Idrottsgatan 7, Vänersborg. Gisela Holtersson

Transkript

1 Gymnasienämnden (12) Plats Idrottsgatan 7, Vänersborg Tid Tisdagen den 8 december 2009, kl Beslutande Enligt närvarolista, sid 2 Ersättare Enligt närvarolista, sid 2 Övriga deltagande Enligt närvarolista, sid 2 Ärendelista Sid 3 Utsedd att justera Gisela Holtersson Paragrafer Underskrifter Sekreterare... Marit Hansson Ordförande... Kjell Nilsson Justerande... Gisela Holtersson ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ Gymnasienämnden Datum för anslags uppsättande Datum för anslags nedtagande Förvaringsplats för protokollet Gymnasienämnden, Idrottsgatan 7, Vänersborg Underskrift... utdragsbestyrkande

2 Gymnasienämnden (12) Närvarolista Beslutande Kjell Nilsson (S) Orvar Carlsson (KD) Gisela Holtersson (S) Leif Höglund (S) Anette Ruus (S) Bengt Fröjd (C) Henrik Josten (M) Vanja Ekström (FP) James Bucci (V) Tjänstgör för Ersättare Joakim Sjöling (S) Theresia Nordlund (S) Hans Norén (S) Christina Larsson (C) Christer Thobiasson (M) Jens Roslind (M) Ulla-Beth Stake (FP) Magdalena Hansson (FV) Personalföreträdare Kristina Hilmersson, Lärarförbundet Peter Trollgärde, Kommunal Nils-Erik Rasmussen, LR, Övriga deltagare Marie Nordvall, förvaltningsekonom, 93, del av 94 Tommy Olsson, förvaltningschef

3 Gymnasienämnden (12) Ärenden Sid 91 Yttrande över Policy för mottagande av sponsring och gåvor 4 92 Lokalutredning 2009 Birger Sjöberggymnasiet 5 93 Plan för ekonomisk internkontroll Information, rapporter och övriga frågor 8 95 Anmälan av delegationsbeslut Meddelanden Ärenden till nästa sammanträde

4 (12) 91 Dnr 2009/114 Yttrande över Policy för mottagande av sponsring och gåvor Ärendebeskrivning Kommunal sponsring är en relativt ny företeelse, som inte finns reglerad i lag. För att tillförsäkra kommunen att sponsringen är seriös har kommunstyrelseförvaltningen i skrivelse daterad redovisat att kommunen bör ställa krav på sponsorer och givare, för att inte skada förtroendet för kommunens verksamhet. Med anledning av detta har det ansetts nödvändigt att ta fram en policy som skall fungera som ett stöd då sponsring eller mottagande av gåva blir aktuellt. Kommunstyrelsens arbetsutskott har beslutat att remittera förslaget till policy för mottagande av sponsring och gåvor till samtliga nämnder för yttrande. Gymnasienämndens beslut Gymnasienämnden har ingenting att erinra mot förslag till Policy för mottagande av sponsring och gåvor. Protokollsutdrag: kommunkansliet

5 (12) 92 Dnr 2009/81 Lokalutredning 2009 Ärendebeskrivning Ordföranden och förvaltningschefen informerar om mötet med samhällsbyggnadsnämndens presidie samt KSAU den 26 oktober En föredragning om framtida lokalbehov på Birger Sjöberggymnasiet gjordes av förvaltningschefen och en diskussion fördes i anslutning till föredragningen. På grund av elevminskningen, som är en följd av lägre födelsetal, kommer gymnasieskolan att inom kort ha alltför stora lokalutrymmen. Elevminskningen från 2007 och fram till år 2017 beräknas till 500. En idé som presenterades och diskuterades var att koncentrera merparten av gymnasieutbildning till Idrottsgatan 3. En av de frågor som ställdes under mötet är huruvida någon av de andra förvaltningarna kan nyttja lokaler, som gymnasieförvaltningen inte är i behov av. Gunnar Björklund, fastighetschef på samhällsbyggnadsförvaltningen, har efter mötet utarbetat ett förslag till lokalförsörjningsgrupp. Arbetet med lokalfrågan för Birger Sjöberggymnasiets del kommer att fortsätta. Gymnasienämndens beslut Informationen läggs till handlingarna.

6 (12) 93 Dnr 2009/65 Granskning av den ekonomiska interna kontrollen 2009 Ärendebeskrivning Varje nämnd har ansvar för att den egna interna kontrollen i verksamheten är tillräcklig. Enligt reglementet för ekonomisk intern kontroll ska varje nämnd årligen anta en plan för och genomföra granskning och uppföljning av den interna kontrollen. Syftet är att säkerställa att kravet på rättvisande och fullständig redovisning uppfylls. En viktig del i arbetet för en god intern kontroll blir därmed att skapa tillförlitliga system och rutiner där omfattningen av olika kontrollmoment ska vägas mot de risker som kan finnas. Inom gymnasienämndens verksamhet föreslås att följande områden granskas: Ingående mervärdesskatt - kontrollmålet är att den ingående mervärdesskatten lyfts av med rätt belopp och redovisas i rätt period. Alla fakturor under april månad har granskats och inga avvikelser har noterats. Besparingsåtgärder 2009 kontrollmål är att -behörigheter i ekonomisystemet har anpassats till nya och förändrade attestuppdrag för chefer och politiker -beslut om undantag från investeringsstopp dokumenteras -kostnader för externa kurser och konferenser godkänns i förväg -leverantörsfakturor betalas före förfallodag Fakturorna för externa kurser och konferenser under april oktober har granskats. Godkännande av kommunchef alternativt personalchef saknas för ett fåtal fakturor. Då besparingsåtgärderna fortsätter under 2010 kommer gymnasieförvaltningen åter igen att informera och gå igenom rutinen med alla verksamheter. Uppföljning av 2008 års granskning - nya anvisningar och rutiner har under 2009 gjorts för momsbidrag vid köp av ej skattepliktig verksamhet. En ny granskning har under året genomförts för perioden januari oktober på samma sätt som föregående år och den visar att momsbidrag har sökts för alla fakturor. Kostnaderna för dröjsmålsräntor har minskat under 2009 jämfört med 2008.

7 Gymnasienämnden (12) Gymnasienämndens beslut Gymnasienämnden godkänner granskningen av den ekonomiska interna kontrollen i enlighet med skrivelse daterad , och bekräftar fortsatt granskning av kostnaderna för externa kurser och konferenser även under Protokollsutdrag: ekonomikontoret rektorer gymnasieförvaltningen AME-chef

8 (12) 94 Dnr 2009/1 Information, rapporter och övriga frågor 2009 Månadsrapport ekonomi Marie Nordvall redovisar utfallet för perioden januari till november Information från nämndordförande Två möten inom Fyrbodal står på agendan, ett styrelsemöte samt ett utskottsmöte. Fredagen den 18 december skall gymnasienämndens presidie och förvaltningschefen ha möte med den konsultfirma som skall utreda samarbetet med Trollhättans gymnasieskola. Även representanter från Trollhättan deltar. Information från vice ordförande Konsumentutskottet har uppmärksammat att unga har bristande kunskaper i konsumenträtt. SMS-lån är ett stort problem. Frågan kommer att lyftas vid gymnasienämndens presidie i januari. Information från förvaltningschef Konsultuppdraget för utredning av samarbetet mellan Trollhättans och Vänersborgs gymnasieskolor har gått till Kunskapsbolaget, med säte i Stockholm. Trollhättans och Vänersborgs chefsgrupper inom gymnasie- och komvux-verksamheten, har haft möte för att diskutera samverkan. På senare tid har det på nationellt plan diskuterats stora skillnader i betygssättningen mellan olika skolor, vilket sägs kunna bero på exempelvis var i landet en elev befinner sig. Västerås har lyfts fram som ett bra exempel på hur rättvisa betyg skall utfärdas. Förvaltningschefen kommer därför att kontakta Hans Egonsson, verksamhetschef gymnasie- och vuxenutbildningen, Västerås stad, för att diskutera metoden för detta. Nio personer är föremål för omplaceringsutredningar till följd av varslen.

9 Gymnasienämnden (12) Extra medel för bedrivande av Hemvaktmästarna respektive det kommunala uppföljningsansvaret kommer inte att tilldelas gymnasienämnden kommande år. Nämnda verksamheter skall därmed finansieras inom ordinarie budgetram. Förvaltningschefen tackar för det gångna året och tänder ett ljus, kunskapens och framtidens ljus. Gymnasienämndens beslut Informationen läggs till handlingarna.

10 (12) 95 Dnr 2009/2 Anmälan av delegationsbeslut 2009 Delegationsbeslut enligt särskilt förteckning anmäles. Gymnasienämndens beslut Anmälan om delegationsbeslut läggs till handlingarna.

11 (12) 96 Dnr 2009/3 Meddelanden 2009 Meddelandelista för perioden redovisas enligt bilaga. Gymnasienämndens beslut Meddelandelista för perioden läggs till handlingarna.

12 (12) 97 Dnr 2009/4 Ärenden till nästa sammanträde 2010 bokslut samarbetet med Trollhättans gymnasieskola marknadsföringsgruppen redovisar pågående arbete enligt det s k Spår 5 yttrande över förslag till riktlinjer för fysisk tillgänglighet för personer med funktionsnedsättning