Välkommen till Kreativt Kooperativ möjligheternas arena

Transkript

1 Kreativt Kooperativ i Halmstad ek för Box Jönköping E post: kk.ekfor@juv.nu Hemsida: Bankgiro: Ordförande: Inger Novak, ingernovak2@hotmail.se, Kassör: Henrik Hall, henrik@juv.nu, Förslag Senast reviderad: Välkommen till Kreativt Kooperativ möjligheternas arena Sedan starten i Halmstad för mer än femton år sedan, har vi ett väl utvecklat system för att stötta mindre affärsverksamheter med ekonomiadministration. Vårt upplägg passar inte alla entreprenörer i alla situationer, men fungerar utmärkt i vissa lägen just för att det är specialiserat och målinriktat. Fördelen med Kreativt Kooperativ är att du som medlem har olika roller gentemot olika intressenter och i olika situationer: Gentemot dina kunder är du en självständig näringsidkare och leverantör, med F skattsedel och god ordning på ekonomiska rutiner. Gentemot Skatteverket och andra myndigheter är du anställd av kooperativet, men arbetar bara vid behov (d v s när du själv har dragit in betalda uppdrag). Internt i kooperativet är du suverän chef för en affärsenhet. Du ansvarar själv för att hitta alla dina kunder och utföra dina uppdrag på ett bra sätt och du tar inget som helst ansvar för andra medlemmars verksamheter. Internt är du också medlem i den ekonomiska föreningen Kreativt Kooperativ, vilket innebär att du har rösträtt på årsmötet, möjlighet att bli invald i styrelsen och kan alltså påverka föreningens inriktning och skötsel. Allt detta utan att du har ansvar för något annat än din egen affärsverksamhet! I relation till Kreativt Kooperativs administration är du kund, men förutom en årsavgift på för närvarande 300 kronor, betalar du bara 8% av din omsättning för bokföring, bokslut och deklaration. För din egen affärsverksamhet är du bank och finansiär, genom att du med egna pengar betalar alla investeringar och andra inköp som du gör. Så snart din verksamhet visar ekonomiskt överskott, får du tillbaka alla pengar du har lagt ut. Det finns många situationer och typer av verksamheter där Kreativt Kooperativ kan vara en bra lösning för dig som entreprenör och i slutändan är det bara du själv som avgör om så är fallet. Några av de tillfällen då vi har varit en bra lösning inkluderar: Affärsverksamheten drivs i mindre omfattning vid sidan om annan anställning, utbildning eller liknande. Du säljer huvudsakligen tjänster, såsom massage, teaterföreställningar, yoga, utbildning eller konsultationer. Du vill eller kan inte få en egen F skattsedel.

2 Du bedriver din verksamhet i projektform, utan någon större kontinuitet och är mer intresserad av att varje projekt slutredovisas fortast möjligt, än av att få ett årsbokslut. Att säga när Kreativt Kooperativ inte passar för dig är svårare, eftersom en eller flera av fördelarna kan vara så viktiga att de uppväger eventuella nackdelar. Några omständigheter som kan tala för en annan lösning än att gå med i Kreativt Kooperativ är till exempel: Din omsättning är så hög att den sammanlagda administrationsavgiften blir högre än vad det hade kostat att anlita bokföringshjälp för ett eget företag. Du har fast anställd personal i mer än obetydlig omfattning i din affärsverksamhet. Du säljer huvudsakligen inköpta varor med låg försäljningsmarginal, d v s du har en handelsverksamhet. Du har intresse/behov av att kunna göra mer aktiv skatteplanering för dig själv och din egen affärsverksamhet. Din affärsverksamhet är riskfylld, med stora kostnader/investeringar i början och osäkra intäkter längre fram. Vi hjälper dig gärna att avgöra om Kreativt Kooperativ är rätt lösning för dig och vi kan hjälpa dig att hitta alternativ om det inte är det. Så här blir du medlem På vår hemsida hittar du en blankett för medlemsansökan, som du fyller i och skickar till kassören. Så fort du har fått klartecken att ansökan är registrerad, kan du börja använda dig av kooperativets alla tjänster, så som beskrivs här nedanför. Fullvärdig medlem blir du först när du har kunnat visa upp ekonomisk aktivitet via föreningen och du väljs då in av styrelsen om det inte finns väldigt speciella skäl mot det. När du har blivit invald får du en anmodan att betala medlemsinsatsen på 100kr. Föreningen tar sedan ut en årlig medlemsavgit på max 500kr (exakt belopp bestäms av årsmötet), som du måste betala för att få kvarstå som medlem. De senaste åren har medlemsavgiften varit 300kr. Så här fungerar Kreativt Kooperativ i praktiken Du driver själv din affärsverksamhet på det sätt du tycker är bäst. Så länge det du gör är lagligt och etiskt rimligt, lägger vi oss inte i vad du gör. Eventuella tvister med kunder och leverantörer löser du själv, men du kan alltid fråga oss om råd. Du ansvarar själv för att din verksamhet går ihop ekonomiskt. Du sänder in dina bokföringsunderlag på papper via vanlig post eller besök till kassören, som inom en vecka bokför dem på ett korrekt och lagligt sätt och rapporterar tillbaka till dig hur du ligger till ekonomiskt inom kooperativet. Vid semester e dyl kan kassörens leveranstid bli längre, något som i så fall meddelas alla medlemmar via e post i god tid i förväg. Hur ofta du skickar in underlag avgör du själv och ingen kommer att påminna dig när du inte skickar in något.

3 Du behöver inte själv göra någon sammanställning eller sammanräkning av de underlag du sänder in till kassören, men inget hindrar att du för din egen skull noterar vad du har sänt in eller tar kopior på särskilt viktiga underlag. Kooperativet tar inte ansvar för handlingar som slarvas bort av Posten (det har ännu inte hänt oss, vad vi vet). Du ansvarar själv för att din egen arbetsmiljö är god och uppfyller krav från lagstiftning och andra relevanta aktörer. Du ansvarar också för att du har eventuella tillstånd som krävs för din verksamhet och du tecknar själv och betalar för de försäkringar som krävs i din bransch. Inom kooperativet kommunicerar vi helst via e post och vanlig post, detta för att säkerställa att överenskommelser och information finns dokumenterad samt att kassör och medlemmar kan planera sin arbetstid efter eget huvud. Kassören svarar om möjligt gärna på telefonsamtal, men om du bara når fram till en telefonsvarare, måste du själv ringa tillbaka vid senare tillfälle. Intäkter Intäkter till din affärsverksamhet kan huvudsakligen komma på två vägar, fakturering eller kontantförsäljning. Vi rekommenderar att du använder dig av kontantförsäljning endast när du säljer till privatpersoner och försäljningssumman är liten (under 1000 kronor per gång). Säljer du kontant måste du antingen ha en kassa apparat (lagkrav över en viss omsättning, se för mer information) eller ett kvittoblock. Vid varje kontantförsäljning får kunden ett kvitto och en kopia på kvittot sänds in till Kreativt Koopeativ. Om du har kassa apparat räcker det med månadssammanställningar. Skriver du kvitton för hand och kunden är en privatperson behöver du inte räkna ut hur stor momsen blir, däremot ska det klart och tydligt framgå vilken typ av tjänst eller vara som har sålts, så att vi kan räkna ut momsen i efterhand. Du får också mycket gärna skriva vilken momssats som gäller för det du har sålt. Om du vill eller behöver skriva ut momsbeloppet på kvittot, se till att du vet hur du räknar ut momsen det är inte helt lätt. Kontakta gärna kooperativets kassör om du är det minsta tveksam. De intäkter du får via kontantförsäljning ska enligt huvudregeln betalas in till Kreativt Kooperativs bankgiro. Ange ditt eget namn tydligt på inbetalningen så att vi kan tillgodoföra pengarna till ditt konto i kooperativet. Om din ekonomiska ställning i kooperativet är god, kan du använda kontanta intäkter för att betala kostnader som du sänder in kvitton och fakturor på. Kontakta kassören om du är osäker på vad som är bäst att göra. Du får inte själv ställa ut fakturor i Kreativt Kooperativs namn. När du har utfört ett eller flera uppdrag som ska faktureras, skickar du in ett faktureringsunderlag till kassören (använd gärna någon av mallarna som du hittar på vår hemsida), som ställer ut fakturan och skickar den till dig via e post för kontroll. När du har godkänt fakturan kan du antingen skicka/lämna den själv till din kund (meddela i så fall kassören att du gör det) eller meddela kassören att denne kan sända fakturan via vanlig post eller e post.

4 För att inte belasta dina kunders och vår ekonomiadministration mer än nödvändigt, ser vi gärna att du undviker att fakturera belopp under 500kr. Om du kommer att fakturera samma kund snart igen, kan du spara beloppet till nästa fakturering. Om kunden har möjlighet att betala kontant, kan du erbjuda henne detta, även om hon är ett företag. Kassören håller reda på att fakturan blir betald och tillgodoräknar dig de pengar som kommer in. Skulle en faktura inte bli betald inom rimlig tid, blir du kontaktad av kassören så att du kan avgöra om en påminnelse ska göras och i så fall hur. Dina kunder är alltid dina och du ska ha full kontroll på hur de blir behandlade. När du har sänt in kvitton på kontantbetalningar eller fakturaunderlag, dras 8% av dina intäkter (exklusive moms) i administrationsavgift för att täcka kooperativets kostnader och hantering. Du kan se på den ekonomiska redovisningen från kassören hur mycket du har betalat i administrationsavgift. Skulle det senare visa sig att fakturor som har ställts ut för din räkning behöver krediteras (d v s kunden ska inte betala) och inga nya intäkter är på väg in, återförs den överskjutande administrationsavgiften till dig. En fördel med Kreativt Kooperativ framför att driva sin verksamhet själv i vissa bolagsformer, är att du har möjlighet att ta del av offentliga bidrag som berör anställda och/eller arbetslösa och/eller sjukskrivna. Du ansvarar själv för att söka och administrera sådana bidrag, men efter särskild överenskommelse kan en del av dessa uppgifter delegeras till kassören, t ex löpande inrapportering av löneuppgifter. Om en ansökan eller liknande behöver undertecknas av firmatecknare, görs detta av föreningens ordförande. Presentkort Hantering av presentkort kan lätt bli krånglig, med risk för fel och otrevliga överraskningar. Vi rekommenderar därför att du låter eventuell hantering av presentkort stanna mellan dig och din kund. När du utför tjänsten (alt. levererar varan) och tar betalt genom att lösa in presentkortet, redovisar du försäljningen som en vanlig kontantförsäljning. Om du vill kan du betala in pengarna till Kreativt Kooperativs konto redan när du säljer presentkortet. Du har i sådant fall pengarna till godo oavsett om du senare löser in presentkortet eller inte. Kostnader När du köper in varor och tjänster som hör ihop med affärsverksamheten, betalar du dem först med egna pengar och får ersättning från kooperativet när du har redovisat bokföringsunderlagen, under förutsättning att ditt konto hos kooperativet totalt sett visar ett överskott. Som bokföringsunderlag för externa kostnader godkänns i princip bara kvitton och fakturor i original. Orderbekräftelser, fakturakopior, kreditkortsslippar, betalningsbekräftelser och liknande är inte godkända som bokföringsunderlag enligt svenska lag. Kontrollera gärna att momsen är specifierad på de underlag du sänder in, det tjänar du själv på. Vi får inte räkna ut momsen i efterhand, även om vi vet vilken

5 momssats som gäller. Om du sänder in ett underlag som inte kan bokföras, makuleras detta och sänds inte tillbaka om du inte särskilt har begärt det. Kontakta gärna kassören om du är tveksam kring vad som fungerar som bokföringsunderlag. När du sänder in en faktura eller ett kvitto intygar du samtidigt att kostnaden i underlaget: är betald i sin helhet av dig. inte är bokförd i någon annan organisation. har en direkt koppling till den affärsverksamhet du bedriver inom ramen för Kreativt Kooperativ. är avdragsgill enligt svensk bokföringslagstiftning. samt att du inte har skickat in ett underlag för exakt samma kostnad tidigare Observera att endast kostnader som kassören får in godkända och begripliga underlag för, kommer att bokföras. Om du själv är tveksam, får du gärna skicka in underlaget med en not om att du är tveksam, så bokför kassören underlaget om det är möjligt och lagligt. Du är alltid välkommen att kontakta kassören innan du skickar in underlag för att fråga om en kostnad är godkänd eller inte. I sällsynta fall är det orimligt svårt att få fram kvitto eller faktura för en kostnad, t ex vid löpande hyreskontrakt för mindre lokaler, där hyresvärden inte sänder ut fakturor eller avier för hyresbetalning. I sådana fall kan det räcka med att vi en gång per år får en kopia på hyresavtal e dyl, men varje betalning måste då styrkas med en betalningsverifikation från din bank. Tänk på att det inte alltid är uppenbart för kassören vad som är en avdragsgill kostnad i din bransch och att det inte alltid är lätt att förstå vad som står på kvitton och fakturor. Om du har köpt något som lika gärna hade kunnat användas privat (t ex mat eller kläder) eller om det inte är uppenbart från texten på fakturan vad som är inköpt (det står t ex "XPQ35"), skriv en förklaring på underlaget! Exempel på kostnader som inte är (fullt) avdragsgilla: Telefonräkningar. Du får ersättning med halva bruttobeloppet och ingen moms dras av. Detta beror på att din telefon räknas som privat (eftersom Kreativt Kooperativ inte godkänner att abonnemang tecknas i föreningens namn) och används av dig som anställd till viss del i tjänsten. Vi följer här de regler och rekommendationer som gäller för anställda i allmänhet. Bensin, parkeringsböter, trängselavgift, reparationer och andra kostnader för egen bil. Använder du egen bil i din affärsverksamhet, får du istället ersättning för det antal kilometer du har kört i tjänsten. Använd körjournal som finns på föreningens hemsida. Avgift till A kassa. Pensionsförsäkring. Fika, lunch m m där du är den ende som har ätit. Om du har bjudit en affärsbekant på lunch eller liknande, skriv på kvittot vilka som har ätit och vad som var syftet med måltiden. Observera att det finns gränser uppåt för hur mycket man får bjuda på (en dagens lunch går dock alltid bra). Förutom de uppenbara kostnaderna som du får kvitto eller faktura på, har du möjlighet att få avdrag (och därmed skattefria pengar) för allt sådant som en anställd får

6 ersättning för. Använder du egen bil i din affärsverksamhet, fyller du i en körjournal och får milersättning. Har du gjort en tjänsteresa, t ex för att gå en kurs eller besöka en kund på annan ort, där det har ingått minst en övernattning, fyller du i en reseräkning och får traktamente. Blanketter för detta hittar du på vår hemsida. Glöm inte heller att du kan ta upp sådant som träning/friskvård och julklappar till kunder som kostnader i din affärsverksamhet, så länge du håller dig inom de beloppsgränser som Skatteverket har satt upp. Fråga gärna kassören om vad du får "ta på firman" eller inte. Observera att det är strängt förbjudet att be en leverantör sända faktura till Kreativt Kooperativ utan att ha överenskommit detta med kassören eller ordföranden i förväg. Det är en klar fördel om det står "Kreativt Kooperativ" på fakturan, men den ska sändas till och betalas av dig. Buffert För att täcka självrisker och eventuella skadestånd och andra problem som kooperativet gemensamt kan bli ansvariga för, avsätts 5% av dina intäkter i en personlig fond som inte betalas ut så länge du är medlem. När fonden nått sitt maxvärde, för närvarande 3500kr, görs inga fler avsättningar till den. När du går ur föreningen betalas hela fondens värde tillbaka till dig. Varulager och andra investeringar Om du i din verksamhet har ett lager av färdiga varor eller andra tillgångar av väsentligt värde, ska värdet på dessa vid årsskiftet redovisas till kassören senast sista januari varje år. Om du tidigare har haft ett varulager och inte har redovisat ett uppdaterat värde på detta senast den sista januari, antar vi att du inte längre har ett varulager och bokför bort det gamla värdet (vilket innebär en försämring av ditt resultat). Utbetalningar Överskottet i din verksamhet betalar vi ut när du själv önskar. Vill du spara pengarna för framtida behov, ligger de tryggt hos oss. Det finns två typer av utbetalningar: Kostnadsersättning. Om du haft kostnader i din verksamhet som du har betalat ur egen ficka (normalfallet), får du tillbaka det du har lagt ut under förutsättning att din verksamhet totalt sett har gått ihop sig. Lön. Om dina intäkter har varit större än dina kostnader, d v s din verksamhet har gått med vinst, kan du om du vill få ut mellanskillnaden som lön. Från det belopp som används för löneutbetalning drar vi av och betalar in, först lagstadgade arbetsgivaravgifter, därefter 30% preliminär löneskatt och dessutom görs mindre avsättningar till pension och arbetsmarknadsförsäkringar. Totalt innebär det att du som nettolön för ut ungefär hälften av det ursprungliga beloppet. Du väljer själv hela tiden hur mycket och när du vill ha utbetalt av respektive typ, under förutsättning förstås att det finns ett utrymme för detta. Meddela gärna i samband med att du skickar in bokföringsunderlag om du vill ha en utbetalning, vilken/vilka typ/typer du helst vill ha och om du vill ha allt du kan få ut eller mindre.

7 Så här bokförs dina pengar i kooperativet Vi har full respekt för att du som låter Kreativt Kooperativ administrera din affärsekonomi kanske inte har full koll på redovisningens alla irrgångar och kanske heller inte har lust att fördjupa dig i frågor om debet och kredit. Det betyder inte att du behöver betrakta vårt arbete som en "svart låda", stängd för insyn och omöjlig att begripa sig på. Det är dina pengar det handlar om och du har all rätt i världen att ha full koll på vad som händer med dem. I Kreativt Kooperativs bokföring finns, något förenklat, två pengapåsar för varje medlem: Kontantkassan, som visar hur mycket pengar du är skyldig till kooperativet eller hur mycket kooperativet är skyldigt dig. Saldot i kontantkassan beräknas som skillnaden mellan dina eller dina kunders insättningar samt dina utlägg, minus dina obeskattade uttag inklusive icke inbetald kontantförsäljning. Resultatet, som visar hur mycket pengar du kan ta ut för att betala lön till dig själv, eller, om du ligger på minus, hur mycket mer pengar du måste tjäna in, innan du kan göra några uttag. Resultatet beräknas som skillnaden mellan dina intäkter och dina kostnader, allt exklusive moms. Övergångsregel: Före 2010 gjordes varje år bokslut för varje enskild medlem, där det samlade resultatet för alla tidigare år räknades ut. I och med byte av kassör och bokföringssystem hösten 2010 är detta inte längre nödvändigt, utan man kan på varje ekonomisk rapport se hur stort det samlade resultatet. Tills vidare ligger det samlade resultatet för tiden före 2010 kvar som en separat post i de ekonomiska rapporterna, men räknas ihop med senare års resultat för att komma fram till en siffra för hur stort löneutrymmet är. Blev du klokare? Då är du antagligen smartare än genomsnittet av befolkningen när det gäller bokföring. Nedanstående exempel på vad som händer vid olika vanliga affärshändelser kan förhoppningsvis tända ett Liljeholmens även hos normalbegåvade. Affärshändelse Effekt på kontantkassan Effekt på resultatet Du sänder in en faktura på en betald kostnad till kassören. Föreningens skuld till dig ökar med hela beloppet (alternativt minskar din Ditt resultat minskar med det belopp du har betalat, minus eventuell moms. Du sänder in kvitton på din egen kontantförsäljning. Du betalar in pengarna du har fått in från kontantförsäljningen till Kreativt Kooperativs bankgiro. skuld till föreningen). Föreningens skuld till dig minskar med hela beloppet (alternativt ökar din skuld till föreningen). Föreningens skuld till dig ökar med hela beloppet (alternativt minskar din skuld till föreningen). Ditt resultat förbättras med försäljningsbeloppet utan moms, minskat med 8% administrationsavgift. Ingen. Du sänder in Ingen. Ditt resultat förbättras med

8 fakturaunderlag till kassören. försäljningsbeloppet utan moms, minskat med 8% administrationsavgift. Beloppet blir dock inte omedelbart tillgängligt för löneutbetalning. Din kund betalar fakturan. Ingen Beloppet blir tillgängligt för Kooperativet betalar ut lön till dig. Kooperativet betalar ut ersättning för kostnader som du har redovisat. Ingen. Föreningens skuld till dig minskar. löneutbetalning. Ditt resultat minskas med hela det utbetalda beloppet, inklusive skatter och avgifter som inte går direkt till dig. Ingen. Förstår du fortfarande inte ska du fråga kassören och/eller ordföranden tills du har allt kristallklart för dig! Så här går du ur När du inte längre vill vara medlem i kooperativet, meddelar du detta skriftligen till kassören. Denne meddelar då hur du ligger till ekonomiskt och vad som behöver göras för att du ska vara skuldfri gentemot föreningen. Några vanliga scenarier vid utträde är: Du har en samlad vinst från din tid i kooperativet. Denna kan antingen användas för att göra en sista löneutbetalning, eller så kan du sända in kvitton på inköp du har gjort för din affärsverksamhet och får då tillbaka de pengar du har lagt ut, så länge det finns kvar ett överskott i din kontantkassa eller ditt resultat. Du har ett överskott i kontantkassan, men ingen samlad vinst. Dessa pengar betalas ut till dig direkt. Du har ett underskott i kontantkassan, men ingen samlad vinst. Dessa pengar måste du betala in till kooperativet. Du har en samlad förlust från din affärsverksamhet. Enda sättet att få bort den är att balansera upp den med intäkter, som också måste vara så stora att det från dem kan dras 8% administrationsavgift. Om du inte kan utföra något uppdrag som kan faktureras, ställer vi ut en faktura till dig själv, som du måste betala innan du kan beviljas utträde. Fakturan kan helt eller delvis betalas med eventuellt överskott i kontantkassan. Om du har startat ett eget företag, ställer vi ut fakturan till ditt nya företag och du kan då bokföra den där och dra av kostnaden. På fakturabeloppet läggs 25% moms. Från det att du gör dina sista affärstransaktioner inom kooperativet till dess att du beviljas utträde, måste det förflyta så lång tid att vi kan se att vi inte har användning för den buffert du har byggt upp, utan kan räkna den tillgodo vid den ekonomiska avslutningen. När du är skuldfri gentemot föreningen, beviljar styrelsen dig utträde och du får tillbaka din insats.