FÖRSLAG. Landstingsstyrelsens beslut

Transkript

1 Landstingsstyrelsen FÖRSLAG DATUM DIARIENR LS-LED Bildandet av en Facility Management organisation inom Landstinget Sörmland Landstingsstyrelsens beslut 1. Landstingsstyrelsen beslutar i enlighet med vad som föreslås i föreliggande Förslag till bildande av en FM organisation inom Landstinget Sörmland. 2. Landstingsstyrelsen ger landstingsdirektören i uppdrag att vidta de åtgärder som erfordras för att inrätta den nya organisation och sätta den i drift. 3. Landstingsstyrelsen delegerar till landstingsdirektören att sluta ramavtal mellan landstinget och Sörmlands landstingsservice AB, teckna för verksamheten tillhörande hyresavtal samt värdera överlåtna tillgångar och teckna överlåtelseavtal. 4. Landstingsstyrelsen beslutar att avveckla sitt Serviceutskott. 5. Beställarfunktionerna beräknas kosta 2 miljoner kronor och finansieras genom anslaget för oförutsedda behov i 2010 års budget. Ärendebeskrivning Landstingsfullmäktige har beslutat om bolagisering av serviceverksamheten i landstinget. Vidare har inriktningsförslaget till fördelning av verksamheten inom nuvarande Service mellan bolaget och landstinget godkänts av Landstingsstyrelsen. Som en konsekvens av dessa beslut har frågan om hur de strategiska och taktiska funktioner som beslutats vara kvar inom landstinget ska utformas samt hur landstingets beställarkompetens ska säkerställas. En arbetsgrupp med representanter från Landstinget Sörmland Service, Landstingsledningen och Internstyrelsen för Service har berett frågan och utarbetat Förslag till bildande av en FM-organisation inom Landstinget Sörmland. Landstinget Sörmland Repslagaregatan Nyköping Fax Tel landstinget.sormland@dll.se ORG NR Y:\Alla\Processer\Administration\Politiskt stöd\ls\2009\(11) November\ 173 FM-org\ 173 Bildandet av en Facility Management SID 1(2) organisation.doc Utskriftsdatum: :33

2 Landstingsstyrelsen FÖRSLAG DATUM DIARIENR LS-LED Bilagor 1. Förslag till bildande av en FM organisation inom Landstinget Sörmland 2. En framtida FM-funktion 3. Protokollsutdrag Landstingsfullmäktige 26/09 4. Protokollsutdrag Landstingsstyrelsen 85/09 Protokollsutdrag dokument till FM-organisationen Akten ORG NR Y:\Alla\Processer\Administration\Politiskt stöd\ls\2009\(11) November\ 173 FM-org\ 173 Bildandet av en Facility Management SID 2(2) organisation.doc Utskriftsdatum: :33

3 Landstingsstyrelsen Bilaga 1 LS 173/09 DATUM DIARIENR Förslag - Bildande av en FM organisation inom Landstinget Sörmland 1. Bakgrund Landstingsfullmäktige har beslutat om bolagisering av serviceverksamheten i landstinget och inriktningsförslaget till fördelning av verksamheten inom nuvarande Service mellan bolaget och landstinget har godkänts av landstingsstyrelsen. Utgångspunkt för denna fördelning har varit att för Landstinget Sörmland strategiska och taktiska funktioner samt funktioner och roller för beställarkompetens ska vara kvar, eller inrättas, i landstinget liksom verksamheter som inte tillför något mervärde i bolaget. Övriga verksamheter, som i huvudsak kan betraktas som operativa, läggs i bolaget. Som en konsekvens av dessa beslut har frågan om hur dessa strategiska och taktiska funktioner ska organiseras, samt hur landstingets beställarkompetens ska säkerställas aktualiserats. Erfarenheter från andra landsting som genomfört motsvarande bolagiseringsprocess eller genom outsourcing avvecklat den egna serviceverksamheten pekar entydigt på vikten av att säkerställa beställarkompetensen som en förutsättning för att nå den utveckling och effektivisering som varit ambitionen. Vidare kan det konstateras att maximal effekt endast kan nås genom en samverkansmodell snarare än en traditionell beställare/utföraremodell. Ambitionen är att skapa en professionell och kraftfull beställarorganisation som med koncernperspektivet i fokus kan företräda landstingets kärnverksamheter i dialogen med servicebolaget och andra leverantörer/utförare men också vara en aktiv part för att upprätthålla och utveckla de överenskomna tjänster som stödjer och förbättrar effektiviteten i kärnverksamheten, det som inom branschen benämns som Facility Management, FM. Allt med syfte att skapa en långsiktig effektivitet för landstinget totalt. (FM står för Facility Management. Enligt Svensk Standard är definitionen på Facility Management Integration av processer inom en organisation för att upprätthålla och utveckla de överenskomna tjänster som stödjer och förbättrar effektiviteten hos kärnverksamheten. Kort sagt kan sägas att syftet med Facility Management är att öka effektiviteten hos kärnverksamheten.) Med utgångspunkt från detta har arbetet med att forma den nya FMorganisationen skett. Landstinget Sörmland Repslagaregatan Nyköping Fax Tfn E-post landstinget.sormland@dll.se ORG NR Y:\Alla\Processer\Administration\Politiskt stöd\ls\2009\(11) November\ 173 FM-org\ 173, bil 1, FM Förslag till beslut LS vers 4.doc SID 1(7) Utskriftsdatum: :34

4 2. Mål En länsövergripande FM-organisation bildas utifrån de strategiska och taktiska funktioner som beslutats vara kvar inom landstinget. Denna organisation förstärks genom tillsättandet av en ny roll för säkerställande av beställar- och FMfunktionen. Målsättningen för verksamheten sammanfattas i följande fyra huvudområden; FM-organisationen ska verka för ett aktivt partnerskap med landstingets kärnverksamheter, servicebolaget och andra leverantörer/utförare för utveckling och effektivisering av kärnverksamhetens processer inom FMområdet och för upprätthållande och kontinuerlig utveckling av tjänsteutbudet och dess genomförande. FM-organisationen ska verka för rätt effektivitet i stödtjänsterna. Med detta menas att tjänsterna ska vara rätt till både servicenivå, kvalitet och omfattning sett ur ett långsiktigt koncernperspektiv. FM-organisationen ska präglas av ett starkt kundfokus och erbjuda en hög tillgänglighet. FM-organisationen ska säkerställa landstingets lokalförsörjning och omfattningen och den strategiska utvecklingen av landstingets fastighetsbestånd så att det vid var tid är ändamålsenligt för den verksamhet som bedrivs. 3. Uppdrag FM organisationens grunduppdrag ska vara att verka för ett aktivt partnerskap med landstingets kärnverksamheter, servicebolaget och övriga leverantörer/utförare för kontinuerligt upprätthållande och utveckling av tjänsteutbudet och dess genomförande. FM-organisationen ansvar omfattar samtliga verksamheter inom landstinget. Kärnverksamhet HoS, Karsudden, Tandvården Kultur,Habilitering mfl Analys av processer och förbättringar Kr Kr FMtjänster Strategisk FM Samordning Operativ Lokaler Transporter Reception, växel Kost Städning, osv. Utförare av stödfunktioner Servicebolaget Bild 1:FMs samverkan modell ORG NR Y:\Alla\Processer\Administration\Politiskt stöd\ls\2009\(11) November\ 173 FM-org\ 173, bil 1, FM Förslag till beslut LS vers 4.doc SID 2(7) Utskriftsdatum: :34

5 Arbetet ska bedrivas processinriktat med ett starkt kundfokus. Följande huvudprocesser har identifierats för FM-verksamheten, mer information finns i bilagd processkarta, bilaga 1. Huvudprocess Förstå och utveckla kunders behov och förstå intressenters krav Nytta för landstinget Bidrar till att utveckla och effektivisera kärnverksamhetens processer inom FMområdet samt identifiera synergier mellan kärnverksamheten och servicebolaget/utförare. Utveckla produkter och tjänster Tar fram effektivare tjänster som underlättar i kärnverksamheten Bestämma och kalylera utbud Tar ansvar för att utbudet är komplett och fyller verksamhetens behov Genomföra professionella upphandlingar och teckna avtal med kunder Följa upp och korrigera utförandet av tjänster Ta emot ärenden och förmedla beställningar Förvalta, utveckla och tillhandahålla funktionella lokaler Säkerställer att upphandling sker professionellt i enlighet med gällande lagar. (Utförs i samarbete med Upphandlingsenheten) Säkerställer att tjänster utförs enligt avtal och på ett sätt som är effektivt och uppfyller kärnverksamhetens behov Är en väg in för alla stödtjänster vilket underlättar för kärnverksamheten Säkerställer att landstingets innehav av fastigheter är ändamålsenligt för den verksamhet som bedrivs 4. Organisation FM-organisationen bildas utifrån de strategiska och taktiska funktioner som beslutats vara kvar inom landstinget. Denna organisation förstärks genom tillsättandet av en ny roll kallad produktansvarig vilken tillsammans med verksamhetsansvarig för FM-organisationen upprätthåller beställar- och FMfunktionen. Värt att lyfta fram är även kundtjänstfunktionen som ses som strategiskt viktigt för landstinget och har en central roll inom FM-organisationen. ORG NR Y:\Alla\Processer\Administration\Politiskt stöd\ls\2009\(11) November\ 173 FM-org\ 173, bil 1, FM Förslag till beslut LS vers 4.doc SID 3(7) Utskriftsdatum: :34

6 Verksamhetsansvarig FM Stödfunktioner Ek, IT, Pers, Adm Kundtjänst Produktansvarig Drift Service knuten till tekniska system Produktansvarig Verksamhetsnära tjänster Service knuten till Kärnverksamhetens genomförande Produktansvarig Kost Produktion & distribution av kost Produktansvarig Funktionella lokaler Lokalförsörjning, fastighetsägande & Bild 2: Förslag till FM-organisation Verksamhetsansvarig FM Är ansvarig för att FM-tjänsterna som helhet är väl anpassade till kärnverksamhetens behov, genomförs kostnadseffektivt och med rätt kvalitet så att kärnverksamheten underlättas, är ytterst ansvarig för samtliga processer och har alla ansvar som följer med chefsrollen. Produktansvarig Rollen produktansvarig finns inom fyra olika huvudområden och innebär ett ansvar för att tjänsterna inom aktuellt produktområde är väl anpassade till kärnverksamhetens behov, genomförs kostnadseffektivt, upprätthålls med rätt kvalitet och utvecklas så att kärnverksamhetens processer underlättas. Rollens huvudsakliga arbetsuppgifter kan sammanfattas enligt följande; Skapa relationer med kärnverksamheten och förstå deras behov Vara uppdaterad på utvecklingen inom sitt tjänsteområde och tillföra fackkompetens Förmedla samt skapa förståelse för tjänsterna Driva produktutvecklingsprojekt Upphandla, avtala och implementera tjänster Ta fram och analysera statistik Kommunicera resultat med kärnverksamheten och servicebolaget och vidta korrigerande åtgärder Värdera leverans mot kundbehov Den produktansvarige kommer att arbeta både strategiskt, taktiskt och operativt och ha relationer med såväl kärnverksamhetens representanter på flera olika nivåer, servicebolaget, andra leverantörer/utförare, politiker, nätverk, konsulter mfl. Kundtjänst Kundtjänstens funktion är att vara en tydlig väg in för landstingets kärnverksamheter till samtliga stödfunktioner som FM-organisationen hanterar. ORG NR Y:\Alla\Processer\Administration\Politiskt stöd\ls\2009\(11) November\ 173 FM-org\ 173, bil 1, FM Förslag till beslut LS vers 4.doc SID 4(7) Utskriftsdatum: :34

7 Funktionen är i sig inte ny utan är en vidareutveckling av den kundtjänstfunktion som tidigare varit etablerad inom Service Fastigheter och som från 1 november i år omfattar samtliga tjänster som Service levererar idag. Stödfunktioner Dessa funktioner, såsom ekonomi, it, personal och administration, finns inom Service Fastigheter idag alternativt nyttjas från centralt håll inom landstinget. Bildandet av FM-organisationen innebär ingen förändring avseende dessa funktioner. 5. Organisatorisk tillhörighet Etablerandet av en effektiv och kraftfull FM-organisation är strategiskt viktigt för landstinget. Val av organisatorisk tillhörighet måste ske utifrån var inom landstinget som denna nya verksamhet ges bäst förutsättningar att utvecklas. Sett ur kundperspektivet (dvs. landstingets kärnverksamheter) har den organisatoriska tillhörigheten för FM-verksamheten stor betydelse för dess trovärdighet och därmed möjligheter att nå resultat. Verksamheten bör organiseras på ett sådant sätt att den ges ett tydligt kundfokus, korta beslutsvägar samt att graden av inflytande från kunderna över verksamheten är stor. En placering av FM-organisationen som en egen enhet inom Landstingets ledningsstab bedöms ge verksamheten de bästa förutsättningarna att utvecklas. 6. Finansiering och styrprinciper FM-organisationen kommer totalt att ansvara för en omsättning motsvarande ca 540 mnkr. Stora delar av detta är hänförligt till de tjänster FM-organisationen kommer att köpa av servicebolaget via avtal och direkt fakturera vidare till kärnverksamheten som nyttjare av tjänsterna. Den egna verksamheten föreslås finansieras enligt nedan; Grundfundamentet i FM-organisationen utgörs av Service Fastigheters nuvarande organisation exklusive driftverksamheten. Dessa delar förslås även i fortsättningen finansieras via internhyror. Denna del av verksamheten omsätter ca 340 mnkr (inkl driftverksamheten). De tillkommande delarna av FM-organisation föreslås vara anslagsfinansierad. Motivet till detta är att det är svårt att etablera en prismodell som ger korrekta drivkrafter givet komplexiteten i FM-organisationens uppdrag. Vidare ligger det även i linje med hur övrig strategisk verksamhet inom landstinget är finansierad. Denna del av verksamheten bedöms kosta ca 5-7 mnkr varav ca 2 mnkr i dagsläget inte är finansierade. En förutsättning för förslagen finansiering är; Klart formulerade mål för FM-organisationen. Strukturerad och tydlig uppföljning från den som beviljar anslaget. ORG NR Y:\Alla\Processer\Administration\Politiskt stöd\ls\2009\(11) November\ 173 FM-org\ 173, bil 1, FM Förslag till beslut LS vers 4.doc SID 5(7) Utskriftsdatum: :34

8 7. Förslag till genomförandeplan Formulering av beslutsunderlag och uppdrag för FMorganisationen Sept-okt 2009 Samråd med politiker och berörda fackliga Sept-okt 2009 organisationer Beslut i Landstingsstyrelsen om bildandet av en FMorganisation Nov 2009 Fastställande av mål för verksamheten Nov 2009 Framtagning och fastställande av styrdokument och Nov-dec 2009 förslag till budgetfördelning mellan FMorganisationen och servicebolaget Upprättande av verksamhetsplanering och handlingsplan 2010 för FM verksamheten Dec 2009 jan 2010 Rekrytering av produktansvariga Nov jan 2010 Erforderliga samråd med berörda fackliga Dec 2009 organisationer Start av ny FM-organisation Jan 2010 Intern kommunikation kring FM-verksamheten Dec 2009-jan 2010 Etablering av samrådsmodeller med kärnverksamheten Jan 2010 Etablering av samrådsmodeller med servicebolaget Jan 2010 Intern utbildning i FM Jan-april Förslag till beslut Med hänvisning till pågående bolagisering av serviceverksamheten inom landstinget har frågan om hur de strategiska och taktiska funktioner som skall vara kvar inom landstinget ska organiseras, samt hur landstingets beställarkompetens ska säkerställas aktualiserats. Utifrån ambitionen att skapa en professionell och kraftfull beställarorganisation föreslås att följande beslut fattas; Att bilda en FM-organisation med uppdraget att verka för ett aktivt partnerskap med landstingets kärnverksamheter och servicebolaget/andra leverantörer/utförare för säkerställande samt kontinuerlig utveckling av tjänsteutbudet och dess genomförande. Att FM-organisationens placeras som en egen resultatenhet inom Landstingets ledningsstab. Att FM-organisationen till övervägande del skall vara intäktsfinansierad via internhyror. De tillkommande strategiska beställarfunktionerna inom organisationen som idag saknar finansiering beräknas uppgå till ca 2 mnkr och föreslås finansieras av anslaget för oförutsedda behov i 2010 års budget. Verksamheten arbetar processorienterat och styrs genom klart formulerade mål samt strukturerade och tydliga rutiner för uppföljning. ORG NR Y:\Alla\Processer\Administration\Politiskt stöd\ls\2009\(11) November\ 173 FM-org\ 173, bil 1, FM Förslag till beslut LS vers 4.doc SID 6(7) Utskriftsdatum: :34

9 9. Bilagor 1. Förslag till FM-organisationens processer, huvudprocesskarta samt delprocesser Arbetsutkast WS 3-4 september LF april , Bolagisering Service 3. LS maj Bolagisering och fördelning av verksamheter i Service ORG NR Y:\Alla\Processer\Administration\Politiskt stöd\ls\2009\(11) November\ 173 FM-org\ 173, bil 1, FM Förslag till beslut LS vers 4.doc SID 7(7) Utskriftsdatum: :34

10 En framtida FM-Funktion arbetsutkast från WS 3-4 September

11 NOTERA! Arbetet speglar en vision om hur FMverksamheten bör fungera. Detta kommer ej att vara färdigt till 1/ Att skapa plan för i vilka steg som verksamheten byggs upp ingick ej i detta arbete utan måste göras separat. Alla bilder i denna presentation är arbetsmaterial och skall ses som ett utkast och diskussionsunderlag, snarare än som ett färdigt resultat.

12 En huvudprocesskarta svarar på frågan: Vilken kombination av processer behöver vi för att leva upp till vår roll? Utifrån huvudprocesskartan skall man förstå vilket värde verksamheten tillför!

13 Huvudprocesskarta FM Verksamheten (vision) Ledningsprocesser Formulera FM Strategi Planera Verksamheten Följa upp och styra verksamheten XX Kärnverksamhetens behov KUND Kärnverksamhetens behov Beställning, förfrågningar Klagomål Synpunkter Frågor Ovan kund Ovan leverantör Kundbehov och intressentkrav Utbilda kring FM-konceptet Förstå och utveckla kunders behov och förstå intressenters krav Professionell kund Professionell leverantör Ta emot ärende och förmedla beställningen Rapporterade tjänster Utveckla produkter och tjänster Produkt- och tjänstelösningar Arbetsorder Behandlat ärende Utfall Avtal Kundbehov Bestämma och kalkylera utbudet Utföraravtal Upphandlingsunderlag Utföra tjänster Följa upp och korrigera utförandet av tjänster Utbudslista Behov av besiktning Genomföra professionell upphandling och skriva avtal med kunder och utförare Förvalta, utveckla och tillhandahålla funktionella lokaler Nöjd kund Åtgärder Kundavtal Kravspecifikation Funktionella lokaler Tillfredsställda KUNDER Tillfredsställda Stödprocesser??????????????????????????????

14 På vilket sätt skapar detta värde för landstingets kärnverksamhet?

15 Är en väg in för alla FM-tjänster vilket underlättar för kärnverksamheten Kärnverksamhetens behov KUND Kärnverksamhetens behov Säkerställer att såväl kunder som utförare förstår det nya FM-arbetssättet Hjälper till att utveckla och effektivisera kärnverksamhetens processer inom FM-området samt hitta synergier Tar fram effektivare tjänster som underlättar i kärnverksamheten Tar ansvar för att utbudet är komplett och fyller verksamhetens behov Säkerställer att tjänster utförs enligt avtal och på ett sätt som är effektivt och uppfyller kärnverksamhetens behov Tillfredsställda KUNDER Tillfredsställda Säkerställer att upphandling sker professionellt i enlighet med gällande lagar Säkerställer att landstingets innehav av fastigheter är ändamålsenligt för den verksamhet som bedrivs

16 Organisatorisk tillhörighet för FM-Verksamheten

17 Alternativ organisatorisk placering av FM-verksamheten Egen förvaltning Underställd landstingsstyrelsen Del av Landstingets Ledningsstab (LLS) Diskussion fördes utifrån fördelar och nackdelar med de båda alternativen.

18 Egen förvaltning - underställd landstingsstyrelsen Styrkor Svagheter FM-Verksamheten Landstinget FM-Verksamheten Landstinget Ger mer fokus på frågorna i Landstinget Lättare driva igenom förändringarna Mer tydligt kundfokus Enklare att kommunicera funktionen inom Landstinget Tung balansräkning för fastigheter gör att det blir renare att hantera i egen förvaltning Tynger ej LLS med operativa frågor Risk för byråkratisering och extra OH Kan bli isolerade från annan verksamhet. De strategiska fastighetsfrågorna hamnar utanför LLS Tydligare ansvar Lättare att hantera kommersiella delen av verksamheten

19 Del av Landstingets Ledningsstab LLS Styrkor Svagheter FM-Verksamheten Landstinget FM-Verksamheten Landstinget Naturligare kontaktvägar Kommer till färdig infrastruktur De strategiska fastighetsfrågorna hamnar rätt Lättare för intressenter att kommunicera med enheten (färre kontaktytor) Risk för mer stabsfokuserng än kundfokusering Hamnar i ett konglomerat Kan vara svårare att förklara FM för kärnverksamheten Tung balansräkning för fastigheter gör att ekonomihanteringen kan bli komplex. Tynger LLS med operativa frågor

20 Slutsats/kommentarer Utifrån diskussionerna är det tydligt att det inte finns någon självklar objektiv sanning En viktig aspekt är att klarlägga vad Landstingets långsiktiga ambition med LLS är, utifrån vad som skall ingå i enheten (operativt strategiskt) Att skapa FM-verksamheten kräver entreprenörskap. Vilken placering som ger bäst förutsättningar för att utveckla verksamheten är också en viktig faktor

21 Finansieringsprinciper för FM-Verksamheten

22 Finansiering av FM-verksamheten Form Vad Varför Omfattning Finansieras genom lokalhyra enligt nuvarande modell Tillhandahålla funktionella lokaler Etablerad styrform. Finns ett marknadspris att jämföra med Ca 340 Mkr Finansiering genom anslag Förstå kunder Utveckla produkter Utbilda kring FM Bestämma utbud Upphandla Följa upp och korrigera Kundtjänst Kunna fokusera på att utveckla och stödja kärnprocesserna utan att upplevas som en direkt kostnad Minimera administrationen inom FM Stämmer med grundtanken att det är strategiska verksamheter i FM Svårt att initialt etablera en prismodell som ger korrekta drivkrafter givet komplexiteten i FM-rollen Ca 5-7 Mkr Att bestämma Stödprocesser: Ekonomi, IT osv.

23 Förutsättningar för denna finansiering Klart formulerade mål för FM-verksamheten (Återstår att ta fram) Strukturerad och tydlig uppföljning från den som beviljar anslaget

24 Kommentarer kring förslaget Kundtjänst skulle alternativt kunna finansieras genom påslag på levererade tjänster. Avvägningen är dock att det skapar mer otydlighet och administration än vad det ger god styrning. Viktigt att klarlägga hur anslagsfinansieringen hanteras praktiskt för 2010 (utifrån budgetperspektiv)

25 Intern Organisation för FM-Verksamheten

26 Föreslagen FM-Organisation Verksamhets- Ansvarig FM Intern konsult (resurs för Projekt) Produktansvarig Drift Produktansvarig Kost Produktansvarig Verksamhetsnära service Produkt ansvarig Funktionella lokaler Kundtjänst Kvarstående frågor Resursbehov för Ekonomistyrning Systemägarskap Behovet av stödprocesser Avgränsningar mellan Produktansvarig drift och Funktionella lokaler behöver definieras. Hur tillgången på interna konsulter för utvecklingsprojekt säkerställs Hur bemanning för initialt kontra långsiktigt behov hanteras. Kan behövas mer resurser för uppbyggnad av verksamheten.

27 Roller och ansvar

28 Produktansvarig 1(5) Är ansvarig för att tjänsterna inom ett produktområde är väl anpassade till kärnverksamhetens behov, genomförs kostnadseffektivt och med hög kvalitet så att kärnverksamheten underlättas. Produktansvariga finns inom fyra områden: Drift (i huvudsak service knuten till tekniska system) Kost (Produktion och distribution av kost) Verksamhetsnära tjänster (service knuten till kärnverksamhetens genomförande) Tillhandahålla funktionella lokaler

29 Produktansvarig ansvarar för att: 2(5) -Ta fram statistik, sammanställa, utvärdera och analysera - Kommunicera resultat med kund och utförare samt vidta korrigerande åtgärder - Värdera leverans mot kundbehov - Skapa relationer med och möta kunderna samt förstå deras behov - Vara uppdaterad på utvecklingen inom området - Tillföra fackkompetens inom området - Förmedla och skapa förståelse för produkterna - Leda utvecklingsprojekt - Kommunicera intern - Tillföra fackkompetens -Ta fram underlag - Kalkylera innehåll - Arbeta fram upphandlingsunderlag - Leda upphandlingar - Skapa avtal - Implementera och fasa ut avtal

30 Produktansvarig har relation med 3(5) - Brukarna för återkoppling - Utförarna för återkoppling - Politiker, nätverk. Strategisk nivå: Förvaltningschefer, Landstingsdir. Taktisk nivå: Bolaget, sjukhus- Koordinatorer, kontaktpersoner Operativt: Besök i verksamheter För kunskapsinsamling - Projektgrupper med deltagare från bolaget och kunden - Konsulter UE - Internt FM - Bolaget för kalkyler - Konsulter UE - Leverantörer för avtal - Brukare för implementering

31 Önskemål på Produktansvarig och fördelning av tid 4(5) Kompetens: - Projektledarkunskap - Fackkompetens - Verksamhetskännedom - Grundläggande ekonomi - Ledarerfarenhet - Erfarenhet av kundrelationer - Erfarenhet av produktutveckling - Erfarenhet av upphandling Personliga egenskaper - Hög EQ - Kommunikativ - Se både detaljer och helhet - Drivande - Analytisk förmåga - Lätt för att samarbeta Tid: ca 4 månader/år Tid: ca 3 månader/år Tid: ca 2 månader/år Tid: ca 0,75 månader/år Tid: ca? månader/år

32 Produktansvariga 5(5) En produktansvarig kan dessutom vara processägare för en eller flera av processerna inom FM-verksamheten.

33 Verksamhetsansvarig 1(3) Är ansvarig för att FM-tjänsterna som en helhet är väl anpassade till kärnverksamhetens behov, genomförs kostnadseffektivt och med rätt kvalitet så att kärnverksamheten underlättas.

34 Verksamhetsansvarig är ansvarig för att i processerna: 2(3) - Känna kundernas verksamhet och behov - Identifiera och etablera kundmöten på strategisk och taktisk nivå - Säkerställa ett likartat arbetssätt för de olika produktansvariga - Samordna erbjudandet till kunderna - Prioritera och samordna utvecklingsprojekt -Resurssätta med rätt kompetenser

35 Verksamhetsansvarig 3(3) Är ytterst ansvarig för alla processer Har alla ansvar som följer med en chefsroll

36 Kundtjänst 1(3) Är ansvarig för att beställningar av FMtjänster förmedlas till utförare och att följa upp den enskilda ordern vid behov. Är ansvarig för att brukarna får ett professionellt och serviceinriktat bemötande vid beställningar. Ansvarar dessutom för att besvara frågor och hantera klagomål

37 Kundtjänst är ansvarig för att 2(3) Kärnverksamhetens behov KUND Kärnverksamhetens behov Ta emot samtal och registrera ärenden Ta emot klagomål, synpunkter och frågor och vidarebefordra till rätt instans. Återkoppling till kund Utifrån checklistar ställa rätt frågor Skapa arbetsorder och förmedla till rätt leverantör Följa upp enskilda arbetsorder Färdigställa debiteringsunderlag Serva kunder med statistik Ta fram fast månadsstatistik Tid: ca 2 heltidstjänster Kompetens: Rätt person med rätt inställning om kund och FM-organisationen Personerna måste brinna för jobbet! Datorvana. Kommunikativa Serviceminded Viss verksamhetskännedom Grundläggande ekonomikunskap Tillfredsställda KUNDER Tillfredsställda

38 Kundtjänst 3(3) Viktigt att skapa en bemanning som fungerar även under semestrar och vid sjukdom.

39 Internkonsulter 1(2) Är ansvarig för att på uppdrag av produktansvariga och verksamhetsansvarig, i projektform, utveckla såväl FM-tjänster, kärnverksamhetens processer som FMenhetens verksamhet

40 Internkonsulter 2(2) Behovet av internkonsulter kan variera starkt över tiden. Frågeställning om de skall tillhöra organisationen fast eller köpas in vid behov.

41 Övriga Följande roller kan också behövas i organisationen Verksamhetscontroller Personal för stödfunktioner

42 Föreslagen FM-Organisation Verksamhets- Ansvarig FM Intern konsult (resurs för Projekt) Produktansvarig Drift Produktansvarig Kost Produktansvarig Verksamhetsnära service Produkt ansvarig Funktionella lokaler Kundtjänst Processägaransvar fördelas i samband med rekryteringen av de olika rollerna och är beroende av de rekryterades kompetens

43 Krav på Bolaget

44 Utmaningar Kärnverksamhet FM Bolaget Undvika dubbelarbete mellan FM och Bolaget Skapa rätt kommunikation (distans men ändå närhet) Att inte göra saker man är van att göra! Tillsammans skapa mervärde för kärnverksamheten!

45 Bolaget skall svara upp mot: - Utbilda bolagets personal i FM - Utföra ärenden - Besvara frågor - Lösa problem - Rapportera och avsluta ärenden - Bistå med information vid behov - Delta i FM revision - Delta i strategiska, taktiska och operativa möten - Delta i möten på olika nivåer. - Ge erfarenheter från ett utförarperspektiv - Kunna ge förslag utifrån sin Professionella kunskap - Delta i utvecklingsprojekt - Svara på frågor om priser och kalkyler - Ge offert - Besvara frågor vid upphandling - Teckna avtal

46 Information om FM och utbildning

47 Utbildning kring FM-Konceptet Det föreslås att följande grupperingar får utbildning i visionerna med FM-konceptet för att förstå och bidra till en bra utveckling av FM. Den nya FM-organisationen Politiker t ex landstingsstyrelsen Förvaltningschefer/landstingsledning Respektive förvaltnings ledningsgrupp Kundråd per område För övriga berörda bl a verksamhetschefer och 1: linjechefer föreslås att ett utbildningsmaterial ska vara tillgängligt på nätet (elearning). Övriga grupper behöver ej utbildning kring visionen med FM. De skall informeras och utbildas kring de nya konkreta arbetssätten som blir en följd av förändringen

48 Informationsplan Landstingets informationsenhet har tagit fram en informationsplan vad gäller bolagiseringen. Planen bör kompletteras med hur information om FM-verksamheten skall ske.

49 Kvarstående frågor

50 Kvarstående frågor Organisatorisk tillhörighet Intern organisation Gränssnitt drift Tillhandahålla funktionella lokaler Placering kundtjänst Resurser Mängd och ansvar för olika avtal Resurser för stödprocesser Resurser för projekt Dimensionering - Tillhandahålla funktionella lokaler (Skapa Effektmål)

51 - PROTOKOLL DATUM DIARIENR LS-LED Bolagisering Service Ärendet behandlades. Landstingsfullmäktiges beslut Landstingsstyrelsens förslag bifölls. Yrkanden Jörgen Danielsson (S) och Ylva G J Karlsson (MP) yrkade bifall till landstingsstyrelsens förslag. Lennart Clarstedt (V) yrkade avslag på nyssnämnda förslag. Proposition Ordföranden ställde proposition dels på landstingsstyrelsens förslag och dels på Lennart Clarsteds avslagsyrkande och förklarade sig ha funnit landstingsstyrelsens förslag bifallet. Reservation Lennart Clarstedt (V) och Maud Ekman (V) reserverade sig. Bilagor 1. Bolagsordning 2. Ägardirektiv 3. PM Serviceverksamhetens utveckling och förutsättningar (V):s mening till protokollet Protokollsutdrag till Akten Nyköping besök Repslagaregatan 19 tel fax landstinget.sormland@dll.se ORG NR y:\alla\processer\administration\politiskt stöd\lf\2009\(4) april\ 26 bolagisering service\ 26 bolagisering service.doc Utskriftsdatum: :18 SID 1(1)

52 Landstingsstyrelsen PROTOKOLL DATUM DIARIENR LS-LED Bolagisering Service. LF Landstingsstyrelsens förslag till Landstingsfullmäktige 1. Landstingsfullmäktige fastställer bolagsordning och ägardirektiv enligt bilaga. 2. Landstingsfullmäktige fastställer aktiekapital till kronor. 3. Landstingsfullmäktige utser styrelseledamöter. 4. Landstingsfullmäktige utser lekmannarevisor och suppleant samt stämmoombud. 5. Landstingsfullmäktige ger landstingsstyrelsen i uppdrag att sluta ramavtal mellan landstinget och Sörmland Service AB, värdera överlåtna tillgångar och teckna överlåtelseavtal samt slutgiltigt fastställa vad som ska ingå i bolaget. 6. Landstingsstyrelsen ger landstingsdirektören i uppdrag att bilda bolaget. Ärendebeskrivning Landstingsfullmäktige beslutade enligt 106/08, Åtgärdsplan för en ekonomi i balans, att bolagisera landstingets serviceverksamhet från och med Mot bakgrund av detta har olika aktiviteter startats för att överföra verksamheten i bolagsform. Landstingsfullmäktige föreslås nu, som ett led i genomförandeprocessen, att fastställa utarbetat förslag till bolagsordning och ägardirektiv samt att delegera vissa uppgifter till landstingsstyrelsen respektive landstingsdirektören. Landstingsfullmäktiges val av ytterligare ledamöter, revisor och stämmoombud återkommer senare. Landstinget Sörmland Repslagaregatan Nyköping Fax Tfn E-post landstinget.sormland@dll.se ORG NR Y:\Alla\Processer\Administration\Politiskt stöd\lf\2009\(4) April\ 26 Bolagisering Service\ 26 Bolagisering av Service doc SID 1(1) Utskriftsdatum: :54

53 PROTOKOLL DATUM DIARIENR LS-LED Landstingets serviceverksamhet har under de senaste åren genomgått ett omfattande förändringsarbete. Genomförda förändringar samt resonemang kring serviceverksamhetens roll och förutsättningar presenteras i bilagda promemoria Serviceverksamhetens utveckling och förutsättningar. Peter Linnstrand lämnar Vänsterpartiets mening till protokollet. Bilagor 1. Bolagsordning 2. Ägardirektiv 3. PM Serviceverksamhetens utveckling och förutsättningar (V):s mening till protokollet Protokollsutdrag dokument till Landstingsfullmäktige Akten ORG NR Y:\Alla\Processer\Administration\Politiskt stöd\lf\2009\(4) April\ 26 Bolagisering Service\ 26 Bolagisering av Service doc SID 2(2) Utskriftsdatum: :54

54 Bilaga 1 LS 27/09 Bolagsordning för Sörmland Service AB 1. Bolagets firma är Sörmland Service AB. 2. Styrelsen skall ha sitt säte i Nyköpings kommun, Södermanlands län. 3. Bolaget har till föremål för sin verksamhet att producera allmänna servicetjänster såsom kostförsörjning, städning, transporter och fastighetsdrift. 4. Ändamålet med bolagets verksamhet är att tillhandahålla i första hand landstinget Sörmlands behov av servicetjänster. 5. Bolagets aktiekapital skall vara lägst kronor och högst kronor. Antalet aktier skall vara lägst och högst Det åligger bolaget att bereda landstingsfullmäktige möjlighet att ta ställning innan sådana andra beslut i verksamheten som är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt fattas i bolaget. 7. Allmänheten har rätt att ta del av handlingar hos bolaget enligt de grunder som gäller för allmänna handlingars offentlighet i 2 kap tryckfrihetsförordningen och sekretesslagen. För vården av bolagets handlingar skall gälla Arkivlagen och av landstingsfullmäktige fastställda arkivbestämmelser. 8. Styrelsen skall bestå av lägst tre och högst sju ledamöter samt högst tre suppleanter, vilka utses av landstingsfullmäktige i Sörmland samt av två ledamöter och två suppleanter som utses enligt lag (1987:1245) om styrelserepresentation för privatanställda. Landstingsfullmäktige i Sörmland utser ordförande och vice ordförande i bolagets styrelse. Ledamöterna utses för tiden från årsstämman det ena året till och med årsstämman det andra året. 9. För granskning av bolagets årsredovisning jämte räkenskaper samt styrelsens och verkställande direktörens förvaltning utses av bolagsstämman/årsstämman en revisor med suppleant, vilka båda skall vara auktoriserade revisorer. Revisorn och suppleanten utses för tiden från den bolagsstämma/årsstämma på vilken val skett och avslutas vid den årsstämma som avhålles under det fjärde räkenskapsåret efter revisorsvalet. 10. Landstingsfullmäktige i Sörmland utser en lekmannarevisor och en lekmannarevisorssuppleant för samma mandatperiod som gäller för bolagets revisorer. 11. Kallelse till bolagsstämma/årsstämma skall ske genom brev till aktieägarna tidigast fyra och senast två veckor före stämman. Årsstämma hålls en gång årligen senast under juni månad. 12. Följande ärenden skall förekomma vid årsstämma: 1

55 Bilaga 1 LS 27/09 a. Val av ordförande vid stämman b. Upprättande och godkännande av röstlängd c. Godkännande av styrelsens förslag till dagordning d. Val av två justeringsmän e. Prövning om stämman blivit behörigen sammankallad f. Framläggande av årsredovisning och i förekommande fall koncernårsredovisning, förvaltningsberättelse och revisionsberättelse g. Framläggande av lekmannarevisorns granskningsrapport. h. Beslut om 1. fastställelse av resultaträkningen och balansräkningen 2. dispositioner beträffande bolagets vinst eller förlust enligt den fastställda balansräkningen 3. ansvarsfrihet för styrelseledamöterna och verkställande direktören 4. fastställande av koncernresultat- och koncernbalansräkning i förekommande fall i. Fastställande av arvode åt styrelsen, revisorn och lekmannarevisorn med suppleanter j. Val av auktoriserad revisor och suppleant för denne när så skall ske. k. Anmälan om landstingsfullmäktiges val av ledamöter och suppleanter samt ordförande och vice ordförande i bolagets styrelse l. Anmälan om ledamöter och suppleanter enligt lag om styrelserepresentation för de anställda m. Anmälan om landstingsfullmäktiges val av lekmannarevisor och suppleant för denne när så skall ske n. Annat ärende som ankommer på stämman enligt aktiebolagslagen, bolagsordningen eller ägardirektiv. 13. Kalenderår skall vara bolagets räkenskapsår. 14. Landstingsstyrelsen i Sörmland äger rätt att ta del av bolagets handlingar och räkenskaper samt i övrigt inspektera bolaget och dess verksamhet. Detta gäller dock endast i den mån hinder inte möter på grund av författningsreglerad sekretess. 15. Vid bolagsstämma/årsstämma får varje aktieägare rösta för fulla antalet av honom ägda och företrädda aktier utan begränsning i röstetalet. 16. Bolagets firma tecknas förutom av styrelsen av de personer som styrelsen utser och regleras i delegationsförteckning och VD-instruktion. 17. Denna bolagsordning får inte ändras utan godkännande av landstingsfullmäktige i Sörmland. Bolagsordningen har erhållit denna lydelse genom beslut av landstingsfullmäktige i Sörmland den xx xx xx samt bekräftats på bolagsstämma den xx xx xx. 2

56 Bilaga 2 LS 27/09 Ägardirektiv för Sörmland Service AB under bildande För den verksamhet som bedrivs i Sörmland Service AB, nedan kallat Bolaget, gäller dessa direktiv för år 2010 antagna av Ägaren genom fullmäktigebeslut xx xx xx. 1. Ägaransvaret för Bolaget utövas av landstingsstyrelsen på uppdrag av landstingsfullmäktige. 2. Bolaget skall bedriva en kostnadseffektiv verksamhet med god kvalité och tillhandahålla allmänna servicetjänster såsom kostförsörjning, städning, transporter och fastighetsdrift. 3. Bolagets VD skall utses i samråd med ägaren. 4. Styrelsen skall årligen upprätta en arbetsordning för sitt eget arbete samt utfärda instruktion till VD. 5. Landstinget Sörmlands ekonomiska krav på Bolaget fastställs årligen i samband med beslut om nästkommande års budget. 6. Bolaget skall i tillämpliga delar följa av landstinget fastställda policies. 7. Landstingsstyrelsen svarar för ekonomisk utvärdering av Bolagets verksamhet samt reglerar innehåll och omfattning av Bolagets rapportering till Landstinget Sörmland. 8. Bolaget skall årligen rapportera till landstingsstyrelsen hur ägardirektiven efterlevs. 9. Bolaget skall tillgodose att bolagets rapportering och styrelsearbete planeras så att det kan samordnas med landstingets beslutsprocess. 10. Landstingsfullmäktige skall av bolaget ges möjlighet att ta ställning till frågor av principiell beskaffenhet eller av större vikt innan bolaget fattar beslut avseende bla - ändring av bolagsordning - ändring av aktiekapital - bildande eller avveckling av dotterbolag - förvärv av fast egendom 11. Bolagets styrelse skall årligen avge en särskild bolagsstyrningsrapport med följande information: - om utvärdering av styrelse och verkställande direktör genomförts - om styrelseledamöter eller verkställande direktör har uppdrag, aktier, andelar eller andra intressen i företag som bolaget har affärsförbindelser med eller som är verksamt i samma bransch som bolaget - hur styrelsearbetet bedrivs 1

57 Bilaga 2 LS 27/09 - hur den interna kontrollen är organiserad och hur den fungerat under senaste räkenskapsåret - hur bolagets risker bedöms och följs upp - hur bolaget kommunicerar med revisorer och lekmannarevisorer - vilka ärenden som bolaget överlämnat till landstingsstyrelsen och/eller landstingsfullmäktige 12. Bolaget skall nyttja de administrativa stödtjänster avseende lön och ekonomi, inklusive IT-stöd, som används av landstinget. 2

58 Landstingets ledningsstab PM Bilaga 3 LS 27/09 DATUM DIARIENR Serviceverksamhetens utveckling och förutsättningar Bakgrund Landstinget Sörmland Service bildades Syftet var att möjliggöra en utveckling genom att samla ansvaret för att producera och leverera allmänna servicetjänster till landstingets verksamheter i en egen förvaltning. Sedan starten har Service haft som övergripande målsättning att verksamheten ska bedrivas, till innehåll och genomförande, utifrån ett länsövergripande perspektiv, vara kostnadseffektiv och utgå från ett process- och kundorienterat synsätt. Service ålades också redan vid bildandet ekonomiska sparmål som skulle förverkligas under För att klara den övergripande målsättningen och besparingsmålet har Service alltsedan bildandet bedrivit ett utvecklingsarbete. Utvecklingsarbetet har genomförts huvudsakligen i fyra faser som kortfattat kan beskrivas sålunda: Fas 1 omfattade en nulägesanalys av befintlig verksamhet och ett ställningstagande till framtida behov av organisationsförändring och lednings- och styrningsprinciper, Fas 2 omfattade rekrytering av ledningsresurser och genomförande av organisationsförändringen, Fas 3 omfattade att dokumentera och analysera verksamheternas huvudprocesser i syfte att finna förbättringsmöjligheter, Fas 4 omfattar förverkligande och implementering av förbättringsförslagen, produktspecificering och prissättning av produkterna och är det som i huvudsak pågår för närvarande. Under den period som Service funnits har verksamheter tillförts resp lämnat förvaltningen. Idag är verksamheten i huvudsak renodlad utifrån det ursprungliga syftet och omfattar fyra huvudområden, alla organiserade utifrån ett länsperspektiv: Lokalförsörjning och fastighetsförvaltning, städning, kostförsörjning samt transporter. De ekonomiska sparmålen har uppnåtts och verksamheten bedrivs utifrån ett processorienterat synsätt. Här finns dock potential till ytterligare effektivisering och utveckling av tjänsteutbudet. Just frågan om verksamhetens, kundernas, krav på tjänsteutbud, kvalitet, leveransvillkor och servicenivåer har varit en nyckelfråga för Service och utvecklingsarbetet. Den ursprungliga tanken att Lednings- och verksamhetsstöd skulle vara den part som Service skulle träffa avtal med Landstinget Sörmland Repslagaregatan Nyköping Fax Tfn E-post landstinget.sormland@dll.se ORG NR Y:\Alla\Processer\Administration\Politiskt stöd\ls\2009\(3) Mars\ 27 Bolagisering Service. LF\ 27, bil 3, Serviceverksamhetens utveckling och SID 1(1) förutsättningar.doc Utskriftsdatum: :51

59 kom aldrig till stånd. Efter att Service vid ett flertal tillfällen påtalat behovet av en part som representerade kunderna tog landstingsdirektören våren 2007 initiativ till att bilda en internstyrelse för Service med uppdrag att styra och anpassa serviceverksamheten efter kärnverksamhetens behov samt företräda landstingsdirektören i dennes strategiska och taktiska roll som beställare av interna servicetjänster ur ett koncernövergripande perspektiv. Arbetet i Internstyrelsen påbörjades under hösten 2007 och redan på ett tidigt stadium kom frågan om den framtida styrningen och utvecklingen av den interna serviceverksamheten upp. Efter interna diskussioner enades Internstyrelsen om följande strategiska utgångspunkter i sitt uppdrag: Kärnverksamhet intern serviceverksamhet Med intern serviceverksamhet avses den verksamhet, i egen regi, som måste fungera för att kärnverksamheten ska kunna bedrivas effektivt men som verksamhetslogiskt ändå inte är en del av kärnverksamheten. Med kärnverksamhet menas den verksamhet som är det egentliga uppdraget gentemot medborgarna. För Landstinget Sörmland är kärnverksamheten hälso- och sjukvård, tandvård, habilitering och kultur och utbildning. Gränsen mellan vad som är intern serviceverksamhet respektive kärnverksamhet är inte statisk. Nya organisationsformer, arbetsprocesser, teknik mm kan ändra förhållandena. Fokusering är nödvändig En grundläggande tes är att ingen kan vara bäst på allt. För att lyckas måste man fokusera. Att fokusera är att begränsa sig och släppa vissa områden. För ett landsting är det naturligt att fokusera på vården och koncentrera utvecklingskraft och ledningskapacitet dit. Konsekvensen blir att den interna serviceverksamheten hamnar ur fokus. Det behöver inte innebära att verksamheten tappar i kompetens och kvalitet, men det innebär att den lämnas utanför den samlade landstingsledningens engagemang. Förmågan att utveckla verksamheten blir helt beroende av de egna ledarna och medarbetarna. Detta kan räcka långt men är ändå i grunden en oförmånlig situation. Konsekvenser för den interna serviceverksamheten När landstinget gjort det medvetna valet att fokusera på kärnverksamheten bör ett lika medvetet val göras för den interna serviceverksamheten. Ett första steg är att klarlägga hur den interna serviceverksamheten ska styras när det gäller dimensionering och kvalitet. Serviceverksamheten producerar för kärnverksamheten. Båda verksamheterna har samma ledning, ytterst landstingsdirektören. Det är fullt möjligt att den överordnade ledningen åtar sig uppdraget att avgöra hur mycket service som ska produceras, åt vem och till vilket pris, men det är inte lämpligt om man vill fokusera ledningskapaciteten på kärnverksamheten. I Sörmland har sedan lång tid en intern modell för köp och sälj tillämpats och genom ORG NR Y:\Alla\Processer\Administration\Politiskt stöd\ls\2009\(3) Mars\ 27 Bolagisering Service. LF\ 27, bil 3, Serviceverksamhetens utveckling och SID 2(2) förutsättningar.doc Utskriftsdatum: :51

60 Internstyrelsen har överordnad ledning nu tagit på sig ansvaret för principiella frågor som servicenivåer, själva systemet och regelverket. Följande punkter är viktiga att klara ut under den närmaste tiden: Formerna för förhandling och planering mellan köpare och säljare. Normalt är det inte möjligt att ha långsiktiga strategisamtal med varje enskild köpare utan detta måste ske i mer komprimerad form på rimligt hög ledningsnivå, Effektivitetskraven på serviceverksamheten. Det är legitimt och självklart men måste hanteras seriöst. Extern benchmarking är en nödvändighet för att kunna bedöma vad som är realistiskt. Köparen bestämmer i grunden vad denne vill köpa, men det finns produkter som måste köpas av högsta ledningen annars finns det risk att de prioriteras bort. Typexempel finns inom säkerhets- och hygienområdena. Det är viktigt att vara helt tydlig på vad som måste köpas och hur den ekonomiska hanteringen kring detta ska se ut. Uppstår situationen att köparnas efterfrågan minskar, vilket har varit fallet inom Landstinget Sörmland, är det naturligt att säljaren hellre vill öka försäljningsvolymen, i bästa fall till ett lägre a-pris, än att reducera produktionen och säga upp medarbetare. För att detta ska vara en möjlig strategi krävs att marknaden för säljaren kan växa och då är naturligtvis den externa marknaden intressant. På grund av lagstiftningen är detta dock inte möjligt i någon större utsträckning så länge serviceverksamheten bedrivs i egen regi inom landstinget. Med tiden uttöms de enkla effektiviseringsvinsterna inom den interna marknaden. För att nå längre behöver rollerna bli än tydligare även juridiskt. Det blir också uppenbart för säljaren att det blir svårt att fortsätta utvecklas rent professionellt inom landstinget. Det uppstår också ett behov av att kunna känna sig som en kärnverksamhet vilket förutsätter en ägare som är genuint intresserad av att utveckla serviceverksamheten. Denna utveckling är inte möjlig inom ett landsting som bestämt sig för att fokusera på sin kärnverksamhet. I detta skede är det aktuellt att söka nya ägare till serviceverksamheten. Denna process kan skötas på olika sätt. Ett sätt är outsourcing genom konkurrensupphandling där vinnaren tar över serviceverksamheten och berörda medarbetare. Ett annat sätt är att medarbetarna erbjuds att ta över verksamheten, något som kan passa små enheter. Ett ytterligare sätt är att först bilda ett landstingsägt bolag, förbereda verksamheten under en övergångsperiod och sedan sälja aktierna till en ny ägare. Varje metod har sina för- och nackdelar men Landstinget Sörmland har efter samråd mellan den politiska- och tjänstemannamässiga ledningen valt bolagisering som sin väg dock utan att i nuläget ta ställning till en eventuell framtida utförsäljning av bolaget. ORG NR Y:\Alla\Processer\Administration\Politiskt stöd\ls\2009\(3) Mars\ 27 Bolagisering Service. LF\ 27, bil 3, Serviceverksamhetens utveckling och SID 3(3) förutsättningar.doc Utskriftsdatum: :51

61 Serviceverksamheten inom Landstinget Sörmland Service har både strategiska, taktiska och operativa dimensioner. För att komma vidare med bolagiseringen måste därför landstinget sortera ut vilka funktioner/processer i nuvarande serviceverksamhet som av strategiska och taktiska skäl bör finnas kvar inom landstinget. Landstinget behöver också ha kraftfulla funktioner för att i framtiden kunna handla upp efterfrågad serviceverksamhet internt eller på marknaden, om detta blir aktuellt, och kunna följa upp att tjänsteleveranserna enligt träffade avtal uppfylls. Sorteringsarbete har påbörjats och kommer att slutföras under våren. Samtidigt kommer övriga förutsättningar för att genomföra bolagiseringen att vidtas. Bland dessa kan nämnas: rekrytering av VD till bolaget, rekrytering av ledningsresurser till de delar av serviceverksamheten som ska vara kvar inom landstinget samt beslut om huvudprinciper för denna organisations uppdrag och utformning, fastställande av principer för personalens övergång till bolaget, upprättande av plan för information till medarbetare, personalorganisationer, kunder, leverantörer och andra intressenter, uppföljning av samtliga interna och externa avtal som berörs av bolagiseringen, upprättande av erforderliga avtal mellan landstinget och bolaget inkl precisering av leveransomfattning och pris i kundavtalen, inventering och beslut om vilka inventarier och övriga tillgångar som ska tillföras bolaget, fastställande av ekonomiska förutsättningar i övrigt både för bolaget och för den verksamhet som blir kvar i landstinget. Lars Andåker Landstingsdirektör Hans Åke Lanthén Chef Service ORG NR Y:\Alla\Processer\Administration\Politiskt stöd\ls\2009\(3) Mars\ 27 Bolagisering Service. LF\ 27, bil 3, Serviceverksamhetens utveckling och SID 4(4) förutsättningar.doc Utskriftsdatum: :51