Handlingar till Kultur- och fritidsnämndens arbetsutskotts sammanträde den 3 december 2013

Transkript

1 Handlingar till Kultur- och fritidsnämndens arbetsutskotts sammanträde den 3 december 2013

2

3 Sidan 3 av 92 Ärende 1

4 Sidan 4 av 92

5 Sidan 5 av 92 Tillväxtkontoret Handläggare, telefon Datum Vår beteckning Bo Larsson, Dnr Kultur & Fritidsnämnden Dokumenthanteringsplan för kultur- och fritidsnämnden Förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden godkänner föreslagen dokumenthanteringsplan för kultur- och fritidsnämnden. Sammanfattning Det har inte funnits någon dokumenthanteringsplan för kultur- och fritidsnämndens verksamheter. En sådan har nu tagits fram i samverkan med kommunledningskontoret. När planen är antagen av nämnden ska den redovisas till kommunstyrelsen som är arkivmyndighet. Beslutsunderlag Tillväxtkontorets tjänsteskrivelse den 28 november Förslag till dokumenthanteringsplan. Ärendet Enligt arkivlagen ska en arkivbeskrivning vara upprättad hos samtliga myndigheter. Syftet med beskrivningen är att visa myndighetens arbetsuppgifter och organisation, arkivets struktur samt vilka gallringsregeler som tillämpas. Av dokumenthanteringsplanen framgår vilken handling som avses, om handlingen ska bevaras eller gallras, var förvaring ska ske och hur länge handlingen ska föravaras. Dokumenthanteringsplanen är ett levande dokument som uppdateras kontinuerligt vid behov. Finns behov av att stryka något ur planen fattas beslut om detta i kultur- och fritidsnämnden. Barnperspektiv Finns ingen direkt påverkan på kommunens barn och unga. TILLVÄXTKONTORET Marianne Hagman Tillväxtchef Bo Larsson Kultur- och fritidschef Bilagor: Dokumenthanteringsplan

6 Sidan 6 av 92

7 Sidan 7 av 92 Ärende 2

8 Sidan 8 av 92

9 Sidan 9 av 92 Tre vägar att knyta privat näringsidkare till driften av Kvistaberg - en översiktlig redovisning Bakgrund Av Budget 2012 för -Bro Upplands kommun, beslutad av kommunfullmäktige den 24 november 2011, framgår följande: Kvistabergsområdet köptes in av kommunen för flera år sedan för framtida utveckling och exploatering. Vi gör nu Kvistaberg tillgängligt för allmänheten och besökare. Vi tar vårt ansvar som förvaltare av denna lokala kulturskatt. Vi påbörjar nödvändig restaurering av huset och parken. Kvistaberg ska bl.a. användas för konstutställningar, musikaftnar m.m., utvecklingsmöjligheterna är stora. När vi utvecklar Kvistaberg/Fiskartorpet välkomnar vi samarbete med det privata näringslivet. Det finns också intresse från Uppsala universitet om ett mindre museum för observatorierna, Nils Tamm:s konstsamling och hela den fantastiska historien om tillkomsten av detta unika stycke astronomihistoria.. Uppdraget Chefen för Kultur och fritid har givit upphandlingskonsult Urban Eriksson, Borago AB, uppdrag att presentera en skriftlig redovisning av de tre vägar som lagen erbjuder för att kontraktera en privat näringsidkare till Kvistaberg. Redovisningen ska innehålla en översiktlig beskrivning av de tre tillvägagångssätt som erbjuds för att knyta en privat näringsidkare till driften av Kvistaberg. Dessutom ska den innehålla en summarisk sammanställning av fördelar och nackdelar med respektive förfaringssätt. Presentationen är inriktad på Kvistabergprojektet. En fullödig genomgång av de tre rättsfigurerna som behandlas nedan skulle ta i anspråk avsevärt mer tid och resurser. Fördelar-nackdelar Fördelar-nackdelar måste bedömas enligt avsiktbeskrivningen i budget dokumentet ovan. Detta innebär att de parametrar som ska bedömas blir : 1/ Företagsekonomisk lönsamhet för privat näringsidkare. Detta för att en näringsidkares engagemang oftast tar avstamp i en lönsamhetskalkyl. 2/ Kommunens möjlighet att styra innehåll och omfattning av verksamheten så att avsikten med kommunens investeringar tillgodoses. De tre vägarna utgörs av: 1/upphandling av driftentreprenad enligt lag (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU), 2/tilldelning av tjänstekoncession och 3/lokaluthyrning

10 Sidan 10 av 92 Sammanfattning I praktiken kan valet av upplåtelseform bestämmas genom en avvägning av den grad av inflytande som kommunen önskar behålla (och den därmed sammanhängande möjligheten för allmänheten att äga tillträde till byggnad och park i enlighet med beslut), mot den skäliga lönsamhet kommunen önskar erbjuda för att intressera en näringsidkare för ett hyreskontrakt, koncession eller entreprenadavtal för Kvistaberg. De beskrivna anknytningsformerna medger olika grad av styrbarhet respektive lönsamhet. 1. Upphandlingslösningen Teoretiskt den lösning som medger störst styrbarhet för kommunen och i sammanhanget lägst lönsamhet. (Teoretiskt för att det finns vissa möjligheter att kringgå begränsningar). a) Innebär att kommunen måste välja den kvalificerade anbudsgivare som lämnat bäst anbud. Fri prövningsrätt är uteslutet. b) Ger kommunen full bestämmanderätt över hur Kvistaberg ska utformas och vad verksamheten ska innehålla beträffande verksamhetsinnehåll, öppettider, underhålls- och tillsynsplikt o.dyl. c) Lösningen innebär inte att man måste låsa en entreprenör till visst innehåll utan kan medge, om kommunen så önskar, frihet för entreprenören att skapa nya aktiviteter vid sidan av de avtalade, för att locka fler besökare och på så vis öka lönsamheten. d) I ett traditionellt entreprenörskontrakt utgår en ersättning från kommunen för verksamhetens bedrivande. Detta hindrar inte att entreprenören får tillgodogöra sig intäkter från kafé, lokalbokning m.m. e) Ett upphandlat entreprenadkontrakt måste vara begränsat i tiden. Detta kan innebära problem om större investeringar ska bekostas av entreprenören. f) Kommunen är inte skyldig att ta ut hyra för lokalen. g) Kommunen bör begära besittningsskyddsavstående. 2. Lokaluthyrning Teoretiskt den lösning som erbjuder minst styrbarhet för kommunen och bäst lönsamhet för hyresgästen. (Angående teoretiskt, se ovan).

11 Sidan 11 av 92 a) Ger full frihet till kommunen att välja hyresgäst. b) Hyresvillkoren kan förhandlas innan kontrakt tecknas. c) Hyresgästen har starkt skydd genom hyreslagen att styra i sin verksamhet efter företagsekonomiska principer, så länge hyran betalas och han inte missköter sig i övrigt. d) Hyrestiden kan i princip vara obegränsad vilket kan gynna hyresgästens vilja att investera. Detta gäller under förutsättning att kommunen inte begär besittningsskyddsavstående. e) Hyresgästen ska betala en marknadsmässig hyra. f) Hyresgästen kan erbjudas utföra vissa tjänster för kommunen om värdet av tjänsterna understiger beloppsgränsen för direktupphandling. g) Hyresgästen är dock inte skyldig att acceptera sådana erbjudanden. Se dock a) och b). h) Ett kommunalt stöd till verksamheten skulle sannolikt komma i konflikt med kommunallagen. 3. Tjänstekoncession Denna lösning ligger teoretiskt mellan de båda övriga både avseende styrbarhet och lönsamhet. Flertalet av nedanstående punkter är beroende av att Kvistaberg får anses vara av en mindre ekonomisk betydelse. a) Påminner om upphandling av tjänst men kommunen är inte skyldig att följa LOU:s regler för upphandling. b) I förhållande till upphandling har kommunen en större frihet att välja koncessionsinnehavare/näringsidkare. c) Villkoren för koncessionen kan förhandlas. d) Kommunen kan styra innehållet i verksamheten på flera sätt bl.a. genom en definition av Kvistaberg som varande: kafé, utställningshallar, konferenslokaler och en utemiljö med ett flertal organiserade aktiviteter dit allmänheten har tillträde. Denna definition ska följas av näringsidkaren. e) Näringsidkaren kan, med kommunens medgivande, i viss mån tillföra aktiviteter för att öka lönsamheten. Möjligheterna för detta är större än vid upphandling enligt LOU. f) Näringsidkarens ersättning för driften av verksamheten skall helst uteslutande bestå i intäkterna från allmänheten för kafé, konferens, uthyrning av fritidsmateriel m.m. samt för de aktiviteter som han kan skapa själv. g) Kommunen kan ge ett begränsat stöd till verksamheten. h) Merparten av de affärsrisker som är förenade med driften av Kvistaberg ska bäras av näringsidkaren. i) Näringsidkaren ska betala en marknadsmässig hyra. Se dock nedan avseende omsättningsrelaterad hyra.

12 Sidan 12 av 92 Definition av indirekt besittningsskydd: En lokalhyresgäst har enligt hyreslagen indirekt besittningsskydd för sin hyresrätt. Detta till skydd för dennes önskan att investera och utveckla sin verksamhet. Det indirekta besittningsskyddet innebär att hyresgästen måste avflytta vid uppsägning men kan då ha rätt till ersättning för sina kostnader. 1. Upphandling enligt LOU Vid en upphandling av entreprenaddrift för Kvistaberg är kommunens möjligheter att utforma krav på tjänsten/entreprenaden i stort sett obegränsade. Begränsningen består huvudsakligen av förbudet mot att vid själva upphandlingsförfarandet ställa krav som särskilt gynnar en viss utförare eller på annat sätt snedvrider konkurrensen. Upphandling enligt LOU medger ingen möjlighet att peka ut viss utförare. Bästa anbud vinner. De kvalificerande krav som kan ställas på anbudsgivaren som företag beträffande ekonomisk ställning och exempelvis kompetens och erfarenhet ska, liksom kraven på tjänstens utförande, vara proportionerliga i förhållande till det som upphandlas. Möjligheterna för en entreprenör att skapa nya aktiviteter utöver de som framgår av förfrågningsunderlagets kravspecifikation begränsas av att föremålet för upphandling inte får förändras till att bli något annat än det som ursprungligen upphandlades. Kommunen får vid upphandling enligt LOU bestämma graden av kontraktsstyrning, d.v.s. kontroll och uppföljning och övrigt inflytande i utförandet. Upphandling av en kultur och fritidsverksamhet kan genomföras som ett förenklat förfarande vilket ger kommunen viss möjlighet att förhandla med kvalificerade anbudsgivare före tilldelningsbeslut och avtalstecknande. Avsikten i övrigt med LOU när det gäller själva upphandlingsförfarandet är att säkerställa öppenhet/transparens, likabehandling och icke-diskriminering. Upphandling är den modell som medger störst styrbarhet men där lönsamheten i hög utsträckning är beroende av kommunens möjligheter att ersätta entreprenören för utförandet. Saknas sådana möjligheter och blir den upphandlade verksamheten styrd av kommunens önskemål om innehåll och omfattning så kan lönsamheten bli låg. Möjligheterna för en upphandlad entreprenör att utveckla verksamheten till något som han skulle anse mer lönsamt än det ursprungliga konceptet är begränsade. Det kan bli svårt att rekrytera en seriös näringsidkare med dessa förutsättningar. Vid en entreprenad kan affärsrisken sägas vara delad mellan entreprenören och kommunen. Kommunen får exempelvis vidta åtgärder för att öka besöksfrekvensen och behålla vissa verksamhetskostnader.

13 Sidan 13 av Lokalhyra Hyresupplåtelser är undantaget från LOU:s förfaranderegler. Hyresrätten är en exklusiv nyttjanderätt vilket innebär att hyresgästen förfogar över det förhyrda med ensamrätt och är inte skyldig att följa kommunens önskemål om hur verksamheten ska bedrivas, öppethållande etc. Byggnaden kan hyras ut delvis eller i sin helhet. Beträffande Uppsala universitets engagemang måste lokaler för detta uttryckligen reserveras vid uthyrning om kommunen önskar tillmötesgå detta engagemang. Kommunen kan få viss styrning genom att exempelvis hyra ut lokalen specifikt för kaféoch konferensverksamhet samt genom från hyreskontraktet separata överenskommelser säkra visst öppethållande av kaféverksamheten. Hyresgästen/näringsidkaren är dock inte lagligt förpliktad att göra sådana överenskommelser. Näringsidkarens företagsekonomiska överväganden bestämmer vad som ska locka allmänheten till Kvistaberg. Stöd till hyresgästen tillåts inte då Kommunallagen förbud mot bidrag till enskild utan stöd i lag. Hyran kan dock kopplas till omsättningen. I normalfallet 10% inklusive kostnader för el (enligt Handelns utredningsinstitut). Dessutom kan kommunen stärka hyresgästens omsättning genom visst återhyrande av exempelvis konferenslokaler. Sker detta i större omfattning kan det dock bli upphandlingspliktigt. Hyresnivån bestäms annars av marknadshyran, d.v.s. hyran för motsvarande lokaler i närområdet. Parkdelen utgör en särskild utmaning i sammanhanget. Det var bl.a. parkens utnyttjande som eventuellt aktualiserade arrendefrågan. Om kommunen väljer att inte upplåta parken i samband med uthyrningen av byggnaden och så behåller kommunen ansvaret för skötsel och underhåll. Allmänheten har i detta fall naturligtvis tillträde till området. Fritidsverksamheten, d.v.s. uthyrning av fritidsmateriel, skötsel av stängsel, grillplatser m.m. kunde möjligen erbjudas lokalhyresgästen att bedriva mot viss ersättning. Ett ekonomiskt ringa värde för den tjänsten skulle kunna motivera en direktupphandling. I fallet att kommunen skulle köpa parkunderhåll och skötsel inklusive fritidsaktiviteter så finns en riska att värdet av dessa tjänster, över tid, skulle överskrida beloppsgränsen för vad som är upphandlingspliktigt. Om byggnad och mark upplåts som en helhet kan hyresvärden inte ålägga hyresgästen att ge allmänheten tillträde till parken. Denne skulle naturligtvis ha incitament att släppa in allmänhet och göra området attraktivt om det möjliggjorde intäkter.

14 Sidan 14 av 92 Den modell som i teorin ger störst lönsamhet för näringsidkaren/hyresgästen är lokalhyresupplåtelsen. I detta fall bestämmer hyresgästen verksamhetens utformning utifrån företagsekonomiska kalkyler. Kommunens inflytande begränsas till att fritt kunna välja hyresgäst samt, i begränsad omfattning, av möjligheten att köpa vissa tjänster (till ett lågt värde) av hyresgästen. Lönsamheten är i viss mån kopplad till om kommunen begär att hyresgästen avstår från indirekt besittningsskydd vilket skulle kunna stävja hyresgästens vilja att investera i verksamheten för förbättrad lönsamhet. Hyrestiden kan vara tillsvidare eller begränsad till viss tid. Hela affärsrisken vilar på hyresgästen vid lokalupplåtelse. Kommunen är enligt lag förhindrad att ge direkt stöd tillhyresgästen som näringsidkare. Utarrendering av byggnad och mark Vid en fördjupad granskning visar det sig att arrenderätten knappast blir aktuell för Kvistaberg. Den åtgärd som skulle kunna medföra att upplåtelsen skulle falla under arrendelagstiftning är om djurhållning skulle bli mer omfattande och få jordbruksekonomiska inslag. Arrenderätten är en exklusiv nyttjanderätt vilket innebär att kommunens möjlighet att påverka innehållet i verksamheten begränsas på likartat sätt som för lokaluthyrning. 3. Tjänstekoncession Tilldelande av tjänstekoncession påminner om upphandling av tjänst. LOU behöver dock inte tillämpas. Tjänstekoncession ska hanteras på olika sätt om koncessionen är av gränsöverskridande intresse eller ej. Det ekonomiska värdet av Kvistaberg kan sannolikt inte innebära att det finns anledning att söka ekonomiska aktörer i hela EU för koncessionen. Kommunens krav på verksamhetens omfattning (och delvis innehåll) framställs främst genom den definition av verksamheten som utgör grunden för koncessionen. Konkret innebär det för Kvistabergs del att den tilldelade koncessionen utgörs av en byggnad för kafé, kultur och konferensverksamhet samt en utemiljö för diverse fritidsaktiviteter. Vissa krav beträffande öppethållande m.m. ska också kunna ställas. En avvägning måste ske mellan att göra verksamheten attraktiv för en näringsidkare och en eventuell önskan om styrning av verksamheten från kommunens sida. Detta med hänsyn till ersättningsformen, se nedan. Ersättningen till koncessionsinnehavaren (K) ska huvudsakligen bestå i de intäkter som det ekonomiska utnyttjandet av verksamheten kan inbringa. Processen kan i stora stycken liknas vid en vanlig affärsöverlåtelse och liksom vid en sådan förs risken för att affärsverksamheten inte blir framgångsrik över från, i Kvistabergs fall, kommunen till (K.).

15 Sidan 15 av 92 Enligt EU-domstolens prejudicerande domar beträffande tjänstekoncession måste inte hela risken övervältras på K. En betydande del av risken måste överföras för att det ska anses vara en koncession och inte ett tjänstekontrakt som ska upphandlas enligt LOU. Kommunens åtgärder för att minska (K.):s affärsrisk ska vara ytterst begränsade. Skulle det vid en rättslig prövning framkomma att koncessionen ska betraktas som ett tjänstekontrakt blir tilldelningen av koncessionen att betrakta som en otillåten direktupphandling. Fälls kommunen i domstol för otillåten direktupphandling kan en upphandlingsskadeavgift utdömas. Kommunen måste vid tilldelning av koncession vara ytterst noggrann vid bedömandet av vilka affärsrisker som kan finnas i det aktuella fallet. Följande risker ska beaktas: Konkurrensen Bristande kundunderlag Intäkterna täcker inte verksamhetens kostnader Risken för skador i verksamheten Godkända åtgärder för att minska risken för (K.) på Kvistaberg är: Kommunen betalar för abonnemang på bokningar av mötes/konferenslokaler i byggnaden. Eventuellt omsättningsbaserad hyra för byggnaden, rättsläget är osäkert. Generellt ska kommunen vara försiktig vid bedömningen av vilka åtgärder man kan vidta för att stöda en (K.). Upphandling av en tjänstekoncession utan tillämpning av LOU medför viss möjlighet att styra med hänsyn till avsikten med Kvistaberg. Det finns inga direkta hinder för (K.) att utveckla verksamheten för ökad lönsamhet så länge verksamhetsdefinitionen respekteras. Tjänstekoncessionen ger kommunen möjlighet att styra verksamheten genom att tydligt definiera Kvistaberg som en kultur- och fritidsverksamhet med visst innehåll. Modellen torde medge en relativt god styrmöjlighet för kommunen jämfört med lokalhyra. Lönsamhetsfrågan är svårbedömd eftersom kommunen endast i begränsad omfattning får ge stöd åt verksamheten och att utöver direkt ekonomiskt bidrag så är även möjligheterna till indirekt stöd i form av låg hyra eller andra åtgärder för att underlätta för näringsidkaren mycket begränsade. Denne torde dock inom ramen för koncessionen kunna utveckla egen verksamhet så länge dessa inte inkräktar på uppdraget. Affärsriskerna ska bäras av näringsidkaren. Intäkterna från koncessionen ska till helt övervägande del bestå av det som kafégäster, lokalbokning m.m. kan inbringa. Beträffande upplåtelsens längd och frågan om avstående från indirekt besittningsskydd gäller samma regler som för lokalhyra.

16 Sidan 16 av 92

17 Sidan 17 av 92 Ärende 3

18 Sidan 18 av 92

19 Sidan 19 av 92 Tillväxtkontoret Handläggare, telefon Datum Vår beteckning Lena Jande Dnr Kultur- och fritidsnämnden Anvisningar för arbetet med intern styrning och kontroll Förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden beslutar 1. Fastställa anvisningar för arbetet med intern styrning och kontroll enligt Tillväxtkontorets förslag Sammanfattning Enligt reglementet för intern kontroll (KF 2002) anges att Nämnderna har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom respektive verksamhetsområde. Den enskilda nämnden ska tillse att: en organisation upprättas för den interna kontrollen regler och anvisningar antas för den interna kontrollen Kultur- och fritidsnämndens föreslagna anvisningar för arbetet med intern styrning och kontroll har utgångspunkt i COSO-ramverket och följer samma systematiska arbetssätt som övriga Tillväxtkontoret. Beslutsunderlag Förslag till anvisningar för arbetet med intern styrning och kontroll Tillväxtkontorets tjänsteskrivelse den 22 november 2013 Ärendet Enligt reglementet för intern kontroll (KF 2002) anges att Nämnderna har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom respektive verksamhetsområde. Den enskilda nämnden ska tillse att: en organisation upprättas för den interna kontrollen regler och anvisningar antas för den interna kontrollen De föreslagna anvisningarna utgår från det gemensamma systematiska arbetssätt med intern styrning och kontroll som påbörjats för Tillväxtkontorets del under Nyckelmomenten är den riskanalys som varje avdelning gör tillsammans med Kvalitetsstrategen, kontroll- och åtgärdsplanen samt den årliga rapporteringen till nämnden. Arbetet med intern styrning och kontroll hakar i styrprocessen för budgetarbetet samt den målstyrningsmodell som Tillväxtkontoret arbetar utifrån, och blir på så sätt en del av helheten.

20 Sidan 20 av 92 Barnperspektiv Förslaget till beslut påverkas inte av barnkonsekvensanalysen. TILLVÄXTKONTORET Marianne Hagman Tillväxtchef Lena Jande Kvalitetsstrateg Bilagor: 1. Intern styrning och kontroll, anvisning för Kultur- och fritidsnämnden Kopia av beslut till: Kommunrevisorerna, Kommunstyrelsen

21 Sidan 21 av 92 Intern styrning och kontroll Anvisning för Kultur- och fritidsnämnden Fastställd vid Kultur- och fritidsnämndens sammanträde xx Lena Jande Tillväxtkontoret

22 Sidan 22 av 92 Innehåll Bakgrund... 3 Årscykel för systematisk planering och uppföljning... 3 Framtagande av kontroll- och åtgärdsplan... 4 Uppföljning och rapportering... 6

23 Sidan 23 av 92 Bakgrund Upplands-Bro kommun har ett fastställt Reglemente för intern kontroll från 2002 (KF , 13). I reglementet framgår under 3 att Nämnderna har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom respektive verksamhetsområde. Den enskilda nämnden ska tillse att: en organisation upprättas för den interna kontrollen regler och anvisningar antas för den interna kontrollen Vidare framgår att förvaltningschefen eller motsvarande [ansvarar] för att konkreta regler och anvisningar är utformade så att en god intern kontroll kan upprätthållas. Förvaltningschefen är skyldig att löpande rapportera till nämnden om hur den interna kontrollen fungerar. Under avsittet uppföljning av intern kontroll framgår att ansvaret för att styra och följa upp det interna kontrollarbetet ligger hos varje nämnd samt att som grund för sin styrning genomföra riskanalyser för sin verksamhet. Avslutningsvis framgår att nämnden ska senast i samband med årsanalysens upprättande rapportera resultatet från uppföljningen av den interna kontrollen inom nämnden till kommunstyrelsen. Rapporteringen ska samtidigt ske till kommunens revisorer. Årscykel för systematisk planering och uppföljning Tillväxtkontoret tillämpar samma arbetssätt för de tre nämnder som kontoret rapporterar till: Kultur- och fritidsnämnden, Bygg- och miljönämnden samt Kommunstyrelsen. Arbete med den interna styrningen och kontrollen sker enligt samma systematiska arbetssätt som övrig planering och uppföljning på Tillväxtkontoret. Fastställande av kontroll- och åtgärdsplan för nästa verksamhetsår sker i samband med att internbudgeten fastställs, vanligtvis i december varje år Rapporteringen av det innevarande årets arbete med intern styrning och kontroll sker i samband med att kontroll- och åtgärdsplanen för nästa år fastställs

24 Sidan 24 av 92 Årshjul som visar Tillväxtkontorets systematiska arbete med planering och uppföljning. De röda fälten anger politiska moment, de gula tjänstemannaarbete och de blåa den individuella nivån, varje medarbetares planering och uppföljning. Den kursiva texten anger uppföljningsmoment. Framtagande av kontroll- och åtgärdsplan Riskanalys Syfte Riskanalysen är en del av Tillväxtkontorets styrmodell, med syftet att identifiera hot mot måluppfyllelse samt göra en handlingsplan för hur dessa ska hanteras. Definition Riskerna definieras som Osäkerhetsmoment i interna processer och arbetssätt som kan hota måluppfyllelsen och orsaka ekonomisk skada eller förtroendeskada.

25 Sidan 25 av 92 Arbetssätt Under ledning av kvalitetsstrateg gör verksamheten en riskanalys ur det intern perspektivet. Resultatet av riskanalysen är en riskkarta där riskerna placeras utifrån deras bedömda sannolikhet och konsekvens. Utöver den bedömningen bedöms också hur bra verksamheten är på att hantera risken idag. Det tas med andra ord hänsyn till befintliga åtgärder och deras effektivitet för att värdera påverkan och sannolikhet nettorisk. Kvalitetsstrategen ansvarar för att påminna verksamheterna när det är dags för revidering av den befintliga riskkartan, leder och driver arbetet. Verksamhetsansvarig ansvarar för att arbetet med intern styrning och kontroll för det egna ansvarsområdet genomförs enligt framtagna riktlinjer och arbetssätt, samt att ta hjälp av kvalitetsstrategen. Kvalitetsstrateg och verksamhetsansvarig rapporterar löpande till kontorschef som ansvarar för det övergripande arbetssättet för kontoret, samt gemensamma risker för alla verksamheter. Kontroll- och åtgärdsplan När riskkartan är framtagen analyserar kvalitetsstrategen tillsammans med verksamhetsansvarig de risker som kommit fram och prioriterar risker för åtgärd under nästa kontroll- och åtgärdsperiod, vanligtvis kommande verksamhetsår. Prioriteringen görs utifrån Riskernas sannolikhet och konsekvens, samt den bedömda befintliga riskhanteringen Realistisk bedömning av vad verksamheten klarar att hantera under ett år De prioriterade riskerna blir grunden för kontroll- och åtgärdsplanen. Kontroller och åtgärder tas fram av kvalitetsstrateg och verksamheten tillsammans, kvalitetsstrategen leder arbetet och verksamhetsansvarig ansvarar för att det genomförs. Kontroll- och åtgärdsplanen sker enligt följande modell:

26 Sidan 26 av 92 Process Risk Befintliga kontroller Åtgärder Tidsplan Ansvar Uppföljning I vilken process har vi hittat risker? Den prioriterade risk som framkommit i riskanalysen Vad görs idag för att hantera risken? Vem ansvarar för dessa? Nya åtgärder/ kontroller som ska genomföras. När ska kontrollerna genomföras? När ska åtgärderna vara genomförda? Vem ansvarar för kontroller/ åtgärder? Hur och när sker uppföljning? Kontroll- och åtgärdsplanen föreslås för beslut i samband med fastställandet av internbudgeten för respektive nämnd. Uppföljning och rapportering Enligt årscykeln för planering och uppföljning sker en verksamhetsplanering på våren, när verksamheterna förbereder budgetarbetet och en på hösten när verksamheterna konkretiserar verksamhetsplaneringen. I samband med dessa två tillfällen genomförs planering och uppföljning av arbetet med intern styrning och kontroll. Arbetsmoment Genomgång av genomförda åtgärder och kontroller enligt kontroll och åtgärdsplan. Kvalitetsstrategen leder arbetet, verksamhetsansvarig ansvarar för att det genomförs. Analys av genomförda kontroller och åtgärder. Hur har dessa påverkat risken? Vad har framkommit vid kontrollerna och finns behov av ytterligare kontroller och åtgärder? Vid behov av nya ska dessa infogas i nästa års kontroll- och åtgärdsplan. Kvalitetsstrategen leder arbetet, verksamhetsansvarig ansvarar för att det genomförs Genomgång och diskussion i Tillväxtkontorets ledningsgrupp Rapportering Uppföljningen och analysen sammanställs till en rapport per nämnd/styrelse, kvalitetsstrategen ansvarar för rapporteringen. Rapporteringen sker skriftligen och presenteras för nämnd/styrelse i samband med att nästa års kontroll- och åtgärdsplan föreslås för fastställande. Rapporterna från nämnderna delges Kommunstyrelsen och kommunens revisorer, rapporten till Kommunstyrelsen delges kommunens revisorer.

27 Sidan 27 av 92 Ärende 4

28 Sidan 28 av 92

29 Sidan 29 av 92 Kultur- och fritidsnämnden Internkontrollplan för Kultur- och fritidsnämnden Förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden beslutar fastställa internkontrollplan för Kultur- och fritidsnämnden enligt Tillväxtkontorets förslag Sammanfattning Kultur och fritids ledningsgrupp har tillsammans med Tillväxtkontorets kvalitetsstrateg genomfört en riskanalys som underlag för det systematiska arbetet med intern styrning och kontroll. Riskanalysen är basen för den kontroll- och åtgärdsplan som nämnden enligt internkontrollreglementet är skyldiga att upprätta årligen. Beslutsunderlag Tillväxtkontorets tjänsteskrivelse den 8 november 2013 Ärendet Upplands-Bro kommun har ett internkontrollreglemente från 2002 i vilket det uttrycks att nämnden ansvarar för att dess verksamhet har tillräcklig god intern kontroll. Utveckling av process för intern styrning och kontroll För Tillväxtkontorets del utgår vi från COSO-ramverket (The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission vilket är ett internationellt ramverk framtaget för att stödja ett systematiskt arbete med intern styrning och kontroll) vid arbetet med intern styrning och kontroll. Riskanalys, riskinventering, kontroller och åtgärder för att hantera riskerna är exempel på verktyg ur ramverket. Intern styrning och kontroll syftar till helheten av styr- och uppföljningsprocesser och internkontrollen ska i utvecklingsarbetet vara en integrerad del av verksamhetsplaneringen. Kultur- och fritidsavdelningen är en del av Tillväxtkontoret och kommer arbeta enligt samma systematiserade arbetssätt som övriga avdelningar. I samband med att nämnden antar en internbudget för verksamhetsåret kommer också en kontroll- och åtgärdsplan (internkontrollplan) föreslås till beslut. Uppföljningen

30 Sidan 30 av 92 av planen och ny riskinventering rapporteras tillsammans med förslag till ny kontroll- och åtgärdsplan. Tillväxtkontorets definition av en risk är: Osäkerhetsmoment i interna processer och arbetssätt som kan hota måluppfyllelsen och orsaka ekonomisk skada eller förtroendeskada. Basen i kultur och fritids internkontrollarbete är en riskanalys där processer med riskmoment har identifierats. Riskanalysen har genomförts av kultur och fritids ledningsgrupp tillsammans med Tillväxtkontorets kvalitetsstrateg, med grund i riskdefinitionen. En bedömning av om det finns kontrollåtgärder på plats samt deras effektivitet har gjorts och utifrån riskkartan och befintliga åtgärder har nya kontrollmoment och åtgärdsförslag tagits fram: tjänstemännens förslag till nämndens internkontrollplan. Prioriterade åtgärder för 2013 är bland annat skapandet av rutin för hantering av kontanter vid biljettförsäljning, skapa en dualitet vid utbetalning av föreningsstöd samt införa regelbundna kontroller vid tankning med kommunens tankkort. Barnperspektiv Systematiskt arbete med intern styrning och kontroll åligger varje nämnd enligt kommunens internkontrollreglemente och kommunallagen. Ingen direkt påverkan på kommunens barn och unga kan ses men i förlängningen skapar en god intern styrning och kontroll en tryggare kommun för alla medborgare. TILLVÄXTKONTORET Marianne Hagman Tillväxtchef Bo Larsson Kultur- och fritidschef Lena Jande Kvalitetsstrateg Bilagor: Kontroll- och åtgärdsplan 2014: Kultur- och fritidsnämnden Kopia av beslut till: Kommunrevisorerna, Kommunstyrelsen