning Koncernstyrningen har granskats vid ett flertal tillfällen och revisorerna har kunnat följa utvecklingen mot en mer utvecklad styrning. Beträffande samordning och implementering av kommunens ägardirektiv har revisorerna i samband med lekmannarevision erfarit att ett visst förbättringsutrymme finns. Det gäller också kommunens samordning av den sammanställda redovisningen 6

7 Kommunens företag Bostadsstiftelsen Signalisten Norrenergi & Miljö AB Norrenergi AB Norrenergi & Miljö AB. Solna Vatten AB Råsunda Förstads AB Överjärva gård AB Kommunalförbundet Norrvatten Käppalaförbundet Swedbank Arena Söderhalls Renhållningsverk AB (SÖRAB) Storstockholms brandförsvar Vallentuna, Vaxholm, Värmdö och Österåker. AB Vårljus Solna Tenniscenter AB Stockholmsregionens Försäkrings AB 7

8 Revisionsfrågor Mål- och ekonomistyrningsprocessens ändamålsenlighet. Om Solna stad uppträder som en mottagare och avsändare i Information o kommunikation till medborgare och brukare och om det finns en gemensam strategi för hur kommunikationens skall ske Ändamålsenligheten avseende personalfunktionen avseende strategiska personalfrågor Kommunens styrning och uppföljning av företagen avseende samverkan utifrån ägardirektiv SOLNA STADS ÅRSREDOVISNING

9 Syfte Metod Granskningen genomförs genom intervjuer samt dokumentstudier. Intervjuer genomförts med både förtroendevalda och tjänstemän. Granskningen syftar till att besvara de angivna revisionsfrågorna och därigenom lägga en grund för revisorernas fortsatta arbete. Resultatet av granskningen ger underlag för revisionsplan 2010 och preliminära planer för 2011 och Den dokumentation som varit tillgänglig utgörs av KF beslut, KS beslut, projektdirektiv och andra styrdokument. Ett tillfredsställande resultat ger revisorerna utrymme för att närmare granska gränssnittet mellan staden och det omgivande samhället i kommande revisionsplan. I granskningen har vi utgått från de projektdirektiv som gäller för stadens förnyelsearbete. 9

10 Förnyelseprojektet Solna stads tjänster och serviceutbud utgör en viktig del för att skapa en attraktiv stad för dagens och framtidens medborgare. I alla skeden av livet ska medborgarna kunna förvänta sig en god och kostnadseffektiv service för sina skattepengar. Servicen ska också leva upp till medborgarnas ökade krav på information, valfrihet, tillgänglighet, delaktighet och självbestämmande. Denna utveckling ställer i sin tur krav på Solna stad att arbeta systematiskt med ett förnyelse- och utvecklingsarbete, som har medborgarna i fokus. Arbetet ska fokusera på utvecklad mål- och verksamhetsstyrning, verksamhets- och kvalitetsutveckling, ökad tillgänglighet och brukarorientering, större valfrihet och ökat självbestämmande samt förstärkt och utvecklad medborgardialog. 10 Det förnyelsearbete som sker idag inom dessa områden behöver vidareutvecklas och ske över nämnd- och förvaltningsgränserna för att säkerställa att staden ska kunna leva upp till medborgarnas samlade förväntningar på staden. Förnyelsearbetet leds av en styrgrupp bestående av ett antal förvaltningschefer i Solna stad under ledning av den biträdande stadsdirektören. Det kommer även att tillsättas arbetsgrupper inom olika områden med representanter för de olika förvaltningarna. Arbetet påbörjas under våren 2009 och beräknas pågå i denna form till årsskiftet 2010/2011. Det ska sedan integreras och fortsätta att utvecklas i den löpande verksamheten.

11 Förnyelseprojektets mål och målområden Mål Målområden Gemensam stadsövergripande sammanhållen mål- och verksamhetsstyrning för Solna stad. Gemensam stadsövergripande struktur för stadens verksamhets- och kvalitetsarbete. Utvecklad mål- och verksamhetsstyrning Gemensam stadsövergripande struktur för stadens information, kommunikation och dialog med medborgarna och företagen. Gemensamma stadsövergripande rutiner för synpunkts- och klagomålshantering 11 Utvecklad mål- och verksamhetsstyrning Kvalitets- och verksamhetsutveckling Tillgänglighet och bemötande Attraktiv arbetsgivare

12 Delprojektens innehåll och preliminär tidplan Utvecklad mål- och verksamhetsstyrning Arbetet med målformuleringar görs i samband med arbetet med Solna stads budget för 2010 under perioden juni november Delprojektet ska vara avslutat till den 31 december Eventuella revideringar av målen kan komma att behöva göras i samband med påbörjas under hösten 2009 och ska vara avslutat till den 31 december Arbetet med utredning och implementering av e-tjänster sker under hela projektperioden. Utredningen av stadens kontakter, bemötande och kommunikation med medborgare och andra intressenter och framtagandet av förslag till åtgärder görs under början av hösten Utifrån utredningens förslag ska en särskild projektplan, som kommer att föreläggas styrgruppen för beslut under hösten Projekt ska genomföras under budgetarbetet för Tillgänglighet och bemötande Delprojektet Kvalitets- och verksamhetsutveckling Delprojektet påbörjas under hösten 2009 och ska vara avslutat till den 31 december Ett förslag till stadsövergripande kvalitetsstrategi ska vara framtagen och beslutad av kommunstyrelsen Attraktiv arbetsgivare Delprojektet kommer att utgå från de övriga tre delprojektens arbete. Det får till följd att en utvecklad projektplan för delprojekt fyra kommer att tas fram när de övrig tre delprojektens arbete har påbörjats. Projektplanen ska vara framtagen och beslutad av styrgruppen när senast den 31 december de tre övriga delprojektens arbete har påbörjats. 12

13 Förnyelseprojektets effektmål Kostnadseffektiv service för solnabornas skattepengar. Etablering av e-förvaltning inom Solna stad. God service för solnaborna och solnaföretagarna. Nöjdare solnabor och solnaföretag. Ökad tillgänglighet och förbättrat bemötande i Solna stad. Utveckla och implementera strategin för den framtida kompetensförsörjningen i Solna stad utifrån ett verksamhetsperspektiv. Underlätta valfrihet och självbestämmande för solnaborna. Stärkt medborgardialog och företagsdialog. Fortsatt hög professionalism och engagemang hos stadens medarbetare. Rutiner för regelbundna medborgar- och brukarundersökningar. 13

14 Förnyelseprojektets organisation Styrgrupp Projektledning Kristina Tidestav, biträdande stadsdirektör, stadsledningsförvaltningen ordförande Kristina Tidestav, biträdande stadsdirektör, stadsledningsförvaltningen Helena Uddholm, förvaltningschef, miljö- och hälsoskyddsförvaltningen Helena Milton, kvalitets- och utvecklingsstrateg, stadsledningsförvaltningen Johan Bergman, förvaltningschef, socialförvaltningen (ersätts av Johan T. Sterndal) Iréne Kallin, förvaltningschef, omvårdnadsförvaltningen Christer Lindberg, förvaltningschef/ekonomichef, stadsledningsförvaltningen Agneta Öberg, IT-chef, stadsledningsförvaltning Helena Milton, kvalitets- och utvecklingsstrateg, stadsledningsförvaltningen 14

15 Roller och Ansvar Uppdragsgivaren Övergripande syfte och mål. Ställa nödvändiga resurser till förfogande. Projektledning Styrgruppen Besluta om projektdirektiv för hela och Uppfylla de åtaganden som projektet gjort gentemot uppdragsgivaren. Ansvara inför styrgruppen för projektets fortskridande Godkänna mindre förändringar med mindre effekter på tid och/eller kostnader Ansvara för att koordinera de olika delprojekten Ansvara för eventuellt behov av reallokering av gemensamma resurser fångas upp och kanaliseras till styrgruppen. Ansvara för att organisationens olika intressenter får nödvändig information om projektet delar av projektet. Prioritera mål, resurser och tid inom projektet. Vara ambassadörer för projektet. 15

16 Iakttagelser och rekommendationer - förnyelseprojektet Vi bedömer att projektet berör flertalet av de förbättringsområden som revisorerna identifierat Vi bedömer att projektets organisation riskerar medföra en otydlig ansvarsfördelning mellan fullmäktige, kommunstyrelse och nämnder Vi bedömer att projektets inriktning kräver en högre grad av politisk styrning då dess målbilder pekar på att genomgripande förändringar kommer bli aktuella Vi bedömer att bl.a. tidplanen medför risk för en otillräcklig delaktighets- och förankringsprocess 16 Vi rekommenderar en tydligare koppling till kommunstyrelsen i styrningen av projektet. Detta för att möjliggöra en aktiv styrning av projektets inriktning och dess relation till befintliga styr- och policybeslut Vi rekommenderar en fortlöpande återrapportering till, och involvering av nämnderna från projektets ledning. Detta för att säkerställa en bred delaktighet och förankring Vi rekommenderar en bredare representation från verksamheten i projektet Vi rekommenderar en översyn av tidplanen för projektet för att möjliggöra stabilitet i uppnådda förändringar

17 Revisionella bedömningar -bakgrund Granskningen utgår från revisorernas uppdrag enligt kommunallagen (KL). KL formulerar fyra granskningsområden för den kommunala revisionen (jmf KL 9:7): verksamhetens ändamålsenlighet, tillfredsställande ekonomi, rättvisande räkenskaper tillräcklig intern kontroll Vår utgångspunkt för den kommunala revisionens utveckling kan formuleras i tre revisionsansatser: Effektivitet och kvalitet verksamhetens ändamålsenlighet och tillfredsställande ekonomisk hushållning Tillförlitlighet, säkerhet och laglighet rättvisande räkenskaper och god intern kontroll Styrbarhet ändamålsenlig organisation och god intern kontroll

18 Iakttagelser och revisionella bedömningar Revisionsfrågor Mål- och ekonomistyrningsprocessens ändamålsenlighet. Om Solna stad uppträder som en mottagare och avsändare i Information o kommunikation till medborgare och brukare och om det finns en gemensam strategi för hur kommunikationens skall ske. Ändamålsenligheten avseende personalfunktionen avseende strategiska personalfrågor. Kommunens styrning och uppföljning av företagen avseende samverkan utifrån ägardirektiv. Bedömning 17 Förnyelseprojektet berör de iakttagna bristerna avseende ekonomi- och verksamhetsstyrningen. Förnyelseprojektet berör de iakttagna bristerna i en sammanhållen information och kommunikation utifrån ett helhetsperspektiv. Vi bedömer att förnyelseprojektet delvis adresserar de brister revisorerna noterat. Vår bedömning är att hela personalfunktionens uppdrag och arbetssätt behöver ses över och anpassas till en modern förvaltning. Vi bedömer att frågan om koncernstyrning kvarstår som ett angeläget område för förbättring.