Eksjö kommun. Granskning av personal- och kompetensförsörjningen. Granskningsrapport. KPMG AB Antal sidor: 17

Transkript

1 ABCD Eksjö kommun Granskning av personal- och kompetensförsörjningen Granskningsrapport KPMG AB Antal sidor: 17

2 ABCD Eksjö kommun Innehåll 1. Sammanfattning Syfte och sammanfattande bedömning 1 2. Inledning Bakgrund Syfte Revisionskriterier Ansvarig nämnd/styrelse Metod 4 3. Riktlinjer 4 4. Iakttagelser Beskrivning av nuläget Ansvar och organisation Kommunledningskontoret Samhällsbyggnadssektorn Sociala sektorn Barn- och utbildningssektorn Våra kommentarer Plan för långsiktig personalförsörjning Våra kommentarer Rekryteringsprocess och marknadsföring Våra kommentarer Kompetensutveckling inklusive ledarskapsförsörjning Våra kommentarer Medarbetarundersökningar Våra kommentarer 15

3 1. Sammanfattning 1.1 Syfte och sammanfattande bedömning - Finns kommunövergripande och sektorsspecifika strategier, policys och riktlinjer avseende kompetens- och personalförsörjning samt sker systematiska inventeringar? Det finns inte någon dokumenterad plan för återrekrytering vid pensionsavgångar och andra avgångar. Det behövs ett mer samlat grepp avseende pensionsavgångar, behov och hur personal ska kunna bibehållas inom kommunen. En plan för långsiktig personalförsörjning skulle underlätta detta och rekommenderas. En sådan plan bör upprättas utifrån prognoser baserad på faktorer som kan uppskattas med relativ säkerhet såsom pensionsavgångar, men även personalomsättning från ett historiskt perspektiv. - Har kommunen en plan för marknadsföring mot arbetsmarknaden och efterlevs den? Kommunen har tidigare inte haft någon plan för marknadsföring mot strategiska yrkesgrupper. Respektive förvaltning har själva ombesörjt detta utifrån behov. Ett samarbete har dock nyligen inrättats via employer branding, för att utkristallisera marknadsföringsåtgärder. Ledningsutskottet har informerats om employer branding Vi ser positivt på detta arbete. - Finns en ändamålsenlig metod att rekrytera till och behålla chefer och andra nyckelpositioner? Rekryteringsprocessen är nedtecknad och finns tillgänglig på kommunens intranät, vilket är positivt. Det ger ett bra stöd vid rekrytering. Metoden för att rekrytera skulle kunna förbättras genom utvärdering av rekryteringar. Detta för att kunna dra lärdom och möjliggöra ett effektivare rekryteringsarbete, vilket kan kombineras med ett erfarenhetsutbyte med andra kommuner av motsvarande storlek. Särskilt de kommuner som lyckats med rekrytering till nyckelpositioner. - Hur säkerställer kommunen kvaliteten i verksamheten där personalbrist riskerar att uppstå? Sker kompetensutveckling av personalen för att säkra nödvändig kompetens? Kvaliteten i verksamheter där personalbrist riskerar uppstå hanteras av respektive sektor. Samhällsbyggnadssektorn och barn- och utbildningssektorn samverkar med grannkommuner. Inom sociala sektorn har det uppgivits behövas ytterligare medel för fortbildning för att säkerställa kvaliteten i verksamheten där personalbrist riskerar uppstå. Vad gäller kompetensutveckling anser endast 60 % att de får den vidareutbildning som de behöver, enligt medarbetarundersökningen. Detta är ett område för kommunen att arbeta 1

4 vidare med. Motsvarande gäller värdet för frekvensen av lönesamtal. Kommunen har flera ledarskapsutbildningar, vilket är positivt. - Sker medarbetarundersökningar regelbundet samt vidtas åtgärder? Medarbetarundersökningar sker vartannat år. Kommunstyrelsen har informerats om att medarbetarundersökningen genomförts samt dess resultat. Beslut eller förslag till kommunövergripande åtgärder med anledning av enkätens resultat har dock inte skett. Vi rekommenderar att detta fortsättningsvis sker. Utifrån enkätens resultat noterar vi även vikten av att arbeta vidare med Eksjö kommun som arbetsgivare samt vidta informationsinsatser avseende stöd vid kränkande behandling, diskriminering och sexuella trakasserier. - Har chefernas ansvar för personal- och kompetensförsörjning tydliggjorts, och dessutom hur arbetet med att möjliggöra andra organisationsstrukturer inkl intraprenader har genomförts? Det har under granskningen uppgivits att respektive chef är ansvarig för personalförsörjningen. Vi har dock inte kunnat ta del av något styrdokument som tydliggör chefens ansvar avseende personal- och kompetensförsörjning. Det övergripande ansvaret avseende personalförsörjning innehar dessutom kommunstyrelsen enligt reglemente. Vi rekommenderar därmed att ansvaret för personal- och kompetensförsörjning per enhetsnivå tydliggörs även i kommunens styrdokument. Endast två intraprenader återstår, dessa kommer dock att avvecklas vid årsskiftet. 2

5 2. Inledning 2.1 Bakgrund Eksjö kommun är i likhet med övriga kommuner en personalintensiv organisation. Personalen är såväl den främsta resursen i kommunen som den största kostnadsposten. Bristande långsiktighet och bristande framförhållning i rekrytering och utveckling av personal innebär stora risker för att kommunen inte klarar att fullgöra sina åtaganden gentemot kommuninvånarna. Konkurrensen om arbetskraften ökar i takt med de ökade pensionsavgångarna. Den unga arbetskraften är mer mobil i fråga om geografiskt område, yrkesområde och tid. Dessutom kommer den framtida arbetskraften ställa högre krav på arbetets form och flexibilitet. Att vara en attraktiv arbetsgivare blir viktigare och viktigare. Kommunerna måste därför vara duktiga på att rekrytera personal men även att erbjuda kompetensutveckling och karriärmöjligheter för att kunna behålla befintlig personal. Eksjö kommuns revisorer bedömer att det finns en risk för att personalförsörjningen inte bedrivs på ett effektivt och systematiskt sätt och anser att det är väsentligt att behovet av personalresurser/kompetens kan säkerställas och behållas. 2.2 Syfte Syftet med granskningen är att göra en kartläggning av det långsiktiga kompetens- och personalförsörjningsarbetet inom Eksjö kommun för att kunna bedöma kommunens medvetenhet och beredskap inför eventuellt kommande kompetens- och personalförsörjningsproblem. Vi kommer därför granska: om om om om om om det finns kommunövergripande och sektorsspecifika strategier, policys och riktlinjer avseende kompetens- och personalförsörjning det finns systematiska inventeringar om det framtida personalbehovet och vilka åtgärder som vidtas/planeras med anledning av inventeringar och hur åtgärder ska följas upp kommunen har en plan för marknadsföring mot arbetsmarknaden inkl. universitet/ högskolor, och om den efterlevs och på vilket sätt kommunen säkerställer kvaliteten i verksamheten där personalbrist riskerar att uppstå det finns en ändamålsenlig metod att rekrytera till och behålla chefer och andra nyckelpositioner kompetensutveckling sker av personalen för att säkra nödvändig kompetens 3

6 om om medarbetarundersökningar görs regelbundet samt om åtgärder vidtas chefernas ansvar för personal- och kompetensförsörjning har tydliggjorts, och dessutom hur arbetet med att möjliggöra andra organisationsstrukturer inkl intraprenader har genomförts. 2.3 Revisionskriterier - Interna regelverk och policys inom Eksjö kommun. 2.4 Ansvarig nämnd/styrelse Granskningen avser kommunstyrelsen. 2.5 Metod Granskningen har skett genom dokumentstudier och intervjuer med berörda tjänstemän samt fackliga företrädare. Till granskningen har intervjuer skett med kommundirektör, personalchef, sektorschefer och bemanningschef. Intervjuer har även skett med fackliga företrädare för olika förbund. Rapporten har saklighetsgranskats av kommundirektör, personalchef och sektorschefer. Granskningen har genomförts av Lina Olsson, Revisor, med Eric Rydén som kvalitetssäkrare. 3. Riktlinjer I delårsrapporten år 2013 anges följande; 4

7 Fullmäktige har även angett ovan som mål i fastställt styrkort för verksamheten Detta anges i budget , plan Därutöver finns även ett mål om att 100 % av tillfrågad personal ska känna till värdighetsgarantierna. I delårsrapporten har det inte skett någon mätning av måluppfyllelse avseende detta mål. Fullmäktige har antagit en chef- och ledarskapspolicy. I denna anges exempelvis att man som chef är en viktig ambassadör för kommunen som verksamhet och arbetsgivare. Att arbeta som chef i en politisk styrd organisation är att medverka i en demokratiprocess som är basen i samhället. Uppgiften som chef är att omsätta de politiska besluten i handling, och tillsammans med medarbetarna åstadkomma en effektiv verksamhet. Förhållningssättet som chef ska kännetecknas av ta-sig-församhet. Genom engagerad attityd, med envishet och uthållighet, ska chefen hjälpa sina medarbetare och kollegier att hitta enklaste vägen från idé till handling. Eksjö kommuns värdegrund ska genomsyra all verksamhet med strävan mot visionen Småland som bäst. Fullmäktige har samma datum även antagit en medarbetarpolicy. Av policyn framgår att det ska vara utmanande och inspirerande att arbeta i Eksjö kommun, och att man tillsammans ska skapa ett mervärde för brukare och medborgare. Resurserna ska användas på ett effektivt sätt och fokuseras på det som skapar värde. Kommunen har även en kulturhandbok, som avser kommunens värdegrund. 4. Iakttagelser I årsredovisning för år 2012 anges att under året har arbetet med att stärka kommunens vision och värderingar fortsatt genom att medarbetar- och chefs- & ledarskapspolicys implementerats i verksamheten. Dessa policies tar sin utgångspunkt i Ta-sigförsamhetsbegreppet och förtydligar både skyldigheter och rättigheter som anställda i Eksjö kommun kan förvänta sig. Rekryterings- och bemanningsenheten har under 2012 förmedlat vikarietimmar fördelat på 150 personer främst inom sociala sektorns hemtjänst och vårdboende samt kostenheten som under året kopplats till tjänsten. Inom arbetsmiljöområdet har två stora satsningar genomförts. Den grundläggande arbetsmiljöutbildningen som omfattat samtliga chefer och skyddsombud har avslutats. I budget anges även att personalavdelningen kommer att minska motsvarande 1,5 tjänst på sikt. Neddragningen kommer i huvudsak att genomföras med inriktning på omfördelning av arbetsuppgifter inom avdelningen men kan även medföra att vissa arbetsuppgifter återgår till linjen, dvs. en minskad servicegrad till enhetschefer. Personalavdelningen kommer även att se över gemensamma satsningar som t.ex. att göra medarbetarundersökningen i egen regi. 5

8 4.1 Beskrivning av nuläget Vi har tagit del av kommunens personalekonomiska redovisning, från årsredovisningen, för år Eksjö kommun hade den 30 november, tillsvidareanställa. Det är en ökning med 14 personer och 14,1 årsarbeten sedan föregående år. Den genomsnittliga sysselsättningsgraden har fortsatt att öka och är nu 90,4 %. Utöver de tillsvidareanställda finns cirka 140 månadsavlönade visstidsanställda, timavlönade samt 60 deltidsanställda brandmän som har en annan huvudarbetsgivare. Tabell 1: Antal tillsvidareanställda/årsarbetare samt genomsnittlig sysselsättningsgrad per sektor Andelen anställda under 29 år har ökat medan andelen anställda över 50 år har minskat. Antalet pensionsavgångar beräknas även i fortsättningen vara stora under flera år framöver. Detta, tillsammans med naturlig personalomsättning och förändrade behov, medför att det kommer att finnas ett stort rekryteringsbehov under en lång tid framöver. I diagram 1 visas prognosen för framtida pensionsavgångar, som utgår från hur många som fyller 65 år respektive år. Ofta ser kommuner och företag de stora pensionsavgångarna som en stor utmaning. Eksjö kommuns årliga rekryteringsbehov beräknas till cirka 140 personer. Givet detta så utgör pensionsavgångarna 21 % av det totala rekryteringsbehovet. Diagram 1: Antal beräknade pensionsavgångar (65 år) 6

9 Kommunens centrala rekryterings- och bemanningsenhet ansvarar för all vikarieanskaffning inom äldreomsorgen och kostenheten. Under året har tim förmedlats varav merparten ( tim) förmedlats till äldreomsorgen. För att möta detta behov har bemanningsenheten 17 tillsvidareanställda och 300 timvikarier i sin vikariepool. Under året har man rekryterat 130 timvikarier för att täcka behoven. Även semesterrekrytering för dessa verksamheter sker via enheten. Under 2012 har enheten tillsatt 95 % av äldreomsorgens beställningar och 87 % av kostenhetens. Värdegrundsarbetet Under 2012 har värdegrundsarbetet fortsatt främst på sektor- och enhetsnivå. Kommunens nya policies för medarbetare och chefer presenterades i februari på en av kommunens chefsdagar varefter den har spridits i organisationen så att samtliga anställda fått ett eget exemplar av policyn. Medarbetarpolicyn har sedan varit föremål för diskussioner på enheternas arbetsplatsträffar. De båda policyerna har samma uppbyggnad och är tredelade enligt följande: 1. Förvaltningens ambition avseende ledning, styrning, värderingar, samverkan och arbetsmiljö. 2. Hur chefer och medarbetare förväntas agera i sina respektive roller. 3. Vilka förväntningar chefer och medarbetare har rätt att ställa på organisationen och dess stödfunktioner. Genom denna tredelning så ställs inte bara krav på medarbetare och chefer utan även på förvaltningen i dess helhet. Dessa policies kommer att utgöra grunden för lönepolicy, medarbetarsamtal, styrprinciper etc. Ta-sig-församhets-exempel har lyfts och belönats i personaltidningen. Det har varit möjligt att nominera en kollega eller medarbetare som gjort något lite extra för brukare, elever eller kunder. Varje nummer har haft minst en historia om medarbetare som gjort det lilla extra. Utlottning av biobiljetter på kulturhandbok har fortsatt, detta i syfte att hålla boken levande Ansvar och organisation I kommunstyrelsens reglemente, reviderad , framgår att kommunstyrelsen är arbetsgivare, tillika anställningsmyndighet för samtliga arbetstagare vid Eksjö kommun. Styrelsen är ansvarig för kommunens arbetsgivarpolitik och har hand om frågor som rör förhållandet mellan kommunen som arbetsgivare och dess arbetstagare. Vidare anges att ledningsutskottet arbetar på uppdrag av kommunstyrelsen och handhar exempelvis personalfrågor, personalpolitik och lönepolitik, regionala frågor, information om marknadsföring m.m. Ledningsutskottet har en stående punkt på dagordningen där information sker avseende personalfrågor. 7

10 I bilaga till reglementet framgår även en instruktion för sektorschef - Ha hand om den löpande förvaltningen genom att leda, styra och organisera sektorns verksamhet så att den effektivt utnyttjar sina resurser och fullgör sina arbetsuppgifter. - Vid anställning, befordran eller avskedande av nära medarbetare till sektorschefen ska denne samråda med kommundirektören innan avgörande sekr. - Ta initiativ till utvärdering och kvalitetsutveckling samt till kompetenshöjande åtgärder. - Leda sektorns ledningsgrupp. - Ansvara för verkställighet av beslut som fattats och kommunicera dessa inom sektorn. I ett protokoll från kommunstyrelsen , anges att kommunen har ett lokalt kollektivavtal om samverkan tillämpats sedan Avtalet bygger på det centralt tecknade U 92. Syftet med avtalet har varit att integrera medinflytande och arbetsmiljöfrågor med den löpande verksamheten. Det berör former och ärenden för samverkan samt utbildning. Enligt protokoll från överläggningar inför lönerevision , anges att vid lönerevisionen 2013 har kommunen för avsikt att särskilt beakta lärare, chefer och kvalificerade handläggare samt tekniker. Det har under granskningen uppgivits att chefens ansvar för personal- och kompetensförsörjningen anses tydlig, trots att det inte dokumenterats. Även ansvarfördelning mellan personalenhet och förvaltningar avseende personalfrågor anses vara tydligt. Varje förvaltning ansvarar för sin personal. Personalenheten har en stödjande roll till förvaltningarna i dessa frågor. Personalavdelningen bistår med avtal, arbetsrätt, rehabilitering, bisysslor m.m. Dock uppges att personalavdelningen har begränsade resurser och skulle behöva mer resurser, istället för mindre (via den reducering av 1,5 tjänst som anges ske i årsredovisningen för 2012). Det finns inte några dokumenterade riktlinjer avseende avgångssamtal Kommunledningskontoret Det har under granskningen uppgivits att kommunen övergripande inte har haft några problem med att rekrytera till tjänster. Potentiella svårigheter för framtiden rör lärare, socionomer och nyckelpositioner inom samhällsbyggnadssektorn. Inom kommunledningskontoret har det funnits en intraprenad som avsett vuxenutbildningen, denna kommer avslutas vid årsskiftet

11 Rekryterings- och bemanningsenheten Inom personalavdelningen finns tre bemanningsplanerare samt en chef för enheten. Bemanningsenheten samordnar cirka 100 vikarier per dag till kommunens verksamheter. Verksamheter som nyttjar funktionen är sociala samt barn- och utbildningssektorn samt kostenheten. Bemanningsenheten har utvecklingssamtal avseende vidareutbildning för de som ingår i vikariepoolen. Detta avser vidareutbildning för behörighet, exempelvis avseende undersköterskor där ett samarbete med vuxenutbildningen etablerats. Det har under intervjuer uppgivits finnas stor efterfrågan och mycket akuta verksamhetsbehov, till vilka bemanningsenheten används. Det har även uppgivits finnas ett stående behov i verksamheterna och fler tjänster skulle behöva rekryteras istället för att nyttja timvikarier från bemanningsenheten. Socialutskottet beslutade att inför 2013 bemanna upp hemtjänsten till 80 % av beslutad tid och därutöver bemanna upp av bemanningsenheten. Detta har lett till för stor belastning hos bemanningsenheten. Dessutom behöver introduktionen till vikarier hos respektive verksamhet förbättras. Därutöver skulle mer samordning behövas med verksamheterna avseende deras framtida behov Samhällsbyggnadssektorn I budget anges för samhällsbyggnadssektorn att delar av verksamheten står inför en omfattande generationsväxling. Att rekrytera ny personal med rätt kompetens kan bli svårt, särskilt inom teknikområdet och i ledningsfunktioner. Det är viktigt att i ett tidigt skede ta tillvara och föra över den kunskap som finns till ny personal. Inom samhällsbyggnadssektorn är det i planverksamheten som det tidigare funnits vissa problem med rekrytering. Det uppges att man säkerställer kvaliteten i den verksamheten genom planering. Konsulter utför dessutom vissa planuppdrag. Även hjälp grannkommuner emellan förekommer Sociala sektorn Inom sociala sektorn är det störst andel av omsorgspersonalen som beräknas gå i pension. Sektorn har svårt att rekrytera sjuksköterskor samt handläggare till myndighetsutövning såsom socialsekreterare. Dessa yrkesgrupper är en bristvara. Respektive grupp har dock varit prioriterad i lönerevisionen för vardera 2012 och Inom dessa yrkeskategorier omsätts dessutom större delen av sektorns personal. Bland omvårdnadspersonalen är personalomsättningen mer stabil. Äldreomsorgen har ett beräknat underskott i förhållande till budget. Sektorn uppges för närvarande utröna lösningar. Kommunstyrelsen har, , beslutat att; uppdra till förvaltningsledningen att till kommunstyrelsen i december redovisa hur bemanning kan organiseras med målsättning att skapa kontinuitet för äldre och barn, säkerställa framtida rekrytering, ge möjlighet för personal att leva på sin lön samt vara effektiv och flexibel. 9

12 Det uppges även finnas en problematik inom äldreomsorgen, där vissa enhetschefer kan ansvara för 60 medarbetare. Inom sociala sektorn finns en intraprenad. Denna avvecklas dock vid årsskiftet Barn- och utbildningssektorn Inom en treårsperiod uppges 7 av 19 medarbetare inom förskolechefs- och rektorsgruppen ha valt att avgå av olika anledningar. Sektorn har dock erhållit kompetenta sökanden som ersättare. Eftersom rekryteringen fungerat bra uppges inte att någon strategi för rekrytering av nyckelpositioner har behövts. Sektorn ser dock en problematik framöver vad gäller rekrytering av lärare och förskollärare. Lärare inom Språk/No/Te samt yrkeslärare kommer att behöva rekryteras i framtiden. Därför ser sektorn över om befintlig personal vill utöka sin kompetens/ behörighet inom dessa ämnesområden. Strategier diskuteras även inom Höglandet avseende hur man lämpligen kan samverka vad gäller vissa specialistkompetenser. Barn- och ungdomssektorns utvecklingsledare genomför behovsstyrd kompetensutveckling för all personal inom sektorn. Kommunens rekryterings- och bemanningsenhet bistår med vikarier. Under 2012 avslutade barn- och ungdomssektorn intraprenaden på Norrtullskolan och har inte längre några intraprenader Våra kommentarer Vi bedömer utifrån de intervjuer som genomförts att ansvarsfördelningen mellan personalenhet och respektive förvaltning är tydlig. Det har uppgivits att respektive chef är ansvarig för personal- och kompetensförsörjningen. Vi har dock inte kunnat ta del av något styrdokument som tydliggör chefens ansvar avseende personal- och kompetensförsörjning. Vi rekommenderar därmed att ansvaret för personal- och kompetensförsörjning inom enskilda verksamheter tydliggörs även i kommunens styrdokument. Begränsade resurser för personalavdelningen och förbättringar för att underlätta rekryterings- och bemanningsenhetens arbete har angivits. Vi rekommenderar att dessa tas under beaktande. Vad gäller situationen inom respektive förvaltning bygger dessa iakttagelser inte på någon formell undersökning om varför personal väljer att lämna kommunen. Det baseras på intervjuer med berörda i ledningsposition samt fackliga företrädare. Vår rekommendation är att utforma en mall för avgångssamtal samt genomföra detta för att få information om varför medarbetare väljer att avsluta sin anställning samt om övriga erfarenheter/förbättringsområden. Utifrån resultatet av dessa slutsatser bör om möjligt handlingsplaner för att behålla personal utarbetas. 10

13 4.2 Plan för långsiktig personalförsörjning Under granskningen har det uppgivits att en strategisk och övergripande personalstrategi, är ett förbättringsområde för kommunen. Kommunen har inte någon strategi eller plan för långsiktig personalförsörjning varken övergripande för förvaltningen eller per sektor. Systematiska inventeringar av det framtida personalbehovet och åtgärder förekommer inte. Dock har samhällsbyggnadssektorn och sociala sektorn listor för kontroll av pensionsavgångar. Från personalkontoret har uppgivits att strategin i praktiken består av kontroll av planerade avgångar (genom dialog med berörda medarbetare), överväga hur arbetsuppgifter kan omfördelas vid eventuell avgång, identifiera tänkbara ersättare i organisationen samt att inneha bra en chef- och ledarutbildning. Fackliga företrädare har uppgivit att de skulle vilja få mer information, i den centrala samverkansgruppen, avseende kommunens strategier samt statistik för att överblicka verksamheternas personalbehov. Även arbetsmiljöfrågorna uppges behövas ge mer utrymme vid möten Våra kommentarer Under granskningen har en rad förbättringsområden framkommit. En av dessa är att det anses behövas ett mer samlat grepp avseende pensionsavgångar, behov och hur personal ska kunna bibehållas inom kommunen. Vi rekommenderar att kommunstyrelsen beslutar om en personalförsörjningsstrategi. I samband med dess utarbetande rekommenderas en inventering av framtida personalbehov samt åtgärdsplan. Vi rekommenderar att verktyg för att ta fram prognoser utvecklas. Behovet av prognoser kan variera eftersom personalgrupperna inom vissa sektorer/avdelningar är färre och mer överskådligt. Inom andra förvaltningar är det dock svårt att förutse vilket behov som kan uppstå om någon skulle sluta. Dessutom kan andra grupper t.ex. vård och omsorg ha stor nytta av prognoser. En plan kan upprättas utifrån prognoser baserad på faktorer som kan uppskattas med relativ säkerhet såsom pensionsavgångar, men även personalomsättning från ett historiskt perspektiv. 4.3 Rekryteringsprocess och marknadsföring Under granskningen har personalavdelningen utarbetat en dokumenterad rekryteringsprocess, vilket inte funnits tidigare. Under granskningen har det uppgivits att rekryterande chef, med stöd av personalavdelningen, gör en annons. Personalavdelningen har en stödjande roll och ser över annonsen innan den publiceras. Personalavdelningen stödjer verksamheterna i rekrytering av nyckelpositioner genom kontakter med eventuella rekryteringsföretag samt avseende genomförande av tester. Kommunen uppges använda externa konsulter vid rekrytering av nyckelpositioner. Respektive chef uppges ha rekryteringsansvar. I kommunstyrelsens delegationsordning 11

14 anges att anställning tillsvidare och tidsbegränsad anställning avseende sektorschef/ chef kommunledningskontoret, avdelningschef, enhetschef och tillsvidareanställning av obehöriga lärare delegerats till kommundirektören. Vidaredelegation har givits till sektorschefer avseende avdelningschefer och tillsvidareanställning av obehöriga lärare samt till avdelningschefer samt chefer inom internserviceavdelningen gällande enhetschefer. Det har inte funnits någon plan för kommunens marknadsföring mot arbetsmarknaden. Olika förvaltningar har medverkat vid de arbetsmarknadsdagar och liknande som berört dem. Exempelvis har barn- och utbildningssektorn deltagit vid mässor för studenter i Jönköping och vid Linnéuniversitetet. Ett samarbete har dock nyligen påbörjats avseende employer branding mellan höglandskommunerna. Syftet med employer branding är generellt att locka arbetskraft till respektive organisation och att genom olika metoder och tillvägagångssätt signalera vilken typ av arbetsgivare man är, vilken politik man bedriver, vilket meningsfullt arbete anställda får vara med om osv. I projektet ingår att inventera befintliga marknadsföringsaktiviteter inom respektive kommun, ge förslag på tillvägagångssätt att samordna examensplatser, målgrupper för marknadsföringsinsatser, förslag på var man ska synas samt lämpliga kanaler. Ledningsutskottet har informerats om employer branding Flera sektorer tar emot praktikanter från olika utbildningar. Flera sektorer har även avtal avseende praktikplatser med högskolor inom relevanta utbildningsområden. Även studiebesök förekommer. Detta för såväl eventuella framtida rekryteringsbehov, men även som marknadsföring av Eksjö kommun som arbetsgivare Våra kommentarer Rekryteringsprocessen är numera nedtecknad, vilket är positivt. En dokumenterad process är ett bra stöd vid rekrytering och tydliggör i vilka sammanhang som personalenheten ska kontaktas. Vi anser att vissa rekryteringar bör vara föremål för någon form av utvärdering. Detta för att kunna dra lärdom och möjliggöra ett effektivare rekryteringsarbete. Detta kombineras gärna med ett erfarenhetsutbyte med andra kommuner av motsvarande storlek, och särskilt de kommuner som lyckats med rekrytering till nyckelpositioner. Kommunen har tidigare inte haft någon plan för marknadsföring mot strategiska yrkesgrupper. Ett samarbete har dock inrättats via employer branding, för att utkristallisera marknadsföringsåtgärder. Vi ser positivt på detta arbete. 12

15 4.4 Kompetensutveckling inklusive ledarskapsförsörjning Det har under granskningen framkommit att kompetensutveckling inte alltid prioriteras samt att det inte finns tillräckliga ekonomiska medel avsatta till detta område. Situationen varierar dock mellan såväl sektorer som verksamhetsområden. Speciellt sociala sektorn uppger att medel inte räcker till tillräcklig kompetensutveckling. I den kommunövergripande medarbetarundersökningen (från våren år 2013) anser endast drygt 60 % att de får den vidareutbildning som de behöver. Vad gäller ledarskap är 80 % positiva till att Min närmaste chef är en god förebild. De lägsta värdena inom ledarskapsområdet avser att närmaste chef inte planerar verksamheten med tillräcklig god framförhållning, skapar ordning och strukturer för ett effektivt arbete samt synliggör varje medarbetares bidrag till framgång. Vi noterar även att över 25 % inte känner till de kriterier som ligger till grund för lönesättningen i kommunen. Därutöver har strax över 80 % svarat att de haft ett lönesamtal under år Se diagram 2. Fackliga företrädare har uppgivit att det förekommer att löne- och medarbetarsamtal sker vid samma tillfälle, vilket kan vara en orsak till resultatet nedan. Diagram 2: När skedde ditt senaste lönesamtal? I den personalekonomiska redovisningen anges att under 2012 startade ett EU-finansierat ledarutvecklingsprogram, Ledarutveckling över gränserna, tillsammans med de övriga höglandskommunerna samt Vimmerby, Hultsfred och Högsby kommuner. Eksjö kommun har under våren 2012 valt ut de 10 deltagare som ska delta i utbildningen, totalt så kommer 80 personer från de 8 kommunerna att få denna möjlighet. Syftet med programmet är att hitta Eksjös framtida chefer samtidigt som samarbetet över kommungränserna ska ge deltagarna ökade möjligheter att pröva andra tjänster, ge fler karriärmöjligheter och bredare arbetsmarknad. Samtliga nya chefer deltar i Chefskörkortet under sitt första år. En genomgång sker då av kommunallagen, arbetsmiljö, ledarskap m.m. Cirka 6 dagar per år sker träffar för 13

16 samtliga (cirka 70) chefer i kommunen. Därutöver har varje sektor sina ledarskapsutbildningar. Sociala sektorn erbjuder enhetschefer en nationell ledarskapsutbildning för äldreomsorgens chefer som ges via högskolan i Borås. Barnoch utbildningssektorn erbjuder även en statlig utbildning för rektorer. Det har under granskningen uppgivits att det skulle vara bra med en samlad strategi vad gäller ledarutveckling och hur detta lämpligen ska ske. Vidare uppges att chef- och ledarskapsutbildningen borde samordnas mer på central nivå Våra kommentarer Kompetensutveckling är viktigt för att säkerställa att medarbetare har rätt kunskap för sitt arbete. De möjligheter som kommunen har att erbjuda kompetensutveckling kan bidra till att kommunen uppfattas som en attraktiv arbetsgivare. Det har under granskningen framkommit att kompetensutveckling inte alltid prioriteras samt att det inte finns tillräckliga ekonomiska medel avsatta. Detta varierar dock mellan sektorer. Vad gäller kompetensutveckling anser endast 60 % att de får den vidareutbildning som de behöver, enligt medarbetarundersökningen. Detta är ett område för kommunen att arbeta vidare med. Motsvarande gäller värdet för frekvensen av lönesamtal. En del av kompetensutvecklingen är ledarutveckling. Det är viktigt att ha ett systematiskt arbetssätt att utveckla både befintliga ledare och framtida ledare. Möjligheten till kompetensutveckling för ledare ökar dessutom möjligheten att behålla nyckelpositioner. Kommunen har flera ledarskapsutbildningar, vilket är positivt. 4.5 Medarbetarundersökningar En medarbetarundersökning genomfördes februari mars år 2013, och avsåg samtliga anställda i kommunen. Medarbetarundersökningar sker vartannat år, detta var den tredje som genomförts i kommunen. De frågor som rör Eksjö kommun som arbetsgivare har fått lägst resultat. 1 Värt att notera är att endast 47 % svarat att de skulle rekommendera kommunen som arbetsgivare. Därutöver har nära 50 % svarat att de inte vet var de kan vända sig för stöd och råd vad gäller kränkning, diskriminering och sexuella trakasserier. Dessutom har flera procent svarat att detta förekommer. Störst andel, över 10 %, har svarat att kränkande särbehandling/mobbning från arbetskamrater eller chef på arbetsplatsen förekommer. Vid kommunstyrelsens sammanträde skedde en information om medarbetarundersökningen. Det anges i protokollet att resultaten är förhållandevis goda 1 Följande frågor har ställts där andelen positiva endast uppgick till 43 till 54 %, beroende på fråga; Eksjö kommun har ett bra rykte som arbetsgivare, Jag talar ofta om Eksjö kommun som ett bra ställe att arbeta på, Jag rekommenderar gärna Eksjö kommun som arbetsgivare, Jag är stolt över att arbeta vid Eksjö kommun och Eksjö kommun är ansvarsfull och pålitlig som arbetsgivare. 14