Region Skåne. Uppföljningsgranskning av bolagsstyrning. November 2008

Transkript

1 Region Skåne Uppföljningsgranskning av bolagsstyrning. November 2008

2 Innehåll Innehåll 1. Sammanfattning Medverkande Inledning Granskningsansats, urval och avgränsningar Grundläggande granskningsansats Urval av aktiebolag Urval av intervjupersoner Vald tidsperiod Bolagspolicy Sammanfattning av väsentliga punkter Kommentarer Malmö Opera och Musikteater AB Verksamhet Organisation Förändring av ägarstyrningen sedan hösten Uppfattning angående förändringarna av ägarstyrningen Bedömning av förändringarna av ägarstyrningen Slutsats angående Malmö Opera och Musikteater AB Skånes Dansteater AB Verksamhet Organisation Förändring av ägarstyrningen sedan hösten Uppfattning om förändringarna av ägarstyrningen Bedömning av förändringarna av ägarstyrningen Slutsats angående Skånes Dansteater AB SkåNet AB Verksamhet Organisation Förändring av ägarstyrningen sedan hösten Uppfattning av förändringarna av ägarstyrningen Bedömning av förändringarna av ägarstyrningen Slutsats angående SkåNet AB Business Region Skåne AB Verksamhet Organisation Beskrivning av ägarstyrningen Sammanfattning av styrdokument BRS Styrdokument... 15

3 8.4.2 Dotterbolagens styrdokument Implementering av styrdokumenten Bedömning av styrdokumenten Bolagsordning Ägardirektiv och uppdragsöverenskommelse Styrelsens arbetsordning Organisationsschema Vd-instruktion och attestreglemente Sammanfattning av bedömning av styrdokumenten Uppfattning om ägarstyrningen Förbättringar av ägarstyrningen Avvikelser från ägarstyrningen Engagemang i styrelsearbetet Måluppfyllelse Slutsats angående Business Region Skåne Jämförelse Sammanfattning av iakttagelser Slutsats... 21

4 1. Sammanfattning Region Skåne har under 2008 antagit en bolagspolicy och därmed åtgärdat bristen som identifierades 2007 avseende avsaknaden av en gemensam ägarstyrningspolicy. Vid vår granskning 2007 konstaterade vi att ägardirektiven för Malmö Opera och Musikteater AB respektive Skånes Dansteater AB var otydliga. Dessutom konstaterade vi att SkåNet inte hade några formella ägardirektiv. Inget av dessa bolag har sedan granskningen 2007 erhållit något nytt ägardirektiv varför bristerna bedöms kvarstå. Samtliga bolag anser att de har en bra kontakt med ägarna, vilket inte var fallet vid granskningen Vår slutsats är således att feedbacken från ägarna till bolagen förbättrats. Inget av de bolag som ingick i granskningen 2007 har erhållit en ny bolagsordning varför det fortfarande inte framgår i Malmö Opera och Musikteater AB:s respektive Skånes Dansteater AB:s bolagsordning att de inte har vinstsyfte. Styrdokumenten som upprättats för Business Region Skåne och dess dotterbolag bedöms vara ändamålsenliga och möjliggöra god ägarstyrning. 1.2 Medverkande Johan Rasmusson (Auktoriserad revisor, certifierad kommunal yrkesrevisor) Jesper Flemme (Revisor) Caroline Njie Dixon (Revisor) Deloitte Region Skåne 1

5 2. Inledning Region Skånes revisorer har i planen för 2007 slagit fast att en granskning ska genomföras av hur Regionens bolag följer ägardirektiv och andra relevanta styrdokument från Region Skåne. Deloitte genomförde denna granskning och avgav en rapport i oktober 2007 vilken kom till följande slutsatser: Bolagen behöver en gemensam ägarstyrningspolicy. Ägardirektiven behöver ses över och förtydligas. Ägarna måste ge bättre feedback på bolagens verksamhet. Om bolagen inte har vinstsyfte ska detta anges i bolagsordningen. Region Skåne måste bli en mer aktiv ägare och förbättra sin uppföljning av hur olika policyer tillämpas i bolagen. Det nya uppdraget har som primärt syfte att följa upp de åtgärder som vidtagits efter den ursprungliga rapporten. Deloitte Region Skåne 2

6 3. Granskningsansats, urval och avgränsningar 3.1 Grundläggande granskningsansats Uppföljningsgranskningen av ägarstyrningen inom Region Skåne är uppdelad i tre steg. I ett första steg har en kartläggning gjorts av de förändringar som skett av ägarstyrningen avseende de bolag som ingick i granskningen som utfördes under hösten I steg två har ägarstyrningen av bolagen inom Region Skånes nya marknadskoncern Business Region Skåne AB kartlagts enligt samma modell som användes för bolagen i den ursprungliga undersökningen under hösten I det tredje och avslutande steget har ägarstyrningen i de nya bolagen analyserats dels utifrån de teorier som användes i den ursprungliga granskningen, dels utifrån de svar som erhållits från intervjuade personer. Även de förändringar som gjorts av ägarstyrningen i de ursprungliga bolagen har analyserats i avsikt att värdera huruvida dessa är relevanta och tillräckliga. 3.2 Urval av aktiebolag Bolag som omfattas av granskningen och som ingick i den ursprungliga granskningen: Malmö Opera och Musikteater AB Skånes Dansteater AB SkåNet AB Nya bolag som omfattas av granskningen: Business Region Skåne AB Invest in Skåne AB Event in Skåne AB Tourism in Skåne AB 3.3 Urval av intervjupersoner För de bolag som ingick i den ursprungliga granskningen har vi valt att intervjua respektive bolags vd samt styrelseordförande som företrädare för styrelsen. Det är vd och styrelse som har det formella ansvaret för styrningen i bolaget. Styrelsen ska se till att bolagets organisation är utformad så att bokföringen, medelsförvaltningen och bolagets ekonomiska förhållanden i övrigt kontrolleras Deloitte Region Skåne 3

7 på ett betryggande sätt. Den verkställande direktören ska sköta den löpande förvaltningen enligt styrelsens riktlinjer och anvisningar. För det nya bolaget har vi endast intervjuat vd då verksamheten är nystartad. 3.4 Vald tidsperiod Av naturliga skäl är det tidsperioden från den ursprungliga granskningen till dags dato som är granskad avseende förändringar i ägarstyrningen för de ursprungliga bolagen. Eftersom de nya bolagen är nystartade har granskning av ägarstyrningen av dessa skett sedan deras bildande. Deloitte Region Skåne 4

8 4. Bolagspolicy Region Skåne antog en bolagspolicy, något som tidigare saknats. Syftet med policyn är att den ska bidra till styrningen av hel- och delägda bolag så att deras verksamhet är i linje med de målsättningar som kännetecknar Region Skåne. 4.1 Sammanfattning av väsentliga punkter I bolagspolicyn fastställs regler som sammantaget ska medverka till en effektiv verksamhet. Vidare ska policyn främja en aktiv dialog mellan ägaren Region Skåne och bolagen. Bolagspolicyn är indelad i nio delar: 1. Inledning 2. Värdegrund 3. Region Skåne som ägare 4. Former för ägarstyrning 5. Bolagsstämma/årsstämma 6. Bolagsstyrelse 7. Styrprinciper avseende personal 8. Styrprinciper avseende ekonomi 9. Revision I bolagspolicyn fastslås att det enligt aktiebolagslagen åligger Region Skåne som ägare att bestämma bolagsordningens innehåll. Vidare konstateras att bolagen ska följa de ägardirektiv, som utfärdas av regionstyrelsen och antas på bolagsstämma. För att både ägare och bolag ska hålla sig väl informerade ansvarar regionstyrelsen för att ägaren/regionstyrelsen regelbundet, minst en gång årligen, träffar bolagens ledningar/styrelser. På tjänstemannasidan ska vid minst två tillfällen per år genomgångar hållas mellan företrädare för regionen och de majoritetsägda bolagens verkställande ledningar. Regelbundna träffar på såväl politisk nivå som på tjänstemannanivå anses förutom skriftlig rapportering vara ett måste vid aktiv ägarstyrning. Bolagsstämman definieras som ett forum för bolagets ägare att utöva formell ägarstyrning. Årsstämmorna ska hållas öppna för regionfullmäktiges ledamöter, allmänhet och massmedia. Styrelsen ska fortlöpande följa upp och utvärdera bolagets verksamhet mot ändamålet med verksamheten och ansvara för bolagets ekonomi. 4.2 Kommentarer Vi bedömer att bolagspolicyn är genomarbetad och ändamålsenlig. Den klargör rollerna på ett tydligt sätt. Deloitte Region Skåne 5

9 5. Malmö Opera och Musikteater AB Region Skåne äger sedan % av Malmö Opera och Musikteater AB, nedan kallat MOMT. Malmö Stad äger 10 % av aktierna. MOMT omsatte under 2007 knappt 193 Mkr och hade 316 anställda, varav 219 var tillsvidareanställda. 5.1 Verksamhet MOMT bedriver teaterverksamhet med huvudsaklig inriktning på musikteater i hela dess bredd främst genom egen ensemble samt därmed förenlig verksamhet. MOMT är en mötesplats för publik, artister och konstnärer som vill se vår tids musikdramatik utvecklas. Deras mål är att vara ett centrum för morgondagens musikteater med utveckling av högklassig musikteater för alla, såväl barn och ungdomar som vuxna. Verksamheten är synonym med mångfald, förnyelse, kvalitet, gästfrihet, öppenhet och nyfikenhet. Verksamheten strävar ständigt efter att finna och erövra ny publik. 5.2 Organisation MOMT:s ledningsfunktion består av en styrelse med sju ledamöter, inklusive ordförande Douglas Roth. Operativt leds bolaget av vd Göran K Johansson och en konstnärlig ledare, Lars Tibell. Bolaget har en administrativ funktion med en ekonomichef samt åtta olika huvudfunktioner. Huvudfunktionerna är Affärsrelationer, Operaverkstan, Produktion, Teknik, Marknad, Arrangemang, Orkester och Vokal. 5.3 Förändring av ägarstyrningen sedan hösten 2007 Ordföranden och vd är överens om att ägarstyrningen har förändrats sedan hösten De tre tydligaste förändringarna är den gemensamma bolagsstämmodag som hölls under våren 2008, Region Skånes nya bolagspolicy som antogs under sommaren 2008 samt att finansdirektör Sven Carlsson numera är ansvarig för kontakten mellan Region Skåne och de aktiebolag som ägs av Region Skåne. Ordföranden menar att den största skillnaden mot föregående år är att finansdirektören har mer tid till kontakt med bolagen. Såväl ordföranden som vd anser att den i somras antagna bolagspolicyn haft mycket liten effekt i Deloitte Region Skåne 6

10 praktiken. Policyn har i princip endast i skrift tydliggjort den praxis som redan fanns. Styrelsen har endast haft ett formellt möte med Regionstyrelsen vilket kom till på begäran av bolaget. På mötet behandlades MOMT:s behov av tillskott på grund av ekonomiska problem. Ordföranden menar dock att han har löpande kontakt med Regionstyrelsens ordförande Jerker Swanstein. Bolaget har inte erhållit något nytt ägardirektiv även om ordföranden menar att bolaget delvis fått ett nytt direktiv eftersom MOMT fått tillstånd att genomföra den planerade turnéverksamheten trots att detta innebar ett budgeterat underskott med två miljoner kronor. Inte heller har någon ny bolagsordning erhållits. 5.4 Uppfattning angående förändringarna av ägarstyrningen Såväl ordföranden som vd är positiva till de förändringar som ägt rum sedan hösten 2007, även om de inte anser att de varit så stora. Bolagspolicyn har enligt vd inneburit ett förtydligande i skrift som är bra inte huvudsakligen för MOMT, vars ledning består av få personer som dagligen lever med verksamheten, utan för ägarna. Han ser mycket positivt på att ägarna bestämt sig för hur kontakt med och uppföljning av respektive aktiebolag ska ske. Ordföranden är mycket positiv till att Finansdirektörens utrymme för kontakt med MOMT blivit större. Han menar att det inte bara är så att ägarna ska följa upp bolaget utan att bolaget också har ett behov av att informera ägarna och att kunna ställa frågor. 5.5 Bedömning av förändringarna av ägarstyrningen Vår bedömning av de tre förändringarna som MOMT:s ledning beskriver ovan är att samtliga är positiva. Den gemensamma bolagsstämmodagen har i sig inget med en aktiv ägarstyrning att göra men skapar ett ökat fokus på bolagen. Bolagspolicyn tydliggör för såväl ägare som bolag vilket ansvar respektive sida har. Det är viktigt att detta finns förtydligat i skrift. MOMT bedömer att Finansdirektören har större utrymme för kontakt med dem. Ökad kontakt mellan ägare och bolag skapar, precis som ordföranden säger ovan, större utrymme för feedback från ägarnas sida och större möjlighet för bolaget att ställa frågor vilket är positivt. 5.6 Slutsats angående Malmö Opera och Musikteater AB Vid vår granskning under hösten 2007 identifierades tre huvudsakliga brister i ägarstyrningen av MOMT: Deloitte Region Skåne 7

11 1. Ägardirektiven var oprecisa och angav få mål möjliga att följa upp samt att det enligt Bolagsordningen borde framgå att bolaget har ett annat syfte än att ge vinst till fördelning mellan aktieägarna. Dessa brister kvarstår enligt vår bedömning eftersom MOMT inte erhållit något nytt ägardirektiv eller någon ny bolagsordning. 2. Ordföranden uppfattade att bolaget missgynnades på tre plan nämligen genom att a. staten har satsat extra medel på opera men pengarna stannar inom Region Skåne, b. kulturanslagen i Sverige generellt har ökats med 2 % medan Kulturpåsen inom Region Skåne ökats med 1 % och c. kulturnämnden fick ingen uppräkning alls av anslagen för Vi konstaterade då att Region Skåne som en aktiv ägare borde harmonisera målen mellan sig och Kulturnämnden. Huruvida detta har skett har vi inte kunnat avgöra, dock är Region Skånes nya bolagspolicy som delvis sätter press på ägarrepresentanter att genomföra formaliserade möten, på såväl politisk som tjänstemannanivå, ett steg i rätt riktning. 3. För det tredje konstaterade vi att feedbacken till bolaget var bristfällig. MOMT:s ordförande och vd anser att de löpande får feedback från ägarna, dock har endast ett formellt möte hållits med dessa. Mötet var i enlighet med bolagsordningen, enligt vilken bolaget ska inhämta ställningstagande från ägarna innan beslut av principiell beskaffenhet fattas, och inte till följd av aktivare ägarstyrning från ägarnas sida. Deloitte Region Skåne 8

12 6. Skånes Dansteater AB Skånes Dansteater AB, nedan kallat SDT, ägs sedan till 90 % av Region Skåne och till 10 % av Malmö Stad. SDT omsatte under 2007 drygt 30 mkr och hade 34 anställda, varav 19 tillsvidareanställda. 6.1 Verksamhet SDT:s uppdrag är att producera modern dans genom egen ensemble bestående av 14 anställda dansare. SDT är en av Skandinaviens främsta producenter av modern dans. Hög konstnärlig kvalitet och kreativt nyskapande är självklara målsättningar för verksamheten. Produktionerna rör sig inom ett brett spektrum från stora scenproduktioner till mindre uppsättningar. Verksamheten bedrivs lokalt via scenerna Båghallarna i Västra Hamnen och Storan på Malmö Opera och Musikteater samt med turnéverksamhet regionalt, nationellt och internationellt. 6.2 Organisation Bolagets styrelse består av sju ledamöter inklusive ordföranden Anna Kerstin Larsson. Operativt leds bolaget av en vd och tillika konstnärlig ledare i form av Åsa Söderberg. Bolaget har två administrativa tjänster - en ekonomichef och en sekreterare. Övriga funktioner är Planering, Marknad, Danskompani och Teknik. 6.3 Förändring av ägarstyrningen sedan hösten 2007 SDT:s vd nämner som en förändring den bolagspolicy som Region Skåne antagit. Hennes bedömning är att den kommer att ha inverkan på ägarstyrningen av bolaget men menar att den funnits för kort tid för att ha haft någon konkret effekt ännu. Ordföranden menar att en tydlig förändring är den bolagsdag som Region Skåne höll för första gången under våren 2008 efter inspiration från Västra Götaland. Ordföranden och vd är dock överens om att den största förändringen sedan hösten 2007 är att mötesrutinerna och därmed rutinen för uppföljning och feedback formaliserats. Numera träffar SDT:s tjänstemannaledning Region Skånes bolagsansvarige, finansdirektör Sven Carlsson, två gånger per år och SDT:s styrelse har möte med regionstyrelsens ordförande, Jerker Swanstein, två Deloitte Region Skåne 9

13 gånger per år. Vid dessa möten har bolaget möjlighet att beskriva verksamheten och ställa frågor. Vd menar att i övrigt har bolaget en tät kontakt med såväl Kultur Skåne som med lekmannarevisorerna. Bolaget har inte fått något nytt ägardirektiv sedan vår granskning under hösten 2007 och har enligt ordföranden inte heller fått några indikationer på att något nytt ägardirektiv är på gång. Bolagets bolagsordning är också densamma som vid föregående års granskning. 6.4 Uppfattning om förändringarna av ägarstyrningen Såväl ordföranden som vd menar att förändringarna har varit till det bättre. Vd menar att strukturen för mötena med ägarna är bättre och att den ökade formaliseringen gör det enklare för bolaget att veta vad ägarna förväntar sig. Ordföranden menar att det nu är uttalat från den politiska ledningen att Finansdirektören i huvudsak ska arbeta med Region Skånes aktiebolag, vilket hon ser som mycket positivt. Tidigare hade Finansdirektören en orimlig arbetsbörda varför han enligt ordföranden tvingades prioritera bort kontakter med bolagen. Ordföranden menar också att såväl Sven Carlsson som Jerker Swanstein är mycket insatta i och intresserade av SDT:s verksamhet vilket underlättar för bolaget. 6.5 Bedömning av förändringarna av ägarstyrningen Förändringarna som SDT:s ledning beskriver ovan bedöms enligt vår mening vara positiva. Ökad struktur och bättre kontakt mellan ägare och bolag skapar bättre möjligheter för samarbete och mindre risk för missförstånd. Bolagspolicyn kan komma att bli ett viktigt dokument för att tydliggöra vilket ansvar ägare respektive bolag har. 6.6 Slutsats angående Skånes Dansteater AB Hösten 2007 konstaterade vi att den formella ägarstyrningen av SDT hade två brister. För det första borde det anges i bolagsordningen att bolaget har ett annat syfte än att ge vinst till fördelning mellan aktieägarna. För det andra var vår uppfattning att såväl ägardirektiv som uppdragsöverenskommelse var för vagt formulerade. Vare sig ägardirektiv eller bolagsordning har förändrats varför dessa två brister bedöms kvarstå. Den brist som vi dock ansåg vara störst hösten 2007 var Region Skånes förmåga att vara aktiva ägare. Denna brist delades då av bolagets vd, vilket hon formulerade som följer: Idag finns inget regelbundet forum eller former för regelbunden kontakt mellan bolaget och ägarna på tjänstemannanivå. Deloitte Region Skåne 10

14 Region Skåne har sedan dess formaliserat rutinen för kontakter med SDT via regelbundna möten såväl på politisk som på tjänstemannanivå. Såväl bolagets vd som ordförande är mycket nöjda med den nya formaliserade mötesstrukturen och beskriver Region Skånes ägarrepresentanter som mycket insatta och intresserade varför vår bedömning är att Region Skåne till stor del åtgärdat denna brist. Deloitte Region Skåne 11

15 7. SkåNet AB SkåNet AB, nedan kallat SkåNet, bildades år 2003 och ägs till 62,5 % av Region Skåne och till 37,5 % av Kommunförbundet Skåne. Utöver bolagets ägare har SkåNet ett samarbete med Tele2 och Eon. Under 2007 uppgick bolagets nettoomsättning till 6,3 mkr och det fanns inga anställda. Verksamheten bedrivs i stället med inhyrd personal med specialistkompetens. 7.1 Verksamhet SkåNet har till uppgift att koordinera, realisera och övervaka utbyggnad av konkurrensneutral digital infrastruktur. Verksamhetens mål var att ITinfrastrukturen skulle nå ut till alla Skånes orter med över 200 invånare, vilket bolaget har uppnått under Det digitala nätverket ska främja långsiktigt samarbete och engagemang mellan de olika parterna samt agera för ett attraktivare Skåne. SkåNet ska agera för att främja tillväxt i investeringar, arbetskraft och boende. 7.2 Organisation Bolagets ledning består av en styrelse med åtta ledamöter, inklusive ordföranden Ingemar Jeppsson. Vd för bolaget är Christer Lannestam. 7.3 Förändring av ägarstyrningen sedan hösten 2007 Vid våra intervjuer med vd och ordföranden har det framkommit att det i dagsläget är för tidigt att uttala sig om förändringar av ägarstyrningen sedan fjolårets utförda granskning. För närvarande fortgår en diskussion avseende bolagets fortsatta verksamhet. I och med att bolagets framtida verksamhet inte fastställts, har det inte varit aktuellt för Region Skåne att ta fram skriftliga ägardirektiv. Ordföranden och vd framhåller att Region Skåne under våren 2008 antagit en ny bolagspolicy. Enligt ordföranden är det dock för tidigt att uttala sig om dess inverkan på bolaget. Vd anser att den nya bolagspolicyn inte haft någon direkt påverkan på verksamheten då bolaget arbetat utifrån policyns principer sedan tidigare. Vad beträffar ägarnas uppföljning av bolaget, menar ordföranden att det i dagsläget inte finns någonting att följa upp eftersom bolagets verksamhet för närvarande diskuteras. Vd påtalar dock att det genom bolagets diskussion med ägarna sker en uppföljning av verksamheten. Deloitte Region Skåne 12

16 7.4 Uppfattning av förändringarna av ägarstyrningen Även om både ordföranden och vd menar att det i dagsläget är för tidigt att analysera förändringar av ägarstyrningen sedan 2007 är deras uppfattning att bolaget sedan tidigare haft en god ägarstyrning. I föregående års granskning framgick det att ordföranden efterlyste nya ägardirektiv, vilket han nu anser är på god väg. Både ordföranden och vd är överens om att diskussionen kring bolagets framtid påvisar ett positivt engagemang från ägarnas sida och tror att denna kommer att leda till tydligare målsättning och inriktning för bolaget. 7.5 Bedömning av förändringarna av ägarstyrningen På grund av ovanstående kan ingen bedömning av förändringarna sedan 2007 göras. Vår bedömning är dock att diskussionerna avseende bolagets framtid i sig visar på ett aktivt engagemang från ägarnas sida. 7.6 Slutsats angående SkåNet AB Tidigare utförd granskning av bolagsstyrningen påvisade en brist i att bolaget inte hade tydligt nedskrivna ägardirektiv och att hänvisning bara gjordes till bolagsordningen. Det noterades också att bolaget efterlyste mer frekventa diskussioner med ägarna. SkåNet har inte erhållit några skriftliga ägardirektiv sedan hösten 2007 varför bristen bedöms kvarstå. Dock pågår för närvarande en diskussion kring bolagets framtida verksamhet vilket troligen kommer att resultera i skriftliga ägardirektiv. Såväl vd som ordföranden är positiva till de diskussioner som för närvarande förs varför vår bedömning är att den brist som identifierades 2007 avseende för dålig kommunikation mellan ägare och bolag åtgärdats. Deloitte Region Skåne 13

17 8. Business Region Skåne AB Business Region Skåne AB, nedan kallat BRS, bildades år BRS ägs till 85 % av Region Skåne och till 15 % av Kommunförbundet Skåne. Moderbolaget Business Region Skåne AB har tre dotterbolag - Tourism in Skåne AB, Event in Skåne AB och Invest in Skåne AB. BRS hade under 2007 ingen omsättning då bolaget inte startade sin verksamhet förrän i början av Rekrytering av personal till samtliga bolag pågår fortfarande. Vd för samtliga bolag tillsattes i september Verksamhet BRS med de tre dotterbolagen har till uppgift att främja investeringar, export, turism och evenemang i Skåne och ska fungera som en attraktiv plattform för delaktighet, engagemang och investeringar i Skåne. Bolagen ska gemensamt utveckla, samordna och förbättra marknadsföringen av Skåne samt ta ett aktivt ansvar för marknadsföringen av Öresundsregionen tillsammans med andra parter på båda sidor av sundet. De enskilda bolagen har följande uppgifter: Tourism in Skåne AB har till uppgift att främja besöksnäringen i Skåne på geografiskt utvalda marknader och målgrupper. Bolaget ska också verka för uppbyggnad av nätverk både nationellt och internationellt, marknadsföra Skåne i samverkan med de lokala turistorganisationerna samt marknadsföra Öresundsregionen. Invest in Skåne AB ska verka för ökad export från skånska företag samt främja utländska direktinvesteringar i Skåne främst inom Life Science, Food, ICT och Clean Tech. Det ska också fortsatt stödja samarbetet med Exportrådet samt Invest in Sweden Agency och gemensamt bearbeta främst marknader inom Kina, Indien, Japan och Nordamerika. Event in Skåne AB ska genom olika marknadsinsatser och kontaktförmedling, både nationellt och internationellt, verka för att större evenemang och kongresser etc. ska förläggas till Skåne. 8.2 Organisation Som nämnts ovan består BRS av ett moderbolag och tre dotterbolag. Varje bolag har sin egen styrelse. Moderbolagets styrelseledamöter är politiker, utsedda av Region Skånes fullmäktige (3 st.) och Kommunförbundet Skåne (2 st.). Styrelsen består av ordförande, viceordförande, fem ledamöter och sju suppleanter. Ledamöternas branschkunskap har varit viktig vid tillsättningen. Deloitte Region Skåne 14

18 Styrelsen för Invest in Skåne AB består av en ordförande och fyra ledamöter. Styrelsen för Event in Skåne AB består av en ordförande och fyra ledamöter och för Tourism in Skåne AB består styrelsen av en ordförande och åtta ledamöter varav fyra stycken som utsetts av Kommunförbundet Skåne. Styrelseledamöterna i dotterbolagen är inte tillsatta på politiska meriter. BRS har som ändamål att äga och leda dotterbolagen samt samordna dessas verksamheter. BRS har även till uppgift att fastställa och följa upp övergripande mål för koncernen. Vd för koncernen och moderbolaget är Hans Henecke som även är näringslivschef i Region Skåne. Varje dotterbolag har sin egen styrelse som kommunicerar uppåt i organisationen. Som stöd för koncernen har det inrättats en kommunikationsoch en administrationsavdelning för att underlätta organisering och kommunikation i organisationen. 8.3 Beskrivning av ägarstyrningen Ägarstyrning sker genom ägardirektiv, bolagsordning, vd- och styrelseinstruktioner som är upprättade för samtliga bolag. Styrningen präglas också av en utnämnd vd för koncernen, som har till uppgift att bland annat samordna dotterbolagens aktiviteter. I dagsläget har samtliga bolag i koncernen inte upprättat attestordning. Enligt vd finns dock beslut på hur attestordningen ska upprättas. Bolaget baserar sin uppföljning och styrning på balanserat styrkort. Målet är att hålla månatliga avdelningsmöten två gånger per månad med vd-arna samt administrations- och kommunikationsavdelningen för avstämning. Styrelsemöten är tänkt att hållas fyra gånger per år, vilket enligt vd ska bidra till gemensamma värderingar och en gemensam vision inom koncernen. Styrelserna är renodlade med fackkompetens vilket, enligt vd ska motverka tröghet i arbetet. 8.4 Sammanfattning av styrdokument Som nämnts ovan innehar samtliga bolag ägardirektiv, bolagsordning, vdinstruktioner och styrelseinstruktioner och aktieägaravtal. Nedan sammanfattas styrdokumenten i korthet BRS Styrdokument Ägardirektiv antogs den 11 december I ägardirektiven beskrivs bland annat moderbolagets ändamål vilket i stort är att leda och samordna dotterbolagens verksamheter så att det övergripande målet att stärka marknadsföringen av Skåne uppnås samt att utarbeta ägardirektiv för dotterbolagen. Vidare ska bolaget medverka i olika internationella och nationella projekt som drivs av regionen och Kommunförbundet Skåne. BRS ska vid ett tillfälle före bolagsstämma informera ägarna om bolagets verksamhet och besvara frågor om densamma. Direktivet påtalar även att gällande lagar, bolagsordning, aktieägaravtal och ägardirektiv ska ligga till grund för bolagets verksamhet. Regionstyrelsen och Kommunförbundet Skåne har rätt att inom ramen för existerande ägardirektiv utfärda kompletterande direktiv för bolaget. Deloitte Region Skåne 15

19 Bolagsordningen beskriver bland annat bolagets ändamål och tidpunkt för förnyelse av styrelse. Vidare stadgas det att regionfullmäktige ska beredas tillfälle att yttra sig innan beslut av principiell beskaffenhet fattas. Aktieägaravtalet gäller från och med januari 2008 och tillsvidare. Bolagets aktiekapital ska uppgå till 1 Mkr kronor som fördelats med 850 tkr på Region Skåne och 150 tkr på Kommunförbundet Skåne. Ägarna, Region Skåne och Kommunförbundet Skåne, har till uppgift att främja och utveckla dotterbolagen samt värna om koncernens fortsatta bestånd. Arbetsordning för styrelsen antogs vid sammanträde den 7 februari Styrelsen ska hålla sammanträde minst fyra gånger under ett verksamhetsår. Styrelsen ansvarar bland annat för fastställande av arbetsordning och instruktioner till vd. Instruktioner för vd antogs den 7 februari Enligt dessa stadgas att vd ska handha den löpande förvaltningen och koordinera verksamheten i bolaget i enlighet med gällande lagstiftning, bolagsordning, styrelsens arbetsordning, samt denna instruktion och övriga riktlinjer. Vd för bolaget ska löpande hålla styrelsen informerad om utvecklingen i bolaget samt i god tid lägga fram budget för nästkommande år Dotterbolagens styrdokument Ägardirektivet för Invest in Skåne AB antogs den 6 februari Moderbolaget äger dotterbolaget till 100 %. Bolaget har till ändamål att samverka med Region Skånes kommuner, näringsliv och andra relevanta aktörer för att främja skånska företags möjligheter till internationellt handelsutbyte samt främja utländska direktinvesteringar. Bolaget ska bedriva verksamhet inom de ekonomiska ramar som fastställts av moderbolaget. Ägardirektiv för Event in Skåne AB antogs den 6 februari Event in Skåne AB ägs till 100 % av moderbolaget. Verksamhetens ändamål är att verka för att stora evenemang, kongresser och mässor förläggs till Skåne. Ägardirektivet för Tourism in Skåne AB antogs den 6 februari Bolaget har till ändamål att stärka turismen i regionen genom att vårda varumärket Skåne. Samtliga dotterbolags verksamheter och förhållande till moderbolaget regleras genom gällande lagstiftning, bolagsordningar, aktieägaravtal och gällande ägardirektiv. Samtliga dotterbolag ska bedriva verksamhet inom de ekonomiska ramar som fastställs av BRS. Som verktyg för styrning och uppföljning ska Balanserat styrkort tillämpas. Vid verksamhetsplanering och budgetarbete ska mätbara mål preciseras. Ledningsansvaret för dotterbolagen utövas genom beslut dels på BRS årsstämma om ägardirektiv, dels på egen årsstämma. Det stadgas också att dotterbolagen ska hålla moderbolaget väl informerat om sin verksamhet. I bolagsordningen för samtliga dotterbolag stadgas det bland annat att innan beslut som är av principiell beskaffenhet för bolaget fattas, ska ägarna beredas tillfälle att ta ställning i frågan. Årsstämman ska utse högst två auktoriserade revisorer för bolaget. Deloitte Region Skåne 16

20 Arbetsordning för styrelsen anger att styrelsen ska ha sammanträde minst fyra gånger årligen. Styrelsen ansvarar bland annat för fastställande av arbetsordning, vd-instruktioner och rutiner för rapportering till styrelsen. Instruktioner för vd antogs den 11 mars 2008 för samtliga dotterbolag utom för Tourism in Skåne AB där instruktionen antogs den 29 februari. För samtliga dotterbolag stadgas att vd ska handha den löpande förvaltningen och koordinera verksamheten i bolaget i enlighet med gällande lagstiftning, bolagsordning, styrelsens arbetsordning, samt denna instruktion och övriga riktlinjer. Vd för bolaget ska löpande hålla styrelsen informerad om utvecklingen i bolaget samt i god tid lägga fram budget för nästkommande år. 8.5 Implementering av styrdokumenten Vd:s uppfattning är att kvaliteten på styrdokumenten är bra och att de uppfyller de lagkrav som finns samt koncernens ambition gällande dokumentation. 8.6 Bedömning av styrdokumenten Bolagsordning Bolagsordningen uppfyller enligt vår mening de krav som ställs i aktiebolagslagen Ägardirektiv och uppdragsöverenskommelse Ägardirektiven bedöms vara tydliga och välformulerade för samtliga bolag Styrelsens arbetsordning Arbetsordning för styrelsen har antagits och bedöms vara ändamålsenlig Organisationsschema Organisationsschemat är tydligt och anger på ett bra sätt hur organisationen är uppbyggd inom BRS Vd-instruktion och attestreglemente Vd- instruktioner existerar och bedöms vara ändamålsenliga. Eftersom attestinstruktioner inte existerar i skriftlig form kan bedömning av detta dokument inte göras Sammanfattning av bedömning av styrdokumenten Vår bedömning är att samtliga ovanstående styrdokument uppfyller de krav som finns och att de utgör en stabil grund för god ägarstyrning. 8.7 Uppfattning om ägarstyrningen Vd nämner att ägarstyrningen har fungerat väl mellan BRS och ägarna. Det finns en bra dialog mellan alla parter och en tydlig väg för kommunikation. Vad beträffar feedback från ägarna anser vd att det i dagsläget är för tidigt att göra en relevant bedömning. Dock nämner vd att det ges en proaktiv feedback genom budgetarbetet. Koncernen innehar en preliminär budget ur vilken medel avropas efter hand. Detta ger ägarna en insyn i hur verksamheten bedrivs och bolaget en buffert för framtida oförutsedda kostnader. Deloitte Region Skåne 17

21 8.8 Förbättringar av ägarstyrningen Vd menar att de instrument som finns att tillgå för att driva verksamheten framåt är på plats. 8.9 Avvikelser från ägarstyrningen Samtliga bolag är nystartade varför det är för tidigt att uttala sig om avvikelser från ägarstyrningen Engagemang i styrelsearbetet Enligt vd finns det ett stort engagemang i styrelsearbetet och fokus ligger i dagsläget på budget inför Måluppfyllelse Måluppfyllelse kommer bland annat att mätas genom kvantifierbara mål såsom antal övernattningar, jämförelse av resultat och poängsättningen mot andra regioner och antal evenemang Slutsats angående Business Region Skåne Med utgångspunkt från att koncernen är nystartad tar vår bedömning endast fasta på om koncernen förfogar över väsentliga styrdokument och en god kommunikation som behövs för att upprätthålla en god ägarstyrning. Vår bedömning är att samtliga styrdokument som upprättats är tydliga samt ändamålsenliga och därmed fungerar som goda riktlinjer. Inga tecken har framkommit som tyder på att kommunikationen mellan ägarna och bolagen är dålig, detta är dock svårt att uttala sig fullt ut om eftersom verksamheterna knappt hunnit komma igång. Ägarna har enligt vår bedömning en god insyn via det budgetarbete som nu pågår. Deloitte Region Skåne 18

22 9. Jämförelse Vid jämförelse av hur de bolag som ingick i granskningen hösten 2007 uppfattar att ägarstyrningen har förändrats sedan dess kan konstateras att MOMT och SDT anser att det skett förändringar medan SkåNet anser att det är för tidigt att uttala sig om. Samtliga bolag nämner Region Skånes nya bolagspolicy som en förändring. Bolagen är också överens om att den praktiska betydelsen av bolagspolicyn varit ringa. Såväl MOMT som SkåNet anser att policyn endast är ett förtydligande i skrift av redan existerande arbetsmönster. Utöver bolagspolicyn är den enda likheten mellan alla tre bolagen att de inte erhållit några nya ägardirektiv vilket innebär att SkåNet således fortfarande är utan formellt ägardirektiv. Vidare har MOMT och SDT en liknande syn på den utveckling som skett. Båda bolagen anser att den gemensamma bolagsstämmodagen under våren 2008 är en förändring sedan hösten De båda bolagen anser också att en stor skillnad mot föregående höst är att Finansdirektören har betydligt större utrymme att agera kontaktperson mellan Region Skåne och bolagen. SDT anser som enda bolag att kontakten med ägarna och strukturen för feedback har formaliserats sedan hösten SkåNets situation är olik jämfört med MOMT:s och SDT:s. Bolaget hade vid granskningen 2007 inget formellt ägardirektiv och har inte heller erhållit något under året. Eftersom bolaget sedan granskningen fört diskussioner med ägarna rörande bolagets verksamhet, anser de inte att det är möjligt att följa upp några förändringar sedan hösten Deloitte Region Skåne 19

23 10. Sammanfattning av iakttagelser Samtliga bolag som ingick i granskningen 2007 nämner Region Skånes nya bolagspolicy som en förändring sedan föregående år. Samtliga bolag är överens om att bolagspolicyn haft liten inverkan i praktiken. Två av tre bolag som ingick i granskningen 2007 nämner bolagsstämmodagen under våren 2008 som en förändring sedan föregående år. Två av tre bolag som ingick i granskningen 2007 anser att Finansdirektören fått större möjlighet att fungera som kontaktperson mellan bolagen och Region Skåne. Ett av de bolag som ingick i granskningen 2007 anser att mötesrutinerna och formerna för feedback från ägarna blivit mer strukturerad sedan hösten Inget av de bolag som ingick i granskningen 2007 har erhållit nya ägardirektiv eller bolagsordning. De styrdokument som upprättats för BRS och dess dotterbolag bedöms vara ändamålsenliga och möjliggöra god styrning. Deloitte Region Skåne 20

24 11. Slutsats Som nämns i inledningen konstaterades i Deloittes rapport 2007 följande brister i ägarstyrningen av Region Skånes aktiebolag: Bolagen behöver en gemensam ägarstyrningspolicy. Ägardirektiven behöver ses över och förtydligas. Ägarna måste ge bättre feedback på bolagens verksamhet. Om bolagen inte har vinstsyfte ska detta anges i bolagsordningen. Region Skåne måste bli en mer aktiv ägare och förbättra sin uppföljning av hur olika policyer tillämpas i bolagen. Vid vår granskning under hösten 2008 har i huvudsak tre förändringar sedan hösten 2007 noterats: Region Skånes aktiebolag hade under våren 2008 en gemensam bolagsstämmodag. Region Skåne antog en bolagspolicy. Finansdirektören har fått större utrymme för att verka som kontaktperson mellan aktiebolagen och Region Skåne. Vår bedömning är att Region Skåne via sin bolagspolicy skapat en gemensam ägarstyrningspolicy. Vi har också kunnat konstatera att inget av de bolag som ingick i granskningen 2007 erhållit något nytt ägardirektiv varför bristen avseende otydliga ägardirektiv för MOMT och SDT samt avsaknaden av formellt ägardirektiv för SkåNet inte åtgärdats under året. Samtliga tre bolag anser att de har bra kontakt med ägarna, vilket inte var fallet förra hösten. Således är vår bedömning att ägarna åtgärdat denna brist. I bolagspolicyn anges att möten ska hållas mellan bolagens styrelse och representanter för regionstyrelsen vid minst ett tillfälle per år och mellan tjänstemän på Region Skåne och bolagens ledning minst två gånger per år. Denna formalisering av kontakt mellan bolag och ägare är också ett tecken på att ägarna insett vikten av strukturerade forum för feedback. MOMT och SDT har inte erhållit någon ny bolagsordning varför det fortfarande inte anges i denna att bolagen inte har som syfte att ge vinst till fördelning mellan aktieägarna. Avseende BRS och dess dotterbolag är det för tidigt att uttala sig om den praktiska ägarstyrningen. Vår bedömning av de styrdokument som tagits fram är att de är ändamålsenliga och skapar förutsättningar för en god ägarstyrning. Deloitte Region Skåne 21