Sbo-handledning Förtroendevald i skogsbruksområdet

Transkript

1 Sbo-handledning Förtroendevald i skogsbruksområdet

2 Innehåll Sbo-verksamhetens syfte och Sbo-rådens uppgifter sid 2 Ekonomin i skogsbruksområdet 6 Valberedning i skogsbruksområdet 6 VO-råd (virkesområdet) 7 Ordförandekonferens 7 Sbo-verksamhetens syfte och Sbo-rådets uppgifter Det är främst tre saker som skiljer skogsägarföreningen från andra företag som arbetar med att skaffa virke till skogsindustrin. Det är: Syftet att arbeta för bästa möjliga lönsamhet i medlemmarnas skogsbruk. De enskilda skogsägarna, som är delägare i föreningen genom sitt medlemskap. De förtroendevalda, som är medlemmarnas/ ägarnas ombud i olika sammanhang. Norra Skogsägarnas medlemmar samlas runt en intressegemenskap som utgår från frihet och lönsamhet vad gäller nyttjandet av enskilda skogsfastigheter. Drivkraften är att tillsammans jobba för att bevaka och förbättra förutsättningarna för ett lönsamt, fritt och roligt privatskogsbruk. Syftet med sbo-verksamheten är att få så stor del som möjligt av områdets skogsägare att ansluta sig till och samarbeta med föreningen. Värdegrund Norra Skogsägarnas sbo-verksamhet utgår från föreningens värdegrund: Mod Nytänkande Glädje Kommunikation Värdeskapande Vi har modet att agera, sticka ut och tänka annorlunda. Vi handlar i överensstämmelse med våra övertygelser, men har även modet att omvärdera våra egna åsikter. Genom nytänkande blickar vi framåt och är delaktiga i att finna nya lösningar. Våra medlemmar ska känna glädje över sin skog och sitt medlemskap och det ska vara roligt att arbeta tillsammans med Norra Skogsägarna. Vi lyssnar till varandra och vår omgivning och kommunicerar vad vi står för. Det hela går ut på att skapa värden för våra medlemmar, såväl ekonomiska som känslomässiga. Vision Med förnyelse, glädje och stolthet skapar vi frihet, framgång och konkurrenskraft till oss själva och våra kunder. Affärsidé Vi är den självklara samarbetspartnern för ett lönsamt, fritt och roligt skogsägande. Vi förädlar och handlar med skogsprodukter från norra Sverige till professionella kunder på en global marknad. Vi säljer och levererar tjänster som skapar stora mervärden för den privata skogsägaren, särskilt medlemmen! Medlemmarna i fokus Vi finns till för våra medlemmar och för att tillvarata deras intressen. Medlemskap innebär att man är delägare och har möjlighet att vara med och påverka föreningens verksamhet. Basen för den ekonomiska föreningen är 2

3 skogsbruksområdet (Sbo), vars styrelse kallas sbo-råd. Varje år hålls årsmöten där det bland annat väljs förtroendevalda som är länken mellan medlemmar och den centrala nivån, stämman och styrelsen. Här finns också möjlighet att påverka verksamheten genom att komma med idéer och förslag. Sbo-rådet ska Stötta virkesområdet/inspektorerna genom att planera och genomföra olika typer av medlemsverksamhet. Genom att tillsammans med virkesområdet anordna skogsdagar, skogskvällar, utbildningsträffar, sociala arrangemang m.m. kan sbo-rådet bidra till att skapa och upprätthålla ett nätverk som genererar och underlättar såväl medlemsrekrytering som virkeskontraktering. De förtroendevalda är en länk mellan skogsägarkåren och inspektorerna både vad det gäller synpunkter på verksamheten och möjligheter till affärer eller medlemsrekrytering. Vara remissorgan i de frågor som styrelsen väljer att skicka ut på remiss. Bedriva lokal intressebevakning. De förtroendevalda ska bevaka lokala näringsfrågor som rör familjeskogsbruket och på lämpligt sätt samverka med lokala organisationer. Sammansättning I sbo-rådet ingår tre sju ledamöter valda av ordinarie sbo-årsmöte. Bland ledamöterna utses ordförande samt vice ordförande. Till rådets möten kallas dessutom någon av virkesområdets inspektorer samt från huvudstyrelsen utsedd kontaktperson/styrelseledamot. Om ärendena påkallar det, kan även andra föreningsfunktionärer eller tjänstemän inbjudas. Sammanträden Sbo-rådet kallas till sammanträde av sin ordförande. Om föreningsledningen eller inspektorn önskar att rådet ska sammanträda vänder man sig till sbo-rådets ordförande. Kallelse Kallelse kan ske muntligt eller skriftligt. Angiven styrelseledamot vidtalas eller kallas i god tid. Föreningens huvudstyrelse kan kalla enstaka eller samtliga sbo-ledamöter till sammanträde utan att gå vägen via ordförande. Ordförandes roll Ordförande är samordnare för sbo-rådets arbete med övergripande ansvar för såväl löpande arbete som lokalt visions- och utvecklingsarbete. Det är ordförande som planerar, kallar till och under året leder löpande sbo-möten. Ordförande ansvarar för att sbo-möten protokollförs. Ordförande ombesörjer även att protokoll från sbo-möten inskickas till kommunikationsavdelningen för arkivering. Ord förande svarar dessutom för att blankett Arvo den och reseräkning för förtroendevalda (gemensam) alltid används och insänds till kommunikationsavdelningen. Ordförande i sbo bör i god tid förre ordinarie sbo-årsmöte försäkra sig om att valberedningen är aktiv och tar de personkontakter som är nödvändiga. Aktuella in- och 3

4 utträden samt aktuellt medlemsregister för sbo-området erhålls från VO-chef. Ordförande fungerar därtill som skogsbruksområdets ansikte utåt och har ofta kontakt med medlemmar och externa aktörer som lokala politiker och samarbetsorganisationer. Ordförande representerar även skogsbruksområdet och dess medlemmar vid föreningens VO-råd samt ordförandekonferenser. Verksamhetsplanering Sbo-rådet bör inleda verksamhetsåret med att utifrån virkesområdets fastlagda verksamhetsbudget tillsammans med VOrådet utforma aktiviteterna. Här är några exempel på frågor man kan ta ställning till: Hur många nya medlemmar ska rekryteras under det kommande verksamhetsåret? Vilka aktiviteter ska genomföras för att detta mål ska kunna uppnås? Vilka övriga medlemsaktiviteter ska genomföras för att stötta föreningens verksamhet och skapa sammanhållning och engagemang i medlemskåren? Verksamhetsberättelse för sbo Sbo-rådet ska i samråd med ansvarig inspektor avge en årsberättelse över verksamheten inom sitt skogsbruksområde. Berättelsen ska gälla perioden 1/1 31/12. Årsberättelsen ska föreligga i god tid före sbo-årsmötet. Föreningen efterstävar enhetlighet vid utformning och innehåll. Mall för årsberättelsen finns tillgänglig för sbo-råden. Rådet beslutar om distribution till exempel om berättelsen ska sändas till samtliga medlemmar eller enbart delas ut på sbo-årsmötet. Skogsbruksområdets verksamhetsberättelse ska föredras och behandlas på ordinarie sbo-årsmöte. Viktigt är att mötet avdelar tillräckligt med tid för behandling av lokala frågor och synpunkter. Medlemsärenden Medlemmarna kan på olika vägar framföra ärenden i form av förslag och synpunkter. Stadgarna anvisar en väg; att avge en motion till föreningsstämman. Den bör givetvis användas för ärenden av principiell natur och större allmän betydelse. Motioner Motioner till stämman behandlas vid skogsbruksområdets årsmöte. Motion ska anmälas till sbo-rådet senast vid sbo-årsmöte med skogsbruksområdet. 4

5 Motioner som framläggs under sbo-årsmötet av en enskild medlem kan antingen vidarebefordras till styrelsen som den enskilde medlemmens motion eller antas av mötet som sbo-årsmötets motion. Sbo-årsmötets ordförande ska alltså genom att ställa proposition få beslut på hur motionen ska föras vidare. Motioner till stämman ska insändas till kommunikationsavdelningen senast en vecka efter sbo-årsmötet. Sbo-rådets motioner Sbo-rådet kan inför ordinarie sbo-årsmöte lägga förslag till motioner. Vidare kan ordinarie sbo-årsmöte ge sbo-styrelsen i uppdrag att utforma en motion i något ärende. Lokala ärenden Ärenden som berör lokala frågor kan av medlem inlämnas och behandlas av sborådet. Medlem framför dem via rådets ordförande, annan ledamot eller inspektorn. Sbo-rådet ska lämna svar till den medlem som väckt frågan. Är denna inte nöjd med ärendets behandling kan han föra ärendet vidare till styrelsen. Ärenden till styrelsen Medlemmar liksom sbo-råden kan givetvis föra ärenden direkt till styrelsen. Gäller det en lokal fråga inhämtar styrelsen i regel rådets yttrande inför ärendets behandling. Ärenden till styrelsen lämnas i första hand till respektive styrelsekontakt. I andra hand, om det är frågor av principiell karaktär, skrivs brev till styrelsen. Protokoll Vid sbo-rådets sammanträden ska protokoll föras över beslut, ställningstaganden, förslag och framställningar till styrelsen etc. Ordförande skickar ut förda protokoll till sbo-rådets ledamöter samt VO-chef. Protokoll från sbo-möten inskickas även till kommunikationsavdelningen för arkivering. Sbo-pärm Varje ledamot av sbo-rådet har sin särskilda pärm för verksamhetsplan, protokoll och liknande handlingar. Ordförande bör dessutom i sin pärm ha aktuellt medlemsregister för området. Aktuellt medlemsregister för sbo-området erhålls från VO-chef. Föreningens stadgar och annan information samlas också i pärmen. Medverkan från styrelsen Styrelseledamotens medverkan i sbo-rådet har den dubbla uppgiften att informera sbo-rådet om styrelsens beslut samt framföra respektive råds synpunkter och förslag till styrelsen. Angiven styrelselekontakt vidtalas eller kallas i god tid. Ordinarie sbo-årsmöte Det åligger föreningsstyrelsen att kalla till ordinarie sbo-årsmöte, vilket praktiskt genomförs av kommunikationsavdelningen. Förenings styrelsen har också möjlighet att kalla till extra möte med skogsbruksområdet. Nya medlemmar En viktig uppgift för sbo-rådet är introduktion av nya medlemmar. Från styrelsens ordförande får varje ny medlem ett personligt välkomstbrev där hon/han hälsas välkommen som medlem. Förutom allmän information om föreningen innehåller välkomstbrevet även ett medlemskort. Därutöver är det viktigt att nya medlemmar erbjuds personlig kontakt med någon av föreningens företrädare. Aktuella in- och utträden skickas kontinuerligt ut till virkesområdena och erhålls av respektive VO-chef. 5

6 Läs mer om medlemskapet på föreningens medlemssidor Utbildning förtroendevalda Så snart som möjligt efter tillträdande erhåller nyvalda Sbo-ledamöter och valberedningsledamöter introduktion av dokumentet Förtroendevald i Skogsbruksområdet tillsammans med Sbo-ordförande och VO-chef. Samtliga nyvalda Sbo-ledamöter och valberedningsledamöter erbjuds även att genomgå en övergripande intern introduktion på central nivå. Läs mer om föreningens utbildningsplan för förtroendevalda på webben: Ekonomin i skogsbruksområdet Årligt anslag Den verksamhet, som sbo-råden ansvarar för, finansieras genom årligen budgeterade ramar inom respektive virkesområde. Den budgeterade summan förvaltas av VOchef och grundar sig på medlemsantal samt budgeterad volym i m3fub och ska användas för anordnande av medlemsaktiviteter. Arvodering och reseersättning till sbo-ledamöter tas däremot från centrala konton. Anslagna belopp ska användas för aktiviteter som är tillgängliga för alla medlemmar, främst skogsdagar, skogskvällar, sbo-rådsmöten, kvällskurser och dylikt, och då täcka kostnader för lokal, förplägnad med mera. Mer kostnadskrävande arrangemang, till exempel studieresor och trivselaftnar, finan sieras genom deltagaravgifter. Vidare ska medlen täcka rådets kostnader för porto, telefonsamtal etc. Arvoden Ersättning för protokollfört möte utgår för ordinarie ledamot i sbo eller valberedning samt viltförvaltningsombud med ett av föreningsstämman fastställt belopp samt därtill reseersättning med aktuell skattefri del. Blankett Arvoden och reseräkning för förtroendevalda ska alltid användas, attesteras av respektive VO-chef och därefter insändas till HK. Valberedning i skogsbruksområdet Sammansättning och arbetsuppgift Valberedningen utses av sbo-årsmötet. Den bör ha minst tre ledamöter varav en sammankallande utses. Valberedningens uppgift är att föreslå ett väl fungerande sbo-råd, samtidigt som man försöker få olika kategorier av medlemskåren representerade. Såväl kvinnliga som yngre skogsägare är ofta dåligt representerade i sbo-råden, vilket bör beaktas redan vid sammansättningen av valberedningen. Valet av sbo-råd ska föregås av beslut om antal ledamöter i rådet (tre sju stycken). Till valberedningens uppgifter hör alltså att överväga ett lämpligt antal ledamöter i rådet och framlägga förslag härom inför sbo-årsmötet. Ordförande i sbo bör i god tid före sbo-årsmötet försäkra sig om att valberedningen är aktiv och tar de personkontakter som är nödvändiga. 6

7 VO-råd (virkesområdet) Sammansättning och arbetsuppgift VO-rådet består av samtliga sbo-ordföranden samt VO-chef inom ett virkesområde. Till VO-råd kan därtill, vid behov, berörda tjänstemän samt styrelseledamöter inbjudas. VO-rådets huvudsakliga uppgift är att samordna verksamheten inom virkesområdet. VO-rådet ska även fånga upp lokala och regionala utvecklingsfrågor till diskussion, och att vid behov föra frågorna vidare till ordförandekonferensen. VO-rådet sammanträder vid behov, dock minst två gånger per år i anslutning till och före ordförandekonferenserna. VO-chef kallar till regionråd. Ordförandekonferens Sammansättning och arbetsuppgift Till ordförandekonferens inbjuds två gånger per år (höst och vår) samtliga sbo-ordföranden, valberedningens ledamöter, förtroendevalda revisorer, styrelsens ledamöter, regionala representanter för Säf-kvinnorna samt berörda tjänstemän. Kommunikationschef inbjuder till ordförandekonferens. Ordförandekonferensens huvudsakliga uppgift är att samla upp utvecklingsfrågor från medlemmarna via VO-råden. Viktiga utvecklingsfrågor ska kunna diskuteras inom ramen för ordförandekonferensen, för att sedan gå vidare som rekommendation för beslut i föreningsstyrelsen. Ordförandekonferensen ska även vara remiss- och diskussionsforum för frågor initierade av föreningsstyrelsen, medlemsrådet eller företagsledningen. Ordförandekonferensen ska även fungera som informationsinstans mellan företagsledning och föreningens sbo-ordföranden samt ge möjlighet till benchmarking mellan föreningens skogsbruksområden. 7

8 Norra Skogsägarna, box 4076, SE Umeå Huvudkontoret, Umeå, tel VO Torneå och Kalix älvdalar, tel VO Piteå och Luleå älvdalar, tel VO Skellefteå älvdal, tel VO Mellanbygden, tel VO Södra Lappland, tel VO Södra Västerbotten, tel VO Norra Ångermanland, tel VO Södra Ångermanland, tel Skellefteå älvdal Torneå och Kalix älvdalar Luleå och Piteå älvdalar Guldbrand & Guldbrand, Umeå Foto: Calle bredberg, Gunilla Guldbrand och Helena Sehlstedt. Södra Lappland Mellanbygden Södra Västerbotten Norra Ångermanland Södra Ångermanland Norra Skogsägarna är ett expanderande skogsföretag, verksamt inom hela kedjan från skogsbruk, via sågverk och förädling, till konsumentförsäljning. Med skogsägare i Västerbotten, Ångermanland och Norrbotten är Norra en kraft att räkna med. Ett starkt lagarbete som ökar dina möjligheter för ett framgångsrikt och lönsamt familjeskogsbruk också i framtiden.