Så blir Södertälje dubbelt så bra

Transkript

1 Så blir Södertälje dubbelt så bra Lean-resan i Södertälje kommun Lägesrapport 2

2 Lean-arbetet i Södertälje kommun Välkommen till framtiden! Kommundirektör Ulla-Marie Hellenberg om filosofin som ska få Södertälje att växa: Det kräver en kommunal organisation som är dubbelt så bra Nya idéer och innovationer föds ofta ur kriser. När de gamla sätten att jobba inte räcker till skapas en drivkraft att hitta nya vägar som annars skulle förblivit outforskade. Det var det som hände efter andra världskriget i Japan och på Toyota. En ny filosofi började växa fram och några årtionden senare skulle den revolutionera hela tillverkningsindustrin. Ett nytt sätt att värdera, tänka och agera gjorde Toyota dubbelt så bra gentemot de mer traditionella biltillverkarna. Lean hade fötts. I Södertälje känner vi igen oss i den här insikten om att de vanliga idéerna och arbetssätten inte längre räcker till. Vi är helt enkelt tvungna att tänka nytt. I dag står Södertälje kommun och hela den offentliga sektorn inför enorma utmaningar: ökade behov delvis på grund av en allt äldre befolkning och högre och högre krav på kvalitet ska klaras med knappa ekonomiska resurser. Om vi ska klara det, lösa våra problem och göra det bästa av alla våra möjligheter krävs något helt annat än en vanlig kommunal förvaltning. Det kräver en kommun som är dubbelt så bra. Lean är filosofin som ska göra det möjligt. Det handlar om ett långsiktigt utvecklingsarbete där alla medarbetares potential tas tillvara. Tillsammans hittar vi sätt att jobba smartare inte snabbare. Arbetssättet ska öka arbetsglädjen, samtidigt som brukare och medborgare får mer valuta för skattepengarna. Efter drygt två år är vi bara i början på vår lean-resa, men intresset för vad vi redan har åstadkommit har varit stort både i Sverige och utomlands. Varje vecka tar vi emot organisationer och företag som vill lära sig mer om lean. Själva är vi långt ifrån färdiga. Vi kommer att få jobba med lean i många år till innan det här sättet att tänka är självklart i hela förvaltningen. Men jag är säker på att vi är på rätt väg. Och att vi kommer att lyckas. 2

3 Lägesrapport Lean uppfanns i en bilfabrik Resurser som hanteras rätt skapar mervärde för slutkunden och allt kan ständigt bli bättre. Det är lean-filosofin. Arbetet ska helt enkelt utföras smartare. Inte snabbare. Lean som filosofi har sitt ursprung i Japans bilfabriker. När landet började återhämta sig efter andra världskriget hade fabrikerna ont om pengar och råmaterial, vilket tvingade fram ett mer processfokuserat och resurseffektivt arbetssätt. Avvikelser uppmärksammades och medarbetarna involverades i förbättringsarbetet. Det här arbetssättet har revolutionerat tillverkningsindustrin. Toyota och Scania är exempel på hur värden kan skapas och utvecklas med hjälp av lean-filosofin. Arbetet ska helt enkelt utföras smartare. Inte snabbare. Lean växer i Södertälje Att lean har revolutionerat tillverkningsindustrin råder det ingen tvekan om. Men hur skulle det gå i en kommun? Hösten 2008 tog Södertäljes kommunstyrelse beslutet att införa lean i hela den kommunala organisationen. Det var ett modigt beslut vi tog, men vi ansåg att det var nödvändigt, säger Ulla- Marie Hellenberg, kommundirektör. Södertälje kommun hade tagit en rad initiativ för att utveckla verksamheten. Sedan några år tillbaka pågick ett visionsarbete för att tydliggöra Södertäljes önskade framtid. Bilden av Södertälje som internationell plats i en global värld, och alla de möjligheter det innebar, växte fram. Samtliga medarbetare hade varit med och diskuterat och tagit ställning till de värderingar som skulle utgöra grunden för kommunens förhållningssätt. Men det saknades fortfarande en sammanhållen utvecklingsfilosofi. Med visions- och värderingsarbetet som grund och med intryck från Scania, Telge och Köpenhamns kommun fattade kommunstyrelsen 2008 beslutet att lean skulle bli den filosofi som skulle utveckla kommunen inleddes arbetet med lean genom de första pilotprojekten och utbildning för högsta ledningen. Samtidigt säkerställde kommunledningen ett långsiktigt och ledningsnära stöd i lean-arbetet genom att organisera ett centralt lean-kontor. Växthuset blev namnet på Södertälje kommuns lean-filosofi. 3

4 Lean-arbetet i Södertälje kommun Det var vi som började Lean-projektet i Södertälje kommun startade i mindre skala år Här är några lärdomar från de första projekten. Katarina Wallin, samordnare för livsmedelskontrollen, miljökontoret: De flesta hinder och slöserier som fanns när vi påbörjade lean-arbetet är borta nu. Det innebär att vi nu jobbar på ett annat sätt och våra ledord är Det ska vara roligt att jobba. Livsmedelsföretagarna kommer att märka att kvaliteten och effektiviteten ökar. Genom direkt återkoppling på kontrollerna i form av en enkät följer vi upp deras syn på bemötande, vårt arbetssätt och förtroendet för oss. Christina Hägglöf, chef för mottagning och utredning vid försörjningsstöd, social- och omsorgskontoret: Lean-arbetet pågår för fullt. Vi har regelbundet tavelmöten och de fungerar bra. Här har vi genomfört en förbättring vi har delat in oss i grupper så nu är vi inte fler än 5 10 personer på ett tavelmöte. Vi har en kreativ personal som i sann lean-anda fortlöpande kommer med förbättringsförslag. Agneta Ström, enhetschef, kultur- och fritidskontoret: Genom vårt arbete med lean och ständiga förbättringar har vi idag fått ökad dialogtid med våra föreningar eftersom vi numera hanterar bidragsansökningarna via webben. Genom fler möten med föreningarna har vi ökat den värdeskapande tiden med brukaren. Vi för ständigt diskussioner om hur vi kan utveckla verksamheten och oss själva. Magnus Söderbaum, driftsledare vid kommunens fordonsverkstad, samhällsbyggnadskontoret: Det är viktigt att ha tålamod och ge tid åt arbetet med lean. Vi har nu nått våra mål och det är dags att sätta nya. Vi arbetar inte bara med ständiga förbättringar utan även med att ta in filosofin helt enkelt ett nytt sätt att vara. 4

5 Lägesrapport I Växthuset är alla vinnare Växthuschefen Robert Kusén om en bra början och en lovande framtid Vad har hänt under året? Under 2010 har fler medarbetare involverats i Växthusarbetet. Det har varit ett omfattande förändringsarbete med massor av projekt, utbildningar, seminarier och praktiskt förbättringsarbete. 29 Växthusprojekt har genomförts inom samtliga delar av kommunens verksamhetsområden. I samband med projekten har över 120 lean-coacher utbildats, eller talanger som vi kallar dem. Talangerna är ute i verksamheterna och utgör en viktig resurs i det fortsatta förändringsarbetet. Vilka effekter ser du av Växthusarbetet? Växthusarbetet blir allt mindre projekt och mer och mer integrerat i kommunens generella utvecklingsarbete. Det kan handla om hur vi ska attrahera framtidens arbetskraft, hur vi ska minska arbetslösheten och hur vi ska samverka med de andra delarna i välfärdssystemet för att medborgarna ska få bästa möjliga kvalitet och effektivitet, för att nämna några exempel. Det som gör starkast intryck på mig är ändå de medarbetare och arbetslag som jag möter runt om i kommunen. Medarbetare fyllda av engagemang och med tusentals lösningar på hur vi i kommunen kan bli dubbelt så bra. Har alla lärt sig att älska avvikelser? Jag ser bevis på en pågående kulturförändring. Sakta men säkert vågar organisationen i allt större utsträckning synliggöra problem. Att älska avvikelser och att medarbetarna själva äger och utvecklar sitt arbete är ju en av de centrala delarna i Växthusfilosofin. Har du något konkret exempel på förbättringar? Förbättringsarbetet är så pass utbrett att det är omöjligt för en central lean-chef att hålla koll på allt. Och det är ju precis det vi vill. Om jag ändå ska lyfta fram ett exempel så vill jag nämna Fler i arbete, Fia. I Fiaprojektet har vi för första gången jobbat med lean tillsammans med andra delar av Södertäljes välfärdssystem för att minska arbetslösheten. Medarbetare från arbetslivskontoret, social- och omsorgskontoret, Telge Manpower samt Arbetsförmedlingen har med hjälp av lean-filosofin utvecklat en effektivare process för att hjälpa den som är beroende av försörjningsstöd till arbete och egenförsörjning. Minskad byråkrati, eliminering av dubbelarbete och väntetid är några exempel på de förbättringar som har genomförts. Södertäljes lean-arbete är relativt nytt, ändå verkar intresset i Sverige och omvärlden vara stort? Varje vecka sker aktiviteter där andra organisationer vill lära sig om lean med Södertälje kommun som exempel. Det är 5

6 Lean-arbetet i Södertälje kommun allt från ledningsgrupper inom offentlig sektor, privata företag, svenska och utländska universitet samt lean-seminarier i både Sverige och Norge. Hur vill ni utveckla lean? I Södertälje tror vi att lean-filosofin har ett större användningsområde än bara internt inom kommunen. Om alla delar av välfärdssystemet skulle göra resan så skulle den riktigt stora potentialen vara inom räckhåll. Då skulle vi komma åt det verkliga slöseriet som oftast finns i mellanrummen. Mellan kommunen, sjukhuset, Försäkringskassan, Arbetsförmedlingen, Migrationsverket, företagen etcetera. Lean kan skapa en gemensam värdegrund, ett gemensamt sätt att tänka och arbeta som hjälper välfärdssystemet att byta fokus att sätta kundens resa främst i stället för den egna funktionens budget och nyckeltal. Det är ju kundens resa som avgör välfärdssystemets duglighet. Att kunden får det hon behöver i rätt tid. I Södertälje finns det bra förutsättningar för en sådan idé då många privata och offentliga verksamheter redan är igång. Södertälje är redan något av ett svenskt lean-centrum. Jag tänker då på Scania, Astra Zeneca, Telge, KTH:s lean-centrum, Södertälje sjukhus och så klart Södertälje kommun som redan arbetar efter samma filosofi. Och fler verksamheter i Södertälje visar nu intresse av att starta resan. När blir ni klara med lean? Grunden i lean är att man aldrig blir färdig. Det är ett ständigt förbättringsarbete där verksamheten hela tiden utvecklas. Lean är inte någon tillfällig punktinsats utan ett tankesätt och en filosofi som ständigt synliggör nya utvecklingsområden. Växthusarbetet under året Mer än 28 Växthusprojekt har genomförts. I samband med projekten så har över 120 lean-coacher utbildats, eller talanger som de kallas. Talangerna är ett viktigt verksamhetsnära stöd i det framtida Växthusarbetet. Kommunens centrala lean-utbildning, Växthusakademin, har utbildat hundratals medarbetare och chefer. Samtliga ledare och chefer inom social- och omsorgskontoret och äldreomsorgskontoret har genomgått en riktad utbildning i Växthusfilosofin. ska bygga upp sin målstyrning och förbättringsgrupper under En standard för mätning av ett av Växthusets konkreta mål, människor som växer, har tagits fram av kommunens talanger och fastställts i Klg. Träningsprogram 1 har genomförts i samtliga verksamheter. Träningsprogrammet innebar att alla medarbetare fick en timmes genomgång av Växthusfilosofin av sin chef. Varannan vecka samlades kommunens talanger för gemensam kompetensutveckling under rubriken Talangforum. Ett idépolitiskt seminarium genomfördes tillsammans med Timbro och Arena idé. Rubriken var Kan välfärden bli dubbelt så bra till samma kostnad? En lean-konferens hölls i Södertälje stadshus med bland annat Jeffrey Liker, lean-guru och författare till The Toyota way, som talare. Utbildningskontorets ledningsgrupp besökte Scania som inspiration i arbetet med lean. Södertälje kommun har bidragit till Sveriges Kommuner och Landstings nationella kvalitetsutbildning med fokus på lean. Kommunledningsgruppen (Klg), som består av de högsta cheferna i kommunen, har genomfört en workshop för att skapa insikt om hur kommunen Två Växthusfilmer lanserades under året. Som stöd till andra offentliga verksamheters lean-satsningar har en mängd externa föredrag samt studiebesök genomförts under året. 6

7 Södertälje kommuns Växthusprojekt resultat 2010 Växthusprojekt innebär att en verksamhet genomlyser en av sina processer enligt ett standardiserat förlopp. Förloppet innebär en kombination av träning och praktiskt arbete med lean. Under 2010 påbörjades och avslutades sexton Växthusprojekt. Ytterligare tolv projekt påbörjades under andra halvåret Här kan du läsa vad några av projektledarna tycker om projekten. Växthusprojekt Projekten leds av utbildade leancoacher inom kommunen som kallas Växthustalanger. Organisationens chefer styr och stödjer projekten i styrgrupper och projektledningsgrupper. Projektarbetet genomförs av personalen som jobbar i den process som projektet avser. Arbetsprocessen kartläggs i en workshop. Projektledaren hjälper arbetslaget att synliggöra hur rutinerna fungerar och var slöseriet uppstår. Hon/han ska stötta medarbetarna i arbetet med att ta fram en effektivare process. Det är medarbetarna som har lösningarna. Målstyrningstavlor och post-it-lappar används för att visualisera processerna. Mindre grupper arbetar fram förbättringsförslag och vägen mot målet. Sedan fortsätter arbetet med lean i den dagliga verksamheten med tavelmöten veckovis. Idéer sätts upp på tavlan närhelst man kommer på dem, man tid sätter arbetet och bestämmer vem som ansvarar för att det blir gjort. Grunden i lean är att man aldrig blir färdig. Allt kan alltid bli bättre och själva arbetet utvecklar ständigt medarbetarnas lins att se nya möjligheter till förbättringar. Faserna i ett projekt Analys och Uppstart Design Mobilisering framtid Implementering och ständiga förbättringar

8 Lean-arbetet i Södertälje kommun Växthusprojekt *Människor som växer: Jag känner mig betydelsefull; Jag har kontroll över min arbetssituation; Jag känner arbetsglädje. Lean har förändrat vårt sätt att arbeta Karl-Axel Reimer chef, Miljö- och hälsagruppen Övergången till lean har redan inneburit att vi gjort flera förändringar i vårt sätt att jobba. Viktigast hittills är att vi har infört en handläggargrupp som tar alla inkommande telefonsamtal. Övriga handläggare kan då arbeta mer ostört och effektivt med sina ärenden. Varje handläggare sitter i telefongruppen ungefär var fjärde vecka. Där handläggs även många enklare ärenden. I vårt lean-projekt har vi också minskat antalet ärenden med mycket lång handläggningstid. Vi har lyft upp dessa genom att gå igenom dem i en liten arbetsgrupp, och samtidigt arbetat fram bättre rutiner för att avgränsa ärenden tydligare och få kortare ledtider framöver. Detta är förmodligen en arbetsmetod som vi kommer att nyttja mycket framöver i olika sammanhang. Förhoppningen är att medborgare och verksamhetsutövare ska få ett effektivt, tydligt och konkret bemötande, anpassat till den aktuella frågan som ställs eller i den fråga som miljökontoret driver. Vi tror också att de nya arbetssätten gör att medarbetarna i allt högre grad kommer att uppleva kontroll över sin arbetssituation, känna sig behövda samt känna glädje i sin arbetsroll och i gruppen. Miljö- och hälsagruppen: Miljö- och hälsagruppen gör tillsyn på verksamheter och företag som omfattas av miljöbalken. De granskar även kommunens detaljplaner och handlägger ansökningar om till exempel tillstånd för enskilt avlopp, värmepumpar etcetera. Tillsynsprocessen Vi har uppnått mycket goda resultat i mätningarna, men det finns mer att göra. Linnea Szente Startläge Feb 2010 Nuläge Nov 2010 Mål Jan 2011 NKI (nöjd kund index), enligt SBA-enkät (SBA = Stockholm Bussiness Alliance) Näst sista plats enl enkät Mätning saknas Högre NKI nästa mätning 2013 Minska antal öppna ärenden, startade innan Max 200 Människor som växer* 79 % 77 % 80 % Åsa Borén utredarenheten 8

9 Lägesrapport Nu ser vi vinsterna med lean Linnea Szente socialsekreterare Det tog lång tid innan jag upplevde att vi fick en effekt av lean-arbetet. Det är viktigt att ha tålamod. Vi har kommit en bit på väg och nu går vi till exempel igenom arbetssituationen noggrant och regelbundet. Vi ser över gruppens arbetsbelastning och hur den kan jämnas ut. Alla är med och alla vill hjälpas åt. I början var det svårt att avsätta tid till lean-arbete, men nu ser vi vinsterna. Personalen får komma till tals och gruppen kan hjälpas åt om något inte känns bra. Vi arbetar med visualisering till exempel ser vi över hur många ärenden varje socialsekreterare har och hittar förbättringar. Lean-projektet hos oss mynnade ut i en mottag ningsgrupp som gör noggranna förhandsbedömningar och ser till att varje klient blir erbjuden en tid inom fem dagar. Detta har gjort att vi öppnar färre utredningar vilket leder till minskad arbetsbelastning. Det har gett oss mer tid för andra arbetsuppgifter. Vi har uppnått mycket goda resultat i mätningarna, men det finns mer att göra. Social- och omsorgskontoret: Lokala beroendemottagningen, socialoch omsorgskontoret och Landstingets Beroendecentrum. Beroendemottagningen utreder och beslutar om insatser avseende vård och behandling för vuxna personer med en beroendeproblematik. Att kartlägga processen från första kontakt till ett första besök ur ett brukarperspektiv. Startläge Nuläge Mål Minst 85 % av brukarna ska vara helt eller delvis nöjda (brukarenkät) Har inte mätts tidigare Apr % Jan % Minst 50 % av klienterna ska erbjudas en tid inom 5 arbetsdagar Feb dgr Nov 2010 Jan % Människor som växer* Apr % Nov % Jan % Lean kräver tillit Vår enhet var helt ny när vi började med lean och vi fick jobba rätt mycket bara för att hitta ett normalläge att utgå från eftersom vi av förklarliga skäl inte hade något. Några kände varandra innan, men vi hade aldrig jobbat tillsammans som grupp och jag tycker att det har visat sig att lean kräver tillit och förtroende för att fungera. Under 2010 hade vi regelbundna tavelmöten och mätte också våra mål. Vi har haft fokus på att mäta hur människor växer. Gruppen har varit stor, 15 personer, och det har inte fungerat optimalt. Vi arbetar med att hitta en form som fungerar bättre för oss. Utredarenheten, kommunstyrelsens kontor: Utredarenheten utför uppdrag åt olika delar av kommunorganisationen. Utredning till nämnd Rätt kvalitet och omfattning som kunden efterfrågar - Nöjda kunder Startläge Maj 2010 Nuläge Sep 2010 Mål Dec % 65 % 80 % Vi gör utredningen på överenskommen tid 75 % 85 % Människor som växer* 50 % 70 % 85 % 9

10 Lean-arbetet i Södertälje kommun Växthusprojekt *Människor som växer: Jag känner mig betydelsefull; Jag har kontroll över min arbetssituation; Jag känner arbetsglädje. I dag blir vi klara i tid Genom att tillämpa lean har vi möjliggjort för personalen att vara med och utveckla och påverka arbetssättet och inte endast utföra. För mig är det inget nytt, eftersom jag tidigare arbetat med liknande metodiker. Det som gör lean speciellt är att här ingår alla i utvecklingen av verksamheten, vilket också leder till personlig utveckling. Lean-projektet löpte smidigt även om det var omständligt många gånger. Vi blev överraskade när vi upptäckte avvikelser som vi inte hade räknat med, men som vi kunde rätta till. Det medförde att arbetet började fungera smidigare. Osäkerheten runt hanteringen av nämndeärenden är nu borta och arbetsprocessen har strukturerats. Nu kommer vi att kunna vara steget före i planering av våra ärenden vilket betyder mindre stress och rätt nivå på insatserna. Vi kommer att kunna vara mer effektiva i vår beredning av ärenden och leverera kompletta handlingar i rätt tid och med rätt nivå på innehållet. Vi har numera ett normalläge med rutiner och standarder. Alla är utbildade och allt är mycket tydligare. I dag blir ärendena klara i tid. Homan Gohari verksamhetsutvecklare Samhällsbyggnadskontoret: Samhällsbyggnadskontoret är ett samlat kontor för kommunens samhällsplanering, byggande och förvaltning. Under tekniska nämnden ligger frågor som rör drift och förvaltning av det offentliga rummet samt kommunens fastighets- och markfrågor. Ärendeberedning till tekniska nämnden. Processen startas när det är bestämt att ett ärende ska upp på nämnden och slutar med att nämnden har fattat ett beslut. Inga extra utskick av nämndmedlemmar ska vara nöjda med handlingens utformning Inga retur från nämnden pga ofullständig beskrivning Föredragningslista, andel uppsatta ärenden som klaras av vid nämndtillfället Andel handlingar (utkast) klara till presidium Startläge Okt 2010 Flera utskick Mätning saknas Ett antal Ej Ej Nuläge Dec st 90 % 0 Mål Jun

11 Lägesrapport Färre papper, mer öppenhet När det gäller processen runt avgiftshandläggning arbetar vi nu mer systematiskt med de felaktigheter som uppstått i processen och lett till en felaktig faktura. Det innebär att vi nu vet varför det blir fel och vi kan då sätta in åtgärder innan felet uppstått. Vi har också säkrat upp processen genom att utforma ett digitalt rapporteringsverktyg mellan hemtjänst, biståndshandläggare och avgiftshandläggare. Vår förhoppning är att det ska leda till ökad kvalitet, rätt faktura till brukaren men även ökad effektivitet, mindre administration i alla led. När vi genomförde mätningen av normalläget fick vi ett exceptionellt bra resultat, det kan vi se när vi idag genomför regelbundna mätningar. Vi tror ändå att det nya arbetssättet kommer att göra att vi når vårt mål. Projektet har varit en ingång till växthusfilosofin och jag upplever ett större engagemang bland medarbetarna. Människor som växer bidrar till öppenhet i gruppen och ger snabbt signaler till oss chefer om läget. Äldreomsorgskontoret: Myndighetsverksamhet inom äldreomsorgen. Avgiftsprocessen, målet är att öka antalet korrekta fakturor till brukaren. Startläge Nuläge Mål Antal felaktiga fakturor per år ska minska Minskad handläggningstid för att skapa fakturor per månad Apr tim 15 min Sep Dec tim 16 min Dec Mar tim Eva Nykvist Wallberg resultatområdeschef Människor som växer* Nov % Feb 2011 Mar 2011 Läs mer om Södertälje kommuns lean-arbete på Lean har gett oss gemensamma arbetssätt Tidigare hade personalen allt i huvudet. Alla trodde att man hade koll på hur kollegan arbetade men utan att veta. Värdeflödesanalysen som vi gjorde visade hur en brukares dag ser ut. Det blev tydligt att rutinerna i det dagliga arbetet var olika, även om vården och omsorgen fungerade bra. Vi insåg att vi behövde ett normalläge att utgå ifrån. Lean har inneburit en medvetenhet om det och ett tydligare brukarfokus. Personalen är mindre stressad när allt finns nedtecknat i en driftpärm. Avstämning, så att de dagliga rutinerna runt brukaren fungerar, görs tre gånger per dag och noteras i pärmen. Genom att kartlägga de boendes vecka har vi hittat slöserier och får mer tid för våra brukare. Som gruppchef håller jag i tavelmötet, där vi följer upp resultaten en gång i veckan. Vi har ett öppet klimat och jag märker en ökad delaktighet hos personalen. Alla engagerar sig, vågar komma med förslag och idéer. Lean har gett oss verktyg så att idéerna lättare kan genomföras. Trots att vårdtyngden väntas öka är vårt långsiktiga mål att vi ska behålla kvaliteten och få mer värdeskapande tid för brukarna. Erbjuda två gemensamma aktiviteter per dag Personliga genomförandeplanen klar i tid och med rätt kvalitet Att den personliga genomförandeplanen följs Ljungbackens vård- och omsorgsboende, äldreomsorgskontoret: Ljungbackens vård- och omsorgsboende är ett särskilt boende för äldre. 60 brukare bor i varsin lägenhet fördelade på sex bostadsgrupper. Att kartlägga de boendes vecka för att öka den värdeskapande tiden för brukaren. Startläge Apr st 87 % 87 % Nuläge Okt st 93.5 % 91.7 % Mål Jan st Öka den värdeskapande tiden (kl 7-21) 46 % 60 % 60 % Människor som växer* 90 % 85 % 90 % 11

12 Lean-arbetet i Södertälje kommun Växthusprojekt *Människor som växer: Jag känner mig betydelsefull; Jag har kontroll över min arbetssituation; Jag känner arbetsglädje. Arbetet med lean måste få växa fram Sofia Ekström lärare Alla ser inte möjligheterna med Växthuset än, det måste få växa fram. Alla får komma med och engagera sig i sin egen takt, det minskar motståndet tror vi. Vissa saker, som ständiga förbättringar, går det nu snabbare med. Det blir tydligt vem som gör vad och när. Och mer blir gjort. Spridningen i arbetslaget har inte blivit så stor som vi hoppats på och det är ofta samma personer som tar initiativ till förbättringar. Vi har rullande schema för vem som ska leda tavelmötena, vi tror att det kan öka delaktigheten och engagemanget. Våra mål blir klara först nu i mars och då blir det ett tydligare fokus. Det kommer att synliggöra vår arbetssituation och vår inriktning samt hjälpa oss med framtida satsningar. Hovsjöskolan, utbildningskontoret: Hovsjöskolan är en grundskola med cirka 500 elever och ett 60-tal lärare. Planering kring hur vi involverar alla pedagoger kring lokal pedagogisk planering (värdeskapande tid för eleverna). Det ska finnas fler lärare runt fler elever. Ett av våra mål var att minska antalet ärenden och även att minska tiden för ett ärende. Ingemo Bohman Mitt lärande; Min arbetsro; Min egen insats (Elevens perspektiv) Startläge Okt 2010 Nuläge Mar 2011 Mål Dec % 60 % 80 % Lektionen börjar i tid och lektionen slutar i tid 0 % 90 % Människor som växer* 30 % 67 % 80 % 12

13 Lägesrapport Ingemo Bohman resultatenhetschef Lean fick oss att jobba i lag Processen vi valde var vår support mot verksamheterna när det gäller löne- och systemfrågor. Tidigare hade var och en sitt arbetsområde och sina enheter att jobba mot. Att något måste göras blev tydligt när vi gjorde värdeflödesanalysen och upptäckte dubbelarbete och tidstjuvar. Vi blev tvungna att byta arbetssätt, så en arbetsgrupp tog fram ett förslag som antogs av övriga. Arbetet gick från att vara individuellt till ett lagarbete vi har idag fem arbetslag där alla kan gå in för alla. Vi har fått ett enhetligt arbetssätt. Trots en hög arbetsbelastning har alla i gruppen arbetat mot uppsatta mål, varit kreativa när det gäller förbättringar och tagit ett annat ansvar än tidigare. Ett av våra mål var att minska antalet ärenden och även att minska tiden för ett ärende. Den tiden har kortats betydligt och till och med halverats till exempel när det handlar om att utfärda intyg. Nu är det dags att göra en utvärdering där vi fokuserar på vad som blev värdeskapande för kunden. Oavsett resultat så kommer nog även det att bidra till justeringar i vårt arbetssätt. För att nå målen pågår ständiga förändringar och det tar längre tid än vad som beräknats från början. Antal rätt utbetalda löner i rätt tid till rätt person ska öka Ex. Manuella löner ska minska Tiden från inkommen fråga till svar ska kortas ner Service mål Ex. intyg Startläge Feb 2010 Nuläge Okt 2010 Mål Dec st 14 st 37 st 14 dagar 7 dagar 7 dagar Människor som växer* 53 % 52 % Lön och system, kommunstyrelsens kontor: Lön och system är en supportverksamhet som arbetar mot cheferna i kommunen. Löneadministration med inriktning på support. 13

14 Lean-arbetet i Södertälje kommun Växthusprojekt Barnen är våra vinnare *Människor som växer: Jag känner mig betydelsefull; Jag har kontroll över min arbetssituation; Jag känner arbetsglädje. Maria Borg-Andersson rektor sarbete och utvärdering fanns givetvis före lean, men nu har jag fått ett verktyg så att jag kan strukturera och synliggöra våra uppsatta mål. När vi väljer ett mål som vi ska jobba med så blir det tydligt när vi har vårt tavelmöte och tittar på målstyrningstavlan. Där ser vi vem som har ansvaret för olika förbättringsområden och när uppföljning ska ske. Mina medarbetare gillar lean och det finns en tydlig önskan att arbeta med förbättringar och att följa upp det som vi jobbar med. Lean har hittills inneburit att kommunikationen med medarbetarna har blivit bättre. Alla blir synliga. Det är lättare att visa på problem och att lösa dem. Medarbetarskapet handlar nu både om att utföra jobbet och att utveckla det. Vi planerar långsiktigt och medarbetarna växer. I arbetet har vi utgått från ett barns dag i förskolan utifrån ett barnperspektiv. För att öka den värdeskapande tiden för barnet gäller det att undvika slöserier, minimera avbrotten och prioritera rätt. När pedagoger är fokuserade på sitt uppdrag och mindre stressade tack vare färre avbrott, har våra barn gjort en stor vinst: de får möta vuxna som är mer engagerade och närvarande. Alla medarbetare förstår att kunden är viktig och reflekterar över sig själv och sitt förhållningssätt. Vi är också tydligare i vad vi vill och vad som är vårt uppdrag, vi kan visa att vi har kontroll över vår verksamhet och hur barnen har det. Det betyder nöjdare barn och tryggare föräldrar. Bemötande av barnen på morgonen enligt överenskomna förhållningssätt Positiv bredvid-lek för de små barnen alternativt att de större barnen har en kompis Pedagogisk tid utan avbrott kl Ordning och redastatus Startläge Jun % 98 % 65 % 85 % Annexets förskola, utbildningskontoret: Annexet har 80 barn i åldrarna 1-5 år och 15 personal. Förskolan är certifierad med Grön Flagg och använder naturen som en levande inspirationskälla i arbetet med barnen. Ett barns dag i förskolan ur ett barnperspektiv. Nuläge Dec % 98 % 85 % 90 % Mål Jan % 85 % Människor som växer* 90 % 85 % 85 % 14

15 Lägesrapport Helt OK att säga som det är Vi lyfter fram förbättringsåtgärder varje vecka när vi har våra tavelmöten. Alla i gruppen är aktiva. Vi har styrt upp informationen från verksamhetskontoren till oss på medborgarcenter, för det är viktigt att vi kan informera om frågor som återkommer. Genom att vi kan svara på de generella frågorna ska medborgare och företagare känna att tillgängligheten till Södertälje kommun har ökat, att det har skapats en väg in till kommunen. I framtiden har Södertälje kommun ett kontaktcenter som svarar på de generella frågorna både i telefon och vid det personliga mötet i Stadshuset. Medborgarcenter ska också kunna kontrollera att ansökningshandlingarna är rätt ifyllda. Regelbundet mäter vi hur människor växer och pratar om hur det är om någon har gulmarkerat, det vill säga inte är helt nöjd med sin arbetssituation. Hos oss är det helt OK att vara ärlig och säga som det är. En sak som lean-projektet lärt mig är att det är viktigt att arbetsgruppen snabbt får veta vad som är på gång. Jag var både talang och projektledare samtidigt och missade att informera gruppen tillräckligt. Nu vet jag hur nödvändigt det är att förankra nya arbetssätt och metoder på ett tidigt stadium. Bettan Söhr Löfberg chef för dialog- och serviceavdelningen Tillstånd Öka antal kompletta ärenden Bygglov Öka antal kompletta ärenden Livsmedel Minska antal fakturafrågor Antal näringslivsrelaterade frågor som besvaras i medborgarcenter Startläge Apr 2010 Utbildning pågår Medborgarcenter, kommunstyrelsens kontor: Medborgarcenter består av samhällsvägledare som vägleder och informerar besökare till kommunen samt växeltelefonister som kopplar samtal som kommer till kommunen. Öka tillgängligheten för Södertäljes företagare En väg in till Södertälje kommun. Säkerställa att kontakterna mellan Södertälje kommuns företagare och kommunen är effektiva och av hög kvalitet. Nuläge Nov 2010 Utbildning pågår Mål Dec % + 10 % - 10 % 6 % 17 % 60 % Människor som växer* 60 % 85 % 85 % 15

16 Lean-arbetet i Södertälje kommun Växthusprojekt *Människor som växer: Jag känner mig betydelsefull; Jag har kontroll över min arbetssituation; Jag känner arbetsglädje. Att utveckla med hjälp av avvikelser Lean-projektet har medfört att vi kan påverka mer. Vi var tidigare mer toppstyrda. Gruppen har kommit med egna förbättringsförslag som delvis har implementerats. Vårt arbetssätt har blivit mer strukturerat och vi har blivit bättre på uppföljningar. Avvikelser följs numera upp. Ändå har vi inte kunnat börja jobba efter det nya normalläget eftersom vi behöver genomföra en del åtgärder som tar tid. Men många små förbättringar har vi hunnit med. Tack vare detta projekt är vi övertygade om att vår svarstid till sökanden kommer att minska rejält, men framför allt kommer vår handläggningstid att bli avsevärt mycket kortare. Det innebär att antalet nöjda sökanden ökar, vilket leder till färre klagomål och därmed mindre stress för medarbetarna. Redan nu märker vi tydligt att vi har utfört mer arbete med samma, till och med mindre, resurser. Vi är inte klara än med projektet men vi blir bara bättre och bättre. Medarbetarna började redan i samband med lean-utbildningen att utveckla sina processer och sig själva. Vi mäter människor som växer och följer upp resultaten varje vecka. Jag tycker att man växer som människa när man reflekterar och funderar över hur man upplevt veckan som gick. Enheten har numera lärt sig att upptäcka, diskutera, åtgärda och älska avvikelser, för vi är alla medvetna om att det är avvikelserna som ligger till grund för medarbetarnas och enhetens fortsatta utveckling. Sargon Ablahad bygglovsarkitekt Andel inkomna kompletta ärenden Andelen kompletta ärenden efter första begäran om komplettering Startläge Maj % 70 % Bygglov, samhällsbyggnadskontoret: Bygglovsenheten handlägger bygglov, ger rådgivning och utför tillsyn. Mål Dec % 90 % Responstiden från att ärendet inkommer till att ärendebekräftelsen expedieras Genomsnittlig handläggningstid från att 3 veckor 7 veckor 1 5 arbetsdagar 4 veckor ärendet är komplett till att beslutet expedieras Människor som växer* 43 % 80 % Vår lean-resa har varit tuff Anders Siljelöv enhetschef anläggningsenheten I inledningsfasen var det tungt att arbeta med lean för att det tog så mycket tid och det lades ovanpå vårt dagliga arbete som då blev lidande. Det var först i höstas, efter nästan ett år, som det började fungera. Genom att arbeta med lean och ständiga förbättringar har vi strukturerat vårt arbete på ett bättre sätt för att komma åt tidstjuvar och dubbeljobb. I dag synliggör vi arbetsuppgifterna vid drifttavlan vilket gör att antalet missförstånd mellan kollegor minskas och det blir lättare att prioritera. Vårt mål är att arbetet ska leda till att vi kan få bättre skötta gräsplaner Bygglov för tillbyggnad av enbostadshus. Idrottsanläggningarna, kultur- och fritidskontoret: Anläggningsenheten ansvarar för driften av idrottsanläggningar. Skötsel av gräsplanerna. 16

17 Lägesrapport Kan bli knepigt med plupparna Både arbetet och arbetsmiljön blir mer synliggjort nu när vi arbetar med lean. Och förbättringsarbetet är mer strukturerat än tidigare. Vi står nu inför en omorganisation av personalgrupper och arbetssätt, ett arbete som skett i förbättringsgrupper. Detta är ett väldigt bra arbetssätt och allt jobb blir mer synliggjort. Personalen känner sig mer delaktig och det är inte lika lätt att saker glöms bort. Alla nyanställda får tydlig information om Växthusarbetet. Vi märker att när människor väl förstått vad lean innebär så tycker de att det är bra att det är personalen själv som får möjlighet att utveckla verksamheten. Vi har arbetat med målstyrningstavlor sedan september 2010 och är fortfarande inne i en läroperiod. Efter att ha delat in oss i fler grupper med färre deltagare känns det mycket bättre på våra tavelmöten. Nu har vi kommit fram till hur vi ska mäta kvalitet och effektivitet. Det blir spännande att se vad vi kan göra när vi kommit igång med våra förbättringsgrupper. Jag har lärt mig att det är viktigt att prata igenom vad rött, gult och grönt i Människor som växer betyder för var och en. Annars kan det lätt bli knepigt att till exempel hantera röda pluppar. Vi har haft svårt att hitta normalläget i den process vi blivit tilldelade. För att komma vidare arbetar vi nu med värdeflödesanalyser i flera förbättringsgrupper. Det är ett bra verktyg. Mattias Ingeberg boendestödjare Utvärderingsmall för brukarna brukarnöjdhet Från att beställning kommer till mobila teamet, tills att vi träffar brukaren för ett första möte (80 % av vår tid på arbetet ska vara värdeskapande för brukaren) Jan % Aug % Människor som växer* Sep % Mobila teamet, social- och omsorgskontoret: Mobila Teamet är en kommunal verksamhet som bedriver boendestöd hemma hos brukarna. Målgruppen är personer som har neuropsykiatriska funktionsnedsättningar eller lindrig utvecklingsstörning och bor i egen lägenhet. Stödet är frivilligt. Från att en beställning kommer till Mobila Teamet tills brukarens genomförandeplan är skriven. Startläge Nuläge Mål Feb 2011 Nov % Jan % Dec % Dec % Dec % och anläggningar samt bättre service till brukarna. Att hitta mätbara mål som utvecklar verksamheten har varit en utmaning. Vi hade behövt mer hjälp i det arbetet för att få mål som var relevanta och motiverande. All personal har i alla fall visat ett stort intresse och tagit ansvar för vad vi har kommit överens om. I dag finns det ett engagemang för ständiga förbättringar som vi inte såg tidigare. Vi har fungerande tavelmöten och arbetar både bättre och effektivare än förr. Flera är engagerade i att utveckla arbetet. Vår lean-resa har varit tuff men när vi nu väl kommit i mål så är det positivt. Överensstämmelse med servicenivån för alla anläggningar Hantverkstimmar (värdeskapande tid) ska öka Planering/underhåll maskiner/it m m (per vecka) Startläge Nuläge Mål Jan % Nov tim Okt tim Mar 2011 Ingen mätning 15 tim 22 tim 63 tim 30 tim Människor som växer* 15 % 75 % 17

18 Lean-arbetet i Södertälje kommun Växthusprojekt *Människor som växer: Jag känner mig betydelsefull; Jag har kontroll över min arbetssituation; Jag känner arbetsglädje. Folks förmågor är vårt Fia (Fler i arbete), socialoch omsorgskontoret och arbetslivskontoret samt Arbetsförmedlingen och Manpower Telge: Fia är ett samarbete mellan socialoch omsorgskontoret och arbetslivskontoret samt Arbetsförmedlingen som ska ge arbetssökande med försörjningsstöd en snabbare och mer anpassad hjälp att komma i egen försörjning. Från att en person ansöker om försörjningsstöd till att denna är i varaktig egen försörjning. Södertälje kommun tar också initiativ till utveckling med stöd av lean tillsammans med andra delar av Södertäljes välfärdssystem. Ett exempel på det är satsningen Fler i arbete. Projektet startade våren 2010 mellan kommunens arbetslivskontor, social- och omsorgskontor samt Arbetsförmedlingen och Manpower Telge och har nu blivit en del av ordinarie verksamhet. Projektet är en innovativ lösning som ska ge den arbetssökanden med försörjningsstöd en snabbare och mer anpassad hjälp att komma i egen försörjning. Fokus är att göra det smidigt för individen. Människor behöver finnas i ett sammanhang för att må bra och man måste kunna styra sitt eget liv. Därför är den här satsningen, som fokuserar på människors förmågor och på att komma ut i egen försörjning, så viktig. I en kommun där vi vill att alla ska vara delaktiga ska vi jobba som vi gör här, finna gemensamma processer som är de bästa utifrån individen, säger Anna Flink, chef för Huset för Fler i arbete. Det var genom att följa den arbetssökandes väg genom välfärdssystemet som man fann slöseriet i systemet och såg hur svårt det var för individen att leva upp 18

19 Lägesrapport process med stöd av lean, väl anpassad för den arbetssökande. Tidigare kunde flera handlingsplaner tas fram för en arbetssökande med försörjningsstöd. Processen kunde ta 300 dagar och åtskilliga myndighetspersoner som lämnade olika råd och besked, kunde vara inblandade. I den gemensamma processen upprättas en enda handlingsplan och betydligt färre handläggare är inblandade per arbetssökande. Processen tar ca 30 dagar. Den arbetssökande får dessutom en huvudhandläggare som finns som stöd för personen tills han eller hon kommit i egen försörjning. Centralt i lösningen är att den arbetssökande träffar representanter från kommun och stat i en och samma lokal. Det här måste vara framtidens sätt att jobba på och jag hoppas att metoden kommer att spridas i landet, säger Johan Persson, arbetssökande och deltagare i Huset för Fler i arbete. Förr tog det lång tid. Papper skulle skickas fram och tillbaka mellan myndigheter och det skulle utredas. Det kunde gå veckor innan jag fick träffa någon. Nu är allt samlat här och byråkratin är borta, fortsätter han. Robert Kusén, Växthuschef: Det finns en enorm potential kopplat till välfärdssystemet om vi i stället för att jobba i stängda funktioner kan organisera arbetet utifrån kundens behov. Dagens välfärdssystem är fullt av stuprör och överblicken över medborgarens resa från behov till att behovet är uppfyllt, saknas ofta. Både kvalitet och effektivitet blir lidande trots att medarbetarna gör sitt allra yttersta. Om medarbetarna i stället jobbar över gränserna i välfärdssystemet och fokuserar på kundflödena kan vi tillsammans se och lösa de problem som uppstår. Då är det fullt möjligt med en effektivitet och kvalitet som är dubbelt så bra. Fia är ett bra exempel på framtidens välfärdssystem. fokus till alla krav, till exempel att infinna sig på mötestider hos flera myndigheter samtidigt. Handläggare från respektive myndighet genomlyste tillsammans processerna och tog fram en enda gemensam optimerad Pilotverksamheten öppnade i januari 2011 under namnet Huset för Fler i arbete. Under prövotiden testades och justerades den nya processen. Försöket var framgångsrikt. I maj 2011 skalades satsningen upp och permanentades. 140 personer har gått igenom Huset för Fler i arbete fram till maj 2011 och 15 personer har kommit i egen försörjning. Startläge Maj 2010 Nuläge Maj 2011 Mål Dec 2011 Antal handlingsplaner/kund Andel handlingsplaner som följs Antal myndighetspersoner kund har kontakt med Sociala kostnader 7 st Ingen mätning 20 pers 90 mkr 1 st 88 % 3 pers 38 mkr 1 st 3 pers 45 mkr Bra bemötande mot kund Ledtid Beslut om ersättning Ingen mätning dagar 5 veckor 82 % dgr 3 veckor 90 % dagar 3 veckor Människor som växer* 70 % 85 % 90 % 19

20 Södertälje kommun Södertälje Nu växer vi vidare I Södertäljes Växthus ska det skapas lärande på bredden. Från att i huvudsak ha arbetat med lean genom Växthusprojekt tar nu kommunen ytterligare ett steg framåt i att tilllämpa och förstå Växthusfilosofin. Under 2011 ska förbättringsgrupper och målstyrningstavlor införas i hela kommunen parallellt med starten av nya Växthusprojekt. Målsättningen är att alla anställda ska ingå i en förbättringsgrupp innan årsskiftet och ha påbörjat tavelmöten med stöd av målstyrningstavlor. Redan i maj var 125 arbetslag igång med förbättringsgrupper vilket motsvarar 25 procent av kommunens arbetslag. Under året kommer fokus att vara på ledarskapsutbildning för kommunens samtliga chefer. Ett ledarskap rotat i kommunens värdegrund är en förutsättning för att medarbetarna i sin tur ska kunna utveckla arbetssätt som skapar värde för brukarna och en verksamhet som är dubbelt så bra. Lean-forum är den största leankonferensen i Sverige. Under 2011 firar forumet tioårsjubileum och har valt att lägga konferensen i Södertälje. Styrelsen för lean-forum valde Södertälje tack vare det framgångsrika utvecklingsarbete med lean som sker här. Den kommunala förvaltningen, Telge, Arbetsförmedlingen, Astra Zeneca, KTH och Scania bildar tillsammans något av ett svensk leancentrum. Den svenska asylprocessen är nästa steg när det handlar om lean i det större välfärdssystemet. Migrationsverket, som också är igång med lean, vill tillsammans med Södertälje kommun och arbetsförmedlingen utveckla asylprocessen ur ett kvalitetsperspektiv. Målet är att förbättra processens förmåga att stödja den sökandes beslut när det handlar om valet av boendeort. Beslutet ska ge den sökande med familj bästa förutsättningar till arbete, bra boende, skola och goda uppväxtvillkor för barnen. Det handlar alltså om att skapa en vinn-vinn-situation mellan den sökande och det svenska samhället i stort. Växthuset 2011 har följande målbild som ska vara uppnådd till årsskiftet 2011/2012: Alla arbetslag och ledningsnivåer har ett strukturerat förbättringsarbete med definierade förbättringsgrupper, målstyrningstavlor och tavelmöten. Välfärdsproduktionens huvudprocesser följs upp och värdet för medborgare/kunden kvalitet och effektivitet mäts. Alla arbetslag och ledningsnivåer mäter värdeskapande för medarbetaren (människor som växer). Det finns ett avvikelsestyrt förbättringsarbete på alla nivåer. Ledare på alla nivåer känner ägarskap för Växthusfilosofin. Ledare på alla nivåer efter frågar resultat och förbättringar. Om du vill veta mer om Södertäljes lean-arbete gå in på