INLEDNING. Viktiga händelser. Utvecklingstendenser. Sammanfattning måluppfyllelse

Transkript

1 INLEDNING Viktiga händelser Årets första månader har präglats av osäkerheten kring hur sjukskrivnings- och rehabiliteringsprocesserna kommer att påverka arbetet med rehabilitering. Förslagen innebär att de skall träda i kraft från 1 juli 2008 men fortfarande har inga formella beslut tagits och våra samarbetspartners försäkringskassan och arbetsförmedlingen vet ännu inte hur deras arbete kommer att påverka både dom och oss. Trots detta har personalavdelningens och kommunhälsans tjänstemän deltagit i utbildning och information som anordnats kring frågorna. Ett gemensamt arbete mellan personalavdelningen och kommunhälsan har också startats för att se över nuvarande processer. En av två planerade introduktionsdagar för nyanställda har genomförts under april månad. 130 medarbetare deltog i en uppskattad dag som skall följas av ytterligare en under hösten. Under slutet av april varslade vårdförbundet om strejk och personalnämnden är ytterst ansvarig för konfliktorganisationen. Personalnämnden har därför varit inkallad till extra sammanträde där varslet, konfliktanvisningarna och konfliktorganisationen gått igenom. Konfliktvarslet för kommunen som arbetsgivare innebär att det är åtta sjuksköterskor inom korttidsboenden vid socialkontoret som är uttagna i strejk och hittills hanteras konflikten i enlighet med gällande anvisningar. Regelbundna träffar hålls också med socialkontorets ansvariga för konflikten. Löneöversynsförhandlingarna förutom för lärarorganisationerna och vårdförbundet är i stort sett avslutade, men nya löner kunde inte utbetalas för samtliga medarbetare i april månads löneutbetalning vilket är beklagligt. Utvecklingstendenser En svårighet att rekrytera nyckelpersoner och chefer verkar hålla i sig. Konkurrensen om arbetskraft är stor. Regeringens förslag till ny sjukskrivningsprocess samt införande av rehabiliteringskedja kommer att påverka våra egna rutiner för rehabiliteringsarbetet. Sammanfattning måluppfyllelse Som helhet bedömer personalnämnden delvis måluppfyllelse. Löne- och personalpolitiken är ett viktigt instrument för att nå kommunens vision. Medarbetarna utgör en stor och avgörande resurs för att medborgarna/kunderna ska erhålla den service de har rätt att förvänta sig. Personalnämndens styrkort avseende medarbetarperspektivet är detsamma som kommunkoncernens. Den uppföljning som sker görs i huvudsak via medarbetarundersökningar och eftersom nästa undersökning görs i oktober 2008 kommer inte några säkra resultat att kunna presenteras förrän i årsbokslutet. Det är dock nämndens bedömning att i de flesta områdena kommer måluppfyllelse att ske. Ekonomiperspektivet är ett annat perspektiv där bedömningen är delvis måluppfyllelse. Medvetenheten om vikten av att merparten av anslagen till rehabilitering ska användas till aktiviteter som återfår medarbetare i arbete är stor, men processen att åstadkomma detta tar längre tid än vad som beräknats.

2 MEDBORGARE/KUND. Personalnämndens (exkl kommunhälsan) mål i perspektivet riktar sig till kund i egenskap av medarbetare, men innebär i förlängningen ett bidrag till att kommunens vision nås. Mätning kommer att ske först i samband med medarbetarenkät oktober 2008 och de aktiviteter som planeras och pågår inriktas mot att måluppfyllelse nås. Målet kommunens personalpolitik stödjer medarbetare som vill starta eget företag riktar sig mot kommunkoncernens mål Topp 80 i företagsklimat. Målet andelen medarbetare som upplever att det råder en helhetssyn på arbete, familj och fritid i arbetsgruppen ska öka, riktar sig mot koncernens mål förbättrad livsmiljö. Stödja intresserade medarbetare vid start av intraprenader riktar sig mot utvecklade verksamhetsprocesser. Ledighetsriktlinjerna för att starta eget företag har förändrats så att det är möjligt för medarbetare att vara lediga upp till 24 månader. Hittills har inga ansökningar om ledighet kommit till personalnämnden. Planering pågår för medarbetarenkät hösten 2008 och där ingår fråga om andelen medarbetare upplever att det råder helhetssyn på arbete, familj och fritid. Planering av seminarium för inspiration vid start av intraprenader för chefer/arbetsledare och övriga medarbetare pågår.

3 En arbetsgrupp har tillsatts med uppgift att föreslå hur marknadsföring ska ske av ledighetsriktlinjerna för att starta eget företag, både internt i organisationen som externt för medborgarna. När gruppens analys och förslag är färdigt görs planering utifrån detta. Socialnämnden har i sitt styrkort mål att stimulera utveckling av intraprenader och brukarkooperativ. Personalnämndens mål ska understödja det arbete som sker främst inom socialkontorets verksamheter. UTVECKLING/TILLVÄXT Med de regelbundna träffar och utbildningsdagar som pågår på tjänstemannanivå bedöms måluppfyllelse nås. Personalavdelningen har fortsatt gemensamma träffar och utbildningsdagar med försäkringskassan samt Umeå kommun kring sjukskrivnings- och rehabiliteringsprocesserna i syfte att förbättra processerna och det gemensamma arbetet med att återfå sjukskrivna medarbetare i arbete. Samarbetet med arbetsförmedlingen för att minska deltidsarbetslösheten, Arenaprojektet, fortsätter. En fortsatt satsning på strategisk marknadsföring via deltagande i rekryteringsmässor pågår och planering är gjord för hösten 2008 och hela En utökning av strategisk plats att synas på utifrån svårrekryterade yrken såsom ingenjörer och arkitekter är bestämd och vi kommer att under hösten 2008 och 2009 medverka på KTHs (kungliga tekniska högskolan) rekryteringsmässa. På detta sätt vill vi bidra till att nå kommunkoncernens mål befolkningsökning med 250 invånare samt målet aktiv part i regionens utveckling. Utifrån svårigheten att attrahera bl a ingenjörer och arkitekter har en arbetsgrupp med deltagare från personalavdelningen och berörda förvaltningar bildats för att ta fram ett förslag till traineeprojekt för dessa yrkesgrupper. Ett ungdomsprojekt har startats för att vända unga människors syn på Skellefteå kommun som arbetsgivare till något mer positivt. En projektorganisation arbetar aktivt med detta bl a genom att etablera kontakt och försöka finna gemensamma aktiviteter med samarbetspartners såsom gymnasieskolan. Regeringens förslag om nya regler för sjukskrivnings- och rehabiliteringsprocesserna innebär att personalavdelningen f n ser över våra interna rutiner och policies. Det innebär också i förlängningen att det etablerade samarbetet med försäkringskassan kommer att intensifieras och med arbetsförmedlingen som ny samarbetspartner också när det gäller medarbetare som är föremål för rehabilitering. Den strategiska planen för marknadsföring genom rekryteringsmässor ska utvärderas hösten 2009 för nya ställningstaganden för fortsatt planering. Fortfarande är det svårt att hitta bra mötesplatser för redan etablerade yrkesverksamma och om en sådan bra mässa/mötesplats anordnas kommer denna

4 att tillkomma i den redan fastlagda planeringen. Förslaget till ett traineéprojekt beräknas vara klart tidig höst 2008 och ska också kunna användas i de sammanhang där marknadsföring mot dessa yrkesgrupper sker för att locka och attrahera nya medarbetare och invånare till Skellefteå. EKONOMI Delvis måluppfyllelse. Under personalnämndens mål effektivt resursnyttjande sker mätning av att rehabiliteringsanslagen till minst 75% används till aktiviteter, att arbetet med 3 yrkesgrupper med hög sjukfrånvaro ska resultera i minskad sjukfrånvaro med 1,5% samt att antalet timavlönade ska minska med 10% jämfört med Rehabiliteringsanslagens nyttjande till aktiviteter går långsamt. Bedömningen är att det blir svårt att nå målet 75%. För de 10 yrkesgrupperna med högst sjukfrånvaro har vid jämförelse mellan perioden jan-mars 2007 och jan-mars 2008 minskning skett med 1,6 %. Det innebär också att en minskning har skett för de tre yrkesgrupper med högst sjukfrånvaro som målet satts utifrån. Eftersom en viss förskjutning mellan yrkesgrupperna sker vid olika tidpunkter måste den slutliga mätningen ske vid årsskiftet så vi kan se vilka yrkesgrupper som under året haft högst sjukfrånvaro. Antalet timavlönade har minskat med 10,7 % för perioden jan-mars 2008 jämfört med samma period Personalnämndens mål att lönebildningsoch löneförhandlingsprocessen upplevs som ett stöd för förvaltningarna och att alla kollektivavtalsreglerade löner utbetalas enligt fastställd tidpunkt i avtalen kommer inte att uppnås. Målet väl fungerande rehabiliteringsprocess kan bli svårt att mäta utifrån de nya förslagen på rehabiliteringskedja som kommer att påverka oss i allra högsta grad. Målet med tydliga och ändamålsenliga rekryteringsriktlinjer kommer att uppnås, liksom ett väl fungerande samverkanssystem. Regelbunden uppföljning av att rehabiliteringsanslagen används till aktiviteter görs av kontoansvariga. Samtal om hur målet ska nås förs också regelbundet i den kommunövergripande personalutvecklargruppen. Löneöversynsförhandlingarna har avslutats med de flesta arbetstagarorganisationerna. Med lärarförbundet har överenskommits om en senare tidpunkt för förhandlingarna och vårdförbundet saknar avtal samt är för närvarande indragna i en arbetskonflikt. För SKTFs avtalsområde har inte löneutbetalningen kunnat göras enligt tidsplanen i det centrala kollektivavtalet. Samtidigt med införandet av rekryteringsverktyget Easy Cruit ses rekryteringsriktlinjer och policy över kommunövergripande tillsammans med personalutvecklare från olika förvaltningar. Översynen görs även tillsammans med de fackliga organisationerna. Arbetet beräknas vara färdigt till halvårsskiftet. Ett aktivt arbete pågår med omvärldsbevakning, träffar och aktiviteter tillsammans med kommunhälsan för att skaffa beredskap inför de nya regler om sjukskrivningsprocessen och rehabiliteringskedja som kan komma att gälla från 1 juli.

5 För att klara åtagandena i de centrala avtalen till nästa år kommer det att finnas en tydligare styrning från personalavdelningen så att förvaltningarna klarar den fastställda tidsplanen. Utvecklingen av lönebildningsprocessen fortsätter under 2008 med målet att vi ska få en väl fungerande löneprocess där både chefer och medarbetare känner sig nöjda med hur löneöversynen 2009 fungerar. Rehabiliteringsverktyget Adato ska utvecklas för att möjliggöra bra uppföljning av rehabiliteringsanslaget och att det blir likvärdigt i hela organisationen. Uppföljning ska även kunna göras av vilka rehabiliteringsinsatser som bedöms mest verkningsfulla och kostnadseffektiva. Nuvarande rehabiliteringsriktlinjer och process måste ses över för att alla inblandade ska ha möjlighet att uppleva att samstämmighet och tydlighet råder mellan arbetsgivarens arbetssätt och de regler som finns att förhålla sig till. En rekryteringsutbildning planeras utifrån översynen av riktlinjer. Denna ska vända sig till de chefer, medarbetare och fackligt förtroendevalda som arbetar med rekrytering. På detta sätt bidrar vi till att nå målet tydliga och ändamålsenliga rekryteringsriktlinjer. Drift- och investeringsredovisning Driftredovisning April -08 April - 07 Intäkter 0,2 3,2 Kostnader för arbetskraft 0,3-4,1 Övriga kostnader -1,8-2,1 Avskrivningar -4,1-4,1 Finansiella poster Nettokostnad -5,4-7,1 Årsprognos -28,5-27,6 Årsbudget 30,8 32,6 Avvikelse 0,5 5,0 Investeringsredovisning April -07 April -06 Nettoinvestering Årsprognos Årsbudget Avvikelse 0,0 0,0 Affärsverksamhet April -07 April -06 Intäkter Kostnader för arbetskraft Övriga kostnader Avskrivningar Finansiella poster Nettokostnad/intäkt 0,0 0,0 Årsprognos Årsbudget Avvikelse 0,0 0,0 I personalnämndens årsbokslut och begäran om resultatöverföring har resurser för utbildning i samverkansavtalet och bemanningsekonomi beräknats. Kostnader för omställning, uppföljning från utvecklingsdagarna, t ex i form av arbete med mönsterarbetsplatser och arbetsmiljöarbete är exempel på andra aktiviteter. Insatser utifrån medarbetarenkäten 2007 samt ny enkät 2008, inspirationsdagar för önskad sysselsättningsgrad och intraprenader, introduktion för nyanställda bl.a är andra områden som det arbetas med och planeras för. Vid denna uppföljning har i stort sett enbart resultatöverföringen bokförts. Kontoansvariga för rehabiliteringsanslagen gör bedömningen att budgeterade anslag kommer att förbrukas. Med anledning av bl a ovanstående beskrivning görs bedömningen att en

6 avvikelse på tusen kronor kan uppstå. MEDARBETARE Delvis måluppfyllelse vid 2007 års utgång nåddes för målen, nöjd medarbetarindex, ledarskapsindex, väl fungerande kompetensförsörjning och minskning av sjukfrånvaron. Index för nöjd medarbetare, ledarskap, andelen medarbetare som anser att deras kompetens tas tillvara på ett bra sätt har satts högre än vid mätning 2007 men bedöms ändå nå måluppfyllelse vid ny mätning i oktober Vid mätning 2007 uppgav 68 % (mål 75 %) att man hade en individuell utvecklingsplan och målet för 2008 är 100 %. Det bedöms inte uppnås. En ökning hade skett av andelen anställda som fått önskad sysselsättningsgrad. För 2008 har tillägg gjorts att man också ska vara beredd arbeta på annan eller flera arbetsplatser. Trots detta bedöms enbart delvis måluppfyllelse. Målet med minst en procentenhets minskning av sjukfrånvaron nåddes med viss marginal Även för 2008 bedöms måluppfyllelse utifrån aktuella rapporter. En fortsatt analys av de utvecklingsdagar som genomfördes i december har gjorts och bedöms kunna ligga till grund för ett fortsatt arbete med mönsterarbetsplatser utifrån kommunfullmäktiges uppdrag till personalnämnden. Utvecklingsarbetet med den nya personalhandboken på intranätet pågår och beräknas vara klart vid halvårsskiftet. Under vintern har det elektroniska rekryteringsverktyget Easy Cruit delvis tagits i bruk. Från slutet av april används systemet både för externa och interna sökande till kommunens lediga jobb. Det har hittills visat sig underlätta både för sökande och för anställande chef genom bl a förkortad rekryteringsprocess. Chefsförsörjningsprogrammet gäller också under En chefsenkät har skickats ut till alla chefer för att ligga till grund som ett underlag till den utvärderings som ska göras av chefsförsörjningsprogrammet. En kommunövergripande introduktionsdag för ca 130 nyanställda genomfördes i april. Personalnämnden har tagit del av den kommunövergripande arbetsskadestatistiken för Statistiken har också tillställts respektive förvaltning. En viss ökning av anmälda skador kan noteras medan antalet sjukdagar minskar. Från och med denna delårsrapport är avsikten att nämnderna ska redovisa i sina rapporter om hur arbetsskadestatistiken hanteras och personalnämnden kommer därigenom att kunna följa utvecklingen. En rekryteringsutbildning planeras utifrån översynen av riktlinjer. Denna ska vända sig till de chefer, medarbetare och fackligt förtroendevalda som arbetar med rekrytering. På detta sätt bidrar vi till att nå målet väl fungerande kompetensförsörjning då alla parter i en rekryteringsprocess har kunskap om framgångsfaktorer i rekrytering för att tillsätta ledigt jobb med rätt kompetens. Implementering av nya personalhandboken kommer att ske i de olika grundutbildningarna som finns i chefsförsörjningsprogrammet. Under hösten intensifieras utvärderingen av chefsförsörjningsprogrammet och ska

7 ligga till grund för nytt förslag på innehåll från och med Introduktionsdagen ska utvärderas och ligga till grund för höstens planerade dag. Eftersom detta var andra gången introduktionsdagen genomfördes på detta sätt är deltagarnas reflektioner och utvärdering mycket värdefull. Personalnyckeltal April -08 April - 07 Sjukfrånvaro, % 8,2 9,4 Kvinnor, % 9,1 10,5 Män, % 5,0 6,0 Långtidsfriska, % Kvinnor, % Män, % Av rapport om sjukfrånvaron framgår att en fortsatt minskning sker. I sju av de tio förvaltningarna minskar sjukfrånvaron. Antalet medarbetare som fått beslut om sjukersättning (både tidsbegränsad och icke tidsbegränsad) för den aktuella rapportperioden har minskat.