Handlingar till socialnämndens sammanträde

Transkript

1 Handlingar till socialnämndens sammanträde Ärenderubrik Diarienummer Ärende 8 och 9 (endast protokollsutdrag): 8 - Revidering av förfrågningsunderlag för upphandling enligt LOV (SN ) 9 Tillsyn av äldreboenden i Vallentuna kommun 3 Information om uppsökande verksamhet år 2011 för 80-åringar bosatta i Vallentuna kommun SN Förenklad biståndsbedömning SN Avlösning i hemmet SN Ansökan enligt lag (2008:942) om valfrihetssystem Andisa Care AB SN Revidering av socialnämndens arkivorganisation och arkivbeskrivning 2011 SN

2

3

4 Ärende 3

5

6

7

8 Ärende 5

9 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE SOCIALFÖRVALTNING DNR TERHI BERLIN SID 1/8 UTREDARE 08/ SOCIALNÄMNDEN Tjänsteskrivelse Förenklad biståndsbedömning Socialförvaltningens förslag till socialnämnden 1. Socialnämnden beslutar att ge förvaltningen i uppdrag att införa en förenklad biståndsbedömning för trygghetslarm och serviceinsatser. Ärendet i korthet Förenklad biståndsbedömning har diskuterats vid flera tillfällen vid socialnämndens sammanträden och vid socialnämndens arbetsutskott de senaste åren. Förvaltningen har fått i uppdrag att ge ett förslag på vilket sätt det skulle vara lämpligt att införa i Vallentuna kommun. Förvaltningen redovisar även exempel på hur en förenklad biståndsbedömning har utformats i andra kommuner, då både de insatser som ingår och arbetssätt kring den förenklade biståndsbedömningen skiljer sig åt i de olika kommunerna. I tjänsteskrivelsen redovisas även ett förslag på vad som kan ingå i en förenklad biståndsbedömning i Vallentuna kommun. Bakgrund Biståndsbedömningsprocessen regleras i både Socialtjänstlagen och Förvaltningslagen. Förenklad biståndsbedömning innebär att man förenklar biståndsbedömningsprocessen. Det kan till exempel innebära att den sökande själv fyller i en detaljerad ansökan där denne beskriver sin hälsosituation och sina behov. Den ansökan som den sökande skriver utgör även själva utredningen och används sedan som underlag för beslut. Det finns många olika sätt att utforma förenklad biståndsbedömning. Under utredningen har kontakt tagits med Järfälla kommun, Österåkers kommun, Uppsala kommun samt Norrtälje kommun. För att ge en bild av hur olika den förenklade biståndsbedömningen kan utformas ges här ett par olika exempel. SOCIALFÖRVALTNINGEN TORGGATAN VALLENTUNA TFN FAX SF@VALLENTUNA.SE

10 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE SOCIALFÖRVALTNING DNR SID 2/8 Österåkers kommun Målgruppen är personer som är 65 år och äldre och är folkbokförd i Österåkers kommun. Insatser som ingår: Trygghetslarm Städning var tredje vecka Renbäddning var tredje vecka Tvätt var tredje vecka Ärenden en gång varannan vecka Inköp en gång per vecka Insatserna tidsberäknas enligt schablon. För sökande med behov av andra insatser än de som ingår i den förenklade biståndsbedömningen eller som har behov av mer frekventa insatser än vad som ingår där, görs en traditionell biståndsbedömning. Ansökan görs till biståndsenheten på en särskild blankett som den sökande själv fyller i. Vid behov kan en biståndsbedömare vara behjälplig med att fylla i ansökan. Ansökan utgör själva utredningen, det vill säga den enskilde gör sin egen utredning. Ansökan från den enskilde scannas in i verksamhetssystemet. Biståndsbedömaren tar del av den insända ansökan och ringer därefter upp den sökande för eventuell komplettering av ansökan samt för att fullfölja utredningen. Den sökandes behov av information efterfrågas samtidigt. Därefter fattar biståndsbedömaren ett beslut enligt 4 kap. 1 socialtjänstlagen med en beslutsperiod på högst ett år. Beslutet skickas hem till den sökande och beställning skickas till den hemtjänstutförare som den enskilde har valt. Endast bifall kan lämnas med den förenklade biståndsbedömningen som grund. Om biståndsbedömaren behöver göra en mer omfattande utredning för att kunna ta ställning till ansökan övergår handläggningen till en traditionell handläggning. Uppsala kommun Den enskilde kan ansöka om insatser direkt hos en utförare. Det gäller både omvårdnads- och serviceinsatser. Utföraren upprättar ansökan/genomförandeplan

11 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE SOCIALFÖRVALTNING DNR SID 3/8 tillsammans med enskilde. Utföraren skickar ansökan till informationsenheten där ansökan bedöms utifrån riktlinjer. Om ansökan godkänns fattas beslut om insatserna. Därefter skickas beslut till den enskilde samt beställning till utföraren. Om genomförandeplanen inte godkänns skickas den tillbaka till utföraren för komplettering. Detta upplägg fungerat bäst vad gäller serviceinsatserna. Järfälla kommun Gäller alla personer över 18 år Den enskilde kan få max 13 timmar servicetjänster per månad. Samma tidsschabloner gäller för den förenklade biståndsbedömningen som vid traditionell biståndsbedömning. Medborgaren väljer själv om den vill ansökan genom en förenklad eller traditionell biståndsbedömning. Vid förenklad biståndsbedömning gör medborgaren sin ansökan och utredning själv. Ansökan samt anvisningar hur den sökande fyller i blanketten skickas till den sökande tillsammans med annat informationsmaterial. Vid behov kan biståndsbedömaren vara behjälplig med ansökan/utredning. Ansökan inkommer till biståndsbedömaren, som inleder utredning genom att göra en bedömning om det som framkommer i sökandes egen beskrivning av hälsotillståndet och hur det påverkar den sökandes vardag. Uppgifterna ska vara tillräckliga och väsentliga för att kunna leda till ett beslut. Biståndsbedömaren ringer upp sökande och går igenom sökandes ansökan, ber om eventuella kompletteringar och svarar på eventuella frågor. Vid tveksamheter bokas ett hembesök. Biståndsbedömaren informerar muntligen om utfallet på beslutet. Ansökan scannas eller läggs inte in i verksamhetssystemet utan sparas som en papperskopia i den sökandes akt. Biståndsbedömaren fattar därefter ett skriftligt, tidsbestämt beslut. Sökande får en kopia på ansökan/utredning, beslut samt ett avgiftsbeslut.

12 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE SOCIALFÖRVALTNING DNR SID 4/8 Biståndsbedömaren skickar ett dokument som innehåller ansökan, utredning och uppdrag/beställning till vald utförare. Inom 14 dagar ska utföraren ha upprättat en genomförandeplan och ha skickat en kopia av denna till biståndsbedömaren. 25 % av alla beslut går via förenklad biståndsbedömning. Järfälla har även infört automatbeslut gällande trygghetslarm. Bedömningen är lika oavsett på vilket sett ansökan har inkommit. Linköpings kommun Serviceavtal inom hemtjänsten för alla över 75 år. Överenskommelse/serviceavtal med utförare (kommunal eller privat) istället för biståndsbeslut från socialkontoret. Gäller alla hemtjänstinsatser. Insatser som ingår är: Boservice Trygghetslarm Personlig omvårdnad >75 år, 6 timmar boservice per månad >75 år >75 år, beroende enligt ADL-trappa(behov) Den enskilde vänder sig direkt till den utförare som man väljer. (Äldrelots och kommunens hemsida kan vara en hjälp). Utföraren upprättar en genomförandeplan. Utföraren bedömer tidsåtgången och registrerar den i kommunens verksamhetssystem. Planen skickas till socialkontoret som kontaktar den enskilde för att följa upp att insatsen har påbörjats och att insatserna tillgodoser behovet. Socialkontoret fattar formellt ett beslut, som den enskilde kan överklaga. Personer över 75 år har rätt att köpa städning, tvätt och inköp sammantaget upp till 6 timmar per månad utan särskild prövning/biståndsbedömning. Norrtälje Personer som är 75 år och äldre som är folkbokförda i Norrtälje kommun och inte har några andra insatser.

13 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE SOCIALFÖRVALTNING DNR SID 5/8 Insatser som ingår är: Trygghetslarm Matlåda Inköp (en gång per vecka i närmaste affär) Städning varannan vecka) Tvätt (varannan vecka) promenader Ansökan skickas till biståndsbedömaren som fattar beslut och skickar en beställning till den valda utföraren. Täby Täby kommun erbjuder alla som är 80 år eller äldre avgiftsfri hemtjänst två timmar per månad. Kriterier - 80 år eller äldre - folkbokförd i Täby - har inte några andra insatser från kommunens äldreomsorg (undantag trygghetslarm) Den enskilda bestämmer själv vad den behöver hjälp med. Timmarna kan användas för städning, inköp, promenader med mera. Det finns dock några begränsningar, i tjänsten ingår inte personlig omvårdnad, utomhussysslor, reparationer eller storstädning. Tjänsten kan användas två timmar per kalendermånad och hushåll under dagtid måndag fredag vid ett tillfälle eller fördelas veckovis. Timmar som inte har utnyttjas kan inte sparas till nästkommande månad. Det görs ingen biståndsbedömning. Förslag till utformning av förenklad biståndsbedömning i Vallentuna kommun Målgrupp som kan ansöka om insatser genom förenklad biståndsbedömning föreslås vara personer 80 år eller äldre, folkbokförda i Vallentuna kommun.

14 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE SOCIALFÖRVALTNING DNR SID 6/8 Tabellen visat fördelningen i ålder för de personer som enbart har serviceinsatser idag: Ålder Antal 91 år eller äldre 11 personer år 34 personer år 45 personer år 33 personer Tabellen visar att det är 90 personer som är 80 år eller äldre och som enbart har serviceinsatser av hemtjänstens totalt cirka 300 kunder. I gruppen år är det endast 33 personer som har enbart serviceinsatser. Personer över 80 år med enbart serviceinsatser utgör nästan en tredjedel av alla hemtjänstkunder i Vallentuna, vilket innebär att det kan vara en lämplig gränsdragning. Det borde ge en viss tidsvinst för biståndsbedömarna i handläggningsprocessen vilket medför att tid istället kan användas till att följa upp tidigare fattade beslut för att säkerställa att kunden har fått det som beslutats. Det ger även biståndsbedömarna möjlighet till att ägna mer tid för mer omfattande utredningar för personer med omfattande behov. Förvaltningen föreslår att man startar upp den förenklade biståndsbedömningen med insatsen trygghetslarm. När alla rutiner kring den förenklade biståndsbedömningen fungerar kan den förenklade biståndsbedömningen utökas till att gälla även serviceinsatser. I serviceinsatserna ingår städning, tvätt, inköp, bäddning, apoteksärenden, promenader, hushållsgöromål, att förbereda enklare måltid, leverans av matlåda och ledsagning. Vid en förenklad biståndsbedömning ska samma tidsschabloner som används vid traditionell biståndsbedömning användas.

15 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE SOCIALFÖRVALTNING DNR SID 7/8 Ett år efter att förenklad biståndsbedömning har införts bör en utvärdering genomföras. Det är svårt att i förväg överblicka om den förenklade biståndsbedömningen innebär någon kostnadsökning, men enligt erfarenheter från andra kommuner som har infört en förenklad biståndsbedömning beror eventuella ökningar inte på införandet av ett förenklat biståndsbedömningsförfarande. I Järfälla där alla personer som är över 18 år har möjlighet att ansöka upplever man inte att personer som inte har behov av insatser ansöker om det. Erfarenheter från andra kommuner Vid förenklad biståndsbedömning tar själva biståndsbedömningsprocessen kortare tid sett ur biståndsbedömarens perspektiv eftersom den enskilde skriver sin egen ansökan/utredning. I flera kommuner uppger man att den sökande upplever en positiv psykologisk effekt vid en förenklad biståndsbedömning då den sökande själv har kontroll över sin ansökan. Det kan även ge en känsla av ökat inflytande över sina insatser. En nackdel med om man helt överlämnar åt den enskilde att besluta om hur tiden ska användas eller vilka insatser som ska utföras (exempelvis som i Täby), kan vara att när hemtjänsten utökas till att även innehålla omvårdnadsinsatser övergår utredningen till en traditionell biståndsbedömningsprocess i många kommuner. Kunderna är då vana med att själva få besluta om vilka insatser som ska utföras och när de får behov av omvårdnadsinsatser genomförs en traditionell biståndsbedömning som utgår från mer fasta, specifika insatser istället. Det kan vara svårare för biståndsbedömaren att fånga upp behov som inte direkt uttalas, men som vid ett längre samtal med den sökande kan komma fram. Handlingar 1. Tjänsteskrivelse Förenklad biståndsbedömning

16 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE SOCIALFÖRVALTNING DNR SID 8/8 Inga-Lill Björklund Socialchef Monika Fernlund Avdelningschef Ska expedieras till: Akt Handläggare Avdelningschef Myndighetsavdelning

17 Ärende 6

18 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE SOCIALFÖRVALTNING DNR TERHI BERLIN SID 1/5 UTREDARE 08/ SOCIALNÄMNDEN Tjänsteskrivelse Avlösning i hemmet Socialförvaltningens förslag till socialnämnden 1. Socialnämnden beslutar att godkänna riktlinjerna för avlösning i hemmet. 2. Socialnämnden beslutar att beslut om avlösning i hemmet enligt 5 kapitlet 10 Socialtjänstlagen med maximalt tio timmar per vecka delegeras till biståndsbedömare och därutöver till enhetschef på myndighetsavdelningen. 3. Socialnämnden beslutar att avlösning i hemmet även fortsättningsvis ska utföras i kommunal regi samt vara avgiftsfritt Ärendet i korthet Den 21 juni 2011 fattade socialnämnden beslut om att avlösning i hemmet ska vara en biståndsbedömd insats. I beslutet gavs socialförvaltningen i uppdrag att utreda om insatsen avlösning i hemmet kan omfattas av förenklad biståndsbedömning samt hur avlösningen i hemmet ska ske/utföras. I tjänsteskrivelsen beskrivs förslag till beslut rörande dessa utredningsuppdrag. Bakgrund, underlag för förslag Den 1 juli 2009 infördes en ny bestämmelse i socialtjänstlagen som handlar om stöd till anhöriga som vårdar närstående. Bestämmelsen i 5 kap. 10 Socialtjänstlagen lyder: Socialnämnden ska erbjuda stöd för att underlätta för de personer som vårdar en närstående som är långvarigt sjuk eller äldre eller som stödjer närstående som ha funktionshinder. Anhörig är en person som vårdar en närstående som är långvarigt sjuk eller äldre eller som stödjer en närstående som har funktionshinder. SOCIALFÖRVALTNING TORGGATAN VALLENTUNA TFN FAX SF@VALLENTUNA.SE

19 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE SOCIALFÖRVALTNING DNR SID 2/5 Avlösning i hemmet är en form av anhörigstöd för anhöriga som vårdar en närstående. I Vallentuna erbjuds anhörigstöd även i andra former så som enskilda stödsamtal, anhöriggrupper och föreläsningar, växelboende, korttidsboende samt avlösarservice (enligt LSS). För närvarande pågår planering kring att påbörja biståndsbedömningar för insatsen avlösning i hemmet. Under utredningen gällande avlösning i hemmet har kontakt tagits med andra kommuner, anhörigkonsulent, anhörigföreningen i Vallentuna, godkända hemtjänstutförare med flera för att få en så komplett bild som möjligt av hur avlösningen i hemmet kan utformas på bästa sätt. Målgruppen för avlösning är i Vallentuna kommun boende anhörig med vårdansvar av en närstående med vårdbehov av omfattande karaktär dygnet runt. Syftet med avlösning i hemmet är att ge anhöriga och närstående möjlighet att utifrån var och ens behov och intresse, få tillgång till egen tid, bryta isolering och därmed uppnå ökad livskvalitet. Form för biståndsbedömning av insatsen Avlösning i hemmet bör bedömas genom traditionell biståndsbedömning. Biståndsbedömaren får då en kontakt med både anhörig och närstående och kan därmed få en helhetsbild av hjälpbehovet. Det ger en möjlighet att försäkra sig om att den anhöriga och den närstående har tillgång till de insatser som dessa önskar och är i behov av. Biståndsbedömaren kan även informera om annat stöd som kan vara av intresse i den individuella livssituationen. Förenklad biståndsbedömning innebär att en stor del av den personliga kontakten med biståndsbedömaren försvinner. Kommunen har i dagsläget inte beslutat om införande av förenklad biståndsbedömning gällande någon insats och har därför inte fungerande rutiner för detta ännu.

20 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE SOCIALFÖRVALTNING DNR SID 3/5 Efter att kommunen under en tid har prövat och även utvärderat förenklad biståndsbedömning av serviceinsatser kan ny bedömning göras om avlösning i hemmet är en lämplig insats för förenklad biståndsbedömning. Förslag till riktlinjer för biståndsbedömningen Vid biståndsbedömningen ska både den anhörigas och den närståendes behov beaktas. Kriterier för avlösning i hemmet: Den närstående har ett dagligt omvårdnadsbehov som ombesörjs av sammanboende anhörig. Den anhöriges insats kan inte ersättas enbart med hemtjänst. Den närståendes omvårdnadsbehov förutsätter en kontinuerlig närvaro av personal/person under tid som anhörig inte finns tillgänglig. Beslut och dokumentation om avlösning i hemmet görs i den närståendes personakt. Beslut om avlösning i hemmet fattas i antal timmar/ period. Beslut om avlösning i hemmet upp till 10 timmar per vecka delegeras till biståndsbedömare, därutöver delegeras beslut till enhetschef. Insatsen kan utföras måndag söndag kl:07:00 22:00. Den anhöriges behov och önskemål om dag och tid ska vara styrande för avlösningen i så hög grad som möjligt. Planering av utförandet görs av utföraren tillsammans med den anhörige. Om en anhörig har behov av avlastning sent en kväll (efter kl:22:00) alternativt över en natt bör biståndsbedömaren istället föreslå insatsen korttidsboende. Avlösningen i hemmet bör vara fortsatt kostnadsfri, då det nuvarande verksamhetssystemet inte möjliggör någon mätning av utförd tid kopplad till avgift.

21 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE SOCIALFÖRVALTNING DNR SID 4/5 Förslag angående utförande av insatsen Idag utförs avlösning i hemmet av ett kommunalt avlösarteam som organisatoriskt ingår i Vallentuna kommuns utföraravdelning. De som har insatser genom det kommunala avlösarteamet är nöjda med hur insatserna utförs. Det har dock uttryckts behov av avlösning även kvällar och helger, vilket inte erbjuds idag. Att insatsen ska vara biståndsbedömd är i sig en förändring för anhöriga och närstående som idag erhåller insatsen. För att inte genomföra ytterligare förändringar för målgruppen föreslås utförandet av insatsen ligga kvar i kommunal regi, men utökas i fråga om tidsförläggning till även kvällar och helger. Synpunkter som framkommit under utredningen Synpunkter från anhörigföreningen: Det kan finnas ett visst motstånd till att ta kontakt med socialförvaltningen, då man vill klara sig själv. Det vore bra om det skulle finnas möjlighet att träffa biståndsbedömare på Träffpunkten vid vissa bestämda tider. De är viktigt att ta vara på de kunskaper och erfarenheter som medarbetarna i det befintliga avlösarteamet har. De upplever även att anhöriga som får avlösning känner sig trygga med och känner ett förtroende för avlösarteamets medarbetare. Det är viktigt att den som ska utföra avlösningen har goda kunskaper i svenska språket. Avlösning i hemmet ska utföras med en god personalkontinuitet. Under utredningen har kontakt även tagits med alla godkända hemtjänstutförare angående hur de ställer sig till att utföra avlösning i hemmet. Alla utförare har svarat att det är positiva till att utföra insatsen om det blir aktuellt. De anhöriga som har insatsen avlösning i hemmet har oftast kämpat med att hjälpa sin närstående under lång tid innan den söker insatsen, enligt anhörigkonsulenten. De som idag har insatsen avlösning i hemmet är nöjda med hur insatserna utförs.

22 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE SOCIALFÖRVALTNING DNR SID 5/5 Handlingar 1. Tjänsteskrivelse Avlösning i hemmet Inga-Lill Björklund Socialchef Monika Fernlund Avdelningschef Ska expedieras till: Akt Handläggare Avdelningschef Utföraravdelningen

23

24 Ärende 7

25 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE SOCIALFÖRVALTNING DNR SN TERHI BERLIN SID 1/2 UTREDARE SOCIALNÄMNDEN Tjänsteskrivelse Ansökan enligt LOV - Andisa Care AB Förslag till beslut 1. Att socialnämnden godkänner Andisa Care AB med organisationsnummer som leverantör av omvårdnads- och serviceinsatser inom hemtjänsten. 2. Att socialnämnden beslutar att delegera till socialchef att teckna avtal med Andisa Care AB, organisationsnummer Ärendet i korthet Andisa Care AB har ansökt om att bli godkända som leverantör av hemtjänstinsatser i Vallentuna kommun. Andisa Care AB ansöker om att få tillhandahålla både omvårdnads- och serviceinsatser. Andisa Care AB uppfyller alla krav i förfrågningsunderlaget och bör därför godkännas som leverantör av hemtjänstinsatser. Bakgrund Andisa Care AB (nedan kallad leverantören) har inkommit med en ansökan om att bli godkänd som leverantör av hemtjänstinsatser i Vallentuna kommun. Leverantören ansöker om att få tillhandahålla både omvårdnads- och serviceinsatser. Ansökan från leverantören har granskats enligt fastställd rutin. Leverantören uppfyller alla krav i förfrågningsunderlaget. Referenstagning har genomförts. Handlingar 1. Tjänsteskrivelse - Ansökan enligt LOV - Andisa Care AB 2. Checklista Andisa Care AB SOCIALFÖRVALTNING TUNA TORG VALLENTUNA TFN FAX KOMMUN@VALLENTUNA.SE

26 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE SOCIALFÖRVALTNING DNR SN SID 2/2 Inga-Lill Björklund Socialchef Helena Åhman Avdelningschef Ska expedieras till: Akt Handläggare

27 Socialförvaltningen - Kundval Socialförvaltningen Dnr: Checklista för granskning av inkommen ansökan enligt LOV Hemtjänsten Företagets namn: Andisa Care AB Företagets organisationsnummer: Ansökan inkom till socialförvaltningen: Ansökan avser Omvårdnad Service Ja X X Nej Rating begärs in från Soliditet via kommunens upphandlare. Rating begärt datum: (Inkom ) Blankett SKV 4820 faxad till Skatteverket Datum: (Inkom ) Postadress Besöksadress Org nr Fax Tfn växel E-post Vallentuna Tuna torg socialforvaltningen@vallentuna.se

28 Socialförvaltningen - Kundval Socialförvaltningen Dnr: Uppgift Ja Nej Kommentar Registeruppgift Bolagsverket X Kontroll: Att leverantören har lämnat in registeruppgift från Bolagsverket. Det bevisar att de är registrerade som företag. (Kompletteras med att verksamhetsstöd begär in blankett SKV 4820 från Skatteverket). Uppgift Ja Nej Kommentar Bevis på att erforderliga försäkringar tecknats. Allrisk- och ansvarsförsäkring. X Kontroll: Ansvarsförsäkring min 10 miljoner kronor. (både person och sak) Genomgång av rating: Uppgift Ja Nej Kommentar Att leverantören uppfyller A-kreditvärdighet X Om nej särskild granskning. Om leverantören är ett nystartat företag, har företaget ingen rating ännu. Nystartat kan det vara upp till 2 år. Kommentar: Företaget startades Har ännu ingen rating. Bokslut saknas. Betalningsförmåga tillfredsställande enligt Soliditet. Inga betalningsanmärkningar på företaget. En betalningsanmärkning på en av företrädarna som privatperson, men enligt upphandlingssamordnaren påverkar detta inte företaget. Ålder/Verksamhet Uppgift Ja Nej Kommentar F-Skattesedel Registrerad som arbetsgivare Aktiv i moms Registrerad för moms X X X X forts, Rating Postadress Besöksadress Org nr Fax Tfn växel E-post Vallentuna Tuna torg socialforvaltningen@vallentuna.se

29 Socialförvaltningen - Kundval Socialförvaltningen Dnr: Översikt över företrädarnas konkursengagemang och betalningsanmärkningar Uppgift Ja Nej Kommentar Konkursengagemang X Betalningsanmärkningar X En av styrelseledamöterna har en betalningsanmärkning. Påverkar inte företaget enligt kommunens upphandlingssamordnare. Både konkursengagemang och betalningsanmärkningar bör ha svaret NEJ. Om svaret ar JA på någon av dessa ska de delarna granskas särskilt. Ekonomi Om företaget är nystartat finns inga uppgifter (kan då stå att bokslut saknas) Nyckeltal genomgång av ex. omsättning, resultat, antal anställda, soliditet, ( finns inte för nystartade företag) Företaget har en tillfredsställande betalningsförmåga enligt Soliditet Genomgång av inkommen SKV 4820 från Skatteverket Uppgift Ja Nej Kommentar X 1.Företaget är registrerat i organisationsnummerregistret. 2.Företaget är registrerat som arbetsgivare. 3.Företaget är registrerat för mervärdesskatt. 4. Företaget är registrerat för F-skatt eller FAskatt 5. Företaget har betalat arbetsgivaravgifter under de senaste 3 månaderna. 6. Har företaget restförda skulder avseende skatter och avgifter hos kronofogdemyndigheten enligt Skatteverkets register? X X X X X F-skatt Offentliga uppgifter saknas. Postadress Besöksadress Org nr Fax Tfn växel E-post Vallentuna Tuna torg socialforvaltningen@vallentuna.se

30 Socialförvaltningen - Kundval Socialförvaltningen Dnr: Uppgift Ja Nej Kommentar Leverantören ska visa att det finns ett X ledningssystem för det systematiska kvalitetsarbetet (som följer SOSFS 2006:11) Leverantören har bifogat beskrivning av det X systematiska kvalitetsarbetet. Båda frågorna ska vara besvarade med JA för att bli godkänt. Ja Nej Kommentar Klagomålshantering X Rapportering av fel och brister X Anmälan om missförhållanden Lex Sarah X Anmälan om missförhållanden Lex Maria X Alla frågorna ska vara besvarade med JA för att bli godkänt. Anmälan om missförhållanden Lex Maria är inte ett måste. Verksamhetschef Omvårdnadsinsatser: Uppgift Alternativ 1 Ja Nej Kommentar Relevant högskoleutbildning minst 120 p. X Sjuksköterska Minst 24 mån. erfarenhet av chefsuppdrag inom äldre- och handikappomsorg. X Sjuksköterska med ledningsansvar. CV verksamhetschef X Erfarenheten förvärvad de senaste 6 åren. X Hela denna del nedan utgår då ovanstående villkor är uppfyllda. Uppgift Alternativ 2 Ja Nej Kommentar Minst 36 mån. erfarenhet inom äldre- och handikappomsorg varav min. 24 mån. som chef/arbetsledare CV verksamhetschef Erfarenheten förvärvad de senaste 6 åren. Uppgift Ja Nej Kommentar Den angivna verksamhetschefen uppfyller X kraven för omvårdnadsinsatser. Postadress Besöksadress Org nr Fax Tfn växel E-post Vallentuna Tuna torg socialforvaltningen@vallentuna.se

31 Socialförvaltningen - Kundval Socialförvaltningen Dnr: Hela denna del nedan utgår då villkoren för omvårdnadsinsatser är uppfyllda. Serviceinsatser: Uppgift Ja Nej Kommentar Relevant utbildning inom för verksamheten lämpligt område. Minst 24 mån. ledarerfarenhet inom serviceoch tjänstesektorn eller inom äldre- och handikappomsorg. Erfarenheten förvärvad de senaste 6 åren. Uppgift Ja Nej Kommentar Den angivna verksamhetschefen uppfyller kraven för serviceinsatser. Uppgift Ja Nej Kommentar Leverantören har lämnat referenser för två X likvärdiga uppdrag. Leverantören är nystartad och har istället X Totalt 6 referenser. lämnat två referenser för den/de fysiska företrädarna. Leverantören ska ha svarat JA på en av frågorna, för att bli godkänd. Sammanställning av genomgångna krav: Leverantören uppfyller alla krav för godkännande. Ja Nej Kommentar X Om leverantören uppfyller alla krav skrivs en tjänsteskrivelse för godkännande. Om leverantören INTE uppfyller alla krav, skrivs en tjänsteskrivelse samt ett avslagsbeslut, där det tydligt ska anges vilka krav leverantören inte har uppfyllt. Postadress Besöksadress Org nr Fax Tfn växel E-post Vallentuna Tuna torg socialforvaltningen@vallentuna.se

32 Socialförvaltningen - Kundval Socialförvaltningen Dnr: Kommentar: Leverantörens ansökan inkom telefonsamtal med kontaktpersonen på Andisa Care AB. Meddelar att beslut kommer att fattas av socialnämnden vid kommande sammanträde Kontaktpersonen godkänner detta Ett e-postmeddelande med begäran om förtydligande av referenserna skickas till Andisa Care AB ytterligare ett e-postmeddelande med påminnelse om ett skyndsamt förtydligande av referenserna skickas till Andisa Care AB Meddelande från Andisa Care AB om att de kommer att göra några ändringar i referenserna Ett e-postmeddelande skickas till Andisa Care AB med information om att ärendet om beslut flyttas till socialnämndens sammanträde den 18 oktober, då de ännu inte har återkommit med kompletta referenser för uppdraget. Ber dem att snarast återkomma angående referenserna, så att granskningen av ansökan kan göras färdig i god tid före sammanträdet Kontakt med Andisa Care AB. Informerar om att referenserna inte inkommit med sina svar i tid och att ansökan inte tas upp för beslut av socialnämnden Komplett referenstagning klar och därmed är granskningen slutförd. Granskningen slutförd: Granskningen utförd av: Helena Åhman Enhetschef Terhi Berlin Utredare Postadress Besöksadress Org nr Fax Tfn växel E-post Vallentuna Tuna torg socialforvaltningen@vallentuna.se

33

34 Ärende 11

35 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNLEDNINGSKONTORET DNR SN SIOBHAN GORNY SID 1/2 NÄMNDSEKRETERARE SOCIALNÄMNDEN Tjänsteskrivelse Arkivbeskrivning och arkivorganisation för Vallentuna socialnämnd Förslag till beslut Socialnämnden antar förvaltningens förslag till arkivbeskrivning och arkivorganisation för socialnämnden, daterat Ärendet i korthet Socialnämndens arkivorganisation måste revideras i enlighet med kommunens riktlinjer för arkivorganisationen och förvaltningens förändrade organisation. Dessutom måste nämnden revidera sin arkivbeskrivning. Arkivbeskrivningen fungerar som en presentation av myndighetens arkiv, både ur historiskt och aktuellt perspektiv, så att medarbetare och utomstående lätt kan bilda sig en uppfattning om vad för handlingar som går att finna i arkivet. Förvaltningen har tagit fram förslag till arkivbeskrivning, inklusive arkivorganisation, för nämnden att ta ställning till. Bakgrund En socialnämnd har ansvar för en mängd olika sorters handlingar, eftersom nämnden ansvarar för olika sorters verksamheter. Förutom det diarium som förs med hjälp av det kommungemensamma dokumenthanteringssystemet finns den dokumentation som ingår i personakter och hälso- och sjukvårdsjournaler. Fakturor sköts i ett eget system. Det finns också handlingar som aldrig registreras utan förvaras ordnat. En tydlig och aktuell arkivbeskrivning gör det lätt för både medarbetare och medborgare att bilda sig en uppfattning om var förvaltningens handlingar förvaras, utan att behöva skaffa sig detaljkunskaper om alla verksamheter. Utöver bestämmelserna i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) har Vallentuna kommun antagit ett arkivreglemente (KFS ) med stöd av 16 arkivlagen, där det stadgas att kommunfullmäktige får meddela föreskrifter om arkivvården inom kommunen, i den utsträckning något annat inte är KOMMUNLEDNINGSKONTORET TUNA TORG VALLENTUNA TFN FAX KOMMUN@VALLENTUNA.SE

36 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNLEDNINGSKONTORET DNR SN SID 2/2 särskilt föreskrivet. Kommunarkivarien har vidare tagit fram ett förtydligande dokument, Riktlinjer för Vallentuna kommuns arkivorganisation. Det framgår av arkivreglementet, punkt 4 och 5, att varje myndighet i kommunen ska redovisa sitt arkiv genom en arkivbeskrivning som ska revideras fortlöpande. Socialnämnden antog sin nuvarande arbets- och ansvarsfördelning avseende arkivvård inom socialförvaltningen år 2007 (SN 38, ), och denna måste revideras för att uppfylla reglementets krav samt spegla socialförvaltningens förändrade organisation. I det ovan nämna dokumentet, Riktlinjer för Vallentuna kommuns arkivorganisation, förtydligas arkivorganisationens befattningar och arbetsuppgifter. Handlingar 1. Protokollsutdrag, SNAU 114, , Revidering av socialnämndens arkivorganisation och arkivbeskrivning 2. Organisationsskiss, bilaga arkivbeskrivning 3. Arkivbeskrivning och arkivorganisation för Vallentuna socialnämnd 4. Arkivbeskrivning för Vallentuna socialnämnd Inga-Lill Björklund Socialchef Helena Åhman Avdelningschef Ska expedieras till: Akt Socialchef Personal i receptionen, socialkontoret Verksamhetschefer, utföraravdelningen Avdelningschef, utföraravdelningen Avdelningschef, avdelningen för verksamhetsstöd och kvalitet Kommunarkivarie

37 SID 1/4 Arkivbeskrivning för Vallentuna socialnämnd och socialförvaltning 1. Organisation 1.1 Historik Socialnämnden har funnits i nuvarande form sedan Den föregicks av Sociala centralnämnden och Barnavårdsnämnden mellan år 1971 året då Vallentuna och Össeby kommuner slogs samman och Kommunerna Vallentuna och Össeby härstammade i sin tur från en tidigare kommunsammanslagning 1952, i vilken Frösunda, Markims, Orkesta, Vallentuna, Angarns, Kårsta, Vada och Össeby-Garns kommuner slagits ihop. För information om politiska nämnder på det sociala omsorgsområdet innan 1971 hänvisas till Vallentuna kommuns kommunarkiv och arkivbeteckning, där handlingar från alla dessa kommuner samlats. 1.2 Socialnämndens sammansättning och förvaltning Socialnämnden består av 9 ledamöter och 9 ersättare. Nämndens arbetsutskott bereder ärenden till nämnd och består av 3 ordinarie ledamöter (inklusive ordförande) och 3 ersättare. De flesta ärenden som innebär myndighetsbeslut som berör enskilda handläggs i socialutskottet. Socialutskottet består av 5 ledamöter och 5 ersättare ur nämnden. Förvaltningen sköts av socialförvaltningen, under ledning av förvaltningschef (socialchef). 1.3 Socialförvaltningens organisation Aktuell organisation Sedan har socialförvaltningens organisation anpassats till att även privata, externa utförare bedriver verksamhet på förvaltningens område utifrån beslut tagna av socialnämnd eller socialförvaltning. Förvaltningen har därför delats upp i en myndighetsavdelning, en utföraravdelning samt en avdelning för verksamhetsstöd och kvalitet. En närmare beskrivning finns i den bifogade skissen (bilaga 1). Historik Bland de viktigaste förändringarna i socialnämndens verksamhet som påverkat organisationen och arkivföringen kan nämnas följande: SOCIALFÖRVALTNINGEN TORGGATAN VALLENTUNA TFN: SF@VALLENTUNA.SE

38 SID 2/4 - Ädelreformen 1992 innebar att socialnämnden tog över en del ansvar för hälso- och sjukvård för äldre och funktionshindrade från landstinget. - Ansvaret för barnomsorgen övergick 1994 från socialnämnden till barnomsorgsnämnden. - Psykiatrireformen 1995 innebar att ansvaret för psykiskt sjuka som inte behöver medicinsk behandling övergick från landstingen till kommunerna. 2. Verksamhet och arbetsuppgifter 2.1 Nuvarande verksamhet och ansvarsområden När lagstiftaren ger en kommunal socialnämnd eller motsvarande rättigheter och skyldigheter är det i Vallentuna kommun socialnämnden som uppfyller dessa. Det här innebär att socialnämnden i Vallentuna fullgör kommunens uppgifter inom socialtjänsten och vad som i lag sägs om socialnämnd eller motsvarande enligt bland annat följande lagar och förordningar (observera att listan inte är uttömmande): - Socialtjänstlagen (2001:453), SoL - Lagen (1993:387) om stöd och service till vissa funktionshindrade, LSS - Hälso- och sjukvårdslagen (1982:763), HSL - Föräldrabalken (1949:381), FB - Lag (1990:52) med särskilda bestämmelser om vård av unga, LVU - Lagen (1964:167) med särskild bestämmelser om unga lagöverträdare - Lagen (1988:870) om vård av missbrukare i vissa fall, LVM - Alkohollagen (1994:1738) - Tobakslagen (1993:581) - Lagen (2009:730) om handel med vissa receptfria läkemedel - Lagen (1997:736) om färdtjänst samt lagen (1997:735) om riksfärdtjänst Socialnämnden administrerar och samordnar också aktiviteterna inom kommunens pensionärs- och handikappråd. 2.2 Verksamhet och ansvarsområden, historik Under avsnitt 1.3 ovan beskrivs vissa förändringar i socialnämndens ansvarsområde i modern tid. 3. Ärendeslag och handlingar Socialnämndens viktigaste handlingar är de som ingår i personakter enligt SoL, hälsooch sjukvårdsjournaler enligt HSL, diariet samt protokoll från socialnämnden, socialnämndens arbetsutskott och socialutskottet. Dessa handlingar förvaras på socialförvaltningen, på verksamheterna samt slutligen i kommunarkivet. Protokollen från pensionärsrådet och handikapprådet förvaras också på socialförvaltningen. För en närmare beskrivning hänvisas till socialnämndens dokumenthanteringsplan. SOCIALFÖRVALTNINGEN TORGGATAN VALLENTUNA TFN: SF@VALLENTUNA.SE

39 SID 3/4 4. Gallringsregler För en beskrivning av socialnämndens gallringsregler hänvisas till nämndens dokumenthanteringsplan. 5. Sekretess Många av socialnämndens handlingar omfattas av sekretess. Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), OSL, reglerar när allmänna handlingar kan sekretessbeläggas. Huvudsakligen rör det sig om sekretess för att skydda enskilds förhållanden enligt 25 och 26 kap OSL, som rör verksamhet inom hälso- och sjukvård samt socialtjänst. Uppgifter som kommer till myndighetens kännedom inom ramen för tillsynsansvaret enligt tobakslagen, alkohollagen och lagen om handel med receptfria läkemedel kan också vara känsliga och beläggas med sekretess. Det rör sig då oftast om uppgifter om enskilds affärs- eller driftsförhållande. Vid upphandlingar enligt lagen (2007:1091) om offentlig upphandling kan också uppgifter sekretessbeläggas för att skydda enskilds affärsförhållande. Generellt kan sägas att handlingar som ingår i personakter och medicinska journaler alltid omfattas av sekretess, medan handlingar som ingår i diariet i större utsträckning är offentliga. Protokoll är offentliga i den mån de inte omfattar beslut i enskilda ärenden. Sekretess gäller då i den/de delen/delarna. SOCIALFÖRVALTNINGEN TORGGATAN VALLENTUNA TFN: SF@VALLENTUNA.SE

40 SID 4/4 6. Arkivorganisation Socialnämndens arkivorganisation ser ut som följer: Arkivansvarig Socialchef Arkivhandläggare Nämndsekreterare Arkivredogörare Myndighetsavdelningen Receptionens personal Utföraravdelningen Enheten för stöd och behandling Verksamhetschef Väsbygården Verksamhetschef Korallen Administratör Hemvård Verksamhetschef Tuna verksamheter för socialpsykiatri och omsorg Enhetsledare MIVA Verksamhetschef SOCIALFÖRVALTNINGEN TORGGATAN VALLENTUNA TFN:

41 Arkivbeskrivning för Vallentuna socialnämnd och socialförvaltning Bilaga 1: ORGANISATIONSSKISS Socialchef Avdelningen för verksamhetsstöd och kvalitet Myndighetsavdelningen Utföraravdelningen MAS IT-stöd Ekonomi Utredare Reception Alkoholhandläggning Kommunikation Försörjningsstöd Familjerätt Färdtjänst Handläggare LSS Handläggare äldreomsorg Avgiftshandläggning Kontaktfamiljer /-personer Ensamkommande barn och ungdomar Bostadskonsulent Budget- och skuldrådgivning Missbruk/psykiatri Bällsta Åbyvillan Träningsboende Öppenvård (familjerådgivning, Addictus, Case Manager m.m.) Hammarbacken MIVA Västanberga Uthamra Gullvivan och Vivan Sörgården Svedjan Alléns stödboende Väsbygården Korallen Hemvård (Kompassen, Östanbo, hemtjänst, avlösarteam) Träffpunkten

42