Ett välslipat ekonomisystem

Transkript

1 Ett välslipat ekonomisystem

2 För företag med högt ställda krav Briljant är ett komplett ekonomisystem utvecklat av svenska ekonomer. Det är anpassat för företag och organisationer som kräver hög driftsäkerhet och ordning och reda i sitt ekonomisystem. I systemet finns det stor flexibilitet med anpassningsmöjlighet till olika branscher och behov. Arkitekter och andra konsulters behov av tidkort samt för- och efterkalkyl av uppdrag. Fastighetsförvaltarnas krav på registervård eller entreprenörernas önskemål om effektiv orderhantering. Allt finns i Briljant. Programmet körs i Windowsmiljö eller via internet, till exempel i vår ASP-lösning. Det behövs inga investeringar i program för att komma igång. Tack vare vårt licenssystem betalar användarna endast för de funktioner som används. 2

3 Flexibelt med många möjligheter Med sin logiska uppbyggnad blir systemet lättarbetat. Alla dokument behöver bara hanteras en gång. Oavsett vilken funktion du ska arbeta med finns den endast ett knapptryck bort. Det hjälper till att göra redovisningsarbetet rationellt och tidsbesparande. I systemet finns bland annat funktioner för: Order, offert, fakturering, automatisk avtalsfakturering, lagerredovisning och kundreskontra Leverantörsreskontra med möjlighet för skanning och attestrutin Affärsredovisning och internredovisning med till exempel budgetering, likviditetsplanering, integrerat anläggningsregister och en mängd andra finesser Klientredovisning för redovisningsbyråer med rutiner för bokslut och årsredovisning Tid- och projektredovisning med fakturering och statistik Tidkort med planeringsuppföljning för varje medarbetare och central resursplanering och uppföljning Hyresredovisning Lönesystem integrerat med tidredovisning och bokföring För att du ska få en bild av systemets möjligheter har vi bett några av våra kunder säga vad de tycker om systemet. 3

4 Lättarbetat affärssystem Projektredovisning som ger så mycket mer På Parameter Revision i Stockholm arbetar 15 revisorer och assistenter med omkring mindre och medelstora företag. Intäkterna på en revisionsbyrå baseras helt på den tid som lagts ner på kunderna så det är viktigt att vi inte tappar bort några timmar, berättar ekonomichef Carina Lundmark. Då blir ju lönsamheten lidande. Vi har valt att arbeta med Briljants tid- och projektredovisning. Alla fyller i tidkort och det fungerar klockrent. I och med att vi rapporterar in all tid i systemet kan vi använda informationen som ett instrument i företaget. Utöver beläggning och hur den varierar över tid kan vi se fördelningen av antal klienter per anställd och hur många timmar olika klienter kräver. Det ligger sedan till grund för budgetplanering och resultatuppföljning. Jag tycker att Briljant är extremt funktionellt. Tidkorten registrerar både debiterbar tid, frånvaro, flextid och resekostnader samt utlägg. Utlägg från leverantörsfakturor kopplas automatiskt till debiteringsunderlag och fakturering. Anna Fagerström, återförsäljare i Vallentuna Vi har nischat oss mot nätägare som transporterar elkraft eller data genom fiberkabel, berättar Klas Lindwall, vd på Två Grävare. Idag har vi 35 anställda och befinner oss i en försiktig tillväxtfas. Vi jobbar enbart med fastprisentreprenader. Det betyder att det är viktigt att vid projektstart noggrant värdera våra arbeten och göra tillförlitliga förkalkyler. Vi klassar vilka kostnader som är direkt projektrelaterade och vilka som är relaterade till allmän produktion och ska påläggsberäknas. Uppföljningar görs längs projektets gång. Om vi räknat fel är det vi som får ta smällen. Affärssystemet vi valt är Briljant. Det är lättfattligt, har en logisk struktur och ett bra gränssnitt. Att ligga i framkant och utveckla branschen är en av våra värdegrunder. För att klara det behöver vi ett modernt och verksamhetsstödjande affärssystem. Det har vi via Briljant. Vi tar fram nya rapporter så snart det finns behov. I analysen, som tas upp på skärmen, kan man gå ner på minsta detaljnivå. I de fall som standardrapporterna inte har varit tillräckliga har vi byggt kundspecifika rapporter. Jan Strandberg, återförsäljare i Malmö Affärssystemet ska vara ett kraftfullt och effektivt arbetsredskap som det är lätt och roligt att arbeta med. Varje kund har sina speciella önskemål om branschanpassningar, som vi alltid försöker tillmötesgå. Lasse Hansson, Briljant Utveckling Tidkort kan användas direkt på datorn eller via webb. För maximalt utnyttjande av tidregistreringen använder du kopplingen mot Briljant lön. Vår totalintegration betyder att när tid är registrerad i tidkort finns uppgifterna med för vidare beräkningar och analyser. Åke Hansson, Briljant Utveckling 4

5 Kommunalt bolag skannar alla fakturor Staffanstorpshus är ett allmännyttigt fastighetsbolag med byggnader för offentliga verksamheter. De sköter sedan fem år sin redovisning i Briljant. Min företrädare föreslog att vi skulle byta ut det system vi då använde, eftersom man inte var helt tillfreds med det. Hon hade tidigare erfarenhet av Briljant och tyckte att det passade vår verksamhet, berättar Jenny Larsson som är redovisningsansvarig. Varje månad har vi en stor mängd leverantörsfakturor som ska hanteras. Efter att ha skannat dem skickas de för kontering och attest till beställaren. Därefter går de till chefen för godkännande. Innan fakturorna går iväg för betalning kastar jag ett öga på dem för en sista koll att allt är korrekt. Tack vare skanningen kan vi i projekt- och resultatanalysen, i reskontran och andra analyser gå ner till fakturan och göra kontroller. Samtliga projekt kan analyseras av projektansvariga, från resultatrapport per projekt ända ner till fakturanivå. Vi har full koll på samtliga kostnader som rör projektet. Det är också viktigt för oss med ett fungerande inventarie- och anläggningsregister med varierande automatiska avskrivningar. I inventarierutinen finns det möjlighet till varierad avskrivning i procent och på andra belopp än anskaffningsvärdet. Total integrering till huvudbok med analysmöjligheter från balansräkning till enskilda inventarier. Avskrivningarna kan belasta valfria projekt och avdelningar. Anders Strandberg, återförsäljare i Malmö Attestansvariga läggs upp i ett register med regler för högsta belopp, vem som attesterar högre belopp, ersättare vid frånvaro mm. Vid attestering visas den första fakturan som ska attesteras eller alternativt meddelas Inga fakturor finns att attestera. Fakturorna kan antingen attesteras eller vidarebefordras. Den som är behörig kan ändra konteringen. Anders Hansson, Briljant Utveckling 5

6 Ekonomer delar på jobbet De flesta av våra kunder finns inom skogs- och lantbruksnäringen i Mälardalen, berättar Cilla Skure, en av tio ekonomer på Fyrklövern i Västerås. Vi har drygt 500 kunder som anlitar oss för redovisningstjänster, skatterådgivning och företagsutveckling. Det är vanligt att vi delar på ekonomiarbetet, kunden kanske registrerar leverantörsfakturor och sköter faktureringen medan vi sköter bokföring och gör bokslut. Vissa kunder vill bara ha hjälp med deklarationen. Oavsett hur vi delar upp jobbet är det viktigt att det är helt klart vem som ska göra vad. Briljants ASP-lösning är ett snabbt och smidigt sätt att jobba och ett jättebra sätt för kunden att ha kontroll och kunna ta fram rapporter när som helst. Fyrklövern har valt terminalserverlösningen via Briljant ASP. Ett webbaserat system som gör att byrån kan dela arbetet med kunden. Kunden kan arbeta med sin ekonomi oavsett var han befinner sig, utan att behöva bry sig om programinstallationer, uppdateringar eller säkerhetskopiering. Per Holmqvist, återförsäljare i Norrköping ASP-lösningen är snabbare och mer stabil än andra molnbaserade lösningar. Johan Hint, Briljant Utveckling Förenkla krångliga ROT-avdrag ROT-avdraget innebär extra administration för företagen. På Skottorps Golv och Måleri i Skummeslövsstrand norr om Båstad använder man Briljants tjänst för att underlätta arbetet. I vår butik säljer vi färg, tapeter och golvmaterial. Dessutom har vi fem golvläggare, berättar Anita Petersson som ansvarar för redovisningen. Kunderna är nästan uteslutande privatpersoner. Alla vill naturligtvis utnyttja ROT-avdragen vilket gör ekonomihanteringen mer tidsödande och vi får vänta längre på pengarna. När vår återförsäljare på Briljant, föreslog att vi skulle använda deras tjänst för ROT-avdrag nappade vi. De la upp nya konton och gjorde en del anpassningar i programmet. Nu delar Briljantsystemet med automatik upp alla delsummor på rätt konton, håller reda på momsen och när en faktura är betald så vi kan ansöka om betalning från Skatteverket. Enklare kan det inte bli. Den del av fakturan där begäran om utbetalning ska ske specificeras i en separat reskontra. Vid betalning får man automatiskt fram underlaget som skickas till Skatteverket. Arbetskostnad och övriga kostnader läggs in redan i kalkylen tillsammans med uppgifter om kundens namn och övriga personuppgifter. Allt följer sedan med via offert till fakturering och efterkalkyl. Ulf Strandberg, återförsäljare i Malmö Ur systemet kan en fil tas ut som sedan laddas upp på Skatteverkets hemsida. Det är både snabbare och säkrare än att manuellt knappa in värdena på hemsidan vid begäran om utbetalning. Magne Sandberg, Briljant Utveckling 6

7 Det räcker att lägga in uppgiften en gång Harmångers Plåt & Entreprenad startade i liten skala för 10 år sedan. Idag är de 6 personer som lägger tak och jobbar med taksäkerhet. I sin butik säljer de kaminer och värmepumpar. Kunderna finns inom industrin, byggnation och kommuner. Kanske tack vare ROT-avdraget har de nu även många privatkunder. Sedan 2006 kör de all sin redovisning på Briljant Ekonomisystem. Det system vi hade tidigare kunde inte integrera lönerna med bokföringsprogrammet, säger Göran Ekblom. Då fick vi tips från PwC, som gör våra bokslut, att titta på Briljant. Och vi gillade det vi såg. Den stora finessen med systemet är att man bara behöver lägga in varje uppgift en gång, sedan finns den i systemet för det fortsatta arbetet. Offerter som vi tar fram i Briljant omvandlas med ett knapptryck till order. När det är dags att fakturera räcker det i princip med ytterligare en knapptryckning. Hela artikelregistret är prissatt och inlagt i systemet. Varje projekt har sina timpriser, som också läggs in. Laila Falkman, återförsäljare i Skellefteå En post ska bara läggas in i systemet en gång och därefter hämtas när olika beräkningar ska göras. Det finns också möjligheter att importera och exportera information till och från programmet för att underlätta vid integration mot andra system. Anders Hansson, Briljant Utveckling 7

8 Byggföretaget med öppen redovisning mot kund ByggDialog i Karlstad arbetar med stora projekt som industrier, vårdbyggnader, skolor, kommersiella lokaler och bostäder. Att vi valde Briljant för redovisningen beror på att PwC, som sköter vår löpande administration, tipsade oss och efter att ha jämfört flera olika system fastnade vi för dem. Och det har vi inte ångrat, säger Göran Larsson, en av ägarna och ansvarig för ekonomin. Vi jobbar med partnering, vilket innebär att vi är med redan när beställaren ska börja byggprojekteringen och tills huset står färdigt. När vi startar ett projekt gör vi en totalbudget för hela projektet. Beställaren kan via vår hemsida se alla fakturor och betalningar som rör projektet. I analysen kan han gå ner på detaljnivå och se de inskannade fakturorna. Han kan kontrollera att allt löper som det ska, att vi inte gör några felaktiga påslag eller tar betalt för mer tid än vad som upparbetats. Det här är ett seriöst sätt att arbeta och vi har fått mycket positiv respons från kunderna. Och det tar inte oss någon extra tid. Alla verifikationer ska ändå in i systemet! Fler beställare, inte minst kommunerna, kommer säkert att ställa samma krav. Alternativet är att kunden ska sitta och bläddra i pärmar eller att alla verifikationer ska kopieras. Det tar tid och kostar pengar. Sverker Dolk, återförsäljare i Örebro Behörighet kan sättas på projektnivå. Kunderna kan därmed gå in och titta på sina egna projekt. Petter Hansson, Briljant Utveckling 8

9 Analysera med Excel Snabbt och lätt att komma igång För något år sedan startade Tobias Sjölund och Simo Tamminen Civilbyrån tillsammans, en konstruktionsbyrå inom bygg- och anläggning. Idag är de fyra personer och planerar att expandera till 15 personer inom 5 år. När vi skulle välja ekonomisystem var det självklara valet Briljant, berättar Tobias. Vi båda kände till det sedan tidigare och visste att det är lättförståeligt, fungerar bra och att vi kunde få ut det vi ville ha av ett ekonomisystem. En annan fördel med Briljant var att vi inte behövde göra dyra investeringar i program utan endast betala en licensavgift. Det krävde inte några omfattande installationer och det kommer att fungera även när vi vuxit oss stora om några år. Civilbyrån använder tidredovisning och lönesystemet, de gör förkalkyler på projektnivå och kostnads- och likviditetsbudget på företagsnivå. Rolf Persson, återförsäljare Stockholm När omsättning, beläggning, intäkt per enhet eller andra nyckeltal ska redovisas kan det vara tidsödande att ta fram alla siffror och det kräver stor noggrannhet. Arbetar du i Briljant blir det jobbet lättare. Vår fakturering består både av avtalskunder och löpandetid för konsulterna och den kan ske i förskott och i efterskott berättar Per Berglund på DGC Data, som hanterar drift och IT för sina kunder. Vi gör även manuella bokningar på kontona. Diagramrapporten löste periodiseringsproblematiken ur analyssynpunkt. Nu kan jag med lätthet få ut rapporter och få kontroll på att alla avtal har blivit fakturerade. Jag ser också historiken månadsvis på avtalen som löper. Därifrån kan jag göra prognos på våra kunder och vilka intäkter de skapar. Mina rapporter får jag i Excel som är mitt kompletterande analysverktyg. Styrkan med att jobba med diagramrapporter är att jag kan sortera fram de data jag vill ha och med kopplingen till Briljant fortfarande ha en hundraprocentig överensstämmelse med redovisningen. Rapporterna skapas enligt företagets önskemål om utseende på t ex diagram, rubriker och färger och tankas över till Excel för vidare bearbetning. Många använder denna möjligheten för specialanpassning för rapporter till moderbolag eller koncern- och avdelningsrapportering. Solvår Berglund, återförsäljare i Örebro Vi har en flexibel prissättning för att passa både mindre och större företag. Licensavgiften baserar sig på antalet användare och vilka rutiner i systemet som används. Anders Hansson, Briljant Utveckling Kopplingen till Excel sker via diagramrapporter. Det gör det enkelt att varje månad få aktuell Excel-rapport, som hämtas automatiskt. Lasse Hansson, Briljant Utveckling 9

10 Utvecklingsbolaget Briljant Ekonomisystem är utvecklat i Sverige av personer med bakgrund från redovisning, revision, ekonomi och administration. Ledorden har varit skärpa, klarhet och pregnans. Systemet är anpassat efter svenska lagar och rekommendationer. Så snart det sker förändringar i regelverken uppdateras programmet. Tack vare att vi har licensavtal med våra kunder har de alltid tillgång till den senaste versionen. Alla instruktioner och hjälptexter skrivs på svenska. Teamet som arbetar med programutvecklingen sitter i Norrköping. Via våra återförsäljare har de nära kontakt med användarna och får på så sätt ständig uppdatering av vilka önskemål som finns om vidare utveckling. Vi har varit verksamma sedan Idag är vi 35 personer anställda och omsätter cirka 35 miljoner kronor. Mer än företag sköter sin redovisning i Briljant. Vi vill att vår kunskap och erfarenhet ska vara till nytta för våra kunder. 10

11 Lokala återförsäljare Runt om i landet har vi lokala återförsäljare, alla med stor branschkunskap. Du får en egen personlig kundansvarig som du vänder dig till med alla frågor och som ansvarar för din support. Du försvinner inte i en stor organisation utan vet alltid vem du ska vända dig till. Installationer och eventuella anpassningar för att möta dina specifika behov är det återförsäljaren som sköter. För att få ut mesta möjliga ur systemet och lära sig använda det effektivt kan det vara en god idé att ta del av någon av våra utbildningar. All utbildning finns som e-learning, praktiskt för den som vill disponera sin tid efter egna önskemål. Vi erbjuder också företagsanpassade kurser. 11

12 Välkommen att kontakta oss för en demo Nya Rådstugugatan Norrköping info@briljant.se Produktion: defacto ab