GÖTEBORGS UNIVERSITET Kap 5 Betalningar Ekonomiavdelningen. 5 Betalningar... 1

Transkript

1 5 Betalningar elegation (hantering av sflöden m.m.) Attest- och utanordningsinstruktion Avstämning och kontroll Beställning av varor och tjänster Uppgifter avseende Göteborgs universitet Utar Allmänt om leverantörsfakturor Leverantörsreskontra Olika leverantörskategorier Elektronisk fakturahantering, EFH Leverantörsfakturor Betalningar till utlandet Övriga utar Utsformer A-skatt och F-skatt Inar Instyper undfakturor Insvägar Värdeliggare ontantförsäljning epositioner specifikation av nyckel-/kortkassor In till universitetet av vissa personliga arvoden Omföring av bokförda ut- och inar Bilaga 1 Rutinbeskrivning; redovisning av annat förskott Bilaga 2 Rutinbeskrivning transfereringar Bilaga 3 reditpolicy Bilaga 4 Inkassorutin Bilaga 5 Inkassoprocessen, summariskt flödesschema Bilaga 6 Inkassoprocessen vid små krav, summariskt flödesschema Sid 5-1

2 5 BETALNINGAR I det följande redogörs inledningsvis för vissa redovisningstermer. För utförligare beskrivning samt för tekniska anvisningar för förfarandet, se kapitel 4 Redovisning respektive manualer/lathundar till ekonomisystemet. 5.1 elegation (hantering av sflöden m.m.) et ankommer på fakultetsnämnderna att inom ramen för av styrelse/rektor fastställd beslutsordning upprätta delegationsordning och regler i övrigt för den ekonomiadministrativa hanteringen inom respektive nämndområde. ultetsnämnderna har fått i uppdrag av rektor att svara för att hanteringen av ar och att ekonomiadministrationen i övrigt sker på ett ur säkerhetssynpunkt sådant sätt att risk för felaktigheter i hanteringen minimeras. Utgångspunkten för den delegationsordning som fakultetsnämnderna upprättar skall vara att ekonomiskt ansvar skall följas av befogenheter att ta detta ansvar. elegationsordningen innebär att en och samma person inte kan hantera både registrering av leverantörsfaktura och beställning av skörning (s k sbekräftelse) i ekonomisystemet. Prefekten har rätt att godkänna anskaffningsbeslut och attestera fakturor till (s k sbekräftelse) avseende institutionens utgifter. När prefekten inte är tillgänglig har ställföreträdande prefekten denna rätt. Om vidaredelegation givits kan annan person än prefekten godkänna beställningar och/eller markera fakturor till i ekonomisystemet. elegationen kan begränsas till att atta beslut understigande visst och/eller avseende vissa ansvar och/eller verksamheter. en som delegerar beslutanderätt ansvarar för att regelbundet följa upp hur delegationen utnyttjas och ansvarar för delegerade beslut såsom för egna beslut. Observera att delegation inte kan ges till tjänsteman som har behörighet att registrera fakturor i systemet. elegation från prefekt får inte delegeras vidare. Prefekten är alltid oavsett delegationer ansvarig för hela institutionens ekonomiska situation och interna kontroll. Prefekten eller den som har delegerats ansvar skall granska framtagna sförslag mot de fakturor som är underlag för sförslaget, innan sbekräftelse sker i ekonomisystemet (se även avsnitt ). Efter det att sbekräftelse gjorts och en utskrift tagits fram skall bekräftelsen undertecknas. ontroll ska ske av att sförslaget överensstämmer med sbekräftelsen. etta dokumenteras genom en signatur av et på sförslaget. et finns en spärr i det ekonomiadministrativa systemet som innebär att prefekt/motsvarande kan sända till endast under den period som beslutsdelegationen gäller. Ingen anställd får godkänna beställning/anskaffningsbeslut eller attestera faktura, reseräkning eller ett personligt utlägg för utgifter som berör personen själv (ex. samtalsräkningar för mobiltelefon, fakturor avseende resor). Närmast överordnad nivå ska fatta sådana beslut. Sid 5-2

3 ultetsnämndernas beslut rörande den hantering som skall gälla (delegationsordning och regler i övrigt) inom respektive fakultetsnämnds område skall delges ekonomiavdelningen. 5.2 Attest- och utanordningsinstruktion Samtliga institutioner och avdelningar inom universitetet ska ha en attestoch utanordningsinstruktion. Instruktionen innefattar en förteckning av olika kostnadstyper och vilka personer som har behörighet att beställa, attestera samt ge order om ut (sbekräftelse) och skriva under densamma. Namnteckningsprov skall finnas på blanketten. Varje år ska attest- och utanordningsinstruktionen fyllas i och fattas beslut om i institutionsstyrelse. en av institutionsstyrelsen fastställda instruktionen ska förvaras på respektive fakultets och emotses insänd (tillsammans med protokollsutdrag) senast under januari månad varje år. Blanketten är att betrakta som ett förslag på hur det kan se ut och bör anpassas till varje enskild institutions verksamhet. Blanketten finns på blanketter.gu.se 5.3 Avstämning och kontroll Avstämning och kontroll skall göras vad gäller reseförskott, annat förskott, kundfordringar, in- och utar m m. essa avstämningar och kontroller görs dels på institutionsnivå betr. annat förskott, handkassa och kundfordringar och dels på fakultets/ekonomiavdelningen beträffande reseförskott, in- och utar samt övergripande avstämningar av kundfordringar och leverantörsskulder. Redovisning av saldon och specifikation av s k öppna poster skall inlämnas i samband med delårs- och årsbokslutet. Se ekonomiavdelningens hemsida, under länken Uppföljning för checklista i samband med periodskifte. 5.4 Beställning av varor och tjänster Göteborgs universitet (GU) är en så kallad upphandlande myndighet och lyder därmed under lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). Lagen bygger på EG-direktivet 2004/18/EG, vilket utgör en grund för att förverkliga den inre marknaden. Syftet med upphandlingsreglerna är att uppnå en fungerande konkurrens och därmed förmånligare inköpsvillkor och därigenom hushålla med offentliga medel. LOU tillkom ursprungligen som en följd av EES-avtalet och har varit svensk lag sedan Sverige är därtill anslutet till ett avtal avseende offentlig upphandling, det så kallade General Procurment Agreement (GPA) inom ramen för samarbetet inom världshandelsorganisationen (WTO). Genom att följa LOU fullgör GU de skyldigheter som följer av både EG-direktiv och GPA. Inköpsverksamheten inom GU är decentraliserad. etta ställer stora krav på ett tydligt regelverk och enhetliga rutiner. essa återfinns i Sid 5-3

4 inköpshandboken vars syfte är att tydligt beskriva regelverk och rutiner för inköp vid GU. Observera att det för att kunna beställa varor eller tjänster behövs ett beställar-id. Se inköpshandboken på ekonomiavdelningens hemsida. 5.5 Uppgifter avseende Göteborgs universitet Uppgifter såsom organisationsnummer, VAT-nr, post- och bankgiro m m för Göteborgs universitet återfinns på ekonomiavdelningens hemsida, under rubriken Ekonomifakta. 5.6 Utar Utar görs till följd av beställning och leverans av varor/tjänster. Betalning av lön, arvoden och reseersättning sker via lönesystemet och behandlas inte här Allmänt om leverantörsfakturor turor utställda på annan fysisk eller juridisk person än Göteborgs universitet är inte en affärstransaktion mellan universitetet och leverantör. turaadressen ska vara rätt angiven på fakturan. Om den inte är det ska leverantören kontaktas och fakturaadressen ändras. Göteborgs universitet har en gemensam fakturaadress för hela universitetet. Leverantörer till Göteborgs universitet ska sända sina fakturor direkt till det av universitetet anlitade skanningsföretaget. Göteborgs universitets gemensamma fakturaadress finns på ekonomiavdelningens hemsida, under Ekonomifakta. Skanningsföretaget arkiverar alla leverantörsfakturor och övriga utsunderlag för universitetets räkning. Vid inköp ska den som beställer vara/tjänst alltid uppge ett korrekt beställar-id. Tilldelning av beställar-id beslutas av prefekt/motsvarande. Leverantören ska uppmanas att ange beställar-id på fakturan, gärna i fältet Er referens. Vid beställningar bör också betonas att institutionens (motsv) namn ska anges på fakturan, för att underlätta ev eftersökning av rätt mottagare. Om en faktura, som det är uppenbart att universitetet ska betala, är utställd till någon annan än universitetet kan universitetet i undantagsfall betala fakturan. I första hand bör man dock först undersöka om det är möjligt för leverantören att ställa om fakturan till Göteborgs universitet. Universitetet kan också ta emot fakturor i elektronisk form, s k e-faktura. Formatet ska vara svefaktura. Leverantörer som vill skicka e-faktura ska kontakta Jeanette Arnesson på ekonomiavdelningen. Tel , eller mail jeanette.arnesson@gu.se. Sid 5-4

5 5.6.2 Leverantörsreskontra I ekonomisystemet finns så kallade reskontrafunktioner som stöd för hantering av ärenden som genomgår flera stadier. Leverantörsreskontran är en sådan reskontra. en visar leverantörsfakturans väg från ankomstregistrering till skörning och ut Olika leverantörskategorier I leverantörsreskontran skiljer vi på fem olika kategorier av leverantörer. a Svenska leverantörer, statliga Samtliga statliga myndigheter ingår i koncernen statens redovisning. Universitetet lämnar månadsvisa uppgifter till den s k statsredovisningen. Liksom i andra former av koncernredovisning skall fordringar och skulder inom koncernen ej räknas in bland övriga externa fordringar och skulder. et krävs även inom staten att fordringar och skulder mellan de i koncernen ingående myndigheterna skall kunna specificeras och stämmas av mellan myndigheterna per bokslutsdatum. På grund av detta skiljer vi på statliga och icke-statliga leverantör. Universitetet tar således ur ekonomisystemets leverantörsreskontra fram utestående skulder gentemot andra statliga myndigheter. et är därför nödvändigt att det i vårt ekonomisystem finns leverantörsidentiteter upplagda för statliga myndigheter och att dessa identiteter verkligen används. Om identiteten "tillfällig leverantör" har använts vid till statliga myndigheter finns det ingen praktisk möjlighet att identifiera skulder gentemot andra myndigheter. För förteckning över statliga myndigheter, kallat myndighetsregistret, finns på Ekonomistyrningsverkets hemsida, se b Svenska leverantörer, icke-statliga Om en leverantör inte är upptagen i myndighetsregistret är det en ickestatlig leverantör. Universitetet har som policy, grundad på lagen om offentlig upphandling, att av alla sina svenska leverantörer begära F-skattebevis, även om fakturan enbart avser varor. ravet grundas alltså inte på en skattefråga, utan på att - som skatteförvaltningen uttrycker det - företaget (leverantören) fått körkort som företag. Skatteförvaltningen gör bl a periodvisa kontroller mot inte bara sina egna register utan också mot kronofogden om förutsättning finns för F-skattebevis (för mer information om F-skatt; se kapitlet Skatteregler). c Interna leverantörer Vid affärer inom universitetet genereras internfakturor från interna leverantörer. essa fakturor måste särskiljas då de enbart är bokföringstransaktioner inom organisationen och inte leder till några externa ar. Sid 5-5

6 d Utländska leverantörer Även utländska leverantörer särskiljs som en egen leverantörskategori i redovisningen. e Ut till enskilda personer Avser utar till studenter, anställda m fl, dock ej avseende lön, arvoden och reseersättningar Betalningsvillkor Redan i samband med beställning av en vara/tjänst skall överenskommelse träffas om leveransvillkoren, bl a om sfrister. Enligt praxis gäller 30 dagar som svillkor. Vid skannning/tolkning av universitetets leverantörsfakturor, registreras det faktura- och förfallodatum som leverantören angivit.på fakturan Elektronisk fakturahantering, EFH Elektronisk fakturahantering innebär den inom organisationen interna hanteringen av en leverantörsfaktura i ett elektroniskt flöde. Elektronisk fakturahantering kräver ett IT-stöd, på universitetet använder vi Agressos system för attestering av leverantörsfakturor. EFH förutsätter e-fakturor eller skanning och tolkning av pappersfakturor till ett elektroniskt format. Universitetet tar emot både skannade och tolkade pappersfakturor samt e- fakturor. Bilden visar en pappersfakturas väg i det elektroniska flödet. Inkommande faktura Arkivering av original Pappersfaktura Tolkning/verifiering av turan konteras och attesteras i workflow. Styrs via ett beställar-i Elektronisk arkivering Scanni ng Identifikation Tolkning Verifiering Workflo okument arkiv Informationsutbyte Agresso Betalnin g Processen börjar med att fakturan ankommer till det av universitetet anlitade skanningsföretaget. Skanningsföretaget skannar och tolkar Sid 5-6

7 fakturorna. Hos dem sker också den fysiska arkiveringen av universitetets leverantörsfakturor. Via fil från skanningsföretaget läses fakturorna in i universitetets ekonomisystem. En e-faktura är en faktura som både skickas och tas emot i elektronisk form. Universitetet tar emot e-fakturor via en s k fakturaväxel. Både skannade pappersfakturor och e-fakturor ankomstregistreras i samband med inläsningen i ekonomisystemet. ärefter vidtar den elektroniska attestprocessen. Efter fullgjord attestkedja, bokförs fakturorna maskinellt och är därefter redo för ut Leverantörsfakturor Om fakturan avser anläggning/inventarie; se även kapitel 7, Anläggningstillgångar Ankomstregistrering Alla leverantörsfakturor ankomstregistreras maskinellt i samband med att de skannade leverantörsfakturorna/e-fakturorna läses in i ekonomisystemet Attest Attest innebär ett bestyrkande av sakförhållandet. en person, som med sin sakkunskap har erforderliga kontrollmöjligheter, utför attestering. turagranskning, kontering resp. attest kan utföras av samma person eller olika personer. turan skall innehålla (eller ha bifogat) alla nödvändiga upplysningar för att en korrekt ut ska ske samt för revisionens kontroll. Exempelvis måste fakturor avseende representationskostnader (blommor, mat, restaurang etc) innehålla uppgift om i vilket sammanhang representationen har skett samt namn och befattning på de som deltagit. essutom ska namn på den organisation/företag gästerna företräder anges. Om det på fakturan hänvisas till underlag/följesedel, och det inte framgår på fakturan vad den avser, skall dessa underlag bifogas. Mobiltelefonräkning och ersättning för telesamtal från privatabonnemang (personligt utlägg) skall vara försedda med samtalsspecifikationer. I fråga om mobiltelefonsamtal måste överenskommelse ha träffats om hur privatsamtal skall regleras, t ex genom löneavdrag eller genom att en kundfaktura upprättas. (Om universitetet betalar även privatsamtalen utgör det en skattepliktig förmån, vilken skall rapporteras i lönesystemet). Notering om inlämnad reseräkning bör göras på fakturor avseende resor. I de fall reseräkning ej inlämnats, ska fakturan kompletteras med uppgift om resenär och förrättningens ändamål. Universitetets medel får inte användas för avgifter för felparkering. Parkeringsböter är en privat förseelse även om böterna erhålles i samband med tjänsteärende. Medel får inte heller användas för ersättning av dricks i samband med restaurangnotor och taxiresor. Ersättning för dricks lämnas Sid 5-7

8 normalt inte för länder där dricksen (alt. serveringsavgiften) ingår i priset, vilket det gör i bl a Sverige Attestering via elektronisk fakturahantering, EFH et elektroniska attestflödet består av tre steg; leveransattest, kontering och belastningsattest Leveransattest Leveransattest ska göras av den som gjort beställningen av varan/tjänsten. turan styrs till den person vars beställar-id står på fakturan. Attesten innebär en kontroll och ett godkännande av att fakturan är korrekt med avseende på: innehållet är varan/tjänsten levererad/utförd, att leveransen stämmer med beställningen, att varan (motsv) är felfri och att korrekt pris har tillämpats ontering ontering sker enligt kodplan, i huvudsak kontoklasserna 4-6 och med koder för ansvarställe, verksamhet och motpart samt eventuell kontering i det fria fältet. Redan vid beställning av en vara/tjänst skall finansieringsfrågan vara löst och därmed är också koderna för ansvarsställe och verksamhet givna. Leveransattest och kontering kan utföras av samma person, om personen med sin sakkunskap har den erforderliga kontrollmöjligheten. I konteringssteget förses fakturan med hela eller delar av fakturans kontering. et är också i detta steg som fakturagranskningen genörs. turagranskningen innebär kontroll av att fakturan är utställd på Göteborgs universitet och i förekommande fall institution att det är den mottagande institutionen som skall betala att det är en originalfaktura (om ut görs med fakturakopia som underlag, ska notering göras om varför detta sker) att uppgift om F-skatt finns (gäller inte fakturor från statliga myndigheter) att organisationsnummer finns att fakturan specificerar vad som inköpts eller att följesedel bifogats att fakturaet är rätt beräknat att faktureringsavgift inte debiterats att plusgiro alt. bankgiro finns angivet Ovanstående regler gäller även personligt utlägg som i efterhand regleras av universitetet mot räkning. Om någon uppgift saknas skickas en begäran till leverantören om komplettering av fakturan. Blankett för ändamålet finns på blanketter.gu.se. Sid 5-8

9 Vid avtal med leverantör av vara eller tjänst bör beställaren/inköpsansvarig alltid se till att avtala bort faktureringsavgift. Om inte avtal har träffats om borttagande av faktureringsavgift kan leverantören ta ut sådan avgift. Vad gäller de centralt upphandlade avtalen debiteras ej faktureringsavgifter. et som i ekonomisystemet registrerats i fältet för fakturanummer, OCRnummer och som meddelande, skrivs automatiskt ut på utshandlingen till leverantören. Även remittid anges på en. reditfaktura från svensk leverantör När en kreditfaktura från en svensk leverantör registreras i ekonomisystemet krediteras institutionen enligt kreditnotans kontering och med kreditnotans exkl ev moms. ebiteringen görs mot aktuellt leverantörsskuldkonto. Sedan sker en successiv avräkning på Plusgirot, vilket resulterar i redovisningstransaktioner mot leverantörsskuldkontot när någon institution/enhet vid universitetet registrerar en debetfaktura från den aktuella leverantören. M a o kvittas aktuell kreditfaktura/-or mot de fakturor som ska betalas (gäller hela universitetet) och leverantören får nettosumman av dessa. På uten anges sedan de olika fakturanummer som en härrör från. Om kreditnotan ej har kunnat avräknas fullt ut inom 1 år från det den registrerats, sker en maskinell bokföring=debitering av restet på den institution där kreditfakturan registrerats. onteringssträngen för denna transaktion sätts automatiskt till: ansvaret för den institution. där kreditfakturan registrerades, konto 5791 samt verksamhet 10. e som bokförs på detta sätt kräver någon slags åtgärd av berörd institution/enhet. Alt. 1) Först bör man undersöka om kreditnotan reglerats på något sätt, exempelvis genom att leverantören betalat in et till universitetet. Om in skett - till någon annan konteringssträng än den ovan nämnda - skall en korrigering göras. Alt. 2) Om det kan konstateras att fordran (helt eller med rest) kvarstår, skall man ställa ut en kundfaktura som sänds till leverantören. ontera med konto 5791 och verksamhet 10 för att nollställa den automatiskt bokförda debiteringen enligt ovan. Hänsyn till moms tas ej då den ursprungliga momskonteringen på leverantörsfakturan ej påverkats. reditfaktura från utländsk leverantör En kreditfaktura från en utländsk leverantör får endast skickas till skanningsföretaget för inläsning, om den åtföljs av en debetfaktura från samma leverantör, och debetfakturans överstiger eller går jämnt upp med kreditfakturans. I annat fall ska ut av det krediterade et begäras från den utländska leverantören. etta beror på att sbevakning motsvarande den som görs för svenska kreditfakturor inte kan göras för utländska kreditfakturor. Sid 5-9

10 Belastningsattest Belastningsattesten innebär ett godkännande av att kostnaden får belasta den verksamhet/det projekt som är angivet i konteringen av fakturan, liksom av att finansiering finns och att kostnaden är inom ramen för universitetets verksamhet Betalningsförslag För att ut av externa leverantörsfakturor skall kunna ske måste först ett sförslag beställas ur ekonomisystemet. Betalningsförslaget ska beställas på det ansvarställenummer som finns registrerat på konteringsraden avseende leverantörsskuld på fakturan. I normala fall är det samma ansvarsställe som ingår i det på fakturan angivna beställar-id:t. Separata sförslag behöver beställas för svenska resp utländska fakturor. På sföreslagen kommer de fakturor med som är färdigattesterade och bokförda. Betalningsförslaget överlämnas till prefekten, eller till den som erhållit delegation (delegat), för granskning och godkännande. Efter det att en s k sbekräftelse gjorts i ekonomisystemet och en utskrift av bekräftelsen skett, undertecknas den av prefekten/delegat Godkänna för Godkännande för innebär följande: Alla ar skall godkännas innan ut kan ske. Personer med behörighet att i systemet markera och på utskriften underteckna sbekräftelsen är genom sin egen kontroll av fakturorna ytterst ansvariga för att uten sker till rätt mottagare att uten sker med rätt att uten sker i rätt tid att utgiften är ändamålsenlig för verksamheten att sker i överensstämmelse med gällande beslut att den är ekonomiskt försvarbar att fakturagranskning skett att leverans- och belastningsattest skett att det finns tillgängliga medel för en att den är riktigt konterad Ett godkännande innebär således att fakturagranskning och attestförfarande har genörts utan anmärkning samt att skall ske. Godkännandet sker genom att i systemet göra en s k sbekräftelse och därefter skriva namnteckning på sista sidan. Övriga sidor i sbekräftelsen skall signeras. Observera att det är viktigt att avstämning sker av att summan att utbetala på sförslaget Sid 5-10

11 överensstämmer med summan på sbekräftelsen. Utförd kontroll dokumenteras genom en signatur av et på sförslaget. I och med att de tre första punkterna granskas uppfylls kraven på kontroll enligt föreskrifterna till 5 Förordning (1994:14) om statliga myndigheters ar och medelsförvaltning Godkänna till sig själv Prefekten har rätt att godkänna. Man kan dock inte godkänna ut till sig själv. et ankommer på dekanus att teckna utsgodkännande till prefekten. etta sker vid sidan av prefektens godkännande Betalningsbekräftelse När sförslaget är granskat och godkänt, skall det i ekonomisystemet markeras för. et görs genom att prefekten gör en s k sbekräftelse och skriver under densamma. Se även kapitel 5.1 elegation ontroll av stora ar För stora utar ska en extra kontroll av att görs till rätt mottagare, med rätt och vid rätt tidpunkt, genöras. Med stora ar avses utar på kr eller mer (oavsett svensk eller utländsk leverantör). ontrollen ska göras av fakultets eller motsvarande. Lista genereras dagligen i ekonomisystemet och sänds via e-post till mottagare på fakultets/motsv. En faktura kommer med på listan så länge som den är i stadiet från ankomstregistrering till med i sbekräftelse. ontrollmomentet innefattar: Granskning av rätt mottagare sker genom kontroll av att leverantören är känd, dvs finns i universitetets leverantörsreskontra. I de fall det rör sig om s k tillfälliga leverantörer, dvs leverantören är inte registrerad, kontaktas resp institution. ontroll av rätt sker genom att i leverantörsreskontran granska att et är rimligt i förhållande till vad som normalt betalas ut till leverantören. Att sker vid rätt tidpunkt kontrolleras mot registrerat förfallodatum. turabilderna nås via ekonomisystemets dokumentarkiv. Efter godkänd kontroll undertecknas listan av den som utfört kontrollen och listan sätts in i för ändamålet avsedd pärm. Sid 5-11

12 Arkivering av leverantörsfakturor Arkivering av leverantörsfakturor och övriga underlag för ut (t ex blanketter för personligt utlägg), arkiveras hos det av GU anlitade skanningsföretaget. vitton och andra underlag som tillhör leverantörsfakturan, ska arkiveras i ordnad form på inst/motsv. Betalningsförslag och bekräftelser arkiveras på resp inst/motsv. Anvisningar om arkiveringen finns i kapitlet Redovisning, avsnittet Arkivering Internfaktura från intern leverantör Internfakturor registreras i ekonomisystemet av internleverantören och ställs till ett visst ansvarsställe. Samma villkor som vid externa leverantörsfakturor gäller avseende attest. Betalningsvillkor bestäms av leverantören. Om inget annat anges gäller 30 dagar från fakturadatum. Samma villkor som vid kontering av externfakturor gäller. I samband med bokslutstillfällena (tertial-, delårs- och årsbokslut) skall internfakturor ställas ut i så god till att beställaren hinner göra kontering och slutattest innan avslut av resultaträkningen sker. Beakta särskilda datumuppgifter som gäller för att få med internfakturor på rätt räkenskapsperiod, se aktuell tidplan för bokslut. I enlighet med bokföringsförordningen skall bruttoredovisning tillämpas. etta gäller även för internfakturering. Vid t ex utbyte av lärarpersonal mellan institutioner får således inte s k kvittning äga rum. Varje institution skall brutto, snarast möjligt, var för sig internfakturera för sin utlåning av den egna personalen Betalningar till utlandet Observera att tullfrihetsfrågor skall vara ordnade vid inköpstillfället. Se vidare länken Upphandling på ekonomiavdelningens hemsida Vid granskning av utländska fakturor skall, förutom de punkter som anges i , kontrolleras: - att fakturan är utställd i överenskommen valuta - att VAT-nummer finns på fakturor från EU-länder och - att tullavgifter inte tas upp på fakturor från EU-länder (endast fakturor från 3:e land [ej EU-land] kan innehålla tullavgifter och sakna VAT-nr mm). I de fall en ej avser ersättning enligt vanlig leverantörsfaktura skall underlag bifogas som styrker en, exempelvis beslut eller kontrakt m.m. Använd blanketten Utsblankett vid avsaknad av extern faktura, när underlagen skickas till skanningsföretaget. Blanketten finns på blanketter.gu.se. Sid 5-12

13 Betalningar till utlandet kan beroende på utssätt ta olika lång tid. en tid som åtgår från det att sförmedlaren avsänder en till dess denna når mottagaren kan uppgå till allt från några dagar till ett par veckor beroende på mottagarland och det ssätt som leverantören anvisat. a onferensavgifter till utlandet onferensavgifter till utlandet Förskotts av konferensavgifter till utlandet sker normalt via EFHrutinen alternativt med GU-upphandlat betalkort med personligt sansvar eller med inköpskort. Används betalkort med personligt sansvar eller vid kontant begär konferensdeltagaren ersättning för personligt utlägg i efterhand. I undtantagsfall kan ett s k annat förskott utbetalas till konferensdeltagaren via ekonomisystemet. ärefter kan konferensdeltagaren själv betala konferensavgiften via bank. b c VAT (Value Added Tax); se kapitlet Skatteregler. Tullfakturor/posttullsedlar Observera att endast moms eller införselmoms får konteras på kontot för ingående moms. Ev. avgifter såsom tullavgift, adm.avgift, postavgift o dyl skall debiteras ett kostnadskonto på institutionen Övriga utar Personligt utlägg Personliga utlägg inom tjänsten ska i möjligaste mån undvikas. I första hand ska eftersträvas att leverantören skickar en faktura till universitetet. Om det inte är möjligt, bör ske via av universitetet tillhandahållet betal- /inköpskort. Hantering av personliga utlägg medför attande administration och försvårar uppföljningen av universitetets totala inköp. I de fall personliga utlägg inte kan undvikas, ska aktuell version av blanketten Räkning för personligt utlägg användas. Blanketten finns på blanketter.gu.se. OBS! Blanketten bör fyllas i på skärmen, ej för hand. Skanningsföretaget tar ut extra avgift för manuellt ifyllda underlag. Blanketten fylls i och originalkvitton bifogas. En kortfattad beskrivning av orsaken till/syftet med utlägget skall anges på blanketten. På blanketten anges om insättning ska ske till plusgirokonto alt. personkonto i Nordea (=personnummer), bankkonto eller bankgiro. Om uppgift om konto saknas skriver Plusgirot ut ett utskort till angiven postadress. Normalt tas en avgift för inlösen av ett utskort. Tänk på att anmäla uppgift om ändrat mottagarkonto till ekonomiavdelningen. Att endast ange nytt konto på blanketten för personligt utlägg räcker inte. Sid 5-13

14 Personligt utlägg får inte tillämpas för ersättning som avser skattepliktig löneförmån (traktamenten, ersättning för arbete etc). Blanketten tillsammans med övriga underlag sänds till skanningföretaget för behandling och arkivering Annat förskott (ej reseförskott) Annat förskott skall endast tas ut i undantagsfall. Istället skall universitetets inköpskort användas (se avsnittet Betalkort). Annat förskott får inte tillämpas för ersättning som avser skattepliktig löneförmån (traktamenten, ersättning för arbete etc). Vid behov av s k annat förskott (ej reseförskott för tjänsteresa) för t ex postförskott, av kostnader för studenter i samband med exkursion, kan man göra enligt följande Uttag Ut görs av institutionen via ekonomisystemet till den person som rekvirerat förskottet och som därmed är ansvarig för förskottet. Som underlag för uten skall blanketten "Rekvisition/ut av annat förskott" Blanketten finns på blanketter.gu.se. onto är 1573 är förtryckt. Övriga fält anges enligt institutionens önskemål. På blanketten anges om insättning ska ske till bankkonto, bankgiro, plusgirokonto alt. personkonto i Nordea (=personnummer). Observera att ut i bankkonto endast kan ske om personen finns upplagd som leverantör i leverantörsregistret. Om uppgift om konto saknas skriver Plusgirot ut ett utskort till uppgiven postadress. Redovisning Redovisning skall göras med hjälp av blanketten "Redovisning av annat förskott" Blanketten finns på blanketter.gu.se. Originalkvitton skall bifogas. Registrering av redovisningen görs igenom en öring i ekonomisystemet. Separat rutinbeskrivning för detta finns som bilaga i detta kapitel samt på baksidan av blanketten Rekvisition/ ut av annat förskott Avstämning och specifikation Se kapitel Bokslut, avsnittet Åtgärder på institutionsnivå. Ansvariga handläggare: Gunilla Annerstedt, ekonomiavdelningen, tel ; Gunilla.Annerstedt@gu.se Påfyllning av handkassa Redovisning av - och därmed även påfyllning - av handkassa görs via EFHrutinen. Som underlag för uten skall blankett "Redovisning av handkassa användas. Blanketten finns på blanketter.gu.se. Se även avsnittet Utsformer i detta kapitel, punkten ontant (handkassa). Sid 5-14

15 Redovisning av transfereringar - lämnade bidrag En transferering är ett som överförs till en mottagare utan att vara förenat med krav på motprestation (i form av ett ekonomiskt värde för universitetet). Transfereringar, där givare eller mottagare är statlig, redovisas i den externa resultaträkningen under ett särskilt avsnitt, skilt från verksamhetens intäkter och kostnader. Om varken givare eller mottagare är statlig är en redovisning över balansräkningen tillräcklig. I transfereringsavsnittet redovisas dels kostnaden för de lämnade bidragen dels finansieringen av bidraget. Redovisningen anger alltså varifrån finansieringen kommer, samt till vem överföringen sker. onton i kontoklass 7 används. Lämnade bidrag skall alltid motbokas mot finansieringskategori: statsbudgeten, statliga myndigheter eller övriga givare. Förutom uppdelning på mottagarkategori skall i vissa fall göras en uppdelning på bidrag för konsumtion och bidrag för investering. ostnader för att administrera transfereringar (förmedla bidrag) redovisas som driftkostnad och bör finansieras av bidragsgivaren. Huvudregeln är att erhållna och lämnade statliga bidrag ska redovisas i kontoklass 7 när motparten är en statlig myndighet för att få en rättvisande motpartsredovisning. I bilaga 2 beskrivs hur redovisningen skall ske i ett antal olika fall där bidrag mottas och lämnas. Observera att hanteringen i de allra flesta fallen sköts av resp. fakultets Utsformer Universitetets ar inom landet sköts av PlusGirot. För ar till utlandet utnyttjas SEB SISU. Statliga myndigheter har skilda konton för utar respektive inar. etta beror på att koncernen staten skall ha bruttoredovisning på likvidflödena PlusGiro a Gireringar till mottagare som har PlusGirokonto eller bankgirokonto Utar sker via girering hos PlusGirot och i första hand till smottagarens PlusGirokonto. Girering till bankgirokonto kan också förekomma men enbart om smottagaren saknar PlusGirokonto. b Ut på utskort Om någon smottagare saknar PlusGirokonto/personkonto i Nordea (=personnummer), bankgirokonto och bankkonto skriver PlusGirot ut ett utskort till postadressen. etta utssätt kostar pengar och är osäkrare. Institutionen bör försöka infordra uppgift om PlusGirokonto alt. bankgirokonto om sådant finns. Ut på utskort får ej ske om smottagaren har PlusGiro- eller bankgirokonto. Utskort används av säkerhetsskäl inte heller för Sid 5-15

16 utar överstigande kronor. Normalt tas en avgift för inlösen av ett utskort. Hos Nordeas bankkontor är exempelvis avgiften f n 35 kr. c PlusGiroanvisning För brådskande förskottsutar som inte kunnat förutses tillämpas en särskild rutin med PlusGiroanvisning. enna typ av PlusGiroanvisning framställs av universitetets kassa. PlusGiroanvisning kan sedan lösas in på Nordeas bankkontor. För att en PlusGiroanvisning ska kunna framställas krävs ett av institutionen upprättat och av prefekten undertecknat underlag för förskottet. Rekvisition av reseförskott skall alltid lämnas till fakultetset. Förskottstagaren måste personligen kvittera ut PlusGiroanvisningen i universitetets kassa. Observera att vissa fakultetsområden fastställt föreskrifter för under vilka former utkvittering av PlusGiroanvisning får ske. Ansvarig handläggare: Tommy Wallhult, ekonomiavdelningen, tel ; Tommy.Wallhult@gu.se I fråga om löneutar hänvisas till resp löneadministratör Bank Utar via bank tillämpas vid universitetet för ar till utlandet samt för normala löneutar. Genom att universitetet anlitar affärsbank, SEB SISU, som sförmedlare vid ar till utlandet skall i första hand ske till smottagarens (leverantören motsv.) bankkonto. etta är den i särklass bästa och effektivaste svägen för alla parter. en institution som beställer vara eller tjänst från utlandet bör därför så långt som möjligt försäkra sig om att leverantören på sin faktura anger sin bank och ett bankkonto till vilket en kan aviseras. Även uppgift om smottagarens IBAN och BIC (Swift) behövs. Ansvarig handläggare: Tommy Wallhult, ekonomiavdelningen, tel ; Tommy.Wallhult@gu.se Betalkort et finns två typer av kort vid Göteborgs universitet: betalkort med personligt sansvar och inköpskort där universitetet har sansvaret. Erhållande av korten förutsätter att mottagaren är anställd vid universitetet. Betalkort med personligt sansvar ort med personligt sansvar används för att minimera behovet av reseförskott och möjliggör ar i samband med tjänsteresor m.m. För ytterligare information, se resegruppens hemsida Betalkort Sid 5-16

17 Inköpskort där universitetet har sansvar Betalning med inköpskort förordas bl.a. för att minska arbetet med personliga utlägg och s k småfakturor. Användningsområden för kortet är exempelvis av mindre inköp och köp via internet. ortet ska användas enligt universitetets inköps- och upphandlingspolicy, se Inköpskortet skall inte användas vid resor, då ska betalkort med personligt sansvar användas. Göteborgs universitets inköpskort är generellt spärrat för användning på nattklubb, för spel samt för kontantuttag. Inköpskortet kan även spärras för andra branscher och utlandsköp, se blanketten Blanketter för purchasing på blanketter.gu.se. Inköpskortet har en köpgräns per 30 dagar och/eller per köptillfälle. Valbar köpgräns är varje 1000-tal upp till kr. Vid särskilda behov kan sgränsen höjas till max kr. Skriftlig motivering krävs. Inköpskortet är personligt men universitetet har sansvar. Samtliga inköp faktureras till och betalas av universitetet. Institution/motsvarande kan välja att få en faktura per kort eller en faktura med alla på enheten förekommande kort. Tänk dock på att det endast bör finnas ett beställar-id per faktura. turan sänds av kortföretaget till universitetets skanningsföretag. Originalkvitton med specificerad moms ska arkiveras i samlad ordning på institutionen. vittona ska fästas på A4-ark och attesteras av kortinnehavaren. En kortfattad beskrivning av orsaken till/syftet med inköpet skall finnas. I de fall originalkvitton saknas kan kortinnehavaren bli personligen sansvarig. Inköpskortet får enbart användas i tjänsten. ontantuttag är inte tillåtna. ortet får inte lånas ut eftersom kortinnehavaren ensam ansvarar för kortet och för redovisningen av de fakturerade en. å inköpskortet inte används skall det förvaras på betryggande sätt så att obehöriga inte kan komma åt det. oden får aldrig förvaras på ett sådant sätt att kort och kod kan kopplas samman. Förlorat inköpskort ska omgående spärras genom att ringa Eurocard på telefon å anställning upphör ska kortet, utan särskild anmodan klippas och insändas till respektive institution som vidarebefordrar kortet till kortföretaget för avslut. Vid längre sjukskrivning eller tjänstledighet ska kortet återlämnas till prefekt/motsvarande. et åligger prefekten att tillse att denna hantering fungerar. Missbrukas inköpskortet dras det in och kortinnehavaren kan bli personligen sansvarig. Prefekt/motsvarande beslutar efter genörd behovsanalys vilka anställda som ska ha inköpskort, vilka begränsningar som ska gälla avseende köpgräns och branscher samt undertecknar ansökan. Ansvarsförbindelse skall upprättas för varje kort i samband med ansökan. Ansökan skickas via respektive fakultets till, Tommy Wallhult för Sid 5-17

18 underskrift av behörig firmatecknare. Blanketter för ansökan, begränsningar och ansvarsförbindelse finns på blanketter.gu.se. Ansvarig handläggare: Tommy Wallhult, ekonomiavdelningen, tel ; ontant (handkassa) Från beviljas inga nya handkassor. Befintliga handkassor ska avslutas och ersättas med inköpskort men under en övergångsperiod gäller följande: Handkassan får endast användas för utar. ontanta inar får inte tillföras handkassan. Se även avsnittet Insvägar, punkten ontant. Handkassan skall användas restriktivt och endast för småutgifter, postförskott o dyl. Handkassan får ej användas för ut av arvoden eller andra skattepliktiga ersättningar - ej heller för reseförskott. Sådana utar görs via lönesystemet. För att minska stöldrisken skall handkassan förvaras på ett betryggande sätt. Handkassans storlek kan utläsas på konto 1568, verksamhet 71 och motsvarar det som uttagits som handkassa och som institutionen har ansvar för. ontot skall ej användas av institutionen. Bokföring på detta konto sker endast vid uttag, utökning eller minskning av handkassan eller då handkassan skall upphöra samt vid saldoöverföring. Redovisning av - och därmed även påfyllning - av handkassa görs via EFHrutinen. Som underlag för uten skall blanketten "Redovisning av handkassa" användas. Blanketten finns på blanketter.gu.se. et redovisade et ( Att utbetala enligt blanketten) utbetalas via utskort till den person och adress som registreras i ekonomisystemet. (På blanketten anges om insättning ska ske till bankkonto, bankgiro, plusgirokonto alt. personkonto i Nordea (=personnummer). Om uppgift om konto saknas skriver Plusgirot ut ett utskort till uppgiven postadress.) Normalt tas en avgift för inlösen av ett utskort. Hos Nordeas bankkontor är exempelvis avgiften f n 35 kr. vittot för denna avgift tas med vid kommande redovisning av handkassan. Inventering av handkassan skall dokumenteras två gånger per år, dels 06-30, dels Se kap Bokslut. När handkassan skall avslutas görs en slutredovisning. Blanketten finns på blanketter.gu.se. enna tillgår så att de kvitton som finns i handkassan redovisas på det sätt som beskrivits ovan via ekonomisystemet (se avsnittet Övriga utar, punkten Påfyllning av handkassa ). När den handkasseansvarige erhållit ut för de redovisade kvittona skall en kontant insättning på universitetets inplusgiro på hela det ursprungligen utkvitterade handkasseet göras. På talongen skall anges att insättningen avser slutredovisning av handkassa, det ansvar handkassan bokförts på (konto 1568), samt namn på den handkasseansvarige. Sid 5-18

19 Vid stöld av handkassa skall alltid polisanmälan göras. Av polisanmälan skall alltid framgå det stulna ets storlek. I anslutning till polisanmälan skall inventeringsprotokoll upprättas. Protokollet insänds tillsammans med kopia av polisanmälan till fakultetset. en uppkomna förlusten kostnadsföres på institutionen av fakultetset. Blanketten för Redovisning/påfyllning av handkassa används. Blanketten finns på blanketter.gu.se. Polisanmälan i original skall bifogas blanketten/ verifikationen. et angivna et utbetalas via utskort till den person och adress, som registreras i ekonomisystemet och kan då betraktas som en påfyllning av handkassan orsakad av den uppkomna förlusten. Ansvarig handläggare: Jeanette Arnesson, ekonomiavdelningen, tel ; Jeanette.Arnesson@gu.se Postförskott, inkommande För av postförskott kan personligt utlägg (se avsnitt Övriga utar, punkten Personligt utlägg) eller i förekommande fall handkassa användas Förskott I fråga om reseförskott kontaktas resp fakultets. I fråga om s k annat förskott; se avsnitt Övriga utar, punkten Annat förskott Reseräkningar Reseräkningar utbetalas via lönesystemet. Blankett finns på blanketter.gu.se A-skatt och F-skatt et finns två slags skatteformer för preliminär skatt, F-skatt och A-skatt. Skatteformen är avgörande för hur preliminär skatt och sociala avgifter (LOP) ska betalas på ersättning för arbete. en som tilldelas F-skatt får en F-skattsedel och betalar själv sin preliminära skatt och sina sociala avgifter. För den som har A-skatt ska normalt utbetalare, d v s universitetet, av ersättning för arbete göra skatteavdrag och (för fysiska personer) betala arbetsgivaravgifter. Mer information avseende A- och F-skatt finns att hämta på Skatteverkets hemsida A-skatt Vid ut av ersättning för arbete gäller följande huvudregler : - om mottagaren är en fysisk person med A-skattsedel är det arbetsgivaren som gör skatteavdrag och betalar arbetsgivaravgifter - om mottagaren är juridisk person (AB, HB, B) med A-skatt gör arbetsgivaren/utbetalaren skatteavdrag med 30% - arbetsgivaravgifter ska dock aldrig betalas för juridiska personer. - om skattsedel saknas gäller samma regler som om personen haft A-skatt. Sid 5-19

20 F-skatt F:et i F-skattsedel står för Företagare. Alla som har F-skatt får i början på varje år dels en ny F-skattsedel, dels ett registreringsbevis med F-skattebevis direkt från skattemyndigheten en som anlitar en person med F-skattsedel är varken skyldig att dra skatt eller betala arbetsgivaravgifter (LOP) på ersättningen för arbetet. ontrolluppgift skall inte heller lämnas. en som har F-skattsedel betalar själv sin preliminära skatt och eventuella avgifter. Betalningsmottagaren kan visa att han har F-skatt till exempel genom att: - ange på en anbudshandling, avtal, faktura eller avtal att han har F- skattsedel. - visa F-skattebeviset, en kopia bör tas på F-skattebeviset för att kunna styrka att det åberopats. Upplysning om F-skatt lämnas också av skattemyndigheten. Upplysning erhålls inom 60 minuter via den egna faxen om man slår tel: , direktval 8102 och följer vidare instruktioner. F-skattsedeln återkallas när innehavaren begär det, slutar bedriva näringsverksamhet liksom för den som inte lämnar självdeklaration, inte redovisar eller betalar sina skatter och avgifter, har näringsförbud eller är i konkurs. Saknas uppgift om F-skatt förutsätts att A-skatt skall gälla. Universitetet har som policy, grundad på lagen om offentlig upphandling, att av alla sina leverantörer begära F-skattebevis, även om fakturan enbart avser varor Både A-skattsedel och F-skattsedel Fysiska personer som har inkomst både av näringsverksamhet och anställning kan ha F-skatt och A-skatt samtidigt. etta framgår då av F- skattebeviset. Personer som kan få både F- och A-skatt bedriver näringsverksamhet parallellt med sin anställning. en som har både F- och A-skatt måste meddela uppdragsgivaren/utbetalaren skriftligt, i en anbudshandling, avtal, faktura eller därmed jämförlig handling, när han använder F-skattsedeln. Gör han inte det gäller A-skattsedeln Utsalternativ För universitetet innebär reglerna i huvudsak att en faktura som innehåller krav på ersättning för arbete, betalas enligt något av följande alternativ: Alternativ 1: Genom attestering av fakturan i den elektroniska fakturahanteringen, och därefter via sförslag och - bekräftelse. En förutsättning är att uppgift om att smottagaren Sid 5-20

21 innehar F-skattsedel eller om F-skattebevis lämnas (inkl skattsedelnummer), finns på fakturan. Alternativ 2: Ut via lönesystemet, om mottagaren har A-skattsedel eller, om uppgift saknas om skattsedel, genom att institutionen till sin lönerapportör sänder fakturan som bilaga till en arvodesräkning. I detta fall dras 30% preliminär skatt och LOP debiteras. Alternativ 3: Ut via ekonomisystemet, om mottagaren är en juridisk person med A-skattsedel. ontakta i detta fall ekonomifunktionen vid fakultetset ang. inleverans av skatt samt utfärdande av kontrolluppgift. Skatteavdrag med 30% preliminär skatt görs och påförs organisationsnumret. Ingen LOP eller särskild löneskatt debiteras. Sid 5-21

22

23 5.7 Inar Inar följer på kundfakturering samt genom riksstatsanslag, gåvor, bidrag och donationer Instyper Statsanslag Statsanslagen inbetalas i 12-delar till Göteborgs universitet omkring den 25 varje månad. Anslagens storlek anges av regeringen i regleringsbrev. e grundutbildningsmedel som inkommer till universitetet enligt ovan bokförs löpande som en preliminär intäkt ( förskott ). e fakultetsmedel som kommer in bokförs däremot tillsvidare som en definitiv intäkt. När slutprestationerna inom grundutbildningen fastställts sker en definitiv avräkning mot universitetets utbildningsuppdrag. Om taket nåtts, behåller universitetet det erhållna förskottset. Tilldelningen till institutionerna avseende anslag bygger på styrelsens och nämndernas fördelningsbeslut. Tekniskt går det till så, att institutionens tilldelade anslag för året registreras i ekonomisystemet. ärefter fördelar en särskild rutin detta anslag på årets 12 månader med lika stort varje månad Externa medel (bidrag, uppdrag och avgifter) Externa medel tas emot och förvaltas enligt de allmänna och lokala regler som tillämpas vid universitetet. Externa bidragsmedel (forskningsbidrag och dylikt) kommer in till universitetets huvudinplusgiro. Inen kopplas till respektive område och en kassaproforma upprättas på fakultetsets ansvarsställe. ultetset kontrollerar att underlag som kontrakt, gåvobrev, avtal eller dylikt finns för inbetalade medel. Har inte fakultetset redan fått in underlag begärs detta från respektive forskare/institution. Inga medel bokförs på forskares verksamhetskod om inte underlag erhållits. När underlagen är kompletta och medlen inkomna, görs inkomstsbokföring på verksamhetskoden av et. Observera att det alltid vid mottagande av alla gåvo- och bidragsmedel skall inlämnas anhållan om förvaltning. Även vid varje s k fortsättningbidrag skall blanketten Anhållan om förvaltning inlämnas. Blanketten finns för utskrift på webb-adressen blanketter.gu.se. Inkomna uppdrags- och avgiftsinar bokförs mot utställd faktura. Sid 5-23

24 EU-medel Ett valutakonto är upplagt på S E B för EU-medel, i de fall då någon på Göteborgs universitet är koordinator. etta bankkonto används endast för transaktioner till övriga deltagare inom projektet. EUR-kontot tecknas av universitetets fondmedelsförvaltare (Tommy Wallhult, ekonomiavdelningen), utar specificeras och kontrasigneras av ansvarig projektledare. För övriga EU-medel, då forskaren i fråga är partner eller subcontractor gäller samma förvaltningsregler som för övriga externa medel, dvs. medlen inbetalas till universitetets inplusgiro- eller inbankgirokonto, att förvaltas av universitetet, och en verksamhetskod läggs upp på det ansvarsställe (institution/avdelning) där vederbörande har sin verksamhet. För mer information se kapitel 8 Externt finansierad verksamhet Externa inkomster av avgifter Här avses försäljning av varor och tjänster, vilket även innefattar fakturering av uppdragsverksamhet undfakturor undreskontra I ekonomisystemet finns så kallade reskontrafunktioner som stöd för hantering av ärenden som genomgår flera stadier. undreskontran är en sådan sidoordnad redovisning vilken även utgör specifikation till posten undfordringar i balansräkningen reditpolicy och regler för kreditgivning Universitetet har fastställt en kreditpolicy och regler för kreditgivning, som anger hur kundfordringar skall hanteras och bevakas (se bilaga till detta kapitel). I bilagan lämnas mer information om flertalet av de områden som presenteras nedan reditprövning Universitetets policy för kreditgivning, se, innebär att kredit endast ska lämnas när kundens sförmåga är dokumenterad. under med dokumenterat dålig sförmåga ska betala i förväg eller kontant vid leverans. Innan en beställning från en kund effektueras eller en offert lämnas till en kund skall en krediprövning göras. Av bilaga 3 till detta kapitel framgår universitetets regler för kreditgivning. Överstiger beställningset 25 prisbas kontaktas ekonomiavdelningen som tar en kreditupplysning om kunden. Resultatet av kreditupplysningen meddelas institutionen, som ska väga in det i sin kreditprövning. Resultatet av kreditupplysningen registreras även i ekonomisystemets kundregister, i textfältet flik 1. Vid en kreditprövning bör uppgift äldre än sex månader ej beaktas. Sid 5-24