Verksamhetsberättelse Palladiums vänner 2011

Transkript

1 Verksamhetsberättelse Palladiums vänner Fakta om året som gått Styrelse Styrelsen har under 2011 bestått av: Ordförande: Marianne Gustafsson Kassör: Olle Sundin (fram till augusti) Ordinarie ledamöter: Annette Yngesjö, Tommy Nilsson, Carina Ek, Nisse Årman, Kicki Rydemalm Suppleanter: Eddie Andersson Styrelsemöten Styrelsen har sammanträtt 10 gånger sedan förra årsmötet. Förutom styrelsemöten träffades styrelsen under våren och hösten i flera lunchmöten, samt möttes i förhandlingar med Kultur och fritidsförvaltningen och fastighetsägaren Hjalmar Petri. Förutom dessa möten har styrelsens olika arbetsgrupper träffats och haft möten kring specifika frågor. Adjungerade till att utföra vissa styrelseuppgifter har under året varit Olle Sundin, from augusti till årsmötet Under de två sista styrelsemötena, och på vår Kick Off i januari, även Per Hagdahl, som blivit tillfrågad om en styrelsepost inför ny period. 1

2 Anställd Personal Josefine Hamarså anställdes på 50% som verksamhetsledare, efter Paula Gårsjö som avslutade sin tjänst i februari Josefine arbetade i verksamheten fram till april då hon gick på föräldraledighet. Marianne Gustafsson vikarierade för Josefine Hamarså från april- juni, på 50% och arbetade tillsammans under april och maj med Jessica Carlerby som gjorde praktik på Palladium. Under juli och augusti var verksamheten stängd. I augusti anställdes Jessica Carlerby på 40%, Ingrid Trulls Klaesson på 40% och Josefine Hamarså kom tillbaks från föräldraledighet på 25%. De tre arbetade sedan hela hösten tillsammans. From 1 januari erbjöds Jessica Carlerby en 80% tjänst och Ingrid Trulls Klaesson en tjänst på 20%, Josefine Hamarså avslutade sin tjänst och gick till nytt arbete. Sedan september har verksamheten haft en volontär från nätverket ZIP, Alexandra Bevacqua, som kommer att stanna till augusti. Alexandra arbetar på 80%. Medlemmar Under året har vi haft 290 betalande medlemmar varav 1 förening och 5 företag. Medlemsavgiften var 200 kr (för föreningar 500 kr och företag 1000 kr). 2. Verksamhetsberättelse Styrelsen När det nya verksamhetsåret inleddes var Palladiums vänner mitt inne i en förhandling med Växjö kommun om att få ett utökat bidrag. I de förhandlingar som inleddes med kommunen redan 2010, stod det klart att för att Palladiums vänner skulle kunna få ett utökat bidrag behövde vi driva mer egen verksamhet i huset. Förhandlingarna skedde efter hand tillsammans med Folkets Bio, eftersom vi ansåg att det var vi och Folkets Bio som stod för navet i verksamheten. Då Folkets Bio endast driver egen verksamhet föddes idén om att bedriva mer verksamhet kring bio och film. Vi ville också satsa på barn och unga i verksamheten, samt fortsätta driva vårt kulturhus för alla med ett brett kulturutbud. Detta var något som alla ställde sig positiva till, och kommunen var nu intresserade av att på allvar överväga ett högre bidrag till Palladiums vänner. Under vårens förhandlingar hade Palladiums vänner förhoppningar om att bli en förening ihop med Folkets Bio, och att detta 2

3 skulle kunna underlätta för både Palladiums vänner och Folkets Bio nä det gäller ekonomi, ansvarsfördelning och innehåll i verksamheten. Efter ett antal diskussioner kring detta, där olika alternativ för en sammanslagning av de två föreningarna diskuterades, beslutade Folkets Bio att de inte var intresserade av att bli en förening. Palladiums vänner och Folkets Bio lämnade under sen våren in en gemensam verksamhetsplan med fokus på att utveckla filmen. Målet var att Folkets Bio också skulle ansöka om en digital utrustning för att genom den, kunna utveckla film och andra evenemang som kan visas vis filmduken (t ex direktsänd opera, teater mm). Vi ville också satsa mer på barn och ungdomsverksamhet, samt i övrigt fortsätta erbjuda ett brett kulturutbud. Växjö Kommun och Kultur & Fritidsförvaltningen ställde sig mycket positiva till den nya verksamhetsplanen. Vi fick dock krav om att vara skuldfria vid årets slut, samt att samarbetet mellan Folkets Bio och Palladiums vänner skulle vara formaliserat för att bidraget skulle betalas ut. I ett kritiskt läge, vid ett möte med förvaltningschefen, kultursekreterare, Palladiums vänner och Folkets Bio i augusti, avgick vår Kassör Olle Sundin, som varit mycket aktiv i dessa förhandlingar om ett utökat bidrag. Olle ansåg att det inte längre fanns förutsättningar att hitta långsiktiga lösningar för att Palladiums vänners verksamhet skulle kunna räddas (se vidare Olles beskrivning i den Ekonomiska berättelsen). Mycket riktigt hade vi mycket små möjligheter att bli helt skuldfria till årets slut, och Folkets Bio tyckte att det var svårt att bidra mer än de redan gjorde, både ekonomiskt och praktiskt. Valet stod nu mellan att försöka rädda Palladiums fortsatta överlevnad under hösten, det vill säga, göra vad vi kan, eller att avveckla verksamheten under hösten. Styrelsen beslutade i början av september, att kämpa hösten ut. I diskussioner med fastighetsägaren, fick vi löfte om att få stanna kvar i huset fram till årsskiftet. Vi skulle under tiden göra vad vi kunde, för att få in pengar för att lösa våra skulder. Vi bestämde oss för att genomföra en stödgala. Stödgalan Stödgala hölls i mitten av November Inför galan sökte vi sponsorer som skulle kunna stödja föreningen med de pengar vi behövde för att gå in i ett nytt år utan skulder. Under ett konsultativt samtal med Lars Håkansson (fd VD för Lakers) fick vi nya idéer kring hur vi kan arbeta med sponsring. Ett intensivt arbete genomfördes för att galan skulle bli en minnesvärd kväll. Under en och en halv månad planerade vi hela programmet, 3

4 marknadsföring och sökte sponsorer. Vi fick artister att ställa upp för lägre belopp, eller helt gratis och vi bestämde oss för att bjuda Växjöpubliken på denna kväll. Inträdet var därför gratis. Sponsorerna fick möjlighet att vara de som bjöd på denna helkväll. Sponsorerna erbjöds betala 10 kr per besökare (max 500 personer). Under kvällen såldes lotter, och vi samarbetade med Bröd & Sovel kring en galatallrik där 75 av de 100 kronor som tallriken kostade gick till Palladiums vänner. Kvällen bringade inte in vad vi hoppats på i pengar, men vi gick med ett överskott på ca efter det att artister och annan personal/utrustning betalts. Bara galatallriken gav oss ca kr. Vi lyckades inte få in så mycket pengar för att bli skuldfria, men vi var mer än nöjda med resultatet. Kvällen blev väldigt lyckad, uppmärksammad i media, och mycket uppskattad av besökarna. Huset var fullt av besökare från 17- tiden på kvällen. Det var faktiskt kö ut på gatan för att få köpa vår Galatallrik. Underhållning bjöds både i övre foajén och inne i salongen med fullt program från sen eftermiddag. Vi gästades bland annat av Staffan Hellstrand, Musica Vitae, Jazzband, lokala pop och rockband, estradpoesi, Nils Åkesson och Petter Ahlfors som även var konferencier. Vi har nu bestämt att upprepa detta evenemang en gång om året, och söka sponsorer på samma sätt som vi gjorde i november, men starta arbetet redan under våren i fortsättningen. På grund av våra egna insatser under hösten, och den ansträngning vi gjorde för att försöka lösa vår ekonomiska situation, beslutade Kommunen att bevilja vårt bidrag även om det fanns skulder kvar vid årsskiftet. Kravet blev istället att vi måste ha en avbetalningsplan med fordringsägaren, i detta fall Hjalmar Petri. Detta ordnades, och samma dag som Stödgalan hölls, fattade Kommunstyrelsen beslut om ett utökat bidrag till Palladiums vänner. Bidraget löper på 3 år och innebär en ökning med ca kr per år. Investering i ljud & ljus Under hösten inledde våra verksamhetsledare Jessica Carlerby och Ingrid Trulls Klaesson en inventering av hur ljud och ljus fungerade i lokalen, tog fram offerter från firmor som skulle kunna uppdatera och göra tekniken trygg, säker och funktionell. Vi kommer under början av detta år investera sammanlagt ca kronor på teknikförbättringar inom dessa områden. 4

5 Samarbete med Folkets Hus i Lammhult och den framtida digitaliseringen Under hösten 2011 inledde Palladiums vänner ett samarbete med Folkets Hus i Lammhult, som i vår biograf började visa Operaföreställningar live från bioduken via sin digitala utrustning som lånades ut i sambad med evenemangen. I samband med detta, fick Folkets Bio en sponsor som investerade i ett nytt ljudsystem för filmen, vilket har höjt kvalitén rejält. Folkets Bio lämnade under början in en ansökan om medel till en digitalisering, ansökan gjordes tillsammans med Kommunen, och kr av det bidrag vi ursprungligen sökte gick till denna ansökan. Den del på kr skulle finansiera en maskinisttjänst, som skulle ansvara för den digitala visningen av film i fortsättningen. Ansökan om särskilda medel för en maskinisttjänst åligger Folkets Bio att själva söka inför år Den digitala utrustningen som Folkets Bio senare beviljades, kommer att installeras i verksamheten under senare delen av våren. Att utveckla verksamheten mot att innehålla mer av film, kommer att ske successivt. Palladiums vänner har fortfarande ansvaret för att driva verksamheten, ekonomiskt och innehållsmässigt men ett närmare samarbete med Folkets Bio har inletts och evenemang som har fokus på film, kommer att utvecklas. Så som barn och ungdomsverksamhet. Vi kommer också att hålla öppet på sommaren i fortsättningen. Samarbete mellan verksamhetsledare & styrelse För att avlasta personalen i verksamheten har styrelsen under året fortsatt vara aktiva under evenemang. Våra arbetsgrupper har också gått in och tagit över vissa arbetsuppgifter som tidigare till viss del legat på verksamhetsledaren. En ny organisationsform har upprättats med ett aktivt och nära samarbete mellan verksamhetsledare och styrelse. Lokalerna/ ansöka om bidrag för renovering Vårt mål om att få lokalerna mer funktionella, samt återgå till ursprunglig stil när det gäller t ex färgsättning står kvar. Det är dock inte det enklaste i världen att hitta finansiering för detta stora projekt. Vi har inlett ett samtal med fastighetsägaren kring hur detta ska kunna gå till, samt fått in offerter från två arkitekter på vad målningsarbeten etc, skulle kosta. När det gäller möjlighet till bidrag via Länsstyrelsens Byggnadsvårdsbidrag har möjligheterna i 5

6 dagsläget visat sig ganska små, att få igenom ett bidrag eftersom bidraget kräver att vi själva står för en stor egen del av utgifterna. Arbetet med att försöka få till en finansiering fortsätter, men en klar plan för hur detta ska finansieras finns ännu inte. Maknadsföring Marknadsföringen består av regelbundna annonseringar på stan på anslagstavlor, utanför huset, via hemsida och Face- Book. Vi använder sociala medier flitigt och finns nu även på Twitter. Samarbete Bröd & Sovel Samarbetet med Bröd & Sovel har fungerat mycket bra under de evenemang som vi driver tillsammans. I verksamheten under hösten fanns ett missnöje från Bröd & Sovel med samarbetet, som inte fungerade bra. Detta berodde bland annat på att det fanns tre personer i verksamheten och man hade svårt att hitta en kontinuitet. Vi hoppas på att detta ska förbättras nu, när vi har en mer stabil personalsituation. Senaste rapporten var att det fungerar bra, med veckovisa möten mellan Bröd & Sovel och verksamhetsledaren. Det finns dock en rad frågor att fortsätta samarbeta kring, inte minst frågan om öppettider när vi har evenemang. Bröd & Sovel vill helst inte ha öppet då de inte räknar med att försäljningen kommer att bli så stor. Deras argument är att det kostar dem mycket i personalkostnader att hålla öppet. Men, för Palladiums vänners besökare kan detta bli negativt och också skapa en negativ trend där besökarna redan på förväg är inställda på att kaféet är stängt och att man därför väljer att gå någon annan stans. I avtalet mellan PM & Palladiums vänner står att man ska hålla öppet när Palladiums vänner har evenemang i huset. Ett arbete med att gå igenom avtalet för att förnya det, och anpassa det till dagens situation planeras för året som kommer. Medlemsfesten Planerades och genomfördes av föreningen tillsammans med PM Bröd & Sovel, liksom festen vi genomförde Evenemanget blev mycket uppskattat och vår ambition är att 6

7 hålla dessa fester 2 ggr om året, en på våren, en på hösten. Bröd & Sovel har vid våra medlemsfester ordnat en mycket fin buffé, samt välkomstdrink som blivit mycket uppskattat. Att vi haft artister och evenemang både i övre foajén, nedre foajén och i salongen har gjort huset levande under festkvällarna. Målet med medlemsfesterna är att för en kostnad på endast 100 kr ge våra medlemmar en kul kväll, samt passa på att värva nya medlemmar under denna kväll. Under året värvades 70 nya medlemmar på vår fest i september. Galleriet Galleriet har haft utställningar under hela året bortsett från två av sommarmånaderna. 3. Ekonomisk berättelse: se bilaga 1 4. Beskrivning av genomförd verksamhet (verksamhetsledarnas rapport) Egna arrangemang Kulturnatten med filmtema i samarbete med Reaktor Sydost, Folkets Bio, Studjefrämjandet, Folkuniversitetet och Bröd &Sovel bland annat Utställning med gamla filmaffischer. Barnteater: Spiderman, barnfilmeerna: Vem? Molly Monster film: Densha Otoko, Fröken Märkvärdig & karriären samt visningar av Charlie Chaplinfilm med livepiansten Edward Von Past. Folkets Bio och Reaktor Sydost visade även kortfilmer. Två musikband spelade filmmusik Scenic view och Brasset. Vårstad. Sammarbete med Musik i Syd, KLUBB, Kulturskolan och St Sigfrids Folkhögskola. Växjö Big Band spelade i salongen på fredagen och Musica Vitaae med Sara Reidel i salongen på lördagen. KLUBB ansvarade för utescenen på fredagen, med DJ, trubadur och bandet Babian. På lördagen var det konsert med elever från kulturskolan och St Sigfrids Folkehögskola. Palladium hade även program på söndagen då Växjö Vocalis höll konsert i 7

8 salongen. September: Medlemsfest arrangerades av Palladiums Vänner i samarbete med Bröd & Sovel. Medlemmar i Palladiums Vänner bjöds på mingelbuffé från Bröd & Sovel och underhållning. I salongen hölls Öppen scen för unga musiker samt poeter. Senare under kvällen visades film i salongen. Öppen scen med unga artister hölls även i nedre foajén. På scenen i övre foajén spelade Dr Blues senare på kvällen. Möjlighet fanns att teckna medlemsskap. I September arrangerade Palladiums Vänner tillsammans med Andreas Eenfeldt en föreläsning om dieten LCHF och kosthållning. November: Stödgala. Inför Stödgalan söktes sponsorer som stod för inträdet till besökarna. Vi hade 600 besökare. Under kvällen sålde Bröd & Sovel galatallrik med mingelmat, där överskottet gick till Palladiums Vänner. Lotteri hölls, priser sponsrade av Sensus; Konsthallen, Studjefrämjandet, Bokia, Folkets Bio, Lammhults Folketshus, Teaterföreningen, Musica Vitae, Per Tengstrand och Staffan Hellstrand Det var uppträdanden både i salongen och folajén med unga musiker och poeter i övre foajén. I salongen läste Marie Nilsson poesi, Musica Vitae, jazzbandet Max Saxar och Staffan Hellstrand uppträdde. Petter Ahlfors och Nils Åkesson spelade sketcher. Petter Ahlfors var även konferencier. Under kvällen fanns även möjlighet att köpa medlemskap. Palladiums Vänner arrangerade tillsammans med Mathias Algotsson en konsert med Mathias Algotsson Trio, en uppskattad konsert. Övrigt Dessutom har det under året varit flertal bokningar av privatpersoners/mindre gruppers bokningar i de båda foajéerna. Rotary har under året haft frukostmöten i salongen varje torsdag vilket upphört efter årsskiftet. 8

9 Under höstlovet gjordes ett försök till Workshop med Halloween- tema för barn i åldern 6-9 år som tyvärr ställdes in på grund av för få anmälda. Bio Filmfemman och Folkets Bio Folkets bio har visats söndagar och tisdagar kl 19. Besöksantalet har ökat markant under året. Filmfemman fortsätter med tio visningar under året. Besöksantalet ganska konstant på ca 35 personer per kväll en ökning sedan föregående år. Sponsring/samarbeten I och med sponsorgalan fick Palladiums Vänner nya sponsorer: Revision Tord Olsson AB, Arkitektkopia AB, CRM Competence Group Nordic AB, Joule AB, Enerwex, Villa Gransholm, Citysamverkan AB, Visma/ SPCS AB, Veteranpoolen, Alwex, Bäck & Co Reklambyrå. Under året ökade samarbetet med studieförbunden Senus och Studjefrämjandet som haft flertalet spelningar och aktiviteter på Palladium. 5. Verksamhetsplan för 2012 :se bilaga 2 Den verksamhetsplan som planerats inför i samarbete med Folkets Bio, presenteras i bilagan som också ligger till grund för ansökan om utökat bidrag vilket beviljades den 16 november Den 29 januari hade styrelsen en Kick Off inför året Förutom styrelsen, bjöds också två nya medlemmar in som har visat sig positiva till en styrelsepost inför kommande period, Per Hagdahl och Erica Engdahl. Pär har bl a drivit egen kvartersbiograf och arbetat mycket med musik, och är erfaren inom området att skapa och driva olika evenemang. Erica är van att arbeta inom ideella föreningar, är särskilt kunnig inom området scenpoesi där hon driver 9

10 Växjös scenpoesiförening. Annette Yngesjö kommer tyvärr att sluta i föreningen. Hon har varit särskilt ansvarig för personalfrågor. För det nya året kommer vi att fortsätta arbeta med de arbetsområden som vi haft i fokus under två år, med tillägg att vi under senare delen av året kommer att arbeta mer med att implementera de nya idéer kring film, och barn och ungdomsverksamhet som vi skrivit i vår verksamhetsplan till Växjö kommun (se bilaga). Det finns idag en arbetsgrupp av medlemmar från Folkets Bio och Palladiums Vänner som är ansvariga för att samarbetet mellan de två föreningarna flyter på. När det gäller att utveckla verksamheten i den riktning vi skissat på i den nya verksamhetsplanen är det främst verksamhetsledarna som är ansvariga för att driva dessa frågor ihop med Folkets Bio. Vi räknar med att den digitala utrusningen kan vara på plats i huset under senare delen av våren. Viktigt att påpeka är att den digitala utrusningen tillhör Palladium, dvs ska vara placerade i huset. Utrustningen ägs av kommunen och Folkets Bio ihop, och om Folkets Bio vill flytta utrustningen tillfälligt för något evenemang ska man först fråga Palladiums vänners styrelse om detta (överenskommelse i samband med vårt 3- års avtal med Växjö Kommun). Efter att Alexandra slutat sin volontäranställning hos oss är planen att ta emot ny volontär i verksamheten. Vi har gett Göran Theodorsson (tidigare VD för Swedbank) i uppdrag att göra en utredning åt oss, med frågan: Hur kan Palladiums vänner öka sina inkomster? Göran Theodorsson kommer att ta del av våra dokument som vi producerat de senaste 2 åren kring hur vi vill utveckla verksamheten, samt har fått mandat att ta kontakt med våra olika samarbetspartners. Målet är att denna utredning ska ge oss nya idéer och förslag på hur vi kan få vår verksamhet att bli mer stabil, samt ge oss en tryggare ekonomisk situation. Under året kommer styrelsen att arbeta med följande (tillägg och förändringar kommer att ske under året, där t ex Erica ska få en plats och arbetsuppgifter, t ex vara med och utveckla Palladiums scen för scenpoesi). 10

11 Mål för året 2012: Att öka intäkterna. Arbetsgrupper: Lokal Innehåll verksamhet Organisation Marknadsföring Ekonomi Arbetsfördelning, mål & idéer inför 2012: 1. Lokal, (Tommy, Marianne, Eddie) Digitalisering, användarmanual Vårda tekniken i huset Tydliga rutiner Ansvar, avtal Ljuset fixat, ljudet måste uppdateras Stolarna, nya? Renoveringsansökan Räcke vid baren med plant golv Blir färre sittplatser Jämföra oss med andra attraktiva lokaler Toaletter 2. Innehåll/verksamhet, (Pär, Nisse) Stödgala, medlemsfester, filmfemman Medlemmar Barnverksamhet Amatörtävlingar Öppen scen Radiosändningar 11

12 Konferens, sponsorer, vänner till verksamheten Annan uthyrning, fotostudio Dataspel Levande city, citysamverkan Sportsändningar Utveckla filmen, arbetsgrupp med Folkets bio Filmfestivaler Kickoffer 3. Organisation, (Marianne, Nisse, Carina) Ny kassör Utredning, Göran Thedorsson Verksamhetsledarnas befogenheter Styrelsens funktioner Micke, Rickard - resurser man kan kalla in, Personalmöten Bröd & Sovel Folketsbio 4. Marknadsföring, (Eddie, Pär) Sponsorer, upplägget med stödgalan Månadsutskick och affischer Pluggannonser, samannonser, Smp Flyers och foldrar TV- skärm, youtube Biljettcentrum Annonsering utomhus Bilder hemsidan 5. Ekonomi, (Tommy, kassören, Göran) Få in mer pengar, öka inkomsterna Sommaren - festställe, gården, auktioner 12

13 Sponsorintäkter Se över avtalen Deloitte Styrelsen kommer att träffas 5 ggr under våren och 5 ggr under hösten, Filmfemmans måndagar kl inne i logen. Första halvtimmen används som regel till rapport från verksamheten där Bröd & Sovel bjuds in. Förutom dessa möten, kommer vi som tidigare att ha möten inom arbetsgrupperna. Dessa brukar ske under t ex lunch eller andra passande tider. Utöver arbetsgruppernas möten kommer möten också att hållas med kommunen. Närmast vill kommunen träffas för en återkoppling efter årsmötet, där verksamhetsberättelsen ska gås igenom samt våra planer för kommande år. Vi har fått halva delen av bidraget utbetalt, andra halvan ska betalas ut efter denna uppföljning med kommunen i mars. Marianne Gustafsson Ordförande i Palladiums vänner 13