DC LÄROMEDEL Excel 2010 fördjupningskurs EX07FÖ-2

Transkript

1 DC LÄROMEDEL Excel 2010 fördjupningskurs EX07FÖ-2

2 Excel fördjupningskurs 2010, upplaga 2 DC LÄROMEDEL Box HELSINGBORG tel fax e-post: admin@dclaromedel.com Internet: 2 DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs

3 Innehållsförteckning INNEHÅLLSFÖRTECKNING... 2 FÖRORD... 7 MICROSOFT EXCEL... 7 Microsoft Office... 7 FÖRKUNSKAPER... 8 LÄSNING... 8 EXEMPEL... 8 ÖVNINGSUPPGIFTER... 8 TIPS... 8 HUVUDDELAR... 8 GRUND-, FORTSÄTTNINGS- OCH FÖRDJUPNINGSKURS... 8 PROGRAMMERING... 8 FILLISTA... 9 Kompatibilitet DATABASER SKAPA POSTER, FÄLT OCH FÄLTNAMN REDIGERA SORTERA SÖK TABELL FILTER MER OM DATABASER DELSUMMOR Dispositionssymbolerna Autodisposition KONSOLIDERING AVANCERAT FILTER Dubbletter STATISTIK Namn Funktioner ANPASSAD SORTERING DATAVERIFIERING MER OM FORMATERING AV TECKEN LÅSA FÖNSTERRUTOR DÖLJA KOLUMNER ELLER RADER DELA FÖNSTER BEVAKNINGSFÖNSTER DÖLJ BLAD AVANCERADE FUNKTIONER LETA UPP OCH REFERENS LOGISK TID Räkna med tid DATABAS TEXT FINANS MATEM. OCH TRIGON PIVOTTABELLER SKAPA DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs 3

4 Skapa pivottabell UTSNITT PIVOTDIAGRAM WEBBSIDA IMPORT/EXPORT IMPORTERA Att tänka på Öppna fil EXPORTERA MAKRON INSPELNING AV PROCEDURMAKRO KÖR MER OM MAKRO KÖRA MAKRO MED KORTKOMMANDO KOPPLA MAKRO TILL KNAPP PÅ KALKYLBLADET KOPPLA MAKRO TILL KNAPP I SNABBÅTKOMSTFÄLTET REDIGERA KNAPPAR ELLER MENYVAL KOPPLADE TILL MAKRON VISUAL BASIC-EDITORN REDIGERA KOD RELATIVA OCH ABSOLUTA REFERENSER PROGRAMMERING FUNKTIONSMAKRO ANVÄNDA EGENDEFINIERAD FUNKTION MÅLSÖKNING INTEGRATION MED ANDRA PROGRAM I MS OFFICE ATT INFOGA LÄNKAR INTEGRATION MED WORD Infoga kalkyler och tabeller Infoga Excel-diagram INTEGRATION MED POWERPOINT INTEGRATION MED ACCESS Import från Excel Export till Excel INTEGRATION MED PROJECT Import till Project Export från Project SAMMANFATTNINGSUPPGIFT DELSUMMERING DIAGRAM PIVOTTABELL SAMARBETE MED WORD SAMARBETE MED POWERPOINT SAMARBETE MED ACCESS MICROSOFT OFFICE MENYFLIKSOMRÅDET ÖVRIGA NYHETER I OFFICE 2010-PRODUKTERNA Fördelarna med de nya filformaten Dela dokument mellan Office 2010-systemet och en tidigare version av Office SNABBREFERENS Därför har utseendet ändrats i Office Placera kommandon i ett eget verktygsfält Snabb anpassning Ta bort en knapp från verktygsfältet Snabbåtkomst Fler alternativ när du behöver det DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs

5 Olika skärmupplösningar påverkar vad du kan se Använda de nya tangentbordsgenvägarna VAD INNEBÄR DE NYA FILFORMATEN? NYHETER I MICROSOFT EXCEL NYHETER Resultatorienterat användargränssnitt Fler rader och kolumner och andra nya gränser Office-teman och Excel-formatmallar Avancerad villkorsstyrd formatering Enkel formelskrivning Nya OLAP-formler och kubfunktioner Effektivare sortering och filtrering Förbättrade Excel-tabeller Formuläret Nytt utseende för diagram Diagramdelning Användarvänliga pivottabeller Snabba anslutningar till externa data Nya filformat Bättre utskriftsfunktioner Nya sätt att dela ditt arbete Snabb åtkomst till fler mallar SNABBGENOMGÅNG Miniatyrdiagram Använda de nya tangentbordsgenvägarna DEN NYA SIDLAYOUTVYN I EXCEL ASCII KORTKOMMANDON INDEX DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs 5

6 Plats för anteckningar 6 DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs

7 Förord Microsoft Excel Välkommen till kurs i Excel! Uppläggningen av detta kursmaterial bygger på att du har tillgång till en svensk Windows-version 2010 av programmet. Version 2007 är så pass lik 2010 att boken kan användas även för den versionen. Det går bra att använda det även om du har en engelsk version. De svenska Excel-kommandona anges först med de engelska inom parentes. Excel brukar kallas ett kalkylprogram. Egentligen är det mycket mer än så. Mer om detta strax! Man brukar anse att genombrottet för persondatorn (eller mikrodatorn som man ofta sade på den tiden) kom 1976, när Apple lanserade sin datormodell Apple II. Datorns framgång berodde bland annat på att man lanserade ett kalkylprogram, VisiCalc, som var anpassat till datorn. Dessförinnan var kalkylprogram förbehållna storoch minidatorvärlden och dessa program var ofta mycket kostsamma. Det gick nu att få ett komplett system med dator, skrivare och program för kr. När IBM 1981 lanserade sin datormodell IBM PC var det därför självklart att det skulle finnas kalkylprogram till den. Microsoft var genast framme med programmet Multiplan, som var ett kraftfullt program med bland annat den egenheten att både rader och kolumner hade tal som etiketter, dvs cellen längst upp till vänster i kalkylarket hette R1C1 etc. Efter ett par år lanserade programföretaget Lotus ett revolutionerande nytt program, Förutom kalkylering hade detta program funktioner för att skapa diagram och register. Detta program kom därefter att bli dominerande inom kalkylområdet så länge det teckenbaserade MS-DOS var det operativsystem och användargränssnitt som användes på PC. När sedan Apple 1984 lanserade sin nya datorserie Macintosh, så utvecklade Microsoft sin första version av Excel till denna dator. Det var det första integrerade kalkylprogrammet (med funktionerna kalkyl, diagram och register) som utnyttjade det grafiska gränssnittet. När sedan Microsoft lanserade den första Windows-versionen, så levererades den första Excel-versionen för PC. Fullt genomslag för Excel på Windowsplattformen fick man i och med lanseringen av Windows 3.0 år Därefter har Excel fått allt större marknadsandelar och är idag det dominerande kalkylprogrammet både för Windows och Macintosh. En OS/2-version togs fram för en del år sedan, men den har inte uppdaterats, utan man använder numera Windows-versioner även under OS/2. Microsoft Office Medan man tidigare köpte kalkylprogram, ordbehandlingsprogram etc. var för sig, så köper man idag vanligtvis kompletta programpaket. Excel ingår i Microsofts programpaket Microsoft Office (som även innehåller bland annat Word och PowerPoint) samt Microsoft Office Professional (som dessutom innehåller Access). Ett speciellt programpaket avsett för småföretag finns också. Där har PowerPoint bytts ut mot Publisher. DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs 7

8 Skärmbilder är hämtade från Excel 2010 körd under Windows 7, svensk eller engelsk version. Skärmbilderna blir något skiftande beroende på Windows-version. Förkunskaper Det förutsätts att du har kunskaper motsvarande grundkurs och gärna även fortsättningskurs i Excel. Läsning En genomgång av möjligheterna med olika funktioner etc. inleder vanligtvis kapitlen. är symbolen för ett läsavsnitt. Exempel Detaljerad genomgång av tillvägagångssätt görs med exempel. Dessa markeras med vidstående symbol. Övningsuppgifter De flesta kapitel innehåller dessutom övningsuppgifter avseende kapitlet. Lösningarna finns på disketten. utgör symbolen för övningsuppgifter. Tips Särskilt nyttig information markeras extra tydligt. är symbolen för tips. Huvuddelar Excel består av tre huvudfunktioner: kalkyl, diagram och databas (listor). Grund-, fortsättnings- och fördjupningskurs Grundkursen innehåller grundläggande kalkylering samt formatering, bildhantering och annan grundhantering av Excel. Fortsättningskursen är koncentrerad till avancerade beräkningar, diagram och mallar. Fördjupningskursen består av databashantering, pivottabeller, hantering av makro, integration med övriga Office-program m.m. Programmering En grundlig genomgång av makroprogrammering utgör en egen kurs. 8 DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs

9 Fillista Följande filer finns i övningsmappen: Bilar 1.xls Budget 1.xls Budget 2.xls Budget 3.xls Budget 4.xls Budget 5.xls Databas 1.xls Databas 2.xls Databas 3.xls Databas 4.xls Databas 5.xls Export AB.xls Export AB 1.xls Makro 1.xls Medlemmar1.xls Namn 1.xls Noodles 1.xls Noodles 2.xls Noodles 3.xls Noodles 4.xls Noodles 5.xls OM 1.xls Order 1.xls Order 2.xls Order 3.xls Order 4.xls Provres.xls Provresultat 1.xls Provresultat 2.xls Provresultat 3.xls Provresultat 4.xls Provresultat 5.xls Region 1.xls Region 2.xls Region 3.xls Region 4.xls Region 5.xls Region 6.xls Region 7.xls Region 8.xls Region 9.xls Svemall.xlt Sverige 1.xls Sverige 2.xls Sverige 3.xls Sverige 4.xls Sverige 5.xls Sverige8.xls Utskr01.xls Utskrift 2.xls DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs 9

10 Kompatibilitet Ett problem som kan uppkomma, när någon annan försöker öppna en arbetsbok, som du skrivit i Excel, kan vara att denne inte lyckas med detta. Anledningen till detta brukar vara, att du använder en senare version av programmet än den andre personen. Följande gäller beträffande de versioner som givits ut sedan början av 1990-talet: Microsoft Excel 5.0, som ingår i Microsoft Office 4.x för Windows 3.x Microsoft Excel 5.0, som ingår i Microsoft Office för Windows NT Microsoft Excel 7.0 (ofta kallat Excel 95), som ingår i Office 95 för Windows 95 Ovanstående programversioner sparar dokument i ett sådant filformat, att de går att öppna i valfri Excel-version. De går bra att öppna i senare versioner, men de kan inte öppnas i tidigare versioner. En mindre komplikation utgörs av att Excel 5.0 för Windows 3.x endast kan spara dokument med korta filnamn ( ABC enligt DOS-standard). Om man har skapat ett dokument med Excel 7.0 under Windows 95 och givit det namnet Övningsex. 7.xls, så kommer det att se ut som VNINGS~1.XLS, när det öppnas med Excel 5.0 för Windows 3.x. Microsoft Excel 97 som ingår i Office 97 för Windows Microsoft Excel 98 som ingår i Office 98 för Macintosh Microsoft Excel 2000 som ingår i Office 2000 för Windows Microsoft Excel 2001 som ingår i Office 2001 för Macintosh Microsoft Excel X som ingår i Office X för Macintosh Microsoft Excel 2002 som ingår i Office XP för Windows Microsoft Office Excel 2003 som ingår i Office 2003 för Windows Microsoft Office Excel 2004 som ingår i Office 2004 för Macintosh Ovanstående programversioner har gemensamt filformat som standardval, varför dokumenten kan öppnas i valfri Excel-version. Dessa versioner kan dessutom öppna dokument skapade i äldre Excel-versioner. Excel har ett helt nytt filformat som standard, nämligen ett XML-baserat. Det använder filtillägget.xlsx. Hur gör man då om man vill se till att en annan användare kan öppna ditt dokument? Lösning. Spara i den version som den andre använder. Välj Arkiv-menyn, Spara som. Om den andra använder någon av versionerna , så väljer du Excel arbetsbok. Om den andra använder en äldre version (eller inte använder Excel alls!), väljer du Andra format och markerar aktuellt filformat. Lägg märke till att du kan spara direkt i Adobe Acrobat PDF-format och HTML (för publicering på webben kan läsas direkt i webbläsare). 10 DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs

11 DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs 11

12 Plats för anteckningar 12 DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs

13 Databaser Skapa Du skriver in en databas på ett vanligt kalkylblad, men du bör endast ha en databas på varje kalkylblad. Databas (database) är Excels namn på något som dessutom ofta kallas lista, tabell, matris eller till och med tabellmatris. Register kan också vara en lämplig benämning ibland. Övningsuppgift Skriv in följande databas. Det ska vara formler i kolumn E (0,8 * Pris). Spara som MIN DATABAS. Kolumnen med Nr. innehåller löpnummer (1-15) och är formaterad med koden 0000 (högerklicka, välj Formatera celler Format Cells, fliken Tal - Number, kategori Anpassat - Custom) samt (ev.) vänsterjusterad! Radbrytningen i E1 åstadkommer du lättast med Alt+Enter efter exkl. Rubrikerna är centrerade vågrätt och lodrätt och formaterade med fet stil och Arial, 10 punkter. Om du vill, kan du nöja dig med att skriva in de första 2 posterna och sedan komplettera med de övriga efter det att du gått igenom avsnittet Redigera nedan. Lägg märke till att du kan skriva in priserna med formatering enligt figuren (dvs 2, mellanslag, 475, mellanslag, kr)! Fältnamn, Rubrik eller Etikett Fält Post Lösningsförslag: DATABAS 1.XLS i övningsmappen. Denna arbetsbok innehåller ett antal poster. DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs 13

14 Poster, fält och fältnamn Allmänt gäller att en databas består av poster (records - t.ex. artiklarna i listan ovan) fältnamn (field name - rubrikerna: namn, pris etc) och fält (field - varje cell som innehåller data som ingår i en post). Det finns dessutom en del regler för hur en databas ska se ut. 1. En av reglerna för databaser är att varje fältnamn måste vara unikt, dvs du ska inte använda samma fältnamn flera gånger. I så fall får du skilja dem åt som t.ex. Telefonnr1 och Telefonnr2. Du bör heller inte utelämna fältnamnet. 2. Hela fältnamnet måste finnas i samma cell. Om du tycker, att fältnamnet är för långt och därmed kolumnen blir alltför bred, så kan du skapa radbrytning i cellen. Ett annaat alternativ kan vara att ändra orientering av fältnamnet till vertikal. 3. Samla liknande uppgifter i samma kolumn och använd samma format för alla cellerna i en kolumn (undantaget översta raden). Du kan t.ex inte blanda olika valutor i samma kolumn. 4. Översta raden (rubrikraden) kan (och bör oftast) innehålla fältnamn, till exempel PERSONNUMMER, NAMN, TELEFONNR. 5. Raden med fältnamn kan med fördel (men måste inte!) formateras på ett annorlunda sätt, till exempel med större teckenstorlek, annat typsnitt eller fetstilt. 6. Om en kolumn innehåller formler, kommer kolumnen att sorteras på värdet och inte på själva formeln. 7. Databasen får inte innehålla några tomma rader eller kolumner, eftersom Excel då kommer att uppfatta detta som gräns mellan olika databaser. Däremot får enskilda fält lämnas tomma. 8. Det måste finnas minst en tom rad eller kolumn mellan databasen och eventuell övrig data på kalkylbladet. I annat fall kommer Excel automatiskt att lägga till raden eller kolumnen till din databas. 9. Tänk på att inte starta inmatning i en cell med mellanslag (space), eftersom detta påverkar sorteringen! Mellanslaget är också ett (osynligt) tecken. 10. I normalfallet bör du ha endast en databas på varje kalkylblad. Redigera En databas kan redigeras på två sätt. Antingen ändrar du i cellerna direkt på kalkylbladet på vanligt sätt och skriver till nya poster (rader) på den första tomma raden under databasen, eller så använder du ett dataformulär för redigering. I Excel 2007 finns inte detta formulär på någon verktygsgrupp, men det är enkelt att lägga till den i verktygsfältet Snabbåtkomst (Quick Qccess Toolbar - omedelbart till höger om Excelikonen). För att ta fram lägga till knappen för dataformuläret gör du så här: 1. Tryck på Arkiv-fliken (File). 2. Välj Verktygsfältet Snabbåtkomst (Quick Access Toolbar) 3. Ange: Välj kommandon från: Alla kommandon (Choose commands from: All Commands). 4. Klicka på knappen Formulär (Form) och därefter på Lägg till (Add). 5. Nu finns knappen i Snabbåtkomst (Quick Access) och du kan stänga dialogrutan. 14 DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs

15 Tryck sedan på knappen Formulär (Form) och följande dialogruta öppnas och första posten visas: För att redigera någonting i en post klickar du helt enkelt i den ruta som ska redigeras och ändrar på vanligt sätt. Du kan även använda tangentbordet för att hoppa mellan rutorna. TAB tar dig till nästa fält och SKIFT + TAB tar dig till fältet ovanför. Om du håller på med en redigering, men du vill ångra den innan du valt att gå till nästa post, så kan du använda knappen Återställ (Restore). Genom att klicka på knappen Sök nästa (Find Next) visas nästa post och med knappen Föregående (Find Prev) visas föregående post. Det totala antalet poster visas längst upp till höger. I formulärläget lägger du till en post genom att klicka på knappen Ny (New). En ny post läggs på detta sätt till sist i databasen. Med knappen Ta bort (Delete) kan du ta bort en post från databasen. När du fyllt i sista fältet på en ny post, så kan du trycka på Enter, så kommer en ny post att omedelbart kunna skrivas in. Det maximala antalet fält som kan visas i formulärläget är 32 st. Fältet näst längst ner i formuläret är beräknad med en formel, varför det värdet inte kan redigeras i formuläret. Formateringar och formler visas inte i formuläret. Det är således värden, som ska matas in här - oformaterade! DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs 15

16 Observera att du inte kan ändra befintliga fältnamn eller lägga till nya, när du arbetar i formulärläget. Lägg märke till att bladets namn visas i namnlisten till formuläret. Av detta skäl säger man ibland att databasen eller listan har detta namn. Om man har valt att lägga flera databaser på samma blad, så presenteras de i formulärläget under samma namn! Det kan vara ett skäl för att låta varje databas vara på ett eget blad. Om du tänker importera en Excel-databas till Access underlättas detta också av om det endast finns en databas på bladet. Lägg också märke till att det inte finns någon möjlighet att med hjälp av Excel skriva ut databasen när den visas i formulärläget! När du är klar med redigeringen i dataformuläret klickar du på knappen Stäng (Close) och kommer då tillbaka till kalkylbladet. Övningsuppgift Öppna dataformuläret. Ta reda på vilket program som ligger som post 10. Spara och stäng MIN DATABAS.XLS. Övningsuppgift Öppna DATABAS 1.XLS, som finns i övningsmappen. Lägg till följande post i dataformulärläget. Stäng sedan dataformuläret och spara arbetsboken under namnet DATABAS.XLS. Sortera Snabbsortering stigande (A till Ö resp. 0 till 99) eller fallande kan du göra genom att markera en cell i den kolumn du ska sortera efter och sedan trycka på någon av sorteringsknapparna i verktygsfältet Start (Home). Om du vill sortera efter flera sorteringsnycklar använder du istället metoden nedan. VARNING! Om du själv markerar ett område (istället för en enstaka cell), så kommer sorteringen att ske endast inom detta område i stället för hela databasen. Detta leder då till att databasen blir oanvändbar! Du varnas dock för detta med en dialogruta. 16 DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs

17 I gruppen Data finns kommandot Sortera... (Sort ). Detta kommando använder du om du vill sortera din databas med fler alternativ än dem som sorteringsknapparna ger. Gör så här: 1. Markera någon cell (obs: endast en cell!) i databasen (valfri kolumn). 2. Välj Sortera (Sort) i Data-gruppen. 3. I rutan Sortera efter (Sort by) anger du vilket fält du vill sortera efter (Excel fyller i det första fältnamnet automatiskt, men du kan naturligtvis ändra det). 4. Välj om sorteringen ska vara stigande (Ascending) eller fallande (Descending). 5. Om du vill sortera efter mer än en nyckel upprepar du punkt 3 och 4 på raden under. 6. Klicka på OK. Om någon cell i huvudsortertingskolumnen är tom, så kommer den att hamna sist oavsett det är stigande eller fallande sorteringsordning. För att säkerställa möjligheten att återgå till den ursprungliga sorteringen kan du lägga in en extra kolumn med ett löpnummer innan sorteringen gjorts. Någon automatisk indexering eller skapande av löpnummer finns inte i Excel. Om du tar bort markeringen vid Mina data har rubriker (My data has headers), så kommer rubrikraden (fältnamnet) att uppfattas som den första posten i databasen och således tas med i sorteringen! Om du, å andra sidan, inte använder några rubriker i en lista, så måste du naturligtvis se till att det inte finns bock i rutan, annars kommer den första posten att uppfattas som rubrikrad! Övningsuppgift Sortera databasen efter Programnamn. Övningsuppgift Sortera databasen med Programtyp som första sorteringsnyckel och Programnamn som andra sorteringsnyckel. DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs 17

18 Sortering efter kolumner Om din databas är organiserad på så sätt att fältnamnen finns i kolumn A och de olika posterna ligger kolumnvis från kolumn B (som på bilden), så går det att sortera den databasen också. I så fall ska du först markera databasen (förslagsvis med Ctrl+A) och sedan väljer du Data, Sortera, Alternativ, Sortera vänster till höger (Data, Sort, Options, Sort left to right). I denna sortering kan däremot Excel inte hantera fältnamn, varför det kan vara en god idé att dölja kolumnen med fältnamnen, innan du markerar databasen. Formuläret går heller inte att använda. Övningsuppgift 1. Fortsätt med din övningsfil DATABAS.XLS eller öppna DATABAS 1.XLS i övningsmappen. 2. Infoga ett nytt kalkylblad. 3. Döp det nya kalkylbladet till Sorteringsövning. 4. Markera hela databasen i bladet Programlista 5. Välj Kopiera (Copy). 6. Gå till bladet Sorteringsövning. 7. Markera A1 och välj Klistra in, Klistra in special (Paste, Paste Special ), bocka i rutan Transponera (Transpose) och OK. 8. Markera hela databasen utom kolumn A. (Alternativt: Dölj kolumn A). 9. Sortera vänster till höger (Sort left to right) med Rad 1 (Row 1) som första sorteringsordning. (Ta fram kolumn A) Efter att ha snyggat till kolumnbredder och justeringar, bör din databas se ut så här: Spara arbetsboken under samma namn. Ett lösningsförslag finns som DATABAS 2.XLS. Sök Sökning i kalkylbladsläge I kalkylbladsläget kan du ange ett sökvillkor. Gör så här: 1. Välj Start, Redigering, Sök och markera, Sök (Home, Find & Select, Find ) 2. Skriv in det ord du söker efter 3. Tryck Sök nästa (Find Next) 18 DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs

19 Alternativ: Du kan välja att sökfunktionen ska skilja mellan Excel och EXCEL genom att sätta en bock i rutan Matcha gemener/versaler (Match case). Om du bockar i rutan Matcha hela sökinnehållet (Match entire cell contents), så skulle du i exemplet hitta Excel men inte Excel 2007 I (Within) ger möjlighet att välja aktuellt Blad (Sheet) eller hela Arbetsboken (Workbook) Du kan också välja att söka Radvis (By Rows) eller Kolumnvis (By Columns). Sök i (Look in)-rutan har alternativen Formler (Formulas), Värden (Values) och Kommentarer (Comments). Om du först markerat en del av databasen, så kommer sökningen att inskränkas till just det området. Om du trycker på fliken Ersätt (Replace ) kommer du att kunna byta ut söktexten mot en annan. I detta läge kan du dessutom välja att byta alla förekomster av sökordet med knappen Ersätt alla (Replace All). Övningsuppgift Sök efter alla förekomster av Windows i databasen. Sökning i dataformulärläge I dataformulärläget kan du ange sökvillkor så att endast de poster som uppfyller villkoren visas. DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs 19

20 Gör så här: 1. Markera någon cell i databasen. 2. Klicka på Formulär (Form) i Verktygsfältet Snabbstart (Quick Access Toolbar). 3. Klicka på knappen Villkor (Criteria). 4. Skriv in de villkor i rutorna som du vill att posterna ska uppfylla. Du kan till exempel skriva in de första bokstäverna i ett textfält eller ett uttryck av typen <2500 (mindre än 2500) i ett numeriskt fält. 5. Klicka på knappen Formulär (Form). 6. Klicka på knappen Sök nästa (Find Next). Den första posten som uppfyller villkoren visas. Nu kan du bläddra med knapparna Sök nästa (Find Next) och Föregående (Find Prev) mellan de poster som uppfyller sökvillkoren. Övningsuppgift Använd formuläret för att undersöka om det finns säkerhetsprogram som kostar mindre än 500 kr. Ledtråd: Öppna Formulär (Form), välj Villkor (Criteria) och skriv in Säkerhet som Programtyp och <500 som Pris. Tryck därefter på Formulär (Form) och välj Sök nästa (Find Next). Jokertecken I angivandet av villkoren kan du använda de s.k. jokertecknen (Wild cards), exv. betyder D* alla poster där fältinnehållet börjar på bokstaven D i det angivna fältet. Asterisken (*) betyder flera tecken, hur många (även 0!) och vilka som helst. Det andra jokertecknet? betyder exakt ett tecken, vilket som helst. Fler jokertecken kan användas i sökningen. För att avsluta sökningen klickar du på knappen Villkor (Criteria) igen, raderar bort alla sökvillkor (knappen Återställ - Restore) och klickar på knappen Formulär (Form). Större och mindre än Följande tecken används vid sökvillkor. > Större än >= Större än eller lika med ( ) < Mindre än <= Mindre än eller lika med ( ) <> Skilt från (dvs ej, ) 20 DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs

21 Tabell Excel har en speciell tabellfunktion. Den får du, om du gör på följande sätt: Ställ markören i någon cell i den befintliga databasen. Välj Infoga, Tabell (Insert, Table). Acceptera standardvalen. Som du ser, har du fått en överskådlig och lättläst tabell med färgmarkeringar och listpilar bredvid fältnamnen. Välj Design, Verktyg, Konvertera till område (Tools, Convert to Range) om du önskar återgå till standardfunktion. Övningsuppgift Återställ föregående sökvillkor och sätt följande nya villkor: Programnamnet ska börja på bokstaven p Pris exkl moms ska vara större eller lika med 3000 kr. DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs 21

22 Filter När du valde Infoga, Tabell (Insert, Table) enligt föregående avsnitt, fick du bland annat en funktion som heter Filter, i tidigare versioner Autofilter (AutoFilter). Om du inte infogade tabell enligt föregående avsnitt, så kan du ändå få fram Filter enligt följande: 1. Markera någon cell i databasen. 2. Välj Data-fliken och klicka på Sortera och filtrera (Sort and filter), Filter. Till höger om varje fältnamn finns nu en listpil. När du klickar på listpilen kommer en lista upp där du bland annat kan välja vilka poster som ska visas. 3. Klicka på listpilen på det eller de fält du vill använda i filtreringen och välj lämpligt villkor. Övningsuppgift Se till så att DATABAS.XLS är öppen. Om du inte gjort tidigare uppgifter i det här kapitlet kan du öppna DATABAS 2.XLS i övningsmappen istället. Autofiltrera listan så att endast program från tillverkaren Microsoft visas. För att visa alla poster igen efter en autofiltrering gör du så här: 1. Markera någon cell i databasen. 2. Välj Data-fliken och klicka på Sortera och filtrera (Sort and filter), Ta bort (Clear). Om du väljer Markera allt (Select All) i varje filtermeny vid fältnamnen kommer också alla att visas, liksom om du väljer att avmarkera Filter i Data-menyn. Övningsuppgift Visa alla posterna i DATABAS.XLS med valfri metod. Du kan även anpassa ditt filtreringsvillkor genom att klicka på listpilen för det fält du vill använda i filtreringen och i listan välja Anpassa (Custom). I dialogrutan som kommer fram kan du välja 2 samtidiga villkor. Titta igenom listan över de olika jämförelseuttrycken! Du finner t.ex. "är större än" (is greater than), "börjar med" (begins with) och "innehåller" (contains). 22 DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs

23 Ett anpassat filter som visar alla poster där Pris är större än 2000, men mindre än Du kan också välja att exempelvis posterna med de 10 högsta värdena visas. Där kan t.ex. även de 5 lägsta värdena (eller procenten!) visas! Jokertecknen (? och *) kan också användas, exempelvis betyder M* alla poster där fältet inleds med bokstaven M, medan M? betyder alla poster med två tecken varav det första är M. Lägg märke till betydelsen av OCH (AND) resp. ELLER (OR) i det anpassade autofiltret. Det är s.k. logiskt OCH, vilket innebär att sökvillkoren på båda raderna måste vara uppfyllda för att posten ska komma med i urvalet. Det logiska ELLER betyder att det räcker om ett av villkoren är uppfyllda! När du har gjort en filtrering visas filtersymbolen vid fältnamnet. DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs 23

24 Om du utför en beräkning med en filtrerad lista, så kommer endast de synliga posterna att tas med. Detsamma gäller utskrift. Autofiltret stänger du av genom att åter välja Data, Filter. Övningsuppgift 1. Filtrera så att alla program av programtypen Kontorspaket som har ett Pris som är mindre än 5000 kr visas. 2. Spara och stäng. Övningsuppgift 1. Öppna BILAR 1.XLS i övningsmappen. 2. Välj bladet Databas. 3. Sortera registret efter Bilmärke (i första hand) och Årsmodell (i andra hand). Övningsuppgift 1. Filtrera listan med autofilter så att endast Volvo 740 visas. 2. Lägg märke till informationen i Statusfältet längst ner. 3. Återställ, filtrera därefter på så sätt att alla bilar av märket Ford (oavsett modell) som är av årsmodell 1990 eller nyare visas. 4. Återställ listan så att alla poster visas igen. Övningsuppgift 1. Filtrera fram de bilar vars Utpris ligger mellan och Återställ listan. Övningsuppgift 1. Filtrera fram alla bilar vars färg är Röd eller någon variant av röd (Mörkröd, Röd metallic). 2. Återställ listan. Övningsuppgift 1. Lägg till posten Rolls Royce Silver Shadow genom att använda formuläret. Övriga värden är valfria. 2. Kontrollera att posten hamnar sist. 3. Spara registret och stäng det. 24 DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs

25 Mer om databaser Delsummor I en lista önskar man ofta att kunna erhålla delsummeringar. För att åstadkomma detta utför man följande steg: Sortera det fält (kolumn) som ska styra delsummeringen så att de olika posterna (raderna) som ska ingå i delsummeringen står under varandra. En (valfri) cell i databasen ska vara markerad. Databsen ska vara i läget Område (inte i läget Tabell). Kommandot för detta finns här: Design, Verktyg (Tools), Konvertera till område (Convert to Range). Exempel 1. Öppna filen DATABAS.XLS (eller DATABAS 2.XLS). 2. Sortera dokumentet efter Leverantör. 3. Välj Tabellverktyg (Table Tools), Design, Verktyg (Tools), Konvertera till område (Convert to Range) 4. Välj Delsumma (Subtotal) i Data-gruppen. 5. Välj fältet Leverantör i listan Vid varje förändring i (At each change in) 6. I Använd funktion (Use function) väljer du Summa (Sum). 7. Markera de/det fält som ska summeras i listan Lägg till delsumma för (Add subtotal to). DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs 25

26 8. Markera de alternativ du önskar i nedre delen av dialogrutan (Summering nedanför data Summary below data - är standard men prova gärna att ta bort bocken). När du genomfört ovanstående ska du ta bort delsummeringarna. Det gör du genom att välja Data, Delsumma, Ta bort alla (Data, Subtotal, Remove All). Stäng filen utan att spara. Dispositionssymbolerna Siffrorna antyder detaljeringsnivån för listan. Knapp 1 visar Total för hela listan Knapp 2 visar Delsummor Knapp 3 visar Detaljdata Minusknappen döljer detaljdata, medan plusknappen visar detaljdata för angivet listområde. Genom att klicka på dispositionssymbolerna har du möjlighet att visa resp. dölja de delsummor du önskar. På detta sätt kan du t.ex. välja att visa totaler för samtliga tillverkare och dessutom detaljerna för en eller flera av dem. Autodisposition Samtidigt med delsummeringen skapades en disposition. Om du har en tabell som redan är klar med delsummeringar (eller någon annan matematisk bearbetning) kan du skapa en disposition med Data, Disposition (Outline), Gruppera (Group and Outline), Autodisposition (Auto Outline). 26 DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs

27 Konsolidering Om du önskar sammanställa data från flera kalkylblad, så väljer du Data, Dataverktyg (Data Tools), Konsolidera (Consolidate). I sin grundfunktion används 3Dreferenser, men det går också att konsolidera efter position om alla källområden är ordnade i identisk ordning. Den tredje metoden går ut på att en uppsättning kalkylblad har samma fältnamn (etiketter), men data är ordnade på olika sätt. Övningsuppgift Öppna övningsfilerna MALMÖ.XLS, KRISTIANSTAD.XLS och HELSINGBORG.XLS. De innehåller försäljningsdata per skobutik med ett blad i varje arbetsbok. Du önskar nu samla alla butiksdata i en gemensam lista. Skapa en ny arbetsbok som du lämpligen döper till Konsoliderad. Välj sedan Data, Konsolidera (Consolidate), acceptera Funktion: Summa (Function: Sum) och välj sedan att trycka på knappen för Minimera dialogruta (knappen med den röda pilen). Välj därefter arbetsboken Malmö och markera området A4:M8. Efter att ha tryckt Maximera dialogruta (återigen knappen med den röda pilen), så väljer du Lägg till (Add). Upprepa detta för övriga arbetsböcker (uppmärksamma att det är olika många rader/kolumner i de olika arbetsböckerna, vilket gör att de ska ha individuella markeringar!). Markera därefter att du önskar använda etiketter (labels) både i översta raden (top row) och vänstra kolumnen (left column). Välj gärna att skapa länkar till källdata (Create links to source data), så kommer uppdateringar på bladen att slå igenom på arbetsboken Konsoliderad. Bekräfta med OK och spara filen. DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs 27

28 Lösningsförslag Konsoliderad 1.XLS. Observera, att det är filnamnet som anges som Helsingborg, Kristianstad etc! Bladnamnet utelämnas. Avancerat filter Om du behöver göra en filtrering där Autofilter inte har tillräcklig funktionalitet, så finns funktionen Avancerat filter att tillgå. Den nås under Data, Sortera och Filtrera (Sort & Filter), Avancerat (Advanced). Först ska du skapa ett villkorsområde (Criteria range). Detta kan ligga på samma blad som listan eller (ännu hellre) på ett separat blad. Villkorsområdet består av de fältnamn som ingår i villkoret samt filterparametrarna. (Se exempel i övningsuppgiften nedan.) Du kopierar lämpligen över fältnamnen till ett eget kalkylblad. På detta sätt säkerställer du att stavningen (inkl mellanslag) blir rätt. De olika filterparametrarna skrivs sedan in på varsin rad. Om det gäller villkor av typen större än och mindre än, som samtidigt ska gälla, får man dubblera fältnamnen, så att villkoren kan anges på samma rad. Därefter går du tillbaka till databasen och markerar en cell i den, väljer sedan Avancerat fitler enligt ovan. Programmet föreslår Listområde (List range). Kontrollera att detta stämmer (det är naturligtvis din databas som avses). 28 DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs

29 Sedan ska villkorsområdet markeras. Detta gör du enklast genom att klicka på knappen med det röda pilen till höger om fältet, klickar på fliken till det blad som innehåller villkorsområdet, markerar upp området (fältnamn och villkor), återställer dialogrutan (genom att trycka på knappen med den röda pilen). Om du har givit villkorsområdet ett namn, så kan du förstås använda det. Du återkommer då till dialogrutan, där du bekräftar dina val med OK. Som framgår av dialogrutan kan du välja mellan att filtrera listan på plats (som vid Autofilter) eller kopiera den till en annan plats, som dock måste vara på samma blad som listan! Om du väljer det senare alternativet, är det viktigt att känna till att alla celler nedanför den inkopierade listan kommer att tömmas! Om man väljer att filtrera listan till annan plats kan man välja att endast vissa fält ska tas med! Det gör man genom att klistra in fältnamnen på önskad plats och sedan välja det cellområde som innehåller fältnamnen i rutan Kopiera till (Copy to). Vid kopiering till annan plats tas formlerna bort och ersätts av värden! Dubbletter Om man önskar sortera bort dubblettposter ska man bocka för Enbart unika poster (Unique records only). Dubblettposter är sådana poster som förekommer mer än en gång i databasen. Under Data-fliken, Dataverktyg (Data tools) finns också en knapp Ta bort dubbletter (Remove Duplicates). Övningsuppgift Gör en filtrering av DATABAS 1.XLS, så att endast Adobes produkter som är billigare än kr och Microsofts produkter, som kostar mellan 2000 och 4000 kr, visas. Man använder samma tecken för större och mindre än som används vid sökning i Formulär (Form). Markera gärna villkoren (A1:C3) och ge den namnet AM (förslagsvis genom att klicka i fältet Namnruta (Name box) och skriva in namnet, som måste bekräftas av ENTER), så kan du använda det namnet, när du fyller i inmatningsformuläret i det avancerade filtret. Lösningsförslag finns som DATABAS 3.XLS. När namnet ska skrivas in, kan du trycka på F3, så visas namnen! Behöver du redigera dina namn väljer du Formler, Namnhanteraren (Formulas, Name Manager). Övningsuppgift Gör en filtrering av BILAR 1.XLS, så att endast blå och svarta Volvo och Saab som gått mindre än km visas. DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs 29

30 Statistik Namn Det finns funktioner för beräkning av t.ex. antal poster, medelvärden, maximivärden osv. När man använder dessa funktioner, är det praktiskt att använda Namn i stället för traditionella cellreferenser. Namn skapas automatiskt av Excel om du följt reglera för databaser. Funktioner Under funktionskategorin Statistik (Statistical) finns bland annat följande funktioner: Antal - räknar hur många tal som finns bland argumenten. Exempel: =ANTAL(B3:B10) (COUNT). Max - Beräknar det maximala värdet i en lista av argument. Exempel: =MAX(B3:B10). Medel - Beräknar medelvärdet av argumenten. Exempel: =MEDEL(B3:B10) (AVERAGE). Min - Beräknar det minsta värdet i en lista av argument. Exempel: =MIN(B3:B10). Median - Beräknar medianvärdet (det mittersta värdet ) i en lista av argument. Exempel: =MEDIAN(B3:B10). Vid jämnt antal värden gäller medelvärdet av de två mittersta värdena. Med hjälp av Formler, Infoga funktion (Formulas. Insert Function) väljer du önskad funktion och kompletterar med lämpligt argument (dvs. cellområden eller namn enligt ovan). Namnen kommer du åt genom att välja Formler, Namnhanteraren (Formulas, Name Manager). Naturligtvis kan du lika gärna skriva in namnen manuellt. Flera av funktionerna kan du också nå via nedrullningstriangeln bredvid Summa (Sum)- knappen. Övningsuppgift Beräkna antal program, maxpriset, minpriset, medelpriset och medianpriset för programmen i DATABAS 1.XLS. Använd Infoga funktion. Tänk på att dessa formler bör ligga på eget blad eller med tom rad eller kolumn mellan sig och databasen! Ledtrådar: Lämpliga funktioner är ANTAL (COUNT), MAX, MIN, MEDEL (AVERAGE) och MEDIAN. I samtliga fall kan namnet Pris användas. Alternativt kan naturligtvis cellområdet med värdena markeras upp. Lösningsförslag finns som DATABAS 4.XLS. Ett medianvärde är det värde i en lista som har lika många mindre som större värden. Om antalet värden är jämnt är medianvärdet lika med medelvärdet av de två mittvärdena. Andra intressanta statistiska funktioner är ANTALV (COUNTA), som räknar antalet icke-tomma celler i området (ANTAL - COUNT räknar endast celler som innehåller värden!), ANTAL.OM (COUNT.IF), som räknar celler som uppfyller visst villkor och ANTAL.TOMMA (COUNTBLANK), som räknar just antalet tomma celler i området. 30 DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs

31 Anpassad sortering Det är möjligt att skapa egna sorteringsnycklar. På detta sätt kan du exempelvis sortera en personallista efter avdelning (där alltså avdelningarna inte nödvändigtvis kommer i bokstavsordning). Dessa egna sorteringsnycklar kan endast användas som första sorteringsnyckel och nås via Data, Sortera (Sort ), Ordna (Order), Anpassad lista (Custom List ). Som standard finns sådana nycklar (listor) för månad och veckodag. Du skapar nya i Arkiv, Alternativ, Avancerat, Redigera anpassade listor (File, Options, Advanced, Edit Custom Lists). Du skriver in listelementen i den högra rutan och trycker Enter efter varje element. Om det är flera anpassade listor som ska skrivas in, så ska du trycka Lägg till (Add) efter varje. Avsluta med OK. Som du ser kan man också importera en lista som redan finns i ett kalkylark. Övningsuppgift Använd DATABAS 1.XLS. Skapa en egen sorteringsordning: Microsoft, Adobe, Corel, McAfee, Norton, F-Secure, FileMaker, Borland. Sortera sedan listan med Leverantör som första sorteringsnyckel med användande av den anpassade listan och med Programnamn som andra sorteringsordning. DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs 31

32 Tips: Välj Data, Sortera (Sort). Sortera först efter Leverantör och sedan efter Programnamn. Välj sedan Ordna, Anpassad lista (Order, Custom list) markera vilken lista som ska vara första nyckelns sorteringsordning. Överkurs: Prova att skapa en utsökning från databasen, så att du får en lista med ovanstående namn i. Tips: Låt databasen vara sorterad i nummerordning, använd därefter Avancerat filter och markera Endast unika poster. Som listområde anger du endast kolumnen som innehåller namnen. Något villkorsområde behöver däremot inte anges. Lösningsförslag finns som DATABAS 5.XLS. Dataverifiering Ett starkt verktyg i Excel är Dataverifiering (Data Validation). Med detta verktyg kan man definiera vilka celldata som är giltiga. Egentligen borde det hela Datavalidering, vilket motsvarar den engelska benämningen. Med denna funktion kan du styra vilka inmatningar som ska tillåtas i enskilda celler eller områden. Exempel Vår uppgift är att säkerställa att den inmatning som görs i en cell i vår DATABAS 1.XLS endast tillåts inom området 800 till kr (Pris). Gör så här: 1. Markera den cell (eller de celler) som verifieras. 2. Välj Data, Dataverifiering (Data Validation ) 3. Ange inställningar enligt figur. ( Hela nummer är en ovanlig översättning av Whole number, dvs heltal) 32 DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs

33 4. Klicka på fliken Indatameddelande (Input Message) 5. Skriv in rubrik och indatameddelande enligt figur! 6. Välj Felmeddelande (Error Alert) och komplettera enligt figur. DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs 33

34 7. Prova! Väljer du ett ogiltigt värde kommer följande felmeddelande: En annan användbar funktion är möjligheten att skapa en nedrullningslista, där den som kompletterar en databas styrs till att använda vissa fördefinierade alternativ. Exempel Vi ska nu se till att den som fyller i databasen (i tabelläge) endast kan fylla i de leverantörsnamn som finns specificerade av dig. Börja med att skapa listan. Den måste ligga på samma blad som databasen, men det måste finnas minst en tom kolumn (eller rad) mellan listan och databasen! Om du gjorde överkursuppgiften här ovan, så finns listan redan. Markera sedan hela det tabellområde som ska omfattas av dataverifieringen. I den aktuella databasen markerar du B2:B DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs

35 (enklast genom att markera B2 och sedan hålla Shift+Ctrl nedtryckta när du trycker på Pil ner eventuellt får du trycka två gånger) och sedan väljer du Data, Dataverifiering (Data Validation). (På detta sätt säkerställer du att alla framtida inmatningar i kolumnen kommer att omfattas av dataverifieringen.) Under inställningar väljer du Tillåt, Lista (Allow, List) och sedan i Källa (Source) anges den nyss inskrivna listan. Om du inte önskar att listan ska synas, så kan du välja att dölja den kolumnen. När du sedan markerar en cell i aktuell kolumn, så kommer en listpil att synas bredvid cellen. När du klickar på pilen kommer listan att fällas ut, så att du kan välja bland aktuella leverantörer. Dataverifiering fungerar numera (nya versioner) samtidigt med att du använder Dataformulär! Dock visas inte nedrullningslistan. Dessutom kan numera listan vara på ett annat blad än databasen. Mer om formatering av tecken Bland de många funktioner som finns för att tydliggöra databaser kan nämnas möjligheten att låta negativa tal automatiskt visas med röd färg. Denna funktion finner du i Start, Tecken (Home, Font), där du kan välja någon av de rödfärgade alternativen. Ytterligare avancerade möjligheter kan den intresserade finna under Start (Home), Format, Villkorsstyrd formatering (Conditional Formatting ) Här kan du t.ex. välja, att värden inom ett visst område visas med avvikande formatering. Det finns också flera olika ikonuppsättningar, som kan aktiveras för att förtydliga värden. Övningsuppgift Öppna filen NOODLES.XLS (eller NOODLES 5.XLS från övningsmappen). Gå till bladet Differens. Markera alla värden, dvs. B4:F8 och se till att negativa tal visas med röd text. DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs 35

36 Låsa fönsterrutor När en databas överskrider en skärmsida, så kommer ju fältnamnen att försvinna, när du tittar på poster långt ner i tabellen. Detta går att åtgärda på följande sätt. Markera det första fältet i den första posten. Välj därefter Visa, Fönster, Lås fönsterrutor (View, Windows, Freeze Panes). Därvid kommer raderna ovanför första posten att visas trots att du går längre ned i tabellen. För att ta bort detta väljs Visa, Fönster, Lås upp fönsterrutor (Windows, Unfreeze Panes). Om du önskar att både rubrikerna och fältet längst till vänster ska visas när du navigerar i din databas (gäller databaser med fler fält än som ryms på skärmen samtidigt), så kan du markera det andra fältet i den första posten och därefter välja Visa, Fönster, Lås fönsterrutor (View, Windows, Freeze Panes). Dölja kolumner eller rader Ibland kan du ha behov att dölja en kolumn eller rad. Du kan i så fall markera kolumnen eller raden och därefter högerklicka och välja Dölj (Hide). När du sedan önskar visa dem igen markerar du kolumnerna resp. raderna närmast före och efter (alternativt markerar du hela bladet) och högerklickar på etiketten och väljer Ta fram (Unhide). Dela fönster Ibland vill du kunna dela skärmbilden i flera fönster, t.ex. för att kunna ha sista raden i en tabell (som kanske innehåller totalvärden) synlig samtidigt som du ändrar värden eller infogar nya rader. Detta kan du åstadkomma genom att välja Visa, Fönster, Dela (View, Window, Split). Fönstret delas därvid upp i 2-4 delar, beroende på hur kalkylbladet är markerat. Därefter justerar du fönsterdelningen efter eget val genom att dra i avgränsningslinjerna mellan fönstren. Delningen tas bort genom att välja Visa, Fönster, Ta bort delning (View, Window, Remove Split). Bevakningsfönster Med Excel 2002 kom Bevakningsfönster (Watch Window). Genom att ta fram detta verktygsfält (Formler, Formelgranskning, Bevakningsfönster (Formulas, Formula Auditing, Watch Windows) kan man därefter markera de celler man önskar bevaka i arbetsboken. Dölj blad Genom att högerklicka på aktuellt blad och välja Dölj (Hide), kan du dölja markerade blad. De tas fram igen genom högerklickning och Ta fram (Unhide). 36 DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs

37 Avancerade funktioner Leta upp och referens LETARAD En funktion som t.ex. passar, när du ska slå upp (look up) priser i en prislista för att fylla i en ordersedel, är LETARAD (VLOOKUP). I tidigare versioner av Excel 2010 kallades den här funktionen VTSÖK. Du finner den med hjälp av guiden Infoga funktion (Insert Function) i kategorin Leta upp och referens (Lookup & Reference). Letauppvärde (Lookup_value): ange den cell där du skrivit in det värde (exv. Artikelnummer) som ska slås upp i listan. Tabellmatris (Table_array): ange listans (som värdena står i) område (exklusive fältnamn). DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs 37

38 Kolumnindex (Col_index_num): kolumnnumret räknat från vänster i det angiva listområdet. Ungefärlig (Range_lookup): ange FALSKT (FALSE) eller 0 (noll) om listan är osorterad efter första kolumnen. Om den är sorterad kan SANT (TRUE) eller 1 (ett) anges (eller uppgiften utelämnas). Vid FALSKT kommer endast exakta träffar att användas. Övningsuppgift Öppna DATABAS1.XLS och gör en enkel beställningsblankett på ett separat blad, där man ska fylla i antal produkter och artikelnummer, varvid blanketten ska ta fram tillverkare, program, programtyp och styckepris exkl. moms. Blanketten ska vidare räkna fram totalt pris exkl. moms per orderrad. Lösningsförslag finns i DATABAS5.XLS. Övningsuppgift I övningsfilen PROVRES.XLS finns provresultaten uppräknade för eleverna i en klass. Använd LETARAD- (VLOOKUP-) funktionen för att beräkna betygen, där 0-10 ger betyget IG, betyget G, betyget VG, 31 och däröver ges betyget MVG. Tips: Gör en tabell någonstans på kalkylbladet eller på ett annat blad enligt följande: Ge den gärna ett namn (t.ex. Betygsgränser - på det sättet blir cellreferenserna automatiskt absoluta!). Glöm inte att markera den cell där resultatet ska visas. Använd LETARAD (VLOOKUP) enligt ovan. Letauppvärdet (Lookup value) är det första resultatet på resultatlistan. Tabell är listan med betygskriterierna som du eventuellt nyss gav ett namn. Kolumnindex ska ha värdet 2, eftersom betyget står i kolumn två. Eftersom listan med betygskriterier är sorterad behöver du inte fylla i något vid Ungefärlig (Range_lookup). 38 DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs

39 I många andra fall måste matchningen vara exakt, t.ex. om uppslag ska ske från en kundlista med kundnummer. I detta fall ska du skriva Falskt (False) vid Ungefärlig (Criteria_range)! Det räcker att skapa en korrekt formel i C4. Den kan sedan autofyllas nedåt! Gör det gärna genom att dubbelklicka på fyllningshandtaget. Lösningsförslag finns som PROVRESULTAT 1.XLS. En liknande funktion är LETAKOLUMN (HLOOKUP), som givetvis söker värden kolumnvis. Funktionen heter i vissa Excel-versioner HTSÖK. Logisk I den här funktionskategorin finns bland annat funktionen Om. OM OM (IF) - Returnerar ett värde om logisk_test beräknas till SANT (TRUE) och ett annat värde om det beräknas till FALSKT (FALSE). Syntax: =OM(logisk_test; värde_om_sant; värde_om_falskt) =IF(logical_test;value_if_true;value_if_false) Logisk_test är ett värde eller ett uttryck som kan beräknas till SANT eller FALSKT. Värde_om_sant är det värde som returneras om logisk_test är SANT. Om logisk_test har värdet SANT och värde_om_sant utelämnas returneras SANT. Värde_om_falskt är det värde som returneras om logisk_test är FALSKT. Om logisk_test har värdet FALSKT och värde_om_falskt utelämnas returneras FALSKT. Följande formel jämför värdet i cell B3 med värdet i cell C3. Om B3 är större än C3 returneras Över budget, annars returneras OK. =OM(B3>C3;"Över budget";"ok"). Man kan dessutom låta en ny OM-sats starta vid SANT eller FALSKT och på detta sätt låta programmet pröva flera villkor. =OM(B3>C3;"Över budget";om(b3>c3/2;"ok";"dåligt!")) Övningsuppgift Skapa en uppställning enligt bilden. Kommentaren ska fyllas i med hjälp av en OM-sats, där villkoren framgår av den högra bilden. Lägg gärna kommentarslistan på ett eget blad. Ett lösningsförslag finns i övningsmappen som OM1.XLS. DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs 39

40 Övningsuppgift överkurs! Som tidigare nämnts, så finns i övningsfilen PROVRESULTAT.XLS uppräknat provresultaten för eleverna i en klass. Använd denna gång OM (IF)-funktionen för att beräkna betygen, där 0-10 ger betyget U, betyget G, betyget VG, 31 och däröver betyget MVG. Tips: I denna uppgift är det troligen enklare att själv skriva in formeln än att använda guiden Infoga funktion (Insert Function). Lösningsförslag finns som PROVRESULTAT 2.XLS i övningsmappen. Andra logiska funktioner är OCH (AND), som returnerar SANT (TRUE) om alla argument är sanna och FALSKT (FALSE) om alla argument är falska. ELLER (OR), som returnera SANT om något argument är sant, annars FALSKT FALSKT (ISERROR), som returnerar värdet FALSKT. Övningsuppgift En import av en fil från ett minidatorbaserat ekonomisystem har givit nedanstående resultat: I kolumnen belopp ska således värde inkl tecken skapas. Lösning: 40 DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs

41 Tid IDAG() (TODAY) returnerar dagens datum i Excel-format. NU() (NOW) returnerar även tiden. DAG (DAY) returnerar en dag (1 till 31) i en månad. Argumentet relaterar till ett tal som representerar ett datum. Excel representerar dagar som nummerserie på följande sätt: Dag 1 är , dag 2 är osv. På detta sätt kan Excel också beräkna antal dagar mellan två datum. MÅNAD (MONTH) returnerar månadsnummer (1 till 12) baserat på Excels nummerserie. ÅR (YEAR) returnerar året ( ) som ett heltal baserat på nummerserien. Räkna med tid 1. Hur många dagar är det mellan och I tidigare versioner visades svaret som ett datum! Detta beror på att varje dag har ett unikt tal enligt ovan i kombination med den automatiska formateringen som gör att även resultatet tolkas som datum. Detta åtgärdas lätt genom att t.ex. välja Start, Radera, Format (Home, Clear, Clear Formats). 2. Hur länge har en patient varit inlagd? Inskrivning kl 10 och utskrivning kl 8:30. För att få ett vettigt format på resultatcellen kan du skapa ett anpassat cellformat D \da\g t \ti\m m \mi\n. Resultatet blir Ovanstående fungerar dock endast om tiden är mindre än en månad. I annat fall får du ta till metoden här bredvid: Funktionen AVRUNDA (ROUND) hör till kategorin Matematiska och trigonometriska funktioner. Argumenten är cellreferensen samt antal decimaler standard är 0. Exemplet finns i övningsmappen som Tid.xls. Databas DANTALV Räknar alla fyllda celler i en list- eller databaskolumn, vars innehåll matchar de villkor som du anger. Syntaxen är följande: DANTALV (DCOUNTA) (databas;fält;villkorsområde database;field;criteria) Databasen kan definieras med cellreferenser eller namn. Fältet anges med kolumnens position i listan (kolumn 1 ger värdet 1 etc) alternativt (nyhet från Excel 97) fältnamnet inom citationstecken ("Resultat") eller den absoluta cellreferensen för fältnamnet ($C$3). Villkorsområdet anges på motsvarande sätt som vid avancerat filter. För att räkna hur många i klassen som erhållit respektive betyg kan man således använda funktionen DANTALV (DCOUNTA). DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs 41

42 Övningsuppgift Beräkna antalet utdelade betyg med uppställning enligt nedan! Ge databasen namnet Prov och använd detta i funktionen. Tips: Villkorsområdet är G9:G10 för formeln i G11. Autofyll den sedan. Lösningsförslag finns i filen PROVRESULTAT 3.XLS. Övningsuppgift Fortsätt med filen PROVRESULTAT 3.XLS. Infoga en kolumn omedelbart till höger om Elev. Fältnamnet ska vara Kön. Ange sedan med F resp P om eleven är flicka eller pojke. Lägg sedan till, under statistiken i övningsbladet ovan, de nödvändiga villkorsområdena, dvs Kön P resp Kön F i analogi med betygsstatistiken. Beräkna sedan med DANTALV (DCOUNTA) hur många flickor respektive pojkar som finns i klassen. Lösningsförslag finns på övningsdisketten som PROVRESULTAT 4.XLS. 42 DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs

43 DANTAL Funktionen räknar alla celler i en kolumn i en lista eller databas med värden som matchar villkoren du anger. DANTAL (DCOUNT) kan således endast användas till numeriska värden. Syntaxen är densamma som för DANTALV (DCOUNTA). DHÄMTA Databasfunktionen DHÄMTA (DGET) tar fram ett värde från en kolumn eller databas som matchar de villkor du anger. Den har motsvarande syntax som DANTALV (DCOUNTA). Om det inte finns någon post som matchar villkoret returneras felvärdet #Värdefel!, och om det finns flera poster som matchar villkoret returneras felvärdet #Ogiltigt! DSUMMA Funktionen adderar de tal i en kolumn i en lista eller databas som matchar de villkor som du anger. Syntax: DSUMMA (DSUM) (databas;fält;villkorsområde) (database;field,criteria range) På motsvarande sätt finns databasfunktionerna DMIN och DMAX. Övningsuppgift Du ska använda DSUMMA (DSUM) för att räkna ut den totala summan du köpt Microsoft-produkter för. Det är således DATABAS 1.XLS, som ska användas. Skapa ett nytt villkorsblad, till vilket du kopierar in fältnamnet Leverantör och därunder skriver (eller kopierar) in Microsoft. Välj därefter Infoga funktion (Insert Function) och välj DSUMMA (DSUM). Vid databas markeras givetvis aktuell databas, vid fält markeras antingen cellen med fältnamnet Pris exkl moms eller anges kolumnnumret (5). Villkorsområdet markeras därefter på villkorsbladet. DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs 43

44 Text De viktigaste textfunktionerna är: TEXT konverterar ett värde till en text i ett specifikt format. INITIAL (PROPER) ändrar första bokstaven i en textsträng till versal. VERSAL (i vissa versioner: STORA) (UPPER) ändrar hela textsträngen till versaler. GEMENER (i vissa versioner: SMÅ) (LOWER) ändrar textsträngen till gemener. SAMMANFOGA (CONCATENATE) slår samman angivna textsträngar. VÄNSTER (LEFT) väljer tecken (även siffror) från vänster, standardantal är 1. HÖGER (RIGHT) väljer på motsvarande sätt tecken från höger. EXTEXT (i vissa versioner: MITT) (MID) väljer det antal tecken du anger från den position du anger. Övningsuppgift I en ny arbetsbok kan du skriva in en namnlista i stil med Algot Andersson Almstigen Almtuna Bengt Birgersson Bostigen Båstad Varje uppgift står i varsin kolumn, men ska omvandlas så att en kolumn innehåller förnamn och efternamn, nästa kolumn innehåller gatuadress och den sista kolumnen innehåller postnummer + ort. En kolumn ska innehålla initialerna. Lösning: Välj att gå till nästa blad. I första kolumnen använder du Infoga funktion (Insert Function) och väljer där Funktionskategori (Category) Text, funktionen Sammanfoga (Concatenate). Det första argumentet blir cellreferensen för det första förnamnet. Det andra argumentet blir (dvs. citattecken, mellanslag, citattecken) och det tredje argumentet blir cellreferensen för efternamnet. Den andra kolumnen hämtar förstås värdet direkt från motsvarande cell i det första bladet. Den tredje kolumnen skapas på motsvarande sätt som namnen. Posten uppskattar dock om du lägger in dubbelt mellanslag mellan postnumret och orten. Inititalerna får du genom att använda funktionen SAMMANFOGA (CONCATENATE) i kombination med VÄNSTER (LEFT) för förnamn och efternamn. I övningsmappen finns lösningen som TEXT.XLS. Ännu enklare blir det förstås, om du använder fältnamn (kalla den första kolumnen för FÖRNAMN, den andra EFTERNAMN osv). Lösningsfilen är gjord med den metoden. Finans När du jobbar med funktionerna i kategorin Finans (Financial) gäller allmänt att om en betalning sker per månad, så måste du även ange periodantalet i månader och räntan måste anges som en månadsränta. Alla belopp som ska betalas (utgifter) anges med ett negativt värde. Här följer en förklaring av några av Finans-funktionerna: AMORT AMORT (PPMT) - Returnerar amorteringsdelen av en betalning för en viss period av ett annuitetslån, baserat på periodiska, fasta betalningar och en fast ränta. 44 DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs

45 Syntax: =AMORT(ränta; period; periodantal; nuvärde; slutvärde; typ) =PPMT(rate;per;nper;pv;fv) Ränta är räntan per period. Period anger perioden som måste vara i intervallet 1 till periodantal. Periodantal är det totala antalet betalningsperioder i en annuitet. Nuvärde är det nuvarande värdet, dvs nuvärdet av ett antal framtida betalningar. Slutvärde är det värde eller saldo som önskas när den sista betalningen har gjorts. Om slutvärde utelämnas antas argumentet vara 0 (framtida värdet av ett lån är t ex 0). Typ är 0 eller 1 och anger när betalningarna ska göras. Typ 0 eller utelämnat är om betalning ska göras i slutet av perioden och typ 1 om betalningen ska göras i början av perioden. Övningsuppgift Följande formel returnerar den första månadens amortering för ett tvåårigt lån på kr och en årlig ränta på 10%: =AMORT(10%/12; 1; 24; 20000) BETALNING BETALNING (i vissa versioner: AVBET) (PMT) - Returnerar den periodiska betalningen för ett annuitetslån, baserat på fasta betalningar och en fast ränta. Syntax: =BETALNING (ränta; periodantal; nuvärde; slutvärde; typ) =PMT(rate;nper;pv;fv;type) Övningsuppgift Följande formel returnerar de månatliga betalningarna för ett lån på kr med en årlig ränta på 8% som du måste betala på 10 månader: =AVBET (8%/12; 10; ) Anta att du vill spara kr på 18 år genom att spara en fast summa varje månad. Om du räknar med att få 6% i ränta på besparingarna kan du använda BETALNING för att avgöra hur mycket du behöver spara varje månad: =AVBET (6%/12; 18*12; 0; ) SLUTVÄRDE SLUTVÄRDE (FV) - Beräknar det framtida värdet av en investering baserat på fasta, periodiska betalningar och en fast räntesats. Syntax: =SLUTVÄRDE(ränta; periodantal; betalning; nuvärde; typ) =FV(rate;nper;pmt;pv;type) Kom ihåg att för alla argument gäller att de betalningar du gör, t ex inbetalningar på sparkonto, representeras av negativa tal och pengar som du tar emot, t ex återbäring, representeras av positiva tal. Övningsuppgift Anta att du vill spara pengar till ett speciellt projekt som ska starta om ett år. Du deponerar kr på ett sparkonto som ger 6% årlig ränta med månadsvis ränta på DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs 45

46 ränta (månatlig ränta på 6%/12 eller 0,5%). Du planerar att sätta in 100 kr i början av varje månad under de kommande 12 månaderna. Hur mycket pengar kommer det att finnas på kontot i slutet av de 12 månaderna? =SLUTVÄRDE(0,5%; 12; -100; -1000; 1) (vilket ger resultatet 2 301,40 kr). NUVÄRDE NUVÄRDE (i vissa versioner: NV (NPV) beräknar nuvärdet av en investering baserat på fasta, periodiska betalningar och en fast räntesats. PERIODER PERIODER (NPER) - Beräknar antal perioder som erfordras för att uppnå ett slutvärde med periodiska fasta betalningar och en fast ränta. Syntax: =PERIODER(ränta; betalning; nuvärde; slutvärde; typ) =NPER(rate;pmt;pv;fv;type) RÄNTA RÄNTA (i vissa versioner: PRS (RATE) returnerar månadsräntan för ett lån eller en annuitet. Matem. och trigon. Några av de funktioner som finns i kategorin Matem. och trigon är: Avrunda AVRUNDA (ROUND) avrundar ett tal till angivet antal decimaler. Cos Visar cosinus för ett tal. Pi Visar värdet för pi. Rot (SQRT) Beräknar den positiva kvadratroten. Sin Returnerar sinus för ett tal. Summa (SUM) Tar fram summan av argumenten. SUMMA.OM (SUM.IF) summerar argumenten baserat på ett villkor. Tan Visar tangens för ett tal. Upphöjt.till (POWER) Ger resultatet av ett tal upphöjt till en exponent. SLUMP SLUMP (RAND)Ibland behöver man ett antal tal som slumpmässigt beräknas. Excel har en funktion för dessa. SLUMP() beräknar ett tal mellan 0 och 1. SLUMP.MELLAN (RANDBETWEEN) ger slumptal inom begärt intervall. Övningsuppgift Skapa en uppsättning bestående av 10 slumptal mellan 0 och 500. Spara den som SLUMP.XLS. Lösningsförslag SLUMP1.XLS. 46 DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs

47 Övningsuppgift Skapa 10 slumptal mellan 100 och 200 i SLUMP.XLS. Spara under samma namn. Lösningsförslag: SLUMP2.XLS. Lägg märke till att slumptalen räknas om varje gång du utför någon beräkning i kalkylbladet! Observera att slumptalen automatiskt räknas om varje gång du utför någon operation på kalkylbladet. Det innebär t.ex. att du inte utan vidare kan sortera slumptalen. För att klara detta måste du först gå till Arkiv, Alternativ, Formler (File, Options, Formulas) och där välja Manuell beräkning (Manual). I detta läge går det bra att sortera slumptalen. Ett annat alternativ är att inte trycka Enter efter det man fyllt i formeln för att generera slumptalet utan i stället trycka F9. Därvid omvandlas formeln automatiskt till ett värde, som naturligtvis låter sig sorteras. Övningsuppgift Hur stor är månadsbetalningen på ett annuitetslån på :-. Årsräntan är 12% och lånet upplagt på 50 år. Använd följande uppställning: Använd funktionen AVBET (PMT) och skapa en formel som räknar ut månadsbetalningen i cell C7. Använd cellreferenser när du anger argumenten till funktionen. Tänk på att omvandla periodantalet till antal månader (multiplicera med 12) och räntan till en månadsränta (dividera med 12) eftersom betalningen sker per månad. Skapa en formel i cell C8 som räknar ut hur mycket man totalt betalar på lånet (Månadsbetalning * Antal perioder * 12) DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs 47

48 Markera cellerna C2 till C8 och fyll en serie två kolumner åt höger. Ändra värdet i cell D2 till 25 och värdet i cell E2 till 10. Din kalkyl bör nu se ut så här: Spara kalkylen som ANNUITET i lämplig katalog. Lösningsförslag: FINANS01.XLS i övningsmappen. Övningsuppgift Använd funktionen Slutvärde (FV) i cell C6 för att räkna ut hur mycket pengar det skulle finnas efter 100 år på ett bankkonto med konstant årsränta på 8% och som erhållit en insättning på en krona i slutet på varje år. Spara som SLUTV i lämplig katalog. Lösningsförslag: SLUTV01.XLS i övningsmappen. Övningsuppgift Du sparar 2000:- i månaden på ett konto med årsräntan 9,5%. Hur länge dröjer det innan du kan slå till och köpa din drömbil som kostar :- (förutsatt att priset inte ändras)? Använd funktionen Perioder (NPER). Spara som PERIODER i lämplig katalog. Lösningsförslag: PERIOD01.XLS i övningsmappen. 48 DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs

49 Pivottabeller För att på ett snabbt och enkelt sätt sammanställa stora datamängder i listform kan man skapa pivottabeller. Namnet har samband med att rad- och kolumnrubriker kan roteras för att visa informationen ur olika aspekter. Man använder den för att systematisera och analysera data från en befintlig databas. Pivottabellen kan antingen visas på samma blad som databasen eller på ett separat blad. Skapa Du skapar pivottabellen med Infoga, Pivottabell (Insert, PivotTable). Du ska därvid ange den databas som ska användas. Skapa pivottabell Markören ska finnas i den databas som ska ingå i pivottabellen Excel kommer normalt att automatiskt markera den lista som ska bilda databas för pivottabellen. Om fel område väljs ut, så är det bara att ändra i dialogrutan. Det förekommer, att Excel har problem med automatiken. Då kan du hjälpa till genom att markera databasen, ge den ett namn och därefter skriva in namnet. Välj OK. DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs 49

50 Det nya bladet skapas med följande utseende: Om du befinner dig i Kompatibilitetsläge (Compatibility mode) ser tabellen ut som i Excel I samband med att pivottabellen skapas på ett nytt blad, så kommer ett verktygsfönster Fältlista för pivottabell (PivotTable Field List) fram. Där finns alla fältnamn och du ska sedan dra dem därifrån till den plats i fälten nedanför, där du önskar dem. Med hjälp av knapparna i verktygsfältet kan du sedan modifiera tabellen. Använd PROVRESULTAT 4.XLS och skapa en pivottabell som beräknar sammanlagda resultaten fördelade per kön. Lösningsförslag: PROVRESULTAT 5.XLS. Tips: definiera fältplacering enligt bilden! Betyg dras till Värden (Values). Kön dras till Radetiketter (Row Labels). Betyg dras till Kolumnetiketter (Column Labels). 50 DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs

51 Om du föredrar, att betygen är sorterade IG, G, VG, MVG i stället för i bokstavsordning, så kan du helt enkelt flytta om kolumnerna genom att klicka och dra i fältnamnen! Om du har skapat en Anpassad lista (Custom List), som passar in här, så kommer Excel automatiskt att välja den sorteringen! I kapitlet Sammanfattningsuppgift får du en större uppgift att lösa med Pivottabell. Övningsuppgift Öppna BILAR 1.XLS från övningsmappen. Gör en pivottabell, där bilmärket väljs som sida och där medelvärdet av priset för varje årsmodell visas. Formatera cellerna, så att det inte blir några decimaler! Se figuren nedan! Observera fältknapparna, som gör det möjligt att välja t.ex. bilmodell och årsmodell! Utsnitt En av nyheterna i Excel 2010 är Utsnitt (Slicer). Genom att välja Infoga, Utsnitt (Insert, Slicer) kan du på ett elegant sätt filtrera fram önskade poster. I bilderna har ett utsnitt för Modell valts. Då öppnas en ruta, där du lätt kan välja bland de modeller, du önskar visa i pivottabellen. DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs 51

52 Pivotdiagram Du ska nu göra ett Pivotdiagram (Pivot Chart) av pivottabellen du just skapat. Se till så att en cell i pivottabellen är markerad. Klicka därefter på Verktyg för pivottabell, Alternativ, Pivotdiagram (PivotTable Toold, Options, PivotChart). Välj förslagsvis ett stapeldiagram. Du får då ett diagram som följande: Med hjälp av fältknapparna kan du ändra diagrammet interaktivt! Webbsida Du kan spara din fil för läsning med hjälp av en webbläsare. Gör så här: Välj Arkiv, Spara som (File, Save as ), välj filformat HTM. Din fil sparas i HTML-format och kan därefter öppnas med en vanlig webbläsare, t.ex. Internet Explorer. Om du väljer alternativet Publicera (Publish ), så ges du möjlighet att skapa en interaktiv webbsida (Add interactivity), där pivottabellen eller kalkylbladet kan ges interaktivitet. Det har visat sig att den här funktionen kräver mer minne än minimikravet att köra Excel. 52 DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs

53 Import/export Importera Du kan importera filer av många format. Du kommer åt dessa på följande sätt. Välj Arkiv, Öppna (File, Open). Följande alternativ finns: Alla (*.*) Visar alla filer, men du kan inte nödvändigtvis importera dem för det! Alla Microsoft Excel-filer Microsoft Excel-filer (*.xl*) Arbetsböcker, mallar etc Webbsidor & -arkiv(*.htm; *.html; *.mht; *.mhtm) bl.a. Internet-sidor XML-filer (*.xml) databasformat Textfiler (*.prn;*.txt;*.csv) Filer skapade i olika editor-program. Alla datakällor (*.odc, *.udl, *.dsn, *.mdb, *.mde, *.dbc) Access-databaser (*.mdb, *.mde) Databaser skapade i Access Frågefiler (*.?qy) Textfiler från externa databaser med källdatauppgift Lotus filer (*.wk?) Importera de flesta filer (men observera att MS Works-filer också heter *.wks) Quattro Pro/DOS-filer (*.wq1) Vissa filer importeras. Microsoft Works 2.0-filer (*.wks) Importerar kalkylark skapade i Works dbase-filer (*.dbf) Vanlig databasstandard MS Excel 4.0-makron (*.xlm; *.xla) Importeras i Excel diagram (*.xlc) format, men kan senare -arbetsböcker (*.xlw) sparas om i Excel 5.0- format Kalkylblad (*.xls) Äldre Excel-blad eller Excel 5.0-arbetsbok Arbetsytor (*.xlw) Mallar (*.xlt) Tillägg (*.xla; *.xll) Verktygsfält (*.xlb) SYLK-filer (*.slk) Standard som många program använder Dataöverföringsformat (*.dif) Säkerhetskopior (*.xlk; *.bak) d:o Excel 5.0 (.bak) medan Excel 7.0 och senare använder *.xlk DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs 53

54 Att tänka på Det kan finnas många komplikationer med att importera en fil från ett annat filformat. Om det gäller äldre Excel-filer, så kommer dessa att konverteras till Excel 5.0-format. När man sedan sparar om dem, så kan man välja i vilket format de nu ska sparas. Mer om detta senare. Om man sparar den i Excel 5.0-format, så kan den inte öppnas i t.ex. Excel 4.0. Excel 7.0 har samma filformat som Excel 5.0. Excel 97, 2000, 2002 och 2003 har samma filformat (liksom Macintosh-versionerna 98, 2001 och X). När det gäller att öppna filer från andra format, så brukar detta fungera bra så länge som man inte använt alltför ovanliga funktioner. De allra flesta funktionerna i andra kalkylprogram hanteras även av Excel 5.0, men det kan ibland uppstå problem. Ett vanligt sådant är t.ex. att datum-, tid- och talformat skiljer sig i den fil man ska öppna från den standard som används i Excel, som startas under ett standardinstallerat Windows. I följande övning ska vi ge ett exempel på hur man kan komma runt även sådana problem. Ett annat problem som kan förekomma, är att import av tal av typen 1 111,11 inte accepteras av Excel som tal utan blir text hur man än bär sig åt. Då kan det hjälpa att markera talserien, välja Sök (Find) (mellanslag), Ersätt (Replace) med (ingenting). Ibland är det inte ett vanligt mellanslag utan ett hårt mellanslag, vilket har annan teckenkod. Då kan det gå att kopiera det hårda mellanslaget, kopiera och klistra in det i Sök och sedan fortsätta som ovan. Övningsuppgift I övningsmappen finns en textfil MATRES.TXT, som innehåller mätresultat med en kolumn med datum i format och andra kolumnen innehåller tal med decimalpunkt i stället för -komma. Vi ska gå igenom hur man ändå kan importera denna fil och åstadkomma en korrekt kalkyl. Öppna fil Därefter väljer du Arkiv, Öppna (File, Open)och anger Textfiler och öppnar därefter MATRES.TXT. Då kommer Textimportguiden (Text Import Wizard) att öppnas. Börja med att ange att rubriken inte ska importeras genom att markera att importen ska starta med rad 2. Du kan samtidigt konstatera, om guiden upptäckt att textfilen är skapad med Windows (ANSI)-format. Om t.ex. å, ä och ö visas felaktigt, så kan du prova med andra alternativ. Välj Nästa. 54 DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs

55 I andra steget kontrollerar guiden vilken typ av avgränsare (separator), som ursprungsfilen använt. I vårt fall finner den (korrekt), att Tabb (Tab) använts. Välj Nästa. Guiden föreslår nu Kolumndataformat Allmänt (Column Data Format General) för båda kolumnerna. Det innebär, att datumen skulle bli tal, varför du får markera första kolumnen och ange att detta ska vara Datum (Date) i formatet ÅMD (YMD). Beträffande den andra kolumnen måste du välja avancerat: DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs 55

56 Den tredje kolumnen använder efterföljande minus, så du får se till att även denna ruta är ibockad. Om du hade importerat en fil med stora tal, kan dessa använda punkt eller till och med komma som tusentalsavgränsare, och då hade du möjlighet att ta hänsyn till detta här. Vid decimaltecken fäller du ned listpilen och väljer punkt (.). Välj Avsluta (Finish). För att den här funktionen ska fungera på rätt sätt krävs en uppdaterad programversion. Konstatera, att filen lästs in korrekt i Excel. Spara din fil som Excel-arbetsbok under namnet MATRES.XLS. Lösningsförslag finns som MATRES1.XLS. Övningsuppgift En transaktionslista från ett företags grundbok har överförts från ett minidatorsystem. Filen har namnet TRANSAR. Importera den till Excel, sortera den i kontonummerordning och ta reda på de 10 största posterna i kontoklass 1, dvs har kontonummer som börjar på 1. En lösning finns i filen TRANSAR1.XLS. Exportera Om den kalkyl du gjort ska exporteras till ett annat kalkylprogram är det troligen nödvändigt att tänka sig för, när man sparar den. Om din kalkyl ska läsas av t.ex. Excel 4.0, så ska du spara den i det formatet. Denna programversion använder inte blad, varför varje blad bör sparas för sig under olika filnamn. Microsoft Works 3.0 kan läsa Excel 5.0-filer, men eftersom Works endast använder ett kalkylblad, så kommer Works att fråga vilket av Excels blad som ska användas. Det går också att spara filen i format för olika versioner av Lotus 1-2-3, Quattro Pro, dbase etc samt ett antal standardformat, såsom SYLK, DIF och semikolonseparerat (SKV), både för Macintosh- och OS/2-format. Dessutom kan rena textfiler skapas. Om du är osäker på vad mottagaren av din fil har för importmöjligheter, bör du be denne undersöka detta på sitt system. Microsoft Access importerar obehindrat Excel-databaser under förutsättning att dessa följer regelverket. Diagram- och modulblad (makro) kan endast undantagsvis förstås av andra program. 56 DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs

57 Makron Ett makro är en serie kommandon och instruktioner till Excel. Du kan när som helst köra makrot, det vill säga spela upp makrot och utföra instruktionerna, med ett enda kommando. Makron används till exempel för att förenkla komplicerade uppgifter som du utför ofta. Om du skapar ett makro för uppgiften blir det som att ha ett skräddarsytt kommando för just den uppgiften. I det här kapitlet tas det upp hur du skapar ett så kallat procedurmakro genom att spela in tangent- och mustryckningar. Det tas också upp hur du använder, det vill säga spelar upp, makron och hur du kopplar dessa till ett kortkommando. Inspelning av procedurmakro Det enklaste sättet att skapa ett makro är att helt enkelt spela in tangent- och mustryckningar. När du sedan kör makrot kommer allt du gjorde under inspelningen att spelas upp igen. För att starta inspelningen av ett makro gör du så här: 1. Välj Visa, Makron (View, Macros). 2. Klicka på Spela in makro (Record Macro ). 3. Ange ett namn på makrot. 4. Ange eventuellt en beskrivning av makrot. 5. Ange eventuellt det Kortkommando (Shortcut key) som du väljer. 6. Bekräfta med OK. 7. Utför de tangent- och mustryckningar som ska ingå i makrot. 8. Tryck på knappen Stoppa inspelning (Stop recording) i Statusfältet eller välj Visa, Makron, Stoppa inspelning (View, Macros, Stop recording). DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs 57

58 Övningsuppgift Skapa ett makro som stänger av rutnätet (Stödlinjer - Gridlines, hittas under Visa - View). Namnge makrot till RUTNÄTAV och koppla det till kortkommandot CTRL + r. Kör För att starta makrot kan du antingen använda kortkommandot eller göra följande: Klicka på Makro (Macro) i Visa (View)-gruppen. Välj vilket makro det är du vill spela upp genom att markera det i listan. Klicka på knappen Kör (Run). Övningsuppgift Kör makrot du precis skapade. Spara arbetsboken under namnet MAKRO.XLS. Övningsuppgift Fortsätt med samma arbetsbok Spela in ett makro (döps till Titel, gärna med kortkommandot Ctrl+Shift+T) som gör följande: Infogar två nya rader högst upp i kalkylbladet. Markerar cell A1. Ändrar teckenstorleken i denna cell till 18. Sätter fetstil och kursiv stil. Markerar cellerna A1:H1 och centrerar texten över kolumner (Merge and Center). Gör bakgrunden i dessa celler grå och texten röd. Skriver in ditt namn i cell A1. Markerar cell A2 En lösning finns sparad som MAKRO 1.XLS. 58 DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs

59 Mer om makro I kapitlet Makro lärde du dig hur man spelar in ett procedurmakro och därefter spelar upp det med Visa, Makron (View, Macros). I detta avsnitt ska du lära dig hur man kan koppla en knapp till ett makro och hur du kan skapa en egendefinierad funktion. Vidare ska du lära dig hur du kan gå in i makrospråket och göra modifieringar. Avancerad programmering i makrospråket utgör däremot en egen kurs. Köra makro med kortkommando Om du inte angivit kortkommando under inspelningen, så kan du göra det efteråt. Du väljer då Visa, Makron (View, Macros), markerar aktuellt makro och klickar därefter på Alternativ (Options), så ges du möjlighet att komplettera med kortkommando. Det blir olika kortkommandon, om du använder gemener respektive VERSALER! Beskrivningen (Description)kommer att synas i dialogrutan samt som kommentar i VB-editorn. Koppla makro till knapp på kalkylbladet För att skapa en knapp att koppla makrot till gör du på följande sätt: Gå till ett vanligt kalkylblad i samma arbetsbok som makrot och rita någon figur (till exempel rektangel med rundade hörn). Högerklicka på figuren och välj Koppla makro till knapp. (Assign Macro ) Dialogrutan Koppla makro till objekt (Assign Macro) öppnas: Du markerar önskat makro och klickar på OK. Du har sedan möjlighet att ge den namn, mönster, färg etc. DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs 59

60 Övningsuppgift Spela in makrot för att stänga av rutnätet och koppla det sedan till en knapp, som du ger texten RUTNÄT. Spara som MAKRO.XLS. Lösningsförslag finns som MAKRO 1.XLS. Koppla makro till knapp i Snabbåtkomstfältet Att gå via menyn Vy, Macro (View, Macro) är ett ganska besvärligt sätt att starta makron. Därför finns det flera andra sätt att starta dem. I detta avsnitt ska du pröva att koppla ett befintligt makro till en knapp i Snabbåtkomstfältet (Quick Access Toolbar). Fortsätt med filen MAKRO.XLS eller öppna filen MAKRO 1.XLS bland övningsfilerna. Gör sedan så här: 1. Högerklicka i Snabbåtkomstfältet (Quick Access Toolbar) 2. Välj Anpassa verktygsfältet Snabbåtkomst (Customize the Quick Access Toolbar) Vid Välj kommandon från (Choose commands from) anger du Makron (Macros). Dina makron visas med en knappsymbol bredvid och du väljer önskat makro. 60 DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs

61 Redigera knappar eller menyval kopplade till makron Om du markerar ditt makro den högra spalten av Anpassa verktygsfältet Snabbåtkomst (Customize the Quick Access Toolbar), så kan du klicka på Ändra (Modify ) Därvid får du en mängd knappbilder att välja bland. Du kan en befintlig knappbild enligt ovan! Övningsuppgift Börja med att öppna filen MAKRO 1.XLS bland övningsfilerna. Skapa dels en knapp i Verktygsfältet Snabbåtkomst (Quick Access Toolbar), som är kopplad till makrot Rutnät (om du inte redan har gjort det), dels en knapp kopplad till ett nytt makro Återställ (som du ska skapa), som ska återställa rutnätet. Visual Basic-editorn Det är med hjälp av Visual Basic-editon som du kan skapa, redigera och även ta bort VBA-kod som finns i en öppen arbetsbok. Du kan ta fram VB-editorn på flera olika sätt: Visa, Makron, Redigera (View, Macros, Edit) eller Alt+F11. DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs 61

62 Till vänster under verktygsfältet finns projektutforskaren. Under mappen Moduler (Modules) ser du vilka moduler som finns i din arbetsbok. Det är i moduler som dina makron finns. Om du vill titta på vilka makron som finns i en modul dubbelklickar du på modulen i projektutforskaren, varefter innehållet visas i fönstret till höger. Modulen kan ainnehålla ett eller flera makron och lagras i arbetsboken. Under mappen Microsoft Excel-objekt (Microsoft Excel Objects) ser du vilka blad som finns i arbetsboken och även ThisWorkbook. Bladen visas för att du kan koppla VBA-kod till olika händelser i bladen. Du kan till exempel göra så att VBA-kod körs om bladet aktiveras eller om markeringen ändras. Du kan även lägga in kod, som ska köras vid olika händelser oberoende av i vilket blad det inträffar med hjälp av ThisWorkbook. Om du vill se om någon kod är kopplad till de olika bladen eller arbetsboken som helhet, dubbelklickar du på bladet eller ThisWorkbook. Koden visas i fönstret till höger. Under projektutforskaren finns egenskapsfönstret, där du kan ställa in egenskaper för dina moduler eller formulär. Exempel på egenskaper för moduler är modulernas namn. I Excel kan du skapa formulär, som enkelt sagt är egna dialogrutor som du kan använda. Exempel på egenskaper i ett formulär är formulärets höjd eller bredd. I fönstret till höger kan du se vilken kod som finns kopplad till kalkylblad, arbetsböcker, formulär eller som finns i moduler. Du får fram koden genom att dubbelklicka på respektive Excel-objekt. VB-editorn har samma utseende i alla Office-program. Det som däremot skiljer är vilka objekt som visas i projektutforskaren och egenskaperna i egenskapsfönstret. 62 DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs

63 Redigera kod Med makrot Titel, som du gjorde i kapitlet Makro skapade du följande text: Koden för detta är: DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs 63

64 Här följer en genomgång av vad koden gör: Den första raden börjar med Sub, och den talar om var makrot börjar. Namnet efter Sub anger makrots namn. Parenteserna ingår i koden. Längst ner finns det en raden med End Sub, som talar om var makrot slutar. Efter Sub-raden kommer ett antal rader med grön text. Dessa inleds med en apostrof ( ). Det är kommentarer till makrot. De härrör från den beskrivning du skrev, när du spelade in makrot. Det går bra att ta bort, ändra eller komplettera dessa kommentarer. Det som bestämmer att det är kommentarrader är just att de inleds med en apostrof. Efter kommentarerna följer: Rows( 1:2 ).Select Med egenskapen Rows och metoden Select markeras raderna 1 till 2. Med raden därefter: Selection.Insert Shift:=xlDown Infogas nya rader. Range( A1 ).Select Anger egenskapen Range och metoden Select att cellen A1 ska markeras. Sedan kommer en With-sats enligt följande: With Selection.Font.Name = Arial.Size = 18.Strikethrough = False.Superscript = False.Subscript = False.OutlineFont = False.Shadow = False.Underline = xlunderlinestylenone.colorindex = xlautomatic End With Ovanstående kod infogades, när du valde teckenstorlek 18 punkter. En With-sats används om du vill göra flera inställnngar på ett objekt och inte vill upprepa objektets namn för varje inställning. I det här fallet gäller det inställningar för markerad cell. För att ange teckenstorlek hade det räckt med följande kod: Selection.Size = 18 När du använder makroinspelaren lägger den ofta in kod för många fler inställningar än den du begärt. Det blir därför överskottskod, som du kan redigera bort och därmed göra makrot snabbare. Handlar det endast om några rader kod, så påverkar detta troligtvis inte så mycket snabbheten, men är det hundratals rader kod, så kommer det att göra skillnad! 64 DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs

65 Mot slutet av koden hittar du raden som åstadkommer texten: ActiveCell.FormulaR1C1 = DC LÄROMEDEL Lägg märke till cellreferensen R1C1 (Row1, Column1) istället för A1. Övningsuppgift Rensa koden från onödiga rader! Relativa och absoluta referenser När du har spelat in din kod, har du inte angivit hur referenserna till cellerna i kalkylbladet ska anges. Om du inte anger något särskilt, blir referenserna absoluta. Detta innebär att om du klickar på cellen A1 när du spelar in makrot och skriver en text kommer texten alltid att infogas i cell A1. Du ser i ett makro, om absoluta referenser använts när egenskapen Range och metoden Select referera till en bestämd cell: Range( A1 ).Select Ibland är det så att absoluta referenser inte är det du behöver. Du kanske vill att en text infogas i cellen du har markerat eller i cellen närmast till vänster om den markerade. Om du vill att makrot ska fungera på detta sätt, ska du välja relativa referenser i stället för absoluta vid inspelningen. Om du klickar på den valet Använd relativa referenser (Use Relative References) i Makro-menyn, så kommer Excel att använda just relativa referenser vid makroinspelningen. När du sedan kör makrot måste du dock tänka på att du inte står i en cell som resulterar i att Excel försöker markera en cell utanför kalkylbladet! Exempel på kod med relativa referenser blir: ActiveCell.Offset(1,1).Range( A1 ).Select Det är således egenskapen Offset som anger hur många rader upp eller ner samt hur många kolumner till höger eller vänster som markeringen ska flyttas. DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs 65

66 Programmering Ta fram Visual Basic Editor, till exempel med Visa (View), Makron (Macros), Visa makron. Markera makrot Rutnät och välj Redigera (Edit): Du kan nu se VisualBasic-koden och har möjlighet att redigera den. Gör följande förändring i koden: ActiveWindow.DisplayGridlines = False Ändras till: ActiveWindow.DisplayGridlines = Not ActiveWindow.DisplayGridlines Därigenom kommer makrot att istället växla mellan rutnät/icke rutnät. Övningsuppgift Gör ovanstående redigering. Testa funktionen och spara under samma namn. Lösningsförslag finns som MAKRO2.XLS. Funktionsmakro Redan från början finns ett par hundra funktioner i Excel. Det går att bygga på dessa med egendefinierade funktioner. Sådana måste skrivas in manuellt på ett modulblad. I det följande går vi igenom ett sådant exempel. Vi önskar konstruera en funktion som beräknar andelen i NOODLES6.XLS. Börja därför med att öppna filen och Blad 1 och radera innehållet i cellerna G4:G8. Alla funktioner måste börja med att deklarera vilka typer av argument som funktionen kommer att bearbeta och vilken typ av tal eller objekt som slutresultatet kommer att få. Skapa en modul på följande sätt: Öppna Visa, Makron (View, Macros), Visa makron, Redigera (View Macros, Edit). Välj därefter Infoga (Insert), Modul (Module). Skriv sedan in enligt följande: 66 DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs

67 Gå därefter tillbaka till Excel genom att stänga VBA-fönstret eller trycka på Excelknappen i verktygsfältet. Använda egendefinierad funktion Markera cellen där du önskar resultatet. Välj Infoga funktion (Insert Function), Funktionskategori (Category), Anpassade (User Defined), Funktionsnamn (Select a function) och fullfölj guiden som vanligt. Upprepa detta för samtliga celler och stäng utan att spara. Lösningsförslag finns som NOODLES8.XLS. DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs 67

68 Plats för anteckningar 68 DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs

69 Målsökning Ofta vet du vilket resultat du vill att en formel ska ge, men inte vilka indatavärden formeln behöver för att uppnå resultatet. Om du vill lösa en sådan formel kan du tillämpa målsökning. Vid målsökning ges den cell du anger olika värden, tills en formel som är beroende av cellen ger önskat resultat. Målsökning besparar dig en massa tidsödande arbete. Om du vill hitta en lösning till en formel gör du så här: 1. Välj Data, Dataverktyg (Data Tools), Konsekvensanalys (What-If Analysis), Målsökning (Goal Seek ). 2. Skriv i rutan Målcell (Set cell) referensen eller namnet på den cell som innehåller formeln du vill hitta en lösning för. Du kan göra detta antingen genom att skriva referensen eller namnet, eller genom att markera cellen i kalkylbladet. 3. Skriv det värde du vill ha fram i rutan Värde (To value). 4. Skriv i rutan Justerbar cell (By changing cell) referensen för den cell som innehåller värdet som ska ändras för att du ska få fram önskat resultat. Du kan göra detta genom att skriva referensen eller namnet, eller genom att markera cellen i kalkylbladet. Se till att du anger referensen för den cell som innehåller ett värde som den ursprungliga formeln är beroende av, antingen direkt eller indirekt. Ange inte referensen för en cell som innehåller en formel. 5. Välj OK. En dialogruta där du kan avläsa målsökningens status visas. Om du vill avbryta målsökningen väljer du Paus (Pause). För att sedan fortsätta målsökningen ett steg i taget, väljer du Stega (Step). Välj Fortsätt (Continue) när du vill återuppta vanlig målsökning igen. När målsökningen är klar visas resultatet i kalkylbladet. Om det inte gick att hitta den specifika lösningen du ville få fram, visas ett meddelande. Om det gick att få fram den lösning du ville ha fram för formeln, väljer du OK för att spara lösningsvärdena i kalkylbladet. Du kan återställa de ursprungliga värdena genom att välja Avbryt (Cancel). Övningsuppgift Ta fram en ny arbetsbok och skriv in följande kalkyl. I cell C7 ska det skrivas in en formel som räknar ut resultatet (skriv gärna Resultat i stället för Vinst i B7!). DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs 69

70 Använd sedan målsökning för att ta reda på följande: Hur stort måste försäljningspriset vara för att ge en vinst på kr vid st sålda? Gör en break even-analys då försäljningspriset är 36,25 kr. Break even uppnås när resultatet är 0! I övningsmappen finns lösningen som Målsök01.xls. Målsökning påminner mycket om att lösa ekvationer, vilket du kanske gjorde på matematiklektionerna i gymnasiet! 70 DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs

71 Integration med andra program i MS Office Tabeller, diagram etc., som man gör i Excel, kan du exportera till Word eller PowerPoint för vidare bearbetning. Det är bara ett sätt att aktivt arbeta tillsammans med andra program i Windows. Det finns flera sätt att arbeta integrerat med de andra programmen som ingår i Office-paketet. Att infoga länkar Att infoga länkar (Linking) till andra program betyder att du skapar en liten adresshänvisning till ett annat program som finns tillgängligt för datorn du arbetar med. Observera att länkar fungerar med de flesta professionella program på marknaden, inte bara program från Microsoft. Som exempel kan nämnas Lotus SmartSuite som är en av huvudkonkurrenterna till Office-paketet. Om vi jämför med funktionen att klippa och klistra (Copy and Paste), så är skillnaden följande. Om du markerar t ex ett diagram i en arbetsbok i Lotus 1-2-3, klickar på Kopiera (Copy) och därefter öppnar PowerPoint och väljer Klistra in (Paste), så kommer du att få en identisk kopia av diagrammet du just kopierade i Lotus Denna kopia är helt frikopplad från sitt ursprung och om du gör förändringar i originalet påverkar det inte din kopia inne i PowerPoint på något sätt. En grov metafor är att du tagit ett foto av det ursprungliga diagrammet. Hade du istället öppnat en länk (link) mellan diagrammet i Lotus 1-2-3, genom att i PowerPoint välja Infoga, Objekt (Insert, Object ) och där leta upp Lotus kalkylark, så hade varje förändring i originalet påverkat kopian i PowerPoint. För att jämföra med den förra liknelsen, så fungerar ett länkat objekt som om man installerat en övervakningskamera hos det andra programmet. Sker det någon förändring i originalet, så återspeglas det direkt i PowerPoint. Länkar är således ett kraftfullt verktyg om man använder det på rätt sätt. Varför använder vi klipp-och-klistra (cut-and-paste) metoden överhuvudtaget istället för att skapa länkar (links) hela tiden? För det första kräver det en hel del av datorns kraft att bevaka alla olika länkar som skulle kunna förekomma. Dessutom kanske vi bara vill ha en stillbild av dagsläget, inte en aktiv länk som förändras med tiden. För det andra har utvecklingen gått relativt trögt inom detta område beroende på att det har funnits flera olika typer av länkar som de konkurrerande mjukvaruföretagen lanserat som den enda rätta vägen. Det har inneburit att inte alla program kunnat koppla länkar till varandra. För det tredje krävs det att när en länk upprättats mellan två program, så får inblandade filer (t ex en arbetsbok i Excel) inte flyttas, byta namn eller raderas från datorn. Det innebär att man riskerar att måla in sig i ett hörn med alla sina länkar DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs 71

72 man kan kanske inte ta med sin presentation till andra datorer för att visa bildspelet, eftersom de inte har de aktuella program som länkarna pekar på i det bildspelet. Den typ av länkar som Microsofts program använder är speciellt avpassad för att de olika delarna i Office-paketet ska kunna samverka på bästa sätt. Därför är det relativt säkert att koppla länkar mellan dessa olika program, men observera att länkar även kan infogas från andra program än just Word, Excel och Access. För att skapa en länk väljer du Infoga, Objekt (Insert, Object ) och letar i listan som visas i dialogrutan. Är det du vill länka redan tidigare sparat i en viss fil väljer du alternativet Skapa från fil (Create from file), i annat fall Skapa nytt (Create new). Integration med Word Infoga kalkyler och tabeller Om du väljer att kopiera ett cellområde i Excel och därefter Klistra in i Word, så kommer inklistringen att bli RTF-text (Rich Text Format) som en Word-tabell. Som alternativ kan du välja Klistra in special (Paste Special). Där finns bl.a. alternativet Microsoft Excel kalkylbladobjekt. Då behålls formateringen från Excel. Om du dubbelklickar på objektet efter inklistringen kommer Word att erhålla alla menyer och verktygsfält från Excel, så att objektet kan modifieras med vanliga Excelhjälpmedel. 72 DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs

73 Infoga Excel-diagram För att infoga ett diagram gör man på samma sätt som beträffande cellområde. Det kan dock vara en god idé att göra diagrammet på ett kalkylblad och därefter kopiera det. Ett diagram på kalkylblad är lättare att anpassa i storlek, så att kopian i Word blir lagom stor. Integration med PowerPoint Tillvägagångssättet är likadant som med Word. Dialogrutan är aningen annorlunda: Integration med Access Import från Excel Om du pekar på Externa data, Importera och länka, Excel (External Data, Import & Link, Excel)i Access visas dialogrutan Hämta externa data (Get External Data), där du kan importera tabeller från databaser som har skapats i Excel. Import kan ske till en befintlig tabell eller till en ny tabell. En mycket vanlig situation är att man har en databas i Excel som man vill använda i form av en tabell i en databas i Access. För att importen ska fungera på bästa sätt, så bör Excel-databasen ha skapats med de regler som framgår av början på kapitlet Databaser. Om det finns flera databaser på samma kalkylblad, så är det lämpligt att de tilldelats Namn (Formler, Namnhanteraren Formulas, Name Manager). DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs 73

74 Export till Excel Vill du jobba vidare med en Accesstabell i Excel? Gör så här: Välj fliken Externa Data, Exportera, Excel (External Data, Export, Excel).. Tabellen konverteras automatiskt till ett kalkylblad i Excel. Enklare kan det knappast bli. Ibland kan du råka ut för denna meddelanderuta: Klicka på knappen OK och bry dig inte mera om det. Detta meddelande är oftast ofarligt och brukar bero på att Excel inte vill acceptera någon indatamask. Om du har mer än poster (antalet rader i ett kalkylblad i Excel 2007/2010), kommer du naturligtvis också att stöta på problem, när du konverterar tabellen till ett kalkylblad! Integration med Project Import till Project Du kan Kopiera din Excel-databas och därefter Klistra in den i Project på motsvarande sätt som beskrivits för t.ex. Word. Annars kan du välja Importera och därvid styra t.ex. vilka fält som ska importeras till de olika fälten i Project. Export från Project Du kan naturligtvis Kopiera i Project och Klistra in i Excel. Du kan också välja Spara som och där välja Excel-format. Därvid öppnar sig ett antal fördefinierade tabeller. Utöver dessa kan du själv skapa anpassade tabeller. När du infogar objekt, kommer hela filen (alltså inte enbart den markerade delen av filen) att infogas i målfilen. Hela innehållet, t.ex. andra kalkylblad i en Excel-arbetsbok, blir på så sätt tillgängligt för användaren av målfilen. För att undvika detta måste du t.ex. välja att infoga Bitmapp i stället för objekt. 74 DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs

75 Sammanfattningsuppgift Följande uppgift utgör en övning, där du får använda flera av de olika funktionerna som finns i Excel. Exempelföretaget heter Export AB. Detta företag säljer sina produkter A1-A7 till många marknader runtom i världen. Budgeten för åren finns i filen Export AB.xls: Din uppgift består nu i att presentera detta material på olika sätt. Delsummering Budgeten presenteras här ovan delsummerad per land och per region. Regionerna är sorterade Europa, Nordamerika, Sydamerika, Asien, Afrika, Australien. Alla dessa exporterar inte företaget till ännu, men planerar att göra det så småningom, så det är bäst att lägga upp en anpassad sorteringslista. Tips 1. Ändra till tid genom att ändra dem till , etc. samt formatera för visning (Formatera celler) som enbart årtal. Tips 2. Kopiera Budget-bladet till ett nytt blad och gör delsummeringarna på detta blad. På detta sätt undgår du att behöva ta bort delsummeringarna när du senare skapar pivottabellen. DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs 75

76 Tips 3. Skapa först en delsummering per Region (tänk på att alla budgetåren ska vara med) och därefter en delsummering per Land (och då får inte den första delsummeringen raderas). Diagram Ett stapeldiagram över budgeten för samtliga länder i Europa ska göras. Dessutom ska medelvärdet för Europa beräknas för varje år och presenteras som en linje, dvs diagrammet ska göras om till ett kombinationsdiagram. Så här skapar du kombinationsdiagrammet: 1. Låt inledningsvis medelvärdet utgöra en stapelserie precis som de övriga serierna. 2. Markera därefter en av dessa staplar. 3. Välj Linjediagram i verktygsfältet Diagram. I förklaringsrutan kommer ju ländernas namn att anges. Du bör se till att det inte ska stå Danmark Totalt etc utan endast Danmark! Tips 1 Använd Redigering, Sök (Editing, Find & Select)! Totalt ska alltså ersättas av ingenting (tomt fält)!! Tips 2 När du skapar diagrammet kommer diagramguiden eventuellt att uppfatta årtalen som tal, medan du vill ha dem som rubriker. För att råda bot på detta, får du göra vissa egna inställningar vid guidens blad Serie. Du får ta bort serien Land och du får välja att markera årtalen som Etiketter för kategoriaxel. Tips 3 Gör först ett vanligt stapeldiagram (med beaktande av tipsen ovan). Markera därefter serien Medel och gör den till linje med hjälp av knappen Ändra diagramtyp (Change Chart Type). Kontrollera så att Excel uppfattar årtalen som tid! Formatera sedan kategoriaxeln att visa endast årtal. 76 DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs

77 Komplettera därefter diagrammet med en linjär trendlinje för medelvärdet åren ! Du skapar trendlinjen genom att välja markera serien, högerklicka, välja Lägg till Trendlinje (Add Trendline), där du anger vilken serie den ska skapas från. Sedan klickar du på bladfliken Alternativ (Options), där du väljer Prognos (Forecast), 6 perioder framåt. Placera också en textruta med pil som förklarar att det är en prognos. Pivottabell Ännu ett sätt att presentera budgetvärdena, där du ju enkelt kan modifiera layouten. Här nedan är ett exempel: Lösningsförslag finns i övningsmappen som Export AB 1.xls. Samarbete med Word Skriv en rapport i Word, där du presenterar din budget med lämpliga avsnitt ur dina kalkyler och dina bilder inklistrade. Jämför hur olika resultaten blir med inklistring av RTF-text (blir Word-tabell) jämfört med inklistring av Excel-objekt. Fundera över om du ska använda länkar eller inte. Är budgeten lagd eller kommer den att förändras? Vill du använda detta underlag även nästa år och kanske endast uppdatera värdena? Det är överväganden du själv måste göra. DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs 77

78 Samarbete med PowerPoint Du ska presentera din budget inför en publik och har tillgång till storbildsskärm eller dataprojektor. Överför lämpliga delar av presentationen till PowerPoint-bilder. Samarbete med Access Om du har tillgång till (och kunskaper om) Access, kan du importera tabellen till en Access-databas. 78 DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs

79 Microsoft Office 2010 Vi jämför nu Office 2010 med Office 2003 och tidigare versioner. Office 2007 har redan det mesta av det nya utseendet. När du startar Microsoft Office Word 2010, Office Excel 2010 och Office PowerPoint 2010 och Office Access 2010 eller skapar ett nytt meddelande i Office Outlook 2010 ser mycket välbekant ut, t.ex. dokumentet i Word och kalkylbladet i Excel, men du ser också att fönstrets övre del har fått ett helt nytt utseende. Det gamla utseendet med menyer och verktygsfält har ersatts av menyfliksområdet (The Ribbon). Det innehåller flikar som du klickar på när du vill ta fram de välkända kommandon som du vanligtvis använder. Med lite tid och erfarenhet kommer du att märka att menyfliksområdet är utformat för att underlätta ditt arbete. Det har faktiskt utformats som svar på Office-användares, och möjligen också dina, önskemål om program som är enklare att använda och som innehåller kommandon som är lättare att hitta. Menyfliksområdet Den nya kontrollcentralen i Word 2010 menyfliksområdet (The Ribbon) (The Ribbon) Visst har det skett stora förändringar i de välkända Microsoft Officeprogrammen, eller snarare förbättringar eftersom alla kommandon och verktyg som du behöver nu tydligt visas och är mer lättillgängliga. I stället för 30 dolda verktygsfält och massor av kommandon gömda på menyer och i dialogrutor har du nu en kontrollcentral där allt det viktiga har sammanförts och tydligt visas. När du har lärt dig använda menyfliksområdet i ett program kommer du att tycka att det är lika lätt att använda i andra program. De tre delarna i menyfliksområdet är flikar, grupper och kommandon. Menyfliksområdet består av tre komponenter. Flikar som visas överst i menyfliksområdet. Varje flik motsvarar viktiga uppgifter som du utför i ett visst program. Grupper är uppsättningar av närliggande kommandon och visas på flikar. I dem har alla kommandon som du kan tänkas behöva för en viss typ av uppgift förts samman, och DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs 79

80 eftersom de hela tiden visas och är tillgängliga på skärmen får du värdefull hjälp i arbetet. Kommandon har ordnats i grupper. Ett kommando kan vara en knapp, en meny eller en ruta där du anger information. Hur kommer du igång? Börja med den första fliken. Den andra fliken i exempelvis Word 2010 är Start. Vanligtvis skriver du i Word och på fliken Start hittar du därför de kommandon som oftast används när du skriver dokument: kommandon för teckenformatering (i gruppen Tecken), alternativ för stycken (i gruppen Stycken) och textstilar (i gruppen Format). Detsamma gäller för de övriga programmen i Office På den andra fliken hittar du de kommandon som används för den viktigaste uppgiften i programmet. Den andra fliken i Excel och PowerPoint kallas också Start. I Outlook, när du skapar ett meddelande, är det fliken Meddelande (Message). I Word används kommandona Klistra in (Paste), Klipp ut (Cut) och Kopiera (Copy) flitigt och därför är det logiskt att de har placerats på fliken Start (Home), den andra fliken i menyfliksområdet. Kommandon har organiserats efter hur de används. Microsoft har tagit reda på att Microsoft Office-användare vanligtvis endast använder ett fåtal kommandon, som de dock använder ofta, och dessa baskommandon har nu getts en mer framträdande placering. Ett exempel på ett sådant kommando är Klistra in. Det är ett av de mest använda kommandona och därför har det fått den mest framträdande platsen i fönstret, tillsammans med de närliggande kommandona Klipp ut (Cut) och Kopiera (Copy). Kommandon som används ofta behöver inte längre dela utrymme med mindre närbesläktade kommandon på en meny eller i ett verktygsfält. De kommandon som används mest är också de som ska vara närmast till hands. Mindre vanliga kommandon har fått mer undanskymda placeringar i menyfliksområdet. De flesta använder exempelvis Klistra in special (Paste Special) mer sällan än Klistra in (Paste) och därför måste du klicka på pilen på Klistra in (Paste) för att komma till Klistra in special (Paste Special). 80 DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs

81 Bildverktyg (Picture Tools) visas överst i menyfliksområdet när du har infogat en bild. Här kan du också komprimera bilden. De kommandon som du använder mest visas i menyfliksområdet och är alltid tillgängliga. Vissa andra kommandon visas när du behöver dem och som svar på en åtgärd. Om det inte finns någon bild i Word-dokumentet behöver du ju inga kommandon för redigering av bilder. Men om du infogar en bild i Word, då visas Bildverktyg (Picture Tools) och fliken Format med alla bildkommandon. När du inte arbetar med bilden visas inte Bildverktyg. Om du vill redigera bilden på nytt klickar du på den för att ta fram fliken och alla kommandon som du kan behöva. Word tolkar alltså dina aktiviteter och tillhandhåller de verktyg som du behöver. Menyfliksområdet anpassas efter dina åtgärder. Du behöver inte oroa dig om du inte ser alla kommandon hela tiden. Ta ett första steg så blir alla kommandon du behöver lättillgängliga. Klicka på pilen Klicka på pilen längst ned i en grupp om du vill visa fler alternativ. i gruppen Tecken (Font). Dialogrutan Tecken öppnas. När en liten pil visas i det nedre högra hörnet av en grupp betyder det att det finns flera alternativ i gruppen. Klicka på pilen (som kallas dialogruteikon) om du vill visa en dialogruta eller ett åtgärdsfönster med fler kommandon. DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs 81

82 I PowerPoint innehåller exempelvis gruppen Tecken (Font) på fliken Start (Home) alla de vanligaste teckensnittskommandona: de som du använder när du vill byta teckensnitt, ändra teckenstorlek och göra texten fet, kursiv eller understruken. Men om du behöver ett mindre vanligt kommando, för att t.ex. göra texten upphöjd, klickar du på pilen i gruppen Tecken för att öppna dialogrutan Tecken som innehåller detta och andra teckensnittsrelaterade alternativ. Har du någon gång varit tvungen att testa och ångra upprepade gånger när du ska välja teckensnitt, teckensnittsfärg, format eller ändra en bild för att alternativen som du har valt inte har varit vad du hade tänkt dig? Nu kan du i stället förhandsgranska dina val innan du gör dem. Du får ett bättre resultat på kortare tid när du direkt kan välja önskat alternativ utan att behöva testa dig fram. Det enda du behöver göra är att placera musen på ett alternativ. Dokumentet ändras då så att du direkt kan se hur alternativet tar sig ut innan du faktiskt väljer det. När du har hittat rätt alternativ då klickar du på det för att välja det. Om du ofta använder kommandon som inte är så lättillgängliga som du skulle önska kan du enkelt lägga till dem i verktygsfältet Snabbåtkomst (Quick Access Toolbar), som är placerat ovanför menyfliksområdet när du startar ett Microsoft Office-program. Kommandona i det här verktygsfältet är alltid synliga och nära till hands. Om du exempelvis använder Spåra ändringar (Track Changes) i Word eller Excel varje dag för att aktivera omarbetningsmarkeringar och vill slippa klicka på fliken Granska (Review) för att komma åt kommandot varje gång, lägger du till Spåra ändringar (Track Changes) i verktygsfältet Snabbåtkomst. Högerklicka på Spåra ändringar (Track Changes) på fliken Granska (Review) och klicka sedan på Lägg till i verktygsfältet Snabbåtkomst (Add to Quick Access Toolbar). Om du vill ta bort en knapp högerklickar du på den och klickar sedan på Ta bort från verktygsfältet Snabbåtkomst (Remove from Quick Access Toolbar). Gruppen Visa/dölj (Show) på fliken Visa (View). Alla kommandon i gruppen visas i hög upplösning. I låg upplösning måste du klicka på pilen på gruppknappen om du vill visa kommandona. 82 DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs

83 All information hittills i den här kursen förutsätter att du använder en skärm med hög upplösning och att programfönstret är maximerat. Om så inte är fallet ser saker och ting lite annorlunda ut, nämligen så här: Låg upplösning Om du har en låg skärmupplösning, t.ex bildpunkter, visas bara gruppnamnet i några av grupperna i menyfliksområdet, inga kommandon. Du måste klicka på pilen på gruppknappen om du vill visa kommandona. I Word visas exempelvis alla kommandon i gruppen Visa/dölj (Show) på fliken Visa (View) när du använder hög upplösning. Med upplösning visas endast knappen Visa/dölj (Show), inte kommandona i gruppen. I så fall klickar du på pilen på knappen Visa/dölj (Show), när du vill visa kommandona i gruppen. Vanligtvis är det grupper med kommandon som inte används så ofta som reduceras till namnet i en lägre upplösning. Minimerat Om du, oavsett upplösning, minskar fönstrets storlek visas vid en viss storlek endast namnet på en del grupper och du måste klicka på pilen på gruppknappen om du vill visa kommandon. Tablet PC Om du arbetar på en Tablet PC med en mindre skärm, märker du att menyfliksområdet anpassas till att visa mindre versioner av flikar och grupper. Om du har en större skärm, anpassas menyfliksområdet så att större versioner av flikar och grupper visas. DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs 83

84 Övriga nyheter i Office 2010-produkterna. Office Backstage-menyn är ny. Den funktionen öppnas via Arkiv (File)-fliken. På den fliken får du fler alternativ som är samlade på en plats. Finns det fler nyheter? Nya tangentbordsgenvägar och nya filformat för Word, Excel, PowerPoint och Access Backstage i Word. Här finns baskommandon, som öppna, spara och skriva ut dokument. Men här får du dock tillgång till fler kommandon, exempelvis en funktion som hjälper dig att kontrollera att Word-, Excel- och PowerPoint-filer inte innehåller privat information eller kommentarer. Mer information om den här funktionen får du längre fram. Här ser du också Förhandsgranskning (Print Preview)av ditt dokument. När du väljer Skriv ut (Print) visas det i störst format. Arkiv (File)-knappen leder också till programinställningarna som exempelvis styr stavningskontrollen. Klicka på Alternativ (Options) i menyn, och klicka sedan på valfria kategorier i listan till vänster. I Excel kan du t.ex. klicka på Formler (Formulas), om du vill aktivera eller inaktivera R1C1-referenstypen. I Word kan du klicka på Språkkontroll (Proofing), om du vill aktivera eller inaktivera funktionen som kontrollerar stavningen medan du skriver. I tidigare versioner av Office kunde du göra inställningar i dialogrutan Alternativ (Options), som du öppnade på Verktyg (Tools)-menyn. Många av dessa alternativ finns nu under Arkiv (File)-knappen. De har alltså blivit synligare och fått en mer praktisk placering de finns nära till hands när du börjar arbeta med såväl gamla som nya filer. 84 DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs

85 Fönstret Nytt i Word När du vill skapa ett nytt dokument, en ny arbetsbok, en ny presentation eller en ny databas kan du öppna ett funktionsspäckat och färgstarkt fönster där du får all den hjälp du behöver för att snabbt komma igång. Du kan också öppna en tom eller befintlig fil på det sätt som du är van vid. Klicka på pilen till höger om Sök efter mallar på Office.com (Search Office.com for templates) och välj från katalogen över länkar till onlinemallar och kurser för att snabbt komma igång. Du kan använda tangenttips om du exempelvis vill ta bort ett rubrikformat i Word. Tryck på ALT så att tangenttipsen visas. Tryck sedan på W så att fliken Start markeras (H Home). Tryck därefter på E för att markera knappen Radera formatering (Clear) i gruppen Tecken (Fonts) och ta bort rubrikformatet. Om du använder tangentbordet mer än musen är säkert de nya tangentbordsgenvägarna i Office 2010 av stort intresse för dig. DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs 85

86 Med det nya menyfliksområdet följer också nya tangentbordsgenvägar. Varför? Eftersom den här förändringen innebär två stora fördelar jämfört med föregående versioner: Tangentbordsgenvägar för alla knappar i menyfliksområdet. För tangentbordsgenvägar krävs oftast färre tangenttryckningar. Använda de nya tangentbordsgenvägarna De nya tangentbordsgenvägarna kallas även tangenttips. Tryck på ALT så visas tangenttipsen. Tangenttips visas för alla flikar i menyfliksområdet, alla kommandon på flikarna, verktygsfältet Snabbåtkomst samt Arkiv (File)-menyn. Tryck på tangenten för den flik som du vill visa. Då visas tangenttips för flikens knappar. Tryck sedan på tangenten för önskad knapp. Vad gäller för de gamla tangentbordsgenvägarna? Äldre tangentbordsgenvägar som inleds med CTRL fungerar fortfarande, och du kan använda dem som vanligt. Tangentbordsgenvägen CTRL+C kopierar fortfarande något till Urklipp och CTRL+V klistrar fortfarande in något från Urklipp. Fördelarna med de nya filformaten. Word 2010, Excel 2010 och PowerPoint 2010 har nu nya filformat (samma som Office 2007, men nya jämfört med Office 2003). Det är en förändring som har flera orsaker, bland annat ökad säkerhet för filerna, minskad risk för filfel, reducerad filstorlek och nya funktioner. De nya filformaten bygger på XML (Extensible Markup Language) och omfattar öppna Office XML-format. Mer om det nya filformaten i Word, Excel och PowerPoint Standardfilformatet för dokument, arbetsböcker och presentationer har nu fått tillägget x, motsvarande XML-formatet. I Word sparas alltså ett dokument som standard med filnamnstillägget.docx i stället för.doc. Detta gäller också om du sparar en fil som en mall: Till det gamla filnamnstillägget läggs ett x, t.ex..dotx i Word. Om filen innehåller kod eller makron måste du spara den i det nya makroaktiverade filformatet. För ett Word-dokument blir det.docm, för en Word-mall.dotm. 86 DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs

87 Dela dokument mellan Office 2010-systemet och en tidigare version av Office. Du kanske är den förste i arbetsgruppen som uppgraderar till Office 2010, eller du kanske samarbetar med avdelningar som måste använda Office-dokument sparade i äldre format. Ni kan dock fortfarande dela dokument med varandra och du ska nu få veta hur. Du kan öppna en fil som har skapats i tidigare versioner av Office, från 95 till Du bara öppnar filen som vanligt. När du har arbetat med den i 2010-versionen kanske du vill spara den. Som standard sparas en fil i en tidigare version som just den versionen med dialogrutan Spara som (Save As). När du sparar filen får du genom funktionen Kompatibilitetskontroll (Compatibility Control) veta om några funktioner som har lagts till i filen kan vara obrukbara, eller har ersatts med närliggande funktioner. Obs! Om du öppnar en presentation som har skapats i PowerPoint 95 sparas den som standard i PowerPoint 2010-format. Du kan dock välja att spara filen i format. Om du vill spara filen i 2010-format väljer du Word-dokument, Excel-arbetsbok (workbook) eller PowerPoint-presentation i rutan Filformat (Save as type). Kolleger som har Word-, Excel- eller PowerPoint-versionerna 2000 till 2003 (och de senaste säkerhetskorrigeringarna och Service Pack-versionerna) kan öppna dina filer. När de klickar på ditt dokument tillfrågas de om de vill hämta en konverterare som gör att de kan öppna ditt dokument. SNABBREFERENS Därför har utseendet ändrats i Office 2010 I stället för 30 dolda verktygsfält och massor av kommandon gömda på menyer finns nu en kontrollcentral där allt det viktiga har sammanförts och tydligt visas. Office-användare använder vanligtvis endast ett fåtal kommandon som de dock använder väldigt ofta. Dessa baskommandon har nu getts en framträdande plats. DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs 87

88 Vissa kommandon visas inte alltid utan dyker endast upp som svar på en åtgärd. När du exempelvis infogar en bild i Word visas Bildverktyg och de kommandon du behöver på fliken Format. När du är klar med bilden och klickar utanför den försvinner Bildverktyg liksom fliken Format och kommandona där. Om du behöver ta fram fliken igen klickar du bara på bilden. Placera kommandon i ett eget verktygsfält Om du ofta använder kommandon som inte är så lättillgängliga som du skulle önska kan du lägga till dem i verktygsfältet Snabbåtkomst (Quick Access Toolbar), som är placerat ovanför menyfliksområdet när du startar ett Office-program. Snabb anpassning Verktygsfältet Snabbåtkomst kan anpassas på flera olika sätt: Du kan lägga till knappar i det genom att högerklicka på valfri knapp och sedan klicka på Lägg till i verktygsfältet Snabbåtkomst (Add to Quick Access Toolbar). Du kan klicka på Anpassa verktygsfältet Snabbåtkomst (Customiza Quick Access Toolbar) som visas när du högerklickar på någon knapp i verktygsfältet. Välj bland kommandona i den dialogruta som visas. Om du vill flytta verktygsfältet till en egen rad under menyfliksområdet klickar du på pilen i änden av verktygsfältet och sedan på Visa verktygsfältet Snabbåtkomst under menyfliksområdet (Show Quick Access Toolbar Below the Ribbon). Om du vill placera verktygsfältet ovanför menyfliksområdet gör du samma sak men klickar på Visa verktygsfältet Snabbåtkomst över menyfliksområdet (Show Above the Ribbon). Ta bort en knapp från verktygsfältet Snabbåtkomst 1. Högerklicka på en knapp i verktygsfältet. 2. Klicka på Ta bort från verktygsfältet Snabbåtkomst (Remove from Quick Access Toolbar). Fler alternativ när du behöver det När en liten pil (kallad dialogruteikon) visas i det nedre högra hörnet av en grupp, betyder det att det finns mer detaljerade eller avancerade alternativ för kommandona i gruppen. Klicka på pilen om du vill öppna en dialogruta eller ett åtgärdsfönster som visar de tillgängliga alternativen. Olika skärmupplösningar påverkar vad du kan se Om du använder en skärm med låg upplösning, t.ex bildpunkter, visas endast namnet på vissa grupper i menyfliksområdet, inte de kommandon som ingår i gruppen. Klicka då på pilen på gruppknappen om du vill visa gruppens kommandon. De grupper som endast visas med namnet vid låg skärmupplösning är oftast grupper med kommandon som inte används så ofta. Alternativ I tidigare versioner av Office kunde du göra inställningar i dialogrutan Alternativ (Options), som du öppnade via Verktyg (Tools)-menyn. Många av dessa alternativ finns nu under Arkiv (File)-fliken. De har blivit synligare och fått en mer praktisk placering du har dem nära till hands när du börjar arbeta med såväl gamla som nya filer. 88 DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs

89 Använda de nya tangentbordsgenvägarna De nya tangentbordsgenvägarna kallas även tangenttips. Tryck på ALT så visas tangenttips för alla flikar i menyfliksområdet, verktygsfältet Snabbåtkomst samt Arkiv (File)-menyn. Tryck på tangenten för den flik som du vill visa. Då visas tangenttips för flikens knappar. Tryck sedan på tangenten för önskad knapp. Tidigare tangentbordsgenvägar som börjar med CTRL går fortfarande att använda. Exempelvis kopierar CTRL+C fortfarande till Urklipp och CTRL+V klistrar in från Urklipp. Obs! De flesta äldre tangentbordsgenvägar med ALT+ fungerar fortfarande. Du måste emellertid komma ihåg hela tangentbordsgenvägen det visas inga ledtrådar på skärmen för vilka bokstäver du ska trycka på. Tänk tillbaka på en tidigare version av Office, när du tryckte på ALT+R för att öppna Redigera-menyn och sedan tryckte på den understrukna bokstaven till något av kommandona på menyn. Du kan fortfarande trycka på ALT och sedan på någon av de gamla menytangenterna R (Redigera), V (Visa), I (Infoga) och så vidare. Men någon meny öppnas inte. I stället visas en ruta som anger att du använder en Office snabbtangent. Om du känner till hela tangentsekvensen fortsätter du bara och startar kommandot. Om du inte kan sekvensen trycker du på ESC och använder tangenttips i stället. Vad innebär de nya filformaten? Word, Excel och PowerPoint 2010 har nu nya filformat. Det har flera orsaker, bland annat ökad säkerhet för filerna, minskad risk för filfel, reducerad filstorlek och nya funktioner. Du kan öppna filer som har skapats i Office 95 till och med När du sparar en fil som har skapats i en tidigare version i dialogrutan Spara som sparas denna som standard i samma version som den skapades. Du kan också välja att spara filen som en 2010-fil. När du sparar en fil som en tidigare version får du genom funktionen Kompatibilitetskontroll veta om några 2010-funktioner kommer att inaktiveras i filen eller ersättas med närliggande funktioner. Kollegor som har Excel-versionerna 2000 till 2003 (och de senaste säkerhetskorrigeringarna och Service Pack-versionerna) kan arbeta i dina 2010-filer. När de klickar på ditt dokument tillfrågas de om de vill hämta en konverterare som gör att de kan öppna ditt dokument. DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs 89

90 Plats för anteckningar 90 DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs

91 Nyheter I Microsoft Excel 2010 Microsoft Office Excel 2010 har ett nytt resultatorienterat användargränssnitt och inkluderar kraftfulla verktyg och funktioner som du kan använda för att analysera, dela och hantera din information på ett så effektivt sätt som möjligt. Excel 2010 har ett helt nytt filformat som standard, nämligen ett XML-baserat. Det använder filtillägget.xlsx. Nyheter Resultatorienterat användargränssnitt Det är lätt att arbeta i Microsoft Office Excel i det nya resultatorienterade användargränssnittet. Kommandon och funktioner som tidigare var inbäddade i komplexa menyer och verktygsfält är lättare att hitta bland de aktivitetsorienterade flikarna som består av logiska grupper med kommandon och funktioner. Många dialogrutor har ersatts med listrutor som inkluderar de tillgängliga alternativen, och knappbeskrivningar och förhandsgranskningsexempel gör det lättare att välja rätt alternativ. Oavsett om du formaterar eller analyserar data eller utför någon annan åtgärd i det nya användargränssnittet så visas automatiskt de verktyg som associeras med uppgiften i fråga. Fler rader och kolumner och andra nya gränser För att du ska kunna utforska stora mängder data i kalkylblad stöder Office Excel 2010 upp till 1 miljoner rader och kolumner per kalkylblad. Rutnätet i Office Excel 2010 är på hela (dvs 2 20 ) rader gånger (dvs 2 14 ) kolumner, vilket innebär % fler rader och % fler kolumner än i Microsoft Office Excel För dig som undrar, är den sista kolumnen XFD i stället för IV. I stället för typer av format kan du använda ett obegränsat antal i samma arbetsbok. Dessutom beror antalet cellreferenser per cell på mängden tillgängligt minne i stället för den tidigare gränsen på Programmets prestanda har förbättrats tack vare en ökad minnesallokering från 1 GB i Microsoft Office Excel 2003 till 2 GB i Office Excel Du kommer också att upptäcka att beräkningarna i stora kalkylblad med många formler går mycket snabbare eftersom Office Excel 2010 stöder dubbla processorer och multithreading. DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs 91

92 Office Excel 2010 stöder också upp till 16 miljoner färger. Office-teman och Excel-formatmallar I Office Excel 2010 kan du snabbt formatera informationen i kalkylbladet genom att använda ett tema (Theme) och en specifik formatmall. Teman kan delas mellan andra Office 2010-program, t.ex. Microsoft Office Word och Microsoft Office PowerPoint, och formatmallarna kan användas för att ändra format på Excel-specifika objekt, t.ex. tabeller, diagram, pivottabeller, figurer o.s.v. i Excel. Använda ett tema Ett tema (Theme) är en fördefinierad uppsättning färger, teckensnitt, linjer och fyllningseffekter som kan tillämpas på hela arbetsboken eller på specifika objekt, t.ex. diagram eller tabeller. Med teman kan du ge dina dokument ett mer professionellt utseende. På ditt företag kanske man har tagit fram ett särskilt företagstema som du kan använda. Eller så kan du välja något av de fördefinierade teman som är tillgängliga i Excel. Det är också lätt att skapa ett eget tema som du kan använda för att ge alla dina Excel-arbetsböcker och andra Office 2010-dokument ett enhetligt och professionellt utseende. När du skapar ett tema kan du ändra färg, teckensnitt och fyllningseffekter separat och välja om du vill ändra alla eller bara några av dessa inställningar. I Excel hittar du Teman under Sidlayout. Använda temateckensnitt Ett temateckensnitt (Theme Font) är ett fördefinierat temabaserat format som du kan använda för att ändra utseende på tabeller, diagram, pivottabeller, figurer eller diagram i Excel. Om de inbyggda, fördefinierade formaten inte passar kan du anpassa ett av dem. När du arbetar med diagram kan du välja bland många fördefinierade format, men du kan inte skapa egna diagramformat. På samma sätt som i Excel 2003 används cellformat för att formatera markerade celler, men nu kan du snabbt tillämpa ett fördefinierat cellformat. De flesta cellformat baseras inte på det tema som används för arbetsboken och du kan enkelt skapa ett eget. Avancerad villkorsstyrd formatering I Office 2010 kan du använda villkorsstyrd formatering (Conditional Formatting) för att visuellt framhäva data, vilket ofta gör det lättare att analysera informationen samtidigt som det kan ge ett mer professionellt intryck. Du kan snabbt upptäcka undantag och viktiga trender i informationen genom att implementera och hantera flera regler för villkorsstyrd formatering, och på så sätt tillämpa formatering i form av färger (Color Scales), datastaplar (Data Bars) och ikonuppsättningar (Icon Sets) i olika nyanser på den information som uppfyller reglerna. Det är lätt att använda villkorsstyrd formatering. Med bara några få musklickningar kan du identifiera datarelationer som du kan använda för att analysera informationen. Enkel formelskrivning Följande förbättringar gör det lättare att skriva formler i Office Excel Anpassningsbart formelfält Formelfältet (Formula Bar) anpassas automatiskt efter långa, komplexa formler, vilket förhindrar att formlerna täcker annan information i kalkylbladet. Du kan också skriva längre formler med fler kapslingsnivåer än i tidigare versioner av Excel. Automatisk funktionskomplettering Du kan använda automatisk funktionskomplettering för att snabbt skriva rätt formelsyntax. Funktionen upptäcker genast 92 DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs

93 vilka funktioner som du vill använda och hjälper dig att fylla i formelargumenten, så att formeln blir rätt redan från början. Strukturerade referenser Förutom cellreferenser, t.ex. A1 och R1C1, kan Excel 2010 använda strukturerade referenser som refererar till namngivna områden och tabeller i en formel. Enkel åtkomst till namngivna områden Genom att använda Namnhanteraren (Name Manager) i Excel 2010 kan du ordna, uppdatera och hantera flera namngivna områden på ett och samma ställe, vilket gör det lättare för andra som arbetar med ditt kalkylblad att förstå formlerna och informationen i bladet. När du ska använda namnet i formeln kan du välja Formler, Namnhanteraren (Formulas, Name Manager). F3-tangenten öppnar en snabbmeny, där du kan välja namn. Nya OLAP-formler och kubfunktioner Om du arbetar med flerdimensionella databaser (t.ex. SQL Server Analysis Services) i Excel 2010 kan du använda OLAP-formler för att skapa komplexa, användardefinierade rapporter baserade på OLAP-data. Nya kubfunktioner används för att hämta OLAP-data (uppsättningar och värden) från Analysis Services och för att visa informationen i en cell. OLAP-formler kan genereras när du konverterar pivottabellformler till cellformler eller när du använder Komplettera automatiskt för kubfunktionsargument när du skriver formler. Effektivare sortering och filtrering I Excel 2010 kan du snabbt ordna informationen i dina kalkylblad för att få svar på de frågor du vill genom att använda programmets förbättrade filtrerings- och sorteringsfunktioner. Du kan till exempel sortera data efter färg och baserat på mer än 3 (och upp till 64) nivåer. Du kan också filtrera data efter färg eller efter datum, visa över poster i listrutan Filter, filtrera flera poster och filtrera data i pivottabeller. Förbättrade Excel-tabeller I det nya användargränssnittet i Excel 2010 kan du snabbt skapa, formatera och utöka en Excel-tabell (en Excel-lista i Excel 2003) och ordna informationen i kalkylbladet så att det blir lättare att arbeta med den. Infoga, Tabell (Insert, Table). Bland de nya och förbättrade tabellfunktionerna kan följande nämnas: Rader för tabellrubriker (Header Row) Du kan aktivera eller inaktivera tabellrubrikerna. När tabellrubriker visas, visas de jämte informationen i tabellkolumnerna och ersätter kalkylbladsrubrikerna när du bläddrar i en lång tabell. Beräknade kolumner (Total Row) En beräknad kolumn innehåller en enda formel som justeras för varje rad och som expanderas automatiskt för att inkludera extra rader så att formeln tillämpas även på dessa. Allt du behöver göra är att infoga en formel en gång. Du behöver inte använda kommandona Fyll eller Kopiera. DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs 93

94 Automatisk filtrering Funktionen Filter är aktiverad som standard i en tabell och möjliggör kraftfull sortering och filtrering av tabelldata. Strukturerade referenser Tack vare den här typen av referenser kan du använda rubrikerna för tabellkolumner i formler i stället för cellreferenser som A1 eller R1C1. Summarader (Total Row) Nu kan du använda anpassade formler och textposter i summarader. Tabellformat Du kan använda ett tabellformat för att snabbt lägga till snygg, professionell formatering till tabeller. Om ett alternativt radformat används i en tabell, bevaras den alternativa formateringsregeln i samband med åtgärder som tidigare skulle ha påverkat och åsidosatt layouten, t.ex. filtrering, att dölja rader eller manuell omstrukturering av rader och kolumner. Välj Infoga, Tabell (Insert, Table). Acceptera standardvalen enligt bild. Som du ser, har du fått en överskådlig och lättläst tabell med färgmarkeringar och listpilar bredvid fältnamnen. Välj Design, Konvertera till område (Convert to Range) om du önskar återgå till standardfunktion. Sortering kan ske enligt många fler sorteringsnycklar: 94 DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs

95 Sortering och filtrering kan nu ske även efter färg. Filtrering av värden kallas nu för Talfilter (Number Filtrs). Formuläret En databas kan redigeras på två sätt. Antingen ändrar du i cellerna direkt på kalkylbladet på vanligt sätt och skriver till nya poster (rader) på den första tomma raden under databasen, eller så använder du ett dataformulär för redigering. I Excel 2010 finns inte detta formulär på någon verktygsgrupp, men det är enkelt att lägga till den i verktygsfältet Snabbåtkomst (Quick Access Toolbar - omedelbart till höger om Systemmenyn (System Menu) längst upp till vänster). För att ta fram lägga till knappen för dataformuläret gör du så här: 6. Tryck på knappen till höger i Snabbåtkomst (Quick Access Toolbar). 7. Välj Fler kommandon (More Commands). 8. Välj Verktygsfältet Snabbåtkomst (Quick Access Toolbar). 9. Ange: Välj kommandon från: Alla kommandon (Choose Commands from: All Commands). 10. Klicka på knappen Formulär (Form) och därefter på Lägg till (Add). 11. Bekräfta med OK. 12. Nu finns knappen i Snabbåtkomst (Quick Access Toolbar) och du kan stänga dialogrutan. DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs 95

96 Du antas ha en databas på kalkylbladet. Markera en cell i databasen. Tryck på knappen Formulär (Form) och följande dialogruta öppnas och första posten visas: För att redigera någonting i en post klickar du helt enkelt i den ruta som ska redigeras och ändrar på vanligt sätt. Du kan även använda tangentbordet för att hoppa mellan 96 DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs

97 rutorna. TAB tar dig till nästa fält och SKIFT + TAB tar dig till fältet ovanför. Om du håller på med en redigering, men du vill ångra den innan du valt att gå till nästa post, så kan du använda knappen Återställ (Restore). Genom att klicka på knappen Sök nästa (Find Next) visas nästa post och med knappen Föregående (Find Prev) visas föregående post. Det totala antalet poster visas längst upp till höger. I formulärläget lägger du till en post genom att klicka på knappen Ny (New). En ny post läggs på detta sätt till sist i databasen. Med knappen Ta bort (Delete) kan du ta bort en post från databasen. När du fyllt i sista fältet på en ny post, så kan du trycka på Enter, så kommer en ny post att omedelbart kunna skrivas in. Det maximala antalet fält som kan visas i formulärläget är 32 st. Nytt utseende för diagram I Excel 2010 kan du använda nya diagramverktyg för att snabbt skapa professionella diagram som effektivt förmedlar informationen. De nya, snygga diagrammen baseras på det tema som används för arbetsboken och inkluderar specialeffekter som 3D, transparens och skuggning. Du kan redigera ditt diagram med gruppen Design. Väljer du Snabblayout finns en rad varianter: Det är lätt att bläddra igenom de tillgängliga diagramtyperna i det nya användargränssnittet, så att du kan välja rätt diagram för informationen. Programmet innehåller många fördefinierade diagramformat och diagramlayouter så att du snabbt kan använda lämpligt format och inkludera önskade data i diagrammet. Visuella diagramelementsväljare Förutom snabblayouter och snabbformat kan du använda det nya användargränssnittet för att snabbt ändra varje element i diagrammet så att informationen presenteras på bästa tänkbara sätt. Med några få musklickningar kan du lägga till eller ta bort rubriker, förklaringar, dataetiketter, trendlinjer och andra diagramelement. DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs 97

98 Modernt utseende med OfficeArt Eftersom diagram i Excel 2010 ritas med OfficeArt, kan du göra praktiskt taget allt som du kan göra med en OfficeArt-figur med ett diagram och tillhörande diagramelement. Du kan till exempel lägga till en mjuk skuggning eller fasning för att framhäva ett element eller använda transparens för att göra element synliga som till viss del döljs i en diagramlayout. Du kan också använda realistiska 3D-effekter. Skarpa linjer och teckensnitt Linjerna i diagrammen är skarpa och ClearTypeteckensnitt används för texten för att göra den lättare att läsa. Fler färger än någonsin tidigare Du kan lätt välja från de fördefinierade temafärgerna och variera färgintensiteten. Om du vill kan du dessutom lägga till egna färger genom att välja bland 16 miljoner färger i dialogrutan Färger. Diagrammallar Det är mycket lättare att spara favoritdiagrammen som diagrammallar i det nya användargränssnittet. Du kanske vill använda den design du just skapat som en slags mall? I så fall ser du till att diagrammet har precis den färgsättning, axelskala, formatering etc. som du önskar. Rensa den från sådana rubriker du inte vill ska ingår i grunddesignen. Därefter väljer du Design, Spara som mall (Save As Template). Då erbjuds du att ge namn till ditt anpassade diagram. Som standard sparas det i en mapp Charts med filtillägget *.CRTX. När du ska använda en mall, väljer du Design, Ändra diagramtyp (Change Chart Type). 98 DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs

99 Diagramdelning Använda Excel-diagram i andra program I Office 2010 delas diagramfunktionerna mellan Excel, Word och PowerPoint. I stället för att använda diagramfunktionerna som tillhandahålls av Microsoft Graph, använder Word och PowerPoint numera de kraftfulla diagramfunktionerna i Excel. Eftersom Excel-kalkylblad används som diagramdatablad för Word- och PowerPoint-diagram, får du tillgång till de avancerade funktionerna i Excel, inklusive formelanvändning, filtrering, sortering och möjligheten att länka ett diagram till externa datakällor, t.ex. Microsoft SQL Server och Analysis Services (OLAP), för att hämta uppdaterad information till diagrammet. Excel-kalkylbladet som innehåller de data som diagrammet baseras på kan lagras i Word-dokumentet eller i PowerPoint-presentationen eller i en separat fil för att minska storleken på dokumenten. Kopiera diagram till andra program Du kan lätt kopiera och klistra in diagram mellan dokument eller från ett program till ett annat. När du kopierar ett diagram från Excel till Word eller PowerPoint ändras det och anpassas automatiskt efter Worddokumentet eller PowerPoint-presentationen, men du kan också bevara Exceldiagramformatet. Kalkylbladsinformationen i Excel kan bäddas in i Word-dokumentet eller i PowerPoint-presentationen, men du kan också lämna den i Excel-källfilen. Animera diagram i PowerPoint I PowerPoint kan du använda animering för att framhäva data i ett Excel-baserat diagram. Du kan animera hela diagrammet eller förklaringen och axeletiketterna. I ett stapeldiagram kan du till och med animera enskilda staplar för att bättre illustrera en specifik punkt. Det är lättare att hitta animeringsfunktionerna och du har mycket bättre kontroll. Du kan exempelvis göra ändringar i enskilda animeringssteg och använda fler animeringseffekter. Användarvänliga pivottabeller Det är mycket lättare att använda pivottabeller i Excel 2010 än i tidigare versioner av Excel. I det nya användargränssnittet för pivottabeller krävs det bara några få musklickningar för att visa rätt information om dina data, och du behöver inte längre dra data till släppzoner som inte alltid är så lätta att träffa. I stället markerar du bara de fält som du vill visa i den nya rutan Fältlista för pivottabell (Pivot Table Field List). DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs 99

100 Och när du har skapat en pivottabell kan du utnyttja många andra nya eller förbättrade funktioner för att sammanfatta, analysera och formatera pivottabellen. Använda Ångra i pivottabeller Nu kan du ångra (Undo) de flesta åtgärder som du utför när du skapar eller flyttar element i en pivottabell. Plus- och minusindikeringar för överordnade och underordnade nivåer Dessa indikeringar används för att ange om du kan visa eller dölja delar av pivottabellen för att visa mer eller mindre information. Sortering och filtrering Om du vill sortera markerar du bara ett element i den kolumn som du vill sortera och använder sorteringsknapparna. Du kan filtrera data med hjälp av pivottabellfilter, t.ex. Större än (Greater Than), Lika med (Equals) eller Innehåller (Contains). Villkorsstyrd formatering Du kan använda villkorsstyrd formatering (Conditional Formatting) för en Excel 2010-pivottabell baserat på en cell eller skärningen mellan celler. Pivottabellformat och -layout På samma sätt som för Excel-tabeller och -diagram kan du snabbt använda ett fördefinierat eller anpassat format för en pivottabell. I det nya användargränssnittet är det dessutom mycket lättare att ändra layouten för en pivottabell. Pivotdiagram Precis som med pivottabellerna är det lättare att skapa pivotdiagram i det nya användargränssnittet. Alla filtreringsförbättringar är också tillgängliga för pivotdiagram. När du skapar ett pivotdiagram visas särskilda pivotdiagramverktyg och snabbmenyer som gör det lättare att analysera informationen i diagrammet. Du kan också ändra layouten, stilen och formatet för diagrammet eller diagramelementen på samma sätt som för ett vanligt diagram. I Excel 2010 bevaras den diagramformatering 100 DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs

101 du använder när du gör ändringar i pivotdiagrammet, vilket är en förbättring jämfört med tidigare Excel-versioner. Snabba anslutningar till externa data I Excel 2010 behöver du inte längre veta server- eller databasnamnen för företagsspecifika datakällor. I stället kan du använda funktionen för snabb anslutning och välja från en lista med datakällor som du fått tillgång till av företagets administratör. Med hjälp av en Anslutningshanterare (Workbook Connections) i Excel kan du visa alla anslutningar i ett kalkylblad och lättare återanvända en anslutning eller ersätta en anslutning med en annan. Nya filformat XML-baserade filformat I och med Microsoft Office 2007/2010 introduceras nya filformat för Word, Excel och PowerPoint, även kallade öppna Office XML-format. Dessa nya filformat underlättar integrationen med externa datakällor och resulterar i mindre filstorlekar och förbättrad dataåterställning. I Excel är standardformatet för arbetsböcker det XML-baserade Excel-filformatet (.xlsx). Andra tillgängliga XMLbaserade format är det XML-baserade och makroaktiverade Excel-filformatet (.xlsm), Excel-filformatet för Excel-mallar (.xltx) och det makroaktiverade Excel-filformatet för Excel-mallar (.xltm). Binärt Excel 2010-filformat Förutom de nya XML-baserade filformaten introduceras även en binär version av det segmenterade, komprimerade filformatet för stora och komplexa arbetsböcker i Excel Det binära Excel 2010-filformatet (.xls), eller BIFF12, som det också kallas, kan användas för att optimera prestanda och för kompatibilitet med tidigare versioner. Kompatibilitet med tidigare versioner av Excel Du kan kontrollera om en Excel 2010-arbetsbok innehåller funktioner eller formatering som inte är kompatibel med en tidigare version av Excel för att på så sätt kunna göra nödvändiga ändringar för bättre bakåtkompatibilitet. I tidigare versioner av Excel kan du installera uppdateringar och konverterare som gör att du kan öppna en Excel 2010-arbetsbok så att du kan redigera, spara och öppna den igen i Excel 2010 utan att några Excel 2010-specifika funktioner går förlorade. Bättre utskriftsfunktioner Sidlayoutvy Förutom vyn Normal och vyn Förhandsgranska sidbrytning (Page Break Preview) inkluderar Office Excel 2010 vyn Sidlayout (Page Layout). Du kan använda den här vyn när du skapar ett kalkylblad för att kontrollera hur det kommer att se ut i utskriften. I den här vyn kan du arbeta med sidhuvuden, sidfötter och marginalinställningar direkt i kalkylbladet, och placera objekt, t.ex. diagram eller figurer, precis där du vill. Du har också tillgång till alla alternativ för utskriftsformat på fliken Sidlayout (Page Layout) i det nya användargränssnittet så att du snabbt kan välja inställningar, t.ex. sidorientering. Du ser genast vad som skrivs ut på varje sida, vilket minimerar risken för flera utskriftsförsök eller avklippta data i utskrifterna. Spara till PDF- och XPS-format Även OpenDocument-formaten finns nu som alternativ för Spara. Nya sätt att dela ditt arbete Använda Excel Services för att dela ditt arbete med andra Om du har tillgång till Excel Services kan du enkelt dela Excel 2010-kalkylbladsdata med andra, t.ex. DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs 101

102 företagets chefer eller andra intressenter. I Excel 2010 kan du spara en arbetsbok i Excel Services och ange vilken kalkylbladsinformation som andra ska ha tillgång till. Användarna kan sedan använda en webbläsare och Microsoft Excel Web Access för att visa, analysera, skriva ut och extrahera kalkylbladsinformationen. De kan också skapa en statisk ögonblicksbild av informationen med jämna mellanrum eller vid behov. Excel Web Access gör det lätt att utföra aktiviteter, t.ex. att bläddra, filtrera, sortera, visa diagram och analysera pivottabeller. Du kan också ansluta webbdelen Excel Web Access till andra webbdelar för att visa data på olika sätt. Och med rätt behörigheter kan Excel Web Access-användare öppna en arbetsbok i Excel 2010 och utnyttja de kraftfulla funktionerna i Excel för att analysera och arbeta med informationen på sina egna datorer om de har Excel installerat. Om du använder den här metoden för att dela ditt arbete kan du vara säker på att andra har åtkomst till en enda version av informationen på ett och samma ställe, som du kan uppdatera med ny information vid behov. Om du behöver kommentarer och uppdaterad information från andra, t.ex. medlemmar i arbetsgruppen, kan du dela en arbetsbok på samma sätt som i tidigare versioner av Excel för att samla in den information du behöver innan du sparar den i Excel Services. Använda Dokumenthanteringsserver Excel Services kan integreras med Dokumenthanteringsserver för att skapa en verifieringsprocess för nya Excel-rapporter och arbetsflödesåtgärder för arbetsboksberäkningar, t.ex. en cellbaserad avisering eller en arbetsflödesprocess som baseras på en komplex Excel-beräkning. Du kan också använda Dokumenthanteringsserver för att schemalägga omberäkningar av komplexa arbetsboksmodeller nattetid. Snabb åtkomst till fler mallar I Excel 2010 kan du basera en ny arbetsbok på någon av de många mallar som installeras med Excel. Du kan också snabbt hitta och hämta mallar på webbplatsen Microsoft Office Online. 102 DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs

103 Snabbgenomgång Här är du nu, med en ny version av Excel. När du öppnar Excel ser du de kalkylblad som du är van vid. Dessutom visas en del nyheter högst upp i fönstret. Det gamla gränssnittet med Excel-menyer och knappar har ersatts med det nya menyfliksområdet, med flikar som du klickar på för att komma åt kommandona. Menyfliksområdet gör Excel enklare att använda, och det går snabbare att hitta och arbeta med de kommandon som du behöver. Hur ska menyfliksområdet (The Ribbon) användas? Ta reda på det här. Se vad som har ändrats, och varför ändringar gör det enklare och snabbare att skapa bättre Excelkalkylblad. Ja, mycket har ändrats. Allra mest högst upp i fönstret. Men det är bra ändringar. Det du behöver är nu mer synligt och lättillgängligt. I stället för ungefär 30 verktygsfält som inte visas, och kommandon som är begravda på menyer, finns en enda kontrollcentral menyfliksområdet, där de viktigaste funktionerna samlas och visas. När du testar den nya designen kommer du att upptäcka att de kommandon som du redan vet hur du använder har grupperats på ett logiskt sätt. De tre delarna i menyfliksområdet är flikar, grupper och kommandon. Det finns tre grundläggande delar i menyfliksområdet: Flikar (Tabs) Det finns ett antal flikar stycken utmed överkanten. Var och en representerar basuppgifter som du utför i Excel. DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs 103

104 Grupper (Groups) Varje flik innehåller grupper som visar relaterade objekt tillsammans. Kommandon (Commands) Ett kommando kan vara en knapp, en ruta där du skriver information eller en meny. Hur kommer du igång? Börja från början, med den första fliken. De viktigaste kommandona i Excel finns på den första fliken, fliken Start (Home). Kommandona på den här fliken är de som Microsoft har identifierat som de vanligaste. Kommandona Klistra in (Paste), Klipp ut (Cut) och Kopiera (Copy) placeras till exempel först på fliken Start (Home), gruppen Urklipp (Clipboard). Därefter finns formateringskommandon i gruppen Tecken (Font). Kommandon för att centrera och vänster- eller högerjustera text finns i gruppen Justering (Alignment) och kommandon för att infoga och ta bort celler, rader, kolumner och kalkylblad finns i gruppen Celler (Cells). I grupper samlas alla de kommandon som du kan tänkas behöva för en viss uppgift, och de finns kvar genom hela uppgiften i stället för att döljas på menyn. Dessa viktiga kommandon visas ovanpå arbetsytan. Här är ett exempel på hur praktiskt det är: Om du vill att text ska visas på flera rader i en cell, behöver du inte klicka på ett kommando på en meny, klicka på en flik i en dialogrutan och sedan välja ett alternativ i dialogrutan. Du behöver bara klicka på Radbryt (Wrap) text i gruppen Justering (Alignment) på fliken Start (Home). Distribuerad (Distributed Indent) är ny inställning. Du skapar ett diagram genom att klicka på en knapp på fliken Infoga i gruppen Diagram (Chart). Då blir fliken Diagramverktyg (Chart Tools) tillgänglig: Design, Layout och Format. Kommandona i menyfliksområdet är sådana som du använder mest. I stället för att visa alla kommandon hela tiden, visas nu vissa kommandon när du behöver dem, som svar på en åtgärd som du utför. Om det till exempel inte finns något diagram i kalkylbladet, behöver du inte några kommandon för att arbeta med diagram. Men om du skapar ett diagram visas fliken Diagramverktyg (Chart Tools) med tre flikar: Design, Layout och Format. På dessa flikar finns de kommandon som du behöver för att kunna arbeta med diagrammet. Menyfliksområdet ändras beroende på vilken åtgärd du utför. Använd fliken Design om du vill ändra diagramtyp eller flytta diagrammen, använd fliken Layout om du vill ändra diagramrubrik och andra diagramelement och använd 104 DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs

105 fliken Format om du vill lägga till fyllningsfärger eller ändra linjeformat. När du är klar med diagrammet klickar du utanför diagramområdet. Då försvinner Diagramverktyg (Chart Tools). Om du vill få tillbaka dem klickar du i diagrammet så visas flikarna igen. Miniatyrdiagram (Sparklines) En ny typ av diagram, som ritas upp i en cell. Använd fliken Design om du vill ändra diagramtyp eller flytta diagrammen, använd fliken Layout om du vill ändra diagramrubrik och andra diagramelement och använd fliken Format om du vill lägga till fyllningsfärger eller ändra linjeformat. När du är klar med diagrammet klickar du utanför diagramområdet. Då försvinner Diagramverktyg. Om du vill få tillbaka dem klickar du i diagrammet så visas flikarna igen. Du behöver inte oroa dig om du inte ser alla kommandon hela tiden. Ta ett första steg så visas alla kommandon du behöver. DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs 105

106 Klicka på pilen längst ned i en grupp om du vill visa fler alternativ. Klicka på pilen i gruppen Tecken (Font). Dialogrutan Formatera celler (Format Cells) öppnas. När du ser den här pilen (kallas för dialogruteikon) i det nedre högra hörnet i en grupp, visas fler alternativ för gruppen. Klicka på pilen så visas en dialogruta eller ett åtgärdsfönster. I gruppen Tecken (Font) på fliken Start (Home) finns till exempel alla kommandon som används när du ändrar teckensnitt: kommandon för att ändra teckensnitt och storlek samt göra texten fet, kursiv eller understruken. Om du vill visa fler alternativ, till exempel för upphöjd text, klickar du på pilen till höger om Tecken (Font) så att dialogrutan Formatera celler (Format Cells) öppnas, där detta och andra närliggande alternativ finns. Om du ofta använder kommandon som inte är så lättillgängliga som du skulle vilja, lägger du till dem i verktygsfältet Snabbåtkomst (Quick Access Toolbar), som finns ovanför menyfliksområdet när du först startar Excel I det verktygsfältet är kommandona alltid synliga och nära till hands. Om du till exempel använder Autofilter varje dag, och du inte vill behöva klicka på fliken Data för att komma åt kommandot Filtrera (Filter) varje gång, kan du lägga till Filtrera (Filter) i verktygsfältet Snabbåtkomst. Lägg gärna till ikonen för Formulär (Form)! Det gör du genom att högerklicka på Filtrera (Filter) på fliken Data och sedan klicka på Lägg till i verktygsfältet Snabbåtkomst (Add to Quick Access Toolbar). Om du vill ta bort en knapp från verktygsfältet högerklickar du på knappen och sedan på Ta bort från verktygsfältet Snabbåtkomst (Remove from Quick Access Toolbar). Med hjälp av tangenttips kan du till exempel centrera text i Excel. Tryck på ALT så att tangenttipsen visas. Tryck sedan på W så att fliken Start (H, Home) markeras. Tryck på A och sedan på C i gruppen Justering (Alignment) om du vill centrera den markerade texten. 106 DC LÄROMEDEL Excel fördjupningskurs