Manual och rutiner för vårdplanering och informationsöverföring i MEDDIX för Psykiatrisk Öppenvård Örebro läns landsting

Transkript

1 Upprättad datum Revideras senast Manual och rutiner för vårdplanering och informationsöverföring i MEDDIX för Psykiatrisk Öppenvård Örebro läns landsting

2 INNEHÅLLSFÖRTECKNING Bakgrund 1 Sekretess 1 Starta MEDDIX 2 MEDDIX rubriker 3 Knappar i MEDDIX 4 LATHUND / MANUAL Inkomna dokument 5 Vidarebefordra / Ändra mottagare 6 Om pat kommer akut/oplanerat till mottagningen 7 Lista inneliggande patienter 7 Sök patient 9 Patientöversikt 11 Utskrifter från Patientöversikten 12 Meddelande från Primärvård/Kommun/Annan part 13 Inskrivningsmeddelande 15 Kallelse till vårdplanering 16 Vårdplan 17 Kallad men inte deltagit 17 Kallad och deltagit 18 Bryt justering 20 Utskrivningsmeddelande 20 Meddelande 22 Översikt av meddelande 23 Lista utgående dokument 24

3 Bakgrund Från och med oktober 2005 sker vårdplanering och informationsöverföring mellan länets kommuner, sjukhus och vårdcentraler elektroniskt via MEDDIX. Manualen, som är gemensam för sjukhusen inom ÖLL, beskriver hur MEDDIX hanteras som system samt viktiga delar i lagstiftning och överenskommelser som träffats mellan parterna i vårdkedjan. Uppgifter har hämtats ur: Lag (1990:1404) om kommunernas betalningsansvar för viss hälso- och sjukvård, ändrades den 1 juli 2003 (Lag 2003:193). SOSFS 2005:27 Samverkan vid in- och utskrivning av patienter i sluten vård SOSFS 2008:20 Samordning av insatser för habilitering och rehabilitering En arbetsgrupp, bestående av företrädare för landstinget och kommunerna, utarbetade under våren 2003 en lokal anpassning för tillämpningen av betalningsansvarslagen och revidering av rutinerna för utskrivningsklara patienter i Örebro län. Lokal anpassning: Betalningsansvar för utskrivningsklara patienter rev Praktisk tillämpning av ovanstående framgår av: Lathund för informationsöverföring i MEDDIX rev Manualen och överenskommelser kan hämtas från Samverkansportal kommuner och landsting i Örebro län (OVK). Förändringar av systemet samt ev. nya överenskommelser kommer att föras in vid revidering. Denna överenskommelse och rutinerna omfattar även patienter som får kommunala insatser inom ramen för LSS Lag om stöd och service till vissa funktionshindrade (t. ex personer som har kommunal personlig assistent). Sekretess Dokumentationen i MEDDIX är till viss del en journalhandling och lyder under patientjournallagen vilket innebär att det endast är behörig personal som äger rätt att ta del av innehållet. Alla inloggade kan spåras på individnivå. Lag (1980:100) sekretesslagen, (2008:355) patientdatalagen. 1

4 Starta MEDDIX MEDDIX är ett elektroniskt webbaserat system för informationsöverföring mellan kommun och landsting. Inloggning till MEDDIX sker via Samverkansportal kommuner och landsting i Örebro län (OVK) eller via Internet: Landstingsinloggning finns på OVK-sidan Logga in med användarid och lösenord (som till Infomedix eller AD). Alternativ inloggning: Ange användarnamn, 18 framför, (ex 18abc123) och separat lösenord för MEDDIX. Lösenord: Följ säkerhetsinstruktion för domänanvändare, LandstingsIT:s hemsida: aspx Lösenordsbyte i MEDDIX vid inloggning med 18+ÖLLid sker var 90 dag. Landstingsinloggningen följer lösenordsbyte i Infomedix eller AD med 90 dagars intervall. 2

5 MEDDIX rubriker / meny När du loggat in i MEDDIX kommer du till en huvudsida där det finns ett antal rubriker vars innehåll beskrivs kort här nedan. Detaljerad beskrivning kommer längre fram i manualen. Här visas aktuell patient och inloggad användare. Vårdplanering Under rubriken vårdplanering kommer du att arbeta utifrån några delrubriker: Välj patient (Alt + P) - används om du söker en viss patient. Välj enhet (Alt + E) - användare som arbetar och har behörighet till flera enheter Patientöversikt (Alt + O) - här kan man se en viss patients all nuvarande och tidigare MEDDIX dokumentation. Inneliggande patienter (Alt + I) - här visas alla patienter som för tillfället är inskrivna i MEDDIX. Patienter finns med när inskrivningsmeddelandet är kvitterat. Inkomna dokument (Alt +D) här visas alla patienter som har ett meddelande som inte är kvitterat. Utgående dokument - här visas skickade meddelande till kommun/ primärvård. Användaradministration Här byter du lösenord. Rutinbeskrivning Här kommer du direkt vidare till OVK hemsida där du når bl a lathund och manualer. E-dos swebapp/ Hjälp Hjälpavsnitt. Är inte anpassat till länets lokala rutiner. Möjlighet att redan här se om det finns meddelanden i inkorgen. 3

6 Hjälpdokument i PDF Dokument från systemleverantören. Är inte anpassat till länets lokala rutiner. Logga ut Här loggar du ut ur MEDDIX. Knappar i MEDDIX List i menyer: Hem - återgå till huvudmeny Backa - tillbaka till föregående bild Historik - historikposter för aktuell patient Hjälp - hjälpfunktion i systemet I vårdplanen finns även dessa knappar: Uppdat - används för att uppdatera vårdplanen mellan byte av användare Byt anv - gör det möjligt att i vårdplanen växla användare utan att behöva byta bild Skriv ut - för att skriva ut informationen 4

7 LATHUND / MANUAL Inkomna dokument Inkomna dokument är mottagningens brevlåda och ska kontrolleras minst en gång varje dag Välj aktuell öppenvårdsmottagning 2. Möjlighet att välja meddelandetyp 3. Tryck på Visa 4. Öppna meddelandet genom att trycka på meddelandelänken Generella meddelanden ska skyndsamt kvitteras och ev besvaras. Se sid 22 Inskrivningsmeddelande ska skyndsamt kvitteras. Patienten hamnar då på mottagningens inneliggandelista. Se sid 15 Kallelse ska skyndsamt kvitteras och avsändande avdelning ska kontaktas senast dagen efter att kallelsen mottagits. Se sid 16 Utskrivningsmeddelande ska skyndsamt kvitteras. Patienten tas bort från inneliggandelistan när meddelandet är kvitterat och när datum för utskrivning har passerat. Se sid 20 5

8 5. Ett meddelande ska alltid kvitteras eller vidarebefordras om det kommit till fel psykiatrisk mottagning. 5 6 Vidarebefordra / Ändra mottagare 6. Om meddelandet kommit till fel mottagning använd knappen Vidarebefordra och ändra mottagare i följande bild Ange rätt mottagning för Annan part 8. Tryck på Sänd/Spara 8 Meddix vidarebefordrar aktuellt meddelande och alla andra meddelanden inom samma vårdtillfälle. När ett inskrivningsmeddelanden är kvitterat försvinner meddelandet ur mottagningens inkorg och patienten läggs upp på mottagningens lista för Inneliggande patienter (ALT +N) 6

9 Meddelande från kommun eller Primärvård se sid 13 Om patienten kommer akut/oplanerat till mottagningen ska mottagningen söka i Meddix efter eventuellt Meddelande från kommun eller primärvård. Gör så här: Sök fram patienten med personnummer eller namn under Välj patient i menyn. Se sid 9. I patientöversikten syns meddelandet som en datumlänk längst ut till höger under Med PV/Kommun/Annan part. Kvittera meddelandet när du läst Om patienten går hem - skriv svar i Meddix, så att kommunen/pv får information om vad som hänt, ev fortsatt behandling i hemmet, medicinändringar etc. Om patienten läggs in på avdelning skickas ett inskrivningsmeddelande från avdelningen. Meddelandet kopplas automatiskt till inläggningstillfället om inskrivningsmeddelande skickas inom ett dygn. Lista Inneliggande patienter Efter att inskrivningsmeddelande kvitterats finns patienten på mottagningens inneliggandelista - Inneliggande patienter (endast de patienter som registrerats i MEDDIX). Patienten finns kvar som inneliggande tills alla berörda kvitterat utskrivningsmeddelandet och utskrivningsdatum är passerat. 7

10 Inneliggandelistan 1 2 Färgmarkering på datumlänken: Blå om man bara sparat dokumentet Gul om det är skickat men ej kvitterat eller justerat av alla parter. Röd angivet sista datum för justering av vårdplanen har passerat. 1. Välj egen mottagning. 2. Klicka på Visa Klicka på datumlänken för t. ex. kallelse så öppnas dokumentet. I kolumnen till höger under datumlänken, finns informationen från primärvård/kommun. Längst ut till höger i bilden visas symbolen för generellt meddelande. Om du håller markören över meddelandekuvertet visas en tooltip med aktuella meddelanderubriker. Kursiv text = ej skickat meddelande. 8

11 Sök patient Sökning kan ske med personnummer, namn eller i kombination. Om patienten inte tidigare varit aktuell i MEDDIX krävs fullständigt personnummer, sökning sker då automatiskt gentemot befolkningsregistret Skriv in personnummer, tryck Enter eller knappen Sök patient. Finns det tidigare registreringar så kommer du direkt till Patientöversikten. Om patienten inte varit aktuell tidigare krävs fullständigt personnummer och sökning sker mot befolkningsregistret där adressuppgifter hämtas. Sökresultatet ger möjlighet att fortsätta på två sätt, antingen genom knappen Detaljinfo eller knappen Välj. Välj Patientöversikter för aktuell patient visas. Detaljinfo Detaljinformation för aktuell patient visas. Detaljinfo - Patient/Närstående Detaljinfo visar aktuella patientuppgifter hämtade från befolkningsregistret. Namn kan ej ändras. 9

12 Har något förändrats eller saknas går det bra att fylla i de aktuella uppgifterna och tryck på Spara. För att komma tillbaka välj funktionen BACKA. Kontrollfråga visas om du backar utan att först ha sparat. 1. Enhetstillhörighet Kommun hämtas från befolkningsregistret. 2. Vårdcentral anges av slutenvården. Tillhör patienten privat vårdgivare anges valet Aktör utanför Meddix SVP. 3. Aktuell psykiatrisk mottagning anges av slutenvården i Annan part. 4. Boende Ordinärt/Hemtjänstområde eller Särskilt anges av kommunen. 5. Senast uppdaterad här visas datum för senaste uppdatering från befolkningsregistret. Uppdatering från befolkningsregistret sker endast vid nytt vårdtillfälle för att inte manuellt uppdaterade uppgifter under ett pågående vårdtillfälle ska skivas över. 6. Närstående anges av slutenvården. 7. Vistelseadress här anges om patienten har en tillfällig adress. 8. Spara 10

13 Patientöversikt - pågående och tidigare vårdtillfällen Aktuell patient visas i bildens överkant. 10. Färgmarkeringar på datumlänken: blå - om man bara sparat dokumentet gul - om det är skickat men ej kvitterat eller justerat av kommun eller primärvård röd - om datum för justeras senast angetts och detta passerat omarkerad - när dokumentet är klart 11. I kolumnerna visas patientens tidigare vårdtillfällen I Patientöversikten och Inneliggande patienter visas en informationsruta när muspekaren placeras på datum i kolumnen Vårdplan. Där framgår vilka parter som är kallade, deltagit, klarmarkerat respektive justerat. Även mötesdatum och justeras senast visas om det är ifyllt i vårdplanen Om mötesdatum är ifyllt i Vårdplanen visas det i översikterna i kolumn Vårdplan Är mötesdatum inte ifyllt visas datum för Vårdplan inledd och texten inl. 11

14 Utskrifter från Patientöversikten 15. I Patientöversikten kan utskrift göras via knapparna Skriv ut och Skriv ut PUL Markera i rutan framför den vårdkedja som utskrift önskas från och välj sedan knapp Skriv ut Nytt fönster visas och här väljer du vad som ska skrivas ut genom att markera med bock i ruta framför val och sedan klicka på Skriv ut Rutan Filhämtning visas och här klickar du på Öppna. Aldrig på Spara! 5 5. Dokumentet öppnas som en pdf-fil och utskrift görs på vanligt vis via knapp Skriv ut eller meny Arkiv/Skriv ut (Ctrl + P). 12

15 Meddelande från Primärvård/Kommun/Annan part Detta är ett meddelande som skickas i Meddix av Kommun eller Primärvård i samband med att patienten skickas akut till sjukhusens eller psykiatrins akutmottagning. Även Psykiatriska mottagningar kan skicka sådant meddelande om behov finns. Meddelandet finns inte i Inkomna dokument, utan söks fram på patientens personnummer. Se sid Meddelandet syns i patientens patientöversikt som en datumlänk under Medd PV/Kommun. Meddelandet är indelat i 3 flikar; Huvud, ADL och Svar. Huvud: 13

16 ADL: Avsändaren fyller i uppgifter i flik Huvud och ADL. Svar: Kvittera när meddelandet har lästs: Meddelandet ska kvitteras av den som läser meddelandet, för att avsändaren ska se att någon tagit del av informationen. 3. Svara när patienten går hem: För att kommunen ska få information om vad som blev överenskommet på mottagningen ska svar skrivas av från mottagningen när patienten går hem. Skicka svaret genom att trycka på Sänd svar. 4. Blir patienten inlagd, skickas inget svar, istället skickas ett inskrivningsmeddelande från avdelningen. 14

17 Inskrivningsmeddelande Slutenvården informerar kommunen, Primärvård och Psykiatrisk öppenvård i länet om att en patient blivit inlagd på sjukhuset genom att skicka ett inskrivningsmeddelande. Inskrivningsmeddelandet ska kvitteras av mottagande enhet. Överenskommelse angående inskrivningsmeddelande 10 a Om patienten har eller om man bedömer att patienten efter utskrivning kan komma att behöva insatser från öppna vården och/eller kommunen, ska den behandlande läkaren, så snart som detta behov upptäcks, besluta att ett inskrivningsmeddelande ska sändas i MEDDIX till berörda enheter inom kommunen och öppenvården. Information på ett inskrivningsmeddelande: Patienten medger att information lämnas - Obligatoriskt att fylla i från sjukhuset Vårdenhet - Visar avdelning och telefonnummer för att kunna ta kontakt. Här syns inskrivningsdatum och vem som är behandlande läkare. Vårdteam Visar på vilket vårdlag/team på avdelningen som patienten vistas. I informationsrutan kan sjukhuset skriva tillägg vid behov. Flyttad till - Om patienten byter avdelning under vårdtiden fyller sjukhuset i detta på inskrivningsmeddelandet och sänder det igen till kommun/primärvård. Mottagare - Sjukhuset markerar vilka enheter som skall ha inskrivningsmeddelandet. Här syns vilka som kvitterat och när. Kvitterat av - Datum för kvittering samt namn o profession på den som kvitterat. OBS! Om meddelandet ska vidarebefordras till annan vårdcentral får det inte vara kvitterat. Vidarebefordra - Används om meddelandet skickats till fel mott/vårdcentral. Historik - Här kan man se tidigare skickat inskrivningsmeddelande för samma vårdtillfälle. 15

18 Kallelse till vårdplanering Om slutenvården bedömt att den Psykiatriska öppenvården skall delta i vårdplaneringen, skickas en kallelse till mottagningens Inkomna dokument. När kallelsen kvitteras av mottagande enhet, försvinner den från Inkomna dokument och blir synlig som en datumlänk på mottagningens inneliggandelistan och i patientöversikten. Senast dagen efter mottagandet av kallelsen ska mottagningen kontakta avsändande avdelning. I förekommande fall kan detta förskjutas en dag, se nedan. En kallelse kan bara sändas till de parter som fått inskrivningsmeddelandet. Överenskommelse angående Kallelse till vårdplanering När läkaren bedömt att patienten efter utskrivning från slutenvården kommer att ha behov av insatser från kommunen och/eller öppenvården, och när den behandlande läkaren bedömer att det finns reella förutsättningar för vårdplanering, skall avdelningen sända en kallelse för samordnad vårdplanering. Samtidigt ska avdelningen öppna en vårdplan. Vårdplanen är en journalhandling. Patientens behov av insatser efter utskrivningen avgör vilka parter och personalkategorier som ska anges i kallelsen. (SOSFS 2005:27) Kallelsen kvitteras av alla aviserade parter i MEDDIX. Vårdplanering påbörjas snarast, eller senast dagen efter att kallelse mottagits. Detta under förutsättning att kallelsen har sänts senast kl Vårdplanering kan påbörjas via telefon, via MEDDIX eller på plats. 16

19 Information i en kallelse: Patientens folkbokföringsadress och ev. vistelseadress visas i meddelandet. Kallelse till vårdplanering ska vara ifyllt med dagens datum och är inte ett förslag på mötesdatum. Preliminärt utskrivningsklar används inte. Föreslagen form för vårdplanering Vilken profession avd önskar få kontakt med Vilka parter som är kallade Återtaget Datum för Återtaget är infyllt av slutenvården om kallelsen är återtagen. Ny kallelse skickas av avdelningen när vårdplanering åter blir aktuellt. Övrig information Vem meddelandet är skickat av samt datum och tid för detta. Vem meddelandet är kvitterat av samt datum och tid för detta. Vårdplan Vårdplanen startas i Meddix av avdelningen. Vårdplanen kan nås från patientöversikten eller från mottagningens inneliggandelista. Kallad men inte deltagit: Om Psykiatrin öppenvård är kallad till vårdplaneringen, men vid kontakt med avdelningen överenskommes att den Psykiatriska öppenvården inte behöver delta i vårdplaneringen. Gör då så här: Gå in i i Vårdplanen fliken Huvud Sätt en bock för Annan part, samt namn för kontaktperson. 17

20 Gå över till fliken Vårdplanering: Skriv en kommentar om att mottagningen ej deltagit och avsluta med datum, namn och profession. 3. Bocka i att du skrivit klart. Och SPARA. Därefter ska justeringen bevakas via inneliggandelistan (tooltipen). När alla deltagande parter har klarmarkerat ska mottagningen gå in och justera sin del i vårdplanen. Kallad och deltagit: Sätt en bock för Annan part i vårdplanens Huvud. Skriv namn och profession på de som deltagit från mottagningen. I vårdplanen ska skrivas det bedömda behovet av insatser och vem som ansvarar för vad efter patientens utskrivning från vårdavdelningen. Mottagningen skriver sina åtaganden under Annan part. Ange ev Patientansvarig läkare efter utskrivning. 4. Om alla parter i direkt anslutning till vårdplaneringen tillsammans vill skriva ner det som är överenskommet i Meddix, kan knappen Byt Anv användas. Det är då möjligt för både Annan part, kommun och Vårdcentral att på ett enkelt sätt logga in och skriva sin del i vårdplanen. Uppdatera vårdplanen med knappen Uppdat - använd den knappen för att uppdatera bilden utan att behöva gå ur och in igen. 18

21 Vårdplaneringen skall utmynna i en vårdplan där patientens behov av sjukvårdsinsatser, inkl. rehabiliteringsinsatser och socialt stöd framgår. Om behov finns, ska även former och tid för uppföljning anges. När en notering är färdigskriven avslutas noteringen med datum och signatur. Oavsett form för vårdplaneringen ansvarar respektive organisation för att dokumentera sina bedömningar/åtgärder i vårdplanen. Huvudhandläggarna/vårdplaneringsansvariga ansvarar för att vårdplanen klarmarkeras och justeras enligt överenskommelse. Justering av vårdplanen är en bekräftelse på att parterna är överens om planeringen och ska ske utan dröjesmål. Datum för utskrivningsklar anges i rutan utskrivningsklar under fliken Vårdplan innan vårdplanen justeras. Utskrivningsklar är en patient om han/hon av den behandlande läkaren inte längre bedöms behöva vård inom landstingets slutna hälsooch sjukvård. (Lathund för informationsöverföring i MEDDIX för somatisk och psykiatrisk vård.) SOSFS 2005:27 5 En vårdplan får upprättas även om patienten ännu inte är utskrivningsklar. Vårdplan består av två flikar Huvud och Vårdplanering. 19

22 10 11 Information i vårdplanen: Blå ruta runt deltagare visar att man är kallad. Grön ruta visar att deltagare har klarmarkerat sin text i flik Vårdplanering. Datum då vårdplanen är inledd ifylls av slutenvården Ev förslag på mötesdatum ifylls av slutenvården Utksrivningsklardatum datum för då pat ej längre behöver behandlas i den slutna vården (läkarbedömning). Ifylls av slutenvården. Om utskrivningsklar inte längre gäller utan är återtaget. Upplysning om när vårdplanen senast ska vara justerad och ev vem i slutenvården som bevakar att justering görs i god tid innan hemgång. Ansvarig behandlande läkare i slutenvården Behandlingsansvar efter utskrivning anges även i vårdplanen. Bryt justering Om något behöver ändras i en justerad vårdplan ska knappen Bryt just. användas. I databasen skapas en historikpost. Den som bryter justeringen ansvarar för att berörda parter meddelas att så skett vilket enklast sker genom meddelandefunktionen i MEDDIX. Efter ändring måste alla justera en gång till. Utskrivningsmeddelande Skickas av slutenvården dagen innan beräknad utskrivningsdag. Utskrivningsmeddelandet kommer till mottagningens Inkomna dokument och skall kvitteras. När alla parter kvitterat och utskrivningsdatum passerat, försvinner patienten från mottagningens inneliggandelista. Vårdtillfället med alla meddelanden samt vårdplan finns att hämta upp i patientens patientöversikt. Senast kl dagen innan beräknad utskrivningsdag skall detta meddelas kommun, primärvård och/eller annan part via MEDDIX. Datum för utskrivningsklar, hemgångsdatum och att justerad vårdplan finns ska framgå av utskrivningsmeddelandet. För alla patienter som det skickats inskrivningsmeddelande på måste det skrivas ett utskrivningsmeddelande, även om ingen vårdplan upprättats, patienten avlidit eller vårdplaneringen avbrutits av annan orsak. (Lathund för informationsöverföring i MEDDIX för somatisk och psykiatrisk vård.) 20

23 Det finns möjlighet för slutenvården att återta utskrivningsdatum om patienten kommer åter till avdelningen inom ett dygn. Att utskrivningsdatum är återtaget syns på mottagningens inneliggandelista. Det finns möjlighet för slutenvården att avbryta vårdplaneringen. Att vårdplaneringen är avbruten syns på mottagningens inneliggandelistsa. Om vårdplanering avbryts med orsaken Avliden, sker uppdatering av avlidenfält på patientnivå. Ovanför namnet i Patient/Närstående, liksom i den generella patientraden samt vid Aktuell patient finns en upplysning om att patienten är avliden. 21

24 Generellt Meddelande Används endast för administrativa meddelanden mellan de olika vårdgivarna. Knappen Meddelande finns valbar från listan för Inneliggande patienter, i Patientöversikten och via flik i det nya gränssnittet. För att skicka ett meddelande krävs att patienten är inskriven i MEDDIX (finns på listan Inneliggande patienter). Funktionen Meddelande kan användas för att skicka meddelande mellan de parter som skickat resp. mottagit inskrivningsmeddelandet. Du kan Skapa ett Nytt meddelande eller söka fram tidigare inkomna och skickade. Klicka på knappen Nytt meddelande och en ruta för fritext öppnas

25 1. Ämne - adressera meddelandet till yrkesgrupp eller skriv specifikt ärende t ex justering. 2. Skriv meddelandet. 3. Ange mottagare. 4. Spara för att skicka senare. 5. Sänd. Översikt av meddelande I den nedre delen av bilden visas inkomna och skickade meddelande kopplade till aktuellt vårdtillfälle Slutet kuvert: Meddelandesom inte avd kvitterat. 2. Slutet kuvert med en bock: Meddelande som är sparat men ej skickat. 3. Öppet kuvert: Meddelande som är skickat och kvitterat. Symbolerna för meddelande finns även i listan Inneliggande patienter och i Patientöversikten. Öppnar du meddelande finns två val: Svara - skicka svar direkt. Skriv i fritextfältet. Kvittera - ger signering att meddelandet är läst. När ett generellt meddelande besvaras fylls texten på successivt så hela dialogen kan följas. 23

26 Lista Utgående dokument - skickade från den egna enheten Sök på datum och andra sökkriterier som, sända ej kvitterade/ej justerade. Kolumner som har en framför kolumnnamnet kan du sortera i stigande/fallande ordning. 24

27 Ansvariga för manualen Inge-Maj Swenson tel