Bilaga 11 Projekthandbok A. Bilaga 11. Projekthandbok för Järfälla Kommun

Transkript

1 Bilaga 11 Projekthandbok A Bilaga 11 Projekthandbok för Järfälla Kommun

2 Järfälla kommuns projektmodell Handbok

3 (36) INNEHÅLLSFÖRTECKNING INLEDNING...2 JÄRFÄLLA KOMMUNS PROJEKTMODELL...3 PROJEKTETS FASER MED DOKUMENTMALLAR...6 Fas 1 - Initiering...7 Projektdirektiv - Beskrivning av mall...8 Fas 2 - Projektstart...11 Projektplan beskrivning av mall...12 Fas 3 - Genomförande...18 Statusrapport nr xx - beskrivning av mall...19 Fas 4 - Avslutning...21 Slutrapport Beskrivning av mall...22 EXEMPEL IFYLLDA DOKUMENTMALLAR...23 Projektdirektiv...24 Projektplan...26 Statusrapport nr Slutrapport...32 ORDLISTA...34

4 (36) INLEDNING Projekt kännetecknas av systematik. Ett antal steg som man arbetar sig igenom för att nå resultat. I Järfälla kommun har vi bestämt oss för en projektmodell som alla ska använda sig av för att få hjälp och stöd för att systematisera det egna arbetet. I dokumentet Järfälla kommuns projektmodell (se sid 4-6.) regleras också ansvarsområdena för de olika befattningarna i projektet. Som god hjälp, om man inte är van att leda och ta ansvar för projekt, finns det dokumentmallar samt den här handboken. Att leda projekt är inte komplicerat, det handlar bara om ordning, reda och struktur/disciplin... Anledningarna till att projekt startas, är lika många som antalet projekt. Det kan vara en planerad aktivitet eller ske som resultat av att något oförutsett uppstår. Det kan vara införandet av ett nytt informationssystem, en projektering av en fastighet. Det kan vara resultatet av ett politiskt beslut eller av förändringar i omvärlden. Eller så kan det helt enkelt vara resultatet av en bra idé. Ett projekt är en uppgift med ett fastställt, mätbart mål och har alltid en tydlig start och ett slut. Projektet ska foga över egna resurser. De klassiska mätverktygen i ett projekt är; Tid, Kostnader och Mål. Men i dagens läge styr och mäter man projekt i termerna; Tid, Resurs och Kvalitet. Det är de tre projektpelarna som bär upp hela projektet. Alla projekt har en beställare som har till uppgift att besluta om projektet, tilldela resurser och följa upp det löpande projektarbetet. Projekt är lätt att definiera och ger en kortare genomloppstid, vilket i sin tur genererar en lägre riskfaktor, lägre kostnader och högre styrbarhet. Eftersom projektformen alltid har ett tydligt mål blir också fokus på nyttan en central parameter. Ett projekt är avgränsat från den ordinarie verksamheten. I ett projekt deltar personer med olika kunskaper och erfarenheter och ofta från skilda delar av verksamheten. Med projektmodellen och dess fasindelningen sker arbetet snabbt och effektivt och framförallt når man goda resultat.

5 (36) Kommunens projektmodell enligt beslut april 2007 JÄRFÄLLA KOMMUNS PROJEKTMODELL Detta dokument syftar att göra projektarbete som arbetsform effektivt samt till att ange riktlinjer för hur man arbetar i projekt inom Järfälla kommun. 1. DEFINITION Definition av vilka arbetsuppgifter som ska betraktas som projekt: Är en avgränsad uppgift med väldefinierat mål utanför ordinarie linjeorganisation. Är avgränsad i tid, med ett tydligt start- och slutdatum. Har en egen tilldelad budget Förutsatt att ovanstående kriterier är uppfyllda ska roll- och ansvarsfrågor i projekten styras av detta dokument. Beslut om arbete enligt denna projektmodell kan endast fattas av en person som har befogenheter att besluta om projektets mål och resurstilldelning. 2. PROJEKTSTYRNINGSMODELL Järfälla kommuns projektmodell, beslutad den , ska tillämpas på alla kommunens projekt. Tillhörande dokumentmallar: Projektdirektiv, Projektplan, Statusrapport samt Slutrapport ska användas i största möjliga utsträckning. För många uppgifter kan det vara en fördel att använda projektmodellen även om alla projektkriterier inte är uppfyllda. Beslut om att tillämpa modellen fattas då av den chef på vars uppdrag uppgiften utförs. 3. START AV PROJEKT Beställaren beslutar om projektstart. Detta sker genom att ett projektdirektiv undertecknas. Projektdirektivet ska innehålla följande rubriker: Bakgrund Förväntat resultat för verksamheten/kommunen Projektmål Förutsättningar Resurser Tidsplan Rapporteringsrutiner Beslutsansvariga Beställaren utser projektledare och vid behov även styrgrupp till projektet samt bestämmer ungefärligt startdatum.

6 (36) 4. ROLLER OCH ANSVAR I PROJEKTARBETET 4.1. Beställare Beställaren ansvarar för att projektdirektiv tas fram. Beställaren ansvarar för att resurser (arbetstid och pengar) säkras till projektet. Beställaren fattar beslut om projektstart och fastställer projektplanen. Beställaren fastställer ansvar och befogenheter för projektledaren Beställaren beslutar om styrgrupp ska tillsättas och utser då den. Beställaren fattar beslut under projektets gång om projektets fortsatta inriktning, och säkerställer att projektmålet leder mot förväntat resultat för verksamhten/kommunen. Beställaren ska utgöra ett stöd till projektledaren Styrgrupp Om beställare utser styrgrupp, tar styrgruppen över beställarens ansvar och befogenheter i projektet, efter det att projektdirektivet har tagits fram. När beställaren utser styrgrupp är det viktigt att personerna som utses har tydliga mandat att fatta de beslut som krävs. Styrgruppens utformning ska vara anpassad till projekts karaktär. Styrgruppen bör vara så liten som möjligt Projektledare Projektledaren ansvarar för att ta fram en projektplan. Projektledaren utser projektdeltagare tillsammans med respektive chef. Projektledaren ansvarar för att projektet genomförs enligt projektplanen och enligt beställarens/styrgruppens anvisningar Projektledaren leder och fördelar arbetet i projektet med de resurser som tilldelats. Projektledaren är huvudansvarig för information om och dokumentation av projektet. Projektledaren rapporterar till beställaren/styrgruppen, i första hand genom statusrapporten.

7 (36) 4.4. Projektmedlem Projektmedlem är ansvarig för att utföra den del av arbetet som han/hon tilldelas utifrån projektplanen. Projektmedlem ska fortlöpande stämma av arbetet med projektledaren. 5. RAPPORTERING AV PROJEKT Projektledaren rapporterar i enlighet med projektplanen till beställaren/styrgruppen Beställaren/styrgruppen har ansvaret att rapportera projektets fortskridande till övrig verksamhet enligt det schema som bestäms för varje projekt. Om något inträffar under projektets gång så att förutsättningarna i projektdirektivet förändras ska styrgruppen rapportera till beställaren för nytt beslut. 6. AVSLUT AV PROJEKT Slutrapportering av projektet till beställaren görs av styrgruppen tillsammans med projektledaren. Beställaren beslutar om att avsluta projektet. Beställarens ansvarar för att projektresultatet överförs till linjeorganisationen. 7. UPPFÖLJNING Beställarens ansvarar för att en utvärdering görs av huruvida projektet uppfyllde sitt syfte dvs. medförde det förväntade resultatet för verksamheten/kommunen. Järfälla den 27 april 2007 Anders Major Kommundirektör

8 (36) PROJEKTETS FASER MED DOKUMENT- MALLAR Genom att dela in projekt i ett antal faser kan beställaren/styrgruppen fatta successiva beslut och projektet följas med större säkerhet. Med hjälp av konkreta mål för varje aktivitet ges projektdeltagarna också möjlighet att arbeta koncentrerat mot uppsatta aktivitetsmål samt ett slutmål. Projektmodellens utformning är i grunden densamma för alla projekt, men dess detaljutformning anpassas till det aktuella projektet. I figuren nedan illustreras projektmodellen. Samtliga faser ska genomföras inom ramen för projektbudgeten. Innan projektet går in i en ny fas sker avstämning och beslut tas hur projektet ska gå vidare. Under genomförandefasen informeras styrgruppen om hur projektet fortgår avseende resultat, ekonomi och tidplan. Vid avvikelser från projektplanen informeras styrgruppen på ett tidigt stadium. Projektplanen kan revideras efter godkännande av styrgruppen. IDÉ Dokumentmallar INITIERING PROJEKTSTART Fas 1 Fas 2 Projektdirektiv Projektplan GENOMFÖRANDE Fas 3 Statusrapport PROJEKTAVSLUT Fas 4 Slutrapport UPPFÖLJNING De dokumentmallar som finns framtagna bör användas. Om egna dokument används bör ändå huvudrubrikerna som finns i mallarna användas. Mallarna ska vara en hjälp för projektledaren att strukturera och driva projektarbetet. Dessutom ska mallarna vara en hjälp för deltagarna i projektet. Det ska också vara lätt att följa arbetet på en översiktlig nivå, utan att behöva gå in på detaljnivå. Det praktiska arbetet med mallarna ska präglas av att projektledaren använder de rubriker som är tillämpbara. Ambitionen är att ge Järfälla kommuns projektledare tillgång till mallar som är heltäckande. Var praktisk och använd sunt förnuft vid val av rubriker.

9 (36) Fas 1 - Initiering En idé kan komma från olika håll i organisationen. Men bara den person, som har befogenheter att besluta om projektets mål och resurstilldelning, kan starta ett projekt, och därmed bli projektbeställare. Projektidén bearbetas till ett beslutsunderlag. Arbetet sammanställs till ett projektdirektiv enligt dokumentmallen Projektdirektiv. Det dokumentet ska ses som en beställning. Ett projekt kan inte startas om det inte finns ett projektdirektiv. Beställaren har ansvaret för projektdirektivet. Ibland är det den blivande projektledaren som skriver projektdirektivet, men beställaren ska alltid skriva under och har därmed ansvar för mål och resurstilldelning. Ett projektdirektiv bör vara: Vägledande Entydigt Realistiskt Informativt Problemorienterat Nedan följer projektdirektivets rubriker med anvisningar och hjälp hur du kan använda mallen.

10 (36) Projektdirektiv - Beskrivning av mall 1 BESTÄLLARE Här ska beställarens namn stå. Beställaren är alltid en linjechef i kommunen. Även om initiativet kommer från någon annan person. T ex om ett projekt startas på uppdrag av en nämnd så är det förvaltningschefen som är den naturliga beställaren. Det är han/hon som har ansvar för resurstilldelningen inom förvaltningen. 2 BAKGRUND Beskriv kortfattat varför projektet startas? Vem är initiativtagare? Vilka problem vill man lösa? Syftet med denna punkt är att ge projektdeltagarna en bakgrund så att de kan se sitt arbete i rätt sammanhang. 3 MÅL 3.1 Förväntat resultat Det förväntade resultatet är det resultat i verksamheten som vi på sikt vill uppnå med hjälp av det som projektet åstadkommer. Här är det viktigt att se skillnaden mellan det förväntade resultatet och projektmål. Det förväntade resultatet har beställaren ansvar för. Vi tar ett exempel: Förväntat resultat. Vi ska minska drivmedelsförbrukningen i kommunens bilar med 15 %. Beställaren tror att vi kan nå detta genom att ge alla som kör kommunens fordon en utbildning i ECO-driving. Projektmålet kan då bli. Alla som kör kommunens fordon ska ha genomgått en utbildning i ECO-driving inom ett halvår. Det är projektledarens ansvar att uppnå projektmålet. Det förväntade resultatet talar om VARFÖR vi ska utföra ett projekt och motiverar varför vårt projekt är viktigt. 3.2 Projektmål Projektmål är alltså det som projektgruppen ska uppnå. Målet visar hur långt projektgruppens ansvar sträcker sig. I exemplet ovan har vi lyckats med vårt projekt, att alla som kör kommunens fordon har genomgått en utbildning i ECO-driving, även om det nu visar sig i framtiden att vi bara minskade drivmedelsförbrukningen med 10 %. Det är viktigt att alla som arbetar i projektet har en klar och samstämmig bild av målet. Därför ska projektmålet vara så konkret som möjligt. Beskriv detaljerat och mätbart vad som bör uppnås. Målen ska alltid vara SMARTa, det vill säga:

11 (36) Specificerade Mätbara Accepterade Realistiska Tidsatta 3.3 Delmål Om projektets mål kan delas upp i delmål, så anger man de olika delmålen här. Glöm inte att delmålen också ska vara SMARTa. 4 ORGANISATION 4.1 Styrgrupp Om styrgrupp utses, vilka ingår då? Kommer styrgruppen att ta över beställarens ansvar och befogenheter enligt Järfälla kommuns projektmodell eller finns det några inskränkningar? Viktigt är att här påpeka att styrgruppen inte bara har en kontrollerande funktion, utan lika mycket en hjälpande funktion att lotsa projektet till en så snabb och effektiv lösning som möjligt. 4.2 Projektledare Vem? Vilket ansvar och vilka befogenheter tilldelas projektledaren? 5 FÖRUTSÄTTNINGAR 5.1 Prioriteringar Hur ska projektet prioriteras i förhållande till andra uppdrag/arbetsuppgifter som ska utföras under samma arbetsperiod? 5.2 Avgränsningar Vilka avgränsningar finns? Vilka områden ska inte behandlas i projektet? 5.3 Kopplingar till andra projekt och verksamheter Finns det andra projekt eller verksamheter som projektet bör samarbeta med? Finns det andra utredningar som projektet bör ta del av/invänta? Vilka är berörda av projektet? Vilka intressegrupper ska projektet samverka med? 6 RESURSER Här är det inte meningen att beställaren ska göra någon detaljerad budget utan bara ge riktlinjer, ungefär vilka resurser projektet har att tillgå. Detta ger också en fingervisning om ambitionen i projektet. Den slutliga budgeten för projektet, tas när projektplanen beslutas.

12 (36) 6.1 Personella resurser Vilka kompetenser behövs i projektet? Vilka verksamheter bör vara representerade? Hur många arbetstimmar (grovt sett) beräknas läggas ned på projektet? Intern arbetskraft/extern arbetskraft? Här tar vi också upp övriga krav vi har på deltagande i projektet, t ex referensgrupper, sakkunniga eller andras deltagare som ej kommer att ingå i projektgruppen. 6.2 Projektbudget Uppskatta totalkostnaden för projektet, allt som kommer att ingå i projektledarens uppdrag för att nå projektmålen. 7 TIDPLAN När ska projektet starta? När ska projektet vara klart? Finns det några speciella avstämningspunkter som projektet måste ta hänsyn till? Den slutliga tidplanen tas tillsammans med projektplanen. Finns det ett slutdatum som man vet redan idag som absolut måste hållas, ska detta framgå tydligt. 8 RAPPORTERINGSRUTINER Hur ska rapportering ske och till vem, samt hur omfattande ska den vara skriftlig rapport eller muntlig presentation? 9 BESLUTSANSVARIGA Om det finns olika beslutspunkter under projektets gång, vilka beslutar i så fall vad i projektet? Beställare, styrgrupp, nämnd/styrelse, andra befattningshavare? 10 ÖVERLÄMNING VID PROJEKTSLUT Vem är mottagare av det avslutade projektet? Vad ska levereras till mottagaren? Hur ska överlämnandet ske? OBS. Var noga med att Projektdirektivet ska vara underskrivet av beställaren, annars gäller det inte! Ort datum Beställare

13 (36) Fas 2 - Projektstart Då Projektdirektivet är underskrivet ska projektledare och projektorganisation tillsättas. Projektledaren tillsätts av beställaren alternativt av styrgruppen. Bemanningen av projektgruppen görs av projektledaren i samråd med de berörda cheferna i linjeorganisationen. Samtliga projektdeltagare bör arbeta aktivt i projektet. Projektstarten är den viktigaste fasen för att få ett lyckat projekt. Det är här man planerar och organiserar allt arbete samt säkerställer att alla de resurser som behövs under projektets gång finns tillgängliga. Dokumentet Projektplan skapas, av två anledningar: Att ge beställaren/styrgruppen ett bättre beslutsunderlag om och i projektet. Nu fastställs budget och tidsramar. När projektplanen är godkänd blir det projektgruppens handlingsplan för att nå de uppsatta målen. Projektplanen ska betraktas som ett kontrakt mellan beställaren och projektledaren. Som sagt, projektstarten är den viktigaste fasen för ett lyckat projekt. Ändå är det här vi brukar slarva allra mest. Vi har ofta alldeles för bråttom att komma igång. Försök istället att se planeringen som början på arbetet. En bra tumregel är att planeringsarbetet bör ta minst 10 % av projekttiden. Kan man inte i starten av projektet överblicka hela projektet, så planera in en ny planeringstid när det behövs. Meningen med planeringen är att ni ska behöva stöta på så få överraskningar som möjligt under själva genomförandet. Innan ni börjar planera i projektgruppen måste ni vara helt överens om målet för projektet. Ett vanligt fel i projekt är att projektmedlemmar har olika syn eller ambition med projektet, vilket ofta leder till en splittrad grupp och ett misslyckat resultat. Säkerställ alltid att ni i projektgruppen har samma syn på vad projektet ska uppnå. Se projektplanen som en sammanfattning av er planering i projektgruppen. För att ha full kontroll på projektet, behöver ni göra en mycket mer detaljerad planering än ni redovisar i projektplanen. Projektplanen används för att kommunicera med beställare/styrgrupp samt övriga intressenter i kommunen. Projektplan ska skapas enligt dokumentmall Projektplan och ska innehålla all nödvändig information som behövs för att beställaren/styrgruppen ska kunna hjälpa till och styra projektet. Nedan följer projektplanens rubriker med anvisningar och hjälp hur du kan använda mallen.

14 (36) Projektplan beskrivning av mall 1 BASFAKTA 1.1 Projektets start- och slutdatum Projektavslut menas här när projektets resultat ska vara färdigt. Tänk på att efter detta har projektgruppen fas 4 Projektavslut, att göra. Projektstart: Projektavslut: 200x-xx-xx 200x-xx-xx 1.2 Godkännande Härmed godkänns innehållet i projektplanen: Genomförandefasen kan ej startas om beställaren/styrgruppen inte har godkänt projektplanen. Beställare/styrgrupp Projektledare Namn Datum Namn Datum Resurser, godkännande: Sammanställ varje linjechefs medarbetares arbete i projektet och skriv upp de antal dagar som beräknas gå åt till projektarbetet. Denna punkt har två syften; dels att säkerställa projektets resurser, dels att ge linjechefen en chans att planera sin verksamhet, genom att få kunskap om hur mycket tid sina medarbetare ska lägga i projektarbete. Organisatorisk enhet Ansv chefs sign Antal mandagar Totalt 1.3 Information om revideringar Projektmålet, tid samt resursåtgång kan förändras under projektets gång. Det behöver inte vara negativt, förutsatt att det sker med full kontroll och alltid i dialog med styrgruppen/beställaren. Beställaren/styrgruppen fattar beslut om ändringar i projektets omfattning. Behov av och förslag till ändringar presenteras i statusrapporten. När beslut om ändring fattats som påverkar projektplanen, uppdateras denna och ny version tas fram. Godkännandet ska signeras av både beställaren/styrgruppen och projektledaren.

15 (36) I kommentarrutan är det viktigt att ni ger en kort förklaring vad som har förändrats. Version Datum Kommentar Sign Beställare Sign Proj.ledare 2 PROJEKTETS BAKGRUND, IDÉ OCH MÅL Under denna punkt är det samma text som står i projektdirektivet. Men var säker på att ni alla i projektgruppen har samma uppfattning av vad som menas. 2.1 Bakgrund Här kan du klippa och klistra in texten från projektdirektivet. 2.2 Förväntat resultat Här kan du klippa och klistra in texten från projektdirektivet. 2.3 Mål Här kan du klippa och klistra in texten från projektdirektivet. 2.4 Avgränsningar Här kan du klippa och klistra in texten från projektdirektivet. 3 PROJEKTETS OMFATTNING 3.1 Delmål och godkännande Om det anges delmål i projektdirektivet redovisas de här. Man anger även kriterier för godkännande samt vilken person som ska godkänna resultatet.

16 (36) Leverans Kriterier för leveransgodkännande Godkänns av Datum Delmål 1 Namn/roll Delmål 2 Slutleverans. Projektets beställare godkänner projektet slutleverans. Beslut om detta fattas i styrgruppen där projektets resultat redovisas. 4 ORGANISATION OCH ROLLER Ange namn på person, samt ansvar och befogenhet. Vid angivande av ansvar och befogenheter, var noga att skriva de specifika ansvar som blir tilldelade i ert projekt. Det som är skrivet i rutorna under Ansvar och Befogenheter här under är bara det allmänna ansvar som finns i projekt. Roll Namn Ansvar och befogenheter Beställare Definierar och ansvarar för projektets mål. Styrgrupp Beställare utser styrgrupp om behövligt. Säkerställer att projektet har tillräckliga resurser för att nå önskat resultat. Följer upp att projektet utvecklas enligt projektplan. Projektledare Leder projektet inom ramen för projektplanen. Ansvarar för att leda produktionen i projektet. Projektmedlemmar Producerar de resultat som leder till att projektets mål uppfylls. Referensgrupp Vara rådgivande avseende resultatets funktionella innehåll och kommande användning. Övriga interna resurser Ev. externa leverantörer t ex Tekniker, Konsulter Systemleverantörer

17 (36) 5 MILSTOLPAR OCH PROJEKTAVSLUT 5.1 Milstolpar och beslutspunkter Fastställda tillfällen då man ska rapportera till beställaren/styrgruppen. Vilket är mycket viktigt så att beställaren/styrgruppen kan följa projektets framskridande. Vid varje uppföljningsmöte mellan beställare och projektledare redovisas projektet med hjälp av STATUSRAPPORTEN. Naturligtvis behöver projektgruppen en mycket mer detaljerad lista, gärna på aktivitetsnivå för att kunna följa projektet. Men här redovisas bara rapporttillfällen till beställaren/styrgruppen. Milstolpe = tidpunkt för mätning (kontrollstation) av resultat enligt tidplan (utfall av process eller aktiviteter.) Beslutspunkt = förutbestämt tillfälle när beställaren/styrgruppen sammanträder och fattar beslut. Milstolpe/beslutspunkt Datum 5.2 Projektavslut Här anges att en slutrapport kommer att skrivas i samband med slutleverans och överlämnande. (Det innebär en tydlig markering att projektet är slut samtidigt som alla som varit med i projektet får ta del av gjorda erfarenheter.) Det är viktigt att du redan här funderar på vad slutrapporten ska innehålla och ange om det är något mer du tänker ta upp än det som finns i dispositionen av slutrapportsmallen. 6 ARBETSSÄTT OCH KOMMUNIKATION 6.1 Uppföljning Här anges hur uppföljningen under projektets gång ska organiseras; VEM ska rapportera? TILL vem? VAD som ska rapporteras, HUR rapporteringen ska ske samt NÄR rapport ska lämnas. Detta gäller både inom projektgruppen samt till eventuell styrgrupp

18 (36) 6.2 Dokumenthantering och informationsspridning Redogör för hur dokumenthanteringen inom projektorganisationen ska ske, hur dokumenten ska hållas tillgängliga och för vilka. Redogör för hur informationsspridningen ska gå till, upprätta en kommunikationsplan. 7 MATERIAL, RESURSER OCH KOSTNADER 7.1 Projektets sammantagna budget Här för vi upp de olika utgiftsposterna. Gör gärna en detaljerad budget i projektet, men här i projektplanen redovisas bara kostnaderna i klump. Definiera kostnader som t ex material, maskiner, mjukvara, konsultarvode Redovisa projektets budget här: Kostnad Belopp, exkl. moms Kommentar Summa: 7.2 Resursplan Här redovisas den interna personalens planerade arbetstid. Utgå ifrån de aktivitetslistor som ni gjorde under planeringen och sammanställ de här. Detta är viktigt för alla partner. För den enskilda medarbetaren, som ska veta hur mycket tid han/hon har lovat projektet. För linjeorganisationen, som behöver veta hur mycket de enskilda medarbetarna är upptagna i projektet. För beställaren/styrgruppen, som ska veta hur mycket resurser som behövs knytas till projektet. Antal dagar Resurs/person Mån1 Mån2 Mån3 Mån4 Mån5 Mån6 Mån7 Mån8 Mån9 Etc 8 KRITISKA FAKTORER, RISKER När all planering är klar, ska ni göra en riskanalys över olika typer av problem som kan uppstå och medföra att projektplanen inte uppnås. Hur mycket vi än planerar så kan saker hända som inte kommer med i planeringen. T ex försenade leveranser,

19 (36) sjukdom, resursbrist mm. Här beskriver du dem och vilka konsekvenser de får för projektet. Ser ni också åtgärder som ni kan vidtaga om dessa problem uppstår, så skriv ner dessa. Efter riskbedömningen skriv in de allra viktigaste riskerna här: Risk Effekt Åtgärd

20 (36) Fas 3 - Genomförande När beställaren/styrgruppen har godkänt projektplanen utförs arbetet av projektgruppen under ledning av projektledaren. I denna fas sker alltså det konkreta arbetet. Viktigt är att ha en kontinuerlig uppföljning, så att minsta avvikelse från projektplanen upptäcks i god tid. I de flesta fall kan man korrigera detta inom projektgruppen, men går man utanför de ramar som projektplanen innehåller måste man omedelbart kontakta beställaren/styrgruppen. Vid denna rapportering bör man ha klara förslag på hur man kan åtgärda problemen, så beställaren/styrgruppen kan ta ställning för ett snabbt beslut. Blir det större förändringar, så glöm inte att ändra i projektplanen. Genomförandefasen avslutas med ett godkännande av uppnått projektmål eller beslut om nedläggande av projektet. Projektet kommunicerar med hjälp av statusrapporter, med lämplig frekvens enligt dokumentmallen Statusrapport. Nedan följer statusrapportens rubriker med anvisningar och hjälp hur du kan använda mallen.

21 (36) Statusrapport nr xx - beskrivning av mall 1 RESULTAT SEDAN FÖREGÅENDE STATUSRAPPORT (START), MED REF. TILL PROJEKTMÅLET En kortfattad lägesbeskrivning om projektets status i förhållande till projektplanen. Några positiva effekter? Har vi stött på några problem? Hur löste vi dem? 1.1 Delmål 1 En kortfattad målbeskrivning, kopiera gärna från projektplanen. Resultat: Om delmål ska vara klart vid detta rapporteringstillfälle, ge en kortfattad information om uppnådda resultat eller orsak till varför resultat inte uppnåtts. 1.2 Delmål 2 En kortfattad målbeskrivning, kopiera gärna från projektplanen. Resultat: Om delmål ska vara klart vid detta rapporteringstillfälle, ge en kortfattad information om uppnådda resultat eller orsak till varför resultat inte uppnåtts. 2 IDENTIFIERADE, POTENTIELLA HINDER OCH HOT FÖR PROJEK- TETS GENOMFÖRANDE I projektplanen gjorde ni en riskanalys över hot mot projektet. Men ju mer och längre man arbetar i ett projekt, desto mer upptäcker man. Tänk igenom och lista de problem (hinder) som ni upptäckt och de som skulle kunna inträffa, som utgör hinder för att klara projektet enligt projektplanen. T ex hinder och händelser som kan påverka tid- och budgetramarna, men också mål/kvalitet som är minst lika viktigt. 3 ÅTGÄRDER FÖR ATT ELIMINERA HINDER OCH HOT ENLIGT PUNKT 2 Ange vad projektet, inom sina godkända ramar, kan göra för att förhindra att de identifierade och potentiella hoten mot projektet uppstår. 4 ANVÄND TID OCH RESURS I FÖRHÅLLANDE TILL PROJEKTPLA- NEN Uppskatta och ange använd tid och kostnad i förhållande till vad som överenskommits i projektplanen. 5 ÅTGÄRDER AV BESTÄLLAREN OCH EV. STYRGRUPPEN Om projektets mål, inriktning eller godkända resurser riskerar att inte mötas, ger projektledaren här konkreta förslag till åtgärder från beställaren/styrgruppen. T ex. tillstyrkande av mer resurser, godkännande av ändring av mål eller delmål.

22 (36) Även andra åtgärder som man vill ha hjälp med kan tas upp här. Glöm inte att beställaren/styrgruppen också ska vara en hjälpande hand att få projektet i mål.

23 (36) Fas 4 - Avslutning När projektets resultat är godkänt återstår utvärderingen av projektet. Detta sker på flera nivåer. Projektgruppen gör en egen intern utvärdering där projektledaren och projektmedlemmarna ger varandra feedback. Denna utvärdering ska ej dokumenteras, utan enbart fungera som ett tillfälle där man får reflektera över sitt arbete och tillförskaffa sig nya erfarenheter i projektarbete. Projektledaren skriver en slutrapport enligt dokumentmall Slutrapport. Denna rapporteras av projektledaren och styrgruppen till beställaren. Därefter beslutar beställaren om avslutat projekt. Beställaren ansvarar för utvärderingen av det förväntade resultatet av projektet. Nedan följer slutrapportens rubriker med anvisningar och hjälp hur du kan använda mallen.

24 (36) Slutrapport Beskrivning av mall 1 ALLMÄNT Klipp och klistra gärna från projektdirektivet. Bakgrund, förväntat resultat samt projektmål. 2 BESTÄLLARE OCH PROJEKTMOTTAGARE Vem var beställare, vilka är projektets mottagare? 3 PROJEKTPERIOD Den angivna i projektplanen. Startdatum: Slutdatum: 4 LEVERERAT PROJEKTRESULTAT Beskriv kortfattat det projektresultat som godkändes i genomförandefasen. Beskriv även de eventuella restuppgifter som finns kvar att utföra. 5 PROJEKTRESULTAT I FÖRHÅLLANDE TILL BESTÄLLNING Har beställningen förändrats från projektplanen version 1 Beskriv i så fall orsaken till att så har skett. Redovisa för projektresultatet i kvalitet, tid och kostnader. En kort analys varför det gick som det gick. Här är projektplanen och statusrapporterna en god hjälp. 6 PROJEKTFÖRLOPP Beskriv kortfattat arbetsgången till hur ni kom fram till slutresultatet. 7 ERFARENHETER Redovisa rekommendationer och förslag till förbättringar för arbetsformerna i kommande projekt. Om ni under projektarbetet upptäckt andra möjligheter eller uppslag till förbättringar i organisationen som inte ingått under ert arbete, skriv gärna ner dem här.

25 (36) EXEMPEL IFYLLDA DOKUMENTMALLAR På de följande sidorna följer ett antal exempel på ifyllda mallar (fingerat projekt SHP, ny projektmodell i Solhaga kommun):

26 (36) Projektdirektiv Projekt SHP Exempel 1 BESTÄLLARE Kommundirektör Agneta Andersson 2 BAKGRUND I samband med beslut om översyn av olika arbetsprocesser beslutade kommunstyrelsen att ge kommundirektören tillsammans med berörda förvaltningschefer i uppdrag att genomföra utvecklingsinsatser, så att den redovisade ansvars- och arbetsfördelningen ska fungera så väl som möjligt. Arbetsformen projekt behöver utvecklas och en gemensam projektmodell för Solhaga kommun behöver tas fram. 3 MÅL 3.1 Förväntat resultat Alla typer av projekt i kommunen ska använda samma projektmodell med gemensamma begrepp och ansvarsfördelning, genom detta får vi enklare beslutsprocesser, lägre kostnader, effektivare arbetsprocess som kan mätas och utvärderas enligt vår utvärderingsmodell. 3.2 Projektmål Minst 100 av kommunens medarbetare ska vara utbildade i vår nya projektmodell senast den 1 jan Delmål Upphandlingen av konsultföretag ska vara genomfört den 1 jan 2006 Solhaga kommuns projektmodell ska vara framtagen till den 1 april ORGANISATION 4.1 Styrgrupp Ingen styrgrupp utses, projektledaren rapporterar direkt till beställaren. 4.2 Projektledare Utvecklingsledare Stina Stensson. 5 FÖRUTSÄTTNINGAR 5.1 Prioriteringar Projektet är kommunöverskridande och projektverksamheten prioriteras för samtliga projektgruppsmedlemmar.

27 (36) 5.2 Avgränsningar Arbetet ska inte behandla andra arbetsformer än projekt. Den utvärderingsmodell som vi ska använda för att utvärdera vårt arbete bearbetas i annat projekt. 5.3 Kopplingar till andra projekt och verksamheter Viktigt är att projektet skapar delaktighet och sprider information om projektmodellen inom kommunens förvaltningar. Kommunens ledningsgrupp ska ha påverkningsmöjligheter angående projektmodellen, som kan tillgodoses genom t ex workshops. 6 RESURSER 6.1 Personella resurser En projektgrupp med representanter för personal-, ekonomi- samt från minst två förvaltningar. Arbetet internt beräknas till ca 600 tim. En referensgrupp med linjechefer bör skapas. Konsulter anlitas för att stödja arbetet med att ta fram och utforma projektmodellen samt för att användas vid utbildningstillfällena. 6.2 Projektbudget Ca kr är avsatta för projektets räkning exkl. internt arbete. 7 TIDPLAN Projektet startar den 1 oktober 2005 och ska vara avslutat den 1 jan Upphandlingen av konsultföretag ska vara genomfört den 1 jan 2006, Solhaga kommuns projektmodell ska vara framtagen till den 1 april RAPPORTERINGSRUTINER Projektledaren ska rapportera till beställaren minst var sjätte vecka, vilket sker med statusrapport. Beställaren rapporterar till kommunledning. 9 BESLUTSANSVARIGA Projektledaren har beslutanderätt i projektets alla delar. Undantag är fastställande av den nya projektmodellen samt upphandlingsbeslut som beställaren beslutar. 10 ÖVERLÄMNING VID PROJEKTAVSLUT Vid projektets slut ska projektmodellen samt dokumentmallar som behövs för projektarbetet, finnas på vårt intranät. Kerstin Kjellman kommer att vara ansvarig för dessa dokument. Solhaga kommun den 6 september 2005 Agneta Andersson Agneta Andersson Beställare

28 (36) Projektplan Projekt SHP Exempel 1 BASFAKTA 1.1 Projektets start- och slutdatum Projektstart: Projektavslut: Godkännande: Härmed godkänns innehållet i projektplanen: Beställare/Styrgrupp Projektledare Namn Datum Namn Datum Agneta Andersson Stina Stensson Resurser, godkännande: Jag är informerad om att jag ska avsätta resurser vid den tidpunkten och i den omfattningen som anges i denna plan. Organisatorisk HJE KOM ULS IOG enhet Ansv chefs sign EJ FH LL RK Antal mantimmar totalt 1.2 Information om revideringar Version Datum Kommentar Vers 2 Vers 3 Sign Beställare Sign Proj.ledare 2 PROJEKTETS BAKGRUND, IDÉ OCH MÅL 2.1 Bakgrund I samband med beslut om översyn av olika arbetsprocesser beslutade kommunstyrelsen att ge kommundirektören tillsammans med berörda förvaltningschefer i uppdrag att genomföra utvecklingsinsatser, så att den redovisade ansvars- och arbets-

29 (36) fördelningen ska fungera så väl som möjligt. Arbetsformen projekt behöver utvecklas och en gemensam projektmodell för Solhaga kommun behöver tas fram. 2.2 Förväntat resultat Alla typer av projekt i kommunen ska använda samma projektmodell med gemensamma begrepp och ansvarsfördelning, genom detta får vi enklare beslutsprocesser, lägre kostnader, effektivare arbetsprocess som kan mätas och utvärderas enligt vår utvärderingsmodell. 2.3 Mål Minst 100 av kommunens medarbetare ska vara utbildade i vår nya projektmodell senast den 1 jan Avgränsningar Arbetet ska inte behandla andra arbetsformer än projekt. Den utvärderingsmodell som vi ska använda för att utvärdera vårt arbete bearbetas i annat projekt. 3 PROJEKTETS OMFATTNING 3.1 Delmål och godkännande Leverans Upphandling av konsultföretag Projektmodell Projektavslut Godkänns av Kommundirektör/ beställare Kommundirektör/ beställare Kommundirektör/ beställare Datum Kriterier för levransgodkännande Upphandling gjort enligt kommunens policy En anpassad projektmodell för Solhaga kommun 100 projektutbildade medarbetare ORGANISATION OCH ROLLER Roll Namn Beställare Kommundirektör Agneta Andersson Tar beslut om upphandling samt modell Projektledare Stina Stenson Ska leda och fördela arbetet i projektgruppen samt tar övriga beslut inom ramen för budget. Projektmedlemmar Anna Andersson, Bengt Bengtsson, Elin Eliasson, Konsult Referensgrupp Hans Hellberg, Ingrid Ivarsson, Jonas Jakobsson, Medverka så att modellen anpassas till Solhaga kommuns verksamhet. Kerstin Kjellman, Övriga interna re- Att skapa mallar efter Solhaga kom-

30 (36) surser Ev. externa leverantörer, muns standard t ex: Konsult, Utbildare Planering och genomförande av utbildning 5 MILSTOLPAR OCH PROJEKTAVSLUT 5.1 Milstolpar och beslutspunkter Milstolpe = tidpunkt för mätning (kontrollstation) av resultat enligt tidplan (utfall av process eller aktiviteter.) Beslutspunkt = förutbestämt tillfälle när beställaren/styrgruppen sammanträder och fattar beslut. Följande milstolpar och beslutspunkter finns i projekttidplanen: Milstolpe/beslutspunkt Datum Upphandling klar Projektmodell framtagen Projektmodell godkänd Modell förankrad personer är utbildade personer är utbildade Projektavslut Slutrapport kommer att skrivas under januari månad ARBETSSÄTT OCH KOMMUNIKATION 6.1 Uppföljning Projektgruppen genomför projektmöten varannan vecka, där uppföljning av arbetet kommer att ske. Projektledaren rapporterar till beställaren enligt fastställt schema var sjätte vecka. 6.2 Dokumenthantering och informationsspridning All projektdokumentation under projektets gång, kommer att finnas tillgänglig under F:\internt\projekt\projektmodell. Förankring av projektmodellen ut till alla medarbetare sker genom öppna seminarier under maj juni. En handbok om projektmodellen kommer att finnas tillgänglig på intranätet från den 15 maj 2006.

31 (36) 7 MATERIAL, RESURSER OCH KOSTNADER 7.1 Projektets sammantagna budget Kostnad Belopp, exkl. Kommentar moms Konsulter Utbildning Kursmaterial Övrigt Ev studiebesök, internatkostnad för projektgruppen Summa: Resursplan Följande personer är bokade i projektet under perioden : Resurs/ person Antal tim Okt 05 Nov 05 Dec 05 Jan 06 Stina Stensson Anna Andersson Bengt Bengtsson Elin Eliasson Feb 06 Mar 06 Apr 06 Maj 06 Jun 06 Höst 06 8 KRITISKA FAKTORER, RISKER Risk Effekt Åtgärd Medarbetarna kommer ej att anmäla sig till utbildning Vi kommer ej att uppnå 100 utbildade Använd förvaltningscheferna, så att de beordrar utbildningen Projektmedarbetare har ej tid Projektet kommer att ta längre tid Utbildningsbudgeten kommer ej att räcka Vi kommer ej att kunna utbilda 100 personer Beställaren bestämmer.

32 (36) Statusrapport nr 4 Projekt SHP Exempel 1 RESULTAT SEDAN FÖREGÅENDE PROJEKTRAPPORT (START), MED REF. TILL PROJEKTMÅLET Projektgruppens arbete har följt projektplanen och nu är ett förslag till projektmodell framtagen. Detta förslag ska slutligen revideras under en Workshop med kommunledningen. Workshopen kommer att ske den 10 maj, vilket är ca 1 månad senare än beräknat. 1.1 Delmål 1 Upphandling av konsult och utbildningshjälp i framtagande av en projektmodell Resultat: Företaget Projektmix AB har upphandlats för hjälp till utformning av ramar för projektarbete samt utbildning i arbetsformen projekt. 1.2 Delmål 2 Projektmodell framtagen Resultat: Projektgruppens förslag ska redovisas på en workshop med kommunledningen för en slutlig revidering. Då det varit svårt att hitta datum för denna workshop blir den ej av förrän den 10 maj. Detta gör att hela projektet blir försenat. 2 IDENTIFIERADE, POTENTIELLA HINDER OCH HOT FÖR PROJEK- TETS GENOMFÖRANDE. De hot som idag har identifierats för projektet beskrivs under DELMÅL 2. 3 ÅTGÄRDER FÖR ATT ELIMINERA HINDER OCH HOT ENL. PUNKT 2. Då Workshopen inte kan bli av förrän den 10 maj så kommer vi inte att kunna genomföra de tänkta seminarierna före semestern. Detta innebär att utbildningarna kommer att starta senare än beräknat och att vi inte kommer att hinna genomföra alla de tänkta utbildningarna under hösten. Vårt förslag är att vi lägger projektutbildningar även i januari och februari Detta gör att vi kommer att hinna utbilda 100 st medarbetare. 4 TID OCH RESURS I FÖRHÅLLANDE TILL ÖVERENSKOMMEN För projektledaren har det åtgått ca 10 % mer tid hittills än det beräknade från projektplanen. Detta är kommunicerat till projektledarens linjechef och är okey om det inte blir mer. Konsultkostnaden för hjälp till framtagning av projektmodellen kommer att bli ca kr dyrare än beräknat. Då vi idag inte ser några kostnader under punkten Övriga kostnader i budgeten, så tar vi dessa till konsultkostnader.

33 (36) 5 ÅTGÄRDER AV BESTÄLLARE Att godkänna det förslag som redovisas under punkt 3 och besluta att projekttiden utökas till den 1 mars 2007.

34 (36) Slutrapport Projekt SHP Exempel 1 ALLMÄNT I samband med beslut om översyn av olika arbetsprocesser beslutade kommunstyrelsen att ge kommundirektören tillsammans med berörda förvaltningschefer i uppdrag att genomföra utvecklingsinsatser, så att den redovisade ansvars- och arbetsfördelningen ska fungera så väl som möjligt. Projektet startade för att vi behövde utveckla en gemensam projektmodell för Solhaga kommun. Alla typer av projekt i kommunen ska använda samma projektmodell. Genom detta får vi enklare beslutsprocesser, lägre kostnader, effektivare arbetsprocess som kan mätas och utvärderas enligt vår utvärderingsmodell. Projektmålet var att minst 100 av kommunens medarbetare ska vara utbildade i vår nya projektmodell senast den 1 jan BESTÄLLARE OCH PROJEKTMOTTAGARE Beställare var kommundirektör Agneta Andersson Ansvaret för att denna projektmodell används i verksamheten ligger på varje förvaltningschef. Projektmodellen samt dokumentmallar som behövs för projektarbetet, ska finnas på vårt intranät. Kerstin Kjellman är ansvarig för dessa dokument. 3 PROJEKTPERIOD Startdatum: Slutdatum: LEVERERAT PROJEKTRESULTAT Solhaga kommuns projektmodell blev godkänd av kommundirektören den 20 juni Till denna har 4 dokumentmallar, samt en handbok framställts som finns på vårt intranät. Under perioden 1 oktober 2006 till 20 februari 2007 har 109 medarbetare utbildas i arbetsformen projekt med Solhaga kommuns projektmodell som grund. Viktigt att påpeka är att en utvärdering av handboken behöver göras, om ca tre månader, när medarbetarna använt den. För att se om den kan förbättras utifrån deras erfarenhet. 5 PROJEKTRESULTAT I FÖRHÅLLANDE TILL BESTÄLLNING Projektresultatet stämmer med beställningen förutom att projekttiden blev 2 månader längre än beräknat. En av anledningarna var att inbjudan till en workshop med kommunledningen gick ut för sent så workshopen fick flyttas fram en månad. Till följd av detta hanns inte allt med som skulle ske före semestern 2006, så projektplanen fick förlängas med 2 månader.

35 (36) Budgetramarna hölls efter lite omfördelning av kostnaderna. Utbildningsadministrationen blev större än vi planerade från början, men detta klarades av p.g.a. att personalavdelningen ställde upp med en person som tog hand om detta. 6 PROJEKTFÖRLOPP Vi började med att arbetade fram en kravspecifikation på vad vi ville ha hjälp med av konsultföretaget. Upphandling skedde under dec 05. Arbetet tillsammans med konsulten började med att han presenterade en projektmodell som deras företag tagit fram och som används av flera organisationer. Vi anpassade sedan denna modell till Solhaga kommuns verksamhet. Projektgruppens förslag diskuterades under en workshop med kommunledningen och vissa små korrigeringar gjordes. Modellen antogs i juni 06. Därefter arbetades det fram mallar till de dokument som ska användas i modellen. En handbok men anvisningar hur mallarna ska användas togs också fram. Själva utbildningen i arbetsformen projekt startades i oktober 06. Det var grupper om 15 deltagare från olika förvaltningar vid varje utbildningstillfälle. Under projekttiden utbildades 109 medarbetare och en stor majoritet ser med glädje fram i mot att arbeta med Solhagas projektmodell. 7 ERFARENHETER En bra erfarenhet av vårt projektarbete var att vi startade projektet med en mycket grundlig planering. Detta gjorde att vi kunde boka vår arbetstid som skulle gå åt i projektet och få det accepterat av linjeorganisationen. En lärdom att ta med sig till andra projekt som innehåller utbildningar är att själva administrationen runt dessa tar mycket tid. Detta hade vi inte räknat med. En diskussion som förts under tiden är hur tar vi hand om de som kommer att verka som projektledare i vår kommun. Vi tror att en nätverksgrupp bör bildas där projektledarna kan ta hjälp av varandra och samtidigt utveckla både sig själva och kommunens projektarbete.

36 (36) ORDLISTA Aktivitetslista Beställare Förväntat resultat Milstolpe Lista över alla aktiviteter i en milstolpe, med utsedd ansvarig samt beräknad tidsåtgång. Den som beslutar om projektstart och har befogenheter att besluta om projektets mål och resurstilldelning. Vilket resultat i verksamheten som på sikt ska uppnås med hjälp av det som projektet åstadkommer. Avstämningspunkter då vissa angivna aktiviteter ska vara avslutade. Fungerar som kontrollstationer för projektet. Projekt Är en avgränsad uppgift med väldefinierat mål utanför ordinarie linjeorganisation. Är avgränsad i tid, med ett tydligt start- och slutdatum. Har en egen tilldelad budget Projektdirektiv Projektledare Projektmedlem Projektmål Det dokument som fungerar som en projektbeställning. Ska vara underskrivet av beställaren. Utses av beställare. Ansvarar för att projektet genomförs enligt projektplanen och enligt beställarens/styrgruppens anvisningar. Ingår som arbetsresurs i projektgruppen. Är ansvarig för att utföra de delar av arbetet som han/hon tilldelas utifrån projektplanen. Bestämmer vad projektet ska åstadkomma. Projektmålen ska vara SMARTa, det vill säga: Specificerade Mätbara Accepterade Realistiska Tidsatta

37 (36) Projektplan Referensgrupp Riskanalys Slutrapport Statusrapport Styrgrupp Dokument som skapas av projektgruppen under planeringsfasen. Dokumentet ska godkännas av beställare / styrgrupp innan projektarbetet kan påbörjas. En grupp som fungerar som bollplank till projektgruppen. Denna grupp utför inget projektarbete. Ett projekt kan ha flera referensgrupper. Ett verktyg som används för att se och försöka hindra problem under projektarbetet. Dokument som projektledaren skriver efter uppnått projektresultat. Dokument, som projektledaren använder sig av vid rapportering under projektarbetet. Utses av beställare. Övertar beställarens ansvar under projektarbetet.