nervice Nämnds budget

Transkript

1 nervice Nämnds budget 2014

2 Nämndbudget 2014 Nämndbudget 2014 Nämnden för Service

3 Innehållsförteckning 1 Översiktlig beskrivning av nämnden Nämndens uppdrag Verksamhetens omfattning Nämnd/styrelse Förvaltningens organisation Så här styrs kommunen Visionen visar vart vi vill Kommunens omvärldsanalys Nämndens omvärld Kommunfullmäktiges inriktningar Vår värdegrund, Bitt Valfrihet Nämndens inriktning Mål Ökat inflytande Bemötande och tillgänglighet Hälsosamt liv Trygg kommun Företagsvänlig kommun Minskad energianvändning Ekologiska livsmedel Minskade koldioxidutsläpp Attraktiv arbetsplats Andelen beställare som är mycket nöjda med den interna servicen ska öka Direktiv Direktiv från kommunfullmäktige Direktiv från nämnden Nämndens kvalitetsdeklarationer Nyckeltal/Verksamhetsmått Resursmått Prestationsmått Effektmått Personalmått Resursmått Prestationsmått Effektmått Ekonomi med kommentarer Driftbudget Investeringsbudget Intern kontroll Intern kontroll Kompetensförsörjningsplan Attrahera/rekrytera Utveckla/behålla Avsluta Analys Nämndbudget

4 16 Policys, planer och program Taxor och avgifter Nämndbudget

5 1 Översiktlig beskrivning av nämnden 1.1 Nämndens uppdrag Nämnden för Service ska, till interna beställare inom, tillhandahålla och utveckla tjänster med hög servicegrad som bidrar till måluppfyllelse för beställarna. 1.2 Verksamhetens omfattning Förvaltningen för Service har 734 medarbetare, motsvarande 653 årsarbeten och omsätter ca 771 miljoner kronor, exklusive köp inom Service. 1.3 Nämnd/styrelse Nämnden för Service består av nio ledamöter och sju ersättare. Nämndens sammanträden bereds av ett presidium bestående av ordförande och vice ordförande. Nämnden sammanträder vanligtvis tio gånger per år. 1.4 Förvaltningens organisation Organisationen är uppdelad i nio verksamhetsområden utifrån verksamhetsinnehåll. Respektive verksamhetschef har under förvaltningschefen det totala ansvaret inom den egna funktionen och ansvarar för verksamhetens resultat och kvalitet. De stora verksamhetsområdena är uppdelade i områden som utgör resultatenheter med eget ansvar för resultat och kvalitet inom det egna området. Dessutom finns gemensamma funktioner för administration och utveckling. Alla verksamheter ansvarar för att samverka i syfte att skapa de bästa lösningar utifrån beställarnas perspektiv. Förvaltningen är organiserad i följande serviceområden; Ekonomi Personal Medborgarservice Upphandling IT Administration och utveckling Fastigheter Måltider Lokalvård Administrativa serviceområden De administrativa serviceområdena erbjuder i samverkan totallösningar inom administrativ service och kompletterande stöd åt verksamhetsansvariga på olika nivåer i de beställande förvaltningarna och i viss utsträckning åt kommunala bolag och stiftelser. De administrativa serviceområdena har ca 160 årsarbetare. Nämndbudget

6 Serviceområde Ekonomi utför Löpande ekonomiadministration; redovisning, fakturahantering, internbank, bidragsadministration, systemförvaltning och support Omvärldsbevakning och riktade analyser Utvecklings- och effektiviseringsarbete Övergripande ekonomiarbete; budget, uppföljning, delårsrapporter, bokslut och årsredovisning, utbildning, utredningar, momshantering mm. Serviceområde Personal utför Rekrytering Pensionsadministration Lönebildning Arbetsrätt Kompetensutveckling Chefs- och ledarutveckling Arbetsmiljö inkl SAM och rehabilitering Statistik inkl blanketter och mallar Process- och projektledning Serviceområde Medborgarservice utför Bostadsförmedling Bostadsanpassning Konsumentverksamhet Drift av medborgarkontoret Drift av telefonväxeln och telekommunikationen internt inom kommunen Reprotjänster i form av kopiering och efterbehandling till kommunens samtliga enheter Kontorsvaktmästeri Informationsproduktion Energirådgivning Serviceområde Upphandling utför Upphandlingar enligt den av kommunfullmäktige antagna inköpsordningen Samordning av upphandlingsvolymer över förvaltningsgränserna och teckningar av kommungemensamma inköpsavtal/ramavtal Objekts- eller enskilda upphandlingar för kommunen och dess förvaltningar Stöd och service i upphandlingsärenden till kommunens alla förvaltningar, institutioner och bolag Hanterar och ger support i kommunens e-handelssystem Serviceområde IT utför Helpdeskfunktion för kommunens IT-verksamhet Drift av infrastruktur för leverans av IT-tjänster IT support Support av kommunens interna telefoni Teknisk design Bistår med teknisk kompetens gentemot kommunledning, IT-strateg samt förvaltningarna Nämndbudget

7 Administration och utveckling utför Gemensam administration och utvecklingsarbete Kundmottagning för ServiceDirekt Projektledning, stöd och kvalitetssäkring av kommuninterna projekt Stöd till förvaltningen för Services verksamheter i deras utvecklingsarbete Serviceområde Fastigheter Serviceområde Fastigheter hyr internt ut kommunägda och inhyrda fastigheter och lokaler för att tillgodose lokalbehovet för kommunens olika verksamheter. Serviceområdet svarar för planeringoch projektsamordning samt inredning vid ny- och ombyggnationer. Fastigheter handhar även hyresadministration, fastighetsdrift och skötsel, akut och planerat underhåll samt verksamhetsvaktmästeri. I mindre omfattning uthyrs även ut lägenheter och lokaler externt. Totalt förvaltas kvm egna lokaler och kvm inhyrda lokaler. Serviceområde Måltider Serviceområde Måltider producerar olika typer av måltider för verksamheterna förskola, grundskola, gymnasieskola och särskilda boenden för äldre. Frukost, lunch, mellanmål, middag, specialkoster, förpackad mat för distribution till pensionärer och förpackade livsmedel t ex för pedagogisk matlagning tillhandahålls. Personalcafeterian i stadshuset har caféutbud, enklare tillagade lunchrätter samt levererar beställningar för möten, kurser mm. Verksamheten följer gällande lagar, rekommendationer och riktlinjer (t ex svensk näringsrekommendation, livsmedelsverket, läroplanerna, arbetsmiljölagen) avseende måltidernas innehåll, tillagning, varmhållning, portionsstorlek och grundläggande värden. Det produceras ca portioner årligen, varav luncher. Serviceområde Lokalvård Serviceområde Lokalvård utför städning av lokaler för förskolor, skolor, äldreomsorg, administration och annan kommunal verksamhet. Några externa kunder finns också. Arbetet utförs huvudsakligen på dagtid och med moderna städmetoder. Följande tjänster utförs efter överenskommelse; daglig städning, storstädning, högstädning, golvvård, fönsterputs, allergistädning, byggstädning, flyttstädning. Serviceområde Lokalvård är konsulter till kommunens verksamheter i städtekniska frågor. Överenskommelser om städning är tecknade för kvm lokaler. Nämndbudget

8 2 Så här styrs kommunen I Kungsbacka har vi valt att styra våra verksamheter med en levande vision, tydliga mål, en gemensam värdegrund. Vi har en tydlig arbetsfördelning mellan politiker och tjänstemän. Det är politikerna i kommunfullmäktige och nämnder som bestämmer vad som ska göras och formulerar inriktning, mål och direktiv för arbetet, medan förvaltningarna bestämmer hur det ska göras i sina genomförandeplaner. Personalen och ekonomin är de tillgångar vi har för att nå dit vi vill och skapa ett bra resultat för kommuninvånarna. I slutändan är uppföljningen viktig för att se om vi når de resultat vi vill om vi följer det som politikerna beslutat om. Det här är Kungsbackas styrmodell Så här tar vi fram budgeten Nämndbudget

9 3 Visionen visar vart vi vill Vi har en vision om hur vi vill att det ska vara att bo och verka i Kungsbacka i framtiden. Visionen pekar ut riktningen och visar vart vi vill. Alla ledare och alla medarbetare har ett ansvar att verka för att vi gemensamt når visionen. Det är de gemensamma ansträngningarna som avgör om vi kommer dit. Kungsbacka skall utvecklas till en ekologiskt, ekonomiskt och socialt hållbar kommun Kungsbacka är en del av storstadsregionen Göteborg med dess puls, arbetsmarknad och kulturutbud, men också en del av Halland. Kommunen består även av landsbygd med dess lugnare rytm. Den unika miljön med kusten, naturen, kulturlandskapet och den vackra innerstaden, gör Kungsbacka till en attraktiv kommun att bo i. Kungsbacka skall utvecklas till en ekologiskt, ekonomiskt och socialt hållbar kommun. Detta sammantaget leder till det goda livet och gemenskap människor emellan. Kungsbacka kan ligga i spetsen och erbjuda nya möjligheter till information, insyn och demokrati Kungsbacka är bra för invånarna såväl unga som gamla. Våra skolor skall vara bland de bästa i landet vad gäller studieresultat, funktionalitet, modernitet och miljö. I den kommunala verksamheten bemöts alla invånare med uppmärksamhet och intresse. Med utbyggnaden av bredband kan Kungsbacka ligga i spetsen och erbjuda nya möjligheter till information, insyn och demokrati. Vi har nolltolerans för hårt språk, våld, kriminalitet och nonchalans Vi har nolltolerans för hårt språk, våld, kriminalitet och nonchalans oavsett om det sker i skolor, i hem, på arbetsplatser eller på gator och torg. Missbruk försöker vi stävja tidigt och ge en hjälpande hand om det trots allt går snett. Tryggheten i de sociala välfärdssystemen ska fungera och finnas till hands när vi behöver den. Kungsbacka skall bli ett starkare alternativ för företag som söker etablering i Göteborgsregionen Ett levande och livligt Kungsbacka behöver en bättre balans mellan boende och arbetstillfällen. Kungsbacka skall bli ett starkare alternativ för företag som söker etablering i Göteborgsregionen. Handelsplatsen Kungsbacka blir en del av dynamiken i det moderna Kungsbacka med fler etableringar och satsning på utbildning. Nya företag och arbetsplatser skall etableras längs såväl E6 som västkustbanan. Småindustri och hantverk skall utvecklas i kommunens olika delar. Valfrihet i bostadsutbud med fler mindre lägenheter Kungsbacka stad skall växa och bli ett mer framträdande nav i kommunen. Vi skall bygga tätare, mer stadslikt och högre än tidigare. Utvecklingen skall präglas av variation, valfrihet och verksamhet. Variation i stadsplanering med en nybyggnation som har mer djärv stil och arkitektur, valfrihet i bostadsutbud med fler mindre lägenheter... Nämndbudget

10 Ett stadsliv med rika möjligheter till möten, kulturupplevelser och restaurangbesök... verksamhet med nya arbetsplatser inom service- och tjänstesektorn samt ett stadsliv med rika möjligheter till möten, kulturupplevelser, restaurangbesök och övernattningsmöjligheter. Ny bebyggelse skall präglas av varsamhet så att kulturvärden beaktas. Kungsbackas tillhörighet och tillgänglighet i Göteborgsregionen och Region Halland skall stärkas genom bättre kommunikationer. Flaskhalsar för både väg- och järnvägstrafiken byggs bort, och möjligheten att åka kollektivt utökas. Kungsbackaån är en tillgång vars närområde skall utvecklas till en unik miljö för boende, aktiviteter och arbete. Området längs Kungsbackaån med närhet till innerstaden, pendel och handelscentra kan skapa spännande förutsättningar för stadsliv ute och inne, som gör området känt och ger Kungsbacka profil i hela regionen. Nämndbudget

11 4 Kommunens omvärldsanalys I omvärldsanalysen har fyra övergripande drivkrafter och fjorton säkra trender identifierats. Dessa drivkrafter och trender utgör tillsammans de förändringar i omvärlden som påverkar kommunens verksamhet. Fyra övergripande drivkrafter 1. En växande befolkning Färre unga ska försörja fler gamla, något som på sikt blir allt svårare. Detta innebär att vi har växande grupper med stora behov av särskild service. 2. Den tekniska utvecklingen Teknikutvecklingen går snabbt inom många områden och har en stark påverkan på hela vårt samhälle. Vi kan idag enkelt kommunicera med varandra över hela världen. IT-utvecklingen har medfört fler valmöjligheter på marknaden. Nya smarta och effektiva lösningar inom områden som bostäder, transporter och energi hänger till stor del ihop med teknikutvecklingen. 3. Med fokus på miljön Miljö- och klimatfrågan har kommit alltmer i fokus. Frågan prioriteras betydligt mer politiskt såväl som av näringsliv och organisationer. 4. Individen står i centrum Den enskilde individens krav och möjligheter till att fatta egna beslut i vardagen har ökat. Den ökade individualiseringen tillsammans med ökad kunskapsnivå bland invånarna höjer kraven och förväntningarna på tjänster, inte minst välfärdstjänster. Fjorton säkra trender De fyra övergripande drivkrafterna driver den globala utvecklingen framåt och påverkar därmed hela världen. Drivkrafterna driver även på de fjorton säkra trender som identifierats i omvärldsanalysen. Dessa trender påverkar Kungsbackas möjligheter till att vara en attraktiv kommun fram till år Sammanfattningsvis, samspelar drivkrafterna med nedanstående trender på så vis att de påverkar vår verksamhet med avseende på våra möjligheter att nå våra mål. 1. Ökad medvetenhet om miljö- och energifrågor 2. Kraven på kommunen ökar. Ställs ökade krav från EU, staten, länsstyrelsen, med flera 3. Att skapa ett hållbart samhälle står i centrum. Planera och bygga samhället så att det fungerar för alla 4. Individualiseringen medför ökade krav på inflytande och valfrihet 5. Den upplevda tidsbristen ökar och medför lägre tolerans för strul och misstag 6. Regionernas betydelse ökar. Större och starkare regioner växer fram och får mer att säga till om 7. Arbetsmarknaden ställer allt högre krav på kommunen och den kommunala servicen 8. Högre krav på kollektivtrafik och infrastruktur, då antalet resor mellan boende och arbete ökar 9. Ökade krav på rörlighet och platsoberoende. 10. Större konkurrens om arbetskraft och arbetsplatser. Konkurrerar i en högre utsträckning om tjänster Nämndbudget

12 11. Engagemanget i politiken ser annorlunda ut. Mer fokus på en eller ett fåtal enskilda frågor 12. Det ideella engagemanget ökar 13. Högre krav på kommunen som arbetsgivare 14. Ökade krav på mer smarta och enkla tjänster inom E-förvaltning Nämndbudget

13 5 Nämndens omvärld Kommunen växer och därmed behovet av kommunal service. Växande verksamhet hos beställarna ökar efterfrågan på stödtjänster från Service. På grund av expansionen är inne i en omvandling från en mindre till en större kommun. Detta påverkar arbetssätt, kompetens och innehåll på stödtjänsterna. Högre och fler krav ställs på den kommunala verksamheten, bland annat i form av flexibilitet och valfrihet. Detta medför att brukare och beställare förväntar sig högre grad av flexibilitet och valfrihet samt kontinuerlig utveckling av vårt tjänsteutbud. Intresset för marknaden av stödtjänster är stort bland såväl lokala/nationella som internationella leverantörer. Marknaden växer och många större aktörer arbetar aktivt med att utveckla kombinerade tjänsteutbud, enligt så kallad facility management. Ökat fokus på konkurrensutsättning och outsourcing medför ytterligare behov av effektiviseringar samt ett aktivt arbete med att värdera utförande i egen regi kontra upphandling av tjänster. Selektiv outsourcing med fler aktörer inblandade ställer krav på tydlighet i gränsdragning för att inte bidra till otydlighet för kunderna. Konkurrensutsättning och outsourcing ställer krav på hög beställarkompetens och kontroll av leverantörer. Tillgången på kvalificerad arbetskraft påverkar förvaltningens förmåga att hantera personalförsörjningen och därmed även kvaliteten på levererade tjänster. Inom såväl kommunledningen som förvaltningen för Service pågår för närvarande en generationsväxling. Nya generationer på arbetsmarknaden ställer nya krav på ledarskap och organisation. Hårdnande konkurrens om kompetenser bland arbetsgivarna ställer högre krav på profilering som en modern och attraktiv arbetsgivare. Teknikutvecklingen med nya arbetssätt, systemstöd, sociala medier och ökad mobilitet förändrar arbetsformer, kompetensbehov och roller. Det snabba tempot ställer krav på att exempelvis tekniska investeringar och kompetensutveckling följer utvecklingen så att de tjänster kunderna efterfrågar kan levereras med god kvalitet. Miljö- och klimathot samt nationella och lokala miljömål finns kring områden där Service genom sitt uppdrag har ett stort ansvar i att bidra till måluppfyllelse t ex energieffektiviseringar och ekologisk mat. Nämndbudget

14 6 Kommunfullmäktiges inriktningar Kommunfullmäktige beslutar om inriktningen på vårt arbete. Inriktningen handlar om vårt förhållningssätt gentemot kommuninvånarna, helt enkelt vilka värderingar allt vårt arbete ska utgå från 6.1 Vår värdegrund, Bitt Alla som arbetar i ska ge ett gott bemötande och skapa möjligheter för medborgarna att ha inflytande över vår service. Vi ska vara tillgängliga för medborgarna. Med detta skapar vi trygghet. Detta är Bitt, vår värdegrund. Bokstäverna står för Bemötande, Inflytande, Tillgänglighet och Trygghet. Bitt är något alla anställda förväntas känna till och jobba utifrån. Den säger inte exakt hur vi ska arbeta, men det visar tydligt hur politikerna förväntar sig att vi förhåller oss till dem vi är till för. Alla de som har en arbetsledande roll har ett särskilt ansvar för att hålla diskussionen levande i organisationen. Bitt följs årligen upp på en kommunövergripande nivå i samband med kommunens årsredovisning. 6.2 Valfrihet Nämnderna ska aktivt verka för att skapa ökad valfrihet för våra invånare genom konkurrensutsättning. Nämnderna ska utveckla beställarkompetens och uppföljningskompetens så att god kvalité erhålls samt att kvalitén går att följa upp och jämföra mellan olika utförare och mellan externa utförare och egenregin Nämndbudget

15 7 Nämndens inriktning Öka förtroendet hos beställaren/brukaren av våra tjänster Erbjuda bästa pris till, av beställaren, efterfrågad kvalitet Arbeta med utveckling och förbättring Främja och utveckla den goda arbetsplatsen Arbeta för en hållbar miljö I serviceområdenas genomförandeplaner beskrivs inriktningen för det långsiktiga utvecklingsarbetet för respektive verksamhet. Innehållet är framtaget i nära dialog med kunderna. Nämndbudget

16 8 Mål Det främsta styrdokumentet i kommunen är Visionen. Där har kommunfullmäktige gett uttryck för hur vill se kommunens långsiktiga utveckling. Med Visionen som bas, en utblick i omvärlden och analys av tidigare års uppföljningar beslutar fullmäktige om ett antal prioriterade mål som vart och ett faller under en eller flera politiska nämnder. Målen är formulerade som den effekt vi vill uppnå. För att kunna följa upp om våra ansträngningar leder till resultat finns en mätning för respektive mål där vi anger ambitionsnivå för varje enskilt år. Nämnderna ska planera sin verksamhet utifrån de prioriterade målen som kommer att följas upp i delårsrapporter och årsredovisningen Samordning och adressering I kommunens budget anges även vilka nämnder som ska arbeta med respektive mål. Det finns alltid en samordnande nämnd för varje mål med ett särskilt ansvar. Övriga nämnder som förväntas bidra till måluppfyllelse kallas adresserad nämnd. Samordnande nämnder samordnar arbetet med målet inom kommunen sammanställer vad samtliga nämnder gör för att bidra till måluppfyllelse ansvarar för att följa upp arbetet och göra en samlad analys bidrar aktivt med underlag för utveckling och förbättring av målet Adresserade nämnder arbetar aktivt för att bidra till måluppfyllelse. samverka med övriga berörda nämnder Nämnderna ska planera sin verksamhet utifrån de prioriterade målen som kommer att följas upp i delårsrapporter och årsredovisningen Adresserade nämnders förvaltningar ansvarar för att en genomförandeplan med aktiviteter upprättas för att nå mål samt följa upp densamma och redovisa till nämnden. Varje nämnd tar egna mål, så kallade resultatmål. Dessa är nedbrytningar av prioriterade mål som gäller för deras verksamhet och vid behov formulerar även nämnderna helt egna resultatmål Direktiv är det mest konkreta sätt våra kommunpolitiker styr på. Direktiven beskriver exakt vilka uppgifter som ska utföras under ett eller två år. Direktiv används för att tydliggöra att området är prioriterat, det kan också vara ett sätt att påskynda ett arbete. Direktiv handlar om särskilda frågor som lyfts upp och som ska vara genomförda till en viss tidpunkt. Tjänstemännen har en skyldighet att redovisa för politikerna på vilket sätt man genomfört direktivet. Nämnden ska planera sin verksamhet utifrån direktiven som kommer att följas upp i årsredovisningen 8.1 Ökat inflytande Beslutats av Nämndbudget

17 KF:s formulering Andelen invånare som upplever att de har inflytande ska öka Mätning SCB:s medborgarundersökning, kvalitetsfaktor NII Bemötande och tillgänglighet Beslutats av KF:s formulering Andelen som upplever ett gott bemötande och god tillgänglighet i kontakt med kommunen ska öka Mätning SCB:s medborgarundersökning, kvalitetsfaktor Bemötande & Tillgänglighet Hälsosamt liv Beslutats av KF:s formulering Andelen invånare som upplever goda förutsättningar för att leva ett hälsosamt liv ska öka Mätning SCB:s medborgarundersökning, egen tilläggsfråga 6,6 6,9 7 7 SCB:s medborgarundersökning, egen tilläggsfråga 6,8 6, Trygg kommun Beslutats av KF:s formulering Andelen invånare som upplever att de är trygga ska öka Mätning SCB:s medborgarundersökning, kvalitetsfaktor Trygghet Nämndbudget

18 8.5 Företagsvänlig kommun Beslutats av KF:s formulering Kungsbacka ska vara känd som en företagsvänlig kommun Mätning Insikt, SKL Nöjd Kund undersökning Minskad energianvändning Beslutats av KF:s formulering Energianvändningen i kommunens lokaler ska minska Mätning Den totala mängden tillförd energi, kwh/m2, graddagskorrigerad % 160% 155% 150% Antal kvadratmeter installerade solpaneler i kommunens fastighetsbestånd ska öka Beslutats av Mätning Antal installerade kvadratmeter solpaneler i kommunens fastighetsbestånd 130kvm kvm 8.7 Ekologiska livsmedel Beslutats av KF:s formulering Andel inköpta certifierade ekologiska livsmedel ska öka Mätning Andel inköpta miljömärkta livsmedel i kronor i förhållande till totalt inköpta livsmedel, redovisat i procent % 22% 25% 25% Nämndbudget

19 8.8 Minskade koldioxidutsläpp Beslutats av KF:s formulering Utsläpp av koldioxid från kommunens tjänsteresor ska varje år minska med 2,5% Mätning Resandestatistik flyg- och tågresor från leverantör. Egen mätning för egen bil i tjänsten och resande med tjänstebilar ,5% -2,5% -2,5% 8.9 Attraktiv arbetsplats Beslutats av KF:s formulering ska vara och upplevas som en attraktiv arbetsplats av medarbetarna Mätning Medarbetarenkäten genom ett medeltal av fyra utvalda indikatorer ,5 8, Jämix, ökning av antal punkter per år Andelen medarbetare som är nöjda med att arbeta i förvaltningen för Service ska öka. Beslutats av Mätning Andelen medarbetare som är nöjda med att arbeta i förvaltningen för Service ska öka 74% 8.10 Andelen beställare som är mycket nöjda med den interna servicen ska öka. Beslutats av Mätning Andelen beställare som är mycket nöjda med den interna servicen Nämndbudget

20 Resultatmål, förslag Mätning Mål 2013 Mål 2014 Andelen beställare som är mycket nöjda med den interna servicen ska öka. Andelen beställare som är mycket nöjda enlig de som svarat 8, 9, 10 på en tiogradig skala Måltider 58% 68% - Fastigheter 48% 54% - Lokalvård 46% 61% - Ekonomi 61% 68% - Personal 72% 86% - IT 61% 64% - Upphandling 33% 50% - Medborgarservice 88% 94% Nämndbudget

21 9 Direktiv 9.1 Direktiv från kommunfullmäktige Direktiv invånardialog KF:s formulering Nämnderna ska dokumentera hur de organiserat sitt arbete med invånardialog. En redovisning över vilka invånardialoger som genomförts under 2014 ska lämnas till Kommunstyrelsen. Samordningsansvarig nämnd Kommunstyrelsen Direktiv praktikplatser KF:s formulering Samtliga förvaltningar ska ha beredskap att kunna ställa praktikplatser till förfogande för arbetssökande i Samordningsansvarig nämnd Gymnasie & Vuxenutbildning Direktiv e-förvaltning KF:s formulering ska ha en modern e-förvaltning. För att uppnå detta ska alla nämnder prioritera projektet Kungsbacka 2020 vars mål är att vi genom digitaliseringens möjligheter ska erbjuda en: - Enkel vardag för privatpersoner och företag - Öppen förvaltning som stödjer insyn, delaktighet, inflytande och innovation - Effektiv förvaltning där vi jobbar smart och kan leverera en hög kvalitet i verksamheten Samordningsansvarig nämnd Kommunstyrelsen 9.2 Direktiv från nämnden Genomföra aktiviteter för att öka beställarnas kunskaper om Service tjänsteutbud Följa upp aktiviteter varje kvartal för de serviceområden som har mindre än 50% mycket nöjda beställare Nämndbudget

22 10 Nämndens kvalitetsdeklarationer Kvalitetsdeklaration Nämnden för Service tjänster är en naturlig del av beställarnas arbete med kvalitetsdeklarationer. Dessa regleras sedan i överenskommelserna. Nämndbudget

23 11 Nyckeltal/Verksamhetsmått 11.1 Resursmått Nyckeltal 2011 Riket Prognos 2013 Budget 2013 Kostnad per skollunch (kr) - Grundskolan 29,2 29,87 Kostnad per skollunch (kr) - Gymnasiet 27,84 28,96 Uthyrd yta i förhållande till uthyrbar yta 99% 99% Antal kvm förvaltade lokaler Andelen inhyrda lokaler i förhållande till egna 29% 29% Underhållskostnad per kvm (kr) Prestationsmått Nyckeltal 2011 Riket Prognos 2013 Budget 2013 Andelen e-fakturor 72% 100% 100% Antal ramavtal Andel matavfall som lämnas till återvinning 86% 89% Andel elever som kan välja alternativa rätter 83% 88% Antal producerade luncher Svinn per elev 5,6% 5,1% Andelen ekologiska livsmedel 13% 16% Antal kvm städad yta Antal lönespecifikationer Antal inkomna samtal genom växeln Antal besvarade samtal genom växeln Antal supportärenden Antal anslutna datorer Effektmått Effektmått Andel nöjda beställare 61 % 58 % Nämndbudget

24 12 Personalmått 12.1 Resursmått Nyckeltal 2011 Total antal anställda Antal anställda kvinnor Antal anställda män Totalt antal årsarbetare Andel årsarbetare kvinnor 79% 78% Antal årsarbetare män Andel årsarbetare män 21% 22% Andel medarbetare 100% sysselsättningsgrad 51% 54% Andel kvinnor 100% sysselsättningsgrad 42% 45% Andel män 100% sysselsättningsgrad 86% 87% Andel medarbetare 75-99% sysselsättningsgrad 33% 32% Andel kvinnor 75-99% sysselsättningsgrad 40% 39% Andel män 75-99% sysselsättningsgrad 7% 7% Andel medarbetare <75% sysselsättnignsgrad 16% 14% Andel kvinnor <75% sysselsättningsgrad 18% 16% Andel män <75% sysselsättningsgrad 7% 6% Andel kvinnor i högsta ledningsgrupp Andel män i högsta ledningsgrupp Andel kvinnliga chefer i relation till andel kvinnliga medarbetare Andel manliga chefer i relation till andel manliga medarbetare 0,78% 0,86% 1,95% 1,55% Antal medarbetare per chef Andel medarbetare yngre än 30 år 8% 9% Andel medarbetare år 18% 19% Andel medarbetare år 31% 30% Andel medarbetare år 27% 28% Andel medarbetare 60 år och äldre 16% 14% Prognos 2013 Budget Prestationsmått Nyckeltal 2011 Prognos 2013 Budget 2013 Nämndbudget

25 Nyckeltal 2011 Andel medarbetare som haft uppföljningssamtal 95% 80% Andel medarbetare som nyttjat friskvårdssubventionen 44% 45% Prognos 2013 Budget Effektmått Nyckeltal 2011 Sjukfrånvaro i procent av ordinarie arbetstid Totalt 5,5% 5,4% Sjukfrånvaro i procent av ordinarie arbetstid Kvinnor 5,4% 5,5% Sjukfrånvaro i procent av ordinarie arbetstid Män 5,7% 4,7% Andel sjukfrånvarodagar > 60 dagar Totalt 35% 31% Andel sjukfrånvarodagar > 60 dagar Kvinnor 31% 30% Andel sjukfrånvarodagar > 60 dagar Män 45% 37% Sjukfrånvaro i procent - åldersgrupp yngre än 30 år 3,4% 2,4% Sjukfrånvaro i procent - åldersgrupp år 5,3% 5,5% Sjukfrånvaro i procent - åldersgrupp 50 år och äldre 5,9% 5,8% Arbetsmiljöindex Chef 7,3 7,1 Arbetsmiljöindex Medarbetare 7,5 7,1 Arbetsmiljöindex Totalt 7,5 7,1 Ledarskapsindex Chef 7,9 7,2 Ledarskapsindex Medarbetare 7,6 7,5 Ledarskapsindex Totalt 7,6 7,5 Medarbetarskapsindex Chef 7,9 7,3 Medarbetarskapsindex Medarbetare 7,9 7,8 Medarbetarskapsindex Totalt 7,9 7,8 MMI Motiverad medarbetarindex Chef 74 MMI Motiverad medarbetarindex Medarbetere 71 MMI Motiverad medarbetarindex Totalt 71 HME Hållbart medarbetarengagemang Chef 84 HME Hållbart medarbetarengagemang Medarbetare 79 HME Hållbart medarbetarengagemang Totalt 79 Rekommendationsbenägenhet Chef 35 Rekommendationsbenägenhet Medarbetare 17 Rekommendationsbenägenhet Totalt 18 Framgångsfaktorer / Lojalitet Chef 8,1 Framgångsfaktorer / Lojalitet Medarbetare 7,5 Prognos 2013 Nämndbudget

26 Nyckeltal 2011 Framgångsfaktorer / Lojalitet Totalt 7,5 Prognos 2013 Nämndbudget

27 13 Ekonomi med kommentarer Kommunfullmäktige beslutade om Kommunbudgeten 2014 och plan Följande avsnitt behandlar ramfördelning av driftbudget 2014 och sammandrag investeringsbudget Driftbudget Ramfördelning driftbudget Ramfördelning/ anslagsbindningsnivå Bokslut Budget 2013 Budget 2014 Intäktsram intern externt Intäktsram intern/internt Summa Kommentar till ramfördelningen Kommunfullmäktiges budgetbeslut rör enbart förvaltningens justering av ram för hantering av kapitalkostnader, samt lön- och prisuppräkning. Nämndens verksamhet finansieras av försäljning av tjänster och uthyrning av lokaler till interna och externa kunder. För 2013 är budgeterade intäkter tkr. För 2013 tillkommer lön/prisindex tkr vilket ger en total intäktsbudget på tkr. Det ekonomiska resultatet av förändrade beställningar under 2013 sammanställs under hösten och bildar slutlig internhandelsram. Denna ingår i Förvaltningsbudget 2014 som presenteras för nämnden i december. Budgetansvariga inom förvaltningen är verksamhetscheferna för respektive serviceområde. Budget för respektive serviceområde är resultatet av de överenskommelser som slutits med köpande förvaltningar. Dessa bildar underlag för förvaltningens intäkts- och kostnadsbudget. Över- eller underskott av intäktsbudget kan uppstå om prestationerna avviker från beställd volym. Avvikelse inom kostnadsbudgeten kan ha andra orsaker än volymförändringar. Effektiviseringsåtgärder eller kraftiga prisförändringar av externa kostnader är exempel på sådana orsaker Investeringsbudget Investeringar (belopp i tkr) Investeringar Bokslut Budget 2013 Budget 2014 Plan 2015 Plan Löpande investeringar Investeringar It Investeringar Lokalvård Investeringar måltid Nämndbudget

28 Investeringar Bokslut Budget 2013 Budget 2014 Plan 2015 Plan Investeringar Adm Investeringar Fastighet Övriga investeringar Lagringssystem Teknikens hus, inventarier Summa Kommentarer Kommunfullmäktiges beslutade investeringar är indelade i lokaler, exploateringar, löpande årliga samt övriga investeringar. Lokaler och exploateringar redovisas under kommunstyrelsen. Löpande årliga investeringar samt övriga investeringar redovisas under respektive nämnd. Övriga investeringar är beslutade av kommunfullmäktige på objektsnivå och omfördelning mellan objekten är inte möjlig. Löpande årliga investeringar är inte specificerade i kommunfullmäktiges beslut, nämnden kan specificera på mer detaljerad objektsnivå här i sin nämndbudget. Lokaler och fastigheters reinvesteringsmedel redovisas under kommunstyrelsen. Löpande årliga investeringar samt övriga investeringar redovisas under respektive nämnd. Nämndbudget

29 14 Intern kontroll 14.1 Intern kontroll Intern kontroll verksamhetsområden RUTIN/SYSTEM Beskrivning av risk/sannolikhet, väsentlighet/konsekvens Åtgärd Uppföljning Brandrisk i kommunens lokaler 2 Det systematiska brandskyddsarbetet ska bedrivas enligt fastlagda rutiner. Rutinerna omfattar ansvarsfördelning, riskanalys, regler och rutiner, dokumentation, utbildning och övning samt uppföljning och kontroll Driftstopp i kommunens administrativa system, t ex IT, administrativa system 3 Viktiga åtgärder är utvecklade administrativa rutiner och planer samt kontinuerligt förebyggande arbetet kring IT-säkerhet. Fungerande backup-rutiner och kontrollsystem samt tydliga ansvar och roller. Epidemi med snabb smittspridning 1 Förebyggande rutiner för att minimera risken för spridning samt löpande omvärldsbevakning Intern kontroll ekonomiområden RUTIN/SYSTEM Beskrivning av risk/sannolikhet, väsentlighet/konsekvens Åtgärd Uppföljning Granskning av leverantörsfakturor i ehandeln. Merparten av handel för kommunens verksamheter sker idag i e-handeln. Eftersom beställningar görs av ett stort antal användare finns en risk för att lagar och regler inte efterföljs. Orsaken kan bero på okunskap eller ett medvetet eller omedvetet slarv. Granskning av rutiner i e- handeln sker avseende- Rekvisitioner - Delegering - En person hanterar hela kedjan Strukturerade stickprovskontroller av e- handelns transaktioner. Transaktioner under två utvalda månader granskas. Sker likartat för samtliga förvaltningar. Granskning av inköp - följsamhet mot kommunens ramavtal Ramavtal medför lägre kostnader för kommunens inköp av varor och tjänster. Handel utanför ramavtal Genom fortlöpande ekonomiutbildningar till beställare och budgetansvariga ökar Strukturerade stickprovskontroller av ehandelns transaktioner. Transaktioner under två Nämndbudget

30 RUTIN/SYSTEM Beskrivning av risk/sannolikhet, väsentlighet/konsekvens Åtgärd Uppföljning medför avtalsbrott och leder till högre totalkostnader. En decentraliserad verksamhet med många beställare kan öka risken för avtalsbrott. kunskapen om gällande lagar och regler. Granskning sker årligen angående ramavtalstroheten. utvalda månader granskas. Sker likartat för samtliga förvaltningar. I samband med den årliga granskningen av rutiner i ehandeln granskas även representationskonton med fokus på syfte, program och deltagarförteckning. Nämndbudget

31 15 Kompetensförsörjningsplan Kompetensförsörjning är en fortlöpande process för att säkerställa att rätt kompetens finns för att nå verksamhetens mål och tillgodose dess behov på kort och lång sikt. Kort sagt, att ha rätt kompetens på rätt plats i rätt tid Attrahera/rekrytera Inom Serviceområde Personal finns idag ett rekryteringscenter, där HR-konsulter med spetskompetens inom rekrytering och urval ger cheferna stöd i hela rekryteringsprocessen, som exempelvis vid utformandet av kravprofil och annons, urval av kandidater, intervjuer samt genomförande av personlighetstest Utveckla/behålla Service har en övergripande kompetensutvecklingsplan som tar upp rutinerna för kompetensutveckling. I denna beskrivs bland annat rutiner för introduktion enligt gällande riktlinjer på kommun-, förvaltnings- och arbetsplatsnivå. Årligen arrangeras en introduktionsdag på förvaltningsnivå för förvaltningens nyanställda. Respektive verksamhet har egna rutiner för arbetsplatsintroduktion. Medarbetare inom Fastigheters driftenhet arbetar tillsammans gruppvis för att introducera nya medarbetare och överföra kompetens mellan medarbetare i syfte att göra arbetet mer attraktivt med större variation på arbetsuppgifterna och med en lägre andel ensamarbete. Vidareutveckling av dessa grupper kommer att ske stegvis kommande år. Serviceområde Lokalvård kommer under 2014 genomföra utbildning i kompetensbaserad rekrytering för expeditionspersonalen i syfte att stärka områdets rekryteringsarbete och vikarieanskaffning. Service har inlett arbetet med att på ett mer strukturerat sätt arbeta med kompetensförsörjning. Serviceområde Fastigheter har inlett detta arbete genom ett analysarbete med utgångspunkt från verksamhetens mål, omvärldens krav samt kompetens- och kapacitetsbas hos befintliga medarbetare, för att bättre möta framtidens kravställningar i verksamheten. Under 2014 kommer fokus att ligga på implementering av verksamhetsutvecklande lönebildning samt ett fortsatt arbete med jämställdhets och arbetsmiljöfrågor. Ett kommunövergripande arbete med skapandet av alternativa karriärvägar internt i organisationen pågår och beräknas vara tillämpbart från och med hösten En rutin för introduktion av nya chefer har tagits fram i form av en beskrivning av baskunskaper för nya chefer. Olika kompetensutvecklingsinsatser planeras både på förvaltningsnivå och på verksamhetsnivå i samband med verksamhetsplaneringen, då handlingsplaner för aktiviteter påföljande år tas fram. Service genomför regelbundet vidareutveckling av samtliga chefer inom förvaltningen. HRkonsulter håller ett flertal utbildningar inom bland annat arbetsrätt, lönebildning, arbetsmiljö och rehabilitering, med syfte att ge samtliga nya chefer en gemensam grund för sitt arbete. Serviceområde Personal håller även fortsatt löpande utbildningar i personalfrågor. För att service ska kunna behålla och utveckla vår personal krävs ett aktivt arbete med arbetsmiljö och hälsa. Vi ser en hälsofrämjande arbetsplats som en förutsättning för att kunna vara en god och attraktiv arbetsplats. Vi har väl fungerande rutiner för det systematiska arbetsmiljöarbetet (SAM). Arbetsmiljöuppgifterna är tydligt fördelade, uppföljningssamtal genomförs, arbetsplatsträffar hålls Nämndbudget

32 regelbundet och det finns väl fungerande arbetsmiljöronder. Våren lanserades nya arbetsmiljösidor på Insidan för att göra rutinerna mer lättillgängliga för chefer och medarbetare. I samband med rehabilitering finns Serviceområde Personal med som professionellt stöd till cheferna tillsammans med ett etablerat samarbete med Företagshälsovården. I samband med rehabilitering och vid längre sjukskrivningar finns en kontinuerlig kontakt med Försäkringskassan. Under 2013/2014 sker fortsatta undersökningar kring förutsättningarna att inrätta ett rehabiliteringscenter på Serviceområde Personal med personal specialiserad inom rehabilitering. HälsoSAM är en medveten satsning från förvaltningens sida på alla chefer och medarbetares hälsa. Att ha en frisk och positiv personal i en bra arbetsmiljö är en av förutsättningarna för en framgångsrik förvaltning. Därför anordnas olika aktiviteter för att främja hälsan och arbetsmiljön, inspirera till bra levnadsvanor, öka motivationen och engagemanget hos alla. Chefer och medarbetare erbjuds: Att delta i aktiviteter och utbildningar om ökat hälsomedvetande och livsstil Aktiviteter som utvecklar fysiska, psykiska och sociala resurser, allt efter vilka behov som för tillfället är aktuella Friskvårdsbidrag Subvention av motionslopp, exempelvis Blodomloppet och Kungsbackaloppet I samband med en kommungemensam utbildning i Verksamhetsutvecklande lönesättning våren, med syfte att utarbeta en ny lönebildningsprocess i, har service startat ett projekt med syfte att anpassa lönebildningsprocessen enligt detta nya synsätt. Detta arbete fortsätter under 2014 med sikte att vara fullt implementerat till sommaren Avsluta Som ett led i att söka identifiera så många förbättringsmöjligheter som möjligt på arbetsplatsen hålls avslutningssamtal, i samband med att medarbetare väljer att lämna sin anställning, inte enbart med medarbetarens närmast överordnade chef utan även med dennes chef. Detta arbetssätt har införts i delar av Serviceområde Fastigheters organisation under 2013 och kommer att fortsatt implementeras under Analys Nämndbudget

33 16 Policys, planer och program Gällande policys, planer och program Tabell styrdokument Styrdokument Beslutande /År Nytt Dokumenthanteringsplan SE 25/11 Reglemente för nämnden SE 104/09 Delegeringsförteckning SE 12/13 Inköpsordning KF 164/09 Miljöprogram SE 84/10 Kvalitetsplan SN 62/03 Nämndbudget

34 17 Taxor och avgifter Gällande taxor och avgifter. Tabell taxor och avgifter Taxa, Avgift Giltig fr o m Senast beslutad Anmärkning Nämndbudget

35 Kungsbacka