Upphandlingsenhetens nyhetsbrev för maj 2010

Transkript

1 Sid 1 (7) s nyhetsbrev för maj 2010 Om nyhetsbrevet ger månatligen ut ett nyhetsbrev med information om nya och förlängda ramavtal, genomförda och planerade upphandlingar samt övriga frågor angående avtal och offentliga upphandlingar som berör Umeå universitet. Innehåll i detta nyhetsbrev: 1. Information om genomförda upphandlingar 2. Information om pågående eller planerade upphandlingar lokalt och centralt 3. Nya och gamla avtal 4. Avtalslösa områden 5. Övrigt 1. Information om genomförda upphandlingar 1.1. Upphandling av ljud, ljus och scenbygge Umeå universitetet har genomfört en offentlig upphandling beträffande ljud, ljus och scenbygge i samband med evenemang vid Umeå universitet inklusive Campus Skellefteå respektive Örnsköldsvik samt studieorten Kiruna. Uminova Innovation AB och Umeå Biotech Incubator AB äger också rätt att teckna avtal enligt upphandlingen. Den leverantör som antagits är Star Audio Jetnet, som därför hädanefter skall anlitas vid universitetets olika evenemang. Star Audio Jetnet kommer att vara en sammanhållande länk när det gäller att sätta upp musikarrangemang och att ordna exempelvis scenbyggen, ljud- och ljusfunktioner, rekvisita och transporter. För evenemang som överstiger kr i kostnad har Umeå universitet rätt att göra en ny upphandling. För ytterligare information, kontakta upphandlingsenheten Upphandling av taxitjänster Umeå universitet har genomfört en offentlig upphandling av taxitjänster och har antagit leverantören Umeå Taxi Åkeri AB. Detta innebär att avtal med andra taxiföretag inte kan tecknas. Umeå universitet är skyldigt att upphandla dessa tjänster enligt lag och avtalet innebär även ekonomiska fördelar och effektivisering för universitetet. Avtalet gäller samtliga beställningar av taxibilar i Umeå och i vissa andra städer där Umeå Taxi Åkeri AB har samarbetspartners. För taxiresor som berör övriga orter görs beställningen via CabOnNet eller direkt till samarbetsparten. Bokning av taxiresor sker antingen på internet, se CabOnNet eller via telefon (Universitetets egna direktnummer) eller (UmeåTaxis ordinarie nummer) Vid bokning på Internet måste användarnamn bestämmas och lösenord begäras. Det finns

2 Sid 2 (7) även möjlighet till taxicheckar eller personligt kreditkort som även gäller hos UmeåTaxis samarbetspartners på andra orter. Vid beställning av taxi - observera att endast ordinarie taxi bör beställas oavsett destination, eftersom beställning av flygtaxi innebär en merkostnad för beställaren. Ramavtalet gäller under perioden med möjlighet till maximalt 24 månaders förlängning. Avtalet, information om samarbetspartners i andra städer samt prislistor kommer att finnas tillgängliga i Umeå universitets avtalskatalog från och med vecka Upphandling av vitvaror Umeå universitet har genomfört en offentlig upphandling av vitvaror som även inkluderar Campus Skellefteå respektive Örnsköldsvik samt studieorten Kiruna. Uminova Innovation AB och Umeå Biotech Incubator AB äger också rätt att teckna avtal enligt upphandlingen. Avtal som gäller inköp av kylskåp/frysskåp (kombiskåp) och diskmaskin har tecknats med Vitvaruspecialisten i Umeå AB (ELON). För inköp av spisar, tvättmaskiner, torktumlare och torkskåp har avtal tecknats med Media Markt Umeå TV HiFi Elektro AB. För inköp av kylskåp, frysskåp samt mikrovågsugnar har avtal tecknats med ELON - Norrlands Hushållsmaskiner KB. Avtalen gäller till och med med möjlighet till maximalt 12 månaders förlängning Upphandling av revisionstjänster av EU-projekt Umeå universitet har genomfört en offentlig upphandling av revisionstjänster gällande EU-projekt och avtal kommer att tecknas med leverantören Ernst & Young AB (kontaktperson: Malin Blom, telefonnr: ). Avtalet inkluderar Campus Skellefteå respektive Örnsköldsvik samt studieorten Kiruna. Uminova Innovation AB och Umeå Biotech Incubator AB äger också rätt att teckna avtal enligt upphandlingen. Inom ramen för avtalet skall institutioner vid universitetet få tillgång till revision i den omfattning som förutsätts i de EU-projekt som institutionerna är engagerade i. För redan lagda beställningar och påbörjad revision enligt tidigare överenskommelse/upphandling gäller att den påbörjade beställningen slutförs enligt tidigare överenskomna priser och villkor. Samtliga nya projekt omfattas av det nya avtalets villkor, där alltså Ernst & Young AB skall anlitas. Avtalet gäller till och med med möjlighet till maximalt 24 månaders förlängning. Mer information om avtalet återfinns i Umeå universitets avtalskatalog under vecka 19. För revision av NIH-projekt gäller separat upphandling av revisionstjänster se Avtalskatalogen. 2. Information om pågående eller planerade upphandlingar Lokala upphandlingar 2.1. Pågående upphandling av lokalt ramavtal för resebyråtjänster Vid Umeå universitet pågår en offentlig upphandling av resebyråtjänster. Upphandlingen är annonserad och avtal väntas bli klart under maj Detta kan innebära att Umeå universitet blir avtalslöst under några veckor i maj. Vid frågor, tag kontakt med upphandlingsenheten.

3 Sid 3 (7) 2.2. Planerad upphandling av lokalt ramavtal för livsmedel Då det centrala avtalet gällande livsmedel har upphört kommer Umeå universitet att upphandla ett lokalt ramavtal gällande livsmedel. En projektgrupp kommer att tillsättas för att ta fram underlag för upphandlingen. Har Du synpunkter som Du vill att projektgruppen skall beakta? Kontakta gärna upphandlingschef Lorentz Karlsson (e-post: lorentz.karlsson@adm.umu.se eller telefonnr ) Planerad upphandling av lokalt ramavtal för catering- och restaurangtjänster De lokala ramavtal som gäller catering- och restaurangtjänster går ut under år 2010 och ny upphandling av dessa tjänster är planerad. vill gärna ha information om hur gällande avtal fungerat från Dig som nyttjat avtalen och om rätt typ av catering har upphandlats. Kontakta gärna upphandlingschef Lorentz Karlsson (e-post: lorentz.karlsson@adm.umu.se eller telefonnr ). Centrala upphandlingar 2.4. Planerad upphandling av ramavtal för brevförmedlingstjänster Nuvarande centrala ramavtal för brevförmedlingstjänster gäller med förlängning till och med Skatteverket har beslutat att påbörja en ny ramavtalsupphandling inom detta område och kommer att genomföra en förstudie under våren 2010 för att ta fram underlag för upphandlingens omfattning och inriktning. 2.5 Pågående upphandling av ramavtal inom hotelltjänster, inrikes Då nu gällande ramavtal för inrikes hotelltjänster gällande ett 20-tal orter löpt ut , genomför Försvarsmakten för närvarande en ny upphandling av ramavtal för dessa orter. 2.6 Pågående upphandling av ramavtal för bevakningstjänster Verket för högskoleservice (VHS) ansvarar för statens ramavtal inom området bevakningstjänster. Avtalet bevakningstjänst består i dag av fyra olika ramavtal som gäller stationär och ronderande bevakning, larmcentraltjänster, skyddsvakter och värdetransporter. Arbetet med att genomföra en upphandling av nya ramavtal för bevakningstjänster har inletts och beräknas vara färdigt i september Omarbetad upphandling av ramavtal för bohagstransporter Arbetsförmedlingen genomför under våren 2010 en omarbetad upphandling som avser ett centralt ramavtal för bohagstransporter med tillhörande kringtjänster för vilka Arbetsförmedlingen beviljar flyttningsbidrag samt bohagstransporter för statstjänstemän. Transportören skall kunna utföra bohagstransporter inom Sverige, till de nordiska länderna och länder inom Europa, främst inom EU. Upphandlingen omfattar inte kontors- och arkivflyttningtjänster. Sådana tjänster avropas via det av Skatteverket upphandlande ramavtalet för flyttjänster. Arbetsförmedlingens ramavtal beräknas vara färdigt i maj/juni 2010.

4 Sid 4 (7) 3. Nya och gamla avtal 3.1. Umeå universitets rabattavtal gällande marknadsföring i Västerbottens-Kurirens medier och Norrgruppen Media AB Umeå universitet har tecknat två rabattavtal med Västerbottens-Kuriren AB respektive Norrgruppen Media AB som gäller till och med den 31 december Avtalet med Västerbottens-Kuriren AB omfattar Umeå universitet, högskolor samt Uminova Innovation AB och avtalet med Norrgruppen Media AB omfattar Umeå universitet. Avtalet med Västerbottens-Kuriren AB innebär att Umeå universitet vid marknadsföring i Västerbottens-Kuriren eller Västerbottens Folkblad, på webben (vk.se eller folkbladet.nu), radio (104,2 Umeå eller 106,2 Umeå) eller Apberget till ett sammanlagt avtalat nettobelopp per kalenderår och erhåller rabatter på annonskostnaden. Avtalet med Norrgruppen Media AB gäller print- och webbannonser i tidningarna Västerbottens-Kuriren, Västerbottens Folkblad, Norran, Piteå-Tidningen, Norra Socialdemokraten eller Norrbottens Kuriren. Avtalet innebär beloppsrabatt för Umeå universitet med fokus på flergångsannonser. Vid beställning av annonser, kom ihåg att uppge dessa avtal. Avtalen finns att läsa i sin helhet i Umeå universitets avtalsdatabas. Notera att sedan tidigare gäller även Rikspolisstyrelsens centrala ramavtal för annonsförmedling. Ramavtalsområdet består av två delar a) strategiska tjänster (rådgivning och distribuering av informations- och reklamkampanjer till media) och b) taktiska tjänster (produktion, bokning, rådgivning distribuering, materialleverans och annonskontroll av platsannonser och kungörelser) Lokala ramavtal med konferensmäklare Umeå universitet har två lokala ramavtal med Umeå Folkets hus respektive Umeå Kongress AB som gäller till och med har tidigare informerat om dessa ramavtal, men då det inkommit många frågor om avtalen vill upphandlingsenheten i detta nyhetsbrev förtydliga informationen om vad som gäller vid beställning av konferenser om och hur en konferensmäklare måste kontaktas. Förtydligande anvisningar har därför tagits fram och finns i beställningsrutiner för konferensmäklare samt Uppdatering av Umeå universitets avtalskatalog arbetar med en uppdatering av Umeå universitets avtalskatalog. Gör gärna ett besök på: 4. Avtalslösa områden 4.1. Kaffe- och vattenautomater Lantmäteriet har genomfört en central upphandling av ramavtal för vendingtjänster för kaffeautomater inklusive tillhörande råvaror samt vattenautomater som kopplas till befintlig vattenledning. Upphandlingen gäller både kaffe- och vattenautomater men omfattar inte

5 Sid 5 (7) varuautomater med t.ex. godis, läsk eller smörgåsar. Ansökan om överprövning har lämnats in till Förvaltningsrätten i Falun, som den 22 januari 2010 fattade ett interimistiskt beslut att upphandlingen inte får avslutas förrän något annat har beslutats. Målet kommer troligen att avgöras under maj Det tidigare ramavtalet på området upphörde att gälla Detta innebär att om behov av vendingtjänster för kaffe- eller vattenautomat uppstår innan ett nytt ramavtal har tecknats måste en offentlig upphandling genomföras vid Umeå universitet. Tag i sådana fall kontakt med upphandlingsenheten AV- och videokonferensutrustning Verket för högskoleservice (VHS) ansvarar för statens ramavtal inom området för AV- och videokonferensutrustning. Tidigare avtal löpte ut Ansökan om överprövning har lämnats in hos allmän förvaltningsdomstol och det kommer att dröja innan ett nytt avtal kan tecknas. Om det föreligger behov av att anskaffa AV- och videokonferensutrustning innan ett nytt ramavtal har tecknats måste en offentlig upphandling genomföras vid Umeå universitet. Tag i sådana fall kontakt med upphandlingsenheten Personaluthyrning Arbetsförmedlingen ansvarar för statens ramavtal inom området för personaluthyrning. Ramavtalen inom detta område upphörde att gälla Den tidigare upphandlingen blev föremål för överprövning och beslutade förvaltningsdomstolen att upphandlingen skall göras om. En ny upphandling är planerad och enligt uppskattad tidplan beräknas nya ramavtal tidigast kunna börja gälla under juli Det tidigare avtalet har dock förlängts och gäller till Kontakta för säkerhets skull upphandlingsenheten om det föreligger behov av att hyra in personal efter Övrigt 5.1. Skärpt lag för bättre upphandlingar En föreslagen ändring av lagen om offentlig upphandling kommer att behandlas i riksdagen i juni Förslaget bygger på ett EG-direktiv med syfte att omöjliggöra för upphandlande enheter att skyndsamt skriva under avtal med leverantörer för att hindra överprövning samt att få bukt med otillåten direktupphandling. Enligt förslaget, som föreslås träda i kraft den 1 juli 2010, kommer det bland annat att bli möjligt för leverantörer att föra talan i allmän förvaltningsdomstol om ogiltigförklarande av avtal som slutits exempelvis vid otillåten direktupphandling. Som alternativ sanktion mot upphandlande myndigheter som inte följer upphandlingsbestämmelserna kommer Konkurrensverket att hos allmän förvaltningsdomstol kunna ansöka om att påföra upphandlande myndigheter en så kallad upphandlingsskadeavgift, exempelvis vid otillåten direktupphandling. Detta innebär att vi på universitet måste bli extra noggranna när inköp genomförs. Produkter och tjänster som verkar ha ett lågt pris kan om de köps in vid ett flertal tillfällen under året och av flera institutioner bli ett stort belopp för den juridiska personen Umeå universitet och därmed medföra otillåten direktupphandling. Då kan Umeå universitet tvingas betala upphandlingsskadeavgifter för de inköp som genomförts. Observera att enligt Umeå universitets upphandlingspolicy är den fakultet, institution eller enhet som gjort ett felaktigt inköp ansvarig för betalning av eventuella upphandlingsskadeavgifter. De föreslagna förändringarna i lagen om offentlig upphandling kommer även att innebära att behovet av skriftliga avtal vid köp ökar. För att förhindra att problem uppstår är det viktigt att Umeå universitet har ramavtal för så många produkter och tjänster som möjligt och att

6 Sid 6 (7) dessa avtal följs. För att undvika bekymmer och kostnader, tag alltid kontakt med upphandlingsenheten om tveksamheter finns inför ett inköp Beställning av fruktkorgar inför sommaren Inför sommaren måste Umeå universitet besluta om antalet leveranser av fruktkorgar. Fyll snarast i bifogad beställning, se bilaga 1 till nyhetsbrevet, och sänd det till upphandlingsenheten för vidarebefordran till leverantören Samordning av Umeå universitets inköp av utvalda produkter/varor Vid tillfälle kommer upphandlingsenheten att försöka samordna universitetets inköp av vissa produkter/varor för att kunna pressa priser och få en snabbare upphandlingsprocess. har ännu inte utrett vilka produkter som kommer att omfattas. tar därför gärna emot förslag på sådana produkter som köps in flera gånger per år och där Umeå universitet i dagsläget saknar avtal. Ett tips är att undersöka vilka investeringsbehov som finns på er institution eller enhet under året Nya redovisningssystemet har fått en hel del frågor om hur det nya redovisningssytemet fungerar och hur stora påslag som ska göras. För information i denna fråga hänvisar vi till EA:s hemsida Försöksverksamhet med bilpool Under augusti/september kommer Umeå universitet att på försök att införa en bilpool där universitetet kommer att få möjlighet att till en billigare kostnad (än ett vanligt hyresavtal) hyra bil för kortare resor. Mer information om detta kommer i augusti Företagsinformation om upphandlingen av godstransporter Brev- och paketförsändelser World-Wide. Från årsskiftet har Transbothnia AB tecknat ett avtal med Umeå Universitetet där vi erbjuder Universitetet flygtransporter av brev och paket upp till 70 kg ut i Europa och resten av världen. Transbothnia erbjuder er dessa tjänster i samarbete med UPS som är världsledande på leveranser av paket och dokument över hela världen. UPS är aktiva i över 200 länder och har marknadens största produkt och serviceutbud och detta till en leveranssäkerhet på 98,5%. Vill du till exempel veta hur du kan leverera ett dokument eller paket till New York med leverans nästa arbetsdag innan kl 09:00 eller är allmänt nyfiken på UPS och Transbothnia? Transbothnia planerar att tillsammans med UPS arrangera en workshop där vi svarar er på denna fråga och många andra frågor som till ex bokningsrutiner för era leveranser mm. Ni och vi står inför en hektisk period fram till semestern och vi återkommer till er med tid och plats i slutet av augusti. För er som inte kan vänta och har dokument eller paket att skicka går det alldeles utmärkt att kontakta Transbothnia och nedanstående kontaktpersoner så hjälper vi er med era försändelser.

7 Sid 7 (7) Veronica Persson Tel veronica@transbothnia.se Niklas Granath Tel niklas@transbothnia.se Mikael Karlsson Tel mikael@transbothnia.se Vid frågor om eller synpunkter på upphandlingsenhetens nyhetsbrev, kontakta upphandlingschef Lorentz Karlsson (e-post: lorentz.karlsson@adm.umu.se eller telefonnr ) Trevlig fortsättning på våren! Bilagor till detta nyhetsbrev 1) Beställning av fruktkorgar

8 Företagsfrukt i Umeå har öppet hela sommaren - Vi anpassar fruktkorgen efter ert behov! Hur vill ni ha er fruktkorg i sommar? Beställ er fruktkorg redan nu. Beställning Vi önskar er beställning över sommaren till senast onsdag 16 juni p g a bröllop Svara gärna med E-post på denna beställning eller Skriv ut beställningssedel PDF och lägg denna i fruktkorgen Beställningsperioder vecka vecka 26 vecka 27 vecka 28 vecka 30 vecka 31 vecka 32 vecka 33 vecka 34 Kontakta gärna oss för frågor, förslag och priser Företagsfrukt i Umeå Fågelsångsvägen Umeå Micke Persson Dick Sellberg foretagsfrukt@hotmail.com Semestertips från Företagsfrukt

9 På gång till Thailand? Vi har en mycket bra och fin lägenhet på 80 kvm med pool, TV och aircondition 50 meter från den 4 km långa paradisstranden i Mae Phim. Plats för 6-8 personer till ett FRUKTansvärt bra pris Kontakta oss för frågor & bokning Micke Persson Dick Sellberg Detta meddelande är skickat till umea.universitet@umu.se Vill du avregistrera dig från vårt klicka