Beslutas att Skogsstyrelsens miljöledning, version 2.0, ska gälla fr.o.m. beslutsdatum.

Transkript

1 PROTOKOLL Nr H- 38/2011 Datum (1) Närvarande: Monika Stridsman Helena Zar Wallin Jan Linder Generaldirektör, beslutande Avdelningschef, Miljösamordnare, föredragande Justeras Monika Stridsman 1 Skogsstyrelsens miljöledning Beslutas att Skogsstyrelsens miljöledning, version 2.0, ska gälla fr.o.m. beslutsdatum. Det innebär att Rutin för dokumentation av Skogsstyrelsens miljöledning, protokoll 53/2009, samtidigt upphävs. Införandet sker genom information på Intranätet samt via region- och avdelningschefer till respektive ledningsgrupp. Ledningens representant ansvarar för att beskrivningen ajourhålls. Vid protokollet Helena Zar Wallin Bilaga Skogsstyrelsen miljöledning Kopia till Ledningsgruppen Jan Linder Kristina Rylander Gun-Marie Lidén

2 Skogsstyrelsens miljöledning

3 BESKRIVNING Skogsstyrelsens miljöledning 1 Syfte Hela Skogsstyrelsen och all vår verksamhet är certifierad enligt i ISO 14001och omfattas av ISO-standardens miljöledningskrav. Syftet med denna beskrivning är att tydliggöra varför vi är miljöcertifierade samt beskriva miljöledningens huvuddelar och hur dessa samverkar med andra ledningsverktyg. Beskrivningen lyfter fram de delar av ledningsprocessen som är miljöspecifika och den uppfyller certifieringskravet att definiera och dokumentera omfattningen av vårt miljöledningssystem. Vidare är syftet att tydliggöra vilka krav certifieringen ställer på dig som anställd och vilka specifika krav som därutöver ställs på dig som är chef. Som stöd för detta hör till beskrivningen en enkel checklista/läsanvisning för samtliga anställda, bilaga 1, och en checklista för chefer, bilaga 2. 2 Målgrupp Beskrivningen vänder sig till samtliga anställda och kan med fördel användas vid introduktion av nyanställda. Checklistan/läsanvisningen vänder sig till samtliga, medan checklistan för chefer, som namnet antyder, vänder sig till myndighetens samtliga chefer. 3 Därför har vi ett standardiserat miljöledningssystem Syftet med ett ledningssystem är att vara ett stöd, inte bara för högsta ledningen utan för samtliga beslutsnivåer. Miljöledningssystemet är ett av flera verktyg som ledningen förfogar över och det är en integrerad del av vårt verksamhetssystem, se avsnitt 4. Syftet med att ha ett särskilt system för miljöledning är att lyfta fram och synliggöra hur miljöfrågorna hanteras. Beroende på ambition och förutsättningar kan ett miljöledningssystem vara alltifrån en mycket enkel egenkonstruktion till en (komplicerad) internationell standard kompletterad med en certifiering. Minimum bör ett miljöledningssystem innehålla förbättringsmål, prioriterade aktiviteter som leder mot målen samt ett system för uppföljning av miljöpåverkande verksamhet(er). 3.1 Formella skäl till att vi har ett miljöledningssystem Skogsstyrelsen är certifierad sedan december Det grundar sig dels på ett uppdrag från regeringen att vi skulle införa ett miljöledningssystem, dels på de fördelar vi kunde se för vår uppdragsverksamhet att dessutom vara certifierade. Vad som hänt sedan dess är att regeringen skärpt kraven på myndigheterna och i och med SFS 2009/907 Förordning om miljöledning i statliga myndigheter ska samtliga myndigheter from 1 januari 2010 ha ett miljöledningssystem. Förordningen innehåller minimikrav (som kan frångås för små myndigheter om särskilda skäl föreligger) som i stort sett är en kopia av ISO standarden. 1

4 BESKRIVNING Skogsstyrelsen nämns i förordningen som en bland flera myndigheter som regeringen menar bör vara certifierad enligt ISO eller EMAS (som är en europeisk miljöledningsstandard). Vi är enligt förordningen skyldiga att årligen redovisa utfallet av vårt miljöledningsarbete till Naturvårdsverket och vårt departement. (Dessa redovisningar hittar du på miljöledningssidan på Intranätet under Redovisande dokument.) 3.2 Detta vill vi åstadkomma med vårt miljöledningssystem Vi vill med vårt miljöledningssystem ha ett effektivt verktyg som stöd för prioriteringar i vår samlade styrning och verksamhetsutveckling för en än större miljönytta.. En viktig grundpelare i vår miljöledning är kvalitetssäkring genom ordning och reda, tydliga rutiner, uppföljning och utvärdering. Vi beslutar om tydliga och förankrade mål (som uppfyller SMART-kriterierna) för hur vi ska öka vår miljönytta och samtidigt minska vår negativa miljöpåverkan. Miljöledningen ska vara en helt och hållet integrerad del med övrig ledning och styrning och i verksamheten ska det som kopplar till miljöledning och certifiering vara självklara inslag i vår löpande verksamhet. Miljöledningssystemet ska slutligen vara ett verktyg för att öka vår miljömedvetenhet. Det ska hjälpa oss att skapa en gemensam bild av den miljönytta vi alla kan bidra med, både inom skogen specifikt och i ett mer övergripande samhällsperspektiv. Ett viktigt led i detta är att vi kräver medvetenhet hos alla medarbetare om Skogsstyrelsens miljöpåverkan i allmänhet och de egna arbetsuppgifternas miljöpåverkan, både positiv och negativ påverkan, i synnerhet. 3.3 Därför är vi certifierade Certifieringen enligt ISO innebär att vi förbinder oss att följa en standard för miljöledning som har ca 50 skallkrav. Vi har internrevision som hjälper oss att följa hur vi klarar att leva upp till standarden och extern revisor granskar årligen att vi lever upp till vårt åtagande. Förutom medaljen får vi genom certifieringsrevisionerna ett kvitto på hur väl ledningen och styrningen fungerar kopplat till vår ambition att uppnå ständiga miljöförbättringar. Vi tydliggör för regeringen att vi har högt ställda ambitioner. Vi utgår från att certifieringen i sig även är en fördel framöver i vår uppdragsverksamhet, framför allt gentemot övriga certifierade presumtiva beställare. Att miljöledningen revideras är inget unikt i vår myndighet. Vi har regelmässigt extern revision som granskar vår följsamhet till lagar och krav på andra områden, som ekonomiredovisningen, landsbygdsprogrammet, IT-säkerheten. 4 Här finns miljöledningssystemet i vårt verksamhetssystem 2

5 BESKRIVNING Tillhör ledningsprocessens stödprocesser, och servar vid dess olika moment 5 Miljöledningens processer De krav som ställs i ISO-standarden påverkar en rad av våra aktiviteter som inte är miljöledningsspecifika utan som rör hela vår verksamhet. Till detta kommer ett antal processer och aktiviteter som är unika för certifieringen. Miljöledningssystemet är således inte en enda process, utan ett antal stödprocesser som inom sig rymmer ett varierat antal aktiviteter. Varje stödprocess har sin roll i ett visst skede i ledningens huvudprocess alltifrån när ledningen tar fram en verksamhetsstrategi via den årliga VP/budget-processen till verksamhetsuppföljning och slutligen att redovisa utfallet i årsredovisningen. För flertalet av miljöledningsprocesserna gäller att de styrs genom beslutade rutiner. Samtliga rutiner som krävs enligt certifieringen, med undantag för Navets rutiner, hittar du på miljöledningssidan på Intranätet. 6 Beskrivning/dokumentation av vårt miljöledningssystem Samtliga dokument av vikt för miljöledningen hittar du på vår Miljöledningssida på Intranätet. Under avsnitten nedan hänvisas (kursivt inom parentes) till var du via vänsterkolumnen hittar respektive dokument. 6.1 Generella krav Skogsstyrelsen ska enligt kraven i ISO upprätta, införa, dokumentera, underhålla och ständigt förbättra sitt ledningssystem enligt standardens krav. Som grund ska finnas en miljöpolicy och det finns krav på att ledningen med planerade intervall ska utvärdera systemet. Den följande beskrivningen av miljöledningen görs med utgångspunkt från hur standarden är uppbyggd. 3

6 BESKRIVNING 6.2 Miljöpolicy Skogsstyrelsen har fastställt en Miljöpolicy (Styrande dokument.) Miljöpolicyn består av Skogsstyrelsens verksamhetsidé med tillägg att myndigheten följer tillämplig lagstiftning och övriga krav på verksamheten samt arbetar för ständig förbättring av verksamheten. 6.3 Planering Miljöaspekter Skogsstyrelsen har fastställt en rutin för Bedömning av miljöpåverkan (Styrande dokument). Denna bedömning utgör grunden för utformningen av Skogsstyrelsens miljöledningsarbete. En uppdelning görs i direkt respektive indirekt miljöpåverkan. Direkt är sådant som vi själva åstadkommer genom våra aktiviteter, exempelvis elförbrukning, pappersförbrukning, utsläpp av CO 2 och andra ämnen vid transporter. Men vi har direkt miljöpåverkan även i skog och annan mark, exempelvis åtgärder på våra skogsfastigheter och insatser vi gör inom olika arbetsmarknadsprojekt med arbetslag, reservatsskötsel mm. Indirekt miljöpåverkan är när vi påverkar andras aktiviteter genom våra verksamheter, exempelvis genom rådgivning, lagtillsyn, beslut om biotopskydd, stöd etc. Rutinen anger hur bedömning av myndighetens miljöpåverkan ska göras. Bedömningen som görs årligen eller tätare efter behov ska resultera i en lista över aktiviteter/produktområden som medför betydande miljöpåverkan. Bedömningen ska även innefatta möjliga nödlägen och olyckor som hotar miljön Lagar och andra krav Skogsstyrelsen har fastställt en rutin för Lagar och andra krav (Styrande dokument). Syftet är att säkerställa att tillämpliga lagar och andra krav med avseende på myndighetens miljöaspekter följs både inom myndigheten och av externa aktörer som verkar på myndighetens uppdrag. Rutinen beskriver ansvarsförhållanden vid identifiering och bevakning av förändringar, information och utbildning samt kvalitetssäkring och uppföljning av tillämpningen Skogsstyrelsen har vidare en sammanställning över de lagar och andra krav inom miljöområdet som påverkar vår verksamhet. Av sammanställningen framgår reglernas innehåll, hur de är tillämpliga på Skogsstyrelsens verksamhet och vem de berör (Lagar och andra krav) Övergripande och detaljerade miljömål samt verksamhetsplaner Enligt Skogsstyrelsens instruktion ska myndigheten verka för att landets skogar vårdas och brukas på ett sådant sätt att de beslutade målen för skogspolitiken kan uppnås. Målen fastställs av regeringen. Regeringen har även fastställt miljömålet Levande Skogar och en vision för jord- och skogsbruk samt fiske Bruka utan att förbruka (Lagar och andra krav). 4

7 BESKRIVNING Skogsstyrelsens verksamhets- och miljömål samt verksamhetsplaner tas fram och fastställs i anslutning till ledningsprocessen Mål och resultatstyrning. De övergripande och detaljerade miljömålen fastställs och prövas årligen i samband med ledningens strategiöversyn. (Betydande miljöpåverkan och förbättringsmål.) De årliga målen och handlingsplanerna tas fram i den årliga VP/budget-processen och fastläggs i VP/budgetbeslutet. 6.4 Införande och tillämpning Resurser, roller ansvar och befogenheter Skogsstyrelsens organisation för miljöledningsarbetet framgår av arbetsordningen (Ansvar och kompetens). Av denna framgår vem som är ledningens representant för miljöledningsarbetet och ansvarar för att säkerställa att ett ledningssystem för miljöledning är upprättat, infört och underhållet i enlighet med kraven för ISO rapportera ledningssystemets prestanda inklusive rekommendationer till förbättringar till Skogsstyrelsens ledningsgrupp. Skogsstyrelsen har utsett en särskild miljösamordnare som har till uppgift att samordna och utveckla Skogsstyrelsens miljöledningsarbete. Miljösamordnaren ska även bistå vid utvecklingen av styrande dokument för och uppföljning av miljöledningsarbetet. Administrativa avdelningen ansvarar för utveckling och förvaltning av ledningssystemet. I samband med att styrande dokument beslutas, tas även in i beslutet vem som har ansvar för att bevaka, följa upp och föreslå ändringar Kompetens, utbildning och medvetenhet Skogsstyrelsen har fastställt en rutin för Kompetens, utbildning och medvetenhet (Styrande dokument). Rutinen syftar till att ange de grundläggande kompetenskraven dels för samtliga anställda, dels för de anställda som självständigt ska få arbeta med vissa arbetsuppgifter som har betydande miljöpåverkan. Certifieringen lägger stor vikt vid den anställdes medvetenhet om vår policy, var vi har betydande miljöpåverkan, våra mål och hur de egna arbetsuppgifterna kopplar till detta. Vägledning finns i bilagorna till denna dokumentation Kommunikation Skogsstyrelsen har fastställt en Kommunikationsstrategi (Styrande dokument). Strategin beskriver fokus i extern och intern kommunikation, mål och ansvar samt hur kommunikation ska bidra till att Skogsstyrelsens mål inklusive miljömål nås. 5

8 BESKRIVNING Av arbetsordningen framgår vilka rådgivande organ som Skogstyrelsen inrättat för mer permanent bruk. Synpunkter från externa intressenter om Skogsstyrelsens miljöarbete registreras enligt rutin i Skogsstyrelsens förbättringsförslagssystem (Styrande dokument). Synpunkter i anslutning till ärendehantering ska även hanteras i enlighet med Skogsstyrelsens rutin för diarieföring Dokumentation och dokumentstyrning All grundläggande dokumentation om miljöledningssystemet finns samlad på hemsidan för miljöledning på Intranätet. Dokumentationen indelas i styrande och redovisande dokument. Vad som är styrande dokument och vad de står för definieras i rutin Styrande dokument och i standard Utformning av styrande och redovisande dokument. Styrande dokument är arbetsordning, vision, idé, strategi, policy, rutin, standard, plan och annat beslut. För redovisande dokument finns inte motsvarande tydliga definition. Redovisande dokument är t.ex. PM och rapporter som redovisar uppnådda resultat. Vår årsrapport, månads- och tertialrapport, Polytaxrapport, kompetensregistrering är exempel Verksamhetsstyrning Verksamhetsstyrning sker genom Skogsstyrelsens ledningsprocess. Styrande dokument för verksamheten utformas enligt det arbetssätt för styrande dokument som Skogsstyrelsen tillämpar. Varje chef har enligt arbetsordningen ett ansvar för att se till att lagar och andra krav följs och att medarbetarna har den utbildning som krävs. Av fastställd Upphandlingsrutin (Styrande dokument) framgår att hänsyn ska tas till påverkan på den totala miljön vid all upphandling av varor och tjänster. Varans miljöpåverkan ska beaktas avseende innehåll och användning till slutligt omhändertagande. Där det är möjligt bör Miljöstyrningsrådets upphandlingskriterier användas. Regler för resor framgår av fastställd Resepolicy (Styrande dokument) med tillhörande riktlinjer för möten, resor respektive trafiksäkerhet. Skogsstyrelsen har även fastställt rutin för Hantering av kemiska produkter samt rutin för Hantering av avfall och farligt avfall (Styrande dokument). Den dokumentation i form av redovisande dokument som föranleds av dessa rutiner ska hållas tillgänglig på arbetsenhetens hemsida på Intranätet, som i din tur är länkad till miljöledningssidan Beredskap och agerande vid nödlägen Risksituationer kan t.ex. gälla oavsiktligt utsläpp, otillräckliga skyddsanordningar, gasutsläpp, översvämning, explosion, brand, sprängning och sabotage. Rutin Beredskap och agerande vid nödlägen (Styrande dokument) redogör för hur förebyggande och akuta åtgärder ska vidtas. 6

9 BESKRIVNING Beredskap och agerande vid hantering av kemiska produkter framgår av rutinen för hantering av kemikalier. Av rutin för hantering av förbättringsförslag (Styrande dokument) framgår att potentiella nödlägen eller olycksrisker ska rapporteras i förbättringsförslagssystemet. Det gäller även om nödläge eller incident som kan ha orsakat nödläge inträffat. 7 Uppföljning 7.1 Övervakning och mätning Av regleringsbrevet framgår att Skogsstyrelsen årligen ska redovisa myndighetens bidrag till att nå de skogspolitiska målen och visionen Bruka utan att förbruka. Regeringen har även ålagt myndigheterna att rapportera miljöeffekter med anledning av resande och elförbrukning. Uppföljning av måluppfyllelse av miljömål och andra verksamhetsmål sker samlat i ledningsprocessen. Av respektive rutin framgår när, var och hur uppföljning ska ske och hur de ska redovisas. 7.2 Utvärdering av att lagar och andra krav följs Uppföljning av efterlevnaden av lagar och andra krav sker i enlighet med rutin för Lagar och andra krav (Styrande dokument). Uppföljningen ska särskilt dokumenteras. För tillsynsverksamheten finns riktlinjer för tillsyn av skogsvårdslagen samt rutin för Skogsstyrelsens arbete med samråd enligt 12 kap. 6 miljöbalken. Tillsyn av biotopskyddsområden och kontroll av naturvårdsavtal sker i enlighet med riktlinjer för Skogsstyrelsens arbete med biotopskydd i skogen respektive riktlinjer för Skogsstyrelsens arbete med naturvårdsavtal i skogen. 7.3 Avvikelse, korrigerande och förebyggande åtgärder Skogsstyrelsen har en rutin för Hantering av förbättringsförslag (Styrande dokument). Rutinen beskriver roll- och ansvarsförhållanden för hantering av förbättringsförslag inom myndigheten. Syftet är att systematiskt tillvarata synpunkter från medarbetare och externa aktörer för att utveckla och ständigt förbättra Skogsstyrelsens arbete. 7.4 Redovisande dokument Redovisande dokument redogör för de resultat som har uppnåtts och krävs för att visa att och hur myndigheten uppfyller kraven i miljöledningssystemet. Rutinen för Styrande dokument (Styrande dokument) ska säkerställa att redovisande dokument ska vara och förbli tydliga, identifierbara och spårbara. Av rutinen framgår vilka redovisande dokument som ska finnas på Intranätet. 7

10 BESKRIVNING 7.5 Intern revision Skogsstyrelsen har en Revisionsrutin (Styrande dokument) för den interna revisionen. Den årliga revisionsplanen som omfattar hela verksamheten fastställs av styrelsen. Som grund för revisionsplanen görs en riskanalys. 8 Ledningens genomgång Skogsstyrelsen har en rutin för Ledningens genomgång (Styrande dokument). Skogsstyrelsens ledningsgrupp ska i anslutning till ledningsgruppsmöte minst en gång om året särskilt utvärdera miljöledningen. Syftet med ledningens genomgång är att säkerställa att miljöledningen som del av ledningssystemet är fortsatt lämplig, tillräcklig och verkningsfull. Utvärderingarna ska omfatta en bedömning av möjligheter till förbättringar och behovet av ändringar inklusive förändringar av miljöpolicy och de övergripande och detaljerade miljömålen. Bilagor 1. Checklista/läsanvisning för medarbetare 2. Vägledning och checklista för chefer Versionshantering Versions nr Fastställt datum Ändring Ansvarig Fastställd Erik Svensson Reviderad Jan Linder 8

11 Datum Bilaga 1 1(3) Skogsstyrelsens miljöledning Checklista/läsanvisning för alla anställda Bilaga till beskrivning Skogsstyrelsens miljöledning Syfte Syftet med denna checklista/läsanvisning är att ge dig den vägledning du behöver för att förstå vad du måste kunna (och inte måste kunna) om vår miljöledning och att underlätta för dig att hitta vad som är väsentligt för just dig. Som komplement till denna checklista för samtliga medarbetare finns en checklista för dig som är chef, som tydliggör vad du därutöver måste kunna och ta ansvar för. Läsanvisning Checklistan är uppdelad i vad som lämpar sig för självstudier och vad som med fördel gås igenom med närmaste chef (och/eller fadder vid introduktion). Vid genomläsning rekommenderas att du har miljöledningssidan på Intranätet framme och använder dig av det material som respektive punkt refererar till. Du ska veta var du hittar vår miljöledningssida och kunna orientera dig i den så du utan problem kan hitta för dig relevanta dokument. Figur 1, här finns den

12 Skogsstyrelsen (3) Figur 2, Ingångar till olika dokument Följande lämpar sig för självstudier Läs inledningsvis igenom hela Detta är Skogsstyrelsens miljöledning (fortsättningsvis benämnt Beskrivningen) för att få en bild av omfattning och innehåll och en första orientering av vad som kan vara av vikt för just dig, dvs. vad som är relevant för dig att kunna utifrån dina arbetsuppgifter. Beskrivningen hittar du under Detta ska jag kunna/känna till om miljöledning. När du läst igenom det så kan du koncentrera dig på följande: Du ska veta varför vi har ett miljöledningssystem, varför vi är certifierade, vad certifieringen går ut på och vilka krav (i stort) den ställer. Beskrivningen avsnitt 3. Du ska förstå andemeningen i och med egna ord kunna redogöra för huvuddragen i Skogsstyrelsens miljöpolicy. Beskrivningen avsnitt 6.2. Policyn finns under Styrande dokument. Du ska förstå skillnaden mellan direkt och indirekt miljöpåverkan. Beskrivningen avsnitt Du ska känna till vad vi har för förbättringsmål för vår direkta respektive indirekta miljöpåverkan. Du behöver inte kunna målformuleringarna utantill, men för vad vi har satt mål. Finns under Betydande miljöpåverkan och förbättringsmål. Du ska känna till vad som ska rapporteras i förbättringsförslagssystemet och använda det då du upptäcker avvikelser, har förslag till förbättringar eller då du får ta emot externa synpunkter. Förbättringsförslagssystemet når du antingen via vänstermarginalen på miljöledningssidan, eller enklare, via länk på Intranätets hemsida, se pil i fig. 2.)

13 Skogsstyrelsen (3) Du ska veta vad styrande respektive redovisande dokument är, vilken funktion de fyller. Beskrivningen avsnitt Följande diskuteras lämpligen med din chef (och/eller fadder i förekommande fall) Vad inom miljöledningen är viktigt att du kan. Du ska kunna relatera hur dina arbetsuppgifter, direkt eller indirekt, bidrar till att uppfylla miljöpolicyns ambitioner och våra prioriterade mål. Du ska övergripande känna till vilka av våra aktiviteter och produktområden som för innevarande år har betydande miljöpåverkan och du ska veta vilka miljöaspekter och vilken miljöpåverkan som kan kopplas till ditt arbete. Finns under Betydande miljöpåverkan och förbättringsmål. Du som arbetar med sådant som har betydande miljöpåverkan ska veta vilka kompetenskrav, rutiner och eventuella andra krav som gäller för dina arbetsuppgifter och tillämpa dem. Du ska förstå din roll och ditt ansvar för att vi gemensamt ska kunna leva upp till våra miljöåtaganden. Du ska vara medveten om vilka miljöfördelar som du kan åstadkomma genom en förbättrad personlig insats. Krav på fortlöpande ajourhållning Du ska hålla dig informerad om förändringar i författningar och andra krav som är relevanta för dina arbetsuppgifter. Du ska tillämpa lagar och andra krav i ditt arbete. (Uppnås oftast enklast genom att följa beslutade rutiner och checklistor.)

14 Datum Bilaga 2 1(6) Skogsstyrelsens miljöledning Vägledning och checklista för chefer Bilaga till beskrivning Skogsstyrelsens miljöledning Innehåll Vägledning och checklista för chefer Syfte och målgrupp Hur ser ansvarsfördelningen inom Skogsstyrelsen ut? Vad är viktigt att kunna/vara medveten om som chef? Ditt ansvar gentemot dina medarbetare Kompetens och medvetenhet Medvetenhet Introduktion av nyanställda, tillfälligt anställda, entreprenörer, konsulter m.fl Registrering av kompetens Vad gäller vid intern och extern revision? Avvikelser och noteringar Intern revision Extern revision Avdelningens/enhetens, regionens/distriktets miljöledningssida Förbättringsförslagssystemet Vårt synsätt Vårt arbetssätt och vårt verktyg Styrande dokument du som chef ska ha särskild koll på Checklista När någon börjar jobba för Skogsstyrelsen Fortlöpande Månadsvis Tertialvis Inför årsredovisningen Inför revisioner... 6

15 Skogsstyrelsen (6) 1. Syfte och målgrupp Syftet med denna checklista är att du som är chef vid Skogsstyrelsen ska ha ett stöd i ditt miljöledningsarbete. Checklistan ska ge dig svar på viktiga frågor och ge dig vägledning i hur du kan gå tillväga för att uppnå ett effektivt och kvalitetssäkrat miljöarbete. 2. Hur ser ansvarsfördelningen inom Skogsstyrelsen ut? Miljöledningssystemet är ett ledningssystem. Ansvaret för att det fungerar ligger både hos högsta ledningen och hos chefer i linjen i enlighet med arbetsordningen. Vissa befogenheter är delegerade, exempelvis till miljösamordnaren och till rutinansvariga. Sådan delegation framgår av/ska framgå av särskilda beslut, antingen som beslut i personalärende eller som beslut under rubriken Ansvar i ett styrande dokument. 3. Vad är viktigt att kunna/vara medveten om som chef? Du ska förstå vårt verksamhetssystem och miljöledningssystemets funktion och nytta som en av ledningens stödprocesser för vår verksamhetsutveckling. Du ska kunna sätta in miljöledningssystemet i vårt helhetsperspektiv och det gemensamma synsätt som dess delar och verktyg representerar och stöttar. (Se t.ex. vidare avsnitt 7 Förbättringsförslagssystemet.) Du ska känna till hur miljöledningen är uppbyggd. Du ska vara väl orienterad om vad som finns på miljöledningssidan och var du hittar det. Du ska veta vilka styrande dokument som är relevanta för dig och vilka redovisande dokument du förväntas ta fram och utvärdera. Samt var dess dokument ska hållas tillgängliga. I dina samtal med medarbetarna ska du göra kopplingar mellan deras arbetsuppgifter och Skogsstyrelsens miljöpolicy. Certifieringen lägger stor vikt vid det man kallar medvetenhet. Du har ett uttalat ansvar för att se till att var och en av dina medarbetare är medvetna om sin miljöpåverkan, om sitt strå till stacken vad gäller att bidra till måluppfyllelse och på vilket sätt man påverkar miljön, både positivt och negativt. Detta är särskilt viktigt vad gäller aktiviteter där vi bedömt att vi har en stor miljöpåverkan. Du behöver ha framförhållning när det gäller att trygga särskild kompetens enligt rutinen för kompetens, utbildning och medvetenhet. Det gäller såväl kompetensutveckling av medarbetare som nyrekrytering av kompetens. 4. Ditt ansvar gentemot dina medarbetare Du ska kunna förklara för dina medarbetare vilken nytta vi kan och bör dra av miljöledningen i vår verksamhetsutveckling. För var och en av dina medarbetare ska du veta var de hittar sina styrande dokument och stötta/bevaka så att dessa följs.

16 Skogsstyrelsen (6) Du ska bereda plats i ledningsgrupp och på APT för miljöledningsfrågor. 5. Kompetens och medvetenhet 5.1 Medvetenhet En av de viktigaste bitarna i miljöledningssystemet för framgång är medvetenhet hos alla medarbetare om vad vi vill uppnå. En viktig pusselbit i detta, som certifieringen ställer krav på, är att var och en ska vara medveten om hur den egna rollen/funktionen och det egna arbetet kopplar till policy, verksamhetsidé, mål och till vår miljöpåverkan. Framför allt är det viktigt att den enskilde medarbetaren vet om och i så fall vilka egna arbetsuppgifter som har betydande miljöpåverkan, och vilka rutiner som denna själv är berörd av. Lika viktigt är att medvetandegöra entreprenörer, konsulter, tillfälligt anställda m.fl. om vår certifiering och vilka krav vi/certifieringen ställer även på dem. Det åligger dig som chef att förvissa dig om att dina medarbetare har denna medvetenhet. 5.2 Introduktion av nyanställda, tillfälligt anställda, entreprenörer, konsulter m.fl. Som chef ansvarar du för att nyanställda, tillfälligt anställda m.fl. som utför arbete åt Skogsstyrelsen informeras om vår certifiering och vad den i grova drag innebär. Kraven på introduktion framgår av rutinen för kompetens, utbildning och medvetenhet. I programmet för nationell/regional introduktion ingår ett pass som miljösamordnaren ansvarar för. Efter den utbildningen är det bra om du som chef följer upp om medarbetaren har frågor och stöttar honom/henne i en djupare förkovran. 5.3 Registrering av kompetens Enligt rutinen för kompetens, utbildning och medvetenhet ska vissa utbildningar och andra aktiviteter egenregistreras i Agresso. Det åligger dig att följa upp att detta görs. 6. Vad gäller vid intern och extern revision? 6.1 Avvikelser och noteringar Vid revision går revisorn genom att vi har och hur vi följer våra styrande dokument i form av policy, rutiner etc. utifrån certifieringens skallkrav. I de fall revisorn finner att vi inte har en korrekt rutin eller inte följer en beslutad rutin, ger det upphov till en avvikelse. En avvikelse kan vara större eller mindre, beroende på hur allvarlig den bedöms vara. Om revisorn finner att något verkar skumt dvs. har svårt att visa att det är en avvikelse men anar att allt inte står rätt till, eller om revisorn ser

17 Skogsstyrelsen (6) möjligheter till förbättringar görs en notering. För vår del är noteringen en signal om att vi bör se över även detta. I samband med revisionen skrivs en revisionsrapport, av vilken det även framgår den tid vi har på oss att korrigera avvikelserna. Hur avvikelser rättats till följs systematiskt upp vid kommande revision, medan noteringar inte följs upp på samma sätt. 6.2 Intern revision Internrevisionen ska genomföras systematiskt så att samtliga distrikt och enheter reviderats under en treårsperiod. Internrevisorn upprättar tidsplaner för revisionen för ett halvår i taget, denna plan finns på miljöledningssidan. Som chef bör du regelmässigt gå in på miljöledningssidan under Revisioner och se vilka avvikelser internrevisorn funnit på andra distrikt och enheter, för att förebygga att samma avvikelser inte upprepas då ditt distrikt/din enhet revideras. 6.3 Extern revision Extern revision genomförs en gång per år i mars - april. Vilka som revideras och vad som ska revideras framgår av externrevisorns revisionsplan som blir tillgänglig i god tid före revision. Den externa revisionen kan aldrig bli annat än stickprov. Vid extern revision revideras inte bara du som chef, utan även dina medarbetare granskas. Dels synas deras medvetenhet, dvs. hur väl insatta de är i exempelvis var vi har betydande miljöpåverkan, vilka förbättringsmål vi har och hur deras arbete påverkar/påverkas av detta, och dels hur väl insatta de är i de styrande dokument som styr deras verksamheter. 7. Avdelningens/enhetens, regionens/distriktets miljöledningssida Som chef har du ett ansvar för att redovisande dokument görs tillgängliga på arbetsenhetens miljöledningssida. Syftet är att allt som hör till miljöledningen ska kunna hittas genom en ingång och hittas antingen där eller via länkningar. Kom gärna med förslag till bra upplägg och underhand med förbättringsförslag. (Lämna förslagen till Kenneth Kristiansson, miljösamordnaren eller skriv in dem i förbättringsförslagssystemet.) 8. Förbättringsförslagssystemet 8.1 Vårt synsätt Vi ser vikten av att kontinuerligt utveckla vår verksamhet, både pga. vårt uppdrag förändras över tiden, men också för att bli effektivare och trygga kvaliteten i det vi gör.

18 Skogsstyrelsen (6) Vi inser att det är människorna i verksamheten som tidigast och bäst ser brister och utvecklingsmöjligheter och som har bästa förutsättningarna att utveckla den. Därför behöver vi ständigt fråga och få svar på: Vad kan vi bli bättre på? Inte minst viktigt är att arbeta proaktivt, dvs. att i tid försöka fånga upp kommande förändringar och se vilka risker som kan finnas och försöka förebygga i stället för att tvingas till räddningsaktioner. 8.2 Vårt arbetssätt och vårt verktyg Som en logisk följd av vårt synsätt ber vi medarbetarna att underhand rapportera de brister och förbättringsmöjligheter de ser. Vi har valt att inte ha olika system för olika förslag, utan vi har tagit fram ett hjälpmedel, ett ITverktyg. Där vill vi fånga in både avvikelser, förbättringsförslag, externa synpunkter mm. Definitionerna för dessa kategorier finner du på miljöledningssidan, ingång Förbättringsförslagssystemet. Som chef har du ett ansvar både att själv använda och att se till att dina medarbetare använder systemet för registrering av ärenden. Men därutöver har du också ett ansvar att inom godtagbar tid hantera/besluta om inkomna ärenden. Du ska då också avgöra var inkomna förslag etc. lämpligen hanteras, på din egen enhet/ditt distrikt, högre upp i hierarkin eller exempelvis på annan enhet. Inte minst viktigt är det att du och dina medarbetare är lyhörda för det som benämns Externa synpunkter. Det kan vara brev, mejl, telefonsamtal, synpunkter som framförs muntligt vid rådgivning eller sammankomster. När det bedöms att dessa externa synpunkter är (befogad) kritik mot vår myndighetsutövning eller ärligt menade förslag till hur vi kan bli bättre i vår roll, ska dessa noteras i systemet, hanteras där och resultatet ska återkopplas (om det är möjligt) till den som kommit med synpunkterna. Om, och i så fall hur, förslag eller problem ska tas om hand ska (som regel) beslutas på den nivå som förfogar över de personella och ekonomiska resurser som krävs för att kunna ta ansvar för beslutet. Av respekt för den som lämnat förslag/skrivit in avvikelse/extern synpunkt, är det viktigt att du tar beslut om fortsatt hantering inom utlovad tid. Kolla ärendelistan månadsvis för att se så inget blir liggande. Följ upp i systemet när ärende är klart. Återkoppla till förslagsställaren! 9. Styrande dokument du som chef ska ha särskild koll på Följande rutiner har du som chef anledning att ha koll på i relevanta situationer: - Miljöpolicy - Självklar grund för vårt (miljölednings)arbete - Beslut om aktiviteter produkter med betydande miljöpåverkan - Centralt dokument i vårt miljöledningsarbete

19 Skogsstyrelsen (6) - Resepolicy - Relevant för våra ansträngningar att reducera CO 2 - utsläpp - Rutin för kompetens, utbildning och medvetenhet - Central rutin som ska stötta oss i att kvalitetssäkra vårt miljöarbete - Rutin dokumentstyrning - För dig som ansvarar för att ta fram styrande dokument - Rutin hantering av kemiska produkter - För dig där sådana hanteras. Se till att kemikalieförteckningen hålls levande. - Rutin hantering av avfall och farligt avfall - Självklarhet att hantera enligt rutin - Rutin beredskap och agerande vid nödlägen - För dig vars medarbetare hanterar miljöfarliga ämnen - Rutin hantering av förbättringsförslag - Gäller alla alltid! Bevaka att det är ordning och reda på distriktets/regionens, enhetens/avdelningens styrande och redovisande dokument så att endast de som gäller finns tillgängliga på Intranätet på avsedd plats. 10. Checklista Följande checklista anger vad du bör ha koll på under året och/eller i särskilda situationer 10.1 När någon börjar jobba för Skogsstyrelsen - Nyanställda: Introduktion enligt rutinen för kompetens, utbildning och medvetenhet - Konsulter, korttidsanställda, entreprenörer: Information enligt samma rutin 10.2 Fortlöpande - Vara noggrann vid attest och uppmana medarbetare till registrering i tid av aktiviteter och prestationer för att trygga en rättvisande uppföljning Månadsvis - Kolla Min att göra i förbättringsförslagssystemet och åtgärda det som behövs - Kolla övriga ärenden som ligger på mina medarbetare och stöt på vid behov - Följ upp utfall för verksamheter som ska följas månadsvis enligt VP/budgetbeslut - Ge miljöfrågor utrymme på APT 10.4 Tertialvis - Samma som månadsvis, men här tillkommer en fördjupning och viss utvärdering enligt instruktion Inför årsredovisningen - Förbered uppföljningen i god tid för att ge utrymme för utvärdering/analys Inför revisioner - Se till att så många som möjligt kan vara tillgängliga.