Ärenden Sida 9 (30) Kommunfullmäktige Sammanträdesdatum KS/ KF Ansvarsfrihet för kommunstyrelsen, revisionsberättelse 2012

Transkript

1 STRÖMSTADS KOMMUN Ärenden Sida 9 (30) Kommunfullmäktige Sammanträdesdatum KS/ KF Ansvarsfrihet för kommunstyrelsen, revisionsberättelse 2012 Kommunfullmäktiges presidium föreslår kommunfullmäktige besluta Att bevilja kommunstyrelsen och övriga nämnder och de förtroendevalda i dessa organ ansvarsfrihet för den tid revisionen avser Ärendet Årsredovisning ska årligen överlämnas till fullmäktige och revisorerna snarast möjligt och senast den 15 april året efter det år som redovisningen avser. Årsredovisningen ska godkännas av fullmäktige. Det bör inte ske innan fullmäktige enligt 5 kapitlet 25 a beslutat om ansvarsfrihet skall beviljas eller vägras. De finansiella riktlinjerna efterlevs, men de ekonomiska målen uppnås ej. Resultatmålet påverkas av engångskostnader för medfinansiering av statlig infrastruktur , på totalt 16 Mkr. Utan dessa skulle målet ha uppnåtts. Balansmålet soliditet sjönk till en lägre nivå redan år 2011, främst på grund av att pensionsförpliktelsen ökade kraftigt. Detta till följd av en sänkning av diskonteringsräntan som en anpassning till det låga marknadsläget. Skälen till att resultat- och balansmålen för 2012 inte nås är av sådan karaktär att kommunen ändå får anses ha en god kontroll av den ekonomiska utvecklingen samt en finansiell ställning som står sig väl i jämförelse med många andra kommuner. Bedömning Kommunrevisionen har lämnat revisionsberättelse för år 2012 daterad Revisorerna bedömer att resultatet enligt årsredovisningen i allt väsentligt är förenligt med de finansiella mål och verksamhetsmål som kommunfullmäktige beslutat. Revisionen tillstyrker att kommunens årsredovisning godkänns och att kommunstyrelse och övriga nämnder och förtroendevalda i dessa organ beviljas ansvarsfrihet för den tid revisionen avser. Bilagor: Kommunala revisionens verksamhetsberättelse 2012, revisionsbyrån Pricewater Coopers rapport 2012, Strömstads kommuns årsredovisning 2012 Expedieras till: ekonomiavdelningen, alla förvaltningar och bolag, slutarkiv Justerandes sign Strömstads Kommun Kommunstyrelsen STRÖMSTAD Telefon: Fax: E-postadress: ks@stromstad.se Kommunens hemsida:

2 Kommunledningskontoret Tjänsteskrivelse 1 (2) Administrativa avdelningen Anneli Skarp Hjälmén tele Dnr:: KS/ anneli.hjalmen@stromstad.se Kommunfullmäktige Revisionsberättelse för 2012, kommunstyrelsens ansvarsfrihet Kommunfullmäktiges presidium föreslår kommunfullmäktige besluta Att bevilja kommunstyrelsen och övriga nämnder och de förtroendevalda i dessa organ ansvarsfrihet för den tid revisionen avser Ärendet Årsredovisning ska årligen överlämnas till fullmäktige och revisorerna snarast möjligt och senast den 15 april året efter det år som redovisningen avser. Årsredovisningen ska godkännas av fullmäktige. Det bör inte ske innan fullmäktige enligt 5 kapitlet 25 a beslutat om ansvarsfrihet skall beviljas eller vägras. De finansiella riktlinjerna efterlevs, men de ekonomiska målen uppnås ej. Resultatmålet påverkas av engångskostnader för medfinansiering av statlig infrastruktur , på totalt 16 Mkr. Utan dessa skulle målet ha uppnåtts. Balansmålet soliditet sjönk till en lägre nivå redan år 2011, främst på grund av att pensionsförpliktelsen ökade kraftigt. Detta till följd av en sänkning av diskonteringsräntan som en anpassning till det låga marknadsläget. Skälen till att resultat- och balansmålen för 2012 inte nås är av sådan karaktär att kommunen ändå får anses ha en god kontroll av den ekonomiska utvecklingen samt en finansiell ställning som står sig väl i jämförelse med många andra kommuner. Bedömning Kommunrevisionen har lämnat revisionsberättelse för år 2012 daterad Revisorerna bedömer att resultatet enligt årsredovisningen i allt väsentligt är förenligt med de finansiella mål och verksamhetsmål som kommunfullmäktige beslutat. Revisionen tillstyrker att kommunens årsredovisning godkänns och att kommunstyrelse och övriga nämnder och förtroendevalda i dessa organ beviljas ansvarsfrihet för den tid revisionen avser. STRÖMSTADS KOMMUN Anneli Skarp Hjälmén Administrativ chef Strömstads kommun (växel) Besöksadress: Kommunledningskontoret (fax) Norra Bergsgatan 23 Administrativa avdelningen ks@stromstad.se Org nr: STRÖMSTAD Bankgiro:

3 2 (2) Bilagor: Kommunala revisionens verksamhetsberättelse 2012, revisionsbyrån Pricewater Coopers rapport 2012, Strömstads kommuns årsredovisning 2012 Expedieras till: ekonomiavdelningen, alla förvaltningar och bolag, slutarkiv Strömstads kommun (växel) Org nr: STRÖMSTAD Bankgiro:

4 STRÖ~\ US T'\ o s 'Kml ;\l Ur-i Kommunens revisorer O!t- l 2 Dnr.k..S. /~.r.3...-::.q 1 et U Hand /. nr...,,\.. ',..,"""".."... ".", Revisionsberättelse för år 2012 Vi, av kommunfullmäktige utsedda revisorer, har granskat den verksamhet som bedrivits i styrelse och nämnder samt, genom utsedda lekmanna revisorer, verksamheten i kommunens företag. Granskningen har utförts enligt kommunallagen, kommunens revisionsreglemente och god revisionssed i kommunal verksamhet. Granskningen har genomförts med den inriktning och omfattning som vi ansett nödvändig för att ge rimlig grund för bedömning och ansvarsprövning. Vi hänvisar också till vår redogörelse och anlitad revisionsbyrås sammanfattande rapport vilka biläggs denna berättelse. Vi bedömer att resultatet enligt årsredovisningen i allt väsentligt är förenligt med de finansiella mål och verksamhetsmål som kommunfullmäktige beslutat. Vi tillstyrker att kommunfullmäktige beviljar ledamöterna i styrelse och nämnder ansvarsfrihet. Strömstad ~11~-1 l~ema P Edwardss~ Ordförande J4~/ ". 'o. ' 0 0 '. 0 John BrandelI h 0~. Asa Karlsson Vice ordförande ~~.~ BO p~ eby / Lars Flodin Bilagor: Kommunala revisorernas verksamhetsberättelse för 2012 PWC:s sammanfattande rapport för år 2012 Samtliga under året upprättade PM och rapporter är arkiverade i revisionens årsakt för år

5 Strömstads kommun Revisorerna Dnr Hand1.nr Verksamhetsberättelse för verksamhetsåret 2012 De föliroendevalda revisorerna har under verksamhetsåret varit fern (5), d.v.s. Edwardsson, INGEMAR (ordf), Alm, ROLF (v.ordf), Flodin, LARS, Brandell; JOHN, Grinneby, BO. Under året (juli) beslöt Alm ROLF att frånträda uppdraget som revisor och som efterträdare till honom utsågs Karlsson, ASA, tillika v. ordf, för revisorerna. Som "lekamannarevisor" i bolagen/stiftelserna har Grinneby BO varit ordinarie samt med Flodin LARS som ersättare. Revisorernas verksamhetsplan har legat till grund för revisorernas granskningar, men en stor del av verksamhetstiden har gått åt för upphandlingen av nytt "sakkunnigt biträde" till revisorerna. Upphandlingen skedde gemensamt inom revisionssamverkan (SAMREV) där, förutom Strömstad även ingår Munkedal, Sotenäs och Tanums kommunrevisorer. Upphandlingsarbetet leddes av Beckström HENRY, Munkedal, och som sakkunnigstöd för upphandlingen, Hedqvist MARTIN. Tanums Kommuns upphandlings chef ledde det administrativa arbetet. Ernst & Young var det revisionsbolag som tog hem sakkunnigfunktionen i samtliga uppräknade kommuner. Enligt KL (Kommunallagen) skall all verksamhet granskas. För att säkerställa att detta sker, så är revisorerna indelade i ansvarsområden så att "täckning" sker. Granskningen utförs på så sätt att medels protokolläsning samt besök o medverkan i nämnder outskottsmöten, revisorerna :far en bra bild av verksamhetens styrning, kontroll och ledning. Stor vikt har under året lagts på den "interna kontrollen" inom revisionen, så att kommande års granskningsarbete skall bli effektivare och noggrannare. Revisorerna har under verksamhetsåret varit mycket återhållsamma med budgeten så ett relativt stort överskott levererades tillbaka till kommunkassan. Vi revisorer anser att vi på ett grannlaga sätt fullföljt vårt uppdrag. För Strömstads ommuns revisorer #41i#d! ~~Y7 ~ward~ on INGEMAr Ordf.

6 Dnr Handl.nr PM - Granskning av årsredovisning 2012 Strömstads kommun Mars 2013 Håkan Olsson Henrik Bergh

7 Innehållsförteckning Sammanfattning... 3 Inledning Bakgrund... 4 Revisionsfråga och metod... 4 Granskningsresultat... 5 Förvaltningsberättelse... 5 Investeringsredovisning... 7 Driftredovisning... 8 Resultaträkning... 8 Balansräkning... 9 Finansieringsanalys Sammanställd redovisning Övrigt

8 Sammanfattning Vi bedömer att årsredovisningen i allt väsentligt uppfyller kraven på rättvisande räkenskaper. Följsamheten till gällande kommunal redovisningslag och rekommendationer är god. Vi har noterat flera förbättringar men vill också uppmärksamma på nedanstående iakttagelser. Bland kortfrisiga fordringar och skulder finns det ett antal pågående ännu inte avslutade EU projekt mm där ofta saknas ett tillräckligt underlag som verifierar saldot. Vi har tidigare år påtalat att kommunen inte har kontroll över var man förvarar sina aktiebrev, där sådana films i pappersform. Vi är nu informerade om att dessa är stulna och att polisanmälan är gjord. Kommunens olika lager är inventerade och lagervärdet har justerats men det saknas inventeringsprotokoll för konto 1411, 1412 samt som verifierar och specificerar tillgångarna. Förvaltningsberättelsen innehåller en redovisning och bedönming av kommunens mål uppfyllelse. Uppföljningen utgår från kommunens vision och 4 övergripande mål för långsiktig hållbar utveckling men beskrivning (berättelsen) och bedömningarna sker mer utförligt för fullmäktiges 11 fokusområden och mål med styltal (enligt styrkort för balanserad styrning). Den sammanfattande bedömningen är att 8 fokusområdena helt uppnår sina mål, 4 områden uppnås delvis och endast ett område uppnår inte sitt mål. Vi delar kommunstyrelsens bedönming i förvaltningsberättelsen att måluppfyllelsen är relativt god. Vi delar också kommunstyrelsens bedönming att kommunen har en fungerande målkedja och att mätbarheten är godtagbar men att analyser och samband mellan satsade resurser och verksamhetsresultat kan förbättras. 3

9 Kommunen klarar balanskrav och finansiella mål (riktlinjer) men kommunen uppnår inte resultat- eller soliditetsmålen enligt fullmäktiges styrkort. Omsorgsnämnden avviker från god budgetföljsamhet och redovisar återigen ett stort underskott med - 8,2 mkr. Den sammanfattande bedömningen i förvaltningsberättelsen är att kommunen har en välskött ekonomi och god ekonomisk hushållning. Vi vill inte ifrågasätta denna bedömning men vill ändå nyansera och komplettera bilden enl nedan. Kommunen uppnår inte resultat- eller soliditetsmålen för A v den fördjupade finansiella analysen framgår att den finansiella profilen faktiska försämrats något de senaste åren (relativt andra kommuner). Omsorgsnämndens upprepade och stora budgetunderskott är inte acceptabel ur ett ekonomiskt perspektiv. I årsredovisningen finns det finns en koli kommentar till kommunens arbete med intern kontroll som bedöms vara svag i samtliga nämnder med undantag av omsorgsnämnden. Vid granskningstillfållet pågick ett arbete med en mer omfattande redovisning av resultaten från nämndernas interna kontroller, vilket skall rappolieras till kommunstyrelsen i april. Inledning Bakgrund Den kommunala redovisningslagen (KRL) gäller fr o m 1998 och reglerar externredovisningen. I lagen finns bestämmelser om årsredovisningen. Vidare regleras den kommunala redovisningen av uttalanden från Rådet för kommunal redovisning och i tillämpliga delar av Redovisningsrådet och Bokföringsnämndens normering. Kommunstyrelsen ansvarar enligt kommunallagen för årsredovisningen. När det gäller nämndernas redovisning, skall den enligt kommunallagen utformas på det sätt som fullmäktige bestämmer. Revisionsfråga och metod Revisorerna har bl a till uppgift att pröva om räkenskaperna är rättvisande. Inom ramen för denna uppgift är syftet med granskningen av årsredovisningen att bedöma om den är upprättad i enlighet med lag om kommunal redovisning och i enlighet med normgivning, 4

10 främst från Rådet för kommunal redovisning. Granskningen som sker utifrån ett väsentlighets- och riskperspektiv skall besvara följande revisionsfrågor: Lämnar årsredovisningen upplysning om verksamhetens utfall, verksamhetens finansiering och den ekonomiska ställningen. Med verksamhetens utfall avses utfallet i förhållande till fastställda mål och ekonomiska ramar. Är räkenskaperna i allt väsentligt rättvisande. Med rättvisande räkenskaper avses fullständighet, riktighet, existens, tillhörighet, periodisering, värdering, äganderätt och förpliktelser samt innehåll och presentation. Granskningen av årsredovisningen omfattar: förvaltningsberättelse (inkl drift- och investeringsredovisning) resultaträkning finansieringsanalys balansräkning sammanställd redovisning Bilagor och specifikationer till årsredovisningens olika delar har granskats. Vi har även bedömt kommunens ekonomiska ställning, efterlevnaden av balanskravet och om resultatet i årsredovisningen är förenligt med de övergripande mål fullmäktige beslutat om. Granskningen har utförts enligt god revisionssed. Det innebär att granskningen planerats och genomförts ur ett väsentlighets- och riskperspektiv och med hänsyn till materialitetsgränser för att i rimlig grad kunna bedöma om årsredovisningen i allt väsentligt ger en rättvisande bild. Granskningen omfattar därför att bedöma ett urval av underlagen för den information som ingår i årsredovisningen. Då vår granskning därför inte varit fullständig utesluter den inte att andra än här framförda felaktigheter kan förekomma. Granskningsresultat Förvaltningsberättelse I KRL kap 4 fi'amgår det att kommunen skall upprätta enförvaltningsberättelse. Förvaltningsberättelsen skall innehålla: 5

11 en översikt över utvecklingen av kommunens verksamhet (KRL 4:1) särskilda upplysningar om de anställdas sjulifrånvaro (KRL 4: 1 a) samlad redovisning av kommunens investeringsverksamhet (KRL 4:2) en redovisning av hur utfallet förhåller sig till den budget som fastställts för den löpande verksamheten (KRL 4:3) en redovisning av hur det negativa resultatet skall regleras (KRL 4:4) en utvärdering av mål för god ekonomisk hushållning (KRL 4:5) sådana upplysningar som avses i KLR 4: 1 skall också omfatta sådan kommunal verksamhet som bedrivs genom andra juridiska personer (KRL 8:1). Översikt över utvecklingen av verksamheten Vi har översiktligt granskat att förvaltningsberättelsen lämnar tillräckliga uppgifter om: obligatorisk information i enlighet med KRL och RKRs rekommendationer sådana förhållanden, som inte skall redovisas i balansräkning eller resultaträkning, men som är viktiga för bedömning av ekonomin måluppfyllelsen för fullmäktiges finansiella och verksamhetsrnål som är av betydelse god ekonomisk hushållning väsentliga personalförhållanden, bl a den obligatorisk redovisningen av sjukfrånvaro annat av betydelse för styrning och uppföljning Bedömning och iakttagelser Händelser av väsentlig betydelse. Av förvaltningsberättelsen och nämndernas redovisning framgår också väsentliga händelser som inträffat under året. Förväntad utveckling. Av årsredovisningen framgår i viss omfattning den förväntade utvecklingen inom olika verksamheter. Väsentliga personalförhållanden. Den obligatoriska redovisningen av sjukfrånvaro redovisas i enlighet med KRL 4: 1 a. 6

12 pwe God elmnomisk hushållning och andra förhållanden som har betydelse för styrning och uppföljning av verksamheten samt analys och rättvisande bedömning av ekonomi och ställning. Förvaltningsberättelsen innehåller en redovisning och bedömning av kommunens måluppfyllelse. Uppföljningen utgår från kommunens vision och 4 övergripande mål för långsiktig hållbar utveckling men beskrivning (berättelsen) och bedömningarna sker mer utförligt för fullmäktiges 11 fokusområden och mål med stylial (enligt styrkoli för balanserad styrning). Den sammanfattande bedömningen är att 8 fokusområdena helt uppnår sina mål, 4 områden uppnås delvis och endast ett område uppnår inte sitt mål. Vi delar kommunstyrelsens bedömning att måluppfyllelsen är relativt god. Vi delar också kommunstyrelsens bedömning i förvaltningsberättelsen att kommunen har en fungerande målkedja och att mätbarheten är godtagbar. Vi delar också bedömningen att analyser och samband mellan satsade resurser och verksamhetsresultat kan förbättras. Kommunen klarar balanskrav och finansiella mål (riktlinjer) men kommunen uppnår inte resultat- eller soliditetsmålen enligt fullmäktiges styrkoli. Omsorgsnämnden avviker från god budgetföljsal11het och redovisar återigen ett stort underskott med - 8,2 mkr. Den sammanfattande bedömningen i förvaltningsberättelsen är att kommunen har en välskött ekonomi och god ekonomisk hushållning. Vi vill inte ifrågasätta denna bedömning men vill ändå nyansera och komplettera bilden enl nedan. Kommunen uppnår inte resultat- eller soliditetsl11ålen för A v den fördjupade finansiella analysen framgår att den finansiella profilen faktiska försämrats något de senaste åren (relativt andra kommuner). Omsorgsnäl11ndens upprepade och stora budgetunderskott är inte acceptabel ur ett ekonomiskt perspektiv. Investeringsredovisning Vi har översiktligt granskat att: investeringsredovisningen visar kommunens totala investeringsverksamhet investeringsredovisningen är uppställd enligt god redovisningssed beloppen i investeringsredovisningen överensstämmer med årets bokföring posterna i investeringsredovisningen är överförda till balansräkningen och finans i eringsanal ysen 7

13 Bedömning och iakttagelser Vi bedömer att investeringsredovisningen i all väsentlighet ger en rättvisande bild av årets investeringar, med undantag av redovisning av investeringsintäkter. Dessa passiveras och minskar därmed bokfört anskaffningsvärde istället för att redovisas som förutbetalda intäkter i enlighet med ny rekommendation nr 18 från RKR. Driftredovisning Vi har översiktligt granskat att: budgeterade och redovisade kostnader och intäkter redovisas i sammanfattning redovisade intäkter och kostnader överfölis riktigt från den systematiska bokföringen Bedömning och iakttagelser Vi bedömer att driftredovisningen i all väsentlighet ger en rättvisande bild av hur utfallet förhåller sig till fullmäktiges budget. Resultaträkning Resultaträkningen skall redovisa samtliga intäkter och kostnader och hur det egna kapitalet har förändrats under året (KRL 5:1). Vi har granskat att: resultaträkningen är uppställd enligt KRL resultaträkningen i allt väsentligt redovisar årets samtliga externa intäkter och kostnader resultaträkningens innehåll är rätt periodiserat Bedömning och iakttagelser Vi bedömer att resultaträkningen ger en i allt väsentligt rättvisande bild över årets resultat. 8

14 ph'c Balansräkning Balansräkningen skall i sammandrag redovisa kommunens samtliga tillgångar, avsättningar och skulder samt eget kapital på dagen för räkenskapsårets utgång (balansdagen). Ställda panter och ansvarsförbindelser skall tas upp inom linjen. (KRL 5:2) Vi har granskat att: balansräkningen är uppställd enligt KRL noter finns i tillräcklig omfattning upptagna tillgångar, avsättningar och skulder existerar, tillhör kommunen och är fullständigt redovisade och rätt periodiserade tillgångar, avsättningar och skulder har värderats enligt principerna i KRL föregående års utgående balanser har överfålts rätt som årets ingående balanser specifikationer till utgående balanser finns i tillräcklig omfattning årets resultat överensstämmer med resultaträkningen. Bedömning och iakttagelser Vi bedömer att balansräkningen i allt väsentligt ger en rättvisande bild av tillgångar, avsättning, skulder och eget kapital. Kommunen har under 2012 upprättat en policyiregelverk för exploateringsredovisning. Man har därefter, efter bästa förmåga med hänsyn till både praktiska och tidsmässiga skäl, rättat tidigare års exploateringsredovisning för bia Tången med tillhörande projekt för fjärrvärme, va samt gator. Resultateffekterna har vid rättelserna i allt väsentligt redovisats mot ingående eget kapital. Detsamma gäller gatukostnadsersättningar som skuldförs och framledes kommer årligen avräknas/intäktsföras i takt med avskrivningar. Vidare har de affärsmässiga verksamheternas ackumulerade resultat flyttats från eget kapital (del av) till fordrings- och skuldkonton i enlighet med rekommendation från RKR. Bland kottft isiga fordringar och skulder finns det ett antal pågående ännu inte avslutade EU projekt mm där det i flera fall är så att Strömstad kommun är huvudman för projekten tillsammans med övriga kommuner i Bohuslän. För de aktuella saldona så finns det ingen specifikation i form aven motsvarande ansökan med samma belopp utan de olika projekten nollställs bara över årsskiftet och nettokostnaden bokas upp som en fordran. 9

15 Konto 1634 Länsstyrelsen Konto 1635 Suscond Konto 1667 Fordran projekt (två olika projekt) Konto 2492 Leonardoprojektet Konto 2479 Tillväxtseh th th th 176 th 113 th Huruvida de upp bokade beloppen som sker vid vmje årsskifte i slutändan kommer att täckas av beviljade belopp (i enlighet med upprättade beviljningsbeslut) är för oss oklmt. Vi har tidigare år påtalat att kommunen inte har kontroll över var man förvarar sina aktiebrev, där sådana finns i pappersform. Vi är nu informerade om att dessa är stulna och att polisanmälan är gjord. Kommunens olika lager är inventerade och lagervärdet har justerats men det saknas inventeringsprotokoll för konto 1411, 1412 samt som verifierar och specificerar tillgångarna. Finansieringsanalys l finansieringsanalysen skall kommunens finansiering och investeringar under räkenskapsåret redovisas (KRL 7:1). Vi har granskat att: finansieringsanalysen uppfyller haven enligt KRL och ny rekommendation från rådet för kommunal redovisning noter finns i tillräcklig omfattning finansieringsanalysens innehåll överensstämmer med motsvarande uppgifter i övriga delar av årsredovisningen. Bedömning och iakttagelser Finansieringsanalysen uppfyller formhaven enligt KRL och Rådet för kommunal redovisning. Sammanställd redovisning Den sammanställda redovisningens syfte är att ge en helhetsbild av kommunens ekonomiska åtaganden oberoende av i vilken juridisk form verksamheten bedrivs. (Rådets rekommendation) 10

16 Den sammanställda redovisningen skall innehålla en resultaträkning och en balansräkning som utgör en sammanställning av kommunens och de juridiska personernas resultat- och balansräkning. (KRL 8:2) Det är god redovisningssed att inkludera en finansieringsanalys. (Rådets rekommendation) Vi har översiktligt granskat att: den sammanställda redovisningen är uppställd enligt KRL och även innehåller en finansieringsanal ys noter finns i tillräcklig omfattning och utgör specifikationer till resultat- och balansräkningsposter. Det innebär delposterna i noterna ska vara rensade från intern poster (upplysning om interna poster ska därför inte anges). den sammanställda redovisningen omfattar samtliga kommunens företag konsolideringen omfattar de företag i vilka kommunen har ett betydande inflytande propoliionell konsolideringsmetod och förvärvsmetod tillämpas vid konsolideringen beloppen överensstämmer mellan den sammanställda redovisningen och de ingående företagens redovisningar Bedömning och iakttagelser Vi bedömer att den sammanställda redovisningen ger en helhetsbild av kommunens ekonomiska ställning och åtaganden. Föregående års brist att avsättning till obeskattade reserver med tkr inte blev justerad/eliminerad är rättad Övrigt Vi har granskat följsamheten till samtliga nya och reviderade rekommendationer från "Rådet för kommunalredovisning" utifrån checklista. I årsredovisningen finns det finns en kort kommentar till kommunens arbete med intern kontroll som bedöms vara svag i samtliga nämnder med undantag av omsorgsnämnden. Vid granskningstillfållet pågick ett arbete med en mer omfattande redovisning av resultaten från nämndernas intema kontroller, vilket skall rappolieras till kommunstyrelsen i april. II

17 .' S TR O [\1 S i f:, C,:;Kl~~-~.~~'Jl I\o,nmunstyrc:,. "'I I Dn r 2013, -O l /-,~ 2 j Handl,nr """"""'"''' ''' --- Revisionsrapport Redovisn ingsrevision 2012 Strämstads kommun April 2013 Håkan Olsson

18 Innehållsförteckning Inledning... 3 Iakttagelser... 3 Risk för mutor och koltuption... 3 Uppföljning av intern kontroll Granskning av intern kontroll vid avstämning av leverantörsskulder, arbetsgivaravgifter och personalskatter... 5 Granskning av delårsrappoli... 5 Granskning av årsredovisning

19 Inledning Denna del av revisionsarbetet som kallas för redovisningsrevision har som huvudsyfte att kontrollera och bedöma om kommunen har en tillfredsställande intern kontroll så att fel förhindras eller upptäcks samt att det finns rutiner som säkerställer rättvisande räkenskaper. Iakttagelser Risk för mutor och korruption Föregående år genomförde vi en översiktlig granskning av kommunens aktiviteter och policydokument för att motverka och minska risken "för förekomsten av mutor och korruption. Därefter medverkade vi vid ett förvaltningschefmöte i syfte att dels diskutera frågeställningen samt genomföra en kort information/utbildning i frågan. Kommunen uppgav då att de tagit del av och informerat om den korta skrift som SKL upprättade 2009 i ämnet och omsorgsnämnden har ett styrdokument avs gåvor, mutor och ekonomisk transaktioner från 20 l I övrigt fanns ingen eller liten (muntligt) spårbarhet till aktiviteter eller policydokument. Huruvida policydokument eller sk wisselblower i frågan, skulle kunna vara ett effektivt verktyg diskuterades. Men förvaltnings chefs gruppen lovade att lyfta frågan under 2012 och medvetengöra alla chefer så att den tas upp på bl a APT -möten. Dessutom uppmanades kommunen att hantera frågan via den intern kontroll och kontrollmoment såsom avtalskontroller, kontroll av bisysslor. Denna koppling och kontrollmomenten skulle beaktas. Under 2012 har kommunens vidtagit följande åtgärder i syfte att förhindra förekomsten av mutor, koltuption och jäv. En centrala Sam verkans gruppen har enats om att en pmissammansatt grupp bestående av arbetsgivanepresentanter och fackliga representanter skall se över samtliga policydokument och vid behov uppdatera och revidera dessa. Det första dokument som ses över är "Policy om mutor och jäv" med anledning av att SKL har gett ut ett nytt dokument om mutor och jäv. Vid ledningsmöte har samtliga arbetsledare fått i uppdrag att vid medarbetarsamtal och lönesamtal informera om ovanstående policydokument samt att ta reda på om medarbetarna har någon bisyssla. Om så är fallet skall detta dokumenteras. 3

20 Uppföljning av intern kontroll Vi har tidigare år genomfört granskningar av kommunens interna kontroll samt bedömt risker i förekommande system och rutiner. I första hand gäller det administrativa rutiner eller redovisningsrutiner, såsom fakturering, attestering av fakturor, ärendehantering och arkivering m fl vars syfte är att säkerställa en effektiv organisation och rättvisande räkenskaper. V år granskning har genomfölis processinriktat med en hög grad av delaktighet från kommunens ekonomer, men också förvaltningscheferna har varit delaktiga och väl informerade. Under december 2010 genomfört en heldags utbildning för ca: 55 medarbetare från alla verksamheter. Där vi på PwC medverkade. Kommunfullmäktige har inte antagit några gemensamma regler (policy eller reglemente) för det interna kontrollarbetet. Men valje nämnd har under hösten 2011 antagit Riktlinjer för intern kontroll. Dessa tydliggör syftet, ansvar och rappoliering. Däliill har varje nämnd, utifrån en kommungemensam väsentlighet- och riskanalys som i huvudsak genomförts av "ekonomgruppen", upprättat en sk kontrollplan med de kontrollmoment som skall genomföras. Dessa är; Inköp sker utifrån gällande avtal (i avtalskatalogen) Inköp görs från nettoprislista i förekommande fall Avrop/beställningar görs av behörig personal (celiifierade beställare) Inköp bokförs rätt enligt kontoplan och attest Rapportering skall ske till nämnden för åtgärder och till kommunstyrelsen som gör en bedömning av kommunens totala interna kontrollsystem. Rapportering ska samtidig ske till kommunens revisorer. I vilken omfattning kontrollrnomenten enligt plan för 2011 blev genomförda var oklali inför slutrevision 2011men det gjordes aldrig någon avrapportering till nämnderna och därmed inte heller till kommunstyrelsen eller revisorerna. Ansvarig tjänsteman på ekonomiavdelningen för det praktiska arbetet slutade under våren 2012 och arbetsuppgifterna öveliogs av annan tjänsteman sent under Då upprättades 4

21 ett förslag till reglemente med tillämpnings anvisningar vilka därefter har beslutas av fullmäktige. Fn pågår ett nytt arbete med att samla in och sammanfatta det arbete som utfölis av nämnderna. Avsikten är att det skall ske en avrappoliering till nämnder och kommunstyrelsen under våren Granskning av intern kontroll vid avstämning av leverantörsskulder, arbetsgivaravgifter och personalskatter Vi har på kommunrevisionens uppdrag gjort en granskning som syftar till att pröva den interna kontrollen och tillämpade rutiner vid avstämning av leverantörsskulder samt arbetsgivaravgifter och personalens skatter. Vid tagit del av de rutinbeskrivningar som upprättats med tillhörande dokument och därefter har vi verifierat avstämningsrutinen för leverantörsskulder och arbetsgivaravgifter samt personalens skatter mot aktuella underlag för kontrollerad period. Vår bedömning är att tillämpade rutiner vid avstämning av leverantörsskuld och arbetsgivaravgifter samt personalens skatter uppfyller kravet på en god intern kontroll. Granskning av delårsrapport Vi har granskat delårsbokslutet i syfte att pröva om denna ger en rättvisande bild av resultatet och den ekonomiska ställningen för rapportperioden och om delårsbokslutet i övrigt uppfyller de krav som ställs i KRL 9 kap samt övrig normgivning/vägledning. Vi har också översiktligt bedömt huruvida delårsrappolien innehåller en redovisning av måluppfyllelsen utifrån god ekonomisk hushållning som är förenlig med fullmäktiges beslut och om kommunens styrning är tillräcklig. Vår granskning och bedömning är inte heltäckande utan är mer analytisk och översiktlig utifrån en väsentlighets- och riskbedömning av olika revisionsfrågor enligt vägledning från SKYREV samt våra granskningsprogram som omfattar områdena i förvaltningsberättelse, resultaträkning, balansräkning och finansieringsanalysen. Vi bedömer att delårsrapporten i allt väsentligt ger en rättvisande bild av resultat och ställning. Semesterlöneskuldens förändring redovisas numera månadsvis i enlighet med tidigare års rekommendationer. 5