ISO på Högskolan i Gävle

Transkript

1 ISO på Högskolan i Gävle Exempel på miljöledningssystem i offentlig sektor Mårten Berglund Kvalitets- och miljöledning, 5 p Vt Handledare: Daniel Berlin Institutionen för ekonomi, SLU

2 Abstract The ISO certified environmental management system (EMS) at the University College of Gävle (UCoG) has been studied. The EMS at UCoG can be described as a system having three levels existing simultaneously: routine documents, activities, and resulting documents. The main reason why UCoG introduced EMS was to make their students becoming part of a more enviromental conscious generation. UCoG has been rather successfull in implementing an EMS, which was in large due to the fact that the board of the school decided to aim at becoming certified according to ISO The environmental performance of UCoG has, for instance, been improved to that extent that almost all the school s printers now by default make two-sided print-outs. Efforts to take more environmental concern in procurement, has not yet lead to any results though. UCoG is part of the Swedish public sector, which in itself has a considerable share of the environmental impact since it constitutes approximately half the Gross National Product of Sweden. The Government of Sweden has therefore requested the Government authorities to introduce EMS into their organisations. Sammanfattning Offentlig sektor i Sverige kan antas stå för en stor del av den totala miljöpåverkan med svenskt ursprung eftersom den offentliga sektorns andel av BNP utgör omkring 50 procent. Detta är troligen ett skäl till varför man arbetar med MLS i offentlig sektor, och en anledning till att regeringen 1996 initierade ett projekt för att få alla statliga myndigheter att införa miljöledningssystem (MLS). Högskolan i Gävle (HiG) har varit med sedan starten av detta projekt. Syftet med denna uppsats har varit att studera det ISO certifierade MLS på HiG, och försöka förstå hur det är uppbyggt. Vidare har syftet varit att studera varför HiG valt att införa ett MLS, varför man valt att certifiera sig, samt om det inneburit förbättrade miljöprestanda. Metoden för att få svar på dessa frågor, har utgjorts av en litteratur- och Internetstudie samt av en telefonintervju. HiG:s MLS kan beskrivas som ett system bestående av tre nivåer vilka existerar samtidigt: de styrande dokumenten, aktiviteterna, samt de redovisande dokumenten. Miljöarbetet på HiG gick, trots att ett MLS fanns upprättat, trögt de första åren. Först sedan högskolan 2002 bestämde sig för att bli certifierat enligt ISO började miljöarbetet ge ett faktiskt resultat. I juli 2004 erhölls sålunda ett ISO certifikat. Huvudskälet till att man infört ett MLS är för att påverka studenterna till att bli del av en mer miljömedveten generation. Att man också valt att certifiera sig beror på att man såg ett certifikat som ett nödvändigt villkor för att arbetet med MLS verkligen skulle komma igång. Under 2004 har vissa förbättrade miljöprestanda kunnat noteras, som t.ex. att alla skrivare numera skriver dubbelsidigt. När det gäller högskolans rutiner för upphandling är det svårare att få in ett kritiskt miljötänkande, vilket även i allmänhet verka gälla till viss del inom den offentliga sektorn. 2

3 Innehållsförteckning Abstract 2 Sammanfattning 2 Innehållsförteckning 3 1. Inledning 4 Bakgrund 4 Syfte och frågeställningar 4 Uppläggning 4 Metod 5 Felkällor 5 2. Miljöledningssystem: en del av samhällets miljöarbete 5 Miljömedvetenhetens framväxt 5 Framväxten av miljöledningssystem 5 Offentlig sektor en glömd aktör? 5 Miljöledningssystem inom offentlig sektor idag 6 Ger miljöledningssystem något resultat? 6 3. Allmänt om miljöledningssystem 7 Varför miljöledningssystem? 7 Revision och certifiering 8 Vad innebär ett miljöledningssystem? 8 4. Miljöledningssystemet på Högskolan i Gävle 9 Bakgrund 9 Allmänt om miljöledningssystemet: organisation, miljöaspekter och miljömål 9 Motiv bakom införandet av miljöledningssystemet och bakom certifieringen 10 Hur väl har miljöledningsarbetet fallit ut? Miljöledningssystemets uppbyggnad: en analys Slutsatser och diskussion 13 Sammanfattning och diskussion 13 Kommentarer om arbetet i Gävle 14 Intressanta frågeställningar att studera vidare 14 Referenser 15 3

4 1. Inledning Bakgrund Inom den offentliga sektorn i Sverige har Miljöledningssystem (MLS) fått en alltmer betydande roll sedan regeringen 1996 initierade ett projekt som innebar att MLS på sikt skulle införas i all statlig förvaltning. Projektet innebär idag att ca 240 statliga myndigheter arbetar med att införa MLS (Naturvårdsverket, 2004b). Ett exempel på en sådan myndighet är Högskolan i Gävle (HiG), som varit med sedan starten av ovan nämnda projekt. HiG hör också till den grupp på mellan tio och tjugo myndigheter som även valt att certifiera sig enligt ISO Bland övriga högskolor som certifierat sig helt eller delvis, kan nämnas Mälardalens högskola, Högskolan i Kristianstad och Göteborgs universitet (Pers. kom.: Sammalisto, 2005; Naturvårdsverket, 2004b). Syfte och frågeställningar I föreliggande uppsats ska vi titta närmre på HiG:s MLS och undersöka mer i detalj hur ett MLS är uppbyggt. En central fråga är: Vad består egentligen HiG:s MLS av rent konkret? Vi ska vidare fråga oss varför man valt att införa ett MLS, varför man valt att certifiera sig enligt ISO 14001, samt om man uppnått förbättrade miljöprestanda. Uppläggning Uppsatsen har följande uppläggning: För att sätta in arbetet på HiG i ett sammanhang, ska vi först titta på samhällets miljöarbete i allmänhet, och särskilt det miljöarbete som pågår internt i den offentliga sektorn där MLS nu har blivit ett centralt verktyg. Vi tittar vidare närmre på vad ett MLS är i allmänhet och i synnerhet vad som krävs för att få ett MLS ISO certifierat. Därefter tittar vi närmre på det MLS som HiG infört. Vi beskriver bakgrunden till arbetet på HiG, HiG:s miljöorganisation, vilka betydande miljöaspekter högskolan har, samt de övergripande miljömålen. Här försöker vi också få svar på motiven bakom certifieringssträvandena och vilka faktiska resultat dessa har inneburit. I ett särskilt analyskapitel fördjupar vi oss i uppbyggnaden av HiG:s MLS och vad det egentligen består av rent konkret. Slutligen i diskussionen, försöker vi göra en sammanfattning och svara på frågeställningarna. Vi försöker också utifrån HiG:s exempel, diskutera möjligheter och problem med MLS i den offentliga sektorn i stort. Sist ger vi exempel på intressanta frågeställningar som denna uppsats gett upphov till och som kan vara intressant att studera vidare. 4

5 Metod Metoden har utgjorts av en litteratur- och Internetstudie samt av en telefonintervju. Telefonintervjun gjordes med Kaisu Sammalisto, vicerektor för miljöledning på HiG. Även föredrag ur kursen Kvalitets- och miljöledning, 5p., vt 2005, Institutionen för ekonomi, SLU (den kurs som denna uppsats ingår i), har utgjort en del av underlaget till uppsatsen. Felkällor På grund av min begränsade erfarenhet av miljöledning, utgörs troligen den största felkällan av de tolkningar jag själv gjort av litteratur och information på Internet. En annan felkälla är det faktum att endast en telefonintervju utförts, varför representativiteten kan vara något bristfällig. 2. Miljöledningssystem: en del av samhällets miljöarbete Miljömedvetenhetens framväxt Medvetenheten om miljöfrågornas betydelse för jordens och mänsklighetens framtid har under de senaste 40 åren växt sig allt starkare från Rachel Carsons Tyst vår till de stora internationella miljökonferenserna i Stockholm, Rio de Janeiro och Johannesburg. Fram till idag har detta resulterat i att miljöarbetet åtminstone i västvärlden ses som något som bör vara en självklar komponent i snart sagt all verksamhet i samhället (t.ex. Berlin & Mark-Herbert, 2004; Pers. kom.: Mark-Herbert, 2005). Framväxten av miljöledningssystem Inom näringslivet har det sedan 1970-talet växt fram ett betydelsefullt verktyg för att arbeta med miljöfrågor, nämligen miljöledningssystem (MLS). I samband med förberedelserna inför konferensen i Rio de Janeiro 1992, initierades arbetet som sedan skulle leda till en etablerad standard för MLS: ISO serien (Naturvårdsverket, 2003). Offentlig sektor en glömd aktör? MLS och ISO har framförallt varit dominerande inom näringslivets miljöarbete. Ser man på samhället i stort och dess påverkan på miljön, så är dock en annan mycket viktig aktör den offentliga sektorn. Tittar man i Sverige på andel av BNP utgör den offentliga sektorn mellan procent (beroende på om t.ex. skatteutbetalningar inberäknas eller ej; Statistiska centralbyrån, 2004). Den offentliga sektorns påverkan på miljön borde därför utgöra en betydande del av samhällets totala miljöpåverkan. Om MLS är det mest effektiva verktyg en organisation kan ha till sitt förfogande för att utföra ett effektivt miljöarbete, borde därför den offentliga sektorn lika väl som näringslivet arbeta med MLS för att effektivisera sitt miljöarbete. Vår slutsats här är att det kan vara lätt att glömma bort att den offentliga sektorn inte endast är en kravställare genom myndighetskrav m.m., utan även tillsammans med marknad och allmänhet en viktig aktör som kravmottagare och miljöpåverkare (se Figur 1). 5

6 Figur 1. Samhällets miljöarbete. Samhället kan sägas bestå av kravställare och kravmottagare. På kravställarsidan sker en interaktion mellan allmänhet, marknad och myndigheter på såväl nationell som global nivå, vilken i takt med att miljömedvetenheten ökar innebär att aktörerna här ökar sina krav (t.ex. genom strängare lagstiftning). Dessa krav är sedan riktade mot kravmottagarna, vilka också utgörs av allmänhet, marknad (näringsliv) och myndigheter (offentlig sektor), fast nu i en annan roll. Myndigheter är alltså inte bara kravställare utan även kravmottagare. För marknaden och myndigheterna är MLS ett effektivt verktyg för att leva upp till de krav som ställs. Hela denna figur, dvs samhället, interagerar i sin tur med naturen; dessa båda varierar därefter längs tidsaxeln. Miljöledningssystem inom offentlig sektor idag Medvetenheten inom offentlig sektor om denna roll som en viktig aktör inte bara som kravställare, medverkade till att regeringen 1996 initierade projektet Miljöledningssystem i statlig förvaltning (Regeringskansliet, 1996). Detta projekt som förvaltas av Naturvårdsverket, 1 innebär idag att ca 240 statliga myndigheter har i uppdrag att införa MLS (Naturvårdsverket, 2004b) av de drygt 300 statliga myndigheter som finns (Sverige.se, 2005). Lägg märke till att projektet med införandet av MLS i statlig förvaltning är ett projekt inom den statliga sektorn av den offentliga sektorn och att den kommunala sektorn som utgör ungefär 2/3 av den offentliga sektorns ekonomi ej ingår (Statistiska centralbyrån, 2004). Ger miljöledningssystem något resultat? Slutsatsen av ovanstående genomgång skulle innebära att MLS är ett mycket centralt verktyg för att i samhället göra något åt den mängd miljöproblem som förekommer; det verktyg som efter att FN, EU och riksdag har ställt upp mål och utfärdat direktiv och regleringar ska verkställa arbetet med att uppnå dessa mål. 2 Åtminstone är det troligen ett skäl till varför man inom offentlig sektor tagit till sig verktyget, och det är troligen också ett viktigt skäl inom näringslivet. Ger därför MLS något verkligt resultat? Förbättras en organisations miljöprestanda efter att det infört MLS? Vad gäller näringslivet finns idag inte tillräckligt med studier för att visa på något tillförlitligt resultat vissa studier visar på förbättrade miljöprestanda sedan MLS införts, andra studier visar inte på något samband (Naturvårdsverket, 2003). Vad gäller offentlig sektor i Sverige, publicerar Naturvårdsverket årligen en utvärdering av arbetet med införandet av MLS i statliga myndigheter (se t.ex. Naturvårdsverket, 2004b). En större utvärdering av miljöledningsprojektet i offentlig sektor utfördes dessutom nyligen (Naturvårdsverket, 2004a). Där är slutsatsen att MLS hos de flesta 1 Se projektets hemsida: Man får i det här sammanhanget inte glömma andra styrmedels betydelse som investeringsstöd, bidrag, m.m. 6

7 myndigheter ännu är i ett utvecklingsskede, varför det är svårt att uppvisa någon förbättrad miljöprestanda. Ett tjugotal myndigheter med kärnverksamhet som har tydlig direkt miljöpåverkan, har dock redan kunnat uppvisa positiva resultat. Ett område inom offentlig sektor som skulle kunna få stor positiv inverkan på miljön är den offentliga upphandlingen. Offentlig upphandling i Sverige beräknas uppgå till upp mot 500 miljarder kronor, eller ca 20 procent av BNP (Nämnden för offentlig upphandling, 2004, s. 4). Arbetet med att införa miljöhänsyn i upphandling går dock än så länge trögt, men förbättringar är att vänta (se t.ex. Naturvårdsverket, 2003; Naturvårdsverket, 2004c). En aktiv aktör här är Miljöstyrningsrådet som bl.a. driver en hemsida om ekologisk hållbar upphandling Allmänt om miljöledningssystem Varför miljöledningssystem? Vi har i ovanstående genomgång sett att MLS är ett viktigt verktyg för att organisationer inom både näringsliv och offentlig sektor ska bedriva ett förhoppningsvis effektivt miljöarbete och det ligger nära till hands att anta att dessa två aktörer är de största miljöpåverkarna i samhället (se Figur 1). MLS skulle till och med kunna göra anspråk på att vara det övergripande paraply-verktyg inom organisationers miljöarbete där en mängd andra verktyg kan underordnas, som LCA, MKB, riskanalys osv. Men finns det då fler skäl till att en organisation väljer att införa ett MLS? I huvudsak kan man se två huvudgrupper av skäl (t.ex. Naturvårdsverket, 2003; Pers. kom.: Hellqvist, 2005): (1) Externa skäl: Som en del i en organisations marknadsföring, för att behålla eller vinna nya kunder. (2) Interna skäl: Som ett sätt för en organisation att bedriva ett mer effektivt miljöarbete i syfte att ständigt reducera organisationens totala miljöbelastning. Till denna grupp kan även underordnas sådana skäl som att vilja undvika ekonomiskt resursslöseri och att försäkra sig om att lagar efterföljs. Externa skäl har alltså att göra med hur en organisation vill synas och uppfattas utåt; interna skäl har att göra med att en organisation faktiskt har ett verkligt intresse för att inte bidra till negativ miljöpåverkan. 1 Se

8 Figur 2. Revision av ett MLS. En revision innebär att en organisations MLS-verksamhet (dvs de faktiska förhållanden som råder) kontrolleras mot den dokumentation organisationen ställt upp. Dokumentation och verksamhet kontrolleras därefter så att de följer standarden. (Fritt efter Pers. kom.: Hellqvist, 2005.) Revision och certifiering För att uppnå de mål som ovanstående skäl syftar till, räcker det dock ofta inte med att bara införa ett MLS. Vad gäller (1) ovan är ett MLS bara ett begrepp utan innebörd, om det inte finns en oberoende granskare som bekräftar att det är ett MLS först då kan det bli ett trovärdigt verktyg i en organisations marknadsföring. Vad gäller (2) ovan bedrivs miljöarbetet ofta effektivare om en extern granskare har insyn i MLS. Ett exempel på ett trovärdigt MLS är ett sådant som är uppbyggt och certifierat enligt ISO standarden. 1 För att bli certifierad enligt ISO 14001, genomgår en organisations MLS en extern revision vilken utförs av ett oberoende certifieringsföretag. Denna externa revision upprepas därefter med jämna mellanrum för att tillse att organisationens MLS bibehåller de krav som ISO standarden ställer. Revisionen innebär att certifieringsföretaget kontrollerar hur väl organisationen i såväl dokumentationshänseende som i verksamhetshänseende överensstämmer med standarden (Pers. kom.: Hellqvist, 2005; se Figur 2). För att garantera legitimiteten och trovärdigheten i certifieringssystemet, ackrediteras alla certifieringsföretag i Sverige av det statliga SWEDAC. SWEDAC:s legitimitet bygger i sin tur vidare på att alla olika systerorganisationer till SWEDAC ute i världen kontrollerar varandra sinsemellan inom organisationen IAF, International Accreditation Forum (Pers. kom.: Landgren, 2005). Vad innebär ett miljöledningssystem? För att MLS ska bli certifierat enligt ISO krävs alltså att både dokumentation och verksamhet överensstämmer med kraven i ISO standarden. I korthet innebär dessa krav följande (t.ex. Pers. kom.: Hellqvist, 2005): Organisationen ska ha satt upp en miljöpolicy med ett antal övergripande mål. Denna policy ska revideras med jämna mellanrum. Inventering och dokumentation av betydande miljöaspekter, och handlingsplan med detaljmål för att reducera dessa miljöaspekter. Genomförande av handlingsplanen ovan. 1 Se det nya standarddokumentet: Miljöledningssystem - Krav och vägledning (ISO 14001:2004). 8

9 Kontroll över hur väl man lyckats nå de uppställda detaljmålen; revision både intern och extern över hur väl MLS fungerar vad gäller både rutiner och hur väl man uppnått detaljmål. Ledningens genomgång: MLS ska vara så väl integrerat i organisationen att ledningen regelbundet träffas för att se över hur miljöarbetet och MLS fungerar, om miljöpolicyn ska revideras, och för att säkerställa att det sker en ständig förbättring. Hur ser då ett MLS ut rent konkret, vad består det av och hur fungerar det? För att ta reda på detta, ska vi nu titta närmare på uppsatsens huvudämne: Högskolan i Gävle. 4. Miljöledningssystemet på Högskolan i Gävle Bakgrund HiG har sex institutioner med ungefär studenter, varav ca 6000 heltidsstuderande, samt ca 750 anställda. Även om ett visst miljöarbete har förekommit tidigare, satte arbetet med att införa ett MLS igång i och med regeringens initiativ 1996, där HiG ingick bland de första myndigheter som fått i uppdrag att införa ett MLS. Ett MLS infördes då, men det blev mest en pappersprodukt som inte ledde till något konkret miljöarbete. I december 2001 beslutade sig så högskolestyrelsen på HiG för att arbeta mot att få HiG ISO certifierat (Pers. kom.: Sammalisto, 2005). I juli 2004 blev slutligen HiG certifierat av certifieringsföretaget Semko-Dekra (Semko-Dekra, 2004). Allmänt om miljöledningssystemet: organisation, miljöaspekter och miljömål 1 Efter att högskolestyrelsen fattat sitt beslut om att försöka få MLS på HiG att bli certifierat, inrättades den miljöorganisation som än idag gäller (se Figur 3). Ansvarig för MLS är den nyinrättade posten Vicerektor för miljöledning, vilken också leder miljörådet och projektgruppen. Miljörådet består i övrigt av de på varje institution och enhet placerade miljösamordnarna. Projektgruppen är en särskild stödgrupp som framförallt har haft som funktion att leda implementeringsarbetet inför certifieringen (Pers. kom.: Sammalisto, 2005). Figur 3. Organisationsskiss över miljöarbetet på HiG (Högskolan i Gävle, 2005b). 1 HiG:s MLS har en egen hemsida där en stor del av dokumentationen tillhörande MLS finns tillgängligt se

10 Miljörådet leder det övergripande förarbetet och planeringsarbetet och utför inventeringar av betydande miljöaspekter, förslag till miljöpolicy och övergripande miljömål, samt utarbetandet av detaljmål och handlingsplaner (Ibid.). Institutionerna och enheterna kallas för miljöenheter och leds av en miljöenhetschef, vilket är prefekten eller enhetschefen. Prefekten eller enhetschefen är tillsammans med institutionens eller enhetens miljösamordnare, ansvarig för genomförandet av handlingsplanerna och uppföljning av dessa för att se om detaljmålen uppfyllts (Ibid.; Högskolan i Gävle, 2004c). En inventering av de betydande miljöaspekterna sker regelbundet under miljörådets ansvar; denna inventering utfördes första gången i implementeringsfasen i och med miljöutredningen (Högskolan i Gävle, 2002; se Figur 4). De betydande miljöaspekterna är idag (Högskolan i Gävle, 2004b): Indirekta: Utbildning, forskning, samverkan med omgivande samhället, samt ansvarsfördelning i organisationen. Direkta: Elanvändning, avfallshantering, transporter, samt upphandling. Utifrån de betydande miljöaspekterna fastställs eller revideras därefter miljöpolicyn och de övergripande miljömålen: Idag har HiG fem övergripande miljömål (Högskolan i Gävle, 2003): 1) Personal/studenter ska känna ansvar för HiG:s miljöarbete; ha grundläggande kunskaper om hållbar utveckling. 2) Miljöaspekter ska integreras i relevant undervisning och forskning. 3) Miljöaspekter ska beaktas vid upphandling. 4) Minimera resursuttag och utsläpp. 5) Betona miljöaspekter i kontakter med det omgivande samhället. Hur genomförandet och uppföljningen av miljömål går till och hur HiG:s MLS är uppbyggt mer i detalj, ska vi titta närmre på längre fram i det efterföljande kapitlet. Motiv bakom införandet av miljöledningssystemet och bakom certifieringen Det centrala motivet bakom att införa ett MLS har framförallt varit att få alla studenter som har gått på HiG att få en ökad medvetenhet om miljöfrågor och hållbar utveckling. Av underordnad betydelse är de konkurrensfördelar högskolan skulle kunna få av att ha ett certifierat MLS den aspekten är inget man tänker på nu. Ytterligare en anledning till att man infört ett MLS är förstås att regeringen krävt det i och med att HiG tidigt var med i projektet med att införa MLS i statliga myndigheter (Pers. kom.: Sammalisto, 2005). Skälet till att högskolan valde att inte bara nöja sig med ett MLS, utan dessutom försöka få detta certifierat, var att först när det fanns ett tydligt mål om att få en certifiering blev det en sporre för många i organisationen att engagera sig i implementeringsarbetet och i miljöarbetet innan beslutet om att certifiera sig var 10

11 taget gick miljöarbetet mycket trögare. Certifikatet, som ju innebär att externa revisioner görs regelbundet, innebär också att en viss lägsta nivå måste upprätthållas, vilket hade varit svårt om det inte funnits någon form av extern hållhake (Ibid.). Hur väl har miljöledningsarbetet fallit ut? Arbetet med MLS på HiG har i och med certifieringen inneburit att man framförallt fått fram fungerande rutiner och handlingsplaner för att börja arbetet med att reducera de betydande miljöaspekterna (Pers. kom.: Sammalisto, 2005). Till faktiska förbättrade miljöprestanda under 2004 kan nämnas att i princip alla skrivare nu skriver dubbelsidigt samt en förbättrad kemikalieanvändning. Av mer organisatorisk karaktär hör att en energikartläggning ägt rum (Ibid.). Vad gäller upphandlingen går dock arbetet ej så fort som vad som hade varit önskvärt. Dels är man i stor utsträckning beroende av statliga ramavtal som man inte kan påverka; dels så lägger de tjänstemän som utför upphandlingen på HiG ännu inte tillräckligt stor vikt vid miljökriterier (Ibid.). Slutligen verkar det som om de flesta av studenter och anställda accepterat arbetet med MLS. En enkät visade att endast 2 procent var ointresserade av miljöfrågor (Ibid.). 5. Miljöledningssystemets uppbyggnad: en analys Vi har nu tittat på några allmänna aspekter av MLS på HiG och ska nu fördjupa oss i den fråga vi ställt oss tidigare: Vad består egentligen ett ISO certifierat MLS som det på HiG av? Hur ser det ut rent konkret? Detta är en ganska komplex fråga som inte är helt lätt att besvara. På ett sätt kan ett MLS beskrivas som den process som inleds med implementeringsfasen och därefter fortgår enligt MLS-cirkeln beskriven i Figur 4. Även när ett MLS har blivit certifierat kan det ses som en process med ständig förbättring av miljöprestanda. Men när det är certifierat har det också inneburit en permanent förändring av organisation, rutiner och tankar hos de människor som ingår i organisationen. Figur 4. MLS-cirkeln. Ledningens beslut och miljöutredningen ingår i implementeringsfasen. Därefter följer de olika momenten: Miljöpolicy, Planering, Införande/drift, Kontroll, samt Ledningens genomgång. För varje varv ska en ständig förbättring ske av miljöprestandan. 11

12 Rent konkret kan man se HiG:s MLS som något som samtidigt existerar rent fysiskt på tre parallella nivåer (se Figur 5). Den övre och undre nivån är systemets dokument, vilka existerar fysiskt i högskolans databas. Den mellersta nivån är de aktiviteter och handlingar som utförs i och med MLS. Detta kan beskrivas mer i detalj enligt följande: 1) På den översta nivån har vi systemets rutiner, vilka på HiG existerar rent fysiskt som digitala dokument i systemets databas dessa dokument kallas också styrande dokument (Axelsson & Marcus, 2001). Det är dessa rutindokument som är en av garantierna för att systemet ska fortleva över tiden, allt medan anställda kommer och går. Ett sådant rutindokument är t.ex. ledningens stadgar, eller arbetsordning, där det står vilka frågor som är återkommande under året ledningens genomgång av MLS bör finnas med där. Ett annat rutindokument styr hur ofta och på vilket sätt inventeringen av miljöaspekter ska göras. Ett annat rutindokument styr hur detaljerade miljömål och handlingsplaner på institutionsnivå ska utföras. Ytterligare ett annat rutindokument styr hur en faktisk betydande miljöaspekt ska minskas (genom t.ex. råd om att datorn ska stängas vid dagens slut). 2) På den mellersta nivån har vi systemets aktiviteter och faktiska skeenden. Det är här som rutinerna utförs. En viktig garanti för att rutinerna ska utföras är dock att de har legitimitet hos de anställda. Utan legitimitet är det ingen som läser rutinerna, och inget utförs. Exempel på aktiviteter är ledningens möten, den faktiska inventeringen av miljöaspekter, att t.ex. en dator stängs av vid dagens slut, samt mätning av miljöaspekter. 3) På den nedersta nivån har vi resultatet eller redovisningen av en aktivitet i form av ett redovisande dokument. Denna nivå existerar liksom den översta nivån rent fysiskt i form av digitala dokument i systemets databas. Exempel är protokoll från ledningens genomgång, nedskrivna miljöaspekter från inventeringen, nedskrivna detaljmål och nedskrivna mätvärden vid kontroll av om miljöaspekter reducerats. Mycket översiktligt skulle själva arbetsgången i MLS-cirkeln kunna beskrivas som en medsols vandring mellan de olika momenten, där man för varje moment uppifrån och ner går igenom de tre nivåerna beskrivna ovan. Vidare knyter varje moment i MLScirkeln ihop med det intilliggande momentet genom att det redovisande dokumentet (den nedersta nivån) i föregående moment blir till en del av det styrande dokumentet (den översta nivån) i efterföljande moment. Detta blir då en garanti för att arbetet aldrig upphör. Figur 5. Olika nivåer i ett MLS. Ett MLS kan beskrivas som ett system bestående av tre nivåer: Rutiner (styrande dokument), aktiviteter, samt resultat (redovisande dokument). 12

13 Tabell 1: Exempel på innehåll i de tre olika nivåerna av HiG:s MLS. Rutiner (styrande dokument) Ledningens genomgång ska ske 1 gång per år Utvärdering detaljmål Aktiviteter Själva ledningsmötet Resultat (redovisande dokument) Protokoll från ledningsmötet. Reviderade övergripande miljömål. Miljörådet ska bestämma detaljmål och handlingsplan Övergripande miljömål Själva arbetet med att göra en handlingsplan Handlingsplan med detaljmål Miljöenhetschef ansvarar för genomförande och kontroll Handlingsplanen Själva genomförandet av handlingsplanen och mätning av måluppfyllelse Mätprotokoll/utvärdering detaljmål I Tabell 1 har vi ett mycket förenklat exempel. En rutin för Ledningens genomgång i MLS finns inskrivet i högskolans stadgar eller arbetsordning (styrande dokument). Ledningens genomgång äger som en konsekvens av denna rutin rum i verkligheten (aktivitet). Denna aktivitet resulterar därefter i ett protokoll, med t.ex. reviderade övergripande miljömål (redovisande dokument). Dessa övergripande miljömål blir därefter ett styrande dokument i det att de blir en del av den rutin som innebär att miljörådet regelbundet ska bestämma nya detaljmål och handlingsplaner. Och så vidare, tills att vi erhållit ett redovisande dokument som innehåller en utvärdering av hur väl detaljmålen uppfyllts detta dokument blir därefter styrande i det att det blir en del av den rutin som innebär ledningens genomgång, där ledningen måste vidta åtgärder beroende på innehållet i utvärderingen. Och cirkeln är därmed sluten. 6. Slutsatser och diskussion Sammanfattning och diskussion Vi har i denna uppsats studerat det ISO certifierade MLS på HiG. Vi började med att ge en bakgrund till arbetet på HiG genom att beskriva arbetet med MLS i offentlig sektor. Vi beskrev också allmänna egenskaper hos MLS och vad det innebär att certifiera ett MLS. Därefter fördjupade vi oss i olika aspekter av HiG:s MLS samt i dess uppbyggnad. En central frågeställning var att få svar på hur HiG:s MLS egentligen ser ut rent konkret. Här kom vi fram till att detta kan beskrivas som ett system bestående av tre nivåer som existerar parallellt: rutinnivån (styrande dokument; existerar i HiG:s databas), aktiviteter, samt resultatnivån (redovisande dokument; existerar i HiG:s databas). Detta är troligen en beskrivningsmodell som mer eller mindre kan appliceras på alla MLS. Vidare frågade vi oss varför ett MLS införts, varför man valt att certifiera det, samt om det gett något resultat. På HiG ser man viljan att få de nuvarande och kommande studenterna att bli mer miljömedvetna, som den centrala drivkraften. Att regeringen 13

14 bestämt att MLS skulle införas på HiG, var förstås en viktig förutsättning. Certifieringen av HiG:s MLS utfördes vidare eftersom MLS ej innebar något konkret resultat under den tid certifieringsambitionerna ej förekom. Efter det att högskolan bestämde sig för att certifiera sig har flera positiva resultat åstadkommits: exempelvis har ett mer systematiskt miljöarbete upprättats, en energikartläggning har utförts och i princip alla skrivare på högskolan skriver nu dubbelsidigt. Däremot har man inte lyckats påverka upphandlingsprocessen ännu. En slutsats som ändå kan dras är att certifieringsprocessen inneburit att miljöarbetet effektiviserats avsevärt. Detta kan troligen ganska säkert knytas till de inneboende egenskaper som ISO har, som t.ex. ledningens centrala roll, integreringen i övrig verksamhet och de externa revisionerna. En miljöengagerad personalstyrka och ledning är troligen också en förutsättning åtminstone i implementeringsfasen. Ser man på offentlig sektor i stort, är det för samhällets miljöarbete av yttersta vikt att ett effektivt miljöarbete bedrivs där, eftersom offentlig sektor står för mellan procent av BNP. Införandet av MLS i statliga myndigheter som initierades av regeringen 1996, är därför troligen en viktig åtgärd, även om det kanske ännu är osäkert om det idag inneburit några konkreta resultat. En intressant fråga är där om det räcker med att införa MLS, eller om det också krävs en ISO certifiering för att en myndighet verkligen ska förbättra sina miljöprestanda. I fallet med HiG är som sagt svaret på den frågan att det krävs en certifiering. Vidare kan man fråga sig vilka skäl andra myndigheter har haft för att certifiera sig. Ytterligare en intressant punkt är frågan om offentlig upphandling vilken står för ungefär 20 procent av BNP. På HiG gick påverkan på upphandlingsprocessen långsamt, och detsamma verkar gälla i offentlig sektor i allmänhet. Hur ska man få fart på arbetet inom just det området, såväl på HiG som i offentlig sektor i allmänhet? Kommentarer om arbetet i Gävle De ansvariga för MLS på HiG har varit måna om att göra systemet så öppet och tillgängligt som möjligt för allmänheten via hemsidan, vilket är en mycket stor tillgång för den miljöledningsintresserade. Synpunkter som kan nämnas är att i den senaste årsredovisningen över 2003 nämns inte ordet miljö i Rektors förord (Högskolan i Gävle, 2004d). Vidare finns ännu inte heller med någon instruktion om Ledningens genomgång av MLS i arbetsordningen för högskolestyrelsen (Högskolan i Gävle, 2004a). Intressanta frågeställningar att studera vidare Mer i detalj gå in på den modell som beskriver ett MLS som bestående av tre nivåer. Är det först när en organisation blir certifierad som det leder till bättre miljöprestanda? Varför väljer myndigheter att ISO certifiera sig? Mer om offentlig upphandling globalt och nationellt hur göra den mer miljövänlig? MLS respektive ISO certifikat i offentlig sektor globalt hur vanligt är det? Etiska aspekter i utvidgade MLS på t.ex. HiG, samt utveckling av standarder för. Samband mellan andel BNP som en verksamhet/sektor utgör och påverkan på miljön. Samordnat arbete med MLS inom den kommunala sektorn. Göra en större attitydundersökning av arbetet på HiG. Studera psykologiska frågeställningar i samband med MLS, t.ex. värderingar, legitimitet, vad får folk att följa rutiner osv. 14

15 Referenser Allmän litteratur, rapporter, m.m. Axelsson, U. & Marcus, H-O. (2001). Företagets miljöarbete i praktiken. Ur Miljö i ett företagsperspektiv. Prevent. Berlin, D. & Mark-Herbert, C. (2004). Kvalitets- och miljömanagement en antologi. 2:a upplagan. Småskriftsserien 118. Institutionen för ekonomi, SLU. Uppsala. Naturvårdsverket (2003). Effektivare miljöledningssystem en studie om brister, behov och möjligheter till förbättring. Rapport Naturvårdsverket (2004a). Miljöledning i statliga myndigheter. En utvärdering. Rapport Naturvårdsverket (2004b). Miljöledningssystem i myndigheter Rapport Naturvårdsverket (2004c). Miljöhänsyn i statliga ramavtal. Rapport Nämnden för offentlig upphandling (2004). Årsredovisning dnr 2004/ Regeringskansliet. Miljödepartementet (1996). Statsförvaltning för hållbar utveckling. Uppdrag till vissa myndigheter inom projekt Miljöledningssystem i statlig förvaltning. Regeringsbeslut M96/2948/ SIS Förlag (2004). Miljöledningssystem - Krav och vägledning (ISO 14001:2004). Statistiska centralbyrån (2004). Den offentliga sektorn. Bokslut för verksamhetsåret Allmänt Internet Miljöstyrningsrådet (2005). Ekologisk hållbar upphandling Naturvårdsverket (2005). Miljöledning för myndigheter Sverige.se (2005). Så fungerar den offentliga sektorn aspx,

16 Dokument och hemsidor angående Högskolan i Gävle Högskolan i Gävle (2002). Miljöutredning. Högskolan i Gävle. September Dnr / Högskolan i Gävle (2003). Miljöpolicy för Högskolan i Gävle Högskolan i Gävle (2004a). Arbetsordning för styrelsen vid Högskolan i Gävle. Dnr / Högskolan i Gävle (2004b). Prioritering av miljöaspekter. Diarienr: / Högskolan i Gävle (2004c). Rutiner för miljöaspekter, miljömål och handlingsplan. Diarienr: / Högskolan i Gävle (2004d). Årsredovisning Högskolan i Gävle Högskolan i Gävle (2005a). HiGs miljöledningssystem. (Hemsida för hela HiG:s MLS.) Högskolan i Gävle (2005b). Miljöorganisationen HiG. Diarienr: / Semko-Dekra (2004). Certificate No SS-EN ISO 14001: Föredrag och personlig kommunikation Hellqvist, R. (2005). Bergström & Hellqvist AB. Föreläsning i kursen Kvalitets- och miljöledning, 5 p., vt 2005, Institutionen för ekonomi, SLU Landgren, E. (2005). Semko-Dekra. Föreläsning i kursen Kvalitets- och miljöledning, 5 p., vt 2005, Institutionen för ekonomi, SLU Mark-Herbert, C. (2005). Lärare, Institutionen för ekonomi, SLU. Föreläsning i kursen Kvalitets- och miljöledning, 5 p., vt 2005, Institutionen för ekonomi, SLU Sammalisto, K. (2005). Vicerektor för miljöledning på Högskolan i Gävle. Telefonintervju, Omslagsbild Omslagsbilden är hämtad från Naturvårdsverket, 2004b, s. 41, och därefter modifierad till att passa HiG. Logotypen i bilden är hämtad från Högskolan i Gävle, 2004d. Modifierade versioner av omslagsbilden används även i Figur 4 och 5. 16