Terebi Ge mu Styrelsemöteprotokoll sida 1 av 6

Transkript

1 Närvarande styrelsemedlemmar: Christoffer Cederholm, Victor Lundwall, Kim Welander, Jonatan von Seth, Ellen Magnusson, Carl Henrik Andersson, Samson Wiklund. Närvarande gäster: Lukas Joley, Jacob Andersson, Joachim Hedberg, Fredrik Wellman. Dagordning 1 Ordförande förklarar mötet öppnat. 2 Mötesordning fastställs. Christoffer Cederholm väljs Ill mötesordförande. Samson Wiklund väljs Ill mötessekreterare. Victor Lundwall & Ellen Magnusson väljs Ill justerare. 3 Dagordningen godkänns i sin helhet. Terebi Ge mu Styrelsemöteprotokoll sida 1 av 6 4 Ordförande avlägger sin rapport. Rapport angående lokal och datum för påskträff anges under 8. Cederholm har har diskussioner med Super Retro Bros., en annan spelförening i Skåne. Vidare informaion kommer tas upp senare under 11. Cederholm meddelar också blivit intervjuad av Södra Innerstadens Idning. 5 Kassör avlägger sin rapport. Kassör meddelar aw denne och Cederholm varit på banken för aw få se hur föreningens finanser ser ut. De fick då inte ut något då kassakviwo då båda firmatecknarna måste vara närvarande. Det råder förvirring kring vilka två dessa är. Cederholm och Andersson fick däremot se saldo på kontot vilket låg på ca SEK. DeWa rör alltså Sverok kontot. BlankeWer har skickats Ill Sverok så aw föreningen inte behöver fysiskt befinna sig på bankens kontor för aw få kontoupplysningar. Svar förväntas Ill nästa vecka. Med beloppet på ca SEK förväntar Cederholm aw vi har råd aw betala studiefrämjandet för lokal och städning och ersäwning för ew trasigt bord vid nyårsträffen. Vem som ska ersäwa det trasiga bordet diskuterades också. Styrelsen kom överens om aw föreningen ska erbjuda de som hade sönder bordet aw betala för sig, men aw vi denna gång inte kommer kräva dewa. Till nästa träff ska det finnas tydligt anvisat aw närvarande på träffen tar eget ansvar ifall något liknande inträffar. 6 Ledamoter avlägger rapport. Wiklund meddelar aw han inlew uppstyrandet av gemensam kalender för Spelens Hus. WIklund ererlyser en lista med föreningarnas namn och kontaktperson. Cederholm ska sammanställa dewa och se Ill aw Wiklund kan ta kontakt med samtliga.

2 Terebi Ge mu Styrelsemöteprotokoll sida 2 av 6 Magnusson meddelar aw hon inte talat med någon högre ansvarig vid skolor och liknande, endast kollat intresset bland elever. Magnusson känner aw hon saknar informaion aw gå ut med och anser aw en presentaion av föreningen inför skolorna bör ha någon typ av agenda som ger det ew mervärde. Styrelsen håller med. Lukas Joley meddelar aw NTI gymnasiet ska arrangera ew LAN vid 3 4 mars och ska ta reda på mer informaion om dewa aw ge vidare åt Magnusson. Andra instanser som ska kontaktas är Heleneholmsskolan och Mediagymnasiet. Magnusson ska göra dewa Ill nästa möte. Magnusson vill ha uppgir på exakt vad för samarbete föreningen har med Malmö kommun. Cederholm ska ordna dewa. Welander och Magnusson ska också prata med Hector som representeras Österlensfilialen som ska startas inom kort. 7 Avstämning mot föregående protokoll görs. Cederholm meddelar aw vi under förra mötet tog fel på datum vad gäller påskträffen. Vecka 16 är påskträffen och inte vecka 13. Schemat ska justeras. 8 Påskträffsplanering. 8.1 Ang. lokal. Cederholm har fåw offert angående lokaler inför påskträff. Två offerter har gews våningar, 8680 SEK inkl moms våninger (ej entrén och första våningen), 7340 SEK inkl moms. På första våningen (entrén) finns duscharna och stora salen vilket hela styrelsen anser direkt nödvändiga, prisskillnaden är ca 1300 SEK. En annan lösning vad gäller åtkomst för träffen har också diskuterats så vi slipper gå in via huvuentrén, gå upp två våningar, över viadukten och ner en trappa igen för aw komma åt träfflokalerna. En annan aspekt är aw studiefrämjandet lagt Ill fler villkor för aw undvika missförstånd. En del av dessa är: YWerdörrarna ska allid våra låsta. Vakt dygnet runt. Ej sovande jour utan vaken vakt. 3 Immar om dagen kommer en representant från studiefrämjandet vara närvarande (istället för 4 som vid nyårsträffen. DirekIv vad gäller städning och när det ska vara rent.

3 Terebi Ge mu Styrelsemöteprotokoll sida 3 av 6 Skador på lokaler, utlyst larm, skador på diskmaskin, ändring av diskmaskinernas program, avstägning av vawen Ill diskmaskin, betalas av hyresgäst. Styrelsen beslutar aw påskträffen infaller Skärtorsdagen 21 april klockan och avslutas morgonen annandag påsk måndagen 25 april. FunkIonärer och styrelse och andra arbetande instanser infinner sig i lokalerna. NaWen Ill måndag ska inte spelrummen och akiviteterna stänga utan sista nawen är det friw fram aw spela och leka och umgås. 8.2 Ang. daglig stängning. Kiosk och akiviteter (inklusive spelrum) stänger kl alla dagar utom nawen Ill måndag och öppnar igen dagen erer. Det vill säga andra våningen stänger helt, utrymmes och låses mellan von Seth ansvarar för aw kiosken öppnar varje dag, Andersson ansvarar för stängning. 8.3 Ang. sovsalar. Styrelsen beslutar aw sovsalarna öppnas en och en erer behov. Huruvida sovsalarna ska vara Illgängliga eller inte under hela träffen diskuteras. DeWa ur säkerhetssynpunkt. Styrelsen är överens om aw besökare bör kunna få sova när de själva anser det rimligt. För aw öka säkerheten föreslås aw det också kan finnas ew låst/bevakat rum där lösa persedlar och liknande kan förvaras istället så aw sovsalarna kan få vara öppna. FunkIonärerna kommer vara ansvariga för dewa rum. von Seth och Andersson som har ansvar för kioskverksamheten ska se Ill aw dewa fungerar. Besökare säger Ill i kiosken aw de behöver åtkomst Ill rummet och närvarande kioskpersonal går då ifrån när Illfälle ges och låser upp rummet åt besökaren för aw sedan låsa igen när besökaren är klar. 8.4 Ang. städning. ERer nyårsträffen var inte bord och stolar ordentligt ställda på räw plats. Studiefrämjandet kommer märka upp alla bord och ge en planlösning med vilka möbler som ska Ill vilken sal. Cederholm tycker också aw vi själva ska fotografera rummen för referens såsom vi Idigare gjort. Styrelsen håller med. Wiklund ska inför nästa möte ta fram ew förslag på städschema för träffen. 8.5 Ang. funktonärer Den totala arbetsdagen är 18 Immar med undantag för söndag måndag som är en enda lång arbetsdag på 24 Immar. DeWa delas upp i pass om 4 respekive 6 Immar. Vid varje pass behövs 2 funkionärer.

4 Terebi Ge mu Styrelsemöteprotokoll sida 4 av 6 Arbetspass är som så: Torsdag Tll lördag Morgonpass Immar (von Seth + 1 funkionär) Middagspass Immar (2 funkionärer) Kvällspass Immar (2 funkionärer) NaWpass , 4 Immar (Andersson + 1 funkionär) Söndag Tll måndag Morgonpass Immar. (von Seth + 1 funkionär) ERermiddagspass Immar. (2 funkionärer*) Kvällspass Immar. (2 funkionärer*) NaWpass Immar. (2 funkionärer*) SmåImmarspass Immar. (2 funkionärer*) Morgonpass Immar (2 funkionärer) * = En av dessa pass är Andersson + 1 funkionär. von Seth ska redan nu börja förfawa handboken för funkionärer. 8.6 Ang. biljexteknik. Lundwall meddelar aw OCR genreringen nu ska fungera Ill 100%. 8.7 Ang. tävlingar. Anagramstävlingen är klar. ScreenshoWävlingen är Ill hälren klar. Xboxlivetävling med deltävlingar i sil med den Alexander Cederholm hade på Nyårsträffen ska ordnas. TG Fight Club anordnar fighingsspelstävling Magnusson ordnar BezzerWizzertävling. RetroutskoWet kommer anordna retrospelstävlingar. En tävling i ScienIa Avis egna Jeopardy om sådant är klart Ill träffen ska också anordnas. Citat en stor jävla påsktävling ska anordnas. Welander söker hjälp med dewa. Magnusson, Lundwall och Cederholm anmäler sig själva. Magnusson och Cederholm anordnar en form av skawjakt. Äggmålartävling ordnar Welander under förutsäwning aw föreningen betalar ägg, färger, penslar etc. Welander önskar bli mailad senast torsdag 3 februari om alla tävlingar som inte han själv anordnar. Vidare önskas ballongtävling i Super Mario kart av densamma. När tävlingsinformaionen sammanställts skickas denna informaion Ill Wiklund för publicering på hemsidan. En pokal ska byggas Ill en stor jävla påsktävling. von Seth utlyser aw Ill nästa möte ska samtliga närvarande ta med diverse trasiga spelavraljer.

5 Terebi Ge mu Styrelsemöteprotokoll sida 5 av Ang. poster & biljexer. Joachim Hedberg designar poster och biljewer. Han tar gärna emot önskemål. 8.9 Ang. Marknadsföring & informaton. Wiklund ska snarast möjligt publicera den informaion vi har i dagsläget angående Påskträffen på siten. Datum, lokal, allmän informaion, ererlysning av funkionärer, ew tomt schema som kan fyllas med akivitet, etc Ang. regler. En forumtråd ska startas där styrelsen kan diskutera vad för regler som ska gälla under träffen. Cederholm startar denna tråd under mötet. Reglerna ska vara bestämda Ill nästa möte Ang. pris 300 SEK föreslås som pris för hela träffen. 150 SEK för endagspass som enbart kan köpas på plats. De första 20 biljewer som förköps via hemsidan eller i lokalen får rabawerat pris. 250 SEK kostar dessa. Sista dag för förbokningar är 28 februari. Enbart förköp gäller. Styrelsen beslutar aw dewa gäller. 9 Sommarträffsplanering. Cederholm har talat med studiefrämjandet. De har stäng vecka 27 30, dvs 4 juli 31 juli. Vilken som helst av dessa veckar står Ill vårt förfogande. Cederholm föreslår 25 juli Ill 30 juli. Preliminärt tänker vi på dessa datum, dvs vecka 30. Cederholm ska kolla aw det inte krockar med andra arrangemang. Ingen offert har givits än. Cederholm uppskawar priset (om vi använder samma lokaler) Ill ungefär SEK. Inget beslut fawas i dagsläget. 10 UtskoXen avlägger rapport. RetroutskoWet meddelar aw de ska testa retrospel på torsdag 27 januari. Dessa spel ska eventuellt användas Ill tävlingar. UtskoWet har inte beslutat när deras regelbundna dagar då de ska träffas i lokalen. Vidare meddelas aw Joachim Hedberg IllsaWs i utskowet. RetroutskoWet har möte torsdag 27 januari och kommer meddela resultaten av dewa utskowsmöte på nästa styrelsemöte 11 Övriga frågor. Welander ererfrågar bygghjälp Ill aw bygga bardisken Ill lokalen. DeWa bygge kommer ske någon gång erer Winter een mas. Welanders far hjälper Ill vid bygget. Denne kommer också hjälpa vid föreningens Jeopardy också byggas. Planer för dewa önskas mailas Ill Welander snarast. Magnusson ordnar det. Magnusson ererfrågade planeringsdokumentet som inte mailats ut. Dokumentet ligger på Cederholms dator och dewa mailas ut under mötet.

6 Terebi Ge mu Styrelsemöteprotokoll sida 6 av 6 Wiklund kommer bygga om Xbox lanet och har fåw material för dewa av Malmöföreningen. Wiklund ordnar en intern mailadress Ill alla i styrelsen så aw det blir bekvämare aw meddela alla utan aw memorera 7 e postadresser. 12 Nästa möte. Styrelsen träffas igen 8 februari klockan Ordförande förklarar mötet avslutat. Vid protokollet Samson Wiklund Justerare Ellen Magnusson Victor Lundwall