Svar på skrivelse angående ekonomi och bemanning

Transkript

1 Till Årsmötet 2012 Gävle Ryttarsällskap Svar på skrivelse angående ekonomi och bemanning Styrelsen för Gävle Ryttarsällskap har mottagit en skrivelse med frågor kring föreningens ekonomi och bemanning. Som styrelsen har uppfattat det, önskar de som undertecknat skrivelsen att den ska besvaras offentligt på årsmötet. Vi försöker nedan att besvara de frågor som är ställda i skrivelsens olika punkter i respektive stycke. Då några av frågorna liknar varandra kan samma svar komma att förekomma på flera ställen i vårt svar. Punkt 1 När det gäller tävlingsverksamheten har en utveckling de senaste åren inneburit att mer och mer av den ekonomiska hanteringen kring tävlingarna sker via den av förbundet framtagna tävlingsdatabasen, TDB. För år 2011 innebär det att vi i huvudsak har bokfört nettoresultatet från TDB, detta ger ett svårläst resultat och styrelsen har därför beslutat att redovisningen för 2012 ska ske enligt tidigare metod då alla kostnader och intäkter redovisas i den egna bokföringen och inte bara nettoresultatet. Om vi tittar på 2011 i förhållande till 2010 på följande konton kan vi konstatera följande: Konto Differens , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , ,09 För att hitta intäkterna för uppstallningen i de tillfälliga boxarna måste man jämföra dessa konton. Det ser ju i denna uppställning ut som att intäkterna på konto 3210 och 3220 har minskat med cirka kr. Men om man också tittar på utgiftssidan ser man att kostnaderna har minskat med cirka kr. Det innebär alltså att nettoresultatet för tävlingsverksamheten är i stort sett detsamma mellan 2010 och 2011 men att det inte syns då man använt olika redovisningsprinciper. Samma jämförelsestörning kommer nu att uppstå mellan 2011 och 2012 då vi ändrar tillbaka till den tidigare redovisningsmodellen. Gävle Ryttarsällskap tel kansliet@grs.nu Lerviksvägen 42 fax GÄVLE

2 Punkt 2 Som framgår av föreningens årsredovisning gör Gävle Ryttarsällskap en förlust för år 2011 på kr. Det är den huvudsakliga förklaringen till att behållningen på checkkonto/postgirokonto har minskat. Att summan av minskningen på kontot inte är densamma som föreningens resultat beror på att i det totala resultatet för 2011 ingår avskrivningar och andra kostnader som inte är kostnader som betalats ut under året. För att göra en jämförelse med privatekonomiska termer kan man säga att det som fanns på kontot vid årets början är vad som finns på lönekontot vid årets början, sedan kommer det in ett antal löneinbetalningar och man betalar räkningar och handlar för pengarna under året och sedan redovisas vad som finns på kontot vid årets slut. Det är alltså inte möjlighet att redovisa vart just dessa kr har gått till för utgifter. För att återgå till den privatekonomiska redovisningen kan konstateras att GRS under 2011 har handlat för kr mer än vad som kommit in på kontot. Att resultatet blir och inte kr handlar om att vi i årsredovisningen måste ta hänsyn till avskrivningar och liknande, det kan jämföras med att man under året har haft en bil som minskar i värde när den används. Värdeminskningen är inget som betalas ut ur plånboken och märks först när man ska byta bil. Men i föreningens årsredovisning måste denna typ av kostnader tas med varje år. Punkt 3 Som underlag för beslutet om avgiftsjusteringar hade styrelsen en resultatrapport för perioden fram till 30 november. Det gjordes då en prognos för resultatet den 31 december Vi räknade sedan att kostnaderna för både löner och övriga varor/tjänster skulle öka med i snitt 2 procent för år 2012 och såg då ett behov att öka intäkterna för att få en budget som är något mer i balans än resultatet för När det gäller fördelningen mellan lektionsavgifter och stallhyror så valde vi att lägga olika procentsatser. Vi har bland annat tittat på avgiftsjusteringarna de senaste åren. Lektionsavgifterna har höjts vid ett flertal tillfällen men boxhyrorna har legat stilla. Om vi tittar på förändingen under perioden slutet av 2009 till 2012 har lektionsavgifterna i olika omgångar höjts med totalt 20 procent medan boxhyrorna med denna justering har höjts med 22 procent under samma tid. Dessa procentsatser omfattar alltså även de senaste justeringarna. Vi har under året tagit fram en kalkyl som visar att privatuppstallningen är en verksamhet som går plus minus 0 kr och därför kändes det motiverat att lägga en högre justering där. Vi kan också se att en betydande del av kostnadsutvecklingen mellan 2010 och 2011 ligger på personalsidan och handlar bland annat om förstärkning av bemanningen i stallet varför det känns motiverat att denna del av verksamheten får bära en lite större del av intäktsförstärkningen. Viktigt att komma ihåg är också att lektionsavgifterna höjdes med 10 procent den 1 januari men hyrorna med 15 procent den 1 februari vilket innebär en höjning på 13,75 procent på årsbasis.

3 I samma beslut som styrelsen tog om att höja avgifterna tillsattes också en grupp som under första kvartalet 2012 ska göra en grundlig genomlysning av föreningens ekonomi och organisation. Det går i dagsläget inte att säga exakt vad denna analys kommer att landa i men vi kan inte utesluta att det handlar om att minska personalstyrkan. Att hyra ut övertalig personal bedöms inte som varken möjligt eller lämpligt. I dagsläget har vi ingen klar bild av om det finns övertalighet eller inte. Om det visar sig att det finns en övertalighet kommer vi att välja att lösa den genom uppsägningar istället för att hyra ut personal. Det ingår inte i föreningens syfte enligt stadgarna att bedriva uthyrning av personal. Enligt Skatteverkets regler är det inte heller möjligt att bedriva sådan verksamhet eftersom vi är en momsbefriad ideell förening. Punkt 4 När det gäller antalet deltagare och grupper ser det ut på följande sätt. Under vårterminen 2010 fanns det 55 grupper med totalt 402 deltagare, höstterminen 2010 fanns det 54 grupper med 381 deltagare. Vårterminen 2011 fanns det 50 grupper med 361 deltagare, höstterminen 2011 fanns det 50 grupper med 347 deltagare. Mellan hösten 2010 och våren 2011 gjordes en omplacering mellan grupperna och tre grupper togs bort i planeringen för att ge utrymme för REAL-gymnasiet. Under hösten 2011 valde REAL-gymnasiet att flytta en av sina årskurser till Högbo ridklubb vilket inneburit att vi inte har haft samma beläggning som Vi upplever ingen stor eller onormal förändring av antalet medlemmar mellan åren 2010 och Fördelningen av grupper och deltagare finns specificerade nedan. Våren 2010 Hösten 2010 Våren 2011 Hösten 2011 Ponnygrupper Hästgrupper Hästskötarkurs Dressyrspecial Hoppspecial Ponnyelever Hästelever Hästskötarkurselever Dressyrspecialelever Hoppspecialelever Punkt 5 Ett antal rutiner för hur den ekonomiska redovisningen och administrationen arbetades fram av den interrimstyrelse som verkade under Dessa fastställdes i augusti och efter det har arbetet inletts med att se till att all redovisning och administration följer dessa regler och principer. Vi kommer under början av 2012 att göra en utvärdering av detta och se om det är

4 något i instruktionerna som behöver förtydligas eller förändras nu när vi har testat dessa i praktiken. Frågan kommer att vara en stående punkt på styrelsens möten framöver. Hur uppföljningen av att de olika rutinerna följs framgår av respektive rutin och handlar i huvudsak om den attestering och slutattestering som sker. Utöver detta sker granskning av både den auktoriserade revisorn och lekmannarevisorn. Styrelsen har ett eget ansvar för hur man säkerställer att de rutiner som satts upp också följs. Revisorerna agerar självständigt och granskar de underlag och de rutiner som de finner lämpligt och de utför sin revision fristående från styrelsen. Det innebär att revisionen blir en dubbelkontroll av att styrelsen har gjort det som ska göras och att man har en fungerande internkontroll och uppföljning. Varken styrelsen eller årsmötet kan alltså tala om för revisorerna hur de ska utföra sitt arbete eller vad de ska granska, det är ett arbete som de utför helt enligt eget gottfinnande. Punkt 6 Det uppdrag som lämnats till den grupp som under första kvartalet 2012 ska genomlysa föreningens ekonomi och organisation innehåller de synpunkter som framförs här. Uppdraget omfattar att utreda möjligheterna att öka intäkterna, antingen genom att öka befintliga verksamheter eller att tillföra nya verksamheter. I uppdraget ingår också att se över kostnaderna för att se om det finns möjlighet att minska dessa, exempelvis personalkostnader men även övriga kostnader, så som material och anläggning. Så långt som vi har kommit i det arbetet just nu, och med de förutsättningar som råder idag, ser vi inte någon möjlighet att hyra ut några ridinstruktörer. Vi ser snarare ett behov av att omfördela mellan instruktörerna för att få en jämnare belastning och säkerställa att tillexempel ridskolechefen också har erforderlig tid att utföra sina chefsuppgifter inom ramen för sin arbetstid. Vi använder oss idag i viss utstäckning av behovsanställda instruktörer och inhyrda instruktörer och ska vi göra någon förändring så handlar det möjligen om att se över om det finns möjligheter att klara en större del av ridlektionerna med de tillsvidareanställda ridlärarna och därmed kunna minska på behovsanställd och inhyrd personal. När det gäller banbyggnad vill vi också understryka att detta inte är en arbetsuppgift som vi idag har anställd kompetens till. Ridskolechefen har en utbildning som banbyggare men det är inte något som ligger inom ramen för hans tjänsteutövning utan får ses som ett fritidsuppdrag. Punkt 7 Den personal som idag är anställd har i de flesta fallen varit anställda under mycket lång tid. De förmåner och villkor som tas upp i skrivelsen är beslutade Under 2011 har den interimsstyrelse som verkade säkerställt att alla anställda har skriftliga anställningsavtal, något som saknades sedan tidigare. Det har inte anställts någon ny personal sedan 2010, då man anställde två medarbetare som stallpersonal. I samband med översynen av anställningsavtal kunde konstateras att en av ridlärarna genom att vara anställd under lång tid som vikare och extra personal i olika former hade rätt till en tillsvidareanställning enligt lagen om

5 anställningsskydd (LAS). Eftersom det inte anställts någon ny personal under 2011 har det inte varit aktuellt att ta ställning till villkor och förmåner för personalen. Inom juridiken finns en grundläggande princip, pacta sunt servanda, d.v.s. att avtal ska hållas. Det innebär att man inte hur som helst kan ändra villkoren i gällande avtal. För att ändra avtal finns två möjligheter. Den ena är att förhandla om avtalen. Det innebär, om vi som arbetsgivare vill ta bort en förmån som personalen idag har, måste vara beredda att kompensera personalen ekonomiskt för den borttagna förmånen. Den andra vägen är att komma överens med facket om att det finns skäl att säga upp personalen och sedan anställa ny och/eller samma personal fast med nya avtalsvillkor. Att facket oreserverat skulle acceptera en sådan lösning är mycket tveksamt. Om eller när det blir aktuellt att anställa ny personal kommer vi att ha anledning att fundera på vilka villkor och förmåner som ska gälla i dessa anställningsavtal. Som parantes kan nämnas att i det avtal som tecknats gällande den ridlärare som genom LAS erhållit en tillsvidare anställning inte i sitt anställningsavtal varken har någon fri box eller den typ av ersättning som föreslås i skrivelsen. Självklart måste föreningens ekonomi beaktas när det gäller personal och anställningsvillkor/förmåner. I skrivelsen beskrivs att det finns risk att ekonomin utarmas genom att man beviljar orimliga kostnadsersättningar på obestämd framtid. Vi vänder oss mot denna beskrivning, nivån på ersättning för kostnadsersättningar följer gällande kollektivavtal och de av årsmötet fastställda regelverken för ersättningar. Vi anser därför att beskrivningen orimliga känns felaktig. När det gäller tidsperspektivet så fastställs den plan som ligger till grund för kostnadsersättningarna halvårsvis i förskott vilket innebär att styrelsen två gånger om året har möjlighet att ta ställning till om kostnadsersättningar ska utgå och i vilken omfattning. Därför känns beskrivningen på obestämd tid som missvisande. Eftersom ekonomi och organisation ska genomlysas under första kvartalet 2012 kan det inte uteslutas att det i den processen kommer att komma förslag om ändringar av de idag gällande villkoren och/eller bemanningen men sådana förändringar måste då hanteras enligt gällande regler och lagar. Sammanfattning Styrelsen tycker att det är positivt att föreningens medlemmar är aktiva och engagerade i ekonomi och organisation. Vi vill dock understryka att dessa frågor inte är enkla och ofta inte kan ges snabba svar. Dessutom omgärdas de ofta av omfattande regelverk och lagstiftningar. Viktigt är också att komma ihåg att arbetsgivarfrågorna och arbetsgivaransvaret ligger på styrelsen, detaljer i anställningsvillkor och förmåner kommer därför inte att vara föremål för diskussion eller beslut på årsmötet. Vi hoppas att vi efter den genomlysning som nu pågår ska ha en bra bild av vad som kan och behöver göras för att föreningen på bästa sätt ska ha en ekonomi rustad för framtiden. En förutsättning för detta är att styrelsen ges utrymme och handlingsfrihet att arbeta med dessa

6 frågor och inte behöver lägga omfattande resurser på att hantera interna motsättningar mellan medlemmar och anställda. Som arbetsgivare har styrelsen ansvar för personalens arbetsmiljö och den typ av diskussioner som framförs i skrivelsen har varit vanligt förekommande inom klubben och har påverkat personalens arbetssituation negativt. Vi ber därför samtliga medlemmar i föreningen som har denna typ av frågor, funderingar och synpunkter att framföra dem till styrelsen och inte till personalen. Vi hoppas härmed att vi kan fortsätta vårt arbete med att hitta lösningar på hur Gävle Ryttarsällskap ska kunna fortsätta vara en attraktiv förening som utvecklas i en positiv anda där både medlemmar och personal känner sig delaktiga och uppskattade. Gävle den 20 februari 2012 Styrelsen för Gävle Ryttarsällskap