Rev. enl Sm , 4:1

Transkript

1 Rev. enl Sm , 4:1 Verksamhetsplan för Brf Egen Härd i Örebro Gäller från och med enligt styrelsebeslut Revideras vid behov. Beslut om revidering skall fattas av styrelsen. Föreningens syfte Föreningen har till ändamål att främja medlemmarnas ekonomiska intressen genom att i föreningens hus upplåta lägenheter och lokaler åt medlemmarna till nyttjande utan begränsning till tiden. Föreningen ska i sin verksamhet främja bostadsrätten som upplåtelseform. Mål Föreningen ska ha en väl fungerande medlemsdemokrati. Medlemmar och hyresgäster ska vara väl informerade om föreningens verksamhet. Föreningen ska långsiktigt upplevas som en av de bästa i Örebro. Att i första hand upplåta lägenheter till bostäder med bostadsrätt. Via långsiktig teknisk och ekonomisk planering säkerställa teknisk hög standard och god ekonomi samt fortlöpande fastighetsförädling. Den egna och upphandlade förvaltningen ska hålla en hög kvalité och servicenivå avseende ekonomisk-, administrativ- och teknisk förvaltning samt fastighetsservice. Föreningen ska i sin verksamhet verka för god miljöhänsyn. Föreningen ska i sin verksamhet verka för och iaktta god etik och moral. Strategi För att säkerställa måluppfyllelse ska styrelsen tillämpa följande strategier beträffande: Medlemsdemokrati Att verka för en god uppslutning på föreningsstämmor. Att via klubbar och vicevärdar verka för en väl fungerande medlemsdemokrati. Att via rådgivande medlemsenkäter inhämta information för att säkerställa väl förankrade beslut i viss fråga. Information Att föra ut viktig information om föreningen och dess verksamhet via: föreningsstämmor, informationsmöten, årsredovisning, informationspärm, hemsida, informationsbrev Brf Egen Härd Örebro 1 (7)

2 Boendekvalité Att verka för en god boendemiljö genom att fortlöpande underhålla och förädla fastigheter och gårdar så att det är attraktivt för både befintliga och potentiella medlemmar. Att i enlighet med medlemmarnas önskemål tillhandahålla gemensamhetslokaler för fritidsaktiviteter, träffar och sammankomster. Att genomföra trivselaktiviteter i syfte att skapa trivsel och samhörighetskänsla. Upplåtelseformer Att konsekvent hävda bostadsrätten som upplåtelseform. Att bostadslägenheter som idag upplåtes med hyresrätt snarast möjligt övergår till bostadsrätt. Teknisk planering Att upprätta och årligen revidera underhållsplan. Att upprätta och årligen revidera investeringsplan. Ekonomisk planering Att beträffande årsavgiften agera så -- att kostnader fördelas över tiden och alltså fördelas mellan nuvarande och kommande medlemmar -- att den kan bibehållas på i stort på nuvarande nivå -- att eventuella höjningar ska upplevas som motiverade och välgrundade. Att aktivt bevaka den ekonomiska utvecklingen och vid behov förändra fördelningen mellan rörliga och bundna räntor. Att bedriva en ekonomisk planering som syftar till att över tiden ha en likviditet motsvarande ca 10 % av lånestocken. Att eventuella överskott i verksamheten i första hand ska användas för amortering av lån. Att upprätta och årligen revidera finansieringsplan. Att upprätta och årligen revidera finansplan. Miljö Att upprätta och årligen revidera miljöplan. Att vara aktiv delägare i befintliga samfälligheter avseende källsortering. Brf Egen Härd Örebro 2 (7)

3 Förvaltning Att via kontroll och dialog med anlitade förvaltare/entreprenörer utveckla kvalitén i syfte att uppnå och upprätthålla en upplevd och synligt god skötsel av respektive förvaltningsområde. Att styrelse och långtidsgrupp ska sträva efter kostnadseffektivitet i samband med upphandling av entreprenader, varor och tjänster. Att utöva kortsiktig förvaltning av föreningens fastigheter genom att säkerställa städning, snöskottning, akuta reparationer etc., i den mån ansvaret faller på föreningen enligt stadgarna Att styrelse och långtidsgrupp vid upphandling och i övrigt ska verka för god miljöhänsyn. Etik Att i styrelse- och föreningsarbete sträva efter att allmänt accepterade regler och normer tillämpas och efterlevs. Brf Egen Härd Örebro 3 (7)

4 Lägesanalys Styrkor Fastigheterna är i mycket gott skick med begränsat renoveringsbehov Balanserad fördelning mellan rörliga och bundna räntor Attraktiva lägenheter i centrala Örebro Låga avgifter Bredbandsinstallation Gruppabonnemang för Internet och IP-telefoni som inkluderas i månadsavgiften Svagheter Relativt höga driftskostnader Medlemmarnas bristande engagemang i sitt boende Stor andel små lägenheter Inga hissar (= ej handikappanpassat) Balkonger saknas i kv Råbocken Hot Räntekänslig kostnadsmassa Ökande mediakostnader Förändrade skatteregler Möjligheter Omplacering av lån till lägre ränta Vi betraktas som en attraktiv beställare av entreprenörer Skapa större lägenheter genom utnyttjande av fria ytor Stort belåningsutrymme Högt övervärde för fastigheter och två ägda lägenheter Brf Egen Härd Örebro 4 (7)

5 Organisation och arbetssätt Styrningsformer Föreningens högsta beslutande organ är föreningsstämman. Ordinarie föreningsstämma ska hållas före april månads utgång, därutöver extra föreningsstämmor i enlighet med stadgarna. Föreningsstämman väljer föreningens ordförande och övriga styrelseledamöter, suppleanter och revisorer. Styrelsens ansvar och befogenheter Styrelsen svarar för föreningens organisation och förvaltningen av föreningens angelägenheter. Styrelsen får besluta om för föreningen gällande ordningsregler. Föreningens firma tecknas av ordförande eller vice ordförande med en styrelseledamot i förening. Styrelsen får besluta om hur attest av föreningens fakturor ska ske, dock ska attest av fakturor på belopp över :- ske av två i förening. Attest av fakturor enligt gällande avtal får delegeras till förvaltare genom fullmakt. Styrelsen får delegera löpande hantering av vissa ärenden till ledamot i styrelsen. Rapportering av behandlade ärenden sker vid styrelsemöte. Styrelsens arbetssätt Operativt ansvarig för styrelsearbetet är ordföranden. Styrelsemöte hålls cirka 6 gånger/år. Både ordinarie ledamöter och suppleanter deltar aktivt i styrelsearbetet. Detta ger en lägre arbetsbelastning på individer i styrelsen samtidigt som suppleanterna alltid är insatta i alla frågor. Styrelsen genomför dels löpande arbete och dels projekt. Igångsättning av projekt beslutas av styrelsen och ansvarig för projektet samt tidplan ska fastställas av styrelsen. Projektrapporter ska föredras på styrelsemöten och förbereds av projektansvarig. Skrivelser till föreningen arkiveras dels som bilaga till det protokoll där ärendet avhandlas och dels i föreningens korrespondenspärm. Brf Egen Härd Örebro 5 (7)

6 Protokoll Protokoll ska skrivas och distribueras till styrelsen och förvaltaren inom en vecka genom sekreterarens försorg. Protokollen följer följande dagordning: 1. Mötets öppnande samt val av ordf. och sekr. - Föregående protokoll 2. Bordlagda ärenden 3. Nya ärenden 4. Rapporter - Styrelsen - Klubbar och vicevärdar - Långtidsgrupp - Förvaltning och ekonomi 5. Skrivelser 6. Nya och avflyttade medlemmar 7. Övriga frågor 8. Kommande möten 9. Mötet avslutas Brf Egen Härd Örebro 6 (7)

7 Viktiga datum och aktiviteter När Aktivitet Ansvarig Januari Februari Mars April Maj Juni Juli Augusti September Oktober November Prel. bokslut föregående år Bokslut föregående år Kallelse föreningsstämma 1 kv rapport Föreningsstämma Konstituerande Sm Halvårsbokslut 3 kv rapport Budget nästa år Sekr. Ordf. Ordf. December Info till medlemmar V sekr. Kommunikation med medlemmarna Informationsblad Skall utkomma minst 1 gång/år (december). Ansvarig för produktion och distribution är vice sekreteraren. Hemsida Hålls kontinuerligt uppdaterad och utvecklas vid behov. Ansvarig för produktion och uppdatering är vice sekreteraren. Förvaltning och administration upphandlas. Övriga meddelanden till medlemmarna Meddelanden i trapphus eller till respektive lägenhetsinnehavare avseende t.ex. stora förändringar, anmälan till städdagar, byte av portkod m m. Ansvarig för spridning är vice sekreteraren. Arbetsfördelning Enligt bilaga Brf Egen Härd Örebro 7 (7)

8 Bilaga till Brf Egen Härd Verksamhetsplan Arbetsfördelning Befattning Ansvarsområden Typiska aktiviteter Ordförande Stämmor Styrelsemöten Verksamhetsberättelse Koordinering av projekt Externa kontakter Information Fördelning av i styrelsen Vice ordförande Ersättare för ordförande med motsvarande mandat Överlåtelser Andrahandsuthyrningar Sekreterare Protokoll och dokumentation Information Hemsidan Bevakning av föreningens e-post Informationstavlor i föreningen Vice sekreterare Bevakning av post och distribution av post i styrelsen Arkivet och säkerhetsskåp Avtalspärm innehållande föreningens leverantörer av tjänster. Förbereda stämmor och styrelsemöten Följa upp pågående aktiviteter Läsa och besvara skrivelser från medlemmar Sammanställa föreningens del av verksamhetsberättelsen Genomföra ändringar på hemsidan och fungera som webbmaster Godkänner på styrelsens fullmakt överlåtelser Kontaktperson för andrahandsuthyrningar Skriva och distribuera protokoll vid styrelsemöte Vidarebefordra inkommen e-post samt bevaka att svar ges Medverka i att: - sammanställa föreningens del av verksamhetsberättelsen - sammanställa nyhetsbrev - genomföra ändringar på hemsidan och fungerar som webbmaster - sammanställa och distribuera informationsmaterial till medlemmar Arkivera skrivelser i korrespondenspärmen Ansvara för föreningens arkiv Brf Egen Härd Örebro 1 (2)

9 Bilaga till Brf Egen Härd Verksamhetsplan Befattning Ansvarsområden Typiska aktiviteter Ledamot Vakant Ledamot Ulrika Axtrup Edward Götmar Vicevärdar Bevakning av allmänna ärenden (myndighetsbeslut etc.) arbets Sammanhållande för - budgetarbete - ekonomiuppföljning - årsredovisning Kontakt med - extern ekonomiförvaltare - extern revisor - banker, myndigheter Entreprenörskontakt för trädgårdsskötsel och vinterskötsel Inre underhåll Tvättstugor (utrustning) Långtidsgrupp Underhållsplan för fastigheterna Entreprenörskontakter Omvärldsbevakning - t.ex. bevakning av myndighetsbeslut, fackorgan, seminarier, etc. Bevakning av - ekonomifrågor - lånesituation Granska RR och BR mot budget Medverka i - omförhandlingar av lån - budgetarbetet - Lg budgetarbete Fortlöpande informera styrelsen om föreningens ekonomi Beställning av vinter och trädgårdsarbeten Övervaka kvalitet och kontrollerar utförda tjänster (trädgård och vinter) Städning av källare, vindar och gemensamma utrymmen Styrelsens kontaktpersoner för felanmälan av tvättutrustning Säkerställa att tvättinformation finns uppsatta i tvättstugan Upprätta och revidera underhållsplan Ta fram underlag till budget Brf Egen Härd Örebro 2 (2)