Ekonomi ETT INFORMATIONSPAKET FÖR KÅRERNA

Transkript

1 Ekonomi ETT INFORMATIONSPAKET FÖR KÅRERNA 1. SKÖTSEL AV EKONOMIN Termen ekonomi hänvisar till sådana handlingar mellan personer där pengar eller motsvarande används som betalmedel. I de följande kapitlen behandlar vi kårens ekonomi. Styrelsen och speciellt ekonomen ansvarar för kårens ekonomi. Styrelsen svarar för ekonomin inför kårmötet. Det finns många olika hjälpmedel som kan användas för att sköta ekonomin. Man kan göra allting för hand på papper eller så använder man sig av ett ADB-baserat bokföringsprogram. Om man kan bokföringens principer, klarar man sig bra fast man bara har ett vanligt tabellräkningsprogram. 1.1 PLANERING AV EKONOMIN Då styrelsen planerar ekonomin har den som utgångspunkt verksamhetsplanen som är grunden för den årliga budgeten. Man bör även beakta långtidsplanerna. Planerna fastställs av kårmötet. Exempel: Kåren planerar att skaffa ett halvplutontält, en kamin och en lämplig presenning. Den totala investeringssumman uppskattas till c. 2 5 euro. Då kåren inte har tillräckligt med besparingar och hela summan måste betalas på en gång, måste kåren tänka efter och planera hur den kan samla in den nödvändiga summan. Efter att budgeten godkänts är det bra att göra en finansieringsplan. Den baseras på kårens intäkter, t.ex. medlemsavgifter och understöd, samt kårens kostnader. Om intäkterna och kostnaderna inte går jämt ut, bör styrelsen eller ekonomen periodisera intäkterna och kostnaderna så att kårens betalningsberedskap aldrig försvagas för mycket. Det kan innebära att man periodiserar stora utgifter eller skjuter upp stora investeringar. 1.2 SKÖTSEL AV BETALNINGAR Då man planerar kårens ekonomi och budget bör man fundera på hur kårens betalningsrörelse skall skötas. Bl.a. kårens storlek påverkar beslutet. I regel har alla kårer ett eget bankkonto samt en kontantkassa men det är möjligt att bara ha det ena. Oberoende av system måste alla penningtransaktioner skrivas upp. Det är viktigt att komma överens på förhand om vilka utgifter kårchefen kan godkänna på egen hand och hurdana summor som behöver styrelsens godkännande. Vanligen kan kårchefen godkänna små summor, t.ex. inköp av kopieringspapper. Styrelsens godkännande behövs för alla större eller mera permanenta investeringar. Man kan bestämma att då styrelsen gett sitt stöd för en flock- eller grupputfärd, skall kårchefen ännu godkänna kvittona före summorna utbetalas till ledarna. Om man använder sig av förskott godkänner kårchefen uttagen i efterskott. Kårens fakturor kan gå via kårchefen, som godkänner dem, till ekonomen som betalar dem. Alternativt kan man på förhand ge ekonomen fullmakt att betala räkningar och i så fall går räkningarna direkt till ekonomen som betalar dem. Huvudsaken är att systemet är klart och entydigt och att alla vet om det. Ekonomen kan också sköta om kontantkassan eller så är det en skild uppgift som sköts av någon annan. Kåren kan besluta att kontantkassan kan betala ut utfärdsoch mötesbidrag för ett värde av högst 2 euro. Den som sköter kontantkassan betalar ut summorna åt ledarna då kvittona godkänts av kårchefen. Om banken tar en serviceavgift för alla transaktioner är det motiverat att använda en kontantkassa för små utgifter. Större summor betalas från kontot då ekonomen fått de godkända kvittona. Kårens ekonomi hålls bättre i skick om alla transaktioner rör sig via bankkontot. Bankerna erbjuder olika servicepaket för föreningar och det lönar sig att be om kostnadsanbud med några års mellanrum så att bankavgifterna hålls inom kontroll. Då man väljer typen av bankkonto börjar man med att studera hur många banktransaktioner det vanligen blir i månaden och under ett år och sedan kontaktar man banken. Det här därför att föreningarna ofta erbjuds olika servicepaket där det i månadsavgiften ingår en viss mängd banktransaktioner. 1

2 Utfärdsavgifter kan man antingen sköta via bankkontot eller så samlar ledarna in pengarna av deltagarna. Avgifterna för större läger sköts via bankkontot för då har man bättre kontroll över betalningarna. Det är viktigt att man alltid, för varje utfärd och evenemang, bokar utgifterna och intäkterna också om de inte går via kårens konto. Då utfärderna syns i bokslutet går det lättare att jämföra hur mycket pengar som används till utfärder olika år. Det är också bra att det syns i kårens bokslut att kåren haft annan verksamhet än bara administration. Det är rekommendabelt med tanke på understöden och verksamheten att de administrativa kostnaderna inte överstiger den egentliga verksamhetens utgifter. Det viktigaste är att kåren följer föreningslagen i sina föreskrifter och i praktiken. Lagen säger bl.a. att boksluten måste förvaras i minst 1 år. Ingenting säger att de sedan måste förstöras utan man kan gärna spara dem t.ex. för framtida kårhistoriker. Allmännyttiga föreningars medelsanskaffningar är i allmänhet inte skattepliktig inkomst. Men det lönar sig att kontrollera saken med sitt lokala skattekontor så man inte råkar ut för stora ersättningskrav senare. Man måste också noga ta reda på vad lagen säger om eventuell lotteriskatt då man ordnar lotterier. 1.3 UNDERSTÖD I Finland är kommunerna enligt lag skyldiga att understöda ungdomsföreningar som verkar inom kommunen, dit hör även scoutkårerna. Kommunen informerar vanligen om understöden i sina officiella tidningar och ofta även direkt till föreningen. För att få kommunalt understöd gäller ofta vissa formella krav och begränsningar. Närmare information ges i samband med ansökan eller från de kommunala myndigheterna. Kårerna kan vanligen söka de allmänna stöd som beviljas av kommunens ungdoms- eller fritidsnämnd samt vissa specialstöd som t.ex. läger-, start- och projektstöd. Ansökan görs på en särskild blankett. Blanketter och anvisningar får man från kommunens ungdomseller fritidsbyrå. Det går inte att kringgå understödsreglerna. Ansökan måste alltså uppfylla kraven och en försenad ansökan tas inte ens upp till behandling. I vissa fall kan man komplettera ansökan ännu en tid efter sista ansökningsdagen. Många kårer har en understödsförening, en församling eller annat samfund, som stöder kåren ekonomiskt eller materiellt. Kåren och bakgrundsföreningen kommer gemensamt överens om hurdant stöd det är frågan om och vilka villkor som hör ihop med stödet. Båda parterna bör hålla sin överenskommelse. Scoutdistrikten och olika stödföreningar kan dela ut stipendier samt understöd. Denna stödform är oregelbunden, informationen kommer i scouttidningarna eller per brev. Samtidigt informeras det om ansökningsförfarandet. Det är värt att komma ihåg att man alltid måste följa ansökningsföreskrifterna och att sista ansökningsdagen är absolut. Kårerna kan ibland få ekonomiskt eller materiellt stöd av andra intressegrupper, som t.ex. Lionsklubbar eller Rotary-föreningar, vars verksamhet inkluderar att stöda lokala ungdomsföreningar. Ibland krävs det en motprestation för att man skall få stödet, man skall t.ex. delta i ett lokalt evenemang eller i ett jippo. Ibland kan kåren få ta emot donationer eller stöd av privatpersoner. Alla understöd och donationer måste skrivas in i resultaträkningen. Det är också viktigt att tacka givaren för alla icke regelbundna stöd. Man kan gärna berätta vad understödet eller donationen användes till. Tips: Det lönar sig att också ansöka om understöd från församlingen eller understödsföreningen för engångshändelser eller projekt. Det kan t.ex. vara frågan om transporterna till ett storläger eller någon större materialanskaffning. 1.4 BUDGET För att kårens verksamhet skall gå att genomföra bör man göra upp en budget minst en gång om året. Budgeten godkänns på kårmötet och den ingår som bilaga till årsmötesprotokollet. Budgeten motsvarar verksamhetsberättelsen fastän skriven i euron och fungerar som rättesnöre för styrelsen och ledarrådet när de förverkligar den egentliga verksamheten. Hur bindande budgeten är beror på kåren, men målet är naturligtvis att man håller sig till budgeten så långt som möjligt. Styrelsen behandlar avvikelser från budgeten, om det är fråga om stora avvikelser måste de behandlas av kårmötet. Vissa intressegrupper följer med hur kåren håller sig till budgeten. Ett ypperligt hjälpmedel då man gör upp en budget är de tidigare årens budgeter, där man kan se vilka kostnader kåren haft. De intäkter som skrivs in i budgeten är eventuella understöd, deltagaravgifter, medlemsavgifter samt egen medelsanskaffning. Det är 2

3 svårt att uppskatta storleken på dessa men man kan använda tidigare års resultaträkningar som utgångspunkt när man beräknar intäkterna i budgeten. Precis som verksamhetsplanen kan budgeten vara målinriktad. Man kan tydligast ställa upp mål för medelsanskaffningen eller för evenemangens självkostnadsandel. Tips: Kåren bör komma överens om hur man ersätter t.ex. telefon- och postningskostnader samt kilometerersättningar. Om möjligt skall man budgetera dessa i samband med det evenemang som de hör till. Då största delen av kostnaderna för telefonsamtal och postning i praktiken hör ihop med ett visst evenemang är de kostnader för den egentliga verksamheten och inte administrationskostnader. Se bilaga 1, Budget. 1.5 UPPFÖLJNING AV KOSTNADER Eftersom styrelsen ansvarar för kårens ekonomi måste den vara insatt i kårens ekonomiska situation. Därför måste den ekonomiska situationen regelbundet presenteras på styrelsemötena. Kårerna kan ha väldigt olika praxis för hur man godkänner och betalar räkningar. Huvudregeln är att kårchefen, antingen ensam eller tillsammans med en styrelsemedlem, godkänner räkningarna för betalning efter att han/hon kontrollerat att de är korrekta. Styrelsen godkänner kårchefens räkningar. Det är lättare att följa med kårens utgifter om man delat in kåren i mindre enheter. Ep-ledaren ansvarar för elitpatrullernas ekonomi, Akela för flockarnas, roverscoutledaren för roverscouternas och kårchefen för kårens gemensamma ekonomi. Kårchefen ansvarar tillsammans med styrelsen för hela kårens ekonomi och för övervakningen av den. Om man använder den här sortens ansvarsuppdelning, är det bra att göra upp hela budgeten enligt samma indelning. Under verksamhetsåret kan det gå så att de budgeterade pengarna inte räcker till, eller att man inte budgeterat pengar för ett visst ändamål. Ibland kan det vara frågan om ett litet belopp, då kan man överföra pengarna från en post till en annan men styrelsen måste se till att pengarna räcker till för alla verksamhetsformer eller skaffa finansiering från annat håll. Man måste komma ihåg att kårmötet fastställt budgeten och att styrelsen inför kårmötet ansvarar för att den genomförs. Därför är det skäl att behandla alla stora förändringar på kårmötet. Ibland innebär det att man måste sammankalla ett extra kårmöte. Exempel: Storseglet på kårens skolningsbåt har gått sönder. Styrelsen besluter att ett nytt segel måste köpas. Trots att pengarna finns på kårens bankkonto är det frågan om en så stor investering att man behöver sammankalla ett extra kårmöte för att godkänna anskaffningen. 1.6 BOKSLUT Årets bokföring avslutas med bokslutet. Bokslutet sammanställs i form av en balansbok. Balansboken består av resultaträkningen, balansräkningen och vid behov bilagor till bokslutet, en förteckning över vilka böcker som använts för bokföringen samt styrelsens och revisorernas underskrifter. Det är också bra att bifoga verksamhetsberättelsen till bokslutet. Balansboken bör vara inbunden och sidorna numrerade. Resultaträkningen Resultaträkningen är en summering av räkenskapsperiodens alla transaktioner. I resultaträkningen presenteras kårens ordinarie verksamhet, tillförda medel, investeringar och understöd separat, alla uppdelade med intäkter och kostnader. Hur de är indelade beror på kårens behov och hurdan kontoplan som använts. Resultatet av balansräkningen är kårens ekonomiska resultat för verksamhetsperioden, antingen ett överskott eller ett underskott. Man gör årligen avskrivningar från sådan egendom som slits långsamt som t.ex. inventarier och stugan. Det betyder att man varje år drar av en liten procentuell del av anskaffningspriset från värdet. På det här viset kan man dela upp stora investeringar på flera år. Det lönar sig inte att periodisera små utgifter eller utgifterna för föremål som tappar sitt värde snabbt, det är bättre att boka dem som engångskostnader. Exempel: Kåren köper ett tält för 2 5 euro. Inköpspriset bokas bland inventarierna och från det priset görs en årlig avskrivning på 25 procent. Procenten räknas alltid från det kvarvarande värdet. Balansräkning Balansräkningen är en förteckning över kårens egendom, tillgångar och ekonomiska förbindelser. Då man gör en förteckning över egendomen skiljer man åt fast egendom, penningtillgångar, anläggningstillgångar och inventarier. I balansräkningen upptas också kårens fordringar och lån. Om kåren har sådan egendom som 3

4 det krävs pengar för att upprätthålla, t.ex. grundrenovering, måste det skrivas in i balansräkningen då man gör upp bokslutet. I balansspecifikationen presenterar man tillgångarna och skulderna mera ingående vid behov. Balansspecifikationen är inte en officiell handling så det är inte nödvändigt att bifoga den till bokslutet. Bokslutet skrivs rent på ett skilt papper och bifogas till kårmötets protokoll samt som bilaga till bl.a. olika understödsansökningar. Kårstyrelsen, som skall vara beslutför, behandlar och godkänner bokslutet samt daterar och undertecknar det. Det datum då styrelsen godkände bokslutet är också bokslutets datum. Observera att det är den sittande styrelsen som godkänner bokslutet, inte den styrelse som skötte sakerna under räkenskapsperioden. Efter att bokslutet undertecknats, skickas balansboken, dagboken, huvudboken, verifikaten samt styrelsens och kårmötenas protokoll till revisorn för granskning. Revisorn bör få tillräckligt lång tid att granska handlingarna. Efter revisionen presenteras bokslutet för kårmötet som fastställer det. Se bilaga 2, Resultaträkning samt bilaga 3, Balansräkning. 1.7 REVISIONSBERÄTTELSE Revisorn gör en anteckning om revisionen i balansboken och skriver en revisionsberättelse. Kårmötet godkänner bokslutet och bifogar en kopia av revisionsberättelsen till mötesprotokollet. Av revisionsberättelsen bör framgå följande: vems konton och administration som granskats vad som ingått i granskningen för vilken räkenskapsperiod granskningen gjorts om bokslutet gjorts i enlighet med bokföringslagen och de stadganden och bestämmelser som gäller för uppgörandet av bokslut om bokslutet innehåller tillräckliga och korrekta uppgifter var och när granskningens gjorts vem som utfört granskningen. Bokföringsberättelsen bör också ha ett utlåtande om fastställande av bokslutet revisorns utlåtande angående om revisorn rekommenderar att man följer styrelsens förslag om hur man behandlar resultatet revisorns förslag om beviljande av ansvarsfrihet revisorns underskrift med namnförtydligande. Om det finns någonting att anmärka på angående bokföringen eller administrationen, skall anmärkningarna skrivas in i revisionsberättelsen. Om revisorn anser att ansvarsfrihet inte kan beviljas måste orsaken framgå av revisionsberättelsen. Om styrelsen för den aktuella räkenskapsperioden inte beviljas ansvarsfrihet bör den omedelbart utreda saken så att ansvarsfrihet kan beviljas. Om ekonomin försummas under en längre period kan hela kåren råka ut för utmätning. 4

5 2. BESKATTNING Begreppet allmännyttigt samfund En registrerad scoutkår klassificeras som ett allmännyttigt samfund. Samfund definieras i 3 i inkomstskattelagen som en församling, ett annat religiöst samfund eller en ideell eller ekonomisk förening. Ett utdrag ur 22 i inkomstskattelagen definierar allmännyttiga samfund så här: Ett samfund är allmännyttigt då det verkar enbart och omedelbart för allmän fördel i materiell, andlig, sedlig eller samhällelig bemärkelse, dess verksamhet inte enbart gäller begränsade personkategorier, det inte genom sin verksamhet bereder dem som är delaktiga i samfundet ekonomisk förmån i form av dividend eller vinstandel eller i form av sådan lön eller annan gottgörelse som är större än skäligt. Alla kårer, antingen de är registrerade eller verkar under en stödförening, måste fundera på många olika beskattningsfrågor: inkomst- och förmögenhetsskatt, arbetsgivarprestationer, mervärdesskatt, arvs- och gåvoskatt, fastighetsskatt samt lotteriskatt. Inkomst- och förmögenhetsskatt Allmännyttiga samfund måste betala skatt på inkomst för näringsverksamhet och på inkomst som de får för fastigheter som används för annat än allmänt eller allmännyttigt ändamål. Det här betyder att kårerna vanligen inte behöver betala skatt. Kåren betalar skatt enbart om den idkar näringsverksamhet eller om den har fastigheter som hyrs ut för privat bruk (annat än allmänt och allmännyttigt ändamål). Som allmännyttiga samfund betraktas bl.a. ungdomsföreningar eller med dem jämförbara föreningar vars verksamhet baseras på frivilligt medborgararbete och som befrämjar hobby- och fritidsaktiviteter. Tips: De pengar som kommit in t.ex. genom försäljning av kalendrar får man inte ge direkt åt patrullerna eller flockarna. Många kårer har haft ett system där patrullen inte betalar in hela försäljningssumman till kåren utan håller en del själv. Det systemet är olagligt. Om inkomsten från kalenderförsäljningen ges direkt åt försäljarna räknas den som beskattningsbar inkomst och då borde man samla in allas skattekort och göra förskottsinnehållning. Eftersom det skulle vara ytterst komplicerat är det inte att rekommendera. Det kan vara bra att kontrollera med skattebyrån på förhand hur man skall göra om man samlar in pengar för bara en persons behov, t.ex. en Jamboree-resa. Beskattning av scoutkårer Scoutverksamheten kan vara organiserad som en registrerad förening eller som del av en annan förening eller ett samfund. Kåren kan t.ex. höra till en bakgrundseller stödförening som grundats för kårens behov eller så hör kåren till församlingens ungdomsverksamhet. Då sköts t.ex. kontakterna till olika myndigheter och inköp av anläggningstillgångar (tält, bil, lokal) via stödföreningen eller församlingen eller i dens namn. 5

6 Sådan verksamhet som allmännyttiga samfund ordnar för att bekosta verksamheten räknas inte som näringsverksamhet. Dit hör lotterier, basarer, idrottstävlingar, nöjestillställningar, varuinsamlingar eller motsvarande samt försäljning, servering eller andra aktiviteter som ordnats i samband med dessa. Det räknas inte heller som näringsverksamhet att ordna bingospel, försäljning av medlemstidningar och andra publikationer som direkt betjänar samfundets verksamhet, eller att få intäkter från försäljning av adresser, märken, kort, vimplar eller annat liknande. Inkomstskattelagens bestämmelser gäller vanligen inte kåren eftersom den inte har näringsverksamhet. Målsättningen för näringsverksamhet (affärs- eller yrkesverksamhet) är att uppnå vinst och det innebär att verksamheten är planerad, kontinuerlig, risktagande och vinstsökande. Yrkesverksamhet motsvarar affärsverksamheten men i en mindre skala. Man kan som exempel nämna att det är frågan om näringsverksamhet när man ger ut en allmän publikation men inte om inkomsten från publikationen är väldigt liten i förhållande till den övriga verksamheten. Det är inte heller näringsverksamhet om man hyr ut lokaler och fastigheter men om man upprepade gånger ordnar mässor är det. 2.1 ARBETSGIVARPRESTATIONER OCH FÖRSKOTTSSKATT Arbetsgivarprestationer betyder förskottsinnehållning och socialskyddsavgifter som arbetsgivaren måste betala för alla sina avlönade arbetstagare. Det betyder att alla kårer som har, antingen tillfälligt eller regelbundet, avlönade arbetstagare stöter på den här skatteformen. Arbetstagarna kan vara heltidsanställda ungdomsledare, tillfälliga julgubbar eller någonting däremellan. Förutsättningen är att kåren betalar ut lön. Med lön avses enligt 4 om förskottsuppbörd varje slag av lön, arvode, förmån och ersättning som betalas för ett arbete, ett uppdrag eller en tjänst. Som lön betraktas också naturaförmåner: bostads-, bil-, telefon-, och andra förmåner. Arbetsgivare är den som arbetet görs för och han/hon är skyldig att innehålla förskott på lönen och betala in det till staten. Förskottsinnehållning måste också verkställas på bl.a. värdet av presentkort, penningvärdet av vissa gåvor, om mottagaren själv fått välja gåvan och för privata bensinkostnader. Ibland utför kåren arbetsuppgifter för en utomstående (som beställer arbetet, uppdragsgivare) som betalar för arbetet. Då behöver arbetsgivaren inte innehålla förskottsskatt för den summa som betalas till kåren eftersom kåren bör höra till förskottsuppbördsregistret och betala sina (förskotts-) skatter själv. Kåren måste bevisa för arbetsgivaren att den hör till förskottsuppbördsregistret genom att visa ett utdrag ur förskottsuppbördsregistret eller en kopia på det. Man anmäler sig till förskottsuppbördsregistret på sitt eget skattekontor där de går igenom föreningens uppgifter och kontrollerar beskattningssituationen. Talkoarbete Med talkoarbete avses arbete eller arbetsinsatser för vilka ersättning inte betalas åt den som utför arbetet utan istället till en förening. Om föreningen är registrerad och man inte har namngett dem som utför uppgiften behöver man inte betala skatt på ersättningen. Ytterligare en förutsättning är att arbetet inte är regelbundet och att föreningen inte idkar näringsverksamhet. Talkoarbetet bör vara sådant att man kan utföra det utan särskilda kvalifikationer. Arbete som utförs för den egna kåren, t.ex. bygge eller upprustning av scoutbåten, medför inga skattepåföljder. 2.2 MERVÄRDESSKATT Enligt mervärdesskattelagen skall skatt betalas på varor och tjänster som säljs i form av näringsverksamhet. Skatteskyldig är den som säljer varan eller tjänsten. Till varor räknas föremål samt el, gas, värme o.s.v., Tjänster är allt annat som kan säljas i form av näringsverksamhet. Med försäljning avses att äganderätten till en vara överlåts eller att en tjänst utförs mot betalning. I regel är mervärdesskatten 22 % av försäljningspriset men vissa undantag finns. Enligt 4 av mervärdesskattelagen är ett allmännyttigt samfund skyldigt att betala mervärdesskatt på försäljningsintäkter endast om den har beskattningsbar näringsverksamhet. Med andra ord om det allmännyttiga samfundet är beskattningsskyldigt enligt inkomstskattelagen är det också beskattningsskyldigt enligt mervärdesskattelagen och tvärtom. En del produkter är befriade från mervärdesskatt i skattelagen. Man betalar t.ex. inte mervärdesskatt på försäljning av fastigheter, överlåtelse av arrenderätt eller i samband med dessa på överlåtelse av el, värme, gas, vatten eller motsvarande nyttigheter. Man betalar inte heller skatt på försäljning eller uthyrning av båtar vars minimiskrovlängd är minst 1 meter och vilka inte är byggda huvudsakligen för nöjes- eller sportändamål. Om vinsterna utgörs av pengar eller varor betalar man inte heller skatt på ordnande av varu- och penninglotterier, bingospel, tippning, vadslagning eller motsvarande. 6

7 Däremot betalar man mervärdesskatt på intäkterna för uthyrning av bl.a. mötes-, utställnings-, eller sportutrymmen, förvaringsfack o.s.v. För scoutkårernas del är det viktigt att känna till några enskilda stadganden (56 och 58 2): Ett allmännyttigt samfund behöver inte betala mervärdesskatt på en tidning eller tidskrift som utkommer högst 4 gånger om året om den publiceras huvudsakligen för medlemmarna eller medlemsföreningarna och om utgivningen inte bedrivs rörelsemässigt. Man behöver inte heller betala skatt på arbetsprestationer som härrör sig till reparation eller underhåll av båten som nämnts i föregående avsnitt eller för varor som behövs för arbetena eller installationer i båten. I 3 av mervärdesskattelagen nämns att affärsverksamhet i liten skala inte behöver betala mervärdesskatt. Om den sammanlagda summan av kalenderårets försäljning eller hyres- och andra skattepliktiga intäkter understiger 8 5 euro behöver man inte betala skatt. Länsskattebyrån ger råd om mervärdesskattefrågor. 2.3 SKATT PÅ ARV OCH GÅVA Enligt lagen betalar man inte arvs- eller gåvoskatt på egendom som donerats till t.ex. församlingar eller ideella föreningar eller andra icke vinstsökande samfund som har ett allmännyttigt syfte. Scoutkårerna kan alltså ta emot donationer och behöver inte betala skatt på dem. 2.4 FASTIGHETSSKATT Om kåren äger en fastighet är den skyldig att betala fastighetsskatt och att fylla i en skattedeklaration för fastigheten. Deklarationen görs till den kommun där fastigheten är belägen och dit betalas också skatten. Nuförtiden behöver man inte längre lämna in en skattedeklaration varje år utan bara när det skett förändringar som gäller fastigheten; ägarbyte, bygge eller styckning. Det lönar sig att kontrollera saken. Storleken på skatten bestäms av kommun/stadsfullmäktige enligt skattestyrelsens allmänna anvisningar. Man kan anhålla om befrielse från eller nedsättning av fastighetsskatten från kommun/stadsfullmäktige. 2.5 LOTTERISKATT Lotteriskatt betalas på alla lotterier som ordnas i Finland. Med lotterier avses varu- eller penninglotterier, bingospel, tippning, vadhållning, hållande av sådana spelautomater eller spelanordningar som kan dela ut pengar som vinst, varor eller spelpolletter som kan bytas in mot pengar eller varor. Till lotterier räknas även andra än offentligt ordnade utlottningar, gissningstävlingar, vadslagningar och tävlingar vilkas utkomst beror delvis eller helt på slumpen och som i vinst ger pengar eller andra förmåner med penningvärde. Med vinsten på lotteriet avses den totala inkomsten på lottförsäljningen, för vadslagning och dyl. det sammanlagda värdet på insatserna samt för spelautomaterna den sammanlagda penninginsatsen minus de utbetalade vinsterna (penningsumman eller varornas inköpspris). I lagen förordnas även hur värdefulla vinsterna bör vara. Lotterivinsternas sammanlagda värde skall vara minst 35 % av lotternas sammanlagda försäljningspris och värdet för den minsta lotterivinsten måste åtminstone motsvara lottens pris. För lotterier som ordnas med ensamrätt är skatten 5 % av lotteriets avkastning. Också för bingospel är skatten 5 % av vinsternas sammanlagda värde, vinster som berättigar till nytt spel räknas inte med. För varulotterier är skatten 1.5 % av avkastningen. För andra lotterier är skatten 3 %. Den som ordnar lotterier måste ha noggrann bokföring som beaktar alla aspekter som har betydelse då skatten fastställs. Man behöver inte betala skatt om månadens skattebelopp underskrider 5,45 euro. 7

8 3. BOKFÖRING Kårens ekonomi har redan behandlats i kapitel 2 och 3. I det här kapitlet behandlas saken mera konkret. Först presenteras ett sammandrag av bokföringens grundprinciper och åtgärder som hör ihop med bokföringen, sedan kommer resultaträknings- och balansräkningsscheman enligt bokföringsförordningen, efter det resultaträknings- och balansräkningsscheman anpassade enligt kårernas behov och till sist mera information om källor och bokföringshjälpmedel. Direktiven är upplagda för en normal kår som inte har affärsverksamhet eller avlönad personal. 3.1 BOKFÖRING I KORTA DRAG Vad har kåren för nytta av bokföringen? En välskött bokföring är till stor nytta för kåren: Med hjälp av uppgifterna i bokföringen kan man jämföra det pågående årets utgifter med budgeten. Styrelsen kan under årets lopp se var det eventuellt finns överloppsmedel som kanske kunde användas för något annat, eventuellt nyplanerat, projekt. Följande års budget kan göras på basen av gamla bokföringsuppgifter. Med hjälp av bokföringsverifikat kan man utreda t.ex. utgifterna för ett evenemang eller för enskilda deltagare eller evenemangets helhetsresultat. Även utomstående (kommuner, församlingar, bakgrundsföreningar) kan vara intresserade av kårens bokslut och de kan tänkas kräva att få bokslutet som bilaga till understödsansökningar. Bokförarens kompetenskrav Det finns inte några formella kompetenskrav på den som fungerar som kårens ekonom. I praktiken har en person som gått en grundkurs i bokföring tillräckliga kunskaper. Ekonomen (som också kan kallas skattmästare eller bokförare) sitter vanligen i kårstyrelsen. Då kan man när man fattar beslut dra nytta av olika uppgifter som finns i bokföringen. Ekonomjobbet kan även delas upp så att en aktiv ledare godkänner och betalar räkningarna samt förser dem med behövliga anteckningar. Sedan kan själva bokföringen skötas av en utomstående (till och med av en bokföringsbyrå). Kårerna är bokföringsskyldiga Kårens bokföringsskyldighet baserar sig på bokföringslagen. Bokföringslagen fastslår att alla företag och föreningar måste sköta sin bokföring på det sätt som stadgas i lagen och förordningarna. Eftersom kåren, antingen den är registrerad eller inte, är en förening, måste den uppfylla lagens bestämmelser för bokföring. En viktig skyldighet är kravet om dubbel bokföring. Dubbel bokföring I den dubbla bokföringen bokas alla transaktioner på minst två olika konton, på det ena som debet och på det andra som kredit. På så vis ser man för varje transaktion de bokade pengarnas källa och användning. Skillnaden mellan debet- och kreditsaldona är alltid. Exempel: Utfärdskostnader Kassakonto Debet Kredit 5 euro 5 euro Användning Källa Debet- och kreditbokningarna är lika stora. Det är lätt att tänka sig bokningarna genom kassakontot (bankkontot). I kassakontot innebär en debet bokning en inkomst och kreditbokning en utgift. Enskilda transaktioner bokas i bokföringen i tidsordning i dagboken och i huvudboken enligt vilket konto transaktionen hör till. Då man använder ett bokföringsprogram registreras dessa uppgifter automatiskt då verifikatet bokas. Verifikat Enligt bokföringslagen bör varje anteckning i bokföringen basera sig på ett verifikat (ett kvitto) som styrker händelsen. Följande uppgifter bör framgå av verifikatet: namnet på försäljaren/den som fick betalningen namnet på köparen/den som betalat varan eller tjänsten som köpts priset datum för betalningen På verifikatet måste det också finnas en underskrift eller kvittering och det tecken på godkännande som kårstyrelsen kommit överens om. Om kåren betalar 8

9 eller säljer någonting kontant bör man alltid skriva ett kvitto över händelsen. Bokföringens verifikat måste numreras så att de lättare kan hittas senare. Vanligtvis numreras verifikaten i löpande nummerordning. Verifikaten måste förvaras minst sex år efter det årets slut då räkenskapsperioden slutat. Bokslut Med hjälp av bokslutet får man reda på vart pengarna tagit vägen under årets lopp samt hur mycket värdet på kårens förmögenhet har ändrats. Bokslutet innehåller resultat- och balansräkningen och möjligtvis också bilagor och balansspecifikationer. Resultaträkningen är en beräkning av kårens intäkter och kostnader under räkenskapsperioden. Skillnaden mellan alla intäkter och kostnader utgör räkenskapsperiodens resultat. Resultatet kan visa ett under- eller överskott. Föreningar strävar oftast efter ett +/- resultat. Balansräkningen är en förteckning över kårens tillgångar och skulder på räkenskapsperiodens sista dag. I förteckningen beaktas alla förändringar visavi tillgångarna som skett under det gångna året samt alla tillgångar och skulder som tillkommit under tidigare år. Tillgångarna kallas för aktiva och dit hör bankkonton, varor och byggnader. Skulderna kallas för passiva och dit hör lån samt eget kapital. Bokslutets bilageuppgifter behandlar snarast garantioch ansvarsförhållanden och de gäller vanligen inte kårerna. Balansspecifikationen ger noggrannare detaljer om uppgifterna i balansräkningen. Bokslutet bör göras inom fyra månader efter räkenskapsperiodens slut om inte kårens stadgar förutsätter en kortare tid. Balansräkning Balansspecifikation Huvudboken Dagboken Kontoplan Förteckning över använda bokföringsböcker Redogörelse för dataprogrammet Revisionen För revisionen för man till revisorerna det undertecknade bokslutet (balansboken) verifikatmappen föregående års bokslut protokollen från kårmötena protokollen från styrelsemötena. I kårens stadgar står det vanligen hur lång tid man måste ge revisorerna att utföra sitt arbete. Två veckor är en vanlig tid. Enligt lagen bör man ha minst en revisor om inte kårstadgarna förutsätter annat. Eftersom kårernas balanser och omsättning är små behöver kårernas revisorer inte vara CGR- eller GRM-revisorer. I undantagsfall kan revisorn låta bli att förorda fastställande av bokslutet eller beviljande av ansvarsfrihet. Då måste kåren sammankalla ett nytt styrelsemöte där man eventuellt bara behandlar det korrigerade bokslutet, sedan behövs det också ett nytt extra kårmöte. Bokslutet fastställs av kårmötet På basen av bokslutet och revisionsberättelsen besluter kårens ordinarie möte (årsmöte, vårmöte...) om fastställande av bokslutet och beviljande av ansvarsfrihet. Styrelsen godkänner bokslutet Det färdiga bokslutet dateras och kårens styrelse godkänner och skriver under bokslutet. Bokföringsmaterialet Bokslutshandlingarna måste bindas ihop till en balansbok. Pappren samlas ihop, sidorna numreras och man skriver en innehållsförteckning. Man kan binda ihop pappren genom att t.ex. stansa fast ett extra papper överst som viks över ryggen till baksidan och till sist limmas arket ihop med fram- och baksidan. Innehållsförteckningen kan t.ex. se ut så här: Verksamhetsberättelse Resultaträkning

10 Förvaring av bokföringsmaterialet Boksluten och övriga bokföringsböcker bör sparas 1 år efter utgången av räkenskapsperioden och verifikaten i 6 år. Det kan löna sig att spara materialen en ännu längre tid med tanka på kårens historik. Följande års kontoöppning Vid kontoöppningen bokar man från föregående periods balansräkning tillgångarna (aktiva) och skulderna (passiva), dvs. den ingående balansen, som visar kårens ekonomiska situation vid kontoöppnandet. Den utgående balansens saldon bokas således till samma belopp på samma konton i den ingående balansen. 3.2 KONTOPLAN Resultaträkning i enlighet med bokföringsförordningen (Bokföringsförordningen 1339/97) Resultaträkningen för ideella samfund och stiftelser skall upprättas enligt följande schema: Ordinarie verksamhet 1. Intäkter 2. Kostnader Personalkostnader Avskrivningar Övriga kostnader 3. Överskott/underskott Tillförda medel 4. Intäkter 5. Kostnader 6. Överskott/underskott Investerings- och finansieringsverksamhet 7. Intäkter 8. Kostnader 9. Överskott/underskott Extraordinära poster 1. Extraordinära intäkter 11. Extraordinära kostnader 12. Allmänna understöd 13. Räkenskapsperiodens resultat 14. Bokslutstransaktioner Förändring av avskrivningsdifferensen Förändring av frivilliga reservationer 15. Räkenskapsperiodens överskott (underskott) Med ordinarie verksamhet avses den verksamhet som det ideella samfundet eller stiftelsen grundats för att utföra. Verksamheten finns beskriven i stadgarna eller föreningsordningen som verksamhetens syfte. Det är alltså den egentliga scoutverksamhetens intäkter och kostnader som bokas under den rubriken. Intäkterna och kostnaderna för varje grupp måste presenteras tillräckligt noga i balansräkningen eller i resultaträkningens specifikation. Intäkterna och kostnaderna för den ordinarie verksamheten måste ytterligare redovisas enligt verksamhetsområde i resultaträkningen eller i resultaträkningens specifikation. För affärsverksamheten får man enbart anmäla summorna på intäkterna och kostnaderna. Därför krävs det att man till resultaträkningen bifogar en separat resultaträkning för affärsverksamheten. Avkortad balans i enlighet med bokföringsförordningen (Bokföringsförordningen 1339/97) AKTIVA A Bestående aktiva Immateriella tillgångar Materiella tillgångar Placeringar B Rörliga aktiva Omsättningstillgångar Fordringar: kortfristiga och långfristiga skilt för sig Finansiella värdepapper Kassa och bank PASSIVA A Eget kapital Aktie-, andels-, eller motsvarande kapital Överkursfond Uppskrivningsfond Övriga fonder Vinst (förlust) från tidigare räkenskapsperioder Räkenskapsperiodens vinst (förlust) B Ackumulerade bokslutsdispositioner C Avsättningar D Främmande kapital: kortfristiga och långfristiga skilt för sig I den avkortade balansräkningen måste man också precisera alla kundfordringar, leverantörsskulder och erhållna förskott. Se bilaga 4, Kontoplan 1

11 4. MINNESLISTA FÖR REVISIONEN Enligt lagen måste varje förening på sitt årsmöte välja en revisor och en revisorssuppleant för föreningen. Revisorn skall som representant för föreningens medlemmar granska bokföringen, bokslutet samt administrationen. Revisorn bör inte vara jävig, dvs. han får inte vara nära släkt med någon styrelsemedlem. I detta avsnitt har vi samlat en minneslista på det material som revisorn bör bekanta sig med då kårens eller distriktets räkenskaper granskas. Det lönar sig även för kårstyrelsen att gå igenom listan och kontrollera att allt är i ordning för revisionen. Revisionens målsättning är att kunna konstatera att balansräkningen är uppgjord enligt bokföringslagen och rätt härledd ur bokföringen att balansräkningens intäkter och kostnaderna är de rätta att man ur bokslutet kan utläsa de uppgifter som lagen och god bokföringssed förutsätter, vilket innebär att föreningens medlemmar och övriga intresserade ur bokslutet kan utläsa en tillräckligt klar och verklighetstrogen bild av föreningens verksamhet och ekonomiska situation. 4.1 GRUNDUPPGIFTER OM FÖRENINGEN Först av allt granskas föreningens grunduppgifter från stadgarna och protokollen: föreningens namn dress ordförande övriga namntecknare personval under räkenskapsperioden datum för valmötet räkenskapsperioden (= det år granskningen gäller) revisor revisorssuppleant. 4.2 GRANSKNING AV ADMINISTRATIONEN Efter detta granskas kårens administration med hjälp av stadgarna och protokollen. Det som kontrolleras är särskilt om man följt stadgarna då det fattats beslut och om man vid verkställandet följt besluten. Följande minneslista gör det lättare att komma ihåg vad som skall beaktas. Protokollen Har protokollen från kårmötena (årsmötena) lästs? Har protokollen från styrelsemötena lästs? Är protokollen vederbörligen undertecknade och justerade? Har protokollen och protokollparagraferna numrerats i löpande nummerordning under räkenskapsperioden? Finns alla protokoll och dokument i kårens besittning? T.ex. hyresavtal, aktiebrev och andelsbevis, papper på ägorätt till fast egendom, övriga handlingar med ekonomisk betydelse. Förvaras handlingarna på ett tryggt ställe? Ett tryggt ställe är t.ex. bankens säkerhetsfack. Finns det säkerhetskopior på uppgifterna som finns i datorn och förvaras säkerhetskopiorna på ett tryggt ställe? Finns protokollen för tidigare år i kårens besittning eller har de överlåtits till arkivet? Har man förverkligat de beslut som fattats och har besluten varit i enlighet med kårens stadgar? Verksamhetsberättelsen Föreningslagen innehåller inga bestämmelser för verksamhetsberättelsen men följande punkter är bra att observera: Förutsätter kårens stadgar en verksamhetsberättelse och har en verksamhetsberättelse gjorts? Innehåller verksamhetsberättelsen en utvärdering över hur målen uppnåtts (jämför med verksamhetsplanen)? Innehåller verksamhetsberättelsen en beskrivning av de väsentliga åtgärderna och evenemangen under året? Motsvarar verksamhetsplanen och verksamhetsberättelsen varandra? Förutsätter kårens stadgar en verksamhetsberättelse och har en verksamhetsberättelse gjorts? Innehåller verksamhetsberättelsen en utvärdering över hur målen uppnåtts (jämför med verksam hetsplanen)? Innehåller verksamhetsberättelsen en beskrivning av de väsentliga åtgärderna och evenemangen un der året? Motsvarar verksamhetsplanen och verksamhetsberättelsen varandra? 11

12 Föreningsregistrets uppgifter Är utdraget ur föreningsregistret korrekt? Har alla personförändringar och stadgeändringar anmälts till registret? Föreningslagen 48 Grundanmälan Grundanmälan eller anmälan om registrering av förening Anmälan görs skriftligen på en särskild blankett till Patent- och registerstyrelsen eller till lokalmyndigheterna på föreningens hemort för vidare befordran till föreningsregistret. Till anmälningen fogas föreningens stiftelseurkund och stadgar. Det bör framgå namn, personsignum och hemort på styrelsens ordförande samt på övriga personer med rätt att teckna föreningens namn. Rätten att teckna föreningens namn kan enbart begränsas på ett sätt: Två eller flera personer har enbart tillsammans rätt att teckna föreningens namn. Föreningslagen 52 Ändringsanmälan Om föreningens stadgar eller styrelseordförande eller annan person med namnteckningsrätt ändras, bör man meddela föreningsregistret (ändringsanmälan). Vid stadgeändring bör de ändrade stadgarna bifogas. Stadgeändringen träder i kraft då den registrerats i föreningsregistret Då ändringen av namnteckningsrätten registrerats anser man att information om den kommit till utomståendes kännedom. Undantagsvis kan man konstatera att en utomstående inte känt till ändringen och inte heller varit skyldig att känna till den. Före förändringen registrerats kan man inte vänta sig att utomstående känner till ändringen utom då det gäller en person som bevisligen känt till den. Bankkontonas bruksrätt Har det kontrollerats att det är bara de personer som har bruksrätt enligt de aktuella besluten som har bruksrätt till bankkontona? Har alla gamla bruksrätter och fullmakter, t.ex. till bankfacken, annullerats? Är postens fullmakter enligt de aktuella besluten? Har lösenorden och andra skydd bytts ut och är det bara de nuvarande ansvarspersonerna som känner till dem? Försäkringar Är kårens förtroendevalda och medlemmar som deltar i kårens medlemsevenemang olycksfallsförsäkrade för skador som sker i kårverksamheten? (Vilket försäkringsbolag och vilka försäkringsbelopp?) Är kårens inventarier försäkrade till återanskaffningsvärdet med tanke på eventuella brand-, inbrotts-, stöld-, eller vattenskador? Finns det en förteckning över kårens värdeföremål ifall av en skada? Är kårens fastighet försäkrat till sitt fulla värde? (om försäkringen inte är på det fulla beloppet, vad är försäkringssumman och vilket försäkringsbolag?) Har kåren anställd personal som lyder under arbetspensionslagen och andra arbetstagarförsäkringar? Lagen om arbetspension berör arbetstagare i arbetsförhållande som är under 68 år, vars arbetsförhållande har varat i minst en månad och vars månadsinkomst som det utförs förskottsskatteinnehållning på är minst 229,34 euro. Har man skött om de årliga löneanmälningarna och anmälan om nyanställningar och avslutande av arbetsförhållanden till försäkringsbolaget? 4.3 GRANSKNING AV BOKFÖRININGEN OCH BOKSLUTET Kontoöppning Har föregående års bokslut fastställts på årsmötet i den form som styrelsen föreslog? Stämmer den ingående balansen med det fastställda bokslutet? Stämmer öppningssaldona för penningkontona överens med bankens kontoutdrag? Bokföringsmaterialet och bokningar under bokföringsperioden Har alla verifikaten kontrollerats och jämförts med bokföringen? Om man inte kontrollerat alla verifikaten, finns numren på de verifikat som kontrollerats uppskrivet? Har verifikaten bokats i datum ordning (speciellt kassaverifikaten)? Betalningstransaktionerna bör utan dröjsmål bokas i tidsordning. Om man inte följt tidsordningen för kassakontot kan man inte följa med kassasaldots utveckling från kassakontot. I så fall måste man följa med det verkliga kassasaldot genom att räkna ut saldot för de rätta datumen. Om flera kvitton slagits ihop till ett verifikat, har man genom stickprov kontrollerat att slutsummor- 12

13 na stämmer? Det är inte rekommendabelt att slå ihop kvitton. Om det under räkenskapsperioden ordnats medlemstillställningar eller andra evenemang, finns det ordentliga redovisningar för deltagaravgifter, lotteriintäkter, kaffeförsäljning o.s.v.? Är redovisningarna undertecknade av de personer som ansvarat för evenemanget? Har verifikaten godkänts på det sätt som styrelsen fastslagit? Har styrelsen utsett en verifikatgranskare? Har verifikatgranskaren hörts? Räkenskapsperiodens bokföring: Har summorna i bokföringsbokens kolumner kontrollerats genom stickprov? Är transportsummorna de rätta, speciellt i slutet av året? Om kåren använder sig av ett bokföringsprogram, har man kontrollerat att dag- och huvudböckerna finns utskrivna på papper för alla bokningsperioderna och att det framgår vilka datum de gjorts? Bokslutstransaktioner Har summeringen av bokslutstransaktionerna i bokföringsboken kontrollerats? Om bokslutet har skrivits in i en särskild balansbok, har balansbokens bokslutssaldon jämförts med bokslutssaldona i bokföringsboken? Ifall man i samband med inskrivningen i balansboken har slagit ihop bokföringsbokens konton (om specificeringen i bokföringsboken varit noggrannare än indelningen i det offentliga bokslutet), har man kontrollerat sammanslagningarnas slutsummor? Har transaktionerna för olika självständigt skötta ekonomiska enheter, t.ex. patrullerna, utfärdsstugan, inkluderats i kårens bokslut? I kårens bokslut skall all den aktivitet som skett inom ramen för kårverksamheten ingå. Resultaträkning Är resultaträkningen uppgjord enligt den ram som bokföringsförordningen stadgar? Om kåren fått allmänna bidrag, har understödsmyndigheternas bestämmelser följts då resultaträkningen gjorts upp? Bokföringsförordningen 1339/97 Resultaträkningen bör göras upp så att det framgår hur räkenskapsperiodens resultat uppstått. I resultaträkningen skall de totala intäkterna eller omsättningen noteras skilt för sig samt kostnaderna tillräckligt specificerade. Hur de noteras preciseras närmare i förordningen. Dividender och räntor upptas som särskilda intäktsgrupper och som särskilda kostnadsgrupper upptas kostnader för material och varor samt löner och hyror liksom avskrivningar och räntor. Förändringar i de reserveringar som avses i 17 måste också tas upp om de påverkar räkenskapsperiodens resultat och direkta skatter. Med ordinarie verksamhet avses den verksamhet som det ideella samfundet eller stiftelsen grundats för att utföra. Verksamheten finns beskriven i stadgarna eller föreningsordningen som verksamhetens syfte. Det är alltså den egentliga scoutverksamhetens intäkter och kostnader som bokas under den rubriken. Intäkterna och kostnaderna för varje grupp måste presenteras tillräckligt noga i balansräkningen eller i balansräkningens specifikation. Intäkterna och kostnaderna för den egentliga verksamheten måste ytterligare redovisas enligt verksamhetsområde i resultaträkningen eller i resultaträkningens specifikation. För affärsverksamheten får man enbart anmäla summorna på intäkterna och kostnaderna. Därför krävs det att man till resultaträkningen bifogar en separat resultaträkning för affärsverksamheten. Hur vet man hur noga intäkterna och kostnaderna måste preciseras? Till så kallad god bokföringssed hör principen om relevans. Det betyder att den som gör resultaträkningen själv kan överväga vilka funktioner som är relevanta och göra uppdelningen enligt det. Minimikravet är att intäkterna och kostnaderna antecknas i resultaträkningens huvudgrupper. Man kan komplettera resultaträkningen med en specifikation av intäkterna och kostnaderna som man bifogar till resultaträkningen. Löner och hyror måste antecknas skilt. Om scoutverksamheten är tydligt uppdelad i olika verksamhetsområden (t.ex. utbildnings-, program-, utfärds-, informationsverksamhet), bör intäkterna och kostnaderna specificeras på motsvarande sätt i resultaträkningen. Alltid behöver man inte specificera intäkterna och kosttnaderna i resultaträkningen. Man behöver inte detaljredovisa om verksamhetsområdena är väldigt lika eller om de enskilda områdena inte har någon särskild betydelse från kårens eller t.ex. donatorernas eller intressegruppernas synvinkel. I sådana fall kan man göra redovisningen i resultaträkningens specifikation. Intäkterna och kostnaderna skrivs alltid upp till sitt bruttobelopp. 13

14 A. Studie- och utbildningsverksamhet: Har man via studiecentralen ansökt och fått stöd från staten? B. Informationsverksamhet: Har alla annonsintäkterna från medlemstidningen och andra publikationer räknats? Har man undersökt om medlemstidningen kunde tryckas utan omsättningsskatt? C. Materialförmedling: Om kåren sysslar med försäljningsverksamhet, finns det tillförlitliga uppgifter om försäljningen (där det också framgår lagrets storlek samt bl.a. om lagret vid det föregående årets slut är lika stort som det följande årets lager)? Stämmer lagerbokföringens slutsumma överens med bokföringens slutsumma? Motsvarar försäljningsverksamhetens resultat det resultat som förväntats på basen av försäljningspriset? Har årsrabatterna eller mängdrabatterna räknats in i resultatet? Övervakas materialförmedlingen tillräckligt och är arbetsfördelningen bra? Vem ansvarar för inköp och försäljning? D. Allmän verksamhet och administration: Har löner, arvoden och reseersättningar betalats enligt överenskommelse? Är reseersättningarna och dagpenningarna högst den summa som skattestyrelsen fastslagit? Har hyrorna för utrymmena uppburits enligt hyreskontrakten och har det gjorts en uträkning för räkenskapsperiodens hyresintäkter som sedan jämförts med hyresintäkterna i bokföringen? E. Tillförda medel: Överensstämmer resultaträkningens medlemsavgiftsintäkter med det antal betalande medlemmar som finns upptagna i medlemsregistret eller medlemsförteckningen (medlemsavgiftsintäkter = medlemsantal x medlemsavgift)? Är medlemsregistrets uppgifter uppdaterade? Har förändringarna anmälts till centralorganisationen? Är medlemsuppgifterna ändamålsenligt skyddade mot olovlig behandling, användning, förintelse och förändringar samt stöld? Har kontant inbetalda medlemsavgifter överförts till kårens bankkonto och antecknats i medlemsregistret? Det rekommenderas att medlemsavgifterna betalas in direkt på bankkontot. F. Allmänna understöd och övriga understöd: Om kåren erhållit understöd av staten, kommunen eller församlingen, har understödet använts på det sätt understödsvillkoren stipulerar och har understödet använts för det ändamål det beviljats? Har det gjorts ordentlig redogörelse för hur understödet använts? Om redovisningen inte ännu är gjord är det skäl att bekanta sig med redovisningsutkastet. Bokföringen borde ske så att uppgifterna för redovisningen fås direkt från bokföringen. G. Räkenskapsperiodens resultat: Om kårens stadgar innehåller en bestämmelse över hur överskottet skall användas, följer då styrelsens förslag stadgarna? Balansräkning med specifikationer Bokföringsförordningen 9 : En ideell sammanslutning eller stiftelse skall i sin balansräkning specificera övriga långfristiga investeringar enligt art och separat uppge sådana medel eller sådant kapital om vilka gäller särskilda begränsande bestämmelser. Medel som förvaltas skilt för sig skall uppges skilt i balansräkningen eller i en bilaga till den. Specifikationer till balansräkningen, bokföringslagen 14 I specifikationer till balansräkningen skall detaljerat gruppvis upptecknas den bokföringsskyldiges finansieringstillgångar och anläggningstillgångar vid räkenskapsperiodens utgång, eller beträffande anläggningstillgångarna de ökningar och minskningar som inträffat under räkenskapsperioden, ävensom övriga utgifter med lång verkan och andra långfristiga placeringar som upptagits i balansräkningen (aktiverats), såsom och främmande kapital. Finns det en specifikation till balansräkningen eller uppfyller balansräkningen i sig själv de uppställda kraven? Balansspecifikationen detaljredovisar kårens egendom. Med hjälp av balansspecifikationerna bör man t.ex. kunna kontrollera att kårens egendom finns kvar. Har summorna i balansspecifikationerna kontrollerats? A. Kassa och banktillgodohavanden: Har kåren en s.k. fast kassa (kassan innehåller alltid lika mycket pengar och pengar överförs till kassan bara för att täcka utbetalningar)? Då man gör upp kassans kontrollberäkning skall man beakta följande: Alla kontanta medel skall räknas vid samma tidpunkt Man bör även ha kontoutdrag och saldo för alla bankkonton för samma tidpunkt 14

15 Man bör kontrollera att alla utgiftskvittona är godkända, särskilt de som inte ännu är bokförda Om kassan inte stämmer bör man utreda vad det beror på så att revisorn och kassörens uppfattning om orsaken överensstämmer. Stämmer saldona för de bankkonton som finns upptagna i balansräkningen eller balansspecifikationerna överens med bankernas saldobesked? Är alla bankkonton (även patrullernas och motsvarande bankkonton samt bankkonton vars saldo varit noll vid bokföringsögonblicket) upptagna i balansräkningen eller i balansspecifikationerna till balansräkningen. Har penningmedlen under räkenskapsperioden varit placerade på de mest räntegivande sätten och har bankkontonas räntor bokförts? Har kontoutdragens transaktioner genom stickprov jämförts med bokföringen? Stämmer slutsummorna på de årliga insättningsoch utdragssummorna på bankernas kontoutdrag överens med summorna för bankkontonas debetoch kreditbokningar i bokföringen? B. Låne- och övriga fordringar: Har lånefordringarnas amorteringar skötts enligt uppgjorda skuldbrev? Finns det bland fordringarna gamla fordringar och bland resultatregleringarna över ett år gamla skulder som styrelsen borde fatta beslut om att avskriva? C. Lager: Är omsättningstillgångarna (försäljningslagret) värderat i bokslutet till anskaffningspris eller till troligt försäljningspris, om det sistnämnda värdet är lägre? D. Maskiner och inventarier: Finns det en förteckning på maskiner och inventarier eller har de årliga ökningarna/minskningarna specificerats i balansräkningen? Är förteckningens egendom i kårens besittning? E. Övriga långfristiga placeringar: Har de långfristiga placeringarnas intäkter (dividender, ränta på obligationer/placeringskonton) bokförts i resultaträkningen? F. Kortfristiga lån: Har alla resultatregleringsskulder från senaste bokslut blivit betalda? Består förskottsinnehållnings- och socialskyddsavgiftsskulden enbart av de förskottsinnehållningar som hänför sig till december och är den utbetalning som skett i januari lika stor som det föregående bokslutets slutsaldo? Om kåren har fast anställd personal, har deras semesterlöner med obligatoriska socialskyddsavgifter beaktats som en resultatregleringsskuld? Finns det bland resultatregleringsskulderna många fakturor som förfallit till betalning vid bokslutsögonblicket? Om de förfallna fakturornas antal är stort skall man fästa uppmärksamhet vid kårens betalningsförmåga och skuldgrad. G. Långfristiga lån Finns det styrelsebeslut på att ta lån eller att pantsätta egendom som lånesäkerhet? Om inte stadgarna ger styrelsen rätt att fatta beslut om pantsättning, bör det finnas beslut från kårmötet om pantsättning av egendom. Har bankerna och övriga penninginrättningars meddelanden om lånebeloppen jämförts med de saldon som finns i bokföringen eller balansspecifikationen? Har amorteringarna och räntebetalningarna skötts på förfallodagen? Är lånesäkerheterna antecknade i bilagorna till balansräkningen. H. Reserveringar och eget kapital Har reserveringen upplösts (bokats i resultaträkningen) om den utgift som reserveringen gjordes för har förverkligats? Om delar av det egna kapitalet överförts i fonder, har fonderna behandlats i bokföringen i enlighet med bestämmelserna? Om föreningens skulder överstiger tillgångarna (eget kapital är negativt), finns det en plan på hur föreningens ekonomiska situation kan förbättras? Har förändringar som skett inom eget kapital under räkenskapsperioden antecknats i balansräkningen eller i bilagorna till balansräkningen? Balansbok Innehåller balansboken resultaträkning, balansräkning, bilagor till balansräkningen och en förteckning över använda bokföringsböcker? Om det inte finns en skild balansbok utan dagboken/huvudboken används som balansbok, har den kompletterats med alla motsvarande uppgifter? Har bokslutet undertecknats av den behöriga och beslutföra styrelsen och verksamhetsledaren eller motsvarande och stämmer dateringen? Har revisorerna gjort en anteckning i balansboken i enlighet med bokföringsförordningens bestämmelser? Enligt 15 av bokföringsförordningen skall revisorerna i balansboken göra en anteckning om 15

16 huruvida bokslutet är uppgjort enligt god bokföringssed. När är revisionsberättelsen undertecknad? 4.4 REVISIONSBERÄTTELSE Revisorerna kan enligt eget omdöme nämna de viktigaste kontrollpunkterna och iakttagelserna. I vissa fall kan understödsgivarna anmoda att revisorerna uttalar sig om huruvida de erhållna stöden använts enligt villkoren för understödet. Om man efter granskningen inte kan förorda fastställande av bokslutet eller beviljande av ansvarsfrihet måste orsakerna till det nämnas i revisionsberättelsen. Ur kårens stadgar framgår vem som beviljas ansvarsfrihet vid kårens årsmöte. 4.5 ÖVERVAKNING UNDER RÄKENSKAPSPERIODEN Också under pågående räkenskapsperiod kan man utföra övervakning. Då försäkrar man sig om: att föreningens bokföring sköts inom de tidsramar som bokföringslagen förutsätter och att föreningens penningmedel sköts sakenligt. Man kan också granska delområden av årsrevisionen under räkenskapsperioden (t.ex. uppföljning av fattade beslut och granskning av verifikat). 16

17 Bilaga 1: Budget KÅREN RF BUDGET 26 INTÄKTER Intäkter från utfärder Intäkter från kårens utfärder och läger Intäkter från åldersgrupp 1:s utfärder Intäkter från åldersgrupp 2:s utfärder KOSTNADER Kostnader för utfärder Kostnader för kårens utfärder och läger Kostnader för åldersgrupp 1:s utfärder Kostnader för åldersgrupp 2:s utfärder Kostnader för ledarverksamhet Intäkter från utbildningen Tulot omasta koulutuksesta Kostnader för utbildningen Kostnader för egen utbildning Kostnader för övrig utbildning Tävlingsintäkter Intäkter från egen utbildning Intäkter från andras evenemang Intäkter från övriga evenemang 7 7 Tävlingskostnader Kostnader för scoutfärdighetstävlingar Kostnader för egna tävlingar Kostnader för övriga tävlingar 6-års jubileets utlandsläger Kostnader för andras evenemang Kostnader för övriga evenemang Möteskostnader Allmänna intäkter Intäkter från halsduksspännena Intäkter från dräkterna Allmänna kostnader Kostnader för kontorsmaterial Kostnader för kostnadsersättningar Kostnader för kårtidningen Kostnader för halsduksspännena Kostnader för förtjänsttecken Kostnader för uppvaktningar Kostnader för verksamhetsmaterial Kostnader för dräkterna Intäkter från medelanskaffning TIntäkter från Vappen-jippota Intäkter från barnpassning Intäkter från julbasarerna Intäkter från ljusprojektet Övriga intäkter från medelanskaffning Kostnader för medelanskaffning Kostnader för Vappen-jippot Kostnader för barnpassning Kostnader för julbasarerna Kostnader för ljusprojektet Övriga kostnader för medelanskaffning Finansieringsintäkter Ränteintäkter Finansieringskostnader Bankens servicekostnader 9 9 Intäkter från understöd Understöd från bakgrundsorganisationen Understöd från staden Övriga understöd och bidrag Understödskostnader Understöd för medlemmarna Anläggningstillgångar Inköp av tält Avskrivningar från anläggningstillgångarna INTÄKTER SAMMANLAGT 1546 KOSTNADER SAMMANLAGT RESULTAT 17

18 Bilaga 2: Resultaträkning 25 KÅREN RF Resultaträkning Inkomstkonto Intäkter från utfärderna 3 Intäkter från kårens utfärder och läger 31 Intäkter från åldersgrupp 1:s utfärder 32 Intäkter från åldersgrupp 2:s utfärder Utfärdsintäkter sammanlagt Intäkter från utbildningen Utbildningsintäkter sammanlagt 4712,6 1243, 582, 6537,6,, Tävlingsintäkter Tävlingsintäkter sammanlagt,, Intäkter från övriga evenemang 39 Intäkter från övriga evenemang Intäkter från övriga evenemang sammanlagt Allmänna intäkter 314 Intäkter från halsduksspännena 318 Intäkter från dräkterna Övriga intäkter sammanlagt Intäkter från medelsanskaffning 319 Intäkter från Vappen-jippot 32 Intäkter från barnpassning 321 Intäkter från julbasarerna 322 Intäkter från ljusprojektet Intäkter från medelsanskaffning sammanlagt Finansieringsintäkter 324 Ränteintäkter Finansieringsintäkter sammanlagt Intäkter från understöd 325 Understöd från bakgrundsorganisationen 326 Understöd från staden 327 Övriga understöd och bidrag Intäkter från understöd sammanlagt Inkomstkontona sammanlagt 52, 5, 264, 6, 3, 14142,34 69,35 69,35 85, 137, 748,4 3912,4 2,99 2, , 2, 3483, Utgiftskonton Kostnader för utfärder 4 Kostnader för kårens utfärder och läger 41 Kostnader för åldersgrupp 1:s utfärder 42 Kostnader för åldersgrupp 2:s utfärder 43 Kostnader för ledarverksamhet Kostnader för utfärder sammanlagt Kostnader för utbildningen 44 Kostnader för egen utbildning 45 Kostnader för övrig utbildning Kostnader för utbildningen sammanlagt ,1 3873,35-116,4-873, ,84-72,58-83,6-41,5

19 Tävlingskostnader 46 Kostnader för scoutfärdighetstävlingar 47 Kostnader för egna tävlingar 48 Kostnader för övriga tävlingar Tävlingskostnader sammanlagt -439, -49,5-22,2-69,7 Kostnader för övriga evenemang 49 Kostnader för övriga evenemang 41 Möteskostnader Kostnader för andras evenemang sammanlagt -384,9-41,75-425,84 Allmänna kostnader 411 Kostnader för kontorsmaterial 413 Kostnader för kårlokalen 414 Kostnader för halsduksspännena 415 Kostnader för förtjänsttecken 416 Kostnader för uppvaktningar 417 Kostnader för verksamhetsmaterial Allmänna Kostnader sammanlagt -137, -181,2-675, -27, -42,2-1418,2-248,24 Kostnader för medelsanskaffning 419 Kostnader för Vappen-jippot 42 Kostnader för barnpassning Kostnader för medelsanskaffning sammanlagt -161,8-22,88-368,68 Finansieringskostnader 424 Bankens servicekostnader Finansieringskostnader sammanlagt -94,17-94,17 Understödskostnader Understödskostnader sammanlagt Anläggningstillgångar Anläggningstillgångar sammanlagt,,,, Utgiftskonton sammanlagt ,31 RÄKENSKAPSPERIODENS RESULTAT 2581,3 19

20 BILAGA 3: Balansräkning KÅREN R.F. Balansräkning Aktiva 1 Kassa 2226,2 11 Bank 1667,33 12 Aktiva resultatregleringar 283, Aktiva sammanlagt 5976,53 Passiva 2 Resultatet från tidigare räkenskapsperioder 3193,95 22 Passiva resultatregleringar 21,55 Räkenskapsperiodens resultat 2581,3 Passiva sammanlagt 5976,53 2