Tjänsteskrivelse Datum Revisorernas granskning av Elektronisk handel - Förstudie: Skanning av leverantörsfakturor
|
|
- Gustav Sandberg
- för 8 år sedan
- Visningar:
Transkript
1 Landstinget Halland Konsult & stöd Mats Dahlgren, redovisningschef Ekonomiavdelningen Tfn m ats. d a h l g re n@ I t h a l l a n d. s e Tjänsteskrivelse Datum etäaes S flika 4s ,05 Diarienummer Ls Landstingsstyrelsen Revisorernas granskning av Elektronisk handel - Förstudie: Skanning av leverantörsfakturor Förslag till beslut Landstingsstyrelsen föreslås yttra sig enligt förslag. Bakgrund Revisorerna för Landstinget Halland har överlämnat granskningsrapport avseende elektronisk handel till landstingsstyrelsen för yttrande. Revisorerna har gjort en förstudie avseende skanning av leverantörsfakturor. Landstinget Halland upphandlade under slutet av 2004 ett system för hantering av elektroniska fakturor, MEA Effekt. Fakturorna inrapporteras till systemet via skamting av en extern partner. Systemet har varit i drift sedan våren Utgångspunkten för revisorernas synsätt och inriktning är att elektronisk handel skall införas och användas med utgångspunkt från krav på hög säkerhet och med hav på effektivare verksamhet och rationell administration. Sammanfattning Revisorerna konstaterar i sina kommentarer att dokumentationen i flera avseende är mycket bra. Detta gäller både överenskommelser med skanningföretaget, systembeskrivningar över systemet MEA-Effekt, arbetsuppgifter i fakturaflödet, anvisningar till attest- och utanordningsreglementet samt användarhandledningar för hantering av fakturor och attestestering av fakturor. Två punkter kommenteras där förbättringsmöjligheter finns. Revisorerna efterlyser rutin/dokumenthanteringsplan som beskriver hur arkivering, förvarande samt gallring skall ske av elektronisk information i ekonomisystemet MEA och i MEA Effekt. Revisorerna hänvisar till landstingets arkivreglemente. 1 (2)
2 I MEA Effekt finns en särskild funktion för att "Efterkontrollera fakturor" där vissa fakturor blir föremål för särskild kontroll. Revisorena konstaterar att denna funktion möjliggör en väl avvägd och genomtänkt intern kontroll av fakturaflödet. De rekommenderar därför landstinget att ytterligare tydliggöra möjligheten att utnyttja funktionen i den interna kontrollen. Förslag till yttrande Landstinget Halland arkiverar sedan år 2000 samtliga transaktioner från redovisningssystemet elektroniskt i databasen för MEA Ekonomisystem. Denna rutin framgår av landstingets ekonomihandbok. Förberedelsearbete har påbörjats inför avställning och gallring av denna information. I denna rutin ingår även eventuell långtidsarkivering av viss information. Detta arbete kommer att ingå i en dokumenthanteringsplan som kommer att tas fram under 2007 enligt revisorernas förslag. Inom landstinget finns en arbetsgrupp avseende MEA Effekt med representanter från förvaltningarna. I denna arbetsgrupp kommer rutinen för efterkontroll att behandlas utifrån revisorernas synpunkter. I det internkontrollreglemente som gäller för landstinget from 2007 så skall varje förvaltning årligen ta fram kontrollplaner. I detta arbete är det lämpligt att stickprovsvis kontrollera att rutinerna för efterkontroll inom en förvaltning är effektiva. atarina Dahlöf Landstingsdirektör Anette44enriksson Ekonomidirektör LSVtevboks104 2 (2)
3 G Landstinget Halland Datum Revisorerna i Landstinget Halland Komrev Box Halmstad Revisionsrapport Elektronisk handel-förstudie: Skanning av leverantörsfakturor. Rubricerad rapport har översänts till landstingsstyrelsen för yttrande. Landstingsstyrelsen har tagit del av rapporten och avger yttrande enligt bifogat förslag. Landstingsstyrelsen Mats Eriksson Landstingsstyrelsens ordförande Ca arina Dahlöf Landstingsdirektör Landstinget Halland Box 517 landstinget.halland@lthalland.se Postgiro Halmstad Besöksadress: Södra vägen 9 Tfn Org nr Fax
4
5 Landstinget Halland PROTOKOLL irtnr iaixi E h i a. 2.ji SAMMANTRÄDE: , Komrevs lokaler, Halmstad Närvarande: Martinsen Jan-Erik Staaf Harry Bertilsson Hans Gustafsson Gösta Hudin Eva Jacobsson Leif ELEKTRONISK HANDEL FÖRSTUDIE: SKANNING AV LEVERANTÖRSFAKTUROR På uppdrag av revisorerna i Landstinget Halland har Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers granskat elektronisk handel genom en förstudie av skanning av leverantörsfakturor. Utgångspunkten för vårt synsätt och vår inriktning är att elektronisk handel skall införas och användas med utgångspunkt från krav på hög säkerhet och med krav på effektivare verksamhet och rationellare administration. Resultat av granskningen Vi har noterat att dokumentationen i flera avseende enligt vår uppfattning är mycket bra. Detta gäller både överenskommelser med skanningsföretaget, systembeskrivningen över systemet MEA-Effekt, arbetsuppgifter i fakturaflödet, anvisningar till attest- och utanordningsreglemente samt användarhandledningar för hantering av fakturor och attestering av fakturor. Nedan tar vi upp några synpunkter som uppkommit under granskningen. Dokusnenthanteringsplan Vi har inte kunnat återfinna någon fastställd rutinldokumenthanteringsplan som beskriver hur arkivering och förvarande samt gallring skall ske av elektronisk information i ekonomisystemet MEA och MEA-Effekt. Enligt arkivreglemente för Landstinget Halland står följande: "En dokumenthanteringsplan är en hanteringsanvisning för allmänna handlingar. Av planen skall det framgå vilka handlingar som förekommer i verksamheten, hur de skall hållas ordnade och om handlingarna skall bevaras eller gallras samt tidpunkt för gallring. Revisorernas Komrev inom ÖPwC Besöksadress: Brogatan 1 Jan-Erik Martinsen, ordf, Grusvägen 2, Tvååker, tfn kansli Box Harry Staaf, v ordf, Svallarevägen 6, Falkenberg, tfn Halmstad Hans Bertilsson, Hedbacka, Heberg, tfn Tfn Gösta Gustafsson, Torpa 13, Varberg, tfn Fax Eva Hudin, Ängsstigen 9D, Falkenberg, tfn
6 Dokumenthanteringsplanen utarbetas av landstingsarkivet i samråd med myndigheten. Upprättandet av dokumenthanteringsplan kräver beslut av ansvarig myndighet." Vi har tagit del av ett utkast till dokument "Om avställning, gallring och arkivering i MEA" som beskriver både rutiner och vilken information som skall sparas. Vår bedömning är att denna måste utvecklas ytterligare i samarbete med landstingsarkivet. Vi rekommenderar att en heltäckande rutin/dokumenthanteringsplan upprättas och fastställs av landstingsstyrelsen med hög prioritet. Denna bör också innefatta inte enbart elektronisk information utan även andra dokument som skall sparas och arkiveras. Som exempel kan nämnas originalfakturor som skannas och arkiveras av skanningsföretaget, systemdokumentation och avtal m.m. Efterkontroller Funktionen i MEA-Effekt att kunna styra vilka typer av stickprovsmässiga efterkontroller som skall genomföras är en mycket bra funktion som möjliggör en väl avvägd och genomtänkt intern kontroll av fakturaflödet. Vi rekommenderar därför att landstinget ytterligare tydliggör möjligheten att utnyttja funktionen i den interna kontrollen. Beslöts att översända revisionsrapporten till Landstingsstyrelsen för yttrande senast J i--c. u,., E,u~yy 0 6/1/1-c. L z Jan-Erik Martinsen HarrS/Staaf Hans Bertilsson 2
7 Ohrlings PRICEVI/A T ERHOUSCOPERS Revisionsrapport* Elektronisk handel Förstudie: Skanning av Ieverantörsfakturor Landstinget Halland Rolf Aronsson *connectedthinking
8 Öhrlings 2 PRICEWA T ERHOUSEeOPERS Innehållsförteckning 1 SAMMANFATTNING AV SYNPUNKTER Allmänt om dokumentation av MEA-Effekt Dokumenthanteringsplan Efterkontroller BAKGRUND, REVISIONSFRÅGA OCH GENOMFÖRANDE KARTLÄGGNING OCH ÖVERSIKTLIG ANALYS AV RUTINER Allmänt kring elektronisk fakturahantering Beskrivning av elektronisk fakturahantering i MEA-Effekt Avtal med extern leverantör för skanning av fakturor Arkivplan och dokumenthanteringsplan KONTROLLMILJÖ OCH KONTROLLAKTIVITETER Ankomstregistrering, skanning och import Felhantering Attester och ärendeflöde Attest- och utanordningsreglemente för Landstinget Halland Arbetsuppgifter i fakturaflödet Behörigheter och loggning Meddelanderutiner Efterkontrollattester Sekretess... 12
9 Ohrlings 3 PRICEWA T ERHOUS QOPERS 1 Sammanfattning av synpunkter 1.1 Allmänt om dokumentation av MEA-Effekt Vi har noterat att dokumentationen i flera avseende enligt vår uppfattning är mycket bra. Detta gäller både överenskommelser med skanningsföretaget, systembeskrivningen över systemet MEA-Effekt, arbetsuppgifter i fakturaflödet, anvisningar till attest- och utanordningsreglemente samt användarhandledningar för hantering av fakturor och attestering av fakturor. Nedan tar vi upp några synpunkter som uppkommit under granskningen. 1.2 Dokumenthanteringsplan Vi har inte kunnat återfinna någon fastställd rutinldokumenthanteringsplan som beskriver hur arkivering och förvarande samt gallring skall ske av elektronisk information i ekonomisystemet MEA och MEA-Effekt. Enligt arkivreglemente för Landstinget Halland står följande: "En dokumenthanteringsplan är en hanteringsanvisning för allmänna handlingar. Av planen skall det framgå vilka handlingar som förekommer i verksamheten, hur de skall hållas ordnade och om handlingarna skall bevaras eller gallras samt tidpunkt för gallring. Dokumenthanteringsplanen utarbetas av landstingsarkivet i samråd med myndigheten. Upprättandet av dokumenthanteringsplan kräver beslut av ansvarig myndighet." Vi har inte gjort någon mer omfattande analys av vilka filer och databaser som kan vara aktuella, men konstaterar exempelvis att skannade fakturor inkommer i elektroniskt textformat och bilder i s k tiff-format och lagras i MEA. Dessa elektroniska fakturor uppdateras sedan med olika kontrollmoment i form av attester (leveransgodkännande, beslutsattest, efterkontroller m.m.) som måste sparas som räkenskapsmaterial. Det frans också ett antal olika tabeller över attestanter, behörigheter, kontoplaner m.m. som också är viktig elektronisk information i ekonomisystemet. Denna information finns i dag i databasen i MEA. Vi har tagit del av ett utkast till dokument "Om avställning, gallring och arkivering i MEA" som beskriver både rutiner och vilken information som skall sparas. Vår bedömning är att denna måste utvecklas ytterligare i samarbete med landstingsarkivet. Vi rekommenderar att en heltäckande rutin/dokumenthanteringsplan upprättas och fastställs av landstingsstyrelsen med hög prioritet. Denna bör också innefatta inte enbart elektronisk information utan även andra dokument som skall sparas och arkiveras. Som exempel kan 3
10 Ohrlings 4 JJRICEWA T ERH0UsE(J DPERS nämnas originalfakturor som skannas och arkiveras av skanningsföretaget, systemdokumentation och avtal m.m. 1.3 Efterkontroller Funktionen i MEA-Effekt att kunna styra vilka typer av stickprovsmässiga efterkontroller som skall genomföras är en mycket bra funktion som möjliggör en väl avvägd och genomtänkt intern kontroll av fakturaflödet. Vi rekommenderar därför att landstinget ytterligare tydliggör möjligheten att utnyttja funktionen i den interna kontrollen. Felaktigheter som upptäcks vid efterkontrollerna skall enligt nuvarande rutin åtgärdas via kontakt med den som har gjort felet alternativt rapporteras till överordnad chef beroende på typ av fel. Vi rekommenderar att rutinen tydligare dokumenteras. Enligt vår uppfattning bör man också överväga att upprätta någon form av "statistik" över felaktigheter som upptäcks vid efterkontrollerna för att mäta typ av felaktigheter och kvaliteten i genomförda kontroller och attester. Vilka styrda efterkontroller som sker loggas i systemet. Det kan också finnas anledning att i statistiken också dokumentera vilka typer av efterkontroller som har gjorts. Detta blir då en del av den uppföljning av internkontrollen som sker i landstinget. Utöver de efterkontroller som har fastställts centralt så har förvaltningarna möjlighet att lägga in egna efterkontroller. Vi rekommenderar att man tydligare informerar om denna möjlighet till förvaltningarna. Som exempel kan nämnas selektiv efterkontroll av vissa leverantörer eller specifika konton. 2 Bakgrund, revisionsfråga och genomförande Utgångspunkten för vårt synsätt och vår inriktning är att elektronisk handel skall införas och användas med utgångspunkt från krav på hög säkerhet och med hav på effektivare verksamhet och rationellare administration. Förväntningarna i ett E-handelsprojekt är naturligtvis att åstadkomma en effektivare verksamhet. En risk vid införandet är dock att resultatet snarare blir en automatisering av nuvarande rutiner, och inte en effektivisering av verksamhetsprocesserna. En väsentlig förändring av verksamhetsprocesserna är dock nödvändig för att förväntade effektiviseringar skall kunna uppnås. I förstudien steg 1 sker en nulägesanalys och riskbedömning med utgångspunkt från ovanstående synsätt. 4
11 Öhrlings 5 PRICEWATERHOUSE(JWPERS I avvaktan på ett mer omfattande införande av eller som ett komplement till elektronisk handel så skapas rutiner för skanning av leverantörsfaktorer som sedan lagras för elektronisk hantering av attester och utbetalning m.m. Syftet med granskningen är att övergripande granska säkerheten i rutinerna samt om den interna kontrollen synes vara tillfredsställande. 3 Kartläggning och översiktlig analys av rutiner 3.1 Allmänt kring elektronisk fakturahantering Elektronisk fakturahantering är för närvarande begränsad till skanning av fakturor som sedan överförs till MEA-effekt för elektroniska attester och olika kontroller samt överföring till leverantörsregister och betalning i ekonomisystemet MEA. Någon elektronisk hantering av hela kedjan från upphandling, beställning, fakturahantering och betalning finns inte i landsstinget för närvarande. Enlig uppgift kommer ett mindre pilotprojekt att påbörjas under hösten med fakturor för telefoni. Projektet är begränsat till att omfatta enbart elektronisk faktura. 3.2 Beskrivning av elektronisk fakturahantering i MEA-Effekt MEA-Effekt är namnet på MedielTs system för elektronisk fakturahantering. MEA-Effekt består bl a av ett webbaserat användargränssnitt för attest på webb, men är också direkt integrerat med och utnyttjar Ekonomisystemet MEA och dess beprövade regelverk och databas. MEA-Effekts huvuduppgift är att på ett snabbt och smidigt sätt hantera inskannade leverantörsfakturor. Detta sker genom import av fakturor från fil, automatisk ankomstregistrering och skuld-/momskonteringar. Om fakturan är godkänd och passerar MEAs regelverk ser användaren fakturan först då det är dags för den första manuella bearbetningen, slutkontering/attestering, av fakturan. MEA-Effekt kan delas upp i två delar, ett administrativt användargränssnitt i MEA och ett webbaserat slutanvändargränssnitt. s
12 Ohrlings 6 JR I CEWATE R H O UsECO PER S Översiktbild över MEA-Effekt Fakturor 2 Scanning/ iii: i Tolkning/!ver[fienng t 3 Bildfler(tiff) datafil 5 ca 4. Importjobb (allmän) Iv 5. Import Ankomstreg/ Momsköntenng.r MEA_ Ekonomisystem Regelverk Leverantorsreskonträ -Le rantörareglster! OK! Lfaktura import/ iii:i :"i Manuell Korrigering MEA DB 6. Konterinc Attest På We6 Se för övrigt översiktlig berskrivning av systemet MEA-Effekt i bilaga 1. 6
13 Ohrlings 7 PRICEWA T ERHOUsE COPERS 3.3 Avtal med extern leverantör för skanning av fakturor Landstinget Halland har tecknat ett särskilt "Avtal om skanning av fakturor" med företaget ibusiness AB. Avtalet gäller med möjlighet till förlängning upp till 24 månader. Avtalet reglerar olika mellanhavanden inklusive priser, leveransförseningar och vite, sekretess m.m. Detaljreglering av mellanhavandet regleras också i s.k. "Service level agreement (SLA), vilket har till uppgift att tydliggöra förhållandet mellan beställare och leverantör. I förekommande fall hänvisar vi till ovanstående avtal vid analyser i vår rapport Arkivplan och dokumenthanteringsplan En viktig fråga inte minst eftersom skanning av inkommande fakturor sker utanför landstinget är formuleringar i arkivplan och dokumenthanteringsplan. I ekonomihandboken finns skrivningar om arkivering av leverantörsfakturor med arkiveringstid 10 år. Detta gäller också skannade fakturor med uppdrag till ebusiness AB enligt beskrivning under punkt nedan. Det frans också ett avsnitt om arkivering och gallring av rapporter från MEA Leverantörsreskontra. Här upptas bl.a. avstämningslistor, klarmarkeringslistor och utbetalningslistor. Några dokumenterade regler för arkivering, förvaring och gallring av elektronisk information har vi inte kunnat återfinna. Se skrivning i punkt nedan Arkivering av inkommande pappersfakturor som skannas Arkivering av inkommande pappersfakturor ombesörjs enligt överenskommelse av ibus iness AB. I dokumentet SLA står följande skrivning: "Efter att fakturor och bilagor har skannats paketeras pappersoriginalen i arkivkartornger i ankomst och skanningsordning. Under en period om 14 dagar finns pappersoriginalen tillgängliga i skanningscentralen. Därefter flyttas pappersoriginalen till godkända utrymmen hos Svenska arkiv i enlighet med gällande lagstiftning. Originalfaktura återsöks via kontaktperson hos ibusiness även när fakturan har skickats till Svenska arkiv." I huvudavtalet finns också skrivningar om krav på lokaler för långtidsarkivering av pappersdokument. Enligt vår uppfattning synes nuvarande rutin tillfredställande 7
14 Ohrlings 8 J RICEWA T ERHOU,SFCOOPERS Arkivering av elektronisk information Vi har inte kunnat återfinna någon fastställd rutin/dokumenthanteringsplan som beskriver hur arkivering och förvarande samt gallring skall ske av elektronisk information i ekonomisystemet MEA och MEA-Effekt. Enligt arkivreglemente för Landstinget Halland står följande: "En dokumenthanteringsplan är en hanteringsanvisning för allmänna handlingar. Av planen skall det framgå vilka handlingar som förekommer i verksamheten, hur de skall hållas ordnade och om handlingarna skall bevaras eller gallras samt tidpunkt för gallring. Dokumenthanteringsplanen utarbetas av landstingsarkivet i samråd med myndigheten. Upprättandet av dokumenthanteringsplan kräver beslut av ansvarig myndighet. Vi har inte gjort någon mer omfattande analys av vilka filer och databaser som kan vara aktuella, men konstaterar exempelvis att skannade fakturor inkommer i elektroniskt textformat och bilder i s k tiff-format och lagras i MEA. Dessa elektroniska fakturor uppdateras sedan med olika kontrollmoment i form av attester (leveransgodkännande, beslutsattest, efterkontroller m.m.) som måste sparas som räkenskapsmaterial. Det finns också ett antal olika tabeller över attestanter, behörigheter, kontoplaner m.m. som också är viktig elektronisk information i ekonomisystemet. Denna information finns i databasen i MEA. Vi har tagit del av ett utkast till dokument "Om avställning, gallring och arkivering i MEA" som beskriver både rutiner och vilken information som skall sparas. Vår bedömning är att denna måste utvecklas ytterligare i samarbete med landstingsarkivet. Vi rekommenderar att en heltäckande rutin/dokumenthanteringsplan upprättas och fastställs av landstingsstyrelsen med hög prioritet. 4 Kontrollmiljö och kontrollaktiviteter 4.1 Ankomstregistrering, skanning och import Ankomstregistrering sker automatiskt i samband med skanning av fakturan. Inskanning av pappersfakturan sker i ett separat system som lagrar fakturainformationen i en textfil. Fakturabilderna lagras i s k tiff-filer. Skanningssystemet läser in fakturafilerna i MEAeffekt som fortsätter bearbetningen i följande steg: 1. Textfilen läses av en generell importrutin som lagrar informationen i en importdatabas, bildfiler konverteras från TIFF-format till PDF-format och lagras på en filserver. 2. Fakturainformationen importeras i MEA, fakturan ankomstregistreras (med automatik) 8
15 Ohrlings 9 PRICEWA T ERHOUsECCOPERS och kompletteras med skuld- och momskonteringar. Fakturans referensnummer avgör till vilken redovisningsenhet en faktura importeras. 4.2 Felhantering Om fakturainformationen saknas eller är felaktig vid importen från importdatabasen till MEA så loggar systemet de ofullständiga/felaktiga fakturorna och signalerar användaren. Användaren kan genom ett formulär granska den ofullständiga fakturan, komplettera denna manuellt och köra om import-/ankomstregistrerings-/skuldmomskonteringsåtgärden. De fakturor som saknar referens (dvs vart fakturan skall skickas för åtgärd) skickas automatiskt till central redovisningsenhet 10 som utreder och åtgärdar. Vi har översiktligt tagit del av felhanteringen vid den centrala redovisningsenheten RE 10, som då främst omfattar att referens saknas (dvs kan ej finna enhet och attestant) samt att leverantören inte är upplagd. 4.3 Attester och ärendeflöde I landstinget finns ett antal dokument som beskriver arbetsuppgifter, attester, ärendeflöde och kontroller. Vi har noterat följande dokument. - Om MEA-Effekt Elektronisk Fakturahantering, Rapportbilaga 1. - Arbetsuppgifter i fakturaflödet, Rapportbilaga 2. Attest- och utanordningsreglemente. Tillämpningsanvisningar till attest- och utanordningsreglemente, Rapportbilaga 3. Kompletterande anvisning för attest- och utanordningsreglemente, Rapportbilaga 4. MEA-Effekt. Användarhandledning: För attestering av fakturor på webben. MEA-Effekt. Användarhandledning: Hantering av fakturor i MEA-Effekt Attest- och utanordningsreglemente för Landstinget Halland Vi har tagit del av landstingets attest- och utanordningsreglemente samt tillämpningsanvisningar fastställda av landstingsstyrelsen (bilaga 3) och kompletterande anvisningar för hantering av elektroniska fakturor i systemet MEA-Effekt (bilaga 4) När det gäller tillämpningsanvisningar och kompletterande anvisningar har vi särskilt noterat skrivningar om efterkontroll som anknyter till reglemente paragraf 5 om att varje nämnd skall utse efterkontrollattestanter. Detta beskrivs närmare under avsnitt Vad vi kan finna är kontrollstrukturen för attestanter och olika åtgärd väl beskriven i ovanstående dokument. 9
16 Ohrlings PRICEWA T ERHOUSFCCOPERS Io Arbetsuppgifter i fakturaflödet I bilaga 2 beskrivs arbetsuppgifterna i fakturaflödet på olika ansvarsnivåer. Vi har gått igenom rutinen för fakturaflödet med ansvarig personal vid den centrala ekonomifunktionen i Landstinget. I vår genomgång har vi noterat följande kontroller och attestanter attesttyp i MEA-Effekt anges inom parentes (x): Leveransgodkännande attestant (L) är en person som är utsedd av basenhetschef att bestyrka att varan/tjänsten har erhållits. Konterare (K) är en person som är utsedd av basenhetschefen att kontera en faktura på en ansvarsenhet. Beslutsattestant (RA) är en person som är utsedd av nämnden (eventuellt via delegationsbeslut) att beslutsattestera en ansvarsenhet. Efterkontrollattestant (U). Attestant för efterkontroll är en person som är utsedd av nämnden (eventuellt via delegationsbeslut) att kontrollera fakturor enligt landstingets attestoch utanordningsreglemente. Se för övrigt vår analys under punkt i rapporten. Inköpsattestant (I) är en person som är inblandad i den beställning som föregått fakturan. Granskningsattestant. I de fall en attestant så önskar så finns möjlighet att skicka fakturan för en granskningsattest. Detta är en frivillig kontrollfunktion. Systemadministratör som har en övergripande funktion och övervakning av bl.a. om inte en faktura betalas i tid. Tabellansvariga. I MEAS ekonomisystem finns ett antal register som inrapporteras per redovisningsenhet. Uppgifterna i dessa register styr behörigheterna i MEA Effekt Behörigheter och loggning Vi har översiktligt analyserat hela kedjan från att fakturan via filöverföring kommer in i MEA-Effekt till elektroniska attester (leveransgodkännande, beslutsattest, efterkontrollattest etc). Grundläggande för systemet är uppläggning av behöriga användare med olika rättigheter. Vi har övergripande tagit del av inlagda uppgifter för RE 10/Landstingsstyrelsen. Io
17 Ohrlings PR I CEWATE R H O US QD P E R S Vi har också noterat att samtliga steg i kontrollmiljön loggas vad gäller olika åtgärder i form av inkommande faktura, felmeddelande, vem som har attesterat i form av leveransgodkännande, beslutsattest, efterkontroller m.m. Vi har inte gjort någon mer detaljerad analys av behörigheter eller loggade uppgifter Meddelanderutiner Så fort en faktura har ankomstregistrerats bevakas den av ett antal meddelande- och påminnelserutiner i systemet som skickar e-post när en faktura inte har behandlats efter ett specificerat antal dagar eller om fakturan har passerat förfallodatum Efterkontrollattester Kompletterande anvisningar till attest- och utanordningsreglemente framgår av bilaga 4. Denna beskriver bl.a hur efterkontroller skall ske. Vi har också noterat att felaktiga skanningar som upptäcks i flödet av kontroller enligt rutinen skall dokumenteras på en särskild blankett som skickas till landstingets centrala ekonomifunktion. Felaktiga skanningar tas sedan upp med skanningsleverantören ibusiness. Bilagda kompletterande anvisningar när det gäller vilka konton och leverantörer som skall efterkontrolleras gäller enligt uppgift för hela landstinget. I attest- och utanordningsreglementet (paragraf 5) står följande: "Varje nämnd skall utse en eller flera personer som är efterkontrollattestanter. Uppdraget för efterkontrollen skall vara klart definierat per enhet. Uppdraget innebär att ett specifikt urval av fakturor efterkontrolleras efter beslutsattest men innan utanordning." Ovanstående skrivning innebär enligt vår tolkning att varje enhet med utgångspunkt från behovet av kontroller i den egna verksamheten måste definiera urval av fakturor och nivåer för kontrollerna. Behovet av vilka fakturor som skall efterkontrolleras varierar givetvis beroende av vilken verksamhet som bedrivs. Enligt uppgift så har förvaltningarna möjlighet att själva rapportera konton och leverantörer som skall kontrolleras utöver de kontroller som rapporterats centralt. Vi har inte närmare granskat i vilken omfattning som förvaltningarna utnyttjar denna möjlighet. Det är dock också viktigt med centrala riktlinjer och rekommendationer kring exempelvis beloppsgränser och olika typer av leverantörer etc. Beloppsgränserna är fasta för alla förvaltningar och är i dag kr, men avses att höjas till kr. Se för övrigt bilaga 4. n
18 Ohrlings 12 PZICEWA T ERH0USE,OPERS Funktionen i MEA-Effekt att kunna styra vilka typer av stickprovsmässiga efterkontroller som skall genomföras är en mycket bra funktion som möjliggör en väl avvägd och genomtänkt intern kontroll av fakturaflödet. Vi rekommenderar därför att landstinget ytterligare tydliggör möjligheten att utnyttja funktionen i den interna kontrollen. Felaktigheter som upptäcks vid efterkontrollerna skall enligt nuvarande rutin åtgärdas via kontakt med den som har gjort felet alternativt rapporteras till överordnad chef beroende på typ av fel. Vi rekommenderar att rutinen tydligare dokumenteras + Enligt vår uppfattning bör man också överväga att upprätta någon form av "statistik" över felaktigheter som upptäcks vid efterkontrollerna för att mäta typ av felaktigheter och kvaliteten i genomförda kontroller och attester. Vilka styrda efterkontroller som sker loggas i systemet. Det kan också finnas anledning att i statistiken också dokumentera vilka typer av efterkontroller som har gjorts. Detta blir då en del av den uppföljning av internkontrollen som sker i landstinget. Utöver de efterkontroller som har fastställts centralt så har förvaltningarna möjlighet att lägga in egna efterkontroller. Vi rekommenderar att man tydligare informerar om denna möjlighet till förvaltningarna. Som exempel kan nämnas selektiv efterkontroll av vissa leverantörer eller specifika konton Sekretess I avtalet med skanningsleverantören finns tydliga skrivningar om sekretess och framförallt då när det gäller hantering av personuppgifter. Landstinget har dock valt att i nuläget inte använda elektronisk fakturahantering för fakturor som innehåller eller kan innehålla uppgifter som är känslig för enskilda patienter. Detta innebär att s.k. vårdfakturor i dag behandlas manuellt. 12
19 Rapportbilaga 1 Om MEA-Effekt - Elektronisk Fakturahantering MEA-Effekt MEA-Effekt är namnet på MediclTs system för elektronisk fakturahantering. MEA- Effekt består bl a av ett webbaserat användargränssnitt för attest på webb, men är också direkt integrerat med och utnyttjar Ekonomisystemet MEA och dess beprövade regelverk och databas. MEA-Effekts huvuduppgift är att på ett snabbt och smidigt sätt hantera inskannade leverantörsfakturor. Detta sker genom import av fakturor från fil, automatisk ankomstregistrering och skuld-/momskonteringar. Om fakturan är godkänd och passerar MEAs regelverk ser användaren fakturan först då det är dags för den första manuella bearbetningen, slutkontering/attestering, av fakturan. MEA-Effekt kan delas upp i två delar, ett administrativt användargränssnitt i MEA och ett webbaserat slutanvändargränssnitt. MEA-Effekt en översikt 2. Scanning/ Tolkning/ Verifiering Bildiler(.tiff) datafil 1 _Fakturor 5 Import] Ankomstregi Skuld- Momskontering MEA Ekonomisystem ;ii i Regelverk - i! -i i i leverantörsreskontra Leverantörsregisteriiii FEL! ` Lfaka import ell ManuellM Korrigering Kontering/ Attest På Web Bild 1. Processflöde Redov\MEAeff ek!
20 Rapportbilaga 1 På den schematiska bilden ovan (bild 1) illustreras MEA-Effekts funktioner och dess roll i processflödet som följande: Skanning av fakturan Inskanning av pappersfakturan görs ej i MEA-Effekt utan i ett separat skanningssystem och består vanligtvis av följande steg: 1. Pappersfakturan skannas in. 2. Inläst material tolkas och verifieras. 3. Fakturainformationen lagras i en textfil och fakturabilderna lagras som tiff-filer. Import Skanningssystemet har nu levererat fakturafilerna och MEA-Effekt fortsätter bearbetningen av fakturan i följande steg: 4. Textfilen läses av en generell importrutin som lagrar informationen i en importdatabas, bildfiler konverteras från TIFF-format till PDF-format och lagras på en filserver. 5. Fakturainformationen importeras i MEA, fakturan ankomstregistreras (med automatik) och kompletteras med skuld- och momskonteringar. Fakturans referensnummer avgör till vilken redovisningsenhet en faktura importeras. Felhantering Om fakturainformation saknas eller är felaktig vid importen från importdatabasen till MEA kommer systemet att logga de ofullständiga/felaktiga fakturorna och signalera användaren. Användaren kan genom ett formulär granska den ofullständiga fakturan, komplettera denna manuellt och köra om import-/ankomstregistrerings-/skuldmomskonteringsåtgärden. De fakturor som saknar en referens erhåller referens blank. Referens blank hamnar automatiskt på redovisningsenhet 10. På redovisningsenhet 10 sker därefter en utredning för att avgöra till vilken förvaltning fakturan ska skickas. Fakturor som ankommer till MEA Effekt som saknar leverantör i MEA LR fellistas för resp redovisningsenhet. Efter upplägg av leverantör kan fakturan åter skickas till MEA Effekt. Fakturor som ankommer till MEA Effekt där det saknas ett organisationsnummer i leverantörsuppgiften i MEA LR fellistas för resp redovisningsenhet. Efter upplägg av organisationsnummer kan fakturan åter skickas till MEA Effekt. Redov\MEAeiekt 2
21 Attest och Leverantörsreskontra Rapportbilaga 1 Fakturan väntar nu på attest. Kontering av fakturan kan ske både i MEA och MEA- Effekts webbgränssnitt. 6. En attestplan för fakturan har nu skapats och ett ärendeflöde med följande attesttyper (workflow) har påbörjats. q Leveransattest (obligatorisk) q Inköpsattest (vid identifiering av korrekt identifierat beställningsnummer) q Kontering (obligatorisk) q Beslutsattest (obligatorisk) q Efterkontroll (för särskilt valda fakturor) q Granskningsattest (frivillig) Under hela flödet kan information tillföras, fakturabilder liksom bilagor presenteras på skärm, meddelanden gå till attestanter, rapporter tas ut, varje faktura följas etc. De olika atteststegen behöver inte nödvändigtvis ske i redovisad ordning. Efter beslutsattest och ev efterkontroll sker betalning i ordinarie utbetalningsrutin i MEA. Arendeflöde (workflow) Ankomstregistreringen i MEA-Effekt är början på det ärendeflöde (workflow) som fakturan kommer att slussas fram genom innan fakturan betalas i MEA. Till grund för en fakturas ärendeflöde ligger tabellerna Attestant, Attesttyp_g och AttestuppgiftAE. Fakturabilder och fakturans ärendeflöde är alltid tillgängliga för granskning på skärm i MEA-Effekt. Meddelanderutiner Så fort en faktura har ankomstregistrerats bevakas den av ett antal meddelande- och påminnelserutiner i systemet, dessa skickar när en faktura inte har behandlats efter ett specificerat antal dagar eller om fakturan har passerat förfallodatum. För att på ett effektivt sätt förhindra stopp och förseningar i fakturaflödet finns i MEA- Effekt ett antal meddelande- och påminnelserutiner. Om en faktura inte har behandlats inom fem-sju kalenderdagar (beroende på attesttyp) kommer ett e-postmeddelande med en påminnelse att skickas till ansvarig attestant. Om attestanten fortfarande inte behandlar fakturan går ytterligare ett e- postmeddelande iväg efter ytterligare fem kalenderdagar fast denna gång även till systemadministratören för aktuellt RE. RedovkMEAeffekl 3
22 Tabelluppdateringar vid start Rapportbilaga 1 Vid införandet av MEA-Effekt så måste följande tabeller uppdateras. Ett antal MEAgenerella tabeller förutsätts också vara uppdaterade i särskild ordning (såsom t.ex. Ansvarsenhet, Redovisningsenhet, YAnvandare m.fl.). Tabell Tabelluppgifter Kommentar Attestant Se särskild anvisning Delmängd av MEA användare som har behörighet att attestera fakturor inom ett visst RE. Attestreferens Se särskild anvisning Ett per Re unikt referensnummer. Genom en referens, refnr, på inskannad faktura kan fakturans Ae och Signatur härledas i denna tabell. AttestuppgiftAE Se särskild anvisning Attestuppgift kopplar ihop ett Ae och en attestant med giltiga attesttyper. Objektet innehåller uppgifter prioritet och om regler kring maxbelopp för respektive attestant kopplat till attesttyp. YAnvandareAktivitet Yanvandarelnv_g Användare: Aktivitet Namn Användare: Invnr Namn Möjliggör en begränsning av vilka Aktivitetskoder som skall presenteras i listor för aktuell användare. Möjliggör en begränsning av vilka Investeringsnr som skall presenteras i listor för aktuell användare. YanvandareKontoplan Används ej Möjliggör en begränsning av vilka Kontonummer som skall presenteras i listor för aktuell användare. YanvandareObjekt_g YanvandareProjekt_g Användare: Objekt Namn Användare: Projekt Namn Möjliggör en begränsning av vilka Objektkoder som skall presenteras i listor för aktuell användare. Möjliggör en begränsning av vilka Projektkoder som skall presenteras i listor för aktuell användare. Redov\MEAeffeM 4
23 Rapportbilaga Arbetsuppgifter i fakturaflödet Leveransgodkännande attestant Leveransgodkännande attestant är en person som är utsedd av basenhetschef att bestyrka att varan/tjänsten har erhållits. Varje ansvarsenhet bör ha minst två personer som kan utföra attesten. En ordinarie ska alltid utses för varje ansvarsenhet. I de fall en ansvarsenhet arbetar med flera referensnummer kan en ordinarie mottagare utses per referensnummer. Samtliga fakturor kommer med automatik via e-postbrevlåda att sändas till ordinarie leveransgodkännandeattestant. Vid inrapporterad frånvaro skickas fakturan till ersättaren. Attesten är obligatorisk och kan inte ske tillsammans med beslutsattest. Behörighet per person inrapporteras i registret Attestuppgift AE. Attesttyp är L = Leveransgodkännande. Konterare Konterare är en person som är utsedd av basenhetschefen att kontera en faktura på en ansvarsenhet. Varje ansvarsenhet bör ha minst två personer som kan utföra kontering. En ordinarie konterare ska alltid utses för varje ansvarsenhet. Med automatik kommer ansvarsenhetens samtliga fakturor att via e-postbrevlåda sändas till ordinarie konterare. Vid inrapporterad frånvaro skickas fakturorna till ersättaren. Kontering är obligatorisk för varje faktura och kan ske av en person som även är leveransgodkännare eller beslutsattestant. Behörighet per person inrapporteras i registret Attestuppgift AE. Attesttyp är K = Kontering. Beslutsattestant Beslutsattestant är en person som är utsedd av nämnden (eventuellt via delegationsbeslut) att beslutsattestera en ansvarsenhet. Varje ansvarsenhet måste ha minst två personer som kan utföra beslutsattest. En ordinarie beslutsattestant ska alltid utses för varje ansvarsenhet. Möjlighet finns att inrapportera maxbelopp för beslutsattest på en ansvarsenhet. Det finns också möjlighet att inrapportera begränsad behörighet till beslutsattest på olika kontointervall. När en faktura är mottagningsattesterad och konterad så sänds fakturan till beslutsattestantens e-postbrevlåda för attest (kontering kan även ske). Vid inrapporterad frånvaro skickas fakturorna till ersättare. Beslutsattest är obligatorisk för varje faktura och kan inte ske av person som är attestant för leveransgodkännande. Behörighet per person med begränsningar m m inrapporteras i Attestuppgift AE. Attesttyp är BA = Beslutsattest. RedovWrbuppgFaktf 1
24 Rapportbilaga 2 Efterkontrollsattestant Attestant för efterkontroll är en person som är utsedd av nämnden att kontrollera fakturor enligt landstingets attest- och utanordningsreglemente (ännu ej framtaget). Varje ansvarsenhet måste ha minst två personer som kan utföra efterkontroll. En ordinarie ska alltid utses för varje ansvarsenhet. Ett alternativ är att en person med ersättare utför utanordning för en förvaltning, men möjlighet finns också att utse flera ordinarie attestanter för efterkontroll med ansvar för delar av förvaltningen. Efterkontroll ska endast ske av speciellt utvalda fakturor. Urval sker genom märkning av belopp, konto eller leverantör. Urval ska ske enligt landstingets attest- och utanordningsreglemente (ännu ej framtaget) samt enligt bedömningar per förvaltning. Behörighet per person inrapporteras i Attestuppgift AE. Attesttyp är U = Efterkontroll. Inköpsattestant Inköpsattestant är en person som är inblandad i den beställning som föregått fakturan. I de fall ett inköp ska kontrolleras av inköpsansvariga så finns möjlighet att styra dessa fakturor till speciellt utsedda personer. En förutsättning att inköpskontroll sker är att skanningsfunktionen har registrerat ett beställningsnummer. Varje förvaltning ska inrapportera minst två personer som inköpsattestanter. Möjlighet finns att ange personer för inköpsattest per ansvarsenhet. Vid driftstart ska inköpsattest med ersättare finnas för varje ansvarsenhet, då det är möjligt att skanningsfunktionen identifierar beställningsnummer där det inte är planerat att inköpsattest ska finnas. Om förvaltning inte aktivt arbetar med inköpsattest bör personer på ekonomiavdelningen inrapporteras som inköpsattestanter. För att få kvalitet i skanningsfunktionen ska aktuella beställningsnummer där inköpsattest önskas inrapporteras till skanningsleverantören. Behörighet per person inrapporteras i Attestuppgift AE. Attesttyp är I = Inköpsattest. OBS! Inköpsattesten är en kontrollfunktion när faktura har erhållits och ska inte sammanblandas med behörighet att beställa varor. Granskningsattestant I de fall en attestant önskar att en särskild person ska kontrollera en faktura så finns möjlighet att skicka fakturan för en granskningsattest. Attesten är ingen formell attest utan frivillig när attestanten har behov av att någon ytterligare person kontrollerar fakturan. En förutsättning är att personen är inrapporterad i attestantregistret i systemet. Systemadministratör I attestantregistret inrapporteras samtliga användare som ska arbeta i MEA Effekt. I registret finns möjlighet att inrapportera en ordinarie systemadministratör per redovisningsenhet. Systemadministratören kommer att få samtliga ReåovwbuppgFakttl 2
25 Rapportbilaga 2 påminnels när attestanter inte behandlat fakturan inom ett visst antal dagar efter det att attestanten erhållit ett påminnels . Det blir då systemadministratörens uppgift att administrera så att fakturan blir behandlad i systemet. Tabellansvariga I MEA ekonomisystem finns ett antal register som inrapporteras per redovisningsenhet. Uppgifterna i dessa register styr behörigheter i MEA Effekt. Följande register ska administreras per redovisningsenhet: Tabell Tabelluppgifter Kommentar Attestant Se särskild anvisning I detta register ska samtliga användare i systemet inrapporteras Attestreferens Se särskild anvisning Ett unikt referensnummer. Genom en referens, refnr, på inskannad faktura kan fakturans AE och eventuell signatur för leveransgodkännande identifieras genom denna tabell. AttestuppgiftAE Se särskild anvisning Attestuppgift kopplar ihop ett AE och en attestant med giltiga attesttyper. Objektet innehåller uppgifter om prioritet och om regler kring maxbelopp för beslutsattestant. För varje ansvarsenhet ska personer inrapporteras för resp attesttyp (exkl granskning). Det innebär att fem förekomster med prioritet 1 måste inrapporteras på varje ansvarsenhet. Därutöver ska minst en ersättare per attesttyp inrapporteras. Förekomster ska finnas för följande attesttyper: BA = Beslutsattestant. L = Leveransgodkännande. K = Kontering. I = Inköpsattest. U = Efterkontroll YAnvandareAktivitet Yanvandarelnv_g Användare: Aktivitet Namn Användare: lnv nr Namn Möjliggör en begränsning av vilka Aktivitetskoder som skall presenteras i listor för aktuell användare. Möjliggör en begränsning av vilka Investeringsnr som skall presenteras i listor för aktuell användare. YanvandareKontoplan Används ej Möjliggör en begränsning av vilka Kontonummer som skall presenteras i listor för aktuell användare. YanvandareObjekt_g YanvandareProjekt_g Användare Objekt Namn Användare Projekt Namn Möjliggör en begränsning av vilka Objektkoder som skall presenteras i listor för aktuell användare. Möjliggör en begränsning av vilka Projektkoder som skall presenteras i listor för aktuell användare. Kontroll vid inläsning av filer till MEA Effekt Varje morgon kommer en fil med fakturor från ibusiness till Landstinget Halland. Samtliga fakturor som innehåller fullständig information kommer med automatik att sändas till berörda referensers attestanter. RedovWrbuppgFaMfl 3
26 Rapportbilaga 2 Om fakturainformation saknas eller är felaktig vid importen från importdatabasen till MEA kommer systemet att logga de ofullständiga/felaktiga fakturorna och signalera användaren. Användaren kan genom ett formulär i leverantörsreskontran i MEA granska den ofullständiga fakturan, komplettera denna manuellt och köra om import-/ankomstregistrerings-/skuldmomskonteringsåtgärden. De fakturor som saknar en referens erhåller referens blank. Referens blank hamnar automatiskt på redovisningsenhet 10. På redovisningsenhet 10 sker därefter en utredning för att avgöra till vilken förvaltning fakturan ska skickas. Fakturor som ankommer till MEA Effekt som saknar leverantör i MEA LR fellistas för resp redovisningsenhet. Efter upplägg av leverantör kan fakturan åter skickas till MEA Effekt. Fakturor som ankommer till MEA Effekt där det saknas ett organisationsnummer i leverantörsuppgiften i MEA LR fellistas för resp redovisningsenhet. Efter upplägg av organisationsnummer kan fakturan åter skickas till MEA Effekt. RedovWrbuppgFak01 4
27 Rapportbilaga 3 Tillämpningsanvisningar till attest- och utanordningsreglemente för Landstinget Halland Ansvaret för förvaltning och verkställighet tillkommer landstingsstyrelsen och nämnder. Attest- och utanordningsreglementet reglerar ansvarsfördelningen rörande de olika momenten i attest- och utanordningsförfarandet. Attest och utanordningsförfarandet är en viktig del i den interna kontrollen. De bokföringsunderlag som hanteras ska innehålla uppgifter enligt den Kommunala redovisningslagen. Attest- och utanordningsreglementet är utarbetat med tanke på att möjliggöra för den enskilda nämnden att föra ut beslutshuvudattestantskapet på lägre organisatorisk nivå.. Reglementet gäller även i tillämpliga delar för interna affärer. Attestering - beslutsattest Enligt attest- och utanordningsreglementets 1 ska nämnder verkställa att attest och utanordning sker innan utbetalning sker från medel som landstinget anslagit. Genom attestering bekräftas vidtagna kontrollåtgärder. Nämnd kan delegera rätten att utse attestanter och utanordnare. Möjlighet finns att utse beslutsattestanter per beloppsgräns och kontointervall. Nämnd/styrelse ska enligt 3 årligen i direkt anslutning till årsskiftet utse beslutsattestanter samt ersättare för dessa. Varje beslutsattestants uppdrag ska vara klart definierat. Beslutsattestant skall utses även för tillgångs- och skuldkonton. Beslutsattestants uppdrag gäller för de medel landstinget anslagit ( 1) och inom av nämnd givna ekonomiska ramar och fattade beslut ( 2). I beslutsattestuppdraget ingår alltså anslagskontroll. Beslutsattestant ska löpande informera nämnd om verksamhet och ekonomiskt utfall. I de fall nämndsattestant utsetts har beslutsattestant att rapportera till denne. Beslutsattestant ska enligt reglementet 3 utse attestanter för vissa kontrollåtgärder. Beslutsattestant ska meddela föreskrifter och instruktioner för uppdragets utförande och informera om delaktigheten i attestansvaret. Kontrollåtgärdernas omfattning bestäms med hänsyn till väsentlighet och risk. Attestanter för kontrollåtgärder och inköp Huvudregeln är att ingen person får hantera en transaktion från början till slut. På varje ansvarsenhet ska det finnas utsedda personer för attest utöver beslutsattest enligt nedan: Attest för leveransgodkännande: För en vara innebär bestyrkandet en kontroll av att den på fakturan angivna varan mottagits och att såväl antal som kvalitet
28 Rapportbilaga 3 överensstämmer med fakturans uppgifter. För tjänst innebär bestyrkandet en kontroll av att arbetet utförts och att angivna komponenter har erhållits. Bestyrkande ska ske med åtgärd i landstingets elektroniska fakturaflöde alt med namnteckning på pappersfaktura. Attest för kontering: Atteståtgärden innebär bl a att konteringen utförts enligt landstingets kodplan och att rätt momskontering har skett. Det bör i kontrollarbetet observeras att betalningsansvaret för en förpliktelse uppstår i första ledet dvs. i samband med att en överenskommelse träffas (t ex att beställning sker). Ett viktigt avsnitt i den interna kontrollen måste därför omfatta beställningsrutiner och att i instruktioner fastställa olika befattningshavares behörighet att för landstingets räkning ingå förpliktelser av olika slag. Kontrollsystemets uppbyggnad kan variera dels på grund av lokala förutsättningar dels på grund av den mängd olika förutsättningar som föreligger beträffande förpliktelsernas sakinnehåll och sättet för förpliktelsernas uppkomst. Bestyrkandet av att en viss kontroll utförts lämnar viktig information till beslutsattestant om genomförda kontrollåtgärder. Beslutsattestant bekräftar med åtgärd i det elektroniska fakturaflödet alternativt med sin namnteckning att alla tidigare led i rutinen har åtgärdats och att de kontrollåtgärder som åvilar honom/henne har utförts. Nämndsattestant Enligt 4 i attest- och utanordningsreglementet utser nämnd även nämndsattestant. I nämndsattestants uppdrag ligger att i första hand informera nämnden om det ekonomiska och verksamhetsmässiga utfallet i förhållande till budget och kompletterande beslut. Detta sker genom såväl egna analyser som sammanställning av beslutsattestantemas rapporter. I uppdraget ligger även att övervaka att beslutsattestanterna har kunskap om omfattningen av sina uppdrag och dessutom ansvara för att det finns interna kontroller som ger information om brister i denna kunskap. När nämndsattestant inträder som beslutsattestant, reglementets 4, gäller samma regler för kontrollåtgärder som för beslutsattestant. Efterkontroll Varje nämnd ska utse en eller flera personer som är efterkontrollattestanter. Uppdraget innebär att ett specifikt urval av fakturor kontrolleras efter beslutsattestest. Efterkontroll sker via åtgärd i landstingets elektroniska fakturaflöde alternativt via namnteckning. Attestant får inte efterkontrollera egna beslutsattesterade fakturor.
29 Rapportbilaga 3 Utanordning Varje nämnd ska utse en eller flera personer som är utanordnare. Utanordningen får betraktas som en bekräftelse på att tidigare kontrollåtgärder vidtagits och att utbetalning får ske. Utanordning ska ske med namnteckning. Underlag för utanordning är räkenskapsmaterial och skall arkiveras i 10 år. Jäv Enligt utanordningsreglementets 7 gäller, att attest och utanordning ej får utföras av den, som själv skall mottaga betalningen. Detsamma gäller kostnader av personlig karaktär. Sålunda skall rese- och traktamentsräkningar samt personliga fakturor avseende befattningshavare som är beslutsattestant hanteras enligt följande: 1 För befattningshavare, som utsetts till beslutsattestant och som inte är högste chefstjänsteman. Beslutsattestant: Vederbörande högre chef. Landstingsdirektör beslutsattesterar förvaltningschefers räkningar. Möjlighet finns för berörd chef att delegera uppgiften. 2 För högste chefstjänsteman under landstingsstyrelsen: Beslutsattestant: Vederbörande ordförande. Underrättelse landstingets revisorer Nämnder ska underrätta revisorerna vilka befattningshavare som utsetts till beslutsattestanter, nämndsattestanter, efterkontrollanter och utanordnare samt ersättare för dessa. Underrättelsen ska innehålla uppgifter om uppdragets omfattning. Vikarier I de fall såväl beslutsattestanten såsom ersättaren är frånvarande inträder i avvaktan på beslut, den som upprätthåller ordinarie beslutsattestants tjänst. I samband med tillsättning av vikarie för person som är beslutsattestant, nänmdsattestant, efterkontrollant, utanordnare eller ersättare för dessa kan det finnas behov av att även vikarie utses som beslutsattestant, nämndsattestant, efterkontrollant eller
Elektronisk handel Förstudie: Skanning av leverantörsfakturor
1 Revisionsrapport* Elektronisk handel Förstudie: Skanning av leverantörsfakturor Landstinget Halland 2006-10-23 Rolf Aronsson *connectedthinking 2 Innehållsförteckning 1 SAMMANFATTNING AV SYNPUNKTER...3
Läs merAttestordning för Region Halland
01054 1(1) TJÄNSTESKRIVELSE Datum Diarienummer Regionkontoret 2015-01-23 RS140379 Anne Conradsson, Ekonom Avdelningen för styrning och uppföljning Regionstyrelsen Attestordning för Region Halland Förslag
Läs merRevisionsrapport. Attestrutiner. Östhammars kommun. Datum: 080918. Författare: Jonas Eriksson Carin Norberg
Revisionsrapport Attestrutiner Östhammars kommun Datum: 080918 Författare: Jonas Eriksson Carin Norberg Sammanfattning Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers har fått i uppdrag av de förtroendevalda
Läs merRiktlinjer för attest av ekonomiska transaktioner
1 (6) Typ: Riktlinjer Giltighetstid: Tills vidare Version: 2.0 Fastställd: 2014-11-18, KS 244 Uppdateras: 2017 Innehållsförteckning 1. Giltighet 2. Övergripande principer 3. Attestantens uppgift och ansvar
Läs merRiktlinjer till reglemente för attest av ekonomiska transaktioner
1 (5) Typ: Riktlinjer Giltighetstid: Tills vidare Version: 1.0 Fastställd: KF 2009-09-16, 64 Uppdateras: av ekonomiska transaktioner Paragrafen efter rubriken är hänvisning till reglementet för attest
Läs merGranskning av Jönköpings kommuns rutin för skanning av leverantörsfakturor
Granskning av Jönköpings kommuns rutin för skanning av leverantörsfakturor Elisabet Håkansson Januari 2006 Innehållsförteckning 1. Inledning sidan 2 2. Syfte/metod sidan 2 3. Rutin elektronisk hantering
Läs merATTESTREGLEMENTE 1(6) STYRDOKUMENT DATUM 2015-01-19
1(6) STYRDOKUMENT DATUM 2015-01-19 ATTESTREGLEMENTE 1 Bakgrund och syfte Attestreglementet ingår som en del i kommunens internkontroll. Internkontrollens huvudsakliga syfte är att förbättra effektiviteten
Läs merTjänsteskrivelse. Revisorernas granskning av den interna kontrollen, Landstinget Halland
G Landstinget Halland Tjänsteskrivelse (W t'a&a asa&i5 ht q 01031 Datum Diarienummer 2007-02-12 Ls070056 Konsult & stöd Mats Dahlgren, redovisningschef Ekonomiavdelningen Tfn 035-13 48 60 mats.dahlgren
Läs merTillämpningsanvisningar till reglemente för attestering av ekonomiska transaktioner i Bengtsfors kommunkoncern
Fastställda av KS 144 2012-05-15 1(6) Sten-Inge Lilja sten-inge.lilja@bengtsfors.se till reglemente för attestering av ekonomiska transaktioner i Bengtsfors kommunkoncern E-post Telefon Fax Hemsida Bengtsfors
Läs merRiktlinjen trädde i kraft den 1 januari 1997 enligt beslut i kommunfullmäktige den 19 december 1996, 161.
Riktlinje 2014-01-27 Attestreglemente för Norrköpings kommuns nämnder och förvaltningar KS 2013/0267-8 Riktlinjen trädde i kraft den 1 januari 1997 enligt beslut i kommunfullmäktige den 19 december 1996,
Läs merATTESTREGLEMENTE FÖR SJÖBO KOMMUN
1(5) ATTESTREGLEMENTE FÖR SJÖBO KOMMUN 1 Omfattning För att upprätthålla en god intern kontroll krävs bl.a. ändamålsenliga regelverk och rutiner för kontroll av verifikationer. Kontroller i enlighet med
Läs merGranskning av utbetalningar
Revisionsrapport Granskning av utbetalningar Trelleborgs kommun Bengt-Åke Hägg Godkänd revisor Innehållsförteckning 1. Sammanfattning... 1 2. Inledning... 1 2.1. Bakgrund... 1 2.2. Revisionsfråga... 1
Läs merAttestreglemente för Härnösands kommun
Kommunstyrelseförvaltningen Attestreglemente Härnösands kommun Dokumentnamn Fastställd/upprättad av Attestreglemente Kommunfullmäktige Dokumenttyp Reglemente 2016-09-26 Diarienummer KS16-409-003 Dokumentansvarig/processägare
Läs merwww.hassleholm.se S Attestregler Policy Diarienummer: Fastställt den: 2015- - Fastställt av: Kommunfullmäktige För revidering ansvarar: Kommunstyrelsen För uppföljning ansvarar: Ekonomiavdelningen Dokumentet
Läs merTillämpningsanvisningar till reglemente för attest och kontroll av ekonomiska transaktioner
STYRDOKUMENT RIKTLINJE 2017-11-07 DNR: 2007-000183 Antagen av KS den 15 maj 2007 133 Gäller tillsvidare Tillämpningsanvisningar till reglemente för attest och kontroll av ekonomiska transaktioner Inledning...
Läs merIntern kontroll i kommunens elektroniska fakturahantering
Intern kontroll i kommunens elektroniska fakturahantering Vänersborgs kommun Revisionsrapport November 2010 Kerstin Rosendahl Innehållsförteckning Sammanfattning... 3 Inledning... 3 Bakgrund... 3 Revisionsfråga...
Läs merUppföljning avseende granskning av attestrutiner
Revisionsrapport Uppföljning avseende granskning av attestrutiner Nynäshamns kommun December 2010 Jonas Eriksson Innehållsförteckning 1 Inledning... 1 1.1 Syfte och revisionsfråga... 1 1.2 Avgränsning
Läs merVilma Lisboa April 2010
Revisionsrapport Falkenbergs kommun Uppföljning av rapport : Intern kontroll och säkerhet vid elektronisk Vilma Lisboa April 2010 Bakgrund- revisionsfråga- genomförande PricewaterhouseCoopers har på uppdrag
Läs merIntern kontroll avseende fakturahantering
Revisionsrapport* Intern kontroll avseende fakturahantering Eskilstuna kommun Mars 2008 Matti Leskelä Pär Lindberg *connectedthinking Innehållsförteckning 1 Inledning...3 1.1 Bakgrund och syfte...3 1.2
Läs merUtfärdad/ändrad Beslut, datum, paragraf Diarienr Gäller fr o m Avd Sida. ATTEST- OCH UTANORDNINGSREGLEMENTE
RAGUNDA KOMMUNS FÖRFATTNINGSSAMLING Utfärdad/ändrad Beslut, datum, paragraf Diarienr Gäller fr o m Avd Sida. Ändrad Kf 2006-10-05, 48 2006/755 002 2006-10-05 11 ATTEST- OCH UTANORDNINGSREGLEMENTE 1 Tillämpningsområde
Läs merGranskning av leverantörsfakturor
Revisionsrapport Granskning av leverantörsfakturor Ängelholms kommun December 2009 Anna Eriksson Karin Andersson Innehållsförteckning 1 Inledning... 3 1.1 Bakgrund... 3 1.2 Syfte och genomförande... 3
Läs merLS 93/07. Attestreglemente. Lednings- och verksamhetsstöd Bilaga 1. Landstingsstyrelsen. Bakgrund
Lednings- och verksamhetsstöd Bilaga 1 LS 93/07 DATUM DIARIENR Susanne Gårdö 2007-06-18 LS-LED07-316 Landstingsstyrelsen Attestreglemente Bakgrund Landstingsfullmäktige har i 103/02 beslutat om regler
Läs merKommunal författningssamling för. Östra Göinge kommun
Kommunal författningssamling för Östra Göinge kommun Nr 25 Dnr KS 2010/806.003 Antaget av KS 2010-09-08, 124 Reglemente för kontroll av verifikationer 1 Omfattning och målsättning Detta reglemente gäller
Läs merAttestreglemente för Borgholms kommun
Attestreglemente för Borgholms kommun 1. Detta reglemente gäller för kommunens ekonomiska transaktioner, inklusive interna transaktioner, medelsförvaltning samt medel som kommunen ålagts eller åtagit sig
Läs merATTESTREGLEMENTE FÖR LANDSKRONA STAD KF
ATTESTREGLEMENTE FÖR LANDSKRONA STAD KF 57 2007-04-23 Omfattning 1 Detta reglemente gäller för Landskrona kommuns samtliga transaktioner, inklusive interna transaktioner, medelsförvaltning samt medel
Läs merGranskning av utbetalningar
Revisionsrapport Granskning av utbetalningar Trelleborgs kommun Bengt-Åke Hägg Godkänd revisor Innehållsförteckning 1. Sammanfattning... 1 2. Inledning... 1 2.1. Bakgrund... 1 2.2. Revisionsfråga... 1
Läs merReglemente för attest
Reglemente för attest Beslutad av kommunfullmäktige 10 december 2018, 177. Dnr KS2018.0458 Innehåll 1 Inledning... 3 1.1 Syfte... 3 1.2 Omfattning... 3 1.3 Definitioner... 3 2 Attestroller... 3 3 Kontroller...
Läs merS Attestregler Regler
www.hassleholm.se S Attestregler Regler Diarienummer: 2015/586 040 Fastställt den: 2015-12-14 182 Fastställt av: Kommunfullmäktige För revidering ansvarar: Kommunstyrelsen För uppföljning ansvarar: Ekonomiavdelningen
Läs merREGLEMENTE FÖR ATTEST OCH KONTROLL AV EKONOMISKA TRANSAKTIONER
REGLEMENTE FÖR ATTEST OCH KONTROLL AV EKONOMISKA TRANSAKTIONER antaget av kommunfullmäktige den 31 maj 2007, 88. 1 Omfattning Detta reglemente gäller för kommunens samtliga ekonomiska transaktioner, inklusive
Läs merRegler. Fö r ekönömiska transaktiöner. Vision. Program. Policy. Regler. Handlingsplan. Riktlinjer Kommunfullmäktige Kommunstyrelsen Nämnd
Regler Fö r ekönömiska transaktiöner Vision Program Policy Regler Handlingsplan Riktlinjer Kommunfullmäktige Kommunstyrelsen Nämnd Innehåll 1. Inledning...3 2. Syfte...3 3. Ansvar...3 3.1 Kommunstyrelsen...3
Läs merAttestreglemente med tillämpningsanvisningar
Attestreglemente med tillämpningsanvisningar Dokumentnamn Dokumenttyp Fastställd/upprättad Beslutsinstans Attestreglemente med tillämpningsanvisningar Reglemente 2001-02-26, 3 Kommunfullmäktige Dokumentansvarig/processägare
Läs merTillämpningsanvisning till Attestreglemente
Besöksadress: Postadress: Telefon: Webb: www.ange.se Datum: 2015-02-03 Tillämpningsanvisning till Attestreglemente Antaget av kommunstyrelsen den 3 februari 2015 Postadress Besöksadress Webb Telefon Bankgiro
Läs merRevidering av attestreglemente och tillämpningsanvisningar
1(2) 2013-03-15 LJ2013/426 Förvaltningsnamn Avsändare Landstingsstyrelsen Revidering av attestreglemente och tillämpningsanvisningar Bakgrund Med början våren 2013 kommer successivt system med elektronisk
Läs merSöderhamns kommun Utökad granskning av leverantörsfakturor
Revisionsrapport* Söderhamns kommun Utökad granskning av leverantörsfakturor Februari 2007 Robert Heed Josefin Loqvist Göran Persson-Lingman *connectedthinking INNEHÅLLSFÖRTECKNING Sammanfattning och revisionell
Läs merTillämpningsanvisning
Tillämpningsanvisning Varbergs Kommuns attestreglemente Antagen av kommunstyrelsen 2014-10-28 215 Ägare, Kommunstyrelsen Förvaltarskap, Ekonomidirektör TILLÄMPNINGSANVISNING TILL ATTESTREGLEMENTE 1 Omfattning
Läs merBeslutsattest omfattar följande moment:
1 (3) 9:0 ATTESTREGLEMENTE 1 Tillämpningsområde Detta reglemente gäller för kommunens ekonomiska transaktioner, inklusive interna transaktioner, medelsförvaltning och medel som kommunen ålagts eller åtagit
Läs merKommunal författningssamling. Attestreglemente. Motala kommun
Kommunal författningssamling Attestreglemente Motala kommun Beslutsinstans: Kommunfullmäktige Diarienummer: 05/KS 0304 Datum: 2005-10-24 Paragraf: KF 113 Reviderande instans: Kommunfullmäktige Diarienummer:
Läs merGranskning av fakturahanteringen. Trelleborgs kommun
www.pwc.se Revisionsrapport Granskning av fakturahanteringen Emelie Lönnblad Revisionskonsult 1. Sammanfattning har fått i uppdrag av Trelleborg kommuns revisorer att genomföra en granskning av styrelse
Läs merAttestreglemente. Kommunfullmäktiges beslut Kommunstyrelsen (5) Konsult och uppdrag Ekonomi redovisning
Kommunstyrelsen 2013-03-05 1 (5) Konsult och uppdrag Ekonomi redovisning Kommunfullmäktiges beslut 2013-05-30 145 Attestreglemente Eskilstuna kommun 2013-03-05 2 (5) Innehållsförteckning 1. Omfattning...
Läs merEXFLOW DYNAMICS NAV ELEKTRONISK FAKTURAHANTERING
EXFLOW DYNAMICS NAV ELEKTRONISK FAKTURAHANTERING 2009-05-14 ExFlow är en tilläggsapplikation för Microsoft Dynamics NAV som effektiviserar och rationaliserar hanteringen av leverantörsfakturor och inköp.
Läs merDelegationsordning för avtal, attest-, direktupphandlingsoch utanordningsrätter
2017-06-15 Nr 5 Till Styrelsen Delegationsordning för avtal, attest-, direktupphandlingsoch utanordningsrätter 1. Allmänt Attestinstruktionen är en viktig komponent i Stockholm Parkerings interna kontroll-
Läs merREGLEMENTE FÖR KONTROLL AV VERIFIKATIONER
U T G I V E N A V K O M M U N K A N S L I E T Nr 9.1 Sid 1 (5) Dnr Gäller fr. o. m. Antagen 424/2006/003 2007-01-01 Kf 2006-11-27 166 REGLEMENTE FÖR KONTROLL AV VERIFIKATIONER Nr 9.1 Sid 2 (6) REGLEMENTE
Läs merKommunal Författningssamling
Kommunal Författningssamling Dokumenttyp Dokumentnamn Nämnd Förvaltning Reglemente Kommunstyrelsen Kommunkansliet Antagen Kommunfullmäktige 2015-09-14 Paragraf 77/2015 Ansvar Ekonomichef / Kanslichef Antagen
Läs merREVISIONSRAPPORT. Löpande granskning av redovisning och administrativa rutiner avseende. Byggnads- samt Miljö- och hälsoskyddsnämnden.
REVISIONSRAPPORT Löpande granskning av redovisning och administrativa rutiner avseende Byggnads- samt Miljö- och hälsoskyddsnämnden Hylte Kommun November 2002 Rolf Bergman Tommy Karlsson www.pwcglobal.com/se
Läs merSÖDERTÄLJE KOMMUNALA FÖRFATTNINGSSAMLING
SÖDERTÄLJE KOMMUNALA FÖRFATTNINGSSAMLING Utgåva november 1992 6:3 TILLÄMPNINGSANVISNINGAR FÖR ATTESTREGLEMENTE 1 Detta reglemente gäller för kommunens ekonomiska transaktioner, inklusive interna transaktioner,
Läs merAttestreglemente för Malung-Sälens kommun
Attestreglemente för Malung-Sälens kommun Antaget av kommunfullmäktige 2013-09-23 73 Gäller från och med 2013-10-23 Innehåll Allmänt... 3 Ansvar... 3 Attest... 3 Kontroll av attest, behörighetsattest...
Läs merAttestreglemente för Orsa kommun
Orsa kommun 2007-01-01 1(6) för Orsa kommun 1 Omfattning Detta reglemente gäller för kommunens ekonomiska transaktioner, inklusive interna transaktioner, medelsförvaltning samt medel som kommunen ålagt
Läs merAttestreglemente. helsingborg.se. Kontaktcenter Postadress Helsingborg Växel
SID 1(7) Attestreglemente Kontaktcenter Postadress 251 89 Helsingborg Växel 042-10 50 00 kontaktcenter@helsingborg.se helsingborg.se SID 2(7) Innehållsförteckning 1 Inledning...3 2 Tillämpningsområde...3
Läs merReglemente för attest
Reglemente för attest Antagen av kommunfullmäktige, 2006-10-30, 67 Sidan 1 Attestreglemente för Vara kommun 1 Tillämpningsområde Reglementet omfattar kommunens samtliga ekonomiska transaktioner, inklusive
Läs merDelegationsordning, attestordning, firmatecknare samt attestanter för Samordningsförbundet Södra Roslagen
Delegationsordning, attestordning, firmatecknare samt attestanter för Samordningsförbundet Södra Roslagen Förslag till beslut: Styrelsen godkänner förslag till delegationsordning. Styrelsen godkänner attestordning
Läs merAttestreglemente Reviderat 2012 KS12.185
Reviderat 2012 KS12.185 2012-03-27 Marina Skyldberg Innehåll 1 Inledning 5 2 Attestreglemente 6 2.1 Omfattning...6 2.2 Huvudregler...6 2.3 Ansvar...6 2.3.1 Kommunfullmäktige...6 2.3.2 Kommunstyrelsen...6
Läs merFALKENBERGS KOMMUN 3.02 FÖRFATTNINGSSAMLING
FALKENBERGS KOMMUN 3.02 FÖRFATTNINGSSAMLING Attestreglemente Omfattning 1 Detta reglemente gäller för kommunens samtliga ekonomiska transaktioner, inklusive interna transaktioner, medelsförvaltning samt
Läs merUppföljning av intern kontroll avseende fakturahantering
Revisionsrapport Uppföljning av intern kontroll avseende fakturahantering Katrineholms kommun 2009-06-11 Oscar Hjelte 2009- - Namnförtydligande Namnförtydligande Innehållsförteckning 1 Bakgrund...1 1.1
Läs merRevisionsrapport. Granskning av leverantörsregister. Sollentuna kommun. pwc
Revisionsrapport Granskning av leverantörsregister Sollentuna kommun pwc 2012-11-09 Anders Petersson Anders Haglund Projektledare Uppdragsledare Namn förtydligande Namnförtydligande Innehållsförteckning
Läs merAttestreglemente för Uppsala kommuns nämnder
Attestreglemente för Uppsala kommuns nämnder Ett organiserande dokument som kommunfullmäktige fattade beslut om 2016-10-03 Attestreglemente Kommunfullmäktige 2016-10-03 1 (4) 1 Reglementets omfattning
Läs merAtt betalning sker vid rätt tidpunkt. Att transaktionen är rätt konterad
HAPARANDA STAD 01-05-02 ATTESTREGLEMENTE Omfattning 1 Detta reglemente gäller för Haparanda stads samtliga ekonomiska transaktioner, inklusive interna transaktioner, medelsförvaltning samt medel som staden
Läs merAttestreglemente för Region Skåne
Attestreglemente för Region Skåne 1 Syfte Detta attestreglemente syftar till att vidmakthålla en hög säkerhetsnivå och god ekonomisk hushållning vad avser hanteringen av Region Skånes resurser. Regionens
Läs merFöreliggande dokument är antaget av kommunfullmäktige/styrelsen , 52. Reglemente för kontroll av ekonomiska transaktioner i Partille kommun
Föreliggande dokument är antaget av kommunfullmäktige/styrelsen 2015-05-19, 52 Dokumentet ska fastställas på nytt, eller vid behov revideras, dock senast i juni månad året efter det att ny mandatperiod
Läs merSyftet med reglerna i attestreglementet är att säkerställa att transaktioner som bokförs är korrekta avseende:
ATTESTREGLEMENTE med tillämpningsanvisningar Omfattning Detta reglemente gäller för Ystads kommuns samtliga transaktioner, inklusive interna transaktioner, medelsförvaltning samt medel som kommunen ålagts
Läs merREVISIONSRAPPORT. Intern kontroll och säkerhet vid elektronisk handläggning av leverantörsfakturor. Arvika kommun. September 2005.
REVISIONSRAPPORT Intern kontroll och säkerhet vid elektronisk handläggning av leverantörsfakturor Arvika kommun September 2005 Rolf Aronsson (1) Innehållsförteckning 1. Sammanfattning av synpunkter...3
Läs merTILLÄMPNINGSANVISNINGAR TILL REGLEMENTE FÖR KONTROLL AV VERIFIKATIONER
U T G I V E N A V K O M M U N K A N S L I E T Nr 9.1.1 Sid 1 (5) Dnr Gäller fr. o. m. Antagen 424/2006/003 2007-01-01 Kf 2006/11-27 166 2016/37 2016-03-21 Kf 2016-03-21 19 rev av 5 TILLÄMPNINGSANVISNINGAR
Läs merLaholmshem AB & Kommunfastigheter i Laholm AB
Revisionsrapport 2017 Genomförd på uppdrag av revisorerna september 2017 Laholmshem AB & Kommunfastigheter i Laholm AB Granskning av styrning, uppföljning och kontroll av leverantörsfakturor Innehåll 1.
Läs merÄrendets Första giltig- Diarieplandiarienummer. 1 Det åligger kommunens nämnder att tillse att bestämmelserna i detta reglemente om attest iakttas.
Ärendets Första giltig- Diarieplandiarienummer hetsdatum beteckning 925/99 2000-01-31 003 ATTEST- OCH UTANORDNINGSREGLEMENTE 1 Det åligger kommunens nämnder att tillse att bestämmelserna i detta reglemente
Läs merAttestordning för Kommunalförbundet Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet
Attestordning för Kommunalförbundet Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet Antagen av förbundsdirektionen den 8 januari 2015, 9 1 Attest 1.1 Omfattning Denna attestordning gäller för Sörmlands Kollektivtrafikmyndighets
Läs merRiktlinje för attestering
1(6) Riktlinje för attestering Diarienummer Fastställt av Datum för fastställande KS 2017-431 Kommunstyrelsen 2017-09-12 Dokumenttyp Dokumentet gäller för Giltighetstid Riktlinje Samtliga nämnder Tills
Läs merUaFS 14/2006 00.13 Blad 1 RIKTLINJER, MED REGLER, FÖR KONTROLL (ATTEST) AV EKONOMISKA TRANSAKTIONER I UDDEVALLA KOMMUN
Blad 1 RIKTLINJER, MED REGLER, FÖR KONTROLL (ATTEST) AV EKONOMISKA TRANSAKTIONER I UDDEVALLA KOMMUN Fastställda av kommunfullmäktige den 14 december 2005, 226 (tidigare anvisningar antagna av kommunstyrelsen
Läs merRevisionsrapport. Jämtlands läns landsting. Granskning av Rutiner för skanning av fakturor 2004-09-24. Ante Strängby
Revisionsrapport 2004-09-24 Ante Strängby Granskning av Rutiner för skanning av fakturor Jämtlands läns landsting Innehållsförteckning 1. Sammanfattning och revisionell bedömning...1 1.1 Sammanfattade
Läs merElektronisk fakturahantering
Elektronisk fakturahantering Vad är Elektronisk fakturahantering? Elektronisk fakturahantering som förkortas EFH är en tilläggsfunktion i MONITOR som tillhandahåller systemstöd för att scanna in och elektroniskt
Läs merFöreliggande dokument är antaget av kommunfullmäktige 2009-12-15 102. Dokumentet är fastställt på nytt av kommunfullmäktige 2011-05-24, 63.
Föreliggande dokument är antaget av kommunfullmäktige 2009-12-15 102. Dokumentet är fastställt på nytt av kommunfullmäktige 2011-05-24, 63. Dokumentet ska fastställas på nytt, eller vid behov revideras,
Läs merAttestreglemente för Motala kommun
Kommunal författningssamling Attestreglemente för Motala kommun Motala kommun Beslutsinstans: Kommunfullmäktige Diarienummer: 05/KS 0304 Datum: 2005-10-24 Paragraf: KF 113 Reviderande instans: Kommunfullmäktige
Läs merArvika kommun. Leverantörsfakturarutin Revisionsrapport. Offentlig sektor KPMG AB 2011-10-13 Antal sidor: 13
ABCD Arvika kommun Leverantörsfakturarutin Revisionsrapport Offentlig sektor KPMG AB 2011-10-13 Antal sidor: 13 201211 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the ABCD Arvika
Läs merDatum: Attestreglemente. För kontroll av kommunens ekonomiska transaktioner. Antaget av kommunfullmäktige den 27 oktober 2014, 70
Datum: 2014-10-27 För kontroll av kommunens ekonomiska transaktioner Antaget av kommunfullmäktige den 27 oktober 2014, 70 Postadress Besöksadress Webb Telefon Bankgiro Organisationsnummer 841 81 Ånge Torggatan
Läs merTILLÄMPNINGSANVISNINGAR FÖR ATTESTREGLEMENTE FÖR MALMÖ STAD Bilaga 4 (beslut i KS )
TILLÄMPNINGSANVISNINGAR FÖR ATTESTREGLEMENTE FÖR MALMÖ STAD Bilaga 4 (beslut i KS 2008-11-12) 1 Med ekonomiska händelser avses alla förändringar i storleken och sammansättningen av förmögenheten som beror
Läs merREVISIONSRAPPORT. Löpande granskning av redovisning och administrativa rutiner avseende. Tekniska nämnden. Hylte Kommun.
REVISIONSRAPPORT Löpande granskning av redovisning och administrativa rutiner avseende Tekniska nämnden Hylte Kommun November 2002 Rolf Bergman Tommy Karlsson www.pwcglobal.com/se www.komrev.se Sammanfattning
Läs merMELLERUDS KOMMUN KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING Flik A Titel Attestreglemente med tillämpningsanvisningar
Ersätter Utbytt den Sign 1:8 1 TILLÄMPNINGSOMRÅDE Detta reglemente gäller för kommunens externa och interna ekonomiska transaktioner, medelsförvaltning samt medel som kommunen ålagts eller åtagit sig att
Läs merSvedala Kommuns 4:16 Författningssamling 1(6)
Författningssamling 1(6) Reglemente för ekonomiska transaktioner antaget av kommunfullmäktige 2002-02-13, 11 Gäller från 2002-03-01 1 Detta reglemente gäller för kommunens ekonomiska transaktioner, inklusive
Läs mer1 (5) Attestreglemente. Regler för kontroll av verifikationer. Antagen av Kommunfullmäktige
1 (5) Attestreglemente Regler för kontroll av verifikationer Antagen av Kommunfullmäktige 2011-01-10. 2 (5) Ordlista Attest: Attestant: Ekonomisk transaktion Intern kontroll: Kommunalt koncernföretag Intyg
Läs merGranskning av interna kontrollen
Revisionsrapport* Granskning av interna kontrollen Landstinget Halland Datum 2006-11-29 Författare Leif Johansson Anita Andersson *connectedthinking Innehållsförteckning 1 Uppdrag...3 2 Syfte och metod...3
Läs merIntern kontroll i faktura- och lönehantering
Revisionsrapport Intern kontroll i faktura- och lönehantering C4 Energi AB 2009-12-16 Silja Savela Yvonne Lundin Innehållsförteckning 1 Sammanfattande bedömning...1 2 Bakgrund, syfte och revisionsfråga...2
Läs merBOTKYRKA KOMMUN Författningssamling
1 (8) REGLEMENTE FÖR BUDGETANSVAR OCH ATTEST Detta reglemente (tillsammans med Reglemente för internkontroll) ersätter tidigare Reglemente för budgetansvar och intern kontroll från. Syfte med reglementet
Läs merFakturaskanning -processen ver 1.1
Fakturaskanning -processen ver 1.1 Faktura ankommer postbox 1. Posthantering 2. Postöppning, sortering, preparering 3. Skanning, tolkning, verifiering 5. Fysisk lagring Klicka på rutan du vill veta mer
Läs merREVISIONSRAPPORT. Landstinget Halland. Granskning av interna kontrollen. Handikappförvaltningen Anita Andersson.
REVISIONSRAPPORT Granskning av interna kontrollen Handikappförvaltningen Landstinget Halland 2005-10-03 Anita Andersson Leif Johansson INNEHÅLLSFÖRTECKNING INNEHÅLLSFÖRTECKNING...2 1. Uppdrag...3 2. Syfte
Läs merAttest och u ta n ord n i n g
Beslutad av: Regionstyrelsen, 2017-11 - 07 Diarienummer: RS - 2017-02666 Giltighet: från 2018-01 - 01 till 2022-12 - 31 Riktlinje Attest och u ta n ord n i n g Riktlinjen gäller för: Västra Götalandsregionen
Läs merGranskning av intern kontroll avseende betalningsrutiner. Vattenpalatset i Mönsterås AB
www.pwc.se Revisionsrapport Granskning av intern kontroll avseende betalningsrutiner Caroline Liljebjörn Elin Petersson 24 maj 2017 Innehållsförteckning 1. Sammanfattning och revisionell bedömning... 2
Läs merReglemente för kontroll av verifikationer attestreglemente Antaget av kommunfullmäktige 2006-12-18, 81
Kommunal författningssamling Reglemente för kontroll av verifikationer attestreglemente Antaget av kommunfullmäktige 2006-12-18, 81 Omfattning 1 Detta reglemente gäller för kommunens samtliga verifikationer,
Läs merAttestreglemente för Eda kommun
Attestreglemente för Eda kommun 1 Reglementets omfattning mm Detta reglemente gäller för kommunens ekonomiska transaktioner, inklusive alla in- och utbetalningar, löneadministration för kommunens anställda,
Läs merAttesträtt och utanordnare för patientnämndens förvaltning år 2015
Handläggare: Louise Skantze 1 (2) PAN 2015-09-17 P 11 TJÄNSTEUTLÅTANDE 2015-08-11 PaN A1411-00276-55 Attesträtt och utanordnare för patientnämndens förvaltning år 2015 Ärendet Patientnämnden utser varje
Läs merAttestrutiner och behörighet att underteckna handlingar
BARN- OCH UTBILDNINGS- 2011-11-01 FÖRVALTNINGEN DNR 280/2011-040 Förskolenämnden Attestrutiner och behörighet att underteckna handlingar Beslutsunderlag Förskolenämndens protokoll den 3 februari 2011 10.
Läs merRevisionsrapport Granskning av Januari 2004 Elektronisk hantering av leverantörsfakturor Anders Färnstrand Norrbottens läns landsting Ellinor Nybom
Revisionsrapport Januari 2004 Anders Färnstrand Ellinor Nybom Granskning av Elektronisk hantering av leverantörsfakturor Norrbottens läns landsting Innehållsförteckning 1. Bakgrund, uppdrag och revisionsfråga...
Läs merSAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sid LAHOLMS KOMMUN Sammanträdesdatum 5 Barn- och ungdomsnämnden Dnr
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sid LAHOLMS KOMMUN Sammanträdesdatum 5 Barn- och ungdomsnämnden 2017-09-27 81 Dnr 2017-000142 Svar på revisionsrapport - Granskning av styrning, uppföljning och kontroll av leverantörsfakturor
Läs merInstruktion för kontroll och attest samt utbetalning av pengar Norrmalms stadsdelsförvaltning
2008-11-05 Instruktion för kontroll och attest samt utbetalning av pengar Norrmalms stadsdelsförvaltning INNEHÅLLSFÖRTECKNING INLEDNING... 3 ATTEST... 3 SYFTE... 3 ANSVAR... 4 KONTROLLER... 5 Prestation...
Läs mer1. Antagen av kultur- och fritidsnämnden den XX XX 2011, XX
14 15 Kultur- och fritidsnämndens attestrutiner och behörighet att underteckna handlingar 1 Rutinerna gäller för samtliga ekonomiska transaktioner i stadens ekonomisystem samt i försystem knutna till dessa.
Läs merEkonomiavdelningen 2009-10-19 1(5) REGLEMENTE FÖR KONTROLL AV EKONOMISKA TRANSAKTIONER I VÄRNAMO KOMMUN
Ekonomiavdelningen 2009-10-19 1(5) REGLEMENTE FÖR KONTROLL AV EKONOMISKA TRANSAKTIONER I VÄRNAMO KOMMUN 1 Detta reglemente gäller för kommunens ekonomiska transaktioner (kassaverifikationer, fakturautbetalningar,
Läs merGranskning av intern kontroll i redovisningsrutiner
www.pwc.se Sofia Nylund Certifierad kommunal revisor Simon Löwenthal Revisionskonsult Granskning av intern kontroll i redovisningsrutiner kopplat till de finansiella rapporterna Charlotta Franklin Revisionskonsult
Läs merTrelleborgs kommun Revisorerna
Revisorerna 2013-09-10 Kommunstyrelsen Granskning av kommunens faktura hantering har på uppdrag av kommunens revisorer i Trelleborg kommun genomfört en granskning av om styrelsens och nämndernas interna
Läs merReglemente för attest och utanordning samt kontroll av ekonomiska transaktioner ( Inkluderarar bilaga 1 och 2 )
Reglemente för attest och utanordning samt kontroll av ekonomiska transaktioner ( Inkluderarar bilaga 1 och 2 ) 1 Inledande bestämmelser Detta reglemente gäller för kommunens ekonomiska transaktioner,
Läs merREVISIONSRAPPORT. Interna kontrollen. Primärvårdsnämnden i Falkenberg. Anita Andersson Leif Johansson
REVISIONSRAPPORT Interna kontrollen Primärvårdsnämnden i Falkenberg Anita Andersson Leif Johansson 2005-06-14 Innehållsförteckning 1. Inledning...3 1.1 Uppdraget...3 1.2 Bakgrund...3 1.3 Syfte och metod...3
Läs merAttestreglemente. med tillämpningsanvisningar. Fastställs av regionfullmäktige
Attestreglemente med tillämpningsanvisningar Fastställs av regionfullmäktige 2016-06-23 Sida 1 av 8 Innehåll 1 Inledning... 3 1.1 Omfattning... 3 1.2 Syfte... 3 1.3 Definitioner... 3 2 Ansvar... 3 2.1
Läs merGranskning av rutiner för hantering av leverantörsfakturor
Revisionsrapport* Granskning av rutiner för hantering av leverantörsfakturor Bollnäs kommun April 2007 Bengt Andersson Göran Persson-Lingman Yvonne Eriksson Josefin Loqvist *connectedthinking Sammanfattning
Läs merAttestreglemente för Bollebygds kommun
Styrdokument 1 (6) 2018-09-25 Fastställd: Kommunfullmäktige 2018-11-15, 121 Gäller för: Samtliga nämnder och förvaltningar Dokumentansvarig: Ekonomichef Reviderad: Dnr : KS2018/122-4 Attestreglemente för
Läs mer