UPPHANDLING AV SAKKUNNIGA TILL DE KOMMUNALA REVISORERNA I KOMMUN A

Transkript

1 FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG EXEMPEL (med kommentarer) UPPHANDLING AV SAKKUNNIGA TILL DE KOMMUNALA REVISORERNA I KOMMUN A Revisorerna i kommun A inbjuder er att lämna anbud på uppdraget som sakkunniga till kommunens revisorer för granskning av styrelse, nämnder och beredningar, samt till lekmannarevisorerna för granskning av kommunens bolag X, Y och Z. Uppdraget avser räkenskapsåren 20xx t.o.m. 20xx. Förfrågningsunderlaget har följande bilagor: 1. Svarsformulär (underskrift av anbudet samt checklista för acceptans av ställda krav) 2. Sammanställning som visar anbudsgivarens erbjudna bemanning, timmar och pris 3. CV/referenssammanställning för uppdragsledaren samt CV för övrig erbjuden bemanning 4. Frågor till referenter 5. Utvärderingsmodell (som visar utvärderingskriterier, viktning och mervärde för kvalitet) 6. Kontraktsmall 7. Allmänna bestämmelser rörande sakkunniga i kommunalrevision 8. Objektbeskrivning. Anbud ska ha inkommit senast 20xx-xx-xx. För sent inkommet anbud får inte prövas. Anbud som inte är komplett eller inte uppfyller samtliga krav kommer inte att prövas. Eventuella frågor angående innehållet i denna upphandling sker skriftligen genom e-post till xxxxxxx@xx. Eventuella frågor av upphandlingsteknisk karaktär eller angående revisorernas verksamhet kan även ske muntligt. Se kontaktuppgifter i förfrågningsunderlaget. Vi ser fram emot att ta del av ert anbud! BB Revisionens ordförande

2

3 Innehållsförteckning Allmän orientering Kommunen och dess företag Kommunens revisorer Lekmannarevisorerna Administrativa bestämmelser Avtalstid Upphandlingsform Anbudstid Anbudets giltighet Tidplan Helt eller delat anbud Anbudets form och innehåll Anbudets märkning och adressering Frågor och svar under anbudstiden Tilldelningsbeslut Avtalstecknande Sekretess Uppdragsbeskrivning Sakkunniga till kommunens revisorer Sakkunniga till lekmannarevisorerna i kommunens bolag Uppskattad volym för uppdraget Anbudsprövning Anbudsprövning sker i fyra steg Presentation Kontroll av anbud och anbudsgivare Kontroll av eventuell grund för uteslutning av anbudsgivare (steg 1) Prövning/kontroll av anbudsgivarens lämplighet (steg 2) Prövning av om kraven på tjänsten är uppfyllda (steg 3) Utvärdering (steg 4) Utvärderingskriterier och utvärderingsmodell Kriteriet Kompetens (vikt SEK, dvs. 40 %) Kriteriet Genomförande (vikt SEK, dvs. 30 %) Kriteriet Referenser (vikt SEK, dvs. 30 %) Pris...19

4 Bilagor Bilaga 1 Bilaga 2 Bilaga 3a Bilaga 3x Bilaga 4 Bilaga 5 Bilaga 6 Bilaga 7 Bilaga 8 Svarsformulär, anbudsgivarens underskrift och acceptans av ska-krav Sammanställning av anbudsgivaren erbjuden bemanning, timpris mm CV och referenssammanställning för uppdragsledaren CV för övrig personal Referenstagning frågor Utvärderingsmodell med värden Kontraktsmall Allmänna bestämmelser sakkunniga kommunal revision Objektsbeskrivning

5 1 I detta exempel på förfrågningsunderlag finns instruktioner och kommentarer som kursiverad text. Ett rent förfrågningsunderlag finns att ladda ner och ändra för att använda i den egna upphandlingen. 1 Allmän orientering Avsnittet syftar till att bjuda in anbudsgivare och beskriva upphandlingen i stora drag. Revisorerna i A kommun inbjuder anbudsgivare att lämna anbud på uppdraget som sakkunniga till kommunens revisorer respektive till lekmannarevisorerna i kommunens bolag X, Y och Z. Upphandlande myndighet är A kommun vad gäller sakkunniga till kommunens revisorer respektive de aktuella bolagen vad gäller sakkunniga till lekmannarevisorerna. Kommunens revisorer agerar som beställare för de upphandlande myndigheterna. Frågor om revisorernas verksamhet och uppdrag besvaras av revisionens ordförande BB (tel xxxxxx, e-post xxxxx). Frågor om lekmannarevisorernas verksamhet och uppdrag besvaras av CC (tel xxxxxx, e-post xxxxx). Upphandlingstekniska frågor besvaras av A kommuns inköpsfunktion. Ansvarig upphandlare är DD (tel xxxxxx, e-post xxxxx). 1.1 Kommunen och dess företag Här lämnas information om kommunen och dess företag så att anbudsgivaren kan förstå sammanhang och förutsättningar. Hit hör kortfattade beskrivningar av politik och organisation, verksamhet och ekonomi, nuläge och utveckling, etc. Hänvisning kan lämpligen ske till kommunens och företagens webbadresser. Hänvisning kan också ske till Bilaga Kommunens revisorer Här lämnas information om kommunens revisorer, deras arbete, förhållningssätt och förutsättningar. Hänvisning kan lämpligen ske till kommunens/revisionens webbadress. 1.3 Lekmannarevisorerna Här lämnas information om lekmannarevisorerna, deras arbete, förhållningssätt och förutsättningar. Hänvisning kan lämpligen ske till kommunens/revisionens webbadress.

6 2 2 Administrativa bestämmelser I detta avsnitt beskrivs de formella och administrativa förutsättningar som gäller för upphandlingen, t.ex. upphandlingsform, anbudsvillkor och avtalstecknande. 2.1 Avtalstid Uppdraget avser räkenskapsåren 20xx t.o.m. 20yy. Uppdraget avslutas med arbetet att formulera och avlämna revisionsberättelse respektive granskningsrapport för sista räkenskapsåret i avtalsperioden, vilket innebär att uppdraget avslutas under 20zz. Möjlighet finns till förlängning med 1 år vid två tillfällen. Här preciseras den avtalstid som är aktuell t.ex. 2 eller 3 år. Eventuell förlängningsperiod får inte vara längre än den ordinarie avtalstiden. Avtalstiden inklusive förlängning får inte vara längre än 4 år, om det inte finns särskilda skäl för det. Avtal som avser sakkunniga till kommunens revisorer och som gäller räkenskapsår lika med kalenderår, behöver beakta att de sakkunniga i allmänhet förutsätts fullgöra uppdraget fram t.o.m. upprättandet och avlämnandet av revisionsberättelse för det sista räkenskapsåret i avtalsperioden. Motsvarande gäller för lekmannarevisorernas granskningsrapport. Om avtalet omfattar längre tid än 1 år bör kontraktet innehålla en indexklausul som reglerar priserna för åren efter första avtalsåret. Ett exempel på prisregleringsklausul finns i bilagan 6, Avtalsvillkor (mall för kontrakt/avtal). 2.2 Upphandlingsform Eftersom upphandlingen beräknas överstiga tröskelvärdet genomförs den enligt bestämmelserna för öppet förfarande i lagen om offentlig upphandling (LOU). Upphandlingsförfarandet medger inte förhandling med anbudsgivare. Det är därför av stor vikt att alla krav och villkor är uppfyllda vid anbudsinlämnandet. Kompletteringar och förtydliganden från anbudsgivare är möjliga, men endast om detta kan ske utan risk för särbehandling eller konkurrensbegränsning. 2.3 Anbudstid Anbudet ska vara kommunen tillhanda senast 201x-xx-xx. Anbud som inkommer för sent kommer inte att prövas. 2.4 Anbudets giltighet Anbudet ska vara bindande t.o.m. 20xx-xx-xx. Krav på anbudets giltighetstid anges med hänsyn till behovet av tid för att pröva anbuden och att ingå kontrakt innan de ingivna anbudens giltighetstid löper ut. Möjligheten att upphandlingen kan komma att överprövas bör beaktas.

7 3 2.5 Tidplan Datum 20xx-xx-xx 20xx-xx-xx 20xx-xx-xx t.o.m. xx.xx 20xx-xx-xx 20xx-xx-xx 20xx-xx-xx Aktivitet Sista dag för inlämnande av anbud Anbuden öppnas Prövning och utvärdering av anbud Revisorerna fattar tilldelningsbeslut Avtal ska vara undertecknade, nämnder Avtal ska vara undertecknade, bolag 2.6 Helt eller delat anbud Anbud ska lämnas på upphandlingens båda delar, dvs. avse sakkunniga till kommunens revisorer och lekmannarevisorerna. Texten anpassas med hänsyn till revisorernas önskemål om uppdragets delning eller inte delning. En alternativ formulering kan vara: Anbud kan avse upphandlingens båda delar (dvs. avse sakkunniga till kommunens revisorer och lekmannarevisorerna), eller någon av delarna. 2.7 Anbudets form och innehåll Anbudet ska vara skriftligt och avfattat på svenska språket. Anbudet ska lämnas i enlighet med förfrågningsunderlagets krav. Anbudsgivaren ska i förfrågningsunderlagets svarsformulär (bilaga 1) lämna efterfrågade uppgifter och intyga sin acceptans av i förfrågningsunderlaget ställda krav. Anbudet ska vara undertecknat av behörig företrädare för anbudsgivaren. Samma krav ställs för eventuella kompletteringar. Anbudet ska lämnas som pappersmedia i ett undertecknat original, gärna också i en papperskopia samt elektroniskt i ett USB-minne som är läsbart i MS Word Office 2010 eller i PDF-format. Om anbudet skiljer sig åt mellan dessa media anses uppgifterna i originalet vara det korrekta. Bevis, tekniska beskrivningar etc. behöver inte ingå i den elektroniska dokumentationen. Beställaren strävar efter att hålla nere omfånget på dokumentation. Generellt informations- och marknadsföringsmaterial behöver därför inte bifogas, annat än på anfordran. För att underlätta hanteringen av anbud är det ett önskemål att anbudshandlingar inte häftas ihop, utan sätts in i en pärm enligt nedanstående struktur, samt att plastade dokument och spiralbindning undviks. Beställaren önskar att anbudet (original och en papperskopia) redovisas enligt nedanstående struktur så att granskning och utvärdering av anbuden kan ske på ett effektivt sätt. Samma sak gäller för exemplaret i elektronisk form. Flik 1: Av anbudsgivaren ifyllt svarsformulär (checklista för acceptans av ställda krav samt underskrift av anbudet). Bilaga 1 till förfrågningsunderlaget

8 4 Eventuell begäran om sekretess Kopia på avtal/överenskommelse om anbudsgivaren åberopar annans kapacitet. Flik 2: Sammanställning som visar anbudsgivarens erbjudna bemanning, timmar och pris. Bilaga 2 till förfrågningsunderlaget CV/referenssammanställning för uppdragsledaren samt CV för övrig erbjuden bemanning. Bilaga 3a 3x till förfrågningsunderlaget. Flik 3: Anbudsgivarens övriga dokumentation inklusive beskrivning av uppdragets genomförande. I ett senare skede kan beställaren komma att inhämta handlingar som rör leverantörens lämplighet (kopia från kreditupplysningsföretag, kopia på ansvarsförsäkring och sammanställning som visar anbudsgivarens erfarenhet av kommunala/landstingskommunala revisionsuppdrag). Observera att ett anbud som inte uppfyller samtliga ska-krav riskerar att bli förkastat. Samma sak gäller om anbudet innehåller förbehåll, reservationer eller skrivningar som vid en objektiv bedömning kan tolkas som förbehåll. Ersättning utgår inte för lämnat anbud. 2.8 Anbudets märkning och adressering Anbudet ska skickas/lämnas i förseglat neutralt kuvert med texten Anbud sakkunniga till revisorerna. Anbuden ska adresseras till: A kommun Registrator Postadress I det fall anbud överlämnas personligen eller genom bud är besöksadressen: xxxxxxx. Det är inte möjligt att lämna anbud på annat sätt (via fax eller e-post) eftersom sekretessen inte kan säkerställas då. 2.9 Frågor och svar under anbudstiden Under anbudstiden ställs eventuella frågor om innehållet i förfrågningsunderlaget skriftligen till kommunens (revisionens) e-postadress xxxxxx. Beställaren vill ha frågorna senast tio dagar före sista anbudsdag, dvs. senast 20xx-xx-xx. Information med anledning av inkomna frågor/synpunkter meddelas på senast fem dagar före sista anbudsdag, dvs. senast 20xx-xx-xx. Det åligger anbudsgivaren att under anbudstiden kontrollera om tillkommande information har lämnats. Endast skriftliga svar/uppgifter lämnade på är bindande för både beställaren och anbudsgivarna. De svar/uppgifter som lämnas utgör tillsammans med

9 5 förfrågningsunderlaget grunden för anbudsgivarens anbud och beställarens anbudsprövning. Ovanstående text anpassas om kommunen använder sig av elektronisk upphandling, eller om frågor under anbudstiden ska framföras på annat sätt (annan e-postadress, etc.) Tilldelningsbeslut Efter avslutad anbudsprövning kommer revisorerna att fatta ett tilldelningsbeslut som visar vilken (vilka) anbudsgivare som bedöms ha det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet. Tilldelningsbeslutet, med redovisning av skälen för beslutet, kommer att meddelas samtliga anbudsgivare med e-post och ställas till angiven kontaktperson hos anbudsgivaren. Efter underrättelsen om tilldelningsbeslut löper en tidsfrist om minst tio dagar, den s.k. avtalsspärren, då avtal inte får ingås. Observera att underrättelse om tilldelningsbeslut inte utgör en accept i avtalslagens mening. Bindande avtal finns först när en skriftlig kontraktshandling undertecknats av båda parter Avtalstecknande Skriftligt avtal avseende sakkunniga till kommunens revisorer träffas mellan kommun A (genom revisorerna) och vald anbudsgivare tidigast elva dagar efter det att tilldelningsbeslut meddelats. Skriftligt avtal avseende sakkunniga till lekmannarevisorerna träffas mellan respektive bolag och vald anbudsgivare tidigast elva dagar efter det att tilldelningsbeslut meddelats. Avtal består av kontrakt (inklusive bilaga som visar anbudsgivarens erbjudna bemanning, timmar och pris), uppdragsbeskrivning och annan hänvisning till detta förfrågningsunderlag, allmänna bestämmelser samt aktuellt anbud. Parterna blir bundna först i och med att avtal tecknas. Kontraktsmall och Allmänna bestämmelser bifogas (Bilaga 6 och 7). I de allmänna bestämmelserna anges de allmänna avtalsvillkor som ska gälla. Dessa är anpassade till upphandling av revisionstjänster Sekretess Under den tid upphandlingen pågår är samtliga uppgifter som rör lämnade anbud sekretessbelagda (absolut sekretess). När beställaren beslutat om leverantör upphör den absoluta sekretessen. Till varje anbudsgivare lämnas då upplysning om innehållet i tilldelningsbeslutet. Om anbudsgivaren anser att vissa uppgifter i inlämnat anbud ska sekretessbeläggas även efter det att den absoluta sekretessen har upphävts, uppmanas anbudsgivaren precisera vilka uppgifter det gäller samt motivera på vilket sätt anbudsgivaren skulle lida skada om uppgifterna lämnades ut. Beställaren vill framhålla att det är myndigheten, dvs. kommun A, som enligt offentlighetsoch sekretesslagen beslutar om en uppgift ska sekretessbeläggas. Detta beslut kan överprövas

10 6 av domstol. Sekretess kan därför inte utlovas. Prövning sker varje gång en handling begärs utlämnad.

11 7 3 Uppdragsbeskrivning I detta avsnitt beskrivs de olika uppdragsdelarna och hur de ska utföras. Uppdraget avser sakkunniga till revisorerna i kommun A för granskning av styrelse, nämnder och beredningar, samt sakkunniga till lekmannarevisorerna för granskning av kommunens bolag X, Y och Z. I Bilaga 8 finns en beskrivning av de aktuella nämnderna, beredningarna och bolagen. 3.1 Sakkunniga till kommunens revisorer Uppdraget är att i enlighet med kommunallagen kapitel 9 samt God revisionssed i kommunal verksamhet 2010 vara sakkunniga till kommunens revisorer för granskning av kommunens styrelse, nämnder och beredningar. De sakkunniga arbetar på uppdrag av och i nära samarbete med kommunens revisorer. De sakkunniga biträder i hela revisionsprocessen med planering, granskning och prövning. De sakkunniga medverkar aktivt till att revisionen genomförs med den kompetens och kvalitet som uttrycks i gällande lagstiftning, i lokala beslut och föreskrifter samt i God revisionssed i kommunal verksamhet I uppdraget ingår följande revisionsinsatser: Stöd till revisorernas arbete med riskbedömning för kommunen och koncernen. Dokumentation av riskbedömningen. Stöd till revisorernas arbete med att upprätta revisionsplan. Dokumentation av planen. Granskning av delårsrapport (DÅR) inklusive upprättande av förslag till utlåtande till fullmäktige för kommunens styrelse, nämnder och beredningar. Granskning av årsredovisningen (ÅR) för kommunens styrelse, nämnder och beredningar inklusive den sammanställda redovisningen för kommunkoncernen. Här kan en precisering behövas av vad som ingår i ÅR utöver grundläggande delar t.ex. personal- och jämställdhetsbokslut, miljöbokslut, hälsobokslut så att omfattningen i denna del kan bedömas. Årlig basgranskning av respektive revisionsobjekt avseende styrning och ledning, ändamålsenlighet och effektivitet, intern kontroll, räkenskaper, m.m. Dokumentation av genomförd granskning. (Alternativa benämningar i denna del kan vara Grundläggande årlig granskning. Granskningsobjekten måste beskrivas, liksom det huvudsakliga innehållet i en sådan granskning. Det kan lämpligen ske i bilaga se exempel Bilaga 8) Fördjupad granskning med utgångspunkt från riskbedömning och tidigare granskningar. Dokumentation av genomförd granskning. Prövning, dvs. sammanställning och bedömning av årets granskningar/iakttagelser samt utarbetande av förslag till revisionsberättelse, inklusive förslag till utlåtande i ansvarsfrihetsfrågan. Som en del i genomförandet av revisionsuppdraget kan ingå gemensam granskning med andra kommuner/landsting, vilket kan ställa krav på samverkan med andra sakkunniga och/eller att del av en granskningsinsats ska genomföras i en annan kommun/landsting.

12 8 I uppdraget ingår även att biträda kommunens revisorer med uppdragsledning och administration. I dessa delar ingår främst följande: Löpande samråd med revisorerna. Samordning och förberedelse av samt medverkan i revisorernas sammankomster (beredning av ärenden, kallelser, minnesanteckningar/protokollskrivning, skrivelser, expediering, lokalbokning, m.m.). Antalet sammanträden beräknas uppgå till xx per år och pågår i genomsnitt i yy timmar per gång under dagtid. Bokning av och visst deltagande vid möten/överläggningar mellan revisorerna och fullmäktiges presidium, styrelse och nämnder. Antalet sådana möten/överläggningar uppskattas till xx per år och pågår i genomsnitt i yy timmar per gång under dagtid. Bokning av och medverkan vid intervjuer, verksamhetsbesök, möten/avstämningar med granskade nämnder/förvaltningar. Bemanning och kvalitetssäkring av granskningar. Löpande uppföljning av revisorernas ekonomi och revisionsplan. Hantering av inkommen post, registrering och arkivering av handlingar. (med eventuell precisering att detta fysiskt ska ske i kommunens förvaltning och alltså inte hos revisionsföretaget) Uppdatering av revisorernas webbsida. Annan löpande administration (t.ex. bokningar i samband med konferenser, kurser etc. för revisorerna). Ytterligare precisering. Särskilda/generella krav på utförande, tillgänglighet, organisering etc. Här preciseras de eventuella särskilda krav revisorerna har, utöver vad som beskrivits ovan och vad som följer nedan beträffande krav på kompetens. Se också avsnitt 2.3 Särskilda krav i PM Upphandling av sakkunniga till de kommunala revisorerna. 3.2 Sakkunniga till lekmannarevisorerna i kommunens bolag Uppdraget är att i enlighet med aktiebolagslagen kapitel 10, kommunallagen kapitel 9 samt God revisionssed i kommunal verksamhet 2010 vara sakkunniga till lekmannarevisorerna i kommunens aktiebolag X, Y och Z för granskning av dessa bolags verksamhet. De sakkunniga arbetar på uppdrag av och i nära samarbete med lekmannarevisorerna. De sakkunniga biträder i hela granskningsprocessen med planering, granskning och prövning. De sakkunniga medverkar aktivt till att granskningen genomförs med den kompetens och kvalitet som uttrycks i gällande lagstiftning, i lokala beslut och föreskrifter samt i God revisionssed i kommunal verksamhet I uppdraget ingår följande granskningsinsatser: Stöd till lekmannarevisorernas arbete med riskbedömning för de kommunala aktiebolagen. Dokumentation av riskbedömningen. Stöd till lekmannarevisorernas arbete med att upprätta granskningsplan för

13 9 lekmannarevisorerna. Dokumentation av planen. Årlig basgranskning av respektive bolag avseende styrning och ledning, ändamålsenlighet och effektivitet, intern kontroll, m.m. Dokumentation av genomförd granskning. (Alternativa benämningar i denna del kan vara Grundläggande årlig granskning. Granskningsobjekten måste beskrivas, liksom det huvudsakliga innehållet i en sådan granskning. Det kan lämpligen ske i bilaga, se exempel Bilaga 8) Fördjupad granskning med utgångspunkt från riskbedömning och tidigare granskningar. Dokumentation av genomförd granskning. Prövning, dvs. sammanställning och bedömning av årets granskningar/iakttagelser samt förslag till granskningsrapport för respektive bolag. Som en del i genomförandet av granskningsuppdraget kan ingå gemensam granskning med andra kommuners/landstings aktiebolag, vilket kan ställa krav på samverkan med andra sakkunniga och/eller att del av en granskningsinsats ska genomföras i ett bolag i en annan kommun/landsting. I uppdraget ingår även att biträda lekmannarevisorerna med uppdragsledning och administration. I dessa delar ingår främst följande: Löpande samråd med lekmannarevisorerna. Samordning och förberedelse av samt medverkan i lekmannarevisorernas sammankomster (beredning av ärenden, kallelser, minnesanteckningar/protokollskrivning, skrivelser, expediering, lokalbokning, m.m.). Antalet sammanträden beräknas uppgå till xx per år och pågår i genomsnitt i yy timmar per gång under dagtid. Bokning av och visst deltagande vid möten/överläggningar mellan lekmannarevisorerna och bolagens styrelse, ledning och yrkesrevisor, fullmäktiges presidium/kommunens ägarföreträdare samt kommunens revisorer. Antalet sådana möten/överläggningar uppskattas till xx per år och pågår i genomsnitt i yy timmar per gång under dagtid. Bokning av och medverkan vid intervjuer, verksamhetsbesök, möten/avstämningar med granskade bolag. Bemanning och kvalitetssäkring av granskningar. Löpande uppföljning av lekmannarevisorernas ekonomi och granskningsplan. Hantering av inkommen post, registrering och arkivering av handlingar. Annan löpande administration (t.ex. bokningar i samband med konferenser, kurser etc. för lekmannarevisorerna). Ytterligare precisering Särskilda/generella krav på utförande, tillgänglighet, organisering etc. Här preciseras de eventuella särskilda krav revisorerna har utöver vad som ovan beskrivits och vad som följer nedan beträffande krav på kompetens. Se också avsnitt 2.3 Särskilda krav i PM Upphandling av sakkunniga till de kommunala revisorerna. 3.3 Uppskattad volym för uppdraget I detta exempel på förfrågningsunderlag använder revisorerna en modell med fast prissättning av de tre uppdragsdelarna Uppdragsledning, Riskbedömning och planering samt Administration. I dessa delar sker prissättningen med utgångspunkt från anbudsgivarens uppskattning av tidsåtgång

14 10 och tidsfördelning mellan personalkategorier. Här ska anbudsgivaren ange ett fast pris för respektive del. För de fyra uppdragsdelarna Granskning av DÅR 1 och ÅR 2, Basgranskning, Fördjupad granskning samt Prövning har revisorerna uppskattat en total tidsåtgång och tidsfördelning mellan olika personalkategorier. I dessa delar ska anbudsgivaren ange timpris för respektive personalkategori. För uppdragsdelarna Uppdragsledning, Riskbedömning och planering samt Administration. får anbudsgivarna bedöma tidsåtgång och tidsfördelning mellan olika personalkategorier med utgångspunkt från den uppdragsbeskrivning som finns i förfrågningsunderlaget (se avsnitt 3.1 och 3.2 ovan). Anbudsgivaren anger ett fast pris för dessa delar i Bilagan 2. För uppdragsdelarna Granskning av DÅR och ÅR, Basgranskning, Fördjupad granskning samt Prövning (se beskrivning i avsnitt 3.1 och 3.2 ovan) uppskattar beställaren/revisorerna den totala tidsåtgången till 350 timmar per år. Den uppskattade tidsfördelningen mellan olika personalkategorier framgår av nedanstående tabell. Beställarens bedömning grundas bl.a. på tidigare års revisionsinsatser och bedömt behov. Den angivna tiden baseras på normala förhållanden (att bestämda rutiner har tillämpats, enligt fastställd tidplan etc.). Om andra förhållanden kommer att föreligga i praktiken får en diskussion ske om rimlig omfattning på insatsen. Anbudsgivaren ska ange timpris för de olika personalkategorierna i Bilagan 2. De av revisorerna angivna timantalen är, tillsammans med de av de anbudsgivaren erbjudna timpriserna, underlag för utvärderingen av anbuden samt utgångpunkt för den årliga avtalsnivån i dessa delar. Personalkategorier Av beställaren uppskattad tidsåtgång (timmar) per år Sakkunniga till kommunens revisorer, varav 225 Uppdragsledare (ca 20 %) 45 Granskare (ca 65 %) 145 Projektledare, specialister (ca 15 %) 35 Sakkunniga till lekmannarevisorerna, varav 125 Uppdragsledare (ca 20 %) 25 Granskare (ca 65 %) 80 Projektledare, specialister (ca 15 %) 20 Totalt antal timmar 350 Ovanstående uppskattade tidsåtgång är ett exempel. Revisorerna måste givetvis lokalt bedöma tidsåtgången med utgångspunkt från de egna förutsättningarna. 1 Delårsrapport 2 Årsrapport

15 11 4 Anbudsprövning 4.1 Anbudsprövning sker i fyra steg Efter anbudsöppningen granskas att anbuden är korrekta och kompletta enligt förfrågningsunderlaget. Ett anbud som inkommer för sent kommer inte tas upp till prövning. Det gäller även om avsändaren inte har orsakat förseningen. Anbudsgivare kan medges att rätta uppenbar felskrivning eller felräkning eller annat uppenbart fel i anbudet. Beställaren kan begära att ett anbud förtydligas eller kompletteras endast om det kan ske utan risk för särbehandling eller konkurrensbegränsning. Innan anbudet ges in bör anbudsgivaren därför noggrant granska att all efterfrågad information finns med i anbudet och att anbudet inte innehåller några felaktigheter. Anbudsprövningen genomförs i fyra steg: 1. Kontroll av om det föreligger skäl för att utesluta en anbudsgivare 2. Kontroll av anbudsgivarens lämplighet (ekonomiska ställning samt tekniska och yrkesmässiga kapacitet) 3. Kontroll av om kraven på tjänsten är uppfyllda 4. Utvärdering av anbuden (mot angivna utvärderingskriterier). Anbudsgivare som klarar kvalificeringen, dvs. kontrollen enligt stegen 1 3 går vidare till steg 4 och får sitt anbud utvärderat. Efter utvärderingen kan beställaren komma att inhämta handlingar som rör leverantörens lämplighet (kopia från kreditupplysningsföretag, kopia på ansvarsförsäkring och sammanställning som visar anbudsgivarens erfarenhet av kommunala/landstingskommunala revisionsuppdrag). Beställaren kan också komma att göra en leverantörskontroll hos Skatteverket (blankett SKV 4820). Kontroll kan även komma att ske av att företaget är registrerat hos Bolagsverket. Om inte lämpliga anbud inkommer eller prisbilden är för hög i förhållande till tillgängliga medel kan upphandlingen komma att avbrytas. Upphandlingen kan också avbrytas om det finns andra sakliga skäl för detta. 4.2 Presentation Om revisorerna avser att arrangera presentationer bör detta tydliggöras i förfrågningsunderlaget. Beställaren kan komma att bjuda in anbudsgivare till presentation under veckorna xx och yy. Syftet är främst att säkerställa att lämnat anbud har uppfattats och tolkats på ett korrekt sätt. Komplettering av eller förhandling om anbud är inte tillåtet vid presentationen. Vid presentationen kommer följande frågor att tas upp: Presentation av anbudet (inklusive kompetens och uppdragserfarenhet hos erbjudet team) Exempel på genomförda uppdrag med tillhörande rapporter Tillgång till anbudsgivarens specialistresurser Anbudsgivarens system och former för att bemanna uppdrag, hantera personalavgångar,

16 12 etc. Anbudsgivarens system och former för kvalitetssäkring Anbudsgivarens metoder för omvärldsbevakning av frågor som är intressanta för den kommunala revisionen Anbudsgivarens allmänna syn på kommunal revision liksom idéer för förnyelse/- utveckling av den kommunala revisionen relevanta områden. Vid presentationen är det angeläget att erbjuden bemanning deltar, särskilt uppdragsledaren. Tidsåtgången per presentation uppskattas till ca 1 1,5 timme. Inbjudan till presentation och program kommer att skickas ut ca två veckor innan sammankomsten äger rum. Exempel på revisionsrapporter eller annat material som upprättats av erbjuden bemanning kan också komma att begäras in.

17 13 5 Kontroll av anbud och anbudsgivare Avsnittet tydliggör vilka krav som ställs på anbudsgivare för att delta i upphandlingen. 5.1 Kontroll av eventuell grund för uteslutning av anbudsgivare (steg 1) Anbudsgivaren ska uppfylla alla formella krav avseende registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter, etc. Om sådana omständigheter som räknas upp i 10 kap. 1 och 2 LOU skulle föreligga (t.ex. konkurs, brister avseende registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter, brott avseende yrkesutövningen) kommer anbudsgivaren uteslutas från att delta i upphandlingen. Anbudsgivaren får inte heller anlita underleverantör hos vilken sådana omständigheter föreligger. Anbudsgivaren ska i bilaga 1 bekräfta att inga omständigheter föreligger som ska/får medföra uteslutning. 5.2 Prövning/kontroll av anbudsgivarens lämplighet (steg 2) Avsnittet preciserar kraven på anbudsgivaren. Anbudsgivarens ekonomiska och finansiella ställning Anbudsgivaren (och eventuell underleverantör) ska ha en så stabil ekonomi att uppdraget kan utföras med god kvalitet under hela avtalsperioden. Anbudsgivaren ska därför ha en kreditvärdighet med lägst betyget 3 enligt UC 3 (eller motsvarande kreditvärdighetsbetyg hos annat kreditupplysningsföretag). Anbudsgivaren ska i bilaga 1 bekräfta att ovan ställda krav avseende ekonomisk ställning uppfylls samt på begäran kunna skicka utdrag från kreditupplysningsföretag som styrker detta. Anbudsgivaren (och eventuell underleverantör) ska ha en ansvarsförsäkring, vilken täcker skada upp till xx kr (ev. anges beloppsgräns). Anbudsgivaren ska i Bilaga 1 bekräfta att sådan ansvarsförsäkring finns samt på begäran kunna skicka handling som styrker detta. Anbudsgivarens tekniska och yrkesmässiga kapacitet Anbudsgivaren ska ha god kännedom om de lagar, författningar, tillämpningsföreskrifter och övriga anvisningar som gäller för uppdraget. Anbudsgivaren ska också ha tillräcklig insikt i och erfarenhet av en kommuns verksamhet och förutsättningar (systemförståelse) för att kunna utföra uppdraget på ett tillfredsställande sätt. Anbudsgivaren ska själv (eller tillsammans med i anbudet redovisade underleverantör) ha tillräcklig kapacitet för att bemanna uppdraget under avtalsperioden. Anbudsgivaren ska i Bilaga 1 bekräfta att ovan ställda krav avseende kapacitet uppfylls samt på begäran kunna skicka sammanställning som visar företagets kännedom och erfarenhet av kommunal revision. Denna sammanställning ska omfatta minst av fem kommunala eller landstingskommunala revisionsuppdrag med en omfattning om minst 200 timmar per år vilka utförts under de tre senaste åren räknat från sista anbudsdag. Beställaren kan komma att kontrollera lämnade uppgifter 3 Kreditupplysningsföretaget Upplysningscentralen

18 14 Anbudsgivaren (och eventuell underleverantör) ska ha dokumenterade rutiner för kvalitetssäkring som säkerställer att det avtalade uppdraget genomförs med överenskommen inriktning och omfattning. Kvalitetssäkring ska utföras av särskilt utsedd person (kvalitetsansvarig) som inte står i direkt beroendeställning till de personer hos anbudsgivaren som utför uppdraget. Anbudsgivaren ska i bilaga 1 bekräfta att sådana kvalitetssäkringsrutiner finns samt på begäran kunna skicka handling som styrker detta. Eventuellt anger revisorerna ytterligare krav som ska vara uppfyllda och accepterade för att lämnat anbud ska prövas och utvärderas. 5.3 Prövning av om kraven på tjänsten är uppfyllda (steg 3) Avsnittet preciserar kraven på bemanning och kompetens för tjänsten. Dessa krav är obligatoriska. Krav på bemanning I Bilaga 2 ska anbudsgivaren namnge vilka personella resurser (samt timmar och pris för dessa) som ställs till förfogande under uppdragets avtalsperiod. Uppdraget ska bemannas med hänsyn till objektets storlek och komplexitet. I erbjuden bemanning, som ska kunna biträda såväl kommunens revisorer som lekmannarevisorerna, ska följande kompetens finnas: uppdragsledare granskare projektledare specialistkompetens administrativ kompetens. Om krav finns på specialistkompetens och/eller administrativ kompetens anges detta här, annars stryks dessa punkter ovan. Revisorerna kan också ange om t.ex. namngiven ersättare för uppdragsledaren förväntas ingå i bemanningen. Följande specialistkompetenser ska finnas att tillgå vid behov: Xx Yy Här preciseras vilka eventuella särskilda kompetenser som efterfrågas (t.ex. IT, juridik, redovisning, koncernstyrning, sociala frågor). Sådan kompetens kan självfallet vara förenad med allmän sakkunnigkompetens. Även annan specialistkompetens kan vara av intresse och ge ett mervärde i utvärderingen. Krav på kompetens Samtliga sakkunniga ska ha tillräcklig insikt i och erfarenhet av kommuners förutsättningar, verksamhet och ekonomi för att kunna utföra uppdraget på ett tillfredsställande sätt. Uppdragsledaren ska minst uppfylla kompetenskraven för certifiering enligt yrkesföreningen Sveriges Kommunala Yrkesrevisorer (SKYREV) eller ha likvärdig

19 15 kompetens. Grundkraven för certifiering är f.n. magisterexamen i ekonomi eller offentlig förvaltning samt minst fem års kvalificerad yrkeserfarenhet av revision, varav minst två år i kommunal revision. I ett uppdrag av stor omfattning kan det vara aktuellt att av föreslagen uppdragsledare också kräva praktisk erfarenhet av ledarskap eller annan kvalificerad erfarenhet av samordning/utveckling. Kraven ska i så fall preciseras. Granskare, projektledare och specialister (ibland benämnt granskningsteamet) ska minst ha akademisk examen på kandidatnivå med inriktning på offentlig förvaltning och/eller ekonomi samt ha minst två års erfarenhet av att granska kommunal verksamhet. Revisorerna får här överväga om det ska finnas krav på att fler i bemanningen ska uppfylla certifieringskraven (motsvarande), eller om det finns andra specifika kompetenskrav t.ex. att det ska finnas en auktoriserad revisor inom bemanningen. För stöd till revisorernas administration ska anbudet erbjuda sakkunniga med tillräcklig administrativ förmåga, noggrannhet och erfarenhet av liknande uppgifter för att kunna utföra uppdraget på ett tillfredsställande sätt. Sådan kompetens ska framgå av CV. Om särskilda krav på administrativ kompetens behöver ställas pga. uppdragets omfattning och/eller inriktning preciseras dessa ytterligare här. Se även avsnitt 2.3 Särskilda krav i PM Upphandling av sakkunniga till de kommunala revisorerna Samtliga sakkunniga ska tala, läsa och skriva svenska obehindrat. Anbudsgivaren ska i Bilaga 1 bekräfta att samtliga ovan ställda krav på tjänsten är uppfyllda samt som underlag för bedömningen av anbudet bifoga personlig CV och referenssammanställning för uppdragsledaren samt personliga CV för övrig erbjuden bemanning (Bilaga 3a - 3x). I CV/referenssammanställning för uppdragsledaren (Bilaga 3a). ska anges tre avslutade eller pågående revisionsuppdrag i kommunal/landstingskommunal verksamhet där uppdragsledaren medverkat i funktionen som uppdragsledare. Respektive uppdrag beskrivs med information om tidpunkt, omfattning (timmar) och inriktning samt uppgift om referent. Uppdragen ska för uppdragsledarens del omfatta minst 50 timmar per år. Referenterna anges med namn, funktion/befattning, kommun, telefonnummer och e-postadress. Referenserna ska inte avse uppdrag som är äldre än sex år räknat från sista anbudsdag. Pågående uppdrag ska ha påbörjats senast sex månader före anbudstidens utgång. Av personligt CV (Bilaga 3x) för övriga i erbjuden bemanning ska framgå utbildning, anställningar/-uppdrag samt annan kompetens som är relevant för uppdraget. Anbud från anbudsgivare som inte erbjuder bemanning som bedöms uppfylla kraven på kompetens, kommer inte att utvärderas.

20 16 6 Utvärdering (steg 4) Avsnittet beskriver hur utvärderingen av anbuden kommer att genomföras, vilka kriterier och underkriterier som används, deras innebörd och viktning. Utvärderingsmodellen samt kriterier och underkriterier är exempel. Det är viktigt att revisorerna själva överväger vilken utvärderingsmodell som ska användas samt vilka kriterier och underkriterier som är väsentliga i den egna upphandlingen och viktningen dem emellan. Bilagan 5 Utvärderingsmodell till förfrågningsunderlaget finns att ladda ner som Excelfil dels med värden, dels utan värden. Se även avsnittet 4.5 i PM Upphandling av sakkunniga till de kommunala revisorerna. Vid delade anbud prövas varje del för sig. 6.1 Utvärderingskriterier och utvärderingsmodell Det anbud kommer att antas som sammantaget bedöms vara ekonomiskt mest fördelaktigt med hänsyn tagen till följande kvalitetskriterier: Kompetens hos erbjuden bemanning Genomförande av uppdraget Referenser för uppdragsledaren. För utvärdering används den s.k. mervärdesmodellen. Denna modell bygger på principen att kvalitetskriterierna värderas var för sig och ges ett ekonomiskt värde (mervärde för kvalitet). Anbudets totala mervärde fås genom att summera de olika kriteriernas bedömda mervärde. Det totala mervärdet dras sedan från angivet anbudspris. Resultatet blir respektive anbuds jämförelsepris. Anbudet med det lägsta jämförelsepriset är det ekonomiskt mest fördelaktiga. Jämförelsepris = Faktiskt anbudspris summan av anbudets mervärde för kvalitet Beställaren har bestämt att i denna upphandling kan det totala mervärdet för kvalitetskriterierna uppgå till högst SEK. Detta mervärde visar hur mycket mer ett anbud med full kvalitetspoäng anses värt, jämfört med ett anbud som enbart uppfyller skakraven. När ett anbud inte får full kvalitetspoäng, blir det mervärdesbelopp som dras ifrån anbudspriset lägre än SEK. Beloppets storlek beror på hur stor del av den maximala kvalitetspoängen som anbudet fått. Det finns ingen rekommendation avseende vilket belopp som ska anges som mervärde vid full kvalitetspoäng. Ju högre belopp (vikt) som anges, desto större betydelse får kvalitetskriterierna i utvärderingen. Beloppet i detta fall har valts m h t att upphandlingen bedöms överstiga tröskelvärdet ( SEK). Bilagan 5 till förfrågningsunderlaget visar hur urvärderingsmodellen fungerar. Där framgår också valda kriterier och underkriterier samt viktningen dem emellan. Utvärderingen av kvalitetskriterierna kommer att utföras av en referensgrupp (revisorer och?) som i konsensus bedömer och poängsätter de olika kriterierna.

21 17 Ange information hur utvärderingen kommer att gå till i praktiken, t.ex. en grupp vars deltagare sätter poäng var för sig och sedan beräknar medelvärdet av dessa poäng. Alternativt kan gruppen arbeta tillsammans med konsensusbedömning. 6.2 Kriteriet Kompetens (vikt SEK, dvs. 40 %) Nedan ges exempel på vad som skulle kunna ingå i värderingen av kriteriet Kompetens. Revisorerna måste själva bedöma och ange vad som är relevant att värdera för det aktuella uppdraget. Kriteriet Kompetens avser att värdera det mervärde, dvs. relevant kompetens utöver skakraven, som erbjuden bemanning bedöms ge. Följande fyra underkriterier kommer att bedömas: 1. Erbjuden bemannings erfarenhet av revisionsuppdrag (relevant erfarenhet från kommunal/landstingskommunal verksamhet inklusive kommunala företag, erfarenhet som uppdragsledare/motsvarande, självständig ledning av revisionsuppdrag/projekt, erfarenhet av lednings-, samordnings- och utvecklingsarbete) 2. Erbjuden specialistkompetens som kan tillgodogöras i uppdraget 3. Erfarenhet hos den erbjudna bemanningen från kommun som liknar A kommun 4. Förnyelse- och utvecklingsförmåga (relevanta exempel). Dokumentation/verifiering ska ske i personlig CV/referenssammanställning för uppdragsledaren och personliga CV för övrig erbjuden bemanning (se avsnitt 5.3). Inom kriteriet Kompetens är varje underkriterium viktat i SEK (se Bilaga 5). Vid utvärderingen kommer högst 4 poäng att delas ut per underkriterium. Poängskalan är: 4 = Mycket stort mervärde 3 = Stort mervärde 2 = Ganska bra mervärde 1 = Begränsat mervärde 0 = Inget mervärde. 6.3 Kriteriet Genomförande (vikt SEK, dvs. 30 %) Nedan ges exempel på vad som skulle kunna ingå i värderingen av kriteriet Genomförande. Revisorerna måste själva bedöma och ange vad som är relevant att värdera för det aktuella uppdraget. Kriteriet Genomförande avser att värdera det mervärde som anbudets förslag till genomförande av uppdraget bedöms ge. Följande fyra underkriterier kommer att bedömas: 1. Hur väl angivna angreppssätt, revisionsmodeller, metoder och verktyg som avses tillämpas i uppdraget bedöms leda till hög kvalitet i uppdraget 2. Hur väl angiven praktisk uppläggning, arbetsformer och tillgänglighet bedöms bidra till

22 18 hög effektivitet i uppdraget 3. Hur väl angivna bemanningsrutiner bedöms säkerställa rätt bemanning och kompetens i uppdraget 4. Hur väl angivna metoder för förankring och kommunikation bedöms bidra till ett tillfredsställande resultat av revisionsinsatserna. Dokumentation/verifiering av ovanstående punkter sker enligt anbudsgivarens egna önskemål utan specificerade formkrav. Inom kriteriet Genomförande är varje underkriterium viktat i SEK. Vid utvärderingen kommer högst 4 poäng att delas ut per underkriterium. Poängskalan är densamma som för kriteriet Kompetens. 6.4 Kriteriet Referenser (vikt SEK, dvs. 30 %) Referenser inhämtas muntligt. Det är lämpligt att samma person genomför alla intervjuerna. Referenterna ska inte poängsätta, utan endast ge underlag för beställarens poängsättning. Det är viktigt att bedömningen från respektive referent dokumenteras på ett tydligt sätt, t.ex. med hjälp av blanketten i bilaga 4. Beställaren kommer att ta tre referenser för uppdragsledaren. En av dessa referenser kan vara en av beställaren vald referens. Sådan referens jämställs med av anbudsgivaren angiven referens. Totalt tre referenser kommer att ligga till grund för utvärderingen. I CV och referenssammanställning för uppdragsledaren ska anbudsgivaren ange minst tre referenter från liknande uppdrag som uppdragsledaren haft vad gäller inriktning, omfattning och andra förutsättningar. Referent anges med namn, funktion/befattning, kommun, telefonnummer och e-postadress. (Se även avsnitt 5.3). Beställaren kommer att poängsätta uppdragsledarens insatser med utgångspunkt från de svar som referenterna lämnar. De frågor som kommer att ställas till referenterna framgår av Bilaga 4. Referenstagningen kommer att ske muntligt genom beställaren. (I bilagan visas de frågor som kommer att ställas, givetvis kan andra frågeområden definieras.) Respektive referens kan ge 0 till 4 poäng. Ett medelvärde räknas fram för de tre referenserna. Maximal poäng för uppdragsledaren är således 4. I det fall den genomsnittliga poängen för referenser inte blir ett heltal, avrundas till heltal enligt gängse avrundningsregler. Referenstagning kommer i första hand att ske under veckorna x t.o.m. x år 20xx. Det åligger anbudsgivaren att försäkra sig om att angivna referenter är vidtalade samt möjliga att nå per telefon under dessa veckor. Om så inte är fallet, och beställaren trots upprepade försök inte kan genomföra referenstagningen, kommer antalet referenser som understiger tre ges 0 poäng. De fyra underkriterier som kommer att bedömas i kriteriet Referenser är: 1. Förmåga att sätta sig in i uppdragsgivarens verksamhet 2. Leveranssäkerhet (genomförs och rapporteras insatser enligt överenskomna metoder, tider och kostnadsramar) 3. Kvalitetssäkring (vilken kvalitet har metoder, genomförande och rapportering)

23 19 4. Bemötande, samarbetsförmåga och lyhördhet (hur fungerar de sakkunniga i kontakten med granskade respektive revisorer). Poängskalan är densamma som för övriga kvalitetskriterier. 6.5 Pris I förfrågningsunderlaget kan förutsättningarna för att lämna ett anbudspris anges på olika sätt. Revisorerna kan använda en modell med fast prissättning för hela uppdraget eller för vissa uppdragsdelar. Då bedömer anbudsgivarna tidsåtgång och tidsfördelning mellan olika personalkategorier. Alternativt kan revisorerna ange volymen (timmar) för hela uppdraget eller för vissa uppdragsdelar. Anbudspris kan också efterfrågas som en mix av de två beskrivna sätten (Se PM Upphandling av sakkunniga till de kommunala revisorerna, avsnitt 4.2). I detta exempel på förfrågningsunderlag använder revisorerna en mix, dvs. fast prissättning för tre uppdragsdelar och volymbestämd prissättning för de fyra uppdragsdelar som avser direkta revisionstjänster. För de tre uppdragsdelarna Uppdragsledning, Riskbedömning och planering samt Administrativt stöd tillämpas fast prissättning med utgångspunkt från anbudsgivarens bedömning av tidsåtgång och tidsfördelning mellan personalkategorier. För de fyra uppdragsdelarna som avser direkta revisionsinsatser Granskning av DÅR 4 och ÅR 5, Basgranskning, Fördjupad granskning samt Prövning har beställaren bedömt tidsåtgång och tidsfördelning. I dessa delar ska anbudsgivaren ange timpris för respektive personalkategori. I Bilaga 2 Sammanställning som visar anbudsgivarens erbjudna bemanning, timmar och pris ska anbudsgivaren redovisa de efterfrågade uppgifterna vad gäller bl.a. timpris och totalpris. I Bilagan 2 finns två tabeller. Den första tabellen avser uppdragsdelar med fast prissättning. Här ska anbudsgivaren ange sin bedömning av timmar, timpris för olika personalkategorier samt totalpris. Den andra tabellen avser uppdragsdelar med volymbestämd prissättning. Här har den av beställaren uppskattade tiden (timmar) angivits. Anbudsgivaren ska ange timpris och räkna ut totalpris. Priserna för de två delarna (fasta respektive volymbestämda uppdragsdelar) summeras därefter till ett totalt anbudspris per år. Vid utvärderingen av anbuden görs ett avdrag från det faktiska anbudspriset med hänsyn till respektive anbuds uppnådda kvalitetspoäng. Resultatet blir respektive anbuds jämförelsepris. Anbudet med det lägsta jämförelsepriset är det ekonomiskt mest fördelaktiga. Om två anbud får samma jämförelsepris, antas det anbud som har lägst faktiskt anbudspris. 4 Delårsrapport 5 Årsredovisning

24 20 Beställaren kan komma att beställa fördjupad granskning utöver vad som ingår i uppdraget, t.ex. vid behov av oförutsedda granskningsinsatser. Det kommer då att ske med utgångspunkt från de timpriser som anges för de volymbestämda uppdragsdelarna. Viktning, mervärden och poäng m.m. framgår av Bilaga 5 Utvärderingsmodell.