Primärvårdskansliet. Introduktion av klinikchefer/vårdcentralschefer mostv.

Transkript

1 Primärvårdskansliet Handläggare Datum Diarienummer Per Backman/MR PVTV PM Introduktion av klinikchefer/vårdcentralschefer mostv. En god introduktion är av stor vikt för hur en nyanställd kan komma in i och utveckla sig i sitt arbete. Detta är särskilt viktigt för chefer eftersom detta uppdrag innebär att man snabbt måste sätta sig in i många frågor som rör organisationens och enhetens verksamhet. PVO-chef är ansvarig för introduktionen av sina direkt underställda chefer. Som stöd för denna uppgift har ett material(bilaga) tagits fram som innehåller en checklista samt lite praktiska tips för nya chefer. PVO-chefen har att se till att samtliga punkter på checklistan genomförs även om det rent praktiska arbetet kan utföras av någon annan. Det är viktigt att PVO-chef och tillträdande chef innan anställning eller i anslutning till anställningens början har en genomgripande diskussion om chefskapets förutsättningar i stort, tidsåtgång mm. Dessa förutsättningar bör också vara kända av samtliga anställda på enheten Det kan också vara lämpligt att utse en fadder bland personer som har samma typ av chefsuppdrag som den nyanställde. En fadder bör utses i den egna lokala ledningsgruppen och har till uppgift att i första hand vara ett stöd i praktiska frågor. Uppgiften som fadder bör vara frivillig och löpa under ca ett år. Chefer som är nyanställda bör senast inom ett år efter chefsuppdragets början ha erbjudits deltagande i primärvården/folktandvårdens chefs- och ledarutvecklingsprogram. Bilagor Checklista Exempel på aktiviteter Starthjälp för klinikchefer (användbara tips från Lars Jönsson i Töreboda) POSTADRESS BESÖKSADRESS TELEFON TELEFAX E-POST

2 2 CHECKLISTA VID INTRODUKTION AV CHEFER Aktivitet Presentation av medarbetare på den egna arbetsplatsen Praktiska rutiner t.ex. IT, flex, post m.m. Genomgång av lokalt introduktionsmaterial med aktuell information inklusive verksamhetsöverenskommelse. Ansvar och befogenheter för vårdcentralschefer och klinikchefer eller motsvarande befattning. Övergripande information om primärvårdens organisation, verksamhet och mål. Visst material sänds ut före första arbetsdagen. Information om lokala ledningsgruppens arbete. APG och facklig samverkan. Tid Senast första dagen Inom en vecka Inom en vecka Inom en vecka Senast före 1:a ledningsgrupp Besök på och presentation av medarbetare på Primär- Inom två veckor vårdskontoret samt genomgång av personal och ekonomirutiner. Information om primärvårdens kvalitetsarbete. Besök på och presentation av medarbetare på Primärvårdskansliet, Mariestad. Inom en månad Inom en månad

3 3 Exempel på aktiviteter/händelser som enhetschef är ansvarig för och som normalt skall genomföras under ett år - Utvecklingssamtal med samtlig personal - Lönesamtal - Verksamhetsberättelse - Handlingsplan arbetsmiljö - Brandövning - Skyddsrond - Organisation av HLR och första hjälpen

4 4 Starthjälp för klinikchefer Råd för en tillträdande kollega Klinikchefsrollen innebär ansvar för stort antal områden. Ibland kan ansvaret kännas orealistiskt stort i förhållande till den tid som står till förfogande. Det är därför viktigt att man hittar ett sätt att minska arbetsbördan och avlasta sina begränsade minnesresurser genom att förenkla så långt det går. Observera att nedanstående synpunkter är mycket personligt formulerade. De passar mig men inte nödvändigtvis Dig. Prata med erfarna kollegor och tag till dig deras bästa råd. Kanske hittar Du också något guldkorn i följande text. 1) Introduktion a) PVO-chefen delger klinikchefen sina tankar och bistår med personliga tips inför uppgiften som väntar. b) En dag på Primärvårdskontoret för att få ansikte på de personer man i hög grad kommer att arbeta med. Auskultation hos personalsekreterare, ekonomisekreterare, planeringssekreterare m.fl. Tips om blanketter, fakturor in och ut, ledighet m.m. 2) Kontoret a) Ett kontor som inte delas med någon är viktigt att ha även om det kan vara aldrig så litet. Då man ofta är inne bara korta stunder måste man då och då låta dokument ligga framme som inte ar avsedda för alla att läsa. Dessutom måste man ibland kunna samtala i absolut avskildhet. b) På kontoret kommer man oftast inte att sitta så långa stunder. Ett långt pass i veckan är viktigt att schemalägga. Detta pass har hög prioritet eftersom man då har chans att ibland arbeta med klinikutveckling. Övriga pass är oftast av karaktären att springa in och kolla i en pärm eller ta ett samtal mellan patienterna. c) Låt inte patientarbete m.m. inkräkta på administrationstiden om det inte undantagsvis är nödvändigt. Detta har medarbetarna förståelse för. d) Ordna ditt kontor så att du snabbt når den information du behöver. De aktuella pärmarna närmast stolen och bra datastöd. Låt datorn stå på även över natten. Jobbigt att vänta på en långvarig uppstart när man på morgonen vill kolla något innan man går till behandlingsrummet. Låt energisparfunktionen släcka skärmen i stället. Skärmen drar mest och startar snabbt. e) Kommer du att arbeta hemma? Det är inte bra att lägga upp arbetet så att hemarbete blir ett vanligt inslag. Periodvis kan det dock kännas nödvändigt eller ångestdämpande att förbereda sig för möten eller skriva ihop något medan det känns aktuellt. i) Då är det bra att ha tillgång till sina filer hemma. En cd-brännare i datorn på kliniken och en hemma gör att du kan synka en gren i hemmadatorn med trädet i klinikdatorn. Ett alternativ om du inte har så stort katalogträd ännu är ett USB-minne. ii) E-posten kan göras tillgänglig hemifrån. Konfigurera Notes så att du når posten med din webbläsare hemifrån. Du loggar då in med ditt lösenord på samma sätt som med webbaserad e-post av

5 typen hotmail. Autentiseras halvårsvis inifrån Notes. Kontakta IT-sevice för vägledning. 3) Skapa kontaktlista a) En enkel telefon- och adresslista kan skapas i en databashanterare eller i Excel. Skriv ut den och sätt den på väggen vid skrivbordet. Det är lätt att redigera och skriva ut aktuella listor efterhand. Här listar du personer på primärvårdskontor, kanslier de kollegor du brukar ringa d.v.s. en heta-högen-lista 4) Mappa a) Det kan upplevas stressande att nya ärenden dyker upp under veckan i högre takt än man hinner expediera dem. Man blir ju rädd att glömma dem. Ett bra sätt är att mappa ärendena i plastmappar i korgarna brådskande och senare. Alla sammanhängande dokument infogas i mappen efterhand. När det långa veckopasset kommer prioriterar man i korgarna och hanterar ärendena. b) Ärenden och dokument som är färdighanterade sätter man in i respektive pärmar. Det är alltid svårt i början att veta vilka pärmar som är viktiga. Försök hitta ett system där du ställer ofta använda pärmar nära din arbetsplats. På så sätt vandrar de övriga allt längre bort och kan med tiden sorteras ut. c) Dokument som du inte vill sparas kastas med fördel i en återvinningskorg. När den är full börjar du på en ny återvinningskorg. Först när denna också är full kastar du innehållet i korg ett och börjar på nytt fylla denna. På detta vis får du en mellanlagringsplats. Detta har räddat mig mer än en gång när jag förhastat mig lite i min städiver. d) Dokument du producerar och mottar med e-post och liknande kan du med fördel mappa i datorn. Kasta aldrig dokument bara för att spara plats. Du hinner aldrig fylla din hårddisk med dokument innan den bytts ut till en ny ännu mer gigantisk. Kasta däremot ibland det som blivit helt fel och försvårar letandet efter andra. Du kommer att upptäcka att man kan återanvända mycket. e) Några förslag till mappar du kan skapa och infoga dokument i. i) Abonnemang ii) Arbetsmiljö iii) Arbetsvärdering iv) Arkiv v) Barntandvård vi) Brev vii) Databas viii) Dokument ix) E-post x) Epidemiologi xi) Folkhälsoråd xii) Kostnadsförslag xiii) Kvalitetsutveckling xiv) Logotyper xv) Lustgas xvi) Läkemedel xvii) Miljö xviii) Möten 5

6 xix) Uppsökande tandvård xx) Radiologi xxi) Skaderegistrering xxii) Taxan xxiii) Uppföljning xxiv) Vår Webb xxv) Vårdmodell och manualer 5) Regelverket a) Det administrativa regelverket behärskas av primärvårdskontoret. Tala med assistenter eller sekreterare om ekonomi, respektive personalfrågor. Kan de inte svara med en gång söker de svaret åt dig. b) När det gäller arbetsmiljöfrågor finns en databas i navet. Här uppdateras ständigt regler, anvisningar och blanketter m.m. Länkar finns till de författningar som anvisningarna vilar på. c) Det odontologiska regelverket behärskas inte av primärvårdskontoret. Tidigare kom nya författningar och ändringar hem till varje legitimerad vårdgivare men nu får man uppsöka denna information själv på nätet. Det är nästan omöjligt att själv hålla sig ajour med allt. Förslag till lösning: Forodont 6

7 i) Prenumerera på Forodonts Laghelp det kostar några hundralappar per år. ii) Installera denna Hjälpfilsbaserade databas på en dator som alla kan använda t.ex. tandläkarkontoret. Gör en lokal installation på hårddisken i exempelvis katalogen c:\laghelp och gör en genvägsikon på skrivbordkatalogen under katalogen all users. iii) När en uppdatering kommer installeras denna som vanligt varefter programmet öppnas. Klicka på nyheter och skriv ut denna sida som listar nya och ändrade författningar. iv) Anslå sidan på anslagstavlan så kan alla intresserade se om de vill titta närmare på nya författningar. Klinikchefen har på detta sätt enkelt informerat om författningsnyheter. 6) Budgetuppföljning a) Som klinikchef har du bugetansvaret för din klinik. De rapporter du får från primärvårdskontoret tar inte hänsyn till intäktsbortfallet under semestern. b) Gör ett Excelark som räknar med 12 månaders kostnader och 11 månaders intäkter och där du månadsvis kopierar in ett nytt blad med 7

8 8 månadsnamn och skriver in de nya siffrorna gör att du får en prognos på 2-3 minuter. Ett exempel Kostnadsuppföljning DTP Töreboda T.o.m. månad 8 Andel av året 67 % Konto Budget Utfall Andel Prognos Diff. Budg Intäkter Pat, FK kr kr 56 % kr kr 3291 OH - kr kr kr kr 3292 Barntandvårdspeng kr kr 67 % kr kr Övr FTV-spec kr kr kr kr Totalt: kr kr 64 % kr kr Personal Tdl, Hyg, Tsk kr kr 64 % kr kr Material, Tjänster Tandteknik Material, Läkemedel kr kr 48 % kr kr Hyra m.m. 60 Hyr-städ Tvätt kr kr 74 % kr kr Verksamhetskostnader Data, Tele, Porto kr kr 68 % kr kr Finansieringskostnader 85 Övr. Finansieringskostn. - kr 100 kr 150 kr 150 kr Budget Utfall Andel Prognos Diff. Budg Intäkt kr kr 64 % kr kr Bruttokostnad kr kr 63 % kr kr Resultat - kr kr kr Nettokostnad per barn kr Endast de gröna fälten fylls i och övriga är spärrade och innehåller formler m.m. 7) Övriga formulär och dokument a) Att skapa formulär för din uppföljning är ett bra sätt att ge struktur och stöd för minnet. Allt enligt principen att lägga ner rejält med tid på att fokusera och sätta sig in i en fråga vid ett tillfälle för att spara tid vid ett stort antal följande tillfällen. b) Gör på samma sätt mallar för dokument du ofta skriver. Exempelvis betyg, rekvisitioner, brev med mera. 8) Radiologirutinerna a) Som klinikchef är du ansvarig för att Strålskyddsinstitutets anvisningar för strålhygien och kvalitetssäkring följs. Att varje år läsa reglerna från dessa dokument känns övermäktigt. Det är bra att gå igenom dem en gång och sedan förenklat sammanfatta dem i ett eget dokument. Se bilagan Arbetsplan b) När det gäller de årliga åtgärderna är det bara att ta fram formuläret för årskontroll och fylla i enligt kolumnrubrikerna.

9 9 Befintlighet av filtret i primärstrålningen Manöverreglagens märkning och funktion Genomgång av framkallningsrutinerna Exponeringsindikeringens funktion Överensstämmelse till storlek och läge mellan strålfält och riktmedlets öppning Patientstrålskyddet (thyreoideaskydd), befintlighet och skick. Bruksanvisningen s tillgänglighet Datum Signatur Datum Signatur Datum Signatur Datum Signatur Datum Signatur Datum Signatur Datum Signatur Hitta ett datum och lägg in i kalendern till exempel i T4. I Töreboda gör vi det vid det årliga Lucia-APG-mötet. 9) Avfallsbokslut a) Vi är skyldiga att dokumentera hur vi hanterat vårt miljöfarliga avfall och hur mycket av varje fraktion vi avyttrat. b) Varje fraktion skall årligen summeras i ett bokslut. Här kan återigen ett dataformulär vara till hjälp. Ett förslag: (Gröna fält är skrivbara). Uppkommet farligt avfall hos Folktandvården Töreboda År 2003 Avfallsslag Transport 1 Transport 2 Transport 3 Transport 4 Årstotal Kommentar Datum Höghaltigt amalgamavfall 2,065 3,185 5,25 Låghaltigt amalgamavfall 1,7 1,7 Amalgamkontaminerat avfall 0 Blyfolie 4,5 4,5 Varav 1,5 kg blykragar Plastavfall 0 Framkallningsvätska Fixeringsvätska Filmavfall 0 Stickande och skärande smittförande avfall 0 Lysrör/lågenergilampor 0 Batterier 1 1 Övrigt kemiskt avfall 0 Summa: 172 Ungefärlig totalmängd i Kg c) De blad vi får från bl.a. Stena skall tillsammans med boksluten sparas i 5år. d) Då dessa blad har dåligt tryck bör de fotostatkopieras så att de klarar arkiveringen. De kan annars faktiskt bli oläsliga efter bara något år.

10 10 10) Kursrutinerna a) En viktig uppgift för klinikchefen är att se till kompetensutvecklingen på kliniken. Då vissa kurser har höga avgifter och då alla kurser kostar i bortfall av produktion/intäkter måste prioriteringar göras. Denna prioritering bör enligt min mening göras utifrån följande ranking i fallande prioritet: i) Klinikens behov av kursen. ii) Individens behov av kursen iii) Medarbetares minimibehov av kurser bevakas. Alla tar inte själv initiativ till att gå kurser. Klinikchefen måste bevaka detta. iv) Rättvisa. b) För att inte dessa viktiga bedömningar skall vila på lös grund är det bra att bokföra alla kurser i en databas av typ Access/Excel. c) Ett bra sätt att få styr på prioriteringarna i) Lägg ut en intresselista när internkatalogen respektive tandläkarförbundets katalog kommer till kliniken. Ange slutdatum för listan. ii) Här skriver de intresserade in vilka kurser de är intresserade av och rangordnar dem med 1, 2, 3 och så vidare. iii) Du tar in listan och gör en ranking för varje kurs utifrån kriterierna ovan. (1) När det gäller Externkurserna meddelar du dem du beslutat skall få gå. De uppmanas skriva ledighetsansökan, söka kursen och stryka i tidboken.

11 11 (2) Vissa internkurser med begränsad antagning prioriteras slutligen av PVOC. I dessa fall skickas rankinglistan för den aktuella kursen till PVOC. Han fyller då platserna med 1:orna från varje klinik och sedan 2:orna och så vidare tills alla platser är besatta.. 11) Information. Klinikledningsprotokoll a) En viktig funktion för klinikchefen är att informera från de möten han varit på. Det kanske är den huvudsakliga informationsvägen om det som sker i organisationen för många medarbetare. Tyvärr är ju tiden för APG-mötet begränsat det är viktigt att man också hinner med diskussioner. Alla är heller inte närvarande varje gång. b) En skriven minnesanteckning från klinikledningsmötet är bra att häfta ihop med APG-protokollet för cirkulation. Det tar en stund att skriva dessa anteckningar men de blir med tiden en bra faktakälla förutom att det blir ett manus för klinikchefens APG-info. 12) Kvalitetssäkring a) Så småningom är det dags att ta itu med kvalitetsutvecklingen. Vilket kvalitetssystem man använder är enligt min mening mindre viktigt. Införandet av nya system som QUL och Balanserade styrkort möts inte med stor entusiasm bland medarbetarna men har ett värde då de ger en gemensam terminologi och en strategi att ta itu med arbetet. Gensvaret hos arbetskamraterna kommer när man arbetar med vardagsnära förbättringsarbete. Därför gäller det att så snart som möjligt komma dit. b) Det kan vara bra att börja med en önskelista. Sätt den i en pärm och beta av punkterna i lugn och ro. Det kan dröja länge innan man börjar arbeta med vissa punkter medan man återvänder till andra redan efter en tid för att utvärdera på nytt. c) Ett exempel på lista i) Öppethållande. ii) Telefon. iii) Omhändertagande iv) Vårdmodell. v) Akutbehandling. vi) Material. vii) Metodik. viii) Anamnes. ix) Journal x) Röntgen. xi) Revisionsintervall. xii) Patientinformation. xiii) Utbildning. xiv) Hygienrutiner. xv) Resultat xvi) Vårdresultat. xvii) Ekonomi. xviii) Arbetsmiljö. xix) Miljöhänsyn. xx) Marknadsföring. xxi) Omgörningar. xxii) Läkemedel.

12 12 (1) Användning. (2) Hantering. xxiii) Delegering. xxiv) Avvikelsehantering. xxv) Sekretess. xxvi) Debitering. d) En punkt som är naturlig och bra att börja med är vårdmodellen. En beskrivning av hur ni arbetar på kliniken. Detta dokument kan vara mycket rudimentärt i början och växer med tiden och är perfekt att ha tillhands när ny personal börjar eller praktiserar på kliniken. Modellen kan skapas på följande sätt. i) Klinikchefen skriver ned sin vision om hur han vill det skall fungera med exempelvis tilläggsprofylax för kariesaktiva ungdomar. ii) Förslaget delas ut till alla som vid ett möte kritiserar och förbättrar. iii) Klinikchefen skriver om och formulerar en ny version. iv) Vid nästa möte gås den nya rutinen igenom och blir på så vis förankrad. v) När det framkommer att man gör omfattande avsteg från modellen bör den aktuella rutinen tas upp till ny diskussion för att kanske förändras. En sådan diskussion ökar alltid troheten till vårdmodellen oavsett om man valde att skriva om den eller inte. vi) Att sätta en vårdmodell på pränt gör den tydligare för alla och därmed efterlevs den i högre grad. Att man verkligen följer sin vårdmodell är viktigt för att man skall kunna utvärdera den och förbättra den. 13) Arbetsvärdering a) Klinikchefen har fått ett tungt förtroende i sin funktion som lönesättare. Medarbetarnas lön är naturligtvis ett känsligt kapitel och det är viktigt at man visar stor aktning för uppgiften. Man har inte alltid samma uppfattning som medarbetaren om vad som är rätt lön men förhoppningsvis respekterar den anställde klinikchefens sätt Arbetsprestation Kvantitet Produktionsmängd. att bedöma. b) Ett sätt att visa medarbetaren Övriga faktorer Vilja att påta sig mer kvalificerade arbetsuppgifter. att man strävar så långt som Utvecklingsförmåga Förmåga att växla mellan arbetsuppgifter eller arbetsplatser. Öppenhet för nya idéer och möjligt efter en objektiv bedömning är att använda ett Engagemang. Flexibilitet Förmågan att motivera, entusiasmera. Är själv Kan urskilja väsentligheter och göra riktiga Omdöme Arbetar gemensamt för att nå målen. Tar hänsyn. poängsystem. Se bilaga. Samarbetsförmåga Förmåga att förutse och tillgodose våra patienters Patientanpassning Följer utvecklingen såväl inom som utom c) Obs att inte heller med ett Proffessionalitet Får medarbetarna att arbeta mot målet. Känner av poängsystem blir det helt rättvist. Allt vilar ju ändå på en problem och konflikter bland sina medarbetare och Ledningsförmåga Poängtillägg för att kalibrera lönespridningen till subjektiv bedömning. Det är Spridningsbuffert Lön/poäng 381 kr själva ansträngningen i den Arbetsvärdering vid DTP Töreboda 2003 Namn Anita Johansson Personnummer: Lön: kr Faktor Delfaktor Kommentar/delpoäng Bedömning/krav Möjliga p. Poäng Erfarenhet/utbildn. Anställningstid Utbildningen är likartad 1 poäng per anställningsår 0-10 för alla i kåren. 10 Motsvarar inte: 1 poäng Motsvarar: 2 poäng Kvalitet Det kvalitativa värdet av det som produceras. Överträffar: 3 poäng Vägd produktivitet Kvantitet gånger kvalitet Motsvarar: 4 poäng Iderikedom Måluppfyllelse Arbetar med rätta saker i förh. till målsättning arbetssituationer Ansvar Förmåga att ta ansvar. Vilja att "ställa upp" intresserad av verksamhetens utveckling prioriteringar. Motsvarar inte: 0 poäng Delger andra av sina kunskaper. Skapar trivsel. Motsvarar: 1 poäng "icke-odontologiska" behov. Överträffar: 2 poäng organisationen. Utvecklar sin metodik Ekonomiskt medvetande Utnyttjar tilldelade resurser på ett ekonomiskt sätt gör något åt saken Beslutsförmåga Förmåga att inhämta relevant beslutsunderlag Kommunikation Kan ta emot och förmedla information i tal och skrift önskad nivå Totalt: Summa poäng:

13 13 riktningen som är poängen. 14) Medarbetarsamtal a) Till medarbetarsamtal kan räknas utvecklingssamtal, arbetsvärderingssamtal och löneutfallsamtal. Du kommer att få höra flera motstridiga påståenden om bästa upplägg på dessa. b) En fråga är om du skall hålla alla själv eller kan delegera en del av dem. Själv tyckte jag att 15 samtal verkade mycket och bad min 1:asköterska ta hand om utvecklingssamtalen med sina kollegor så tog jag hand om tandläkare och tandhygienister. Detta i en ambition att vara rationell och hushålla med tiden. Det ledde dock till missnöje eftersom även tandsköterskorna ville tala med sin klinikchef och även jag saknade dessa samtal som på ett viktigt sätt kompletterar min bild av kliniken. Numera har jag alla samtal själv. c) Kan man slå ihop utvecklingssamtal med arbetsvärderingssamtalet? En del menar att ett utvecklingssamtal utan arbetsvärderingssamtal är halvdant eftersom de är så sammankopplade. Andra menar att detta är 2 separata samtal. Personligen tycker jag att det känns naturligt att samtala om arbetsmiljö, personlig utveckling, kompetensutveckling och arbetsvärdering i samma samtal. Det är svårt nog att få till stånd ett möte per år med var och en. Viktigt med gott om tid till dessa möten dock. Se bilaga. d) Löneutfallssamtalen är i regel bara en kort information från klinikchefens sida om hur utfallet blev för medarbetaren. Har man haft ett arbetsvärderingssamtal brukar det räcka att berätta hur fördelningen gjorts på de olika betygen. Lycka till!

14 14 Arbetsplan för röntgenverksamhet i Folktandvården Töreboda Behandlingsrummen Skall finnas Metodbok om förekommande röntgenundersökningar Metodbeskrivning av strålskydd för personal och patienter Exponeringstabell till varje röntgenapparat Följande kontrolleras och signeras av legitimerad tandläkare Formulär för årskontroll med 7 delmoment Följande kontrolleras och noteras av MTA Kontroll av röntgenapparat vid leverans, reparation och årligen. Detta noteras i formuläret Kontroll av tandröntgenapparat. Mörkrummet Skall finnas Manual för handhavande av framkallningsapparaten skall finnas i framkallningsrummet. Loggbok där konstanskontroller, vätskebyten och reparationer skrivs in. Loggbok för konstanskontroll och framkallning. Följande kontrolleras av utsedd tandsköterska Konstanskontroll varje vecka med Rutan. Dessa bilder sparas. Följande kontrolleras och signeras av legitimerad tandläkare Kvartalsvis granskning och jämförelse av de sparade bilderna.