Sveroks kansli, Sandbäcksgatan 2, Linköping

Transkript

1 Protokoll fört vid förbundstyrelsesammanträde för Sveriges Roll- och Konfliktspelsförbund Datum och tid: 8 september 2002, klockan Plats: Sveroks kansli, Sandbäcksgatan 2, Linköping Tjänstgörande: Kristoffer Andsten Fredrik Axelzon Mikael Enmlam Elin Gullberg Bohlin David Gustavsson Hanna Jonsson Marcin Kucharski Jon Nilsson Övriga deltagare: Petra Malmgren, mötessekreterare Christer Pettersson, Sveroks kansli Dan Sivnert, ordförande Sverok Västra Götaland Henrik Tölander, mötesordförande Paragrafer: Underskrifter: Petra Malmgren, mötessekreterare Henrik Tölander, mötesordförande

2 Protokoll Sida 2 av 73 Innehåll 29 Rapporter Beslut 30 Arbetsbeskrivning för förbundsordförande 31 Definition av ansvarsområden 32 Grafisk profil 33 Benämning av kanslilokalen 34 Styrdokument för huvudkontoret 35 Budgetrevidering 36 Arvodering ordförande 37 Nyanställning 38 Sekreterare i förbundsstyrelsen 39 Värderingar och åsikter i Sveroks namn 40 Infoutskick 41 E-post-adresser i domänen sverok.se 42 Annonsering i Sverox 43 Ratificering av antagna föreningar Diskussioner Lokalstartsbidrag

3 Protokoll Sida 3 av 73 FS Rapporter Beslut Styrelsen beslutar att 1) Rapporterna angående distriktskontakt, angående PR/Marknadsföring, angående LSU, angående Internationella kontakter, angående slag, angående datordrift, angående Sveroks websida, angående historiska museet, angående förbundstidning, angående webbdesign, rapport angående personalansvar, angående Glöd, angående sekreterararbetet, angående interninformation, angående huvudkontoret, angående arbetsledning: kansliet, angående organisationsutveckling, angående den nationella spelveckan, angående ordförandearbetet, angående externa kontakter, angående pressarbetet samt angående utbildning biläggs protokollet

4 Protokoll Sida 4 av 73 FS Arbetsbeskrivning för förbundsordförande Sverok har länge haft en arvoderad ordförande. Det har tidigare varit med bristfällig eller helt utan skriftligt uttryckta mål för tjänsten och arbetsbeskrivning. Detta är mycket dåligt och måste åtgärdas. Handlingar i ärendet Beslutsunderlag angående arbetsbeskrivning för förbundsordförande Arbetsbeskrivning för förbundsordförande Yrkanden 1) Att Veckoplaneringen ska kompletteras med en längre planering, omfattande 3-5 veckor. Där resor, möten och huvudinriktningar för olika dagars arbete ska finnas med. byts ut mot Vid stora avsteg från planeringen (mer än en dag) ska detta diskuteras med arbetsledare. 2) Att under stycket Representera förbundet lägga till en ny rubrik Externt med texten Vara språkrör med kontakt med massmedia och externa evenemang. 3) Att Efter texten Sveroks förbundsordförande har en mängd uppgifter som kan sammanfattas till följande fyra huvuduppgifter lägga till rubriken Huvuduppgifter i prioritetsordning. Prioritetsordningen ska vara 1. Leda förbundsstyrelsens arbete, 2. Representera förbundet, 3 Leda förbundets förändringsarbete och 4 Leda tongivande projekt. 4) Att tongivande projekt stryks i sin helhet. Beslut Styrelsen beslutar att 1) anta dokumentet arbetsbeskrivning för Sveroks förbundsordförande med följande ändringar:

5 Protokoll Sida 5 av 73 2) Veckoplaneringen ska kompletteras med en längre planering, omfattande 3-5 veckor. Där resor, möten och huvudinriktningar för olika dagars arbete ska finnas med. byts ut mot Vid stora avsteg från planeringen (mer än en dag) ska detta diskuteras med arbetsledare. 3) under stycket Representera förbundet lägga till en ny rubrik Externt med texten Vara språkrör med kontakt med massmedia och externa evenemang. 4) Beslutsunderlag angående arbetsbeskrivning för förbundsordförande samt dokumentet Arbetsbeskrivning för förbundsordförande biläggs protokollet

6 Protokoll Sida 6 av 73 FS Definition av ansvarsområden Den senaste tiden har det rått en hel del förvirring över hur arbetssättet med ansvarsområden ska fungera i styrelsen. Det råder delade meningar om hur mycket ansvar den ansvariga personen har samt hur mycket och hur ofta rapportering ska göras. För att arbetet ska fungera och för att minimera missförstånd bör förbundsstyrelsen enas om en tolkning av ansvarsområdena. Handlingar i ärendet Beslutsunderlag angående definition av ansvarsområden Yrkanden 1) Att den som är ansvarig för det specifika ansvarsområdet har fullständiga rättigheter att på egen hand bestämma i frågor som faller inom det egna ansvarsområdet. Styrdokumentet är vägledande i detta arbete men avvikelser från det kan göras. Rapportering till styrelsen bör göras kontinuerligt. En planering av det kommande arbetet skall finnas. 2) Att den som är ansvarig för det specifika ansvarsområdet har rättigheter att ta beslut i saker som direkt specificeras av styrdokumentet eller i planering som kommit styrelsen till handa. Alla frågor som inte behandlas av styrdokumentet ska tas upp med hela styrelsen på styrelsemötena. Rapportering till styrelsen bör göras kontinuerligt på styrelsens e-postlista samt inför varje möte i en större rapport där även planeringen för den närmaste tiden finns med. 3) Att den som är ansvarig för det specifika ansvarsområdet ska arbeta enligt styrdokumentet men alla större beslut skall tas upp med hela styrelsen på styrelsemöten. Rapportering till styrelsen bör göras kontinuerligt. 4) Att den som är ansvarig för det specifika ansvarsområdet har rätt att på egen hand bestämma i frågor som faller inom det egna ansvarsområdet. Styrdokumentet är vägledande i detta arbete men avvikelser från det kan göras. Alla större frågor som inte behandlas av

7 Protokoll Sida 7 av 73 styrdokumentet och planering ska tas upp med hela styrelsen på styrelsemötena. Rapportering till styrelsen ska göras kontinuerligt. En planering av det kommande arbetet ska inkomma regelbundet. Beslut Styrelsen beslutar att 1) den som är ansvarig för det specifika ansvarsområdet har rätt att på egen hand bestämma i frågor som faller inom det egna ansvarsområdet. Styrdokumentet är vägledande i detta arbete men avvikelser från det kan göras. Alla större frågor som inte behandlas av styrdokumentet och planering ska tas upp med hela styrelsen på styrelsemötena. Rapportering till styrelsen ska göras kontinuerligt. En planering av det kommande arbetet ska inkomma regelbundet. 2) beslutsunderlag angående definition av ansvarsområden biläggs protokollet

8 Protokoll Sida 8 av 73 FS Grafisk profil I syfte att få bättre genomslagskraft i PR och marknadsföringsarbetet samt att stärka förbundets identitet gentemot sina intressenter föreslås att Sverok antar ett antal grundläggande riktlinjer för en gemensam grafisk profil. Handlingar i ärendet Beslutsunderlag angående grafisk profil Grafisk profil Beslut Styrelsen beslutar att 1) dokumentet för Sveroks grafiska profil antas enligt bilaga. 2) beslutsunderlag angående grafisk profil biläggs protokollet

9 Protokoll Sida 9 av 73 FS Benämning av kanslilokal Det finns ett behov att göra skillnad på kansliet och övriga kanslilokalen. Övriga kanslilokalen bör därför kallas någt särskilt. Handlingar i ärendet Beslutsunderlag angående benämning av kanlsilokalen Yrkanden 1) att korrekt benämning för den lokal Sverok hyr i Linköping fastställs vara kanslilokalen. Beslut Styrelsen beslutar att 1) korrekt benämning för den lokal Sverok hyr i Linköping fastställs vara kanslilokalen. 2) beslutsunderlag angående grafisk profil biläggs protokollet Reservation Att inte avslå yrkandet är motsägelsefullt och skickar fel signaler apropå det tidigare beslutet om ansvarsområden. Utan sans och reson! - Mikael Enmalm

10 Protokoll Sida 10 av 73 FS Styrdokument för kanslilokalen Styrdokument för kanslilokalen saknas fortfarande. Styrelsen bör därför bestämma sig i frågan. Handlingar i ärendet Beslutsunderlag angående styrdokument för kanslilokalen Styrdokument för kanslilokalen Yrkanden 1) Att anta styrdokumentet enligt bilaga. Beslut Styrelsen beslutar att 1) Anta styrdokumentet enligt bilaga Styrdokument för kansliet. 2) Bilägga Beslutsunderlag angående Styrdokument för huvudkontoret samt Styrdokument för kansliet till protokollet

11 Protokoll Sida 11 av 73 FS Budgetrevidering, pengar till kansliet Pengar gör ingen nytta om de står still. Det spar mycket tid om arbetet med att fixa till kanslilokalen och lagret kan komma igång nu istället för att vänta på pengar som redan finns. Då pengar har överbudgeteras på föreningsbidragen föreslås att budgeten revideras och medel flyttas till kanslilokalen. Handlingar i ärendet Beslutsunderlag angående budgetrevidering, pengar till kansliet Yrkanden 1) Att kronor flyttas från budgetpost Föreningsbidag till budgetpost Kanslilokal. 2) Att kronor flyttas från budgetpost Föreningsbidrag till budgetpost Kanslilokal. Beslut Styrelsen beslutar att 1) kronor flyttas från budgetpost Föreningsbidrag till budgetpost Kanslilokal. 2) beslutsunderlag angående Budgetrevidering, pengar till kansliet biläggs protokollet

12 Protokoll Sida 12 av 73 FS Arvodering av ordförande Ordföranden i förbundet, som ofta har arbetsveckor med mellan timmar och dessutom har ett ansvar som är mer omfattande på många nivåer än vad kansliets är, har en ingångslön på Det är väldigt lågt och har inte ökats på många år. Därför finns förslag på att höja lönen Handlingar i ärendet Beslutsunderlag angående arvodering av ordförande Yrkanden 1) Att arvoderingen för ordföranden höjs till kronor per månad. 2) Att höjningen skall gälla för hela innevarande mandatperioden. 3) Att den automatiska lönehöjningen med 300 kronor per kvartal tas bort. 4) Att höjningen ska gälla från och med september. Beslut Styrelsen beslutar att 1) arvoderingen för ordföranden höjs till kronor per månad. 2) den automatiska lönehöjningen med 300 kronor per kvartal tas bort. 3) lönehöjningen skall gälla för hela innevarande mandatperioden.

13 Protokoll Sida 13 av 73 FS Nyanställning av kanslist Det har länge varit en enorm överbelastning på kansliet som gjort att fler och fler uppgifter försenas. Arbetsförmedlingen erbjuder under en prövotid i höst hela lönen om Sverok anställer en person. Därefter får Sverok lönebidrag. Detta avtal gäller om Sverok väljer att fortsätta efter att prövotiden är över. Handlingar i ärendet Beslutsunderlag angående nyanställning av kanslist Yrkanden 1) Att Sverok utan kostnad anställer en kanslist under arbetsprövning med avsikt att anställa om alla parter är nöjda efter prövotiden. 2) Att bordlägga frågan om nyanställning av kanslist till nästa styrelsemöte. Beslut Styrelsen beslutar att 1) Bordlägga frågan om nyanställnign av kanslist till nästa styrelsemöte.

14 Protokoll Sida 14 av 73 FS Sekreterare i förbundsstyrelsen Förbundsstyrelsen saknar sekreterare och en sådan måste utses. Handlingar i ärendet Beslutsunderlag angående sekreterare i förbundsstyrelsen Yrkanden Att välja Elin Gullberg Bohlin till förbundets sekreterare Beslut 1) Välja Elin Gullberg Bohlin till förbundets sekreterare. 2) Beslutsunderlag angående sekreterare i förbundsstyrelse biläggs protokollet

15 Protokoll Sida 15 av 73 FS Värderingar och åsikter i Sverok Sverok är en stor organisation med många viljor som ibland tycker mycket olika i specifika frågor och har olika syn på organisationen i sin helhet. Det är därför viktigt att vi tydliggör vem som har rätt att i officiella sammanhang uttala Sveroks åsikter och värderingar samt uttala Sveroks ståndpunkt i olika frågor. Handlingar i ärendet Beslutsunderlag angående värderingar och åsikter i Sverok Yrkanden 1) alla personer som är med i en Sverokförening kan i officiella sammanhang uttala Sveroks åsikter och värderingar samt uttala Sveroks ståndpunkt i olika frågor 2) alla personer som är med i en distriktsstyrelse eller i förbundsstyrelsen kan enskilt i officiella sammanhang uttala Sveroks åsikter och värderingar samt uttala Sveroks ståndpunkt i olika frågor 3) Hela förbundsstyrelsen måste gemensamt fatta ett beslut för att i officiella sammanhang uttala Sveroks åsikter och värderingar samt uttala Sveroks ståndpunkt i olika frågor, eftersom de är valda att mellan riksmötena leda förbundet. 4) Att de stora riktlinjerna och värderingarna för förbundets verksamhet och politik antas av riksmötet. Att tolkningen och utvecklingen, liksom den övergripande strategiska planeringen görs av förbundsstyrelsen som helhet. Att förbundsstyrelseledamöter och distriktsstyrelser har mandat att representera och företräda förbundet, inom ramarna för sina arbetsområden och i enlighet med de direktiv riksmöte och förbundsstyrelse har tagit fram. Att ordförande har mandat att representera förbundet om en situation snabbt kräver ett uttalande eller aktion. Övriga delar av förbundsstyrelsen skall kontaktas och rådfrågas i möjligaste mån. 5) Att alla personer som är med i en distriktsstyrelse eller i förbundsstyrelsen kan enskilt i

16 Protokoll Sida 16 av 73 officiella sammanhang uttala Sveroks åsikter och värderingar samt uttala Sveroks ståndpunkt i olika frågor inom deras ansvarsområden. 6) Enbart åsikter som antagits av riksmötet ska framföras som Sveroks. I övrigt ska det framgå vilken instans inom förbundet som står bakom uttalandet. Beslut Styrelsen beslutar att 1) Avslå alla yrkanden. 2) Beslutsunderlag angående värderingar och åsikter i Sveroks namn biläggs protokollet

17 Protokoll Sida 17 av 73 FS Informationsutskick Det är inte särskilt många som vet vad som händer i förbundsstyrelsen, vad som arbetas med och vad som är aktuellt. För att motverka det skulle förbundsstyrelsen kunna skicka ut informationsbrev regelbundet till förtroendevalda i distrikten. Handlingar i ärendet Beslutsunderlag angående informationsutskick Yrkanden 1) Att styrelsen under varje styrelsemöte gemensamt sammanställer rapporter och annan relevant information. 2) Att sammanställningen skickas ut till samtliga förtroendevalda på förbunds- och distriktsnivå. 3) Att förfarandet tillskrivs praxisdokumentet. 4) Att en informationsskrift eller en sammanställning av förbundsstyrelsemötet skickas ut till samtliga förtroendevalda på förbunds- och distriktsnivå. 5) Att detta sker i anknytning till varje styrelsemöte 6) Att Mikael Enmalm ansvarar för informationsskriften. Beslut Styrelsen beslutar att 1) en informationsskrift eller en sammanställning av förbundsstyrelsemötet skickas ut till samtliga förtroendevalda på förbunds- och distriktsnivå. 2) detta sker i anknytning till varje styrelsemöte 3) Mikael Enmalm ansvarar för informationsskriften.

18 Protokoll Sida 18 av 73 FS Rättigheter till e-postadress i domänen sverok.se Allt eftersom tiden styrelser inom Sverok och kommer i och med detta få en e-postadress som slutar på sverok.se. För att inte förvirring ska uppkomma tog vi redan förra året ett beslut på att reglera e-post adresser enligt ett styrdokument. Detta har inte riktigt efterlevt. Yrkanden 1) Förra årets styrdokument för e-postadresser implementeras omgående. 2) X ansvarar för implementeringen Beslut Styrelsen beslutar att 1) bordlägga frågan till nästa styrelsemöte

19 Protokoll Sida 19 av 73 FS Annonsering i Sverox Det finns ett behov att ha något att erbjuda i utbyte vid olika överenskommelser med företag och andra intressenter. Annonsplats i förbundstidningen är en stor tillgång som hittills varit outnyttjad. Annonsintäkterna är också ett välkommet tillskott för att kompensera för ökade distributionskostnader. Yrkanden 1) baksidan av Sverox upplåts som annonsplats. 2) ansvarig för externa kontakter hanterar annonsförsäljningen. Beslut Styrelsen beslutar att 1) bordlägga frågan till nästa styrelsemöte.

20 Protokoll Sida 20 av 73 FS Ratificering av antagna föreningar Ett antal nya föreningar har antagits av kansliet. Dessa antagningar bör ratificeras av förbundsstyrelsen. Beslut Styrelsen beslutar att 1) Ratificeringen av antagandet av föreningarna tas som per capsulam-beslut då alla inte har haft möjlighet att läsa igenom dokumentet innan.

21 Protokoll Sida 21 av 73 FS Diskussion angående lokalstartsbidrag Lokaler är bra att ha för föreningarna. Styrelsen bör diskutera vad förbundet kan göra för att hjälpa föreningarna att skaffa fler lokaler. Beslut Styrelsen beslutar att 1) Bordlägga frågan till nästa styrelsemöte.

22 Sida 22 av 73 Rapport angående distriktskontakt Av Marcin Kucharski Sverok VG -Möte med Dan Sivnert ordförande VG Ett kortare möte med Dan där det aktuella läget i VG diskuterades. Läget verkar stabilt men VG har en hel del tuffa beslut att fatta den kommande tiden. Både med att anställa en ny kanslist samt att byta kanslilokal. -Beskök på VG:s styrelsemöte Närvarade på slutet av VG:s senaste Styrelsemöte på deras kansli i Göteborg. Det som togs upp då var framförallt slagen och styrelsen hade en hel del frågor och kommentarer på det kommande slaget och dess innehåll. Frågorna besvarade jag så gott jag kunde med den ringa information jag fått om slagen. Kommentarerna rörde främst närvaron av alkohol på slaget då VG har tänkt skicka en person som är under 18 år samt den obligatoriska fantasylajv klädnaden som måste användas på middagen. -Kanslistbyte Karolina har slutat som kanslist på VG och man är i full färd att anställa en ny person. Karolinas anledningar till att sluta var främst att hon ansåg att det var tråkigt att jobba ensam i en tom lokal. -Kanslibyte Det konkursdrabbade företaget Portal som VG har hyrt sin lokal från har nu sagt upp VG från lokalen. VG försöker för tillfället undersöka möjligheterna om uppsägningen är korrekt eftersom företaget är försatt i konkurs. Om uppsägningen är riktig betyder detta att VG måste hitta en lokal inom en månad. -Möte med Tobias Eliasson i Göteborg En diskussion har förts rörande det aktuella läget i VG. -Telefon-Möte med Anna Lundström En diskussion har förts angående det kommande slaget, där VG har haft ett flertal frågor och synpunkter. Sverok NN -Besök på styrelsemöte Besökte NN på ett styrelsemöte hemma hos ordförande Anna källström i Östersund. Stämningen I NN verkar vara bra och man har tänkt att införa ett XP system för styrelseledamöterna sant olika skills så att man kan level som styrelseledamot, beroende på hur mycket arbete man genomför. Ett intressant system som de säkert kommer dela med sig på framtida slag. En ny sida var under produktion och skulle läggas upp efter mötet, tyvärr verkar det som om detta i skrivande stund inte har hänt. Sverok ÖN -Besök på möte inför SnöCon Ett möte där Tobias (VG kassör och Gothcon general) och våran Andreas Brodin hade en otroligt uppskattad kurs i hur man kan gå till väga när man ska arrangera ett konvent. Ett 30 tal

23 Sida 23 av 73 deltagare dök upp i Umeå för att lyssna och resultatet var att man lyckades bilda en grupp som ska organisera ett SnöCon i januari. Efter mötet tog Hanna tillfället att fråga deltagarna lite om vad det tycker om Sverok och vad de vill ha av Sverok om de fick önska sig vad som helst. Denna lista kommer renskrivas av Hanna och skickas ut på styrelselistan. -Besök på möte inför Nolia Ett kortare informations och planeringsmöte hölls i Umeå efter SnöCon mötet för att planera ÖN:s deltagande på Nolia. Planeringen verkade god och det verkar som om mässan kommer att bli mycket lyckad. -Möte med styrelsen Mindre informella samtal fördes med delar av ÖN styrelse under kvällen efter Snöcon och Nolia mötet. ÖN verkar fungera bra men deras kassör Jon verkar ha vissa svårigheter att sköta sin uppgifter i tid det kan vara bra om han får mera uppbackning av någon kunnig på området (hint hint hint Brodin hint hint hint) -Möte med ÖN:s ordförande Petra Sahlin. Möte för att stämma av det aktuella läget i ÖN samt på Sverox uppdrag diskutera de på riksmötet beslutade distriktsstadgarna. Sverok Stockholm -Besök på styrelsemöte Ett besök på Sverok Stockholms styrelsemöte var planerat, Tyvärr insjuknade jag på vägen upp och låg nerbäddad och febrig i Stockholm då mötet pågick. Efter samtal med Sverok Stockholms ordförande Wille(stockholm) verkar det som om Stockholm håller på att få ordning på sin ekonomi. Tyvärr har det visat sig att det finns ytterligare kr i beviljade men inte utbetalda bidrag från förra året som ytterligare kommer att tynga årets budget. Det finns också från Stockholms sida ett stort sug efter PR och Informationsmaterial till diverse arrangemang. GD Ingen kontakt under rapportperioden Svealand Ingen kontakt under rapportperioden SKUD Ingen kontakt under rapportperioden Ost Ingen kontakt under rapportperioden

24 Sida 24 av 73 Rapport angående PR/Marknadsföring Av Marcin Kucharski -Möte med Nolia ansvarig Niklas i Piteå Ett möte på plats i Piteå för att både träffa den ansvarige från Nolias håll samt få en rundvandring i lokalerna för att få en klarare bild över hur de bör användas. Mötet gick mycket bra. Lokalerna är mindre än förra året vilket bara är positivt eftersom man då troligtvis kan minska ner på fritidsgårdssymptomet från förra året och man kan istället ägna sig åt att informera. Niklas är också helt såld på Sverok, och han har lovat att hjälpa våran satsning på alla sätt. En del frågeställningar lämnades obesvarade t.ex. huruvida Nolia kan stå för lunch under mässan eller inte. Mötet genomfördes tillsammans med Lina Berglund som kommer ansvara för mässan på plats. -Möte och koordination an Nolia Ett flertal mindre möten men Lina Berglund för att reda ut oklarheter och finnasieringsfrågor rörande Nolia. Ett större möte hölls också för att lösa ett avhopp av en av Linas hjälparrangörer. Detta löstes genom att Hanna (FS) och Wille (Stockholm) fick ansvaret för att driva mässan de första 3 dagarna. En reviderad budget på kr har fastställts för årets Nolia. -Närvaro på OP:CN Sveroks närvaro på det stora Airsoft lajvet/sammankomsten var stor. Förutom det faktum att ett flertal av deltagarna var personer ur de olika distriktsstyrelsena var en av huvudarrangörerna disriktaktiv. För att ytterligare förstärka Sveroknärvaron på arrangemanget och för att hjälpa arrangörerna med deras arbete åkte Marcin(FS) ner. På plats informerades alla deltagare om Sverok och alla bjöds på Sverok godis. Personliga kontakter knöts med drivande personer inom Airsoft rörelsen och diskussioner fördes om hur Sverok på bästa sätt kan hjälpa airsoftarna. Kostnaden för godiset var 240 kr. -Produktion av Infromationsvägg till Stockholm På begäran av Sverok Stockholm har en informationsvägg framställts. Väggen var 2 meter hög och 70 cm bred. Väggen framställdes för att hänga på Stockholms stadsbibliotek i en utställning över olika Sverokföreningar i Stockholmsområdet. Kostnaden för denna var 2000 kr. -Produktion av PR/Marknadsförings material Arbetet med att ta fram en grafisk profil samt övrigt PR material har fortsatt och håller de tidsramar som satts upp. Ett möte har hållits i Skövde för att samordna produktionen där Marcin, David och Elin närvarande. -Produktion av Tärningar Under sommaren har Sverok-tärningar beställts från en producent i England. 16 mm gula t6- tärningar med symbol-delen av loggon gjuten på sidan ett.

25 Sida 25 av 73 En viss förvirring uppstod kring om Sverok hade ett VAT-nummer. Alla företag har ett sådant nummer och vid köp inom Europeiska unionen uppges detta nummer så att skatt betalas i landet där varan konsumeras. Det fanns många bud på vad som gällde för Sverok. Ett samtal till Skattemyndigheten fastställde att Sverok som ideell organisation inte har ett sådant nummer utan räknas som en privatperson och betalar skatt i det aktuella landet. Vilket var bra för vår del då brittisk skatt är lägre än svensk exemplar av utmärkt kvalité levererades i slutet av augusti. -Produktion av Informationshäften Texten till de tre nya infohäftena skickades på remiss under sommaren till samtliga distrikt samt ett 20-tal utvalda föreningar och privatpersoner. Endast Sverok VG genom Anna Lundström skickade in sina kommentarer och förslag på texterna. -Efterlysning foton I det senaste utskicket till föreningarna fanns det med en efterlysning av foton på våra verksamheter. För att uppmuntra lite extra till svar fanns det även med en liten tävling där föreningar som skickade in bilder hade chansen att vinna olika spel och bästa bilden belönades med ett pris. Det inkom endast två svar. Båda föreningarna har belönats med Viking paket (vilket de inte mottagit tidigare). Arbetet med att samla in bilder läggs nu över på kansliet. -Produktion av Displaybox Den Sverok-låda som bland annat skall finnas i spelbutikerna skickades till tryck under sommaren och blev klar i början av september. -Produktion av Mässtält Mässtältet har färdigställts under en arbetshelg på Kansliet. Det står nu färdigt att användas till diverse mässarrangemang. -Produktion av Lacksigill Ett Lacksigill har beställts och levererats med symboldelen av Sveroks logotyp. -Speldemonstration på Oxelösunds bibliotek. Biblioteket i Oxelösund köpte in 5 st rollspel för utlåning. De tog kontakt med oss för att få dessa spel demonstrerade. Efter att ha diskuterat frågan närmare med biblioteket bestämde vi oss för att ha en fullständig demonstration av alla våra hobbygrenar på biblioteket. Det lokala distriktet (Sverok Svealand) kontaktades men kunde tyvärr inte hjälpa till pga Närkon som var samma helg. Däremot kunde Sverok ÖN bidra med Lina Berglund som hjälpte till med demonstrationen. Demonstrationen gick lysande, ca ett 100 tal besökare närvarade. Här nedan följer en utförligare beskrivning (ej helt färdigställd):

26 Sida 26 av 73 Vårt besök på Oxelösunds bibliotek var unikt redan innan det hade ägt rum, med tanke på att biblioteket själva hade kontaktat Sverok och bett om att någon skulle komma dit och demonstrera lite spel. Detta grundade sig i att biblioteket nyligen har köpt in ett gäng rollspel till utlåning! (Detta är förövrigt ett mycket trevligt initiativ som jag tycker att du ska tipsa ditt bibliotek om att göra.) Vi dök upp i Oxelösund aningen senare än vad vi planerat på grund av en liten missberäkning av sträckan Sverok Stockholms kansli - Oxelösunds bibliotek, men fint folk kommer ju alltid sen säger dom, så det var ingen fara. Vi fick ett fint mottagande när vi väl lokaliserat biblioteket, och till och med hjälp att bära in alla våra tunga broschyrer och dylikt. Där inne väntade ett par representanter från <insert föreningsnamn here>, som själva hade kontaktat oss när de sett Sverok-reklamen och bett att få komma dit och visa upp sin förening, ett erbjudande som vi såklart inte kan tacka nej till. Vi hälsar och bekantar oss med <vad nu tjejjen hette> och Andreas från <föreningens förkortning?> under tiden som vi packar upp de spel och broscyhrer vi har med oss, hänger upp banderoller och möblerar om sådär i största allmänhet... När det plötsligt väller in ett helt gäng med barn i blandade åldrar inser vi att nu har nog biblioteket öppnat. Sedan följer några intensiva timmar av spelande, utdelande av "Vad är"-broschyrer, förklarande av hur Sverok fungerar, förklarande av hur lätt det är att bilda en förening och målande av Warhammer-figurer. <föreningens namn igen>-medlemmarna (som utökade sitt antal successivt under dagen) gjorde en fantastisk insats med att förklara för besökarna hur lajv fungerar och visa upp olika medeltidskläder, ringbrynja, latexvapen och en jättesnygg pilbåge med tillhörande pilar. Återigen så konstaterade vi även att målande av Warhammerfigurer är otroligt populärt och limångorna låg tjocka över bordet som i princip hela tiden var fullsatt med kreativa personer i varierande åldrar som limmade, målade och skapade nya figurer för glatta livet. Att vi hade med oss en box med goblins och en box med människor samt att de flesta besökarna var av det yngre slaget gjorde ju inte resultaten mindre...ehm...intressanta heller. Tiden flyger iväg när man har roligt och helt plötsligt var det dags för biblioteket att stänga och för oss att packa ihop igen. Efter att ha överräckt ett exemplar av rollspelet Viking till bibliotekspersonalen, tackat så mycket för oss och hoppats på återseende så hann vi smita iväg på en mycket trevlig lunch tillsammans med gänget från <föreningen igen för sista gången nu!> innan det var dags för oss att åka tillbaka mot Stockholm igen. En mycket trevlig dag på det hela taget. Lina Berglund, Sverok ÖN Marcin Kucharski, Förbundsstyrelsen Faktaruta: Rollspel som finns att låna på Oxelösunds bibliotek

27 Sida 27 av 73 NeoTech Sengoku Vampire The Masquerade Drakar och Demoner (6:e upplagan) Western Viking (gåva från Sverok :) ) -Lajv diskussion på Fantasyfestivalen Sverok hade under Stockholms fantasy festival en egen dag där vi fick göra vad vi ville. Sverok Stockholm valde att hålla en paneldiskussion om skrivandet till lajv. Ett 70 tal personer närvarade under de dryga 2 timmarna debatten pågick. Debatten leddes av Marcin Kucharski (fs) och ansågs av de närvarande som mycket lyckad. -Avstämningsmöte av Nolia Träffade Nolia ansvarig Lina Berglund och gick igenom resultatet av Nolia Allt klaffade utmärkt och mässatsningen var en fantastisk succé. -Möte med Codex Ett möte med Ola från Codex har hållits i Göteborg. Där diskuterades det bland annat olika formar av samarbete mellan Sverok och Codex. Bland annat utbyte av skribenter samt andra typer av utbyten -Möte med Tradition Ett möte hölls med Mathias Löv från tradition för att diskutera samarbete mellan Sverok och Tradition. Konkret diskuterades följande punkter: x Traditions medverkande på NSV Tyvärr kommer Tradition inte pga den korta tidsrymden kunna meddela om de kan ställa upp med lokaler under NSV men de var positivt inställda till iden. x Utplacering av Displayboxar i butikerna Tradition kommer att i nästan alla sina butiker placera ut displayboxar med Sveroxar och informationshäften. De kommer själva stå för distributionen av detta. x Demonstarationsmaterial Tradition skulle se efter vad de kan bistå med i demonstrationsmaterial väg till våra mässatsningar. Troligtvis finns det en hel pall med figurer som vi skulle kunna få. x Rabatter för sverokföreningar Tradition har inget rabattsystem för tillfället och var därför skeptiska till att ge Sverok medlemmar någon form av Rabat. Däremot var de positiva till en ide om att föreningar i Sverok istället för att få 2000 kr i kontanter av Sverok skulle få en större summa pengar som värdekuponger av tradition. Generellt gick mötet mycket bra och kontakten kommer hållas levande.

28 Sida 28 av 73 -Möte med Trendus Ett möte hölls med Martin Jordö på Trendus (distributör för Wizard of the coast samt Avalon Hill) angående NSV samt övriga samarbetsformer. Mötet gick mycket bra och en separat rapport finns att tillgå på begäran.

29 Sida 29 av 73 Rapport angående LSU Av Marcin Kucharski -Möte med Lsu ordförande. Ett längre luchmöte hölls med ordföranden i LSU. Närvarande på mötet var förutom LSU:s ordförande Sebastian även Hanna (FS) och Marcin(FS). På mötet diskuterades en rad frågor från allt vad LSU är för något i dag till vad LSU ska vara om 10 år. Generellt kan man säga att Sebastian är en hal ål som ogärna svarar med konkreta svar utan utrycker sig som en sann politiker, luddigt och undvikande. Det konkreta vi fick ut av mötet var att om vi har synpunkter eller idéer om hur vi vill se LSU skall vi skriva ner dessa och skicka dem till LSU:s styrelse så kommer de ta åt sig av våra kommentarer. -Bevakninga av LSU aktiviteter En löpande bevakning av utskick från LSU har gjorts. Ett urval av dessa har skickat till styrelsen.

30 Sida 30 av 73 Rapport angående internationella kontakter Av Marcin Kucharski -Bevakninga av aktiviteter EN genomgång av Ungdomsstyrelsensn utlandsprojekt gjordes och de intressanta kurserna skickades till styrelsen. -Anmälan av Hanna och Marcin till kursen "Cooperation and Partnership" i Budapest den 16/9 22/9 Två personer ur styrelsen nappade på kursen "Cooperation and Partnership" i Budapest till hösten. Dessa var Marcin(FS) och Hanna(FS). Anmälningar har skickas in och nu inväntas svar om de har blivit antagna eller ej. -Kontakt med Fransk lajvorganisation påbörjad. Majlutbyte har initierats med en Lajvorganisation som vi fick kontakt med på Kuntpunkt. För tillfället ureds vilken typ av utbyte som kan vara intressant. -Avslag på "Cooperation and Partnership kursen Tyvärr avslogs ansökan pga platsbrist.

31 Sida 31 av 73 Rapport angående slag av Kriss Andsten (Not till protokolläsare: För en förklaring om vad 'slag' är, se hemsidan) Inslaget har gått av stapeln. Det var betydligt mer kaotiskt än vad som var preferabelt, saker och ting strulade i sista sekund, uppdaterade adresslistor visade sig vara mer sällsynta än någon hade räknat med, personer gjorde helomvändningar och logistiken såg ut som en mardröm 24 timmar innan slaget startade. Allt löste sig någotsånär, med enorm assistans främst av Sverok Stockholm (ekonomifunktioner), Sverok Västra Götaland (på-platsenadministration på inledningsdagen) och Sverok Nedre Norrland (körde massor med bil). Enstaka personer hamnade i kläm i körschemat och fick sitta och häcka på olika stationer alltför många timmar. Den pangade planeringen plockades ihop behjälpligt på lördagen av förbundsstyrelsen. Resten av slaget förlöpte under omständigheterna väl. Utvärderingarna av helgen är en rätt spännande läsning. Logistiken har fått nästan uteslutande antingen två eller fyra (på en skala från ett till fem) - tolkar detta som att en del folk är på tok för snälla i sina utvärderingar. Innehållet borde vara bättre planerat, något jag utan större problem instämmer till fullo med. Det som visade sig vara populärt var att det inte låg några programpunkter på fredagen samt att det var en timmes sovmorgon på söndagen. Någon ville ha mera bastu. Mindre lekar, men den med linjen var bra. Det bör dock noteras att utvärderingsenkäten knappast skulle vunnit något pris som grund till rättvisande statistik, så ta detta stycke med en nypa salt. Egna åsikter är att man inte ska ha slag ute i ödemarken (40 minuter utanför Norrtälje), det blir omständigt med logistik. Gården blev dock väldigt billig med tanke på vad vi fick och naturen var fin. Det är även bevisat att det går att göra slag utan catering. Just det här slaget belyste ett mindre problem inom förbundsstyrelsen. Det visade sig två dygn innan slaget vara halvt omöjligt att få loss kontanter att betala saker med, något jag kallt räknat med inte skulle vara ett problem. Mer framförhållning är visserligen av godo, men det är upp till de personer med förskottskonton att se till att de har pengar tillgängliga på dem - I andra sammanhang kanske inte framförhållning är möjlig. Hur man kommer till bukt med problemet lämnar jag till någon annan - en tanke är att kvitton som inte lämnas in inom en viss tid anses förverkade. Planering av kommande slag har varit lite småjävlig i och med att vissa individer tydligen har oklarheter i sin tolkning av hur ansvarsområdet 'slag' har definierats och/eller bör skötas. Detta resulterar i sin tur i situationer där klara besked inte kan ges till folk. Olyckligt. Se 'Planering' nedan. Budgetrapport

32 Sida 32 av 73 Upptäckte relativt nyligen att en hel del siffror är ute och springer angående årets slag. Dels har pengar inte utbetalats till Sverok Övre Norrland för slaget i Januari, dels har inte alla siffror kommit in för inslaget. Har därför ingen bra rapportering att ge - återkommer med en i nästa rapport. Planering Planeringen för resten av året är som följer: Reseutjämningssystemet ska förändras fullt ut. Detta diskuterades på inslaget, mittslaget förra året, nämndes på riksmötet och har dryftats med många distrikt sedan dess. Planen är att lägga om kostnaden så distrikten betalar själva arrangerandet och förbundet betalar resorna till och från slagen. En positiv bieffekt är att en del distrikt börjat tänka över vad de vill få ut av slagen i högre utsträckning eftersom de skulle betala för dem på ett helt annat sätt. Slagen "delas ut" till de distrikt som är intresserade. Förtur ges till de som inte hållit i slag tidigare. Gävle Dala kommer hålla i skrevslaget i september, Ost i mittslaget senare i höst/vinter. Distrikten kommer ha väldigt fria händer över innehållet. Undertecknad kommer hålla kontakt och vara behjälplig i sammanhangen. Om någon finner detta vara ett icke godtagbart eller bara puckat tilllvägagångssätt förutsätter jag att jag får ett te.

33 Sida 33 av 73 Datordrift Av Kriss Andsten Rapport En hel del har hänt sedan den förra rapporten. Dels har behovet av utökat diskutrymme och RAM uppkommit - det förstnämnda var inte helt oväntat, det sistnämnda var främst en effekt av den tekniska lösning förbundet använder för hemsidesuppdatering. Den maskin som fanns sedan tidigare (Janus) är utrustad med ganska dyr disk och ännu dyrare RAM-kapslar. Att uppgradera disk och minne skulle ha medfört att även lådan för maskinen skulle behövt bytas ut, då det inte är helt smidigt att stoppa i alltför mycket mer disk i den existerande. Mer minne innebär dessutom i det här fallet att det gamla minnet måste plockas ut. Kostnadsskillnaden jämtemot en helt ny burk med billigare och långsammare komponenter var alltså låg, om än inte marginell. En ny maskin införskaffades hastigt och lustigt. Den är utrustad med sex gånger så mycket disk och fyra gånger så mycket minne som Janus (60GB och 1GB, i den ordningen). Komponenterna är modell prisvärda åt det billigare hållet, utan att för den delen sjunka alltför långt ner i skräpträsket, därav den relativt modesta prislappen. Den nya maskinen hanterar websidor - en uppgift som inte kräver enormt mycket diskaktivitet. Databaskopplingar från websidor sköts fortfarande av Janus, som trots sin ålder fortfarande spöar den nya maskinen i diskprestanda. Mailen, som också är rätt diskintensiv ligger även den kvar på Janus. Prestandan på sidorna har gått upp en hel del. Speciellt sådana som är CPU-intensiva (Sweden by Night är ett utmärkt exempel) fick en markant hastighetsökning. Flytten av webbar tog ett par timmar in alles och orsakade minimalt med strul. De tekniska bitarna av föreningshostingen funkar således mestandels klockrent. Det behövs ett par rutiner kring kontakt med kontoinnehavare, dock. Namnet på den nya maskinen är Dios, följandes gudatemat (de tidigare maskinerna heter Hermes, Janus och Inanna). Kan varmt rekommendera 'The Gap series' av Stephen Donaldson för de som vill begrunda bakgrunden till namnvalet eller bara läsa en serie bra böcker. Inanna (NT-maskinen som köptes in tidigare i år) står fortfarande i Stockholm för spelservertest. Det har varit svårt att få tag i folk som seriöst vill driva server och testet har egentligen just inletts med ett gäng som verkar rätt kompetenta. Vi betalar ingenting för det, och det finns (fortfarande) ingen som vill ta tag i NT-administration. Vidare har ADSL från BoStream äntligen installerats på kansliet. Inte mer än nästan en månad försenat. Farten är högre och kansliet har numera ett statiskt IP. Det är med andra ord klart för att flytta Inanna dit så fort spelservertestet avslutats. Budgetrapport

34 Sida 34 av 73 En server har införskaffats för dryga Den har ställts på colocation host Port80 AB (Där sveroks andra burkar står), till en kostnad av /år. Planering Bilda Sverok Drift lite mer handgripligen (läs: formellt) än nu. Sätta upp enklare rutiner kring administration. Dokumentera det som behöver dokumenteras rent systemmässigt. Fixa fram användardokumentation för främst mailsystem och hosting. När den väl finns, få med en artikel om föreningshosting i Sverox. Det är möjligt att allt detta inte hinns med tills dess att nästa rapport ska skrivas - se detta som en lite mer långsiktig planering. Ytterligare hårdvaruinköp är inte planerade.

35 Sida 35 av 73 Sveroks websida Av Kriss Andsten Sverok har en ny website på gång. Detta av tre skäl: 1) Uppdatera den stundom rätt torra informationen på den existerande sidan samt förenkla för besökare att hitta runt. 2) Förenkla underhåll av sidan ytterligare för att på så vis riskera att några fler uppdaterar den. 3) Ansiktslyftning (ny grafik & layout) Innehållet håller i skrivande stund som bäst på att produceras. Nya texter har skrivits enkom för sidan, en del andra har plockats från nyproducerade trycksaker. Ytterligare text har plockats från den gamla sidan och redigerats. Bilder har jagats rätt på och laddats upp. Artiklar skrives. Det är på intet sätt klart, men på gå god väg. Sidan körs i ett annat underhållssystem än tidigare. Det nya är lite segare, men betyligt mycket mer användarvänligt. Det har hitintills varit extremt enkelt att stansa in ny information på sidan samt att få någon slags struktur på det - och framför allt, för många att ändra på det även när det väl är på plats. Detta var målet när de då nya sidorna gjordes redan år Det nya systemet kräver mer av servern än de tidigare vi haft. Detta har varit en bidragande - dock på intet sätt överväldigande - orsak till att en ny server införskaffats (se driftsrapporten på annan plats i detta protokoll). Layout håller på att tas fram av en förening i Gävle. Det är egentligen för tidigt att säga något konkret ännu, men det ser i det här läget mycket positivt ut. Vi riskerar att få en sida med mycket glassigt utseende. Ett par möten har hållits - ett som hastigast efter förra styrelsemötet i Linköping samt ett i Stockholm den 10:e Juli. De som lagt ner mest tid på den nuvarande inkarnationen är Mikael Enmalm, David Gustavsson Petra Malmgren samt undertecknad. David Gustavsson samt undertecknad tog sig även upp till Gävle den 11:e Juli för att tala med layoutarna. Budgetrapport Hemsida är ingen budgetpost, så pengarna är knutna till andra konton. Detta är dock de kostnader som direkt är relaterade till sidan kr har utlovats till layoutarna. Det har rests för strax under kr - styrelseresor. Planering

36 Sida 36 av 73 Tidsplanen dikterar en färdig arbetskopia med i alla fall någon slags layout och en grov variant av texter den första augusti. I mitten på augusti bör redigeringsarbetet vara på god väg. Kvarvarande tekniska detaljer yxas även till runt då. 1/9 är ett tänkbart datum för att byta ut rasket. Är det nya inte klart då så jobbar vi på tills det är det, helt enkelt. Se alltså inte första september som någon slags deadline. En arbetsversion av den nya sidan finns att tillgå på - den kommer offentliggöras för kommentarer så fort det finns i alla fall någon slags text för allt som ligger därpå. Förhoppningen är att så har skett när detta protokoll publicerats. Nyfikenhet samt nervositet stillas eklast med ett besök därpå. När sidan väl är uppe är arbetet med hemsida på intet sätt avslutat - snarare påbörjat. Vad som händer därefter får vänta till nästa rapport.

37 Sida 37 av 73 Historiska Museet Av Kriss Andsten Eftersom rykten florerat att historiska museet helt saknar belysning har ingen kontakt upptagits. Det finns även en viss risk att detta har att göra med avsaknad av tid. Budgetrapport Noll. Planering Uppta kontakten med historiska, kanske tillsammans med någon annan organisation.

38 Sida 38 av 73 Rapport angående förbundstidning av David Gustavsson Ett nytt avtal med Gillbring Grafisk Design HB för produktionen av 7 nummer av Sverox upprättades 11/7 (se bilaga). Hanna Jonsson deltog i arbetet med det nya avtalet och förhandlingarna kring det. Det nya avtalet baseras i sin helhet på det föregående med endast mindre justeringar. Arvodet är kvar på samma nivå som i föregående avtal men en resbudget på kr för Tove och Anders Gillbring har tillkommit. Redaktionen framförde önskemål om detta inför förhandlingarna. Ur Sveroks synvinkel är det mycket fördelaktigt jämfört med en vanlig höjning av arvodet då vi nu kan vara säkra på att pengarna går till att hålla redaktionen rörlig och välinformerad. Ett utvärderingsmöte hölls som planerat 22/8. Då Hanna Jonsson var på semester så var Marcin Kucharski med mig på mötet, från redaktionen deltog Tove och Anders Gillbring. Redaktionen presenterade sin utvärdering av de 6 producerade numren (se bilaga). Utöver tekniska detaljer såsom layout, bilder, papper, tryckerier och upplägg på tidningens innehåll diskuterade vi även om de praktiska detaljerna kringa att upplåta baksidan av tidningen som annonsplats. Det viktigaste vi gick igenom var policy för politiskt innehåll. Presentationen av Sveroks nya kansli i det nyligen utkomna numret av Sverox visade på behovet av en sådan policy (första versionen av denna text innehöll personliga åsikter). Vi kom fram till att all organisationsinformation går igenom styrelsen och korrigeras vid behov. Vad gäller debattinlägg (både gällande verksamhet och organisation) så kommer dess värde för läsarna främst att avgöras av redaktionen som vid behov tar det med styrelsen. Sverox #25 skickades ut under augusti månad något försenad. Förseningen berodde på tryckeriet som givit felaktig information om sina semestertider under upphandlingen. Det och annat praktiskt strul från deras sida har gjort sökandet efter ett nytt tryckeri aktuellt. Valet av tryckeri för produktionen av butiksdisplayen föll på Seriflex Grafiska AB i Habo. Marcin Kucharski och jag besökte 15/7 detta tryckeri för att gå igenom tekniska detaljer och se över deras tjänster. Original skickades in i mitten av augusti och de färdiga lådorna hämtades i början av september. Nu börjar arbetet att få ut displayen i butikerna och att få till fungerande rutiner kring uppdateringsutskick. Budgetrapport inga pengar spenderade

39 Sida 39 av 73 Planering -

40 Sida 40 av 73 Rapport angående webbdesign av David Gustavsson Efter notisen i Sverox och på hemsidan anmälde 7 föreningar intresse för uppdraget att utforma layout och grafik för Sveroks hemsida. Valet föll på Sven-Erik Jonsson från föreningen Silverörnen. På hemsidemötet i Stockholm 10/7 (där Petra Malmgren, Kriss Andsten och jag själv närvarade) drogs vissa riktlinjer upp för uppdraget. Dagen efter åkte jag och Kriss Andsten till Gävle och hade ett möte med Sven-Erik Jonsson där vi gick igenom dessa riktlinjer och andra tekniska detaljer. Sven-Erik hittade ganska snabbt rätt stil och inom den uppsatta månaden var arbetet avslutat med goda resultat. Nu återstår för hemsideansvarig att implementera denna layout och grafik. Budgetrapport 2500 kr utbetalt till föreningen Silverörnen enligt budget och plan Planering Arbetsområdet är avslutat.

41 Sida 41 av 73 Rapport angående personalansvar av Björn Flintberg Har genomfört utvecklingssamtal med kanslisterna och satt igång en plan för att minska kansliets belastning och öka bemanningen utan att belasta budgeten (mål nollbudgetförändring). Detta har jag gjort genom kontakter på Arbetsförmedlingen som kommer att försöka ordna fram en heltidsanställd som de betalar helt under en period och som vi därefter kan då bidrag för, upp till 80% av lönekostnaden om vi väljer att anställa. Anledningen till att man kan få detta är att vi kommer erbjudas en anställd som har någon form av arbetshandikapp. Bidrag finns även för långtidsarbetslösa och invandrare, men dessa är bara bidragsgrundande första sex månaderna. Utöver detta har jag tagit kontakt med kriminalvården och i samråd med de anställda kommer vi att pröva på att låta till samhällstjänst dömda personer arbeta på kansliet med enklare uppgifter. Detta är personer som på något sätt fått domen samhällstjänst, ofta förstagångsförbrytare. Kanslisterna har själva fått säga ifrån kring detta och är ok med allt. Molle har dessutom formell utbildning som övervakare. Vi har nu fått erbjudanden om två personer med totalt 270 timmar samhällstjänst. Vidare har den långsiktiga planen för att omstrukturera kansliet fortsatt. Molle har som en av sina uppgifter efter personalsamtalet fått till uppgift att via kontakter och arbete mot myndigheter och bidragsorgan ordna fram de pengar som han behöver för det studieförbundsprojekt han och Emil arbetat fram anledningen att jag som personalansvarig kommer in här är att om dessa pengar kommer in, kommer Molle till årsskiftet att ta tjänstledigt under en längre period och då arbeta med studieförbundsarbetet, vilket öppnar upp för oss att anställa en ny kanslist och en mjuk övergång eftersom Chrisp är kvar. FYI: Jag har även gjort en överslagsräkning. Min beräkning av arbetsbörda och tryck på kansliet med påslag för viss tillväxt, ger att vi behöver 3 heltidstjänster plus praktikant plus extra resurser vid arbetstoppar. Om Molle går till Studieförbundet kommer vi ha möjlighet att heltidsanställa två nya heltidstjänster om en av dem kommer via AF:s arbetshandikapp-program och ändå ligga under dagens budget. Budgetrapport Spenderat enligt budget på löner, samt småsummor för resor och telefon i samband med ovanstående. Planering Skall ha möte med Kriminalvården 21/8 och förhoppningsvis även med AF någonstans i samma härad för att intervjua kandidaterna till jobbet på kansliet.

42 Sida 42 av 73

43 Sida 43 av 73 Rapport angeående Glöd av Björn Flintberg Rapport Inget speciellt har hänt då det inte finns resurser och jag är ovillig att ta av styrelsens för att genomföra möten. Med tanke på att jag snart kommer släppa området (se BU kring detta) har jag inte heller velat dra igång något stort. Budgetrapport Inga pengar spenderade. Planering Enligt BU Ändrade Ansvarsområden

44 Sida 44 av 73 Rapport angeånde sekreterararbetet av Björn Flintberg Inget speciellt har hänt annat än löpande arbete. Protokollet klarades av fort. Budgetrapport Inga pengar spenderade. Planering Fortsatt uppföljning av rapporter, därefter överlämning till nästa sekreterare (se BU för per capsulam)

45 Sida 45 av 73 Rapport angående interninformation av Mikael Enmalm Under sommaren har Petra Malmgren och jag haft möten, främst virtuella, där vi redogjort för våra åsikter om upplägget på en ny hemsida och vad som lämpar sig i form av vad på denna. Här har Petra fungerat som en verkställande kraft och idag finns det väldigt mycket information på det som snart kommer att lanseras som Sveroks nya förbundssidor på nätet. Petra och jag är överens om det mesta, även om vi mött andra åsikter inom vissa områden. Jag ska ärligt säga att Petra och jag inte är helt nöjda med allt på nya hemsidan som rör informationsoch kommunikationsområdet, men mer om det under mötet. Utöver arbetet med hemsidan har arbetet legat på is under sommaren. Budgetrapport Inga kostnader. Planering Få fart på en arbetsgrupp för att driva, uppdatera och sköta all information som rör sig till, på och från hemsidan. Främst handlar det om moderering av forum och jagandet av texter att lägga upp. Få fart på en arbetsgrupp för att driva informationsfrågor i Sverok och för att utveckla de flöden som idag finns, ta fram nya kommunikationsvägar och för att väcka diskussion och medvetenhet om att allt vi gör kanske inte alltid når alla berörda parter per automatik. Få upp mer information på hemsidan, så att innehållet inte ska vara det folk klagar på vid lanseringen. Här ligger mycket av äran och bördan på Petra och enligt henne själv finns idag redan tillräckligt med information på sidan för att lansera den redan nu. Det hänger alltså på fasaden och möjligen det tekniska, för informationsbiten är inte en flaskhals i dagsläget. Fortsatt mindre fokusering på hemsidan i jämförelse till alla andra viktiga områden som berörs av interninformationen i förbundet.