Hyres- & avgiftsadministration - fortsättning

Transkript

1 Hyres- & avgiftsadministration - fortsättning Sida 1 av 58

2 UTRUSTNING... 4 SAMAVISERING AV KONTRAKT... 4 INLÄSNING AV OCR-FIL... 6 INLÄSNING AV BG MAX-FIL... 7 Bankgiro Inbetalningar - filformat för bankgirot inbetalningar... 7 Avprickning övriga poster manuella poster... 7 Avprickning okända poster... 8 AUTOGIRO Styrparametrar fastigheter Kontraktsparten Kontraktet AUTOGIRO EXPORTER Betalningsunderlag. Skapa fil till autogiro Saldo till Autogirofilen Medgivandandeunderlag. Rapportera betalar autogiro AUTOGIRO IMPORTER Återredovisning Betalningar Återredovisning medgivanden Rapporter KREDITERING AV AUTOGIROAVI SOM HAR SKICKATS FÖR DRAGNING KREDITERING AV AUTOGIROAVI SOM INTE HAR SKICKATS FÖR DRAGNING MATCHNING AV BETALNINGAR KRAV/RÄNTA FÖRSENADE BETALNINGAR Kravtexter Borgen Liten skuld, 1:a kravet under året, Fler krav under året Påminnelseavier Kravbrev Ändra kravstatus Spärr- och inkassolista Kravlista Sena betalare Saldofil inkassobolag BERÄKNA NYA HYROR/AVGIFTER Beräkna nya hyror/avgifter Beräkna nya hyror Beräkna nytt index Ytterligare funktioner i indexberäkningen Automatisk uppdatering av bastal Indexberäkning direkt från kontraktsdebiteringen OMSÄTTNINGSHYRA AVRÄKNINGAR Avräkningsslag Avräkningsandel Avräkningar/belopp Preliminär avräkning Omräkning vid förändring Slutavräkning ÄNDRA AVISERINGSTILLFÄLLE SKAPA GENERELLA DEBITERINGAR BORTTAG UTGÅNGNA DEBITERINGAR KORRIGERA RESKONTRA STOPPA BYGGNAD FRÅN AVISERING RENSNING AV RESKONTRA RENSA KONTRAKT, AVIER MM FLYTTA UNDER-/ÖVERSKOTT Sida 2 av 58

3 RAPPORTER/LISTOR Förskottsbetalada hyror/avgifter Ej betalda förfallna hyror In och utflyttningslista Likviditetsanalys/graf Kundhistorik Avidebiteringar Utskrift av hyreskontrakt Kontraktslista/kontraktstider Hyresgästsammanställning Omförhandlingsbara kontrakt Omsättningsrapport bostad/lokal Kontrollista indextal okänt Kontrollista, avisering Kontrollista avisering II Debiteringar som saknar bastal Budgetrapport hyror Statistikrapport hyreskontrakt Areakontroll Areakontroll Byggnad Objekt Kontroll av debiteringar mm Utskrift av lägenhetsregistret Kontrollista index RAPPORTER VIA KONTRAKT/AVTAL Gällande kontrakt avtal (2 listor) Kontrakt/avtal, s:a per konto (2 listor) Lediga lägenheter Byte av namnskyltar Hyresgäst/innehavarförteckning Bevakningslista Förhandlingsunderlag Hyreskontrakt Gällande kontrakt II Gällande kontrakt, andelstal Sida 3 av 58

4 HYRES- & AVGIFTSADMINISTRATION FORTSÄTTNING Utrustning Hyres- & avgiftsadministration Registervård Utrustningskoder Utrustningskoder används för att på lägenheten/lokalen ange speciella detaljer som den specifika lägenheten är utrustad med. Uppgifterna visas på rapporten Förhandlingsunderlag. Koderna läggs därefter in under Utrustning i rutinträdet från lokallgh/bostadslgh. Här anges även vilket år utrustningen installerades samt utrustningens antal. Hyres- & avgiftsadministration Registervård Samaviseringskoder Samavisering av kontrakt När en hyresgäst/kontraktspart har flera olika kontrakt kan det var praktiskt att använda sig av samavisering. En sammanslagen avi med uppgift om respektive kontrakt erhålls då per period. Delrutinen för samavisering fungerar enl. följande: Börja med att i delrutinen styrparametrarna fastigheter markera att det ska vara möjligt att samavisera kontrakt. Ange vilken kod samaviseringen ska ha. Exempelvis kan du använda hyresgästens kundnummer som kod. När sedan hyresgästens kundnummer anges visas automatiskt de kontrakt där hyresgästen är avimottagare. Huvudkontraktet definieras genom att man dubbelklickar i rutan vid aktuellt kontrakt. Sida 4 av 58

5 Därefter markeras de kontrakt som ska ingå i samaviseringen och sparas, samaviseringskoden läggs därmed automatiskt in på kontrakten. Vid bort tag av kontrakt ur samaviseringskoden markeras aktuellt kontrakt och radera väljs. Koden försvinner från aktuellt kontrakt. Huvudkontrakt visas i gult, kontrakt som ingår i samavisering visas i grönt och kontrakt som inte ingår i aktuell samavisering visas i rött. Utflyttade kontrakt visas aldrig i översikten över vilka kontrakt som kan samaviseras ihop.fyll i bocken hämta även utgångna kontrakt om du även vill komma åt dessa kontrakt. När samaviserade kontrakt ska aviseras kan man välja att fylla i kod för samavisering, gör man inte detta tänk på att välja en kontraktstyp som omfattar samtliga kontrakt t.ex. kontraktstyp alla annars kommer kontrakten att aviseras var för sig. Då samavikod läggs in på kontrakten görs en kontroll på att huvudkontraktet kommer att aviseras första gången då samviseringen är giltig. Detta eftersom ett underkontrakt ensamt inte kan skapa en avi. Om huvudkontraktet aviseras eller börja gälla senare än underkontraktet finns en spärr för att lägga in samaviseringskod. Då en avisering avbryts och det antas bero på att det finns samaviseringar som inte är korrekt visas ett meddelande där det tydligt framgår vilken samaviseringskod det är fel på. Ta alltid för vana att göra kontroller via kontrollista avisering II innan avisering för att undvika detta. Sida 5 av 58

6 Inläsning av OCR-fil Hyres- & avgiftsadministration Betalningar/Krav & Ränta Inläsning av OCR-fil Inläsning av OCR fil via bank eller postgirots betalningsprogram görs i denna delrutin. Det är viktigt att sökvägen är ser likadan ut i överföringsprogrammet som i 3L. Via Övriga funktioner kan sökvägen ändras och sparas till setup (om detta inte görs ligger tidigare inlagd sökväg kvar nästa gång du går in i programmet. För att undvika dubbelinläsning av fil/-er får en bankgirofil namnet BG om den läses in 26 oktober och en postgirofil PG Det är bra att lägga filerna för vanliga OCR betalningar och filer för autogiro i olika kataloger eftersom de döps om till samma namn. Under övriga funktioner ångra inlästa OCR-betalningar finns möjlighet att backa inläst ej uppdaterade betalningar. I inläsningsjournalen över inlästa OCR-betalningar visas aktuellt jobb- ID. Sida 6 av 58

7 Inläsning av BG max-fil Hyres- & avgiftsadministration Betalningar/Krav & Ränta Inläsning av Bgmax-fil Bankgiro Inbetalningar - filformat för bankgirot inbetalningar BG Max är det samlade filformat som används i produkten Bankgiro Inbetalningar. Autogirobetalningar kan ännu inte redovisas i Bg Max-formatet. Man kan ställa in startvärde för BG Max, ex F= Faktura, HK=Hyra. Inställningen når ni genom att klicka på kugghjulet i bilden för inläsning av BG max-fil.. Vad gäller betalningar med OCR-referens läses de in på liknande sätt som tidigare. Punkten Läs in OCR-poster ska stå förmarkerad och inläsning startas genom att trycka på F10 eller gröna pilen. Om betalningen avisas som OCR-post får posten hanteras manuellt, registrera under inbetalningar, om det är så att de ska läsas in (de kan t ex komma från ett annat system eller avse ett bolag som inte är upplagt i 3L). Systemet har enligt checkkontroll konstaterat att det är en OCR-betalning men den matchar helt enkelt inte någon post som finns i reskontran. Spara inläsningsunderlaget - för dessa poster kommer inte att föras över till avprickning övriga poster. En kvittens över inlästa OCR-poster skrivs ut. Antalet inlästa och avvisade poster samt accepterat och avvisat belopp redovisas. Jobbnummer som syns överst på kvittensen gör det möjligt att backa inläsningen av OCR-posterna. Avprickning övriga poster manuella poster Avprickning övriga poster är tänkt att delvis ersätta delrutinen Registrera inbetalningar som ni använt tidigare för att registrera kundernas manuella betalningsposter. Delrutinen Registrera inbetalningar ska endast användas för registrering av kvittningar och korrigeringsbetalningsposter samt för att radera/ändra en enskild inbetalningspost. Ev. även för att läsa in avisade OCR-poster. Sida 7 av 58

8 När filen läses in letar man efter ev. fakturanummer i reskontran. Sökningen görs även i klienter om detta är i bockat och inläsningen görs från huvudbolaget. Hittar programmet referensnummer i reskontran bockas rutan Acceptera i automatiskt som förslag. För att söka poster i reskontran, klicka på den rad du vill söka efter så öppnas en översikt. Står du i något av de vita fälten görs sökningen på denna parameter. Väljer man en reskontrapost genom att trycka Enter/dubbelklicka, fylls rutan acceptera i. Rutan acceptera går inte att kryssa i om det inte finns företag, typ och fakturanummer från reskontran samt att betalning och reskontrapost är i samma valuta. När man är klar klickar man på Spara valda betalningar. Ej hanterade poster sparas i en separat xml-fil som öppnas nästa gång man kör programmet. Detta gör att du alltid kan gå in i programmet och fortsätta bearbeta poster som ej bearbetats vid tidigare tillfälle. Xml-filen ligger kvar tills samtliga manuella poster i filen är bearbetade då raderas filen. Det går att ha flera xml-filer under samma sökväg/mapp samtidigt. Varje fil får ändelse med dagens datum samt individuell märkning. Du väljer själv vilka filer du vill bearbeta, du kan alltså öppna en ny fil för bearbetning trots att föregående fil inte har bearbetats klart. Avprickning okända poster Inbetalningar som inte kan placeras mot en reskontrapost kan markeras som okänd. De inlästa/okända posterna kopplas sedan till det kundnummer som angivits i systeminställningar (kundnummer 99 i vårt exempel). När man är klar klickar man på Spara valda betalningar Okända poster hamnar i huvudbolaget, likvidbolaget eller i det bolag posten läses in, beroende på hur inställningarna ser ut. En reskontrapost på kunden för okända betalningar skapas. Sida 8 av 58

9 Reskontraposter som lästs in och uppdaterats kan stämmas av under se på part kund saldo eller med hjälp av reskontralistan. När posten sedan hittats bokas posterna bort från reskontran med hjälp av en kvittning, dvs. en negativ betalning görs med ett upplagt betalningssätt som bokar bort betalningen från den okända kunden/kontraktsparten. Betalningen omplaceras och betalas in på nytt mot rätt kund/kontraktspart och rätt reskontrapost. Vill du veta mer om BG-max, hur du kommer igång och sätter upp inställningarna finns ett separat dokument som behandlar enbart BG-max. Kontakta supporten så hjälper de dig. Sida 9 av 58

10 Autogiro Hyres- & avgiftsadministration Registervård - Styrparametrar Fastighet Betalning via autogiro är en överenskommelse mellan företag och företagets kunders. Autogiro innebär att pengar förs över automatiskt, från kundens bankkonto till företagets, samma dag som fakturan/avin förfaller till betalning. (OBS: Det går att skicka postgiro-autogiro genom bankgiro-autogiro. Prata med postgirot för mer info) Hanteringen av autogiro sker i följande steg: Styrparametrar fastigheter Funktionen ska vara påslagen i Styrparametrarna fastigheter. Ange kundnummer som företaget fått sig tilldelat av bankgiro eller postgiro. Används autogiro PG, kompletteras även denna med redovisningsnummer för medgivande. Detta nummer används när filen rapportera betalare skickas. Kontraktsparten Hyres- & avgiftsadministration Registervård Kontraktsparter/Kunder Här markeras när kontraktsparten har gett sitt medgivande under fliken hyresgäst. Markering anges genom att ange 1) var företag ska skicka betalningsuppdraget. Partens registrerade betalarnummer ska också anges. 2) Betalarnummer är kopplat till bankkonto (hos Autogiro) som ska belastas/tillgodogöras vid utförande av betalningsuppdrag. Betalarnummer kan vara part ID, personnummer. 3) Betalarstatus måste sättas till rapporterad ny eller rapporterad kontoändring om parten finns registrerad hos Autogiro. (I annat fall skapas inget betalningsuppdrag) Sida 10 av 58

11 1) Autogiro - vart betalningsuppdrag skickas. 2) Betalarstatus 3) Betalar nr. Nytt kopplat till bankkonto. Kontraktet Hyres- & avgiftsadministration Registervård - Kontrakt/Avtal På kontraktet under fliken avisering måste alltid anges om debitering ska ske vi autogiro. Sida 11 av 58

12 Autogiro exporter Hyres- & avgiftsadministration Betalningar/Krav & Ränta Autogiro - exporter Betalningsunderlag. Skapa fil till autogiro Filen skapas till Autogiro med betalningsuppdrag. Skapa fil till autogiro. Skicka sedan filen/-erna via överföringsprogram till bankgiro- eller postgirot. Vilka avier som har skrivits till filen kan också tas ut i en rapport se - lista skickade autogiroavier. Denna rutin kan man ångra via ångra skapade betalningsunderlag. Det sker en märkning av vilka autogiroavier som har skickats för dragning. Information sparas på alla avier som har skrivits till en autogirofil och därmed får antas har skickats iväg för dragning. Varje skapande av en fil märks med ett jobb-id, som i ett senare läge kan backas, dvs. om jag kommer på att jag har missat att ta med några avier i filen så backar jag först de som skrivits till en fil för att sedan skapa om filen med alla aktuella avier. När man skapar Betalningsunderlag. Skapa fil till autogiro har man möjlighet att välja på kontrakttyp, fastighet, byggnad, referensnummer. Sida 12 av 58

13 Öppna ångra skapade betalningsunderlag. Välj det Jobb-ID som ska backas. Lista skickade autogiroavier Sida 13 av 58

14 Saldo till Autogirofilen Vid skapande av autogirofilen finns möjlighet att ta hänsyn till eventuella inbetalningar som är gjord på de avier som skickats iväg för autogirodragning. Även avier som är krediterade och betalningsmarkerad med betalningssätt * räknas som betalda/delbetalda. Endast betalningar som är uppdaterade till redovisningen tas hänsyn till. Obs! För att få bästa möjliga hantering rekommenderar vi att matchning av betalningar är gjorda innan filen skapas. Då beställningsbilden för att skapa autogirofilen öppnas är det förvalt att endast ej uppdaterade avier ska skickas med i filen. När denna avmarkeras visas ett val att filen ska ta hänsyn till eventuella betalningar Justera avins belopp med gjorda betalningar. Avmarkera denna om ni önskar skicka totalbeloppet på respektive avi trots betalningar finns. Det finns också möjlighet att skriva en detaljerad lista över de avier som skickas med i filen, alternativt bara detaljer över de avier där justering gjorts för betalning. Observera att filen kan ta upp till tre gånger så lång tid att skapa omni väljer att justera avins belopp med gjorda betalningar. Sida 14 av 58

15 Medgivandandeunderlag. Rapportera betalar autogiro Filen skapas för medgivandeunderlag under autogiro - exporter. Skapa fil till autogiro Skicka sedan filen/- erna via överföringsprogram till bankgiro- eller postgirot. En rapport skapas direkt till bildskärm som sedan kan skrivas ut till skrivare. Om man önskar kan man skapa endast en journal först. Sida 15 av 58

16 Autogiro importer Hyres- & avgiftsadministration Betalningar/Krav & Ränta Autogiro importer Återredovisning Betalningar Filerna hämtas via modem och överföringsprogram. Filerna läses sedan in i 3L s reskontra med hjälp av Återredovisning Betalningar. Utförda och misslyckade betalningsuppdrag återrapporteras via fil från Autogiro. Det är endast de lyckade uppdragen som läses med hjälp av avireferensnummer. Övriga betalningar skrivs dock ut på en journal med orsak till misslyckande. Sida 16 av 58

17 Återredovisning medgivanden Medgivandehantering rapporteras till autogirot via blankett eller fil. Genom att välja ny/makuleras/nytt konto på kontraktsparten (se ovan) kan delrutinen Återredovisning Medgivanden producera en fil. Rapporterade medgivanden skrivs ut på journal samt betalarstatus förändras på respektive part till rapporterad ny/ /rapporterad makulerad/rapporterad kontoändring beroende på föregående status, när filen har skapats. OBS: Gäller då personen är avimottagare. Om personen ej är avimottagare skall informationen registreras på hyresgästen/innehavaren som är avimottagare. Både personnummer och medgivandenummer kommer därmed vara autogirobetalarens uppgifter. Vid inläsning av godkända medgivande finns möjlighet att uppdatera även skapade, ej förfallna avier. En inställning bestämmer hur ni vill arbeta med detta. Klicka på kugghjulet i knapplistan från programmet Autogiro importer för att nå inställningen. Klicka på fliken med jordgloben för att aktivera inställningen på systemnivå och se därefter till att inställningen är satt till Ja. Sida 17 av 58

18 Rapporter Det finns 2 st. rapporter under autogiro - importer: Rapport Avvisade Betalningsuppdrag. Vid inläsning av denna fil får man information om avvisade betalningsuppdrag. Ingen påverkan på databasen, dvs. ingen information i 3l Pro ändras. Rapporten visar vilken kund som avvisandet gäller, vilket avinummer som är avvisat, information om avin (typ, period, förfallodatum, belopp) samt varför den är avvisad. Ex felaktigt betalarnummer. Rapport Makulering/ändringar av betalningar. Med nya betalningsdirektivet har den enskilde betalaren större möjlighet att ändra/makulera autogiron vilket då måste återredovisas till betalningsmottagaren. Vid inläsning av denna fil får man i 3l Pro endast en lista, ingen påverkan görs på information i 3L Pro. Rapporten visar vilken kund som makuleringen/ändringen gäller, vilket avinummer som är makulerat/ändrat, information om avin (typ, period, förfallodatum, belopp) samt varför den är makulerad/ändrad. Ex Makulerad av betalare. Nya medgivande via Internetbank. Inläsning av medgivande där en fil inte skickats från 3L Pro först utan där medgivandet skett i Internetbanken. Statusändringar sker endast i det/de bolag där betalningsmottagarens bankgironummer finns. (3L Pro letar i betalningssätt eller Stryparametrar Fastigheter) Vi läser in denna fil och sätter autogiro på alla kontrakt där betalaren finns. Det kan ju då gälla flera bolag om bg-numret återfinns i flera bolag. En rapport skrivs ut över vilka kunder som medgivande kommit för och vilka kontrakt som därmed är markerade med autogiro. Inga avier läggs om. Rapporten ska visa all information om betalaren som kommer i filen (personnummer, namn, adress, betalarnummer, kontonummer, vilket/vilka bolag som status ändrats i) samt vilka kontrakt som autogiro har satts på. Rapporten sorteras/grupperas per bolag/kundnummer/kontraktsnummer. Om det kommer kunder i filen som inte har hittats vid inläsningen kommer en upplysning på rapporten. Betalarinformationen skrivs ut lika som på de andra, men fältet för vilka kontrakt som är påverkande skrivs upplysning om att inga kontrakt kan hittas. Sida 18 av 58

19 E-faktura avmarkerar autogiro Vid inläsning av anmälningsfil för e-faktura tas autogiroflagga bort på kontraktet i de fall det finns. Kreditering av autogiroavi som har skickats för dragning Om avin är märkt med att den har skickats för dragning så behålls även kreditavin som en autogiroavi och en upplysning visas Man får därför ingen fråga om att skapa automatiska betalningar. Om förfallodatum är tidigare än dagens datum flyttas förfallodatumet på kreditavin fram enligt inställning på x antal dagar framåt i tiden, d.v.s. samma inställning som används vid avisering. Det innebär att kreditavin går med i autogirofilen nästa gång den filen skapas. Hyresgästen får då tillbaka de pengar som han/hon betalat för mycket. Vi har valt att låta förfallodatumet flyttas fram på kreditavier gällande autogiroavier som skickats iväg i en fil för att ni ska ha möjlighet att skicka med även kreditavin för utbetalning. Gällande kreditavier i autogirofilen låter BGC meddela att om betalningsdatumet på utbetalningen passerats med mer än 5 bankdagar så avvisas betalningen. Har det passerats med 5 bankdagar eller mindre flyttar de fram betalningen till närmsta bankdag. Det är därför möjligt att ni behöver se över era rutiner för när autogirofiler skickas för dragning med hänsyn till förfallodatum på krediter som skickas med. Värt att notera är att en avi som är märkt som att den är skickad för dragning inte skickas med i filen igen. Du kan därför göra urval endast tom ett visst förfallodatum om du vill vara säker på att få med alla avier med förfallodatum bakåt i tiden. Tänk dock på att konsekvenserna om en kreditavi skickas för långt efter sitt förfallodatum enligt informationen från BGC. Sida 19 av 58

20 Kreditering av autogiroavi som inte har skickats för dragning. Vid kreditering är det inte heller förvalt att ta bort autogiromarkeringen, d.v.s. båda avierna fortsätter vara autogiroavier. Fråga kommer om man ska skapa betalning vid uppdatering, saldot blir då 0: - på båda avierna om hela avin krediteras. Inget översänds därmed till autogiro under förutsättning att man skickar saldot (justering av avins belopp med gjorda inbetalningar) Eftersom betalningarna för krediteringarna skapas vid uppdatering är rekommendationen alltså att se till att alla avier är uppdaterade innan autogirofilen skapas! Samma hantering gäller om en autogiroavi som inte har skickats för dragning delkrediteras. Saldot blir då 0: - på kreditavin, men korrekt saldo på ursprungsavin. Endast ursprungsavin kommer skickas med i autogirofilen under förutsättning att man skickar saldot (justering av avins belopp med gjorda inbetalningar) Det finns även kontroll på att icke uppdaterade avier som har skickats för dragning inte får raderas. Matchning av betalningar Hyres- & avgiftsadministration Betalningar/Krav & Ränta Matchning av betalningar Hyresinbetalningar måste matchas då inbetalningen paras ihop med rätt avi om man ej använder sig av strikt matchning. Det här är viktigt speciellt när man har OCR-inbetalningar eftersom betalningen kan göras med fel inbetalningskort (januaris hyra betalas med mars hyresavi).vid matchningen flyttas betalningen till först förfallna avi om man inte använder sig av strikt matchning. Vid matchningen beräknas även dröjsmålsränta och förseningsavgift. En journal skrivs ut i samband med matchningen på avvikelserna och beräkningarna. Sida 20 av 58

21 Det finns en inställning som visar betalningar som skulle ha gått till inkassobolaget. Det står då INKASSO i högra kanten efter betalningen. Betalningssättet som definierar att en reskontrapost är överförd till Inkasso kommer även med då. Denna inställning medför strikt matchning av avin samt upplysning på matchningslista vid betalning. Sida 21 av 58

22 Krav/ränta försenade betalningar Hyres- & avgiftsadministration Betalningar/Krav & Ränta - Kravtexter Kravtexter Kravtexter används för att lägga upp texter som ska gå ut på påminnelseavierna respektive kravbreven. Kravtexterna styr också per vilken kravkod reskontraposten har. Vid utskrivet krav sätts ny kravkod till angivet på kravtexten. Hur många kravkoder som anges är valfritt. I styrparametrarna måste ett maxantal anges. Därifrån styr du också om du vill skriva ut kravtexter efter villkor. Villkoret liten skuld styrs av belopp angivet i styrparametrarna för hyres- och avgiftsadministrationen och styr vilken kravtext som används. I konfigurationsfilen kan kravkod och betalningssätt för inkasso märkas så att betalningar som avser sådana avier ej hänförs till annan avi vid matchnin Här anges villkor för borgensman, liten skuld, 1:a kravet under året, fler krav under året. Vanligtvis används inga villkor till kravtexterna. Borgen Villkoret borgensman används när man vill att kravbrev/påminnelser även ska sändas till borgensmannen. För att detta ska fungera krävs att borgensman ligger upplagd på kontraktet samt att en inställning i systeminställningarna talar om vilka krav som ska sändas till borgensmannen. Det finns även möjlighet att skriva ut en lista på samtliga borgensmän i hyresgästförteckningen. Liten skuld, 1:a kravet under året, Fler krav under året Om det i styrparametrarna är angivet att villkor ska användas vid krav, måste kravtexter för alla tre villkor skapas för varje krav kod. Villkoren styr endast vilken kravtext som skall användas. I styrparametrarna anges var gränsen för liten skuld ska gå och det fungerar så att alla belopp under denna gräns hämtar kravtexten liten skuld. Första kravet för kunden/parten under året hämtar kravtexten: 1:a kravet under året osv. Sida 22 av 58

23 Påminnelseavier Hyres- & avgiftsadministration Betalningar/Krav & Ränta Betalningspåminnelser avier Om hyresgästen inte betalar skrivs påminnelser ut i den här rutinen. Det skrivs ut en påminnelse per obetald avi. Sida 23 av 58

24 Kravbrev Hyres- & avgiftsadministration Betalningar/Krav & Ränta Kravbrev Om hyresgästen inte betalar skrivs kravbrev ut i den här rutinen. Det skrivs ut ett kravbrev per hyresgäst där de obetalda avierna är samlade. Om hyresgästen även är kund skrivs även de obetalda fakturorna ut här. Kravtexter hämtas oberoende av huruvida krav har skickats tidigare och krävd reskontrapost får en ny kravstatus i enlighet med kravtextregistret. Möjlighet finns att göra urval på enskild krav kod. Sida 24 av 58

25 Ändra kravstatus Här kan man se vilken kravstatus en reskontrapost har eller ändra en befintlig post för att man t.ex. önskar att en mildare kravtext ska gå ut. Fyll i fälten krav kod och kravdatum om uppgifterna skall ändras. Observera att även fältet nedan skall ändras. Följande kriterier måste vara uppfyllda för att utskrift av krav/påminnelser ska fungera: En krav kod 0 måste alltid finnas angiven Ny kravkod måste vara ifylld i kravtexten. I styrparametrarna måste kravkod, max anges som motsvarar det antalet kravkoder som finns upplagda. Observera att även kravkod 0 räknas med. I styrparametrarna anges det antalet dagar som ska gå innan första kravet skickas ut samt hur många dagar som ska gå mellan krav. Innan dessa dagar passerat går det ej att skicka ut en ny påminnelse. Spärr- och inkassolista Listan används för att lista obetalda avier för en speciell kravkod. Exempel: Avier med kravkod 3 ska skickas till inkasso, avier med kravkod 4 är skickade till inkasso, avier med kravkod 97 är bestridda av kund och ska utredas innan de ev. går vidare till inkasso. Sida 25 av 58

26 Kravlista Listan visar samtliga obetalda poster för hyresgästen med uppgifter om innehavare, aviadress osv. Listan liknar spärr och inkasso listan men har kompletterats med ytor. Här kan du exempelvis göra urval på kravkod som finns upplagd för inkasso. Val av parter som inte avimottagare eller har sitt namn på avin ska med till kravlista och inkassofil. Via kugghjulet i knapplistan når ni inställningen för om ni önskar att denna ska vara förvald eller inte. Avisera dröjsmålsränta/f-avg. Avisera dröjsmålsränta används för att skapa dröjsmålsränteavier av de av momentet matchning av betalningar framräknade belopp. Börja förslagsvis med att ta ut en rapport på aktuella räntor och avgifter. För att starta bearbetningen välj eller F10 efter det att samtliga urval är ifyllda. Sida 26 av 58

27 Avmarkera de rutor du inte vill avisera eller vänta med att avisera. Klicka i rutan för att erhålla rätt val. Sida 27 av 58

28 Sorteringen är i ordningen bolag-kundnummer-kontraktsnummer-avi/fakturanummer. Avmarkera de räntor du inte vill fakturera eller vänta med att fakturera (markeringsrutan har följande alternativ: debiteras, nollas eller ingen åtgärd.) Starta bearbetning/utskrift för att skapa ränteavier. Räntefakturorna hämtas sedan upp i delrutinen Aviutskrift, med den nummerserie som valts i styrparametrarna. Du kan även justera avin i delrutinen Korrigera/registrera/kreditera avier. Eventuell förseningsavgift läggs med automatik på nästa avi eller som en separat avi beroende på vilken inställning som är gjord i systemrutiner. Om det ska komma med på nästa avi hamnar debiteringskoden för förseningsavgift automatiskt på kontraktet (förutsatt att den finns upplagd som en debiteringskod samt att debiteringskoden finns angiven i styrparametrarna). Debiteringskoden för ränta kan även den komma på en separat avi eller som en debitering på kontraktet vilken kommer med i nästa avisering. Följande kriterier måste vara uppfyllda för att ränteaviseringen ska fungera: Bock för ränteavisering måste vara ifylld på kund/kontraktspartsbilden. Avin måste vara fullbetald. Avgiftstyp måste vara ifylld i styrparametrarna. Om förseningsavgift används måste även belopp för detta finnas upplagt i styrparametrarna. Debiteringskod för dröjsmålsränta måste finnas angiven i styrparametrarna. Debiteringskod för ränta respektive förseningsavgift måste finnas upplagd med koppling till upplagt konto i kontoplanen. Kontrollera minsta räntebelopp samt antalet respitdagar före krav i styrparametrarna om dröjsmålsränta inte beräknas. Kontrollera även inställningar i systemparametrar på användare/användare/programinställningar. Där det går att styra om ränta eller avgift ska komma på separat avi eller med nästa avisering. Sena betalare Rapporten visar vilka hyresgäster som konsekvent betalar för sent men ändå betalar. Rapporten visar alla avier eller fakturor enligt urvalet som är betalda eller obetalda. Obetalda fakturor och avier kommer endast med om det inom urvalet även finns betalningar som kommit in för sent. Rapporten är klientanpassad och kan även skrivas till Excel. Sida 28 av 58

29 Saldofil inkassobolag I denna fil sparas infromation om vilka betalningar som inkommit på inkssomärkta avier som har meddelats Inkassobolaget, dvs vilka betalningar som meddelats i Saldofilen. Det innebär att man inte längre bara måste skicka gårdagens betalningar till Inkassobolaget utan kan skicka alla som ännu inte skickats oavsett vilket betalningsdatum de har, vilket eexplemvis gör det enklare att hantera krediteringar uppdaterade på urspungsavins datum. Sida 29 av 58

30 Beräkna nya hyror/avgifter Hyres- & avgiftsadministration Beräkningar/Rensningar Beräkna nya hyror/avgifter Beräkna nya hyror/avgifter Delrutinen används för att föra in nya hyror avgifter eller för att räkna om indextillägg. Vid införandet av nya hyror/avgifter kan dessutom retroaktiv hyra/avgift hanteras för debitering separat eller i samband med nästa aviseringstillfälle. Beräkna nya hyror Om Typ av beräkning sätts till Hyresberäkning sker hyresjusteringar för de kontrakt som angivits i urvalet. Förändring kan ske med en procentsats eller ett speciellt belopp eller helt nytt belopp. Det finns även möjlighet till att beräkna retroaktiv hyra. Tänk då på att lägga upp en debiteringskod för den retroaktiva hyran. Beräkna nytt index Om Typ av beräkning sätts till Indexberäkning beräknas indextillägg för nya kontrakt eller om det har skett en förändring av index. Det går att välja mellan 3 olika indextyper: Sida 30 av 58

31 Fastighetsindex: kontroll görs av programmet att förändring skett med minst 3 enheter, avrundning görs till 1 decimal dvs. en kvot på t.ex avrundas till 0.6. (motsvarar fastighetsägarförbundets gamla klausul, för kontrakt skrivna före oktober 1999) Nytt fastighetsindex: ingen kontroll av att förändring ska ha skett med ett visst antal enheter, avrundning till en decimal enl. ovan. Rakt index: ingen kontroll av att förändring ska ha skett med ett visst antal enheter, ingen avrundning. (motsvarar fastighetsägarförbundets nya klausul, för kontrakt skrivna efter oktober 1999) Alla kontrakt som har det indexnummer som anges kommer att justeras om inte annat urval på t.ex. Byggnad görs. Möjlighet finns att ändra indexdatum för alla kontrakt. Uppräkningsdatum ändras då på alla kontrakt även om villkoren för förändring inte är uppfyllda. På så sätt ser man att kontraktet är genomgånget av beräkningsfunktionen, även om förändring av indextillägget inte blev aktuellt. Sida 31 av 58

32 Ytterligare funktioner i indexberäkningen. Dels finns även möjlighet att uppdatera alla kontrakt med bastal där det är okänt. Dessutom kan man indexuppräkna en enskild debitering direkt från kontraktsdebiteringen samt även uppdatera indextabellen direkt från indexhistoriken Automatisk uppdatering av bastal Val finns att behandla tidpunkten för bastal som ett datum. Inställning för detta görs under Användare/Inställningar/Hyresadm. Om denna inställning är satt till JA ser fältet för tidpunkt ut enligt följande: Vid ny uppläggning behöver man endast ange indexnummer och tidpunkt (plus ev. andel som vanligt) Värdet till fältet bastal hämtas sedan från tabellen indexhistorik. Sida 32 av 58

33 Under beräkna nya hyror finns två alternativ under Övriga funktioner. Det ena är: Uppdatera bastal i hyreskontrakt. När man väljer denna kan man göra urval på indexnummer och datum. Inget urval ger alla. Vid starta uppdateras debiteringarnas bastal med aktuellt urval. Indexberäkning direkt från kontraktsdebiteringen Från kontraktsdebiteringen finns också ett val att indexuppräkna endast denna debitering. Denna funktion finns under Övriga funktioner. Vid detta val uppdateras index för denna debitering. Underhåll av senaste värdet i indextabellen. Endast värdet i tabellen indexhistorik behöver läggas in. Därefter kan man antingen från indexhistorikbilden eller från bilden beräkna nya hyror lägga in det senaste värdet i indextabellen. Ange senaste värdet här när det är känt. Sida 33 av 58

34 Välj därefter Övriga funktioner Uppdatera indextabell En urvalsbild erhålls. Inget urval ger alla. Gör ev. urval och klicka på Starta. Indextabellen uppdateras nu med senaste värdet från indexhistoriken. Samma funktion finns direkt från bilden Beräkna nya hyror Omsättningshyra Tillvägagångssätt/förutsättningar för att beräkna omsättningshyra: Debiteringskoden måste vara kodad som en omsättningshyra. Ange debiteringskod för retroaktiv omsättningshyra i styrparametrarna. Ange omsättningshyra på kontraktet (preliminär anges efter omsättningsbevis från föregående år). Ange deb/år (i kontraktsdebiteringen) detta avser minimihyran (dvs. gräns för vad hyra inte får understiga. Sida 34 av 58

35 Max. hyra anges på kontraktsdebiteringen=xxxx (dvs. gräns för vad hyran inte får överstiga) ev. anges om maxhyran ska vara indexreglerad. När kontraktsdebiteringen sparats kommer ett sidoträd att dyka upp. Här anger du beloppsgränser vid stegad omsättningshyra. En gräns måste alltid anges för att ange % av omsättningshyran. Den stegade omsättningshyran kan även indexregleras. Nu är det dags att avisera kontraktet. Kontrollera aviseringen via visa hyra från kontraktet. Kontrollera avidebiteringarna (listan) ta ut med urval på debiteringskoden. Sedan när ett år har gått får du tillbaka omsättningsbeviset. Flytta värdena på omsättningshyran (från kontraktet FLIKEN TIDER OMS.HYRA) dvs. den preliminär omsättningen flyttas till fg års omsättning. Därefter körs delrutinen retroaktiv omsättninghyra.(justering av prel. värden görs) Avser vanligtvis nästa avidatum. Ange indexnr. Samt tidigare index om omsättningshyran ska indexberäknas. Avser prel. deb. period (enl.föregående års omsättningsbevis) Kontrollera därefter kontraktet att tillägg respektive avdrag har tillkommit på debiteringskoden. Omsättningshyra kan sammanfattningsvis beräknas på följande sätt: Omsättningshyra där hyran sätts till viss procent av omsättning med eller utan gräns för mini och/eller maxhyra. Max hyran kan även indexberäknas. Stegad omsättningshyra, omsättningshyran beräknas med viss procentsats i olika beloppsintervall.viss % av omsättningen utgör hyran upp till ett visst belopp. Indexberäknad stegad omsättningshyra, för att kompensera för inflationen. Sida 35 av 58

36 Avräkningar Avräkningar används för att med automatik fördela ett totalbelopp för en byggnad till ett eller flera kontrakt kopplade till denna byggnad, enligt på kontraktet givna andelar. Flera olika fördelningar kan ske på en och samma byggnad, t ex fastighetsskatt, bränsle, el etc. Både preliminär och slutlig avräkning kan göras. Avräkningsslag Avräkningar översikt avräkningsslag F5 för ny post eller F3 för att titta på befintligt avräkningsslag. Här läggs de olika avräkningsslagen upp. Avräkningsslag är den kod som kopplas till hyreskontraktet som anger vilken typ av avräkning som avses. Det är till denna kod som kontraktets andel kopplas. Ange olika debiteringskoder för moms/ej moms kontrakt samt preliminär/slutlig avräkning. Det är dessa debiteringskoder som med automatik skapas till varje kontrakt när preliminär och slutlig avräkning görs. Sida 36 av 58

37 Avräkningsandel Ange på varje kontrakt hur stor andel som skall belasta kontraktet. Välj ny post (F 5). Sida 37 av 58

38 Datum from tom behöver endast anges när andelstalet förändras. Skall avräkningen gälla from när den läggs upp och framåt behövs inget from eller tom datum anges. När alla andelar är registrerade går det lätt att kontrollera att de är korrekta genom att ta ut listan: Gällande Kontrakt, andelstal. Rapporten finns under skrivarikonen i hyreskontraktsbilden. Sida 38 av 58

39 Sida 39 av 58

40 Avräkningar/belopp Hyres- & avgiftsadministration Beräkningar/Rensningar Avräkningar/Belopp Här anges det preliminära samt senare också det slutliga beloppet per byggnad Ett avräkningsslag används för avräkningar under flera år. För att programmet skall veta vilken preliminär och slutlig avräkning som avses måste en avräkningspost kompletteras med ett id. Detta id är en identifikation som kan sättas med valfri kombination av bokstäver och siffror (10 tecken). Varje id kan endast ha en preliminär och en slutlig avräkning. Ett tips är att ange id så att man av det kan utläsa vilket år som avses. T ex VA2014 för avräkning vatten SK2014 för fastighetsskatt 2014 osv. Varje kombination av byggnad och avräkningsslag kan ha samma id. Byggnad 301, avräkningsslag 9070, id VA2014 Byggnad 301, avräkningsslag 9090, id SK2014 Sida 40 av 58

41 Byggnad Den byggnad som avräkningsbeloppet avser. De kontrakt som är kopplade till denna byggnad kommer att ingå i avräkningen. Avräkningsslag Ange det avräkningsslag som beloppet avser. Avräkningsslaget styr vilken debitering i kontraktet som det fördelade beloppet hamnar på. Id Ange id som avräkningsbeloppet avser. Se förklaring ovan. Avräkningsperiod Ange det datumintervall som avräkningen avser. Det är mot denna period som den slutliga avräkningen kontrollerar vad som blivit debiterat på hyresgästen. Preliminär avräkning belopp Ange det totalbelopp som preliminärt skall fördelas på kontrakten kopplade till byggnaden. Avräknat datum sätts med automatik av programmet när avräkningen körs. Slutlig avräkning belopp Ange det totalbelopp som den slutliga avräkningen uppgår till. OBS! Det är inte nödvändigt att göra en slutlig avräkning. T ex fastighetsskatten fördelas normalt endast en gång, dvs en preliminär avräkning per år. Avräknat datum sätts med automatik av programmet när avräkningen körs. Sida 41 av 58

42 Preliminär avräkning Funktionen är klientanpassad om man önskar köra alla preliminäravräkningar samtidigt. Preliminär avräkning körs första gången inför varje år då alla kontrakt skall få preliminära debiteringar som gäller under året. Det giltighetsdatum som skall sättas på debiteringen. Det datumintervall som avräkningen avser, kontroll sker mot datum i avräkning/belopp Debiteringen som skapas är av typen belopp/år med det giltighetsdatum man angivit i fältet Debiteringsperiod vid körningen. Sida 42 av 58

43 Omräkning vid förändring De förändringar som händer under året fångas upp via en omräkning vid förändring. Denna körs innan kvartalsaviseringen. Programmet letar då efter nyinflyttade kontrakt med avräkning samt kontrakt där avräkningsandelen förändrats sedan förra körningen gjorts. Endast de kontrakt där förändring skett berörs. Övriga är oförändrade. Nya kontrakt under perioden får en debitering för preliminäravräkning. Kontrakt med ny andel under perioden får ett nytt slutdatum på den gamla debiteringen samt en ny preliminärdebitering som grundar sig på den nya andelen. Den gamla andelen visas inom parantes på den lista som kommer ut. Kontrakt som flyttat ut under perioden kommer om så önskas ut på en separat lista för eventuell manuell justering. Exempel på hur en förändring kan se ut på ett kontrakt. Se till att slutdatum på en andel och fr.o.m. på nästa andel följer varandra tidsmässigt för att undvika felaktigt beräknade belopp. Sida 43 av 58

44 Det datumintervall där avräkningen skall vara giltig. Om lista över utflyttade kontrakt önskas. Sida 44 av 58

45 Slutavräkning Det slutliga beloppet som skall avräknas (dvs. den faktiska kostnaden) anges under avräkningar/belopp. Giltighetsperiod för debitering för slutavräkning Period där preliminäravräkning betalats. Den debitering som skapas är av typen belopp/avi med antal=1. Se även separat dokument angående avräkningar som kan erhållas från 3L. Sida 45 av 58

46 Ändra aviseringstillfälle I samband med exempelvis utdragna hyresförhandlingar kan det vara aktuellt att dela upp en avisering i kortare perioder än normalt. Delrutinen används för att i kontraktet/avtalet ändra Antal avier och nästa avi. Skapa generella debiteringar Används för att beräkna nya hyror/avgifter för tidsbestämda kontraktsdebiteringar eller för ett visst antal avier. Det kan t.ex. vara användbart när en hyresreduktion alt. hyreshöjning önskas för en viss period. Markera fältet Kopiera ej till nytt kontrakt/avtal om denna debitering inte ska följa med till nya kontrakt/avtal. Sida 46 av 58

47 Borttag utgångna debiteringar Används för att rensa debitering med passerat utgångsdatum. Urval kan göra ner på kontraktsnivå med datumurval. Om urvalet endast utskrift bockas för sker ingen borttagning utan då listas utgångna debiteringar enligt angivet urval. Korrigera reskontra Används för att korrigera reskontran på redan uppdaterade avier. Fältet avgiftsstatus sätts till Avgift ej aviserad av programmet efter matchningen om villkoret för förseningsavgift uppfylls. Genom att ändra avgiftsstatusen till Ingen Avgift före avisering av förseningsavgift så kommer ingen förseningsavgift att debiteras för denna avi. Stoppa byggnad från avisering Det finns en funktion för att förhindra att en fastighet tas med i framtida aviseringar och/eller kreditera alla avier för en aviseringsperiod. Utflyttningsdatum uppdateras för gällande kontrakt och texten "avyttrad" visas i kontraktsbilden. Även i Byggnadsdata per företag visar stoppdatum. Sida 47 av 58

48 Rensning av reskontra Detta är en funktion som gör det möjligt att t ex radera reskontra för hyresgäster som inte längre är aktuella. Verifikationsdatum from - tom måste anges. Om val Endast utskrift markeras sker ingen rensning. Rensa kontrakt, avier mm Sida 48 av 58

49 Programmet utgår från utflyttade kontrakt enligt de urval som anges i formuläret. Kontraktstyp och t.o.m. utflyttningsdatum är obligatoriska urval. Förvalt är att programmet enbart presenterar en rapport över vilka kontrakt som är möjliga att radera. Tas denna bock bort blir det skarpt läge. Om ett kontrakt, som träffats av urvalen i formuläret, har öppen reskontra (ej matchat till status 2) och/eller har o uppdaterade avier, sållas det bort. Detta bortsållningsmoment gör att körningen kan ta en liten stund vid större kvantiteter. Vid skarpt läge raderas kontrakten (som matchar urvalet), till kontrakten hörande reskontra samt avier. När detta är utfört kontrolleras om de hyresgäster som förekom på de raderade kontrakten har relationer till andra poster i databasen. Har de inte längre några relationer, så raderas även de. Hyresgästkontrollen/raderingen förlänger körningen i jämförelse mot icke-skarpt läge. Tips! För att få koll på hur lång tid det tar, så börja med ett begränsat urval (exempelvis en såld byggnad) och Enbart rapport. Tips! För din egen trygghet: 1. Kör en reskontra på skärm med verifikations datum långt fram i tiden. Notera slutsumman. 2. Radera kontrakt. 3. Kör reskontran i igen och se att slutsumman i reskontran är densamma som före raderingen. Flytta under-/överskott Automatisk hantering av över- och underskott vid avisering För att slippa hantera småposter i reskontran manuellt finns nu möjlighet att automatiskt lägga dessa på nästa avi utan att påverka reskontran eller bokföringen. I styrparametrarna anger du beloppsgränsen (belopp över denna gräns hanteras via påminnelsefunktionen) samt vilken debiteringskod som ska användas för att hantera över-/underskottet. Debiteringskoden ska vara av debiteringstypen överskott/underskott. Inga konton eller övriga egenskaper ska anges på debiteringskoden. Sida 49 av 58

50 Innan varje kvartalsavisering flyttas under-/överskott via funktionen. Det går bra att först ta en lista för att se vilka flyttningar som är aktuella. Det går också att backa en gjord flyttning. Kontakta gärna vår konsultavdelning eller din kontaktperson på 3L System för en genomgång och hjälp att komma igång med funktionen. Sida 50 av 58

51 Rapporter/Listor Hyres- & avgiftsadministration Rapporter/listor Förskottsbetalada hyror/avgifter Rapport som visar förskottsbetalalda hyror, urval görs på aviernas bokföringsdatum. Urvalsbilden är anpassad för momsdeklarationen. Du kan lätt selektera ut en månads förskottsbetalningar. I själv rapporten finns bl. a. kolumner uppdelat på skattefri omsättning, skattepliktig omsättning samt moms. Summeringen är uppdelad för att underlätta att återföring kan ske i rätt period. Ej betalda förfallna hyror Syftet med denna rapport är att kunna senare lägga inbetalningen av utgående moms för de ej betalda kvartalshyrorna. Om kvartalsavisering tillämpas finns funktioner för att hjälpa till att göra korrekta urval. Redovisningsperiod syftar till vilken månad momsredovisningen ska ske. Rapportens layout påminner om förskottsbetalda hyror och avgifter med uppdelning i skattefri omsättning, skattepliktig omsättning och moms. In och utflyttningslista Rapporten visar inflyttning respektive utflyttning för en viss period. Urval kan göras på förvaltningsområde, verksamhet, objekt och kontraktsslag. Likviditetsanalys/graf Rapporten redovisar förväntade betalningsströmmar in och- ut från företaget. Ena delen av rapporten redovisar förfallna belopp inom valda perioder. Den andra dig redovisar kommande in- och utbetalningar inom valda perioder. Kundhistorik Presenterar kunder/parter med namn, adress, antal avier samt totalt aviserat belopp. Statistiken sammanställs direkt från reskontran. Avidebiteringar Visar avidebiteringar för vald period eller valt förfallodatum. Innehåller bl.a. uppgift om konto kopplat till debiteringen, ev. indextilläggtotalbelopp, period, fastighet, byggnad, hyresgäst/innehavare och kontraktsnummer. Används för att se olika utfall. Utskrift av hyreskontrakt Härifrån sker utskrift av 3L standardkontrakt. Kontraktslista/kontraktstider Känslighetsanalys som visar andelen uthyrda samt outhyrda kontrakt i kvm samt kontraktsvärdet Mkr med urval på förvaltningsområde, verksamhet, kontraktsslag samt inhyrda respektive uthyrda kontrakt. Möjlighet att välja om man vill ha i tkr eller mkr. Dessutom skrivs basvalutan. Exempel EUR istället för SEK. Sida 51 av 58

52 Hyresgästsammanställning Rapporten visar en total sammanställning av hyresuppgifterna. Uppgifter som visas är bl.a. basbelopp, indexbelopp, totalårshyra, hyra/kvm, belopp/avi, adress, våningsplan, debiteringskod, area, inflytts- och utflyttsdatum, utsprunglig kontraktstid med förlängningsdatum, nästa avi samt uppgift om kontraktet står outhyrt. Även hyresgäster med nolldebiteringar tas med. Omförhandlingsbara kontrakt Bevakningslista för att ha kontroll över uppsägningsdatum samt utgångsdatum. Urval kan göras om uppsägning ska gälla enligt hyresvärd eller hyresgäst samt på kontrakts ID. Denna lista är något mer utförlig än bevakningslistan. Obs! Glöm ej att fylla i urval för uppsägningsdatum annars kommer ursprungligt uppsägningsdatum att anges. Omsättningsrapport bostad/lokal In- och utflyttning av hyresgäster. Rapporten visar byggnad, totalt antal/lägenhetstyp och antal omsatta lägenheter i antal och procent. Outhyrda versioner av kontrakten räknas ej som omsatta. Kontrollista indextal okänt Ny rapport som med fördel tas ut när det nya indextalet kommit. Den visar vilka kontraktsdebiteringar som har ett indexnummer men som saknar bastal. Kontrollista, avisering Rapport för att se så det inte finns några giltiga kontrakt med nästa avi mindre än vad det borde vara vid ett visst tillfälle, dvs så att alla kontrakt har aviserats. Kontrollista avisering II En rad olika rapporter som används för att kontrollera att kontrakten ligger rätt upplagda. Bör alltid användas när nya kontrakt lagts upp i 3L. Debiteringar som saknar bastal Visar kontrakt som har debitering med indexnummer men utan bastal. Om man inte använder den automatiska uppdateringen av bastal måste nya kontrakt gås igenom innan indexkörning, dvs de kontrakt som ska ha ett bastal som inte var känt vid kontraktsskrivandet. Budgetrapport hyror En rapport som visar intäkter med hänsyn till eventuella in- och utflytter samt giltighetsdatum på debiteringarna. Det är alltså ingen ögonblicksbild som 3L s övriga listor utan visar hur det ser ut över ett år. Välj år i översta rutan för att få se det resultat du önskar. Statistikrapport hyreskontrakt Denna rapport visar de största hyresgästerna eller de största kontrakten sorterat per yta eller årshyra, dvs vill du se de tio största hyresgästerna är det denna rapport du väljer. Areakontroll Denna rapport visar ytor hämtade från ett antal register som borde överensstämma. Sida 52 av 58

53 Rapporten areakontroll har valbara kolumner med möjlighet att sätta egna rubriker för summering av olika mätsätt, i styrparametrarna finns möjlighet att tala om vilka mätsätt som ska summeras till BOA, LOA, LFA Rapporten kan sorteras i kontraktsnummerordning för att få kontroll på omfång. I rapporten får man med byggnadens benämning efter byggnadsnumret. Areakontroll Byggnad Objekt Rapporten Areakontroll Byggnad Objekt visar vilka areor som finns registrerade på de byggnader som tillhör ett visst objekt för att man ska kunna få spårbarhet kling den arean. Den kan ju bestå av en summa av flera byggnaders areor om man har valt att knyta byggnader till samma objekt. Sida 53 av 58

54 Kontroll av debiteringar mm Debitering som inte har samma namn eller samma kontering i alla bolag. Används om du vill kontrollera att alla klienters debiteringskodsregister är lika. Bastal på debiteringar som inte finns i indexhistoriken visar bastal som förmodligen är fel registrerade. Förutsättningen är ju då att indexhistoriken är komplett och korrekt. Ett gällande kontrakt per lokal/lägenhet visar dels lokaler som inte har något giltigt kontrakt och dels lokaler/lägenheter som har mer är 1 gällande kontrakt. Rapporten tar hänsyn till stängda lokaler via datum på mängder (om inställningen areakontroll under användare/inställningar/hyresadministration) är satt till Ja. Konton på kontraktsdebiteringar som skiljer sig från debiteringskoden visar om man gjort avvikande konto på en kontraktsdebitering. Utskrift av lägenhetsregistret Skapar en Excel rapport över de bostadslägenheter som ska rapporteras till Lantmäteriet. Excelrapporten kan sedan fyllas på med de uppgifter som saknas bl.a. lägenhetsnummer, våningsplan, antal rum, typ av kök och lägenhetstyp. Uppgifterna läses sedan tillbaka in i lägenhetsregistret i 3L från Excel filen. Därefter kan en xml-fil skapas och skickas direkt till Lantmäteriet. Kontrollista index Rapporten är framtagen med syfte att ha möjlighet att kontrollera indexinformationen på debiteringarna. Rapporten går direkt till Excel och går alltså inte att förhandsgranska på skärmen. Sida 54 av 58

55 Rapporter via kontrakt/avtal Hyres- & avgiftsadministration Kontrakt/avtal - skrivarsymbolen Gällande kontrakt avtal (2 listor) Gällande kontakt avtal används med fördel som underlag vid avisering. Visar gällande kontrakt med debiteringar per angivet datum. Jämför med listan Gällande kontrakt II, se nedan. Listan Per kontraktsslag visar en total per kontraktsslag. Kontrakt/avtal, s:a per konto (2 listor) Listan kontrakt/avtal summering per konto visar hyresbelopp per konto enligt valt urval. Urval kan göras per redovisning kod och kostnadsställe. Listan kontrakt/avtal visar hyresbelopp samt debiteringskod för valt urval. Lediga lägenheter Visar lediga lägenheter per valt datum. Urval kan göras på fastighet, byggnad, lägenhetstyp och förvaltningsområde. En lägenhet kommer med på listan i fyra fall: Inget giltigt kontrakt finns på lägenheten, dvs. det finns ett kontrakt med ett passerat utgångsdatum i jämförelse med det datum man anger när man beställer listan. Inget nytt kontrakt är registrerat på lägenheten. J står i kolumnerna finns samt utflytt. Ett giltigt kontrakt finns som är kodat som outhyrt, dvs. ingen redovisning eller ekonomisk redovisning. För att man ska få en redovisning på hyresförlust krävs att kontraktet är av Sida 55 av 58

56 denna typ samt kodat som ekonomisk redovisning. (Debiteringar måste finnas på kontraktet J står i kolumnerna finns samt outhyrt) Det finns en lägenhet som inte är kopplat till något kontrakt. Inga markeringar för kontrakt. Det finns ett kontrakt utan inflyttsdatum. J står i kolumnen finns Byte av namnskyltar Rapporten används för att underlätta hanteringen att byta namnskyltar på dörren när en hyresgäst flyttar ut. Informationen som kommer med på rapporten är namn på utflyttad/inflyttad hyresgäst, samt vilken adress det avser. Urval går att göra per byggnad, objekt, verksamhet, förvaltningsområde samt även på kontraktsslag och in eller utflyttningsdatum. Hyresgäst/innehavarförteckning Här kan en lista eller etiketter över hyresgäst/innehavare, borgensmän eller andrahands hyresgäst tas fram för aktuella kontrakt eller kontrakt som upphört. Listan visar kontrakts nr., namn, adress, byggnad samt lägenhet. Från trädet Borgen, tidsbegränsning på borgen kan numera anges. När man skriver ut en hyresgästförteckning på borgensmän tas de datum man anger hänsyn till datumen på borgensmännen. Från trädet - Andrahandshyresgäst Man kan tidsbegränsa andrahandshyresgästen. Tidsbegränsningen avgör vem som skall ha avin, förstahands- eller andrahandshyresgästen. När avinperioden går utanför det datum som andrahandshyresgästen är giltig skall avin gå till förstahandshyresgästen. Reskontran läggs alltid på den som är förstahandshyresgäst (och avimottagare om det finns fler än en). Vad gäller autogiro görs kontroll på andrahandshyresgästen när den är giltig (och det står autogiro på kontraktet) om den har status 'rapporterad ny' på kundformuläret. Krav/påminnelse går alltid till den som är förstahandshyresgäst. Ränteavier går till den som är giltig för den den period som ränteavin avser. Registerrapporter står förstahandshyresgästen på. Sida 56 av 58

57 När man skriver ut en hyresgästförteckning på andrahandshyresgäster tar de datum man anger hänsyn till datumen på andrahandshyresgästerna. Bevakningslista Listan används för bevakning/uppsägning av kontrakt. Jämför med listan omförhandlingsbara kontrakt som är mer utförlig. Här kan du också välja att göra urval på bevakningskod som är satt på kontraktet. Förhandlingsunderlag Används för att skriva ut en rapport över aktuella hyror/avgifter samt vilken utrustningsstandard som respektive lägenhet har. Rapporten används nästan uteslutande för bostadslägenheter. Listan finns i två olika varianter. För att utrusning ska komma med på listan krävs att fältet förhandlingsunderlag är för bockat på debiteringen. Hyreskontrakt Utskrift av hyreskontrakt Sida 57 av 58