Sammanfattning Grundskoleförvaltningen har upprättat ett förslag till Utfallsprognos

Transkript

1 SIGNERAD Malmö stad Grundskoleförvaltningen 1 (1) Datum Kimmo Räihä Senior controller kimmo.raiha@malmo.se Tjänsteskrivelse Utfallsprognos GRF Sammanfattning Grundskoleförvaltningen har upprättat ett förslag till Utfallsprognos Förslag till beslut Grundskolenämnden föreslås besluta att godkänna Utfallsprognos och skicka den till kommunstyrelsen, samt att förklara paragrafen omedelbart justerad Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Utfallsprognos Beslutsplanering Grundskolenämnden Ansvariga Anders Malmquist, grundskoledirektör Helen Nyman, ekonomichef Helena Plantin, avdelningschef kvalitetsavdelningen

2 Utfallsprognos Grundskolenämnden

3 Innehållsförteckning 1 Sammanfattning Uppföljning av verksamheten Uppföljning av ekonomin Utfall och prognos Investeringsram... 9 Grundskolenämnden, Utfallsprognos (9)

4 1 Sammanfattning Grundskoleförvaltningen prognostiserar ett utfall enligt budget. För att uppnå det prognostiserade resultat krävs dock strikt återhållsamhet med kostnaderna under resten av året. Förvaltningen har under året belastats med flera kostnadsdrivande faktorer Fler elever i åldern 6-15 år jämfört med vad resurserna från stadens budget var beräknat för En allt högre andel barn i fritidshem Högre kostnad för tilläggsbelopp för barn med särskilda behov i fritidshem Högre lokalkostnader och omställningskostnader Underskott för Malmö International School främst på grund av lägre antal elever jämfört med planerad Att förvaltningen, trots ovannämnda faktorer prognostiserar ett resultat i enlighet med budget beror dels på budgeterade reserver samt att de förvaltningsövergripande verksamheterna inte har varit fullt bemannade från årets början. Förvaltningen har under hösten arbetat med bland annat Samtliga skolor har följt upp föregående läsårs resultat i sin kvalitetsrapport i början av september. Samtidigt har skolorna planerat det innevarande läsårets utvecklingsarbete i sin Åtagande- /kvalitetsplan. En handlingsplan har antagit en handlingsplan för grundskolans informations- och kommunikationsteknik, IKT. Under hösten har språkvalet utretts utifrån ett uppdrag från kommunstyrelsen. Under september månad genomförde HR-avdelningen i samarbete med skolledarna en manuell kartläggning och inventering av antalet helt eller delvis obehöriga tillsvidareanställda medarbetare i våra skolor. Förvaltningen har beslutat om nya rutiner för korttidsbemanning vid frånvaro omfattande max 14 dagar Beslut har fattats om ett nytt arbetssätt för rekrytering. Den nya rekryteringsprocessen bygger på den Malmö stad-övergripande rekryteringsprocessen. Förvaltningen arbetar med 22 uppdrag utifrån Malmökommissionens rekommendationer. Grundskolenämnden har tagit beslut om en stadieindelad timplan för Malmös grundskolor. Syftet med en gemensam timplan är att underlätta för elever vid övergångar mellan skolor och för att öka likvärdigheten Grundskolenämnden, Utfallsprognos (9)

5 2 Uppföljning av verksamheten Kvalitets-/ och resultatdialoger med samtliga skolor Samtliga skolor har följt upp föregående läsårs resultat i sin kvalitetsrapport i början av september. Samtidigt har skolorna planerat det innevarande läsårets utvecklingsarbete i sin Åtagande- /kvalitetsplan. Under andra halvan av september har utbildningscheferna, med stöd av resurspersoner från kvalitetsavdelningen, genomfört kvalitetsdialoger med samtliga rektorer. Dialogerna följs nu av ett omfattande analysarbete som ska leda fram till förvaltningens lägesrapport i slutet av året. IKT-handlingsplan tydliggör ansvar och roller Förvaltningen har antagit en handlingsplan för grundskolans informations- och kommunikationsteknik, IKT. Handlingsplanen klargör behov av förvaltningsövergripande satsningar samt tydliggör skolornas respektive förvaltningens ansvar och roll för att IKT ska bli det stöd i den pedagogiska verksamheten som krävs enligt läroplanen LGR 11. Fler valmöjligheter kan stimulera till språkstudier Grundskoleförvaltningen har under hösten utrett språkvalet utifrån ett uppdrag från kommunstyrelsen. I utredningen föreslås bl.a. åtgärder för hur elever i högre utsträckning kan motiveras att välja studier i moderna språk och kunna fortsätta dessa studier. Utredningen kommer fram till tre åtgärder för språkvalet: att utöka elevernas valmöjligheter, att erbjuda undervisning med kvalitet och att erbjuda stöd samt att utöka och förbättra informationsinsatserna i samband med språkval. Grundskoleförvaltningen avser att arbeta i riktning mot att utöka antalet språk inom språkvalet samt att förbättra måluppfyllelsen inom ämnet. Kompetenskartläggning identifierar obehörig personal Under september månad genomförde HR-avdelningen i samarbete med skolledarna en manuell kartläggning och inventering av antalet helt eller delvis obehöriga tillsvidareanställda medarbetare i våra skolor. I kartläggningen framkom att grundskoleförvaltningen har 79 helt obehöriga medarbetare i verksamheten. För dessa medarbetare måste det nu finnas skriftliga handlingsplaner så att skolornas ledningar säkerställer att medarbetarna blir behöriga och att annan handledande behörig personal finns tillgänglig under utbildningstiden. Under ekonomi/hr-dialogerna med respektive rektor i november kommer resultatet för varje skola att följas upp och anlyseras. Vikarier för korttidsbemanning rekryteras gemensamt Förvaltningen har beslutat om nya rutiner för korttidsbemanning vid frånvaro omfattande max 14 dagar. Samtliga korttidsvikarier ska rekryteras och bokas av skolorna genom en gemensam bemanningsenhet som organiseras på HR-avdelningen. Skolornas rekrytering och bokning av korttidsvikarier ska administreras via IT- stödet Vikariebanken. Inför kvalitetssäkrad rekryteringsprocess Förvaltningen har beslutat om ett nytt arbetssätt för rekrytering. Den nya rekryteringsprocessen bygger på den Malmö stad-övergripande rekryteringsprocessen. Syftet med den gemensamma processen är att varje steg kvalitetssäkras och sker på objektiva grunder utan diskriminerande inslag. Sökande ska få professionell återkoppling och ett bra bemötande. Roller och ansvar mellan Grundskolenämnden, Utfallsprognos (9)

6 chef och HR tydliggörs och med det kan tid frigöras för skolledarna. Arbetar med 22 uppdrag utifrån Malmökommissionens rekommendationer I kommunstyrelsens beslut om utredningsuppdrag som bygger på ärendet om Malmökommissionens förslag till åtgärder för ett socialt hållbart Malmö (Stk ) tilldelades grundskoleförvaltningen totalt 22 uppdrag. Fem av dessa är utredningsuppdrag, de övriga avser utveckling av områden eller fortsatt arbete med sedan tidigare beslutade insatser. Samtliga uppdrag är påbörjade. Gemensam stadieindelad timplan underlättar elevers övergångar Grundskolenämnden har tagit beslut om en stadieindelad timplan för Malmös grundskolor. Syftet med en gemensam timplan är att underlätta för elever vid övergångar mellan skolor och för att öka likvärdigheten. Genom en stadieindelad timplan, elevens val, skolans val och möjlighet för rektor att utöka timplanen, finns de förutsättningar som behövs för att anpassa undervisningen efter skolornas skiftande behov samtidigt som det finns en gemensam grundstruktur. Konsekvenser av översvämning i augusti Regnovädret den 31 augusti drabbade ungefär häften av Malmös grundskolor, framförallt med översvämningar i källarplan. I dessa utrymmen gick handlingar i två arkiv förlorade. En vecka efter översvämningen upplevde fem skolenheter fortfarande verksamhetsstörningar, företrädesvis eftersom sanering dröjde. Förvaltningens utgifter med anledning av ovädret väntas bli färdigställda tidigast vid årsskiftet. Krishanteringen vid översvämningsincidenten utvärderas. Befolkningsprognos I befolkningsprognosen för budget 2014 beräknades antalet invånare 6-15 år vara den 31 december Utfallet av antalet invånare vid årsskiftet 2013/2014 var d.v.s. 244 fler än i prognosen. I budgetprognosen för år 2014 beräknades ökningstakten av invånarantalet till individer och att antalet invånare skulle nå den 31 december Utgångsläget för antalet individer i början på 2014 var således 244 fler än vad budgetprognosen beräknat. Befolkningsökningen har, under perioden januari - oktober, varit i nivå med ökningstakten som angavs budgetprognosen dvs individer på helårsnivå. Under hösten har ökningstakten stegrats något. Vid månadsskiftet oktober/november var befolkningen 6-15 år individer, en befolkningsökning på individer från årets början enligt KIR. Om samma ökningstakt fortsätter året ut innebär det att befolkningen den 31 december 2014 uppgår till individer i åldern 6-15 år dvs. 310 fler än i budgetprognosen för år Den genomsnittliga befolkningen för året blir, enligt trenden, invånare vilket är 277 fler än i budgetprognosen för Det genomsnittliga befolkningsantalet, 6-15 år, beräknas öka med invånare jämfört mot utfallet föregående år. Nedan en tabell över befolkningsutfall, budgetprognos och trend för befolkningsantalet. Grundskolenämnden, Utfallsprognos (9)

7 Befolkningsutfall och befolkningsprognoser Utfall Budgetprognos Utfall Budgetprognos UP2 trend Års- 31 dec dec dec dec dec 2014 genomsnitt Utfall Budgetprognos 2014, april Trend UP2, oktober Grundskolenämnden, Utfallsprognos (9)

8 3 Uppföljning av ekonomin 3.1 Utfall och prognos Utfall / prognos Tkr Nettokostnad Kommunbidrag Avvikelse Utfall jan-okt Prognos nov-dec Helårsprognos Resultaträkning Tkr Prognos 2014 Budget 2014 Avvikelse Intäkter Totala intäkter Lönekostnader PO-pålägg Övriga personalkostnader Totala personalkostnader Övriga kostnader Avskrivningar Totala övriga kostnader Nettokostnad exkl. finansnetto Kommunbidrag Finansiella intäkter Finansiella kostnader Resultat Nettokostnad Periodavvikelse Utfallet till och med oktober månad visar på ett överskott om 18,2 Mkr. De huvudsakliga anledningarna till överskottet är senare rekryteringar samt senarelagda inköp av IT- och annan utrustning beroende på upphandlingsavtal vilka var klara sent i perioden. Oktober månads resultat påverkades negativt av korrigeringar av sena elevinskrivningar efter sommaren bland annat för elever från annan kommun. Periodresultatet för befolkningsansvaret för fritidshem är ett underskott om 22,3 Mkr. De största anledningarna till underskottet är ökat antal barn i fritidshem samt kostnader för tilläggsbelopp för barn i behov av stöd. Utfallet för perioden för befolkningsansvar grundskola inklusive förskoleklass visar ett underskott om 0,5 Mkr. Lägre kostnad för tilläggsbelopp för kommunala skolor jämfört med budget samt en reserv inom befolkningsansvaret är huvudsakliga anledningar till resultatet. För särskolan redovisas ett positivt resultat om 0,9 Mkr till största delen beroende på lägre till- Grundskolenämnden, Utfallsprognos (9)

9 läggsbelopp och reserverade medel inom särskolans befolkningsansvar. Förvaltningens skolområden visar ett överskott på 2,2 Mkr i perioden beroende på ökade intäkter för fler elever och återhållsamhet med övriga kostnader. Förvaltningsövergripande verksamhet redovisar ett överskott om 37,9 Mkr. Överskottet beror till stor del på reserverade medel inom verksamheten. Reserverna har utnyttjats fullt ut för att kompensera underskott för befolkningsansvaret Prognos Prognos och kommunbidrag Grundskoleförvaltningen prognostiserar ett utfall enligt budget för helåret För att uppnå en budget i balans krävs dock strikt återhållsamhet av kostnader under resten av året. I den framlagda prognosen finns en risk för försämring av det ekonomiska resultatet. Antalet och andelen barn i fritidshem har fortsatt öka under året. Tilläggsbelopp, kostnader för stöd till elever i fritidshem, är ökande. Antalet elever har under året legat över budgeterat nivå och reserverade medel har använts för att kompensera för högre volymer. Kostnaderna för lokaler fortsätter att öka. Förvaltningen erhåller riktade statsbidrag där utbetalning till förvaltningen sker schablonmässigt långt i förväg innan en utvärdering av resultatet som leder till statsbidraget kan ske. I dessa fall kan utkomsten av utvärderingen innebära att tidigare utbetalda belopp krävs tillbaka av staten. En osäkerhetsfaktor är IT systemens hantering av periodiseringen av semesterlöneskulden som kan ha betydande effekter i enskilda perioder. Fritidshem Andelen barn i fritidshem som efterfrågar plats beräknas öka under höstterminen. Även kostnaderna för särskilt stöd i form av tilläggsbelopp beräknas fortsätta att vara på en hög nivå vilket innebär att verksamhetens befolkningsansvar landar på ett negativt resultat. Sammantaget innebär ökningen av antalet barn samt ökad kostnad för särskilt stöd i form av tilläggsbelopp att resultatet på helår beräknas till ett underskott om 24,8 Mkr för fritidshemsverksamhetens befolkningsansvar. Av hela det prognostiserade underskottet för fritidshemverksamheten utgör tilläggsbelopp för särskilt stöd cirka 14 Mkr och ökningen av antalet barn cirka 13 Mkr. En reserv inom fritidshemmets befolkningsansvar minskar det prognostiserade underskottet något. I prognosen för fritidshem finns en risk för ytterligare försämring om andelen elever med fritidshemsplacering ökar eller tilläggsbelopp för särskilt stöd ökar ytterligare från nuvarande nivå. Grundskola inklusive förskoleklass Antalet elever fortsätter att vara högre under året jämfört med resurstilldelningen i budget. Ökningen av elevantalet medför ökade kostnader för förvaltningen. Resultatet på helår beräknas till ett underskott på 6,1 Mkr för befolkningsansvaret för grundskola inklusive förskoleklass. Kostnaderna mot friskolor och skolor i annan kommun beräknas öka med cirka 17 Mkr beroende på köp av plats för flera elever samt ökade kostnader för tilläggsbelopp. Lokalkostnaderna för befolkningsansvaret beräknas att öka med drygt 19 Mkr jämfört med budget för befolkningsansvaret. Lägre kostnader för tilläggsbelopp i egen verksamhet jämfört mot budget samt en reserv under befolkningsansvaret begränsar underskottet. Särskola Grundskolenämnden, Utfallsprognos (9)

10 För särskolans befolkningsansvar beräknas ett överskott på 0,5 Mkr på helåret. Kostnader för ökat elevantal kompenseras genom lägre tilläggsbelopp samt en reserv under särskolans befolkningsansvar som täcker kostnaderna för elevökningen. Utbildningsområden Tre av sex utbildningsområden prognostiserar underskott och övriga fyra områden prognostiserar resultat över eller enligt budget. Malmö International School prognostiserar ett underskott på 4,5 Mkr orsakat av att intäkterna för antalet elever är lägre och personalkostnader är högre jämfört med budget. Kostnadsnivån har ökat under hösten. Anledningarna till ökande kostnader har varit flera. Ökat behov av köp av elevdatorer, ökat behov av särskilt stöd i form av tilläggsbelopp samt att antalet grupper med stöd till elever med autism har blivit blir fler. För att säkra resultatet för hela förvaltningen har det nu införts en restriktiv hållning till ökande kostnader. Förvaltningsövergripande verksamheter Samtliga enheter inom förvaltningsövergripande verksamheterna prognostiserar ett överskott för helåret. Överskottet inkluderar en förvaltningsövergripande reserv. Förvaltningen har erhållit 2,0 Mkr i omstruktureringsbidrag för omställningskostnader i samband med ny organisering av förskole- och grundskoleverksamheten. Vattenskador En sammanställning av kostnaderna orsakade av det kraftiga regnet i Malmö är pågående. Malmö stads försäkringar beräknas kompensera för kostnaderna för återställning efter skadorna. I prognosen bedöms att förvaltningen inte kommer att drabbas av kostnader orsakade av vattenskadorna Beslutade/planerade åtgärder Strikt återhållsamhet av inköp har beslutats för att förvaltningen ska uppnå resultat enligt budget för året. 3.2 Investeringsram Investeringsram Typ av investering Prognos 2014 Budget 2014 Avvikelse Investeringsutgifterna har varit 18,1 Mkr i perioden. Cirka 7 Mkr av det i förvaltningen planerade investeringarna har istället gjorts av Stadsfastigheter vilket innebär att Grundskoleförvaltningen får ökad hyreskostnad i stället för ökat kapitalkostnad. Mer än hälften av investeringarna har avsett uppstart av nya verksamheter. Förvaltningen beräknar att inte behöva ta hela investeringsanslaget i anspråk under året. Grundskolenämnden, Utfallsprognos (9)