Förslagsrätt Beslutsunderrättelse utan rekommenderat brev och mottagningsbevis (förslag till politiker)

Transkript

1 TJÄNSTESKRIVELSE 1 (7) Socialnämnden Dnr Son 2012/286 Förslagsrätt Beslutsunderrättelse utan rekommenderat brev och mottagningsbevis (förslag till politiker) Förslag till beslut Socialförvaltningens förslag Socialförvaltningen föreslår, med hänvisning till tjänsteskrivelsen, att förslaget från förslagsställaren ska anses besvarat. Ärendet i korthet Kommunfullmäktige beslutade att införa förslagsrätt för kommuninvånarna. Ett förslag från en medborgare inkom till socialförvaltningen genom Järfälla kommuns blankett Hjälp oss att bli bättre Personen föreslår att beslut avseende försörjningsstöd inte ska skickas som rekommenderad försändelse till de sökande, dels för att spara pengar och dels för att funktionshindrade inte ska behöva ta sig till ett postkontor för att hämta ut brevet. Handlingar 1. Förslagsrätt Kommunicering av avslagsbeslut utan rekommenderat brev och mottagningsbevis, tjänsteskrivelse Blankett Hjälp oss att bli bättre Bilaga 1 Bakgrund Kommunfullmäktige beslutade att införa förslagsrätt för kommuninvånarna. Förslagsrättens syfte är att möjliggöra för medborgarna att väcka förslag om förändringar av kommunens verksamhet. I det inkomna förslaget föreslås det att beslut om försörjningsstöd ska skickas med vanlig post istället för som rekommenderade försändelser vilket är slöseri med pengar och gör att rörelsehindrade inte får beslut som måste hämtas ut på ett postkontor de har svårt att ta sig till. Andra myndigheter, säger förslagsställaren, skickar beslut hem med vanlig post; i rättsväsendet skickar de två brev för att säkerställa att det kommer fram till mottagaren Förslagsrätt REK, tjänsteskrivelse Socialförvaltningen Besöksadress: Vibblabyvägen 3 Postadress: JÄRFÄLLA Johanna Ajneståhl Rudén, Verksamhetskonsult Telefon växel: Telefon: (direkt) E-post: socialnamnden@jarfalla.se Webbplats: Fax: Organisationsnummer: Postgiro: Bankgiro:

2 (7) I utredningen kring denna fråga har inhämtats information och fakta från Socialstyrelsens bok Handläggning och dokumentation inom socialtjänsten (2010), från rättsdatabasen JP Socialnet samt från hemsidor hos ett par andra myndigheter (Migrationsverket, Kammarrätten). Enhetschefen för Stockholmsenheten för Migrationsverket, Bengt Gradin, har bidragit med information om hur förenklad delgivning fungerar ur ett handläggningsperspektiv. Telefonkontakt med chefen för försörjningsstödsenheten, Bernt Olof Johansson, och nämndsekreteraren, Anna Birgersson, i Spånga-Tensta sdf i Stockholms Stad har tagits. Därtill har enhetschefer, handläggare, nämndsekreteraren för sociala utskottet (SU) och administratörer inom socialförvaltningens myndighetsavdelning (genom personliga intervjuer och e-postkommunikation) bidragit med uppgifter och synpunkter. Deltagande organisationer i Kommunala Handikapprådet KHR Järfälla (kommande Tillgänglighetsrådet) har kontaktats per e-post, några representanter har inkommit med synpunkter ur ett brukarperspektiv. Förslaget som inkommit riktar sig främst till enheten för försörjningsstöd; utredningen har dock inriktat sig på myndigheten som helhet då frågan är av principiell art. Analys Vad säger lagen? En myndighets hantering av beslutsunderrättelser styrs av förvaltningslagen (1986:223) och delgivningslagen (2010:1932). I socialtjänstlagen (2001:453) saknas särskilda regler om skyldighet att delge part innehållet i beslut eller andra handlingar. Av förvaltningslagen framgår bland annat att en sökande, klagande eller annan part skall underrättas om innehållet i det beslut varigenom myndigheten avgör ärendet. Myndigheten bestämmer om underrättelsen skall ske muntligt, genom vanligt brev, genom delgivning eller på något annat sätt. Underrättelsen skall dock alltid ske skriftligt, om parten begär det. Ett beslut överklagas skriftligt. Skrivelsen ges in till den myndighet som har meddelat beslutet. Den skall ha kommit in dit inom tre veckor från den dag då klaganden fick del av beslutet. Kommer den in för sent ska myndigheten avvisa den. Underrättelsen får inte dröja. Det finns en bestämmelse i 7 FL som säger att varje ärende där någon enskild är part ska handläggas så enkelt, snabbt och billigt som möjligt utan att säkerheten eftersätts. Den principen gäller även i fråga om beslutsunderrättelsen. Vilket sätt man än väljer för att underrätta parten så har parten rätt att få del av beslutet utan kostnad. Om myndigheten redan från början bedömer att det kan finnas ett behov av bevis om att parten har fått del av beslutet, kan myndigheten använda sig av delgivning. Underrättelsen sker då enligt delgivningslagen.

3 (7) Vad rekommenderar Socialstyrelsen? I Socialstyrelsens Handläggning och dokumentation inom socialtjänsten framgår bland annat att när utredningsmaterial ska kommuniceras (och alla beslut ska ju föregås av en utredning) kan kopiorna i de flesta fall skickas i vanligt brev: Nämnden måste kunna utgå från att brev som skickas med vanlig post når adressaten. (s 129) Om det [däremot] är ett beslut som går den enskilde emot behövs ett bevis för att det bland annat ska vara möjligt att beräkna överklagandetiden. Det sker vanligen genom att underrättelsen om beslutet och informationen om hur det kan överklagas skickas som rekommenderat brev med mottagningsbevis. (s 144) Vad säger JO? JO har enligt JP Socialnet uttalat att myndigheten skall sträva efter att använda delgivningssätt som medför så ringa olägenhet och kostnad som möjligt såväl för myndigheten som för den som skall delges. Enligt JO bör myndigheter vara beredda att anpassa delgivningen till speciella omständigheter i ett enskilt fall. Rent allmänt anser jag det olämpligt att en funktionshindrad person skall behöva anlita färdtjänst för att få del av innehållet i nämndens beslut. När används rekommenderade försändelser av myndigheten? Socialförvaltningen i Järfälla kommun har ingen skriftlig rutin avseende detta och praxis skiljer mellan enheterna, liksom omfattningen av användandet. Det främsta skälet till att skicka rekommenderade brev med mottagningsbevis är att säkert veta vilket datum ett avslagsbeslut har tagits emot av den enskilde. Ett annat skäl är att undvika att handlingar som bedöms särskilt känsliga hamnar i orätta händer. Ytterligare skäl som nämnts är att man vill försäkra sig om att personen som brevet skickas till verkligen bor på den adress han eller hon har angivit eller att säkerställa att den enskilde har tagit emot annan viktig information. Familjerätten skickar aldrig något med rekommenderat brev, Barn- och familjeenheten, Ungdomsenheten, Bedömningsenheten samt Vuxenenheten gör det sporadiskt eller sällan. Gemensamt för dessa är att de sällan skickar avslagsbeslut, däremot skickas t. ex. utredningar vid omprövningar vid LVU:n med rekommenderade försändelser. Bostadsanpassningen inom myndighetsavdelningen skickar ett par rekommenderade brev i månaden. Försörjningsstödsenheten, Enheten för funktionsnedsättning samt Äldreenheten använder rekommenderade försändelser oftare. Dessa enheter handlägger fler ansökningar än tidigare nämnda enheter och fattar därmed också fler avslagsbeslut som är överklagningsbara i förvaltningsdomstol. Men även mellan dessa enheter skiljer det sig; Försörjningsstödsenheten skickar avslagsbeslut med rekommenderat brev i samband med avslagsbeslut efter nybesök då man inte har regelbunden kontakt med den enskilde samt därefter när man bedömer att det kan finnas särskilda skäl. Annars kontaktar man den enskilde per telefon och berättar om beslutet samt skickar beslutet i vanligt brev. Enheten för funktionsnedsättning använder däremot rekommenderade brev med mottagningsbevis mera som regel än undantag vid avslagsbeslut.

4 (7) Nämndsekreteraren i sociala utskottet expedierar beslut till den enskilde som går den enskilde emot och som kan överklagas. Dessa beslut skickas alltid med rekommenderat brev. Det förs ingen gemensam statistik över antalet skickade rekommenderade brev med mottagningsbevis men uppskattningsvis baserat på uppgifter från respektive enhet skickas cirka 500 stycken per år från socialförvaltningen i Järfälla. Hur gör andra myndigheter? Migrationsverket använder sig av förenklad delgivning; de skickar avslagsbeslutet i ett vanligt brev till den adress den enskilde har lämnat. Dagen efter skickas ett nytt brev till samma adress med information om att de har skickat ett beslut. På detta sätt anser verket att den enskilde fått del av beslutet (blivit delgiven) två veckor efter att de skickat det till den enskilde som därefter har ytterligare tre veckor på sig att överklaga beslutet. Vid kontakt med enhetschefen för Stockholmsenheten inom Migrationsverket, Bengt Gradin, berättar att beslutet knappas in i datasystemet av handläggaren i Stockholm. Sedan hanteras posten av en avdelning i Norrköping som skickar beslut och kontrollbrev. Handläggaren i Stockholm hanterar inte det praktiska med själva breven. Det är en stor myndighet som har förutsättningar för sådan organisation. Kammarrätten använder sig också av förenklad delgivning. Där är det domstolssekreterarna som uppbär arbetsuppgiften. Kronofogden använder sig av delgivningskvitto som den enskilde ska skriva under och skicka tillbaka som ett bevis på att han/hon har tagit emot brevet. Skickas det inte tillbaka kan Kronofogden skicka ut en delgivningsman för att få kvittot underskrivet. Vid Spånga-Tensta sdf skickar nämndsekreteraren nämndens beslut som går den enskilde emot, dvs avslag och omprövningar vid LVU, med rekommenderat brev. Inom försörjningsstödsavdelningen skickar man aldrig beslut rekommenderat men är lite flexibel med överklagandetiden sedan förvaltningsrätten kritiserat dem för att ha avvisat en överklagan som de inte kunde bevisa att den inkommit för sent. Synpunkter från några representanter i Kommunala Handikapprådet/Tillgänglighetsrådet Sonja Åkerberg representerar Elöverkänsligas förening. Hon säger att det helt säkert kan vara ett problem med rekommenderade brev för föreningens medlemmar. Det beror naturligtvis på graden av känslighet som varierar mycket men många medlemmar har svårt att besöka allmänna lokaler med elektronik i och dessutom kan det också vara svårigheter med att använda allmänna kommunikationer. Andra sätt att underrätta eller delge beslutet skulle vara att föredra, anser hon. Barbro Andersson från Personskadeförbundet RTP säger att som bilburen rörelsehindrad vill hon ha delgivning muntligen per telefon och därefter få beslutet skickat per mail. Att skriva på ett delgivningskvitto och komma till en brevlåda kan vara svårt, allra helst vintertid. Detsamma gäller tillgänglighet till postens utlämningsställen, speciellt i Kallhäll.

5 (7) Monica Carlson som representerar Reumatikerföreningen föreslår förenklad delgivning på grund av att många utlämningsställen är placerade på platser som inte är åtkomliga för många rörelsehindrade. Hon berättar att en representant för Posten har bjudits in till Handikapprådet för att diskutera tillgänglighetsfrågor då detta är ett bekymmer för många med rörelsehinder. Till exempel får många i Jakobsbergs centrum bege sig till Veddesta för att hämta ut försändelser och där går det inte att komma in med elrullstol. Man kommer att fortsätta arbeta med frågan i rådet. Överväganden Beslutsunderrättelsen kan alltså enligt förvaltningslagen ske muntligt, genom vanligt brev, genom delgivning eller på något annat sätt. Man får däremot inte kräva att den enskilde själv ska hämta beslutet hos myndigheten. Idag skickas en stor del av besluten med vanliga brev. Fördelen är självklar, det är enklare för den enskilde att få beslutet i sin brevlåda utan att behöva gå och lösa ut det. Det är naturligtvis betydligt billigare också för förvaltningen än rekommenderade försändelser. Nackdelarna är att postgången ibland faktiskt strular och att man inte helt kan veta när den enskilde fick beslutet i sin hand eller om han eller hon alls har fått det, därmed är det inte möjligt att beräkna överklagandetiden. Vanlig delgivning har införts i delgivningslagen för de situationer där delgivningsmottagaren bevisligen får del av handlingen. Här ingår naturligtvis att skicka brev rekommenderat med mottagningsbevis. Det förekommer, förhållandevis ofta enligt försörjningsstödsenheten, att rekommenderade brev inte blir utlösta utan kommer tillbaka till myndigheten. Att skicka med ett delgivningskvitto är ett annat sätt. En förutsättning är att kvittot är förfrankerat eftersom det inte ska kosta den enskilde något, den enskilde ska alltså inte behöva göra något portoutlägg. Om den enskilde däremot inte skickar tillbaka delgivningskvittot är det svårt att veta när överklagandetiden ska börja gälla. Ett alternativ då skulle kunna vara delgivande med delgivningsman, att tillämpa enbart i undantagsfall med tanke på den avsevärt förhöjda kostnaden. Förenklad delgivning innebär att beslutet först skickas med vanlig post. Närmast följande arbetsdag skickas ett kontrollmeddelande. Den enskilde måste vara informerad om att detta förfaringssätt kan komma att användas. Den förenklade delgivningen har skett när två veckor har förflutit från det att handlingen skickades (delgivningslagen 26 ). Detta hänger samman med hur lång tid en delgivningsmottagare ska kunna lämna sin post obevakad. Därefter följer överklagandetiden om tre veckor. Metoden innebär ökad administration och handläggarna bedömer att de inte har utrymme för det i dagsläget. Det finns heller inte i dagsläget inom myndigheten någon annan funktion som skulle ha utrymme att hantera administrationen vid förenklad delgivning. Delger man beslutet muntligen (delgivningslagen 19 ) måste man vara noga med att läsa hela beslutet inklusive motivering och därefter instruktion om hur ett överklagande ska gå till. Man ska också upplysa den enskilde om att delgivning har skett. Därefter ska det skrivna beslutet skickas per post (om det inte överlämnas vid ett besök på myndigheten). Man måste också noggrant dokumentera i akten att så skett och datum för uppläsningen. Tidpunkten för detta blir utgångspunkt för

6 (7) överklagandefristen. Om det skriftliga beslutet inte kommer fram till den enskilde bör denne uppmärksamma myndigheten på detta. En förutsättning för en muntlig delgivning är att den som delges ska kunna tillgodogöra sig innehållet i den aktuella handlingen; muntlig delgivning får inte användas vid t ex språksvårigheter eller uppenbar alkoholpåverkan hos den som ska delges. Delgivningslagen som trädde ikraft i april 2011 öppnar för delgivning på elektronisk väg till exempel via e-post (delgivningslagen 17 ). Att skicka beslut per e-post går naturligtvis bra om man så överenskommit med den enskilde medgivandet och e- postadressen bör antecknas i akten - men det är inte helt okomplicerat heller. Det måste stå helt klart att man har rätt adress till den enskilde, att mejlet öppnas av rätt person, och man måste begära och få läskvitto då delgivningen endast kan anses ha skett om den bekräftas av mottagaren. Den enskilde har fortfarande rätt att få beslutet i pappersform om han så begär. Telefax är ett annat elektroniskt sätt som nog används i allt mindre utsträckning men om den enskilde så önskar så är det också ett sätt som kan användas, förutsatt att man har rätt faxnummer. Man behöver också få en bekräftelse av mottagaren att det har kommit fram för även om man får en faxrapport är det inte säkert att den egna eller mottagarens telefax har rätt tidsinställningar. Dessutom behöver man veta att ingen obehörig har tagit del av det man skickat. På sikt kommer nog delgivning kunna ske på fler elektroniska sätt; som kuriosa kan tilläggas att i andra länder t ex Australien, Nya Zeeland och Storbritannien används bland annat Facebook och Twitter för att delge juridiska handlingar. I både lagstiftning (SoL och LSS) och socialnämndens mål är självständigt liv ett centralt tema. Så långt det är möjligt ska man ges förutsättningar att klara sin vardag själv. Det borde anses som rimligt att myndigheten anpassar sina beslutsunderrättelser så att den enskilde - om det går att undvika inte behöver anlita ett ombud i form av hemtjänst, kontaktperson osv eller använda färdtjänst för att kunna ta del av beslutet. Liksom alla beslut föregås av en individuell bedömning bör även individens förutsättningar vägas in vid val av sätt att underrätta honom eller henne om beslutet. Ekonomiska konsekvenser Socialförvaltningen skickar uppskattningsvis ca 500 rekommenderade brev med mottagningsbevis per år. Ett rekommenderat brev kostar 60 kr/styck, till detta kommer 10 kr för mottagningsbevis. Detta innebär en kostnad om ca kr per år. Slutsatser Utredningen av förslaget har kommit att belysa flera aspekter av frågan om användandet av rekommenderade brev med mottagningsbevis. Förvaltningens kostnader för breven får nog sägas vara underordnade de rättssäkerhetsmässiga vinsterna. Däremot bekräftas förslagsställarens argument om att en del funktionshindrade personer inte kan ta del av beslut som måste hämtas ut på postens utlämningsställen.

7 (7) Det är en viktig synpunkt som måste beaktas vid ställningstagande om tillvägagångssätt för beslutsunderrättelse. Förvaltningens beslutsunderrättelser ska ske så enkelt, så snabbt och till så låg kostnad som möjligt utan att äventyra rättssäkerheten. Hur den enskilde underrättas om beslutet måste styras av en sammanvägning av den enskildes förutsättningar, rättssäkerhetsaspekter samt kostnader och administrativa arbetsinsatser. Även fortsättningsvis kommer särskilda skäl föranleda att rekommenderade brev med mottagningsbevis används för att skicka beslut till den enskilde. Att helt upphöra med detta bedöms inte vara möjligt. Förvaltningen föreslår socialnämnden besluta att förslaget ska anses vara besvarad med denna tjänsteskrivelse. Anita Widell Myndighetschef Johanna Ajneståhl Rudén Verksamhetskonsult Expedieras Myndighetschef Anita Widell Enhetschef Rosmarie Gustafsson Enhetschef Karin Borgström Enhetschef Anna Rörling Enhetschef Britt-Marie Bjerver Enhetschef Marie Kjellqvist Enhetschef Hans Åkerman Mauritz Nordlund, Myrtenv 4, JÄRFÄLLA