Protokoll fört vid tillsynsbesök på Högskolan på Gotland den 27 september 2000

Transkript

1 Juridiska avdelningen Barbro Molander fört vid tillsynsbesök på Högskolan på Gotland den 27 september 2000 Närvarande från Högskoleverket: Överdirektören Folke K. Larsson (närvarande vid punkten 1) Verksjuristen Barbro Molander, projektledare Verksjuristen Teresa Edelman Verksjuristen Pontus Kyrk Inledande sammanträde Besöket inleds genom att samtliga från Högskoleverket sammanträffar med rektorn Gunhild Beckman, prefekten för Institutionen för utbildning och forskning Inger Österholm och chefen för administrativa avdelningen Arne Hansson. Folke K. Larsson informerar om Högskoleverkets och särskilt juridiska avdelningens verksamhet. Barbro Molander berättar om syftet med Högskoleverkets tillsynsbesök på högskolor och hur detta besök kommer att genomföras. Gunhild Beckman, Inger Österholm och Arne Hansson berättar om högskolan som inrättades den 1 juli Under hösten 1997 och våren 1998 bedrevs utbildningen av Organisationskommittén för en ny högskola på Gotland. Gunhild Beckman och hennes medarbetare uppehåller sig vid de problem som kan uppstå när högskolan köper utbildning från andra högskolor. De berättar också om bakgrunden till den inställda antagningen till högskolans ingenjörsutbildningar och de problem som då uppstod för studenterna. Folke K. Larsson påpekar att rektors beslut om t.ex. budget, rutiner för anställningar, sammansättning av Institutionsstyrelse, Grundutbildningsnämnd, olika kommittéer, utseende av prefekt m.m. är undertecknade av rektor ensam. Enligt 2 kap. 12 högskoleförordningen (1993:100) skall rektor avgöra ärenden efter föredragning. Rektor får dock avgöra ärenden utan föredragning, om besluten inte kan skjutas upp.

2 Sid 2 Gunhild Beckman förklarar att ärendena avgjorts efter föredragning men att detta inte framkommer av besluten. Detta skall dock åtgärdas inför framtida beslut. Administrativa avdelningen Barbro Molander träffar registratorn Camilla Widegren. Även Arne Hansson är tidvis med vid samtalet. Följande ämnen diskuteras: Diarieföring och posthantering, utlämnande av allmänna handlingar, besöks- och telefontider och studentärenden. Högskolan har fr.o.m. april 2000 ett datoriserat diariesystem. Registrator berättar hur högskolans posthantering och diarieföring går till. Högskolans informationsmaterial om diariet gås igenom. Posthantering och diarieföring Definition av allmän handling Högskolan definierar i sin skriftliga information allmän handling som handling som förvaras, har kommit in till eller är upprättad på myndigheten. Formuleringen kan uppfattas som att en handling är allmän bara för att den förvaras hos en myndighet. Högskoleverket påpekar att för att informationen skall vara korrekt (jfr. 2 kap 3 tryckfrihetsförordningen, TF) måste ordet och finnas efter förvarar, dvs. en handling är allmän om den förvaras hos myndighet och har kommit in eller är upprättad hos myndigheten. Vad skall diarieföras. JO har i ett beslut den 23 februari 1999, dnr uttalat att det åligger en myndighet att ha fungerande rutiner för att bevaka att skrivelser och meddelanden som inkommer via elektronisk post behandlas på ett adekvat sätt. Detsamma gäller om enskilda tjänstemän vid myndigheten har möjlighet att ta emot externa e- postmeddelanden. På samma sätt som gäller för vanliga pappersförsändelser som adresserats till handläggaren personligen bör det för e-post finnas ett system som ger arbetsgivaren möjlighet att vid den anställdes frånvaro ta del av inkomna handlingar. När det gäller vanliga försändelser sker detta vanligtvis med stöd av fullmakt, och ett sådant system kan också tillämpas när det gäller e-post. Vid samtal med registratorn och administrativa chefen samt vid genomgång av högskolans skriftliga information framkommer att det saknas särskild information om rutiner för e-post och telefax. I den skriftliga informationen anges visserligen att det som sägs om allmänna handlingar gäller såväl brev som fax och e-post. Inga rutiner finns dock för att bevaka att e-postskrivelser och meddelanden behandlas på ett adekvat sätt.

3 Sid 3 Högskoleverket anser att högskolan bör införa tydliga rutiner för hur e-post skall hanteras av de anställda och hur den bör bevakas vid frånvaro. Rutinerna bör framgå av högskolans skriftliga information. Diarieföring av vissa studentärenden Pärmar med studentärenden granskas. I pärmarna finns ansökningar från studenter om anstånd med studier och studieuppehåll m.m. Ansökningarna är registrerade i diariet. Det går härefter inte att i diariet följa ärendets gång fram till beslut. Det visar sig att ärendena handläggs och förvaras på studerandeavdelningen som har egna samlingsnummer för dem. Detta innebär en inkonsekvens i ärendenas hantering. Det står myndigheterna fritt att föra speciella register, t.ex. för viss del av verksamheten eller för vissa typer av handlingar. I 15 kap 1 sekretesslagen (1980:100) ställs således i formellt hänseende inga krav på registreringen. Det kan många gånger vara fullt tillräckligt att erforderliga anteckningar om handlingarna görs t.ex. på omslaget till den akt där handlingarna förvaras, på ett dagboksblad eller i en liknande innehållsförteckning till akten (jfr JO 1991/92 s. 124). Oavsett vilken metod som tillämpas bör den användas konsekvent (JO 1995/96 s.485). Högskoleverket anser att det innebär en inkonsekvens i studentärendenas hantering att en ansökan registreras i ett register och att handlingarna i samma ärende fortsättningsvis samlas och registreras på annat sätt. Registrator skall ta upp frågan med studerandeavdelningen och övriga inblandade. Utlämnande av allmän handling I 2 kap TF finns grundläggande bestämmelser om vad myndigheter har att rätta sig efter när någon önskar ta del av en allmän handling. Dessa grundlagsregler kompletteras av bestämmelserna i 15 kap. 4-8 sekretesslagen (1980:100). Förbud mot att efterforska Högskolan anger i sitt informationsmaterial att myndigheten har rätt att fråga vem som begär en handling, men att myndigheten inte har rätt att kräva ett svar. I 2 kap. 14 tryckfrihetsförordningen (TF) stadgas att en myndighet inte får, på grund av att någon begär att få ta del av allmän handling, efterforska vem han är eller vilket syfte han har med sin begäran i större utsträckning än som behövs för att myndigheten skall kunna pröva om hinder föreligger mot att handlingen lämnas ut. JO har den 21 september 1984 kritiserat en tjänsteman vid länsarbetsnämnd för att hon vid begäran om kopia av allmän handling frågat sökanden om hans namn trots att den uppgiften saknade betydelse för sekretessprövningen.

4 Sid 4 Högskoleverket anser att högskolans formulering kan föranleda att tjänstemän i onödan frågar efter namn och att den som vill ha ut en allmän handling kan förledas att tro att det är en uppgift som måste lämnas. Högskolan bör därför se över sin formulering och istället peka på förbudet mot att efterforska vem sökanden är (i de fall myndigheten inte behöver veta identiteten på sökanden för att pröva om hinder föreligger mot att handlingen lämnas ut). När handling inte lämnas ut Enligt 2 kap. 14 TF skall begäran om att ta del av allmän handling göras och prövas hos den myndighet som förvarar handlingen. Av 15 kap. 6 sekretesslagen framgår att det i första hand är den tjänsteman som svarar för handlingen som skall pröva en sådan begäran. Vägrar tjänstemannen att lämna ut handlingen skall han upplysa sökanden om rätten att få beslutet prövat av myndigheten. Vidare skall sökanden underrättas om att endast ett beslut av myndigheten kan överklagas till domstol. I högskolans information finns inga bestämmelser om hur en tjänsteman skall agera om han eller hon inte vill lämna ut en handling. Högskoleverket har i sin tillsynsverksamhet haft flera anmälningar mot olika högskolor där högskolan har vägrat att lämna ut handlingar utan att sökanden har underrättats om sina rättigheter. Högskoleverket anser att det i högskolans information till de anställda bör ingå en upplysning hur en tjänsteman skall förfara när han eller hon anser att en handling inte skall lämnas ut. Service; besöks- och telefontider m.m. Universitet och högskolor skall - liksom alla myndigheter - vara tillgängliga för allmänheten i så stor utsträckning som möjligt. Alltför korta besöks- och telefontider utgör en begränsning av tillgängligheten. Av betydelse är inte bara serviceskyldigheten utan även den grundlagsskyddade rätten att ta del av allmänna handlingar. Registrator redogör för besöks- och telefontider enligt följande. Registraturen har öppet vardagar kl Receptionen har öppet vardagar kl Vaktmästeriet har öppet Institutionen för utbildning och forskning har öppet hela dagen (kurssekreterarna är tillgängliga) Prefekten har telefontid måndagar och torsdagar Biblioteket har öppet mån-tors , fre och lör

5 Sid 5 Besöks- och telefontiderna finns angivna på högskolans hemsida. Även växeln har naturligtvis information om öppettiderna. Högskoleverket konstaterar att högskolan väl uppfyller kravet på serviceskyldighet vad gäller öppentider, besökstider och telefontider. Studerandeavdelningen Teresa Edelman och Pontus Kyrk träffar chefen för studerandeavdelningen Britt Marie Lennersand och tar upp frågor om antagning, examensbevis, tillgodoräknande, anstånd och studieuppehåll, information till studenterna mm. Vid en senare tidpunkt sammanträffar Barbro Molander och Britt Marie Lennersand och tar upp frågor om redovisning av studier. Antagning Vid genomgång av högskolans antagningsordning tas upp följande frågor: Vem beslutar om antagningsordningen? I 2 kap. 2 högskoleförordningen (1993:100) räknas upp frågor som skall beslutas av styrelsen för en högskola. Där anges bl.a. att styrelsen själv skall besluta om antagningsordning. Av 3 framgår att andra frågor än de som avses i 2 skall avgöras av rektor, om inte annat är föreskrivet i lag eller förordning eller om inte styrelsen har beslutat något annat. Högskolan på Gotland har en antagningsordning för grundutbildning vid högskolan för läsåret 2000/2001. Antagningsordningen har beslutats av högskolans styrelse den 22 februari Av antagningsordningen framgår att den fastställs senast i början av varje år inför kommande läsår. Antagningsordningen innehåller en bestämmelse som innebär att rektor får besluta om sådana ändringar i antagningsordningen som är en direkt följd av ändringar av högskoleförordningen eller föreskrifterna från Högskoleverket. Britt Marie Lennersand förklarar att det gäller frågor som inte kräver någon bedömning. Högskoleverket anser att ändringar i antagningsordningen orsakade av ändringar av högskoleförordningen förutsätter högskolans tolkning och tillämpning av tillträdesbestämmelserna. De antagningsregler som högskolan beslutar att tillämpa skall anges i antagningsordningen. Eftersom beslut om antagningsordning skall - enligt högskoleförordningen - fattas av styrelsen själv och inte får delegeras strider

6 Sid 6 delegationen till rektor mot förordningsbestämmelsen. Högskoleverket anser därför att högskolan bör se över denna bestämmelse i sin antagningsordning. Antagningsordningens innehåll Av 6 kap. 3 högskoleförordningen framgår att i antagningsordningen skall finnas de regler för grundläggande högskoleutbildning som högskolan tillämpar i frågor om ansökan, behörighet, undantag från behörighetsvillkor, urval, hur beslut om antagning och undantag från behörighetsvillkor fattas och hur beslut om behörighet överklagas. I högskolans antagningsordning regleras samtliga av dem i ovannämnda bestämmelsen angivna frågorna. Följande punkterna kommenteras vid besöket. Undantag från behörighetsvillkor kallas i antagningsordningen för dispens. Högskoleverket anser att det är viktigt att skilja mellan undantag från behörighetsvillkor enligt 7 kap. 3 högskoleförordningen, vilket kan överklagas, och andra dispenser som högskolan kan ge. Därför anser Högskoleverket att högskolan bör se över denna bestämmelse i antagningsordningen. Urval. Beträffande urval hänvisas till bestämmelserna i högskoleförordningen och till Högskoleverkets föreskrifter samt görs en sammanfattning och egen tolkning av bestämmelserna. Under rubriken särskilda skäl anges att sökande i undantagsfall kan antas p.g.a. särskilda skäl. Särskilda skäl utgör dock, enligt högskoleförordningen, en urvalsgrund. Det uttryckssätt som används i antagningsordningen är således missvisande eftersom det kan uppfattas som undantag från behörighetsvillkor. Under samma rubrik anges också att för prövningen om det föreligger särskilda skäl krävs att anmälan i första hand ställts till Högskolan på Gotland. På frågan om bakgrunden till denna regel svarar Britt Marie Lennersand att detta görs med hänsyn till studenterna för att deras förstahands valmöjligheter inte skall försvinna. Högskoleverket anser att det saknas rättslig grund för högskolan att som villkor för att tillämpa urvalsgrund särskilda skäl kräva att ansökan i första hand ha ställts till Högskolan på Gotland. Under rubriken Vid lika poäng anges sökandens rangordning av sökalternativet som urvalsgrund. Det saknas dock stöd i högskoleförordningen för att som urvalsgrund tillämpa den rangordning av sökalternativen som studenten gjort. Högskoleverket förutsätter att högskolan ser över de ovan nämnda bestämmelserna om urval i högskolans antagningsordning.

7 Sid 7 Beslut. I antagningsordningen anges att beslut om antagning fattas av chefen för studerandeavdelningen enligt delegation från rektor. Det anges vidare att ett sådant beslut också kan fattas av den som chefen för studerandeavdelningen delegerat beslutsrätten till. Britt Marie Lennersand uppger att hon fattar sådana beslut själv eller delegerar till någon annan på avdelningen och att sådana delegationer brukar hon ge muntligt. Högskoleverket har före besöket fordrat in högskolans beslutsordning och av rektor givna delegationer. Verket har därvid fått se rektorsbeslut av vilket framgår att Britt Marie Lennersand förordnats tills vidare som chef för Studerandeavdelningen. Det finns dock inget dokument av vilket framgår vilka uppgifter personalen vid antagningsavdelningen har och hur uppgifterna fördelas dem emellan. Det finns inte heller, utöver bestämmelsen i antagningsordningen, någon delegation från rektor till Britt Marie Lennersand att fatta beslut om antagning. Högskoleverket förutsätter att högskolan snarast fattar erforderliga delegationsbeslut eller beslutsordning. Eftersom högskolan ännu inte har beslutat en arbetsordning för hela högskolan bör en särskild arbetsordning fattas för antagningsavdelningen. Överklagande. I antagningsordningen redogörs för högskoleförordningens regler om överklagande enligt följande. Överklaganden rörande kurser eller program med lokal antagning skall ställas till Överklagandenämnden för högskolan (ÖNH) och sändas till högskolan på Gotland som kontrollerar att beslutet är riktigt. Om det är ett uppenbart fel som begåtts av högskolan ändras beslutet. Om ändring inte görs sänds överklagandet, tillsammans med ett yttrande från högskolan, till ÖNH för beslut. Beträffande utbildningsprogram där antagning görs av Verket för högskoleservice (VHS) används motsvarande formuleringar. Britt Marie Lennersand uppger att formuleringen uppenbart fel i antagningsordningen används av pedagogiska skäl för att studenterna skall förstå att besluten inte alltid ändras bara för att de överklagas. Högskolans redogörelse avser fall om rättelse av beslut och omprövning av beslut utan överklagande som regleras i 26 och 27 förvaltningslagen (1986:223). I sådana fall kan ett beslut ändras endast om det är uppenbart oriktigt. När den som beslutet gäller överklagar ett beslut kan det dock ändras av myndigheten även om det inte är uppenbart oriktigt. Detta framgår av 28 samma lag som säger att en myndighets beslut förfaller, om myndigheten själv ändrar beslutet så som klaganden begär. Avsikten med denna reglering är att beslutsmyndigheten skall få tillfälle att ompröva sitt beslut, så att besvärsmyndighetens prövning eventuellt blir överflödig. Enligt förvaltningslagen föreligger således inget hinder för den myndighet som fattat det överklagade beslutet att ändra beslutet även om felet inte är uppenbart. I det fall felet är uppenbart skall det korrigeras med stöd av 26 och 27 förvaltningslagen. I dessa fall behövs inte något överklagande utan korrigeringen får/skall göras antingen

8 Sid 8 ex officio eller efter påpekande från den enskilde. Högskoleverket förutsätter att högskolans redogörelse för regler om överklagande och högskolans egna riktlinjer ändras och får en lydelse som överensstämmer med gällande regler. Anstånd med studier samt studieuppehåll Enligt 7 kap. 20 högskoleförordningen får en högskola, om det finns särskilda skäl, medge att den som är antagen till grundläggande högskoleutbildning vid högskolan får anstånd med att påbörja studierna eller får fortsätta sina studier efter studieuppehåll. Högskoleverket har meddelat närmare föreskrifter om anstånd och om studieuppehåll (HSVFS 1999:1). I dessa anges bl.a. vad som kan vara särskilda skäl, att anståndstiden får uppgå till högst 18 månader om det inte finns synnerliga skäl för en längre tid samt att högskolans medgivande om att en student får fortsätta sina studier efter studieuppehåll skall lämnas för en bestämd tid. Högskolans riktlinjer om anstånd och studieuppehåll genomgås. Riktlinjerna finns i högskolans antagningsordning. Högskolan har därvid hänvisat till högskoleförordningens regler och Högskoleverkets föreskrifter samt redogjort för några av dem. I högskolans redogörelse sägs inget om anståndstiden. Britt Marie Lennersand uppger att anstånd inte beviljas för längre tid än 18 månader. Högskoleverket konstaterar att denna rutin stämmer överens med 2 i verkets föreskrifter. Man borde dock informera studenterna om att ett sådant anstånd är möjligt om det finns synnerliga skäl. Vidare anges att anstånd inte beviljas den som erbjudits plats vid reservantagning. Som förklaring till denna praxis uppger Britt Marie Lennersand praktiska skäl. Högskoleverket noterar att det kan ifrågasättas om det finns stöd för högskolans riktlinjer/praxis att anstånd inte beviljas den som erbjuds reservantagning vad avser antagna studenter. Denna fråga kommer därför att följas upp av Högskoleverket i ett annat sammanhang. Beträffande studieuppehåll anges att det skall avse minst en termin och normalt högst två terminer. På frågan angående högskolans bestämmelse om minst en termin förklarar Britt Marie Lennersand att uppehåll under en termin inte kallas för studieuppehåll. Av verkets föreskrifter, 4, framgår att studieuppehåll skall lämnas för en bestämd tid. Högskoleverket anser att högskolans generella bestämmelse att inte bevilja studieuppehåll under en termin inte har stöd i de föreskrifter som gäller för studieuppehåll. Högskolan bör därför se över bestämmelsen. Högskoleverket har

9 Sid 9 däremot inget att erinra mot högskolans bestämmelse om normalt högst två terminer eftersom denna inte utesluter en annan bestämd tid och förutsätter högskolans prövning i varje enskilt fall. Britt Marie Lennersand uppger vidare följande. Den normala handläggningstiden är oftast en månad. Studieuppehåll lämnas för bestämd tid, för längre uppehåll än ett år krävs särskilda skäl. Det kan förekomma problem med studenter som inte kommer tillbaka förrän efter många år och kräver att få fortsätta sin utbildning. Högskolan försöker att hjälpa sådana studenter att avsluta sina studier genom att t.ex. låta dem läsa något annat för deras studier nyttigt ämne tills de kan få plats vid den tidigare avbrutna utbildningen. Information till studenterna Av 6 kap. 3 högskoleförordningen följer att studenter skall ges tillgång till studievägledning och yrkesorientering. Högskolan skall också sörja för att erforderlig information om högskolan finns tillgänglig för den som avser att börja grundläggande högskoleutbildning. Enligt 3 kap. 3 skadeståndslagen (1972:207) skall staten ersätta ren förmögenhetsskada som vållas av att en myndighet genom fel eller försummelse lämnar felaktiga upplysningar eller råd, om det med hänsyn till omständigheterna finns särskilda skäl. Därvid skall särskilt beaktas upplysningarnas eller rådens art, deras samband med myndighetens verksamhetsområde och omständigheterna när de lämnades. Kurskatalog Högskolans kurskatalog för hösten 2000 och våren 2001 granskas och därvid uppmärksammas bl.a. följande. Det saknas information om tillgodoräknande av tidigare lästa kurser. Vidare saknas information om vilka av högskolans beslut som kan överklagas. Britt Marie Lennersand uppger att information om tillgodoräknande och överklagande skall införas i katalogen så snart som möjligt. Högskoleverket delar högskolans bedömning att information om tillgodoräknande av tidigare utbildning och om överklagandemöjligheter bör finnas i högskolans katalog. Högskoleverket ser därför positivt på att högskolan avser att införa en sådan information i nästa katalog.

10 Sid 10 I kurskatalogen anges vidare följande under avsnittet om behörighet, rubriken dispens. Om du inte uppfyller behörighetskraven för en viss kurs, kan du i vissa fall beviljas dispens från det krav du inte uppfyller, om särskilda skäl föreligger. I förekommande fall skall skälen styrkas med intyg. Dispens ansökan lämnar du i samband med anmälan. Om inte behörighetskraven är uppfyllda eller dispens medges stryks ditt sökalternativ. Av 7 kap. 3 högskoleförordningen framgår att en högskola, om det finns skäl, får besluta om undantag från något eller några behörighetsvillkor. Undantag från behörighetsvillkoren skall göras för sökande som genom svensk eller utländsk utbildning, praktisk erfarenhet eller på grund av någon annan omständighet har förutsättningar att tillgodogöra sig den sökta utbildningen utan att uppfylla behörighetsvillkoren. Högskoleverket anser att denna prövning skall göras ex officio av högskolan dvs även om någon begäran om undantag från behörighetsvillkor inte har framställts. Högskolans upplysning att det krävs en dispensansökan är därför inte korrekt. Även högskolans upplysning att det krävs särskilda skäl för dispens inte är helt korrekt eftersom en sådan kvalificering inte krävs i förordningstexten. Under avsnittet Urval med underrubriken Vid lika poäng anges att om två eller flera sökande har samma poäng, avgör sökandes rangordning av sökalternativet vem som antas. Högskoleverket har redan tidigare, i kommentaren till antagningsordningen, konstaterat att högskoleförordningen inte ger stöd för urvalsgrund den sökandens rangordning. Under rubriken Inställande av kurs förbehåller sig högskolan rätten att ställa in kurser om särskild anledning föreligger. Britt Marie Lennersand förklarar att särskild anledning kan vara för få sökande, lärarbortfall osv. När det gäller antagna studenter som söker kurs som ställts in erbjuds en annan kurs. Högskoleverket anser att det är riktigt av högskolan att i kurskatalogen upplysa studenterna om att en kurs kan ställas in om särskild anledning föreligger. Det påminner studenterna om behov av att ha en eventuell alternativplanering och stärker högskolans position vid eventuella skadeståndskrav på grund av fel information. I katalogen finns information om högskolans kurser och program samt till vilken examen dessa leder. Beträffande vissa program som leder till examen där högskolan inte har examensrätt anges att utbildningen ges i samarbete med ett universitet eller en annan högskola. Sådan information ges inte beträffande samtliga utbildningar som

11 Sid 11 leder till examen där högskolan saknar examensrätt. Beträffande t.ex. Europaprogrammet eller Humanistprogrammet anges bara att programmet kan leda fram till en magisterexamen med historia som huvudämne respektive avslutas med en tillämpad magisteruppsats utan att nämna att högskolan saknar sådan examensrätt och utan att nämna något om samarbete eller examinationen vid en annan högskola. Det finns dock en allmän information om examen av vilken framgår högskolans examensrättigheter och hur man organiserat utbildningarna och examinationerna där högskolan saknar examensrätt. Britt Marie Lennersand förklarar att det inte står något om samarbete med en annan högskola när det rör sig om högskolans egna kurser där endast examineringen sker vid en annan högskola. Högskoleverket anser att beträffande högskolans egna program där högskolan inte har den examensrätt som utlovas bör information om detta och information om vilken högskola som skall examinera finnas redan i information om programmet. Britt Marie Lennersand uppger att högskolans ambition är att kurskatalogen skall fungera självständigt och att högskolan redan tidigare har uppmärksammat vissa brister och planerar att införa en del av de vid besöket diskuterade kompletteringarna och rättelserna. Verket anser att informationen i katalogen bör justeras i överensstämmelse med högskolans planer och verkets påpekanden. Annan information Britt Marie Lennersand uppger att högskolan inbjuder alla nyantagna studenter till ett välkomstprogram som högskolan anordnar i början på varje läsår. Programmet innehåller bl.a. information från studerandeavdelningen, internationella sekreteriatet, studenthälsan, Gotlandshem etc. Hon uppger vidare att inför varje kursstart får studenterna allmän skriftlig information om kursen, kursplanen och schema. Högskoleverket ställer sig positivt till det välkomstprogram som högskolan anordnar i början på varje läsår och till den skriftliga information högskolan lämnar inför varje kurstart. Examensärenden Ett dokument kallat Lokala föreskrifter till examensordningen för grundläggande högskoleutbildning granskas. I dokumentet anges vissa förklaringar om vad menas med ett ämne, huvud- respektive breddningsämne, en kurs, vad skall examens- och kursbevis innehålla etc. Vidare anges vissa regler om generella examina som t.ex. att förutom ett huvudämne skall varje kandidatexamen innehålla minst ett bredningsämne på lägst 20-poängsnivå. Det finns ingen information om möjlighet att överklaga beslut om examensbevis. Högskolan har inte utarbetat någon överklagandehänvisning.

12 Sid 12 Britt Mari Lennersand uppger följande. Högskolan har ännu inte avslagit någon begäran om examensbevis. Handläggning av examensärenden tar normalt 2-4 veckor. Utfärdande av den första magisterexamen tog dock ett halvt år. I högskoleförordningens examensordning finns bemyndiganden för högskolorna att bestämma mål för olika yrkesexamen utöver de mål som anges i examensordningen. Det som högskolan kallar för föreskrifter utfärdade med stöd av bemyndigandet i examensordningen utgör i själva verket högskolans allmänna råd till föreskrifter om generella examina i examensordningen. Innehållet i dessa allmänna råd ryms i och för sig inom de ramar som anges i examensordningen varför Högskoleverket inte har något att erinra mot innehållet i dessa råd. Benämningen av dessa regler bör dock ses över. Vidare bör högskolan i någon form informera om möjligheten att överklaga beslut om examensbevis och utarbeta överklagandehänvisning. Verket har inget att erinra mot handläggningstiderna. Tillgodoräknande Under punkten 2.5 i det ovan nämnda dokumentet anges att beslut om tillgodoräknande av en tidigare utbildning eller verksamhet som del av kurs fattas av examinator. Vidare anges att tillgodoräknande kan också göras av en tidigare utbildning eller verksamhet som del av examen. Det finns ingen information om överklagande. Britt Marie Lennersand uppger följande. Bestämmelserna om tillgodoräknande gäller kurser som ges vid högskolan. Högskolan har ännu inte haft ärenden om tillgodoräknande. Högskolan har inte bestämt ännu vem som skulle fatta beslut om tillgodoräknande avseende kurser som inte ges vid högskolan. Det finns ännu inte överklagandehänvisningar för ärenden om tillgodoräknande. Högskolan ser problemet och funderar vidare på saken. Högskoleverket kommer att följa upp högskolans arbete med lokala regler om tillgodoräknande. Högskoleverket vill dock påpeka att frågor om tillgodoräknande är centralt reglerade och att högskolans beslut i dessa frågor kan överklagas. Högskolorna har inget bemyndigande att utfärda föreskrifter om tillgodoräknande. Högskolan kan däremot utfärda allmänna råd inom ramen för gällande regler. Högskoleverket anser att av högskolans lokala regler (allmänna råd), givna delegationer och beslutsordning bör framgå vem som fattar beslut i de olika typer av ärenden om tillgodoräknande. Det är vidare viktigt att högskolan informerar om möjligheten att överklaga sådana beslut och har lämpliga handläggningsrutiner för ärenden om tillgodoräknande samt utarbetar överklagandehänvisningar.

13 Sid 13 Särskilt om redovisning av studier Enligt 1 kap. 4 förordning (1993:1153) om redovisning av studier m.m. vid universitet och högskolor skall högskolan vid antagning till utbildning informera den sökande om att lämnade uppgifter liksom uppgifter om studier kommer att registreras. Informationen skall innehålla upplysning om att bestämmelser i registren finns i denna förordning samt om rätten att få registerutdrag. Enligt 2 kap. 1 samma förordning skall varje högskola föra ett studieregister och där ange uppgifterna individuellt för varje student. En god intern kontroll över registret skall upprätthållas. En beskrivning av hur registret förs skall finnas. Britt-Marie Lennersand svarar på vissa frågor om högskolans särskilda studieregister. Studenten informeras i kurskatalogen om att lämnade uppgifter kommer att registreras. Någon särskild beskrivning av hur registret förs finns inte. Högskoleverket konstaterar att sådan beskrivning som anges i 2 kap 1 förordningen om redovisning av studier inte finns. Högskolan bör åtgärda detta. Institutionen för utbildning och forskning Barbro Molander, Teresa Edelman och Pontus Kyrk besöker Institutionen för utbildning och forskning och samtalar med prefekten Inger Österholm. Utbildningsplaner och kursplaner gås igenom och även Grundutbildningsnämndens och Institutionsstyrelsens protokoll samt ett dokument om studenternas arbetsvillkor. Högskolans information om och dokumentation av bisysslor Se 4 kap högskoleförordningen (1993:100). Högskolorna skall på lämpligt sätt informera sina lärare om vilka bisysslor som inte är förenliga med 3 kap. 7 högskolelagen. En lärare är skyldig att hålla högskolan underrättad om de bisysslor han eller hon har och som har anknytning till anställningens ämnesområde. Högskolan skall dokumentera underrättelserna. Dokumentationen skall hållas så ordnad att det går att fortlöpande följa vilka bisysslor varje lärare har. Inger Österholm berättar att eftersom högskolan är så liten så kan informationen om förtroendeskadliga bisysslor ske kontinuerligt och utan någon särskild formalia. Någon särskild skriftlig information finns inte. Informationen sker i stället muntligt vid gemensamma möten. En del skriftlig information finns i en handling om prefektens roll och ansvar.

14 Sid 14 Inte heller finns det några skriftliga underrättelser från lärare om bisysslor och följaktligen inte heller någon särskild dokumentation av sådana underrättelser. Lärarna talar om för prefekten om de har en bisyssla. Såvitt prefekten kan bedöma är det just nu en lärare som har en bisyssla. Inger Österholm uppger att informationen om bisysslor på sikt måste förbättras. Högskoleverket anser att det är lämpligt att det finns en särskild skriftlig information till lärarna om vilka bisysslor som inte är förenliga med 3 kap. 7 högskolelagen. Vidare måste högskolan dokumentera de underrättelser om bisysslor som högskolan får av lärarna (4 kap. 32 högskoleförordningen). Utbildningsplaner och kursplaner I de genomgångna utbildnings- och kursplanerna finns den information som krävs enligt 6 kap. 7 och 9 högskoleförordningen. Beträffande kurslitteratur fattas det dock ett särskilt beslut som bifogas respektive kursplan. Inger Österholm förklarar att detta görs för att litteraturlistor ändras oftare än kursplaner. Högskoleverket anser att den kurslitteratur som skall användas skall - i enlighet med bestämmelsen i 6 kap. 7 punkt 5 högskoleförordningen - anges i kursplanen. Högskolan bör därför se över rutinen att informera om kurslitteratur i ett särskilt beslut. Dokument om studenternas arbetsvillkor I dokumentet kallat Lokala föreskrifter för studenternas arbetsvillkor slås fast bl.a. att studenter, lärare och övriga anställda har rätt till god arbetsmiljö och att studenterna skall vara representerade i beredande och beslutade organ som påverkar stunderna och deras studier. Vidare anges när omprov skall äga rum, hur många omprov som minst skall ges i kurser som har upphört eller genomgått större förändringar och när skriftliga prov senast skall vara rättade och betygsatta. Vidare regleras frågan om rätten för student att byta examinator, vad som en student måste bekosta själv mm. Högskoleverket ser positivt på att högskolan har riktlinjer i frågor som har en stor vikt för studenter och ser det som en åtgärd i arbetet med att stärka studenternas rättssäkerhet. Eftersom det inte finns klara bemyndiganden för högskolorna att utfärda föreskrifter i alla av de i dokumentet reglerade frågorna anser Högskoleverket att högskolan bör se över benämningen av dokumentet. En del av de av högskolan utfärdade riktlinjerna kan högskolan reglera i form av föreskrifter i respektive kurs- och utbildningsplan. Grundutbildningsnämnd och Instuitutionsstyrelse från Grundutbildningsnämnd och Institutionsstyrelse granskas. Högskoleverket har inga anmärkningar mot protokollens utformning.

15 Sid 15 Avslutande bedömning Högskoleverket konstaterar att det allmänna intrycket vid besöket är att Högskolan på Gotland fungerar väl från förvaltningsrättslig synpunkt och att servicen till studenterna och allmänheten är god. Det kan vidare konstateras att högskolan fortlöpande arbetar med sin förvaltningsrättsliga standard. Högskoleverket -som utgår från att högskolan i sitt fortsatta arbete beaktar de påpekanden som verket har gjort under sitt besök- kommer att följa upp högskolans åtgärder i de delar som behövs. et har satts upp av Barbro Molander, Teresa Edelman och Pontus Kyrk. Justeras den Folke K. Larsson