Tips om tillsynsmetodik

Transkript

1 MSB-51.1 Myndigheten för samhällsskydd och beredskap PM 1 (5) TILLS Frida Billström frida.billstrom@msb.se Tips om tillsynsmetodik Detta PM är en sammanställning av generella tips, som kan fungera som en hjälp till nya tillsynshandläggare på länsstyrelsen inför planering och genomförande av tillsynsbesök. Innan besöket Skicka ett brev till kommunen i god tid innan besöket. I brevet är det lämpligt om följande finns med: - (detta kan ni ha förankrat per telefon/e-post innan) - Tidsram för besöket (heldag, halvdag) - Syftet med besöket - På vilka (lagliga) grunder ni utför tillsynen - Vad ni avser ta upp under tillsynsbesöket - En presentation av er preliminära mötesagenda. Det vill säga vad ni planerar att ta upp och när. Detta visar på respekt genom att det möjliggör för de deltagare som inte nödvändigtvis måste delta hela mötet, att planera sin tid bättre. - Att berörda tjänstemän och de förtroendevalda, det vill säga politikerna, förväntas närvara under besöket. Se dock punkten ovan. - Vad ni avser göra om inte rätt person kan närvara, exempelvis ha ett separat möte med denna i efterhand. - Vilka som kommer att närvara från länsstyrelsen och deras eventuella roller eller ämnesfokus under tillsynsbesöket. - Begäran om eventuella underlag som ni behöver få er tillsända i förväg. Ange även ett senaste datum när underlagen ska vara tillhanda. - Om ni kommer att skicka ut eventuella tillsynsfrågor i förväg bör detta anges, tillsammans med ett datum för utskicket. Att förebereda en tillsyn tar tid. Avsätt tillräcklig tid för inläsning och planering. Glöm inte att det även krävs god tid för efterarbete i form av att skriva tjänsteanteckningar. Ni kan också behöva genomföra en uppföljning av eventuella brister. Tid för det måste också planeras in.

2 samhällsskydd och beredskap PM 2 (5) Att vara minst två vid ett tillsynsbesök underlättar. Främst så man kan hjälpa varandra att ställa frågor, lyssna, diskutera och föra mötesagendan framåt. Klargör dock rollerna innan besöket, det vill säga vem som har huvudansvaret att ställa frågorna och vem som antecknar. Beroende på era specialkunskaper kan det vara bra att ni fokuserar på olika ämnen/områden. Var medveten om härskarteknikerna: - osynliggöra inte lyssna - förlöjliga - göra sig lustig på någons bekostnad - undanhålla information - dubbelbestraffa säga att det blir fel vad motparten än väljer att göra - skuldbelägga att anklaga motparten, även för sådant man inte råder över Diskutera innan besöket igenom hur ni kan lösa knepiga situationer eller om ni utsätts för så kallade härskartekniker. Var beredda på att stötta varandra. Se till att ni har kommit överens om hur ni ska agera om berörd tjänsteman eller politiker inte kommer eller lämnar mötet i förtid? - Alt 1 meddela att ni inte genomför tillsynen då viktiga personer är frånvarande och begär en ny tid för tillsyn vid ett annat tillfälle. - Alt 2 avbryt mötet om personen som lämnar mötet är avgörande för att få svar på era frågor. - Alt 3 meddela att ni avser genomföra ett uppsamlingsmöte eller sammanfattande möte med de berörda i efterhand. Ni kan uppmärksamma kommunen på denna konsekvens även i det inledande brevet, om ni formulerar er på ett sätt som inte upplevs som stötande. Försök att ha en rimlig mötesagenda där ni prioriterar ämnesområdena. Bestäm innan vad ni kan stryka vid tidsbrist. Var påläst! Både inom lagstiftningsområdet och avseende kommunen som ska tillsynas. MSB:s metodstöd hittar du på Ett bra sätt att vinna respekt är att ta seden dit man kommer. Försök skapa en bild av de signaler man själv vanligen sänder ut omedvetet. Här ingår diffusa och tvetydiga begrepp som kroppsspråk och uppträdande, men även klädsel, ordval, allmän ordning och reda med mera. Dessa signaler uppfattas dessutom naturligtvis olika av olika personer och grupper. Trots att man kan önska att det väsentliga skulle vara budskapet i sig, kan omedvetna signaler lägga hinder i vägen för en smidig kommunikation, påverka motpartens attityd eller göra att information inte riktigt når fram till mottagaren. Ett sätt att bygga upp ett förtroende är att, om möjligt i förväg försöka träffa de personer som man senare kan komma att möta vid ett tillsynsbesök. Det är lättare att snabbt skapa en god dialog med människor man mött i en mindre formell situation vid ett tidigare tillfälle.

3 samhällsskydd och beredskap PM 3 (5) Under mötet Inledning Under mötets gång är det bra att försöka att skapa en avslappnad atmosfär. Våga småprata om annat, samtidigt som ni fortfarande behåller fokus på varför ni är där. Låt kommunen hälsa välkomna men ta sedan ansvar för agendan och genomförandet av mötet. Du representerar en tillsynsmyndighet som har till uppgift att göra tillsyn. Du är inte en inbjuden gäst. Börja gärna med att göra alla införstådda med er roll under dagen. Det vill säga, ni är där för att genomföra tillsyn och kontrollera lagefterlevnaden. Beskriv skillnaden på den stödjande rollen. Den stödjande rollen bör minimeras vid tillsynsbesöket. Hänvisa istället till när ni avser vägleda, till exempel i annat forum eller vid en annan tidpunkt. Informera också gärna om att stat och kommun har ett gemensamt mål; En säker kommun med ett bra förebyggande arbete och en effektiv räddningstjänst där ingen ska omkomma eller skadas allvarligt till följd av bränder. Påpeka att det är okej att ni under dagen har olika åsikter om saker men att ni ett gemensamt övergripande mål. Det är sällan någon motsätter sig detta. Tillsynsmyndighetens uppdrag vid en tillsyn är att vara följsam mot lagen, inte tillsynsobjektet. Rollen är att kontrollera kommunens lagefterlevnad, motivera era bedömningar och på så sätt skapa en följsamhet till lagen. En tillsynsmyndighet som gör bedömningar inger respekt och vinner i längden. Kompisrollen bör undvikas. Genomgång Om du tappar kontrollen över agendan för mötet eller om tiden blir knapp: - Alt 1 påpeka att du vill återgå till mötesagendan, ge även tips om i vilket forum de kan ta upp sina frågor som inte ryms i agendan. - Alt 2 är att boka in ytterligare tillsynsbesök då dagens möte inte räcker till. - Alt 3 ta en kort paus, prata enskilt med den som du tror kan hjälpa dig att styra upp mötet, eller konfrontera den som du upplever hindrar dig i mötet. - Alt 4 var flexibel, våga improvisera om mötesagendan inte håller. Ibland kan det vara av värde att fördjupa sig i något för kommunen viktigt ämne. Om kommunen ifrågasätter länsstyrelsen eller MSB för att inte svara upp mot vissa förväntningar, exempelvis inte erbjuda önskad utbildning, bör man undvika att gå i svaromål. Om du inte ansvarar för de påstådda bristerna, har du inget skäl att gå in i argumentationer. Du ska heller inte finna lösningar på kommunens problem. Fråga istället om de tagit upp detta med rätt organisation eller i rätt forum. Var behjälplig med vart de bör vända sig med

4 samhällsskydd och beredskap PM 4 (5) sin kritik, men undvik att bli budbärare för frågor och åsikter som inte är dina egna. Försök att därefter så snart som möjligt återgå till mötesagendan. Erkänn om du är osäker på något. Ta hem frågan istället. Men om du gör det måste du också vara noga med att återkomma med ett svar inom skälig tid. Våga fråga om du inte förstår eller är osäker på om du hört rätt. Att be om ett förtydligande eller en utveckling av en frågeställning kan vara viktigt för att kunna ställa rätt kontrollfrågor. Måla inte in någon i ett hörn. Tillsyn är inte ett polisförhör. Låt inte någon tappa ansiktet. Ni ska inte kontrollera enskilda handläggares arbete utan hur hela organisationen fungerar. Tänk på att det uppfattade budskapet inte alltid är detsamma som det utsända budskapet. Ställ gärna kontrollfrågor i form av Har jag uppfattat det rätt att..? Anpassa detaljnivån på tillsynen utifrån deltagarnas kunskaper. Ge gärna kommunen beröm om du anser att kommunen är bra på något. Beröm bör dock huvudsakligen ges muntligt inte skriftligt. Kommunen kan då uppfatta att ni godkänt ett visst arbetssätt eller förhållningssätt vilket kan göra det svårare att påpeka brister inom samma område vid ett senare tillfälle. Sammafattning och avslutning Planera in ca min där deltagarna får ta en paus innan mötet avlutas. Under den tiden pratar ni ihop er och förbereder er på att sammanfatta mötet. När deltagarna kommer tillbaka genomför ni en genomgång av dagens möte med en sammanfattning av vad ni diskuterat, de eventuella brister ni upptäckt och de bedömningar ni gjort. Det ska inte bli en överraskning när anteckningarna kommer. Samtidigt kan eventuella förtydliganden ges eller missförstånd redas ut. Om du för löpande anteckningar, använd dig av något sätt att omedelbart markera de brister/tvetydigheter du hittar, för att slippa läsa igenom allt innan sammanfattningen på slutet. Meddela när kommunen kan förvänta sig att få era tjänsteanteckningar. Försök att avsluta mötet i en positiv ton. Detta är speciellt viktigt om ni haft diskussioner och olika åsikter i en fråga. Ett sätt är att framhäva deras engagemang och kunskaper eller andra positiva egenskaper som de visat. Efter mötet Skicka ett utkast på tjänsteanteckning till kommunen för kommunikation. Att kommunicera en tjänsteanteckning innan den fastslås är ett krav i förvaltningslagen. Be dem läsa igenom utkastet och säkerställ att de lämnar formella synpunkter för att räta ut eventuella kvarstående missuppfattningar

5 samhällsskydd och beredskap PM 5 (5) eller rena faktafel. De bedömningar ni gjort och de krav på rättelser ni föreslår ska dock inte vara föremål för diskussion. Ange ett sista svarsdatum. Fastställ sedan anteckningarna inom skälig tid. Övrigt Det finns olika inställningar till att bli tillsynad. En del kan vara nervösa för att deras personliga brister ska upptäckas. Brister de vet finns kan upplevas som personliga nederlag och man vill gärna inte blotta sig. Detta kan resultera i att bemötandet blir aggressivt och försvarande. Andra kanske istället upplever tillsynen som positiv. Det kan bero på att man gärna vill visa upp sin välskötta verksamhet som man är stolt över. Det kan även upplevas som positivt med tillsyn när den tillsynade visserligen vet att det finns brister som kommer uppmärksammas men inte ser detta som ett personligt nederlag. I stället som en möjlighet att få upp problemen till ytan och ser chansen att inför chefer och/eller politiker få gehör för förändringsförslag och önskemål om ex. mer resurser. När du genomför tillsyn är det bra att tänka på hur den tillsynade upplever tillsynen och framförallt har en strategi för att få den oroliga att slappna av, exempelvis genom att berätta att ni inte avser kontrollera enskilda handläggares arbetssätt utan verksamheten i stort. De du möter är experter inom sitt område. Påpeka gärna detta. Kom samtidigt ihåg din egen profession. Din kunskap och erfarenhet gör att kommunen har mycket att vinna på att möta dig och få del av det du kan. Du har till exempel förmånen av att få träffa flera olika kommuner och diskutera med kollegor på andra länsstyrelser. Du kommer ha en samlad bild av länet och även kanske erfarenheter från andra län som är till nytta för kommunen. Om du är ny kan du specialisera dig inom ett begränsat område och skaffa tillsynserfarenhet inom detta. Kvantitet är inte någon motsats till kvalitet, utan ofta en förutsättning. Var dig själv! Det fungerar bäst i längden. Lycka till med ditt tillsynsbesök!!