1 (13) Användarhandbok - ansökan TA-planer version Innehåll

Transkript

1 1 (13) Användarhandbok - ansökan TA-planer version Innehåll Inledning... 2 Hemsida... 2 Login... 2 Behörighet... 3 Kvittenshantering... 4 Status... 4 Grundregistrera TA-plan... 5 Arbetet påbörjas respektive avsluts... 5 Bifoga fil... 5 Disponibelt utrymme för dispenstransporter... 5 Vägarbetets olika utförare och ansvariga... 6 Journr... 6 Faktureringsunderlag... 6 Beskrivning av vägarbetet... 7 TA-planens status... 7 Skicka TA-plan utan tillfälliga trafikföreskrifter... 7 Gå vidare med TA-plan som har tillfälliga trafikföreskrifter... 7 Registrera/ändra Tillfälliga trafikföreskrifter... 7 Schema... 8 Skicka TA-plan med tillfälliga trafikföreskrifter... 8 Skicka in TA-plan på annan region än där du registrerat dig... 9 Aktivera samt avsluta din TA-plan... 9 Aktivera via webben... 9 Aktivera via telefontjänsten Ändra TA-plan Sökande Kopiera TA-plan Söka TA-planer Historik Hantering liggare Felsökning/Tips... 13

2 FIFA systemet Sidan 2 (13) Inledning Denna handbok syftar till att översiktlig ge stöd i hur Du som Sökande av trafikanordningsplan (TA-plan) arbetar i IT-stödet för digital hantering av TA-planer. Handboken riktar sig även till aktörer inom Trafikverket såsom trafikingenjörer och/eller projektledare som använder IT-stödet i sin verksamhet. Hemsida På vår hemsida finner du allmän information kring Arbete på Väg, länken dit är på denna sida har du också möjlighet att läsa mera kring TA-Planer bland annat exempelsamling. Login För att få åtkomst till webbtjänsten utför följande; 1. ange 2. Om Du är förstagångsanvändare så klicka på länken näst längst ner i inloggningsrutan och skapa ett användarkonto. Du kommer då till menyn för Ny användare där du registrerar dina uppgifter och väljer ett lösenord. 3. Logga in med det användarnamn och lösenord som Du registrerade när du skapade ditt användarkonto. 4. Välj den region Du arbetar inom 5. Du kan även välja att kryssa i kryssrutan <Kom ihåg mig> så kommer systemet ihåg dina inloggningsuppgifter nästa gång du skall logga in. Om du sitter vid samma datorenhet vill säga. 6. Om du redan finns registrerad som användare men glömt bort ditt lösenord, klicka då på länken Jag har glömt mitt lösenord >> och det skickas ett med ditt lösenord till den mailadress du registrerat. 7. Om du trots allt har problem med att logga in eller för andra frågeställningar, vänligen kontakta Servicedesk på nummer

3 FIFA systemet Sidan 3 (13) Behörighet Beroende på om Du är den som ansöker om TA-plan eller är Väghållare som godkänner TA-plan har Du olika behörigheter att arbeta i systemet. Följande grundprinciper gäller: 1. Den Sökande kan registrera och uppdatera en TA-plan när en TA-plan är i status Registrerad eller Godkänd. När TA-planen är i status Avslutad eller Makulerad kan den Sökande inte ändra en befintlig TA-plan, förutom dokumentfältet där exempelvis liggare kan bifogas i efterhand. Vissa fält kan endast registreras av Trafikverket, dessa är gråzonade för den Sökande. 2. Den Sökande kan enbart titta på, bearbeta och söka på sina egna inskickade TA-planer. Det finns ingen möjlighet att få åtkomst till andra Sökandes TAplaner. 3. Du har även möjlighet att upprätta en TA-plan åt en annan part, om du gör det? så kryssa i rutan längst ned till vänster och ange om TA-planen har upprättats på uppdrag av utförande part. 4. Efter det att Du skickat in ärendet till Trafikverket kommer den fortsatta dialogen att ske mellan Trafikverket och den du angett som Ansvarig arbetsledare. Därför är det viktigt att du anger en korrekt e-postadress för Ansvarig arbetsledare. 5. Trafikverket kan ändra samtliga fält i TA-planen. När TA-planen är i status Godkänd kan fält förändras eller uppdateras. I dessa fall skapas en ny version av TA-planen och den gamla blir historik. I den behörighetsprofil som läggs upp för Trafikverket finns möjligheter att användare kan titta och bearbeta andra regioners TA-planer.

4 FIFA systemet Sidan 4 (13) Kvittenshantering Från Sökande till Trafikverket I samband med att en TA-plan blivit registrerad av den Sökande skickas ett automatiskt till Trafikverket om att en ny TA-plan har inkommit från den Sökande. Genom att klicka på bifogad länk i et kommer Trafikverket handläggare åt aktuell TA-plan i FIFA-systemet. Från Trafikverket till Sökande I samband med att Trafikverket godkänt en TA-plan skickas med automatik ett e- mail till den Sökande att TA-planen är godkänd. Genom att klicka på bifogad länk i et kommer den Sökande åt aktuell TA-plan i FIFA-systemet. Status En TA-plan kan ha följande status: 1. Under registrering. Denna status har TA-planen i samband med att nyregistrering sker och ingen uppdatering har skett. Denna status har ärendet under tiden du registrerar eller om du temporärsparar genom att använda (knappen). Observera att ärendet ännu inte skickats till Trafikverket förrän du använt (knappen) Du erhåller svar från systemet att det är mottaget och att det noterats. 2. Registrerad. När nyregistrering av TA-planen är utförd, dvs. skickats in till Trafikverket, lagras TA-planen i databas och ärendet skickas med automatik via till Trafikverkets utpekade handläggare. I samband med detta får TAplanen status Registrerad. 3. Godkänd. När Trafikverket har kvalitetssäkrat TA-planen sker ett godkännande. I samband med detta får TA-planen Godkänd. 4. Avslutad. När vägarbetet är avetablerat och när anmälan om detta skett till Trafikverket får TA-planen status Avslutad. 5. Upphört att gälla Denna status sätts automatiskt när en TA-Plan har passerat sitt slutdatum i de fall då de inte tidigare har blivit avslutade. 6. Makulerad. Av olika skäl kan en TA-plan makuleras. Den går då inte att uppdatera.

5 FIFA systemet Sidan 5 (13) Grundregistrera TA-plan Registrering av TA-plan sker genom att fylla i obligatoriska fält (*-markerade) samt övriga fält som behövs för Väghållaren. Det kan vara uppgifter såsom driftentreprenör, projektledare. Nedan följer en vägledning hur de olika fälten registreras. Genom att klicka på?-tecken får man en förklarande text vad fältet innebär. I denna del av TA-planen registreras information om vilken typ av vägarbete det är, dess plats och planerade varaktighet i tid. Referens till exempelsamlingsnummer anges och även ritningar och andra dokument kan bifogas som filer. Minst ett av dessa alternativ måste anges. Löpnr TA-plan är TA-planens s.k. unika identitet, vilken systemet automatiskt genererar. Arbetet påbörjas respektive avsluts Datum är obligatorisk och klockslag används då man vill precisera tidpunkterna. Antingen används kalenderfunktionen eller så kan datum och klockslag manuellt matas in enligt ÅÅÅÅ-MM-DD, TT:MM. Observera att detta är den planerade start- och sluttiden. Den skall verifieras eller ändras via telefonsvarstjänsten eller knappen <Ändra status på vägarbetet>. (Se kapitel Aktivera samt avsluta din TA-plan) Bifoga fil I denna funktion bifogas exempelvis ritningar eller andra dokument som tillhör TA-planen. I funktionen kan du lägga till, ta bort eller visa filerna. När du trycker på knappen <Lägg till/ta bort/visa > får du upp nedan fönster i vilket du kan gör det som avses. Att bifoga ny fil utförs genom att först använda <Bläddra>, vilken har exakt samma funktion som Microsoft Infoga fil. Markera aktuell fil och välj <Bifoga> Redan infogade filer visas i det stora fönstret Genom att markera fil så kan du ta bort eller öppna filen Godkända bilagda filer markeras med Godkänd stämpel. Disponibelt utrymme för dispenstransporter Ange den bredd som totalt är smalast att passera på sträckan. Dessa uppgifter används bl.a. som stöd vid planering av tunga transporter som sker på vägar där vägarbeten pågår.

6 FIFA systemet Sidan 6 (13) Vägarbetets olika utförare och ansvariga I denna del anges information om ansvarig arbetsledare, utmärkningsansvarig, driftentreprenör samt projektledare Ansvarig arbetsledare: Personen som har det operativa ansvaret på arbetsplatsen. Utmärkningsansvarig: Ansvarar för skyltsättning av tillfälliga föreskrifter i samband med vägarbetet. Observera att För funktionen godkänd utbildning innebär en tvådagarsutbildning. Driftentreprenör: Ansvarig person för driftområdet som vägarbetet är lokaliserat i. Projektledare hos beställaren: Ansvarig för projektet hos beställaren. Journr I de fall det finns fler olika journummer och personer registreras detta genom att trycka på <Fler >. Fältet för Journr. skall alltid vara ifyllt. Följande fönster används för att registrera fler journummer. Ange namn och telefonnummer och tryck <Lägg till>. Om flertalet personer ansvarar för jouren under vissa datum och klockslag, markera i kryssrutan och ange därefter aktuella tider och klockslag Aktuella journummer visas i journummerlista Faktureringsunderlag När Trafikverket är beställare Ange objektnummer för det aktuella vägarbetet När Externa aktörer är beställare Ange diarienummer för beslut enligt väglagen, Detta diarienummer erhålls när beslutet om tillstånd givits. Referensnummer avser beställarens unika nummer för vägarbetet du skall genomföra, för att knyta an fakturor etc. till rätt objekt. Observera ett specialfall!: Om Du under Typ av vägarbete valt lednings/telearb samt bockat i Generell TA-Plan, är det fortfarande obligatoriskt med faktureringsinformation. Skriv då in en referens till Ditt företag istället för diarienummer.

7 FIFA systemet Sidan 7 (13) Beskrivning av vägarbetet I fältet Beskrivning av vägarbetet anges förklarande text om vägarbetet som ytterligare förtydligar informationen om vägarbetet. Denna information är viktig för Väghållaren för att bl.a. göra en bedömning av Vägarbetets påverkan på säkerhet och framkomlighet. Som exempel kan här anges om vägarbetet regleras av trafikljus, flaggvakt, om ITS-installationer finns kopplat till arbetet såsom MCSportaler, VMS etc, om man på en flerfilsväg tagit körfält i anspråk osv. TA-planens status I dessa fält redovisas TA-planens status och vem som inrapporterat, senast uppdaterat och godkänt TA-planen och tidpunkterna för detta. Skicka TA-plan utan tillfälliga trafikföreskrifter Om arbetet inte kräver Tillfälliga trafikföreskrifter, markera Nej för frågan Ansökan om föreskrifter och tryck på knappen <Skicka>. I samband med detta skickas information till Trafikverket via att en TA-plan finns inkommen från Sökanden, med status registrerad. I samband med skicka får du följande kvittensmeddelande och kan fortsätta registrera TA-planer. Gå vidare med TA-plan som har tillfälliga trafikföreskrifter Om arbetet kräver tillfälliga trafikföreskrifter fortsätter Du till sidan för registrering av Tillfälliga trafikföreskrifter genom att markera Ja i kryssrutan för Ansökan om föreskrifter och trycka på knappen <Föreskrifter>>.. Du kommer då in på den andra delen av TA-planen, för registrering av information om tillfälliga trafikföreskrifter. Registrera/ändra Tillfälliga trafikföreskrifter Du kan lägga upp flera trafikföreskrifter kopplat till arbetet, dock en i taget. Observera att kommun, vägnummer, färdriktning, etc är specifika uppgifter för

8 FIFA systemet Sidan 8 (13) registrerad föreskrift. Innebörden i dessa fält kan variera mellan trafikföreskrifter för aktuell TA-plan. För att lägga till en NY trafikföreskrift fyller du de obligatoriska fälten och trycker på <Lägg till>. Den nya föreskriften hamnar i listan längst ner på sidan. För att redigera eller titta på en existerande föreskrift, tryck på anteckningsblocket till höger om föreskriften i listan längst ner på sidan. Gör önskade ändringar och tryck på <Uppdatera>, eller <Avbryt> om du inte gjort några ändringar eller inte vill spara dem. För att ta bort en trafikföreskrift markera aktuell föreskrift i listan och tryck på Schema I de fall den tillfälliga trafikföreskriften gäller vid olika tidpunkter registreras schema. Tidpunkter kan vara fördelade på olika dagar och klockslag. Använd kryssrutan för att ange vilka dagar ett visst klockslag och datum gäller. Knappen Knappen används för att uppdatera används för att ändra eller ta bort Skicka TA-plan med tillfälliga trafikföreskrifter När du är klar med registreringen trycker Du på knappen <Skicka>. I samband med detta skickas information till Trafikverket via att en TA-plan finns inkommen från Sökanden, med status registrerad. I samband med skicka får du följande kvittensmeddelande och kan fortsätta registrera TA-planer.

9 FIFA systemet Sidan 9 (13) I samband med skicka får du följande kvittensmeddelande och kan fortsätta registrera TA-planer eller om Du vill gå tillbaka till Faktabladet trycker Du på knappen << Tillbaka. Skicka in TA-plan på annan region än där du registrerat dig Om du har tänkt dig att utföra ett vägarbete och skicka in en TA-plan i en annan region än där du registrerat dig, måste du först byta regionstillhörighet för TA-planen. Detta gör du genom att ändra region i rullistan som du finner i vänsterspalten under huvudmenyn. Därefter måste du även välja att aktivera Ny TA-plan för att systemet skall initiera en registrering på den valda regionen. Aktivera samt avsluta din TA-plan När din TA-plan blivit Godkänd av Trafikverkets handläggare och det börjar närma sig starttidpunkt för arbetet, skall du aktivera planen så att information om arbetet kan spridas till trafikanterna, industrin, blåljusmyndigheter etc. Aktivering av TAplanen kan ske på två sätt. Antingen genom funktionen i webbtjänsten eller via telefontjänsten på nummer Aktivera via webben Aktivering (Starta) via webbtjänsten gör du genom att använda knappen som du hittar längst ner i knappmenyn när din TA-plan blivit Godkänd. När trycker på knappen öppnas ett nytt fält där du skall ange datum och starttid för vägarbetet. Du använder samma funktion för att avsluta (Stoppa) arbetet. Det finns även möjlighet att pausa och återuppta arbetet vid länge uppehåll.

10 FIFA systemet Sidan 10 (13) Aktivera via telefontjänsten Aktivera/Inaktivera Vägarbete med telefonitjänsten 1 Ring En talsvarsröst kommer att ställa ett antal frågor. 2 TA-Planen är utfärdad år? Ange (knappa in) årtal med 4 siffror och avsluta med # 3 Vilken region? SSK Skåne Kristianstad, tryck 1 SSÖ Sydöst, Jönköping, tryck 2 SVÄ Väst Göteborg, tryck 3 SMN Mälardalen, Eskilstuna, tryck 4 SST Stockholm, tryck 5 SM Mitt Härnösand, tryck 6 SN Norr Luleå, tryck 7 4 Vilken TA-Plan gäller det Ange TA-Planens löpnummer och avsluta med # 5 Anmäla ny status i arbetet. Påbörja arbetet Om TA-plan inte är startad sedan tidigare, tryck 1 för att påbörja arbete Anmäl uppehåll Om TA-plan är startad sedan tidigare, tryck 1 för att anmäla uppehåll Uppehåll i arbetet skall meddelas t.ex. i samband med helg, arbetet är därmed inte avslutat det är anmält som uppehåll och det finns planer på att fortsätta Återuppta arbetet För att återuppta arbetet, tryck 2 Meddelande om att du återupptar arbetet sker om det är anmält som uppehåll, detta fungerar alltså när du tidigare anmält uppehåll. Avsluta arbetet Om du vill avsluta ditt arbete tryck 3. Meddelande om avslutat arbete skall rapporteras i samband med att vägarbetet är helt avslutat och innebär samtidigt att ni inte längre kan använda er av denna TA-plan. 6 När skall arbetet startas Idag? Välj alternativ efter vad som gäller Välj 1 - Vid val av dagens datum säger talsvarsrösten: Ange klockslag med fyra siffror, t.ex för klockan 08:30, avsluta med #. Välj 2 - Vid val av annat än dagens datum säger telefonsvarsrösten: Ange datum och klockslag med tolv siffror, t.ex för den 20 maj 2008 klockan 10:30, avsluta med #. 7 Kontroll av tidsinmatning Systemet kontrollerar om angivet datum ligger inom det på TA-planen godkända intervallet. D.v.s. den angivna planerade tidsperioden. Om datum och tidpunkt ligger utanför det godkända intervallet säger telefonsvarsrösten: Angivet datum och tid ligger inte inom giltigt tidsintervall, var god försök på nytt. När giltigt datum och tidpunkt verifierats säger telefonsvarsrösten: Du har anmält att arbetet är påbörjat/återupptaget/avslutat/uppe håll. Om du vill verifiera att din aktivering och avaktivering mottagits av systemet kan du se detta längst ner i statusfältet i webbtjänsten.

11 FIFA systemet Sidan 11 (13) Ändra TA-plan Sökande Ändring av TA-plan kan ske när TA-planen är i status Registrerad eller Godkänd. Status Grundregistrerad När TA-planen är i status Registrerad kan alla fält ändras samt att lägga till, ta bort eller ändra tillfälliga trafikföreskrifter. När ändring skett skickar Du denna till Trafikverket. Status Godkänd Förändring av en TA-plan i status Godkänd innebär att en ny version av TA-planen skapas och den tidigare gällande TA-planen blir historik. När ändring skett skickar Du denna till Trafikverket för godkännande. Det vill säga, Du måste nu invänta ett nytt godkännande från Trafikverket. Se vidare i avsnitt historik sidan12 hur förändringar hanteras av godkända TAplaner. Kopiera TA-plan Möjlighet finns att kopiera TA-planer. Denna funktion underlättar att utföra nyregistrering av TA-planer. Detta utförs genom att: Välj ut via Sök-funktionen (Se nästa kapitel) den TA-plan som ska kopieras. Öppna den TA-plan Du vill kopiera och därefter tryck på Kopia. En ny TA-plan visas i status Under registrering med information från ursprungliga TA-planen. Komplettera med de uppgifter som behövs och skicka in. TA-planen sätts då i status Registrerad. Om den ursprungliga TA-planen har haft tillfälliga föreskrifter följer dock inte dessa med, inte heller bifogade dokument. Detta måste Du koppla och registrera på nytt. Söka TA-planer Det finns ett flertal möjligeter att använda sök-funktionen. Du kan välja valfri kombination av sökparametrar.

12 FIFA systemet Sidan 12 (13) Om exempelvis 70 fylls i vägnummer får Du alla vägar som innehåller siffran 70. När Du fyller i namn så söker systemet på alla namn (driftentreprenör, utmärkningsansvarig etc..) som har angiven bokstavs-kombination som del i namn. Sortering i presentationslistan sker genom att klicka på den kolumn man vill sortera på. Det fungerar enligt samma princip när man vill sortera sina i ex.vis Outlook. Historik Historik skapas endast då TA-planen är i status Godkänd. I samband med att information ändras i TA-planen skapas en ny version med gjorda ändringar och tidigare version kvarstår i sitt ursprung. Om Du exempelvis ändrar ett telefonnummer eller lägger till eller tar bort en Tillfällig föreskrift skapas en ny version. Tidigare versioner ligger kvar och går inte att ändra. Genom att använda funktionen sök och klickar på kolumnen Historik visas en lista på de olika versioner som finns för TA-planen. Versionsnummer är stigande, dvs den senaste versionen är den TA-plan som har högst versionsnummer. Hantering liggare I vanlig ordning skall liggare föras på de arbeten som innefattas av tillfälliga föreskrifter. Efter avslutat arbete, eller under arbetets gång, skall dessa skickas in till väghållningsmyndigheten Trafikverket. För att inkludera dessa liggare digitalt så scannar du in eventuella papperskopior och bifogar detta som ett dokument i

13 FIFA systemet Sidan 13 (13) dokumenthanteraren. (Se avsnitt bifoga fil). Om du redan har upprättat liggaren i digital form från första början så bifogar du på samma vis denna fil i dokumenthanteraren. Felsökning/Tips Om du under registrering upplever att det inte går att skicka in din ansökan eller att diverse felmeddelanden dyker upp, kommer här lite allmänna tips om vad som kan vara fel. Det vanligaste felet om du inte kommer vidare med din ansökan beror i det flesta fall på att något obligatoriskt fält inte fyllts i korrekt. Se över din ansökan och se till så att alla fält markerade med röda stjärnor * är ifyllda. Datumfälten fylls i enligt formatet Fälten för klockslag anges enligt formatet 12:15. Postnummer anges på vanligt sätt enligt format eller Även här kan du få ett felmeddelande om du gjort ett mellanslag före eller efter numret. Om du upplever att stjärnorna som markerar de obligatoriska fälten, samt även fälten i sig, saknar struktur i din webbläsare, för då muspekaren till ett neutralt område på skärmen och högerklicka. Du får då upp en meny där du väljer Kodning. Under denna meny hittar du ett antal inställningar som anger inställningen på din webbläsare. Den bör vara inställd på Unicode (UTF-8). Om du inte kan trycka på någon knapp längst ner i knappfältet, dvs knappen är gråad och ej aktiverad, för då pekaren över knappen så kommer ett kommentarsfält upp där det anges vad som saknas för att aktivera knappen.