Laholms kommuns PA-RIKTLINJER Reviderad augusti 2017

Transkript

1 Laholms kommuns PA-RIKTLINJER Reviderad augusti 2017 PA-riktlinjerna hittar ni även på Har ni funderingar tankar på hur vi kan utveckla PA-riktlinjerna - hör gärna av er till personalenheten!

2 2 INNEHÅLLSFÖRTECKNING Sida 1 Anställningsrutiner Återbesättning Annonsering/Kungörelse Tjänster under 3 månader Tjänster med varaktighet 3 månader och längre Kravprofil Rutiner för annonsering Ansökningar Tillsättningsförfarandet Administrationen kring tillsättningsförfarandet Beslut om lön Anmälan till företagshälsovården Introduktion Omplacering Regler för anställning av minderåriga Anställning av utländska medborgare Handläggningsrutiner för anställningsstöd från arbetsförmedlingen Feriearbetare 14 2 Rättigheter och allmänna skyldigheter i anställningen Yttrandefrihet och meddelarfrihet Arbetsmiljölagstiftningen och samverkansavtalet Skyldigheter enligt anställningsavtalet Att tänka på vid användning av sociala medier 16 3 Personalavveckling Uppsägning från den anställde Visstidsanställningar uppsägningsbara Uppsägning från arbetsgivaren Avsked Tjänstgöringsintyg och tjänstgöringsbetyg Omställningsavtalet KOM-KL Pension Ålderspension Minskad arbetstid för äldre Löneväxling till pension Sjukersättning, aktivitetsersättning 21 4 Lagen om anställningsskydd Lagar och regler 22

3 3 INNEHÅLLSFÖRTECKNING, forts Företrädesrätt för vikarier Företrädesrätt för deltidsanställda Turordning mellan olika företrädesberättigade Tidsbegränsade anställningar Rutiner och blanketter Rutiner vid företrädesrätt Rutiner vid inkonvertering Rutiner för inrapportering av timavlönades arbetstid Rutiner för rapportering av timavlönads arbetstid, månadsrapport Uppsägning Uppsägning från arbetsgivaren 27 5 Tillämpning av arbetstidslagens EG-direktiv Arbetstidslagen EG:s arbetstidsdirektiv Avvikelse från arbetstidslagens regler om dygns- och veckovila Arbetstidsmodeller Flextid Önskad sysselsättningsgrad Individuell arbetstidsplanering Årsarbetstid inom vård och omsorg Laholms kommuns policy för delade arbetspass 34 6 Lönefrågor Övertid Arbetstidslagen Allmänna bestämmelser Övriga lönefrågor Ersättning och regler vid jour och beredskap Tillämpning av sovande jour inom LSS m.fl Lön vid sysselsättningsgrad under 40% Vikariatsersättning/tillfällig ersättning för ordinarie chef Regler vid övergång till sommartid och vintertid Extra ordinära händelser storm, snökaos, strömavbrott etc Rutiner för rapportering och utbetalning av lön Månadsrapporter för timanställda Förskott Extra utbetalningar/ PLUTO Löneskulder 41 7 Resor och Traktamente Ersättning för resor i tjänsten 43

4 4 INNEHÅLLSFÖRTECKNING, forts. 7.2 Ersättning vid resor för utbildning i tjänsten Semesterresor inom LSS Traktamente och resetillägg Färdtid 8 Ledigheter enligt lag och avtal Semester Riktlinje för semesterdagstillägg mot ledig tid Föräldraledighet Ledighet vid sjukdom Rehabilitering Rutin för avstängning vid misstänkt eller bekräftad magsjuka orsakad av virus, ex vinterkräksjuka för vårdpersonal och kostpersonal Ledighet för enskild angelägenhet av vikt Vård av närstående Studieledighet Utbildning i tjänsten Facklig ledighet Avtalade tider Övergripande facklig verksamhet Lokalt fackligt arbete Annandag pingst 62 9 Riktlinjer för annan ledighet Uppvaktning av anställda Regler för uppvaktning av anställda Minnesgåva Övriga uppvaktningar Glasögon vid bildskärmsarbete Företagshälsovård Företagshälsovård i Laholms kommun Beställning av företagshälsovårdstjänster Privat hälso- och sjukvård bruttolöneavdrag Allmänt om privat hälso- och sjukvård Skatteregler/lagstiftning, bruttolöneväxling Bruttolöneavdrag Avtal om behandling Övrig information 72

5 5 1 ANSTÄLLNINGSRUTINER Rekrytering av personal är en viktig och tidskrävande del av kommunens arbete. Det ska utföras på ett professionellt sätt och med hög kvalitet. All rekrytering ska inledas med en noggrann kravanalys där det framgår vilka krav arbetsuppgifterna ställer på den anställde avseende utbildning, erfarenhet och personliga egenskaper. Det är mycket viktigt att alla sökande behandlas likvärdigt och att ingen diskriminering förekommer. Rekrytering är även ett sätt att marknadsföra Laholms kommun som en attraktiv arbetsgivare. Det är därför viktigt att behandla alla sökande på ett sådant sätt att även de som inte får anställning får en positiv bild av Laholms kommun som arbetsgivare. Vem som beslutar i olika typer av anställningsärenden framgår av kommunstyrelsens delegationsordning. Nedanstående rekryteringsrutiner ska fungera som ett stöd i rekryteringsarbetet. 1.1 Återbesättning Tillsvidareanställningar, allmänna visstidsanställningar och vikariat ska alltid återbesättningsprövas av den anställande chefen. Vid återbesättningsprövningen ska övervägas: Om arbetsuppgifterna är fasta eller tillfälliga. Om behovet kan tillgodoses genom omfördelning av arbetsuppgifterna och/eller höjd sysselsättningsgrad för den befintliga personalen. Om det finns skäl för granskning av organisationen eller effektivisering av arbetsuppgifterna. Om tjänsten behövs för omplacering. 1.2 Annonsering / Kungörelse Tjänster under 3 månader Vikariat mellan 14 dagar upp till 3 månader behöver inte kungöras och ska i första hand erbjudas de som har företrädesrätt enligt LAS. Se under avsnitt 4 om LAS.

6 Tjänster med varaktighet 3 månader och längre Tillsvidareanställningar, vikariat och allmänna visstidsanställningar med varaktighet 3 månader och längre annonseras med en minsta ansökningstid om cirka 14 dagar. Innan annonsering sker ska det prövas om det finns företrädesberättigade enligt LAS Kravprofil Den respektive chefen ska upprätta en kravprofil innan annonsering sker. Syftet med en kravprofil är att specificera vilka krav vi som arbetsgivare ställer på personen som söker tjänsten. Kravprofilen ska innehålla krav på formell utbildning, kunskaper i övrigt, erfarenhet samt personliga egenskaper. Det bör också anges om det är absoluta eller önskvärda krav. Genom att lägga ner tid på en genomarbetad kravprofil underlättar man den fortsatta rekryteringsprocessen, när det gäller annonsformuleringen, urvalet, intervjun och referenstagningen. I enlighet med Diskrimineringslagens krav om jämn könsfördelning, 9, ska vi sträva efter att rekrytera personer som tillhör det kön som är underrepresenterat, om arbetsplatsen har en ojämn könsfördelning. Utifrån kravprofilen utformar respektive chef annonsen med kommunens annonsmall som grund. Alternativt görs en personalbeställning i Heroma självservice. Annonsunderlaget lämnas till PA-konsulten för respektive verksamhetsområde, som sköter all annonsering Rutiner för annonsering Annonsering kan ske internt eller externt. Intern annonsering kan användas när man bedömer att det finns kvalificerade sökande bland kommunens egen personal. Annonsen anslås på kommunens officiella anslagstavla och kommunens hemsida Lediga tjänster och i Heroma självservice. Extern annonsering sker på kommunens hemsida, på kommunens officiella anslagstavla och via Arbetsförmedlingens platsbank. Annonsering kan även göras i dagspress, fackpress och/eller på sociala medier, när man vill nå en vidare krets sökande. Annonskostnaden belastar då respektive verksamhet. Alla platsannonser (både interna och externa) publiceras även i Heroma självservice. I Lagen om anställningsskydd (LAS) finns regler om informationsskyldighet till föräldralediga arbetstagare med tidsbegränsad anställning. Informationen behöver endast lämnas till arbetstagaren om denne direkt begärt det. Arbetsgivaren och arbetstagaren kan därför komma överens om hur informationen på lämpligt sätt kan lämnas under föräldraledigheten. De flesta lediga anställningar annonseras via kommunens hemsida och den föräldraledige kan hänvisas till att ta del av informationen på detta sätt.

7 7 1.3 Ansökningar Alla ansökningar till utannonserade tjänster sker i Heromas rektyteringsmodul där de sökande lägger upp en användare. Redan anställd personal kan även ansöka via Heroma självservice. Den respektive chefen ges behörighet till sina ärenden och kan under ansökningstiden se de ansökningar som inkommer. Ansökningar som kommer via mail eller per brev skickas till PAkonsulten, som scannar in och lägger till ansökan i modulen. Rekryteringsmodulen fungerar även som diarium. När ansökningstiden gått ut ombesörjer PA-konsulten en sammanställning över de sökandes profilsvar, som därefter skickas till chefen. Chefen ska själv skriva ut bifogade filer till ansökningarna om sådana finns. Chefen ser även till att fackliga företrädare och andra intressenter får en kopia av sammanställningen och eventuella bifogade filer. 1.4 Tillsättningsförfarandet Hänsyn ska tas till sökande med LAS-företräde. Den som har LAS-företräde ska erbjudas fortsatt arbete i kommunen. Arbetsgivaren är dock inte skyldig att erbjuda en specifik tjänst som den med LAS-företräde önskar, om det finns annat arbete som hen kan erbjudas. Urval: De sökandes kvalifikationer bedöms gentemot de krav som ställs på anställningen i kravprofilen. Här vägs in utbildning, erfarenheter och personliga egenskaper. Sökandes ålder, kön, könsöverskridande identitet och uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionshinder eller sexuell läggning får inte utgöra hinder för anställningen. Anställningsintervjuer ger arbetsgivaren tillfälle att stämma av den sökandes kvalifikationer och personliga egenskaper. Samtidigt får den sökande möjlighet att bilda sig en uppfattning om arbetet och arbetsgivaren. Det är lämpligt att göra en mall för intervjufrågorna så alla sökande får samma grundfrågor. Ställ inte personliga frågor om hemförhållanden, barn, sjukdomar, trosuppfattning, etcetera. Be istället den sökanden berätta om sig själv. Se upp med att bedöma utifrån individuella kulturella skillnader så som klädstil och sätt att beskriva och framställa sig själv, då det kan ha koppling till diskrimineringsgrunder som exempelvis ålder och etnicitet. I samband med intervjutillfället bör representanter av olika kön och personer som kan representera en mångfald delta. Detta för att undvika en ensidig bild av den sökande. Vid chefsrekryteringar, som ska förhandlas enligt MBL med de fackliga organisationer som har medlemmar på berörd arbetsplats, ska även de fackliga företrädarna beredas tillfälle att intervjua de sökande. Referenstagning är en väldigt viktig del i rekryteringsprocessen för att förtydliga bilden av den sökande. Det ska säkerställa att den sökande verkligen har den kompetens som efterfrågas och ytterligare utreda eventuella tveksamheter som framkommit vid intervjun. Tester kan användas som ett komplement till intervju och referenstagning, framförallt vid chefsoch specialistrekryteringar. Det finns flera olika typers av tester. Vanligast är personlighetstester,

8 8 till exempel OPQ32 där man får en bild av personens styrkor och svagheter. Kontakta personalenheten för mer information. Testkostnaden betalas av respektive verksamhet. Även när den sökande rekryteras internt kan det vara värdefullt för båda parter med ett anställningssamtal där man diskuterar kring arbetsuppgifter, förväntningar, anledning till att man sökt, arbetstider med mera. Bekräftelse i form av anställningsavtal skrivs av lönekonsult med blanketten underlag för anställning som grund Administrationen kring tillsättningsförfarandet När anställningen har gjorts ska den som fattat beslutet se till att: Anställningsavtalet, som skrivs av en lönekonsult, mailas till chef som skriver ut det i två original till den nyanställda för underskrift. Ett original behåller den nyanställda och ett original läggs i personalakten. Den berörda chefen skickar tillsammans med underskrivet anställningsavtal den anställdes handlingar, till exempel examensbevis till lönekonsulten som upprättar en personalakt för den anställde. Personalenheten delegationsanmäler besluten. Om anställningsavtalet föregåtts av MBL-förhandling eller behandling i samverkansgrupp (vid chefstillsättningar) ska en kopia av protokollet också läggas i diariet samt i personalakten. Den chef som fattat anställningsbeslutet meddelar PA-konsulten vem som anställts på utannonserad tjänst. Tackbrev till de medsökande skickas ut av PA-konsulten, som också är behjälplig om annan information behöver skickas ut till de sökande under rekryteringsprocessen. I de fall arbetsgivaren avbryter tillsättningsförfarandet ska skäl anges och meddelas de sökande Beslut om lön Den anställande chefen beslutar också om löneplacering. Se vidare kommunstyrelsens delegationsordning. OBS! Beslut om lönetillägg samt ändrad lön under pågående anställning beslutas av PAkonsulten för respektive verksamhetsområde. Lönebeslutet anges på anställningsavtalet Anmälan till företagshälsovården Nya tillsvidareanställda och visstidsanställda (även anställda på beredskapsavtalet) med minst sex månaders anställning ska anmälas till företagshälsovården (sex månaders vikariat jämställs med en termins anställning). Personalenheten ansvarar för att anmälningen sker.

9 Introduktion En väl genomförd introduktion är grunden för att den nyanställde snabbt ska komma in i arbetsuppgifterna och trivas på arbetsplatsen. Varje verksamhet ska därför ha egna introduktionsrutiner som är anpassade efter den egna verksamheten/arbetsplatsen. Se riktlinjer för introduktion i Intranätet. Personalenheten svarar för att en central introduktion för den nyanställda personalen genomförs kontinuerligt. Personalenheten ansvarar för att nyanställda som har fått en tillsvidareanställning eller visstidsanställning över sex månader alternativt en termin inbjuds till introduktionsdagen. 1.5 Omplacering Med omplacering avses en anställds övergång till en annan befattning i kommunen. Omplacering kan föranledas av: Organisationsförändringar som leder till indragna eller förändrade arbetsuppgifter. Nedsatt arbetsförmåga hos den anställde på grund av fysiska, psykiska eller sociala orsaker. Se vidare avsnittet om rehabilitering i intranätet Tjänster som behöver tas i anspråk för omplacering behöver inte kungöras. Samråd/förhandling ska ske med berörd facklig organisation innan beslut om omplacering. Personalchefen beslutar om omplacering av personal till anställning inom annat verksamhetsområde. Företrädesrätt till återanställning enligt LAS gäller inte arbeten som behöver disponeras för omplacering.

10 Regler för anställning av minderåriga För minderåriga (under 18 år) gäller Arbetsmiljöverkets föreskrift 2012:3 om minderåriga i arbetslivet. Föreskriften betonar att arbetsgivaren/praktikgivaren ska göra riskbedömningar för målgruppen. Deras eventuellt bristande erfarenhet inom olika områden kan göra det svårt för dem att själva bedöma vilka risker som kan finnas med olika arbetsuppgifter. Det finns även ändringar och förtydliganden när det gäller arbetstidsreglerna. Här presenteras en kort sammanfattning. I bilagan till föreskriften finns det riskfyllda arbetsuppgifter uppräknade, som är förbjudna för minderåriga att utföra. Undantag kan göras i vissa fall när arbetsuppgifterna till exempel ingår som en del i undervisningen eller om den minderårige har lämplig utbildning för arbetsuppgifterna. Medicinska kontroller av den minderårige ska göras om det behövs för att bedöma riskerna för hens säkerhet, fysiska och psykisk hälsa eller utveckling. Kontrollerna bekostas av arbetsgivaren/praktikgivaren. Om den minderårige utför arbeten hos flera arbetsgivare ska arbetstiden hos dessa räknas samman vid beaktande av arbetstidens längd per dag, dygnsvila och veckovila. Detsamma gäller även vid kombinerad undervisning och praktik, till exempel lärlingsutbildning och grundskolans PRAO. Arbete, undervisning och uppföljningsmöten får tillsammans uppgå till max 40 timmar per vecka för ungdomar år och 35 timmar. per vecka för barn år. Föreskriften innehåller även regler om skolans och praktikplatsens ansvar för minderåriga i undervisning och praktik, lärlingar, medicinska kontroller, vårdnadshavares godkännande, med mera. Se gärna Arbetsmiljöverkets bok Vägledning till föreskriften AFS 2012:3. Den finns att läsa på Arbetsmiljöverkets hemsida Vid planering av arbete eller praktik för minderåriga rekommenderas att chefen eller den som är praktikansvarig undersöker de regler som är tillämpliga i det enskilda fallet, med utgångspunkt i föreskriften. Personalenheten kan hjälpa till med bedömningen. Nedan presenteras en sammanställning över de viktigaste reglerna för ungdomar år: Arbetstidsregler år: 8 timmar per dag, 40 timmar per vecka, alternativt om det är nödvändigt för verksamheten så får arbetstiden förläggas till max 40 timmar per vecka i genomsnitt under en fyraveckorsperiod. Det innebär att arbetstiden till exempel kan vara 6 timmar en dag och 10 timmar en annan dag. Arbetet får utföras mellan klockan 07:00-23:00 eller 06:00-22:00. Nattvilan ska uppgå till minst 12 timmar. På arbetsplatser där ordinarie arbetspass slutar mellan kl.22:00-00:00 eller börjar mellan kl. 05:00 och 07:00 kan dygnsvilan förkortas till 11 timmar. Detsamma gäller för arbeten som utförs på sjukhus, äldreboenden, på hotell och restaurang eller inom jordbruk. Rast om minst 30 minuter ska förläggas senast 4,5 timme efter arbetspassets början. Detta gäller för alla minderåriga. Arbetsledaren ska göra en individuell bedömning av varje ungdom och hens psykiska och fysiska förutsättningar för arbetsuppgifterna. Det kan vara stor skillnad i mognaden hos

11 11 ungdomar i samma ålder. Arbetsledaren måste särskilt tänka på vilka risker personen kan utsättas för. Det är viktigt att ungdomen får en bra introduktion och lämpliga instruktioner för arbetsuppgifterna och att arbetsledaren ställer frågor för att förvissa sig om att hen förstått instruktionerna. Arbetsledaren ska särskilt informera om de risker som kan vara förknippade med arbetet och hur dessa ska undvikas. Motordrivna och eldrivna verktyg ska undvikas. De får i princip bara användas om maskinen/verktyget har sådan skydd så att det inte går att komma åt de rörliga delarna alternativt har sådant skydd så att maskinen stannar själv. Den som fyllt 16 år får använda motordrivna gräsklippare under vissa förutsättningar. Gräsklipparen måste vara utrustad med död mans grepp, som innebär att den stannar när handtaget släpps. Gräsklipparen får bara ha ett klippaggregat. Skyddsskor ska användas. Gräsklippningen får inte utföras i sluttningar. Det som står ovan gäller även åkgräsklippare. Röjsåg, se riktlinjer nedan. Arbete på hög höjd ska undvikas. Arbete där det finns risk att ramla ner ned och där höjden över marken är mer än 3,5 meter är förbjudet, även om livlina används. Tunga lyft och arbete i trånga utrymmen ska undvikas. Särskild försiktighet ska vidtagas med kemiska ämnen som kan vara skadliga. Det gäller även maskindiskmedel som är frätande. Arbetsledaren ska kolla upp om den unge har allergier. Inom vård och omsorg är det förbjudet att utföra vårduppgifter med dementa personer eller personer med psykisk ohälsa. Däremot kan ungdomen utföra andra arbetsuppgifter bland dementa till exempel städning, eller läsa tidningen. Den unge får inte arbeta med människor i kris. Risker att utsättas för smitta ska särskilt beaktas. Ansvar för pengar kan också vara en risk som får bedömas i de individuella fallen. Minderåriga får inte transportera pengar. Riktlinjer för arbete med motorkedjesåg och röjsåg AFS 2012:1 (Användning av motorkedjesågar och röjsågar) AFS 2012:3 (Minderårigas arbetsmiljö) 17 Den som arbetar med en motorkedjesåg ska med godkänt resultat ha avlagt teoretiskt och praktiskt prov som visar att han eller hon har kunskaper som motsvarar de arbetsuppgifter som ska utföras.

12 12 Dokumentation som styrker att den som arbetar med en motorkedjesåg har avlagt teoretiskt och praktiskt prov för motorsågsanvändning med godkänt resultat ska finnas. Den som låter någon använda en motorkedjesåg i strid med kraven i andra stycket ska betala sanktionsavgift om kr per användare, se Den som arbetar med en röjsåg ska ha genomgått en utbildning för den typ av arbete som ska utföras och ha kunskaper för arbetet. Utbildningen ska ta upp de olycksrisker som förekommer i arbetet.. Med röjsåg menas även röjsåg som har tråd som skärverktyg men som kan anpassas med klinga. Den person som ska utbilda en annan person på röjsåg ska ha en formell utbildning för röjsåg samt vara införstådd och uppdaterad på gällande lagstiftning och ska även kunna utbilda om hur röjsågen kan användas på ett säkert sätt för just den verksamheten där arbetet ska bedrivas. Utbildningen ska dokumenteras skriftlig av utbildaren med tydlig genomgång av vad som gått igenom under denna. Arbetsmiljöverket säger att ungdomar under 18 år inte får använda röjsåg även om de har utbildning för verktyget (AFS 2012:3 sid 13 punkt 7). Däremot så kan man som underårig får möjlighet att använda trimmer med tråd som skärverktyg. Dock måste detta vara en speciell trimmer som ej går att applicera klinga på. Handledare måste ta i beaktan att varje feriearbetare har olika förutsättningar och att man måste göra en individuell bedömning kring om feriearbetare är tillräckligt mogen för att jobba med trimmer som arbetsverktyg. Det kräver också en utbildning som dokumenteras skriftligt och det ska klart framgå vilken skyddsutrustning som ska användas under handhavandet. Som handledare har man ansvar att varje feriearbetare får utbildning och introduktion på respektive verktyg och arbetsområde där man ska jobba. 1.7 Anställning av utländska medborgare För anställning av person som är medborgare i land utanför EU krävs arbetstillstånd. För anställning av person som är medborgare i annat land inom EU krävs inget arbetstillstånd. Däremot krävs att personen har fått ett samordningsnummer av Skatteverket. Se rutinerna nedan Asylsökande - LMA-kort under punkt 7. AT-UND För asylsökande ska kunna arbeta krävs att man hen har ett LMA-kort där det under punkt 7 står AT-UND, vilket innebär att hen har rätt till arbete i Sverige utan särskilt arbetstillstånd. Innan arbetet påbörjas måste personen uppvisa sitt kort för arbetsgivaren. Arbetsgivaren måste meddela den mottagningsenhet där personen är inskriven att den asylsökande har fått anställning (på särskild blankett). Arbetsgivaren ska också meddela när anställningen upphör. Den som har dagersättning måste alltid anmäla sin inkomst till Migrationsverket. Den som vill arbeta måste kontakta Skatteverket för att få ett samordningsnummer. Samordningsnummer används för de personer som saknar personnummer och behöver det för att betala skatt o kunna

13 13 få sjukpenning vid sjukdom. För att kommunen ska kunna betala ut lön som sätts in på konton, och för att öppna ett konto i en bank så måste ett samordningsnummer finnas. En person med samordningsnummer kan ha svårt att identifiera sig på banken så att konto kan öppnas. För att få ett samordningsnummer så ska följande göras: Skicka in blankett SKV 4302 (ändring preliminär A-skatt) alternativt: Skicka in blankett SKV 4402 (skatteregistrering vid vistelse i Sverige i mer än 6 månader men mindre än 1 år). Kopia på pass/ ID-handling. Kopia på LMA-kort, fram- och baksida. Kopia på anställningsavtal. Detta skickas till Skatteverket som efter cirka 3-4 veckor skickar ett beslut till den adress som angivits. På jämkning eller A-skattsedel framgår samordningsnumret. 1.8 Handläggningsrutiner för anställningsstöd från Arbetsförmedlingen Här nedan följer några tips och råd på vad chefen bör tänka på och göra i samband med att hen anställer en medarbetare med anställningsstöd. Det finns många olika typer av anställningsstöd. Vill man veta mer kring detta, kontakta personalenheten eller gå in på Arbetsförmedlingens hemsida Handläggningsprocessen Handläggningsprocessen inleds vanligtvis med att Arbetsförmedlingen muntligen tar kontakt med den anställande chefen. (Givetvis kan båda parterna vara den som tar den första kontakten.) Beslutsunderlag Inför en anställning med anställningsstöd skickar Arbetsförmedlingen en blankett Beslutsunderlag/Överenskommelse till chefen (det är samma blankett för alla stödformer). Detta underlag fyller chefen och medarbetaren med anställningsstöd i tillsammans med Arbetsförmedlingen. Facket ska lämna yttrande på blanketten innan den sänds tillbaka till Arbetsförmedlingen. Beslut/anställningsavtal Arbetsförmedlingen beslutar om stödets storlek och periodens längd samt skickar beslutet till chefen. Chefen kontaktar respektive lönekonsult och tillsammans lägger de upp anställningen. Beslutet ska bevaras i medarbetarens personakt. Om det behövs en kopia är den att ses som arbetsmaterial). Ett anställningsavtal skrivs ut av lönekonsulten efter samråd med den berörda chefen. Det är viktigt att rätt anställningsform anges, eftersom det styr ett eventuellt framtida LAS-företräde. Anställningsformen styrs av vilket anställningsstöd som är beslutat. Den som anställs enbart för att mildra arbetslösheten ska oavsett typ av anställningsstöd placeras på BEA-avtalet.

14 14 Rekvirering Personalenheten rekvirerar det beviljade anställningsstödet (via Internet) från AMS programekonomi månaden efter det att lönen utbetalts. Ekonomienheten fördelar det inkomna bidraget till respektive konto. Omförhandling När innevarande beslutsperiod går ut skickar Arbetsförmedlingen en kallelse till omförhandling av anställningsstödet till den kontaktperson/administrativ kontaktperson som är angiven på beslutsunderlaget (vanligen chefen). 1.9 Feriearbeten Feriearbetare är gymnasieungdomar som normalt anställs under tre sommarveckor. De omfattas av kommunens kollektivavtal (AB) och anställs tidsbegränsat med timlön. Lönesättning sker centralt på personalenheten. Ungdomar som anställs i feriearbete i kommunen har samma försäkringsskydd som övriga anställda.

15 15 2 RÄTTIGHETER OCH ALLMÄNNA SKYLDIGHETER I ANSTÄLLNINGEN Här följer en kort sammanfattning om grundläggande rättigheter och skyldigheter för anställda i Laholms kommun. 2.1 Yttrandefrihet och meddelarfrihet Om missförhållanden uppstår på en arbetsplats, bör man i första hand tala med sina arbetskamrater och chefer för att försöka lösa problemen. Ibland fungerar det inte och då har en offentligt anställda vissa rättigheter. Yttrandefriheten är skyddad i grundlagen och gäller även på jobbet för den som har anställning hos en offentlig arbetsgivare såsom i Laholms kommun. Den som använder sig av sin yttrandefrihet får inte utsättas för repressalier av arbetsgivaren. Arbetsgivaren Laholms kommun bestämmer dock vem eller vilka som får uttala sig på kommunens vägnar. Meddelarfriheten är också inskriven i grundlagen och innebär att den som är offentligt anställd har rätt att tala med massmedia om sitt arbete. Syftet med lagen är att man ska ha möjlighet att avslöja missförhållanden inom verksamheterna. Det är bara muntliga uppgifter som får lämnas. Det uttryckliga syftet måste vara att uppgifterna ska publiceras i tidningar, radio, TV eller andra media för att på så sätt komma till allmänhetens kännedom. Begränsningar Observera att yttrandefriheten inte innebär att man till exempel har rätt att uttala sig kränkande mot kollegor, chef eller verksamhetens kunder eller att fälla rasistiska yttranden. Att yttra sig på sådant sätt kan också vara straffbart enligt annan lagstiftning. Man måste även ta hänsyn till de sekretessregler som finns i verksamheten. 2.2 Arbetsmiljölagstiftningen och Samverkansavtalet I arbetsmiljölagen anges det att den anställde ska ges möjlighet att medverka i utformningen av sin egen arbetssituation samt i det förändrings- och utvecklingsarbete som rör det egna arbetet. I samverkanssystemet tas den enskildes inflytande och delaktighet tillvara genom arbetsplatsträffar och medarbetarsamtal. Den anställde ska delta i arbetsmiljöarbetet och i genomförandet av de åtgärder som behövs för att åstadkomma en god arbetsmiljö. Hen ska följa givna föreskrifter och använda de skyddsanordningar som finns. 2.3 Skyldigheter enligt anställningsavtalet Utföra arbete de arbetsuppgifter som har ett naturligt samband med verksamheten och som man har kompetens för. Här ingår även att delta i utbildningar, handleda praktikanter, introducera nya arbetskamrater, och bära särskilda arbetskläder.

16 16 Det finns även en skyldighet att vikariera för exempelvis en kollega, byta schema, förskjuta arbetstid, arbeta mertid och övertid samt jour och beredskap. Arbetsgivaren ska dock ta hänsyn till om den anställde i ett visst fall har giltiga skäl att t ex inte arbeta övertid eller liknande. Sådana skäl kan till exempel vara att barnpassningen inte kan lösas med kort varsel vid övertidsarbete. (Allmänna bestämmelser 6, allmänna åligganden). Samarbeta man är skyldig att ömsesidigt samarbeta med sina kollegor och chefer, vilket också innebär att man har ett bra bemötande till dessa. Vara lojal lojalitetskravet följer som en del av anställningsavtalet och innebär att arbetstagaren är skyldig att sätta arbetsgivarens intresse framför sitt eget samt undvika lägen där hen kan komma i en pliktkollision. Exempelvis: - Utföra de arbetsuppgifter som hen är anställd för att utföra - Följa arbetsledningens beslut samt de föreskrifter som gäller på arbetsplatsen. 2.4 Användning av sociala medier Laholms kommun har antagit särskilda riktlinjer för användning av sociala medier. Gränsen för vad som är privat och vad som rör arbetet flyter lätt ihop när man bloggar eller använder Facebook. Därför finns det anledning att uppmana till eftertanke. Tänk på att: Konflikter och meningsskiljaktigheter som rör arbetsplatsen löses bäst på just arbetsplatsen av chef och kollegor tillsammans. Att diskutera detta via till exempel Facebook förvärrar situationen. Beakta sekretessreglerna om sådan gäller för din verksamhet. Man får inte förmedla någon information som kan härledas till en viss elev eller brukare. Det är viktigt att anställda i Laholms kommun har ett professionellt förhållningssätt till verksamhetens kunder Att lägga till en brukare eller elev som vän på Facebook kan göra det svårt för den anställde att upprätthålla sitt professionella förhållningssätt. Det kan också finnas risk för att allmänhetens och kundernas förtroende för verksamheten försämras om man uppträder olämpligt i dessa sammanhang. Kränkningar av arbetskamrater, chefer och verksamhetens kunder samt sekretessbrott kan leda till arbetsrättsliga åtgärder och polisanmälan.

17 17 3 PERSONALAVVECKLING Med personalavveckling avses de åtgärder som vidtas när en anställd slutar. Ett anställningsförhållande kan upphöra på följande sätt: Den anställde säger upp sig Arbetsgivaren säger upp arbetstagaren En tidsbegränsad anställning upphör Arbetstagaren avgår med pension Arbetsgivaren avskedar arbetstagaren 3.1 Uppsägning från den anställde Arbetstagare som har varit anställda i minst tolv månader har en uppsägningstid på tre månader. För anställd under tolv månader är uppsägningstiden en månad. Uppsägningen ska vara skriftlig. Efter godkännande skickas uppsägningen snarast till lönekonsulten för arkivering. 3.2 Visstidsanställningar är uppsägningsbara Visstidsanställningar som pågår längre än tre månader är möjliga att säga upp med 1 månads uppsägningstid, för såväl arbetstagaren som arbetsgivaren. För att arbetsgivaren ska kunna säga upp krävs skäl motsvarande saklig grund. Observera att det är möjligt för arbetsgivaren och arbetstagaren att vid anställningstillfället komma överens om annat, till exempel en längre ömsesidig uppsägnings tid eller att anställningen inte är uppsägningsbar. Detta ska då antecknas på anställningsavtalet. 3.3 Uppsägning från arbetsgivaren Uppsägning från arbetsgivaren kan aktualiseras på grund av arbetsbrist eller personliga förhållanden enligt LAS 7. Se regler för uppsägning under avsnitt 4, Lagen om anställningsskydd. Arbetsbrist kan uppkomma genom rationaliseringar eller organisationsförändringar i verksamheten. Innan uppsägningen sker ska det alltid undersökas om arbetstagaren kan omplaceras till någon annan befattning i kommunen. Personalenheten skriver omplaceringsutredningen och medverkar vid MBL-förhandlingar.

18 Avsked Avsked kan bli aktuellt om arbetstagaren grovt har åsidosatt sina åligganden gentemot arbetsgivaren. 3.5 Tjänstgöringsintyg och tjänstgöringsbetyg Lönekonsulten utfärdar på begäran tjänstgöringsintyg och anställningsuppgifterna på tjänstgöringsbetyg. Tjänstgöringsintyget innehåller endast uppgifter om anställningen och kan utfärdas både vid anställningens upphörande och under pågående anställning. Om arbetstagaren begär tjänstgöringsbetyg ska det utfärdas, dock efter minst 6 månaders sammanhängande anställning. Förutom uppgifter om anställningen innehåller betyget också omdömen från chefen. Kopia på intyget eller betyget förvaras i personalakten. 3.6 Omställningsavtalet KOM-KL Sedan 1 januari 2012 finns ett omställningsavtal för anställda inom kommuner och landsting. Avtalet omfattar anställda som sägs upp på grund av arbetsbrist och som uppfyller ett antal kriterier enligt omställningsavtalet. Det innebär att anställda kan få hjälp via Omställningsavtalets omställningsorganisation, - Omställningsfonden. Omställningsfondens uppdrag är att aktivt hjälpa anställda som blir uppsagda på grund av arbetsbrist till ett nytt jobb (aktiva åtgärder). Den uppsagda kan även ha rätt till tidsbegränsade ekonomiska förmåner. Personalenheten ombesörjer att de personer som uppfyller kriterierna i omställningsavtalet anmäls till omställningsfonden omgående efter att uppsägningen verkställts. Se även Omställningsfondens hemsida, Pension Ålderspension Regler Överenskommelse om Kollektiv Avtalad Pension, KAP-KL, har tecknats av de centrala parterna och gäller alla anställda. Från och med omfattas alla anställda födda 1986 eller senare av AKAP-KL. Den största skillnaden mellan avtalen är att AKAP-KL inte innehåller någon åldersgräns för intjänande av pension. Gemensamt för KAP-KL och AKAP-KL är att pensionen är avgiftsbaserad. Enligt övergångsbestämmelser som gäller from 1998 är anställningstiden till och med 1997 beräknad som en intjänad pensionsrätt per Från och med 1998 har arbetsgivaren betalat hela pensionsavgiften till den pensionsförvaltare som arbetstagaren valt.

19 19 Äldre pensionsavtal kan i vissa fall fortfarande gälla för enskilda anställda på grund av särskilda omständigheter, till exempel då en anställd beviljats sjuk- eller aktivitetsersättning före Rutiner Ålderspension ges tidigast ut från den månad under vilken arbetstagaren fyller 61 år och senast vid utgången av den månad då arbetstagaren fyller 67 år. Pensionen ges ut enligt den beräknade intjänade pensionsrätten per den 31 december Den intjänade pensionsrätten kan utbetalas temporärt före 65 års ålder. Pensionsrätten kan även ges ut som partiell ålderspension om arbetstagaren minskar sin sysselsättningsgrad. Arbetstagare har rätt att erhålla pension tidigast tre månader efter det att arbetsgivaren fått ansökan. KPA Pension AB meddelar berörd arbetstagare cirka 6 månader före uppnådda 65 år en beräknad livsvarig pension från månaden då arbetstagaren fyller 65 år. Blanketten Ansökan om uttag av pension bifogas beräkningen. Ansökan skickas in till KPA Pension AB efter ifyllande av den anställde och underskrift av berörd chef, senast 3 månader före önskad avgång. I samband med pensionsavgång ska även arbetstagaren lämna en uppsägning till berörd chef, senast 3 månader före önskad avgång. Vid frågor kontakta Personalenheten eller KPA Pension AB, Pensionshjälpen, på telefonnummer Arbetstagaren är skyldig att avgå från sin anställning vid utgången av den månad hen fyller 67 år. Arbetsgivaren ska skriftligen ge arbetstagaren besked om detta minst en månad i förväg i det fall hen inte sagt upp sin anställning tidigare. Personalenheten bevakar detta och skickar ut besked till arbetstagaren vid behov. För ytterligare information om pensioner se även följande hemsidor: Sveriges Kommuner och Landsting KPA Pension Pensionsvalet Min Pension Minskad arbetstid för äldre I syfte att öka förutsättningarna för äldre anställda att orka arbeta till 65 år eller längre, har Laholms kommun i sin pensionspolicy beslutat om möjlighet till minskad arbetstid. Detta i kombination med oförändrad pensionsgrundande lön för tjänstepensionen.

20 20 För att åtgärden ska fungera på rätt sätt krävs att den anställde inte tar arbete hos en annan arbetsgivare, eller ökar sin arbetstid inom kommunen, samtidigt som arbetstiden minskas. Detta gäller både vid en tillfällig ökning av arbetstiden och vid extra tid efter att anställningen omreglerats. Den anställde har skyldighet att upplysa kommunen om detta sker och kräver i så fall kommunens godkännande. I sådana fall ska den pensionsgrundande lönen för tjänstepensionen fortsättningsvis grundas på den faktiska arbetstiden. Möjligheten till minskad arbetstid gäller äldre anställda som genom permanent omreglering av anställningen tillåts minska sin arbetstid, enligt nedanstående riktlinjer. Riktlinjer Möjligheten till minskad arbetstid gäller tillsvidareanställda. Den anställde kan som mest minska sin arbetstid till 50 % av heltid. Arbetstidsminskningen kan ske tidigast från och med den månad den anställde fyller 61 år. Den anställde ska ha minst 5 års sammanhängande anställningstid i kommunen i omedelbar anslutning till arbetstidsminskningen. Arbetstidsminskningen ska inte påverka tjänstepensionen avseende den individuella delen. Den pensionsgrundande lönen ska därför även i fortsättningen vara lönen före arbetstidsminskningen. Denna lön ska värdesäkras årligen med inkomstbasbeloppet. Beslut om minskad arbetstid enligt ovanstående sker efter individuell prövning med hänsyn tagen till förutsättningarna i verksamheten och kommunens ekonomiska situation. Möjligheten gäller till 65 års ålder, men kan efter särskilt beslut förlängas till högst 67 år. Ansökan görs på särskild blankett som beställes från Personalenheten. Beslutet fattas av personalchefen efter godkännande från berörd chef. Den anställde ska så långt det är möjligt behålla tidigare arbetsuppgifter, men i mindre omfattning. Om verksamheten kräver det kan den anställde behöva få en ny deltidsanställning med nya arbetsuppgifter och ny lön. För en anställd som omfattas av årsarbetstidsavtal är det tillåtet att tillämpa detta i kombination med minskad arbetstid för äldre. Årsarbetstidsavtal innebär en möjlighet att variera antal arbetade timmar under året och där avstämning av arbetad tid stäms av vid en bestämd tidpunkt per år. Saldot ska överensstämma med sysselsättningsgraden i enlighet med de bestämmelser om saldo som finns i respektive årsarbetstidsavtal. Arbetstidsminskningen kan komma att påverka den anställdes allmänna pension, sjukersättning och ersättning från avtalsförsäkringarna eftersom den kontanta lönen blir lägre. Kommunen kompenserar inte för denna påverkan. Rutiner Den anställde tar kontakt med kommunens pensionshandläggare för vidare information och handläggning Löneväxling till pension Som ett led i kommunens arbete med att framstå som en attraktiv arbetsgivare erbjuder kommunen samtliga tillsvidareanställda möjlighet att växla lön mot pensionssparande.

21 21 Löneväxlingen sker via ett överenskommet månatligt bruttolöneavdrag. En överenskommelse om löneväxling kan träffas i samband med nyanställning eller vid överenskommelse med arbetsgivaren. Det överenskomna beloppet betalas till en tjänstepensionsförsäkring. För mer information se kommunens pensionspolicy. Rutiner Den anställde tar kontakt med kommunens pensionshandläggare för vidare handläggning Sjukersättning- och aktivitetsersättning Regler Försäkringskassan beslutar om sjukersättning. Sjukersättning beviljas om arbetsoförmågan är varaktigt nedsatt med minst en fjärdedel i alla förekommande arbeten på arbetsmarknaden. Har den anställde erhållit beslut om sjukersättning föreligger avgångsskyldighet från anställningen i Laholms kommun. Vid partiell sjukersättning omregleras anställningen motsvarande den del som sjukersättningen har beviljats för. Ny anställningsinformation ska då utfärdas. Tidsbegränsad sjukersättning upphörde som ersättningsform den 1 juli Steglös sjukersättning - Den som beviljades sjukersättning före juli 2008 kan i vissa fall ha rätt till steglös sjukersättning. Det innebär att man kan börja arbeta utan att det påverkar rätten till sjukersättning. Det gäller oavsett om man har hel eller partiell sjukersättning. Steglös sjukersättning kan till exempel vara tillämpligt för den som har en bestående sjukdom men där arbetsförmågan kan variera under olika perioder. En ansökan om steglös ersättning måste lämnas till försäkringskassan innan man kan börja arbeta. Aktivitetsersättning kan den som är mellan 19 och 29 år få om arbetsförmågan är helt eller delvis nedsatt med minst en fjärdedel. Aktivitetsersättningen är tidsbegränsad och beviljas av Försäkringskassan för högst tre år i taget. Mer information finns på Rutiner Den anställde ska uppvisa Försäkringskassans beslut för sin arbetsledare. Närmaste chef vidarebefordrar till personalenheten.

22 22 4 LAGEN OM ANSTÄLLNINGSSKYDD 4.1 Lagar och regler Företrädesrätt för vikarier Den som varit anställd mer än 12 månader under den senaste 36-månadersperioden (kvalifikationstid) har företrädesrätt till återanställning. För anställda med timlön gäller kvalifikationstiden 360 dagar under den senaste 36-månadersperioden. Företrädesrätten gäller 9 månader efter anställningens upphörande. Vikariat som överstiger 14 dagar ska i första hand erbjudas den som har företrädesrätt. Om flera har företrädesrätt väljs den som har den längsta sammanlagda anställningstiden i. Arbetstagaren måste dock ha tillräckliga kvalifikationer för tjänsten. Om någon avvisar ett erbjudande som hen skäligen borde ha godtagit har hen förlorat sin företrädesrätt. Detta meddelas även till personalenheten. Ta gärna kontakt med personalenheten i tveksamma fall Företrädesrätt för deltidsanställda Enligt LAS 25a har deltidsanställda som önskar högre tjänstgöringsgrad eller heltidsarbete företräde till sådana tjänster. Denna företrädesrätt finns reglerad i AB 5. Där framgår att det vid behov av arbetskraft ska, innan nyanställning sker, prövas om den anställde på arbetsstället som anmält intresse, ska erbjudas höjd sysselsättningsgrad. Intresseanmälan ska inlämnas skriftligt till närmaste chef. Bestämmelsen gäller inom det verksamhetsområde där den anställde arbetar och till tjänster som hen har tillräckliga kvalifikationer till. Om fler arbetstagare anmält önskemål om ökad sysselsättningsgrad gäller sedvanliga rekryteringsprinciper Turordning mellan olika företrädesberättigade När flera har företrädesrätt till återanställning gäller att anställda med längre anställningstid har företräde framför de med kortare anställningstid. Vid lika anställningstid ger högre ålder företräde. Om arbetsgivaren avser att anställa någon annan än den företrädesberättigade ska förhandling ske enligt MBL (Lag om medbestämmande på arbetsplatsen). En företrädesberättigad har dock inte ovillkorlig rätt till en viss tjänst, utan ska erbjudas fortsatt arbete. Detsamma gäller när det råder oklarheter kring vem av flera företrädesberättigade som ska få återanställning eller anställning med högre sysselsättningsgrad. Den som har behov av omplacering på grund av arbetsbrist eller i rehabiliteringssyfte, har förtur till lämpligt arbete framför ev andra företrädesberättigade.

23 23 I andra hand ges företräde till deltidsanställda som önskar högre tjänstgöringsgrad och först därefter kommer företrädesberättigade vikarier Tidsbegränsade anställningar I lagen om anställningsskydd finns regler om tidsbegränsade anställningar. De tidsbegränsade anställningsformerna som kan tillämpas är vikariat, allmän visstidsanställning, provanställning, säsongsanställning och tidsbegränsad anställning efter fyllda 67 år. Provanställning AB 4 mom. 2: Provanställning kan komma i fråga under sammanlagt högst 6 kalendermånader om det föreligger ett prövobehov. Provanställningen kan avbrytas utan särskilda skäl med en månads ömsesidig uppsägningstid. Vill inte arbetsgivaren eller arbetstagaren att anställningen ska fortsätta efter det att prövotiden har löpt ut, ska besked om detta lämnas senast vid prövotidens utgång. Arbetsgivaren ska underrätta berörd arbetstagarorganisation om anställningsavtalet inom en månad efter anställningens ingående. Observera att denna anställningsform inte får ske regelmässigt. Avsikten med bestämmelsen är att provanställningen ska vara avsedd att övergå till en tillsvidareanställning. För att kunna provanställa krävs att det finns ett prövobehov i varje enskilt fall. Prövobehovet kan vara relaterat såväl till arbetstagarens yrkesskicklighet som till arbetstagarens person. Det kan vara att personen saknar tidigare erfarenhet, inga referenser/tveksamheter efter referenstagning, dåliga betyg eller att arbetet kräver samarbetsförmåga utöver det normala och för att pröva om arbetstagaren fungerar i arbetsgemenskapen. I och med att prövobehovet är direkt kopplat till en enskild individ kan man inte i förväg veta om det är aktuellt med en provanställning. Vid annonsering av ledigt arbete kan anges att provanställning kan bli aktuell men inte i förväg bestämma att det ska vara provanställning. Ta kontakt med personalenheten innan provanställning sker. Allmän visstidsanställning Med allmän visstidsanställning avses anställning för extra behov m m där man inte ersätter någon annan anställd. Det finns inga krav att arbetsgivaren ska redovisa några skäl för att anställa med stöd av allmän visstidsanställning. Allmän visstidsanställning infördes den 1 juli 2007 och ersatte då andra typer av tidsbegränsade anställningar.

24 24 Allmän visstidsanställning konverteras till tillsvidareanställning Efter mer än två års anställning (721 dagar) under en femårsperiod övergår anställningen till en tillsvidareanställning. I den sammanlagda anställningstiden ska enbart anställningstid från allmän visstidsanställning ingå (vilket innebär att anställningstid från vikariat inte räknas med i kvalifikationstiden). Vid flera olika anställningar på anställningsformen allmän visstidsanställning räknas kommunen som en arbetsgivare. Automatisk övergång till tillsvidareanställning gäller inte obehöriga lärare och förskollärare. Observera vid beräkning av kvalifikationstiden 721 dagar räknas anställningstiden för AVA och vikariat var för sig. För vissa anställningar som anvisats av Arbetsförmedlingen som en arbetsmarknadsåtgärd samt för anställningar enligt PAN-avtalet (vissa personliga assistenter), tillgodoräknas inte tid för företrädesrätt och konvertering. Tillsvidareanställning för vikarier För en vikarie som varit anställd under minst två år av den senaste femårsperioden övergår anställningen automatiskt till en tillsvidareanställning. Observera att det ska röra sig om egentliga vikariat då man ersätter någon som är ledig. Endast vikariat får tillgodoräknas, inte andra tidsbegränsade anställningar. Det är därför extra viktigt att chefen anger rätt anställningsform på underlaget till anställningsavtalet, för att undvika oklarheter. Vid olika vikariat räknas kommunen som en arbetsgivare. Automatisk övergång till tillsvidareanställning gäller inte obehöriga lärare och förskollärare. Kombinering av vikariat och allmän visstidsanställning I Allmänna Bestämmelser 4 mom 4 har det införts en ny konverteringsbestämmelse från och med den 1 oktober Den innebär att den anställd som under den senaste 5-årsperioden både har haft vikariat och allmän visstidsanställning får lägga ihop anställningstiden. Anställningen övergår automatiskt till en tillsvidareanställning när anställningstiden för dessa båda anställningsformer tillsammans uppgår till minst 1081 dagar (3 år) under den senaste 5- årsperioden. Automatisk övergång till tillsvidareanställning gäller inte obehöriga lärare och förskollärare. Konvertering till tillsvidareanställning Lagen om anställningsskydd (LAS) föreskriver att den anställde konverteras till en tillsvidareanställning med de anställningsvillkor som den har den dagen kvalifikationstiden uppnås. Laholms kommun har ett lokalt avtal med Kommunal som delvis innebär andra villkor: Vård- och omsorgsverksamheten: 75 % sysselsättningsgrad erbjuds, eller den lägre sysselsättningsgrad den anställde själv önskar. Detta gäller dock inte nattpersonal och personliga assistenter som erbjuds den sysselsättningsgrad man har vid det tillfälle man uppnår kvalifikationstiden.

25 25 Barn- och ungdomsverksamheten: 75 % sysselsättningsgrad erbjuds till den som är intermittent timvikarie vid tidpunkten för konverteringen. Övriga konverteras till den sysselsättningsgrad man har vid den aktuella tidpunkten. Övriga verksamheter: Reglerna i LAS gäller (se ovan). Enligt det lokala avtalet med Kommunal måste de intermittenta timvikarierna även uppfylla att man vid tidpunkten för konverteringen fått ett schema för en period om mer än 14 dagar för att anställningen ska övergå i tillsvidareanställning. 4.2 Rutiner och blanketter Rutiner vid företrädesrätt Följande blanketter finns i bilagorna och används för vikarier samt för tillsvidareanställda som sägs upp på grund av arbetsbrist: Besked om att tidsbegränsad anställning kommer att upphöra Anspråk på företrädesrätt Varsel till facklig organisation Senast 30 dagar innan anställningens upphörande ska den anställde, som uppnått kvalifikationstiden för företrädesrätt, tillsändas beskedet samt blanketten Anspråk på företrädesrätt. Samtidigt skickas varsel till den anställdes fackliga organisation. Beskedet bör skickas med mottagningsbevis om det inte kan överlämnas personligen. Den anställde ska göra anspråk på företrädesrätten senast en månad efter anställningens upphörande annars har hen förlorat företrädesrätten. Personalenheten svarar för all LAS-bevakning och upprättar förteckning över företrädesberättigad personal. När företrädesberättigad anmält anspråk ska detta meddelas personalenheten, som vid behov upprättar en förteckning över aktuella företrädesberättigaden efter sammanlagd anställningstid. Det är dessa som i första hand ska erbjudas anställningar och vikariat överstigande 14 dagar Rutiner vid inkonvertering De vikarier som blir automatiskt tillsvidareanställda när de vikarierat i mer än två år, alternativt haft både vikariat och allmän visstidsanställning i mer än tre år under de senaste fem åren, ska skriva under en särskild bilaga till anställningsavtalet. Personalenheten tillhandahåller blanketten vid varje enskilt tillfälle.

26 Rutiner för rapportering av timavlönades arbetstid i Heroma Självservice Ett arbete pågår för att successivt implementera ett systemstöd, vikariemodulen, i Heroma för vikariehantering inom de olika verksamheterna i Laholms kommun. Vikariemodulen används för närvarande inom äldreomsorgen och kostverksamheten. De timanställda som arbetar på enhet, som använder Heromas vikariemodul, får utbildning och inloggningsuppgifter till Heromas självservice där de registrerar, tillgänglig tid dvs när de kan arbeta. När enhet, via vikariemodulen, bokar en timvikarie för arbete så registreras och konteras den arbetade tiden i Heroma och ger lön till timvikarien. Någon månadsrapport behöver därför inte användas i dessa fall Rutiner för rapportering av timavlönades arbetstid genom blanketten Månadsrapport OBSERVERA! Det är viktigt att arbetsdagarna anges korrekt på månadsrapporten för att rätt antal LAS-dagar ska bli registrerade. Den som är timavlönad kan vara anställd antingen som vikarie eller på allmän visstidsanställning (AVA) de dagar hen arbetar. Två månadsrapporter ska lämnas till Personalenheten varje månad. På den ena rapporteras alla vikariatsdagar och på den andra alla dagar med anställning på AVA. Det kan inträffa att man har två arbetspass samma dag, till exempel ett vikariat på ett förmiddagspass och en AVA-anställning på ett kvällspass. Båda passen ska skrivas upp på respektive månadsrapport. Sammanhängande anställningsperioder: Den timavlönade kan under kortare tid vikariera för någon som är frånvarande, till exempel under semester och sjukfrånvaro. Den anställde får då tillgodoräkna sig alla kalenderdagar i perioden som LAS-dagar, alltså inte enbart arbetsdagarna utan även mellanliggande fridagar. Det spelar i sådant fall ingen roll om man utöver vikariatsdagarna även hoppar in på andra tillfälliga arbetspass. Alla kalenderdagar i vikariatsperioden får räknas. Har man vikarierat för en bestämd person eller haft semestervikariat måste detta rapporteras på månadsrapporten. Sker inte detta blir enbart arbetsdagarna registrerade. I kanten på månadsrapporten för vikariat ska det anges vem man vikarierat för och under vilken tid. Om vikariatet fortsätter även nästa månad måste samma sak anges på den månadsrapporten. Har man blivit anställd på AVA för en viss sammanhängande period måste även detta markeras på månadsrapporten för AVA enligt ovan (till exempel med eget schema). Kalenderdagar = det antal dagar som finns i en period. Exempelvis har en månad 30 eller 31 kalenderdagar Arbetsdagar = de dagar man har arbetat.

27 Uppsägning Uppsägning från arbetsgivaren Vid uppsägning från arbetsgivaren gäller att arbetstagare har rätt till uppsägningstid enligt nedan. För arbetstagare med minst 12 månaders sammanhängande anställning är uppsägningstiden 6 månader enligt AB 33. För arbetstagare med en kortare anställningstid än 12 månader gäller 1 månads uppsägningstid. För en arbetstagare som fyllt 57 år och som varit anställd hos arbetsgivaren i minst 10 år är uppsägningstiden 1 år. Detta förutsätter att uppsägningen sker på grund av arbetsbrist.

28 28 5 TILLÄMPNING AV ARBETSTIDSLAGENS REGLER OM DYGNSVILA OCH VECKOVILA 5.1 Arbetstidslagen Syftet med lagen är att förstärka skyddet för de anställdas hälsa. EU:s arbetstidsdirektiv finns numera implementerat i Arbetstidslagen. Arbetstidsdirektivet innebär bland annat följande: Den genomsnittliga veckoarbetstiden får uppgå till högst 48 timmar per vecka under en 4 månadersperiod. I begreppet inryms förutom ordinarie schemalagd arbetstid även jour, övertid, fyllnadstid, sjukdom och semester. 11 timmars sammanhängande dygnsvila per 24 timmarsperiod. Arbetsgivaren avgör själv mellan vilka tidpunkter 24 timmarsperioden ska räknas. Det behöver alltså inte vara mellan kl Brytpunkten kan bestämmas per arbetsplats, verksamhet eller på individnivå. Det kan dock inte ändras från dygn till dygn utan ligger fast så länge schemat gäller. Dygnsvilan kan placeras i början av det första dygnet och i slutet av det andra. Enligt direktivet räknas inte kompensationsledighet, föräldraledighet, närståendevård eller totalförsvarstjänstgöring som arbetad tid. Det innebär till exempel att en anställd som är föräldraledig kan gå in och jobba tillfälligt, utan att dessa timmar läggs ihop med föräldraledigheten som arbetad tid. Max 8 timmars nattarbete under varje period om 24 timmar gäller om arbetet innebär särskilda risker, stor psykisk eller fysisk ansträngning. Enligt SKL:s tolkning (Sveriges Kommuner och Landsting) finns dessa arbetsuppgifter inte i den kommunala verksamheten. Kommunerna berörs alltså inte av regeln. Bestämmelserna om veckovila är inte ändrade i lagen. Där gäller fortfarande 36 timmars sammanhängande ledighet per sjudagarsperiod, vilken kan förläggas i början av en sjudagarsperiod och i slutet av nästa. Avvikelse från dygnsvila och veckovila. Det kan hända att något oförutsett uppstår i verksamheten som gör att den anställde inte får den sammanhängande dygnsvila eller veckovila som arbetstidslagen anger. I sådana fall ska den störda vilan kompenseras med motsvarande ledighet i direkt anslutning till nästa arbetspass. Om den anställde till exempel bara har fått 9 timmars sammanhängande dygnsvila, ska hen kompenseras med två timmars ledighet i början eller i slutet av nästa arbetspass. Arbetsgivaren är skyldig att förlägga denna ledighet. Den anställde kan inte välja att avstå från den eller att skjuta upp den till ett senare tillfälle. Om nästa dag är en ledig dag behöver dock ingen ledighet förläggas. Den kompenserade ledigheten är oavlönad. En del av den ersättning som den anställde har rätt till för utfört övertidsarbete eller fyllnadstjänstgöring kan i stället läggas ut för den kompenserade ledigheten. Beredskapstjänstgöring. Beredskap räknas inte in som arbetstid i de 48 timmarna. Däremot kan störningar under beredskapen bryta dygnsvilan och veckovilan. Dygnsvilan får då brytas vid oförutsedda händelser såsom olycksfall, eller maskinhaveri. Man kan här utgå från den praxis som finns för utryckningar under beredskap. Det är dock inte tillåtet att bryta vilan under

29 29 beredskapstjänstgöringen för planerade aktiviteter. Sådana aktiviteter måste schemaläggas i den ordinarie arbetstiden. Även störningar som sker via telefon och som bryter dygnsvila/veckovila ska kompenseras med ledighet. Inställelsetid betraktas inte som arbetad tid. I arbetstidslagen anges att rast måste förläggas senast efter fem timmars arbete. (I EU-direktivet anges sex timmar som gräns.) Här har Sverige alltså ett annat skydd än direktivet. Måltidsuppehåll betraktas som en betald rast i EU-direktivet och medför därför inga förändringar för de verksamheter som har det. Det krävs dock precis som tidigare ett lokalt kollektivavtal för att byta ut rast mot måltidsuppehåll förutom vid nattarbete där det finns ett generellt undantag i AB. Årsarbetstid. Det finns fortfarande möjlighet att ha lokala avtal om årsarbetstid, Det vill säga att man stämmer av sitt tidssaldo en gång per år. Man måste dock se till att den genomsnittliga arbetstiden inte blir mer än 48 timmar per vecka under schemaperioden som högst kan vara 16 veckor. Timavlönad personal. Arbetstidsreglerna gäller också för timavlönad personal. Kommunen är här en arbetsgivare och det är upp till den arbetsledare som anlitar timavlönade att förvissa sig om arbetstiden inklusive övertid, fyllnad, jour och sjukdom inte överstiger 48 timmar per vecka samt att dygnsvila och veckovila uppfylls. Reglerna gäller inte för (ATL 2) 1. Arbete som utförs under sådana förhållanden att det inte kan anses vara arbetsgivarens uppgift att bevaka över hur arbetet utförs, så kallade okontrollerade arbetstagare. Hit räknas bland annat arbete som bedrivs i den anställdes hem såsom anhörigvårdare enligt PAN-avtalet. Observera att Arbetsmiljölagen och EU-direktivet om arbetstid gäller för anhörigvårdare och att arbetsgivaren ändå måste säkerställa att anhörigvårdaren får tillräcklig vila. Enligt EU-direktivet ska den anställde få 11 timmars dygnsvila, 35 timmars veckovila och rast efter 6 timmar. 2. Arbete som utförs av arbetstagare som med hänsyn till arbetsuppgifter och anställningsvillkor har företagsledande eller därmed jämförlig ställning eller av arbetstagare som med hänsyn till sina arbetsuppgifter har förtroendet att själv disponera sin arbetstid. SKL:s tolkning är att kommunchef och förvaltningschefer företräder arbetsgivaren på det sätt som lagtexten anger. Tolkningen av de som har förtroende att disponera sin arbetstid med hänsyn till arbetsuppgifter rör enbart den som har mycket speciella eller tillfälliga arbetsuppgifter i kommunen. Arbetsmiljöverket har övervakningsansvaret att arbetstidslagen efterlevs. Den arbetsledare som bryter mot lagstiftningen kan drabbas av böter. Det är dock möjligt att överklaga arbetsmiljöverkets beslut.

30 Avvikelse från arbetstidslagens regler om dygns- och veckovila I AB 13 mom 6 och 7 har införts möjlighet till avvikelse från dygnsvilan och veckovilan i vissa fall. Enligt en protokollsanteckning till Huvudöverenskommelsen ska arbetsgivaren följa Arbetstidslagens regler om dygnsvila och veckovila, men att man vid verksamhetsmässiga skäl kan tillämpa reglerna i 13 AB om avvikelse. Vid planerad verksamhet så kan dygnsvilan förläggas till 9 timmar i stället för 11 timmar under varje 24 timmarsperiod under förutsättning att dygnsvilan inte understiger ett genomsnitt av 11 timmar under varje period av 24 timmar under beräknings- /schemaperioden. Exempel på beräkning av genomsnittlig dygnsvila en veckas schema vid arbete måndagfredag (ej schemalagd löpande på helgdagar): Måndag: Planerad dygnsvila 9 timmar Tisdag: Planerad dygnsvila 12 timmar Onsdag: Planerad dygnsvila 12 timmar Torsdag: Planerad dygnsvila 10 timmar Fredag: Planerad dygnsvila 12 timmar. Summa: 55 timmar/ delat på 5 dygn = 11 timmar. Exempel på beräkning av genomsnittlig dygnsvila 4 veckors rullande schema med helgdagar: Dygnsvila per dygn, i beräkningen inkluderas även veckovilan Vecka 1 Vecka 2 Vecka 3 Vecka 4 Måndag 24 10,5 10,5 24 Tisdag Onsdag Torsdag Fredag Lördag Söndag Summa dygnsvila och veckovila ,5 115,5 117 Den totala dygns- och veckovilan uppgår till 430 timmar. För den genomsnittliga beräkningen divideras 430 med 28 kalenderdagar = 15,4 timmars vila i genomsnitt per dygn. Från 15,4 dras faktorn för veckovilan 3,43 timmar, vilket blir 11,9 timmars genomsnittlig dygnsvila för schemaperioden. Faktorn för veckovilan räknas med formeln 24/7 = 3,43 timmar. (Enligt EUdirektivet ska veckovilan vara minst 24 timmar, därtill ska läggas en dygnsvila på 11 timmar, så att det blir 36 timmars sammanhängande veckovila). Den genomsnittliga dygnsvilan i exemplet ovan är alltså 11,9 timmar. Det genomsnittliga måttet ska beräknas under beräkningsperioden. Ju längre beräkningsperiod desto större möjlighet att

31 31 klara genomsnittsberäkningen. Enligt AB finns det en möjlighet att ha en beräkningsperiod på 16 veckor. Vid tillfällig avvikelse (oförutsedd händelse) kan dygnsvilan understiga den planerade dygnsvilan (kan i princip vara 0 timmar). Dessa avvikelser kan göras under förutsättning att dygnsvilan inte understiger ett genomsnitt av 11 timmar under varje dygn av 24 timmar under beräkningsperioden enligt ovan. Uppfylls genomsnittsberäkningen om elva timmars dygnsvila behöver ingen kompenserande ledighet läggas ut vid nästa arbetspass. Vad man bör tänka på är att arbetsgivaren har ett arbetsmiljöansvar att förebygga olyckor och ohälsa. En anställd som arbetat en hel natt bör knappast fortsätta arbeta hela dagen efter. Detta med tanke på arbetsmiljöaspekterna och i sådant fall kan det bli aktuellt att den anställde behöver vara ledig, men då är det med hänvisning till arbetsmiljölagen. Behöver kompenserad ledighet ges så är den alltid oavlönad, det vill säga löneavdrag eller kompledighet. Veckovilan kan vid tillfällig avvikelse (oförutsedd händelse) gå ner till 24 timmar. Om den anställde fått 24 timmars veckovila eller mer så behöver ingen kompenserad ledighet läggas ut. Har den anställde bara till exempel fått 22 timmars veckovila så ska 2 timmars kompenserande ledighet läggas ut. Den kompenserade ledigheten är då fortfarande obetald. Arbetsgivaren och lokal facklig organisation har möjlighet att träffa lokala kollektivavtal om avvikelser från såväl AB:s regler i 13 som Arbetstidslagens regler om dygnsvila och veckovila. 5.3 Arbetstidsmodeller Alternativa arbetstidsmodeller kan användas för att bygga upp en flexibel arbetsorganisation som klarar att tillgodose verksamhetens behov samtidigt som den anställde ges möjlighet till ökat inflytande över sin egen arbetstid. Genom flexibla personalresurser, delaktighet och ökat medarbetaransvar kan resurserna effektiviseras för att nå bästa möjliga resultat i både kvalitet och ekonomi. Alternativa arbetstidsmodeller kräver överenskommelser i kollektivavtal, som har träffats med berörda fackliga organisationer enligt arbetstidsmodellerna nedan Flextid Det finns ett övergripande lokalt flextidsavtal för Laholms kommun som omfattar ca 25% av kommunens medarbetare. Till flextidsavtal är tecknat nio bilagor för olika personalgrupper eller arbetsplatser som uttrycker de särskilda bestämmelserna i flextidsavtalet som gäller just för den personalgruppen/ arbetsplatsen. De nio bilagorna omfattar följande grupper: Bilaga 1 Tjänstemän inom förvaltningsadministrationen samt tjänstemän/specialister med arbetstid helgfri måndag-fredag och med heltidsmått 40 timmar/vecka.

32 32 Bilaga 2 Bilaga 3 Bilaga 4 Bilaga 5 Bilaga 6 Bilaga 7 Bilaga 8 Bilaga 9 Bilaga 10 Bilaga 11 Samhällsbyggnadskontoret SFI-lärare och VUX-lärare Park och Produktion Familjeenheten, Sociala verksamheten Hjälpmedelsservice, Sociala verksamheten Dagverksamhet Ljuspunkten och Demensteamet, Smedjebacken Bibliotekspersonal Sjuksköterskor inom Sociala verksamheten Studie- och yrkesvägledare Psykiatrirehabiliterare samt behandlare inom beroendemottagningen. Flextid innebär att medarbetaren kan flexa vid arbetsdagens början och slut inom de ramar som anges i flextidsavtalet. Det finns även möjlighet att vara ledig hel dag eller del av dag i form av flexledighet. Flextidssaldot stäms av en gång per år den 30 september. För driftenheten inom planeringskontoret är avstämningstidpunkten den 1 april. För registrering av arbetstiden används Heroma Kom och gå. Under augusti månad skickar personalenheten ut påminnelser om avstämningen per den 30 september. De chefer, med medarbetare, som då har fler plustimmar respektive minustimmar än det tillåtna saldot kommer få sin flextid struken/löneavdrag under förutsättning att chefen inte inkommit med en förklaring till Personalenheten om varför flextiden ska sparas/löneavdrag inte ska ske. Chefen ska även ta fram förslag på hur överskjutande flextid ska kunna tas ut alternativt flextid ska arbetas in. Chefen ska i samråd med den anställde se till att innestående ledighet tas ut regelbundet. Chefen kan följa höga/låga flextidssaldon i Heroma. Övertidsersättning ges normalt inte ut vid arbete inom flexramen. För att övertidsersättning ska utgå måste arbetet vara beordrat av chefen. Kontakta Personalenheten för närmare information om flextidsavtalen Önskad sysselsättningsgrad I Laholms kommun finns ett politiskt beslut som innebär att alla tillsvidareanställda ska erbjudas önskad sysselsättningsgrad, vilket ska leda till att andelen heltidsanställningar ökar. Arbetet med att införa önskad sysselsättningsgrad sker successivt inom kommunens verksamheter, där arbetet har påbörjats inom äldreomsorgen. Effekter som förväntas är Ökad jämställdhet Ökad kvalité Laholms kommun ska vara en attraktiv arbetsgivare

33 33 Förändring i den anställdes sysselsättningsgrad får ske högst en gång per år utöver lagstadgad ledighet. Den anställde väljer önskad sysselsättningsgrad senast 30 november varje år som därefter börjar gälla den 1 mars. För att tillgodose den anställdes önskemål om sysselsättningsgrad så kan tjänstgöringen i vissa fall ske på annat arbetsställe än den ordinarie Individuell arbetstidsplanering (IAP) Laholms kommun har tillgång till IT-stöd i Heroma och har påbörjat implementering av IAP, den individuella arbetstidsplaneringen/schemaläggningen. Den enskilde medarbetaren kan själv via Heroma självservice ge förslag på schema när en ny schemaplaneringsperiod finns tillgänglig. Schemaplaneringen utgår alltid från verksamhetens behov men ger medarbetaren möjlighet att påverka sitt eget schema. Arbetet har påbörjats inom äldreomsorgen Årsarbetstid inom Vård och omsorg Inom vård och omsorg tillämpas för närvarande två varianter årsarbetstid. 1. Det finns ett lokalt avtal om årsarbetstid som träffats med Kommunal och som tillämpas för de arbetsplatser där chef och medarbetare är överens om det. Det gäller även tvingande för medarbetare som har blivit automatiskt tillsvidareanställda enligt reglerna i LAS 5. I övrigt är det frivilligt att tillämpa det för den enskilda medarbetaren. Årsarbetstid som innebär att arbetstiden fastställs till det antal timmar per år som motsvaras av sysselsättningsgraden. Antal timmar i schemat kan variera under året men lönen betalas ut enligt sysselsättningsgraden varje månad. Det ges även möjlighet att vara ledig hela eller delar av arbetsdagen samt arbeta extra utöver det fastställda schemat inom ramen årsarbetstidssaldot. Avstämningen av årsarbetstidssaldot görs den 30 september och saldot får uppgå till högst 40 timmar plus och 40 timmar minus. För varje arbetsgrupp inom funktionshinderverksamheten LSS som ska tillämpa avtalet måste en förhandling ske med Kommunal enligt 11 MBL. 2. I samband med att införandet av Önskad sysselsättningsgrad påbörjades, tecknades ett nytt lokalt avtal om årsarbetstid med Kommunal. Avtalet gäller tidsbegränsat to m och ska därefter utvärderas. Det lokala avtalet bygger på samma principer som det första årsarbetstidsavtalet ovan. Skillnaden är att det inte längre är frivilligt att tillämpa det. Huvudprincipen är också att medarbetaren lägger eget förslag på schema genom att använda modulen Individuell arbetstidsplanering (IAP) i Heroma. Vid övertids- och mertidsarbete, där chef och medarbetare är överens om att kompensationsledighet ska utges, avräknas i stället årsarbetstiden med det antalet timmar.

34 Laholms kommuns policy för delade arbetspass Regel om arbetstidsförläggning i AB 13 mom. 5: Förläggning av arbetstid Mom. 5 Förläggning av ordinarie arbetstid bör vid behov anges i arbetstidsschema eller liknande, som överenskoms med företrädare för arbetstagarorganisationen. Vid arbetstidsförläggning bör det, utifrån verksamhetens behov, eftersträvas att arbetstiden är sammanhållen. Vid oenighet om arbetstidsschema kan arbetstagarorganisationen begära överläggning. Begäran om överläggning ska ha inkommit till arbetsgivaren inom 10 dagar. Om så inte sker eller om överläggningen inte leder till enighet fastställer arbetsgivaren förläggningen av arbetstiden med iakttagande av denna bestämmelse. Skrivningen ovan innebär att arbetsgivaren ska sträva efter att minimera delade pass. Laholms kommuns tillämpning av regeln ovan innebär att: Delade pass får förläggas i schema när det är nödvändigt för verksamhetens behov och när arbetstiden för den anställde inte kan förläggas på annat sätt med hänsyn tagen till gällande personaldimensionering och arbetstidsreglerna. Exempel på när delade pass kan vara nödvändigt är t ex inom personlig assistans där brukaren bara har assistans morgon och kväll. I de fallen bör man eftersträva att kombinera med andra ärenden så långt det är möjligt för att åstadkomma sammanhållen arbetstid i större utsträckning. Ett annat exempel är när anställd får högre sysselsättningsgrad som inte går att lösa på annat sätt rent schematekniskt utifrån verksamhetens behov och med hänsyn tagen till reglerna om veckovila och dygnsvila. Vid införande av möjlighet till önskad sysselsättningsgrad för anställda kan det innebära att delade pass måste förläggas i något större utsträckning. I samband med att den anställde lägger schemaförslag enligt tvättstugemodellen kan hen välja att önska ett delat pass vid enstaka tillfällen under schemaperioden för att i stället få en extra ledig dag. Det kan beviljas av närmaste chef under förutsättning att arbetstidsreglerna följs.

35 35 6 LÖNEFRÅGOR 6.1 Övertid Bestämmelser om övertid regleras i Arbetstidslagen och kompletteras för anställda i kommuner av kollektivavtalet AB, Allmänna bestämmelser Arbetstidslagen Arbetstidslagen definierar övertid som arbetstid som överstiger ordinarie arbetstid. Då särskilt behov föreligger får övertid tas ut med högst 48 timmar under en tid av 4 veckor eller 50 timmar under en kalendermånad, dock högst 200 timmar under ett kalenderår (allmän övertid). I lagen finns också bestämmelser om nödfallsövertid vid natur- eller olyckshändelser. För deltidsanställda gäller att arbete som utförs utöver ordinarie arbetstid anses som mertid och får tas ut med högst 200 timmar under ett kalenderår. Extra övertid utöver allmän övertid får tas ut med högst 150 timmar per arbetstagare under ett kalenderår om det finns särskilda skäl för det och om situationen inte varit möjlig att lösa på annat sätt. Skyddsombudet har rätt att begära åtgärder vidtas för att säkerställa att bestämmelserna om extra övertid och mertid följs. Skyddsombudet kan vända sig till Arbetsmiljöverket, som då prövar om föreläggande eller förbud ska meddelas Allmänna Bestämmelser Övertiden ska vara beordrad. Förutsättningen att kompensation för övertidsarbete ska utgå är att övertiden på förhand är beordrad Arbetsgivaren kan godkänna övertid som inte kunnat beordras på förhand. Heltidsanställd Övertid = utfört arbete på tid som överstiger fastställd arbetstid. Enkel övertid: 2 timmar närmast före och efter ordinarie arbetstid. Kompensation med 1½ timmes ledighet för varje övertidstimme eller kontant ersättning (180 % av timlön). Kvalificerad övertid: Övertidsarbete på annan tid. Kompensation med 2 timmars ledighet eller kontant ersättning (240 % av timlön). Påbörjad halvtimme = fullgjord halvtimme. Från och med gäller regeln endast övertidsarbete under jour/beredskapstjänstgöring. Övertid som påbörjas före kl. 05:00 = alltid kvalificerad övertid.

36 36 Deltidsanställd Arbete utöver fastställd arbetstid kompenseras med fyllnadslön (120 % av timlön). Det kan ersättas med ledighet efter överenskommelse Deltidsanställd som arbetar utöver tid motsvarande heltidsanställning, får kompensation på samma grunder som en heltidsanställd (se ovan). För den deltidsanställde räknas hela schemaperioden som beräkningsperiod. Övertid för deltidsanställda Arbete på fridagar (lördagar, söndagar och helgdagar som inte är ordinarie arbetstid) och under beordrad jour eller beredskap OBS! Arbete ledig vardag är fyllnad, aldrig övertid! Arbetstid som överstiger 8 timmar per dag (eller i schema upptagen längre ordinarie arbetstid, t ex 9 eller 10 timmar). Tjänstgöring på fredagskväll från till exempel kl. 19:00 räknas inte som helgtjänstgöring. På grund av detta betalas inte övertidsersättning ut. Däremot ges OB-tillägget (obekväm arbetstid) ut; så kallad helg ob. Fullgjord tid utöver heltid Fullgjord tid utöver heltidsmåttet kompenseras aldrig som övertid om inte den arbetade tiden varit beordrad. Anställning med TIMLÖN Anställd med timlön räknas som deltidsanställd i avtalets mening. Beräkningsperioden (schemaperioden) för den timavlönade vikarien är samma som gäller för den arbetstagare som vikarien är vikarie för. Vikarierar man för flera arbetstagare gäller beräkningsperioden 165 timmar per månad. Övertiden ska vara beordrad för att övertidskompensation ska betalas ut. OBS! Vid tjänstgöring vid fler arbetsställen ska en tjänstgöringsrapport avvändas för varje arbetsställe. Tid eller pengar? Önskar arbetstagaren kontant ersättning har hen rätt till det. Om arbetsgivaren vill ersätta kontant istället för ledighet gäller arbetsgivarens mening. Alltså: Kontant ersättning gäller om man inte är överens. Vid ledighet avgör arbetsgivaren ledighetens förläggning.

37 37 Egen arbetsplats Övertid kan endast beordras på den egna arbetsplatsen. Med den egna arbetsplatsen avses chefens hela ansvarsområde. Nattarbetspass Vid tjänstgöring på båda sidor om dygnsgränsen hänförs hela nattarbetspasset till den dag övervägande delen av arbetstiden infaller Exempel: 22:00 fredag 07:00 lördag räknas som lördag och 22:00 söndag 07:00 måndag räknas som måndag). Tjänstgöring på raster Arbetstidslagen föreskriver att raster ska anordnas så att arbetstagaren inte utför arbetet mer än fem timmar i sträck. Under raster behöver den anställde inte stanna kvar på arbetsstället. (Raster för vissa arbetsgrupper, såsom nattpersonal, kan utbytas mot måltidsuppehåll. Måltidsuppehåll istället för rast inräknas i arbetstiden.) Om någon beordras att arbeta under en rast, ska fyllnadslön betalas ut. Rasten byts då ut mot måltidsuppehåll vid arbetsplatsen. Övertidskompensation ges endast ut om kriterierna för övertidskompensation i övrigt är uppfyllda. Utbildning (AB 7) Vid utbildning, kurs, konferens eller liknande får arbetstagaren behålla lönen. Om utbildningen pågår högst sju kalenderdagar får arbetstagaren dessutom behålla vad som skulle ha utgetts i OB-tillägg om arbetstagaren fullgjort sina ordinarie arbetsuppgifter. Vid utbildning som varar mer än sju dagar betalas alltså ingen OB-ersättning alls. Detta gäller oavsett om utbildningen är sammanhängande eller pågår till exempel en gång per vecka. Kompensation för övertid betalas inte ut vid utbildning Om utbildningen, kursen, konferensen pågår på tid utanför ordinarie arbetstid (ledig dag eller längre än ordinarie arbetstid), ges kompensation ut med timme för timme eller fyllnadslön. Nattpersonal: Om utbildningsdag (avser heldag) infaller på dag omedelbart före eller efter ordinarie arbetspass, erhålls ledighet för detta arbetspass. Infaller utbildningsdag på dag omedelbart efter och före ordinarie arbetspass, erhålls ledighet för ett arbetspass. Kurser och konferenser = alltid fyllnadslön timme för timme. = aldrig övertid. Inget OB-tillägg Vid kurser och konferenser som äger rum utanför schemalagd arbetstid ges inte OB-tillägg ut.

38 Övriga lönefrågor Ersättning och regler vid jour och beredskap Med jour avses att den anställde utöver fastställd ordinarie arbetstid står till arbetsgivarens förfogande vid arbetsplatsen för att vid behov omedelbart kunna utföra arbete. Beredskap är när den anställde står till förfogande för arbete utanför ordinarie fastställd arbetstid i hemmet eller på annan plats utanför arbetsplatsen för att vid behov kunna utföra arbete. Stadigvarande jour och beredskap ska schemaläggas. Personal kan tillfälligt förläggas i jour eller beredskap, vid till exempel extraordinära händelser såsom extremt väder. Det finns en skyldighet att åta sig detta (AB 6 Allmänna åligganden). Arbetsgivaren ska dock ta hänsyn till om den anställde har giltiga skäl att inte fullgöra jour, beredskap, övertid. Sådana skäl kan exempelvis vara att man inte kan ordna barntillsyn med kort varsel. Beredskap och jour läggs i Heroma som schemaändring. Ersättning för jour och beredskap betalas ut enligt AB:s regler. Om passet är kortare än åtta timmar ges alltid ersättningen ut för åtta timmar. Den särskilda ersättningen för jour och beredskap beräknas med en procentsats på timlönen (heltidslönen). Aktivt arbete under jour och beredskap ersätts som kvalificerad övertid. Den som inte är berättigad till ersättning för övertid behåller jour-/beredskapsersättningen under det aktiva arbetet. Vid beordrat arbete under beredskap ges reseersättning ut till och från arbetsstället enligt samma grunder som anges i bilersättningsavtalet. Övertid får normalt tas ut med max 50 timmar per månad eller 48 timmar på fyra veckor. Vid extraordinära händelser där det föreligger risk för liv, hälsa eller egendom får dock nödfallsövertid tas så länge som faran kvarstår (ATL 9). Man får då se till att personalen får nödvändig dygnsvila/veckovila så snart arbetet återgått till det normala. Den fackliga organisationen bör meddelas om förläggningen av jour/beredskap även om förhandlingsskyldighet inte föreligger Tillämpning av sovande jour inom LSS, barnomsorg obekväm arbetstid, boende för flyktingbarn, med flera Inom LSS, boende för flyktingbarn och barnomsorg obekväm arbetstid ( nattis ) tillämpas dagarbetspass med sovande jourpass enligt bestämmelserna i bilaga J. Arbetspasset kan som exempel vara förlagt till kl. 15:00-09:00. Sovande jour är oftast utlagt mellan kl. 22:00-06:00. För den tiden ska det ges ut halv ersättning i form av lön, OB och jour, i enlighet med bilaga J. Enligt bilaga J ska personalen svara för akuta insatser under nattetid samt biträda morgon och kväll med förberedelse- och avslutningsarbeten när det gäller löpande

39 39 göromål. I genomsnitt anses hälften av jourpasset utgöra ordinarie arbetstid och hälften jourtid. Övertidsersättning ges inte ut. För att rätt ersättningar ska kunna ges ut måste både den sammanlagda aktiva tiden och den sammanlagda jourtiden läggas in i schemat. Schematekniskt innebär det att fyra aktiva timmar och fyra jourpasstimmar ska förläggas. För att det rent schematekniskt ska stämma med verkligheten när man har semester eller är sjuk första dagen så förläggs den aktiva tiden till början av natten; exempelvis klockan 22:00-02:00. Det innebär att arbetstiden delas upp i två arbetspass och ett jourpass, exempelvis kan aktiv tid vara kl. 15:00-02:00, och jour 02:00-06:00. Det nya arbetspasset börjar alltså kl. 06:00. Om man bara har semester under det första passet ska man i ovanstående exempel börja arbeta kl.0 6:00, som är nästa arbetspass. Det ska även läggas semester på jourpasset som tillhör dag 2. Vid utbildning, konferenser och möten ges ledighet för ett arbetspass, i likhet med de regler som gäller för nattpersonal Lön vid sysselsättningsgrad under 40 % Nya tillsvidareanställda under 40 % blir avlönade med timlön (1:45.) Enligt reglerna i AB krävs en sysselsättningsgrad på minst 40 % för att få månadslön. AB medger att undantag kan göras. Respektive chef kan efter samråd med Personalenheten besluta om att utge månadslön istället Vikariatsersättning/ tillfällig ersättare för ordinarie chef I AB 6 mom 1 finns följande bestämmelse: Om behov finns är arbetstagare dessutom skyldig att vikariera för annan arbetstagare hos arbetsgivaren och därvid helt eller delvis utföra även egna arbetsuppgifter. Hos Laholms kommun gäller följande princip: Ersättare för chefer - eller andra personer med högre befattning: -Ibland kan chefen vara frånvarande på grund av sjukdom, semester eller annan begränsad ledighet. Om detta sker kan ersättaren, efter särskilt beslut av närmast överordnad chef, erhålla vikariatsersättning med 10 % av den högre befattningsinnehavarens lön. För att ersättning ska utgå måste vikarien vara ersättare i minst en vecka. Andra personer med högre befattning kan till exempel vara arbetsledare, köksansvarig, kock eller motsvarande. Beslutet skrivs av chefen. För ställföreträdande förskolechefer och rektorer: En särskild riktlinje finns gällande ställföreträdarskap för förskolechef och rektor inom Barn- och ungdomsverksamheten och Kultur- och utvecklingsverksamheten. Ersättningen här är 10 % av den anställdes egen lön. För att ersättningen ska utgå måste vikarien vara ersättare i minst en vecka.

40 Regler vid övergång till sommartid och vintertid Sommartid börjar klockan 02:00 den första dagen i varje period. Tiden anges då som kl. 03:00 sommartid. Övergången innebär att dygnet får 23 faktiska timmar. För arbetstagare som tjänstgör en sådan natt förkortas arbetspasset med 1 timme. Inget löneavdrag görs för denna timme. Tiden behöver inte heller arbetas igen. Sommartiden upphör kl. 03:00 den sista dagen i varje period. Tiden anges då till kl 02:00 normaltid. Återgången till normaltid innebär att det sista kalenderdygnet med sommartid kommer att omfatta 25 faktiska timmar. För arbetstagare som tjänstgör en sådan natt förlängs arbetspasset med en timme. Ersättningen för denna timme ges ut som enkel övertid, samt OBersättning för anställda inom vård och omsorg. För den som har jour enligt (bilaga J) förlagd till den extra timmen mellan kl ges kompensation med en halvtimme ut för den timmen. Ersättning enkel övertid Bestämmelserna gäller också timvikarier Extra ordinära händelser storm, snökaos, strömavbrott, etcetera. Följande rekommendationer gäller när personal inte kan vara på sitt arbete på grund av storm, snökaos, strömavbrott och liknande. Varje verksamhet avgör hur den arbetstid som inte fullgjorts ska hanteras. Varje chef har sedan dialog med sina medarbetare om hur den uteblivna arbetstiden ersätts. Detta kan till exempel ske genom att arbetsuppgifter utförs vid en annan tidpunkt eller att flexledighet, kompledighet eller annan ledighet tas ut. Åläggs arbetstagare att fullgöra beredskap under extraordinär händelse, betalas ersättning ut enligt reglerna i AB 22. Aktivt arbete under beredskap ersätts som kvalificerad övertid. Den som inte är berättigad till ersättning för övertid behåller jour-/beredskapsersättningen under det aktiva arbetet. 6.3 Rutiner för rapportering och utbetalning av lön Månadsrapporter för timanställda Månadsrapporter ska vara inlämnade till personalenheten senast femte arbetsdagen i varje ny månad. En månadsrapport lämnas för allmän visstidsanställning (AVA). Anställningsformen används vid extra eller tillfälliga behov i verksamheten. En månadsrapport lämnas för vikariat (ersättare för en person eller semestervikariat). Kontering ska finnas på samtliga rapporter eller på bifogad avvikande konteringsblankett.

41 41 Det är viktigt att man skriver tydligt på rapporten vem man vikarierat för, så det blir rätt registrering av LAS-dagarna. Vikarierar man för samma person under flera dagar i kalendermånaden så skrivs namnet på första vikariatsdagen och markeras sedan med en pil genom resten av perioden. Detsamma gäller vid semestervikariat där hela perioden måste markeras på månadsrapporten. Det är även viktigt att markera på liknande sätt om man går på eget schema utan att vikariera för någon (AVA). För feriearbetare gäller särskilda regler. De räknar inte kvalifikationstid för företrädesrätt Förskott Nya timanställda vikarier kan få betalt i förskott. För att få förskott lämnar man in en påskriven rapport med de första fjorton dagarna man jobbat. Denna betalas ut till ordinarie löneutbetalning. Därefter ska en ny rapport påbörjas för resten av månaden, som då utbetalas till ordinarie utbetalning månaden efter. Man kan endast få förskott en gång. Förskott betalas inte ut till arbetstagare med månadslön Extra utbetalning/ PLUTO Extra utbetalning sker endast vid felaktigheter från arbetsgivarens sida. Utbetalningstillfällena är cirka tre gånger per månad. Vanligtvis är extrautbetalningarna en fredag. Personalenheten måste då ha fått in påskrivna rättade underlag minst tre bankdagar innan (oftast tisdagar kl. 12:00) Löneskulder En löneskuld kan exempelvis uppstå, när en frånvaro inte lagts in i tid i Heroma självservice, eller att information om en anställning som ska avslutas inte har kommit in till Personalenheten. I första hand regleras skulden vid nästa löneutbetalning, i andra hand via faktura. En uppkommen skuld ska regleras inom tre månader. Ekonomienheten skickar ut fakturan efter underlag från Personalenheten. Det är också Ekonomienheten man kontaktar om man vill ha en avbetalningsplan på skulden. Uppkomna löneskulder medför ökade kostnader för verksamheterna, och extra arbete för handläggare och chefer, men framför allt obehag för den berörde medarbetaren.

42 För att undvika att löneskulder uppstår är det viktigt att chefen regelbundet kontrollerar att alla arbetsförändringar och frånvaro är korrekt inlagda i Heroma. 42

43 43 7 RESOR OCH TRAKTAMENTE Vid resor i tjänsten ges ersättning ut för resor och traktamente. 7.1 Ersättning för resor i tjänsten För resa med egen bil i tjänsten gäller bilersättningsavtalet BIA. Ersättning för resor betalas ut till arbetstagare som använder egen bil i arbetet efter arbetsgivarens godkännande. Ersättning ges ut med 2,90 kronor per kilometer. Vid resor i tjänsten gäller Laholms kommuns resepolicy. Utdrag från resepolicyn Riktlinjer Resor ska planeras, godkännas, bokas och genomföras utifrån riktlinjerna nedan: Resan ska alltid planeras så att den blir så kostnadseffektiv som möjligt utifrån resans alla delar, med hänsyn taget till miljö och säkerhet. Det innebär att kostnaderna för transport, logi, reseersättningar, arbetstid och restid ska vägas samman. Kommunen vill främja alternativa sätt att kommunicera till exempel telefonmöten och videokonferenser. Cykel ska i största möjliga utsträckning användas inom tätorter. Kollektivtrafik ska användas i första hand vid resande, om detta är möjligt. När kollektivtrafik inte fungerar som ett alternativ för resan, ska kommunens bilpool användas i första hand. Privat bil får endast användas när bilpool eller annan leasingbil inte finns tillgänglig. Samåkning ska eftersträvas när det är möjligt. Vid användning av privat bil i tjänsten gäller den egna bilförsäkringen. Kommunen ersätter inte självrisken vid olyckor, skadegörelse eller inbrott. Längre resor inom landet ska i första hand ske med tåg eller buss. Beställning av biljetter, hotellrum och liknande ska göras genom de avtal som upphandlats av kommunen (resebyråtjänster, boenden, etcetera). Varje chef ansvarar för att policyn efterlevs av medarbetarna och att alla medarbetare känner till innehållet i policyn. Varje medarbetare ansvarar för att resorna i tjänsten sker på ett ekonomiskt, säkert och miljöanpassat sätt, i enlighet med resepolicyn.

44 Ersättning vid resor för utbildning i tjänsten Deltar man på utbildning i tjänsten på ordinarie arbetstid behåller man lönen. Vid deltagande utanför ordinarie arbetstid ges fyllnadslön eller ledighet ut timme för timme. För lunchrast utges inte lön. Reseersättning betalas inte ut om man kör med egen bil (under förutsättning att bil i bilpool inte finns tillgänglig). Reser man under ordinarie arbetstid behåller man lönen under restiden. Exempel: Vid ordinarie arbetstid 7:00 13:00 = gäller sex timmar utan rast. Personen deltar i utbildning kl. 8:30 16:00 med en halvtimmes timmes rast = blir sju timmar. Personen är arbetsskyldig mellan kl 07:00-08:30. Om personen inte arbetar ska den ordinarie arbetstiden ändras. Samtidigt har personen rätt att resa till kursplatsen på betald arbetstid. Återresan från kursplatsen sker inte på betald arbetstid. Om personen i exemplet inte arbetar de ordinarie timmarna före kursen, utan ändrar tiden, kanske hen börjar sin resa kl. 8:00. Ersättningen blir då utöver ordinarie lön 1,5 timmes fyllnadslön. (Ändra tiden till 8:00 14:00, fyllnadstid 14:00 6:00 minus rast = blir alltså 7 ½ timmes arbete.) Om personen arbetar sina timmar före kursen blir ersättningen 2 ½ timmes fyllnad. (07:00 13:00, fyllnadstid 13:00 16:00 minus rast = innebär 8 ½ timmes arbete.) Vid en kurs som varar högst sju dagar behåller den anställde vad som skulle ha betalats ut i OBersättning. Om kursen omfattar mer än sju dagar ges inte OB-ersättning ut för någon av dagarna. Nattpersonal: Om en utbildningsdag (avser heldag) infaller på en dag omedelbart före eller efter ett ordinarie arbetspass, erhålls ledighet för detta arbetspass med bibehållen lön Semesterresor inom LSS För personal som följer med på brukares semesterresor inom LSS gäller särskilda ersättningsregler. Tjänstgöringsrapport med tillhörande anvisningar finns i bilagorna, se bilaga 12. Observera att när det gäller resa som sträcker sig över mer än en dag, ska det vanligen träffas en överenskommelse om undantag från ATL:s bestämmelser om dygnsvila med den fackliga organisationen. Detta gäller dock inte om dygnsvilan kan uppnås genom att medföljande personal turas om att arbeta. 7.3 Traktamente och resetillägg Traktamente och resetillägg regleras i TRAKT 04 och i lokalt kollektivavtal. Traktamente ges ut vid flerdygnsförrättning utanför den vanliga verksamhetsorten och avser ersättning för logikostnad och traktamenten. Resetillägg kan ges ut vid endagsförrättningar utan övernattning. Förutsättningen är då att förrättningen sker utanför den vanliga verksamhetsorten.

45 45 Den vanliga verksamhetsorten omfattar ett område inom ett avstånd av 50 kilometer från den anställdes tjänsteställe. Traktamente och resetillägg kan utgå för halv eller hel dag och reduceras om kostförmån utgått. 7.4 Färdtid Nedan följer färdtidsersättningen för arbetstagare som befinner sig i en resa i arbetet utanför den vanliga verksamhetsorten och färdas under tider som inte är ordinarie arbetstid. För de första 10 timmarna under en kalendervecka: gäller 53,3 % av timlönen För tid därutöver under kalenderveckan: gäller 80 % av timlönen. Färdtid ges inte ut mellan 22:00 och 06:00 om man disponerar sovplats på färdmedlet. Observera att färdtid även gäller vid utlandsresor från och med den 1 oktober 2014.

46 46 8 LEDIGHETER ENLIGT LAG OCH AVTAL 8.1 Semester Regler - Semesterlagen - Kollektivavtalet AB 27 Arbetsgivaren är ytterst ansvarig, inte bara för att semester för den enskilde arbetstagaren läggs ut, utan också för att semestern verkligen tas ut. Syftet med semester är att arbetstagaren skall få möjlighet till vila och rekreation på arbetsgivarens bekostnad. Därför ska till exempel inte heller sjukdagar bytas mot semesterdagar, då syftet med semestern därmed skulle förfelas. Semesterförläggning 6000 Semester betald 6030 Semester obetald Arbetstagaren ska ta ut minst 20 semesterdagar under året. Arbetsgivaren ska lägga ut fyra veckors ledighet (huvudsemestern) under juni - augusti. Ledigheten ska om möjligt vara sammanhängande. Förläggning till perioden maj - september får ske efter förhandling jämlikt MBL. Arbetsgivaren beslutar om förläggningen av semestern utifrån verksamhetens behov. Facklig organisation kan begära förhandling om arbetsgivarens förslag till förläggning av semestern inom 14 dagar. I annat fall är semestern fastställd. Arbetstagaren kan begära förläggning till annan tid. Arbetsgivaren kan godkänna en sådan begäran. Den som påbörjat sin anställning eller återkommit i arbete efter längre tids tjänstledighet senare än den 31 augusti behöver inte ta ut semesterdagar upp till 20. Antal semesterdagar För att ha rätt till betalda semesterdagar ska arbetstagaren ha anställts för en sammanhängande period om tre månader. De som anställts för högst sex månader kan välja att ta ut semesterersättning i stället för betalda semesterdagar. Till och med 39 år 25 semesterdagar Från och med att man fyller 40 år 31 -"- 50 år 32 -"- På lönespecifikationen anges antal betalda semesterarbetsdagar samt uttagna, återstående och sparade dagar. Sparad semester Betalda semesterdagar utöver 20 kan sparas. Antalet sparade dagar får dock inte överstiga 40 dagar. Från och med 2018 får sparas max 30 dagar. Anställd som har mer än 30 sparade dagar har möjlighet att ta ut dessa i

47 47 ledighet fram till år Därefter betalas överskjutande semesterdagar ut i kontant ersättning. Kontant ersättning: Arbetstagare som har mer än 25 betalda semesterdagar (40 år+), kan enligt AB, efter överenskommelse med närmaste chef, avstå från ledighet för en eller flera av de överskjutande dagarna och få kontant ersättning i stället. Utbetalande av överskjutande sparade semesterdagar kan i rena undantagssituationer betalas ut om särskilda skäl föreligger. Hög arbetsbelastning utgör inte ett särskilt skäl. Semesterledighet i timmar Administre ras av Personalenheten 6001 Semester timledigt Arbetstagare har möjlighet att omvandla semesterdag för att få ledigt del dag. Denna möjlighet gäller dels de betalda semesterdagar av innevarande års semester som överstiger lagstadgade 25 dagar och dels för sparade semesterdagar från tidigare år som överstiger 25. Arbetstagaren kan vid årets slut välja att spara de semesterdagar som överstiger 25 att tas ut ett senare semesterår. Sparade semestertimmar får inte överstiga 180 timmar. Arbetstagaren kan när som helst, under förutsättning att verksamheten medger det, begära semesterledighet del av dag. Omvandlingen av semestertimmar avser alltid del av dag. Växla semesterdags- För vissa arbetstagare finns möjligheten att växla semesterdagstillägg mot tillägg mot ledig tid ledig tid. Det innebär att man kan avstå semesterdagstillägg och istället få fem extra dagar om man är under 40 år och sex dagar över 40 år. Chefen beviljar utifrån verksamhetens behov. Se vidare i Riktlinjer för växling av semesterdagstillägg mot ledig tid i avsnitt Semesterlöne- De vanligaste semesterlönegrundande frånvaroorsakerna: grundande frånvaro Sjukdom 180 dagar Godkänd arbetsskada Ingen begränsning Tillfällig vård av barn då tillfällig föräldrapenning ges ut Föräldraledighet i 120 dagar samband med barns födelse Graviditetspenning Max 60 dagar Utbyte av semester vid sjukdom Om den anställde insjuknar under semesterperioden och önskar byta ut semesterdagarna mot sjukledighet ska detta anmälas till närmaste chef. Läkarintyg behöver inte uppvisas i dessa fall. Arbetsgivaren har dock rätt att kräva läkarintyg även vid sjukfrånvaro som

48 48 understiger 8 dagar enligt bestämmelserna i AB 28 mom. 2 (till exempel förstadagsintyg). Detta gäller även ferie och uppehållsanställda. Inbeordring under semester Den anställde är skyldig att, vid synnerliga skäl, avbryta sin semester och återgå i arbete. Den anställde kompenseras med en extra semesterdag för varje ordinarie arbetsdag under huvudsemestern. Kompensation kan lämnas med högst fem semesterdagar. Övertidsersättning utbetalas inte. Sjukdom under ferie Ferie- och uppehållsanställd som blir sjuk under sommaren har rätt till både ferie- eller uppehållslön och sjukpenning. Om sjukdom inträffar på feriens första 45 dagar får semesterledighet utbytas mot sjukledighet. I nedanstående tabell framgår vilken ersättning som ges ut vid sjukdom under sommaren. Det är endast om sjukskrivning påbörjats under de första 45 kalenderdagarna (semestern) som det kan bli aktuellt med sjukpenning enligt den vänstra delen av tabellen. Ferieanställda Sjuk mellan dag 1 och dag Sjuk mellan dag 46 av 45 av ferieperioden ferieperioden och ferieperiodens slut Dag 1 Ferielön Ferielön Dag 2 14 sjuklön + ferielön Ferielön Dag 15- sjukpenning + ferielön* Sjukpenning + ferielön* Uppehållsanställda Sjuk mellan dag 1 och dag Sjuk mellan dag 46 av 45 av uppehållet uppehållet och uppehållets slut Dag 1 Uppehållslön Uppehållslön Dag 2 14 Sjuklön + uppehållslön Uppehållslön Dag 15- Sjukpenning + uppehållslön * Sjukpenning + 20 % uppehållslön * * 10 % sjuklön utbetalas inte efter 14:e sjukdagen. Anhörigvårdare PAN-avtalet För PAN-anställda gäller semesterlagens bestämmelser. Semesterersättning utbetalas en gång per år.

49 49 För anhörigvårdare enligt PAN (hushållsgemenskap) har det tidigare varit möjligt att avstå från semesterledigheten gjordes ändringar i semesterlagen, vilket bl a innebar att arbetsgivaren är skyldig att förlägga ut semestern för anhörigvårdarna. De kan inte längre avstå från sådan ledighet. De har rätt till 25 dagars semester eller det lägre antal dagar som tjänat in under intjänandeåret (1 april-31 mars år 1). Det är således en arbetsrättslig skyldighet som arbetsgivaren har att lägga ut semestern. Rutiner kring semesterplanering Planeringen av huvudsemestern sker enligt varje verksamhets/arbetsplats rutiner. För de som använder Heroma självservice söks och beviljas semestern i systemet. För de som inte använder Heroma självservice avgör respektive chef om semesteransökan ska göras separat på blanketten ledighetsansökan. Till lönekonsulten rapporteras endast semestern på månadsrapporten Riktlinjer för semesterdagstillägg mot ledig tid Laholms kommun erbjuder tillsvidareanställda arbetstagare en möjlighet att utbyta semesterdagstillägget mot ökad ledig tid. Detta erbjudande om möjlighet till växling riktar sig till de arbetstagare som tycker att de ordinarie semesterdagarna under kalenderåret är för få till antalet. Syftet är att ge arbetstagare ytterligare ledig tid utöver ordinarie semesterdagar i utbytet av semesterdagstillägget mot extra lediga dagar. Avsikten med den extra ledigheten är att den ska tas ut. Om arbetstagaren sparar ordinarie semesterdagar varje år finns det troligtvis inte behov av att växla semesterdagstillägget mot extra ledighet. Följande extra antal lediga dagar: Arbetstagare som fram till och med det kalenderår de fyller 39 år, får fem extra lediga dagar. Arbetstagare som från och med det kalenderår de fyller 40 år, får sex extra lediga dagar. Vilka arbetstagare omfattas? Växlingen av semesterdagstillägg mot ledig tid gäller de arbetstagare som har tillsvidareanställning med semestertjänster anställda under hela kalenderåret samt tidsbegränsat anställda med anställning under hela nästkommande kalenderår. Arbetstagare med uppehålls- eller ferieanställning samt de arbetstagare som inte bedöms få full årssemester såsom föräldralediga, långtidssjukskrivna och arbetstagare med övrig långledighet omfattas inte av växling av semesterdagstillägg mot ledig tid.

50 50 Hur ska den extra lediga tiden tas ut? De extra lediga dagarna vid växlingen av semesterdagstillägget ska tas ut i samråd med närmaste chef och skriftligen tecknas på särskild blankett. För att börja gälla nästkommande år ska detta göras senast den 30 november. Därefter ska en skriftlig individuell plan för uttag av nästkommande års semester sammanställas gemensamt mellan arbetstagaren och chefen. Extra lediga dagar ska vara uttagna senast 31 december respektive år. Möjligheten att spara de extra lediga dagarna finns inte, då syftet med utbytet är att minska arbetstiden under växlingsåret. Vilken ledighet ska prioriteras först? Prioriteringen för uttag av den extra lediga tiden ska göras enligt följande: 1. Innevarande års alla semesterdagar. 2. Huvudsemester ska planeras till perioden juni-augusti. 3. Extra lediga dagar (fem alternativt sex dagar). 4. Sparade semesterdagar från tidigare år. Villkor: För att kunna ta del av denna möjlighet till växling av semesterdagstillägg mot extra lediga dagar får inte arbetstagarens sparade semesterdagar vid årets inledning överstiga 20 dagar. Dagarna kan tas ut i hela dagar eller per timme och de extra dagarna får inte sparas till nästkommande år. Arbetstagaren avstår från rätten, genom detta erbjudande, att spara av nästkommande års semesterdagar. I erbjudandet ingår att alla ordinarie semesterdagar samt de extra växlade lediga dagarna ska tas ut under intjänandeåret. En planering av hur de ordinarie semesterdagarna samt de extra växlade lediga dagarna ska tas ut, ska göras innan intjänandeårets början, alternativt enligt överenskommelse. Överenskommelse om att växla semesterdagstillägg mot extra ledighet gäller ett år i taget och kan förnyas. En förutsättning är att anställningen förväntas pågå under nästkommande kalenderår, och att full betald årssemester ges ut. Arbetstagare som har semesterväxlat och sedan under året är föräldralediga, tjänstlediga eller långtidssjukskrivna och där årets semesterdagar minskar på grund av ledigheten, ska semesterväxlingen backas.

51 Föräldraledighet Regler Föräldrapenning 6213 Dag (ledigheten vid barnets födsel) Viktigt att barnets födelsedatum läggs till och väljs då föräldrarpenningstillägg ges ut maskinellt Dag Dag Vid ensamstående förälder Dag Part. ledig. barn < 8 år Socialförsäkringsbalken AB 29 Föräldraledighetslag Föräldrapenning ges ut i samband med barns födelse. Hur dagarna ska tas ut beror på vilket år barnet är fött. Se försäkringskassan.se för regler. Respektive förälder är förbehållen 60 dagar. Dessa dagar är personliga och kan inte överlåtas till den andra föräldern. Ledigheten kan tas ut i form av hel, tre fjärdedels, halv, en fjärdedels eller en åttondels ledighet. Ledigheten får delas upp på högst tre perioder för varje kalenderår. Om arbetsgivaren och arbetstagaren är överens kan ledigheten delas upp på fler perioder. Arbetstagaren och arbetsgivaren ska samråda om ledighetens förläggning, gäller särskilt partiell ledighet, så att verksamheten inte störs. Om inte överenskommelse kan träffas om hur ledigheten ska tas ut vid förkortad arbetstid bestämmer arbetsgivaren. Från gäller: Ferieanställda lärare (Bilaga M) som är föräldralediga eller studielediga och avbryter denna ledighet senare än sju kalenderdagar före jullov, sportlov eller påsklov och som avser vara fortsatt lediga efter lovet, har inte rätt till lön under lovet. Ledighet utan föräldrapenning Rätt enligt lag till hel ledighet tills barnet är 1 ½ år. Rätt att gå ner i tjänst från heltid till 75 % tills barnet fyller 8 år eller slutar första klass. Ledighet sju veckor före och efter barnets födelse. Anställda i Laholms kommun har dock rätt att vara helt tjänstlediga till barnet fyller tre år. Observera att två olika föräldraledigheter inte går att kombinera, exempelvis genom att konstruera en halvtidstjänst genom 25 % utan lön och 25 % föräldrapenning.

52 Graviditetspenning Graviditetspenning Tillfällig föräldrapenning 6270 Vård av barn 6276 Tillfällig föräldrapenning i samband med barns födelse Kvinnor med fysiskt påfrestande arbete kan ansöka hos Försäkringskassan om graviditetspenning. Kan beviljas högst 60 dagar före beräknad nedkomst. Vid sjukdom/smitta hos barnet eller dess ordinarie vårdnadshavare, vid besök hos barnavårdscentral samt vissa läkarbesök. Gäller barn som inte fyllt 12 år. Högst 120 dagar per barn och år. Den andra föräldern till barnet har rätt till 10 dagars ledighet i samband med barnets födelse med ersättning från Försäkringskassan. Ska tas ut inom 60 dagar. Dagarna kan överlåtas till någon annan person. Föräldra- Föräldrapenningtillägg ges ut motsvarande 10 % av lönebortfallet. penningtillägg Tillägget går att dela upp på flera ledighetsperioder och betalas ut i 180 dagar och som längst till dess att barnet är 24 månader. Det krävs att arbetstagaren haft en sammanhängande anställning under minst ett år för att föräldrapenningtillägg ska utgå. Ledighet med lön 6250 Besök mödravård Om så nödvändigtvis måste ske får arbetstagare som är blivande förälder, och som är anställd med månadslön, besöka mödravårdscentral med bibehållen lön under två tillfällen. Rutiner Ledighet med föräldrapenning ska sökas tre månader innan ledighetens början. De som är med i Heroma självservice söker sin ledighet i systemet. Andra ansöker på blanketten "Ledighetsansökan", som rekvireras från Kontorsservice. Beviljas av närmaste chef. Blanketten finns också på Laholms kommuns hemsida: Näringsliv & jobb/jobba hos oss/blanketter. Om arbetstagaren vill avbryta ledigheten har arbetstagaren rätt att återgå i tjänst en månad efter att arbetsgivaren meddelats.

53 Ledighet vid sjukdom Regler - Lagen om allmän försäkring - AB 28 Sjukdom Dag 1 Karensdag Dag % (beräknat på arbetsdagarna) 6100 Dag % (beräknat på kalenderdagarna) Sjukavdrag 80 % från försäkringskassan + 10 % sjuklön Dag % från försäkringskassan Arbetsgivaren utbetalar sjuklönen de första 14 dagarna och därefter 10 % av lönebortfallet till och med den 90:e dagen. Försäkringskassan utger sjukpenning från och med den 15:e dagen. Karensdag I Lagen om allmän försäkring framgår att Dag 1 är karensdag. Sjukdomen behöver inte omfatta en hel dag för att räknas som karensdag. I Laholms kommun tillämpas principen att frånvaron måste uppgå till minst en timme för att en karensdag ska kunna räknas. Insjuknar den anställde på ledig dag räknas inte denna dag som karensdag utan den första arbetsdagen blir karensdag och dag 1 i sjuklöneperioden. Ett högriskskydd finns som innebär att antalet karensdagar aldrig kan bli fler än 10 under en 12-månadersperiod. Återinsjuknande När arbetstagaren blir frisk och om denne återinsjuknar på nytt inom fem kalenderdagar tas ingen ny karensdag ut. Sjuklöneperioden fortsätter då där den förra slutade. Observera att i det fall den anställde insjuknar på den femte kalenderdagen och denna är en ledig dag enligt schema, så börjar sjukfallet först sjätte kalenderdagen om denna är arbetsdag. I sådana fall blir det då en ny sjukperiod och en ny sjuklöneperiod med karensdag. När det gäller läkarintyg räknas varje sjukperiod för sig, oavsett hur sjuklöneperioden löper. I det nedanstående exemplet är det först den tredje sjukperioden som överstiger sju dagar, där läkarintyg ska uppvisas från den åttonde sjukdagen i sista sjukperioden. Exempel per kalenderdag: Dag 1-3 Sjuk dag 1 är karensdag, dag 2 och 3 sjuklön Dag 4-5 Arbetat Dag 6-7 Lediga dagar Dag 8-12 Sjuk ingen karensdag, dag 4-8 i sjuklöneperioden Dag 13 Arbetat Dag Sjuk Ingen karensdag, dag 15 i sjuklöneperioden inträffar den 22:e kalenderdagen och anmälan görs

54 54 till Försäkringskassan. Läkarintyg uppvisas från den 8:e dagen i sjukperioden, vilket infaller den 23:e kalenderdagen. Läkarintyg Rehabilitering Ska lämnas till närmaste chef om sjukfrånvaron omfattar mer än sju kalenderdagar. Möjlighet finns att kräva läkarintyg även för kortare ledighet. Ersättning vid rehabilitering ges ut med 80 % av den sjukpenninggrundande inkomsten efter beslut av Försäkringskassan. Timavlönad Om den avtalade anställningstiden är kortare än en månad gäller att en anställd med timlön måste haft en anställning som varat 14 kalenderdagar i följd. Därefter ges sjuklön ut för de dagar som den timanställde varit inbokad för arbete. Den sammanhängande kvalifikationstiden om 14 kalenderdagar kan också beräknas enligt följande. Om den anställde har arbetat minst 14 dagar sammanlagt (gäller också utspridda dagar) och tiden mellan de olika anställningstillfällena inte överstiger 14 kalenderdagar, är den anställde kvalificerad för sjuklön. Om det dock har förflutit mer än 14 dagar mellan anställningstillfällena måste kvalifikationstiden uppfyllas på nytt för att sjuklön ska betalas ut. Exempel 1 på anställningsperioder och beräkning av kvalifikationstid för timavlönad: 1-5 januari (5 dagar) 9-13 januari (5 dagar) 20 januari (1 dag) januari (2 dagar) februari (3 dagar) Här skulle personen kunna bli sjuk den 14 februari med en karensdag och den 15 januari med sjuklön. Exempel 2 på anställningsperioder och beräkning av kvalifikationstid för timavlönad: 1-5 januari (5 dagar) 9-13 januari ( 5 dagar) 20 januari (1 dag) januari (2 dagar) februari (3 dagar) Om personen får en ny anställningsperiod mellan 1-7 mars och blir sjuk den 2 mars har det gått mer än 14 dagar sedan den förra anställningsperioden. Ingen sjuklön ges ut.

55 55 Läkarbesök m.m Läkarbesök Övriga anställda med timlön får själva anmäla sig till Försäkringskassan och uppbära sjukpenning. Om det är nödvändigt att besöket sker på arbetstid har arbetstagaren rätt till ledighet med bibehållen lön vid förstagångsbesök hos läkare/tandläkare vid akut sjukdom eller olycksfall. Dessutom omfattas besök på företagshälsovården och lämna blod vid blodgivarcentral eller blodbuss av denna bestämmelse. Denna bestämmelse ska inte tillämpas vid sjukdom, olycksfall, arbetsskada eller medicinsk behandling då sjukpenning/ sjuklön ges ut. Rutiner Den sjuke anmäler till närmaste chef. De som är med i Heroma självservice söker sin sjukledighet i systemet. Vid långtidssjukskrivning eller förlängd sjukskrivning rapporterar chefen det i systemet. Om sjukperioden varar mer än 14 kalenderdagar anmäler närmaste chef till Försäkringskassan fr.o.m. 15:e dagen. För de som inte är med i Heroma självservice ska få sjuklön ska arbetstagaren fylla i blanketten Försäkran om sjuklön", se bilaga 14. OBS! Försäkran bifogas månadsrapporten. Avtalsgruppsjukförsäkring AGS Fr o m 91:a dagen tom 360:e dagen har man rätt till ersättning med 10 % från AFA (Arbetsmarknadens Försäkringsaktiebolag) Meddelande kommer på lönebeskedet: Eventuell rätt till AGS kontakta din lönekonsult Rehabilitering Vid sjukersättning eller tidsbegränsad sjukersättning inlämnas kopia på beslut från Försäkringskassan till Personalenheten för vidarebefordran till AFA. Vid rätt till månadsbelopp från AFA behöver ingen ny anmälan göras. Arbetsgivaren har en rehabiliteringsskyldighet för sina anställda. I Laholms kommun innebär det att de rutiner för anpassning och rehabilitering som återfinns i kommunens rehabiliteringspolicy ska tillämpas, det vill säga att vi i ett tidigt skede upprättar en rehabiliteringsutredning och utifrån handlingsplanen dokumenterar arbetstagarens behov samt de insatser och åtgärder som vidtas. Försäkringskassan ska tillsammans med individen klarlägga den dennes behov av insatser. Arbetsgivaren ska bistå i detta arbete och lämna de uppgifter om arbetsplatsen som behövs för att bedöma behovet av rehabilitering. Arbetsgivaren har ansvaret för att vidta de åtgärder på arbetsplatsen som behövs för en effektiv rehabilitering. Arbetsgivare kan få ekonomiskt stöd för hälften av kostnaderna till arbetslivsinriktad rehabilitering från AFA försäkring. Det kan t ex vara insatser för missbruk och beroendebehandling, behandlingssamtal hos psykolog, legitimerad terapeut eller andra insatser

56 56 som är styrkta av läkare vid företagshälsovård eller försäkringskassan. Ett formulär för ansökan finns på Kontakta Personalenheten för ytterligare information Rutin för avstängning vid misstänkt eller bekräftad magsjuka orsakad av virus, ex vinterkräksjuka för vårdpersonal och kostpersonal. Syfte Förhindra smittspridning framförallt till känsliga grupper. 1 Vårdrelaterad magsjuka Personal som smittats på vårdboende och hemtjänst stängs av från och med symptomdebut till och med 48 timmar efter symptomfrihet. Den anställde behåller då avlöningsförmåner från första sjukdagen enligt AB 10, mom. 4. Rutiner Observera att chefen då ska skriva ett avstängningsbeslut för perioden där man hänvisar till AB 10 mom. 4 för att förhindra smittspridning. Detta beslut ska överlämnas till den anställde samt kopia till personalenheten. Man behöver inte överlägga med facklig organisation. För avstängning på grund av smittspridning gäller löneart Samhällsförvärvad magsjuka För vårdpersonal som insjuknar, utan att det samtidigt förekommer utbrott av virusbetingad magsjuka på vårdinrättningen, tillämpas sedvanliga sjukskrivningsregler. Från symptomfrihet och följande 48 timmar är personal avstängd från arbetet med bibehållna löneförmåner enligt AB 10, mom. 4. Denna rutin gäller även för kostpersonal.

57 Ledighet för enskild angelägenhet av vikt Regler - AB Ledig enskild angelägenhet med lön Under ledighet för enskilda angelägenheter kan arbetstagare, om synnerliga skäl föreligger, medges behålla lönen under sammanlagt 10 arbetsdagar per kalenderår. Nedan angivna antal ledighetsdagar gäller som riktlinjer. Vid beslut ska beaktas speciella omständigheter i det enskilda fallet samt eventuella redan erhållna ledighetsdagar under året. Anhörigs bortgång och begravning Make/maka eller barn boende i hemmet Antal ledighetsdagar som kan medgivas 6 arbetsdagar + ev. resdag Barn icke boende i hemmet, Om den anställde ensam 4 arbetsdagar + ev. resdag ensamstående syskon, har hand om begravningen föräldrar Svärföräldrar, svärson, svärdotter, moroch farföräldrar, syskon med familj Svägerska, svåger, kusin, moster, faster, farbror, morbror Gravsättning som inte äger rum i samband med begravning Make/maka, barn, föräldrar, syskon med familj, mor- och farföräldrar, svärföräldrar Bouppteckning Dödsbodelägare Om den anställde tillsammans med någon har hand om begravningen Om den anställde deltar som begravningsgäst 2 arbetsdagar + ev. resdag 1 arbetsdag + ev. resdag 1 arbetsdag + ev. resdag 0 arbetsdagar Antal ledighetsdagar som kan medgivas 1 arbetsdag + ev. resdag 1 arbetsdag + ev. resdag Anhörigs svåra sjukdom Akuta sjukdomsfall som inger Normalt högst 2 allvarlig oro hos närstående och arbetsdagar vid ett där den anställdes närvaro anses och samma tillfälle. som nödvändig Har läkare inte rådfrågats bör dock

58 58 förmånen inte utgå Planerade sjuk- eller återbesök 0 arbetsdagar Övrigt Med make/maka jämställs med sambo och registrerad partner. Med barn jämställs med adoptivbarn och fosterbarn Med föräldrar kan också förstås annan person i förälders ställe. Lön under ledighet för eventuellt erforderliga resdagar kan betalas ut om resan omfattar mer än 30 mil enkel resa, dock maximalt för två resdagar vid samma ledighetstillfälle. 8.5 Vård av närstående Regler 6290 Vård av närstående hemmet, Lag om ersättning och ledighet för närståendevård Lagen reglerar både arbetstagarens rätt till ledighet och ersättning. Ersättning kan betalas ut till den som vårdar närstående i eller på annan plats. Oftast handlar det om vård i livets slutskede. Ersättningsnivån är 80 % av den sjukpenninggrundande inkomsten och kan ges ut som hel ersättning under högst 60 dagar. Den kan också tas ut som, tre fjärdedels, halv eller en fjärdedels ersättning. Vid beräkning av antalet dagar räknas t ex två dagar med halv ersättning som en hel dag, etcetera. Arbetstagaren har rätt att vara tjänstledig under den tiden och i samma omfattning som personen uppbär ersättning. Arbetstagaren har rätt att avbryta ledigheten och återgå i arbete i samma omfattning som innan tjänstledigheten. Rutiner - Arbetstagaren ansöker om ersättning från Försäkringskassan. - Ansökan om ledighet görs direkt i Heroma, alternativt på blanketten Ledighetsansökan för dem som inte omfattas av Heroma. - Ledigheten beviljas av närmast beslutande chef.

59 Studieledighet Regler Omfattning Lag om arbetstagares rätt till ledighet för utbildning Rätt till studieledighet har arbetstagare som har varit anställd de senaste sex månaderna eller sammanlagt minst tolv månader under de senaste två åren. Utbildningen behöver inte ha anknytning till yrkesområdet. Rena hobbykurser ger dock inte rätt till ledighet Studier Studier utan lön med lön Arbetstagaren bestämmer själv uppläggningen av studierna och därmed också ledighetens längd. Uppskov Avbrott Arbetsgivaren har möjlighet att uppskjuta tidpunkten för ledigheten om det finns vägande skäl för detta. Arbetstagaren och det aktuella facket ska i sådana fall underrättas om uppskovet, varvid facket kan påkalla förhandling. Ledigheten kan skjutas upp i högst 6 månader, därefter fordras fackets samtycke. Om arbetstagaren vill avbryta ledigheten kan personen återgå till arbetet efter två veckor om ledigheten varat högst ett år, eller efter en månad om ledigheten varat mer än ett år. From gäller: Ferieanställda lärare (Bilaga M) som är föräldralediga eller studielediga och avbryter denna ledighet senare än sju kalenderdagar före jullov, sportlov eller påsklov och som avser vara fortsatt lediga efter lovet, har inte rätt till lön under lovet. Rutiner - Ansökan om ledighet görs direkt i Heroma eller på blanketten Ledighetsansökan för dem som inte omfattas av Heroma Utbildning i tjänsten För utbildning som ingår i tjänsten betalas löneförmåner ut, helt eller delvis. De respektive verksamheterna prövar vilken/vilka typer av ersättningar som ska utgå.

60 60 För vägledning se AB Facklig ledighet Regler Lag om facklig förtroendemans ställning på arbetsplatsen (LFF) Avtal om fackliga förtroendemän (AFF) Enligt LFF har facklig förtroendeman rätt till den ledighet som fordras för det fackliga uppdraget (LFF 6). Villkoren för att ledighet ska beviljas är att man utsetts till och är anmäld som facklig förtroendeman. Ledighetens omfattning ska stå i skälig proportion till förhållandena på arbetsplatsen. Ledigheten får inte förläggas så att den medför betydande hinder för arbetets gång. Bibehållna lön- och anställningsförmåner kan utgå vid ledigheter som berör den fackliga verksamheten på arbetsplatsen och/eller angår förhållandet arbetsgivare och arbetstagare (LFF 7). Vid deltagande i fackliga kurser utanför ordinarie arbetstid utges inte löneförmåner för den tiden. Ansökan Beslutande Ledighet ska sökas senast 14 dagar före ledighetstillfället på blanketten Ledighetsansökan. Söks ledighet med lön ska kursprogram eller motsvarande bifogas ansökan. Enligt Kommunstyrelsens delegationsordning beslutar personalintendenten om ledighet enligt lag och avtal om facklig förtroendeman Avtalade tider (fasta tider som avtalats i kollektivavtal) De fackliga organisationerna har rätt till fyra timmars betald löpande facklig verksamhet per medlem och år. Personalenheten träffar överenskommelser med respektive facklig organisation om hur detta utrymme ska fördelas. Rutiner Fördelningen sker direkt i lönesystemet via särskild löneart med procentfördelning av den fackliga företrädarens månadslön. Listor på fördelningen i lönesystemet skickas månadsvis till respektive verksamhet. Någon direkt åtgärd från arbetsplatsen behöver inte göras i dessa fall Övergripande facklig verksamhet Angående fackliga uppdrag som rör mer än den egna arbetsplatsen eller det egna arbetsområdet, till exempel övergripande förhandlingar,

61 61 deltagande i verksamhetens samverkansgrupp och övergripande fackliga kurser. Rutiner Fackliga företrädare ansöker i Heroma om facklig ledighet hos sin närmaste chef som i sin tur skickar denna ledighetsansökan via Heroma till förhandlingschefen. Det ska även noteras i Heroma vilken ledighet som avses. Kallelse/program måste skickas till förhandlingschefen via mejl. Förhandlingschefen beslutar om ledigheten och de fall ledigheten beviljas belastar lönekostnaden ett centralt konto. Eventuella vikariekostnader bekostas av verksamheten lokalt Lokalt fackligt arbete Kostnaderna för sådant fackligt uppdrag som rör den egna arbetsplatsen/det egna arbetsområdet och dess verksamhet ska belasta densamma. Det kan exempelvis röra sig om medverkan i samverkansgrupp, skyddsronder, intern information, interna kurser, och annat fackligt av löpande karaktär som faller in under regeln i LFF 7 om facklig ledighet med bibehållna löneförmåner. Rutiner Denna tid rapporteras i Heroma. Kostnaden belastar respektive arbetsplats. Observera att blanketten "Rapport facklig tid" inte ska användas i dessa fall.

62 Annandag pingst Enligt bestämmelserna i AB ska arbetstagare som fullgjort arbetstid på annandag pingst de år 6 juni infaller på en lördag eller söndag kompenseras med en ledig arbetsdag under kalenderåret. Bestämmelsen omfattar arbetstagare på så kallad mjuk vecka, det vill säga de som jobbar måndag till fredag och har heltidsmåttet 40 timmar. Kompensationen gäller såväl hel- som deltidsanställda. Observera att det just är en ledig dag och inte en extra semesterdag som erhålls. Ledigheten som beviljas av arbetsgivaren, anges som Kompensation för annandag pingst i Heroma självservice eller i förekommande fall på tjänstgöringsrapporten. Även de som skulle jobbat denna dag men som t ex är sjuklediga, föräldralediga eller har semester, omfattas av kompensationen under förutsättning av att de arbetat någon eller några av de arbetsdagar under den månad då annandag pingst infaller. Undantag gäller för timavlönade samt de som fått kompensation för annandag pingst hos annan arbetsgivare. Personer som har semester hela månaden erhåller en ledig arbetsdag. För att få rätt till en extra ledig dag ska annandag pingst vara en arbetsdag. Arbetstagare som beviljats partiell ledighet och har förlagt denna till måndagar erhåller inte ledig arbetsdag. Uttag av den lediga dagen får göras efter det att annandag pingst infallit. Uttaget skall göras under innevarande år. Observera att lärare inte omfattas av denna bestämmelse i enlighet med bilaga M.

63 63 9 RIKTLINJER FÖR ANNAN LEDIGHET Anställda i Laholms kommun ska så långt det är möjligt medges önskad ledighet, med hänsyn till verksamheten och den övriga personalens arbetssituation. Utöver de lag- och avtalsstadgade ledigheterna kan ledighet beviljas under förutsättning att arbetsgivaren bedömer att så kan ske utan avsevärd olägenhet för arbetet. Sådana svårigheter kan vara svårigheter att anskaffa kompetent vikarie eller att personalomsättningen för tillfället är hög. Riktlinjerna gäller för tillsvidareanställd personal vars anställningsvillkor regleras enligt AB. Observera att dessa riktlinjer enbart utgör rekommendationer. Varje chef får själv bedöma situationen i varje enskilt fall. Ansökan för ledighet ska göras i god tid och direkt i Heroma, alternativt på blanketten Ledighetsansökan för dem som inte omfattas av Heromas självservice. Vid längre ledighet görs ansökan minst två månader i förväg. Orsaken till ledigheten ska anges i ansökan. Vid ledighet under längre tid bör det uppmärksammas att arbetstagarens arbetsuppgifter kan ha förändrats när ledigheten upphör. Upprepade ansökningar om ledighet utan lön från en arbetstagare bör bedömas restriktivt. Ledighetsrekommendation Ledighetsorsak Omfattning Ledighet för att pröva annan anställning m m 6510 Ledighet enskild angelägenhet utan lön 6509 Ledighet enskild angelägenhet utan lön timavdrag Vikariat/tidsbegränsad anställning inom kommunen Tillsvidareanställning inom kommunen Tjänstgöring hos annan arbetsgivare Tidsbegränsad anställning hos annan arbetsgivare Tillfälligt uppdrag hos annan arbetsgivare (expertmedverkan) Starta eller utveckla eget företag 6 månader 6 månader 6 månader cirka 12 månader cirka 6 månader 12 månader Övrigt Biståndsverksamhet (SIDA, FN o dyl.) Utlandsvistelse i samband med biståndsarbete för nära anhörig cirka 3 år cirka 3 år

64 64 Föräldraledighet (lokal bestämmelse) Partiell föräldraledighet utöver lagstadgad ledighet Vård av nära anhörig utöver lagstadgad ledighet Ledighet för enskild angelägenhet under förutsättning att semesterdagar och komp tid har förbrukats Ledighet för uppehållsanställd personal Till och med den månad barnet fyller 3 år Restriktiv tillämpning Kan beviljas vid särskilda skäl. 1 månad Kortare ledighet 5 dagar per läsår Restriktiv tillämpning Utöver ledigheter enligt ovan redovisade riktlinjer kan ledighet beviljas efter bedömning i det enskilda fallet på grund av personliga skäl. Närmaste chef beslutar om ledigheter.

65 65 10 UPPVAKTNING AV ANSTÄLLDA 10.1 Regler för uppvaktning av anställda Regler Laholms kommuns författningssamling (LFS 6.5) Minnesgåva De anställda med minst deltidstjänstgöring får efter 25 års sammanlagd anställning en minnesgåva motsvarande kronor inklusive moms (2017). Beloppen justeras den 1 januari varje år med förändring av konsumentprisindex. Vid avgång efter 20 års anställning utdelas en minnesgåva motsvarande kronor inklusive moms (2017). Personalenheten sammanställer varje år en förteckning över arbetstagare med 25 års anställning. Förteckningen skickas till verksamhetscheferna som ansvarar för att information går ut till berörda chefer. Rekvisitionsblankett lämnas av ansvarig chef till arbetstagarens inköpsställe som sedan skickar fakturan till kommunen. Faktureringsadressen är Box 65, LAHOLM med angivande av referensnummer Personalutskottet har fastställt följande regler för minnesgåvor till anställda: Gåvan ska vara av minneskaraktär och representera ett tack från arbetsgivaren för en lång och trogen gärning i kommunen. Minnesgåvan ska utgöras av klocka, cykel, smycke, kristall, konstverk, resa, äkta matta eller finare möbel. Kontanter och presentkort godtas inte. Gåvan utdelas till den anställde vid ett högtidligt tillfälle med chefer, arbetskamrater och eventuellt vederbörande ordförande. Respektive verksamhet ansvarar för uppvaktningen. Minnesgåva efter 25 års anställning får uttas under innevarande år när anställningstiden uppnåtts och senast halvårsskiftet efterföljande år Övriga uppvaktningar Uppvaktningar begränsas till födelsedagarna 50 och 60 år, vid avgång med pension eller vid avgång efter 10 års anställning samt vid begravningar. Vid födelsedag och pension uppvaktas med blomsteruppsats för ett värde av cirka 350 kronor inklusive moms (2017 års värde). Detsamma gäller vid begravning.

66 66 Enligt reglementet är det verksamhetschefen som ansvarar för att uppvaktningen kommer till stånd men det kan vara lämpligt att närmaste chef ordnar detta praktiskt. Kostnaden belastar kommunstyrelsen. Rutiner Observera att gåvor i form av presentkort, kontanta medel, värdepapper eller liknande inte kan ges som minnesgåva, eftersom det är en skattepliktig förmån. Fakturor avseende minnesgåvor och blommor skickas till personalenheten efter beställnings- och mottagningsattestering. På fakturan ska det framgå vem minnesgåvan/blomman avser och anledningen till gåvan (till exempel 25 år ). Rekvisition ska bifogas.

67 67 11 GLASÖGON VID BILDSKÄRMSARBETE Regler Arbetsmiljöverkets föreskrift 1998:5 I Arbetsmiljöverkets författningssamling AFS 1998:5 föreskrivs att arbetsgivaren ska tillhandahålla arbetstagaren särskilda glasögon, som är utprovade för bildskärmsarbetet, om en synundersökning visar att sådana behövs, och att glasögon för normalt bruk inte kan användas. Arbetstagare som normalt ska arbeta vid bildskärm mer än en timme under arbetsdagen ska regelbundet erbjudas synundersökning. Progressiva glas godkänns inte som bildskärmsglasögon. Rutiner Vid behov av särskilda glasögon vid bildskärmsarbete tar den anställde i samråd med berörd arbetsledare kontakt med Laholmshälsan på telefon Företagshälsovården gör en synergonomisk bedömning och utfärdar en remiss till optiker om behov föreligger Den anställde väljer själv optiker Optikern bedömer och provar ut särskilda glasögon för bildskärmsarbete utifrån den anställdes behov Arbetsgivaren ersätter förekommande kostnader för glas av standardkvalitet inklusive synundersökning och en båge som får kosta maximalt 700 kronor inklusive moms. Kostnaderna belastar respektive verksamhet och faktureras Laholms kommun med angivande av den anställdes namn, arbetsplats och verksamhet. Faktureringsadressen är: Box 65, LAHOLM, med angivande av referensnummer Önskas en dyrare båge, tunnare glas eller behandlingar på glasen betalar den anställde själv mellanskillnaden. Den mellanskillnaden betalar den anställde själv direkt till optikern.

68 68 12 FÖRETAGSHÄLSOVÅRD 12.1 Företagshälsovård i Laholms kommun Laholms kommun har tecknat avtal med Laholmshälsan avseende kommunens företagshälsovård. Alla avrop/ och beställningar av företagshälsovård ska gå via Laholmshälsan. Samtliga tjänster beställs av respektive chef eller av någon annan arbetsgivarrepresentant. Det innebär att medarbetaren inte själv kan avropa eller begära insatser direkt av företagshälsovården. Laholms kommun arbetar aktivt med olika typer av arbetsmiljöinsatser för att skapa hälsosamma arbetsförhållanden och god hälsa hos kommunens anställda. Det är en stor utmaning och en strävan att förflytta fokus från de rehabiliterande insatserna på individnivå till hälsofrämjande insatser för organisationer. De hälsofrämjande insatserna syftar till att öka kontrollen över sin hälsa. De förebyggande insatserna syftar till att undanröja det som påverkar hälsan negativt. De rehabiliterande insatserna syftar till att återvinna eller bibehålla bästa möjliga hälsa. De övergripande målen med företagshälsovård är att den ska: Vara ett stöd för chefer och medarbetare i det främjande, förebyggande och rehabiliterande arbetsmiljöarbetet. Ha en konsultativ roll och verka på ett professionellt och oberoende sätt gentemot beställaren och hens personal Vara en oberoende expertresurs som kompletterar kommunen med specialistkunskap inom arbetsmiljö och hälsa i ett brett perspektiv. Ge förslag på åtgärder baserat på en helhetssyn och gemensamt med beställare aktivt verka för att de genomförs Vara ett stöd för uppdragsgivaren i arbetsmiljöarbetet och underlätta så att intentionerna i kommunens policys och arbetsmiljölagstiftningen efterlevs. Främjande insatser Främjande insatser är tjänster som ska främja en sund livsstil och hälsosamma arbetsförhållanden. Detta inkluderar: Hjälpande konsultation och hälsosamtal utbildningar, seminarier, /workshops, teamutveckling och livsstilsprogram inom främjande företagshälsovård hälsostrategisk konsultation, organisationsutveckling och hälsoenkäter

69 69 stöd i frågor som rör det systematiska arbetsmiljöarbetet stöd i organisations- och förändringsfrågor stöd i hälso- och livsstilsfrågor samt rök, alkohol och drogavvänjning, etcetera med mera hälsoprofiler med uppföljning samt livsstilsanalyser Förebyggande insatser Förebyggande insatser är tjänster som ska syfta till att identifiera, förebygga och åtgärda risker i arbetsmiljön. lagstadgade medicinska kontroller enligt Arbetsmiljöverkets föreskrifter (AFS), förebyggande stödsamtal, vaccinationer samt alkohol- och drogtester. bedömningssamtal hos sjuksköterska efter två veckors sjukskrivning, med återkoppling i form av trepartsamtal (chef, medarbetare och Företagshälsovård). utbildningar, arbetsmiljökartläggningar, arbetsmiljöronder, arbetsplatsbesök och funktionsbedömningar deltagande i samverkansmöten, riskanalyser och arbetsmiljömätningar råd och stöd i arbetsmiljöfrågor utredningar inom arbetsmiljöområdet information och utbildning inom hjärt-lungräddning samt första hjälpen psykosocial kartläggning av arbetsmiljön hygieninformation och rådgivning Rehabiliterande insatser Rehabiliterande insatser är tjänster som ska skapa en effektiv organisation för anpassnings- och rehabiliteringsverksamheter samt psykosocialt stöd vid kriser. Nedan följer en lista med stöd som tjänsterna innefattar: underlätta återgång i till arbetet. stöd i arbetet i form av arbetslivsinriktad arbetsanpassning och rehabilitering

70 70 multidisciplinära arbetsförmågebedömningar, och förstadagsintyg göra utredning för arbetsplatsnära stöd från Försäkringskassan. konflikthantering, krisstöd, antistressprogram och psykosociala insatser rådgivning, utbildning och information till chefer, grupper och individer rörande arbetsanpassning och rehabilitering rådgivning vid riskberoende och missbruksproblematik, provtagning och alkohol/drogtester. psykosocialt stöd till enskilda och grupper vid krissituationer, hot och våld i arbetet. Kunskap om reaktioner vid svåra upplevelser samt kunskap att bedöma behovet av och att leda avlastande samtal. Schematisk bild av företagshälsovårdens tjänster: 12.2 Beställning av företagshälsovårdstjänster Verksamhetschefens ansvar En verksamhetsövergripande årlig planering genomförs utifrån verksamhetens behov. Planeringen sker i samråd med kundansvarig på Laholmshälsan. Samverkansgrupperna har en viktig roll i planeringen av behovet av företagshälsovård inom sitt verksamhetsområde. Den årliga planeringen ska därför ske i samråd med samverkansgruppen.