Nämnden för Service. Jesper Wigh. Peter Söderberg. Lars Thelén KUNGSBACKA KOMMUN SAMMANTRÄDESPROTOKOLL

Transkript

1 Nämnden för Service Plats och tid sammanträde Särörummet Klockan: 08:30 Beslutande Ledamöter Peter Söderberg (M), ordförande Monica Neptun (FP), vice ordförande Lennart Jannerö (M) Lars Thelén (M) Stefan Thorslund (M) Thomas Sahlström (C) Gert Svensson (S) Tjänstgörande ersättare Anders Bergstedt (M) Mikael Neuman (KB) Övriga närvarande Ersättare Christina von Schwerin (M) Carina Peleg (FP) Renée Sylvan (S) Tjänstemän Jesper Wigh, sekreterare Lars Nyström, förvaltningschef Jan Berg, enhetschef Ulrika Granfors, verksamhetschef Gustav Larsson, energiingenjör Carl Öhrman, EY Odd Hessler, kommunrevisionen Åsa Jedheim, projektledare Personalföreträdare Övriga Plats och tid justering Underskrifter Sekreterare Jesper Wigh Paragrafer Ordförande Peter Söderberg Protokolljusterare Lars Thelén

2 Nämnden för Service 2 (16) Organ Sammanträdesdatum Anslagsdatum ANSLAG / BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Nämnden för Service Anslaget ska sättas upp inom 2 dagar efter justering. då anslaget tas ner Förvaringsplats för protokollet Förvaltningen för Service Underskrift Jesper Wigh

3 Nämnden för Service 3 (16) Innehåll Nytt hyresavtal för skolpaviljong Fjordskolan 4 Nytt hyresavtal för skolpaviljonger Ekenäs 5 Simhallen Inlag - åtgärder som måste utföras för att bibehålla säkerhet och drift. 6 Åtgärder på Service med anledning av revisionsrapport- Granskning av strategisk styrning och planering av särskilda boenden 8 Slutrapport energisparprojektet 10 Information 13 Delegationsbeslut 15 Barnkonsekvensanalys av behandlade ärenden vid dagens sammanträde 16

4 Nämnden för Service 4 (16) 18 Nytt hyresavtal för skolpaviljong Fjordskolan Dnr SE/2014:31 Beslut Verksamhetschefen för Serviceområde Fastigheter får i uppdrag att underteckna nytt hyresavtal för skolpaviljongerna. Förvaltningen ska återkomma med uppgifter om kostnader för ägande av paviljonger. Sammanfattning I samband med rivning och nybyggnad av Furulidskolan behövs tillfälliga lokaler under byggtiden. Ekenässkolan kommer att användas men behöver kompletteras ned ytterligare klokaler i form av paviljonger för såväl klassrum som kök/matsal. LOU-upphandling av hyresrätt för paviljongen har genomförts i enlighet med gällande lagar och förordningar. Hyresavtalet har en initial hyrestid om fem år från och med ned option på förlängning med ytterligare ett år. Arean är ca 490 kvm och hyran uppgår till ca kr/år vilket motsvarar ca kr/kvm. Med denna inhyrning förväntas skolan klara sitt lokalbehov tills en ny eller ombyggd Iseråsskola är klar för inflyttning (år 2019 enligt Lokalplan ) Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Presentation till nämnden Beslutet skickas till SE - UG

5 Nämnden för Service 5 (16) 19 Nytt hyresavtal för skolpaviljonger Ekenäs Dnr SE/2014:48 Beslut Verksamhetschefen för Serviceområde Fastigheter får i uppdrag att underteckna nytt hyresavtal för skolpaviljongerna. Sammanfattning I samband med rivning och nybyggnad av Furulidskolan behövs tillfälliga lokaler under byggtiden. Ekenässkolan kommer att användas men behöver kompletteras med ytterligare lokaler i form av paviljonger för klassrum, fritidslokaler, kontor och kök/matsal. LOU-upphandling av hyresrätt för paviljongerna har genomförts i enlighet med gällande lagar och förordningar. Hyresavtalet har en initial hyrestid om tre år fr o m med option på förlängning med ytterligare ett år. Arean är ca kvm och hyran uppgår till ca kr/år vilket motsvarar ca 1960 kr/kvm. Med denna inhyrning förväntas skolan klara sitt lokalbehov tills den nya Furulidsskolan är klar för inflyttning. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Presentation till nämnden Beslutet skickas till SE - UG

6 Nämnden för Service 6 (16) 20 Simhallen Inlag - åtgärder som måste utföras för att bibehålla säkerhet och drift. Dnr SE/2013:54 Beslut Nämnden för Service hemställer hos kommunfullmäktige om att ekonomiska medel på 7 miljoner tilldelas för åtgärder som säkerställer säkerhet i och drift av simhallen i ytterligare 6 år. Sammanfattning Simhallens tekniska status är idag i sådant skick att säkerhet för anställda och besökare inte kan garanteras. Det föreligger också problem med simhallens vattenrening som inte uppfyller Socialstyrelsens krav. Ifall inte åtgärder vidtas under planerade former kan ett akut driftstopp orsaka en längre tids stängning av simhallen. Under första hälften av 2013 initierade förvaltningen för Service ett uppdrag åt en konsultgrupp att statusinventera Kungsbacka simhall, och att utifrån dessa fackvisa statusinventeringar göra bedömningar som omfattar renoveringsåtgärder för två alternativ, fortlevnad i 6 år i väntan på ny simhall eller renovera till nystatus. De fullständiga fackvisa bedömningarna kan läsas i Kungsbacka Simhall Statusinventering, Rapport sammanställd av CA consultadministration. Utgångspunkten för konsultgruppen har varit att endast ta med sådana åtgärder som bedöms helt nödvändiga ur drifts-, säkerhets-, och användarsynpunkt. I de båda fallen gäller att föreslagna åtgärder är tänkta att utföras snarast. Rapporten skall således inte betraktas som en underhållsplan där åtgärder kan skjutas upp för att göras under den senare delen av kommande sexårsperiod. 7 miljoner kronor kommer att behövas för att åtgärda de saker som enligt rapporten bör utföras snarast för att garantera hälsa och säkerhet för besökare och anställda i simhallen samt för byggnadens välmående. Då arbetena behöver genomföras under sommarstängningen kommer arbetena att påbörjas i form av projektering inom ramen för Fastigheters ordinarie investeringsbudget intill dess att särskilda medel har avsatts. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Sammanfattning från rapport Statusinventering simhall Inlag Beslutet skickas till Kommunstyrelsens arbetsutskott

7 Nämnden för Service 7 (16)

8 Nämnden för Service 8 (16) 21 Åtgärder på Service med anledning av revisionsrapport- Granskning av strategisk styrning och planering av särskilda boenden Dnr SE/2014:30 Beslut Nämnden för Service godkänner förvaltningens skrivelse som sin egen och överlämnar den till kommunrevisionen. Sammanfattning Granskningen i stort EY har på uppdrag av revisorerna granskat hur kommunen arbetar med styrning och planering av särskilda boenden. En revisionsrapport kom i februari Rapporten beskriver ett antal förbättringsområden och rekommendationer. Några av dem är riktade till Service vilket gör att vi här nedan anger hur vi kommer arbeta för att förbättra styrningen och planeringen av boenden. Rekommendation 1 till Service Kommunstyrelsen och Service bör se över om nuvarande resurser för lokalsamordnare motsvarar de behov som finns. Hur Service arbetar med frågan: Service anser att nuvarande resurs, en halvtidstjänst, är för lite för att täcka behovet. Kungsbacka är en av de mest växande kommunerna i landet med en mycket stor förändringstakt i lokalbeståndet. Mycket pengar finns att tjäna på strategisk styrning. Åtminstone en heltidstjänst är rimligt, en nivå som många kommuner redan har eller håller på att skaffa. Den utökade resursen möjliggör arbete med övergripande styrning, gärna tillsammans med kommunstyrelsens förvaltning, istället för operativt lokalanskaffningsarbete. Service har föreslagit att den ökade kostnaden (samt befintlig kostnad idag) fördelas ut på alla förvaltningar i samband med att nya internhyressystemet träder i kraft Ekonomichefen kommer lägga det förslaget till Kommunstyrelsen. Rekommendation 2 till Service Nämnden för Service (och Äldreomsorgen) bör tillse att arbetssätt och rutiner fortsätter att utvecklas för att äldreomsorgens behov i planeringen av särskilda boenden tillgodoses. Hur Service arbetar med frågan:

9 Nämnden för Service 9 (16) För att säkerställa att Äldreomsorgens behov verkligen arbetas in i lokalförsörjningsprocessen krävs ett nära samarbete mellan Service projektledare för resp. projekt och äldreomsorgens representant. Enhetschef för projektledarna arbetar aktivt med sina medarbetare kring projektledarens roll och arbetssätt bl a kring insamling av information från kunden, återkoppling under projektets gång samt beslutsfattande i styrgrupp. Att verkligen fånga äldreomsorgens behov tror vi också underlättas av att äldreomsorgen, i samarbete med Service, tar fram ett tydligt standardprogram som används i projekten. Programmet ska, på initiativ av Service, utvärderas och utvecklas efter varje projekt. Rekommendation 3 till Service Nämnden för Service bör fortsatt tillse och följa upp att nämndens roll gentemot beställande nämnder tydliggörs. Hur Service arbetar med frågan: Under presenterade Service nytt arbetssätt för flera beställande nämnder och ledningsgrupper i kommunen. Sedan dess har arbetssätt och rutiner utvecklats ytterligare så detta dialogarbete behöver vara en återkommande punkt hos främst Äldreomsorgen, Funktionsstöd och För- och Grundskola. Serviceområde Fastigheter har för avsikt att under året be om tid på nämndsmöten och ledningsgruppsmöten för att fortsätta dialogen som inleddes Serviceområde Fastigheter behöver informera och implementera arbetssättet som framgår av Handboken Så ordnar vi lokaler i Kungsbacka kommun bland alla tjänstemän som är involverade i lokalförsörjningsprocessen på de olika förvaltningarna. Särskild vikt ska läggas på, förutom omsorgsförvaltningarna, Fritid & Folkhälsa. Vi ska också verka för att det tas fram en lokalpolicy som anger ramarna för lokalförsörjningen lite tydligare. Då kan resp. nämnds roll också bli tydligare än idag. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Skrivelse från kommunrevisionen Granskning av strategisk styrning & planering av särskilda boenden Beslutet skickas till Kommunrevisionen, SE - UG

10 Nämnden för Service 10 (16) 22 Slutrapport energisparprojektet Dnr SE/2014:49 Beslut Nämnden för Service godkänner slutredovisningen av projekt: Energisparprojektet, Sammanfattning Projektet har i allt väsentligt uppfyllt de mål och krav som ställts upp med de ev. avvikelser som anges nedan. Följande punkter ingår i slutredovisningen med en kort beskrivning och avvikelserrapportering: beslutsgång i ärendet beskrivning av projektet i stort tekniskt utförande tidplan budget Beskrivning av projektet i stort Projektet syfte var att energieffektivisera det befintliga fastighetsbeståndet. Totalt har ca kvadratmeter av fastighetsbeståndet berörts. Utförandet av projektet upphandlades som en totalentreprenad med Schneider Electric som utförare. Projektet har drivits av en projektgrupp inom driftenheten på Serviceområde fastigheter med ledningsgruppen på Fastigheter (samt förvaltningschef för Service under ) som styrgrupp. Budgeten för projektet var från början 40 Mkr varav ca 36 Mkr i totalentreprenaden. Projektet startade under senhösten 2010 och den ursprungliga planen var att projektet skulle avslutas under december Faktiskt avslut av projektet blev under våren Beslutsgång i projektet Beslut i KF den 12/ att tilldela nämnden för Service 40 Mkr för projektet. Projektet medtaget i kommunbudget för år Projektbudget reviderad efter försening. Ombudgeterat till och med Övertagande av anläggningar har skett löpande efter respektive besiktning. Slutbesiktning har skett den 8/ Tekniskt utförande

11 Nämnden för Service 11 (16) Huvudfokus för de tekniska lösningarna har varit ombyggnation av ventilationsanläggningar, värmeanläggningar och belysningsanläggningar. Ombyggnationen av ventilationsanläggningar har bestått av nyinvesteringar i luftbehandlingsanläggningar samt styrning av luftflöden. Belysningsinvesteringarna har till stor del bestått av närvarostyrning av belysning. Investeringarna i värmesystemen har dels bestått av optimering av befintliga anläggningar i form av injusteringar, dels av konverteringar från direktverkande el till värmepumpar och fjärrvärme. Miljökrav Projektets miljökrav följer Miljöstyrningsrådets anvisningar. Projektets genomförande Hela fastighetsbeståndet energideklarerades under 2009 för att energibesparingspotentialen skulle kunna fastställas. Därefter handlades Schneider Electric upp som totalentreprenör för de fysiska åtgärderna i fastigheterna. Projektet har besiktats löpande i takt med att respektive fastighets installationer färdigställts och slutbesiktades den 8/ Överlämnande sker till intern mottagare efter beslut om godkännande. Tidplan samt ev. avvikelser som uppstått Enligt den ursprungliga tidplanen skulle projektet vara klart den 30/ På grund av diskussioner kring tekniska lösningar samt osäkerheter kring vissa fastigheter har delar av projektets åtgärder dragit ut på tiden och blivit klara under våren Konsekvenserna av förseningen innebär minskad energibesparing. Budget utfall samt ev. avvikelser som uppkommit Total budget för projektet var tkr varav upphandling mot totalentreprenör stod för tkr. Resterande tkr avsattes till besiktningskostnader, kostnader för inköp och implementering av system för energiuppföljning samt ytterligare energibesparande åtgärder i befintligt bestånd. Under projektets gång lyftes projekt 6654, Ombyggnad av ventilation i Iseråsskolan hus G, in mot totalentreprenören. Detta frigjorde ytterligare pengar för investeringar i egen regi. ÄTA-arbeten under projektets gång, pga. objektsförändringar och ändringar av tekniska lösningar, uppgick till 980 tkr. Kvarstående budget ( ) var tkr. Avsättning för garantiåtaganden Då projektet består av framförallt mindre åtgärder spridda på många fastigheter bedöms risken för omfattande kostnader kopplade till garantiåtgärder bli liten och

12 Nämnden för Service 12 (16) bedömningen är att det ryms inom ordinarie driftbudget samt totalentreprenörens garantiåtagande. Avsättning för kompletteringar efter avslutad entreprenad Resterande medel (5 278 tkr) avsätts för ytterligare energiinvesteringar i det befintliga fastighetsbeståndet för att öka besparingen ännu mer. Viktiga förbättringsförslag från utvärderingen Vid liknande projekt i framtiden bör mer fokus läggas på utformningen av AF-delen samt tydligare detaljprojektera tillsammans med entreprenör innan åtgärder drar igång. Summering Projektet har nått de mål som satts upp innan projektstart. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Beslutet skickas till SE UG. GL

13 Nämnden för Service 13 (16) 23 Information Dnr SE/2014:30 Information lämnades i följande frågor: Bostadsförmedlingen Förvaltningen har lämnat information om den pågående förbättringen och moderniseringen av bostadsförmedlingen till KSAu. Ett nytt IT-stöd kommer att ge både fastighetsägare och bostadssökande ökad insyn i processen. Fråga om förvärv av Gärdets förskola Lars N presenterar förfrågan från Måsens förskola att överta Gärdets förskola, samt eventuellt överta barnen som nu går där. Förvaltningen ska överlämna ett svar till kommunstyrelsen med innehållet att förvaltningen inte har något att erinra mot att Gärdets förskola säljs eller hyrs till annan utförare. Presentation av IT-revisionen 2014 Odd Hessler, kommunrevisionen, och Carl Öhrman, EY, presenterar resultatet från den genomförda revisionen av kommunens IT generellt och tre verksamhetssystem. De system som har kontrollerats är Raindance, Visma Proceedo och GoodReader. Förvaltningen ska återkomma med lista över åtgärder till nämndens sammanträde i juni. Kommungemensam hearing Lars N presenterar resultat från den kommungemensamma hearingen. Slutrapport av Dator som tjänst Åsa Jedheim redovisar resultaten av projektet Dator som tjänst. Granskning av internkontroll Lars N presenterar förvaltningens svar på genomförd revision av internkontroll.

14 Nämnden för Service 14 (16)

15 Nämnden för Service 15 (16) 24 Delegationsbeslut Beslut Vidtagna åtgärder noteras till protokollet Sammanfattning Följande anmälningar av delegationsbeslut för tiden har skett: Delegat Ärende BAB-handläggarna Beslut angående bostadsanpassning Förvaltningschef Förändring av attest Ekonomi Fastighet Personal Måltid Lokalvård Medborgarservice Tillsvidareanställning Upphandling Ramavtalsupphandling IT

16 Nämnden för Service 16 (16) 25 Barnkonsekvensanalys av behandlade ärenden vid dagens sammanträde Beslut Informationen noteras Sammanfattning Checklista avseende barnkonsekvensanalys har upprättas på de ärenden som behandlats vid dagens sammanträde. 1. Har vi tillfrågat de berörda barnen om deras synpunkter? Nej 2. Innebär beslutet att barn och ungdomars bästa sätts i främsta rummet? Ja Ärenden: Inhyrning paviljong till Fjordskolan Inhyrning paviljonger till Ekenässkolan Hemställan till fullmäktige begäran om medel för underhåll av simhallen Svar till kommunrevisionen åtgärder med anledning av granskning av strategisk styrning och planering av särskilda boenden/boenden med särskild service Slutrapport energisparprojektet