Förslag Nya Visit Dalarna!

Transkript

1 Förslag Nya Visit Dalarna! Rapport Nya Visit Dalarna 1

2 Förord Turism- & besöksnäringen är viktig för tillväxten i Sverige och inte minst för oss här i Dalarna, visionen för besöksnäringen är Dalarna är Norra Europas ledande och mest spännande besöksregion. Genom en översyn av hur vi bäst skall organisera oss framåt i arbetet med att skapa förutsättningar för besöksnäringens tillväxt har detta beslutsunderlag och förslag till Nya Visit Dalarna växt fram. Många av er har på ett eller annat sätt funnits med och påverkat förslaget, vilket nu är dokumenterat i denna rapport. Ambitionen är att Nya Visit Dalarna skall vara vårt gemensamma verktyg för att tillsammans uppnå de strategiska mål som vi i Dalarna satt för besöksnäringen fram till Genom detta initiativ vill vi säkerställa att besöksnäringen får bästa möjliga förutsättningar att fortsätta växa och utvecklas, samt skapa den absolut bästa och mest framgångsrika formen för hur vi ska jobba tillsammans för att öka turismen i Dalarna. När vi lyckas med det bedömer vi också att vi kommer att vara den ledande turistorganisationens i Skandinavien! Det är Nya Visit Dalarnas egen vision. Vårt fokus är dock de resultat och effekter vi lyckas bidra till för besöksnäringen som helhet. Processen för att ta fram detta beslutsunderlag och förslag är genomförd av Graffman AB, vår samverkanspartner i arbetet. Vi som gett dem uppdraget är styrelsen i Visit Dalarna. Välkommen att ta del av beslutsunderlaget du har i din hand. Och välkommen att höra av dig för fortsatt dialog kring dess innehåll. Med vänliga hälsingar, Arbetsgruppen för Nya Visit Dalarna Jon Svensson, Ordf. Visit Dalarna Bosse Carlsson, Ordf. Visit Södra Dalarna Peter Helander, Ordf. Siljan Turism Torsten Byström, Näringslivsrepresentant Göran Carlsson, Region Dalarna 2 Rapport Nya Visit Dalarna

3 Innehållsförteckning Förord... 1 Innehållsförteckning... 3 Inledning om rapporten... 4 Syfte & mål... 4 Om processen och dess olika ingångsvärden... 4 Rapportens disposition... 6 Del 1. Förslag Nya Visit Dalarna... 7 Inledning var startar vi ifrån?... 7 Syfte och mål för Nya Visit Dalarna... 7 Nya Visit Dalarna Tre verksamhetsområden, tio uppgifter... 9 Organisations- & ägarform Nya Visit Dalarna - Ett destinationsbolag som motsvarar Dalarnas turismomsättning och framtida mål Roll, ansvarsfördelning samt arbetsformer mellan Nya Visit Dalarna och lokala nätverk Finans, ekonomi och avtal På vilket sätt har intressenterna möjlighet att vara involverade? Del 2. Processen framåt Inledning Konkret tidsplan framåt Erbjudande till de olika intressenterna Slutord Bifogade bilagor; Bilaga 1: Faktorer som påverkar Dalarnas organisering. Bilaga 2: Dialogprocessen. Bilaga 3: Finansieringsmodell. Bilaga 4: Aktieägaravtal VD AB. Bilaga 5: Bolagsordning VD AB. Bilaga 6: Avtal grund Bilaga 7: Avtal Försäljning möten & evenemang. Rapport Nya Visit Dalarna 3

4 Inledning om rapporten Syfte & mål I arbetet med att undersöka hur vi skall organisera oss framåt i Dalarna har vi arbetat med syftet och målet att vi genom en bred dialog med våra intressenter och partners ska få fram ett tydligt förslag/beslutsunderlag för Dalarnas besöksnärings och dess intressenters organisering som innehåller: Vilka frågor/verksamhetsområden som vi vinner på att driva gemensamt Hur en gemensam organisering av detta skulle kunna se ut Hur en organisations-, ägar- och finansieringsform för detta kan se ut Vilka resurser som krävs (finansiella samt personella samt kompetens) Om processen och dess olika ingångsvärden Processen för att arbeta fram förslaget har omfattat nedanstående delar: ca 25 djupintervjuer med beslutsfattare i Dalarna (december) Dialogmöten med styrelserna i DMO och ägarföreningar Fokusgruppssamtal med Referensgrupper (januari) Tagit fram ett första utkast till möjlig organisering (februari/mars) Haft en avstämning av första utkastet i Visit Dalarnas styrelse (mars) Genomfört avstämning med Region Dalarna Genomfört en avstämning i Direktionen Genomfört möte i den utökade arbetsgruppen Genomfört tre referensgruppsmöten samt avstämning med kommuncheferna (slutet av april) Genomfört ett avslutande möte i Visit Dalarnas styrelse med fokus på fördjupning av specifikt utvalda frågor (maj) Genomfört ett arbetsgruppsmöte med fokus fördjupning av utvalda frågor i förslaget samt processens vidare gång (maj) Detta arbete sammanfattas också i modellen nedan: 4 Rapport Nya Visit Dalarna

5 Den form vi valt för arbetet bygger på att olika grupperingar i olika tid har fått information om processen och förslaget löpande, samt getts möjlighet att forma utvalda delar i förslaget löpande. Detta innebär att det förslag som nu beskrivs i detta beslutsunderlag är framtaget av alla involverade aktörer gemensamt, där arbetsgruppen för Visit Dalarna varit både sammankallande till dessa möten, och involverade i det specifika förslaget i sina egna möten. Konsekvensen av detta arbetssätt är att förslaget i nuläget visas som en helhet, där det inte syns vilka grupper som har gett vilken information eller gett vilka ingångsvärden. Vi har bedömt att det i detta läge varit viktigare att aktörerna getts möjlighet att vara involverade i en pågående process, än att kunna visa exakt vem som gett vilka ingångsvärden i arbetet. I rapporten har vi dock valt att ge viss information kring de första stegen i processen, för att ni som läser skall ges möjlighet att se vad det är som ligger bakom att förslaget i sin grundform ser ut som det gör. Utöver den information och kunskap som vi fått genom att involvera berörda aktörer och näring i Dalarna, har vi också valt att lägga in övriga påverkande faktorer i arbetet i form av externa faktorer. Dessa faktorer håller vi samman i en egen del i rapporten, då vi tror att det också finns en nytta med att kunna arbeta med denna del separat i en fortsatt dialog för att färdigställa förslaget och initiera en realisering av Nya Visit Dalarna. Innan vi går in på utfallet av den interna processen i Dalarna så presenterar vi denna externa del. I våra avslutande reflektioner återkommer vi till kopplingen mellan dessa faktorer, men de har också funnits med löpande som ingångsvärden till dialogen internt. Rapport Nya Visit Dalarna 5

6 Rapportens disposition Rapporten är uppdelad i fyra avsnitt eller delar. Vi har valt att lägga det konkreta förslaget till organisation för Nya Visit Dalarna först i rapporten. Den tämligen omfattande mängd underlag och data som ligger till grund för detta förslag presenteras i sammandrag i bilaga 1 och 2. Del 1. Förslag Nya Visit Dalarna. I denna del ger vi vårt förslag på Nya Visit Dalarna i termer av verksamhetsområden, uppgifter, organisationsform, organisationsstruktur, bemanning och gränssnitt mellan organisationen och det övriga systemet i Dalarna. Del 2. Processen framåt. I den avslutande delen ger vi våra rekommendationer om hur arbetet bör drivas vidare för att realisera förslaget till Nya Visit Dalarna. Bilaga 1. Faktorer som påverkar Dalarnas organisering. Organiseringsprocessen påverkas av såväl strategiska styrdokument i Dalarna som beslut och processer på nationell nivå. I den första delen av rapporten visar vi på vilka faktorer och styrdokument som påverkar och ger viktiga ingångsvärden till Dalarnas organisering. Bilaga 2. Processen som lett fram till förslaget. I denna del av rapporten beskriver vi den dialogprocess som genomförts för att skapa underlag för organisationsförslaget, samt den empiri som framkommit inom ramen för processen. 6 Rapport Nya Visit Dalarna

7 Del 1. Förslag Nya Visit Dalarna Inledning var startar vi ifrån? Dalarna är ett av vårt lands absolut viktigaste och mest framgångsrika besöksregioner. Regionen och dagens DMO:er drivs på ett mycket professionellt sätt och framhålls ofta som förebilder i ett nationellt perspektiv. Samtidigt framhåller aktörerna i systemet att det finns förbättringsmöjligheter. Både näringslivets företrädade och offentliga tjänstemän ser möjligheter att hitta synergieffekter, ökad transparens, tydlighet och marknadskapacitet genom att samordna alla de goda krafter som arbetar för Dalarnas besöksnäring idag. Hur får vi ut mesta möjliga effekt av de insatta resursera, såväl finansiellt som kompetensmässigt? Denna fråga har varit vägledande för arbetet med detta förslag. I detta förslag till hur det nya Nya Visit Dalarna skulle kunna organiseras har vi tagit med mycket av hur verksamheterna drivs idag. Vi har dessutom utgått från de faktorer som påverkar Dalarnas organisering (Bilaga 1) och de ingångsvärden vi fått genom Dialogprocessen som lett fram till förslaget (Bilaga 2). Vi har sedan speglat och adderat dessa ingångsvärden med Graffman ABs egna samlade erfarenheter. Syfte och mål för Nya Visit Dalarna Den uttryckta ambitionsnivån för den nya organisationen är att den ska vara, den ledande turismorganisationen i Skandinavien. Med Dalarnas vision och strategi och det syftet med som grund, så har ett antal mål för verksamheten tagits fram. Nya Visit Dalarna ska: säkerställa att besöksnäringen får de bästa förutsättningar att fortsätta växa och utvecklas utvecklas till den absolut bästa och mest framgångsrika formen för hur vi ska jobba tillsammans för att öka turismen i Dalarna vara den samordnande och ledande kraften för att uppnå de övergripande målsättningarna i vår Vision och Strategi för besöksnäringen Rapport Nya Visit Dalarna 7

8 Den ansats som våra uppdragsgivare gav uttryck för i upphandlingen har förstärkts genom våra intervjuer och dialogmöten. Det finns en stor samstämmighet om att Dalarna behöver jobba tätare tillsammans för att möta konkurrensen, nå målet om en dubblerad omsättning i besöksnäringen och tillvarata synergieffekter. Det finns också en stor insikt om behovet av att samla sig runt varumärket Dalarna. Det förslag som presenteras i detta avsnitt kommer att ge Dalarna: En tredubblad säljstyrka för att skapa fler och bättre affärer på nationell och internationell marknad Ökat fokus, kompetens och bemanning för produktutveckling i tematiska och geografiska nätverk Ökad lokal närvaro och lokalt stöd för utvecklingen av besöksnäringen genom fler tillgängliga personella resurser för kommunerna. Det Nya Visit Dalarna som beskrivs nedan skapas genom att befintliga DMO:er och Destination Dalarna, hos Region Dalarna, bildar och går upp i den nya organisationen. Att både aktörernas engagemang och organisationernas kompetens och personal finns kvar i en ny och kraftfullare organisation. Genom att samordna befintliga DMO:er får vi en helt annan effekt. Dalarna kommer att vara ledande i Sverige och Skandinavien ingen annanstans finns en så konsekvent strategisk samordning av besöksnäringen och dess intressenter. Nya Visit Dalarna blir en organisation med fokus på försäljning och utveckling, inte på mottagande och bevarande. 8 Rapport Nya Visit Dalarna

9 Nya Visit Dalarna Tre verksamhetsområden, tio uppgifter I Bilaga 1 redogör vi för ett antal faktorer som vi måste förhålla oss till i förslaget om en ny organisation. Med hänsyn taget till argumentationen i bilaga 1 måste Nya Visit Dalarna omfatta tre verksamhetsområden: Strategisk samordning & Klustermotor Utbud och Utveckling Marknad och Försäljning Visit Dalarna Verksamhetsområden Inom respektive verksamhetsområde sorterar ett antal uppgifter som organisationen ansvarar för antingen i egen regi eller som nav och samordnare. I det följande ges en kort beskrivning av målområden för respektive verksamhetsområde med tillhörande uppgifter. Utbud och Utveckling Målområden UTBUD OCH UTVECKLING ÖNSKVÄRDA KVALITATIVA MÅL 1. Skapar fler resurser för produktutveckling 2. Utveckla fler tematiska nätverk som driver utvecklingen av nya reseanledningar, bokningsbara erbjudanden och teman typ Biking Dalarna. 3. Ansvara föra implementeringen av varumärke och strategi samt kontinuerligt konkretisera dessa i marknads- och utvecklingsplaner. 4. Ansvara för att vår strategi för besöksnäringen, ständigt är uppdaterad. 5. Samla in och omvandla statistik, data, trender etc till tydliga beslutsunderlag, för näringen att kunna göra fler och bättre affärer. Rapport Nya Visit Dalarna 9

10 6. Ta fram tydliga koncept för kvalitetssäkring, produktutveckling etc. 7. Målen behöver visa att om vi dubblar resurserna för tematisk utveckling, ska det resultera i X nya reseanledningar och bokningsbara produkter. Uppgifter 1. Omvärlds- och marknadsanalys Nya Visit Dalarna ansvarar för omvärlds- och marknadsanalyser samt hjälpa företagen att bedöma vilka konsekvenser ny eller bekräftad kunskap bör få för företagen. Det handlar om gästattitydundersökningar men också om att sammanställa data från Visit Sweden, HUI, Tillväxtverket, mfl och omvandla detta till beslutsunderlag. Allför många rapporter tas fram av trendkonsulter och förblir nice-to know material som sällan omvandlas till utvecklingsinitiativ. Genom att hämta hem uppgiften till Nya Visit Dalarna stärks förutsättningarna för att Dalarna blir en destination som är på tårna och som snabbt agerar på omvärldsinformation. 2. Affärs-/ kompetensutveckling företag Nya Visit Dalarna mobiliserar och samordnar regionens insatser för att stärka företagens kapacitet att affärsutveckla den egna verksamheten. Uppgiften är central för att successivt professionalisera branschen och stärka förmågan att göra affärer. Nya Visit Dalarna har i ett inledande skede inget genomförandeansvar. Samordningen innefattar: Att mobilisera och fungera som mötesplats för genomförandeaktörerna såsom exempelvis, Kompetensplattformen (RD och högskolan), Besöksnäringscollege (inkl Kurbits), Scandinavia College of Travel & Tourism i Orsa, andra yrkesförberedande turistutbildningar, lokala näringslivsorganisationer mfl. Att samordna och anpassa utbudet efter mognadsgrad och behov i näringslivet över hela Dalarna. Att säkerställa att det samlade stödutbudet erbjuds i ett sammanhang där målet är - fler professionella företag som utvecklar och tjänar pengar på internationellt konkurrenskraftiga erbjudanden som Nya Visit Dalarna kan marknadsföra och sälja. 3. Verka för utveckling av internationellt konkurrenskraftiga upplevelseprodukter & tjänster Nya Visit Dalarna ansvarar för att utveckla och erbjuda befintliga metoder för produkt- och tjänsteutveckling. Sådana metoder kan ha tematiska utgångspunkter (cykel, vandring etc) eller vara geografiskt 10 Rapport Nya Visit Dalarna

11 fokuserade till specifika kommuner eller platser i Dalarna 1. Uppgiften tar sitt tydliga avstamp i lokala behov och drivkrafter hos näringen medan fortsatt utveckling av koncept, prioriteringar, samordning och beslut om implementering sker centralt inom Nya Visit Dalarna. Tillsammans med uppgiften att samordna utbudet kring affärsutveckling av företagandet, blir uppgiften kring produktutveckling avgörande för att få en kritisk massa av ett internationellt konkurrenskraftigt utbud att ställa på hyllan. I denna uppgift ligger även att identifiera behov kvalitets- och hållbarhetsprogram såsom exempelvis Swedish Welcome, Naturens Bästa, Tour Quality och Exportmognad. Marknad och Försäljning Målområden MARKNAD & FÖRSÄLJNING KVANTITATIVA MÅL 1. Utländska gästnätter ska öka med minst +5%/år. Ref. år %. 2. Utländska gästnätter ska öka mer än de regioner vi jämför oss mot. Kommentar: Nya Visit Dalarna behöver visa att om vi ökar säljstyrkan med X personer räknar vi med att uppnå en viss effekt. ÖNSKVÄRDA KVALITATIVA MÅL 1. Vi ska stärka varumärket Dalarna, nationellt och på valda internationella marknader. 2. Vi ska tydligt profilera Dalarna som en av Europas mest attraktiva besöksregioner. 3. Vi ska bidra till att attrahera kompetens, etableringar och investeringar genom en starkare kommunikation av varumärket Dalarna. 4. Vi ska bygga fler partnerskap, teckna fler kontrakt med återförsäljare och researrangörer på våra prioriterade internationella marknader. 5. Vi ska öka antalet pressresor. 6. Vi ska väsentligt öka närvaron i sociala medier. 7. Vi ska stärka vår position för evenemang, möten och konferenser. 8. Vi ska kontinuerligt mäta och utvärdera effekterna av våra marknadssatsningar och relatera dessa till den investering som gjorts. Uppgifter 1 Exempelvis Innovativ Produktutveckling i Dalarnas besöksnäring (IPD- processen), Graffman AB 2014/2015 Rapport Nya Visit Dalarna 11

12 4. Imagemarknadsföring av Dalarna med varumärket Dalarna som verktyg. Imagemarknadsföring handlar om vilken bild av Dalarna vi vill skapa i omvärlden. Verktyget är varumärket Dalarna som hjälper oss att ta en position gentemot våra konkurrerande regioner och destinationer. Varumärket delas upp i tre delar: Besöka Bo/Leva Verka och etablera De tre delarna hänger ihop och måste samspela. Besöksperspektivet säljer in Dalarna, med en enkel logik. Ingen etablerar en verksamhet eller väljer en plats för sitt boende som man inte ens kan tänka sig att spendera en helg eller en semestervecka på. Tillsammans med Region Dalarna ansvarar Nya Visit Dalarna för att besöksperspektivet samspelar med de övriga två perspektiven. Med denna helhetssyn ansvarar Nya Visit Dalarna för internationell och nationell bearbetning och spridning av Dala-bilden som turistdestination. 5. Marknadsföring & försäljning av upplevelseprodukter & tjänster FIT Nya Visit Dalarna ansvarar för att tematiserade och målgruppsanpassade reseanledningar och erbjudanden görs bokningsbara on-line via Citybreak mot privatmarknaden Nya Visit Dalarna blir en one-stop-shop för det samlade och kvalitetssäkrade (bokningsbara och målgruppsanpassade) utbudet i hela Dalarna.Nya Visit Dalarna behöver också arbeta aktivt på de prioriterade marknaderna och målgrupperna. Primärt handlar det om att knyta allianser och samarbeta i s k partnerskap med Visit Sweden, B2B avtal med agenter, återförsäljare och researrangörer, pressresor och deltagande på relevanta mässor, workshops etc. 6. Öka inflödet av möten, konferenser och evenemang - MICE Nya Visit Dalarna ansvarar för identifiera och sälja in Dalarna som en spännande plats för möten, konferenser och evenemang i Dalarna (MICE Meetings, Incentives, Conventions and Events ). Uppgiften kan till stora delar liknas vid en CVB (Convention Bureau) som marknadsföringsoch säljfunktion för de mötesägare och mötesarrangörer som finns i Dalarna. Uppgiften består summariskt i att ta fram och samordna genomförandet av en strategi som tar fasta på: De branscher, teman, kompetensområden etc som har ett intresse för- och nytta av en utvecklad internationell 12 Rapport Nya Visit Dalarna

13 mötesverksamhet och som kan attrahera internationella delegater och mötesdeltagare. Mötesägare och arrangörer, det vill säga individer och aktörer som vill och kan stå för värdskap och arrangera mötesverksamhet. Praktiskt stöd från genomförande till uppföljning. I uppgiften ingår också att vidareutveckla dagens PCO-funktion (Professional Congress Organiser) för att ytterligare verka för en vidareutvecling av små och stora evenemang och för att i möjligaste mån behålla affärerna i Dalarna. 7. Relationsmarknadsföring Nya Visit Dalarna ansvarar för den samlade kundvården i Dalarnas turistnäring genom att vara värd för och administera ett för regionen gemensamt kundregister och CRM-system (Customer Relationship Management ). Det handlar om att ständigt samla in kunskap, förstå besökarnas upplevelse av Dalarna och beteenden före, under och efter sin vistelse. Det handlar också om att omvandla kunskapen till förbättringsåtgärder i såväl produkter, service och värdskap som i de digitala gränssnitten vid bokningstillfället. Det andra perspektivet av relationsmarknadsföringen handlar om att hitta smidiga former och en kultur som stimulerar att vi säljer varandra. Syftet med relationsmarknadsföringen är att få nöjda besökare som spenderar mer pengar, stannar längre, gärna återkommer och blir våra ambassadörer. 8. PR Media, pressresor, lobbying Nya Visit Dalarna ansvarar för att redaktionellt positionera Dalarna som besöksregion genom PR-aktiviteter i media och genom pressresor. Den här uppgiften är nära knuten till ansvaret för varumärket där vi betonar vikten av att kombinera det innehållsmässiga ansvaret med ett kommunikationsansvar. Till denna uppgift knyter vi också lobbying. Dalarna behöver fortsatt en strategisk representation i organisationer som direkt eller indirekt påverkar Dalarnas förutsättningar att utvecklas. Att på olika sätt närvara och påverka i branschfrågor, infrastruktursatsningar etc blir en strategisk uppgift som i långa loppet ger oss gynnsamma förutsättningar. Dalarnas turistnäring är en miljardindustri med tillväxtambitioner. Det gynnar Sverige och det måste beslutsfattarna och regelmakarna förstå. 9. Intern marknadsföring Nya Visit Dalarna ansvarar för den regionalinterna marknadsföringen som syftar till att skapa en förståelse för värdet av att Dalarna agerar tillsammans och skapa ett engagemang från nyckelaktörer på olika nivåer och med olika syften. Det är viktigt att vi skapar kanaler, mötesformer som ger möjligheter för dialog och skapar delaktighet. Det Rapport Nya Visit Dalarna 13

14 behövs utvecklas former för kontinuerig förankring av mål, strategier, beslut och handlingsplaner mm. Strategisk samordning och klustermotor Målområden STRATEGISK SAMORDNING OCH KLUSTERMOTOR ÖNSKVÄRDA KVALITATIVA MÅL 1. Att erhålla en acceptans och tydligt mandat från övriga klusteraktörer för rollen som klustermotor. 2. Att Dalarnas besöksnäringskluster är ett nationellt föredöme. 3. Att tydliggöra roller och ansvarsområden inom klustret och kommunicera detta till besöksnäringen och övriga intressenter. 4. Samordna och stärka besöksnäringsklustret. 5. Företräda Dalarna i alla besöksnäringsrelaterade frågor regionalt, nationellt och internationellt. Uppgifter 10. Identifiera de tillväxtdrivande frågorna & engagera nyckelaktörerna Nya Visit Dalarna ansvarar för att identifiera de frågor som vi måste driva tillsammans för att Dalarna ska få gynnsamma förutsättningar för en stabil och långsiktig utveckling. Med utgångspunkt från dessa frågor och utmaningar måste de aktörer som äger frågan engageras. En mobilisering av turistnäringen i Nya Visit Dalarna (genom föreningen) måste matchas med ambitioner och investeringar från de aktörer som sammantaget gör Dalarna till en attraktiv och tillgänglig plats. Exempel på strategiska frågor och nyckelaktörer: En väl fungerande infrastruktur (Trafikverket, Region Dalarna mfl) Kompetensförsörjning (Gymnasieutbildningar, yrkesförberedande utbildningar, högskole- utbildningar och forskningen) Innovationsfrämjande (Dalarnas innovationsråd, Almi, Nyföretagarcentrum, Inkubatorer mfl) Kapitalförsörjning (CITU/Högskolan Dalarna - Nätverk av riskkapitalster, W Venture Capital Network AB, Region Dalarna, Länsstyrelsen, Leader m.fl.). 14 Rapport Nya Visit Dalarna

15 Erbjuda och driva ett permanent forum för förutsättningsskapande frågor & beslut Besöksnäringsklustret Dalarna Nya Visit Dalarna ansvarar för att upprätta och erbjuda ett forum för urvalet av de nyckelaktörer som identifierats som nödvändiga för att lösa de strategiska frågorna och utmaningarna. Förslaget är attnya Visit Dalarna tar rollen som klustermotor för Besöksnäringsklustret i Dalarna och att det i första hand kopplas till verksamhetsområdet Utbud och Utveckling. Klustret ska säkerställa att den kommersiella utvecklingen i Dalarnas besöksnäring, genom Nya Visit Dalarna, får bästa möjliga utvecklingsförutsättningar. Att verka för genomförande & uppföljning Nya Visit Dalarna ansvarar för att koordinera alliansen genom en klusterkoordinator med kanslifunktion. Detta innebär att identifiera och prioritera frågor av gemensamt intresse, verka för samsyn och upprätta en handlingsplan på kort och lång sikt. I uppgiften ligger även att tydliggöra roller och ansvarsområden för klusteraktörerna och att sprida den kunskapen till besöksnäringen och övriga intressenter. Rapport Nya Visit Dalarna 15

16 Organisations- & ägarform Som underlag till förslag till organisations och ägandeform har vi konsulterat Advokatbyrån Sylwan & Fenger-Krog. Modellen är lika som den modell som används för Siljan Turism AB och Visit Södra Dalarna AB. Aktörer inom turistbranschen i Dalarna har visionen att skapa ett enda bolag för främjande av besöksnäringen i hela Dalarna. Detta kan uppnås genom att nedan angivna bolag och kommunala verksamhetsgrenar, se punkterna 1-6, upphör att existera som självständiga aktörer för att istället bli en del av ett för Dalarna gemensamt turistbolag, nämligen Visit Dalarna AB. 1. Visit Idre AB (VIAB). Ägs till 100 % av näringen. 2. Malung Sälen Turism AB (MSTAB). Ägs till 100 % av Malung Sälen Kommun. 3. Siljan Turism AB (STAB). Ägs av Orsa, Rättvik, Mora och Leksands kommun med 8 % vardera och av en ekonomisk förening till 68 %. 4. Visit Södra Dalarna AB (VSDAB). Ägs av Falun, Borlänge, Gagnef Vansbro, Ludvika, Smedjebacken och Säter med 6,85 % vardera och av en ekonomisk förening till 52 %. 5. Hedemora Kommuns turistverksamhet. 6. Avesta Kommuns turistverksamhet 7. Visit Dalarna AB (VDAB). Ägs av 1-4 ovan med 25 % vardera. A. Det första som sker i omstruktureringsprocessen torde vara att samtliga 15 kommuner och en nybildad ekonomisk förening förvärvar aktierna i VDAB av VIAB, MSTAB, STAB och VSDAB för en viss köpeskilling. Varje kommun köper 2 procent av aktierna, sammanlagt 30 procent, och den ekonomiska föreningen resterande 70 procent. Ägare till den nybildade ekonomiska föreningen är de två idag redan existerande föreningarna. Den nybildade ekonomiska föreningen har sannolikt inga medel i följd att aktierna i VDAB får förvärvas mot revers för betalning vid senare tidpunkt. B. Härefter överlåter respektive turistbolag respektives inkråm (tillgångar, avtal och rättigheter mm) till VDAB för en köpelikvid som innebär att varje turistbolag har ett i vart fall intakt aktiekapital. Bolagen kan därefter likvideras, innebärande att varje kommun och de ekonomiska föreningarna återfår insatt aktiekapital. Avesta och Hedemora kommun får på motsvarande sätt försälja den bedrivna turistverksamheten till VDAB. C. Nuvarande två ekonomiska föreningar får i nästföljande steg sammanslås (fusioneras) med den nybildade ekonomiska föreningen. 16 Rapport Nya Visit Dalarna

17 Efter dessa åtgärder skulle besöksnäringen i Dalarna ha följande ägande och struktur. 15 kommuner och 1 ek förening 100 % VDAB Rapport Nya Visit Dalarna 17

18 Nya Visit Dalarna - Ett destinationsbolag som motsvarar Dalarnas turismomsättning och framtida mål Besöksnäringen i Dalarna omsatte ca 6,7 miljarder kronor Lägger vi ihop antalet anställda i de befintliga DMO:erna så blir det ca 70 personer. Här reserverar vi oss för att många av dessa är knutna till projekt och vissa är säsongsanställda i turistbyråer etc. Under processen har vi laborerat med lite olika möjligheter, men ganska tidigt så växte insikten fram I förslaget nedan så har vi vägt samman alla faktorer och ambitoner för att göra en beskrivning av hur ett möjligt framtida bolag, Nya Visit Dalarna skulle kunna organiseras, givet att organisationen behöver driva och leda samordningen av de tre verksamhetsområdena marknadsföring och försäljning, utbud och utveckling samt besöksnäringsklustret. I skissen ovan är vårt förslag att ledningsgruppen består av VD, klusterkoordinatorn, utvecklings- respektive marknadschef samt ansvarig destinationskoordinator. En av de utmingar och tillika 18 Rapport Nya Visit Dalarna

19 framgångsfaktorer som lyfts fram genom hela processen är hur vi ska säkra det lokala perspektivet. Då vårt förslag bygger på att det finns lokalt ansvariga för varje kommun, så behöver dessa en tydlig organisatorisk hemvist. Vi vill betona att organisationsstrukturen ovan inte är att se som en bemanning initialt. Förmodligen kommer flera uppgifter kunna hanteras av samma person i ett inledande skede. De största förändringarna jämfört med dagens organisering är att: - Dalarna får en gemensam organistion med ansvar för helheten - Att vi stärker upp produktutvecklingen genom att mobilera de tematiska nätverken - Att vi stärker upp marknadsnärvaron genom att ha areaansvariga för respektive prioriterad marknad - Att vi säkerställer en stark lokal närvaro (se nedan) Roll, ansvarsfördelning samt arbetsformer mellan Nya Visit Dalarna och lokala nätverk Under hela processen så har central kontra lokalt lyfts fram som en av de absolut viktigaste utmaningarna att hantera. Inom vårt förslag lägger vi därför extra stor vikt vid att tydliggöra roller, ansvarsområden och arbetformer för att säkerställa att det finns en fungerande modell för detta. Förslaget bygger på att det finns en tydlig roll- och ansvarsfördelning mellan Visit Dalarna regionalt och de lokala nätverken och aktörerna. Bilden nedan visar övergripande hur denna fördelning kan se ut. Rapport Nya Visit Dalarna 19

20 Visit Dalarnas roll och ansvar lokalt bör omfatta nedanstående punkter: Det behövs en fysisk resursperson som finns lokalt placerad åtmindstonde några dagar per vecka. Efter att ha värderat några olika alternativ finns en samstämmighet om att dessa lokala samordnare bör vara anställda av Visit Dalarna och de ska jobba tätt tillsammans med kommunens näringslivsansvarige. Det krävs att lokala samordnarna har god kunskap om respektive kommunens förutsättningar, utbud och behov. Hen bör ha ett stort förtroende kapital och mandat hos det lokala nätverket (platsens intressenter). Den lokala samordnarna behöver ha god kunskap om trender, marknad och omvärld samt Dalarnas strategi för besöksnäringen. I deras roller ingår att kunna bistå med kunskap och koncept kring exportmognad, affärsutveckling, produktutveckling etc. Resurspersonen bör vara väl förtrogen med koncepten och veta vara relevant kompetensutveckling finns. I rollen som lokalt samordnare så ligger även att vara länken mellan Visit Dalarna och det lokala nätverket. Sprida information i båda riktningarna. Drift av turistbyråer ska ligga hos Visit Dalarna. Dalarnas mottagningsapparat behöver ha samma koncept och gestalta varumärket Dalarna oavsett var i Dalarna man är. Turistbyråernas roll och uppgift kommer sannolikt också att förändras kraftigt de kommande åren. För att hänga med i denna utveckling krävs ett samlat grepp över turistbyråerna. De kommunala organisationernas roll och ansvar är att arbeta med nedanstående punkter: Bilda, underhålla lokala nätverk (näring, föreningslivet, kommunen) och driva detta tillsammans med den lokala samordnaren från Visit Dalarna Tillse att rätt personer med rätt mandat företräder kommunen i de olika frågorna Att ta fram lokala strategier för besöksnäringen utifrån den övergripande strategins struktur och innehåll (i dialog med de lokala nätverken och stöd av lokala samordnaren) Förutsättningsskapande verksamhet i form av infrastruktur, skyltning, renhållning, företagsutveckling, plan och tillståndsärenden mm 20 Rapport Nya Visit Dalarna

21 Arbetsform för samordning mellan det lokala systemet och Visit Dalarna Modellen ovan illustrerar nedanstående steg/rutin för hur de olika systemnivåerna behöver fungera gemensamt: Den övergripande strategin för besöksnäringen i Dalarna ska kompletteras med lokala strategier och strategiprocesserna på lokal nivå i Dalarna, där respektive destination tydliggör sin strategi för besöksnäringen inom ramen för den regioanala strategin. Det kräver en gemensam struktur för strategiformulering i Dalarna (regionalt och lokalt). Dalarnas vision och strategi bör vara styrande som ingångsvärde för struktur och innehåll i de lokala strategierna för besöksnäring Kommunerna gör sina årliga handlingsplaner, i dialog med den lokala samordnaren, där det framgår vilka delar som man önskar att Visit Dalarna ska bistå med. Dessa stäms av i dialogmöten och blir ingångsvärden till Nya Visit Dalarna:s övergripande handlingsplan. Rapport Nya Visit Dalarna 21

22 Finans, ekonomi och avtal Förslag till finansieringsmodell (enligt ekonomi 2015) Modellen bygger på befintliga finansieringsmodeller hos Visit Södra Dalarna och Siljan Turism Finansieringsmodellen för grundavtalet (se bilaga 3) innbär att alla kommuner först betalar för sin egen turistbyrå. Kostnaden för denna beräknas på den personal och de öppetttider som man har i dagsläget samt en shablonkostnad för it/data/telefoni. Till detta tillkommer också hyreskostnaden för turistbyrån. Vissa kommuner ha ett avtal där kostanden för lokaler tas av kommunen. Vidare tillkommer 60% av gemensamma* kostnader såsom central personal och huvudkontor. De övriga 40% måste bolaget generera själva. För finansiering av försäljning av möten & evenemang (särskilt avtal) betalar idag Falun och Borlänge kommuner för säljarnas löner och säljkostnader. * För att dessa kostnader skall fördelas på ett rättvist sätt är de vägda 50% på den turistekonomiska omsättningen och 50% på antalet innevånare i kommunen. Bifogas görs även förslag till Aktieägaravtal (bilaga 4), Bolagsordning (bilaga 5), förslag till grundavtal (bilaga 6) samt förslag till avtal försäljning av möten och evenemang (bilaga 7) 22 Rapport Nya Visit Dalarna

23 På vilket sätt har intressenterna möjlighet att vara involverade? Näringslivet görs delaktiga genom sitt majoritetsägande av bolaget via den ekonomiska föreningen. Dessutom skall det lokala näringslivet engageras och göras delaktig genom; medlemskap i den ekonomiska föreningen engagemang i de tematiska nätverken deltagande i konkreta marknads- och utvecklingsprojekt deltagande i de lokala nätverken De kommunala organisationerna görs delaktiga genom sitt delägande i bolaget. Dessutom; deltagande i utvecklingsråd deltagande i de lokala nätverken deltagande i konkreta utvecklingsprojekt Ideell sektor kan med fördel involveras i olika typer av projekt. Vilket kan innebära både en aktiv och en stödjande roll. Rapport Nya Visit Dalarna 23

24 Del 2. Processen framåt Inledning Denna rapport och förslag avslutar Etapp 1 av organiseringsprocessen för Nya Visit Dalarna. Leverans av ett utkast till rapport och muntlig avrapportering till arbetsgruppen för projektet genomfördes vecka Konkret tidsplan framåt Avslutning av steg 1 I och med att denna rapport överlämnas och presenteras för arbetsgruppen avslutas steg 1 i pågående process. I det avrundande arbetet under våren 2015 har några frågor väckts som särskilt viktiga i den fortsatta processen, enligt punkterna nedan: Tydligare målformulering i termer av effekt-, resultat- och processmål behövs som komplement till den viljeriktning som både intervjuundersökningen och genomförda dialogmöten visat. Nya Visit Dalarna behöver säkerställa att de förändringar man initierar ger de effekter och resultat man vill ha. Man behöver också våga uttrycka en ambition med denna nya form för organisering - på vilket sätt det skall leda till tillväxt, öka omsättning och vilka effekter vi förväntar oss inom exempelvis samordningsvinster och besparingar/omfördelning av resurser. Hög grad av näringsdelaktighet krävs i den fortsatta processen, där näringen behöver ges möjlighet att delta i utformningen av Nya Visit Dalarnas verksamhet samt känna en delaktighet i realiseringen. Tydlighet vem som äger vilket beslut i en realisering av Nya Visit Dalarna, samt vilka intressenter som behöver göra vad för att ställa om till den vidareutvecklade gemensamma organiseringen. Dessa tre frågor behöver finnas med genomgående i genomförandet av steg Rapport Nya Visit Dalarna

25 Steg 2 Nästa steg blir att utveckla detta förslag tillsammans med framförallt de företag som som aktivt jobbar inom besöksnäringea. Deras inspel och åsikter kommer att skapa en grund för detta Nya Visit Dalarna. Steg 2 går enligt föreslagen tidplan under hösten Denna etapp omfattar att arbeta med nedanstående fyra punkter: Dalarnas kommuner, Region Dalarna och DMO:ernas ägarföreningar fattar inriktingsbeslut till organisation baserat på denna rapport samt de bilagor som bifogas. - finaniseringsmodell - bolagsordning - aktieägaravtal - uppdragsavtal Dialog med näringen och de enskilda kommunerna för att förankra och slutformulera förslaget utifrån inriktningsbeslut enligt nedan: o Näringen: bred förankring av förslaget samt konkret påverkan och input till erbjudande och avgifter. o Kommunala organisationer: fortsatt dialog kring erbjudande och finasiering. Mål med realiseringen av Nya Visit Dalarna samt för verksamheten Kompetensinventering samt rekrytering till de ledande befattningarna Rapport Nya Visit Dalarna 25

26 Erbjudande till de olika intressenterna Erbjudande till näringen (och övriga intresserade) Ett första utkast på erbjudande till näringen, och eventuellt andra intresserade i form av ideell sektor m fl, omfattar nedanstående punkter: Högre affärsmässighet genom gemensam verksamhet, lönsamhet och effektiviseringsvinster Nationell och Internationell marknadsföring och sälj av privatturism CVB verksamhet (Convention Bureau) för försäljning av möten & konferenser samt evenemang) Imagemarknadsföring av Dalarna, våra teman och totala utbud (exportmoget och kvalitetssäkrat) Nationell och viss internationell marknadsföring av varumärket Dalarna och teman Lokala resurspersoner på destinationen Tillgång till vårt viktigaste marknadsfönster/kanal Tillgång till begriplig och användbar marknads- och omvärldsdata (fokus på affärsnytta) Tillgång till och kompetens stöd för lokala nätverk för paketering, produktutveckling, erfarenhetsutbyte, kontakter och gemensamma affärer (inkl tematisk utveckling och marknadsföring) Stöttning i att kunna göra fler och bättre affärer (=högre lönsamhet) Möjlighet att vara en del i varumärket Dalarna och ett helhetsutbud (något större och kraftfullare än sin egen verksamhet) Möjlighet till samordningsvinster vid paketering Underlätta för branschen att locka nya kompetenta medarbetare Vara en del i en professionaliserad bransch Möjlighet och option att finnas med i behovsstyrda insatser inom marknad och utveckling Tillgång till PCO funktion (Professional Congress Organiser) för utveckling av större och mindre evenemang. Erbjudandet är ett baspaket där alla punkter ingår i ett grundutförande och en grundfinansiering. Vid behov av specifik fördjupade utvecklingsinsatser eller specifika kampanjer/insatser inom marknad och försäljning tillkommer detta som en tilläggstjänst för aktörerna, som också betalas separat.detta kan vara deltagande i mässor, kampanjer, kompetensutveckling och riktad marknadsföring. 26 Rapport Nya Visit Dalarna

27 Erbjudande till de kommunala organisationerna Ett första utkast på erbjudande till de kommunala organisationerna omfattar nedanstående punkter: Att det arbete som sker inom Visit Dalarna även bidrar till en totalt sett mer attraktiv bild av Dalarna (även för inflyttande och investeringar/etableringar) Marknadsföring av Dalarna, varumärket och totala utbudet Kunskapsinhämtning, analyser och spridning av t e x omvärld, trender, konkurrenssituation etc Lokala resurspersoner som strategiska bollplank till näringslivsutvecklare och andra plan- och tillsynsenheter i den kommunala organisationen Paketering över kommungränserna Lobbying i t ex infrastruktursatsningar Drift och utveckling av lokala nätverk Att det skapas lokala strategier och handlingsplaner för besöksnäringen i dialog med Visit Dalarna Erfarenhetsutbyte, den samlade kunskapen görs tillgänglig för alla Att bolaget är aktivt och tar initiativ och presenterar intressanta utvecklingsaktiviteter och marknadsinsatser med stor potenial Att företagen inom besöksnäringen går bra och växer, vilket skapar sysselsättning och skatteintäkter Professionalisering av branschen Säljfunktion internationellt Produktkoncept och kvalitetssystem Tillgång till Dalarnas viktigaste marknadskanal, Tillgång till en kompetent och engagerad lokal samordnare som driver nätverken (i samverkan med den kommunala organisationen och övriga intressenter) Ett gemensamt koncept för Turistbyråer och infopoints samt drift av turistbyrå/turisinformation. Stöd i våra lokala utvecklingsinsatser (vid behov) Bättre utväxling i investering Utöver ovanstående punkter kan tilläggstjänster erbjudas mot separat investering Erbjudandet är ett baspaket där alla punkter ingår i ett grundutförande och en grundfinansiering. Vid behov av specifik fördjupade utvecklingsinsatser eller specifika kampanjer/insatser inom marknad och försäljning tillkommer detta som en tilläggstjänst för aktörerna, som också betalas separat. Rapport Nya Visit Dalarna 27

28 Slutord Med hjälp av detta förslag och beslutsunderlag har Visit Dalarna och övriga intressenter lagt en grund för att landa ett finjusterat och realiserbart förslag på organisering framåt. Vår förhoppning är att detta förslag och beslutsunderlag skall bidra till att realisera Nya Visit Dalarna som ert gemensamma verktyg för att uppnå Dalarnas strategiska målsättningar, där man tar den ledande rollen i att skapa den samverkan som kommer att krävas i er gemensamma ambition. Genom detta initiativ vill Visit Dalarna säkerställa att besöksnäringen får bästa möjliga förutsättningar att fortsätta växa och utvecklas, samt skapa den mest framgångsrika formen för hur ni ska jobba tillsammans för att öka turismen i Dalarna. När ni lyckas med det kommer ni säkerligen att både känna er och uppfattas som den ledande turismorganisation i Skandinavien. Graffman AB Uppsala Rapport Nya Visit Dalarna