Styrelsemöte med beslutsrätt, 18 december 2014, kl Plats: Skype Närvarande:

Transkript

1 18 December 2014 Protokoll Förbundsstyrelsemöte Styrelsemöte med beslutsrätt, 18 december 2014, kl Plats: Skype Närvarande: Mattias Näsman för UPF Umeå, Adrian Kellner för UF Stockholm, Victoria Lindén för UF Malmö, David Blomgren för UF Linköping, Jehna al- Moushahidi för UF Luleå, Viktor Sundman för UF Uppsala, Adam Josefsson för UF Göteborg, Saga Sohlman för UPF Lund (från 10), Oskar Johansson för UPF Karlstad, Kluivert Prine för UF Örebro, bidragsansvarig Julia Yates, förbundskommunikatör Linnéa Wik, förbundsordförande Anna Welsapar, förbundsekonom Wilhelm Åkesson, vice förbundsordförande Rosaline Marbinah, projektledare Zeth Isaksson ( 12.2), projektledare Linnea Wikstrand ( 12.3) och förbundssekreterare Axel Nordenstam. Bilagor: Bilaga 1: Röstlängd Bilaga 2: Dagordning Bilaga 3: Rapport: LSU:s årsmöte Bilaga 4: PC-beslut: Ny rambudget Bilaga 5: PC-beslut: Reseersättning för Konventoch Almedalsgruppen Mötesordförande Mötessekreterare Justerare Justerare Box 1282 Frejg Stockholm Orgnr: (29)

2 Bilaga 6: Bilaga 7: Bilaga 8: Bilaga 9: Bilaga 10: Bilaga 11: Bilaga 12: Bilaga 13: Bilaga 14: Bilaga 15: Bilaga 16: Bilaga 17: PC-beslut: Stockholm och Södertörns äskning av projektstöd PC-beslut: Karlstads äskning om interimistiskt bidrag Motion: Budget för Konventet Motion: Budget för Almedalen Motion: Beredning Motion: Tillsättande av utredning Motion: Redaktionella ändringar Motion: Policy om ekonomi Motion: Förtydligande av policydokument Motion: Äskning från UPF Lund Motion: Äskning från UF Stockholm och UF Södertörn Rapport: Utgifter & intäkter HT14 1 Mötets öppnande Förbundsordförande Anna Welsapar förklarade styrelsemötet öppnat kl Val av mötesordförande Styrelsen beslutade att välja Anna Welsapar till mötesordförande. 3 Val av mötessekreterare Mötesordförande Mötessekreterare Justerare Justerare Box 1282 Frejg Stockholm Orgnr: (29)

3 Styrelsen beslutade att välja Axel Nordenstam till mötessekreterare. 4 Val av protokolljusterare tillika rösträknare Mattias Näsman för UPF Umeå och vice förbundsordförande Rosaline Marbinah kandiderade till protokolljusterare tillika rösträknare. Styrelsen beslutade att välja Mattias Näsman och Rosaline Marbinah till protokolljusterare tillika rösträknare. 5 Godkännande av kallelseförfarandet Styrelsen beslutade att anse mötet stadgeenligt utlyst. 6 Fastställande av röstlängd Styrelsen beslutade att fastställa röstlängden till 13 ledamöter, se bilaga 1. 7 Fastställande av dagordning Mötesordförande Mötessekreterare Justerare Justerare Box 1282 Frejg Stockholm Orgnr: (29)

4 Ledamoten från UF Södertörn Linnea Ehlins fråga om entledigande hade inkommit sent men denna punkt tillades. Ändring gjordes också då Konventet behandlades före Almedalen eftersom den ordningsföljden passade projektgrupperna bäst. Styrelsen beslutade att lägga dagordning till handlingarna, se bilaga 2. Styrelsen beslutade att fastställa dagordningen med gjorda ändringar. 8 Föregående protokoll Förbundssekreterare Axel Nordenstam meddelade att tidigare styrelsemötesprotokoll från mötet den 6 november är under slutgiltig justering. Angående protokollet från förbundsstämman har justerarna fått det och håller på att justera det. 9 Uppdatering från förbundsstyrelseledamöter Göteborg: Har avslutat året och avslutar på 550 medlemmar. Lyckades uppnå alla sina medlemsvärvningsmål. Känslan är positiv inför nästa år. I början av nästa år kommer en ny styrelse att väljas. Linköping: Har under hösten snittat 1,5 evenemang per vecka och snittat 40 besökare per föreläsning. Inför våren planeras en resa till Israel. Luleå: Verksamheten rullar på som vanligt. Malmö: Har haft Gudrun Schyman på besök i går. Fyllnadsval på ordförande och vice ordförande har genomförts. Stockholm: Har hållit valårsmöte och en ny styrelse har valts. Parisa Khosravi valdes till ordförande. Senaste aktiviteten var med Europahuset och man har även genomfört SmileforPeace. Vidare informerades styrelsen Mötesordförande Mötessekreterare Justerare Justerare Box 1282 Frejg Stockholm Orgnr: (29)

5 att Stockholm har 6000 kr över från Forum Syd-bidraget då en tidskrift inte har tryckts. Umeå: Hade julavslutning igår och får allt fler medlemmar, dessutom planeras en resa till våren. Uppsala: Hade föreläsning med Tomas Östros och tar nu jullov. Reseansvarig däremot får ligga i med förberedelserna inför resan till Indien. Örebro: Har nu över 50 medlemmar. Det går framåt, föreläsning hölls för tre veckor sedan. Det senaste mötet hölls förra veckan och arbetet fortsätter. Oro för eventuellt uteblivna bidrag från UFS har funnits till följd av ledamotens frånvaro. Förbundskommunikatör Linnéa Wik: Har främst arbetat med tryckmaterialsbeställningen och sitt arbete med en ny hemsida. En kommunikationsstrategi håller på att tas fram. Förbundsordförande Anna Welsapar: Har varit på LSU:s årsmöte och satt då i valberedningens kommitté. Ordföranden för Södertörn är nu ledamot i LSU:s valberedning som totalt består av My Malmeström Sobelius, Mimmi Garpebring, Victoria Heiman, Daniel Danial och Per Markus Risman. Dessutom har hon varit i kontakt med förbundsekonom Wilhelm Åkesson angående mentorskapsprogrammets uppdragande av HR-person som var lovad ersättning. Hon har även letat i tidigare protokoll och i mentorskapsprogrammets budget från valårsmötet för att se om det finns någon budgetpost eller tidigare beslut från förbundsstyrelsen om att utbetala denna ersättning. Förbundssekreterare Axel Nordenstam: Berättade om arkivet rörande dokumentation och konstaterade att han kommer återkomma till den. Vice förbundsordförande Rosaline Marbinah: Har arbetat med Utrikespolitiska Institutet och upprättat riktlinjer för hur UFS medlemmar ska kunna skriva i Internationella Studier. Vidare har hon koordinerat p r o j e k t e n A l m e d a l e n o c h K o n v e n t e t s a m t a r b e t a t m e d Mentorskapsprogrammet rörande en ny struktur. Förbundsekonom Wilhelm Åkesson: Har skött löpande bokföringsarbete, börjat snickra på budgetuppföljning och arbetat med bidragslathunden. Bidragsansvarig Julia Yates: Har kommit tillbaka från sjukdom och talat med förbundsekonom Wilhelm Åkesson för att se hur arbetet har gått. Mötesordförande Mötessekreterare Justerare Justerare Box 1282 Frejg Stockholm Orgnr: (29)

6 Efter uppdateringarna påminde förbundssekreterare Axel Nordenstam mötet om rapporten från LSU:s årsmöte och menade att den skulle läggas till handlingarna. Styrelsen beslutade att lägga rapporten från LSU:s årsmöte till handlingarna, se bilaga Uppdatering från utskott Förbundsordförande Anna Welsapar påminde alla om att fylla i samlingsdokumentet som ger en översikt av arbetet i utskotten. Härefter presenterade utskotten arbetet. Ekonomiutskottet: Förbundsekonom Wilhelm Åkesson berättade att arbetet inte har varit jätte aktivt. Men de brainstormar idéer över hur förbundet kan få ytterligare intäkter och ser ett behov av en ekonomiutbildning ämnad för medlemsföreningarnas kassörer. Forumutskottet: Malmö sade att de var väldigt nöjda med utvärderingarna från Forum-helgen men de hade hoppats på ytterligare svar. Uppsala var även han nöjd med resultatet. Deras uppfattning delades av förbundsordförande Anna Welsapar. Internationella utskottet: Vice förbundsordförande Rosaline Marbinah berättade att de träffades fysiskt för första gången på Forum-helgen och utvärderade då årets arbete. Tidigare har vi haft en platt struktur men har nu omstrukturerat för att uppnå bättre resultat. Nu har man framarbetat motsvarigheter till stadgar för att uppnå större ting och ser fram emot framtiden. Kommunikationsutskottet: Förbundskommunikatör Linnea Wik k o n s t a t e r a d e a t t h o n h a r a r b e t a t m e d t r y c k s a k e r n a. I kommunikationsutskottet finns nu även en person från det internationella utskottet för att öka kommunikationen, denne är Frida Stenlund. Helt enkelt för att få en ökad enhetlig kommunikation. I början av januari hoppas utskottet kunna att presentera en kommunikationsstrategi. Hemsidearbetet Mötesordförande Mötessekreterare Justerare Justerare Box 1282 Frejg Stockholm Orgnr: (29)

7 har stått still, men Linköping påminde om att alla behöver skicka in beskrivningar om sig själva och Styrdokumentsutskottet: Umeå berättade att utskottet har diskuterat visionsarbetet och hur vi arbetar vidare, vilket har resulterat ut i en plan. Han meddelade även att utskottet kan behöva mer tid för visionen. Förbundsordförande Anna Welsapar inflikade att det kan vara bra att ha med sig en tid för remissvar. Linköping frågade hur arbetet går med revideringar av uppdragsbeskrivningar. Umeå svarade att det finns många dokument att behandla men vi har inte bestämt något - det är en prioriteringsfråga. Vice förbundsordförande Rosaline Marbinah påminde att utskottet har en planering och att sammankomsten i Malmö i januari kommer underlätta såväl planering som arbete. Tvåspråkighetsutskottet: Har inte varit aktivt då Uppsala och Malmö har varit sysselsatta med Forum-helgen. Vice förbundsordförande Rosaline Marbinah rekommenderade utskottet att samarbeta med IC, det internationella utskottet, för att tillämpa samma språkbruk. Utbildningsutskottet: Umeå meddelade att inget arbete har gjorts utan att utskottet väntar på direktiv från förbundsstyrelsen. Under informationsrundan anlände Saga Sohlman för UPF Lund. Styrelsen beslutade att justera in Saga Sohlman för UPF Lund i röstlängden. 11 Per capsulam-beslut Föreliggande punkt handlar om att lägga besluten till handlingarna. Sedan mötet den 6 november har fyra PC-beslut fattats Ny rambudget (bilaga 4) 11.2 Reseersättning för Konvent- och Mötesordförande Mötessekreterare Justerare Justerare Box 1282 Frejg Stockholm Orgnr: (29)

8 Almedalsgruppen Forumgruppen (bilaga 5) 11.3 Stockholm och Södertörns äskning projektstöd (bilaga 6) 11.4 Karlstads äskning interimistiskt bidrag (bilaga 7) Styrelsen beslutade att lägga 11.1, 11.2, 11.3 och 11.4 till handlingarna, se bilaga Behandling av motioner 12.1 Entledigande av Linnea Ehlin Förbundsordförande Anna Welsapar berättade ett brev inkommit från Linnea Ehlin, ledamot i UFS från UF Södertörn, där hon önskas entledigas från sitt förtroendeuppdrag. Styrelsen beslutade att entlediga Linnea Ehlin från hennes förtroendeuppdrag Budget för Konventet (bilaga 8) Diskussionen påbörjades med en fråga från Umeå rörande vad förbundsstyrelsen ska besluta då projekten finns budgeterade. Uppsala påpekade vikten av att förbundsstyrelsen fattar beslut eftersom den är ytterst ansvarig. Värdföreningen Göteborg klargjorde att det finns stora skillnader mellan de av projektgruppen framlagda budgetförslagen och välkomnade samtalet. Mötesordförande Mötessekreterare Justerare Justerare Box 1282 Frejg Stockholm Orgnr: (29)

9 Vad gäller lokal berättades för mötet att Adam Josefsson, ordförande för UF Göteborg, tillsammans med projektledare Felicia Nordström hade träffat lokalansvariga för Handelshögskolan i Göteborg. Någon kostnad för hyra utgår inte men en kostnad för personal kommer att krävas då det är helg. Efter att vice förbundsordförande Rosaline Marbinah frågat om det finns lokalalternativ förklarades att det finns men det kan bli svårt. Göteborg förmedlade att kostnaden för personal skulle kunna bli kr då det finns speciella regler för helgbokningar. Härefter gästades mötet av en av projektledarna: Zeth Isaksson, boende i Stockholm men ursprungligen från Göteborg. Han berättade att förberedelserna är i gång och de har mängder av idéer. Projektgruppen har kommit fram till två teman: säkerhet och demokrati, med den gemensamma förenande frågan var är vi på väg?. Konventet kommer att hållas i Göteborg den april och kommer präglas av fyra teman med två parallella spår. Grundtanken är att det blir som en kurs man kan gå. Till en början kommer (1) introduktion om temat därefter (2) fördjupas förståelsen inom området, slutligen (3) integreras deltagare med gäster och paneldebatter uppstår. De fyra teman kommer vara: 1. Demokratins paradox, 2. Ryssland, EU och Norden, 3. ISIS och världssamfundet och 4. Högerextremismens framväxt i Europa. Projektledare Zeth Isaksson fortsatte med en beskrivning av olika b u d g e t fö r s l a g. F ö r r a å r e t s p r o j e k t l e d a r e fö r f a t t a d e e t t uppföljningsdokument och i det fanns en stor skepsis till att inkludera resekostnaden i biljettpriset. Denna uppfattning delade årets projektgrupp. Till att börja med förklarade projektledaren bakomliggande tanke i budgetförslag 1. Projektledare Zeth Isaksson konstaterade därefter att biljettkostnad skulle kunna vara 100 kr om resor exkluderas och sittning för 300 kr. I detta skulle även matkostnader stå utanför eftersom det är enklast. Han påtalade även att han varit på möte med Handelshögskolan och det har visat sig att vi måste betala för väktare, städare och vaktmästare. Troligtvis landar detta på , vilket projektledare Zeth Isaksson ansåg mycket utifrån sin erfarenhet från tidigare projektledning. Mötesordförande Mötessekreterare Justerare Justerare Box 1282 Frejg Stockholm Orgnr: (29)

10 Vad gäller budgetförslag 2 förmedlade projektledare Zeth Isaksson projektgruppens resonemang. De ansåg att det är inkluderande att flyga ner personer från Norrland men det är kostsamt. Vidare förmedlades att de inte anser att konventet blir inkluderande om det inte flyttas varje år, dvs. roterar från stad till stad. Om så är fallet kan man långsiktigt budgetera för långa resor. Projektgruppen belyste att uppstyrning av resor är uppskattat men det innebär extra arbete. Slutligen meddelade projektledare Zeth Isaksson att projektgruppen föredrar budgetförslag 2. Härefter öppnades det upp för diskussion. Göteborg meddelade att de har tittat på andra lokaler också men anser att Handelshögskolan har optimala lokaler med sin aula för 350 personer. Om Konventet skulle hållas på Samhällsvetenskapliga fakulteten får största lokalen bara plats med 120 personer. Göteborg fortsatte och beklagade att det finns få fakulteter som har riktigt stora lokaler så det går inte att välja och vraka. Göteborg föredrog budgetförslag 1 då det kommer bli svårt att locka lika många annars. Göteborg konstaterade även att huvudmålgruppen inte är den lokala publiken i värdstaden utan alla medlemsföreningars aktiva, samt att ett alternativ av båda budgetförslag skulle kunna vara ett alternativ. Umeå frågade varför 10% vinst är beräknad och projektledare Zeth Isaksson besvarade att det hade projektgruppen rekommenderats. Lund yttrade sig härefter och förklarade att de förespråkade det första budgetförslaget då det kan vara svårt för medlemsföreningarna att arrangera resa. Lund frågade sig även det ska vara upp till medlemsföreningarna att arrangera resor? Projektledare Zeth Isaksson besvarade Lund och menade att samarbete mellan närliggande medlemsföreningar kan vara en lösning. Han sade även att statistik från tidigare år visar att detta går att genomföra. Därefter instämde Uppsala med Lund och poängterade att resor behöver tas under seriös beaktning då det är bra för inkluderingen. Uppsala frågade även vad budget är för frukost samt gåvopris till föreläsare. Projektledare Zeth Isaksson sade att frukost har budgeterats till 80 kronor per person och dag i enlighet med policy, samt att gåva till föreläsare beror på budget. Han tillade att eventuellt kommer en stor talare och det skulle innebära högre kostnader, exempelvis då bostad för föreläsare inte är klart än. Han fortsatte och menade att det kan lösas genom att slå ut en sådan kostnad på andra budgetposter. Mötesordförande Mötessekreterare Justerare Justerare Box 1282 Frejg Stockholm Orgnr: (29)

11 Efter detta påbörjades ett samtal om riktlinjer och beslut efter att förbundsordförande Anna Welsapar påtalat dess vikt. Göteborg öppnade upp för att ha olika priser för medlemsföreningarna, vilket projektledare Zeth Isaksson ansåg inte skulle innebära någon arbetsmässig skillnad för projektgruppen. Vice förbundsordförande Rosaline Marbinah berättade att hon försökt titta på bidrag men inte har hittat några kommunala bidrag. Hon menade att mer pengar kommer behövas för Konventet. Projektledare Zeth Isaksson instämde men konstaterade att projektgruppen tillsattes för sent för att kunna söka bidrag. Förbundssekreterare Axel Nordenstam inflikade här att olika prissättning kan ta fokus från deltagaren och på det viset minska antalet deltagare. Göteborg berättade att de har en idé om att äska pengar från samhällsvetenskapliga fakulteten vid Göteborgs Universitet men i den fasen är vi inte ännu. Umeå belyste vikten av att alla har möjlighet att närvara för ungefär samma kostnader, vilket innebär att de som bor närmare kommer få subventionera för andra. Umeå sade att avvägningar kan göras och menade att konventet får läggas i Stockholm om det blir för kostsamt. Umeå uppskattade förslaget om att konventet skulle rotera med ett inkluderande syfte men menade att förbundet inte har kontinuiteten som krävs för att lita på det argumentet. Projektledare Zeth Isaksson inflikade här att vid genomgång av bidrag har projektgruppen märkt att det är enklast att söka bidrag lokalt. Projektgruppen hade sett att flera kommuner har transportbidrag men sådana kan inte förbundet söka. Göteborg tog härefter upp ämnet om att öka budgeten för konventet. Göteborg sade att budget förra året var och menade att förbundsstyrelsen borde avsätta en högre summa i år. Förbundsordförande Anna Welsapar sade att bidraget från MUCF delas upp i två delar och därför hade det optimala varit att lägga konventet på hösten för att öka dess räckvidd. Bidragsansvarig Julia Yates tipsade om bidrag från Folke Bernadotte Akademin och kommunen. Förbundsordförande Anna Welsapar sade att förbundet förra året fick avslag från Folke Bernadotte Akademin. Bidragsansvarig Julia Yates sade att det krockade med både Uppsala och Göteborgs ansökningar. Vad gäller bidrag från Folke Bernadotte Akademin ansåg förbundsstyrelsen att förbundet inte ska söka bidrag från dem. Mötesordförande Mötessekreterare Justerare Justerare Box 1282 Frejg Stockholm Orgnr: (29)

12 Projektkoordinerande vice förbundsordförande Rosaline Marbinah meddelade att det behövs en omstrukturering av konventet eftersom vi alltid fått ökade priser och måste lära oss. Umeå konstaterade problematiken om att projektledare tillsätts för sent för att de ska kunna söka bidrag från stiftelser et cetera. Förbundsordförande Anna Welsapar påpekade att förbundet har två projekt och utbetalningar till alla medlemsföreningar att förhålla sig till. Umeå undrade vad det skulle betyda att öka budgetanslaget med kronor för nästa halvår. Förbundsordförande Anna Welsapar besvarade frågan med att Forum Syd har gett ett preliminärt besked om att vi kommer få bidrag. Hon fortsatte och sade anslaget från MUCF varit 1.2 miljoner de senaste åren. Därefter framförde Stockholm att även de får bidrag från Folke Bernadotte Akademin. Stockholm menade även att föreningarna själva måste betala om vi ska ha rotationsschema eftersom Luleå och Umeå ligger långt bort. Karlstad poängterade att de inte inte har medel för att täcka resor och att det är bättre att ha nationell finansiering eftersom detta är en kärnaktivitet. Härefter beslutade styrelsen att dra streck i debatten. Styrelsen beslutade att justera röstlängden till 14, kl. 19:55. Förbundsstyrelsen gick därefter till beslut genom att var och en sade vad de röstade på. Styrelsen beslutade att bifalla budgetalternativ 1. Vice förbundsordförande Rosaline Marbinah skickade med till projektgruppen för konventet att det fortfarande går att äska mer pengar vid behov. Detta för att förhindra ett byte av stad. Mötesordförande Mötessekreterare Justerare Justerare Box 1282 Frejg Stockholm Orgnr: (29)

13 Styrelsen beslutade att bifalla motionen Budget för Almedalen (bilaga 9) Mötet gästades vid denna punkt av projektledare Linnea Wikstrand från projektgruppen för Almedalen. Tillvägagångssättet var detsamma som för konventet. Projektledare Linnea Wikstrand berättade att de har kommit igång bra och att projektgruppen träffades i samband med Forumhelgen i Uppsala i november. Projektgruppen har nu börjat få tag i Utrikespolitiska Institutet (UI) och håller på att lösa bostadsfrågan. I år kostar boende tre gånger så mycket som förra året och således bokas färre dagar i år. Projektledare Linnea Wikstrand fortsatte och sade att ABF-lokalen som UFS bokade förra året troligtvis kommer att bokas för Almedalen 2015 också. Hon sade att de spånar på olika teman såsom: (1) media och utrikespolitik, (2) ekonomi och utrikespolitik, (3) krig, kris och konflikter, (4) migration och (5) feministisk utrikespolitik. Härefter konstaterade hon att skuggbudgeten förklarar bakomliggande tankar från projektgruppen. Härefter öppnades det upp för diskussion. Uppsala frågade vad budgetposten Almedalens arbete innebär, vilket projektledare Linnea Wikstrand besvarade med ett fysiskt möte. Hon tillade att projektgruppen tror att ett fysiskt möte behövs och uppskattningen av kostnad är 3000 kronor. Umeå frågade vad aktiva i Almedalen innebär, varpå projektledare Linnea Wikstrand förklarade att volontärerna förra året fick sitt boende gratis. Då finansierades även projektgruppen för Almedalen sitt boende och sina resor av UFS. Lund frågade vilka visitkorten är till och projektledare Linnea Wikstrand svarade att förra projektgruppen tipsade om visitkort för att söka samarbetspartners. Förbundskommunikatör Linnea Wik inflikade det finns visitkort utan namn tryckta redan men det är oklart var de finns. Diskussion uppkom om det fanns utrymme för visitkort från övrig Mötesordförande Mötessekreterare Justerare Justerare Box 1282 Frejg Stockholm Orgnr: (29)

14 budgetpost men något definitivt besked kunde inte nås. Styrelsen beslutade att bifalla projektgruppens budgetförslag. Styrelsen beslutade att bifalla motionen Beredning (bilaga 10) Motionären Umeå föredrog motionen och hänvisade till argumentationen i motionen. Denne föredrog att alla möten ska förberedas av en grupp som skulle kunna bestå av förbundsordförande, vice förbundsordförande, förbundsekonom och förbundssekreterare. Orsaken är huvudsakligen att saker som kommer behandlas på möten kan förberedas i förväg. Efter motionärens föredragande öppnades det upp till diskussion. Vice förbundsordförande Rosaline Marbinah välkomnade förslaget men konstaterade att detta uppdraget redan finns i presidialers uppdragsbeskrivningar. Hon har även talat med förbundsordförande Anna Welsapar om hur möten ska förberedas. Förbundsordförande Anna Welsapar ansåg att beredning är en bra idé och var på spåret att inte nödvändigtvis presidiet ska förbereda det. Förbundssekreterare Axel Nordenstam välkomnade motionen och förespråkade att handlingsplaner skulle kunna förberedas till styrelsemöten. Linköping efterfrågade en översyn av uppdragsbeskrivningar men att det är bra om förberedelser ligger på presidialer. Härefter påtalade Umeå om motionens andemening: att beredningen skulle ha en hållning då man skickar ut frågor till hela förbundsstyrelsen. Umeå fortsatte och sade att personerna i en beredningsgrupp skulle kunna ha ett möte innan styrelsemötet för att se vad vi kan och inte kan göra. Förbundsordförande Anna Welsapar meddelade att presidiet inte har några möten innan styrelsemöten och det tittar på dagordningen men inte mer. Vice förbundsordförande Rosaline Mötesordförande Mötessekreterare Justerare Justerare Box 1282 Frejg Stockholm Orgnr: (29)

15 Marbinah instämde med Umeå om att det behövs en bättre strukturering inför mötena. Hon sade att detta är en viktig diskussion men skulle föredra att en beredningspolicy tas fram rörande vilka förberedelser som ska göras. Hon fortsatte och sade att det funnits ett informellt beslut inom presidiet för hur förberedelserna ska göras. Linköping menade att hållning var utskottens roll. Linköping menade att det är bra om utskott tar mer ansvar och lämnar liknande remissvar inför diskussioner. Umeå påtalade om att det är bra med en öppen att-sats eftersom denne inte vill skriva exakt vad folk ska göra. Förbundsekonom Wilhelm Åkesson välkomnade motionen stort och påtalade oklarhet om mandat. Han frågade sig om presidiet kan tolka policydokument och hoppades på ett tydligare mandat. Vice förbundsordförande Rosaline Marbinah menade att arbetet behöver effektiviseras och en policy skulle kunna skapa kontinuitet. Förbundsordförande Anna Welsapar påtalade att det finns fördelar om presidiet bereder mer men då finns det en risk att övriga i förbundsstyrelsen utesluts. Härefter frågade Umeå vad förbundsstyrelsen känner skulle behöva stå i någon sorts dokument. Umeå fortsatte och sade att olika utskott fyller olika funktion. Umeå tillade därefter att förbundsstyrelsen måste dela på arbetet eftersom alla inte kommer kunna vara insatta i allt. Förbundsordförande Anna Welsapar ansåg att det är bra att bereda mer med presidiet innan möten. Förbundskommunikatör Linnea Wik välkomnade motionen och ansåg att hur ärenden bereds i dagsläget inte duger. Hon frågade även om detta har att göra med den sena kallelsen i november. Umeå besvarade att det gör det men att det även är otydligt vem som ska göra beredningen. Umeå sade även att det möjligen fanns en misstro mot en styrelse i en styrelse i fjol men ansåg att så inte var fallet nu. Linköping höll med om oklarheten men ansåg att detta inte var rätt uppdrag. På fråga från Linköping angående mandat förtydligade förbundsekonom Wilhelm Åkesson att han inte upplevt att självklara delar varit med. Vice förbundsordförande Rosaline Marbinah höll med Linköping och förtydligade att hon ansåg att ett policydokument ska författas. Härefter sade Umeå att det viktigaste inte är att motionen går igenom utan att arbetssättet ändras. Att arbetssättet behöver förändras höll presidialerna med om och lovade förbättring. Styrelsen beslutade Mötesordförande Mötessekreterare Justerare Justerare Box 1282 Frejg Stockholm Orgnr: (29)

16 att avslå motionen Tillsättande av utredning (bilaga 11) Innan motionärerna förtydligade förbundsordförande Anna Welsapar förtydligade att denna motion handlar om anställningar och arvoderingar. Linköping sade att motionen grundar sig på förbundsstämmans beslut i oktober. Linköping fortsatte och menade att det handlar om att finna konsensus vid valårsmötet Därefter påtalade Linköping att arvoderad personal i motionen är felaktigt, vad som ska stå är arvoderad person eller arvoderad förbundsekonom. Härefter öppnades det upp för diskussion. Umeå hade skickat in ett yrkande g ä l l a n d e ö k a d r ä c k v i d d fö r a t t e x e m p e l v i s i n k l u d e r a e n förbundsadministratör. Linköping påtalade att även de har skickat in ett yrkande för att utvidga syftet. Detta ledde till att Umeå jämkade sig med Linköpings yrkanden. Även Uppsala, Lund och Göteborg jämkade sig med Linköpings yrkande. Lund ansåg även att det är viktigt att andra alternativ behandlas. Umeå sade att vi har diskuterat om en förbundsekonom och efterfrågade en reflektion om en förbundsadministratör som skulle kunna finansiera sin egen anställning. Vice förbundsordförande Rosaline Marbinah sade att det skulle kunna vara bra att ha med personer som tidigare suttit i den tidigare utredningen. Linköping ansåg att referensgruppen öppnar upp för detta. Göteborg menade det är naturligt att fortsätta att titta på alternativa möjligheter och att problemet med den förra utredningen var att förankringen blev för dålig. Linköping yrkade att ändra följande text i förslaget till utredningsdirektiv rörande utredningens direktiv: Syftet med denna utredning är att kartlägga Utrikespolitiska Förbundet Sverige förutsättningar att införskaffa arvoderad personal. Utredningen ska Mötesordförande Mötessekreterare Justerare Justerare Box 1282 Frejg Stockholm Orgnr: (29)

17 presenteras muntligt för valårsmötet samt i en skriftlig rapport. Till Syftet med denna utredning är att kartlägga Utrikespolitiska Förbundet Sveriges förvaltning samt ge förslag hur denna kan förbättras. Utredningen ska presenteras muntligt för valårsmötet samt i en skriftlig rapport. Styrelsen beslutade att bifalla Linköpings yrkande. Linköping yrkade att ändra följande text i förslaget till utredningsdirektiv rörande utredningens syfte: Syftet med denna utredning är att kartlägga Utrikespolitiska Förbundet Sveriges förutsättningar att införskaffa arvoderad personal samt utifrån denna kartläggning lämna ett förslag till förbundsstyrelsen. Till Syftet med denna utredning är att kartlägga Utrikespolitiska Förbundet Sveriges förvaltning samt ge förslag hur denna kan förbättras. Styrelsen beslutade att bifalla Linköpings yrkande. Styrelsen beslutade att bifalla motionen med gjorda ändringar Redaktionella ändringar (bilaga 12) För motionären kommunikationsutskottet föredrog förbundskommunikatör Linnea Wik motionen. Hon sade att vissa dokument har inte den grafiska profilen och kommunikationsutskottet vill ha ett mandat för att göra Mötesordförande Mötessekreterare Justerare Justerare Box 1282 Frejg Stockholm Orgnr: (29)

18 grafiska redaktionella ändringar såsom att ändra logotypen men inga ord. Styrelsen gick direkt till beslut. Styrelsen beslutade att bifalla motionen i sin helhet Policy om ekonomi (bilaga 13) Motionären Linköping föredrog motionen. Linköping sade att UFS har haft ekonomiska problem och tror att ekonomiska problem kan lösas genom ekonomisk planering och uppföljning. Härefter öppnades det upp för diskussion. Umeå sade att rutiner och strukturer är viktiga men det kan vara bra att inte belasta förbundsekonomen inom en snar framtid. Förbundsekonom Wilhelm Åkesson meddelade att han skulle kunna fungera som rådgivande vid framtagande av en sådan policy. Linköping menade att tidpunkten inte är något problem eftersom inga datum nämns i motionen. Styrelsen beslutade att bifalla motionen i sin helhet Förtydligande av policydokument (bilaga 14) Motionären Lund hänvisade till motionens text om att förtydliga policydokumentet rörande projektbidrag för gemensamma projekt. Lund menade att trettio dagar innan är en lämplig tidsfrist. Förbundssekreterare Axel Nordenstam yrkade att ändra motionens första att-sats till att förtydliga policydokumentet till att stå Medel Ansökan om bidrag för Mötesordförande Mötessekreterare Justerare Justerare Box 1282 Frejg Stockholm Orgnr: (29)

19 gemensamma projekt lämnas skriftligen till förbundsstyrelsen senast två månader innan projektets genomförande. Rörande yrkandet jämkade sig Lund men inte Stockholm. Först tog förbundsstyrelsen beslut om motionen, då man biföll motionen. Styrelsen beslutade att bifalla att-satserna i motionen. Debatt uppkom därefter angående tidigare inkommet ändringsyrkande. Stockholm menade att det blir lång tid från start till mål med ändringsyrkandet. Lund förtydligade att det viktigaste för dem är att det ska finnas en tidsgräns. Förbundssekreterare Axel Nordenstam belyste att ändringsyrkandet ger mer tid för förbundsstyrelsen för beredning. Styrelsen beslutade att avslå förbundssekreterare Axel Nordenstams ändringsyrkande. Härefter konstaterade styrelsen att den har bifallit motionen om policyn Äskning från UPF Lund (bilaga 15) Lund föredrog motionen och sade att äskningen är en del av finansieringen av UPF Lunds 80 års evenemang. Inför mötet hade även medlemsföreningen skickat in en äskning, budget samt en budgetförtydligande komplettering, samtliga samlade i bilaga 15. Efter dragningen öppnades det upp för diskussion. Göteborg sade att projektet ligger i 2015 men bidragspengarna är för 2014, samt frågade sig om man kan buffra pengar på det viset. Göteborg ansåg även att bara delen med workshops är förenlig med policydokumentet rörande samarbete. Förbundsekonom Wilhelm Åkesson sade att det går att överföra pengar och att det med kommande utgifter finns kr som inte är Mötesordförande Mötessekreterare Justerare Justerare Box 1282 Frejg Stockholm Orgnr: (29)

20 budgeterade någonstans. Stockholm ansåg att äskningen strider mot policydokument där det står att det ska vara samverkan. Stockholm fortsatte och sade att en ordförandeträff visserligen kan vara en samverkan men det är Lund som genomför detta som deras verksamhet. Umeå menade att det är ett övergripande problem att enskilda medlemsföreningar ansöker om samma pengar. Umeå ansåg att styrelsen borde bifalla älsklingarna från såväl Stockholm och Södertörn som Lund. Lund förklarade att de har gjort sin tolkning och att det upp till varje medlemsförening hur de tolkar den. Göteborg frågade om det finns något annat att lägga pengarna på eftersom de inte tycker äskningen är förenlig med policyn och kan få ett prejudicerande karaktär. Därefter ville Stockholm förtydligade att ingen förening har godkänt projektet och att styrelsen borde stå kvar vid policydokumentet. Lund sade att de vill se varje form av samverkan som något positivt och att det känns tråkigt att se något annat ställe där man kan stoppa pengarna. Umeå menade att äskningar från båda projekt har inkommit för sent och man inte kan lägga på bidragsgivaren vad man kan använda pengarna till. Umeå förtydligade att de förespråkar en splittring av de medel som finns kvar. Göteborg instämde med Stockholm att projekt ska uppfylla kraven för policyn. Göteborg tillade att samarbeten ska uppmuntras men i detta fall förespråkas att allt ska gå till Stockholm och Södertörn. Stockholm sade att det inte är möjligt att splittra summan. Förbundsekonom Wilhelm Åkesson påtalade att förbundsstyrelsen inte bör reglera till sista krona. Umeå presenterade därefter ett nytt förslag om att ge kronor till båda äskningar från medlemsföreningarna men att några tusenlappar går till Lund från nästa årsbudget. Detta alternativ välkomnades av Lund som inkom med ett yrkande. Härefter gick styrelsen till beslut. Lund yrkade att UPF Lund beviljas kronor för finansiering av sitt 80 årsfirande. Styrelsen beslutade att avslå Lunds ändringsyrkande. Mötesordförande Mötessekreterare Justerare Justerare Box 1282 Frejg Stockholm Orgnr: (29)

21 Styrelsen beslutade att avslå motionen i sin helhet. I samband med beslutsfattande begärde förbundssekreterare Axel Nordenstam protokollsanteckning men inkom inte med den inom 7 arbetsdagar Äskning UF Stockholm och Södertörn (bilaga 16) Motionären Stockholm föredrog motionen och konstaterade att de redan har genomfört projektet. Med anledning av detta har motionärerna utfallet och redovisade denna för styrelsen. Tidigare under mötet hade äskningen diskuterats och någon ny diskussion uppkom inte. Styrelsen beslutade att bifalla motionens första att-sats. Därefter ställde styrelsen motionen mot avslag. Styrelsen beslutade att bifalla motionen. 13 Almedalen och Konventet Förbundsordförande Anna Welsapar konstaterade att vi redan har behandlat punkterna då budget för respektive projekt fastställdes. Almedalen Mötesordförande Mötessekreterare Justerare Justerare Box 1282 Frejg Stockholm Orgnr: (29)

22 Vice förbundsordförande Rosaline Marbinah, som koordinerar projektet, meddelade att hon har goda vibbar från projektgruppens arbete och att inget mer behöver tilläggas. Konventet Vice förbundsordförande Rosaline Marbinah, som koordinerar projektet, sade att hon inte har något mer att tillägga. 14 UI Samarbetet Vice förbundsordförande Rosaline Marbinah har träffat Utrikespolitiska Institutets (UI) chefredaktör, som håller på att skriva riktlinjer vad gäller medlemmars möjlighet att publicera artiklar i Internationella Studier. Vice förbundsordförande Rosaline Marbinah berättade att nästa års avtal håller på att utformas. I detta arbetet har en problematisk situation angående mentorskapsprogrammet uppstått. UFS och UI:s kontaktperson till UD Gunilla Liljedahl meddelade den 17 december att ledningen tagit beslut om att UD inte längre ska vara med i samarbetet rörande mentorskapsprogrammet. Vice förbundsordförande Rosaline Marbinah sade därefter att det framgått att förra året hade UFS och UI:s kontaktpersoner talat om att mentorskapsprogrammet ska vara självgående. Hon beklagade att UFS inte längre kan samarbeta med UD men belyste att hon ska göra sitt yttersta för att lösa detta. I tidigare avtal har det varit UI:s ansvar att rekrytera mentorer. Vice förbundsordförande Rosaline Marbinah fortsatte och föredrog ett andra problem: att ingen har sökt projektledarskapet för mentorskapsprogrammet. Hon påminde om att sittande projektledares mandat löper ut i februari. Härefter öppnades det upp för frågor. Umeå efterfrågade en kort sammanfattning, varpå vice förbundsordförande Rosaline Marbinah sade att bekantskapen med UD behöver förbättras. Umeå menade att nya mentorer kan hittas från nya instanser men frågade sig hur mycket det ska värderas. Umeå fortsatte och sade att det är ett bra mervärde för några Mötesordförande Mötessekreterare Justerare Justerare Box 1282 Frejg Stockholm Orgnr: (29)

23 men det tar enormt mycket tid och att vi har andra saker att prioritera. Göteborg instämde med Umeå och sade att det kan vara en idé att lägga projektet på is. Vice förbundsordförande Rosaline Marbinah inflikade att hon förstod resonemanget men är villig att fortsätta kämpa. Hon sade att styrelsen framförallt behöver fråga oss om mentorskapsprogrammet ska vara en del inom UI-samarbetet eller inom UFS kärnverksamhet. Förbundssekreterare Axel Nordenstam sade att styrelsen måste ha med oss varumärkesaspekten då UD har ett bra varumärke och ett samarbete med dem är högst önskvärt. Vice förbundsordförande Rosaline Marbinah meddelade att UD hävdar att skälet är en på grund av en administrativ börda, men det har UFS projektledare redan gjort. Hon tillade därefter att ett mail kommer skickas ut. Förbundsordförande Anna Welsapar inflikade a t t s t y r e l s e n b e h öv e r s e öv e r m e n t o r s k a p s p r o g r a m m e t. Förbundssekreterare Axel Nordenstam uttryckte att UD:s nekande kan katalysera andra processer och långsiktigt riskera samarbetet med UI. Umeå påminde om att detta kan ta tid från annat som behöver prioriteras. Diskussionen avslutades med att vice förbundsordförande Rosaline Marbinah sade att mail kommer att skickas med uppdatering. 15 Förbundets ekonomi Förbundsekonom Wilhelm Åkesson föredrog punkten och hänvisade till sammanställningen. Han berättade att förbundsstämman har gått över med 4000 kronor och en faktura inte inkommit ännu från Röda Sten, där man åt middag. Vidare sade han att vad som gått över är för mat och resa, vilket kan vara bra att skicka med till nästa år. Han menade att orsaken var att fler deltog vid stämman än beräknat. Utfall från förbundsstämman Förbundsekonom Wilhelm Åkesson hänvisade till rapporten och tidigare del i detta protokoll. Mötesordförande Mötessekreterare Justerare Justerare Box 1282 Frejg Stockholm Orgnr: (29)

24 Utfall från Forumhelgen Till att börja med föredrog förbundsekonom Wilhelm Åkesson att budget har gått över med 3000 kr och han väntar dessutom på en ersättningsblankett på 2000 kr. Han konstaterade att även här är resor den stora kostnaden. Även boende har gått över, i denna kostnad är frukost inkluderad. Slutligen sammanfattade han att förbundet har ca kr på kontot. Efter dagens bifallna äskningar och tryckmaterialsbeställningen har betalats kommer förbundet ha en liten summa kvar. Beställning av tryckmaterial för medlemsföreningar Förbundskommunikatör Linnea Wik uppdaterade att beställningen kommer att betalas inom kort. Hon sade även att uppdateringar kommer skickas ut per mail. Styrelsen beslutade att lägga sammanställningen från förbundsekonom Wilhelm Åkesson till handlingarna, se bilaga A n s ö k n i n g s p e r i o d f ö r a d e p t e r t i l l mentorskapsprogrammet Förbundsordförande Anna Welsapar sade att vi måste utlysa posten som projektledare för mentorskapsprogrammet på nytt och påtalade vikten av att påminna folk. Vice förbundsordförande Rosaline Marbinah sade att detta blir en förskjutning av adepter. Förbundsordförande Anna Welsapar sade därefter att hon föredrog att vi bordlägger frågan. Förbundskommunikatör Linnea Wik påtalade skillnaden mellan adepter och ansvarig och frågade sig om vi ska ligga lågt med adepter tills vi vet hur det blir med ansvariga. Umeå hänvisade till föregående diskussion under mötet och konstaterade att utlysning för adepter inte borde göras innan vi har en ansvarig. Vice Mötesordförande Mötessekreterare Justerare Justerare Box 1282 Frejg Stockholm Orgnr: (29)

25 förbundsordförande Rosaline Marbinah menade att det var en komplex situation och sade att om styrelsen inte tycker att mentorskapsprogrammet ska finnas behöver ingen ny person söka. Förbundskommunikatör Linnea Wik belyste härefter att detta borde ha gjorts tidigare i höst då vi vetat om detta väldigt länge. Nu är vi sena och måste ta kontroll över situationen istället för att låta situationen styra oss, fortsatte hon. Vice förbundsordförande Rosaline Marbinah önskade ta kontrollen, varefter förbundsordförande Anna Welsapar föreslog att styrelsen bordlägger frågan. Styrelsen beslutade att bordlägga frågan. 17 Genomgång av verksamhetsplan Förbundsordförande Anna Welsapar påminde om att styrelsen tidigare har gjort en handlingsplan av verksamhetsplanen. Härefter berättade vice förbundsordförande Rosaline Marbinah om att det kommer finnas utrymme vid nästa möte för såväl kort som lång diskussion av framtiden. Följaktligen ansåg styrelsen punkten behandlad för dagens möte. 18 Utvärdering av Forumhelgen Malmö meddelade att hon har skickat ut frågor och efterfrågade mer input från deltagarna. Med denna kommer en rapport sammanställas och skickas ut till alla innan mötet i januari. Förbundssekreterare Axel Nordenstam belyste att förbundsstyrelsen gynnas av att höra från deltagarna och därifrån göra en utvärdering av den ekonomiska satsningen. Därefter ansåg styrelsen att anse punkten behandlad i väntan av rapporten. Mötesordförande Mötessekreterare Justerare Justerare Box 1282 Frejg Stockholm Orgnr: (29)

26 19 Alumninätverket Förbundsekonom Wilhelm Åkesson meddelade att Alumninätverket hade kontaktat honom och har efterfrågat en kontaktperson till styrelsen. Förbundsordförande Anna Welsapar sade att hon gärna vill vara kontaktperson. Ingen annan uttryckte intresse. Styrelsen beslutade att utse Anna Welsapar till ansvarig kontaktperson från styrelsen till Alumninätverket. 20 Nästa möte Vice förbundsordförande Rosaline Marbinah hade tre förslag på scheman och frågade om styrelsen önskade se dem nu. Linköping frågade om vi måste besluta om schema nu och vice förbundsordförande Rosaline Marbinah sade att hon kan att skicka ut tre förslag på scheman, vilket styrelsen välkomnade. Styrelsen beslutade att hålla nästa möte i Malmö den 30 januari - 1 februari. 21 Övriga frågor Bidragsansvarig är tillbaka Bidragsansvarig Julia Yates har under hösten varit frånvarande men känner Mötesordförande Mötessekreterare Justerare Justerare Box 1282 Frejg Stockholm Orgnr: (29)

27 sig bättre nu och uttryckte att hon hemskt gärna vilja fortsätta uppdraget. Förbundsordförande Anna Welsapar ser positivt på detta och förbundsstyrelsen välkomnade bidragsansvarig Jula Yates tillbaka. Utbetalning till extern HR-person Den 15 december skickades ett PC-beslut ut till styrelsen som ska besvaras senast den 22 december angående utbetalning till en extern HR-person som hjälpte projektgruppen för mentorskapsprogrammet att granska ansökningarna. Något beslutsunderlag för utbetalning finns inte och därför har PC-beslutet skickats ut. Umeå frågade om någon lovat att personen ska bli betald. Förbundsekonom Wilhelm Åkesson hade frågat projektgruppen för mentorskapsprogrammet om samma sak och fått svarat att styrelsen gett dem tillåtelse. Förbundskommunikatör Linnea Wik hänvisade till mailväxling och menade att styrelsen har agerat väldigt oprofessionellt då vi inte har koll på läget från förra året. Hon betonade att sådant här måste förmedlas och får inte hända igen. Förbundsordförande Anna Welsapar sade att ansvaret ligger på projektgruppen. Förbundskommunikatör Linnea Wik menade att de fick det här mandatet av förbundsstyrelsen och beklagade sig att det inte blev protokollfört. Härefter konstaterade mötet att PC-beslutet får utvisa hur vi går vidare. Bjuda in valberedare och revisor Förbundssekreterare Axel Nordenstam föreslog att förbundsstyrelsen ska bjuda in valberedare och revisor till styrelsemöte i januari för ökad insyn. Han sade att de bara skulle inneha närvarorätt men skulle då öka sin förståelse för förbundsstyrelsens arbete. Han fortsatte och sade att han åsyftar Mathias Olsson, verksamhetsrevisorssuppleanten, som bor i Malmö och sammankallande i valberedning Amanda Björkman. Förbundsstyrelsen välkomnade detta förslag. Mötesordförande Mötessekreterare Justerare Justerare Box 1282 Frejg Stockholm Orgnr: (29)

28 Förbundsstyrelsen ansåg att bjuda in revisor och valberedare till mötet i Malmö i januari. Policy om sjukdom Till mötet hade Göteborg inkommit med en sent inkommen motion angående policy om sjukdom. Till följd av att mötet ansåg att det började bli sent sade Göteborg att om styrdokumentutskottet kan lova att ta upp en sådan policy så kommer de inte ta någon större debatt i frågan. Umeå med flera konstaterade att Styrdokumentsutskottet kommer göra det. Styrelsen konstaterade att Styrdokumentutskottet ska ta fram en policy som går i linje med Göteborgs sent inkomna motion. 22 Mötets avslutande Mötesordförande Anna Welsapar tackade för kvällen och förklarade mötet avslutat kl Mötesordförande Mötessekreterare Justerare Justerare Box 1282 Frejg Stockholm Orgnr: (29)

29 Anna Welsapar, Mötesordförande Axel Nordenstam, Mötessekreterare Mattias Näsman, Justerare Rosaline Marbinah, Justerare Mötesordförande Mötessekreterare Justerare Justerare Box 1282 Frejg Stockholm Orgnr: (29)

30 Styrelsemöte per Skype den 18 december Bilaga 1: Röstlängd 1. Mattias Näsman för UPF Umeå 2. Adrian Kellner för UF Stockholm 3. Victoria Lindén för UF Malmö 4. David Blomgren för UF Linköping 5. Viktor Sundman för UF Uppsala 6. Adam Josefsson för UF Göteborg 7. Saga Sohlman för UPF Lund 8. Kluivert Prine för UF Örebro 9. Bidragsansvarig Julia Yates 10. Förbundskommunikatör Linnéa Wik 11. Förbundsordförande Anna Welsapar 12. Förbundsekonom Wilhelm Åkesson 13. Vice förbundsordförande Rosaline Marbinah 14. Förbundssekreterare Axel Nordenstam Saga Sohlman för UPF Lund justerades in i röstlängden under 10. Box 1282 Frejg Stockholm Orgnr: (1)

31 Styrelsemöte per Skype den 18 december Bilaga 2: Dagordning 1 Mötets öppnande 2 Val av mötesordförande (beslutspunkt) 3 Val av mötessekreterare (beslutspunkt) 4 Val av protokolljusterare tillika rösträknare (beslutspunkt) 5 Godkännande av kallelseförfarandet (beslutspunkt) 6 Fastställande av röstlängd (beslutspunkt) 7 Fastställande av dagordning (beslutspunkt) 8 Föregående protokoll (informationspunkt) 9 Uppdatering från förbundsstyrelseledamöter (informationspunkt) LSU:s årsmöte 10 Uppdatering från utskott (diskussions- och informationspunkt) 1. Ekonomiutskottet -Utredning om ytterligare finansieringsmetoder för UFS -Anordnande av utbildning för föreningars ekonomer 2. Forumutskottet 3. Internationella utskottet -Letar internationella bidrag -Projektplan -Utvärdering av arbetet hittills 4. Kommunikationsutskottet 5. Styrdokumentsutskottet -Visionsdokument -Förankringsarbetet 6. Tvåspråkighetsutskottet -Översättning av hemsidan 7. Utbildningsutskottet 11 Per capsulam-beslut (beslutspunkt) Ny rambudget Box 1282 Frejg Stockholm Orgnr: (3)

32 Reseersättning för Konvent-och Almedalsgruppen Forumhelgen Stockholm och Södertörns äskning projektstöd Karlstads äskning interimistiskt bidrag 12 Behandling av motioner (beslutspunkt) Entledigande av Linnea Ehlin Budget för Konventet Budget för Almedalen Beredning Tillsättande av utredning Redaktionella ändringar Policy om ekonomi Förtydligande av policydokument Äskning från UPF Lund Äskning UF Stockholm och Södertörn 13 Almedalen och Konventet (informationspunkt) Almedalen Konventet 14 UI samarbetet (informationspunkt) 15 Förbundets ekonomi (informations- och diskussionspunkt) Utfall från förbundsstämman Utfall från forumhelgen Beställning av tryckmaterial för medlemsföreningar 16 Ansökningsperiod för adepter till mentorskapsprogrammet (diskussions- och beslutspunkt) 17 Genomgång av verksamhetsplan (informationspunkt) 18 Utvärdering av Forumhelgen (diskussionspunkt) 19 Alumninätverket (beslutspunkt) 20 Nästa möte (beslutspunkt) 21 Övriga frågor Bidragsansvarig är tillbaka Utbetalning till extern HR-person Bjuda in valberedare och revisor Box 1282 Frejg Stockholm Orgnr: (3)

33 Policy om sjukdom 22 Mötets avslutande Box 1282 Frejg Stockholm Orgnr: (3)

34 Rapportering LSU:s årsmöte 2014 Författare: Axel Nordenstam Helgen november 2014 representerades UFS av Anna Welsapar, Axel Nordenstam och Victoria Heiman vid LSU:s årsmöte på Globala gymnasiet, Stockholm. Närvarande från UFS var även Rosaline Marbinah i egenskap av EU-representant och Joanna Blossner i egenskap av FN-representant. Vid mötet valdes Anna Welsapar till nomineringskommittén, vars mandat är två dagar med syftet att nominera valberedning för LSU, vilket gjordes under söndagen. Till valberedningen valdes bland annat Victoria Heiman från UFS. Uppdelning Anna Welsapar var ombud och röstade således för UFS i samspråk med UFS representanter. Axel Nordenstam och Victoria Heiman var representanter för UFS. Axel Nordenstam twittrade för förbundet på uppdrag av kommunikationsansvarig Linnéa Wik. Viktiga beslut Nytt syfte (behöver godkännas ytterligare ett möte) och ett nytt idéprogram för LSU. Ny ordförande för LSU är Rebecka Prentell som efterträder Felix König. Diskussioner under mötet: propositionen rörande ett idéprogram för LSU. I detta tas en aktiv ställning mot organisationer som inte delar uppfattningen om alla människors lika värde. budgeten på grund av att LSU i stor utsträckning fortfarande är projektberoende. Box 1282 Frejg Stockholm Orgnr: (2)