FÄSTNING ELLER FIKASTÄLLE Arbetsplatsens förvaltning, identitet och arkitektur. Tony Björklund Lars Steiner

Transkript

1 FÄSTNING ELLER FIKASTÄLLE Arbetsplatsens förvaltning, identitet och arkitektur Tony Björklund Lars Steiner

2 Förlag och distribution AB Svensk Byggtjänst Stockholm Telefon AB Svensk Byggtjänst och författarna Omslagsbild: Stockholm Waterfront. En del av byggnadskomplexet täcks av ett metallraster, en anordning som saknar anknytning till det vi vanligtvis förknippar med begreppet husbyggnad. Den karakteristiska arbets- och festplatsen Stockholms stadshus skymtar i bakgrunden, en av den traditionella arkitekturens mest fulländade byggnader. Skilda tiders uttryck samsas. Foto omslag: Beate Pytz Foto inlaga: Tony Björklund där inte annat anges, se bildförteckning. Grafisk form: Beate Pytz Tryck: Göteborgstryckeriet, Mölndal 2014 ISBN

3 FÖRORD Fästning eller fikaställe. Är det en fråga så är svaret fikaställe. Men som alltid är verkligheten inte så enkel att beskriva. Fästning står för den strängt kontrollerade ytterligheten, fikastället för den andra ytterligheten, det fullständigt fria sättet att arbeta, ansvarsfullt och öppet, där de anställdas initiativ gör att allt kan hända. Som fastighetsforskare inom det ekonomiska området respektive yrkesarbetande arkitekt har vi observerat att arbetslivet förändras från övervakande kontroll mot det stödjande och tillåtande, där det är resultaten som räknas. Polariseringen sätter ljus på den utveckling som boken problematiserar. Modern teknik gör det möjligt för människor att arbeta på fler ställen än den arbetsplats som anvisats av organisationen de arbetar för. Detta medför att arbetsplatser till viss del är tomma på folk och att kontorslokalerna inte används fullt ut. Då uppstår frågan om hur anställda motiveras att komma till jobbet och om detta är önskvärt. Det verkar fortfarande vara så att kreativitet och utveckling sker när människor möts, även om tonåringarna visar att de är minst lika kreativa och har minst lika roligt på nätet som när de träffas. Därför prövar idag de mest innovativa företagen att utforma sina kontor som mötesplatser för kreativt skapande och kommunikation både på nätet och i den fysiska verkligheten. För de arbetsuppgifter som kräver koncentration och ensamarbete kan det vara effektivare både för företaget och miljön om den anställde stannar hemma och arbetar. Transporter liksom fastigheter tillhör de mest nedsmutsande företeelserna i den globala miljön, varför en ny syn på var och hur arbete bör utföras kan bidra till mindre påfrestning på naturen. Det är inte bara arbetet och platsen för arbete, utan också organisationers struktur och företagandet i sig som är i förändring. Dessa förändringar påverkar sättet att driva fastighetsföretagande. Bakom står ekonomiska, tekniska, kulturella och existentiella förändringar. Det pågår globalt sett en oöverskådlig omvandling av mänskliga villkor och behov, där orsak och verkan är sammanflätade. Boken syftar att beskriva och analysera arbetsplatsernas förändring i ett företagsekonomiskt samt arkitektur-, design-, byggnads- och förvaltningsperspektiv. Vi vill tacka alla kollegor i seminarier och manusläsande som gett oss en massa tips och synpunkter. Speciellt tack till Basam Besh, Gösta Carlestam, Oscar Frieberg, Arne Fagerholm, Jan-Chris Norlander, Agneta Sundström och Marita Wallhagen. Vi vill också passa på att tacka våra familjer som under en lång tid har stöttat och stått ut när våra tankar och samtal kanske alltför mycket har centrerats till de frågor boken ställer. Tack också till redaktörerna Jonas Sjögren, Håkan Svensson och Marika Engström som väglett och hjälpt oss under det sista halvårets skrivande. Stockholm i oktober 2014 Tony Björklund Lars Steiner 3

4

5 INNEHÅLLSFÖRTECKNING FÖRORD 3 INNEHÅLLSFÖRTECKNING 5 BOKENS KAPITEL OCH DISPOSITION 9 NÅGRA CENTRALA BEGREPP 10 1 INLEDNING 11 Globalisering och informationsteknik ger arbetsmarknaden nya spelregler 11 Utgångspunkter för framtidens arbetsplats 11 2 FRÅN INDUSTRI- TILL KUNSKAPS- OCH NÄTVERKSSAMHÄLLE 17 Ett arbetsliv i förändring 17 Nya perspektiv nya möjligheter 18 Den Nya Arbetsplatsen 18 Företaget är nätverket 20 3 FÖRÄNDRINGAR I ARBETSPLATSORGANISATIONEN 25 Nya organisations- och affärsmodeller 25 Problem och möjligheter med nya affärsmodeller 27 Förändrade lokalbehov 27 Arbetsplatsstilar 28 Bortom planering mot lärande 30 Virtuella och fysiska arbetsplatser i arbetsplatsportföljen 31 Att implementera nya strategier 31 Slutsatser om den nya och nätverkande arbetsplatsen 32 4 FASTIGHETSFÖRETAG OCH FASTIGHETSFÖRVALTNING 35 Arbetsplatsindustrin 35 Fastigheter, fastighetsföretagande och Facility Management 35 Fastighetsförvaltningens roller och affärsidé 36 Äga eller hyra lokaler 36 Ekonomisk-administrativ förvaltning 38 Operativ och strategisk förvaltning 38 Exempel på resultatindikatorer 40 Risker i fastighetsförvaltningen 40 5

6 FÄSTNING ELLER FIKASTÄLLE Fastighetsstrategier 41 Anpassning av fastighetsstrategier till företagsstrategier 43 Visioner och strategier för fastighetsförvaltningen 45 5 ARKITEKTUREN BYGGNADSKONST OCH UTTRYCK 47 Relationer mellan människor och byggd miljö 47 De gamla principerna håller än 47 Några exempel på uttryckets betydelse 48 Arkitekturens och rummets betydelse 49 Begreppen arkitektur och artefakt 50 Arkitektur och artefakter på en arbetsplats ett exempel 51 Arkitektur och rum: behov, upplevelser och föreställningar 53 Tre händelser ett litet förspel till arkitekturhistorien 56 6 ARBETETS BYGGNADER LITE ARKITEKTURHISTORIA 59 Bakgrund tiden fram till 1900-talet 59 Från 1900 bort från den eklektiska arkitekturen 67 Jugend Nationalromantiken 1910-talet 69 Parallella trender fram till Tjugotalsklassicismen ( ) 72 Funktionalismen från 1930 och framåt 73 Summering 75 Fabrikens historia 76 Sågtakets historia 78 7 ARKITEKTUR SOM FORM 83 Husets entré 83 Golvet 85 Väggen 86 Taket 90 Fasaden 94 Rum 95 Ute och inne 96 8 ARBETSPLATS OCH IDENTITET 101 Identitet och anseende 101 Företagets visuella identitet 102 Analys av arbetssituationer med symbolteori 103 6

7 INNEHÅLL Kontorets symboliska betydelse 105 Hänsyn till varumärke och organisationsidentitet 105 Kunskapsföretag med kunderna på nätet ett exempel VAL AV KONTORSLÖSNING 111 Begreppet arbetsplats 111 Arbetsplatsens utformning och kontorstyper 111 Hemmet som arbetsplats 114 Kontorsdesign 119 Arbetsproduktivitet och arbetstillfredsställelse 120 Arbetsplatsförändringar och insatsvilja 121 Anpassning av kontorsmiljön till företagets verksamhet 121 Några reflektioner om den nya arbetsplatsen ARBETSPLATSER, MÄNNISKAN OCH DEN BYGGDA MILJÖN 131 Kreativitet 131 Miljonprogrammets design och arkitektur 131 Konst, symboler och estetik, semiotik 132 Arbete och hälsa 133 Osunda hus 133 Ett ekologiskt hållbart fastighetsföretagande 134 Arbetsplatsens resurshantering BYGGPROCESSEN OCH DEN TEKNISKA FÖRVALTNINGEN 139 Varje byggprojekt en unik och historisk händelse 139 Möjligheten att påverka under byggprocessen 140 Byggprojektets organisering 140 Utrednings- och programskede 141 Projektering 141 Gestaltning 142 Systemutformning huvudhandlingar 143 Detaljutformning bygghandlingar 143 Entreprenader 143 Byggproduktion själva bygget 144 Byggandets internationalisering 144 Styrning och kontroll 144 Den tekniska förvaltningen under byggnadens livslängd 145 Hållbar livslängdsplanering och livscykelkalkyl 147 Informationstekniken slår igenom 148 7

8 12 REFLEKTIONER OM FASTIGHETSMARKNADEN OCH DET POSTMODERNA ARBETSLIVET 151 Teser som vi drivit i boken 151 Förändrad design och arkitektur 151 Förändrad användning av lokaler 152 Förändrad teknikanvändning 152 Nya värderingar och synsätt 153 Oanvända kvaliteter för inspiration, kreativitet och utveckling 155 REFERENSER 159 Bildförteckning 167

9 BOKENS KAPITEL OCH DISPOSITION Kapitel 1 INLEDNING beskriver bokens syfte och innehåll översiktligt. De teoretiska utgångspunkterna symbolteori och institutionell teori presenteras. Kapitel 2 FRÅN INDUSTRI- TILL KUNSKAPS- OCH NÄTVERKSSAMHÄLLET ger en analys av den svenska utvecklingen från industrialism till kunskaps-, informations- och nätverkssamhälle samt hur utvecklingen av informationstekniken påverkat arbete och arbetsplatser. Kapitel 3 FÖRÄNDRINGAR I ARBETSPLATSORGANISATIONEN analyserar arbetsplatsen och affärsmodeller i nätverksekonomin. Kapitel 4 FASTIGHETSFÖRETAG OCH FASTIGHETSFÖRVALTNING beskriver fastighetsföretagande, fastighetsförvaltningens nya roll, hur fastighetsförvaltningen kan anpassas till företagsstrategier för att vara ett stöd till kärnverksamheten. Kapitel 5 ARKITEKTUREN BYGGNADSKONST OCH UTTRYCK är en inledande teoretisk grund som avslutas med några konkreta exempel. Kapitel 6 ARBETETS BYGGNADER LITE ARKITEKTURHISTORIA ger en historisk tillbakablick på arkitekturhistorien med exempel från arbetsplatsarkitektur. Kapitel 7 ARKITEKTUR SOM FORM beskriver arkitekturens medvetna uppbyggnad i några av dess olika element och aspekter. Kapitel 8 ARBETSPLATS OCH IDENTITET utvecklar synen på företaget som en påtaglig resurs, beroende av sin identitet, sina värderingar och sitt anseende. De symboler som ett företag förknippas med får bland annat sitt uttryck i byggnader och artefakter. Kapitel 9 VAL AV KONTORSLÖSNING visar olika typer av gamla och nya kontorslösningar, där design och symboluttryck poängteras och analyseras utifrån funktionalitet, symbolik och estetiska värden. Kapitel 10 ARBETSPLATSER, MÄNNISKAN OCH DEN BYGGDA MILJÖN beskriver ett antal omvärldsfaktorer i den byggda miljön som påverkar möjligheten att skapa ändamålsenliga, hållfasta och estetiska byggnader och lokaler. Olika sätt att ta hänsyn till hållbarhetskraven i byggandet redovisas. Kapitel 11 BYGGPROCESSEN OCH DEN TEKNISKA FÖRVALTNINGEN beskriver byggprocessen vid ny-, om- och tillbyggnad. Kapitel 12 REFLEKTIONER OM FASTIGHETSMARKNADEN OCH DET POSTMODERNA ARBETSLIVET är ett försök till summering av vad som hänt i början av 2000-talet när mobilt internet och sociala medier har slagit igenom och börjat användas i affärslivet. Där finns även en diskussion om hur arbetslivsförändringar har gett upphov till nya värderingar och synsätt. Här ges även exempel på arbetsplatser som utnyttjar oanvända kvaliteter för inspiration, kreativitet och utveckling. 9

10 NÅGRA CENTRALA BEGREPP I boken används några begrepp som samtidigt är centrala för förståelsen av bokens resonemang och som kan behöva förklaras för läsaren. Det gäller i huvudsak följande begrepp: Actor-Network Theory, ANT Analyserar hur mänskliga aktörer interagerar med icke mänskliga, s.k. aktanter. Det kan röra sig om artefakter (se förklaring nedan), trappor, dörrar och fönster etc. Arbetsplatsindustrin Organisationer och anställda som arbetar inom olika verksamheter som har med fastigheter och lokaler att göra i vid bemärkelse, liksom den service som behövs för att byggnader och arbetsplatser ska fungera gentemot hyresgäster ur ekonomiskt, socialt och ekologiskt hållbart perspektiv. Arbetsplatsportfölj Artefakt Facility Management, FM Fastighet Fastighetsföretagande 1 En arbetsplatsportfölj består av platser, elektroniska uppkopplingar och ledningspolicies som stimulerar samarbete och lärande. Det kan också sägas vara ett kluster av investeringar och kontrakt, länkade med hjälp av elektronisk, rumslig och social infrastruktur. Föremål som formats av människan. Det kan vara: En produkt av mänsklig verksamhet som existerar oberoende av sin tillverkare; avsiktlig, den har ett syfte för att lösa ett problem eller tillgodose ett behov; sinnligt uppfattbar försedd med sin egen fysiska uppenbarelse eller en sak som har eller har tillförts mening. Att anpassa och utveckla lokalerna för att effektivisera företagets verksamhet, dvs. att fastigheter, lokaler, människor, datorer, maskiner och arbetsuppgifter operativt och strategiskt ska underhållas och utvecklas för ett effektivt företagande. Egendom som är registrerad som självständig rättslig enhet. Mark med ev. byggnad och andra fasta tillbehör. Vardagligt ofta synonymt med byggnad. En tjänsteproduktion av fastighetsrelaterad service med byggnaden som medel. Integrerad infrastrukturledning Används i en global marknad, där internet och nätverk spelar en stor roll vid beslut om arbetsplatsers lokalisering, utseende och utformning. Fastigheter och lokaler utformas i samarbete med personalavdelningar, marknadsavdelningar, produktionsenheter, samarbetande leverantörer och kunder. Integrerad infrastrukturledning förutsätter att ledningen förändras från platscentrering till projektledning. Kognitiv Semiotik Uttryck (inom arkitektur) Intellektuell, kunskapsmässig. Läran om tecken, deras utseende och betydelse. Kvalitativa egenskaper som medvetet använts för att tjäna och berika byggnaden som rumslig funktion och upplevelse. Det kan gälla material, ljus, identitetsskapande och annan kommunikation mellan brukare och byggnad. 10

11 1 INLEDNING Globalisering och informationsteknik ger arbetsmarknaden nya spelregler Efter informationsteknik- (IT) och fastighetskriserna i början av år 2000 har en snabb internationalisering och globalisering av det västeuropeiska näringslivet skett. Det har inneburit att investeringar som företagen gör analyseras med avseende på en global marknad i global konkurrens. 2 Informationsteknologin påskyndar globaliseringen, finansiellt, socialt, kulturellt och miljömässigt. Det förändrar inte bara företagens och fastighetsföretagandets villkor utan även varje människas. I Sverige har förändringen bara börjat från den traditionella synen på arbetsplatsen som en fysisk plats, ett kontor, en verkstad, ett företag till en syn som innebär att arbete kan utföras var som helst. Nya sätt att mäta och premiera uppnådda arbetsresultat utvecklas för att kunna hantera nya sätt att organisera arbete. Förändringar går visserligen långsamt, men vi vill redan inledningsvis påpeka att många av de idéer som här diskuteras inte är möjliga att omedelbart förverkliga på alla arbetsplatser. Inte minst inom serviceindustrin är det svårt att föreställa sig att en lastbils- eller busschaufför, restaurangkock eller bilmekaniker ska kunna utföra sitt arbete utan att vara på arbetsplatsen. Likaså behöver det löpande bandet sina operatörer för att kunna fungera. Å andra sidan betyder en tom kontorsstol inte att den anställde negligerar arbetet. Med dagens informationsteknik kan arbete utföras var som helst, när som helst. Vi menar och utvecklar i denna bok att speciellt inom s.k. informationsoch kunskapsbearbetande yrken kommer en flexibel arbetsplats, som vi benämner fikastället, att vara dominerande i framtiden. Detta bör påverka hur vi utformar kontor och arbetsplatser idag. Utgångspunkter för framtidens arbetsplats Arkitekturen ger kulturen uttryck. Den yttre och inre miljön liksom ickemateriella miljöfaktorer som internet, kulturtillhörighet, genus, identitet, varumärken, design, trender liksom säkerhetsoch integritetsfrågor intresserar människor och företag i allt högre grad. Informationstekniken och globaliseringen utmanar traditionellt arbetsoch förhållningssätt. Kommunikation, varu- och idéutbyte mellan människor och företag och mellan företag och kunder är idag effektivare än i industrisamhället, vilket påverkar fastighetsföretagande och marknader. Allt detta påverkar också arkitekturen och hur företag organiserar arbete. Hur dessa förändringar arkitekturmässigt och organisatoriskt gestaltas och hur de påverkar arbetsplatser och arbetslokalisering, samtidigt som de inverkar på företagens identitet, image och anseende behandlas i denna bok. För att läsaren ska förstå dagens byggnader och fastighetsföretagande beskrivs byggprocessen, arkitekturutvecklingen, stilar och trender under olika perioder. Minskad lokalyta ger vinst för samhälle, företag och individer Införandet i arbetslivet av nya virtuella möjligheter har hittills gått förhållandevis långsamt. De institutionella förhållanden som styr arbetsmarknadens aktörer och arbetsmetoder är svårföränderliga, och teknik och marknadsförändringar kommer därför inte omedelbart att få genomslag i människors och företags beteende. Idag ligger industrisamhällets värderingar fortfarande ofta till grund för hur arbetsmarknadens lokalbehov ser ut. Vi hävdar att företagens lokalinnehav kan minskas avsevärt när de nya förutsättningarna får genomslag. Vid en förändrad användning av fastigheter och lokaler uppnås, förutom arbetsmiljöförbättringar, även väsentliga miljöfördelar. Fastigheter tillsammans med transporter ger den största koldioxidbelastningen på vår planet (30 40 procent) och påskyndar starkt växthuseffekten. Genom att minska företagens lokalinnehav kan den skadliga miljöbelastningen från fastighetssektorn och delvis även från transporter minskas, samtidigt som arbetseffektiviteten ökar. Boken belyser hur förvaltnings- och fastighetsstrategier utformas utifrån analys av organisationsstrategier i globalt verkande företag samt företagens användning av artefakter som ett sätt att effektivisera fastigheter, lokaler och arbetsplatser, både symboliskt och funktionellt. Begreppet artefakt är viktigt se i ett immateriellt sammanhang. Långsamma institutionella förändringar Institutionella förändringar sker långsamt, liksom identitetsförändringar. Ett företags anseende formas också under en längre tid, medan imageförändringar kan ske mycket snabbt en organisations anseende kan försvagas väsentligt av en enda händelse eller genom ryktesspridning. Det är svårt att veta vilka företeelser eller produkter som slår igenom snabbt och vilka som utmanar normer, standarder och andra institutionella för- 11

12 FÄSTNING ELLER FIKASTÄLLE utsättningar och därför etableras långsamt. Vår förhoppning är att bidra med kunskap som gör att sådana överväganden kan förbättras. Ett tidigt exempel på en produkt som kom att revolutionera kontorsarbetet och som det därför dröjde lång tid att få genomslag för på marknaden är bordsdatorn, persondatorn (pc). Den var en stor nyhet då IBM introducerade den på talet, ungefär samtidigt eller något efter Apples dator. Persondatorn skulle omedelbart revolutionera kontorsarbetet. Det skulle dock dröja tio år innan pc:n blev en försäljningssuccé. Under tiden fick flera tillverkare lägga ner sin tillverkning, t.ex. svenska Ericsson Information Systems. Sedan 1980-talet har informationsteknologin tagit sig in i alla kontor och i alla delar av samhällslivet, liksom i den privata sektorn. IT-företagandet växte snabbt i slutet av 1990-talet med world wide webb, internet. Ett stort antal företag startade i Sverige, och under den andra halvan av 1990-talet investerades stora summor för internationell expansion inom internetföretagande. De nya företag som bildades inom IT-området, t.ex. Bredbandsbolaget, introducerade ett nytt förhållningssätt i relationen ägare anställd. Eftersom ägarna var unga anställdes företrädesvis unga människor. Det var inte ovanligt att ägare och anställda tillbringade mångdubbelt mer tid i företaget än hemma. Ross 3 skildrade en sådan arbetsplats i Silicon Valley och i New Yorks Manhattan insiktsfullt. Arbetsplatsen blev som de unga anställdas nya hem, där de fann inte bara arbetstillfredsställelse utan även nya vänner och umgänge. Liksom pc:n visade det sig dock att denna för flera svenska företag internationella storsatsning var alltför snabb. Begreppet IT-bubbla myntades för att beskriva de ekonomiskt ohållbara investeringarna. Bubblan sprack under åren , när marknaden plötsligt försvann och ett stort antal företag gick i konkurs. I USA försvann tre miljoner jobb. De senaste tio åren har det dock återigen varit en stadig tillväxt inom IT-sektorn, där internet utvecklats både för sociala medier och som en plats där affärer görs, samtidigt som ny mobiltelefonteknik gjort detta möjligt. Nittio procent av ungdomar i åldern år använde sociala medier år 2011 enligt Göteborgs universitets årliga studie Mediebarometern. Nya globala affärsmodeller med internet som teknisk bas attraherar kunnig och engagerad arbetskraft och även traditionella branscher som verkstadsindustrin, skogsindustrin, banker, försäkringsbolag med flera tar klivet in i den virtuella världen. Fästning eller fikaställe förändrad syn på arbetsplatsen Rubriken Fästning eller fikaställe inspirerades bland annat från Pascale Gagliardi. 4 Synen på företaget som en fästning upplevde Gagliardi i en italiensk verkstadsindustri. Stadens ursprung och välbevarade stadsmiljö var en befästning, ett fort. Plötsligt kom Gagliardi på att just det var en tankemodell som företaget övertagit. Det var en föreställning hos stadens invånare som reproducerats in i modern tid, fästning var både verklighet och metafor. Fästning står för den slutna, strängt kontrollerade arbetsplatsen, motpolen till en fullständigt fri syn på arbete som gestaltas av fikastället. På fikastället utförs arbete i form av kravlöst utforskande och fria samtal, liksom lekfulla former av problemlösning. Dagens fikaställen har (förutom anteckningsblock) tillgång till internet, varför rummet fikaställe inte bara symboliserar, utan faktiskt utgör ett globalt rum för kommunikation och arbete. Fikastället symboliserar även platsen där nya tankar diskuteras. Om ett historiskt perspektiv anläggs har fikastället utgjort grogrunden för nya kulturella och politiska strömningar i samhället. Wien i slutet av 1800-talet var en sådan plats, Paris sedan sekler, för ungdomar London på 1960-talet och Tokyo I universitetsstäder som t.ex. Uppsala och Lund är antalet kaféer betydligt fler än i andra städer, vilket kan förklaras av att studenterna väljer kaffestället som arbetsplats och naturlig träffpunkt. Många av de mest kreativa besluten i företag uppstår i fikarum och korridorer, där anställda som kanske inte träffas i planerade möten har tillfälle att dryfta företagets problem och möjliga lösningar. Arkitektur är resultatet av en professionell ledning av ett hantverk för att skapa en helhetsverkan. Utbildning och yrkesverksamhet har i takt med byggandets industrialisering och teknikutveckling frigjorts från hantverk, konstruktion och processledning och inriktats på rum och uttryck. Arkitektur är på väg att förlora sitt helhetsgrepp över byggprojektet, teknik och ekonomi tar över och arkitektur blir bara formgivning och funktion, eller närmar sig det som man vardagligt menar med design, skapandet av det ytliga uttrycket. Arkitekturens semiotiska betydelse är därmed i tillväxt. Öppna för nya idéer och arbetsformer Genom att utmana några institutionella föreställningar om arbetslivet som härrör från industrialismen och diskutera deras legitimitet i dagens arbetsliv öppnas förståelsen för ett nytt sätt att organisera arbete. För att ge den nya arbetsplatsen det postmoderna samhällets möjligheter till effektivitet krävs att företag och arbetsledare i viss mån omprövar sina föreställningar om arbetsplatsutformning, övervakning och organisationskultur 12

13 1 INLEDNING och i stället ger plats för nya idéer, arbetsformer, identiteter och institutioner, som ger den anställde större frihet att själv och i samverkan med sina kollegor utforma arbetsuppgifter och förutsättningar som kan fungera både i arbetslivet och i privatlivet. Boken visar med bilder och exempel framgångsrika organisationsmiljöer och ställer dem i vissa fall mot miljöer som hämtat inspiration i en annan tid och som därför är mindre lämpliga i dagens arbetsliv. Genom att dessutom visa på flera perspektiv samt hur dessa utvecklats över tiden kan boken bidra till att öka kunskapen om arbetsplats- och arbetsinnovationer, kreativitet och organisatoriskt lärande. Bokens syfte I boken undersöker vi arbetsplatser ur institutionellt och symboliskt perspektiv. Vi beskriver idéutvecklingen med illustrativa exempel och förslag till förändring. Vårt arbete innefattar såväl ekonomiska som sociala och kulturella aspekter; en komplex bild som kombineras med arkitektoniska överblickar och analyser. Det institutionella perspektivet kan verka svårt, men vi anser att kunskap om hur dessa underliggande ramar ligger kodifierade i lagar, normer och handlingslinjer krävs för att förstå vad och hur vi ska kunna förändra. Arbetsplatsen är en miljö med organisationskultur, regler, sociala nätverk och sina egna uttryck, som manifesteras i signaler genom föremål som vi kallar artefakter. De artefakter som inte har fysisk form är immateriella eller virtuella. Artefakter kan användas i företagets logotyp, i kläder, produkter, byggnader och byggnadsdelar. Artefakter kan t.ex. vara formulär, tillkomna som en formalisering av rutiner, kontrakt, konst och utsmyckning. Arkitektur och artefakter handlar därför om såväl det fysiskt närvarande som de immateriella uttryck som artefakter förmedlar. Det symbolspråk som i allt högre grad påverkar oss människor både som privatpersoner och som anställda är en alltmer påtaglig del av vardagen. Vilka dessa symboler kan vara och hur de påverkar är också en röd tråd i denna bok. Skilda verksamheters artefakter, byggnader och lokaler utformas med hjälp av arkitekturen för att instrumentellt och symboliskt stödja de verksamheter som bedrivs i dem. Inom offentlig verksamhet behandlas t.ex. universitet och högskolor, bibliotek och kulturhus, och inom privat verksamhet hotell och restaurang, bank och försäkringsverksamhet. Dessa verksamheter är traditionella tjänsteverksamheter, som starkt påverkats av datorisering och webbutveckling. Olika verksamheter har skilda betingelser och arbetar med egna affärsmodeller. Olika näringsgrenar har varit mer eller mindre framgångsrika när det gäller förmågan att anpassa affärsmodeller till de nya förutsättningar som gäller i nätverkssamhället. Symbolteori tillämpad på arbetslivet Teoretiskt tar boken sina symboliska förklaringsmodeller från semiotiken, dvs. läran om tecken, deras utseende och betydelse och organisatoriska förklaringsmodeller från institutionell teori. Förändringar i arbetslivet beskrivs mot bakgrund av empiriska iakttagelser som förklaras genom olika förklaringsmodeller. Semiotiska analyser och förklaringsmodeller finns i kapitlen 5 till 8 samt i kapitel 10. Symbolperspektivet och det institutionella perspektivet ger tillsammans en referensram för att beskriva, analysera och diskutera utformning av byggnader, lokaler och artefakter för skilda verksamheter. Symbolperspektiv eller semiotik är ett väsentligt inslag i byggnads- och lokalutformning för den nya arbetsplatsen. Begreppet semiotik berör estetik och arkitektur. Tecken var i forntiden ristningar och ornament, lösa eller integrerade i en estetisk helhet. I snabba blickar kan en byggnad, en entré, en arbetsplats, en människas klädsel eller en elektronisk skärm läsas av. Det gör ingen skillnad vilket intryck det handlar om. Signaler om tillhörighet, klass eller legitimitet uppfattas. Markeringar av tillhörighet reduceras till tecken. Tecken produceras och reproduceras i större mängd och skala för att synas. Att synas är i sig också en tidens kännetecken. Ett lätt identifierat varumärke, en produkts utformning, en organisations logotyp eller ett företags färg. Symboler som upprepas och i bästa fall symboliserar något varaktigt ger anseende och ryktbarhet. Institutionell teori Med institutionell teori kan man förklara hur institutionella föreställningar, lagar, standarder och normer uppstår och förändras i ett samhälle och hur de påverkar och skapar stabilitet i arbetslivet. Lagar, standarder och kulturellt betingade normer ger riktlinjer för vad som är lämpligt handlande för människor och organisationer. Utan sådana institutioner skulle vår civilisation inte fungera. Samhällsorgan, liksom de oskrivna lagar och normer som styr affärslivet, bygger alla på gemensamma institutioner. Samtidigt skapas stabilitet, ordning och reda. Man kan därför säga att institutioner i denna bemärkelse också fungerar bromsande i samhällsutvecklingen och i utvecklingen av enskilda organisationer, eftersom de bygger på föreställningar som är historiska och därför inte alltid är optimala i dagens samhälle. Den institutionella teorin kan indelas i tre perioder eller synsätt 5 utifrån Durkheim: 6 en 13

14 FÄSTNING ELLER FIKASTÄLLE äldre institutionell teori, 7 ny-institutionell teori 8 och skandinavisk institutionell teori. 9 I äldre institutionell teori betraktade man organisationer som om deras utveckling var mer eller mindre bestämd av omgivningen, t.ex. Hannan och Freeman. 10 Resurser, teknik och konjunktur vid företagets grundande sätter sitt avtryck på företaget och avgör framgång eller misslyckande. Den ny-institutionella teorin är betydligt bredare i sin uppfattning om vad som är betydelsefullt för organisationers utveckling: Institutioner består av kognitiva, normativa och regulativa strukturer och aktiviteter som tillhandahåller stabilitet och förklaring till socialt beteende. 11 I skandinavisk institutionell teori finns fler ingångar. Det finns en uppfattning, där begreppet översättning används för att förklara hur organisationer överlever eller försvinner som resultat av att idéer överlever eller försvinner, t.ex. i samband med att grundaren till ett företag lämnar organisationen. 12 Ett exempel på en annan skandinavisk institutionell teori ges i en bok om större infrastrukturinvesteringar: Drömmar om framtiden, där investeringar i infrastruktur analyseras mot bakgrund av dominerande idéer och aktörer som bärare av dessa. 13 Fyra djupt liggande institutionella arbetslivsföreställningar om hur arbete ska vara organiserat ifrågasätts. Dessa är: Att arbete ska vara lokaliserat till en speciell plats för att kunna övervakas och därigenom bli effektivt. Att arbetsplatsen ska reflektera en persons status. Att samverkan, samarbete och kommunikation endast kan uppnås i fysiska möten. Att företagsledningens och ägarnas ansvar är att på kort sikt generera avkastning. Från kontroll till resultat Kontroll, övervakning och resultat är bland de viktigaste företeelserna i arbetslivet. De kan motiveras utifrån flera aspekter. Skattelagstiftningen kräver en korrekt ekonomisk bokföring där företagets alla transaktioner kan spåras och ekonomisk brottslighet undviks med genomtänkta kontrollsystem. Utifrån kontrollaspekter uppkom föreställningen att arbete ska vara lokaliserat till en speciell plats för att kunna övervakas och därigenom bli effektivt. Kontoret som den effektivaste platsen att bedriva kunskapsarbete på har först under de senaste åren börjat ifrågasättas genom tillgången till mobilt internet och sociala medier. Uppfattningen att arbete ska övervakas är fast förankrad i västerländskt industriellt tänkande och kan härledas ända tillbaka till de stora byggnader som skapades av Egyptens faraoner och till tempel byggda av de gamla grekerna (exempel visas i bokens arkitekturkapitel). Att dessa byggnader ofta byggdes av slavar och att dessa måste övervakas har vi kanske glömt bort i det moderna samhället. Tyvärr lever industrialismens fysiska kontrolltänkande kvar hos dagens chefer och anställda och uppfattas fortfarande som det effektiva sättet att övervaka arbete. Boken visar på alternativa synsätt och alternativa sätt att övervaka arbete. Statusförändring En annan arbetslivsföreställning som vi utmanar är att arbetsplatsen ska reflektera en persons status snarare än att utformas för att stödja och utveckla det arbete som utförs. Statussymboler får medlemmarna i en organisation att bli förtrogen med var besluten ligger i en organisation och vem som beslutar. Det är också viktigt för varje individs självaktning att anställningen i sig ger status. Under 1900-talet och fortfarande i många företag utformades kontor så att chefen har ett väl avskilt utrymme, större än övriga kontorsrum och flottare inrett med konst och andra artefakter. En sekreterare ansvarade för att kommunikationen alltid var formell och alla möten planerade. Detta kan fortfarande motiveras utifrån den instrumentella aspekten att en chef behöver support för att kunna göra ett ofta stressigt arbete effektivt och att utrymme för möten och representation behövs på tjänsterummet och samtidigt vara tillräckligt lugnt för att tillåta koncentrerat arbete. Det kan också sägas vara både symboliskt och instrumentellt att t.ex. en verkstadschef har sitt kontor i verkstaden. Redan på 1960-talet hade chefen för lackeringsavdelningen på Daimler-Benz i Tyskland en egen rätt stor inglasad kur mitt i lackeringsverkstaden, inte avskild från insyn men med full kontroll över vad som skedde i verkstaden, där de anställda kunde träffa honom avskilt från buller. Vi menar ändå att en persons status är mindre viktig än personens möjligheter att utföra sitt arbete effektivt i dagens föränderliga arbetsliv, som kräver många och ofta informella och virtuella möten. Statussymboler skapar och är avsedda att skapa auktoritet. Statussymbolen blir gärna en barriär som försvårar spontan informell kommunikation. Med hjälp av organisationsstruktur och arkitektur kan värden som kreativitet, samverkan och effektivitet uppnås i det moderna företaget. 14

15 1 INLEDNING Från fysiska möten mellan människor till relationer på internet En tredje institutionell arbetslivsföreställning är att samverkan, samarbete och kommunikation endast kan uppnås i fysiska möten. Dessa föreställningar ställs i boken mot föreställningar om att arbetsplatsen ska göra det möjligt att arbeta var som helst och när som helst för att på ett bra sätt göra kombinationen arbete och fritid möjlig. Kommunikation utövas både i fysiska och icke fysiska möten. Krav på möjligheter till lärande, öppenhet, transparens och kommunikation i stället för kontroll innebär att moderna kommunikationshjälpmedel, virtuella och fysiska lokaler, beslutsfattande och arbetsverktyg på ett aktivt förebyggande sätt kan användas för att möjliggöra samverkan och möjlighet till personlig växt. Detta är ofta svårt idag, eftersom de nya sociala medierna inte självklart skiljer på arbetsliv och privatliv. Om man är tillgänglig för arbete under all tid, 24 timmar om dygnet, när ska det då finnas tid till privatliv? Har man rätt att stänga av företagsmobilen och läsplattan eller förutsätter arbetsgivaren att den anställde alltid ska vara online? Är detta priset som vi måste betala för att få friheten att själva välja var arbetet ska utföras? Hela samhällets bästa corporate social responsibility Vi vill utvidga synen på vad som är företagande och management i 2000-talets nätverkssamhälle till att omfatta även det juridiskt definierade företagets hela nätverk. Detta betyder att företagsledningens och ägarnas ansvar inte endast är att på kort sikt generera avkastning utan även att ta ansvar för hela samhällets bästa. I den europeiska unionen talar man om socialt, ekonomiskt och ekologiskt hållbart företagande. Inom vissa områden, t.ex. miljöområdet, innebär det ansvar för hela planetens miljö, eftersom miljöfrågorna inte kan avgränsas lokalt. 14 I andra frågor handlar det om att företagets leverantörs- och försäljningskedjor ska fungera effektivt och att anställda och kunder ska kunna lita på varumärkets kvalitet. Vi lyfter fram de immateriella frågorna på flera sätt än att bara peka på utvecklingen av tjänstesamhället. En av utgångspunkterna är semiotiken. Eftersom arbete alltmer utförs i samverkan mellan arbetsplatser och individer i nätverk blir mötesplatser och kommunikationsformer viktiga. De nya snabba mötesplatserna och marknadsplatserna finns i de sociala medierna. 15 Om anställda funnit relativ trygghet i traditionella organisationsformer kan omställningen bli svår. Kraven på både självständighet och samarbete är ibland oförenliga med den personliga kompetensen som en person har och det kan bli svårt att t.ex. rotera mellan arbetsuppgifter för den som varit van att hantera endast begränsade arbetsuppgifter. Mötesplatser och kommunikationstillfällen bestämmer hur människor samarbetar. Webbaserade system för informationsbehandling och kommunikation blir allt vanligare, t.ex. sociala media, där filer sparas i s.k. wikis som kan läsas och redigeras av alla med tillgång till nätverket. Journaler och bloggar, regler och dokument är artefakter som enkelt görs tillgängliga globalt. Även arbetsplatsens arkitektur, dess fysiska utseende och design påverkar möjligheterna till spontana möten i grupper med gemensamma arbetsuppgifter. Eftersom tekniken numera är var mans egendom är också internet och de sociala nätverken det effektivaste sättet att skapa och vidmakthålla relationer. 16 I boken visas i både text och bild varför lokaler och artefakter ser ut som de gör och hur det är möjligt göra om lokaler och arbetsplatser med modern teknik så att de anställdas kunskaper och kreativitet kommer till sin rätt. 15

16 FÄSTNING ELLER FIKASTÄLLE Arbetsplatsförändring Förändringsarbetet inleds med en analys av nuvarande och framtida affärsidéer. 18 Därefter kan arbetet med den nya strategin påbörjas med en organisationsutredning som i samverkan med de anställda planerar att arbeta med olika uppgifter och hur detta med hjälp av nya arbetsplatssystem ska göras effektivt. Utredningen är en process som innehåller inslag av försöksverksamhet, där organisationen prövar olika arbetsmodeller och utvärderar dessa. En analys kartlägger vilka arbetsuppgifter som kräver eget utrymme och vilka som kan utföras hos kunder, i inhyrda tillfälliga lokaler på hotell, kontorshotell, internetkaféer, resecentra eller andra lämpliga platser. Frågor som ska klaras ut i en arbetsplatsanalys är många. Hyra eller bygga nytt? Vilka hjälpmedel t.ex. mobilt internet, läsplattor, Skype och andra nya IT-verktyg som kan användas för att utveckla företaget och dess affärer? Vilka arbetsuppgifter kräver fysiska lokaler och med vilken kontraktslängd? Vilka arbetsuppgifter kräver nya anställda, eller kan uppgifterna utföras med inhyrd personal, alternativt läggas på entreprenad? Vilka är gruppuppgifter? Kan projekt utföras av flera projektgrupper samtidigt på skilda platser? Vilka förändringar i kontors- och arbetsorganisationen ger övriga förändringar upphov till? Personalen nyckeln till framgång Vid all arbetsplatsförändring är personalen nyckeln till framgång. Det gäller att engagera och entusiasmera de anställda och genomföra förändringar tillsammans med dem. Utvärderingar görs löpande, även efter att omorganisationen gjorts, för att undersöka om organisationen fungerar tillfredsställande. Exempel på övergripande beslut, där både informationsteknik och fastighetsfunktionen involveras, är investeringar i ett intranät för mobilt internet. Fysiskt utrymme kan därigenom ersättas med virtuellt. Beslut om platsen, där det är lönsamt att bedriva en verksamhet, grundas på frågor om affärsinnehåll, kompetensförsörjning och har lokal- och kostnadskonsekvenser. Företag och kunder världen över samarbetar idag som underleverantörer och är alla involverade i produktutvecklingen. Sådana samarbeten innebär ofta att verksamheten kan samlokaliseras och fysiskt utrymme sparas. Specialisering gör att specifik kompetens finns. Ett svenskt exempel bland många inom bilindustrin är företaget Autoliv som utvecklar, tillverkar och säljer bilbälten och krockkuddar till bilindustrin över hela världen. Fastighetsförvaltning innebär ofta finansiella överväganden och en strävan att dels öka värdet på de egna fastigheterna, dels medverka till att verksamheten kan bedrivas effektivt. Inte minst när det gäller strategiska överväganden krävs finansiella verktyg. Det finns fyra olika sätt att integrera fastighetsförvaltningen i övrig strategisk planering: 19 Detta bör ske vid genomförandet av organisationsstrategin BESLUTSFAKTORER VID ARBETSPLATSFÖRÄNDRING Uppgift Projekt Kompetens Lokalisering Egna anställda Lokalt Lång varaktighet Kort varaktighet Specifik kärnkompetens Campus Globalt Varierande varaktighet Kort varaktighet Olika kompetenser Virtuell Outsourced Inhyrd personal Kort Specifik Entreprenad Strategisk Kort operativ Olika kompetenser Virtuell Outsourced Fysiska lokaler Hemma Borta Virtuella lokaler Strategisk Operativ Operativ Operativ Operativ Kärnkompetens Kärnkompetens Kärnkompetens 44

17 4 FASTIGHETSFÖRETAG OCH FASTIGHETSFÖRVALTNING vid planeringen av en potentiell konkurrensstrategi med nya strategier för servicenivåer med integrerad fastighets-, personal-, informationsteknologi- och finansplanering. All organisationsförändring berör på ett eller annat sätt fastighets- och lokalplaneringen. Vare sig det gäller expansion eller neddragning av verksamheter, IT eller den finansiella sidan. I det dagliga arbetet med fastighets- och lokalanalyser, kvalitetsförbättringar, lokaldesign och arbetsplatsförbättring samarbetar fastighetsavdelningen med företagsledningen, personal-, IT- och ekonomiavdelningarna. Strategiförändringar däremot är komplexa och beror på många faktorer, där företagsledningen även måste lyssna på externa aktörer. Fastighetsmarknadens förändringar är konjunktur- och ränteberoende. I en lågkonjunktur blir det snabbt ett stort utbud av lediga lokaler. Att minska kostnaderna för lokalanvändande är alltid en drivkraft i den strategiska planeringen, likaväl som sökandet efter de bästa lokalerna på de lämpligaste platserna. Här finns överväganden som kan leda till att verksamhet läggs på underleverantörer eller att internetlösningar ger minskat lokalbehov som resultat. Fastighetsavdelningen levererar service som ger ett ökat värde i kärnverksamheten. Sätten att göra detta på är oändliga, eftersom ökat värde med hjälp av platsdesign och arbetsplatsutveckling kan förbättra effektiviteten i kommunikationen och beslutsfattandet internt och gentemot leverantörer, finansiärer och kunder. Nya informationstekniska lösningar som Enterprise Resource Planning (ERP) förenklar och förbättrar ett horisontellt tänkande i en organisation. ERP ger möjlighet att organisera integrerade avdelningar, där samordning mellan fastighet, personal, IT och finans blir effektivare. Fastighetsavdelningen i en globalt arbetande koncern har vanligen långsiktiga internationella strategiska partnerskap. De kan genom dem förmedla kunskap om marknader som tidigare är okända inom företaget. När frågan om arbete i kärnverksamheten eller arbetsuppgifter i fastighetsförvaltningen ska läggas ut på entreprenad, eller som det även kalllas outsourcas till andra företag, uppstår det ofta som ett resultat av pågående förändringsarbete. Det kan initieras av olika skäl som upplevt behov att minska kostnader, för att höja kvaliteten eller för att fokusera på kärnverksamheten. Finansiella skäl, dvs. att företaget behöver likvida medel, kan i sin tur bero på finansieringsbehov vid omställning till expanderande eller minskande marknader, nya produktinvesteringar eller, för ett bostadsföretag, omfattande renoveringsarbete. Renoveringar av äldre bostadsbestånd är aktuella inom miljonprogrammet för främst de kommunalt ägda bostadsföretagen. Fastighetsförvaltningen är intimt kopplad till de affärer ett företag gör och planerar. Därför måste fastighetsstrategier följa företagets affärsmässiga utveckling och ligga ett steg före expansionsidéer, så att den fysiska och informationstekniska infrastrukturen hjälper affärerna i snabba produkt- och marknadsstrategibyten. Arbetsplatsdesign är en konkurrensfaktor som kan skilja vinnare från förlorare. Många företag har satsat på kärnverksamheten och lagt ut annan verksamhet på entreprenad. Andra företag lägger ut arbete på grund av avsaknad av kunskap om fastighets- och lokalmanagement. En tredje strategi är att behålla delar av fastighetsförvaltningen i egen regi och använda entreprenörer när detta är lönsamt, en så kallad hybridstrategi. 20 Visioner för fastighetsförvaltningen Strategi avser, som tidigare nämnts, hur mål nås och bryts ofta ner i funktions- eller aktivitetsstrategier och handlingsplaner med mer specifika mål. Ett långsiktigt mål kan inte göras på säkra fakta utan bygger mer på intuition och benämns vision. Fastigheter och lokaler anpassas i takt med företagets strategiska utveckling. Exempelvis vid tillväxt i vissa delar av företagets verksamhet krävs nya lokaler som ska hyras eller byggas nytt. Fastighetsstrategin bör i så fall utformas för att klara av en sådan tillväxt. Analyser av lokalkrav, orter och fastighetsmarknader görs samtidigt med fortlöpande förvaltning av eget bestånd, t.ex. planering av underhåll. Om delar av kärnverksamheten avvecklas innebär det avveckling även av lokalbestånd. Därför är fastighetsförvaltningens insats viktig. Fastigheter och lokaler är liksom personal, maskiner och kommunikationssystem nödvändiga, oberoende av vilken slags verksamhet vi talar om. Med tanke på de stora investeringar som ägandet av fastigheter medför är det nödvändigt att utveckla dessa, allteftersom kraven på verksamheten som finns i byggnaderna förändras. En hyresgästanalys ger information om kundnyttan för varje fastighet och lokal. Det blir därför naturligt att låta fastighetsstrategin utgå från kundernas/hyresgästernas verksamhetskrav och från utvärdering av byggnader och lokaler. Hur kan relationerna med hyresgäster förbättras? Vilka möjligheter finns att utveckla och kundanpassa lokaler och byggnader? Vid vakanser, vilka alternativa användningar av lokaler och byggnader finns? 45

18

19 8 ARBETSPLATS OCH IDENTITET Identitet och anseende Organisationsidentitet är en föränderlig kognitiv struktur, dvs. den skapas i människors medvetande, beroende av artefakter, samtal och symboliskt betingande handlingar. Med kognitiv struktur menas att identiteten formas och omformas av aktörer i och utanför organisationen, av dess medlemmar eller artefakter som symboliserar organisationen (se bild 8.1). Artefakter, såsom företagets logotyp eller inredning av lokaler, påverkar organisationsidentiteten genom sin funktion och den symboliska tolkningen som aktörer i och utanför organisationen gör. Tolkningen är personlig och den varierar från person till person. Mönster och samstämmighet i tolkningen ger organisationen dess identitet och anseende. Organisationsidentitet bär en kärna av meningsfullhet och speglar en horisont med andra möjligheter. 1 Det finns olika sätt att organisera arbetet för att stödja identitetsutveckling och image. Organisationers identitet betraktas här som socialt konstruerad. 2 En organisationsidentitet är multidimensionell, föränderlig och kan ha många ansikten. 3 Forskningen använder flera olika sätt att definiera organisationers identitet: strategi, kultur, kommunikation, struktur, kropp, känslor och värderingar. Tillsammans utgör dessa synsätt dessutom en multidisciplinär ansats till organisationsidentitet. 4 Strategiskolan betraktar organisationers identitet som en del av den strategiska processen. 5 Kulturskolan lägger tonvikten vid värderingar och normer för att förstå organisationsidentitet. 6 Andra författare lyfter fram kommunikation och public relations. 7 Det beteendevetenskapliga synsättet definierar organisationens identitet som de kännetecken som organisationens medlemmar betraktar som centrala, tydliga och uthålliga. 8 Att likna en organisation vid en levande varelse har INTERN PÅVERKAN ORGANISATIONS- IDENTITET Strategi, Struktur, Kultur SYMBOLISK IDENTITET Byggnaders och artefakters estetiska uttryck Kommunikation FÖRETAGSIDENTITET Transparans IMAGE Interna och externa attityder, föreställningar Institutionalisering Intern och extern legitimitet använts i organisationsteorin. 9 Identiteten finns i organisationens kropp. Identitet är inte en logisk, intellektuell upplevelse, utan är ganska beroende av estetiska intryck och känslor hos människor. 10 Ett estetiskt intryck är en subjektiv uppfattning om vad som är sant, bra eller vackert. Den EXTERN PÅVERKAN Anseende Ansvarstagande Intressenter Bild 8.1. En multidimensionell modell av företagsidentitet, image och företagets anseende

20 FÄSTNING ELLER FIKASTÄLLE vanligaste beskrivningen av organisationens identitet är att den avbildas hos de anställda som en aggregerad image 11 och av organisationens anseende utanför organisationen. 12 Det är inte alltid lätt att definiera vad som är utanför och vad som är innanför en organisation. Speciellt idag när många människor är projektanställda, arbetar deltid eller är engagerade i flera organisationers verksamheter. Samarbeten och samägande mellan organisationer gör en sådan definition svår. Anseendet som en extern spegling av organisationsidentiteten är problematisk. 13 Snarare bör man betrakta anseendet som de intryck som skapas hos en individ genom olika slags signaler, organisationens handlingar och artefakter som uttrycker organisationsidentiteten. Förutom att vara en del av organisationen deltar anställda även i olika sammanhang, familjen, föreningar etc. där anseende skapas. Symboler och handlingar fungerar identitetsskapande utöver att de ger ett anseende utanför. Identitetskonstruktionen blir således en pågående process inom och mellan människor och den kontext de lever i. 14 I avsnittet om arkitektur och artefakter i kapitel 5 diskuterar vi detta med en annan infalls vinkel. Företagsidentiteten påverkas av föreställningar hos ägare, chefer, övriga anställda och deras familjer, nuvarande och potentiella leverantörer liksom hos kunder, banker, samhället och andra intressenter till företaget. Dessa attityder och föreställningar är dels interna, dels externa i förhållande till en traditionell föreställning av ett företag. Bild 8.1 visar hur de traditionella föreställningarna om ett företags identitet härrör från företagets image. Det innebär att mänskliga aktörer i och utanför en organisation är de som ger uttryck för identiteten de skapar identitet åt en organisation och ger den samtidigt legitimitet och anseende. Företagets visuella identitet Organisationsidentitet betraktas som en fortgående process snarare än en fast struktur. Den är narrativ, dvs. den formas genom berättelser och förändras med symbolisk kommunikation. Den är också instabil, beroende av historier, artefakter, yttranden, händelser och handlingar samt även av byråkratiska rutiner och beslut, som tolkas organisationssymboliskt. En del av kommunikationen är lokalernas design och byggnadernas arkitektur. Denna är undermedveten och påverkar alla som kommer i kontakt med organisationen, personal och kunder. Inom det fält som kallas Corporate architecture, som handlar om alla slags arkitektoniska aspekter av byggnader, skiljer man på interiördesign, visuell identitet och företags- eller produktdesign. 16 Interiördesign avser den interna designen av miljön i byggnader och lokaler, utrymmeslayout, val av färger, möbler etc. Visuell design avser all slags synligt material som förknippas med företaget, såsom byggnader, trapphus, logotyper, design, serviceställen, kläder. Den rumsliga utformningen är inte lika iögonfallande, men påverkar även aktörer och har betydelse för identitetsuppfattningen. Design är alltmer viktigt som konkurrensmedel och för att etablera ett varumärke. Företag lägger ner stort arbete och stora summor på design av visuell identitet. Vad som först uppmärksammas är produktdesign. Förändringar av existerande produkter efter modet och utveckling av nya modeller är ett ständigt pågående arbete. I många branscher är byggnadernas och lokalernas utseende en del av den visuella identiteten, t.ex. bensinbolag och banker. Bild 8.2 visar en bank med en anspråkslös entré, i ett relativt anspråkslöst hus mitt emot en annan bank, vars institutionella identitet som bank är starkare (bild 8.3). När det gäller banker har de traditionellt haft ett kraftfullt uttryck för att signalera stabilitet och trygghet. Allteftersom bankers verksamhet och kommunikation med kunder sker via webben har denna identitet förändrats mot en mer kundnära identitet, där design av webbplatser och säkerhetstänkande på internet blivit viktigt, samtidigt som banklokalens design ska stödja serviceeffektivitet. Interiördesignen ska effektivisera arbetet och samtidigt ge organisationen ett enhetligt gott anseende. Företagsledningen vill med hjälp av design förmedla organisationens syfte, så att arbetssätt och roll i samhället kan förstås av alla inblandade aktörer. Denna förståelse är en process som är svår, eftersom den handlar om abstrakt kommunikation som olika människor kan uppfatta på olika sätt. Mode, estetik, känslor och kollektiv upplevelse formas över tiden och förändras gradvis eller radikalt vid ägarförändring och strategiförändringar. Byggnader betraktas som symboliska uttryck för företagets eller organisationens ändamål med sin verksamhet. De utgör artefakter som kommunicerar identitet och anseende. En väl genomförd fastighetsstrategi kan därför stärka verksamhetsstrategin. Detta görs genom beteendepåverkan som innebär en samlande symbol för de som arbetar i organisationen, byggnaden är en symbol för strategi, status, styrka och god smak, byggnaden som en tidsmarkör, symbolisk idé och existens, eller helt enkelt som ett sätt att paketera en speciell typ av verksamhet. 17 En organisation kommunicerar med omvärlden och de anställda genom fysiska och virtuella artefakter, byggnader och lokaler. Dessa påverkar skilda kategorier av människor i organisationens fysiska och virtuella närhet. Hänsyn till krav på särprägel och synlighet hos ägare, kunder och anställda kan tillvaratas t.ex. genom att lyfta fram 102